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UNIVERSIDAD DUNAMIS LIDERES CON CONCIENCIA CÍVICA DUNAMIS BACHILLERATO - MÓDULO III.- SUBMÓDULO 1 Página 3 MÓDULO III.- ASISTE EN EL CONTROL Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL CAPITAL HUMANO DE LA ORGANIZACIÓN. SUBMÓDULO 1 Asiste en las actividades de capacitación para el desarrollo del capital humano. Unidad 1.- Detecta las necesidades de capacitación en la organización. Para las organizaciones, el recurso humano es el factor más importante que existe dentro de ella, por lo que no se duda en invertir en el personal en constantes capacitaciones ya que de la capacitación depende el desarrollo del personal y por ende el de la organización misma. La capacitación es una inversión a mediano o largo plazo para las empresas, ya que requiere de mucha paciencia, pues es un proceso que requiere de tiempo, aparte de que es un factor muy importante que motiva y retiene al empleado. Los objetivos de la capacitación son la de buscar mejorar sus aptitudes, actitudes, conocimientos, habilidades o conductas de su personal. Algunos empresarios ven la capacitación como un gasto, lo que es erróneo, pues la capacitación y adiestramiento aparte de que es crecimiento personal para el empleado también es un beneficio para la empresa, cuando al empleado se le capacita o se le adiestra, su desempeño mejora notablemente, al no existir capacitación sucede todo lo contrario, afectando los resultados de manera negativa en la empresa, dándose la sustitución y/o rotación de personal ya que no tendrían la capacidad para realizar un trabajo en forma adecuada.

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MÓDULO III.- ASISTE EN EL CONTROL Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL CAPITAL HUMANO DE LA ORGANIZACIÓN. SUBMÓDULO 1 Asiste en las actividades de capacitación para el desarrollo del capital humano. Unidad 1.- Detecta las necesidades de capacitación en la organización. Para las organizaciones, el recurso humano es el factor más importante que existe dentro de ella, por lo que no se duda en invertir en el personal en constantes capacitaciones ya que de la capacitación depende el desarrollo del personal y por ende el de la organización misma. La capacitación es una inversión a mediano o largo plazo para las empresas, ya que requiere de mucha paciencia, pues es un proceso que requiere de tiempo, aparte de que es un factor muy importante que motiva y retiene al empleado. Los objetivos de la capacitación son la de buscar mejorar sus aptitudes, actitudes, conocimientos, habilidades o conductas de su personal. Algunos empresarios ven la capacitación como un gasto, lo que es erróneo, pues la capacitación y adiestramiento aparte de que es crecimiento personal para el empleado también es un beneficio para la empresa, cuando al empleado se le capacita o se le adiestra, su desempeño mejora notablemente, al no existir capacitación sucede todo lo contrario, afectando los resultados de manera negativa en la empresa, dándose la sustitución y/o rotación de personal ya que no tendrían la capacidad para realizar un trabajo en forma adecuada.

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1.1 Detección de necesidades de capacitación. Es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización. El Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuándo capacitar. Es el estudio específico que se realiza en cada puesto, para establecer la diferencia entre los niveles de desempeño que se deben lograr y el desempeño real individual del personal; siempre y cuando tal discrepancia sea referente a conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes. La necesidad de capacitación surge cuando hay diferencia entre lo que una persona debería saber para desempeñar una tarea, y lo que sabe realmente. Estas diferencias suelen ser descubiertas al hacer evaluaciones de desempeño, o descripciones de perfil de puesto. Los principales objetivos de la capacitación son:

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la organización.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos actuales sino también para otras funciones para las cuales las personas pueden ser consideradas y apoyadas de la misma forma y sin problemas adicionales.

Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

El diagnostico de las necesidades de entrenamiento pretende alcanzar los objetivos específicos siguientes:

Determinar las situaciones problemáticas de una empresa, clasificar los síntomas que se presenten e investigar las causas que los originaron.

Reunir la información necesaria para precisar la situación idónea en que la institución debe funcionar (determinar lo que debería hacerse en la empresa)

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Determinar el potencial de recursos humanos

Determinar la situación en que la empresa y sus colaboradores realmente cumplen sus funciones

Realizar un análisis comparativo entre lo que, debería hacerse o suceder y los que en realidad se hace o sucede, precisando las diferencias.

Determinar si las necesidades de los recursos humanos pueden satisfacerse con actividades de capacitación.

Definir y describir quienes necesitan capacitación, en qué áreas y cuándo.

Establecer los planes y programas para efectuar las actividades, de acuerdo con las prioridades asignadas.

Los objetivos de la detección de necesidades de capacitación de una empresa se centran en las carencias o deficiencias que existen en los trabajadores, los problemas que afectan su funcionamiento eficiente y la propuesta de solución a las necesidades detectadas, lo que nos lleva a concluir que la detección de necesidades es el momento clave antes de la capacitación. 1.2 ¿Qué es la Capacitación? La Capacitación es un proceso que posibilita al capacitando la apropiación de ciertos conocimientos, capaces de modificar los comportamientos propios de las personas y de la organización a la que pertenecen. La capacitación es una herramienta que posibilita el aprendizaje y por esto contribuye a la corrección de actitudes del personal en el puesto de trabajo. ¿Para qué sirve? La capacitación se torna una necesidad cuando existe una brecha en la performance, es decir una brecha que impide, dificulta o atrasa el logro de metas, propósitos y objetivos de una organización y esta es atribuible al desarrollo de las actividades del personal. Los nuevos conocimientos implican siempre, nuevas responsabilidades en todas y cada una de las acciones inherentes al rol que desarrolla la persona en la organización. Estas nuevas responsabilidades están en general relacionadas con la posibilidad que le dan los conocimientos a las personas que puedan tomar decisiones propias, que antes dependían de un superior o de un par capacitado anteriormente, siempre dentro de la función específica que desempeña en la organización y para la cual está siendo capacitado.

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Principios de la Capacitación La capacitación, implica una serie de puntos que por ser indiscutibles para que la misma sea exitosa podemos llamar principio, ya que aceptamos sin necesidad de demostrar y estos son:

La participación. Es fundamental que todos los capacitandos participen en forma activa de las acciones que se desarrollan en los cursos. Por ello, además de exposiciones magistrales, es necesario que todas las capacitaciones tengan un espacio programado para permitir la participación de todos los integrantes del curso.

La responsabilidad. Los participantes de una capacitación deben reflejar responsabilidad. Esto es para quien capacita y para quien es capacitado. Una actitud irresponsable de quien imparte la capacitación dará a quienes reciben la capacitación una imagen de poca importancia a los temas que se traten, una actitud irresponsable de los participantes dará la imagen de poca importancia que dan estos al tema.

Esta responsabilidad, debe darse en todos los aspectos, entre los que podemos citar:

- la puntualidad - la imagen - el entorno - la organización - el material a entregar - actitudes siempre positivas - el vocabulario utilizado - la duración debe ser la prometida - la realidad del mensaje que se da - la realidad de los ejemplos que se utilizan.

La actitud de investigación. Esta actitud debe estar presente en ambos lados de la capacitación. No siempre quien da una capacitación sabe todo lo que le plantean en las consultas, esto no debe ser tomado como una cosa negativa o molesta, al contrario debe aprovecharse para mostrar el espíritu de investigación que posee quien da la capacitación y a su vez despertar el de los participantes. Si no se da por este medio lo mismo debe ser motivado desde el encargado de capacitar hacia los capacitados mediante tareas que no le lleven esfuerzos extra, principalmente de tiempo extra laboral, pero que hagan realizar a los participantes observaciones especiales y toma de notas de acontecimientos, hechos, situaciones o realidades que son habituales pero que esconden importante información para el desarrollo de los conocimientos sobre los temas que se están tratando.

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El espíritu crítico, sobre lo que se aprende debe estar presente, sino aparece espontáneamente, deberá ser incitado, con preguntas como son:

- ¿Que les parece? - ¿Lo habían pensado así? - ¿Como les parece que podría hacerse? - ¿Será esta la mejor manera? - ¿Cuantas otras formas conocen de hacer esto? - ¿Será esta la única forma de hacer esto?

La gestión Cooperativa. Esto se logra a través de la resolución de temas propuestos en grupos. Los grupos en forma general llevan a la resolución de temas de manera muy práctica y completa, el aporte de todos lleva a resoluciones completas de problemas complejos y ayuda a la capacitación de la organización.

Capacidad para el aprendizaje y la evaluación. Es importante que se evalúe antes de empezar a trabajar con el grupo el nivel de capacitación que tienen los participantes, para evitar hablar para pocos. El capacitador a su vez, tendrá capacidad y práctica para evaluar en forma rápida, durante el desarrollo de las actividades, estas circunstancias a efectos de ir redefiniendo las condiciones en caso de resultar necesario.

1.3 Importancia de la capacitación. Desde el momento que se propuso la Calidad como modelo de gestión a los empresarios japoneses, en la década de los 50 del siglo XX, el papel de los trabajadores en las organizaciones productivas, cambió radicalmente.

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A partir del esquema de la reacción en cadena que provoca la calidad, propuesta por Deming (1989) hacia la competitividad de la empresa, donde se afirma que la calidad conduce inicialmente a la productividad, porque se cometen menos errores, como se ve en la figura 1, surge la necesidad de capacitar individuos para que realicen sus actividades bien desde la primera vez, concepto de calidad establecido por Crosby (1987). Pero además de esta capacitación permanente, se plantea que los individuos requieren de participación en la administración de los procesos, uno de los 14 principios de Deming (1989). De acuerdo con Ouchi (1982), la cultura de una organización se enriquece a través de la administración participativa que a la vez puede conducir al desarrollo de las habilidades y destrezas del personal en el puesto de trabajo. Por ejemplo, Nonaka (2000) plantea que si se crean las condiciones para la interacción y participación en los lugares de trabajo, lo que es fundamental para el aprendizaje, finalmente éste impactará en el aumento de la productividad, si tanto el aprendizaje tácito se combina de forma dinámica con el aprendizaje explícito provocando una espiral de conocimiento. Según Nonaka (2000), esta espiral del conocimiento genera competencias para que los trabajadores desarrollen mejores métodos de trabajo, como se ha visto en compañías como Honda, Canon, Matsushita, NEC, Sharp y Kao. Es por ello que la selección y la capacitación de personal, son estrategias básicas para la competitividad de las empresas en los modelos de gestión de calidad, como se describe en el caso de la compañía Bridgestone (Walton, 1992, p. 195-214). 1.4 Detección de Necesidades de Capacitación: ¿por qué implementarlo? Invertir en entrenamientos corporativos se convirtió en trabajo fundamental para empresas que quieren contar con equipos calificados. También, se tornó en una estrategia fundamental para instituciones que valoran y quieren retener a sus principales talentos. Sin embargo, para que esta estrategia tenga éxito, es fundamental saber hacer la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC). Esto sucede por una razón: solo es posible desarrollar un buen programa de entrenamiento y desarrollo cuando se tiene conocimiento de lo que necesita ser mejorado. Y aquí me remito a una frase muy popular de la rama de la ingeniería: “No se puede mejorar lo que no se puede medir”. De esta manera, es posible invertir en acciones que actualicen a los colaboradores sobre las novedades del mercado, las tendencias de atendimiento, nuevos softwares, entre otros. Más aún, es posible realizar todas estas acciones de manera online y remota. Así, las partes involucradas ahorran tiempo y dinero. ¿Tienes idea de cómo hacer una DNC y la importancia de invertir en esta acción?

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¿Por qué las empresas deben hacer una buena Detección de Necesidades de Capacitación? En primer lugar, es fundamental entender la definición de este concepto. La Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es el proceso de estructuración de programas de capacitación a los colaboradores, con el fin de responder a los objetivos de la empresa y todas las partes involucradas. La DNC debe ser realizada siempre antes de un entrenamiento y de manera continua y periódica. Esto sucede porque existen áreas que pueden ser mejoradas y potencializadas dentro de la empresa. Vale la pena mencionar que el objetivo principal de hacer la Detección de Necesidades de Capacitación es acertar en las acciones correctas. Es decir, en aquellas actividades que ayudan a la empresa a:

Permitir que el gestor descubra lo que necesita ser corregido, eliminado o modificado en las rutinas de trabajo;

Encontrar vacíos que necesitan ser llenados, como posibles fallas de comunicación o dificultades técnicas;

Descubrir talentos y oportunidades de crecimiento en los equipos;

Promover el desarrollo del equipo con el objetivo de contar con el mejor equipo posible.

La Detección de Necesidades de Capacitación es fundamental para que las organizaciones aprovechen al máximo todos sus recursos. Es decir, ahorrar tiempo y esfuerzo al mismo tiempo que aumenta la productividad. ¿El resultado? Una empresa más competitiva, con mayor retención de talentos y una mayor participación en el mercado. Ahora que comprendemos la importancia de realizar la Detección de Necesidades de Capacitación, ¿cómo implementarlo? Lo veremos a continuación.

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Paso a paso para hacer una DNC: Existen varias acciones que pueden ser realizadas para tener éxito haciendo la Detección de Necesidades de Capacitación. Estas pueden ser hechas en distintos momentos: después de la contratación de un nuevo colaborador, cuando se están implementando nuevas estrategias en la empresa, cuando es necesario desarrollar planes de carrera, para pensar en las sucesiones de cargos, evaluaciones de la rutina diaria de los colaboradores, entre otros. En todo momento, el gestor debe prestar atención a su equipo, pudiendo desarrollar acciones de DNC para cada caso en específico. 1. Evaluación de desempeño Es posible hacer una Detección de Necesidades de Capacitación por medio de una evaluación de desempeño, por ejemplo. Así la empresa sabrá desarrollar una forma de evaluar e identificar si cada colaborador está realizando sus tareas de manera satisfactoria. Es decir, si la productividad va de acuerdo con su cargo, salario, jornada de trabajo, entre otros. La evaluación de desempeño también detecta si algún departamento de la empresa tiene algún problema, y por lo tanto, necesita de una atención especial. 2. Feedbacks y cuestionarios Otra forma de hacer Detección de Necesidades de Capacitación es crear cuestionarios y pedir feedbacks a los colaboradores. Estas preguntas pueden ser enviadas por e-mail y otros ambientes virtuales. Así, las personas pueden responder de manera anónima, remota y de acuerdo con la disponibilidad de cada uno. Los feedbacks y cuestionarios pueden ser muy importantes para la mejora del clima organizacional. También, pueden servir como base para insights, que puede resultar en nuevas acciones eficaces de entrenamiento y desarrollo. 3. Observación Analizar y observar a los equipos de la empresa también es fundamental para hacer una buena Detección de Necesidades de Capacitación. Esto dado que existen acciones y comportamientos que pueden no ser considerados como feedbacks, cuestionarios y evaluaciones de desempeño, pero que están intrínsecos en la rutina de los colaboradores. Es responsabilidad del gestor y de recursos humanos implementar un proceso cíclico de mejora continua. Algunas fallas que se deben observar son:

Altos niveles de ausencia de los colaboradores;

Número de accidentes y fallas humanas;

Posibles chismes y mal ambiente laboral;

Reclamos comunes;

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Turnovers;

Aumento de la rotatividad;

Equipos entregando resultados por debajo de los esperado;

Desmotivación, falta de compromiso y alineación con los objetivos de la empresa.

Algunos de esos factores son medibles de manera correcta, como el número de accidentes y fallas humanas, por ejemplo. Sin embargo, otros se prestan más para una evaluación cualitativa. Para entenderlos, es fundamental que el gestor y Recursos Humanos (RRHH) estén presentes en el día a día de los equipos y disponibles para resolver los problemas y siempre mejorar el desempeño de los equipos. 4. Entrevistas de salida Cuando un colaborador esté saliendo de la empresa, sea cual sea el motivo, es importante hacer una Detección de Necesidades de Entrenamiento. Esto se debe a que en ese momento, es posible detectar posibles fallas y vacíos en la organización, que hasta entonces no hayan sido descubiertas. Los colaboradores que no tienen un vínculo con la empresa, más allá de lo laboral, se pueden sentir menos intimidados para hablar sobre temas incómodos para ellos. Por eso, debes aprovechar ese momento para hacer una Detección de Necesidades de Capacitación. 1.5 Los 9 Pasos para realizar un análisis de necesidades de capacitación Cuando una organización desea aplicar programas de formación, aprendizaje y de entrenamiento debe saber con qué fin lo está haciendo, destacando así la importancia de realizar un análisis de necesidades de capacitación. Este análisis de necesidades de capacitación permite a las organizaciones descubrir cuáles son los puntos débiles que se desean mejorar y aplicar la metodología más apropiada para ello. Si no se realiza el análisis de necesidades de capacitación, las organizaciones se arriesgan a aplicar metodologías incorrectas que implican un esfuerzo en gastos, tiempo y recursos que no solucionan el problema en cuestión. En este punto vamos a detallar los pasos para identificar los puntos claves de un análisis de necesidades de capacitación. 1. Determinar los resultados deseados El primer paso consiste en determinar qué resultados se desean obtener al aplicar un programa de mejora. Normalmente, estos programas están vinculados a un objetivo específico de la organización que puede afectar a un determinado empleado, unidad, departamento o incluso a la totalidad de la organización.

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Es importante tener este primer punto en cuenta a la hora de realizar el análisis de necesidades de capacitación, ya que todo irá en relación con el objetivo y los resultados deseados. Por ejemplo: si se desea saber que se está mejorando la relación con clientes, los resultados deseados se sabrán gracias al grado de satisfacción de los mismos. 2. Relacionar los resultados deseados con las competencias de los empleados Existen diversas formas de trabajar y de organizarse a la hora de conseguir los resultados deseados dependiendo de diversos factores. En este punto, se hace énfasis en los empleados, siendo cada uno de ellos único y destacando en diversos campos. Conocer bien a los empleados es vital para poder asignarles tareas y responsabilidades de la forma más eficiente que ayuden a conseguir los resultados deseados. Recabar información sobre ellos y sus competencias se puede hacer mediante entrevistas, sesiones en grupo, encuestas, etc. Independientemente del método utilizado para la recolección de información, los resultados de la recopilación de datos deberían dar lugar a la compresión de cómo de importante es cada competencia para alcanzar los objetivos marcados. Un ejemplo de escala de calificación para evaluar la importancia de una competencia es: ¿Qué tan importante es para un buen desempeño laboral? A. En absoluto; B. Un poco; C. Algo; D. Considerable; E. Extremadamente. Un correcto conocimiento de los empleados y de su asignación junto a una correcta motivación ayuda en gran medida a alcanzar los resultados deseados en un análisis de necesidades de capacitación. 3. Identificar las competencias que se pueden entrenar Este punto guarda una estrecha relación con el anterior, ya que a la hora de conocer a los empleados y sus habilidades se observará que existen competencias que no se pueden mejorar o que resultan demasiado costosas en términos de tiempo y recursos. Una vez establecidas las competencias clave del punto anterior, la organización debe saber qué competencias clave se encuentran cubiertas por sus empleados, qué competencias se pueden mejorar fácilmente a través de programas de aprendizaje y qué competencias no se cubren, dando lugar a la posibilidad de tener que contratar a personas expertas en dicha competencia carente. Anteriormente, ya hemos explicado Competencias y habilidades esenciales de un auditor de calidad.

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4. Evaluar las competencias Al conocer las competencias necesarias para alcanzar los resultados deseados, la organización debe saber cuáles de sus empleados las poseen y, para ello, se emplean evaluaciones o tests. Se suelen emplear encuestas de evaluación del desempeño para evaluar comportamientos observables. Profesionales especializados realizan estas pruebas, o incluso las diseña, para luego poder analizar y puntuar los resultados. Sin embargo, no todas las competencias se pueden observar y medir en estas encuestas. Algunas competencias y otros elementos, como la personalidad, se conocen a través de tests específicos y profesionales. Los especialistas pueden establecer escenarios en los que un empleado debe adoptar distintos roles dentro de la organización y observar cómo actúa en base a su personalidad y competencias. De esta forma, se puede conocer qué empleados encajan mejor en cada puesto según sus habilidades. 5. Determinar las brechas de rendimiento Cada organización debe estimar diferentes niveles de rendimiento asociados a cada competencia, de forma que se aplique una estandarización. Ésta varía según la organización, ya que cada una es diferente. Es importante establecer esta estandarización para que la organización pueda saber cuántos de sus empleados rinden por encima de la media y cuántos no, pudiendo así planificar programas de aprendizaje y entrenamiento para aquellos que no llegan al nivel. 6. Priorizar las necesidades a entrenar Conociendo las el número de empleados a entrenar y las competencias necesarias, la organización debe priorizar en base al grado de importancia y las necesidades. De esta forma, se pueden aplicar los programas de entrenamiento y aprendizaje pertinentes, optimizando de la forma más eficiente el tiempo y los recursos necesarios. 7. Determinar el programa de entrenamiento La organización debe estimar cuál es el mejor programa de entrenamiento y aprendizaje para su plantilla en un análisis de necesidades de capacitación. Existen diversas formas y metodologías para ello: en el trabajo, coaching, clases, online, libros, seminarios, etc. Lo más importante de este punto consiste en encontrar una metodologías que esté bien estructurada e impartida, ya que es importante saber comunicar y enseñar de la forma más efectiva posible las competencias necesarias a los empleados.

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8. Realizar un Análisis Costo-Beneficio (ACB) En este punto se estudian los costes asociados a las metodologías de entrenamiento y aprendizaje empleados y todos los factores relacionados:

Tiempo de entrenamiento y de aprendizaje requerido.

Desarrollo del contenido del aprendizaje.

Cómo se imparte el contenido del aprendizaje.

Productividad que se pierde al emplear tiempo en atender al programa.

Gastos en conceptos de viajes y desplazamientos. Se debe tener en cuenta que dependiendo de la metodología escogida en el punto 7 se consigue un determinado grado de efectividad que podría ser el más adecuado pero es más caro, o es menos efectivo pero más barato. La organización debe pensar sobre esta situación y buscar un punto de equilibrio que consiga una buena efectividad y un coste razonable. 9. Planificar la evaluación del programa de aprendizaje El último paso consiste en poder evaluar si el entrenamiento y aprendizaje empleado ha funcionado y si ha sido positivo. Se debe buscar que el resultado haya sido satisfactorio otorgando las competencias buscadas, que haya contribuido en los objetivos y resultados deseados y que los empleados hayan estado cómodos con el programa empleado. Es importante que para los empleados el programa sea una experiencia positiva. De lo contrario, el programa en sí puede ser de buena calidad y ayude a alcanzar las competencias que se buscan pero la falta de motivación por parte de los empleados hará que sea algo contraproducente.