Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 1
BILAG B 1 – KRAVSPECIFIKATION – delaftale 1 - Odense
1. Præsentation af Socialstyrelsens ønskede løsning
1.1 Overordnet beskrivelse
Socialstyrelsen (herefter benævnt Ordregiver) udbyder hermed
mødeforplejning og kantinedrift til Ordregivers adresser i Odense. Nedenfor er angivet
adresse samt opstartstidspunkt for opgaven:
Edisonsvej 18, 1 og
Skibhusvej 52 B 1. sal ogSkibhusvej 25 B 3. Sal
Forventet opstart 1. oktober 2015.
Ordregiver ønsker en mødeforplejnings- og kantinedrift med et sundt, ernæringsrigtigt og
varierende sortiment med en høj kvalitet. Det forventes ligeledes at maden fremstår
indbydende og præsenteres på en spændende måde. Der skal tilbydes et sortimenter der i
månedens løb tilgodese alle ’typer’ (unge, ældre, vegetarer, dem der er til traditionelt mad og
de som ønsker mere eksperimenterende mad). Sortimentet skal ligeledes tilpasses årstidens
og tidens sunde råvarer. Leverandøren skal endvidere tilstræbe en sund linje med brug af
grove grønsager, groft mel samt i videst muligt omfang bruge hjemmelavede produkter og
økologiske råvarer. Nøgleordene for cateringordningen er alsidighed, høj service og
spændende præsentation af maden med fokus på sanseoplevelser, sundhed og ikke mindst
de gode råvarer. Ordregiver er positiv overfor økologiske varer, men først og fremmest
kommer råvarernes kvalitet – og disse er gerne danske i et bredt udsnit – så Leverandøren
forventes at stille krav til underleverandørernes råvarer. Maden, der serveres, skal i videst
muligt omfang være egenproduktion. Der skal være en stor bredde og fornyelse i menuerne,
og leverandørens professionelle personale skal såvel formå at lægge innovation og
nytænkning ind i de lidt mere traditionelle retter, som også gerne må forekomme.
Leverandørens personale forventes at brænde for og være stolte af deres fag og de
præsenterer maden flot og farverigt.
Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense, men kan variere afhængigt af
tjenesterejser, ferie mv. Årligt ekspederes, i forhold til ordregivers personale, omkring 8.500
ekspeditioner i Odense, svarende til gennemsnitligt 38 ekspeditioner pr. dag i Odense. Der
har derudover gennemsnitligt været afholdt ca. 700 møder i Odense med cirka 4500
deltagere.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 2
Der har hidtidigt været en årlig omsætning på cirka kr. 635.000 ex moms. Heraf har
mødeforplejning genereret cirka 72 % af omsætningen.
1.2 De fysiske rammer
Socialstyrelsen i Odense er placeret i 2 nabohuse på Skibhusvej og
Edisonsvej. Ordregiver har til huse på hhv. 1. og 3. sal på Skibhusvej 52
B (hvor kantinen og det centrale produktionskøkken er placeret på 3. sal) og på 1. sal
på Edisonsvej 18 (hvor mødecentret og anretterkøkken er placeret). På hver etage/lokation
er der desuden tekøkkener, hvor personalet kan stille deres brugte porcelæn. På Skibhusvej
1. sal og Edisonsvej er der mulighed for at anvende opvaskemaskine i tekøkkener og
anretterkøkken.
Mødecentret omfatter 8 mødelokaler A, B, C, D, E, F, G og et AV projektrum på Edisonsvej.
Mødelokalerne har forskellige størrelser. På Skibhusvej har Ordregiver et
stort mødelokale 1 på 1. sal med plads til max. 40 mødedeltagere, og møderum 9 med plads
til 8-10 mødedeltagere. På 3. sal er der 8 mødelokaler med plads til mellem 8 og 32
personer, ligesom Kantinen med plads til ca. 50-60 mødedeltagere kan bookes udenfor
frokostperioden fra 11-13.00. Der afholdes primært møder med forplejning i mødecentret og
mødelokalerne på Skibhusvej 1. og 3. sal, men det kan forekomme at møder med
forplejning finder sted på kontorer med mødeborde(f.eks. på direktørens kontor) på
Skibhusvej og Edisonsvej.
I mødelokalerne forefindes reoler med service, bestik, salt og peber mm. Leverandøren
sørger for løbende opfyldning af disse.
Der forventes ligeledes både opdækning og hurtig afrydning ved møder afholdt på
Direktørens kontor.
Kantinen rummer plads til ca. 60 personer ad gangen. Kantinen er primært en
medarbejderkantine.
Inventar, udstyr og løsøre i øvrigt, der stilles til rådighed, forbliver udlejers
eller statens ejendom, og vedligeholdes for udlejers eller Ordregiver
regning.
1.2.1 Generelt for lokationen
Indkøb af supplerende udstyr og af relevante arbejdsredskaber skal
forelægges Ordregiver, der efter godkendelse afholder udgifter hertil.
Reparationer som følge af almindelig slidtage iværksættes af Ordregiver, som ligeledes
afholder udgifter hertil. Udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner,
bygninger mv., der er forvoldt af leverandørens personale, afholdes af leverandøren.
Affaldscontainer er opstillet i gården i Odense. Ordregiver afholder udgiften til fjernelse af
affald, når dette er sorteret og anbragt i de opstillede containere af leverandøren. Der er
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 3
endvidere en række personalekøkkener fordelt i huset. Her har medarbejderne adgang til
køleskab, kaffemaskine, bestik og service mv.
1.3 Møder og andre arrangementer
Der vil hyppigt forekomme gæstebesøg og interne møder.
Mødeaktiviteten varierer en del fra uge til uge afhængig af ferieperioder, aktiviteter i huset
mv. Gæsterne fordeler sig oftest på grupper fra 3-4 pers. op til 25 pers., hvor leverandøren
typisk vil skulle levere kaffe, te og drikkevarer, frugt, chokolade og kage/brød samt
morgenmad og frokost mv. Gæster bespises i de forskellige møderum i huset, i kontorerne
samt eventuelt i kantinen. Hertil kommer receptioner og jubilæer (25- og 40-års), som
leverandøren ligeledes kan stå for. Ved særarrangementer forbeholder Socialstyrelsen sig
ret til at få mad og servering leveret fra andet cateringfirma efter eget valg.
Kantinen benyttes i øvrigt til andre arrangementer såsom fælles møder,
foredrag, fredagsbar, fester, o.lign, som arrangeres af Ordregivers medarbejdere. Ordregiver
er ved sådanne lejligheder berettiget til at benytte en anden leverandør.
2. Opgaven – Kravspecifikation Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense. Hvis ordregivers daglige behov
ændres f.eks. som følge af større nyansættelser eller nedskæringer, giver Ordregiver
besked herom til Leverandøren hurtigst muligt. Det daglige antal kuverter kan variere som
følge af ferie, konferencer eller ved møder. Ordregiver kan ikke garantere, at antallet af
kuverter vil være på samme niveau gennem hele aftaleperioden. Det skyldes, at antallet af
medarbejdere kan stige og falde samt at antallet af medarbejdere der ønsker at benytte
kantineordningen kan ændre sig over tid.
2.1 Ordregivers ydelser og ansvar
Ordregiver stiller følgende til rådighed for Leverandøren:
Myndighedsgodkendte salgs- og produktionslokalersamt aflåselige lagre inkl. Lokale med
PC til køkkenets leder, og opbevaringsrum til personalet.
Driftsudstyr og porcelæn.
Salt og peber, askebægre, servietbeholdere, vaser, lysestager.
Køkkenmaskiner og udstyr i øvrigt.
Rulleborde til mødeservering.
Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved sene møder(Efter kl. 14), som stilles
uden for mødelokaler eller køres til nærmeste tekøkken.
Buffetfaciliteter.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 4
El, varme, vand og ventilation på adressen.
Bestillingssystem til mødeservicering via Microsoft Outlook eller evt alternativt system
leveret af leverandøren.
Containere til bortskaffelse af dagligt affald inkl. madaffald.
Netværksforbindelse til kasse og dankortterminal i salgsområdet.
Rengøring af køkkenpersonalets garderobefaciliteter.
1 computer med internetadgang,. Herved vil det være muligt at annoncere menuplaner
mm. på Ordregivers intranet “FORUM”/Podio.
Rengøring af kantinelokalerne (spise- og gangarealer) frem til disken.
Vedligeholdelse og reparation af det tekniske udstyr, såsom f.eks. køleskabe, frysere,
brød- og pålægsmaskiner, ovne m.v.
Løbende, nødvendige udgifter i forbindelse med indkøb af driftsudstyr og porcelæn efter
aftale med Ordregiver.
Affaldsposer, opvaskemidler, rengøringsmidler og linned(dog ikke karklude) stilles til
rådighed af Ordregiver.
2.2 Leverandørens ydelser og ansvar
Leverandørens ydelser omfatter foruden ledelse og fordeling af arbejdet samt kontrol/tilsyn
med arbejdets udførelse, følgende:
Produktion af mad og drikkevarer til de daglige brugere af kantineordningen samt til møder
og diverse arrangementer
Opstilling af kasse og dankortterminal samt netstik. Det forventes, at Leverandøren på
kvartalsmøder og evt. særlig opfordring kan fremvise data over afsætning/salg pr.
varegruppe i valgte tidsperioder. Se ligeledes pkt. 3.7 nedenfor om betalingsform.
Indgåelse af aftale med NETS for egen regning.
Stille mobiltelefon til rådighed for den daglige leder, som Leverandøren selv har anskaffet
og betaler udgifterne til.
Afholde udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner, bygninger
m.v., der er forvoldt af leverandørenspersonale.
Leverandøren sørger for kaffebrygning morgen (inden kl. 8:00) og
efter middag (kl. 12:30)
Leverandøren står for opfyldning af kaffe/te poser en gang om ugen i køkkener på alle
etager eller efter behov.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 5
Leverandøren forestår opfyldning med kaffebønner mv. og mælk om morgen og den
løbende hovedrens af kaffeautomater efter gældende rengøringsvejledning.
Medarbejderne står efterfølgende selv for den løbende opfyldning i løbet af dagen af
kaffe, kakao, og mælk, samt tømning af grums.
Leverandøren skal sørge for opvask og opfyldning med rent service i tekøkkenerne på
alle etager samt i alle mødelokalerne(også efter interne møder) om morgen og efter frokost i
personalekøkkenerne. Ved møder efter kl. 14 sætter mødeholderne servicen på rulleborde
og leverandøren vasker op efterfølgende dag. Det gælder for såvel interne som eksterne
møder. Leverandøren skal være særligt opmærksom på møder hvor der er bestilt forplejning
op til weekender og/eller ferier, således der ikke står uopvasket service over flere dage.
Sådanne møder afsluttes senest kl. 13.00(eller porcelænet mv. stilles uden for mødelokalet
på det tidspunkt), så afrydning og opvask kan forekomme inden kl. 14.00 samme dag.
Leverandøren forestår afkalkning af kaffemaskiner i personalekøkkenerne efter behov.
Leverandøren sørger for at stille rulleborde med mødeforplejning og drikkevarer
foran mødelokalerne i rimelig tid inden mødets afholdelse. Ved heldagsmøder,
leveres frokosten og evt eftermiddags kaffe/-kage på et rullebord foran mødelokalet
til det aftalte tidspunkt. Efter mødets afslutning skal rullebordene, hvor mødelederen
har sørget for at stille brugt service, afhentes.
Ved møder i direktionens kontorer forventes opdækning og hurtig afrydning.
Leverandøren skal sørge for at der er en af leverandørens medarbejdere til rådighed i
tidsrummet mellem kl. 8:00 og kl. 14:00
Leverandøren sørger for at der dagligt inden kl. 9, stilles en frugtkurv i hvert af
personalekøkkenerne med frugt stykker fordelt på mindst 4 forskellige slags.
Leverandøren skal sørge for at levering af mælk i hvert køkken på alle etager 2 gange
om ugen (mandag og onsdag) eller efter behov inden kl. 9.
Leverandøren er ansvarlig for rengøring af køkken- og lagerområdet, herunder maskiner,
gulve, inventar m.v.
Leverandøren skal dagligt aftørre borde i kantinen, ved tekøkkenerne samt i
mødelokalerne. Leverandøren afholder selv udgifter til de klude der benyttes hertil.
Leverandøren skal foretage de nødvendige daglige indkøb og indkøb til varelager,
herunder sodavand, salt, peber, servietter mm. Udgifter hertil skal afholdes af leverandøren
Leverandøren skal foretage de daglige indkøb af forbrugsvarer, dog ikke opvaskemidler,
rengøringsmidler og leje/vask af linned. Udgifter hertil skal afholdes af Ordregiver.
Leverandøren er ansvarlig for rengøring af salgs- og produktionslokalerne (herunder også
buffeter og salgsdiske inkl. forkant).
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 6
Leverandøren skal jævnligt fylde salt og peber og servietbeholdere. Service og bestik mv.
skal vaskes op.
Leverandøren skal levere og renholde arbejdsbeklædning til dennes personale.
Leverandøren skal sortere affald og anbringe det i de opstillede containere.
Leverandøren skal elektronisk håndtere og fakturere mødeservicering til
økonomiafdelingen (afklares konkret med Socialstyrelsen) hos Ordregiver med angivelse af
relevant bestillingsnummer.
Leverandøren skal ved opstart af kontrakten foretage en optælling af inventar og maskiner
og give et eventuelt overslag på ønsket porcelæn og andet der skal præsenteres for
Ordregiver og godkendes af denne.
Leverandøren skal løbende præsentere mangellister for Ordregiver, og der opnås enighed
om dette, inden indkøb igangsættes.
Såfremt Leverandørens medarbejdere konstaterer, at der er mangler eller defekter på
inventar/ lokaler/ maskiner, f.eks. defekte ovne, gryder og køleskabe skal dette meddeles til
Ordregiver.
Ordregiver forventer, at Leverandøren står for forplejning og anden service i forbindelse
med arrangementer, som Ordregiver ønsker, at Leverandøren skal være ansvarlig for.
2.3 Leverandørens kvalitetssikring, kvalitet og egenkontrol
Den ansvarlige leder af ydelsen skal:
Sikre sig arbejdets korrekte udførelse.
Udføre kontrol med såvel råvarers som færdigvarers friskhed og kvalitet, jf.
Fødevarestyrelsens regler og lovgivning.
Sikre at samtlige varer altid bliver omhyggeligt behandlet og opfylder de, til enhver tid,
gældende regler og lovgivning. Det forventes, at Leverandøren til enhver tid kan fremlægge
dokumentation for udført egenkontrol. Ved ydelsens påbegyndelse skal der foreligge en
konkret beskrivelse af Leverandørens egenkontrolsystem. Driften forventes at være
miljømæssig forsvarlig med hensyn til indkøb samt energi- og materialevalg.
2.4 Fejl og mangler i serviceleverancen
Det kan få økonomiske og samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever
op til den fastlagte servicekvalitet eller aftalte mængde kuverter. Konstaterede svigt skal
rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med kontaktpersonen.
2.4.1 Økonomisk konsekvens
Leverandøren udsteder kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode,
svigtet har fundet sted. Rapport fra uvildig konsulent kan udløse økonomisk krav til
leverandøren. Omfanget af fejl og mangler vil afhænge af konsulentens vurdering.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 7
2.4.2 Samarbejdsmæssig konsekvens
Opsigelse af samarbejde i henhold til misligholdsbeskrivelsen (min. 2 skriftlige advarsler før
opsigelse kan foretages). Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges
øjeblikkeligt uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person). Rapport fra
en uvildig konsulent kan være dokumentation for skriftlig advarsel.
2.5 Eventuelle påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen
Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen skal dette meddeles
Ordregiver omgående. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse for, og handlingsplan
på de påtænkte omlægninger og aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter
forelægges Ordregiver til godkendelse.
3. Særlige forhold omkring Ordregivers mødeforplejnings- og
kantineordning
3.1 Udvalget i kantinen for ordregivers medarbejdere
Sortimentet skal som tidligere nævnt være sundt og ernæringsrigtigt, og løbende tilpasses
årstidens og tidens sunde råvarer. Der skal i videst muligt omfang benyttes økologiske
basisfødevarer. Ved sammensætning af sortimentet skal der lægges vægt kvalitet frem for
kvantitet. Sortimentet skal desuden være varieret, og det vægtes, at der indgår utraditionelle
retter, fiskeretter og vegetarretter såvel som traditionelle klassikere i ny og næ. Ordregiver
ønsker følgende daglige udvalg, hvor kundens medarbejdere vælger et af følgende tilbud:
Buffet indeholdende:
o Løst pålæg i skiver til smør-selv brød, ca. 3 varianter,
herunder 1 slags fiskepålæg
o Dagens lune ret (mindre ret, men dog gerne inspirerende og kreativ)
o ’Bland-selv’ salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne
med kød- og/eller pastafyld).
o Mørkt og lyst brød
o Et lille udvalg af færdigblandesalater
Lille eller stor blandselv salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne med
kød- og/eller pastafyld).
o Mørkt og lyst brød
o Et lille udvalg af færdigblandesalater
Dertil evt.:
Drikkevarer udover postevand (fx sodavand, juice, saft)
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 8
Herudover skal der to gange om ugen, stilles en frugtkurv i hvert af personalekøkkenerne
fordelt på mindst 4 forskellige slags. Endvidere skal der gives en option på salg af boller i
personalekøkkenerne. jf. nedenfor i Pkt. 6.
Vedlagt tilbuddet ønskes kreative forslag til 2-4 ugers menuer varieret efter sæson og
baseret på ovenstående sortiment. Se salgspriser nedenfor i pkt. 3.5.
Buffeten skiltes på en måde, folk med allergener kan se hvad maden indeholder.
Hver fredag offentliggøres den kommende uges menu rundt om i te-køkkenerne.
3.2 Udvalget i forhold til mødeforplejning
Ordregiver ønsker følgende udvalg i forhold til mødeforplejning:
Bolle/Rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade
Hjemmebagt kage
Skål med udvalg af chokolade
1 skål (50g) blandede nødder
Skåret frugt/helfrugt
Grøntsagssticks – blandede grønsager
Smørrebrød
Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld (minimum2
varianter)
Frokostplatte
VIP Platte (med 4 slags tapas/min. 1 slags fisk/dessert/Ost)
Kande med vand
Kaffe/The
Sodavand
Juice
Saftevand
3.3 Åbningstider
Åbningstider for kantinen:
Mandag – fredag kl. 11.30 –13.00
Åben ca. 220 dage om året
3.4 Ferier/Lukkedage
Der er ferielukket i følgende perioder:
Juli måned (Sommerferie)
Mellem jul og nytår (inklusiv d. 24 og 1. januar)
Fredag efter kr. Himmelfart
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 9
De 3 dage op til påske
Ordregiver har normalt lukket i ovennævnte perioder. Herudover kan der
forekomme nedenstående perioder hvor en stor del af Ordregivers
ansatte, på de to adresser afvikler deres ferie:
Vinterferien
Påskeferien
Efterårsferien
Samt omkring helligdage
Her vil kundegrundlaget være reduceret. Det er muligt efter nærmere
aftale at sætte kantineordningen på stand by i nogle ferieperioder, mens
mødeforplejningen og opvask kun undtagelsesvist og efter aftale kan
udgå.
Ved afholdelse af kurser hvor alle leverandørens medarbejdere deltager, skal det gøres på
de dage Ordregiver har varslet, at der holdes lukket og derfor ikke har behov for forplejning
kantineordningen eller til mødeforplejning og ej heller at der bliver vasket op. Er det ikke
muligt at afholde kurser for leverandørens medarbejdere på en af disse dage, skal det
varsles min. 4 uger før og leverandøren skal på dagen, opretholde mødeforplejning (i
begrænset form) samt sikre at der vaskes op.
3.5 Priser
Ordregiver har fastlagt de priser, som brugerne betaler for det ønskede
sortiment nedenfor:
Sortiment - for ordregivers medarbejdere Pris
1. stk. hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 22
Buffet Kr. 25
Lille salat 200 g m. brød Kr. 15
Stor salat 350 g m. brød Kr. 20
Færdigblandet salat 200 g Kr. 15
1. stk. mørkt eller lyst brød Kr. 3
1. stk. bolle Kr. 5
Sodavand 0,50 liters Kr. 15
Sodavand 0,25 liters Kr. 8
1. glas juice 0,5 liters Kr. 13
1. glas saftevand 0,5 liter Kr. 10
Sortiment - mødeforplejning Pris
1 stk. Bolle/rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade Kr. 29
Kage pr. stk. Kr. 13
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 10
Skål med udvalg af chokolade Kr. 21
Skåret frugt pr. stk. Kr. 15
Hel frugt pr. stk. Kr. 5
Grønsagssticks kr. 15
Skål blandede nødder kr. 20 kr.
Croissant kr. 13
Smørrebrød pr. stk. Kr. 22
Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 32
Platte Kr. 75
VIP platte 95 kr.
Buffet kr. 85
Vand i Kande Kr. 0
Kaffe/The Kr. 8
Sodavand 0,25 liters Kr. 11
Juice 0,5 liters Kr. 13
Saftevand 0,5 liter Kr. 10
3.6 Mødeaktivitet og gæsteforplejning
Leverandøren forventes at stå for produktion af mad samt klargøring,
servering og oprydning i mødelokalerne i forbindelse med mødeaktiviteter, i tidsrummet
mellem 8.00 og 14.00. Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved møder der
slutter efter kl. 14.00. Op til ferieperioder afholdes de sidste møde med forplejning senest kl.
12.30.
Bestilling af bespisning til møder kan ske via Ordregivers Microsoft
Outlook, pr. e-mail eller evt. kan leverandøren anvende sit eget system.
Møder bestilles med 1 dags varsel inden kl. 12.00, ved møder på 1-9
personer og med 3 dages varsel inden kl. 12, ved møder med mere end
10 personer. Senere bestillinger kan dog undtagelsesvis forekomme.
Møder forsøges planlagt, så der er tid til afrydning og opdækning.
Almindelige kaffemøder, hvor der ikke er bestilt bespisning, serviceres af
Ordregivers eget personale. Hvis der til disse møder ønskes kage eller
anden bespisning, er det Ordregiver der sikrer, at bestilling finder rettidigt
sted.
Større arrangementer, jubilæer, receptioner og fester bestilles med et
varsel på mindst 1 uge. Det forventes, at Leverandørens kantineleder
og/eller souschef deltager i såvel planlægning, indkøb som det udførende arbejde ved selve
afholdelsen af arrangementet. Der lægges vægt på stor fleksibilitet i forbindelse med
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 11
ændringer til leverancerne. Leverandøren gøres bekendt med, at Ordregiver som
udgangspunkt ønsker, at al bestilling af gæsteforplejning bestilles via kantinen, men
Leverandøren må acceptere, at der ved mindre arrangementer og sammenkomster i
afdelingerne kan forekomme indkøb af mad, drikke o.lign. udenom leverandøren.
3.7 Betalingsform
Leverandøren forventes for egen regning at opstille 1 betalingskasse inkl.
Dankortterminaler i Odense. Det indgår som en del af leverandørens tilbud, at pege på
hvilken form for betaling der vil være mulighed for. Ordregiver er åben overfor en
tilmeldingsordning med forudbetaling, for de af ordregivers medarbejder der ønsker at gøre
brug af kantineordningen, ligesom andre måder kan anvendes. Kort varsel for tilmelding til
cateringordningen samt mulighed for kontant køb af mad uden forudbestilling, vil blive
vægtet positivt. Der gøres opmærksom på at det er ikke muligt at trække betalingen via
medarbejdernes løn. Som tidligere nævnt forventes Leverandøren at kunne forestå
elektronisk fakturering af mødeservicering hos Ordregiver.
3.8 Kantineudvalg – samarbejdsudvalg
Ordregiver ønsker at samarbejde med den nye Leverandør i et
kantineudvalg. Her forventes Leverandørens ledelse at deltage, ud over repræsentanter fra
Ordregivers ansatte. I udvalget drøftes madens kvalitet, brugernes ønsker til menu mv. samt
tilfredshedsmålinger nævnt under afsnit 4.2. Kantineudvalget kan, jf. pkt. 4.2., få oplysninger
om menuplaner og solgte kuverter.
4. Personale samt arbejds- og miljøforhold
4.1 Personale
Det forudsættes, at der ansættes kvalificeret køkken-/kantinepersonale, der skal kunne
udtrykke sig på og forstå dansk samt være klart identificerbare som minimum i form af
arbejdstøj med leverandørens logo samt synlig legitimationskort. Leverandørens ansatte
forventes derudover at bære sikkerhedssko i henhold til de regler og krav, der måtte være
for området. Det er kun personer ansat hos Leverandøren samt eventuelle
underleverandører/vikarer, der må færdes eller udføre arbejde på Ordregivers adresser.
Køkkenet må kun anvendes med henblik på senere salg i Ordregivers kantiner eller til brug
ved arrangementer hos Ordregiver. Desuden må køkkenfaciliteterne udelukkende benyttes
af Leverandørens personale. Leverandørens medarbejdere må ikke i arbejdstiden hos
Ordregiver nyde eller være under indflydelse af alkohol eller andre stemningsregulerende
stoffer. Derudover forventes Leverandørens personale at følge Ordregivers rygepolitik.
Personalet skal endvidere være i besiddelse af en for Ordregiver tilfredsstillende
straffeattest. Personale, der deltager i produktionen af mad, forventes at have det
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 12
obligatoriske certifikat i fødevarehygiejne (hygiejnebevis). Derudover forventes
Leverandøren i høj grad at fokusere på videre- og efteruddannelse af personalet, så der
sikres en fornyelse og afvekslende madoplevelse.
Leverandøren forventes at afholde udgift til levering og rens af Leverandørens personales
uniformer. Her forventes det, at Leverandøren sikrer sig, at alle ansatte har uniformer til
rådighed, så der kan foretages skift i løbet af en arbejdsdag, så der altid bæres rene og
uplettede uniformer i områder, hvor der spises af ansatte og gæster.
Leverandørens personale forventes at være fortrolige med IT(Microsoft Office-pakken) og
forventes derfor også at kunne servicere og opdatere Ordregivers Intranet med menuer o.a.
Udskiftning af faste medarbejdere skal skriftligt meddeles Ordregiver, og Leverandøren er
forpligtet til at føre en opdateret liste over det personale, der færdes på Ordregivers adresser
og udlevere denne til Ordregiver på foranledning.
4.2 Arbejdstilrettelægning og opfølgning på samarbejdet
Arbejdet skal ledes og kontrolleres af Leverandøren, som regelmæssigt
skal sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med konditionerne i udbudsmaterialet
samt ud fra gældende lovgivning. Ordregiver nedsætter i samarbejde med Leverandøren et
Kantineudvalg. Der skal endvidere afholdes et kvartalsvise møde mellem Ordregivers
ledelse og Leverandørens ledelse og med henblik på drøftelse af væsentlige spørgsmål i
samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb. Forud for de kvartalsvise møder
skal Leverandøren fremsende menuplaner og antallet af solgte kuverter for den forudgående
periode, således dette kan danne grundlag for en drøftelse af den leverede ydelse.
Ordregiver kan i øvrigt efter behov indkalde til møde med Leverandøren. Ordregiver vil
gennemføre en tilfredshedsmåling minimum årligt. Tilfredshedsmålingen udarbejdes i dialog
med Leverandøren.
4.3 Ekstra kantinedrift
Honoreres kun i det omfang, hvor der foreligger skriftlig aftale herom med
Ordregiver.
4.4 Rengøringsprodukter
Det forventes, at Leverandøren samarbejder med en anerkendt og
professionel middel-leverandør, og at der udelukkende anvendes
produkter, der generelt er parfumefrie og tager størst muligt hensyn til miljøet (evt. det
nordiske miljømærke Svanen, EU blomst eller midler, der opfylder kravene hertil).
Stærkt alkaliske og sure rengøringsprodukter må ikke opbevares frit tilgængeligt i
bygningerne, og der skal være placeret produktmapper med brugsanvisninger og
faredeklarationer på alle arbejdspladser.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 13
4.6 Psykisk arbejdsmiljø
Det forventes, at arbejdstilrettelægningen fra Leverandøren tager hensyn til og lægger vægt
på at skabe et arbejdsmiljø med tilfredse og engagerede medarbejdere.
4.7 Fysisk arbejdsmiljø
Det forudsættes, at leverandørens personale bliver grundigt uddannet og trænet i korrekt
brug af nye redskaber og maskiner med fokus på ergonomi og sikkerhed. Det er i den
forbindelse Leverandørens ansvar at fremstille arbejdspladsbrugsanvisninger til maskinerne
i køkkenet.
4.8 Eventuelle påbud/forbud fra Arbejdstilsynet
Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Arbejdstilsynet vedrørende de i pkt. 4 omtalte
miljøforhold, skal dette omgående meddeles Ordregiver. Der skal endvidere udarbejdes en
redegørelse samt handlingsplan over påtænkte aktiviteter i denne forbindelse, som
umiddelbart herefter forelægges Ordregiver for godkendelse.
5. Praktiske forhold omkring Ordregivers kantine
5.1 Alarm, adgangskort og nøgler
Ved kontraktens igangsætning udleveres adgangskort/nøgler til bygningerne samt
adgangskode til adgangsdøre. Adgangskort skal være synlige. Det er Leverandørens ansvar
at udlevere en oversigt over adgangskort med navne til kontaktpersonerne hos Ordregiver
samt at denne løbende ajourføres.
Eventuelle udgifter til omstilling/udskiftning af låsecylindere på grund af
bortkomne nøgler er Ordregiver uvedkommende. Leverandørens
erstatningspligt ved bortkomst af nøgler og/eller adgangskort er dog
begrænset til 100.000,- kr. pr. tilfælde pr. år. Det skal præciseres, at
bortkomst af nøgler og/eller adgangskort skal meddeles Ordregiver hurtigst muligt.
Almindelig betjening af alarm må påregnes ved arbejdets påbegyndelse/afslutning.
Der skal foretages aflåsning af døre, åbne vinduer skal lukkes, lys - som
ikke er omfattet af automatisk lysstyring - skal slukkes.
5.2 Affald/kompostering
Leverandørens personale sorterer selv pap og plastik samt
brandbart affald, som fordeles i de opstillede containere.
Der stilles krav om, at der holdes rent og ryddeligt i/ved affalds- og
flaskegård.
Personalet bedes parkere i de opmærkede båse på Ordregivers
parkeringsareal, så der er frit foran køkkenindleveringen.
Mødeforplejning og kantine/cateringordning – Socialstyrelsen Bilag B 1 – Kravspecifikation - Odense, delaftale 1
Side 14
5.3 Soignering i kantinen
Leverandørens personale forventes løbende at soignere/aftørre borde i
kantinen – minimum i forbindelse med frokost, herunder sætte stole op.
6. Optioner
6.1 Boller/rundstykker bragt til personalekøkkenerne
Der ønskes en pris for dagligt at bringe boller/rundstykker til personalekøkkenrene.
Bollerne/rundstykkerne sælges til 5 kroner stykket ved at Ordregivers medarbejdere ligger 5
kroner for hver bolle de tager.