Meeting Inkoop. mei 2003. Agenda. Wat verstaan we onder inkoop? Definitie en proces Wat betekent dit voor inkoop? RASCI en wat is dit? Hoe nu verder?. Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan?. Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
MT IST KraljicDefinitie en proces
Hoe nu verder?
30 mei 2002
*
Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan?
Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen
& Diensten
Inkoop is belangrijk vanwege de financiele omvang
Kengetallen: omzet 2002 ca €. 26.000.000,00 bij ca XXX
leveranciers
Inkoop is belangrijk ivm risicoafdekking: Financieel &
juridisch (eigendom van goederen, garantie, service)
Inkoop zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in
de juiste hoeveelheden, juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en
op de juiste plaats
30 mei 2002
1,639.12
99.88%
101,564,199.76
522
69.23%
115250
90.86
100.00%
101,688,541.77
725
96.15%
116465
25.00
100.00%
101,689,831.53
749
99.34%
113201
17.90
100.00%
101,689,888.00
752
99.73%
101764
Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order,
conform procedure en procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de
gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde
voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen
organisatie en die van de toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en
proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Invloed op de integrale kosten
Integrale kosten zijn alle kosten welke gemaakt moeten worden om
een product of dienst te verwerven
TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)
30 mei 2002
Nazorg
Bestellen
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)
Bewaken
Specificeren
( wat)
Chart1
0.5
0.3222222222
0.2234567901
0.1685871056
0.1381039476
0.1211688598
0.1117604776
0.1065335987
0.1032667993
0.1016333997
inkoopproces
Invloed
Sheet1
0.5
0.4
0.3222222222
0.2222222222
0.2234567901
0.1234567901
0.1685871056
0.0685871056
0.1381039476
0.0381039476
0.1211688598
0.0211688598
0.1117604776
0.0117604776
0.1065335987
0.0065335987
0.1032667993
0.0032667993
0.1016333997
0.0016333997
0.1008166998
0.0008166998
0.1004083499
0.0004083499
0.100204175
0.000204175
0.1001020875
0.0001020875
0.1000510437
0.0000510437
0.1000255219
0.0000255219
0.1000127609
0.0000127609
0.1000063805
0.0000063805
0.1000031902
0.0000031902
0.1000015951
0.0000015951
Sheet2
Sheet3
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
MBD00006436.doc
Nazorg
Bestellen
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)
Bewaken
Specificeren
( wat)
Specificeren
Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waaraan het
product of dienst moet voldoen.
functionele specificatie: gewenste prestaties, output,
gebruiksdoel
technische specificatie: omgeving / systeem waarbinnen het product
/ dienst moet passen
commerciële specificatie: budget, kosten
logistieke specificatie: verpakking, eenheid, artikelnummer
Per afdeling de gemaakte categorieën invullen. Wat is het
assortiment? Van welke producten / diensten wordt verwacht dat ze
het komende jaar nodig zijn?
Meer en meer een multi-functionele verantwoordelijkheid van én
technologen én gebruikers/eigenaren én inkopers.
30 mei 2002
Selecteren
Selecteren is het onderzoeken van welke leverancier(s) /
dienstverleners op basis van eisen en wensen van bedrijf
(vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest in
aanmerking komen om het product te mogen leveren of de dienst te
kunnen uitvoeren.
Selecteren van leveranciers / dienstverleners is een
teamverantwoordelijkheid waarbij betrokken kunnen zijn gebruikers,
technische specialisten, productie, financiële experts, juristen,
klanten marketeers én inkopers.
Gebruik maken van de bedrijf vendorlist.
Het beleid is er op gericht, zoveel mogelijk materialen, materieel
en diensten te betrekken van firma’s, die aantoonbaar een
kwaliteitssysteem hebben geïmplementeerd dat minstens voldoet aan
ISO 9001.
30 mei 2002
Contracteren
Bedrijf zal producten en diensten inkopen op basis van wederzijds
overeengekomen leveringsovereenkomsten.
Onderhandelen over c.q fine tuning van aanbiedingen:
technisch / functioneel deel
30 mei 2002
Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order,
conform procedure en procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de
gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde
voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen
organisatie en die van de toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en
proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Bewaken
Worden de gemaakte afspraken in het contract nagekomen door de
betrokken partijen?
Levertijden, verpakking, factuur en orderinformatie, binnen de
specificaties.
30 mei 2002
Meten van prestaties van leveranciers (output):
kwaliteit (aantal afkeuringen, niet conform spec’s)
leverbetrouwbaarheid (te laat, te vroeg, te veel, te weinig)
innoverend vermogen leverancier
veiligheid, kwaliteit en milieu aspecten.
Vendorrating kan leiden tot het indienen van claims indien
leveranciers niet aan de verwachte performance voldoen. Met name
bij strategic + bottleneck items duidelijk een gewenste performance
afspreken.
Auditing is een instrument om naast de output ook de processen van
de leverancier te toetsen.
30 mei 2002
R
S
S
6
Nazorg
6.1
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
MH = Materials Handling
A
R
4
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
selecteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
S
A
R
1.2
S
A
R
II
R
S
2.5
R
S
S
III
Leveranciersbeoordeling
A/S
S
R
S
S
3.1
S
R
S
3.2
S
R
S
S
3.3
S
R
3.4
S
R
3.5
A/C
S
R
S
IV
Verbetermanagement
A/C
S
R
S
4.1
C
S
R
S
S
A/C
S
R
S
4.6
I
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
contracteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
R
S
4
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
bestellen
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
PC
Administratie
MH
1
A
R
4
autorisatie
R
4.1
I
R
I
I
6.4
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
R
S
S
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
R
4.1
R
4.2
R
4.3
R
4.4
'ethiek
R
4.5
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
Sheet3
Inkoopproces
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
R
S
S
6
Nazorg
6.1
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
&A
&F
A
R
4
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
selecteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
S
A
R
1.2
S
A
R
II
R
S
2.5
R
S
S
III
Leveranciersbeoordeling
A/S
S
R
S
S
3.1
S
R
S
3.2
S
R
S
S
3.3
S
R
3.4
S
R
3.5
A/C
S
R
S
IV
Verbetermanagement
A/C
S
R
S
4.1
C
S
R
S
S
A/C
S
R
S
4.6
I
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
contracteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
R
S
4
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
bestellen
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
PC
Administratie
MH
1
A
R
4
autorisatie
R
4.1
I
R
I
I
6.4
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
R
S
S
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
R
4.1
R
4.2
R
4.3
R
4.4
'ethiek
R
4.5
R
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
&A
&F
Sheet3
pakketten en het ”poolen” van orders
tussen afdelingen en BV’s.
Horizontaal:
Dit is te bereiken door te zoeken in de markt
naar alternatieve leveranciers, die een
gelijk product of dienst kunnen leveren.
30 mei 2002
Werken met huisleveranciers
Alle activiteiten in de fasen van het
inkoop/aanbestedingsproces
Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren
Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en
aanbesteed
De administratieve afhandelingen van bestellingen en facturen
De inkoopfunctie beslaat:
30 mei 2002
30 mei 2002
Opleiding
Inrichting van de inkooporganisatie
Bemensing van de inkooporganisatie
Samenwerking tussen onderlinge afdelingen
(tools zijn oa.: Quick Scan)
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te
verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
Omschrijving
6Nazorg
inkoopproces
Invloed