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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE PLANEACIÓN caracterizaciónCódigo

Empresa de Acueducto, 51.02Alcentar~~r.g~l.~~~;pde Yopal Fecha de Elaboración I Fecha Ultima Modificación Versión

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1. INFORMACION GENERAL

IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Planeación. TIPO LOGIA: Estratégicos.

RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Profesional Unidad de Planeación.

OBJETIVO DEL PROCESO: Formular, dirigir y hacer seguimiento a las políticas, objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo definidas en el Plan deGestión y Resultados.

DESCRIPCION DEL PROCESO

En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cuai consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización ycon base en este plantear cursos alternativos de acción evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos,además de la determinación de la asignación de los recursos económicos, humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.

HUMANOS

TECNOLÓGICOS

INFRAESTRUCTURA

RECURSOS

1 Profesional, 1 Técnico.

2 Computadores, 1 Impresora, Internet.

2 Puestos de Trabajo, 1 Archivador, 2 Sillas,1 Aire Acondicionado.

REQUISITOS LEGALES - NUMERALES DELA NORMA NTCGP 1000 E ISO 9000

Constitución Política, Ley 142 DE 1994, Ley689 de 2001, Resolución CRA No. 12 de1995, Resolución CRA 74 de 1999,Resolución CRA 201 del 21 diciembre de2001.

Numerales de la norma NTCGP 1000, ISO9000, 4.1 - Requisitos Generales, 4.2.3 -Control de Documentos, 4.2.4 - Control delos Registros, 5.1 - Compromiso por laDirección, 5.2 - Enfoque al Cliente, 5.4 -Planificación, 5.4.1 - Objetivos de laCalidad, 5.4.2 - Planificación del Sistema deGestión de la Calidad

PROCEDIMIENTOS

Procedimientos Elaboración deInformes para Entes Externos,Formulación y Seguimiento alPlan de Gestión y Resultados,

Planes de Acción, Seguimiento yEvaluación a Indicadores de

Gestión y Resultados, Registrode Proveedores, Formulación yRegistro de Proyectos, Cargue

de Infonmación al SU!.

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5.5 - Responsabilidad, Autoridad yComunicación, 5.5.1 - Responsabilidad yAutoridad, 5.5.2 - Representante de laDirección, 5.5.3 - Comunicación Interna,5.6 - Revisión por la Dirección, 6.1 -Provisión de Recursos, 7.1 - Planificación dela Realización del Producto o Prestación delServicio, 7.5 - Producción y Prestación delServicio, 8. Medición, Análisis y Mejora, 8.1- Generaiidades, 8.2 - Seguimiento yMedición, 8.2.1 - Satisfacción del Cliente,8.2.2 - Auditoria Interna, 8.2.3 -Seguimiento y Medición de los Procesos,8.2.4 - Seguimiento y Medición delProducto y/o Servicio, 8.3 - Control delProducto y/o Servicio no Conforme, 8.4 -Análisis de Datos, 8.5 - Análisis de Datos,8.5.1 - Mejora Continua, 8.5.2 - AcciónCorrectiva 8.5.3 - Acción Preventiva.

SEGUIMIENTO Y MEDICIONPARAMETROS DE CONTROL

Informes de seguimiento a las metas planteadas en el Plan de Gestión y Resultados, Indicadores, Planes de Acción, Plan de Compras de Bienes y Servicios,Planesy Proyectos y seguimiento a la ejecución del presupuesto.

INDICADORESDIRECTRIZ DE LA OBJETIVO DE INDICADOR FORMULA META FRECUENCIAPOUTICA CALIDAD

Cumplir con todos losrequisitos legales y Cumplimiento de (No de Metasreglamentarios las Metas del Plan Cumplidas/No de Metas 100% Trimestralaplicables a las de Gestión y Programadas)*100actividades de la ResultadosEmpresa.

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Cumplimiento Plan (Resultado de los PlanesCumpliendo con Promover la mejora de Acción de Acción[Total Planes de 100% Trimestraltodos los requisitos continua del Sistema Acción)*100legales y de Gestión de lareglamentarios, Calidad. Cumplimiento Plan (Ejecución Plan demejorando de Compras de Compras/Programación 100% Trimestralcontinuamente elsistema de gestión Maximizar recursos, Bienes y Servicios del Plan de Compras)*100

de calidad, utilizando racionalizar costos ytodos los medios reducir gastos quenecesarios para que permitan impactar (No de Proyectosla operación sea positivamente el Ejecución Ejecutados/No de 100% Trimestralcada vez más eficaz coeficiente Proyectos Proyectosy eficiente. operacional. Programados)* 100

Ejecución (Valor Ejecutado/Valor 100% TrimestralInversiones Presupuestado)* 100

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION

Informes de Auditorías Internas, Plan de Gestión y Resultados,Pianes de Acción por Dependencia, Fichas Metodológicas de ./ SISTEMA ERP (Sistemas De Planificación De Recursos Empresariales)Indicadores, Ejecuciones Presupuestales, Planes de Compras de Contabilidad, Tesorería, Presupuesto, Almacén, Recursos Humanos, Comercial.Bienes y Servicios, Planes Desarroila Nacional, Departamental y ./ Qfdocument.Municipal.

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2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

PROCESO ENTRADAS AL ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO CRITERIOS SALIDA DE PROCESOPROVEEDOR PROCESO ACTIVIDAD DE CONTROL PROCESO CLIENTE

Identificar ProfesionalIdentificar necesidades del Planeaciónsector

Socializar aPlan de cadaDesarrollo Definir políticas, Profesional Comunicación dirección Políticas yGobierno Definir objetivos y plan oficial Circular, según

Nacional, Nacional,de actividades Planeación memorando estructura objetivos

Departamen PDepartamental tal y orgánicay Municipal, Municipal, vigentetodos losProcesos Plan de

Gestión y Elaborar Socializar aResultados cronograma de cada

Ejecución de Profesional Metas del Plan Dirección FuncionariosElaborar actividades para Planeación de Gestión y según Cronograma de cada

el cumplimiento Resultados estructura procesode objetivos orgánicaestratégicos vigente

Asesorar a laGerencia en el Comunicacióndesarrollo de su ProfesionalAsesorar gestión y Planeación oficial - Recomendaciones Gerencia

programación de Informe

actividades

Coordinar ActoProyección anualmente el Profesional administrativo Proyecto dede Ingresos Coordinar proyecto de Planeación de aprobación Presupuestoy Planes de presupuesto de delAcción ingresos y gastos presupuesto

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CARACTERIZACIÓN PROCESO DE PLANEACIÓN CaracterizaCiónCódigo

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Coordinar ycoadyuvar en laelaboración de Plan de Gestión Incluir Plan dePlan de Desarrollo Profesional y Resultados - todos los Gestión y Funcionarios

Municipal, Plan de Planeación Planes de de cada áreaGestión y Acción procesos Resultados

Resultados yPlanes de AcciónInformar sobre la

Información necesidad denecesidades modificaciones y Profesional Funcionariosde bienes y ajustes al Plan de Planeación de cada áreaservicios Compras de

Bienes ServiciosDocumentar y Consolidación

Información formalizar los Una ficha de Todos losindicadores de Profesional Formato dede cada Documentargestión Planeación indicadores por Indicadores procesos y

Proceso y indicador de Gestión y funcionariosResultados de laEm resa Resultados

Registrar losInformación diferentes Profesional Registro Garantizar Proyecto con Gerencia y

de cada Registrar proyectos de Planeación Proyectos que exista ficha y entidadesProceso inversión de la ficha MGA Registro territoriales

Empresa

Gerencia,

Presentar Presentar informes Profesional entes de

Informes de gestión y Planeación Informe regulación,resultados control y

vi ilanciaRealizar el

seguimiento a los

Plan objetos y metas Indicadores LaEstratégico planteadas por Profesional planteados en evaluación Informe a Todos los

y Planes de V Seguimiento cada Dirección Planeación el Plan de debe ser Gerencia procesos y

Acción dentro del Plan de Gestión y Trimestral funcionariosGestión y Resultados

Resultados,Planes de Acción

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-- Revisar los IndicadoresInformación resultados de los planteados en La Todos los

de cada Seguimiento indicadores de Profesional el Plan de evaluación Informe a procesosPlaneación debe ser Gerenciay

Proceso gestión de cada Gestión y Trimestral funcionariosproceso Resultados

Verificar elformato delestudio de Cumplimiento

'!J mercado de losAnálisis de análisis de Plan de y ajustes al

Todos losProfesional Compras de Estudio de Plan deConveniencia Verificar conveniencia y la Planeación Bienes y mercado Compras de procesos yy Oportunidad adquisición de Servicios Bienes y funcionarios

bienes y servicios Serviciosacorde al Plan deCompras deBienes y Servicios

Identificar Se efectuará unarevisión dellas no Profesional Formato no Todos los

conformida proceso paradeterminar las Planeación conformidades procesos y

des del falencias funcionariosproceso

Medir la Determinar los Profesional Todos loseficacia del resultados Planeación procesos y

proceso funcionarios

Tomar accionesAcciones correctivas y Profesional Todos los

Auditorias correctivas y preventivas de las Planeación procesos ypreventivas diferentes funcionarios

actividades

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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

./ Procedimientos Elaboración de Informes para Entes Externos .

./ Procedimiento Formulación y Seguimiento al Plan de Gestión y Resultados .

./ Procedimiento Formulación y Seguimiento Planes de Acción .

./ Procedimiento Seguimiento y Evaluación a Indicadores de Gestión y Resultados .

./ Procedimiento Registro de Proveedores .

./ Procedimiento Formulación y Registro de Proyectos .

./ Procedimiento Cargue de Información al SU!.

./ Constitución Política.

./ Ley 142 DE 1994.

./ Ley 689 de 2001.

./ Resolución CRANo. 12 de 1995.

./ Resolución CRA 74 de 1999.

./ Resolución CRA 201 del 21 diciembre de 2001.

./ Norma NTCGP1000 .

./ ISO 9000.

4. APROBACIONES

Elaboró

Freddy Alexander Larrota CantorLíder del Proceso

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Revisó e /.!I2>~'I/Z~J~

Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Aprobó .'.

\,Daniel HernandlfPosada Suarez

Re resentante Le al

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por:

01 2008-09-24 Ninguno Aprobación Inicial Gerente

02 2009-11-15 Definición de requisitos para la determinación de Corrección Gerentelas no conformidades potenciaies y sus causas

03 2010-10-22 Todos los numerales Corrección Gerente

04 2014-12-04 Todos los numerales Actualización Representante Legal

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