Mødereferat af bestyrelsesmøde · summen. Ejendomsmægler har udfærdiget en kontrakt, der har været til juri-disk gennemsyn hos FOB og UCSJ. Den endelige kontrakt forventes at

1/4

Mødereferat af bestyrelsesmøde

Mødedato: Fredag den 28. februar 2014

Mødested: University College Sjælland

Slagelsevej 7, 4180 Sorø

Journalnummer: –

Til stede: Fra bestyrelsen: Hans Stige (formand), Knud Henning Andersen (næstformand), Inger Jensen, Bruno Lind, Henrik Stapelfeldt, Kristian Ebbensgaard, Bente Sorgenfrey, Eva Levinsen, Niels Hörup, Steen Sørensen, Maj-Britt Petersen, Søren Kragbæk,

Christina Larsen og Michelle Rebecca Nielsen. Martin Ljungberg deltog som observatør (undtaget under punkt 6)

Fra direktionen: Ulla Koch, Lena Venborg Pedersen, Hanne Dor-the Fischer og Niels Benn Sørensen

Nanna Ferslev (referent)

Fraværende:

Dagsordenspunkter

1. Godkendelse af dagsorden ..................................................................................... 2

2. Meddelelser fra rektor og bestyrelsesformand til orientering ........................................ 2

3. Godkendelse af revisionsprotokollat af 19. december 2013 .......................................... 2

4. Oplæg v. Christian Moldt om institutionsakkreditering (udsat fra sidste møde) ................ 2

5. Beslutning om uddannelsesudvalg: Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde ..................... 3

6. Beslutning af bruttoliste for selvsupplering ............................................................... 3

7. Drøftelse af status for lukning af læreruddannelsen i Holbæk ....................................... 3

8. Orientering om Rigsrevisionens rapport ................................................................... 3

9. Drøftelse af punkter til næste bestyrelsesmøde ......................................................... 4

10. Beslutning om kommunikation fra bestyrelsesmødet .................................................. 4

11. Eventuelt ............................................................................................................ 4

2/4

1. Godkendelse af dagsorden

1.1 Beslutning/konklusion

Dagsordenen blev godkendt.

2. Meddelelser fra rektor og bestyrelsesformand til orientering


Hans Stige orienterede om status for sammensætning af ny bestyrelse. Der gennem-

føres en mailhøring i bestyrelsen med henblik på at vælge hvilken af de to indstillede

personer fra Regionsrådet, der skal udpeges som bestyrelsesmedlem for den kom-

mende periode.

Bestyrelsen tog orienteringen om meddelelser til efterretning.

3. Godkendelse af revisionsprotokollat af 19.

december 2013


Bestyrelsen godkendte indstillingen og godkendte dermed revisionsprotokollat af 19.

december 2013.

4. Oplæg v. Christian Moldt om institutionsakkreditering (udsat fra sidste møde)

4.1 Resumé

Christian Moldts slides udsendes med referatet.


Bestyrelsen fulgte indstillingen og godkendte dermed Kvalitetspolitik og –strategi for

UCSJ.

3/4

5. Beslutning om uddannelsesudvalg: Opfølgning på

sidste bestyrelsesmøde


Bestyrelsen fulgte indstillingen og godkendte dermed at:

1. Der for nuværende ikke ændres på antallet af uddannelsesudvalg.

2. Uddannelsesudvalgsstrukturen kan drøftes på et senere tidspunkt såfremt det

viser sig hensigtsmæssigt at justere den.

3. De overordnede rammer for UCSJs indsats for at sikre og udvikle de udbudte

uddannelsers relevans (bilag 1).

6. Beslutning af bruttoliste for selvsupplering


Bestyrelsen besluttede, at bruttolisten for selvsupplering til den kommende bestyrelse

holdes åben til den 19. marts. Den næste version af bruttolisten behandles i den

kommende bestyrelse.

Bestyrelsen besluttede, at rektor tager kontakt til alle på bruttolisten med henblik på

at afklare deres interesse for en evt. bestyrelsespost.

7. Drøftelse af status for lukning af læreruddannelsen i Holbæk


Bestyrelsen drøftede kort status for sagen.

8. Orientering om Rigsrevisionens rapport


Bestyrelsen tog orientering om Rigsrevisionens rapport af 14. februar 2014 til efter-

retning.

4/4

9. Drøftelse af punkter til næste bestyrelsesmøde


Følgende punkter skal behandles på bestyrelsesmødet den 28. marts 2014.

Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokollat 2013

Beslutning om rentestrategi for Campus Roskilde (besluttes årligt)

Godkendelse af afrapportering af rektors resultatlønskontrakt 2013

Godkendelse af revideret vedtægt

Endelig beslutning om lukning af læreruddannelsen i Holbæk

Anbefalinger til den kommende bestyrelse

Orientering om endelig rapport fra Rigsrevisionen

10. Beslutning om kommunikation fra

bestyrelsesmødet


Bestyrelsen fulgte indstillingen og udsender dermed ingen pressemeddelelser.

11. Eventuelt

11.1 Resumé

Der var intet til dette punkt.

1

Nyhedsbrev til bestyrelsen – januar/februar 2014

Teknologien er et tema på mange fronter. Vi er i UCSJ optaget af lærings-, ro-

bot- og velfærdsteknologi og vi vil gerne være med til at sætte dagsordenen

inden for disse områder. Det gjorde vi bl.a. på Velfærdens Innovationsdag ar-

rangeret af Mandag Morgen, hvor vi havde en stand til præsentation af vores

forskningsprojekt om velfærdsteknologi (VIOL) og hvor CFU illustrerede brugen

af robotteknologi i undervisningen. Jeg selv deltog i et panel om digitalisering i

uddannelserne. Vi forsøger også at præge debatten gennem udsendelse af en

del pressemeddelelser med konkrete historier om de erfaringer vi har opnået

gennem e-læring.

Og inden for kort tid får vi vores egne erfaringer med MOOC (Massive Open

Online Course), dvs. åbne, gratis kurser der udbydes for en stor gruppe af

mennesker. Den 3. marts begynder et særligt 8-ugers forløb om videnskabste-

ori. Modulet udbydes som et gratis, åbent modul, hvor enhver kan tilmelde sig

og gennemføre et forløb om videnskabsteori, der især retter sig mod professi-

onsuddannelserne. Modulet udbydes gratis, men hvis en studerende ønsker

ECTS for deltagelse, kan en ekstra pakke med vejledning og eksamen tilkøbes

hos UCSJ.

1. Ministerskift

Jeg har en god relation til den nye minister Sofie Carsten Nielsen. Hun har pri-

mært erfaring med universitetsverdenen, så for at give hende indblik i profes-

sionshøjskolesektoren og introducere hende til UCSJ’s profil er vi i gang med at

planlægge et besøg.

2. Afrapportering af udviklingskontrakt og status for handleplaner

FIVU har meddelt, at afrapportering af institutionernes udviklingskontrakter

fremover skal ske som en del af årsrapporten. Derfor vil afrapporteringen for

UCSJ’s udviklingskontrakt 2013-2014 indgå som en del af årsrapporten for hhv.

2013 og 2014.

Arbejdet med at indsamle resultater for 2013 på udviklingskontrakten indikato-

rer og milepæle er derfor i fuld gang. På bestyrelsesmødet i marts vil bestyrel-

sen få en status for opfyldelse af udviklingskontrakten og status for implemen-

tering af Koncernstrategi 2012-2015. Denne status har været dagsordenssat

på de to seneste bestyrelsesmøder, men er blevet udsat. Bestyrelsen får som

sagt en fornyet status til marts.

3. Ny standardvedtægt forventes 1. marts

UC’erne har haft bekendtgørelse om ny standardvedtægt i høring. I det fælles

høringssvar har vi opfordret til at der indbygges en større fleksibilitet, herunder

at kravene til detaljeringsgraden ikke er større til UC’erne end til universiteter-

ne. Det er forventningen, at den nye standardvedtægt er på plads omkring 1.

marts. Bestyrelsen forventes således at kunne godkende en revideret vedtægt,

herunder ændret sammensætning af bestyrelsen, på sit sidste møde i marts.

2

4. Samarbejde med kommunerne om ny pædagoguddannelse

Arbejdet med den ny pædagoguddannelse kører efter planen. Bekendtgørelsen

har netop været i høring og forventes offentliggjort omkring 1. marts 2014

Vi samarbejder tæt med kommunerne omkring den nye pædagoguddannelse.

For nylig afholdt KKR og UCSJ således et møde for kommunale chefer vedrø-

rende den nye pædagoguddannelse. Langt de fleste kommuner var repræsen-

terede. Kommunernes interesse drejede sig især om praktikken, som for pæ-

dagoguddannelsens vedkommende fortsat indeholder lønnede praktikperioder,

hvor kommunerne ansætter og lønner praktikanten. På baggrund af vores

praktikprognoser, herunder for overgangsperioden mellem de to studieordnin-

ger, drøftede kommunerne hvorledes praktikpladserne kan fordeles mellem

kommunerne også set i forhold til de tre specialiseringsretninger: daginstituti-

onspædagogik, skolepædagogik samt social- og specialpædagogik.

5. Danmarks Læringsfestival

På bestyrelsesmødet udleveres billet og program til Danmarks Læringsfestival,

som er en kombineret konference og udstilling, der afholdes den 25-26. marts i

Bella Centret. UNI-C og CFU Danmark er gået sammen om at skabe Danmarks

Læringsfestival, som erstatter Uddannelsesforum og Skolemessen i Roskilde.

Det er CFU i UCSJ, der varetager projektledelsen for CFU Danmark.

6. UCSJ’s deltagelse i børnetopmødet

Temaet for UCSJ's stand på KL's årlige børnetopmøde i Ålborg var samskabel-

se, inklusion og læring med skolereformen som omdrejningspunkt. Mange lag-

de vejen forbi UCSJ's stand. Vi interviewede deltagerne for på den måde at op-

samle, hvad der rører sig i kommunerne og på skolerne. Se de mange

interviews bl.a. af Karen Ellemann og Claus Meyer på UCSJ’s tv kanal:

http://tv.ucsj.dk/channel/9261016/kls-bornetopmode-2014

7. Ansøgninger om prækvalifikation af nye uddannelser og nye udbud

Vi har den 30. januar indsendt prækvalifikationsansøgninger om tre samfunds-

faglige akademiuddannelser til Ministeriet for Uddannelse og Forskning. Det

drejer sig om følgende uddannelser:

Akademiuddannelsen i Socialt arbejde

Akademiuddannelsen i Beskæftigelse

Akademiuddannelsen i Offentlig forvaltning og administration

Akademiuddannelserne er 1-årige videreuddannelser for (primært) kontorud-

dannede personer, typisk ansatte i kommunerne. Uddannelserne kan tages på

fuld tid, men læses oftest over 2-3 år.

Vi forventer at få svar på prækvalifikationsansøgningerne ca. 10. april. Tanken

er, at uddannelserne kan igangsættes i august/september 2015, men vi er på

grund af institutionsakkrediteringsprocessen ude i god tid med prækvalifikati-

onsansøgningerne.

http://tv.ucsj.dk/channel/9261016/kls-bornetopmode-2014

3

8. Status ift. bygningsområdet

Der er indgået aftale med Faxe Kommune om delvist køb af Søndergade 12.

Faxe Kommune køber bevægelseshallen, pavillonen og festsalen til en aftalt

pris på 6 mio. kr. Betalingen falder i to rater primo 2015 og primo 2016. På et

møde med Faxe Kommune i slutningen af januar er der drøftet nærmere købs-

betingelser. Faxe Kommune og UCSJ er i gang med at udarbejde vedtægter for

den fælles ejerforening for Søndergade 12. Vedtægterne skal være med til at

skabe transparens i udgifter, regler og servitutter for ejerforeningen, som skal

medvirke til at gøre det attraktivt for andre købere at melde sig på banen.

UCSJ er fortsat i tæt dialog med Fællesorganisationens Boligforening (FOB) om

køb af Ingemannsvej 35 i Slagelse. FOB har også været i god dialog med Sla-

gelse kommune ift. udfordringen omkring grundskyld og garanti for bygge-

summen. Ejendomsmægler har udfærdiget en kontrakt, der har været til juri-

disk gennemsyn hos FOB og UCSJ. Den endelige kontrakt forventes at falde på

plads til underskrivelse af bestyrelsesformand og rektor snarligt.

I Roskilde er der fortsat en række udeståender med Enemærke og Petersen

vedr. byggeriet. UCSJ holder fortsat kort snor i Enemærke og Petersen og øger

den ledelsesmæssige bevågenhed på processen for at få fulgt mangler til dørs,

da fejlretningen har gået noget trægt. Den primære udfordring ift. manglerne

ved byggeriet er bygningens CTS (Centraliseret Tilstandsovervågning og Sty-

ring), som har indvirkning på styring af lys og varme.

Der er fortsat stor interesse for byggeriet som referencebyggeri for andre ud-

dannelsesinstitutioner. Foruden at vinde prisen ”LEAF Award” for innovativt de-

sign er Campus Roskilde indstillet til en ”Civic Trust Award”, som gives til byg-

gerier der har positiv samfundsmæssig påvirkning i nærmiljøet.

9. Synspunkt i Sjællandske Medier

Jeg skriver ca. hver anden måned et synspunkt/kronik til aviserne som er en

del af Sjællandske Medier. Som I har kunnet se af nyhedsklippene den 19. fe-

bruar har jeg netop skrevet en kronik under overskriften ”Studerende skal ud-

dannes i attraktive campusser”. Budskabet er at vores studerende skal uddan-

nes i stærke, tværprofessionelle campusser, da vi skal skabe fagmiljøer af en

vis størrelse for at sikre den nødvendige styrke og udviklingskraft, der kan

skabe dynamik i hele livet i og omkring uddannelserne.

10. Eksternt nyhedsbrev på vej

UCSJ har behov for at sprede sine fortællinger og budskaber gennem flere ka-

naler for at sikre, at det vi gerne vil fortælle og udbrede når frem til flest muligt

i vores målgrupper. Vi etablerer derfor et nyt nyhedsbrev. UCSJ kan herigen-

nem sikre og styrke sin synlighed og eksterne kommunikation og interesseva-

retagelse i forhold til kommuner, region, organisationer, institutioner og virk-

somheder, herunder beslutningstagere, forskellige aktører og medier. I hører

nærmere.

11. Professionshøjskolerne i tal

På bestyrelsesmødet udleveres Rektorkollegiets nøgletalspublikation for 2013. I

publikationen kan man bl.a. læse, at:

4

- De syv professionshøjskoler er blandt de 14 største videregående uddannel-

sesinstitutioner målt ud fra antallet af optagne studerende.

- Opgjort pr. 1. januar 2013 var 12,1 pct. af dimittendårgangen 2009/2010

ansat indenfor det private arbejdsmarked

- Andelen af professionsbachelorer på udvekslingsophold udgjorde i 2011/12

ca. 20 pct. af det samlede antal danske udvekslingsstuderende fra alle videre-

gående uddannelser.

Publikationen kan også læses på hjemmesiden: http://www.uc-

dk.dk/da/presse-og-debat/pressemeddelser/88-nye-ukategoriseret/483-tal-og-

fakta-om-professionsh%C3%B8jskolerne.html

12. Repræsentation i bestyrelser

Det er lykkedes os at gøre UCSJ udpegningsberettiget til en del flere gymna-

siebestyrelser for den kommende periode. Det ser vi som et tegn på, at UCSJ

har fået markeret sig i regionen.

13. Nyansatte chefer

Der er inden for de sidste par måneder ansat tre nye chefer.

Annemette Bols Sønnichsen er ansat som ny HR-chef. Annemette kommer med

erfaring fra ledende HR-funktioner i flere organisationer, bl.a. COWI og Carls-

berg.

Uddannelsesleder på bioanalytikeruddannelsen Dorte Guling er ansat som chef

for sygeplejerskeuddannelsen i stedet for Kim Petersen. Dorte blev i 2013 an-

sat som uddannelsesleder for bioanalytikeruddannelsen. Dorte har blandt andet

erfaringer som chefkonsulent i Center for Offentlig Kompetenceudvikling og

som områdechef i Roskilde Kommune.

Uddannelseschef Ann Hartl har skiftet stilling på Leisure Management uddan-

nelsen. Dette kommer efter ledelsens ønske om et andet fokus på uddannel-

sen. Ann Hartl bliver fremadrettet underviser på fuld tid.

Ny konstitueret uddannelseschef for Leisure Management bliver Lars Pedersen.

Lars Pedersen kommer fra en baggrund som HR chef i GF forsikring og tidligere

fra en national NGO.

Ulla Koch

Rektor

http://www.uc-dk.dk/da/presse-og-debat/pressemeddelser/88-nye-ukategoriseret/483-tal-og-fakta-om-professionsh%C3%B8jskolerne.html



Deloitte

Statsautoriseret Revisionspartnerselskab

CVR-nr. 33 96 35 56

Ndr. Ringgade 70A

4200 Slagelse

Telefon 58 55 82 00

Telefax 58 55 82 01

www.deloitte.dk

Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

University College Sjælland

Revisionsprotokollataf 19. december 2013

Deloitte

Indholdsfortegnelse

Side____

1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi 225

1.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller 225

1.3 Risikovurdering og revisionsstrategi 2013 226

1.4 Ny revisionsordning 228

2. Forhold af væsentlig betydning 228

2.1 Økonomisk udvikling 228

2.2 Værdiansættelse af ejendomme medtaget under omsætningsaktiver 229

3. Forvaltning af institutionens midler 229

3.1 Økonomistyring 230

3.1.1 Budgetprocedurer 230

3.1.2 Udvikling i økonomiske nøgletal 231

3.2 Sparsommelighed 233

3.2.1 Fakturering og kreditgivning 233

3.2.2 Finansieringsstrategi 233

3.2.3 Indkøbsaftaler, procedurer og politik 234

3.3 Produktivitet 234

3.3.1 m2 pr. STÅ 234

3.4 Effektivitet 236

3.4.1 Resultatløn 237

3.5 Konklusion på udført forvaltningsrevision 237

4. Redegørelse for den udførte revision 238

4.1 Opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv. 238

4.1.1 Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev 238

4.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller 238

4.2.1 STÅ indberetning 238

4.2.2 Varekøb og kreditorer 240

4.2.3 Løn og gager 243

4.2.4 Beholdningseftersyn 246

4.2.5 Særlige tilskud og projekter 247

4.2.6 Regnskabsinstruks 247

4.3 Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller 248

4.4 Særlige kontrolopgaver 248

4.4.1 Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø 248

4.4.2 Fast ejendom 248

4.4.3 Resultatløn 249

4.5 Løn- og ansættelsesforhold 249

5. Rådgivnings- og assistanceopgaver 249

6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 250

Deloitte 225

Revisionsprotokollat af 19. december 2013

Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for 2013 for Professionshøjskolen University College

Sjælland. I den forbindelse ønsker vi at orientere bestyrelsen om vores planlagte revisionshandlinger

samt at redegøre for resultatet af vores revision til dato.

Vores rapportering i revisionsprotokollatet indeholder en redegørelse for den udførte revision til besty-

relsen, herunder en række pligtmæssige redegørelser for den udførte revision til brug for Rigsrevisio-

nens og Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelsers (FIVU) tilsyn med Pro-

fessionshøjskolen.

Vi gør opmærksom på, at revisionen som helhed ikke kan betragtes som afsluttet, før vi har afgivet

revisionspåtegning på årsregnskabet.

1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi

Med hensyn til revisionens formål, omfang og ansvarsfordeling henviser vi til revisionsprotokollat af

31.03.2008. Vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer gøres bekendt med indholdet heraf.

1.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller

Vores revision udføres i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen nr. 1293 af 12. december

2008, herunder i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og gældende danske og internati-

onale revisionsstandarder. Revisionen er planlagt og udført på grundlag af en systematisk risikovurde-

ring, således at hovedvægten lægges på de poster i årsrapporten og de dele af Professionshøjskolens

regnskabs- og rapporteringssystemer, samt øvrige forretningsgange, hvor risikoen for væsentlige fejl

er størst. Revisionen sigter således ikke mod at opdage eller rette uvæsentlige fejl, som ikke medfører

en ændret helhedsvurdering af årsrapporten.

Deloitte 226

Revisionen udføres efter følgende årsplan:

Derudover foretages henholdsvis kvartalsvis revision af åben uddannelse og halvårlig revision af ind-

beretning af ordinær aktivitet samt løbende revision af tilskudsprojekter.

1.3 Risikovurdering og revisionsstrategi 2013

Revisionen er gennemført med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategi-

en er fastlagt ud fra en systematisk informationsindsamling om Professionshøjskolens interne og eks-

terne forhold, hvilket bl.a. har omfattet drøftelser med Professionshøjskolens ledelse og medarbejdere

om følgende forhold:

Professionshøjskolens aktiviteter og den anvendte regnskabspraksis

Professionshøjskolens mål, strategier og tilhørende forretningsrisici

Professionshøjskolens interne kontrolsystem og forvaltning

Revisionen omfatter alene de forretningsprocesser, der kan medføre væsentlige fejl i årsrapporten,

samt de påkrævede specifikke handlinger, der er fremhævet i revisionsbekendtgørelsen. Herudover har

Professionshøjskolen en række forretningsprocesser, som har betydning for Professionshøjskolens

drift, men som ikke har væsentlig indvirkning på opsamlingen af data til årsrapporten.

Professionshøjskolen er karakteriseret ved en omfattende systemintegration af forretningsprocesserne.

En lang række forretningsgange og interne kontroller indgår således i en integreret databehandling,

hvor den enkelte transaktion, f.eks. oprettelse af studerende, kan følges gennem Professionshøjskolens

processer. En omfattende systemintegration stiller høje krav til pålideligheden af de registrerede data,

idet disse ofte skal anvendes flere gange i processerne.

Deloitte 227

På baggrund af de integrerede forretningsprocesser har vi i overvejende grad valgt en kontrolbaseret

revisionsstrategi på væsentlige områder såsom elevindberetninger, mens der på andre områder udføres

substansrevision. Revisionen omfatter en gennemgang af de væsentlige forretnings- og aktivitetsom-

råder samt underliggende forretningsgange og interne kontroller.

For professionshøjskolen har vi valgt følgende revisionsstrategi for 2013:

Revisionsområder System

Kontrolbaseret revisions-strategi (væsentligetransaktionskæder)

Substansbaseretrevisionsstrategi

TilskudSIS/NAVI-S

Lønudbetalinger (SLS) SLS

Timeopgørelser

Kreditorer NAVI-S ()

Tilgodehavender NAVI-S ()

Øvrige revisionsområder NAVI-S

Årsagen til, at vi delvist har valgt en substansbaseret revisionsstrategi for området lønudbetalinger, er,

at det fremgår af Rigsrevisionens it-rapport af 1. oktober 2013, at systemopsætningen i SLS ikke fuldt

ud understøtter den automatiske funktionsadskillelse, idet samme person kan tildeles flere personkoder

og dermed både kan lønbehandle og godkende med to forskellige personkoder, samt at lønkørsler i

SLS kan afvikles, uden at indrapporteringen er godkendt. Tilsvarende har vi valgt en substansbaseret

revisionsstrategi vedrørende Navision STAT, idet dette finanssystem ikke i fuldt omfang understøtter

en programmeret funktionsadskillelse. Vi vil på udvalgte områder påse, at der i Navision STAT er

etableret manuelle kontroller.

På øvrige regnskabselementer og områder er risikoen for fejl i årsregnskabet vurderet som normal, og

revisionens omfang vil derfor være mindre.

Vores kommentarer til den udførte revision vil blive gennemgået nedenfor. Vi har i lighed med tidlige-

re anvendt følgende kvantificering af vores kommentarer:

Risiko har væsentlig betydning for årsrapporten og kræver ledelsens bevågenhed

Kræver ledelsens bevågenhed

Ingen kritiske bemærkninger, men med anbefalinger/forslag

Ingen kritiske bemærkninger

Ikke gennemgået i forbindelse med løbende revision

Deloitte 228

1.4 Ny revisionsordning

I henhold til Rigsrevisorlovens § 9 har Rigsrevisionen og ministeriet med virkning for 2013 indgået en

ny revisionsordning, Dette betyder, at Rigsrevisionen fremadrettet vil være mere involveret i udførel-

sen af revisionen end tidligere. Dette betyder blandt andet, at vi årligt skal indsende vores revisions-

planlægning til Rigsrevisionen. Der ud over vil Rigsrevisionen efter en rotationsplan blandt professi-

onshøjskolerne deltage i den egentlige udførelse af revisionen, og vil herunder gennemgå revisionsdo-

kumentation, revisionsprotokollat og årsregnskab, inden dokumenterne færdiggøres.

Rigsrevisionen har udvalgt UCSJ til særlig kontrol i 2013. Vi har således gennemgået den planlagte

revision for 2013 med Rigsrevisionen. Rigsrevisionen har herefter aflagt UCSJ et revisionsbesøg i uge

46, hvor de har undersøgt udvalgte områder. UCSJ og vi har endnu ikke modtaget en tilbagerapporte-

ring vedr. Rigsrevisionens findings. Vi vil indarbejde evt. findings i vores revisionshandlinger.

2. Forhold af væsentlig betydning

I forbindelse med den løbende revision har vi konstateret følgende forhold af væsentlig betydning for

vurderingen af institutionens økonomi, årsregnskab og forvaltning:

Udvikling i økonomisk stilling

Ejendomme til salg

2.1 Økonomisk udvikling

UCSJ har ved 3. kvartals afslutning udarbejdet en kvartalsrapportering med følgende hovedtal:

* forecast for hele 2013

Det ses af ovenstående, at de forventede indtægter for 2013 efter 3. kvartal er på niveau med forecastet

for 3. kvt. 2013. Resultatafvigelsen skyldes primært lavere personaleomkostninger.

Uanset at resultatet efter 3. kvartal er foran forecastet, forventes for hele 2013 et resultat på 15 mio. kr.

sammenholdt med et oprindeligt budgetteret resultat på 20 mio. kr. Afvigelsen skyldes primært afhol-

delse af omkostninger på ca. 5 mio. kr. i forbindelse med ændret praktikforløb på læreruddannelsen.

Det er vores opfattelse, at bestyrelsesrapporteringen med fordel kunne suppleres med følgende be-

mærkninger/specifikationer:

UCSJs økonomi (i mio.) R2011 R2012 B2013 F2013-Q3 R2013-Q3 F2013*

Indtægter 465,8 490,3 485,6 368,7 367,4 499,3

Personaleomkostninger -306,0 -308,1 -306,0 -223,2 -214,9 -313,3

Øvrig drift -145,3 -162,2 -159,6 -109,2 -106,6 -171,0

Driftsresultat 14,5 20,0 20,0 36,3 45,9 15,0

Deloitte 229

Uddybende bemærkninger vedr. afvigelser i indtægter/omkostninger

Oversigt over aktiver og passiver ved udgangen af kvartalet

Udvikling i renteswaps

Afholdte investeringer sammenholdt med budgetteret

Uddybende bemærkninger vedr. forventet fremtidig likviditet

Afholdelse af midler modtaget fra indgået udviklingskontrakt 2013og 2014

Kommentarer til mere risikorettede faktorer (salg af ejendomme, sag vedr. Campus Roskilde

mv.)

2.2 Værdiansættelse af ejendomme medtaget under omsætningsaktiver

Ejendommen Ingemannsvej 35 er i 2013 overført til omsætningsaktiver, idet ejendommen er sat til

salg. Samlet set råder UCSJ over følgende ejendomme, der er sat til salg.

t.kr._______

Ibsgården 222, Roskilde 24.202

Søndergade 12, Haslev 21.829

Ingemansvej 35, Slagelse 15.009_______

I alt 61.040_______

Ejendommen Ingemansvej 35 er overført pr. 30.09 til bogført værdi.

Den bogførte værdi af disse ejendomme udgør i alt 61.040 t.kr. Det skal anføres, at der er usikkerhed

vedrørende værdien af disse ejendomme, og der bør ske en vurdering heraf i forbindelse med udarbej-

delse af årsrapporten for 2013.

3. Forvaltning af institutionens midler

Ved forvaltningsrevision hos selvejende undervisningsinstitutioner undersøger revisionen, om institu-

tionen har anvendt de modtagne offentlige tilskud i overensstemmelse med de meddelte bevillinger

vedrørende tilskuddene. Herudover undersøger revisionen, om institutionen har taget skyldige økono-

miske hensyn i forvaltningen af de modtagne midler.

Elementerne i forvaltningsrevisionen inddeles i følgende områder:

Økonomistyring, hvor det undersøges, om ledelsen har etableret styringsværktøjer, der sætter

den i stand til løbende at vurdere sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Endvidere

vurderes det, om ledelsen anvender styringsværktøjerne til løbende at prioritere sine aktiviteter.

Sparsommelighed, hvor der bliver set på omkostningerne ved forvaltningen af de modtagne

midler.

Deloitte 230

Produktivitet, hvor forholdet mellem ”produktionen” af færdiguddannede og de omkostninger,

der er afholdt hertil, bliver undersøgt.

Effektivitet, hvor der bliver set på, om institutionen har opnået de opstillede og forventede re-

sultater i forhold de omkostninger, der er anvendt.

Forvaltningsrevisionen er således en kritisk analyse og vurdering af de forhold, der udgør grundlaget

for de regnskabsmæssige dispositioner, eller med andre ord en vurdering af kvaliteten af forvaltningen

af de modtagne offentlige midler.

3.1 Økonomistyring

Institutionens økonomistyring tager udgangspunkt i det af bestyrelsen fastlagte budget, som fastlægger

kravene til institutionens økonomi med hensyn til resultat, soliditet og likviditet.

3.1.1 Budgetprocedurer

Ministeriet anvender institutionens regnskaber for de enkelte uddannelsesformål ved analyse og vurde-

ring af taxametertilskud til de enkelte uddannelser, hvorfor vi vurderer, at det er hensigtsmæssigt, at

økonomien på de enkelte uddannelsesformål m.fl. indgår som et element i institutionens økonomisty-

ring for bedst muligt at kunne indgå i dialogen med ministeriet om størrelsen af de udmøntede tilskud.

Institutionens økonomistyring tager sit udgangspunkt i en handlingsplan med tilhørende budget, der er

udarbejdet forud for året. Handlingsplanen og budgettet udarbejdes på grundlag af en decentraliseret

budgetprocedure, hvori samtlige af institutionens aktivitetsområder og -ansvarlige involveres. Budgettet

udarbejdes således, at det er anvendeligt ved rapportering for hele året, ved kortperiodisk rapportering

samt ved styring af og opfølgning på særlige indtægts- og forbrugskonti.

Budgettet for 2013 er vedtaget på bestyrelsesmødet den 12. december 2012.

I 2013 er der udarbejdet økonomirapporter pr. 30.06 og 30.09. Disse rapporter har fokus på en over-

ordnet sammenholdelse med budgettet for 2013 samt at danne grundlag for udarbejdelse af forecast for

hele regnskabsåret.

UCSJ har en opfølgningsproces, hvor afdelingernes regnskaber månedsvis gennemgås af den ansvarli-

ge økonomikonsulent for hvert selvstændigt aktivitetsområde. Økonomikonsulenten gennemgår perio-

dens resultat med den ansvarlige leder.

I forbindelse med den kvartalsvise økonomirapportering udarbejder økonomifunktionen et udkast til

en samlet økonomirapport. Denne økonomirapport gennemgås af økonomikonsulenterne og de ansvar-

lige ledere.

Økonomikonsulenternes sparring og opfølgning med de ansvarlige ledere er uformel og følger ikke en

ensartet model.

Deloitte 231

Vi skal anbefale, at der udarbejdes et mere ensartet ledelsesrapporteringsværktøj til udarbejdelse af

kvartalsrapporter samt af gennemgangen med de ansvarlige ledere.

Vi har fået oplyst, at budgettet for 2014 bliver forelagt bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 19. december

2013.

Vi vurderer samlet set, at institutionens økonomistyring er betryggende, men vi skal henvise til vores

bemærkninger ovenfor vedrørende en mere detaljeret og ensartet afrapportering og økonomiopfølgning.

3.1.2 Udvikling i økonomiske nøgletal

Til yderligere belysning af den økonomiske udvikling har vi udarbejdet nedenstående oversigter, hvor

UCSJ’s soliditets-, likviditets- og finansieringsgrad for perioden 2009-2012 er sammenholdt med de

tilsvarende gennemsnitlige nøgletal for alle landets professionshøjskoler. Taloplysningerne for de øv-

rige institutioner er hentet fra de øvrige professionshøjskolers årsrapporter.

Soliditetsgrad

Soliditetsgrad = Egenkapital x 100

Samlede aktiver

Institutionens soliditetsgrad er udtryk for, hvor stor en del af institutionens aktiver, der er finansieret

med egenkapital, og giver dermed et godt fingerpeg om den finansielle handlefrihed, institutionen har.

Som det ses af figuren, har UCSJ’s soliditetsgrad været faldende gennem de seneste år.

Årsagen til faldet i soliditetsgraden kan primært henføres til øget investering i bygninger, hvor UCSJ

har investeret i Campus Roskilde uden det forventede frasalg af ”overskydende ejendomme”, samt

faldende egenkapital på grund af nedskrivning ved salg af Holbæk-ejendom i 2010 og den negative

0

5

10

15

20

25

30

35

2008 2009 2010 2011 2012

Soliditetsgrad

Gennemsnit UC Sjælland

Deloitte 232

udvikling i de finansielle instrumenter, der pr. 31. december 2012 udviste en negativ værdi med

27.860 t.kr.

De finansielle instrumenter er renteswaps, hvormed en variabel rente ”byttes” til en fast rente. Værdi-

en af det finansielle instrument kan være negativ eller positiv afhængig af renteniveauet i samfundet,

og er udtryk for den betaling, der skal foretages/modtages, såfremt renteswappen ønskes indfriet. Ren-

teswappen har en aftalt løbetid, og ved udløb af denne er værdien 0 kr. Såfremt institutionen derfor

beholder renteswappen til denne udløber, vil den løbende værdiregulering på egenkapitalen alene have

teknisk karakter - dog med stor indflydelse på soliditetsgrad. Dette som følge af, at den negative værdi

af renteswappen indregnes som langfristet gæld og med negativ påvirkning af egenkapitalen. Vælges

renteswappen derimod indfriet før udløb, vil den eventuelle negative værdi på indfrielsestidspunktet

skulle afregnes med Nykredit, og i dette tilfælde vil swappen få reel økonomisk konsekvens.

Likviditetsgrad ekskl. feriepengeforpligtelse

Likviditetsgrad = Omsætningsaktiver x 100

Kortfristet gæld - feriepengeforpligtelse

Udviklingen i likviditetsgraden viser, at UCSJ i perioden har anvendt likviditet til blandt andet nybyg-

geriet i Roskilde. Endvidere er likviditetsgraden positivt påvirket af, at ejendomme til salg er medtaget

under omsætningsaktiver. Uden medregning af ejendomme til videresalg vil likviditetsgraden i 2012

udgøre 57,5%. Som det fremgår, er likviditetsgraden væsentligt påvirket af, at værdien af ejendomme-

ne der er sat til salg medregnes som omsætningsaktiver.

0

20

40

60

80

100

120

2008 2009 2010 2011 2012

Likviditetsgrad


Deloitte 233

Finansieringsgrad

Finansieringsgrad = Langfristet gæld x 100

Materielle anlægsaktiver

Grafen viser, at bygninger m.m. i væsentligt omfang er finansieret ved låneoptagelse. I forhold til de

øvrige professionshøjskoler er UCSJ’s finansieringsgrad høj. Ejendomme til videresalg er behæftet

med langfristet gæld, hvilket påvirker finansieringsgraden negativt.

3.2 Sparsommelighed

Vi har i forbindelse med vores revision foretaget en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er

taget skyldige økonomiske hensyn. Ved vores revision og attestationsafgivelser har vi stikprøvevist

vurderet, om institutionens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der

under hensyntagen til institutionens art og størrelse kræves for at forvalte offentlige midler på hensigts-

mæssig og sparsommelig vis.

3.2.1 Fakturering og kreditgivning

Vi har gennemgået procedurerne for fakturering i umiddelbar forlængelse af præstationen af institutio-

nens ydelser og har vurderet, at procedurerne herfor er betryggende. Institutionen har desuden oplyst, at

der som altovervejende hovedregel ikke gives kredit, og at eventuelle restante fordringer overdrages til

SKAT med henblik på inddrivning.

3.2.2 Finansieringsstrategi

Vi har påset, at institutionen har udarbejdet en finansierings- og rentestrategi, der er godkendt af besty-

relsen den 22. marts. 2013.

0

10

20

30

40

50

60

70

2008 2009 2010 2011 2012

Finansieringsgrad


Deloitte 234

3.2.3 Indkøbsaftaler, procedurer og politik

UCSJ har udarbejdet en indkøbspolitik, og vi har fået oplyst, at UCSJ har indgået selvstændige ind-

købsaftaler. I 2013 har UCSJ gennemført udbud af aftalerne på områderne rengøring og opstilling af

pavilloner ved ejendommen Ingemansvej 17. Vi har stikprøvevist påset, at der for aftalerne foreligger

dokumentation for, at UCSJ har vurderet tilbuddene, og at UCSJ har dokumenteret, at det er vurderet,

at der samlet set er valgt det for UCSJ mest fordelagtige tilbud.

I forbindelse med vores gennemgang har vi konstateret, at de udarbejdede politikker ikke er kendt for

alle indkøbsansvarlige. Dette kan medføre, at UCSJ ikke altid indkøber bedst og billigst.

Vi skal derfor anbefale, at der etableres procedurer, der sikrer, at de indkøbsansvarlige har kendskab til

de gældende indkøbspolitikker.

3.3 Produktivitet

Begrebet “forvaltningsrevision – produktivitet” omfatter en stillingtagen til, om institutionens præsta-

tionsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende.

3.3.1 m2 pr. STÅ

UCSJ har udarbejdet en oversigt over m2 pr. ejendom. Vi har som supplement hertil udarbejdet en

oversigt over udviklingen i m2 fra 2008-2013 samt forventet 2017:

Deloitte 235

Areal pr. location 2008-2017Forventet

2008 2012 2013 2017m2 m2 m2 m2

_______ _______ _______ _______

Seminarieparken 12, Holbæk 11.289 1.740 1.740 1.740

Kuskevej 1B, Vordingborg 11.745 11.745 11.745 11.745

Stenstuegade 1, Slagelse 3.229

Elisagårdsvej 5, Roskilde 2.761

Hjulsporet 12, Maribo 1.400

Juliesmindevej 12, Sorø - 1.210 1.210 1.210

Slagelsevej 70-74, Sorø 5.815 5.815 5.815 5.815

Parkvej 190, Næstved 10.898 6.375 6.375 4.000

Køgevej 7, Roskilde 3.293

Bispegade 5, Nykøbing F 7.401 5.242 5.242 5.242

Ingemannsvej 17 + Parkvænget 10, Slagelse 3.803 3.803 4.254 4.254

Trekroner Forskerpark 4, Roskilde - 11.605 11.605 11.605

Slagelsevej 7, Sorø 2.287 2.539 2.539 2.539

Ingemannsvej 35, Slagelse (fraflyttet og sat til salg) 5.001 5.001

Ibsgården 222, Roskilde (fraflyttet og sat til salg) 5.073

Søndergade 12, Haslev (fraflyttet og sat til salg) 8.775_______ _______ _______ _______

m2 i alt 82.770 55.075 50.525 48.150_______ _______ _______ _______

Antal STÅ 5.665 6.424 6.867* -_______ _______ _______ _______

m2 pr. STÅ 14,6 8,6 7,4 -_______ _______ _______ _______

* STÅ prognose

Samlet antal m2 i de øvrige Professionshøjskoler**

m2 i alt 708.521 627.376 627.376 587.917_______ _______ _______ _______

Antal STÅ 48.577 54.010 - -_______ _______ _______ _______

m2 pr. STÅ 14,6 11,6 - -_______ _______ _______ _______

** UCSJ har oplyst de øvrige professionshøjskolers antal m2

I henhold til den vedtagne strategi er det målet at reducere og tilpasse antal m2 i forhold til antal stude-

rende med ca. 50%. UCSJs strategi har medført, at der i perioden 2008 – 2013 er sket en reduktion i

antal lokationer fra 14 til 9, ligesom der er foretaget en reduktion i lejede antal m2, således at de sam-

lede m2 er faldet fra 82.770 m2 til 50.525 m2. Der er således tale om et netto fald på 32.245 m2.

Vi kan ud fra de foreliggende oplysninger konkludere, at der er sket en kraftig reduktion i de m2, som

UCSJ anvender til undervisionsformål.

Deloitte 236

Reduktionen i antal lokationer må forventes at medføre en besparelse i ejendomsomkostningerne på

fællesformål samt en bedre udnyttelsesgrad af undervisningslokalerne.

Vi har i nedenstående tabel belyst udvikling i omkostninger pr. STÅ til bygningsdrift.

2008 2009 2010 2011 2012t.kr. t.kr. t.kr. t.kr. t.kr._______ _______ _______ _______ _______

Udvikling i omkostninger, bygningsdrift 63.146 60.492 65.599 57.770 71.890_______ _______ _______ _______ _______

Udvikling i STÅ 5.665 5.415 5.700 5.976 6.424_______ _______ _______ _______ _______

Bygningsdrift pr. STÅ 11,1 11,2 11,5 9,7 11,2_______ _______ _______ _______ _______

Af særlige forhold skal nævnes, at bygningsdriften i 2010 er påvirket af afhændelse af ejendommen i

Holbæk, og i 2012 er bygningsdriften påvirket af indflytning i Campus Roskilde, hvor en hel del små-

inventar blev udgiftsført. Opgørelsen viser, at effekten af reduktion i antal lokationer endnu ikke har

udmøntet sig i en besparelse, idet der stadig påhviler UCSJ omkostninger på de ejendomme, der er sat

til salg, så som el og varme, som anført under punkt 4.2.2.

Vi er i forbindelse med de udførte undersøgelser ikke blevet bekendt med, at institutionen ikke har

handlet produktivt.

3.4 Effektivitet

Begrebet “forvaltningsrevision – effektivitet” omfatter en stillingtagen til, om institutionen når sine

strategiske mål – herunder kvalitative mål – set i forhold til de ressourcer, der involveres.

Revisionen forudsætter generelt, at institutionens strategiske mål er veldefinerede, og at institutionen

har etableret måleinstrumenter til brug herfor.

Vi har i denne forbindelse set på, om institutionen på udvalgte områder har opstillet strategiske mål for

effektivitet i forhold til de ressourcer, der involveres.

University College Sjælland har udformet en koncernstrategi for 2012-2015, der indeholder 6 strategiske

fokusområder frem mod 2015. Herudover er der indgået en Udviklingskontrakt med Ministeriet for

Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, der indeholder 7 målsætninger.

Ligeledes har institutionen etableret måleinstrumenter, herunder bl.a. løbende elev- og medarbejdertil-

fredshedsmålinger, der understøtter institutionens muligheder for at måle og belyse dens effektivitet.

Undersøgelserne følges op af analyser og identificering af årsagsforklaringer for de resultater, der er

Deloitte 237

fremkommet i forbindelse med undersøgelserne, og som understøtter udarbejdelsen af fremadrettede

handlingsplaner. Institutionen gennemfører herunder obligatoriske ESEV-undersøgelser.

Vi vil i forbindelse med statusrevisionen yderligere belyse udviklingen i UCSJ’s økonomi ved at sam-

menholde UCSJ’s nøgletal for 2010-2013.

3.4.1 Resultatløn

Institutionen arbejder i overensstemmelse med den af Styrelsen for Videregående Uddannelser og

Uddannelsesstøtte udstedte bemyndigelse af 23. maj 2012 med resultatlønskontrakter forledelsen. Der

er for 2013 indgået aftale med ledende medarbejdere fordelt på direktion, uddannelsesledere, afde-

lingsledere og øvrige ledende medarbejdere.

På overordnet niveau måles der på indsatsområder, og for hvert indsatsområde er der udarbejdet en

konkret målsætning.

Institutionen har i resultatlønskontrakten for den enkelte leder indarbejdet de af ovennævnte indsats-

områder, der er fundet relevante. Indsatsområderne er opdelt i relevante aktiviteter og mål, hvis opfyl-

delsesgrad skal vurderes. Vi har stikprøvevist gennemgået de evaluerede resultatlønskontrakter for

perioden 1. januar 2012 – 31. december 2012, hvor der er udbetalt resultatløn til 18 medarbejdere.

De samlede opfyldelsesgrader er opgjort efter en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder ud

fra indsatsområder og graden af målopfyldelse.

Vi har kontrolleret, at institutionen har overholdt de forskellige tidsfrister for indgåelse af kontrakter

og for indberetning til Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte. Desuden har vi

kontrolleret, at institutionen på sin hjemmeside har offentliggjort oplysninger om resultatkontrakten

for institutionens øverste leder.

Baseret på de foretagne undersøgelser vurderes det, at institutionen overholder de af Styrelsen for Vi-

deregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udstedte retningslinjer om indgåelse af resultatlønskon-

trakter.

Vi er i forbindelse med de udførte undersøgelser ikke blevet bekendt med, at institutionen ikke har

handlet effektivt.

3.5 Konklusion på udført forvaltningsrevision

Vi er i forbindelse med revisionen af ovenstående områder ikke blevet bekendt med forhold, som indi-

kerer, at institutionens midler ikke er blevet forvaltet tilfredsstillende. Vi skal dog gøre opmærksom

Deloitte 238

på, at forvaltningsrevisionen ikke kan betragtes som afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning på

årsregnskabet.

4. Redegørelse for den udførte revision

4.1 Opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv.

Nedenfor har vi foretaget en opfølgning på eventuelle bemærkninger i ministeriets tilsynsbrev vedrø-

rende gennemgang af det foregående års årsrapport samt tidligere revisionsprotokollater.

4.1.1 Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev

Institutionen har den 30. august 2013 modtaget ministeriets tilsynsbrev vedr. gennemgang af årsrap-

porten og tilhørende revisionsprotokollat for 2012. Ministeriet gjorde opmærksom på følgende for-

hold:

Vedrørende indberetning af formålsregnskab for 2012

Styrelsen har konstateret, at det indsendte formålsregnskab for 2012 ikke stemmer overens med års-

rapporten.

UCSJ har efterfølgende afklaret dette med ministeriet.

4.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller

På baggrund af ovennævnte revisionsstrategi, drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutio-

nens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen

identificeret de områder, hvor der vurderes at være størst risiko for uhensigtsmæssig forvaltning og

væsentlige fejl og usikkerheder i årsrapporten.

Revisionen vil som følge heraf primært være koncentreret om væsentlige regnskabsposter og områder,

der bl.a. indeholder elementer af skøn ved indregning og måling i årsrapporten, eller som er underkas-

tet særlig kontrol i revisionsbekendtgørelsen. For øvrige regnskabsposter og -områder er risikoen for

fejl i årsrapporten vurderet som normal, og revisionens omfang har som følge heraf været mindre.

Vi vil i det følgende redegøre for udført arbejde vedrørende de enkelte regnskabsområder.

4.2.1 STÅ indberetning

Regnskabsområde RegnskabsposterForretningsgange og internekontroller

Taxameterindtægter og

øvrige indtægter

Taxameterindtægter

Debitorer

STÅ indberetninger

Indtægtsdækket virksomhed

Fakturering og tilgodehavender

Deloitte 239

Forretningsgange og interne kontroller ved indberetning af fuldtidsuddannelser er gennemgået ved

stikprøvekontrol og interview, og det er påset, at

der foreligger enkelte nedskrevne forretningsgange, som er tilrettelagt med henblik på at sikre

korrekt og rettidig registrering

de udskrevne kontrollister gennemgås og arkiveres.

Vi har gennemgået og attesteret STÅ indberetninger for 1. halvår fuldtid samt 1. og 2. kvt. Åben ud-

dannelse. Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger.

Vi har haft øget fokus på oprettelse af nye merituddannelser samt opfølgning på afvikling af de eksi-

sterende Merit pædagoger.

Det er vores opfattelse, at indberetningerne i øvrigt er foretaget på et pålideligt grundlag, men vi har

følgende bemærkninger:

Vi har i vores protokol af 22. januar 2013 anført følgende:

”Til sikring af en ensartet og valid indberetning har UCSJ en datacontroller, som gennemgår de enkel-

te uddannelsers indberetninger. Der er ikke udarbejdet procedurer for, hvorledes denne kontrol skal

udføres, ligesom der ikke er udarbejdet en fælles procedure for studiesekretærernes indberetning.

UCSJ har samlet ansvaret for studiesekretærene under en studiechef, der nu har ansvaret for alle stu-

diesekretærerne. Vi vil derfor anbefale, at man i forlængelse heraf får samlet de nuværende procesbe-

skrivelser og udarbejdet en fælles skriftlig procedure for administration i SIS og indberetning af STÅ.

Datacontrolleren er organisatorisk placeret i ledelsessekretariatet, hvilket kan være hensigtsmæssigt,

såfremt controllerens opgave bliver klart defineret som en kontrolopgave, og det er studiechefen, som

har ansvaret for indberetningen. Denne kontrolopgave vil være en arbejdsopgave, som ligger i forlæn-

gelse af datacontrollerens øvrige arbejdsopgaver, idet ledelsessekretariatet anvender data i SIS til an-

dre ledelsesinformationer og derfor har et behov for, at oplysningerne fra SIS er valide.”

Vi har af datacontrolleren fået oplyst, at der ikke er udarbejdet skriftlige forretningsgange i overens-

stemmelse med ovenstående, men at kontrollerne udføres i henhold til de uformelle forretningsgange.

Vi skal derfor anbefale, at UCSJ gennemgår de uformelle forretningsgange og får formaliseret disse så

de er i overensstemmelse med de faktiske kontroller samt retningslinjerne i den til en hver tid gælden-

de PH-Instruks.

Deloitte 240

I forbindelse med indberetningerne er der ikke konstateret forhold, som har givet anledning til forbe-

hold eller supplerende oplysninger.

Revision af øvrige indtægter:

Øvrige indtægter omfatter blandt andet deltagergebyrer, kantineomsætning, lokaleudlejning mv.

Vi har i forbindelse med vores revision af STÅ indberetninger stikprøvevis revideret deltagergebyrer-

ne, og vi vil i forbindelse med statusrevisionen foretage en revision af kantineomsætningen.

Ved revisionen af debitorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at

der er funktionsadskillelse mellem den person, der udarbejder fakturaer, og den person, der

modtager betaling herfor

der er etableret procedurer for opfølgning og rykning af forfaldne debitorer.

I de stikprøver, der er udvalgt i forbindelse med indberetning af åben uddannelse, har de interne kon-

troller efter vores opfattelse fungeret tilfredsstillende og i overensstemmelse med den gældende regn-

skabsinstruks, hvorfor det er vores opfattelse, at administrationen af fakturering og debitorer er be-

tryggende.

4.2.2 Varekøb og kreditorer


Omkostninger Resultatopgørelsen i øvrigt

Varekreditorer

Varekøb og varekreditorer

Momskompensationsordningen

Ved revisionen af kreditorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at

UCSJ’s disponerings- og frigivelsesregler følges

UCSJ’s procedurer for rettidig betaling følges

der er procedurer, som sikrer korrekt periodisering af omkostninger

der er funktionsadskillelse mellem registrerings-, frigivelses- og systemadministratorfunktionen

stamdata kontrolleres.

Under vores revision har vi konstateret, at de systemer, der er stillet til rådighed for institutionen, åb-

ner mulighed for, at kreditorbogholder kan rette i kreditorernes stamdata. Dette indebærer, at kreditor-

bogholder kan rette i f.eks. kreditorers bankkontonummer.

Til imødegåelse af uretmæssig betaling har institutionen indført en stikprøvevis kontrol af konto nr.

før frigivelsen i netbank. Denne funktionsadskillelse skal modvirke uretmæssig betaling.

Deloitte 241

Vi har gennemgået institutionens procedure omkring faktura management systemet IM-Soft.

Vi har konstateret, at der ikke er udarbejdet prokura blanketter for alle faktura godkendere. (Prokura

bankettet anvendes som dokumentation for ledelsens godkendelse samt korrekt oprettelse i IM-Soft.)

Vi har fået oplyst, at disse er under udarbejdelse.

Vi har endvidere fået forelagt en oversigt over medarbejdere, der selvstændigt kan godkende fakturaer.

Det fremgår af oversigten, at der er 7 brugere, der er oprettet som både indkøbsgodkender og budget-

godkender, samt 7 brugere, der kan budgetgodkende selvstændigt (ene prokura).

Vi skal gøre opmærksom på, at der bør være en funktionsadskillelse, og vi skal derfor anbefale, at det

nøje vurderes, hvorvidt det er nødvendigt med denne ene prokura.

Vi har endvidere konstateret, at It afdelingen har en indkøbsgodkender, der er benævnt It_fak. Bag ved

denne benævnelse er der 2 personer. Det er ikke hensigtsmæssigt, at der anvendes en fælles betegnelse

for en indkøbsgodkender, idet der kan opstå tvivl om identiteten på godkender.

Under vores revision har vi konstateret, at de systemer, der er stillet til rådighed for Professionshøjsko-

len, åbner mulighed for at indsætte en disponeringsgrænse pr. medarbejder. Brug af denne facilitet vil

reducere UCSJ’s kontrol af de enkelte medarbejderes disponeringer.

Vi har tidligere anbefalet, at der indsættes disponeringsgrænser for de medarbejdere, som selvstændigt

kan disponere, men dette er endnu ikke implementeret.

Vi har ligeledes udvalgt enkelte leverandører til kontrol for anvendelse af udbud/SKI aftaler samt

hvilke ydelser, der er indkøbt, jf. nedenstående oversigt:

Deloitte 242

t.kr._______

It afdelingen

Axcess A/S indkøb i 2013 6.447

Heraf udvalgt 2 fakturaer på i alt (ekskl. moms) 3.839

CFU

Odense Biblioteks Levering A/S 1.091

CFV

Eriksen & Sondrup ApS 937

Gullestrup & Køller ApS 891

Pia Hansen 313

I forbindelse med gennemgang af de udvalgte fakturaer har vi konstateret, at de interne retningslinjer

for godkendelse i fakturasystemet er overholdt, men vi skal anbefale, at enkeltstående indkøb over 500

t.kr. bliver godkendt af ressourcedirektøren.

For så vidt angår indkøb i It afdelingen og CFU er disse foretaget i henhold til SKI aftalen og / eller

ved tilbud.

Indkøb til CFV vedrører konsulentydelser, der kan henføres til undervisning, vejledning, eksamensaf-

vikling og konsulentbistand.

Ydelserne er ikke leveret i henhold til SKI aftaler eller er godkendt i overensstemmelse med UCSJ’s

overordnede indkøbspolitik.

CFV har udarbejdet en standardaftale om køb af konsulentydelser. Heraf fremgår de kontraktlige for-

hold såsom opgave, omfang og honorar mv.

Vi kan oplyse, at der på de udvalgte stikprøver vedr. køb af konsulentydelser afregnes til 350 kr. pr.

time.

Vi skal gøre opmærksom på, at ved indkøb at eksterne undervisere, som driver selvstændig virksom-

hed, bør honoraret ikke overstige en normal lønudgift med tillæg af indirekte lønomkostninger.

Vi er ikke i stand til at vurdere, hvorvidt den afholdte undervisning kunne have været udført af UCSJ’s

egne medarbejdere.

Vi skal dog anbefale, at UCSJ begrunder anvendelsen af konsulenten samt dokumenterer, hvorvidt det

er mest økonomisk fordelagtigt at købe en konsulentydelse frem for at anvende egne undervisere.

Vi skal dog gøre opmærksom på, at såfremt konsulenterne primært leverer ydelser til UCSJ, vil det

medføre, at SKAT betragter forholdet som et lønmodtagerforhold, og UCSJ hæfter derfor for mang-

lende indeholdelse af A-skat.

Deloitte 243

Vi har ligeledes forespurgt til leje og varme afregnet til Holbæk Kommune på 1.059 t.kr. og Haslev

Fjernvarme på 1.100 t.kr. i perioden 01.01 - 18.11.2013. Vi har fået oplyst, at lejen til Holbæk Kom-

mune bliver drøftet med kommunen, og varmeudgiften vedrørende opvarmning af ejendommen i Has-

lev har dette niveau, hvis bygningerne ikke skal forfalde.

Vi skal gøre opmærksom på, at vi forbindelse med vores revision ikke har konstateret uregelmæssig-

heder, der indikerer besvigelser.

Vi har endvidere konstateret, at der stadig udestår en betaling til Enemærke og Petersen på ca. 26

mio.kr. vedr. en tvist om byggeriet af Campus Roskilde. Vi har fået oplyst, at UCSJ har søgt juridisk

bistand til afklaring af dette forhold. Vi vil i forbindelse med statusrevisionen foretage en opfølgning

af dette forhold.

4.2.3 Løn og gager


Personaleomkostninger,

herunder timeregistre-

ring

Personaleomkostninger

Anden gæld (lønrelaterede poster)

Lønudbetaling

Timeregistrering

Vi har revideret løn og gager, som institutionen har udbetalt til og med 30.09.2013.

Generel revision af løn og gager

Denne revision af området omfatter

om gældende løn- og ansættelsesvilkår følges, herunder ved stillingsstatusændringer,

om gældende retningslinjer for anvendelse af lønsystemer og forretningsgange, herunder interne

kontroller, følges,

om der foreligger den fornødne dokumentation samt korrekt regeloverholdelse for lønindberet-

ninger og løndele, herunder afregning, og

om der for ovennævnte forhold foreligger den fornødne dokumentation samt overholdelse af

godkendelsesprocedurer.

Revisionen har taget sit udgangspunkt i de foreliggende beskrivelser af forretningsgange i såvel løn-

og personaleafdelingen, som de lønrapporterende afdelinger. Vi har foretaget en gennemgang af de

anvendte forretningsgange.

Deloitte 244

Dernæst er der på grundlag af udtræk fra UCSJ’s ØS-LDV (løndatabase) foretaget en stikprøvevis

revision af september måneds lønninger. Denne revision er foretaget dels på grundlag af en generel

stikprøve, dels på grundlag af personudtræk, baseret på udvalgte karakteristika ved lønopgørelsen samt

lønudbetalingen.

Stikprøvevis blev det på grundlag af dette undersøgt:

om oprettelser er sket i henhold til gældende løn- og ansættelsesbestemmelser samt faktisk under-

visning,

om gager og lønninger (herunder overtid) er beregnet i henhold til godkendte aktivitetsskemaer,

indberetninger samt arbejdstidsaftaler,

om tillæg er godkendte, og der eksisterer den fornødne hjemmel,

om fradrag er foretaget og beregnet korrekt,

om kontering er foretaget korrekt,

om der for nyansatte er foretaget afkortning i løn og gage, og

Herudover er udført analyser vedrørende:

overtidsforbrug,

registrering af afholdt ferie,

registrering af fravær,

resultatløn

Ved revisionen undersøges forretningsgangene på området, og der er foretaget stikprøvevis kontrol af

oprettelsen af 28 nyansatte.

Revisionen har taget sit udgangspunkt i den foreliggende beskrivelse af forretningsgangene i løn- og

personaleafdelingen.

Vores revision har givet anledning til følgende bemærkninger:

4.2.3.1 Bemærkninger til revision af lønninger og gager

Jf. revisionsbekendtgørelsen skal vi oplyse, om institutionen afholder lønudgifter til for mange eller

for overkvalificerede personer, samt om de ansatte opfylder betingelserne for den pågældende stilling.

Vi er på baggrund af den udførte revision af den opfattelse, at institutionens personale aflønnes i hen-

hold til gældende regler.

Som tidlige anført er det konstateret, at statens lønsystem, SLS, ikke kræver, at der er såvel indberetter

som frigiver ved udbetaling af løn. Der er således ikke etableret reel funktionsadskillelse for udbeta-

Deloitte 245

ling af løn. Vi betragter den manglende systemmæssige funktionsadskillelse som værende uhensigts-

mæssig, da funktionsadskillelsen er et afgørende element i tilrettelæggelsen af interne kontroller og

betryggende anlagte forretningsgange.

Vi har fået oplyst, at det ikke er muligt at ændre på dette forhold omkring brugeroprettelse og funkti-

onsadskillelse i SLS, hvorfor der ikke kan opretholdes en systemmæssig kontrol af funktionsadskillel-

se for udbetaling af løn.

Institutionen har derfor indført en manuel kontrol for gennemgang af uddata, for at sikre, at der har

været en funktionsadskillelse.

Vi har i tilslutning til lønrevisionen kontrolleret, at der er funktionsadskillelse mellem inddatering og

frigivelsesfunktionen.

Revisionen er tilrettelagt ved stikprøver, således at alle væsentlige lønkategorier er repræsenteret. Vi

har på grundlag heraf undersøgt, hvorvidt der er foretaget kontrol af,

1. om ansættelsesbetingelserne, herunder indplacering, for institutionens personale formelt set er i

orden, herunder om der foreligger ansættelsesbreve og – såfremt det er påkrævet – godkendelse

fra ministeriet

2. om variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser mv. er

opgjort korrekt og dokumenteret ved specificering af præstationerne samt attesteret af dertil

bemyndigede personer

3. om institutionens indbetaling af medarbejdernes pension er korrekt

4. om kildeskattelovens bestemmelser om indberetning af A- og B-indkomst er fulgt

5. om institutionens inddatabehandling og uddatakontrol har fungeret korrekt.

Vi har igen i år udført vores revision med udgangspunkt i institutionens interne kontrolprocedurer.

Til vurdering af, om institutionen har ansat for rigeligt og for overkvalificeret personale, har vi ved

interview samt gennemgang af udvalgte personalesager stikprøvevist kontrolleret, om der er sammen-

hæng mellem medarbejderens kvalifikationer og det arbejde, personen er ansat til at udføre. Vi har

herunder undersøgt sammenhængen mellem stillingsbeskrivelsen og lønindplaceringen.

Vedrørende resultatløn henviser vi til afsnit 3.4.1.

Mobiltelefoni

UCSJ har procedurer for, at medarbejdere, der har modtaget en mobiltelefon til arbejdsmæssig benyt-

telse, skal afgive en tro- og loveerklæring på, at den ikke anvendes privat. Vi vil i forbindelse med

vores statusrevision stikprøvevis foretage en opfølgning herpå.

Deloitte 246

Automatisk spærring ved overskridelse af udbetalingsmaks.

I SLS er der mulighed for at indsætte et loft for den maksimale nettoløn. Dette sikrer, at en fejlregistre-

ring ikke umiddelbart resulterer i en for høj udbetaling til en medarbejder.

Vi har i forbindelse med gennemgangen af udbetaling af overarbejde og resultatløn konstateret, at

lønmedarbejderen kan ændre dette loft, således af lønkørslen kan gennemføres.

Vi skal anbefale, at ændringen af udbetalingsloftet kun foretages efter godkendelse af økonomichefen.

Udbetaling af løn til ansatte uden færdigforhandlet ansættelseskontrakt

Vi har i forbindelse med gennemgang af nyansatte konstateret, at der udbetales løn til én ansat, hvor

der ikke foreligger en underskrevet ansættelsesaftale. Ansættelsesforholdet er påbegyndt 1. august

2013 og ifølge personaleafdelingen er kontrakten ikke færdigforhandlet mellem UCSJ og medarbejde-

rens organisation. Principielt bør ansættelsesvilkårene være færdigforhandlede, inden medarbejderen

tiltræder stillingen.

Det er samlet vores opfattelse, at løn og gager overordnet set administreres forsvarligt af institutionen.

4.2.4 Beholdningseftersyn


Likvide beholdninger Likvide beholdninger Afstemninger

Betalingssystemer

Uanmeldt beholdningseftersyn

Den 18. november 2013 foretog vi et uanmeldt beholdningseftersyn, der omfattede en afstemning af

alle likvide beholdninger, samt en gennemgang af debitorer og kreditorer.

Vi har ifølge aftale med institutionen dog ikke foretaget kasseeftersyn i institutionens kantiner.

I henhold til forretningsgangene skal økonomikonsulenterne foretage kasseeftersyn minimum en gang

årligt. Vi har fået oplyst, at der ikke er foretaget kasseeftersyn i perioden 01.01 - 31.10. Vi vil i forbin-

delse med statusrevisionen foretage en opfølgning herpå.

Det er kontrolleret, at de tilrettelagte forretningsgange for personadskillelse mellem registrerings- og

frigivelsesfunktionerne på kasseområdet har fungeret på betryggende vis.

Vi har i forbindelse med vores revision gennemgået institutionens elektroniske betalingssystemer.

Vores revision har været tilrettelagt med henblik på at vurdere følgende områder:

1. Den indbyggede funktionsadskillelse, bl.a. kontrol af, om der foreligger enefuldmagter

Deloitte 247

2. Systemernes adgangsbegrænsning

3. Den logiske sikkerhed knyttet til systemer.

Vi har ved interview fået oplyst, at der ikke er sket ændringer i fuldmagtsforholdene i 2013. Vi mod-

tager engagementsoversigter inkl. fuldmagtsforhold i forbindelse med revisionen af institutionens

årsregnskab og vil i den forbindelse følge op på fuldmagtsforholdene.

Vores revision på området har ikke givet anledning til bemærkninger.

4.2.5 Særlige tilskud og projekter


Særlige tilskud Øvrige indtægter

Andre tilgodehavender

Anden gæld

Projekter

Forvaltning

Vores revision har omfattet 3 projektregnskaber, der er afsluttet i 2013. Vi har afgivet særskilte revisi-

onserklæringer herpå, og vi har blandt andet påset, at

der er fastlagt procedurer, som sikrer, at igangværende projekter periodiseres korrekt, og at

alle indtægter og omkostninger ved de pågældende projekter registreres løbende og er adskilt fra

institutionens øvrige virksomhed.

UCSJ har forretningsgange og kontroller, der sikrer, at projektregnskaber kan aflægges uden revisi-

onsbemærkninger og dermed sikre, at alle relevante omkostninger medtages i regnskaberne.

Vi vil i forbindelse med statusrevisionen gennemgå de igangværende projekter med ledelsen for at få

dokumenteret sammenhængen mellem de modtagne midler og projektets færdiggørelsesgrader, og

hvorvidt projekterne indebærer særlige risici for UCSJ som leadpartner.

4.2.6 Regnskabsinstruks


Øvrige forhold Regnskabsinstruks

Ifølge revisionsbekendtgørelsen skal vi gennem vores revision kontrollere, om institutionen følger

retningslinjerne i dens regnskabsinstruks. Institutionens regnskabsinstruks er opdateret i 2012 og god-

Deloitte 248

kendt på bestyrelsesmødet den 22. marts 2013. Vi har i forbindelse med revisionen påset, at instruksen

følges på alle væsentlige områder.

4.3 Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller

Det er vores vurdering, at de administrative forretningsgange og interne kontroller overordnet set fun-

gerer tilfredsstillende, idet de forannævnte forhold dog skal iagttages, og samtidig udgør et tilstrække-

ligt grundlag til at sikre en fuldstændig, gyldig, nøjagtig og rettidig registrering og bogføring af institu-

tionens transaktioner på de ovennævnte områder, som har været omfattet af vores gennemgang.

4.4 Særlige kontrolopgaver

4.4.1 Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø

Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen forespurgt institutionen ledelse, om der er

udarbejdet en skriftlig undervisningsmiljøvurdering i overensstemmelse med lov om elevers og stude-

rendes undervisningsmiljø.

UCSJ har i 2013 gennemført elevtrivselsundersøgelser, som bl.a. indeholder spørgsmål, der vedrører

det fysiske og psykiske miljø på de respektive uddannelsessteder.

4.4.2 Fast ejendom

Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen undersøgt, at

1. UCSJ ikke har foretaget investeringer eller indgået lejemål, der har en uopsigelighed på mere

end ti år eller som overstiger 30 mio.kr. uden forudgående godkendelse fra finansudvalget,

2. UCSJ’s salg af fast ejendom ikke har haft til formål at flytte hovedparten af institutionens til-

skudsberettigede aktiviteter til lejemål, medmindre det på forhånd er godkendt af ministeriet,

3. UCSJ ikke investerer i fast ejendom eller indgår nye lejemål med henblik på udlejning,

4. UCSJ ved udskiftning af lejemål med egne bygninger har givet meddelelse til ministeriet, og

5. UCSJ registrerer og værdiansætter bygninger mv. i overensstemmelse med reglerne i bekendt-

gørelse om anvendelse af statens regnskabsvæsen.

Vi har i forbindelse med vores revision kontrolleret, at der er udarbejdet vedligeholdelsesplaner for

alle ejendomme. I henhold til UCSJ’s procedure, er det et eksternt rådgivningsfirma der gennemgår

ejendommene og udarbejder vedligeholdelsesplaner. Vi har ikke i forbindelse med den løbende revisi-

on undersøgt, hvorvidt der er afholdt / udført de arbejder, der måtte fremgå af disse vedligeholdelses-

planer. I forbindelse med revisionen af institutionens årsrapport vil vi sammenholde de afholdte om-

kostninger med de forventede omkostninger i henhold til vedligeholdelsesplanerne.

Ledelsen har dog oplyst, at de lagte vedligeholdelsesplaner følges, og at der ikke er udskudt væsentli-

ge vedligeholdelsesarbejder.

Vi har ingen bemærkninger til den udførte revision af ovenstående punkter.

Deloitte 249

4.4.3 Resultatløn

Vi henviser til særskilt omtale i afsnit 3.4.1.

4.5 Løn- og ansættelsesforhold

Vores revision af løn og gager har været tilrettelagt med henblik på at påse, at institutionens dispositi-

oner sker i overensstemmelse med de overenskomster, aftaler m.m., der gælder for institutionens per-

sonale, jf. de bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, der er fastsat af eller aftalt med Finansmini-

steriet i Revisionsbekendtgørelsens bilag, pkt. 2.

Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger, jf. dog afsnit 4.2.3.

5. Rådgivnings- og assistanceopgaver

Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 22. marts 2013 har vi efter anmodning fra ledelsen

udført følgende opgaver:

Revisorerklæringer til Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser ved-

rørende:

Fuldtidsuddannelser

Åben uddannelse

Påtegning af projektregnskaber

Assistance vedrørende diverse regnskabsmæssige forhold

Assistance vedrørende diverse momsmæssige forhold.

Deloitte 250

6. Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling

I vores protokollat af 31. marts 2008, er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapporte-

ring samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil.

Slagelse, den 19. december 2013

DeloitteStatsautoriseret Revisionspartnerselskab

Søren Stampe Lars Hillebrandstatsautoriseret revisor statsautoriseret revisor

Fremlagt på bestyrelsesmødet den 28. februar 2014

Bestyrelse

Hans Stige Knud Henning Andersen Inger Jensenformand næstformand

Eva Levinsen Steen Sørensen Bruno Lind

Bente Sorgenfrey Henrik Stapelfeldt Kristian Ebbensgaard

Niels Hørup Maj-Britt Lund Petersen Søren Kragbæk

Michelle Nielsen Christina Larsen

LPSV/hgh

T:\AFD1500\150033\13\150033RP1301.docx

UCSJs kvalitetspolitik og –strategi

1

UCSJs kvalitetspolitik og -strategi

1. Introduktion ................................................................................................... 1 2. Kvalitetsarbejdets omfang og mål .................................................................. 2

2.1. Omfang ..................................................................................................... 2 2.2. Udmøntning af akkrediteringskriterier m.m. .............................................. 2 2.3. Principper for kvalitetsarbejdet: De 10 bud ............................................... 3

3. Kvalitetsarbejdets fire niveauer ...................................................................... 5 4. Niveau 1: Kvalitetssikring og –udvikling af undervisning og studieaktiviteter 6 5. Niveau 2: Kvalitetssikring og –udvikling af uddannelsesudbud ...................... 9

5.1. Videngrundlag ......................................................................................... 10 5.2. Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) ................................................ 13 5.3. Relevans.................................................................................................. 14

6. Niveau 3: Kvalitetssikring og –udvikling af uddannelser ............................... 16 7. Niveau 4: Det fælles kvalitetsarbejde .......................................................... 17

7.1 Involvering af de studerende .................................................................... 17 7.2 Kvalitetssikring og -udvikling af fællesfunktioner ...................................... 17 7.3 Tværgående kvalitetstemaer .................................................................... 18 7.4 Direktionens opfølgning ........................................................................... 18 7.5 Det årlige kvalitetshjul i UCSJ .................................................................... 19 7.6 Kvalitetsenhedens organisering ................................................................ 19 7.7 Intern og ekstern kommunikation ............................................................. 19 7.8 Revision og evaluering af kvalitetsarbejdet og KPS .................................... 20

Bilag A: Årshjul for det fælles kvalitetsarbejde i UCSJ ....................................... 21 Bilag B: Kriterier for institutionsakkreditering .................................................. 24

1. Introduktion

Kvalitetspolitikken og -strategien (KPS) sætter rammerne for kvalitetsarbejdet i UCSJ, som består af sikring, dokumentation og udvikling af uddannelsernes videngrundlag, tilrettelæggelse og gennemførelse samt relevans. UCSJs KPS henvender sig til alle interne og eksterne interessenter, herunder studerende, aftagere og praktiksteder samt undervisere og ledere på UCSJ, som alle bidrager til, at de studerende opnår gode læringsoplevelser og kompe-tencer af høj kvalitet og relevans. UCSJs KPS er en videreførelse og udbygning af det kvalitetsarbejde, som i flere år har fundet sted på uddannelserne for at sikre deres videngrundlag, niveau og indhold samt relevans. Men samtidig indarbejdes nye krav til en fælles kva-litetsstrategi og politik, ledelsesunderstøttelse, kvalitetskultur m.m., som frem-går af institutionsakkrediteringskriterierne fra juni 2013, som UCSJ skal leve op til. UCSJs KPS er integreret med organisationens strategier, udviklingskontrakten og andet regelgrundlag, så de skaber en samlet ramme for realisering af måle-ne for uddannelserne. Derved understøttes UCSJs mission og vision: UCSJ ud-danner, skaber viden, værdi og vækst med udgangspunkt i Region Sjælland.


2

UCSJ vil gennem høj faglighed, innovation og gennemslagskraft udfordre vane-tænkning og aktivt møde samfundets og borgernes foranderlige behov for ud-dannelser og faglige løsninger. Dokumentet er udformet efter tæt dialog med alle involverede ledere og nøgle-personer af betydning for kvalitetsarbejdet. Herunder har en nedsat reference-gruppe og en række arbejdsgrupper givet input til kvalitetsarbejdet. På den baggrund består KPS både af dette overordnede dokument som supple-res af en række retningslinjer og vejledninger for specifikke indsatser. Forslag til forbedringer er altid meget velkomne og sendes til UCSJs kvalitets-chef.

2. Kvalitetsarbejdets omfang og mål

2.1. Omfang

UCSJs KPS omfatter de dele af uddannelserne og deres kvalitet, som er be-skrevet i institutionsakkrediteringskriterierne (IA-kriterierne). Dette inkluderer bl.a.:

Alle de professionsbachelor- og diplomuddannelser, som UCSJ har udbuds-

ret til.

Kvalitetssikringen af hver enkelt uddannelsesudbud, som UCSJ har udbuds-

ret til at udbyde.

Alle tilrettelæggelsesformer, dvs. også e-læring.

UCSJs løbende tilpasning af lokale studieordninger.

UCSJs udviklingsarbejde ved planlægning af nye udbud.

UCSJs deltagelse i udvikling og revision af nye og eksisterende uddannel-

ser, herunder udvikling og revision af landsdækkende studieordninger.

Fællesfunktioner og supportfunktioner, som har betydning for om de stude-

rende kan nå uddannelsernes læringsmål.

En række krav til, at der skal sættes ambitiøse mål for kvalitetsarbejdet på

de enkelte udbudssteder og der skal udarbejdes strategier til hvordan må-

lene nås.

Kvalitetssikring af prøver og eksaminer er ikke direkte nævnt i kriterierne og er derfor på nuværende tidspunkt ikke direkte inkluderet i UCSJs kvalitetssystem. Hvad angår ekstern censur, så finder der allerede kvalitetssikring sted via cen-sorordningen. Dog er censorerne eksterne interessenter, og disse forventes inddraget i kvalitetsarbejdet (IA-kriterium V).

2.2. Udmøntning af akkrediteringskriterier m.m.

Kvalitetsarbejdet tager udgangspunkt i at UCSJ skal leve op til de akkredite-ringskriterier, som fremgår af bilag A. Disse danner baggrund for indsatser og retningslinjer for kvalitetsarbejdet, som løbende vurderes er opfyldt via målin-ger og opfølgningsaktiviteter jf. de lysegrå felter i figur 1. På den baggrund in-deholder dette dokument en række retningslinjer og henviser til dokumenter som udmønter retningslinjer i overensstemmelse med akkrediteringskriterier-ne. Samtidig har UCSJ udviklet nøgletal, som systematisk anvendes til at


3

overvåge om kriterierne er opfyldt. Disse nøgletal fremgår af UCSJs hjemme-side for hver enkelt uddannelse og for udvalgte fællesfunktioner. Udover akkrediteringskriterierne skal UCSJs strategi, udviklingskontrakter og handleplaner, konkrete kvalitetsudfordringer og øvrige aktuelle kvalitetsdags-ordner også udmøntes i kvalitetsarbejdet. Dette sker i forbindelse med, at der årligt udarbejdes status og udviklingsplaner (SUPer), hvor uddannelserne, fæl-lesfunktioner og direktionen gør status over deres resultater og sætter mål for det kommende år. De mål og indsatser der formuleres på basis af SUPerne er derfor dynamiske. Derved sikres det, at relevante problemstillinger og udfor-dringer løbende indfanges og håndteres. Figur 1: Kvalitetsarbejdet udmøntes i indsatser og retningslinjer, hvorefter der følges op på resultaterne

2.3. Principper for kvalitetsarbejdet: De 10 bud

Nedenstående principper sætter rammerne for, hvordan kvalitetsarbejdet gen-nemføres på alle niveauer i UCSJs organisation. Principperne skal bl.a. sikre, at kvalitetsarbejdet er velfungerende, og at kvalitetsarbejdet i praksis er kende-tegnet ved en inkluderende og lærende kvalitetskultur på uddannelserne jf. IA-kriterium II: 1. Kvalitetsarbejdet understøtter primært, at de studerende når de relevante

læringsmål, men omfatter også, at de får gode læringsoplevelser.

2. Kvalitetsarbejdet anvendes til sikring, udvikling og dokumentation af UCSJs kvalitetsprocesser og mål. Det er særligt fokus på, at kvalitetsarbejdet le-der til udvikling. Udvikling omfatter, at kvalitetsarbejdet skal være anven-delsesorienteret og meningsfuldt for de studerende, undervisere, aftagere og UCSJs fællesfunktioner.

3. Kvalitetsarbejdet følger kvalitetscirklen (Plan, Do, Check, Act, se figur 2). Det underbygger opnåelsen af konkrete mål for UCSJ, og der sker løbende dokumentation af om målene nås, og der er konstant fokus på realiserin-gen af dem.

4. Kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved en inkluderende og lærende kvali-tetskultur baseret på intern åbenhed og videndeling om alle evaluerings-

Målinger & opfølgning

Indsatser & retningslinjer

Akkrediterings-kriterier

Årlige SUPer

UCSJ's strategi

Udviklingskontrakt, handleplaner m.m.

Konkrete kvalitetsudfordringer

Øvrige dagsordner


4

og opfølgningsaktiviteter, som understøtter realisering af uddannelsernes kvalitet og relevans i praksis.

5. Kvalitetsarbejdet er baseret på klar kommunikeret ansvarsfordeling, koor-dinering og servicering mellem undervisere, ledere og stabsfunktioner på UCSJ med tydelig beskrivelse af ansvaret for systematisk planlægning, ak-tiviteter, evaluering og opfølgning.

6. Organiseringen af kvalitetsarbejdet sker under hensyn til, at det primære kvalitetsarbejde finder sted på uddannelserne og tilpasses under hensyn til faglige værdier og prioriteringer.

7. UCSJs evalueringer er troværdige og har en høj kvalitet. Undersøgelser en-gagerer respondenterne, og data har relevans, objektivitet, pålidelighed og gyldighed. Derfor har UCSJ fælles systemer til kvalitetssikring af evaluerin-gerne.

8. Kvalitetsarbejdet fremmer transparens og videndeling- og udveksling med det omgivende samfund. Derfor offentliggøres centrale dokumenter og re-sultater.

9. UCSJ har en række fælles support- og opfølgningsfunktioner, fælles vejled-ninger, redskaber og procedurer. Formålet hermed er at sikre og under-støtte, at kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved ovenstående punkter.

10. UCSJ evaluerer løbende om kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved ovenstå-ende principper og foretager på den baggrund løbende forbedringer af kva-litetsarbejdet.

Mindst hvert 2. år skal de ti bud evalueres og evt. revideres, dog første gang i 2014. Figur 2: Demings cirkel (Plan, Do, Check, Act)

Plan: Planlæg

Do: Gennemfør indsatsen

Check: Evaluer

indsatsen

Act: Følg op


5

3. Kvalitetsarbejdets fire niveauer

UCSJs kvalitetsarbejde er planlagt og organiseret ud fra nedenstående fire ni-veauer. Hvert niveau afspejler et selvstændigt organisatorisk niveau, som kva-litetsarbejdet er knyttet til. Figur 3: Oversigt over de fire niveauer i kvalitetsarbejdet

Kvalitetsopgaver: At sikre, udvikle og doku-mentere kvaliteten af:

Udføres af:

1. Modul/fag

– Undervisningen og studieaktiviteter

Undervisere

2. Udbud

– Videngrundlag

– Tilrettelæggelse og gennemførelse

– Relevans

Uddannelseschef/ledere

3. Uddannelse

– Nye uddannelser

– Landsdækkende eksisterende studieord-ninger

Uddannelseschef/ledere + fælles kvalitetsenhed

4. Institution

– UCSJs samlede kvalitetssystem

Fælles kvalitetsenhed/

direktion/rektor

Første niveau omfatter kvalitetssikring og –udvikling af undervisningen og stu-dieaktiviteter i enkelte moduler eller fag, herunder at alle moduler/fag evalue-res af underviserne som en integreret del af undervisningen. Andet niveau omfatter den mere overordnede kvalitetssikring – og udvikling af det enkelte udbud i forhold til tre kvalitetssøjler, som er i overensstemmelse med de danske institutionsakkrediteringskriterier: Videngrundlag, tilrettelæg-gelse og gennemførelse samt relevans. Heri indgår i tilrettelæggelse og gen-nemførelse en kvalitetssikring af aktiviteten beskrevet i niveau 1. Revision af de institutionsspecifikke dele af studieordningerne indgår også på dette niveau. Opgaverne på denne niveau organiseres af uddannelsescheferne og lederne. Tredje niveau omfatter udvikling af helt nye uddannelser og revision af de landsdækkende studieordninger. Da der typisk er flere institutioner, som ud-byder samme uddannelser, er dette et arbejde, som finder sted i samarbejde med andre institutioner. Fjerde niveau omfatter, at UCSJs kvalitetsenhed og øvrige fælles enheder i UCSJ giver support til og udvikler fælles processer, der understøtter og kvali-tetssikrer uddannelsernes kvalitetsarbejde. Bemærk, at der er særligt fokus på undervisernes rolle i første niveau, men at målet er bred medarbejderinddragelse i alle led af kvalitetsarbejdet. Kvalitetsarbejdet er beskrevet i de følgende afsnit på hver af de fire niveauer.


6

4. Niveau 1: Kvalitetssikring og –udvikling af undervisning og studieaktiviteter

Undervisningen og de tilknyttede studieaktiviteter er UCSJs kerneydelse. Den løbende kvalitetssikring og -udvikling på de enkelte moduler/fag har derfor strategisk betydning for UCSJ. Dertil kommer, at der skal være en systematisk tilgang til evaluering af undervisningen og studieaktiviteter, for at UCSJ kan leve op til IA-kriterium IV (uddannelsernes niveau og indhold). På den baggrund skal underviserne arbejde systematisk med kvalitetssikring og udvikling af undervisningen og de tilknyttede studieaktiviteter. Elementerne heri fremgår af figur 4, mens det i figur 5 er detaljeret beskrevet, hvilke ret-ningslinjer underviserne skal følge, når de kvalitetssikrer undervisningen og studieaktiviteter. Bemærk at beskrivelsen af retningslinjerne følger de fem fa-ser i figur 4. Endelig er der også en række retningslinjer for videndeling af eva-lueringsresultater (den midterste cirkel i figur 4), som er beskrevet i figur 6. Hovedelementer i retningslinjerne: 1) Kvalitetsarbejdet omfatter ikke kun evalueringer men alle led fra planlæg-

ning, gennemførelse og opfølgning på undervisningen og studieaktiviteter i de enkelte moduler/fag.

2) Der er stor frihed til at planlægge de typer af evalueringer, som anvendes på de enkelte uddannelser, så længe metoderne er kvalitetssikret af UCSJs kvalitetsenhed.

3) Der lægges stor vægt på opfølgning overfor de studerende og på intern videndeling, m.h.p. fælles læring og udvikling.

4) Der er samlet set ikke tale om store ændringer i forhold til undervisernes tidligere praksis på UCSJ. Der er primært tale om en tydeliggørelse af eksi-sterende forventninger.

Figur 4: Undervisernes kvalitetssikring og -udvikling af undervisning og studieaktiviteter

Videndeling

1. Under-visningsplan på Fronter

2. Læringsmål og forvent-

ninger

3. Gennem-førelse

4. Evaluering i forhold til læringsmål

5. Synlig opfølgning


7

Figur 5: Retningslinjer for undervisernes kvalitetssikring og –udvikling af un-dervisning og studieaktiviteter

1. Undervisningsplan på Fronter

Fronter anvendes altid som platform for undervisningen og alt materiale gøres derfor i princippet tilgængeligt der. Fronter kan anvendes i sam-menhæng med andre e-læringsredskaber, internetressourcer m.m.

Der udarbejdes undervisningsplaner for alle moduler/fag, som sikrer at undervisningen finder sted i overensstemmelse med de fastsatte læ-ringsmål. En evaluering i slutningen af undervisningsforløbet skrives ind i planen.

2. Læringsmål og forventninger

Ved undervisningens start drøftes modulets/fagets læringsmål med de studerende, så det bliver tydeligt for dem, hvad de forventes at lære, og hvilke forventninger der er til deres indsats.

3. Gennemførelse

Underviseren er løbende opmærksom på de studerendes aktiviteter og feedback. På baggrund heraf løser underviseren selv opståede proble-mer og orienterer, når det er relevant, egen leder.

4. Evaluering i forhold til læringsmål

Underviseren tager initiativ til og gennemfører en evaluering af sin egen undervisning og studieaktiviteter ved undervisningens afslutning. Evalu-eringen skal særligt fokusere på at få indblik i forhold af betydning for, om de studerende har opnået læringsmålene. Processen skal også ses som en mulighed for de studerende til at gøre status på egen læring og indsats. De studerendes læringsoplevelse og tilfredshed er et element – blandt andre – i evalueringen.

Underviseren aftaler med sin leder hvilken evaluering, som vil blive an-vendt. UCSJ vil stille en række evalueringsskabeloner til rådighed, som der kan vælges imellem. Mindre tilpasninger af disse aftales med ud-dannelseschefen. Større ændringer drøftes med kvalitetschefen. Der vil være både mulighed for at vælge mere kvalitativt og dialogprægede evalueringer og spørgeskemaer.

I forlængelse af det forgående punkt finder underviseren den relevante skabelon og gør evalueringen klar til de studerende. Underviseren for-klarer de studerende om formålet med evalueringen og er, når det er re-levant selv tilstede og sikrer sig, at den bliver gennemført.

5. Synlig opfølgning Efter evalueringen er gennemført, analyserer underviseren selv resulta-

terne og gennemgår dem med de studerende. En mulighed er, at dette sker i lektionen efter evalueringen er gennemført eller fx en uge efter – afhængig af konteksten. Hensigten er, at underviseren får mulighed for dels at få uddybet de studerendes kommentarer og dels kan kommente-re dem. Underviseren kan også komme ind på hvilke overvejelser i for-hold til fremtidige forbedringer, som resultaterne giver anledning til. Processen skal altid tilpasses til de aktuelle omstændigheder.

Underviseren lægger resultatet af evalueringen på de studerendes Fron-ter-rum sammen med en kort konklusion. Konklusionen indeholder bl.a. fremadrettede overvejelser i forhold til de nuværende og fremtidige stu-derende, som evalueringen giver anledning til. Resultatet af evaluerin-gen og konklusionen sendes pr. mail til nærmeste uddannelsesleder – med mindre andet er aftalt. Dette er vigtigt af hensyn til de studerendes muligheder for at se, at de bliver taget alvorligt og at deres evalueringer anvendes.

Bemærk: Hvad angår fag/eller moduler, som gennemføres af flere undervisere i

fællesskab kan det være hensigtsmæssigt med en fælles evaluering af undervisningen og studieaktiviteter fx planlagt og gennemført i alle faser af teamkoordinator/teamleder. Evalueringens form aftales med ledelsen, men følger derudover de øvrige principper ovenfor.


8

Figur 6: Retningslinjer for videndeling om undervisning og studieaktiviteter

Bemærkninger: For alle uddannelser gælder at uddannelseschefen har ansvaret for den lo-

kale udmøntning af ovenstående rammer. Retningslinjer kan med fordel beskrives i den SUP som udarbejdes for udbuddenes tilrettelæggelse og gennemførelse.

Bemærk, at evalueringsaktiviteten ikke kun omfatter selve undervisningen men også de tilknyttede studieaktiviteter jf. studieaktivitetsmodellen. Her-ved understreges det, at det også er opgave for underviserne at sikre sig, at de studerende kender til forventningerne til deres studieaktiviteter, og at de faktisk er aktive i forhold hertil. Fokus på de studerendes egen aktivitet er også med til at understrege at læringsprocessen også kræver, at de stu-derende gør en indsats.

Retningslinjerne i figur 5 omfatter evalueringer, som gennemføres ved un-dervisningens afslutning. De kan med meget stor fordel suppleres af min-dre formative evalueringer og dialoger om undervisningen, som undervise-ren gennemfører i løbet af undervisningsforløbet.

Alle uddannelser følger ovenstående retningslinjer – dog med følgende til-pasninger for diplomuddannelserne: - Der anvendes altid et spørgeskema udarbejdet af CFV. Skemaet anven-des af underviseren på sidste undervisningsdag, og analyseres af CFV. Der vil derfor ikke ske dialog med de studerende om evalueringsresultaterne. - CFV anvender derudover en egen beskrivelse af forventningerne til deres undervisere som tager hensyn til de særlige behov som gør sig gældende for diplomuddannelserne.

Det er væsentligt, at de studerende kan se hvor kvalificerede deres under-visere er. Derfor skal UCSJs undervisere præsenterer sig selv som viden-medarbejdere og løbende opdatere deres meritter overbevisende på UC Vi-den jf. afsnit 5.1.

Hver enkelt uddannelseschef sørger for, at der foreligger en beskrivelse af hvordan ovenstående krav konkret er udmøntet på egen uddannelse.

Der er løbende fokus på videndeling og blandt underviserne og lederne

m.h.p. at sikre fælles læring, optimal kvalitet og sammenhæng i de stu-derendes uddannelsesforløb.

Underviserens ledelse har adgang til evalueringsresultaterne og undervi-sernes beskrivelse af opfølgning til de studerende. Dette har dels det formål at understrege for de studerende, at ledelsen tager deres evalue-ringer alvorligt og dels det formål, at lederen får mulighed for dialog med egen underviser om resultaterne.

Uddannelseschefen afgør i hvilket omfang evalueringsresultater af enkel-te underviseres undervisning gøres tilgængelige for andre undervisere. I overvejelserne skal indgå, at der dels er behov for at videndele mellem underviserne, men at der også kan være behov for at skabe fortrolige rum i visse sammenhænge. Resultaterne offentliggøres ikke af UCSJ.

Alt materiale gemmes i 5 år på Fronter regnet fra tidspunktet for modu-let/fagets afholdelse. Lederne har adgang til alt materiale på Fronter. Eksterne eksperter kan også gives adgang til alt materiale i forbindelse med akkreditering, men dette forventes kun aktuelt i enkeltstående til-fælde.


9

5. Niveau 2: Kvalitetssikring og –udvikling af uddannelsesudbud

UCSJs kvalitetsarbejde tager udgangspunkt i, at vi skal sikre og udvikle kvalite-ten af det enkelte uddannelsesudbud – som det udbydes i den enkelte by. Det-te giver mening for de studerende, som skal opleve, at vi har fokus på den kvalitet de møder i den by, hvor de læser. Dertil kommer, at akkrediteringssy-stemet også stiller krav om, at kvalitetssikringen omfatter de enkelte udbud af uddannelserne. I princippet kan UCSJ til enhver tid miste sin ret til at udbyde enkelte udbud af uddannelser, hvis det viser sig, at der ikke er styr på kvali-tetssikringen på de enkelte udbudssteder. På den baggrund omhandler dette afsnit og de tilknyttede underafsnit, hvordan UCSJ kvalitetssikrer de enkelte udbud af uddannelserne. Kvalitetsarbejdet på dette niveau omfatter de tre kvalitetssøjler, som er vist i figur 7. Hver af de tre søjler fremgår af både uddannelses- og institutionsak-krediteringskriterierne. Kvalitetsarbejdet, som er beskrevet i det følgende, er derfor designet til at leve op til disse kriterier. Ansvaret for kvalitetsarbejdet på dette niveau ligger hos uddannelsescheferne og deres ledere, og nedenstående beskrivelse af kvalitetsarbejdet på dette ni-veau skal derfor koordineres af dem. Men det er en fælles opgave for undervi-serne og lederne at løfte opgaven. Figur 7: De tre søjler i kvalitetsarbejdet

Det gøres ved, at der for hver kvalitetssøjle finder en række aktiviteter sted hen over året. Derudover udarbejdes en status- og udviklingsplan (SUP) en gang om året. Bemærkninger: Der gennemføres indsatser, evalueringer og indsamles data i løbet af året.

Det er resultatet af disse diverse indsatser og evalueringer, som der gøres status på i SUP

Det er en væsentlig prioritet i kvalitetsarbejdet på UCSJ at fremme samar-bejde, fælles læring og best pratices på tværs af udbud af samme uddan-nelse, da dette er en mulighed for at hæve kvaliteten på de enkelte ud-budssteder.

Derfor foretages der kvalitetssikring og –udvikling for alle udbud af samme uddannelse under ét i samme proces. Til gengæld skal der altid tages stil-

Løbende kvalitetsarbejde

Årlig SUP

Videngrundlag

IA-kriterium III

Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G)

IA-kriterium IV

Relevans

IA-kriterium V


10

ling til, om der er særlige forhold på de enkelte udbudssteder, som har be-tydning for kvalitetsarbejdet og de opnåede resultater.

Som resultat af status- og udviklingsplanerne fremkommer der dokumenta-tion og planer for kvalitetsarbejdet, som lægges på UCSJs intranet, hvor hver uddannelse får sin egen side.

Et system med nøgletal vil blive implementeret efterhånden, så disse ind-går i status- og udviklingsplanerne.

UCSJ har et ansvar for løbende at kvalitetssikre de institutionsspecifikke dele af studieordningerne. Den viden, der opnås i forhold til kvalitetssøjlen tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) samt kvalitetssøjlen relevans, vil derfor også blive brugt til at revidere de institutionsspecifikke dele af stu-dieordningerne. Dette er også nærmere beskrevet i de følgende afsnit.

Nedenfor følger en beskrivelse af de overordnede elementer for hver af de tre kvalitetssøjler. Den mest omfattende søjle omfatter tilrettelæggelsen og gen-nemførelsen af undervisningen. Denne søjle kræver bred medarbejderinddra-gelse i SUPen. De to øvrige søjler kan gennemføres af lederne evt. med delta-gelse af nogle få medarbejdere. Af hensyn til fælles koordination gennemføres evalueringerne inden for hver søjle så vidt muligt på samme tidspunkt af året for alle UCSJs uddannelser.

5.1. Videngrundlag

Videngrundlag omfatter UCSJs strategiske og praktiske arbejde med at sikre, at relevant og opdateret viden lægges til grund for udbuddene og inddrages aktivt i den løbende undervisning. Med udgangspunkt i IA-kriterium II og uddannelsesakkrediteringskriterium (UA-kriterium) II samt de bekendtgørelsesfastsatte krav til de erhvervsrettede videregående uddannelsers videngrundlag, skal UCSJ kunne vise, at vi har en praksis, som sikrer, at udbud og undervisning til stadighed baserer sig på et videngrundlag, som svarer professionsbachelor og diplom-niveauet, og som giver et solidt grundlag for opnåelse af uddannelsernes mål. Samlet set skal UCSJ sikre at: Udbuddene er tilknyttet relevante faglige miljøer og løbende baserer sig på

ny viden, som er relevant for professionsbachelor- og diplomuddannelser, og som er tilvejebragt i henhold til lovgivningens bestemmelser om uddan-nelsernes videngrundlag.

Undervisernes faglige kvalifikationer er opdaterede og løbende udvikles, og lever op til de krav til kvalifikationer og kompetencer, der følger af reglerne for uddannelserne.

Underviserne deltager i eller har aktiv kontakt med relevante forsknings-miljøer, udviklingsmiljøer eller beskæftigelsesområder, jf. uddannelsernes lovbestemte videngrundlag, og løbende inddrager viden og erfaringer her-fra i undervisningen.

De studerende har kontakt til det relevante videngrundlag, fx gennem ind-dragelse i aktiviteter relateret hertil.


11

Figur 8: Elementerne i kvalitetssikringen og -udviklingen af udbuddets viden-grundlag

Figur 9: Retningslinjer for registrering af videngrundlaget på udbuddet

VIDENGRUNDLAG

1. Fælles F&U

aktiviteter (koordineret

af FI)

2. F&U aktiviteter på uddannelsen

3. Underviser-nes egen

ajourføring og deltagelse

i F&U

4. Involvering af stude-

rende i F&U på uddan-

nelsen

Alle undervisere opdaterer deres profiler i UC Viden, så disse oplysninger kan bruges til at dokumentere, at undervisergrupperne har de fornødne kvalifikationer. Dette sker ved at hver enkelt underviser i UC Viden do-kumenterer:

o Uddannelsesniveau o Praksiserfaring o Specialisering o Pædagogiske kompetencer o Løbende ajourføring og kontakt til faglige miljøer.

FI sørger for løbende beskrivelse og dokumentation af de af FIs forsk-

nings- og udviklingsprojekter, som UCSJ og underviserne deltager i, så disse oplysninger lægges ind i UC Viden og knyttes til de relevante med-arbejdere. Den enkelte medarbejder skal selv registrere de projekter, som FI ikke er direkte involveret i.

Uddannelsescheferne sørger selv for at UC Viden opdateres med de pro-

jekter, som iværksættes på de enkelte uddannelser. Uddannelsescheferne og lederne følger årligt op på om oplysningerne

om de enkelte undervisere er opdaterede i UC Viden. Dette sker senest i forbindelse med MUS.

Ovenstående indgår i den årlige status- og udviklingsplan.

Løbende ind-

sats Årlig SUP


12

Videngrundlaget handler bredt om forsknings- og udviklingsaktiviteter (F&U), som både sikrer adgang til den nyeste viden og forankring i erhverv- og pro-fessionen. Sidstnævnte kan stamme fra en række projekter som involverer praksis fx udviklingsprojekter, konsulentopgaver, studiebesøg, gæsteforelæse-re fra erhvervet m.v. Figur 8 illustrerer UCSJs indsatser, som skal sikre, at de enkelte udbud lever op til ovenstående krav. Indsatserne er placeret hos for-skellige aktører i organisationen: I FI-enheden, som iværksætter fælles projekter og involverer de relevante

videnmedarbejdere (herunder undervisere) (jf. cirkel nr. 1). På udbuddene, som iværksætter deres egne aktiviteter (jf. cirkel nr. 2) og

involverer de studerende heri (jf. cirkel nr. 4). Hos underviserne som holder sig fagligt ajour (jf. cirkel nr. 3). Det er i denne sammenhæng væsentligt at skabe synergi mellem ovennævnte indsatser og derved fastholde og udvikle et samlet fagligt miljø, som understøt-ter uddannelserne. Resultaterne skal bl.a. være, at uddannelserne er opdate-rede med udviklingen inden for professionen samt den nyeste forskning natio-nalt og internationalt. Dette skal bl.a. afspejles i den anvendte litteratur. Da den viden, der genereres, skal kunne dokumenteres, sker dette også via UC Viden og registreringen heraf er derfor også en central opgave for UCSJs vi-dengrundlagsaktiviteter. Figur 8 viser, hvordan UCSJ løbende sikrer sig at rele-vante aktiviteter bliver registreret i UC Viden. Der er på UC Viden en instrukti-on i, hvordan den enkelte medarbejder opdaterer sin personprofil. Denne er opdateret til institutionsakkrediteringen, da ajourførte og overbevisende profi-ler er helt afgørende for at kunne demonstrere et solidt videngrundlag på ud-dannelserne. En gang årligt iværksætter cheferne, at der gennemføres en SUP for udbudde-nes videngrundlag, hvilket gøres ved at udbud af samme uddannelse evalueres i samme proces: Bemærkninger: Videngrundlagsaktiviteterne, som planlægges hen over året på de enkelte

uddannelser, fremgår af status- og udviklingsplanen. Der er ingen faste krav til hvilke aktiviteter som finder sted, så længe akkrediteringskravene er opfyldt. Det er den enkelt uddannelseschefs opgave at sikre, at viden-grundlaget er tilstrækkeligt.

Det vil være nødvendigt at dokumentere videngrundlaget pr. udbud. Men det er et selvstændigt mål at skabe faglige miljøer som omfatter alle udbud af samme uddannelse og mellem beslægtede uddannelser. Arbejdet med status- og udviklingsplanen skal derfor anvendes som en anledning til at vurdere og planlægge, hvordan videngrundlaget kan styrkes for uddannel-serne som helhed, herunder hvordan viden kan deles og udvikles på tværs af fagligt beslægtede uddannelser.

Der bliver udarbejdet en plan for undervisernes pædagogiske kompetence-udvikling samt for MUS, som vil være koblet til ovenstående aktiviteter.

Endelig arbejder FI løbende med strategier for styrkelse og dokumentation af de studerendes kontakt med videngrundlaget samt med vejledninger til, hvordan man på uddannelserne løbende kan styrke videngrundlaget.

Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående pro-cesser.


13

5.2. Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G)

Med udgangspunkt i IA-kriterium III og UA-kriterium IV skal UCSJ for hvert enkelt udbud kunne vise, at: • Undervisningens T&G og pædagogiske kvalitet understøtter de studerendes

læring og opnåelse af læringsmålene. • Der gennemføres løbende og regelmæssige studenterevalueringer af udbud

og undervisning, og resultaterne herfra finder systematisk anvendelse. • Dele af uddannelserne, der gennemføres uden for institutionen, herunder

praktik, kliniske forløb og uddannelsesdele, der gennemføres i udlandet, omfattes af systematisk kvalitetssikringsarbejde, herunder at praktikplad-ser bliver tilvejebragt.

• Faciliteter og ressourcer på udbudsstederne understøtter undervisningen og de studerendes gennemførelse af uddannelserne.

• Studieaktiviteten registreres og viser en hensigtsmæssig arbejdsbelastning i forhold til uddannelsens ECTS.

• Studieordningerne og derved uddannelsernes læringsmål og indhold har det rette faglige niveau og indhold.

I forhold til studieordningerne bemærkes det, at UCSJ kun har direkte indfly-delse på de institutionsspecifikke dele af studieordningerne, og det derfor er denne del der er fokus på her. Evaluering og revision af landsdækkende studie-ordninger behandles i afsnit 6. For at leve op til ovenstående krav skal UCSJ kunne kvalitetssikre alle de for-skellige elementer, som indgår i uddannelsens T&G, hvilket er illustreret på fi-gur 10 i cirkel nr. 1-4 og 6. Figur 10: Elementerne i kvalitetssikringen – og udviklingen af udbuddets T&G

KVALITET

1. Moduler/fag

2. Praktik/klink

3. Studieop-hold &

praktik i udlandet

4. Afgangs-projekter

5. Studieakti-

vitet, gennem-førelse &

karakterer

6. Øvrige forhold -

faciliteter og ressourcer

mv.

Årlig SUP Løbende ind-

sats


14

også være systemer til at overvåge resultaterne af indsatsen som illustreret i cirkel nr. 5, som omfatter kerneresultater: Studieaktivitet, gennemførelse og karakterer. Der udarbejdes en årligt en SUP, hvor der gøres status på aktiviteterne:

Mindre grupper foretager en status på hver af ovenstående områder. Her-

ved gøres der også status på den systematiske evaluering af undervisnin-gen og studieaktiviteter på de enkelte moduler/fag (figur 9, cirkel 1), jf. ni-veau 1 i UCSJs kvalitetssystem.

Der afholdes en status- og udviklingsdag for alle underviserne, hvor der sættes tid af til at samle op på arbejdet i grupperne og drøfte, hvilke priori-teringer og indsatsområder, som er vigtige for underviserne i forhold til at realisere læringsmålene.

Som resultat af status- og udviklingsdagen udarbejder uddannelseschefen en samlet SUP, som bl.a. beskriver de 5-10 vigtige indsatsområder i det kommende år.

Af den samlede SUP fremgår det også, om der evt. er behov for tilpasning af institutionsspecifikke dele af studieordningen.

Bemærkninger: Den enkelte uddannelseschef har ansvaret for, at ovennævnte aktiviteter

finder sted. Men ovenstående proces skal også involvere medarbejderne og derved understøtte en inkluderende kvalitetskultur, som understøtter forbedringer på udbuddene jf. IA-kriterium II.

Der vil blive udarbejdet en separat vejledning for diplomuddannelserne. For disse uddannelser udgår studieophold og praktik i vurderingen, og det er sværere at evaluere opnåelsen af samlede læringsmål for uddannelsen, da de studerende tager enkeltmoduler. Til gengæld har man direkte adgang til standardiserede spørgeskemabaserede evalueringer, som kan indgå i vur-deringen.

Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående pro-cesser.

5.3. Relevans

Med udgangspunkt i IA-kriterium V og UA-kriterium I skal UCSJ kunne vise, at udbuddene og uddannelserne afspejler arbejdsmarkedets behov, og at de stu-derende opnår relevante kompetencer. Dette inkluderer, at: Dimittenderne finder relevant beskæftigelse eller videre uddannelse. Relevante eksterne interessenter, herunder aftagersiden og dimittender fra

uddannelserne, løbende og systematisk inddrages i dialog om uddannelser-ne, herunder disses mål, indhold og resultater, og at resultaterne herfra anvendes ved tilpasning af udbuddene og uddannelserne.

Dimittendernes beskæftigelsessituation og udviklingen på det danske ar-bejdsmarked løbende monitoreres, og at resultaterne herfra systematisk vurderes med henblik på nærmere fastlæggelse af, hvornår beskæftigel-sessituationen giver anledning til særskilte initiativer.

Studieordningerne og derved uddannelsernes læringsmål og indhold afspej-ler aftagernes behov.

Det er for de erhvervsrettede videregående uddannelser en særlig udfordring, at vi opererer med landsdækkende studieordninger. UCSJ kan derfor ikke på egen hånd frit tilpasse de enkelte uddannnelsesudbud i forhold til arbejdsmar-kedets behov. Vi kan dog brugen viden om aftagernes behov til at: Løbende tilpasse tilrettelæggelsen og gennemførelsen af undervisningen.


15

Løbende tilpasse de institutionsspecifikke dele af studieordningerne. Opsamle viden, som formidles videre til de landsdækkende netværk, som

står for revisionen af de landsdækkende studieordninger. Relevansarbejdet på UCSJ omfatter derfor, at vi dels gennemfører en række aktiviteter, som giver viden om aftagernes behov, og at vi bruger denne viden til tilpasning af undervisningen og studieordningerne. Dette er illustreret i figur 11. Uddannelserne afholder møder med aftagerne (cirkel nr. 1 og 2), bruger digitale aftagerpaneler (cirkel 3), udarbejder dimittendundersøgelser (cirkel nr. 4), får input fra censorerne (cirkel 5) og inddrager beskæftigelsesstatistikker (cirkel 6). Bemærkninger: Ovenstående er en brutto-liste over aktiviteter. Ikke alle er nødvendigvis

nødvendige, så længe akkrediteringskravene er opfyldt. Der lægges fremover op til en decentral struktur, hvor det primært er ud-

dannelseschefen som planlægger og gennemfører relevansindsatsen i ko-ordination med fælles UCSJ aktiviteter.

Der er krav om, at eksterne eksperter enten i form af censorer, uddannel-seseksperter eller aftagere løbende inddrages i kvalitetsarbejdet (IA krite-rium IV). Dette skal ske på aftager og udviklingsdagene.

Jf. afsnit 6 vil tilpasning af de landsdækkende studieordninger ske i samar-bejde med de øvrige professionshøjskoler.

Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående pro-cesser. Figur 11: Elementer i kvalitetssikringen og –udviklingen af udbuddets relevans

RELEVANS

1. Strategiske

uddannelses-udvalg

2. Aftager- og

udviklings-dage

3. Digitale aftager-paneler

4. Dimittend-under-

søgelser

5. Input fra censorene

6. Diverse statistikker,

f.eks. beskæftigelse

Årlig SUP

Løbende ind-sats


16

6. Niveau 3: Kvalitetssikring og –udvikling af uddannelser

Dette område drejer sig om udvikling af helt nye uddannelser samt om revision af studieordningerne. Ifølge IA-kriterium IV og V skal UCSJs nye og eksisterende uddannelser og derved deres studieordninger leve op til at: Uddannelserne til stadighed har et niveau, der svarer til de relevante type-

beskrivelser i den danske kvalifikationsramme for videregående uddannel-ser.

Uddannelserne er relevante og afspejler arbejdsmarkedets behov. Der gennemføres regelmæssige evalueringer af uddannelserne med ind-

dragelse af eksterne eksperter, og at resultaterne herfra inddrages i den videre udvikling af uddannelsernes mål, indhold og tilrettelæggelse.

Centrale eksterne interessenter, herunder aftagersiden og eventuelle auto-risationsgivende myndigheder m.v., inddrages i udvikling og vurdering af nye uddannelsesforslag.

For at leve op til disse forventninger vil UCSJ have retningslinjer for: Udvikling af nye uddannelser Evaluering og revision af de landsdækkende studieordninger Input fra censorer og andre eksterne eksperter til de lokale studieordnin-

ger. Dot nr. 2 vedrører, at studieordningerne normalt er landsdækkende og derved skal revideres i samarbejde med de øvrige udbydere. Derfor arbejder UCSJ sammen med de øvrige professionshøjskoler herom. Dot nr. 3 vedrører , at lokal revision af de institutionsspecifikke dele af studie-ordninger er en del af kvalitetssikring og udvikling for de enkelte udbud (dvs. er omfattet af niveau 2: tilrettelæggelse og gennemførelse (afsnit 5.2) samt relevans (afsnit 5.3). Derfor er det vigtigt at de interne eksperter bliver inddra-get i denne sammenhæng, hvilket bl.a. opnås via de beskrevne udviklingsdage på uddannelserne, som der er udarbejdet et koncept for.


17

7. Niveau 4: Det fælles kvalitetsarbejde

Dette afsnit handler om planlægningen, organisering og opfølgning af det fæl-

les kvalitetsarbejde.

7.1 Involvering af de studerende

De studerende har stor betydning for kvalitetsarbejdet, idet kvalitetsarbejdets

primære formål er at sikre dels af de studerende når læringsmålene for deres

uddannelse og får gode læringsoplevelser.

For løbende at vedligeholde og styrke kontakten til de studerende gennemfører

UCSJ løbende følgende aktiviteter udover de aktiviteter, som allerede er be-

skrevet på niveau 1,2 og 3 i kvalitetssystemet. Derudover gennemfører UCSJ

følgende aktiviteter for løbende at holde en tæt kontakt til de studerende:

Kvalitetsenheden deltager på de studerendes årsmøde [er det korrekt be-

skrevet?] på UCSJ.

Kvalitetsenheden beder årligt de studerende om de har forslag og ideer til

den løbende kvalitetssikring af uddannelserne. [Skal nærmere beskrives

hvordan]

Alle lokationsansvarlige opfordres til, at de studerende deltager på de rele-

vante lokationsmøder.

De studerende involveres i forhold til den løbende revision af KPS.

Flere forslag…

7.2 Kvalitetssikring og –udvikling af fællesfunktioner

UCSJ har en række fællesfunktioner, som har betydning for, om de studerende

når de fastsatte læringsmål for deres uddannelse og får en god læringsoplevel-

se. Det drejer sig i denne sammenhæng særligt om følgende fællesfunktioner,

som derfor er underlagt UCSJs kvalitetssystem:

Studievejledning

Facility services (herunder kantiner og studiemiljø på de enkelte lokationer)

Support – internationale aktiviteter

Bibliotek

IT

Ovenstående funktioner udarbejder årligt en SUP, som dels baserer sig på En-

nova-undersøgelsen og evt. på egne målinger foretaget af den pågældende

enhed.

Resultatet af SUPen og de relevante Ennova-resultater lægges på en Fronter-

side for kvalitetsarbejdet for det pågældende enhed.

Kvalitetsarbejdet er understøttet af en vejledning, som beskriver den årlige op-

følgningsproces.


18

7.3 Tværgående kvalitetstemaer

Som led i det løbende arbejde for at styrke kvaliteten og kvalitetsarbejdet på

uddannelserne iværksætter UCSJ løbende fælles kvalitetsinitiativer. Det kan fx

dreje sig om fælles kvalitetsinitiativer for:

Bachelorprojekter og diplomuddannelsernes afgangsprojekter

Dimittendundersøgelser

E-læring (som tilrettelæggelses- og udbudsform)

Praktik

Studieaktivitet og studieaktivitetsmodellen

Direktionen beslutter tværgående projekter i forbindelse med direktionens årli-

ge opfølgning jf. næste afsnit.

7.4 Direktionens opfølgning

Kvalitetsarbejdet organiseres, så UCSJ kvalitetsenhed og direktion løbende føl-

ger med i, giver support til de enkelte uddannelser og fællesenheder kan gribe

ind, når der er behov herfor.

Dette sker for det første ved, at kvalitetsarbejdet er transparent. Som det

fremgår af afsnit 7.7 har alle uddannelser og fællesenheder et fælles og åbent

kvalitetsrum på Fronter, hvor alle dokumenter og resultaterne af de gennem-

førte SUPer ligger. Dertil kommer, at nøgletal også publiceres på UCSJs hjem-

meside.

Derudover gør kvalitetsenheden og direktionen en gang årligt status på kvali-

tetsarbejdet for hver enkelt uddannelse, fællesfunktioner og tværgående kvali-

tetstemaer og lægger herefter en plan for prioritering af kvalitetsarbejdet i det

kommende år. Denne proces kaldes ”direktionens SUP.” Formålet er dels at

give feedback til hver enkelt uddannelse og fællesfunktion og sikre at kvalitets-

arbejdet bliver fokuseret på nogle enkle velprioriterede indsatsområder.

Som forberedelse til direktionens status- og udviklingsdag giver kvalitetsenhe-

den support til uddannelsernes, fællesfunktionernes og evt. tværgående kvali-

tetsarbejdsgruppers kvalitetsarbejde, sådan at alt materiale ligger i en form,

som direktionen kan tage stilling til.


19

Figur 12: Direktionens årlige SUP

Ovenstående proces vil blive uddybet i en vejledning, som kvalitetsenheden og

direktionen vil følge.

7.5 Det årlige kvalitetshjul i UCSJ

Årshjulet for kvalitetsarbejdet har i 2013 været tilpasset forberedelsen til IA-

processen og det samme er gældende for 2014. Målet er at sikre en optimal

læring fra processen. Kvalitetshjulene er samtidig udarbejdet så alle dele af

kvalitetssystemet er gennemprøvet inden selvevalueringen afleveres 1. maj

2014. Da ekspertpanelets anbefalinger fra institutionsakkrediteringen vil fore-

ligge ultimo 2014 vil disse også indgå i direktionens SUP i marts 2015.

Men derudover er kvalitetshjulet i 2015 i normal drift som herefter følges til-

svarende i de efterfølgende år, med mindre ændringer besluttes. Kvalitetshju-

lene for 2013-14 og 15 fremgår af bilag A med bemærkninger.

7.6 Kvalitetsenhedens organisering

UCSJ er organiseret med en kvalitetsenhed som ledes af UCSJs kvalitetschef.

Enheden er organiseret med en række medarbejdere, som er ansat på uddan-

nelserne. Endelig har enheden også tilknyttet fælles supportfunktioner fra fæl-

lesadministrationen i Sorø.

Formålet med denne organisationsform er at sikre, at kvalitetsarbejdet er for-

ankret og meningsfuldt i forhold til behovene på uddannelserne. Ultimo 14 gø-

res der status på denne strategi, hvorefter der tages stilling til bemandingen

for 15.

De tilknyttede medarbejdere og deres funktioner og projekter fremgår af kvali-

tetsenhedens Fronter-rum.

7.7 Intern og ekstern kommunikation

Til at understøtte kvalitetsarbejdet på uddannelserne vil følgende blive etable-

ret:

Direktionens SUP

UCSJ's strategi

Udviklingskontrakt, handleplaner m.m.

Konkrete kvalitetsudfordringer

SUP Videngrundlag, T&G og Relevans pr uddannelse

SUP fællesfunktioner

Tværgående kvalitetsinitiativer og udfordringer

Udvikling af nye og revision af eksisterende uddannelser

Øvrige dagsordner


20

1) Opdatering af kvalitetsarbejdet på UCSJs hjemmeside. Følgende informati-

oner (jf. bl.a. lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v.)

vil blive gjort offentligt tilgængelige:

KPS

Information om institutionsakkrediteringen til studerende.

Fælles nøgletal ud for hver enkelt uddannelse og fællesfunktioner. Det

drejer sig bl.a. om tal fra fælles årlige studenter-undersøgelser, frafalds-

opgørelser, karaktergennemsnit og beskæftigelse.

2) Kvalitetsenhedens Fronter-rum, hvor alle medarbejdere i UCSJ kan få en

række oplysninger, vejledninger, evalueringsredskaber m.m. stillet til rå-

dighed.

3) Fronterrum for hver enkelt uddannelse og fællesfunktion, hvor følgende

oplysninger vil fremgå:

SUPer

Al anden relevant dokumentation herunder evalueringsresultater, opsam-

ling fra møder m.m.

Ovnnævnte Fronter-rum gøres tilgængelige for alle medarbejdere i UCSJ og

efter behov for den eksterne ekspertpanel ved institutionsakkrediteringen.

Resultatet af enkelte evalueringer af moduler/fag vil normalt alene fremgå

af uddannelsernes allerede eksisterende Fronter-rum til brug for undervis-

ningen.

7.8 Revision og evaluering af kvalitetsarbejdet og KPS

Dette dokument tages første gang op til revision i april 2014 og derefter vil der ske en opdatering på basis af de erfaringer og de anbefalinger, som vil blive et resultat af institutionsakkrediteringsprocessen.


21

Bilag A: Årshjul for det fælles kvalitetsarbejde i UCSJ

Figur 13: Årshjul for 2013

Bemærkninger:

I 2013 reviderede UCSJ sin kvalitetspolitik og strategi for at sikre overens-

stemmelse med de nye akkrediteringskrav fastlagt ved lov i juni 2013.

Der skete herefter en omorganisering af kvalitetsarbejdet resulterende i en ny

kvalitetsenhed som erstatning for den tidligere.

Eksisterende kvalitetspolitikker og strategier blev gennemgået og der blev på

den baggrund udarbejdet en ny kvalitetspolitik og strategi som supplement til

de løbende kvalitetssikringsprocesser på uddannelserne.

Kvalitetsreferencegruppe blev nedsat til forberedelse af institutionsakkredite-

ringen. En lang række udviklingsmøder blev afholdt for at få dialog om kvali-

tetsarbejdet. Direktionen afholdt sin egen kvalitetsdag.

Kvalitetsenheden holdt dialogmøder for alle underviserne på uddannelserne.

4. kvartal:

Nøgletal til uddannelser.

Uddannelser: SUP T&G m.v. forberedes

1. kvartal:

Dimittend-undersøgelser

2. kvartal:

Ennova 2013

Start revision KPS

Akkrediteringsrapport pædagog-udd.

3. kvartal:

KPS revision

Forberedelse IA starter

Opfølgning fra akkreditering af pædagog-udd.


22


Bemærkninger:

I 2014 er fokuseres på, at få alle uddannelser og fællesfunktioner klar til insti-

tutionsakkreditering (IA) og give mulighed for at følge op på resultaterne heraf.

Årshjulet er derfor tilpasset herefter.

I første kvartal udarbejder SUP for uddannelsernes tilrettelæggelse og gennem-

førelse (T&G), Videngrundlag og relevans. Materialet lægges på Fronter-rum

for hver enkelt uddannelses kvalitetsarbejde og gøres klar til selvevaluering i

forbindelse med institutionsakkreditering.

I andet kvartal afleveres selvevaluering og i juni er der besøg af eksperterne til

IA akkreditering. I samme kvartal er der ekspertbesøg i forbindelse med sup-

plerende akkreditering af pædagoguddannelsens udbud i Slagelse og Nykøbing.

I tredje kvartal gennemføres Ennova-undersøgelsen 2014, som leverer nøgletal

om studentertilfredshed m.m. for alle UCSJs uddannelser og fællesfunktioner.

Ekspertpanelet til IA kommer på deres andet besøg. Nøgletal tilvejebringes.

I slutningen af fjerde kvartal foreligger IA-rapport i høring med anbefalinger.

Uddannelser og fællesfunktioner gør status til T&G men i en light version, da

der er kort tid siden sidste SUP i første kvartal. Der skal dog gøres status for at

følge op på de nyeste Ennova-resultater samt nøgletal. Alt input fra 4. kvartal

danner herefter baggrund for direktionen SUP i 1. kvartal 2015.

4. kvartal:

IA anbefalinger.

Uddannelsernes SUP T&G light

Fællesfunktioner SUP light

1. kvartal:

Uddannelsernes SUP: T&G, Videngrundlag &

Relevans.

Fællesfunktioner SUP

Direktionens SUP

2.kvartal:

Indlevering af selvevaluering IA Ekspertbesøg IA

Supplerende dok.

Sup. akkreditering pædagogudd.

3. kvartal:

Ennova 2014

Supplerende dok.

Ekspertbesøg

Nøgletal


23


Bemærkninger:

I 2015 er UCSJs årshjul endelig implementeret i en form som det også vil følge

i de efterfølgende år med mindre der sker ændringer.

Processen starter med direktionens SUP. I denne vil også indgå opfølgning i

forhold til ekspertpanelets anbefalinger som fremgår af IA-rapporten ultimo

2014.

Derefter udarbejdes SUP for uddannelsernes videngrundlag (2. kvartal), rele-

vans (3. kvartal), og T&G (4. kvartal).

Det er endnu uklart om det vil være muligt at få data fra Ennova i 2015, da det

er blevet besluttet blandt de deltagende skoler, at undersøgelsen fremover

gennemføres hvert 2. år. Sandsynligvis vil UCSJ kunne gennemføre sin egen

selvstændige undersøgelse.

4. kvartal:

Uddannelsernes SUP T&G

Fællesfunktioners SUP

1. kvartal:

Direktionens SUP

Dimittendunder-

søgelser

2. kvartal:

Uddannelsernes SUP: Videngrundlag

3. kvartal:

Uddannelsernes SUP: Relevans

(ENNOVA) + nøgletal karakterer m.m.

4.

IA anbefalinger.

1.

Uddannelserns SUP: T&G, Videngrundlag &

Relevans.

Fællesfunktioner SUP

Direktionens SUP

2.

Indlevering af selvevaluering IA 1.

ekspertbesøg

Supplerende dok.

3.

Ennova 2014

Supplerende dok.


24

Bilag B: Kriterier for institutionsakkreditering

Nedenstående kriterier er fastlagt i bekendtgørelse nr. 745 af 24/06/2013,

gældende fra 1. juli 2013. Det er disse kriterier, UCSJ skal leve op til for at op-

nå og senere bibeholde status som positivt institutionsakkrediteret institution.

I. Kvalitetssikringspolitik og -strategi

Institutionen har en formelt vedtaget kvalitetssikringspolitik og -strategi for

løbende sikring og udvikling af uddannelsernes og de enkelte udbuds kvalitet

og relevans.

Uddybning:

Institutionens kvalitetssikringspolitik og -strategi skal være offentligt tilgænge-

lig og skal

fastsætte konkrete og ambitiøse mål for institutionens samlede kvalitets-sikring og -udvikling,

beskrive de processer og procedurer, der skal understøtte, at de fastsatte mål opnås, og sikre, at relevante problemstillinger og udfordringer løbende indfanges og håndteres,

omfatte alle institutionens udbud af videregående uddannelser, uanset pla-cering og tilrettelæggelsesform, og dække alle områder, der er relevante for sikring og udvikling af uddannelsernes og udbuddenes kvalitet og rele-vans, jf. kriterierne III-V. For de maritime uddannelsesinstitutioner skal den vedtagne kvalitetssikringspolitik og -strategi dog omfatte alle instituti-onens uddannelsesudbud.

II. Kvalitetsledelse og organisering

Kvalitetssikringsarbejdet er forankret på ledelsesniveau og organiseres og gen-

nemføres således, at det fremmer udvikling og vedligeholdelse af en inklude-

rende kvalitetskultur, der understøtter og fremmer uddannelsernes kvalitet og

relevans.

Uddybning:

Kvalitetssikringsarbejdet skal gennemføres i overensstemmelse med institutio-

nens kvalitetssikringspolitik og -strategi og skal

omfatte alle ledelsesniveauer og relevante institutionelle niveauer og base-re sig på en klar ansvars- og arbejdsfordeling,

løbende involvere undervisere og studerende samt inddrage øvrige relevan-te interne og eksterne aktører og interessenter,

gennemføres løbende, systematisk og målrettet, omfatte og basere sig på løbende indsamling, analyse og anvendelse af re-

levante informationer om uddannelser og udbud, fx informationer om un-dervisningsaktivitet, frafald, beskæftigelse, gennemførelsestid og internati-onalisering,

basere sig på klare standarder for, hvornår der foreligger utilfredsstillende forhold, der kræver handling, samt procedurer for opfølgning herpå,

omfatte systematiske vurderinger af udviklingsbehov og -muligheder.


25

III. Uddannelsernes videngrundlag

Institutionen har en praksis, som sikrer, at uddannelser og undervisning til sta-

dighed baserer sig på et videngrundlag, som svarer til uddannelser af den giv-

ne type på det givne niveau og giver et solidt grundlag for opnåelse af uddan-

nelsernes mål.

Uddybning:

Videngrundlag omfatter institutionens strategiske og praktiske arbejde med at

sikre, at relevant og opdateret viden lægges til grund for uddannelserne og

inddrages aktivt i den løbende undervisning. Institutionen skal sikre

at uddannelserne er tilknyttet relevante faglige miljøer og løbende baserer sig på ny viden, som er relevant for uddannelser af den givne type på det givne niveau, og som er tilvejebragt i henhold til lovgivningens bestemmel-ser om uddannelsernes videngrundlag,

at undervisernes faglige kvalifikationer er opdaterede og løbende udvikles, at underviserne deltager i eller har aktiv kontakt med relevante forsk-

ningsmiljøer, udviklingsmiljøer eller beskæftigelsesområder, jf. uddannel-sernes lovbestemte videngrundlag, og løbende inddrager viden og erfarin-ger herfra i undervisningen,

at de studerende har kontakt til det relevante videngrundlag, fx gennem inddragelse i aktiviteter relateret hertil.

IV. Uddannelsernes niveau og indhold

Institutionen har en praksis, som sikrer, at uddannelserne har det rette niveau

samt et fagligt indhold og en pædagogisk kvalitet, som understøtter de stude-

rendes læring og opnåelse af uddannelsens mål.

Uddybning:

Institutionen skal sikre

at uddannelserne til stadighed har et niveau, der svarer til de relevante typebeskrivelser i den danske kvalifikationsramme for videregående ud-dannelser,

at uddannelserne til stadighed har et niveau, der svarer til de relevante typebeskrivelser i den danske kvalifikationsramme for videregående ud-dannelser,

at uddannelsernes indhold afspejler uddannelsernes mål, samt at undervis-ningens tilrettelæggelse og pædagogiske kvalitet understøtter de studeren-des læring og opnåelse af målene,

at der gennemføres løbende og regelmæssige studenterevalueringer af ud-dannelser og undervisning, og at resultaterne herfra finder systematisk an-vendelse,

at dele af uddannelserne, der gennemføres uden for institutionen, herunder praktik, kliniske forløb og uddannelsesdele, der gennemføres i udlandet, omfattes af systematisk kvalitetssikringsarbejde,

at faciliteter og ressourcer på udbudsstederne understøtter undervisningen og de studerendes gennemførelse af uddannelserne,

at der gennemføres regelmæssige evalueringer af uddannelserne med ind-dragelse af eksterne eksperter, og at resultaterne herfra inddrages i den videre udvikling af uddannelsernes mål, indhold og tilrettelæggelse.


26

V. Uddannelsernes relevans

Institutionen har en praksis, som sikrer, at såvel nye som eksisterende uddan-

nelser afspejler samfundets behov og løbende tilpasses den samfundsmæssige

udvikling og ændrede behov på det danske arbejdsmarked.

Uddybning:

Institutionen skal sikre

at uddannelserne afspejler arbejdsmarkedets behov, og de studerende op-når relevante kompetencer,

at relevante eksterne interessenter, herunder aftagersiden og dimittender fra uddannelserne, løbende og systematisk inddrages i dialog om uddan-nelserne, herunder disses mål, indhold og resultater, og at resultaterne herfra anvendes ved tilpasning af uddannelserne,

at centrale eksterne interessenter, herunder aftagersiden og eventuelle au-torisationsgivende myndigheder mv., inddrages i udvikling og vurdering af nye uddannelsesforslag,

at dimittendernes beskæftigelsessituation og udviklingen på det danske arbejdsmarked løbende monitoreres, og at resultaterne herfra systematisk vurderes med henblik på nærmere fastlæggelse af, hvornår beskæftigel-sessituationen giver anledning til særskilte initiativer .

http://www.uc-dk.dk/da/presse-og-debat/pressemeddelser/88-nye-ukategoriseret/491-fokus-

p%C3%A5-en-f%C3%A6lles-effektiv-kvalitetskultur.html

FOKUS PÅ EN FÆLLES EFFEKTIV KVALITETSKULTUR

På UCSJ lægger de særligt vægt på, at kvalitetsarbejdet skal være enkelt, forståeligt samt anvendelses- og

praksisorienteret og derved effektivt i dagligdagen. Deres mål med at gennemgå

institutionsakkrediteringen er i denne sammenhæng at skabe intern og ekstern transparens omkring

kvalitetsarbejdets resultater og understøtte udvikling

Af David Erichsen

INTERVIEW - For at professionshøjskolen UC Sjælland, UCSJ, kan skabe denne ønskede sammenhæng og

transparens har man på institutionen op til institutionsakkrediteringen gennemset samtlige

styringsdokumenter og alle dele af kvalitetsarbejdet på uddannelserne.

"Alle uddannelser har herefter været igennem en selvevaluering, hvor de efter en vejledning systematisk

har gennemgået alle dele af kvalitetsarbejdet vedrørende uddannelsernes tilrettelæggelse og

gennemførelse, videngrundlag og relevans. I samme proces har uddannelserne også gjort status på den

direkte uddannelseskvalitet og har peget på behovet for nye indsatser," siger kvalitetschef på UCSJ,

Christian Moldt.

I processen har man også drøftet kvalitetsarbejdet med alle undervisere i organisationen, etableret en

referencegruppe for kvalitetsarbejdet, afholdt en fælles kvalitetsdag for alle ledere og udvalgte

medarbejdere samt arbejdet med at synliggøre den enkelte uddannelses resultater og indsatser via intranet

og Fronter-platform.

"Formålet har været at styrke uddannelsernes arbejde med at sætte ambitiøse mål og følge op på

realiseringen af disse for at understøtte en fælles inkluderende evalueringskultur, der styrker kvaliteten af

uddannelserne," siger Christian Moldt.

"Alle ovennævnte indsatser skal ses som nye understøttende funktioner og lag, som lægges oveni de krav,

vi under det gamle uddannelsesakkrediteringssystem stillede til, at uddannelserne skulle leve op til

uddannelsesakkrediteringskriterierne. På uddannelserne har der således længe været etableret en lokal og

gennemprøvet praksis for kvalitetsarbejdet med systematisk kvalitetssikring af uddannelsernes

tilrettelæggelse og gennemførelse, fokus på deres videngrundlag og gennemførelse af en række

relevansaktiviteter. På den ene side er der derfor ikke sket større ændringer i kvalitetssikringen af

uddannelserne som forberedelsen til institutionsakkrediteringen. Kvalitetssikringen foregik på

uddannelserne i det gamle system og det foregår på uddannelserne i det nye system med de samme

grundlæggende elementer."

På den anden side oplever UCSJ også at fokus på institutionsperspektivet som følger med forberedelsen til

institutionsakkrediteringen på mange måder introducerer nogle grundlæggende og væsentlige nye

arbejdsmåder og en ny kultur i organisationen.

http://www.uc-dk.dk/da/presse-og-debat/pressemeddelser/88-nye-ukategoriseret/491-fokus-p%C3%A5-en-f%C3%A6lles-effektiv-kvalitetskultur.html

http://www.uc-dk.dk/da/presse-og-debat/pressemeddelser/88-nye-ukategoriseret/491-fokus-p%C3%A5-en-f%C3%A6lles-effektiv-kvalitetskultur.html

"Det skyldes netop, at institutionsakkrediteringen er en oplagt mulighed for at få fokus på fælles

procedurer, værdier og tilgange som går på tværs af vores organisation. Kvalitetsarbejdet handler ikke

længere blot om den enkelte uddannelses performance – selvom det stadig er vigtigt. Det handler nu også

om, hvordan vi arbejder sammen som organisation. Nogle af de nye elementer vi for eksempel ser på i

denne sammenhæng er hvordan direktionen og kvalitetsenheden yderligere kan understøtte

uddannelserne på tværs af organisationen, hvordan vores fællesfunktioner i højere grad kan operere

serviceorienteret overfor resten af organisationen, hvordan vi arbejder og styrker kontakten til de

studerende på uddannelsesstederne for blot at vise nogle få eksempler," siger Christian Moldt.

"I sidste ende ønsker vi i højere grad at understøtte stærke fælles værdier og sammenhæng i

kvalitetsarbejdet i hele organisationen. Så set i forhold til institutions- og organisationsperspektivet

introducerer de nye institutionsakkrediteringskriterier, særligt kriterium 1 og 2 som handler om politik,

strategi, ledelse og organisationskultur, reelt en stor ændring i vores organisation. Men det skyldes, at vi er

ambitiøse og ønsker, at hele vores organisation skal være strømlinet og klar til at imødegå de

kvalitetsambitioner, som både vi selv men også Danmark har for vores uddannelser."

Derfor vil der ifølge Christian Moldt også være 'fælles-elementer' i UCSJs kvalitetssystemer som er nyligt

gennemprøvede ved institutionsakkrediteringen.

"Vores håb og forventning er, at de nyere fælles organisatoriske elementer og hele opstramningen af vores

kvalitetsarbejde, som er et direkte resultat af de nye kriterier, vil blive anerkendt af

Akkrediteringsinstitutionen og Akkrediteringsrådet. Det skyldes ikke mindst, at formålet med det nye

regelgrundlag er at understøtte udvikling, og at det tydeligt fremgår af lovbemærkningerne til

akkrediteringsloven og kriterierne, at det skal vurderes i nutid om vores kvalitetsarbejde er velbeskrevet,

velargumenteret og velfungerende i praksis. Vi ønsker at være ambitiøse, fremadrettede og

udviklingsorienterede og tror også at Akkrediteringsinstitutionen og Akkrediteringsrådet vil vælge samme

tilgang."

1

RELEVANS

1. Uddan-nelses-udvalg

2. Aftager- og

udviklings-dage

3. Digitale aftager-paneler

4. Dimittend-undersøgelse

5. Input fra censorene

6. Diverse statistikker,

f.eks. beskæftigels

e

Oversigt: UCSJs indsats for at sikre og

udvikle de udbudte uddannelsers relevans

Januar 2014

I UCSJ arbejdes målrettet med kontinuerligt at sikre, at vore uddannelser af-

spejler arbejdsmarkedets behov, og at de studerende opnår relevante kompe-

tencer på et tilfredsstillende niveau. Denne sikring og udvikling af uddannelser-

nes relevans sker jf. UCSJs kvalitetspolitik og strategi med henblik på:

Løbende tilpasning af undervisningens indhold, tilrettelæggelse og gennem-

førelse.

Løbende tilpasning af de institutionsspecifikke dele af studieordningerne.

Opsamling af viden, som formidles videre til de landsdækkende netværk,

som står for revisionen af de landsdækkende studieordninger.

Relevansarbejdet på UCSJ omfatter derfor, at vi dels gennemfører en række

aktiviteter, som giver viden om aftagernes behov, dels at vi bruger denne vi-

den til tilpasning af undervisningen og studieordningerne. Dette er illustreret i

nedenstående figur 1.

Figur 1: UCSJs indsats for at sikre og udvikle uddannelsernes relevans

De overordnede rammer for aktiviteterne markeret med blåt samt sammen-

hængen mellem dem skitseres i det følgende. Bemærk at dette dokument læ-

ner sig op ad og supplerer UCSJs overordnede kvalitetspolitik og –strategi

(KPS).

2

1. Uddannelsesudvalg

Uddannelsesudvalgene rådgivninger rektor, bestyrelse samt uddannelsesledel-

se omkring uddannelsernes indhold, profil, kvalitet, relevans samt regionale

uddannelsesdækning.

I det nye kvalitetssystem skal uddannelsesudvalgene arbejde mere strategisk,

sådan at udvalgene kommer til at fungere som direkte kobling mellem kvali-

tetssystemet, bestyrelsen, direktionen og den daglige ledelse. Dette betyder, at

udvalgene vil blive placeret helt centralt i videnskredsløbet, sådan at data fra

de mange forskellige kvalitets- og udviklingsaktiviteter, f.eks. aftagerdage, ud-

viklingsdage, diverse undersøgelser og statistik, mv., fødes ind i udvalgene.

Udvalgene vil så have til opgave at vurdere de forskellige inputs, og herudfra

give inputs videre i systemet til bestyrelse, direktion og uddannelsesledelse.

De primære opgaver for UCSJs uddannelsesudvalg er:

At understøtte et stærkt og sammenhængende kvalitetssystem og derigen-

nem medvirke til at skabe synergi i kvalitetssystemet – en rolle som udval-

gene vurderes at have unikt potentiale til grundet deres kvalificering af

mange forskelligartede inputs fra hele kvalitetssystemet, inden de fødes vi-

dere.

Medvirke til at dagsordenssætte og arbejde med komplekse udviklingsten-

denser, f.eks. tværprofessionalitetsproblematikken, og bidrage med oplæg

herom.

Et langsigtet strategisk sigte i rådgivningen af bestyrelse, rektor og uddan-

nelsesledelse om uddannelsernes indhold, profil, kvalitet, relevans samt re-

gional uddannelsesdækning.

Konceptet for uddannelsesudvalgsarbejdet i UCSJ indeholder de nærmere be-

stemmelser for udvalgenes arbejde, mødekadence og indhold, organisatorisk

forankring, dokumentation samt UCSJs interne understøttende arbejdsgange.

2. Aftagerdagen

Aftagerdagen er en del af UCSJs proaktive kvalitetsarbejde og afholdes en gang

årligt. De primære formål er at opbygge relationer og markedsføre UCSJs ydel-

ser overfor eksterne interessenter samt at få inspiration til at sikre og udvikle

relevante uddannelser:

Aftagerdagen afholdes som en tematiseret konference hvor omdrejnings-

punktet er et eller flere højaktuelle emner for UCSJs uddannelser.

Målet om relationsopbygning og inspiration betyder, at formen har fokus på

aktiv inddragelse af deltagerne.

Aftagerdagen er åben for alle relevante interessenter, således inviteres

f.eks. altid de eksterne medlemmer af uddannelsesudvalgene, kontakter fra

aftager- og interessentfora, og derudover supplerer chefer og direktion invi-

tationslisten med eventuelle aktører herudover, f.eks. fra udviklingsdagene

(se afsnit 3 nedenfor).

Konceptet for aftagerdagen (senest revideret og besluttet af direktionen okto-

ber 2013) indeholder de nærmere rammer for afholdelsen, organisatorisk for-

3

ankring, opfølgning og evaluering samt UCSJs interne understøttende arbejds-

gange.

3. Udviklingsdage

Overordnet formål

For at få praksisfeltet bedre integreret i sammensætningen af undervisningens

og praktikkens indhold, tilrettelæggelse og gennemførelse, etableres denne nye

konstruktion på uddannelsesniveau. Udviklingsdagene supplerer UCSJs uddan-

nelsesudvalg og de digitale aftager-paneler ved at fokusere på de enkelte ud-

dannelsers og udbuds relationer til deres nærmiljøer, og de konkrete, praktiske

tematikker som der samarbejdes om. Navnet ”udviklingsdag” afspejler et

stærkt fokus på formål og opgaveløsning, og skal ikke forstås som mindre sy-

stematisk eller med løs tilknytning til kvalitetssystemet. Ideen med udviklings-

dagene er ikke, at deltagerne skal udvikle uddannelserne som sådan. De skal

komme med inputs, som kan indgå i det interne udviklingsarbejde, uden at vir-

ke konstituerende.

Decentral struktur

Det er uddannelsescheferne som beslutter aktivitetsniveauet på hhv. uddannel-

ses- og udbudsniveau. Det overordnede krav er, at det enkelte udbud har en

reel lokal forankring i aftagerfeltet, og at videnstrekanten aktivt bruges som

grundlag for integration af uddannelserne, forskning og innovation samt prak-

sis. Det skal sikres, at alle udbud er omfattet af og får glæde af indsatsen. Hvis

det giver mening, kan der afholdes møder knyttet til hvert udbud. Det står og-

så uddannelsescheferne frit for at oprette flere møder hen over året ved behov.

Mødernes form og deltagere

Således er der udbredt fleksibilitet ift. brugen af udviklingsdage – også mht.

formen, som kan være alt fra et mindre lokalt møde til en stor heldagskonfe-

rence med gæsteoplæg og brugerbetaling. Alt dette afhænger af konteksten og

aftales med kvalitetschefen. FI kan således f.eks. godt tænkes at komme ind i

Uddannelsernes udviklingsdag (se nedenfor) uden at vide noget specifikt om

emnet, men med viden om procesmetode mv.

Som udgangspunkt er deltagerkredsen i disse fora dynamisk og fleksibel, idet

cheferne til hvert møde har til opgave at sørge for, at relevante aktører invite-

res. Møderne centreres omkring uddannelsesfaglige tematikker, som er afgø-

rende for uddannelsernes kvalitet. Det er møder som - hvis man interesserer

sig for uddannelse og sidder i en relevant organisation - giver noget, og hvor

man får noget med hjem, f.eks. netværk og erfaringsudveksling.

Der bør årligt afholdes en udviklingsdag med fokus på videnstrekanten, samt

en udviklingsdag dedikeret til praktikdelen af uddannelserne.

Mhp. at gøre udviklingsdagene attraktive for aftagerne bør netværkselementet

prioriteres. Aftagerne kommer med viden om hvilke behov de har og hvilke ud-

viklinger de ser, og de får inputs tilbage fra kollegaer og os - altså et konkret

udbytte de kan bruge. Derudover skal der være ambitiøse mål for hvad afta-

gerne bidrager med – f.eks. konkrete oplæg eller forslag ifm. mødetemaet.

Der deltager max fire repræsentanter fra UCSJ på møderne for at sikre, at af-

tagerne kommer til orde.

Konceptet for udviklingsdagene (besluttet af direktionen den 18. november

2013) indeholder de nærmere rammer for afholdelse, opfølgning og evaluering

samt UCSJs interne understøttende arbejdsgange.

4

4. Digitale aftagerpaneler

Formålet med brugen af digitale aftagerpaneler er at få konkrete inputs fra af-

tagerne ifm. ændringer i uddannelserne, f.eks. ændringer i studieordninger,

praktikregler, mv. Som høringsmetode udgør de digitale aftagerpaneler en

stærk kommunikationsplatform, som giver hurtig og nem adgang til en bred

vifte af interessenter. Det er således forventningen, at panelerne anvendes i

processer, hvor en bredere interessentkreds bør høres, men samtidig at deres

anvendelse knyttes til et specifikt behov.

5. Sammenhæng

Med målet om den bedst mulige og mest effektive måde at sikre undervisnin-

gens relevans indgår aftager- og interessentinddragelsen i kvalitetsarbejdet.

Det omkringliggende samfunds kompleksitet og heterogenitet forudsætter en

differentieret, fleksibel og dynamisk organisation, som formår at inkludere en

utroligt bred vifte af væsensforskellige interessenter.

Ovenstående struktur for inddragelsesaktiviteter er derfor udarbejdet mhp. at

skabe et sæt overordnede rammer, som både sikrer den nødvendige stabilitet

og kontinuitet på organisationsniveau, samtidig med at der lokalt gives rum til

at kunne agere i forskellige hurtigt omskiftelige miljøer.

Figur 2: Sammenhængen mellem UCSJs forskellige interessentaktiviteter som

indgår i kvalitetsarbejdet

Sam

arb

ejd

sfo

rm

/akti

vit

ets

foku

s

Strategisk/overordnet/tværfagligt

Aftagerdag

Uddannelsesudvalg

Udviklingsdage

Digitale aftagerpaneler

Operationel/konkret/monofagligt

5

Nedenfor vises en eksemplificering af forskelle mellem den nuværende og den

ovenfor skitserede interessentinddragelse i kvalitetssystemet.

Eksemplificering af forskelle mellem den nuværende og fremadrettede aftagerinddragelse

Eksempler på elementer

i aftagerinputs

Hvor tages det pågælden-

de til efterretning i den

nuværende organisering

Hvor tages det pågæl-

dende til efterretning i

den foreslåede organise-

ring

Studieordning Uddannelsesudvalg Uddannelsesudvalg

Monofaglige spørgsmål

ifm. praktik, teori, studie-

miljø, mv.

Uddannelsesudvalg Udviklingsdagene

Uddannelsesudvalg kvalifice-

rer, med særligt blik for

overordnede, tværprofessio-

nelle trends.

Sektor-/samfundsmæssige

trends, f.eks. tværprofes-

sionalitet

Aftagerdag

Uddannelsesudvalg

Aftagerdag

Uddannelsesudvalg

Udviklingsdage

Konkret samarbejde med

virksomhed om f.eks. gæ-

steforelæsninger

Ingen systematik Udviklingsdage

Det aftagende arbejdsmar-

keds evaluering af stude-

rendes kompetencer

I en hvis grad uddannel-

sesudvalg.

Dimittendundersøgelse

Udviklingsdage




nelle trends.

Dimittendundersøgelse

Udvikling af uddannelser-

nes faglige indhold

Aftagerdag

Uddannelsesudvalg

Aftagerdag

Udviklingsdage




nelle trends.

Tilrettelæggelse og gen-

nemførsel af undervisnin-

gen

I en hvis grad uddannel-

sesudvalg.

Udviklingsdage




nelle trends.

Det skal understreges, at udviklingsdagene afholdes decentralt af den enkelte

uddannelsesledelse, som også inviterer relevante deltagere.

Således er der ingen fast deltagerkreds eller rigid mødekadence, og repræsen-

tanter fra såvel lokale virksomheder, faglige organisationer, studerende, kom-

muner, region, praktiksamarbejdspartnere, forskning og innovationsenheden,

mv. kan inviteres, hvis de er relevante ifm. mødets tematisering.


Slagelsevej 7

4180 Sorø

Tlf. 7248 1000

Fax 7248 1005

www.ucsj.dk

[email protected]

18. februar 2014

PROFESSIONSHØJSKOLEN SJÆLLAND

Region Sjælland

Att.: Per Bennetsen

Mailet til [email protected], [email protected] og

[email protected]

Kære Per Bennetsen

University College Sjælland anser notatet om Videregående uddannelser i

Nordvestsjælland efter 2014 for alene at være regionens notat. Vi har derfor

valgt ikke at kommentere på notatet i den udsendte høringsversion.

University College Sjælland ser positivt på udviklingen af ”studietræfpunkter”

og vil derfor i samarbejde med de berørte kommuner arbejde på at udvikle et

koncept for studietræfpunkter. Det er imidlertid særdeles væsentligt i den vide-

re proces at få afklaret ansvars- og rollefordeling mellem de implicerede parter.

Det forventer vi en fortsat dialog omkring.

Vi er positivt stemt for en fortsat og mere konkret dialog med de berørte kom-

muner omkring skolebaseret læreruddannelse som en mulighed for kommu-

nerne til at rekruttere folkeskolelærere samt at højne uddannelsesniveauet.

Vi vil arbejde for at ovenstående indarbejdes i de langsigtede partnerskabsafta-

ler med hhv. kommunerne og Region Sjælland.

University College Sjælland undersøger mulighederne for en øget og fornyet

markedsføring af vores e-læringsuddannelser med fokus på Nordvestsjælland.

Vi vil se velvilligt på at regionen økonomisk understøtter den regionale udvik-

ling i Nordvestsjælland i form af alle de konkrete elementer, som en regional

udvikling forudsætter. En regional medfinansiering af etableringen af studie-

træfpunkter kan således være ét af de tiltag, som regionen understøtte øko-

nomisk.

Jeg vil gerne invitere dig til et møde i uge 9, hvor vi kan drøfte sagen.

Med venlig hilsen

Ulla Koch

Rektor

mailto:[email protected],%[email protected]

mailto:[email protected]

1/2


Slagelsevej 7

4180 Sorø

St. Kongensgade 45

1264 København K

Tlf. 33 92 84 00

Fax 33 11 04 15

[email protected]

www.rigsrevisionen.dk

Løbende årsrevision ved University College Sjælland

1. Rigsrevisionen har i uge 46 2013 foretaget løbende årsrevision ved Universi-

ty College Sjælland (UCSJ).

Revisionens formål og indhold

Det overordnede formål med den løbende årsrevision var at vurdere, om forret-

ningsgange og interne kontroller på udvalgte områder fungerer tilfredsstillende

og opfylder kravene til en god og pålidelig forvaltning.

Rigsrevisionen har ved revisionen haft fokus på følgende områder:

Bygninger og kapacitetsstyring

Administration af bibeskæftigelse og normtimer

Administration af eksterne midler

Årsrapport 2012 og formålsfordeling

Revisionen indgår som en del af den samlede revisionsindsats på området og

er et led i samarbejdet mellem Rigsrevisionen og institutionsrevisor, jf. § 9-

aftalen om intern revision ved professionshøjskolerne mv.

Revisionsresultater

2. Rigsrevisionen vurderer, at forretningsgange og interne kontroller på de revi-

derede områder fungerede tilfredsstillende og opfyldte kravene til en god og

pålidelig forvaltning.

3. Vurderingen baserer sig på følgende:

At UCSJ’s styring og udvikling af bygningskapaciteten er hensigtsmæs-

sigt organiseret og sikrer en ensartet styring af området, jf. revisions-

rapportens pkt. 5 og 12.

At UCSJ har været og er i gang med at samle aktiviteterne og reducere

antallet af lokationer. UCSJ har overblik over lokalekapaciteten, og der

er fokus på til stadighed at udnytte eksisterende lokaler optimalt, jf. re-

visionsrapportens pkt. 6-12.

At UCSJ har aktiviteter på en række områder, der ikke kan betragtes

14. februar 2014

10. kontor

J.nr.: 2013-5110-8

Til orientering for: Ministeriet for

Forskning, Innovation og Videre-

gående Uddannelser, Styrelsen for

Videregående Uddannelser samt

Deloitte

2/2

som en del af kerneforretningen, men at aktiviteterne – bortset fra en-

kelte bemærkninger – administreres tilfredsstillende, jf. revisionsrappor-

tens pkt. 13-26.

At UCSJ er opmærksom på risikoen for evt. bibeskæftigelse, der ikke

måtte være forenelig med UCSJ’s virksomhed, og har taget initiativ til,

at ledelsen kan vurdere risikoen, herunder få et overblik over omfanget

af evt. bibeskæftigelse, jf. revisionsrapportens pkt. 37-41.

At omlægningen af arbejdstiden vil give mulighed for en mere styrings-

relevant dialog om den tid, der faktisk går til at løse opgaverne, og at

UCSJ arbejder på at standardisere registreringen og opgørelsen af un-

dervisningstimer, jf. revisionsrapportens pkt.42-52.

At UCSJ har tilrettelagt en tilfredsstillende administration af eksterne

midler, jf. revisionsrapportens pkt. 53-55.

At UCSJ har generelt fulgt op på udestående forhold/bemærkninger fra

årsrapporten 2012, eller at revisor har inddraget forholdene i revisions-

planlægningen. Der er grund til at følge udviklingen i de finansielle nøg-

letal, og UCSJ snarest bør færdiggøre likviditetsbudgetter, jf. revisions-

rapporten pkt.57

At UCSJ har haft udfordringer med formålskonteringen, men arbejder

på at løse disse, jf. revisionsrapportens pkt. 58-61.

4. Rigsrevisionen vedlægger en rapport med de bemærkninger, som revisionen

gav anledning til, og som mundtlige blev drøftet med UCSJ’s medarbejdere un-

der revisionen og ved det afsluttende møde den 14. november 2013.

5. Resultatet af den løbende årsrevision vil sammen med resultatet af den af-

sluttende årsrevision samt det arbejde, som institutionsrevisor udfører, indgå i

Rigsrevisionens samlede vurdering af årsrapporten for 2013. Denne vurdering

vil blive fremsendt inden bestyrelsens behandling af årsrapporten. Resultaterne

af revisionen vil sammen med resultaterne af tilsvarende revisioner ved de øvri-

ge professionshøjskoler indgå i Rigsrevisionens årlige beretning om revisionen

af statsregnskabet for 2013.

Kontaktoplysninger

6. Såfremt der er bemærkninger til revisionsrapportens faktuelle indhold eller

spørgsmål til revisionsrapporten, kan der rettes henvendelse til Charlotte Car-

valho på tlf. nr. 33 92 86 77 eller via e-mail til [email protected] med angi-

velse af journalnummeret.

Med venlig hilsen

Maibritt R. Kallehauge

Souschef, chefkonsulent

mailto:[email protected]

Rapport om revisionen ved University Col-

lege Sjælland

Februar 2014

1

Løbende revision i efteråret 2013 ved University College Sjælland Kontor: 10. kontor

Dato: 14.februar 2014

J.nr.: 2013-5110-8

I. Revisionens formål og omfang

1. Rigsrevisionen har i perioden november til december 2013 foretaget løbende årsrevisi-

on ved University College Sjælland (UCSJ).

Det overordnede formål med den løbende årsrevision er at vurdere, om forretningsgange

og interne kontroller på udvalgte områder fungerer tilfredsstillende og opfylder kravene til

en god og pålidelig forvaltning.

Rigsrevisionen har i efteråret 2013 haft fokus på følgende områder ved den løbende

årsrevision:

Bygninger og kapacitetsstyring

Administration af bibeskæftigelse og normtimer

Administration af eksterne midler

Årsrapport 2012 og formålsfordeling

2. Revisionen indgår som en del af den samlede revisionsindsats på professionshøjskole-

området og er et led i samarbejdet mellem Rigsrevisionen og institutionsrevisor, jf. § 9-

aftalen om intern revision ved professionshøjskolerne.

3. Revisionen blev udført ved gennemgang af materiale på de udvalgte områder og via in-

terviews med relevante medarbejdere på UCL under et besøg hos UCSJ i uge 46. I forbin-

delse med revisionsbesøget indhentede Rigsrevisionen tillige en række oplysninger til brug

for undersøgelsen.

II. Rigsrevisionens undersøgelse af bygninger og kapacitetsstyring

4. Formålet var at indsamle viden om, hvordan UCSJ styrer kapaciteten og at afdække, i

hvilket omfang UCSJ er i stand til at tilpasse og udnytte bygningskapaciteten - forstået som

de fysiske rammer - i takt med ændringer i aktiviteterne.

Undersøgelsen omfattede følgende hovedtemaer:

Hvordan er området for styring af bygningskapacitet organiseret?

Har institutionen et plangrundlag til brug for styring af kapaciteten?

Udnytter institutionen den eksisterende bygningsmæssige kapacitet optimalt?

RAPPORT OM REVISIONEN VED UNIVERSITY COLLEGE

SJÆLLAND

2

a. Hvordan er området for styring af bygningskapacitet organiseret?

5. Bygningsområdet har siden 2011 været centraliseret på UCSJ. Der er dermed en enty-

dig placering af ansvaret for kapacitetsstyring i organisationen. UCSJ Facility Service har

ansvaret centralt på tværs af uddannelser og uddannelsessteder. UCSJ har beskrevet op-

gaverne og fordelt ansvaret mellem de forskellige niveauer i organisationen. Formålet med

at samle driften i UCSJ Facility Service er at sikre en ensartet kvalitet og standarder for

drift og service.

b. Har institutionen et plangrundlag til brug for styring af kapaciteten?

6. UCSJ har overblik over den eksisterende kapacitet, idet UCSJ har overblik over lokatio-

ner og disses arealer, lokaler og vedligeholdelsestand. UCSJ har ikke et decideret Facility

Management System, men bruger bl.a. et lokalebookningssystem, et skemalægningssy-

stem og diverse oversigter over lokaler og bygninger.

7. UCSJ har opdaterede vedligeholdelsesplaner for alle nuværende ejede bygninger. De

udarbejdes af et arkitektfirma og kobler vedligeholdelsesaktiviteter og økonomi over en 10-

årig periode.

Der er primært tale om, at niveauet fastlægges ud fra den samlede økonomisk ramme for

UCSJ - hvad kan man klare indenfor det samlede budget? Det er et mål, at den udvendige

vedligeholdelse ikke skal give et efterslæb, der giver ekstraudgifter senere. En del bygnin-

ger var på et højt vedligeholdelsesniveau, da UCSJ overtog dem. Det gælder fx Ankerhus.

8. Uddannelserne har ansvaret for skemalægningen og dermed at fastlægge, hvilke loka-

ler, der skal bruges hvornår og til hvilken type undervisning. Skemalæggerne fastlægger

hvilke aktiviteter, der skal finde sted hvor, hvornår og med hvilke deltagere/undervisere og

har derfor et stort ansvar for at sikre at lokalerne udnyttes optimalt.

Der er ikke fuld integration mellem skema- og lokalesystem. Den manglende integration

kan give udfordringer med at sikre aktuelle og opdaterede oplysninger om lokaleanvendel-

sen. Fx afbookes lokalerne ikke i tilstrækkeligt omfang ved aflysninger og flytninger. UCSJ

er i gang med at identificere et nyt system til integreret skemaplanlægning og lokaleplan-

lægning, der kan gøre arbejdsgangene mere smidige.

9. Løbende ledelsesinformation til direktion og bestyrelse om bygningskapaciteten består

primært af økonomi- og budgetopfølgning i den sædvanlige budgetproces.

Facility Service arbejder på at udvikle flere nøgletal. Det er positivt, at FS arbejder på at

opstille nøgletal, der afspejler produktiviteten, lokalernes udnyttelsesgrad mv.

Udover oplysninger om budget og budgetopfølgning for bygningsdrift tilgår der ikke syste-

matisk ledelsen oplysninger om udnyttelsen og tilpasningen af bygningskapaciteten. Som

en del af de strategiske overvejelser om fx udbudsstrukturen og nybyggeri på UCSJ har

ledelse og bestyrelse modtaget udførlige beslutningsoplæg med en række relevante op-

lysninger om bygningskapaciteten. Det omfatter fx oplysninger om studenterbestand, an-

søgere og optag, dimensionering, studerendes mobilitet, infrastruktur, ansøgningsmønstre

og demografisk udvikling, konkurrencesituationen mv., jf. afsnit om byggeriet af Campus

Roskilde.

Hvilke lokationer, der på langt sigt skal satses på, hænger i høj grad sammen med

spørgsmålet om udbudsstrukturen for uddannelserne, hvorfor det er vigtigt for bygnings-

området at involvere bestyrelsen for at undgå at bruge penge på lokationer, der på sigt ik-

ke skal bruges. UCSJ har oplyst, at der skal udarbejdes en egentlig ejendomsstrategi.

3

c. Udnytter institutionen den eksisterende bygningsmæssige kapacitet optimalt?

10. UCSJ har arbejdet på at komme af med overskydende kapacitet og forsøger at samle

aktiviteterne. Der ligger et større strategisk arbejde til grund herfor. Byggeriet af Campus

Roskilde er del af en strategisk satsning på at samle aktiviteterne i campusser og samle

driften på færre, mere rentable adresser.

Som mange af professionshøjskolerne har UCSJ efter fusionen skullet samle aktiviteterne

fra de ind-fusionerede skoler og reducere antallet af m2. UCSJ er siden fusionen gået fra

17 til 9 lokationer. I dag arbejder UCSJ på at samle aktiviteterne i en række campusser,

herunder det nybyggede Roskilde. UCSJ har solgt fra, afleveret lejemål til UBST og er flyt-

tet sammen i egne lokaler. I 2010 havde UCSJ 82.000 m2 og nu er nede på 42.000 m2,

der er i brug.

UCSJ fik i 2008 udarbejdet en analyse af lokationerne herunder uddannelsessteder og

areal, samlede arealudgifter og fordelingen af areal og driftsudgifter pr. studerende.

UCSJ har ikke generelle mål for, i hvor høj grad den eksisterende bygningskapacitet skal

udnyttes, men har i forbindelse med byggeriet i Roskilde haft som mål at nå 7 m2 pr. stu-

derende. Væsentligt under gennemsnittet for den tidligere bygningsmasse.

UCSJ er lykkedes med at samle aktiviteterne og reducere antallet af m2 pr. STÅ. En opgø-

relse fra professionshøjskolernes fælles effektiviseringsprojekt viser udviklingen i byg-

ningsmasse- og udnyttelse for samtlige UC'er, Heraf fremgår det, at UCSJ i 2012 lå lavest

med 8 m2 pr. STÅ. En udvikling fra 15 m2 pr. STÅ i 2008. De øvrige UC'er havde i gen-

nemsnit 11 m2 pr. STÅ i 2012 med 14 m2 pr. STÅ som det højeste i UCN.

Pt. har UCSJ 3 overflødige ejendomme til salg i Slagelse, Haslev og Roskilde. Salgene har

ikke kunnet gennemføres som forventet. Pt. bruger UCSJ resurser på at drifte de overflø-

dige bygninger. Samlet har UCSJ årlige udgifter på ca. 2,6 mio. kr. til de 3 ejendomme.

11. UCSJ forsøger at udnytte de eksisterende m2 bedre. Indsatsen omfatter forskellige til-

tag.

UCSJ arbejder med forskellige initiativer, der lægger op til at øge mulighederne for at ud-

nytte kapaciteten bedre, fx introduktion af et fælles integreret skemalægnings- og lokale-

bookningssystem og et ledelsesgrundlag, der tildeler timer individuelt i stedet for normba-

seret.

UCSJ har endvidere oplyst, at der er en løbende dialog mellem Facility Service og uddan-

nelserne om, hvor stor overskudskapaciteten er.

Skemalægningen spiller en vigtig rolle i at udnytte lokalerne. UCSJ har fx som mål at spre-

de undervisningstiden ud i hele tidsrummet 8-17.

UCSJ forsøger endvidere at udnytte tomme m2 ved at leje lokaler ud til eksterne parter.

UCSJ har for nylig ansat en eventmanager og lokalebooker, der skal øge omfanget af ud-

lejning til eksterne, Hensigten er at sørge for at udnytte de eksisterende lokale bedre.

UCSJ har omfattende e-læringsaktiviteter, hvor kursisterne samles i korte koncentrerede

forløb, hvor hele åbningstiden udnyttes.

UCSJ bruger et lokalebookingsystem, hvorfra det er muligt at trække statistikker over, i

hvor høj grad lokalerne er booket. Der er imidlertid ikke tale om faktisk udnyttelse, da en

bookning ikke altid benyttes, og et lokale ikke nødvendigvis bookes. UCSJ bruger heller ik-

ke oplysningerne direkte til at følge op på lokaleudnyttelsen. Det primære formål med

4

bookning systemet er at sikre overblik over, hvilke lokaler der er bookede hhv. ledige, bl.a.

med henblik på fx at give mulighed for at leje ledige lokaler ud til eksterne parter.

UCSJ har kun tal for planlagt og ikke faktisk udnyttelse af lokalerne. UCSJ har tidligere fået

målt, hvor mange, der faktisk var i lokalerne. Dette skete som en del af beslutningsgrund-

laget for byggeriet af Campus Roskilde. UCSJ har oplyst, at der er planlagt et projekt, hvor

Roskilde og Slagelse i efterårssemesteret 2013 skal tælle i lokalerne (faktisk brug). Formå-

let er at komme lokale-overbookning til livs, da mange booker lokaler for en sikkerheds

skyld uden faktisk at bruge lokalerne og uden at afbooke.

d. Samlet vurdering bygninger og kapacitet

12. Rigsrevisionens vurderer, at styring og udvikling af bygningskapaciteten er hensigts-

mæssigt organiseret. Vi vurderer, at organiseringen på UCSJ opfylder UCSJ’s behov, da

ansvaret er klart fordelt og sikrer en ensartet styring af området.

UCSJs administration af bygninger og lokaler sikrer, at UCSJ har overblik over lokalekapa-

citeten, og der er fokus på til stadighed at udnytte eksisterende lokaler optimalt.

UCSJ har været og er i gang med at samle aktiviteterne og reducere antallet af lokationer

og har centraliseret administrationen af bygningsområdet. UCSJ arbejder desuden med

forskellige initiativer for at øge mulighederne for at udnytte kapaciteten bedre, fx introdukti-

on af et fælles integreret skemalægnings- og lokalebookningssystem, et ledelsesgrundlag,

der tildeler timer individuelt i stedet for normbaseret, udlejning af lokaler til eksterne mv.

UCSJ har p.t. udfordringer med for at komme af med overflødige lokaler (frasalg), at opti-

mere lokaleudnyttelsen, fx i ydertimerne, samt at få et overblik over den faktiske udnyttelse

af lokalerne.

Udvikling af nøgletal for udnyttelse af bygningskapaciteten og en langsigtet ejendomsstra-

tegi kan være med til at understøtte dialogen i bestyrelsen og direktion mv. i forbindelse

med udvikling og styring af bygninger og lejemål.

e. Særlige områder

13. Ved revisionen konstaterede vi, at UCSJ har aktiviteter på en række områder, der ikke

kan betragtes som en del af kerneforretningen. Det omfatter kantinedrift, udlejning af kolle-

gieboliger og udlejning af lokaler til eksterne parter. Vi har gennemgået områderne over-

ordnet med henblik på at afdække baggrunden for aktiviteterne og eventuelle problemer

med administrationen.

Derudover har vi i forbindelse med revisionen spurgt til omfanget af kørselsgodtgørelse til

høj takst.

Kantinedrift

14. UCSJ har lagt strategiske overvejelser til grund for beslutningen om at drive egne kan-

tiner. Egen drift af kantinerne skal bl.a. understøtte fastholdelse og et godt studiemiljø. An-

dre hensyn, UCSJ har vægtet, omfatter muligheden for at tilbyde ydelser (forplejning og

lange åbningstider) til efter-/videreuddannelsesaktiviteter og e-learning kursister samt ser-

vice til CFU.

UCSJ vurderer, at det er billigere selv at drive kantinerne, samtidig med at UCSJ kan læg-

ge et højt kvalitets- og serviceniveau. Adspurgt har UCSJ oplyst, at UCSJ senest i 2008

vurderede, at en udlicitering ville koste 5-700.000 pr. kantine indenfor SKI (i alt 4 – 5,6 mio.

kr. ved 8 kantiner) mod de ca. 2,1 mio. kr. det i dag koster at drive 8 kantiner (svarende til

1/2 løn på ca. 299.000 for 8 kantineledere som UCSJ giver i tilskud pt.).

5

Samlet vurdering kantinedrift

15. Vi vurderer, at UCSJ med fastlagte intervaller bør lave en formel analyse af prisforskel-

len på at drive egne kantiner og udlicitere driften. Bl.a. for at sikre, at UCSJ er opmærk-

somme på, at kantinerne skal kunne sammenlignes og stå i en konkurrencesituation med

kommercielt drevne kantiner.

Udlejning af kollegieboliger

16. UCSJ udlejer i mindre målestok kollegieværelser. I alt udlejer UCSJ ca. 100 kollegie-

værelser fordelt i Slagelse, Vordingborg og Roskilde. Priserne på værelserne varierer mel-

lem 1.650 til 4.200 afhængigt af m2, sted, stand og faciliteter. Råbalancen pr. 13/11 2013

viste en indtægt på 2,056 mio. kr. på udlejning af kollegier i 2013. Der er i vidt omfang tale

om aktiviteter, der fulgte med fra de ind-fusionerede skoler, og udlejningen sker primært til

internationale studerende.

Bygningsdriften dækker omkostningerne til lejemålene, dvs. udgifterne kører over byg-

ningsdrift og formålet bygninger i kontoplanen. Udgifter og lejeindtægter skal gå op, men

da det ikke går op, har bygningsdriften en omkostning (forskel mellem udgift og indtægt på

aktiviteten), som internationalt kontor betaler.

Lejere skal være oprettet i SIS. Det sikrer, at lejerne er studerende, og at det årligt tjekkes

at lejerne fortsat er studerende.

17. Drift af kollegier kan ikke betragtes som en professionshøjskoles kernevirksomhed el-

ler -kompetence. Opgaven er desuden resursekrævende.

UCSJ har et hensyn at tage til udenlandske studerende, der kommer til UCSJ i kortere va-

righed og som har svært ved at finde bolig til en acceptabel pris og for en kort periode.

UCSJ har eksternt bestemte mål for det antal udenlandske studerende. UCSJ skal kunne

tiltrække, og tilbuddet om et kollegieværelse er et parameter heri.

Samlet vurdering udlejning af kollegieværelse

18. UCSJ har været igennem en centralisering og oprydning af området og har som mål at

afvikle driften af kollegieboliger til de studerende på sigt. Det er positivt.

UCSJ bør fortsætte overvejelserne om, hvordan opgaven med at tilbyde kollegieboliger til

udenlandske studerende kan løses, uden at UCSJ står med opgaven med at drive kolle-

gieboliger, der er resursekrævende og uden for UCSJ’s kerneforretning.

Udlejning af lokaler til eksterne parter

19. UCSJ udlejer lokaler til eksterne parter. Der er tale om udlejning af lokaler til konferen-

cer, møder, kommerciel aktivitet mv. UCSJ kan både levere forplejning og evt. overnat-

ning.

Som en del af beslutningen om UCSJ’s udbudsstruktur pålagde bestyrelsen direktionen at

arbejde med ressourceoptimering, herunder at arbejde med, at ledig lokalekapacitet an-

vendes til andre formål og/eller sælges eller udlejes til kommuner, virksomheder eller an-

dre uddannelsesinstitutioner. Udlejningsaktiviteterne er dermed i overensstemmelse med

UCSJ’s strategi.

UCSJ har for nylig ansat en event og booking manager, der bl.a. skal fokusere på at øge

og professionalisere UCSJ’s udlejningsvirksomhed.

20. UCSJ har udarbejdet politik og principper for lokaleudlejning i UCSJ. Heraf fremgår

det, at lokalerne skal udlejes på markedsvilkår til takster fastsat af UCSJ. Takster-

ne/priserne har UCSJ fastsat i en intern prisoversigt

6

UCSJ har oplyst, at der tidligere ikke har været helt styr på udlejningen af lokaler, der er fo-

regået decentralt. Efter lokaledriften mv. er blevet centraliseret i Facility Service er UCSJ

gået i gang med at rydde op på området og få rettet op på priser, kontraktforhold mv.

21. UCSJ har oplyst, at udlejningen af lokaler til eksterne parter registreres som indtægts-

dækket virksomhed (IDV).

22. Vi har gennemgået 1 måneds fakturaer for udlejningsvirksomhed til eksterne parter (25

fakturaer til en værdi af 136.032,74 kr. på konto 115012 i perioden 1/9-13 til 30/9-13).

Vi kan konkludere, at der især er tale om udlejning af lokaler til møder, kurser, konferencer,

seminarer mv. En del er med forplejning og enkelte med overnatning.

Aftagerkredsen er primært offentlige myndigheder/institutioner, kommuner, uddannelses-

steder eller foreninger med et sigte, der ligger indenfor UCSJ's uddannelsesområde.

UCSJ angiver ikke konsekvent standardoplysninger på fakturaen som antal personer, antal

dage og dato samt tidspunkt for arrangement, lokale id og sted. UCSJ har oplyst, at der

ved siden af fakturaen ligger et faktureringsgrundlag, fx i form af kontrakt el.lign.

Hvis en faktura eller et afregningsbilag indeholder både momspligtige og momsfrie leve-

rancer, er der krav om, at det af fakturaen skal fremgå, hvilke leverancer der er momsplig-

tige. UCSJ har oplyst, at det momsbelagte beløb specificeres konsekvent på den elektro-

niske faktura, men at det ikke har været muligt for UCSJ at specificere beløbet på Navisi-

ons papirfaktura. UCSJ er ved at undersøge årsagen. Rigsrevisionen har ingen bemærk-

ninger hertil.

Samlet vurdering udlejning af lokaler til eksterne

23. Udlejningsaktiviteterne følger UCSJ’s strategi. I takt med professionaliseringen af akti-

viteterne bør UCSJ sikre sig, at aktiviteterne fortsat er naturlige udløbere af institutionens

virksomhed.

UCSJ kan forbedre dele af fakturahåndteringen. UCSJ bør bl.a. konsekvent angive stan-

dardoplysninger på fakturaen som antal personer, antal dage og dato samt tidspunkt for

arrangement, lokale id og sted. Bl.a. for at sikre, at faktureringsgrundlaget er i orden. End-

videre bør UCSJ undersøge om momsbeløb også kan specificeres på Navision-fakturaen.

Vi har ikke undersøgt om systemerne understøtter sådanne tiltag.

Kørselsgodtgørelse

24. Vi har fået oplyst, at lidt over halvdelen af medarbejderne på UCSJ har kørselsbemyn-

digelse til høj takst og udgifterne til rejse og befordring via løn udgjorde pr. 31/10-2013 i alt

2,9 mio. kr. i 2013. UCSJ har oplyst, at det især er undervisere og konsulenter, der har

bemyndigelse. Vi har endvidere fået oplyst, at UCSJ ikke løbende tager bemyndigelser-

ne op til fornyet vurdering, når de først er givet.

Rigsrevisionen skal henlede UCSJ’s opmærksomhed på, at det ifølge vejledning fra SKAT

er arbejdsgiverens ansvar at kontrollere, at alle betingelserne for skattefri kørselsgodtgø-

relse er opfyldt. Arbejdsgiveren skal føre kontrol med: kørslens formål, kørslens mål med

eventuelle delmål, dato, antal kørte kilometer, beregning efter satser og at kørslen er i

medarbejderens eget køretøj. Vi har ikke nærmere afdækket UCSJ’s forretningsgange på

området. Rigsrevisionen har bedt UCSJ dokumentere, at UCSJ’s kontrol af, at betingelser-

ne for kørselsgodtgørelse er opfyldt]. UCSJ eftersender denne.

Vi bemærker endvidere, at det kan være hensigtsmæssigt, at UCSJ jævnligt gør medar-

bejderne opmærksomme på, at det ikke er muligt både at få godtgørelse og kørselsfra-

drag.

7

Samlet vurdering kørselsgodtgørelser

25. UCSJ udsteder i stort omfang kørselsbemyndigelser til høj takst. Vi anbefaler, at UCSJ

overvejer at opstille principper for tildeling af kørselsbemyndigelse, og at foretage

en løbende vurdering af, om begrundelsen for at tildele kørselsbemyndigelse med høj

sats fortsat foreligger.

f. Samlet vurdering særlige områder

26. UCSJ har aktiviteter på en række områder, der ikke kan betragtes som en del af kerne-

forretningen, men aktiviteterne – bortset fra enkelte bemærkninger – administreres tilfreds-

stillende på de områder vi har undersøgt.

III. Byggeri

27. Formålet var overordnet at afdække, hvordan UCSJ har håndteret byggeriet af Cam-

pus Roskilde. Vi har ikke gennemgået byggeprojektet og byggestyringen, men dele af be-

slutningsgrundlaget, herunder forelæggelser for bestyrelsen og aktstykket.

28. Byggeriet af Campus Roskilde indgik i en campus-strategi, hvis formål bl.a. var at sam-

le UCSJ’s adresser på færre og mere rentable adresser. UCSJ er med Campus Roskilde

gået fra mellem 7 og 18 m2 pr. studerende fordelt på flere adresser til 7 m2 pr. studerende

på 1 adresse.

Som grundlag for at beslutte, hvordan udbudsstrukturen for uddannelserne skulle se ud fik

UCSJ gennemført en række analyser,

Beslutningen om at samle uddannelserne i campusser og fastlæggelsen af udbudsstruktu-

ren var således baseret på en række strategiske overvejelser og et grundigt analysearbej-

de, der inddrog en række forhold som fx studenterbestand, ansøgere og optag, dimensio-

nering, studerendes mobilitet, infrastruktur, ansøgningsmønstre og demografisk udvikling,

konkurrencesituationen mv.

En del af analysen behandlede placeringen af campus/uddannelserne, bl.a. ud fra en be-

tragtning om, hvor UCSH havde bedst mulighed for at tiltrække studerende.

29. UCSJ havde en hovedentreprenør og en rådgiver på byggeprojektet.

30. Anlægsinvesteringen inkl. køb af grund, tilslutningsafgifter og inventar er opgjort til

234,4 mio. kr., hvilket er 4 % over det oprindelige budget på ca. 225 mio. kr., heraf 9,5 mio.

kr. til køb af grund, som fremgår af aktstykke nr. 35 af 30. november 2010. Der udestår en

sag med hovedentreprenøren, der har anlagt voldgift. UCSJ har tilbageholdt en del af be-

talingen på grund af diverse fejl og mangler. UCSJ har afsat en eventualforpligtelse hertil

på 14,5 mio. kr.

31. UCSJ forventede som en del af beslutningsgrundlaget besparelser på driften på i alt 4

mio. kr. om året. UCSJ har oplyst, at dette endnu ikke er opnået.

32. Byggeriet af Campus Roskilde er lånefinansieret og forventedes yderligere finansieret

ved salg af ejendomme og over driften, hvor bygningstaxameteret forventes at stige pga.

øget optag.

Sammenlignet med andre professionshøjskoler har UCSJ en relativt højere finansierings-

grad, og soliditeten er faldende pga. byggeprojektet.

8

Det forventede frasalg af nu 3 ejendomme er usikkert og er kun delvist realiseret, selvom

det var en forudsætning i finansieringen af byggeriprojektet. Det samlede kontante provenu

af salgene var i aktstykket beregnet til ca. 83,7 mio. kr. Heraf er 9,3 mio. kr. samt et eks-

traprovenu på 10,7 mio. kr. realiseret ved salget af en ejendom i Roskilde.

For en overflødig ejendom – Haslev – forventer UCSJ ikke længere et snarligt salg og

overvejer andre muligheder. Værdien af de i alt 3 usolgte ejendomme er seneste nedregu-

leret med 14,6 mio. kr. i årsrapporten 2012.

33. Vi har ikke i øvrigt haft bemærkninger til beslutningsgrundlaget for byggeriet.

a. Samlet vurdering byggeri

34. Det er positivt, at beslutningen om at samle uddannelserne i campusser og fastlæg-

gelsen af udbudsstrukturen var baseret på en række strategiske overvejelser og et grun-

digt analysearbejde, der inddrog en række forhold.

35. UCSJ har endnu ikke opnået de forventede driftsbesparelser på Campus Roskilde.

Rigsrevisionen anbefaler, at UCSJ følger op på og sørger for at høste driftsbesparelserne,

når byggeriet i Roskilde har været i normal drift i en periode.

36. Det forventede frasalg af nu 3 ejendomme er usikkert og er kun delvist realiseret, selv-

om det var en forudsætning i finansieringen af byggeriprojektet. UCSJ er opmærksom her-

på.

IV. Administration af bibeskæftigelse og normtimer

37. Formålet var at indsamle viden om, hvorvidt UCSJ har fastsat en klar politik for bibe-

skæftigelse, og om der er et samlet overblik over omfanget af bibeskæftigelse. Formålet

var desuden at klarlægge, om evt. retningslinjer og regler efterleves, samt hvorledes kon-

trollen foretages.

Herudover var formålet at undersøge, hvorledes normtimer for undervisere fastlægges, og

hvorledes normtimer administreres på uddannelserne.

38. Undersøgelsen er et led i en tværgående undersøgelse på § 19 og 20, og der blev

brugt et standardskema til undersøgelsen. Skemaet var bygget op omkring følgende ho-

vedtemaer:

Retningslinjer for bibeskæftigelse

Overblik over omfang af bibeskæftigelsen og efterlevelse af evt. regler

Administration af timenormer

a. Retningsliner for bibeskæftigelse

39. UCSJ har et udkast til en politik for bibeskæftigelse, der er udarbejdet på foranledning

af bestyrelsen. Udkastet var på revisionstidspunktet endnu ikke godkendt i organisationen.

b. Omfanget af bibeskæftigelse

40. UCSJ har ikke et samlet overblik over omfanget af bibeskæftigelse.

Personalekontoret er stødt på problemstillingen i enkelte personalesager, hvor bibeskæfti-

gelse har været problematisk for ansættelsen hos UCSJ og fx har givet anledning til be-

grænsninger i muligheden for at lægge skemaer, konkurrerende virksomhed mv.

Derudover ligger evt. viden om omfanget af bibeskæftigelse hos uddannelseslederne, fx

på baggrund af undervisernes tilkendegivelser forud for semesterstart af, hvornår de står til

rådighed.

9

c. Samlet vurdering bibeskæftigelse

41. Vi finder det tilfredsstillende, at UCSJ er opmærksom på risikoen for evt. bibeskæfti-

gelse, der ikke måtte være forenelig med UCSJ’s virksomhed, og har taget initiativ til, at

ledelsen kan vurdere risikoen, herunder få et overblik over omfanget af evt. bibeskæftigel-

se.

d. Administration af timenormer

42. UCSJ overgår fra 1 paradigme for planlægning af arbejdstiden til et andet pr. 1/2 2014 i

forbindelse med, at arbejdstidsaftalerne er opsagt.

UCSJ har hidtil planlagt arbejdstiden med udgangspunkt i de normer, der er fastlagt i ar-

bejdstidsaftalerne for underviserne.

Ifølge arbejdstidsaftalen udgør arbejdstiden for fuldtidsbeskæftigede undervisere 1.924 timer.

På baggrund af undervisernes individuelle rettigheder fratrækkes feriedage, særlige feriedage

og omsorgsdage. For medarbejdere, der afvikler 5 ugers almindelig ferie og 5 særlige ferieda-

ge er årsnormen 1.643 timer.

Timer tildeles med udgangspunkt i normer for undervisningstimer, forberedelse, vejledning,

eksamen, kompetenceudvikling, møder mv. Der er fastsat faktorer for hver aktivitetstype.

Disse aftales fra uddannelse til uddannelse.

43. Fra 1/2 2014 er arbejdstidsaftalerne opsagt og arbejdstid skal fremover tildeles mere

individuelt. Med omlægningen af arbejdstiden pr. 1/2 er såkaldt egen-tid og kompetence-

udviklingstid også opsagt. Uddannelseschefen får dermed flere timer at planlægge med.

Normer udregnes på baggrund af tjenestetidsaftalen og uddannelsesspecifikke aftaler

samt resurserammer for de enkelte moduler (det koster et modul i arbejdstimer).

44. Vi har fået forevist og gennemgået et timebudget for fysioterapeutuddannelsen ved

uddannelseslederen. Desuden har vi modtaget et timebudget for bioanalytikeruddannel-

sen. Der er forskel på, hvordan timebudgetteringen foregår fra uddannelse til uddannelse.

Normer registreres på fysioterapeutuddannelsen i et timebudget (excelark) på baggrund af

oplysninger om undervisningstimer, arbejdstimer (faktor), holdstørrelse, eksamen mv.

45. Data for merarbejde indhentes på tværs af uddannelserne. Opsamling af data er den

samme, men registreringerne er ikke de samme på uddannelserne. Regnearket med time-

budgetter anvendes fx ikke på alle uddannelser. Timeplanlægningen på fysioterapeutud-

dannelsen er oplyst til at være god praksis på UCSJ.

46. UCSJ arbejder på at standardisere timebudgetteringen.

Revisor foreslår i årsrapport/revisionsprotokollat for 2012, at der i forbindelse med afløn-

ning af institutionens personale indføres et centralt planlægningssystem til disponering af

undervisningsresurserne. UCSJ afventer en central udmelding fra ministeriet omkring ret-

ningslinjer, standarder mv. på dette område, ligesom resursestyringssystemer indgår som

et element i det fælles sektoreffektiviseringsprogram. I mellemtiden har UCSJ taget initiativ

til internt at udarbejde et system/procedurer til registrering og planlægning af resur-

ser. Udgangspunktet for standardiseringen er regnearksmodellen.

47. I ledelsesinformationen til økonomifunktionen har der været fokus på registrering af

merarbejde med henblik på de årlige hensættelser. Direktionen har ønsket at nedbrin-

ge merarbejdet, der havde været stigende. Udmeldingen har været, at inden overgangen

10

til nyt paradigme for arbejdstidsplanlægning skulle merarbejdet gå i nul. Hvor der tidligere

har været stigende merarbejdspukler har UCSJ oplyst, at man nu har fået knækket kurven.

UCSJ laver en halvårlig status, hvor medarbejderne indrapporterer forbrugt tid til økonomi-

kontoret (31/8 ved midtvejsregnskab og 31/12 ved årsafslutning). Økonomikonsulenter får

således tal for merarbejde ½ årligt til monitorering, men der hensættes kun til merarbejde

ved årsafslutningen. UCSJ har oplyst, at ikke alle uddannelser er ligeså gode til at styre

arbejdstimerne som fysioterapeutuddannelsen. Idet der er 1 uddannelseschef pr. uddan-

nelse, er timebudgettering dog ens på hver uddannelse. Variationerne findes fra uddannel-

se til uddannelse. Alle har overblik over merarbejde.

UCSJ har ikke et system til tidsregistrering, og der er ingen kontrol af faktisk arbejdstid idet

udgangspunktet er normtimer. Underviserne skal halvårligt indberette forbrugte timer. Det

er Rigsrevisionens vurdering, at det der registreres andet på regnskabet i vidt omfang er

det, der har været budgetteret. Afvigelser fra normen skal aftales med uddannelseslederen

og forklares for økonomifunktionen. Afvigelser skyldes ofte eksamen.

UCSJ kører pt. et pilotprojekt med tidsregistrering inden overgangen til nyt arbejdstidssy-

stem.

48. På fysioterapeutuddannelsen var der for foråret 2013 i alt 444 overtimer på 16 ansatte

– svarende til 1/3 årsværk. Rigsrevisionen vurderer, at der dermed ikke er tegn på overka-

pacitet og merarbejde, der ikke er til at styre.

Merarbejde/overtid betyder, at der er færre timer, der kan anvendes næste semester (ti-

merne afspadseres 1:1). Leder og medarbejder aftaler afspadsering ved opgavereduktion.

Undervisningen skal afholdes, men er der andre steder, hvor man kan reducere (fx videre-

uddannelsesaktiviteter). Der reduceres som udgangspunkt ikke på undervisning og vejled-

ning mv.

49. Med udgangspunkt i det hidtidige normsystem og timebudgetterne i regnearksmodellen

kan antallet af undervisningstimer (konfrontation og eksamen) på bioanalytikeruddannel-

sen opgøres som følger1:

Bioanalytikeruddannelsen 1/2 2013 til 31/1 2014

1 2 3 4 5 6 7

I alt undervisning (konfrontation og eksamination)

906,15 781,5 353,34 656,7 980,9 686,5 1303

Ydelse (årsnorm minus ferie mv) 1428,4 1575 795 1570,5 1593 851 1643

Undervisning som andel af samlet arbejdstid (undervisning/Årsnorm mi-nus ferie*100)

63,4 49,6 44,4 41,8 61,6 80,7 79,3

Dermed udgør undervisningstiden i gennemsnit ca. 60 % af den totale arbejdstid med ud-

sving fra ca. 40 til 80 %.

e. Samlet vurdering timenormer

50. UCSJ har hidtil planlagt arbejdstiden med udgangspunkt i de normer, der er fastlagt i

arbejdstidsaftalerne for underviserne. Fra 1/2 2014 er arbejdstidsaftalerne opsagt og ar-

bejdstid skal fremover tildeles mere individuelt. Vi vurderer, at omlægningen vil give mulig-

hed for en mere styringsrelevant dialog om den tid, der faktisk går til at løse opgaverne.

1 Kilde: regneark bioanalytikeruddannelsen

11

UCSJ har planlagt arbejdstiden med udgangspunkt i timebudgetter. Praksis har varieret fra

uddannelse til uddannelse. UCSJ har ingen tidsregistrering og fører ikke kontrol med den

faktiske arbejdstid, idet udgangspunktet har været fastsatte normtimer.

Timebudgetteringen på de uddannelser vi har fået forevist forekommer transparent og det

er muligt at følge de budgetterede timer helt ned til skemaniveau og den enkelte undervi-

ser.

UCSJ arbejder på at standardisere registreringen og opgørelsen af undervisningstimer.

Det finder vi positivt.

51. Undervisningstiden på en enkelt uddannelse var perioden februar 2013 til januar 2014

budgetteret til gennemsnitligt 60 % undervisning af den totale arbejdstid med udsving fra

ca. 40 % til 80 % for den enkelte underviser.

52. UCSJ er ved at få styr på omfanget af merarbejde. Der hensættes fortsat er stort be-

løb, men det er faldende, ledelsen har fokus på området, og det er meldt ud til underviser-

ne, at merarbejde skal gå i nul ved overgangen til ny overenskomst. Det finder vi tilfreds-

stillende.

V. Administration af eksterne midler

53. EU-projekterne bliver revideret af PwC og Deloitte Interreg afhængigt af bevillingsgi-

vers betingelser for valg af revisor, Derudover gennemgår institutionsrevisor området i for-

bindelse med statusrevisionen. Området er således velrevideret, men var udvalgt, fordi det

er i vækst, og fordi særligt EU-tilskud udgør en økonomisk risiko for institutionen, hvis ikke

de bliver håndteret korrekt.

Der blev ikke foretaget sagsgennemgang. De fremsendte oversigter var gennemgået på

forhånd og dannede udgangspunkt for interviewet med den fagligt ansvarlige og den øko-

nomikonsulent, der er tilknyttet området.

54. Projektporteføljen er overskuelig (15-20 sager) og der var fokus på området på UCSJ.

Konteringen af tilsagn blev diskuteret. Udgangspunktet for konteringen fremgår af betin-

gelserne i den pågældende kontrakt. Rigsrevisionen havde ingen bemærkninger hertil.

Ved revisionen blev følgende spørgsmål gennemgået:

• Er der etableret procedurer med henblik på at sikre, at projekter, der finansieres af

eksterne tilskudsmidler, bliver administreret og regnskabsført i overensstemmelse med de

statslige regler og evt. særlige krav fra tilskudsyder.

• Er der fastlagt procedurer for ansøgning og indgåelse af kontrakt?

• Er der fastlagt procedurer for regnskabsføring og rapportering, herunder revision?

Gennemgangen af området er baseret på det fremsendte materiale: forretningsgange for

eksternt finansierede midler, oversigt over EU-projekter, samt risikovurdering samt inter-

view.

a. Samlet vurdering administration af eksterne midler

55. Rigsrevisionen fandt, at der var tilrettelagt en tilfredsstillende administration af området.

Rigsrevisionen konstaterede, at projektporteføljen var overskuelig, og at der var velfunge-

rende forretningsgange på området fra projektstart til projektafslutning.

Den regnskabsmæssige behandling af projekterne var i overensstemmelse med de statsli-

ge regler samt evt. særlige krav fra tilskudsyder. Eksternt finansierede projekter indgår i

den løbende økonomiske opfølgning. EU-projekterne bliver revideret af eksterne revisorer,

ligesom institutionsrevisor også gennemgår området i forbindelse med statusrevisionen.

12

VI. Årsrapport 2012 og formålsfordeling

56. Rigsrevisionen har gennemgået årsrapporten 2012 og drøftet formålsfordelingen af

udgifterne med UCSJ.

a. Årsrapport 2012 – finansielle nøgletal

57. Rigsrevisionens gennemgang af UCSJ’s årsrapport og protokollat gav anledning til at

drøfte en række af de finansielle nøgletal (der henvises nedenfor til punkt-nummereringen i

årsrapporten 2012):

Pkt. 2.1. Byggeriet i Roskilde stiller store krav til selvfinansiering, i alt 84,8 mio. kr,

hvilket stiller store krav til likviditetsdisponeringen på UCSJ. En del af forudsæt-

ningen for byggeriet er et forventet salg af bygninger på 46 mio. kr. (Haslev Semi-

narium og Roskilde Seminarium)

Pkt. 2.3. Værdiansættelse af ejendomme er medtaget under omsætningsaktiver,

da ejendommene er sat til salg. Vi har drøftet, om det er korrekt klassifikation af

aktiverne med både institutionsrevisor og UCSJ. Omsætningsaktiver skal normalt

omsættes inden for et år, og bygninger klassificeres ikke ofte der. Særligt henset

til, at det er to seminarier på Midt- og Østsjælland med beliggenheder, der ikke er

centrale og i det nuværende marked ikke let-omsættelige.

Pkt. 4.1 om forvaltning af UCSJ’s midler kommenterer institutionsrevisor de finan-

sielle nøgletal og har bemærkninger til dem alle:

o Soliditeten er faldende, på grund af byggeriprojektet.

o Likviditetsgraden er stigende, bl.a. fordi ejendomme til salg er klassificeret

under omsætningsaktiver

o Finansieringsgraden er stigende, dvs. bygninger er i væsentligt omfang

finansieret ved låneoptagelse. Institutionsrevisor bemærker også, at

sammenlignet med de øvrige professionshøjskoler er finansieringsgraden

høj

UCSJ har oplyst, at det fortsat er vurderingen, at salget af 2 af ejendommene kan realise-

res – forventeligt omkring foråret 2014. UCSJ oplyste, at salget af ejendommen i Slagelse

var næsten på plads, men havde stået stod lidt i stampe pga. af kommunalvalget. Ligele-

des var ejendommen i Roskilde under betinget salg. Haslev Seminarium var en udfordring,

og der var plan om at rette henvendelse til Faxe Kommune i den forbindelse.

Rigsrevisionen er af den opfattelse, at ejendommene burde have været klassificeret som

anlægsaktiver, idet de ikke har vist sig let-omsættelige. Klassificeringen som omsætnings-

aktiver har påvirket UCSJ’s likviditetsgrad positivt for 2012. Institutionsrevisor har gjort op-

mærksom på, at der ikke er entydige retningslinjer herfor, hvorfor der er foretaget et skøn.

Institutionsrevisor er endvidere opmærksom på effekten på likviditeten.

UCSJ har oplyst, at et likviditetsbudget er underudarbejdelse som anbefalet af institutions-

revisor. Vi modtog på revisionstidspunktet et udkast. Vi her ikke gennemgået dette. Rigs-

revisionen anbefaler, at budgetterne færdiggøres snarest muligt. Hidtil har bestyrelsen fået

orientering om likviditetsudviklingen i økonomiopfølgningen.

Omkring soliditetsgraden har UCSJ bl.a. oplyst, at det miks af uddannelser UCSJ tilbyder

udløser lavere STÅ end en række af de andre professionshøjskoler (UCSJ har en lavere

andet studerende i de ’våde fag’, der giver højere taxametertilskud), hvorfor UCSJ generelt

har en lavere indtægt.

Vi kan konstatere, at UCSJ generelt har fulgt op på udestående forhold/bemærkninger fra

årsrapporten 2012, eller at institutionsrevisor har inddraget forholdene i revisionsplanlæg-

ningen.

13

b. Formålsfordeling af udgifter

58. Formålet var at udvælge et antal nøgletal i årsrapporten til gennemgang, herunder op-

gørelse af udgifter til formålene ledelse og administration og markedsføring. Formålet var

at efterprøve tallenes validitet, med udgangspunkt i note 4 Markedsføring og 5 Ledelse og

administration i årsrapporten 2012.

Baggrunden var, at professionshøjskolernes udgifter til bl.a. administration varierer. Der

kan dog være forskel på, hvad skolerne hver især henregner til de forskellige formål. For-

målet for revisionen var tillige at afdække eventuelle forskelle i udvalgte universiteters og

skolers regnskabspraksis og formålsopdeling for så vidt angår registrering af udgifter under

formålene Markedsføring samt Ledelse og Administration.

59. Ved udarbejdelse af årsrapporten havde UCSJ ikke benyttet kontoskemaer til formåls-

fordelingen, hvilket ministeriet blev klar over og påtalte i sit tilsynsbrev.

UCSJ erkender fejlen og har været i gang med at rette op. Vi har bl.a. fået forelagt et stør-

re arbejde, der forklarer forskellene i konteringen. Samlet stemmer tallene til årsrapporten

for 2012. UCSJ forventer at have styr på formålsfordelingen til årsrapport 2013.

Da formålsfordelingen for 2012 var fejlbehæftet vurderede vi, at det ikke var hensigtsmæs-

sigt at foretage en gennemgang af regnskabspraksis for de udvalgte nøgletal, hvorfor vi ik-

ke har foretaget videre.

60. Vi konstaterede, at professionshøjskolerne, herunder UCSJ, er i dialog med ministeriet

om, hvordan udgifter til studieadministration skal formålskonteres. UCSJ ønsker, at konte-

re studieadministration under uddannelserne og ikke under ledelse og administration, på

samme måde som universiteterne.

UCSJ oplyste ligeledes, at den vejledning om formålskontering, der skal anvendes, af og til

bliver ændret med tilbagevirkende kraft, hvilket er et yderligere irritationsmoment. Under-

visningsministeriet har ansvaret for regnskabsportalen, hvortil regnskabsdata skal rappor-

teres, hvorfor det er Undervisningsministeriet – og ikke Ministeriet for Forskning, Innovati-

on og Videregående Uddannelser, der melder ændringer til vejledningen ud. Hertil kom-

mer, at formålskonteringen er årsag til mange fejlposteringer, da konteringslogikken ifølge

UCSJ giver udfordringer for nogle i organisationen.

Vi vil drøfte disse spørgsmål med ministeriet.

c. Samlet vurdering formålskontering

61. UCSJ har haft udfordringer med formålskonteringen af udgifterne, men forventer at lø-

se de konkrete problemer. Ligesom de øvrige professionshøjskoler har UCSJ været i dia-

log med ministeriet om bl.a. konteringen af udgifter til studieadministration.

Documents

Mødereferat af bestyrelsesmøde · summen. Ejendomsmægler har udfærdiget en kontrakt, der har været til juri-disk gennemsyn hos FOB og UCSJ. Den endelige kontrakt forventes at