MỤC LỤC › wp-content › uploads › 2018 › 06 › HDSD-SAS-ERP-8...Chƣơng IV: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƢƠNG..... 131 1. Danh mục từ điển Nhân sự -

MỤC LỤC

CHƢƠNG I: CÀI ĐẶT, CHUẨN BỊ LÀM VIỆC ......................................................... 6

VỚI SAS80 ERP ............................................................................................................ 6

1. Cài đặt SAS80 ERP .......................................................................................... 6

2. Khởi động SAS80 ERP ................................................................................... 14

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS80 ERP ............................................ 15

4. Các công việc chuẩn bị ................................................................................... 15

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán .................................................................. 15

4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ ............................................................ 16

4.3 Khai báo danh mục SAS80 ERP ..................................................................................... 16

CHƢƠNG II: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ .......................................................................... 29

1. Phân hệ Hệ thống ................................................................................................. 29

1.1 Chức năng ........................................................................................................................ 29

1.2 Chức năng các Icon ở thanh công cụ ............................................................................... 29

1.3 Danh mục từ điển và tham số hệ thống ........................................................................... 30

1.4 Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu ............................................................................. 38

1.5 Quản lý ngƣời sử dụng ................................................................................................... 39

2. Kế toán tổng hợp .................................................................................................. 46

2.1 Cập nhật số liệu ............................................................................................................... 46

2.2 Cập nhật số dƣ ban đầu .................................................................................................... 46

2.3 Chuyển số dƣ sang năm sau ............................................................................................ 47

2.4 Hình thức ghi sổ sách ...................................................................................................... 48

2.5 Báo cáo quản trị ............................................................................................................... 49

2.6 Khai báo thông tin ........................................................................................................... 49

3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ..................................................................................... 51

3.1 Cập nhật số liệu ............................................................................................................... 51

3.2 . Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ............................................................................ 56

4. Kế toán công nợ phải thu ..................................................................................... 56

4.1 Chức năng ........................................................................................................................ 56

4.2 Cập nhật số liệu ............................................................................................................... 56

4.3 Sổ kế toán công nợ phải thu ............................................................................................ 60

5. Kế toán công nợ phải trả ...................................................................................... 61

5.1 Chức năng ....................................................................................................................... 61

5.2 Cập nhật số liệu ............................................................................................................... 61

5.3 Sổ kế toán công nợ phải trả ............................................................................................. 64

6. Kế toán chí phí giá thành ..................................................................................... 65

6.1 Chức năng: ....................................................................................................................... 65

6.2 Tính giá thành sản xuất .................................................................................................... 65

7. Kế toán tài sản cố định ......................................................................................... 70

7.1 Chức năng ........................................................................................................................ 70

7.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định ............................................................................. 70

7.3 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng ........................................................ 74

7.4 Phân bổ khấu hao ............................................................................................................. 74

7.5 Khai báo thôi khấu hao tài sản......................................................................................... 74

7.6 Khai báo giảm TSCĐ ...................................................................................................... 75

7.7 Các báo cáo phân hệ Kế toán Tài sản cố định ................................................................. 75

7.9 Kế toán Công cụ Dụng cụ ................................................................................................ 76

8. Báo cáo thuế ......................................................................................................... 77

8.1 Chức năng: ....................................................................................................................... 77

8.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào ........................................................................................... 77

8.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra .............................................................................................. 78

8.4 Báo cáo thuế .................................................................................................................... 79

9. Báo cáo tài chính .................................................................................................. 80

CHƢƠNG III: QUẢN LÝ PHÂN PHỐI ...................................................................... 85

1. Quản lý bán hàng.................................................................................................. 85

1.1 Cập nhật số liệu ............................................................................................................... 85

1.2 Báo cáo bán hàng ........................................................................................................... 102

2. Quản lý mua hàng .............................................................................................. 103

2.1 Cập nhật số liệu ............................................................................................................. 103

2.2 Báo cáo mua hàng .......................................................................................................... 120

3. Kế toán hàng tồn kho ......................................................................................... 121

3.1 Chức năng ...................................................................................................................... 121

3.2 Cập nhật số liệu ............................................................................................................. 121

3.3 Báo cáo hàng tồn kho .................................................................................................... 129

Chƣơng IV: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƢƠNG .......................................... 131

1. Danh mục từ điển Nhân sự - Tiền lƣơng ...................................................... 131

Danh mục Phòng ban ........................................................................................................... 131

Danh mục nhân viên ............................................................................................................ 131

Danh mục khoản mục lƣơng ................................................................................................ 132

Danh mục Ca làm việc ......................................................................................................... 133

Danh mục lý do nghỉ ngày thƣờng ...................................................................................... 133

Danh mục lý do nghỉ ngày T7, CN lễ tết: ............................................................................ 134

Danh mục quan hệ gia đình: ................................................................................................ 134

Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp: ................................................................... 135

Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia; … ............................. 135

2. Phân hệ Quản lý Nhân sự ................................................................................... 137

2.1 Chức năng ...................................................................................................................... 137

2.2 Cập nhật số liệu ............................................................................................................. 137

2.2.1 Chức năng: .............................................................................................................. 137

2.2.2 Cập nhật thông tin nhân viên .................................................................................. 137

2.2.3 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên: .................................................................. 138

2.2.4 Cập nhật quá trình công tác của bản thân: ............................................................ 138

2.2.5 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên: ....................................................... 138

2.2.6 Thuyên chuyển, điều chuyển: ............................................................................... 139

2.2.7 Hợp đồng học việc: ............................................................................................... 139

2.2.8 Hợp đồng lao động:............................................................................................... 140

2.2.9 Phụ lục lao động Hợp đồng: ................................................................................. 142

2.2.10 Cập nhật nhân viên nghỉ việc: ............................................................................... 144

2.3 Báo cáo nhân sự ............................................................................................................. 144

2.3.1 Sơ yếu lý lịch: ......................................................................................................... 144

2.3.2 Thông tin nhân viên ................................................................................................ 147

2.3.3 Báo cáo số lƣợng cán bộ công nhân viên theo bộ phận: ......................................... 148

2.3.4 Báo cáo số lƣợng theo loại hợp đồng: .................................................................... 148

2.3.5 Báo cáo theo độ tuổi của toàn Công ty: .................................................................. 149

2.3.6 Báo cáo tra cứu theo thời gian công tác: ................................................................. 150

2.3.7 Báo cáo tra cứu theo chức vụ: ................................................................................. 150

2.3.8 Báo cáo theo dõi nhân viên thôi việc: .................................................................... 150

2.3.9 Theo dõi nghỉ thai sản: ............................................................................................ 151

3. Quản lý tiền lƣơng ........................................................................................ 151

3.1 Chức năng: ................................................................................................................ 151

3.2 Cập nhật số liệu: ....................................................................................................... 151

3.2.1 Chức năng: ........................................................................................................ 152

3.2.2 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm: ........................................................................ 152

3.2.3 Chuyển phép sang năm sau: .............................................................................. 152

3.2.4 Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: ................................................................. 154

3.2.5 Khai báo Ca làm việc: ....................................................................................... 154

3.2.6 Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: .................................................................... 155

3.2.7 Khai báo lịch nghỉ năm: .................................................................................... 156

3.2.9 Đăng ký làm thêm: ............................................................................................ 156

3.2.10 Cập nhật định mức nghỉ theo năm: ................................................................... 157

3.2.11 Cập nhập trợ cấp nhân viên: .............................................................................. 157

3.2.12 Cập nhật tham số cho tính lƣơng: ..................................................................... 158

3.2.13 Cập nhật trợ cấp chuyên cần: ............................................................................ 158

3.3 Tính ngày công: ............................................................................................................. 160

3.4 Tính lƣơng: .................................................................................................................... 160

3.5 Báo cáo tiền lƣơng ......................................................................................................... 161

3.5.1 Bảng chấm công ngày thƣờng (Mẫu A): ................................................................ 161

3.5.2 Bảng chấm công làm thêm (Mẫu B): ...................................................................... 161

3.5.3 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết: ............................................................................ 165

3.5.4 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết cho một nhân viên: .............................................. 166

3.5.5 Bảng theo dõi đi muộn về sớm: .............................................................................. 166

3.5.6 Báo cáo nhân viên đi làm trong ngày: .................................................................... 167

3.5.7 Báo cáo tình hình làm thêm: ................................................................................... 167

3.5.8 Báo cáo tình hình làm thêm Ca 3: ........................................................................... 167

3.5.9 Bảng lƣơng tổng hợp: ............................................................................................. 168

3.5.13 Báo cáo tổng hợp liên tháng .............................................................................. 171

CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO ..................................... 173

1. Chức năng: .................................................................................................... 173

2. Cập nhật số liệu ............................................................................................. 173

2.1 Nhu cầu tuyển dụng: ................................................................................................. 173

2.2 Cập nhật danh sách ứng viên: ................................................................................... 173

2.3 Danh sách lớp đào tạo: .................................................................................................. 175

2.4 Kết quả đào tạo nhân viên: ............................................................................................ 175

3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo ..................................................................... 176

3.1 Danh sách ứng viên: ................................................................................................. 176

3.2 Báo cáo kết quả tuyển dụng:..................................................................................... 177

3.3 Danh sách lớp đào tạo: ............................................................................................. 177

3.4 Danh sách học viên theo lớp học: ............................................................................. 177

3.5 Báo cáo quá trình đào tạo: ........................................................................................ 178

CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ .................................................... 179

CÔNG CỤ DỤNG CỤ ............................................................................................... 179

1. Chức năng: .................................................................................................... 179

2. Cập nhật số liệu: ............................................................................................ 179

2.1 Danh mục TTB: ........................................................................................................ 179

2.2 Danh mục TTB cho nhân viên: ................................................................................. 179

2.3 Thu hồi TTB nhân viên: ........................................................................................... 180

3. Báo cáo TTB và CCDC ................................................................................ 180

3.1 Bảng theo dõi TTB: ....................................................................................................... 180

3.1 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên: .................................................................... 181

3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: .............................................................. 182

CHƢƠNG I: CÀI ĐẶT, CHUẨN BỊ LÀM VIỆC

VỚI SAS80 ERP

1. Cài đặt SAS80 ERP

Để cài đặt SAS80 ERP bạn cần phải có bộ cài đặt SAS80 ERP và bộ cài SQL Server 2000

hoặc SQL Server2005.

Thao tác cài đặt cho SAS80 ERP và SQL Server2000 có tài liệu hƣớng dẫn cài đặt đƣợc đƣa

trong bộ cài đặt. Riêng việc kết nối dữ liệu, trong trƣờng hợp bị ngắt dữ liệu, xin đƣợc giới

thiệu nhƣ sau:

Attach file chứa dữ liệu phần mềm SAS80 ERP vào cơ sở dữ liệu SQL

- Vào Start All Program Microsoft SQL Server Enterprise manager để bật

cửa sổ Enterprise manager.

- Kết nối cơ sở dữ liệu vào SQL: Từ cửa sổ Enterprise manarer, attach dữ liệu vào cơ

sở dữ liệu SQL: Microsoft SQL server\ SQL server group\local (hoặc tên máy chủ)\

Database. Kích chuột phải vào Database chọn All tachs Chọn attachs database

chƣơng trình sẽ mở ra cửa sổ attachs database.

- Bấm vào dấu (…) để chọn đến đƣờng dẫn file dữ liệu (Thƣờng để trong thƣ mục

data) và chọn file dữ liệu có đuôi .mdf

Sau khi chọn thành công, nhấn OK để xác nhận. File dữ liệu sẽ đƣợc attach thành công

vào cơ sở dữ liệu SQL

Việc attachs dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đã thành công. Bƣớc tiếp theo là kết nối dữ liệu

vào chƣơng trình phần mềm.

Kết nối dữ liệu vào phần mềm.

- Vào thƣ mục chứa phần mềm, Ví dụ: SAS68ERP-DSSGON\ WS chạy file run.bat để

tạo thƣ mục tạm lên ổ C. Sau đó chạy file SAS để chạy chƣơng trình (Cũng có thể tạo

shotcut của file SAS ra màn hình)

- Chạy chƣơng trình và kết nối dữ liệu: Khi chạy lần đầu file sas, do dữ liệu chƣa đƣợc

kết nối nên chƣơng trình sẽ mở ra cửa sổ báo chƣa kết nối đƣợc chƣơng trình với cơ

sở dữ liệu SQL.

Nhấn OK để tiếp tục kết nối dữ liệu SQL vào chƣơng trình. Chƣơng trình sẽ mở ra cửa sổ

báo đƣờng dẫn kết nối trƣớc đó. Chọn cancel để tự kết nối lại:

Lúc này chƣơng trình đã mở ra cửa sổ đăng nhập, tuy nhiên bạn chƣa đăng nhập đƣợc

ngay vì cơ sở dữ liệu chƣ đƣợc kết nối (Nút Nhận bị mờ đi)

- Tiếp theo kích vào quản trị dữ liệu để kết nối dữ liệu vào chƣơng trình: Chƣơng trình

sẽ mở ra cửa sổ quản trị dữ liệu.

Ở ô “máy chủ SQL” đánh tên máy chủ vào. Tên máy chủ chính là tên máy cài SQL, có

thể kiểm tra tên máy chủ bằng cách bật cửa sổ SQL server service manager theo đƣờng

dẫn: Start All Program Microsoft SQL Server Service Manager

Sau khi đánh tên máy chủ vào nhấn vào “Tạo cơ sở dữ liệu”. Lúc này chƣơng trình sẽ

mở ra cửa sổ tạo mới cơ sở dữ liệu.

Trên cửa sổ này nhấn vào nút kết nối, sau khi chƣơng trình kết nối đƣợc các nút phía trên

hiện rõ lên làm lần luợt các bƣớc:

- Thay đổi mật khẩu: Xoá trắng mật khẩu SQL và xác nhận lại

- Tạo mới CSDL: Nhấn vào nút cập nhật

- Kêt nối máy chủ: nhấn vào nút kết nối

Sau đó nhấn vào nút huỷ bỏ, chƣơng trình trở lại cửa sổ quản trị dữ liệu, Ở ô CSDL tìm

đến dữ liệu của chƣơng trình và ấn nhận

Sau đó ấn nhận và đăng nhập vào chƣơng trình. Nhƣ vậy là hoàn thành quá trình kết nối dữ

liệu.

Yêu cầu cấu hình tối thiểu đối với máy tính cài đặt SAS80 ERP

o Ram 256

o Pentium III 800

o Ổ cứng: chỗ trống 500 MB

o Windows XP, Windows 2000, Windows 2000 Server

Đối với máy cài Online

Trong đó:

- Máy chủ SQL: gõ địa chỉ IP của máy chủ (Ví dụ: 117.6.12.55)

- CSDL: tíck mũi tên tƣơng ứng ô CSDL chọn CSDL (Ví dụ SAS80 ERP_UTECH)

Tiếp đó nhấn Nhận

Lúc này gõ Tên, Mật khẩu để vào chƣơng trình.

2. Khởi động SAS80 ERP

Khi hoàn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tƣợng của SAS80 ERP

Biểu tƣợng của SAS80 ERP

Thao tác mở phần mềm:

- Khởi động máy tính

- Kích đúp vào biểu tƣợng SAS80 ERP

- Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS80 ERP (Mặc định ban đầu của chƣơng

trình khi đăng nhập là Tên ABC, Mật khẩu để trắng)

3. Các phím chức năng sử dụng trong SAS80 ERP

Trong chƣơng trình khi cập nhật và xử lý số liệu thƣờng sử dụng một số phím chức năng.

Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chƣơng trình đã cố

gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên

để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trƣờng hợp cụ thể cần phải đọc rõ

hƣớng dẫn sử dụng trong từng trƣờng hợp này. Dƣới đây là công dụng của các phím chức

năng đƣợc sử dụng trong chƣơng trình:

F1 - Trợ giúp

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục)

F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 - Đổi mã

F7 – In, kết xuất các báo cáo ra dạng tệp Excel, Dpf hay sửa mẫu báo cáo

F8 - Xoá một bản ghi

F10 – Tính Tổng cộng trong báo cáo hoặc sắp xếp các thông tin trên báo cáo. Ví dụ khi

xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu.

^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu (Ctrl + F)

^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã đƣợc khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số

liệu.

4. Các công việc chuẩn bị

4.1 Lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán

SAS80 ERP cho phép lựa chọn các hình thức ghi chép sổ sách kế toán sau:

o Sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung

o Sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

o Sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ

Sau khi các chứng từ gốc đƣợc cập nhật vào phần mềm, tuỳ theo sự lựa chọn hình thức sổ

sách kế toán của ngƣời sử dụng, SAS80 ERP cho phép in ra tất cả các báo biểu theo đúng

mẫu và chế độ do BTC Việt Nam ban hành

4.2 Hệ thống, quy trình nghiệp vụ hạch toán nội bộ

Để khai thác tối đa hiệu quả của phần mềm SAS80 ERP, cần xác định rõ yêu cầu quản lý,

khả năng đáp ứng yêu cầu của phần mềm kế toán để lập ra quy định hạch toán kế toán nội bộ.

o Xác định rõ yêu cầu quản lý, các báo cáo quản lý

o Xác định rõ tổ chức thông tin, quy trình xử lý số liệu

o Quy định hạch toán cho các nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên, phát sinh đặc biệt

o Quy định về quy trình luân chuyển chứng từ

o Quy định về các báo biểu, báo cáo thực hiện theo thông tƣ quyết định nào

o Phân công công việc cho từng nhân viên kế toán, phù hợp với phần mềm kế toán

cần áp dụng

o Xây dựng quy trình nghiệp vụ hạch toán cho từng phát sinh cụ thể

o Lập danh sách ngƣời sử dụng và phân quyền chi tiết cho từng ngƣời

4.3 Khai báo danh mục SAS80 ERP

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lƣu ý các điểm sau:

Mã phải là duy nhất trong danh mục

Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

Trong trƣờng hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã

phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.

Trong một số trƣờng hợp hệ thống mã hóa phải đƣợc xây dựng sao cho thật tiện lợi cho

việc xử lý và lên các báo cáo.

Dƣới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục:

Có thể dùng phƣơng pháp đánh số lần lƣợt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm

mới bắt đầu từ 00001. Phƣơng pháp này tiện lợi trong trƣờng hợp số lƣợng danh điểm

lớn. Một tiện lợi khác của phƣơng pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía

dƣới khi liệt kê theo vần ABC.

Trong trƣờng hợp số lƣợng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi

nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch

của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phƣơng án khác là trong mã ta chia

thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ

đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành

phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM

bắt đầu bằng HCM...

Trong trƣờng hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu đƣợc cập nhập tại

các đơn vị thành viên sau đó đƣợc gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số

danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải

xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

Lƣu ý khi mã hoá không nên để xảy ra trƣờng hợp mã của một danh điểm này lại là một

phần trong mã của một danh điểm khác (tức là phải số ký tự nếu cùng cấp). Ví dụ không

đƣợc mã KLABC và KLABC1. Trong trƣờng hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2.

Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

Danh mục Tài khoản

Chức năng: Hệ thống tài khoản là xƣơng sống của toàn bộ hệ thống kế toán với hầu hết các

thông tin đƣợc phản ánh trên các tài khoản. Việc xây dựng danh mục tài khoản phụ thuộc vào

2 yếu tố sau:

o Yêu cầu quản lý do cơ quan, tổ chức đặt ra

o Phƣơng án tổ chức khai thác thông tin của phần mềm kế toán

Đƣờng dẫn: vào phần Kế toán quản trị\Kế toán tổng hợp\ danh mục từ điển

o Các thông tin về tài khoản: Sử dụng các phím nóng F3, F4, F6, F8... để khai báo

hoặc sửa chữa thông tin. Các thông tin cần khai báo bao gồm:

Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm:

Số hiệu tài khoản: Số hiệu tài khoản cần khai báo, chẳng hạn thêm tài khoản tiền VNĐ

ngân hàng cấp 2 : Tài khoản 11211

Tên tài khoản: Tên gọi của tài khoản, ví dụ tên gọi của tài khoản trên là: Tài khoản tiền

VNĐ NH ngoại thƣơng VN

Tên ngắn: Tên tiếng anh của tài khoản, Gõ tên tiếng Anh nếu cần

Mã ngoại tệ: Loại tiền hạch toán

Tài khoản mẹ: Đối với những TK là TK cấp 2 thì mới cần khai báo TK mẹ là TK cấp 1,

ví dụ tài khoản mẹ của TK 11211 là 1121

Tài khoản có theo dõi công nợ hay không: Khai báo “0” là không theo dõi công nợ chi

tiết thì TK này sẽ không lên bảng cân đối công nợ hay theo dõi chi tiểt cho từng đối

tƣợng khách hàng; Khai báo “1” là TK theo dõi công nợ phải thu’ Khai báo “2” là TK

theo dõi công nợ phải trả.

Tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái: Các tài khoản sổ cái là

các tài khoản đƣợc sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán nhƣ bảng cân đối kế toán,

bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái

của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chƣơng trình sẽ gộp số liệu của các

tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.

Loại tài khoản: Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản

phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản đƣợc chọn trong danh

mục phân loại các tài khoản.

Danh mục khách hàng(nhà cung cấp)

Chức năng: Danh mục khách hàng, nhà cung cấp dùng để quản lý khách hàng, nhà cung cấp

và các đối tƣợng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388).

Đƣờng dẫn: Bán hàng (mua hàng)\ Danh mục\ Khách hàng.

Cập nhật các thông tin:

- Mã khách : Mã khách hàng, mã nhà cung cấp, mã cá nhân

- Tên khách hàng : Tên khách hàng, tên nhà cung cấp

- Tên 2 : Tên viết tắt, bí danh, .. của khách hàng

- Điạ chỉ : Địa chỉ của khách hàng

- Đối tác : Tên, địa chỉ của đối tác

- Mã số thuế VAT : Nhập vào mã số thuế của đối tƣợng trên

- Tài khoản ngầm định: ta có thể đặt trƣớc tài khoản ngầm định cho khách hàng đó để khi

vào các chứng từ của khách hàng đó thì sẽ tự động hạch toán

SAS80 ERP phân cấp các khách hàng có thể đến 3 cấp khác nhau. Nếu bạn đã phân

nhóm khách hàng theo hƣớng dẫn trên thì mục Nhóm khách hàng 1 nhập vào mã nhóm

cấp 1 (theo trên bạn nhập MB), Nhóm khách hàng 2 nhập vào mã nhóm cấp 2 (theo trên

bạn nhập HN), Nhóm khàch hàng 3 nhập vào mã nhóm thứ 3 (theo trên bạn nhập BD)

Các thông tin dƣới đây là các thông tin không bắt buộc, nếu có bạn hãy nhập, còn không

có thể bỏ qua: Số điện thoại; Số Fax; Email; Ngân hàng giao dịch; Ghi chú

Danh mục nhóm khách hàng (nhà cung cấp)

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm khách hàng; Phân khách hàng thành các

nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ví dụ phần danh mục khách hàng theo các nhóm

Các khách hàng có thể chia thành từng nhóm khách. Chƣơng trình phân cấp đ

Ví dụ:

Theo mô hình trên nếu bạn muốn phân cấp quản lý đối tƣợng theo nhóm thì phải khai báo

mã nhóm trƣớc và tên nhóm.

Đƣờng dẫn: Quản trị phân phối\ Quản lý bán hàng (quản lý mua hàng)\ Danh mục từ

điển\danh mục khách hàng (danh mục nhà cung cấp).

TËp hîp c¸c kh¸ch hµng, nhµ

cung cÊp, c¸ nh©n

MiÒn b¾c. (Lo¹i nhãm = 1) MiÒn nam (Lo¹i nhãm = 2)

H¶i phßng H¶i d¬ng Hµ néi

CÊp 1

CÊp 2

CÇu giÊy

§.§a Ba ®×nh CÊp 2

C«ng ty

S¶n xuÊt

que hµn

§¹i T©y

D¬ng

C«ng ty

XD & ®Çu

t ph¸t

triÓn HN

XÝ nghiÖp

giÊy vµ

bao b× hµ

néi

§èi tîng

M·= MB

M·= HN

M·= BD

Các thông tin cập nhật

Kiểu phân nhóm: Chƣơng trình xây dựng có 3 cấp nhóm, đặt các cấp 1,2,3 tƣơng ứng.

(Có thể hiểu theo các cấp tăng dần hoặc giảm dần)

Mã nhóm khách hàng: Mã hoá nhóm khách hàng. Tuân thủ quy tắc mã hoá thông tin.

Tên nhóm khách hàng: Nhập tên nhóm khách hàng

Tên 2: Dùng đặt tên viết tắt hoặc tên tiếng Anh, hoặc ký hiệu riêng của nhóm khách hàng.

Danh mục vật tƣ hàng hoá

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục hàng hoá vật tƣ. Khai báo theo dõi chi tiết vật tƣ,

hàng hoá, thành phẩm.

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Kế toán hàng tồn kho\Danh mục từ điển\ Hàng hoá vật tư


- Mã vật tư : Trƣờng mã có 16 ký tự, có thể cả bằng chữ và số chú ý tạo mã sao cho khoa học

để dễ tra cứu, và phải lƣờng trƣớc đƣợc số lƣợng hàng hoá vật tƣ phát sinh sau này

- Part number : Có thể dùng đối với những đơn vị theo dõi Part number của hàng hoá

- Tên vật tư : Khai báo tên vật tƣ hàng hoá, Tên VT hàng hoá và tên mã VT thƣờng có

mối liên hệ với nhau để dễ theo dõi tra cứu

- Tên 2 : Tên viết tắt, tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của hàng hoá vật tƣ

- Đơn vị tính : Đơn vị tính của hàng hoá, vật tƣ

- Theo dõi tồn kho: Khai báo có theo dõi tồn kho hay không

0 – Không theo dõi tồn kho, sẽ không lên báo cáo tồn kho

1 – Có theo dõi tồn kho

Cách tính giá tồn kho: Khai báo cách tính giá tồn kho của các hàng hoá, vật tƣ

+ Tính tồn kho theo phƣơng pháp giá trung bình

+ Tính tồn kho theo phƣơng pháp giá đích danh

+ Tính tồn kho theo phƣơng pháp giá nhập trƣớc, xuất trƣớc

+ Tính tồn kho theo phƣơng pháp trung bình từng lần nhập

Khi khai báo trƣờng này cần chú ý phải xác định trƣớc và thống nhất cách tính giá của hàng

hoá, khai báo hàng hoá tính theo giá nào thì vào chƣơng trình phải tính theo giá đó.

- Tk kho : Khai báo tài khoản theo dõi tồn kho của hàng hoá, vật tƣ (ví dụ Vật tƣ thì

dùng TK 152, Thành phẩm 155, Hàng hoá TK156 )

- Tk giá vốn : Khai báo tài khoản để hạnh toán giá vốn xuất cho hàng hoá, vật tƣ

- Tk doanh thu : Khai báo tài khoản doanh thu

- Tk hàng bán trả lại : Khai báo tài khoản hàng bán trả lại

- Tk sản phẩm dở dang: Khai báo tài khoản sản phẩm dở dang, dùng để hạch toán chi phí, giá

thành

- Số lượng tồn tối thiểu : Khai báo số lƣợng tồn tối thiểu của hàng hoá vật tƣ.

- Số lượng tồn tối đa : Khai báo số lƣợng tồn tối đa của hàng hoá, vật tƣ

- Thuộc nhóm vật tư: Nếu DN xem báo cáo hàng tồn kho theo dạng hình cây thì gắn thêm

thông tin vật tƣ này thuộc nhóm vật tƣ nào.

- Nhóm vật tư 1 : Khai báo hàng hóa, vật tƣ có thuộc nhóm thứ nhất không

- Nhóm vật tư 2 : Khai báo hàng hóa, vật tƣ có thuộc nhóm thứ hai không

- Nhóm vật tư 3 : Khai báo hàng hóa, vật tƣ có thuộc nhóm thứ ba không

Lưu ý: Trong trường hợp không theo dõi tồn kho thì chương trình không cho khai báo Tk kho

và Tk doanh thu

Danh mục nhóm vật tƣ hàng hoá

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục nhóm hàng hoá, vật tƣ. Phân loại danh mục hàng

hoá, vật tƣ theo yêu cầu quản lý của đơn vị

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\Kế toán hàng tồn kho\Danh mục từ điển\ Nhóm hàng hoá vật

tư

- Loại nhóm: Phân cấp của nhóm tƣơng tự nhƣ phân cấp nhóm khách hàng, nhóm 1

thƣờng là nhóm có cấp cao nhất

- Mã nhóm vật tư: Quy định mã cho nhóm vật tƣ

- Tên nhóm vật tư: tên của mã nhóm vật tƣ

- Tên 2: Một tên khác của mã nhóm

- Nhóm mẹ: Khi mã nhóm vật tƣ thuộc nhóm nào đó.

Nếu hệ thống các báo cáo của DN nói chung và các báo cáo hàng tồn kho nói riêng muốn

xem theo dạng hình cây thì gắn mã nhóm mẹ nhƣng bƣớc đầu phải khai báo trong tham

số tuỳ chọn nhƣ sau:

Để đƣợc là nhóm mẹ thì mã nhóm vật tƣ đó phải đƣợc khai báo không phải là mã “nhóm

cuối” (ký hiệu là chữ K)

- Nhóm cuối: nếu mã nhóm vật tƣ đang khai báo vẫn còn các mã nhóm con thì để là mã

nhóm cuối là K, còn ngƣợc lại nếu mã nhóm vật tƣ đang khai báo không có mã nhóm con

nào nữa thì để mã là C.

Trong trƣờng hợp DN không xem các báo cáo theo dạng hình cây thì khi khai báo đến

“Nhóm cuối” đều gắn mã là C.

Danh mục giá bán

Chức năng: Cho phép khai báo giá bán tƣơng ứng của từng hàng hoá vật tƣ, theo từng mốc

thời gian. Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Ngƣời sử

dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý bán hàng\ Danh mục từ điển\ Giá bán

Các thông tin về danh mục giá bán gồm có:

- Mã vật tƣ

- Ngày bán

- Giá bán ngoại tệ

- Giá bán theo đồng tiền hạch toán

Lƣu ý là trong danh mục chỉ lƣu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng.

Danh mục giá mua

Chức năng: cho phép khai báo giá mua tƣơng ứng từng loại vật tƣ hàng hoá, theo từng mốc

thời gian, tiền việt hoặc theo ngoại tệ. Danh mục giá mua cho phép hỗ trợ việc cập nhật giá

mua bằng tiền việt vào đơn đặt hàng mua trong nƣớc, cập nhật giá ngoại tệ vào đơn đặt hàng

nhập khẩu

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý mua hàng\ Danh mục từ điển\ Giá mua.

Danh mục thuế nhập khẩu

Chức năng: Cho phép khai báo % thuế nhập khẩu tƣơng ứng từng hàng hoá. Danh mục thuế

nhập khẩu cho phép hỗ trợ trong qúa trình nhập liệu “Giấy báo giá” trong Quản lý bán hàng,

F5 của vật tƣ đó, sẽ biết đƣợc thuế nhập khẩu của vật tƣ đó.

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý mua hàng\ danh mục từ điển\ danh mục thuế nhập

khẩu.

Danh mục ngoại tệ

Chức năng: Dùng để khai báo các loại ngoại tệ sử dụng trong quá trình hạch toán.

Tỷ giá: cho phép khai báo các mức tỷ giá theo từng loại ngoại tệ. từng thời gian cụ thể (theo

ngày)

Đƣờng dẫn: Hệ thống\ Danh mục từ điển và tham số hệ thống\ Ngoại tệ, Tỷ giá

Danh mục đơn vị cơ sở

Chức năng: Sử dụng danh mục đơn vị cơ sở trong trƣờng hợp một công ty có nhiều chi

nhánh, kinh doanh nhiều lĩnh vực khác nhau, cần theo dõi hoạt động chứng từ và lên các báo

cáo riêng biệt theo từng chi nhánh, từng lĩnh vực hoạt động.

Đƣờng dẫn: Hệ thống\ Danh mục từ điển và tham số hệ thống \Đơn vị cơ sở.

Danh mục lô(seri)

Chức năng: Cho phép khai báo danh mục số lô hàng hoá, hạn sử dụng của tƣơng ứng với

từng hàng hoá. Danh mục mã lô dùng theo dõi hàng hoá khi nhập mua tƣơng ứng với hàng

hoá với số lô, hạn sử dụng từ ngày đến ngày nào; để khi làm hoá đơn bán hàng ra phần mềm

tự động đƣa ra mã lô, hạn sử dụng tƣơng ứng vật tƣ đó với hạn sử dụng gần hết nhất lên đầu

với số lƣợng bao nhiêu còn trong kho.

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Kế toán hàng tồn kho\ Danh mục từ điển\ danh mục lô (Seri)

Kế toán có thể dựa vào thông phần mềm đƣa ra để xuất kho hàng hoá tƣơng ứng mã lô(seri)

đó. Đồng thời, là căn cứ để thủ kho xuất kho và xem báo cáo liên quan đến lô hạn sử dụng.

Danh mục kho hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục kho hàng trong đơn vị

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\Kế toán hàng tồn kho\Danh mục từ điển\ Danh mục kho

Các thông tin cập nhật:

- Mã kho : Khai báo mã kho

- Tên kho : Khai báo tên kho

- Tên 2 : Tên tiếng Anh, viết tắt hoặc ký hiệu riêng của kho

- Kho/đại lý : Khai báo là kho của công ty hay đại lý

- Tài khoản hàng tồn kho tại đại lý: Khai báo tài khoản để theo dõi hàng tồn kho tai các

đại lý

Danh mục vụ việc hợp đồng

Chức năng: Khai báo danh mục vụ việc hợp đồng nhằm mục đích tập hợp chi phí giá thành

cho từng vụ việc hợp đồng hoặc quản lý các đối tƣợng khác. Thiết lập cơ sở ban đầu để tính

chi phí giá thành

Đƣờng dẫn: Kế toán quản trị\Kế toán chi phí và tính giá thành\ Cập nhật số liệu của các vụ

việc \Vụ việc, hợp đồng

Các thông tin cập nhật:

- Mã vụ việc : Mã vụ việc, hợp đồng

- Tên vụ việc : Đặt tên cho vụ việc, hợp đồng

- Tên 2 : Tên viết tắt, ký hiệu riêng hoặc tên tiếng Anh của vụ việc, hợp đồng

- Tài khoản : Tên tài khoản theo dõi vụ việc, hợp đồng

- Khách hàng : Mã khách hàng liên quan đến vụ việc, hợp đồng

- Ngày bắt đầu : Ngày bắt đầu của vụ việc, hợp đồng

- Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của vụ việc, hợp đồng

- Tiền nguyên tệ: Giá trị nguyên tệ ghi trên hợp đồng

- Tiền VND : Giá trị VND (quy đổi) ghi trên hợp đồng

Danh mục bộ phận nhân viên bán hàng

Chức năng: Cập nhật, hiệu chỉnh danh mục bộ phận, phòng ban từ đó đƣa ra đƣợc các báo

cáo liên quan đến doanh số bán hàng theo nhân viên.

Đƣờng dẫn: Quản lý bán hàng\ Quản lý bán hàng\Danh mục từ điển\ Hợp đồng bộ phận\ Bộ

phận, nhân viên


- Mã bộ phận : Mã bộ phận, phòng ban

- Tên bộ phận : Tên bộ phận, phòng ban

- Tên 2 : Tên viết tắt, hoặc tên tiếng Anh hoặc ký hiệu riêng của bộ phận

CHƢƠNG II: KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1. Phân hệ Hệ thống

1.1 Chức năng

Khai báo các chức năng, các tham số chung cho toàn bộ chƣơng trình. Việc khai báo này

nhằm 3 mục đích:

Liên kết các thông tin đầu vào thành một hệ thống nhất để tiện cho xử lý số liệu.

Tự động hoá việc cập nhật số liệu.

Xây dựng các hạn mức, các khoản mục để đƣa ra cảnh báo ở các phân hệ khác trong

chƣơng trình

1.2 Chức năng các Icon ở thanh công cụ

Gửi tin nhắn nội bộ cho các user:

- Dùng để gửi các thông tin, nhắc việc hay yêu cầu nội bộ cho các user sử dụng phần

mềm kế toán từ phần mềm.

Kết nối với SIS Việt Nam

- Khách hàng khi có nhu cầu liên lạc với Công ty Cổ phần SIS Việt Nam có thể sử

dụng chức năng này

- Khách hàng cũng có thể nhận đƣợc các thông tin về thông tƣ, quyết định mới, các

updates mới về sản phẩm đƣợc cung cấp bởi sisvn

-

Chƣơng trình hỗ trợ từ xa Teamviewer:

- Đây là chƣơng trình truy cập qua internet, giúp cán bộ của SIS VN truy cập vào máy

khách hàng để hỗ trợ sử lý các vấn đề phát sinh. Khi đƣợc cán bộ SIS VN yêu cầu

quý khách kích vào biểu tƣợng truy cập teamviewer.

- Sau đó cung cấp cho cán bộ SIS VN thông tin số ID:

1.3 Danh mục từ điển và tham số hệ thống

1.3.1 Khai báo trƣờng cho các danh mục

Việc khai báo trƣờng cho các danh mục sẽ giúp khách hàng khai báo giảm các trƣờng

không sử dụng đến ở trong các danh mục mặc định khi brow, giúp tăng thời gian truy cập

đến dữ liệu.

Đƣờng dẫn: Hệ thống/ Danh mục từ điểm và tham số hệ thống/ khai báo trường cho các

danh mục. Trong cửa sổ sẽ có danh sách các danh mục mặc định, chọn danh mục cần

khai báo bằng cách kích chuột vào dòng chứa danh mục và sử dụng các phím chức năng

F3:sửa, F4: thêm mới, F8: xóa,…..

1.3.2 Khai báo các tham số tuỳ chọn

a. Chức năng

SAS80 ERP cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình phù hợp nhất

với từng doanh nghiệp cụ thể.

Ngƣời sử dụng có thể khai báo các tham số tuỳ chọn đặc thù cho doanh nghiệp nhƣ:

- Mã số thuế của doanh nghiệp

- Mã đồng tiền hạch toán,...

b. Mô tả các tham số hệ thống

SAS80 ERP cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chƣơng trình phù hợp nhất

với từng doanh nghiệp cụ thể.

Trong phân hệ Hệ thống có thể khai báo các tham số tuỳ chọn mô tả trong bảng dƣới

đây.

Trong đó:

Tham số Giải thích Các tuỳ chọn / Ví dụ

Mã số thuế của doanh

nghiệp

Mã số thuế của DN 0100727825-1

Số quyết định về chế độ

kế toán của Bộ tài chính

Số quyết định này sẽ đƣợc in

trên góc các báo cáo tài chính

Ban hành theo QĐ số

15/2006/QĐ-BTC

The number of dicision

about set of accounting

regulations

Số quyết định này sẽ đƣợc in

trên các báo cáo tài chính in

bằng tiếng Anh

According to Dicision No.

15/2006/QĐ-BTC

Ngày quyết định về chế

độ kế toán của Bộ tài

chính

Ngày quyết định này sẽ đƣợc in

trên các báo cáo tài chính

Ngày 20 tháng 03 năm 2006

của Bộ Tài chính

The date of dicision

about set of accounting

regulations

Ngày quyết định này sẽ đƣợc in

trên các báo cáo tài chính in

bằng tiếng Anh

dated 20 March 2006 of the

Ministry of Finance

Họ và tên của kế toán

trƣởng

Họ và tên sẽ đƣợc in trên các

báo cáo kế toán

Nguyễn Thị Duyên

Chief accountant name Họ và tên sẽ đƣợc in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng

Anh

Nguyen Thi Duyen

Họ và tên của giám đốc Họ và tên sẽ đƣợc in trên các

báo cáo kế toán

Lƣơng Xuân Vinh

Director's name Họ và tên sẽ đƣợc in trên các

báo cáo kế toán in bằng tiếng

Anh

Luong Xuan Vinh

Mã đồng tiền hạch toán VND

Ngôn ngữ ngầm định của

báo cáo (1-Việt, 2-Anh)

1, 2

Báo cáo ngầm định là

VNĐ hay ngoại tệ (1-

VNĐ, 2-Ngoại tệ)

1, 2

Dấu phân cách hàng

nghìn khi viết các số

".", ",", " "

Dấu phân cách số thập

phân khi viết các số

".", ","

Khuôn dạng của trƣờng

tiền

Khuôn dạng khi nhập và xem

báo cáo 999 999 999 999 999


ngoại tệ


báo cáo 9 999 999 999 999 999.99


tỷ giá


báo cáo 9 999 999.99


số lƣợng

999 999 999.999


giá

9 999 999 999.99


giá ngoại tệ

9 999 999 999.9999

Phông chữ khi lên báo

cáo

.VnTime

Phông chữ tiêu đề của

báo cáo

.VnHelvellnsH, 16, 0

Phông chữ của báo cáo ở

phần chữ ký

.VnArialH, 8, 0

Số tệp hàng tuần đƣợc

lƣu giữ

Ví dụ khai báo là 50 thì số mỗi

lần lƣu số liệu thì chƣơng trình

sẽ lƣu ra một tệp riêng, đến lần

lƣu thứ 51 (mới nhất) thì sẽ ghi

đè lên lần lƣu thứ nhất (cũ nhất)

50

Thƣ mục copy vào/ra số

liệu

..\Copy\

Dấu phân cách giữa tài

khoản và tiểu khoản

.

Danh sách các đầu tài

khoản không có số dƣ

Khai báo này giúp cho chƣơng

trình nhận biết khi cập nhật các

số dƣ đầu kỳ

5, 6, 7, 8, 9

Danh sách các tài khoản

công nợ

Dùng để kiểm tra việc khai báo

tài khoản công nợ khi khai báo

danh mục tài khoản

131, 136, 1388, 141, 331,

336, 3388

Tài khoản xác định kết

quả sản xuất kinh doanh

Dùng khi lên báo cáo kết quả sản

xuất kinh doanh 911

Danh sách các tài khoản

khử trùng trong mua bán

hàng hoá, vật tƣ

111, 112

Cách tính giá trung bình:

1 - Giá chung, 2 - Giá

cho từng kho

1, 2

Cách tính giá NTXT: 1 -

Đúng theo ngày, 2 -

Đúng theo tháng

1

Phƣơng pháp tính KH

TSCĐ: 1 - theo tháng, 2 -

theo tỷ lệ

1, 2

Phƣơng pháp tính khấu

hao TSCĐ: 1 - theo

nguyên giá, 2 - theo giá

trị còn lại

1, 2

Phần trăm thuế suất của

HD khấu trừ trực tiếp

Nếu tiền hàng bao gồm cả tiền

thuế (thuế trực tiếp) để tách thuế

chọn mã 3 - thuế khấu trừ lùi

3

Cập nhật trƣờng b.phận

của v.vụ bán hàng ( 0 –

không, 1- có)

Khi trên HD bán hàng muốn

gắn hay không gắn mã nhân

viên, bộ phận bán hàng

0, 1

Đơn vị ngầm định Khi khai báo mã đơn vị ngầm

định sẽ lên cho tất cả các chứng

từ mặc định mã đơn vị này

Cty

Nhập danh mục theo sơ

đồ hình cây (0 – không,

1- Có)

Khi để mã 1- xem báo cáo theo

hình cây và ngƣợc lại.

Số dòng trong phiếu Để khi in chứng từ mặc định

mẫu in ra có bao nhiều dòng 10

Kiểm tra MST khi nhập Nếu chọn mã 1, khi nhập MST

số liệu 1 – Có; 0 - không nhƣ ở danh mục khách hàng hay

khi nhập thông tin kê khai thuế

chƣơng trình sẽ không nhận

MST nếu mã đó sai

Đƣờng dẫn dữ liệu thƣ

mục HTKK

Chỉ ra đƣờng dẫn để dữ liệu của

chƣơng trình hỗ trợ kê khai thuế,

để số liệu thuế từ phần mềm có

thể kết xuất sang

C:\Program

Files\HTKK130\DataFiles

Giảm trừ thuế TNCN

cho ngƣời phụ thuộc

Mức tiền giảm trừ cho một

ngƣời phụ thuộc 1.600.000

% Bảo hiểm Công ty

đóng

Tỷ lệ % các khoản trích theo

lƣơng công ty đóng 20%

% Bảo hiểm ngƣời lao

động đóng

Tỷ lệ % các khoản trích vào

lƣơng công ty đóng 8,5%

Mức lƣơng tối thiểu Mức lƣơng tối thiểu theo quy

định của nhà nƣớc áp dụng tại

DN

830.000

c. Một số hiện tượng của chương trình do việc khai báo trong tham số hệ thống

Mã số của doanh nghiệp: khi vào tờ khai thuế lên sai mã số thuế của doanh nghiệp là do

chƣa đƣợc khai báo trong hệ thống.

Khai báo Cập nhật trƣờng b.phận của v.vụ bán hàng: là mã 0 – không sử dụng trƣờng

Mã BPKD nên khi khai báo chứng từ không nhập đƣợc mã BPKD

Hiện tƣợng khuôn dạng của trƣờng tiền khai báo ít hơn hoặc lớn hơn rất nhiều lần với

phát sinh: xem báo cáo về số lƣợng hoặc giá trị không hiện lên mà thay vào đó là các

“dấu hoa thị” nhƣ sau

Cách thức khắc phục vào Hệ thống/ Tham số tùy chọn khai báo lại khuôn dạng và vào lại

chƣơng trình.

Nếu để chƣơng trình bắt lỗi nhập MST thì khi nhập Mã số thuế sai chƣơng trình thông báo

Tính giá vốn không lên: do khai báo phƣơng pháp tính giá vốn cho vật tƣ khác với cách

chọn phƣơng pháp khi tính giá vốn

Không có giá trị khấu hao đƣa vào sổ cái của các tài khoản khấu hao: do chƣa tạo bút

toán phân bổ khấu hao

1.3.3 Khai báo năm tài chính

a. Ngày đầu năm tài chính:

Đối với các doanh nghiệp 100% vốn đầu tƣ trong nƣớc, thông thƣờng năm tài chính trùng

với năm hành chính theo lịch thông thƣờng, bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng

năm. Và kỳ kế toán thông thƣờng là tháng và trùng với tháng theo lịch hành chính, bắt đầu

vào ngày 01/01 hàng tháng và kết thúc vào ngày cuối tháng 31/12.

Tuy nhiên đối với một số công ty có vốn đầu tƣ của nƣớc ngoài thì năm tài chính có thể

không trùng với năm hành chính và kỳ kế toán có thể không trùng với tháng theo lịch hành

chính thông thƣờng. Ví dụ, năm tài chính bắt đầu từ 01/04 của năm này và kết thúc vào 31/03

của năm sau, còn tháng hạch toán bắt đầu vào ngày 01 của tháng này và kết thúc vào ngày

cuối của tháng sau.

b. Ngày bắt đầu nhập liệu: là ngày bắt đầu nhập số liệu phát sinh vào phần mềm

VD: ngày đầu năm tài chính là 01/01 nhƣng đến thời điểm 01/10 DN mới sử dụng và hạch

toán các phát sinh từ thời điểm 01/10 vào phần mềm.

1.3.4 Danh sách màn hình nhập chứng từ

a. Chức năng: khai báo các thông tin mặc định cho giao diện của màn hình nhập chứng từ

Trong đó khi cần xem và sửa các thông tin của đã khai báo của một màn hình nhập chứng từ

ta tích con trỏ đến chứng từ cần sửa ví dụ “Phiếu chi tiền mặt”, màn hình sẽ xuất hiện sau

Mã ctừ

Mã chứng từ do SAS80 ERP quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không đƣợc

sửa.

Mã chứng từ đƣợc dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo đƣợc cập nhật từ

màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên ctừ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã đƣợc SAS80 ERP khai báo, nhƣng có thể sửa lại cho

phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã đƣợc SAS80 ERP khai báo, nhƣng có thể sửa

lại cho phù hợp.

Mã ctừ mẹ

Trƣờng này khai báo để tiện cho việc đánh số thứ tự tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm

một chứng từ mới thì SAS80 ERP tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trƣờng hợp các màn

hình cập nhật chứng từ khác nhau nhƣng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải

khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chƣơng trình nhận biết để

đánh số tự động.

Mã ctừ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trƣờng hợp màn

hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Danh sách TK nợ ngầm định, TK có ngầm định:

Nếu khai báo các tài khoản ngầm định thì khi nhập chứng từ chƣơng trình chỉ cho phép hạch

toán vào các TK ngầm định, muốn nhập các tài khoản khác thì phải bỏ danh sách TK ngầm

định đi

Sử dụng trường mã hạch toán:

Nếu để mã 1 – thì khi vào giao diện chứng từ này sẽ cho phép chọn định khoản tự động và

ngƣợc lại nếu để mã 0 – thì không có trƣờng mã hạch toán tự động.

Cho phép trùng số ctừ:

Chọn: Mã 0 – Cho phép lƣu chứng từ trong mọi trƣờng hợp

Mã 1 – Trong ngày không đƣợc lƣu chứng từ trùng số

Mã 2 – Trong tháng không đƣợc lƣu chứng từ trùng số

Mã 3, 4 – Trong tháng, quý không đƣợc lƣu chứng từ trùng số

Ngƣợc lại nếu để mã là -1; -2; -3; -4 thì lại cho lƣu

1.4 Chức năng Bảo trì và kiểm tra số liệu

1.4.1 Chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu

Số liệu đƣợc cập nhật và lƣu giữ ở nhiều bảng số liệu khác nhau vì một số lý do có thể bị

sai lệch về chỉ dẫn hoặc có sự không đồng bộ giữa các bảng số liệu.

Khi chỉ dẫn của một bảng nào đó bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chƣơng trình

sẽ đƣa ra các thông báo nhƣ: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a

table/DBF",...

Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai.

Trong cả 2 trƣờng hợp trên ta phải thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu.

Ngoài ra, khi ta xoá số liệu thì số liệu chƣa bị xoá hẳn mà chỉ bị đánh dấu xoá và sẽ

không tham gia vào các tính toán. Cùng với thời gian những số liệu bị xoá có thể rất

nhiều và sẽ ảnh hƣởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên

thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chƣơng trình xoá hẳn các bản ghi bị

đánh dấu xoá ra khỏi chƣơng trình.

1.4.2 Chức năng kiểm tra giữa Sổ kho và Sổ cái

Đƣa ra các màn hình thông báo về sự khồng đồng nhất của số liệu. Ví dụ số liệu đó mới

chỉ đƣợc đƣa vào Sổ cái mà chƣa đƣa vào Sổ kho; số liệu đó định khoản và tài khoản

khác với tài khoản đã khai báo, phát sinh thiếu giữa Sổ cái và Sổ kho,…

1.4.3 Chức năng sao chép vào/ ra số liệu

Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho ngƣời dùng khác, ví dụ

từ các đơn vị cấp dƣới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty. Sau khi sao chép

ra và chuyển cho ngƣời dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực

hiện sao chép (copy) vào chƣơng trình và sẽ có bộ số liệu giống nhƣ ở bản gốc.

Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lƣu giữ số liệu.

1.4.4 Chức năng lƣu trữ (Back up) số liệu

Việc sao chép và lƣu trữ số liệu cũng nhƣ chƣơng trình là rất quan trọng. Mặc dù rất ít

khi xảy ra nhƣng vẫn có thể vào một ngày nào đó, vì lý do hỏng đĩa cứng, virus, xoá

nhầm nên số liệu hoặc chƣơng trình có thể bị hỏng.

Để khắc phục hiểm hoạ này ta phải thực hiện lƣu và cất dữ chƣơng trình cũng nhƣ số liệu

đã đƣợc cập nhật hàng ngày.

Chƣơng trình cho phép tự động lƣu số liệu vào một ngày cố định trong tuần theo ngày ta

khai báo ở phần khai báo tham số hệ thống. Đúng ngày khai báo này mỗi lần thoát ra

khỏi chƣơng trình, nếu ta chƣa lƣu số liệu và ngƣời sử dụng có thẩm quyền lƣu giữ số

liệu thì chƣơng trình sẽ hỏi là có lƣu số liệu không. Nếu trả lời là có thì chƣơng trình sẽ

thực hiện lƣu số liệu.

Mỗi lần lƣu thì chƣơng trình sẽ lƣu toàn bộ số liệu trong năm và lƣu ra một tệp riêng. Tuy

nhiên sau một số lần lƣu nhất định đƣợc khai báo trong phần khai báo tham số hệ thống,

chƣơng trình sẽ ghi đè số liệu mới nhất lên số liệu cũ nhất.

Ngoài việc lƣu định kỳ tự động hàng tuần, khi cần thiết ta có thể lƣu khi chạy chức năng

lƣu trữ số liệu.

Số liệu lƣu trữ để đƣợc cất trong thƣ mục Backup.

1.5 Quản lý ngƣời sử dụng

Để đảm bảo cho việc bảo mật và an toàn số liệu kế toán phù hợp từng công đoạn trong

hạch toán kế toán SAS80 ERP cho phép phân quyền theo 3 lớp: Quyền truy nhập các

chức năng, Quyền chi tiết vào chứng từ và Quyền ở các trạng thái của chứng từ.

1.5.1 Khai báo ngƣời sử dụng và phân quyền truy nhập:

Muốn truy nhập vào phần “Quản trị sử dụng” ta phải nhập mật khẩu của ngƣời sử dụng

hiện thời

Thêm NSD: là thêm mới ngƣời sử dụng.

Sửa đổi NSD: sửa thông tin ngƣời sử dụng đã khai báo

Xoá NSD: là xoá hẳn 1 ngƣời sử dụng đã khai báo

Phân quyền: Ngƣời quản lý gắn quyền sử dụng từng phần hành cho ngƣời thừa

hƣởng.

Chi tiết: phân quyền cho ngƣời sử dụng tới từng chứng từ, từng danh mục.

Khi khai báo ngƣời sử dụng ta phải cập nhật các thông tin sau:

Tên: Tên đƣợc nhập vào khi vào chƣơng trình (viết không dấu)

Tên đầy đủ: Tên đầy đủ của ngƣời sử dụng.

Mật khẩu: Mật khẩu truy nhập khi sử dụng chƣơng trình, mật khẩu này để cho NSD

tự khai báo.

In HD lần thứ: số lần NSD này đƣợc in một số hoá đơn đến lần thứ bao nhiêu, nếu

NSD in quá số lần đƣợc phân quyền thì chƣơng trình sẽ không cho in nữa và đƣa ra

thông báo “không đƣợc quyền in”

Nếu là ngƣời quản lý tích vào là ngƣời quản lý; nếu là ngƣời thừa hƣởng ta không

tích vào ô là ngƣời quản lý mà chọn ngƣời thừa hƣởng ở ô thừa hƣởng.

Ngƣời quản lý có toàn quyền truy nhập các chức năng và đƣợc quyền thêm và phân

quyền cho các ngƣời sử dụng khác. Ngƣời thừa hƣởng chỉ đƣợc sửa đổi các thông tin

nhƣ tên đầy đủ, đổi mật khẩu truy nhập chƣơng trình, và sử dụng các chức năng đƣợc

phân.

Đối với việc thêm, xoá hoặc phân quyền cho ngƣời sử dụng thì chỉ có User đƣợc phân

quyền là ngƣời quản lý thì mới thực hiện đƣợc các chức năng này.

Khi phân quyền thì chƣơng trình sẽ hiện lên 2 danh sách các chức năng: các chức năng

đƣợc sử dụng và các chức năng không đƣợc sử dụng.

Muốn thêm các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng cần thiết trong

danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức năng đƣợc đánh

dấu sang danh sách các chức năng đƣợc sử dụng ( Bằng cách thêm quyền hoặc thêm tất).

Ngƣợc lại, muốn bớt các chức năng đƣợc sử dụng thì phải đánh dấu các chức năng này

trong danh sách chức năng đƣợc sử dụng và sau đó chuyển các chức năng đƣợc đánh dấu

sang danh sách các chức năng không đƣợc sử dụng (Bằng cách xoá quyền, hoặc xoá tất).

1.5.2 Phân quyền chi tiết

Muốn cho từng ngƣời có quyền THÊM, SỬA, XÓA một chứng từ, một danh mục ta chọn

ngƣời cần phân quyền, sau đó chọn chức năng (chi tiết) ngƣời sử dụng đƣợc sử dụng quyền

nào thì tích vào quyền đó

1.5.3 Phân quyền trạng thái

Danh mục trạng thái

SAS80 ERP còn cho phép phân quyền chi tiết ở từng trạng thái chứng từ nhập liệu trên phần

mềm.

Truy cập vào phần danh mục trạng thái phải nhập mât khẩu truy cập, phần này chỉ có user

admin mới đƣợc quyền truy cập vào.

Trạng thái chứng từ đƣợc chia làm các dạng sau:

Dạng 1: Phân quyền trạng thái trong chứng từ kế toán

- Thƣờng sử dụng 4 mã trạng thái: 1 Lƣu các sổ; 2 – Lập chứng từ; 3 – Lƣu sổ kho; 4

– Lƣu sổ cái.

- Khi để chứng từ kế toán ở trạng thái 2, 3 và 4 thì kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán

đƣợc giao công việc kiểm soát sẽ vào chứng từ kiểm tra, sau đó sẽ chuyển sang trạng

thái 1 – Lƣu các sổ. Lúc này chứng từ kế toán mới đƣợc đƣa vào sổ sách chứng từ có

liên quan.

- Ở từng trạng thái, cho phép chọn dạng lƣu các sổ nhƣ sau: Lƣu sổ cái, Lƣu sổ thanh

toán, Lƣu sổ kho, Lƣu sổ nhật ký

Ví dụ: Trạng thái 1 – Lƣu các sổ thì tích lƣu vào 4 loại sổ Lƣu sổ cái, Lƣu sổ thanh

toán, Lƣu sổ kho, Lƣu sổ nhật ký

Trạng thái 2 – Lập chứng từ thì không tích lƣu vào các sổ

Tiếp đó tích vào ô “Thông tin về phân quyền ngƣời sử dụng”

Lớp phân quyền trạng thái này User admin tiếp tục phân quyền cho các user không phải

admin, trong chứng từ ở trạng thái cụ thể có quyền XEM, THÊM, SỬA, XÓA

Dạng 2: Đối với phân quyền trạng thái trong quy trình mua bán hàng hoá.

Ở quy trình mua hàng, bán hàng sử dụng các trạng thái sau: 6. Đóng , 7. Huỷ ; 8. Duyệt;

9. Lập tƣơng ứng mỗi trạng thái nhƣ vậy là một phiếu đƣợc phân quyền.

Ví dụ: Với cán bộ kinh doanh sẽ đƣợc phân quyền ở trạng thái lập chứng từ (9 - Lập đơn

hàng)

Ở trạng thái 9 – Lập đơn hàng, User đƣợc tiếp tục phân quyền chi tiết đƣợc XEM,

THÊM, SỬA hoặc XÓA chứng từ.

Ở trạng thái 8 - DUYỆT, 6 - ĐÓNG, 7 - HỦY phân quyền tiếp tục cho các User khác,

trong đó cũng tiếp tục phân quyền chi tiết ở trạng thái khi tích vào “Thông tin về phân

quyền ngƣời sử dụng”.

2. Kế toán tổng hợp

2.1 Cập nhật số liệu

Các loại chứng từ, giao dịch cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào số các phân

hệ khác đƣợc sử dụng.

Nếu ta sử dụng càng nhiều các phân hệ khác (Tiền mặt-Tiền gửi, Phải thu, Phải trả, Vật

tƣ,...) thì số chứng từ cập nhật ở phân hệ kế toán tổng hợp càng ít.

Nếu ta sử dụng tất cả các phân hệ khác của chƣơng trình thì trong phân hệ kế toán tổng hợp

chỉ phải cập nhật các bút toán điều chỉnh, khoá sổ cuối kỳ và một số bút toán khác.

Trong phân hệ kế toán tổng hợp có 3 loại chứng từ sau:

Phiếu kế toán tổng quát

Các bút toán phân bổ tự động

Các bút toán kết chuyển tự động

2.2 Cập nhật số dƣ ban đầu

Chức năng: Khi mới bắt đầu sử dụng chƣơng trình ta nhập số dƣ đầu năm của các tài khoản.

Đối với các năm tiếp theo ta chỉ việc thực hiện chuyển số dƣ cuối năm trƣớc sang đầu năm

mới sau khi đã khoá sổ kế toán cuối năm trƣớc

Đƣờng dẫn: Kế toán tổng hợp\ Cập nhật số dƣ ban đầu

Vào số dƣ đầu năm của các tài khoản

Khi cập nhật số dƣ đầu năm phải lƣu ý các điểm sau:

Khi nhập số dƣ của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dƣ ngoại tệ.

Nếu sử dụng chƣơng trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc

nhập số dƣ đầu kỳ còn phải nhập số dƣ đầu năm để có thể lên đƣợc bảng cân đối kế

toán. Trong trƣờng hợp này số dƣ đầu năm của các tài khoản công nợ đƣợc nhập cả

dƣ nợ và dƣ có đồng thời trên một tài khoản.

Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dƣ của các tài khoản này sẽ đƣợc

tập hợp sau khi vào số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng công nợ.

Vào số dƣ công nợ đầu kỳ

Nhấn F4 để nhập một số dƣ mới: Nhập mã đơn vị, mã tài khoản, mã khách và vào số dƣ

nợ/ có tiền VNĐ và số dƣ nợ/ có ngoại tệ tƣơng ứng

Sau khi nhập xong nhấn F10 để kiểm tra tổng số dƣ các khoản phải thu đã nhập vào

chƣơng trình

Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ

Nhấn F4 để tạo cập nhật thêm một số tồn kho mới: Gõ mã kho, mã vật tƣ

Mã lô: gắn mã lô từ danh mục lô hàng tƣơng ứng cho vật tƣ có số dƣ. Nếu không theo

dõi tồn kho vật tƣ theo lô thì bỏ qua phần nhập “mã lô”. Khi nhập tồn kho theo lô

hàng thì tƣơng ứng tồn ở lô nào thì nhập tồn kho ở lô đó.

Tồn đầu: là số lƣợng hàng hoá

Dƣ đầu là tổng giá trị số dƣ hàng hoá đó.

Vào tồn kho hàng hoá đầu kỳ theo phƣơng pháp NTXT

Tƣơng tự nhƣ vào tồn kho đầu kỳ, nhƣng có thêm ngày chứng từ để chƣơng trình căn cứ

vào đó để tính giá vốn cho hàng xuất.

2.3 Chuyển số dƣ sang năm sau

Sau khi chốt số dƣ năm tài chính kế toán thực hiện thao tác “Chuyển số dƣ sang năm sau”

chƣơng trình sẽ tự động kết chuyển số dƣ của năm này sang năm tiếp theo. Thực hiện

thao tác chuyển số dƣ nhập năm có số dƣ cần chuyển chƣơng trình sẽ tự động điền năm

tiếp theo

Việc chuyển số dƣ bao gồm:

- Chuyển số dƣ của các tài khoản sang năm sau: chức năng này để chuyển số dƣ

cuối năm tài chính ở tất cả các tài khoản kế toán.

- Chuyển tồn kho sang năm sau: chuyển số tồn kho cuối năm tài chính của các vật

tƣ sang năm sau

- Chuyển TSCĐ và CCDC sang năm sau: chuyển danh mục TSCĐ, CCDC đang

còn sử dụng đến thời điểm cuối năm tài chính sang năm sau bao gồm cả việc

chuyển giá trị đã khấu hao, giá trị còn lại sang năm sau.

- Nếu trong kỳ có gắn phát sinh theo vụ việc thì thực hiện thao tác kết chuyển số dƣ

các vụ việc và chuyển tồn kho theo vụ việc.

Lưu ý: Thực hiện thao tác chuyển số dư sang năm sau trước khi thực hiện thao tác

“Khóa số liệu” của năm tài chính.

2.4 Hình thức ghi sổ sách

Chƣơng trình phần mềm SAS80 ERP cung cấp đầy đủ các sổ sách theo mẫu chuẩn của

Quyết định 15 và Quyết định 48 cho 3 hình thức Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật

ký chứng từ.

Khi Doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định nào thì vào Tham số tuỳ chọn để khai báo

(nhƣ hình), khi đó các Sổ sách theo đi theo mẫu biểu của quyết định đó

2.5 Báo cáo quản trị

Hệ thống các báo cáo mang tính chất quản trị, cung cấp thế cái nhìn đa chiều về số liệu

kế toán ở nhiều chỉ tiêu.

2.6 Khai báo thông tin

Chức năng: Đây là Module tập hợp các tính năng phục vụ cho công tác quản trị, cảnh

báo cho hoạt động của doanh nghiệp dƣới góc độ kế toán, tài chính với các thông tin

đƣợc cung cấp dƣới các góc nhìn đa chiều, từ tổng hợp đến chi tiết, thể hiện dƣới dạng

báo cáo, dạng biểu đồ,….. Các thông tin này giúp nhà quản trị dễ dàng khai thác thông tin

cũng nhƣ kiểm soát tốt nhất hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.

Đƣờng dẫn: Kế toán quản trị\ Kế toán tổng hơp\ Khai báo thông tin

Kiểm tra Messege: Kiểm tra các tin nhắn đƣợc gửi đến trong phần mềm. Các tin nhắn

đến từ các hóa đơn, chứng từ vi phạm các cảnh báo do ngƣời dùng cài đặt sẵn nhằm hạn

chế sai sót và phát hiện sớm các vấn đề cho ngƣời sử dụng và quản trị doanh nghiệp.

Cảnh báo hóa đơn hủy, doanh nghiệp bỏ trốn: Tra cứu thông tin về hóa đơn (số hóa

đơn và ký hiệu hóa đơn) cũng nhƣ thông tin về mã số thuế của doanh nghiệp đã bỏ trốn

hoặc hóa đơn hủy nhằm giúp doanh nghiệp loại bỏ sớm các sai sót trong quá trình hạch

toán kế toán.

Cảnh báo số liệu theo luật: Kiểm tra một số chỉ tiêu theo quy định nhƣ chi phí quảng

cáo tiếp thị, chi phí lãi vay, kết chuyển lỗ, xuất hàng trƣớc khi nhập (xuất âm) khi làm

quyết toán.

Nhằm giúp cho doanh nghiệp kiểm soát tốt việc tuân thủ pháp luật của mình, nhằm giảm

sai sót không đáng có.

Biểu đồ so sánh Doanh thu và Chi phí giữa các tháng

3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi


a. Thu tiền mặt, thu qua ngân hàng

Đƣờng dẫn: Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng\ Cập nhật số liệu

- Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật

- Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch khác

nhƣ:

1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý đƣợc số tiền đó sẽ thu về của hoá đơn bán hàng

nào? Nếu chọn mã này thì chƣơng trình sẽ kê danh sách các hoá đơn của đối tƣợng khách

hàng đó cho bạn lựa chọn.

2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng có chung

nghiệp vụ kinh tế nhƣng nhiều định khoản

3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tƣợng khác nhau trên một phiếu

thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ dƣới, tƣơng ứng với

mỗi định khoản là một mã khách khác nhau.

Mã hạch toán: (Nếu ở khai báo Danh sách màn hình nhập chứng từ có khai báo sử dụng

mã hạch toán) Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã đƣợc xây dựng từ

trƣớc.

Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền

(thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay...). Đối với các tài khoản công nợ thì

mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng.

Địa chỉ : Chƣơng trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong Danh

mục khách hàng.

Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc

Số phiếu thu: Chƣơng trình tự đánh số hoặc gõ lại

Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ

Ngày hạch toán : Là ngày ghi chứng từ vào sổ (nếu DN áp dụng theo phƣơng pháp kê

khai thƣờng xuyên thì ngày lập chứng từ trùng với ngày hạch toán)

Tỷ giá: Chƣơng trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là "VND" và với tỷ giá là 1.

Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó chƣơng

trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ trong màn

hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn nút "Chọn". (Lƣu ý, màn

hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo ở

"Danh mục tiền tệ")

Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt

nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn đƣợc đặt sẵn là 111, 112. Bạn

sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền bán hàng: Có

TK131, 141, …)

Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

*Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chƣơng trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ.

- Phát sinh có: Số tiền phát sinh

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phẩm…

Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lƣu" để lƣu phiếu thu đó.

- Trạng thái: Chọn 1- Lƣu các sổ, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2-

Chứng từ đã đƣợc lƣu nhƣng các thông tin, số liệu chƣa vào các sổ sách báo cáo liên quan (ở

chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về).

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn:

Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trƣờng hợp

thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chƣơng trình tự động lấy tài khoản này

để hạch toán.

Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn

này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trƣờng hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số

tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.

Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền

quy đổi tƣơng ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng:

Trong trƣờng hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa

đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ", chƣơng trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên

quan đến khách hàng hiện thời chƣa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa

đơn tƣơng ứng.

Lưu ý: Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng:

Trong trƣờng hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các

khách hàng sẽ đƣợc nhập ở từng dòng chi tiết.

Lưu ý chung:

Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không đƣợc sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã

giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.

b. Chi tiền mặt, chi qua ngân hàng

Nhập các thông tin vào phiếu nhƣ mẫu

3.2 . Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Sổ quỹ

Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi NH

Báo cáo số dƣ tại quỹ và tại các NH

Sổ nhật ký thu tiền

Sổ nhật ký chi tiền

Bảng kê chứng từ

Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền gửi NH

Sổ quỹ (in từng ngày)

Sổ chi tiết công nợ

Bảng cân đối số phát sinh theo ngày của một tk

Bảng cân đối ps các tiểu khoản của một tk

BC lƣu chuyển tiền tệ (pp trực tiếp)

BC lƣu chuyển tiền tệ (pp gián tiếp)

Sổ nhật ký thu tiền

Sổ nhật ký chi tiền

Bảng kê chứng từ

B.kê c.từ theo k/h,v/v,tiểu khoản và tk đ/ƣ.

Tổng hợp ps k/h,v/v, tiểu khoản và tk đ/ƣ.

Báo cáo theo dõi lãi tiền gửi.

4. Kế toán công nợ phải thu

4.1 Chức năng

- Cập nhật các hoá đơn bán dịch vụ.

- Thực hiện các chứng từ bù trừ công nợ phải thu.

- Tính lại tiền phải thu cho các hóa đơn phải thu.

- Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có

thể lên đƣợc các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và

kế toán hàng tồn kho.


a. Hóa đơn dịch vụ:

Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng, hạch

toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa

chữa…

Trong đó:

- Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã

khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chƣơng trình

sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục

khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trƣờng liên quan. Đƣa con trỏ đến mã cần

chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chƣa có trong danh sách mã khách thì

nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ ngƣời mua.

- Địa chỉ: Chƣơng trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng

- Người mua: Không bắt buộc


- Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ

- Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế

- Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra, đƣợc khai báo trong

mục Tham số tuỳ chọn/ Ký hiệu HD bán hàng

- Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chƣơng trình tự mặc định ngày lập hoá

đơn là ngày hạch toán.

- Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

- Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi

doanh số,công nợ của bộ phận nào.

- TK dt: tài khoản ghi nhận doanh thu

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chƣa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc.

- Tiền VND (hoặc Tiền USD): nhập doanh thu dịch vụ

- Mã thuế: Là mã thuế suất

Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các

công việc sau:

+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trƣờng hợp tiền thuế tính ra

là số lẻ.

+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi

có.

+ Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không

đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chƣơng trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết

khấu.

Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lƣu lại, nếu mã khách hàng của bạn chƣa có mã số

thuế VAT thì chƣơng trình sẽ tự động đƣa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng

VAT. Nếu quên chƣa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó,

hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lƣu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về

khách hàng nhƣ thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên nhƣ thế đó.

Để tạo điều kiện hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong việc lập và in Hoá đơn theo

NĐ51/2010/NĐ-CP, trên phần mềm SASERP8.0 đáp ứng đƣợc cả 3 cách thức: Hoá đơn

tự in; Hoá đơn đặt in và Hoá đơn điện tử.

Khi in chứng từ có nhiều lựa chọn in ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn dịch vụ,

bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 1 là in Bảng

kê để kiểm tra số liệu; chọn 2 in hóa đơn giá trị gia tăng (chỉ đƣợc in 1 lần), nếu in Hoá

đơn GTGT .

Chƣơng trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đƣa vào chức năng “Tìm”

sau khi tìm đƣợc các chứng từ đƣa vào In ctừ ở màn hình này chọn “In tất cả hóa đơn”.

b. Chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ:

c. Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn:

Sử dụng chứng từ Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn khi thu một khoản tiền hàng

nhƣng muốn bù trừ công nợ về cho từng hóa đơn đang treo công nợ.

Chƣơng trình sẽ đƣa ra list các hóa đơn của mã khách hàng đang chọn còn nợ tiền

4.3 Sổ kế toán công nợ phải thu

a. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng: sổ công nợ chi tiết của một khách hàng

Nếu xem theo điều kiện 0 – không chi tiết theo hh (không chi tiết theo hàng hóa) thì mẫu

sổ hiện thị giá trị công nợ; 1 – mẫu sổ thể hiện giá trị và số lƣợng vật tƣ nợ

b. Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng: xem và in công nợ phải thu cho

tất cả các khách hàng phát sinh trong kỳ cần lọc, ở báo cáo này có thể gắn mã nhóm

để xem công nợ theo nhóm khách hàng

c. Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản: báo cáo liệt kê công nợ đầu kỳ,

phát sinh nợ trong kỳ và dự nợ cuối kỳ của tất cả các khách hàng.

d. Bảng cân đối phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản: báo cáo liệt kê công nợ đầu

kỳ, phát sinh nợ trong kỳ và dự nợ cuối kỳ của tất cả các khách hàng ở tất cả các tài

khoản công nợ. Xem báo cáo này để biết một mã khách đang phát sinh công nợ ở

những tài khoản nào để thực hiện bù trừ công nợ.

5. Kế toán công nợ phải trả

5.1 Chức năng

- Cập nhật các phát sinh mua hàng, mua dịch vụ không qua kho

- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung

cấp.

- Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ.


a. Hoá đơn mua dịch vụ

Dùng để cập nhật những phát sinh liên quan đến chi phí mua vào, không qua kho và chƣa

thanh toán. Ví dụ nhƣ chi phí thu mua bốc dỡ, mua TSCĐ,….

Trong đó:

- Nghiệp vụ: (Nếu khai báo ở Khai báo màn hình nhập chứng từ có sử dụng mã hạch

toán) Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã đƣợc định khoản sẵn trên phần mềm, chƣơng trình

sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã đơn vị: Nếu xây dựng các mã đơn vị khác nhau thì gắn mã đơn vị phát sinh chi phí

cho chứng từ đang nhập.

- Nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của

mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chƣơng trình

sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục

nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trƣờng liên quan. Đƣa con trỏ đến mã cần chọn

và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chƣa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì

nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ ngƣời bán.

- Địa chỉ : Chƣơng trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp

- Người giao: Không bắt buộc

- Diễn giải : Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã NX – TK có: Chƣơng trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã nghiệp vụ hoặc nếu ta

không chọn thì phải tự nhập tài khoản vào.

- Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)

- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tƣơng ứng từ Hoá đơn

bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.

- Số ctừ: Chƣơng trình tự động đánh số hoặc tự gõ

- Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật chứng từ

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.

- Tỷ giá: Chƣơng trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại

tệ và tỷ giá

- TK nợ: Nhập tài khoản hạch toán

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chƣa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.

- Mã tự do: không bắt buộc

Sau khi gõ tài khoản thuế chƣơng trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia

tăng, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chƣa: Ngày tháng, Seri, số hoá đơn, giá

trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo

thuế GTGT đầu vào.

b. Phiếu thanh toán tạm ứng

Phiếu thanh toán tạm ứng đƣợc cập nhật giống nhƣ phiếu chi tiền thanh toán cho các chi

phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết đƣợc trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt,

tiền gửi ngân hàng

c. Theo dõi thời hạn trả tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh toán

Chƣơng trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng nhƣ

thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.

Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ

ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả

cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh

mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua

cụ thể.

Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi đƣợc 01 hạn thanh toán. Chƣơng

trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ

muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần

phải gõ thời hạn thanh toán.

Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hoá đơn thì ta

cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn".

Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền đƣợc cập nhật ở

menu “Vào số dƣ đầu kỳ của các hoá đơn”.

Phiếu chi trả tiền cho ngƣời bán đƣợc cập nhật ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân

hàng”. Sau khi các phiếu chi tiền đƣợc cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho

các hoá đơn của ngƣời bán. Việc này đƣợc thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức

năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.

Chƣơng trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua

hàng. Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chƣơng trình sẽ tự

động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Một số trƣờng hợp đặc biệt, vd do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tƣợng số tiền còn

phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số

tiền còn phải trả của các hoá đơn".

5.3 Sổ kế toán công nợ phải trả

a. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng: sổ công nợ chi tiết của một khách hàng

Nếu xem theo điều kiện 0 – không chi tiết theo hh (không chi tiết theo hàng hóa) thì mẫu

sổ hiện thị giá trị công nợ; 1 – mẫu sổ thể hiện giá trị và số lƣợng vật tƣ nợ

b. Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng: xem và in công nợ phải trả cho

tất cả các khách hàng phát sinh trong kỳ cần lọc, ở báo cáo này có thể gắn mã nhóm

để xem công nợ theo nhóm khách hàng

c. Bảng cân đối phát sinh công nợ của một tài khoản: báo cáo liệt kê công nợ đầu kỳ,

phát sinh nợ trong kỳ và dự nợ cuối kỳ của tất cả các khách hàng.

d. Bảng cân đối phát sinh công nợ trên nhiều tài khoản: báo cáo liệt kê công nợ đầu

kỳ, phát sinh nợ trong kỳ và dự nợ cuối kỳ của tất cả các khách hàng ở tất cả các tài

khoản công nợ. Xem báo cáo này để biết một mã khách đang phát sinh công nợ ở

những tài khoản nào để thực hiện bù trừ công nợ.

6. Kế toán chí phí giá thành

6.1 Chức năng:

- Tập hợp chi phí sản xuất

- Xây dựng định mức sản xuất

- Ghi nhận chi phí sản xuất dở dang

- Tính giá thành

- Báo cáo giá thành, so sánh giá thành thực tế và định mức

6.2 Tính giá thành sản xuất

Bài toán Giá thành giản đơn áp dụng trong trƣờng hợp sản xuất mang tính tập hợp chi phí

cho từng loại thành phẩm. Có nghĩa là kế toán giá thành có thể hoàn toàn bóc tách đƣợc

tối thiểu một đầu mục chi phí (621 hoặc 622...)

Quy trình tính giá thành nhƣ sau: Xuất NVL, trả lƣơng, chi trả các chi phí khác

(152, 334,111…) ---> Tập hợp chi phí (TK 621,622,627) ---> Kết chuyển vào Tài khoản

chi phí SXKD dở dang (TK154) ---> Nhập kho sản phẩm hoàn thành (TK155) ---> Nhập

giá trị dở dang -- > Tính giá thành sản phẩm.

- Tạo mã sản phẩm:Vào Quản lý phân phối \ Kế toán hàng tồn kho\ Danh mục từ

điển\Danh mục Hàng hoá vật tư để mở mã sản phẩm, chú ý phải điền đầy đủ các thông

tin ví dụ: TK kho 155, tài khoản giá vốn 632, tài khoản doanh thu 511, TK sản phẩm dở

dang 154

- Tạo mã vụ việc: Vào Kế toán quản trị\ Kế toán chi phí và tính giá thành\ Cập nhật số

liệu các vụ việc\ Danh mục Vụ việc, hợp đồng

F4 – Thêm mới mã vụ việc, chọn Loại vụ việc sx chọn mã 1 – GT phân bước. Lƣu ý để

tiện cho việc theo dõi các khoản mục chi phí cấu thành lên sản phẩm thì nên mở mã vụ

việc và tên vụ việc giống nhƣ mã sản phẩm và tên sản phẩm.

- Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm : Vào Quản lý phân phối\ Kế toán

hàng tồn kho\ Phiếu xuất kho để xuất kho vật liệu, nhập mã vụ việc (Tên sản phẩm) phát

sinh chi phí.

- Tính giá vốn cho hàng xuất kho:Vào Quản lý phân phối\ Kế toán hàng tồn kho\ Cập

nhật số liệu \ Tính giá trung bình hoặc Tính giá nhập trước xuất trước. ( Nếu phiếu xuất

đã điền giá vốn đích danh thì không cần tính qua bƣớc này). Bƣớc này nhằm mục đích

tính giá vốn cho hàng hóa vật tƣ đã xuất cho sản xuất hay để lên khoản mục chi phí

nguyên vật liệu trực tiếp.

- Khai báo bút toán kết chuyển và phân bổ chi phí: Vào Kế toán quản trị\ Kế toán tổng

hợp\ Cập nhật số liệu

Bƣớc này nhằm mục đích khai báo các bút toán kết chuyển và phân bổ tự động, nhƣ kết

chuyển 621, 622 về 154 và phân bổ 627 về 154

Khai báo bút toán kết chuyển chi phí: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí

sản xuất chung…vào TK chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Ghi có TK 621,622,627/

Nợ TK 154; Chọn 1: Kết chuyển từ nợ sang có)

Ví dụ: Khai báo bút toán kết chuyển chi phí NVL vào TK chi phí sxkd dở dang

Khai báo bút toán phân bổ chi phí chung: Khai báo bút toán phân bổ tự động : ở cửa sổ

màn hình trên khai báo tài khoản ghi có nhấn phím F4, ở cửa sổ màn hình dƣới nhấn

phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ rõ phân bổ cho vụ việc nào.

Lưu ý: Nếu phân bổ các chi phí theo tiêu chí phát sinh vụ việc thì phải chọn bút toán kết

chuyển xong mới thực hiện bút toán phân bổ. Vì sau bước kết chuyển chương trình mới

đưa ra được hệ số phân bổ để thực hiện phân bổ.

Khai báo bút toán phân bổ tự động : ở cửa sổ màn hình trên khai báo tài khoản ghi có

nhấn phím F4, ở cửa sổ màn hình dƣới nhấn phím Ctrl + F4 khai báo TK ghi nợ, phải chỉ

rõ phân bổ cho vụ việc nào.

Để thực hiện kết chuyển hay phân bổ tự động ta làm bƣớc tiếp theo vào Kế toán quản trị\

Kế toán tổng hợp\ Cập nhật số liệu (hình)

Sau khi khai báo xong sẽ thực hiện các Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động

- Nhập kho thành phẩm: Vào Quản lý phân phối\ Kế toán hàng tồn kho\ Cập nhật số liệu

\ Phiếu nhập kho để nhập kho số lƣợng thành phẩm. (Phải gắn mã vụ việc cho từng phát

sinh)

- Nhập giá trị dở dang:

Giá trị dở dang đầu kỳ khi bắt đầu làm trên phần mềm kế toán khai báo ở Cập nhật số dƣ

đầu năm (xem lại ở phân hệ Kế toán tổng hợp) còn các kỳ sau thì số dƣ cuối kỳ này là số

dƣ đầu kỳ sau

Giá trị dở dang cuối kỳ: Vào Kế toán quản trị\ Kế toán chi phí và tính giá thành\ Tính giá

thành sản xuất\ Cập nhật tiền dở dang cuối kỳ nhập ngày cuối cùng của kỳ tính giá

thành, F4 thêm mới dở dang, gắn mã khoản mục (KM02 hoặc KM03 là những khoản

mục giá trị tiền)

- Tính giá thành sản phẩm: Vào toán quản trị\ Kế toán chi phí và tính giá thành\ Tính giá

thành sản xuất để tính giá thành cho từng mặt hàng, chƣơng trình sẽ tự cập nhật giá thành

vào thành phẩm

Chú ý: Sau các bƣớc kết chuyển hay tính giá vốn nên vào sổ chi tiết các tài khoản liên

quan xem chƣơng trình đã cập nhật vào chƣa, nếu chƣa cập nhật vào thì kiểm tra lại các

bƣớc và tính lại.

Đánh dấu vụ việc cần tính giá, nhấn phím F4, sau đó nhấn phím F5 để xem thẻ giá thành

lên chƣa

7. Kế toán tài sản cố định

7.1 Chức năng

Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ

phận sử dụng, mục đích sử dụng, nƣớc sản xuất, ngày đƣa vào sử dụng,...

Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.

Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.

7.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định

Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc

lập với các danh mục khác trong chƣơng trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ đƣợc xây

dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao. Những danh mục liên quan đến quản

lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục

bộ phận sử dụng TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trƣớc khi khai báo Danh mục tài

sản thì cần khai báo các danh mục này.

Trong SASERP8.0 tài sản đƣợc quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử

dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.

Danh mục nguồn vốn :

Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định đƣợc tài sản đó thuộc nguồn vốn nào

Đƣờng dẫn: Kế toán quản trị\ Kế toán tài sản cố định\ Danh mục từ điển\ Danh mục

nguồn vốn

Cập nhập các thông tin về

Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn

Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…)

Lưu ý: Khi xây dựng danh mục nguồn vốn xây dựng tối đa 4 nguồn.

Danh mục tăng giảm tài sản:

Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của tài săn

Đƣờng dẫn: Kế toán tài sản cố định\ Danh mục từ điển\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ

Cập nhật các thông tin về

Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm

Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới)

Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới

Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:

Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó.

Đƣờng dẫn: Kế toán tài sản cố định\ Danh mục từ điển\ Bộ phận sử dụng tài sản

Cập nhật các thông tin về:

Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ

Tên bộ phận: Phòng giám đốc

Danh mục phân nhóm tài sản:

Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau

Đƣờng dẫn: Kế toán tài sản cố định\ Danh mục từ điển\ Danh mục phân nhóm tài sản

Cập nhật các thông tin về:

Loại nhóm: Đặt tài sản đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3

Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2

Tên nhóm tài sản: Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà cửa..

Danh mục tài sản cố định

Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất

thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu

hao cho tài sản đó.

- Đƣờng dẫn: Kế toán tài sản cố định\ Cập nhật số liệu\ Danh mục tài sản cố định

- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị

- Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài sản

- Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã TS, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian:

TS001, TS002.

- Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xƣởng 1

- Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác.

- Đơn vị tính : Chiếc, bộ…

- Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó

(Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ)

- Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm

- Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng

giảm TS

- Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong Danh

mục bộ phận sử dụng.

- TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…)

- TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214)

- TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424)

- Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng

- Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS.

- Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS, ngày

bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ.

- Tính khấu hao : Có tính hay không, đối với các TSCĐ không tham gia gia vào HĐ

SXKD tại thời điểm đầu kỳ khi khai báo danh mục TS thì chọn mã 1 – không tính khấu

hao.

- Số tháng khấu hao (ĐVT: tháng): Nếu khai báo trong tham số tuỳ chọn phƣơng pháp

tính khấu hao theo nguyên giá thì đây là tổng số tháng khấu hao cho TS. Nếu khai báo

phƣơng pháp tính khấu hao theo giá trị còn lại thì nhập số tháng khấu hao còn lại.

- Tỷ lệ khấu hao : Nếu ở tham số tuỳ chọn khai báo tính khấu hao theo tỷ lệ thì chọn

đƣợc còn nếu khai báo theo tháng thì chƣơng trình tự tính tỷ lệ KH.

Tab 1: Thông tin chính

- Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS

- Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu hao

- Giá trị còn lại :Chƣơng trình tự động tính

- Giá trị KH 1 tháng : Chƣơng trình tự động tính

Tab 2: Thông tin khấu hao

- Vụ việc: nhập lần lƣợt các mã vụ việc sẽ đƣợc phân bổ chi phí khấu hao của TS này

- Phần % vụ việc: tỷ lệ phân bổ khấu hao cho các vụ việc

Tab 3: Phụ tùng kèm theo

Đính các phụ tùng kèm theo cho TSCĐ

7.3 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng

SAS80 ERP cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể

tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao

tháng. Khai báo về cách thức tính này đƣợc thực hiện trong phần “Khai báo các tham số

hệ thống”.

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chƣơng trình sẽ lƣu giá trị này trong tệp số liệu. Nếu có

sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu mà ta đã khai báo ở phần thông tin về

tài sản bằng cách chạy chức năng “Tính khấu hao”

Tuy nhiên giá trị khấu hao kỳ có thể thay đổi theo ý muốn của ngƣời sử dụng, do việc

trích lập khấu hao có lúc tăng lúc giảm, giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá

trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời…Cách thực hiện vào chức năng “Điều

chỉnh khấu hao tháng".

7.4 Phân bổ khấu hao

- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chƣơng trình mới tính ra số khấu hao TSCD của

tháng đó nhƣng chƣa đƣa khoản khấu hao đó vào bút toán ghi Nợ các tài khoản chi

phí khấu hao tƣơng ứng với TK Có 214, để thực hiện bút toán này ta phải thực hiện

phân bổ khấu hao

- Thao tác: Nhấn phím F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí

7.5 Khai báo thôi khấu hao tài sản

Vì một lý do nào đó nhƣ TS bị hỏng hóc TS thôi không tính khấu hao nữa thì vào chức

năng “Thôi khấu hao TS”.

Nhấn phím F3 vào dòng TS thôi khấu hao

Trong đó:

Thôi khấu hao (0/1): Chọn mã 1 – thôi khấu hao

Ngày thôi khấu hao: Nhập ngày thôi không tính khấu hao nữa

Khi khai báo Thôi khấu hao TSCĐ thì TS này sẽ không đƣợc tính khấu hao nữa, vì vậy

trên các báo cáo về khấu hao không lên giá trị tính khấu hao từ kỳ khai báo thôi nữa

nhƣng ở các báo cáo chi tiết, kiểm kê TS thì vẫn còn.

7.6 Khai báo giảm TSCĐ

Đối với trƣờng hợp tài sản đem nhƣợng bán, thanh lý, mất mát thì phải tiến hành khai báo

giảm TSCĐ để chƣơng trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách TS

- Đƣờng dẫn: Kế toán tài sản cố định\ Cập nhật số liệu\ Khai báo giảm tài sản

- N

h

ấ

n

p

h

í

m

F

- T- Tích con trỏ vào dòng có mã TS giảm

Trong đó:

Mã tài sản (Số thẻ): là mã TS giảm

Giảm tài sản (0/1): để mã 1

Lý do giảm tài sản: gắn lý do giảm cho TS, phục vụ cho việc lên báo cáo TSCĐ theo lý

do tăng giảm

Ngày giảm tài sản: khai báo ngày giảm TS

Khi đã khai báo cho mã TS giảm thì khi tính khấu hao và khi xem các báo cáo sổ sách

liên quan đến TS sẽ không nhìn thấy TS này nữa.

7.7 Các báo cáo phân hệ Kế toán Tài sản cố định

- Bảng tính khấu hao theo NV

- Báo cáo chi tiết TSCĐ

- Báo cáo kiểm kê TSCD

- Bảng tính khấu hao TSCD

- Bảng phân bổ khấu hao TSCD

- Bảng phân bổ khấu hao TSCD theo bộ phận

- Báo cáo tăng giảm tài sản

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ theo nguồn vốn

- Thẻ TSCĐ cho một TS

- Thẻ TSCĐ lên cho tất cả các TS

7.9 Kế toán Công cụ Dụng cụ

- Đối với trƣờng hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - > đƣợc theo dõi tƣơng

tự nhƣ TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ đƣợc treo trên tk 242, 142 để

phân bổ dần.

- Cách khai báo và tính phân bổ, điều chỉnh phân bổ cũng nhƣ khai báo giảm CCDC

tƣơng tự nhƣ mục TSCD

- Đƣờng dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ

Tƣơng tự TSCD, CCDC có các báo cáo:

- Báo cáo chi tiết CCDC

- Báo cáo kiểm kê CCDC

- Bảng tính khấu hao CCDC

- Bảng phân bổ khấu hao CCDC

- Báo cáo tăng giảm CCDC

8. Báo cáo thuế

8.1 Chức năng:

Lên các báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra từ các phân hệ Mua hàng, bán hàng và

vốn bằng tiền để lên các báo cáo thuế đầu vào và đầu ra, tờ khai thuế và các mẫu báo

cáo khác về thuế TNDN, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên...

- Ở chƣơng trình SAS80 ERP tích hợp Nghị định 51/2010/NĐ-CP nên DN có thể thực

hiện khai báo các văn bản liên quan nhƣ “Quyết định áp dụng HĐ tự in” hay “Thông

báo Phát hành hoá đơn”,…liên quan đến việc thực hiện Hóa đơn tự in; đặt in hay In

điện tử.

- Cho phép theo dõi và quản lý hoá đơn: huỷ Hoá đơn, xoá hoá đơn hay mất hoá đơn

- Thực hiện In mẫu HĐ GTGT cũng thực hiện ở module này.

8.2 Báo cáo thuế GTGT đầu vào

Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lƣu ý sau:

- Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào đƣợc cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá và ở

phần phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Đến phần nhập hoá đơn

GTGT đầu vào chƣơng trình sẽ hiện lên một màn hình riêng để cập nhật các thông tin

liên quan các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chƣơng trình cho phép nhập nhiều hoá

đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu nhập mua).

- Đối với các hoá đơn trực tiếp đƣợc khấu trừ lùi thì khi nhập thuế suất trên màn hình

nhập chứng từ để chƣơng trình nhận biết trừ lùi tiền thuế từ tiền hàng.

- Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp khác

tháng so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khẩu sẽ không nhập thuế

GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì vào phần

chứng từ phải trả khác hoặc Phiếu kế toán nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng

nhập khẩu và vào phần cập nhật chứng từ thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế

để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khẩu để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.

8.3 Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra. Liên quan đến cập nhật các chứng từ

thuế GTGT đầu ra có các lƣu ý sau:

- Chứng từ thuế GTGT đầu ra đƣợc lập khi phát sinh bán hoá đơn bán hàng hoá, dịch

vụ.

- Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn có một loại thuế suất.

Trong trƣờng hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt

hàng có cùng loại thuế suất và nhập chúng nhƣ là một chứng từ riêng.

- Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với

tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra đƣợc tách thành 2 phần: 4%

thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT đƣợc nộp ở

nơi công trình đƣợc thực hiện. Hoá đơn xây lắp này đƣợc nhập ở phần hoá đơn dịch

vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế

suất 1%. Lƣu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và ngƣời sử dụng phải tự nhập số

tiền thuế 1% vào trƣờng tiền thuế. Chƣơng trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế

GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh

thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.

- Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (vd: các đơn vị xây lắp

có công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế

là các tài khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi

nhập các tài khoản thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo

cáo chi tiết cho từng cục thuế.

- Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chƣơng trình có danh mục thuế suất trong đó

khai báo mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã

thuế suất và chƣơng trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.

- Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lƣợng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi

nhập liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng cộng,

còn số liệu để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết; phần thuế GTGT đầu

ra đƣợc nhập riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.

- Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng đƣợc khai báo trong danh

mục khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chƣơng trình tự động

cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các

trƣờng hợp khách lẻ chỉ mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong

danh mục khách hàng ta có thể gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã

số thuế và khi nhập liệu chƣơng trình sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên

khách, địa chỉ và mã số thuế.

8.4 Báo cáo thuế

SAS80 ERP cung cấp đầy đủ các báo cáo thuế do Tổng cục Thuế quy định, theo mẫu

biểu mới nhất (Thông tƣ 28/TT-BTC, có tích hợp mã vạch 2 chiều cho phép kết xuất trực

tiếp số liệu sang chƣơng trình HTKK).

Chƣơng trình cung cấp các báo cáo sau:

Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT)

Bảng kê thuế đầu ra (PL01-1/GTGT)

Bảng kê thuế đầu vào (PL01-2/GTGT)

Bảng kê số lƣợng xe ô tô, xe máy (PL01-3/GTGT)

Bảng phân bổ số thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào đƣợc khấu trừ trong

kỳ (PL01-4A/GTGT) Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phan bổ đƣợc khấu trừ năm (PL01-

4B/GTGT)

Bảng kê số thuế GTGT đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt, bán

hàng vãng lai ngoại tỉnh (PL01-5/GTGT)

Bảng phân bổ thuế GTGT cho địa phƣơng nơi đóng trụ sở chính và cho các địa

phƣơng có cơ sở sản xuất trực thuộc không thực hiện hạch toán kế toán (PL01-

6/GTGT)

Bảng giải trình khai bổ sung điều chỉnh (01/KHBS)

Thuế TNDN nộp theo quý (03/TNDN/TK)

Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN

Tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt

Quyết toán thuế GTGT theo PP trực tiếp

Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng đƣợc hoàn lại

Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng đƣợc miễn giảm.

9. Báo cáo tài chính

Giới thiệu báo cáo tài chính theo các Thông tƣ và Quyết định Nhà nƣớc ban hành trên phần

mềm kế toán SAS80 ERP

Chƣơng trình thiết kế các báo cáo tài chính theo quy định mới nhất của Bộ tài chính. Cho

phép doanh nghiệp đƣợc quyền lựa chọn các báo cáo tài chính theo mẫu quy định.

Chƣơng trình cung cấp các báo cáo tài chính theo các quy định sau:

- Báo cáo tài chính theo theo Quyết định 15/QĐ-BTC.

- Báo cáo tài chính theo Quyết định 48/QĐ-BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

- Báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ BTC.

- Báo cáo tài chính theo theo thông tƣ 55/2002/TT-BTC.

- Báo cáo tài chính theo theo thông tƣ 105/2003/TT-BTC.

Các báo cáo tài chính gồm có:

- Bảng cân đối PS của các tài khoản

- Báo cáo cân đối kế toán

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 1. Lỗ lãi

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 2. NS

- Báo cáo KQ SXKD. Phần 3. Thuế GTGT

- Báo cáo dòng tiền theo PP gián tiếp

- BC dòng tiền theo PP trực tiếp cho nhiều kỳ

- BC dòng tiền theo PP gián tiếp cho nhiều kỳ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Một số chú ý trƣớc khi lên báo cáo tài chính:

Kiểm tra số liệu trƣớc khi lên các báo cáo tài chính

- Kiểm tra sổ cái các tài khoản giá vốn, các tài khoản chi phí đã lên đầy đủ chi phí

chƣa. Vì có một số trƣờng hợp kế toán quên chƣa kết chuyển chi phí khấu hao hay

chƣa cho tính giá vốn hàng xuất kho hoặc chƣa làm bút toán hạch toán chi phí, hạch

toán chi phí phân bổ trong kỳ

- Kiểm tra Bảng cân đối phát sinh tài khoản trong báo cáo tài chính xem các tài khoản

loại 5, 6, 7, 8 và 9 đã kết chuyển hết số dƣ cuối kỳ chƣa.

- Chạy bảo trì và kiểm tra số liệu để chƣơng trình dà soát lại các bút toán hạch toán và

các phép tính.

Lên Bảng cân đối kế toán

- Sau khi kiểm tra hai trƣờng hợp trên mà vào Bảng cân đối kế toán vẫn bị lệch, kế toán

có thể kiểm tra lại việc khai báo các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán xem đã đƣợc

khai báo đúng với hệ thống tài khoản doanh nghiệp đang áp dụng chƣa. Đối chiếu các

tài khoản trên “Bảng cân đối phát sinh các tài khoản” với Bảng cân đối kế toán nếu

thấy các chỉ tiêu trên Bảng cân đối kế toán thiếu hoặc chƣa đúng thì ngƣời sử dụng

vào mục “Tạo mẫu báo cáo” nhƣ sau:

- Sau đó ngƣời sử dụng tích vào chỉ tiêu chƣa đúng và nhấn phím F3 để sửa các chỉ tiêu

đã khai báo chƣa đúng và phím F4 để thêm mới một chỉ tiêu.

Lên thuyết Thuyết minh báo cáo tài chính: các trang của báo cáo TMTC vừa lên tự động

nhƣng cũng có những trang ngƣời sử dụng phải khai báo.

Trang 1: ngƣời sử dụng cần điền các thông tin bằng việc mở trang 1 và tích vào từng

dòng sau đó khai báo ở cửa số

Ngoài các báo cáo tài chính theo đúng mẫu quy định của Bộ tài chính chƣơng trình còn cho

phép ngƣời sử dụng tạo các mẫu báo cáo tài chính riêng để phục vụ kế toán quản trị nội bộ

của doanh nghiệp.

Trang 2, 3, 4, 5, 7, 8, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17: chƣơng trình tự nhặt số liệu lên, nhƣng có

thể chỉ tiêu khai báo chƣa đúng với danh mục tài khoản đang sử dụng thì ngƣời dùng có thể

tích vào ô “ Sửa mẫu báo cáo” để kiểm tra, sửa chỉ tiêu đã khai báo ở các trang.

Các trang 6, 9: ngƣời sử dụng tự nhập số liệu bằng tay

Khi ra khỏi “Thuyết minh báo cáo tài chính” chƣơng trình sẽ hỏi có lƣu số liệu, ngƣời sử

dụng chọn Có để lƣu lại dữ liệu và nhập tên dữ liệu đƣợc lƣu. Từ các lần sau vào nếu muốn

in dữ liệu đã lƣu hoặc tiếp tục hoàn thiện dữ liệu đã lƣu thì ngƣời sử dụng chỉ cần chọn lại

tên dữ liệu.

CHƢƠNG III: QUẢN LÝ PHÂN PHỐI

1. Quản lý bán hàng


Quy trình bán hàng: Sơ đồ mô tả toàn bộ quy trình làm việc từ Giấy báo giá đến khi

Đóng đơn hàng.

a. Giấy báo giá

Chức năng:

Giấy báo giá đƣợc coi là bƣớc đầu tiên của quy trình bán hàng. Tuy nhiên, để lập đƣợc giấy

báo giá không chỉ đơn thuần là “ Giấy báo giá cho khách hàng”, cũng phải chuẩn bị rất kỹ

một số những thông tin có liên quan nhƣ chính sách giá bán chuẩn, chính sách chiết khấu,

chất lƣợng hàng hoá.… Thông tin của phiếu báo giá cũng đƣợc thừa kế để lập đơn hàng.

Giấy báo giá đƣợc lập để truyền tải các thông tin về xuất xứ hàng hoá, các điều kiện về giao

hàng, điều kiện thanh toán, ….tới khách hàng. Đồng thời, đây là bƣớc thông báo cho ban

Giám đốc về các thông tin giao dịch đảm bảo đủ điều kiện với khách hàng cần đƣợc xác

nhận.

Bƣớc trƣớc: Không

Bƣớc sau: Lập đơn hàng

Bộ phận lập: Bộ phận kinh doanh – báo giá

Mô tả trạng thái của giấy báo giá

+ Trạng thái lập: Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới giấy báo giá “Bộ phận kinh

doanh – báo giá” do đƣợc phân quyền sử dụng đối với user lập. Trạng thái này đƣợc

xác định ngay khi lập phiếu báo giá, ở trạng thái này giấy báo giá đƣợc phép hiệu

chỉnh.

+ Trạng thái Duyệt: Sau khi lập giấy báo giá, ngƣời lập sẽ báo thông tin cho Trƣởng

Phòng Kinh Doanh hoặc cho Ban Giám Đốc qua hệ thống message của phần mềm hoặc

qua mail. Trƣởng phòng hoặc Ban GĐ sẽ kiểm tra, xác nhận các thông tin và chuyển

sang trạng thái “ Duyệt giấy báo giá” cho biết Giấy báo giá này đã đƣợc “ Duyệt” để

chuyển cho khách hàng. Trạng thái này đã đƣợc “Duyệt” ngƣời lập giấy báo giá sẽ

không đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Huỷ: Khi ngƣời lập giấy báo giá nếu không đƣợc sự đồng ý của Trƣởng Bộ

Phận hoặc của Ban Giám Đốc, giấy báo giá này sẽ không đƣợc chuyển cho khách hàng.

Trạng thái này ngƣời lập sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh

+ Trạng thái Đóng giấy báo giá: Trạng thái này đƣợc thể hiện “Đóng” khi Kế toán

trƣởng xác nhận Giấy báo giá này đi hết quy trình:

“ Giấy báo giá -> Đơn hàng -> Hoá đơn bán hàng -> Phiếu giao hàng” . Trạng thái này

ngƣời lập, ngƣời Duyệt sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

- Chuyển Giấy Báo giá: Giấy báo giá sẽ đƣợc đƣa sang “Đơn hàng” khi đã đƣợc duyệt -

Trạng thái “Duyệt giấy báo giá” của Trƣởng Bộ phận hoặc Ban giám đốc.

Lưu ý: Giấy báo giá sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh và không đƣợc phép chuyển về trạng

thái lập để hiệu chỉnh khi giấy báo giá này đã đƣợc chuyển sang đơn hàng.

- Mô tả chi tiết:

+ Mã khách: gõ 1 ký tự bất kỳ hoặc nhấn Enter để chọn mã khách trong danh mục khách

hàng

+ Diễn giải: ghi thông tin cần thể hiện diễn giải của giấy báo giá

+ Bộ phận: bộ phận nhân viên kinh doanh đƣợc lấy từ danh mục bộ phânh nhân viên, bộ

phận nhân viên này chọn theo nhân viên nào thực hiện.

+ Điều kiện giao hàng: ghi thông tin ghi chú cho khách hàng biết

+ Xuất sứ: ghi rõ nguồn gốc hàng hoá cho nhà khách hàng biết

+ Thời hạn thanh toán: điều kiện thanh toán của đơn hàng

+ Dịch vụ: các dịch vụ cho hàng hoá

+ Thời hạn báo giá: là thời hạn của giấy báo giá này

+ Điều kiện thanh toán: là thời hạn phải thanh toán cho đơn hàng này

+ Lượng đặt tối thiểu: đây là phần đƣa rối tuỳ với từng loại hàng hoá.

+ Bào hành: thời hạn bảo hành của toàn đơn hàng kể từ ngày đƣợc giao hàng.

+ Ngày báo giá: ngày thực hiện giáo giá đi cho khách hàng.

+ Số báo giá: là số thứ tự của giấy báo giá, số báo giá này sẽ là số để vert sang đơn hàng

khi giấy báo giá đƣợc duyệt.

+ Mã hàng: là mã hàng hoá đƣợc lấy từ danh mục vật tƣ, hoặc gõ ký tự bất kỳ phần mềm

mở danh mục vật tƣ, hoặc gõ ký tự đầu của mã vật tƣ đó phần mềm sẽ đƣa ra vật tƣ có ký

tự đầu nhƣ yêu cầu của ngƣời nhập liệu.

+ Mã kho: đƣợc lấy từ danh mục kho hàng

+ Vụ việc : đƣợc láy từ danh mục vụ việc hợp đồng

b. Đơn hàng

Chức năng:

Đơn hàng sẽ đƣợc lấy kế thừa toàn bộ thông tin từ giấy báo giá sang hoặc nhập trực tiếp.

Đơn hàng là phần thể hiện để chỉ những đơn hàng khung - những thoả thuận mua bán giữa

công ty với khách hàng không liên quan trực tiếp nhập/xuất hàng hoá. Mọi trƣờng hợp liên

quan đến việc nhập/ xuất hàng hoá đều thông qua hoá đơn bán hàng hoá.

Bƣớc trƣớc: Lập giấy báo giá

Bƣớc sau: Làm hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Bộ phận: Bộ phận kinh doanh – bán hàng

Mô tả trạng thái:

+ Trạng thái lập: Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới đơn hàng “Bộ phận kinh

doanh – bán hàng” do đƣợc phân quyền sử dụng đối với User lập. Trạng thái này đƣợc

xác định ngay khi lập đơn hàng, ở trạng thái này đơn hàng đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Duyệt: Sau khi lập đơn hàng, ngƣời lập sẽ báo thông tin cho Trƣởng Phòng

Kinh Doanh hoặc cho Ban Giám Đốc qua hệ thống message của phần mềm hoặc qua

email. Trƣởng phòng hoặc Ban GĐ sẽ kiểm tra, xác nhận các thông tin và chuyển sang

trạng thái “ Duyệt đơn hàng” cho biết đơn hàng này đã đƣợc “ Duyệt” . Ở trạng thái

Duyệt ngƣời lập giấy báo giá sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Huỷ: Khi ngƣời lập giấy báo giá nếu không đƣợc sự đồng ý của Trƣởng Bộ

Phận hoặc của Ban Giám Đốc, đơn hàng này sẽ không có hiệu lực. Ở trạng thái Hủy

ngƣời lập sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Đóng đơn hàng: Khi Kế toán trƣởng (User có quyền admin) xác nhận đơn

hàng này đi hết quy trình:

“ Giấy báo giá -> Đơn hàng -> Hoá đơn bán hàng -> Phiếu giao hàng”. Trạng thái này

ngƣời Lập, ngƣời Duyệt sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

- Chuyển đơn hàng: đơn hàng sẽ đƣợc đƣa sang “Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho”

khi đã đƣợc đƣa sang trạng thái Duyệt của Trƣởng Bộ Phận hoặc Ban Giám Đốc.

Lưu ý: Đơn hàng sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh và không đƣợc phép chuyển về trạng

thái lập để hiệu chỉnh khi giấy báo giá này đã đƣợc đƣa sang Hoá đơn bán hàng.

- Mô tả chi tiết

+ Mã khách: gõ ký tự bất kỳ hoặc gõ trực tiếp mã của khách hàng phần mềm mở danh

mục khách hàng để lựa chọn.

+ Diển giải: ghi nội dung diễn giải của đơn hàng

+ CS chiết khấu: ghi nội dung cần chiết khấu cho khách hàng

+ Bộ phận: lấy từ danh mục bộ phận nhân viên, mục này khai báo nhân viên kinh doanh

nào nhập phiếu này và dùng để theo dõi trên báo cáo khi lọc theo bộ phận nhân viên

+ Ngày giao hàng: ngày làm đơn hàng

+ Số thứ tự đơn hàng: là số của đơn hàng này (phần mềm đang lấy tự động theo nguyên

tắc: năm+ tháng + 001 và nhảy tự động khi thực hiện phiếu mới)

+ Số đơn hàng: là số của đơn hàng cần gửi cho khách hàng hoặc số này bằng số thứ tự

của đơn hàng (phần mềm lấy tự động bằng số thứ tự đơn hàng).

+ Số ĐHTC: đây là số đơn hàng mà phía khách hàng yêu cầu tới công ty

+ Số báo giá: là số của giấy báo giá dùng để đƣa sang đơn hàng, hoặc gõ ký tự bất kỳ sau

đó nhấn Enter phần mềm tự động nhặt giấy báo giá đã đƣợc duyệt tƣơng ứng với khách

hàng đƣợc làm đơn hàng.

c. Duyệt đơn hàng bán (Giấy báo giá)

Chức năng:

Bƣớc Duyệt là bƣớc kế tiếp sau khi Lập Giấy báo giá (hoặc lập Đơn hàng). Bƣớc duyệt này

không thể thiếu trong quy trình, vì bƣớc duyệt này là bƣớc đƣợc Trƣởng bộ phận kinh doanh

hoặc Ban giám đốc xác nhận, kiểm duyệt các thông tin trong Giấy báo giá (hoặc Đơn hàng)

để gửi đi khách hàng.

Việc duyệt Giấy Báo giá (Đơn hàng) đƣợc tiến hành bằng 3 cách nhƣ sau:

VD: Duyệt đối với giấy báo giá:

Cách 1: Duyệt trực tiếp trên màn hình của giấy báo giá

+ Vào Giấy báo giá, tích vào ô “Tìm” để lọc giấy báo giá

Lƣu ý: Phần trạng thái gõ số 8 - Lọc tìm giấy báo giá đã đƣợc duyệ

Phần trạng thái gõ số 9 - Lọc tìm giấy báo giá ở trạng thái “Lập”

+ Sau đó tích sửa và chọn trạng thái “8 - Duyệt giấy báo giá”

Cách 2:

+ Vào đƣờng dẫn Quản lý phân phối\ Quản lý bán hàng\ Báo cáo bán hàng\Bảng kê giấy

báo giá (hoặc tổng hợp giấy báo giá)

Lọc từ ngày đến ngày

Chọn theo mã khách

Chọn theo bộ phận

……..

Lọc theo trạng thái (9- Lập giấy báo giá)

Phần mềm sẽ lọc theo toàn bộ các thông tin cần chọn.

Tiếp đó, tick vào dòng của phiếu nào cần duyệt

Tich vào ô “ sửa chứng từ”

Phần mềm sẽ đƣa ra giấy báo giá gốc và thực hiện giống nhƣ bƣớc 1 để “ Duyệt”

Cách 3: Vào phần Duyệt đơn hàng bán và báo giá


Chọn mã chứng từ cần “Duyệt”

Từ số đến số

Mã khách

Mã kho

Nhấn nhận

Phần mềm tự động đƣa ra chứng từ chƣa đƣợc “Duyệt” - Trạng thái Lập giấy báo

giá

Sau đó làm theo hƣớng dẫn trên thanh công cụ

d. Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối/ Quản lý bán hàng/Cập nhật số liệu/ Hoá đơn bán hàng

- Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của ngƣời mua, kế

toán bán hàng sẽ làm phiếu trƣớc khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá

đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và

thông tin thuế.

- Căn cứ vào đơn hàng đã đƣợc “ Duyệt”, kế toán sẽ thực hiện chuyển từ đơn hàng sang

hoá đơn bán hàng.

- Nhập số đơn hàng theo số của Phiếu Đơn hàng đã đƣợc “ Duyệt” hoặc gõ một ký tự bất kỳ

phần mềm tự động đƣa ra những Đơn hàng của mã khách đó, kế toán bán hàng có thể lựa

chọn những đơn hàng để đƣa vào hoá đơn bán hàng

- Khi chuyển thông tin từ Đơn hàng sang hoá đơn bán hàng, kế toán bán hàng có thể chỉnh

sửa các thông tin này trên hóa đơn bán hàng.

- Xuất bán trên Hoá đơn bán hàng còn cho phép xuất bán theo mã lô, hạn sử dụng. Ở trƣờng

mã lô gõ ký tự bất kỳ chƣơng trình mở ra danh sách mã lô cho sản phẩm đó còn tồn, theo thứ

tự mã lô gần hết hạn lên trƣớc (hình)

- Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách

hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chƣơng trình sẽ tự động

điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn

đã khai báo đầy đủ các trƣờng liên quan. Đƣa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu

là khách hàng mới chƣa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách

hàng dùng để quản lý công nợ ngƣời mua.

- Địa chỉ: Chƣơng trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng

- Người mua: Không bắt buộc


- Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ

- Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế

- Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra

- Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chƣơng trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là

ngày hạch toán.

- Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

- Bộ phận KD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận. Để có thể theo dõi doanh

số,công nợ của bộ phận nào.

- Đơn hàng: Không bắt buộc

- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tƣ, đƣa con

trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER.

- Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chƣa

có nhấn F4 để thêm mã vụ việc.

- Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chƣơng trình tự tính ra tiền VNĐ, TK

Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: đƣợc mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tƣ hàng hóa

- Giá vốn hàng bán: Nếu vật tƣ hàng hoá đƣợc khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập

trƣớc xuất trƣớc thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung

bình hoặc nhập trƣớc xuất trƣớc ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật

vào các phiếu xuất kho này.

- Mã thuế: Là mã thuế suất

Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công

việc sau:

+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trƣờng hợp tiền thuế tính ra là số

lẻ.

+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.

+ Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu

ô này thì khi nhập liệu chƣơng trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.

Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lƣu lại, nếu mã khách hàng của bạn chƣa có mã số

thuế VAT thì chƣơng trình sẽ tự động đƣa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng VAT.

Nếu quên chƣa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn

Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã VAT. Lƣu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng

nhƣ thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên nhƣ thế đó.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên

hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác

làm nhƣ sau sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trƣớc khi “Lƣu” chứng từ để

tạo phiếu thu ta tích vào ô “Tạo phiếu thu” khi đó chƣơng trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu

tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu thu” và “Phiếu xuất kho” ngay trên màn hình nhập chứng từ

Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ”, chọn trong mục “In theo” mã số 1 hoặc 2, 3,

4,…để in ra các chứng từ.

Ngoài ra chƣơng trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đƣa vào chức năng

“Tìm” chứng từ lên các chứng từ muốn in.

Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tƣ (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá

vốn thì chƣơng trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt

hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tƣ ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán

thuế trong phần danh mục thuế suất.

Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ đƣợc chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu

ra. Nếu khách hàng chƣa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lƣu chứng từ chƣơng trình sẽ bắt

nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu khách hàng là thƣờng xuyên nhƣng không có mã số

thuế, để tránh việc chƣơng trình hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế thì trong khai báo

thông tin liên quan đến khách hàng ở trƣờng mã số thuế ta nhập một ký tự bất kỳ.

Giá bán của mặt hàng sẽ đƣợc lƣu tự động lấy từ trong danh mục giá bán nhƣng có thể sửa

đƣợc trƣờng giá bán. Khi lƣu hóa đơn chƣơng trình sẽ tự động lƣu lại giá bán lần cuối cùng

vào danh mục giá bán. Trong trƣờng hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì

chƣơng trình sẽ đƣợc sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Chƣơng trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu.

Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tƣơng ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế,

Nhập tiền chiết khấu.

Trong trƣờng hợp vật tƣ tính giá trung bình nhƣng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh

dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

e. Phiếu giao hàng

Chức năng: Là bƣớc kế tiếp của hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, phiếu này nhằm

thực hiện giao hàng từng lần cho 1 hoá đơn bán hàng của 1 khách. Phiếu giao hàng đƣợc

làm thực tế tại kho, là số hàng thực tế thủ kho lấy trong kho xuất giao cho khách hàng dựa

trên thông tin hoá đơn bán hàng.

Phiếu giao hàng cũng thực hiện kế tiếp sau phiếu điều chuyển kho. Do hàng hoá xuất cho

khách hàng nhƣng chƣa làm hoá đơn bán hàng, Kế toán dùng phiếu điều chuyển kho từ kho

“xuất bán” sang kho “gửi bán”. Tiếp đó thủ kho có thể dựa vào phiếu điều chuyển kho

chuyển sang phiếu giao hàng để thực hiện xuất hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp lại dựa

trên phiếu xuất điều chuyển làm 1 hoá đơn bán hàng và xuất hoá đơn VAT

Lƣu ý: Khi lấy thông tin từ phiếu điều chuyển, thủ kho bắt buộc phải khai báo mã kho nhập

và số phiếu xuất điều chuyển

Phiếu giao hàng thực hiện chức năng giao hàng của hoá đơn bán hàng hoặc phiếu điều

chuyển, không trừ trên kho và không hạch toán công nợ.

- Bƣớc trƣớc: Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho hoặc phiếu điều chuyển kho nội bộ

- Bƣớc sau: Xác nhận giao hàng

- Bộ phận: Thủ kho

- In chứng từ:

f. Xác nhận giao hàng

Chức năng: Là bƣớc tiếp theo của quá trình giao hàng, khi thủ kho làm phiếu giao hàng

xong, nhân viên vận chuyển đi giao hàng và đƣợc khách hàng chấp thuận sau đó báo lại thủ

kho, thủ kho sẽ thực hiện xác nhận trên phần mềm.

Điều kiện: Chọn khoảng thời gian có đơn hàng cần đóng, nhập các điều kiện lọc nếu xem

chi tiết hơn

Tiếp đó làm theo hƣớng dẫn:

g. Đóng đơn hàng

Chức năng: Là bƣớc cuối cùng của quy trình bán hàng từ Giấy báo giá – Xác nhận giao

hàng, User có quyền Đóng đơn hàng sẽ vào chức năng này chuyển sang trạng thái đóng.

1.2 Báo cáo bán hàng

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý bán hàng\ Báo cáo bán hàng

a. Bảng kê hóa đơn bán hàng: Báo cáo lên dạng bảng kê các hóa đơn bán hàng có xuất

kho vật tƣ.

b. Bảng kê hóa đơn bán hàng dịch vụ: Báo cáo lên dạng bảng kê theo giá trị cho Hóa đơn

bán hàng và Hóa đơn dịch vụ, không chi tiết số lƣợng vật tƣ

c. Các bảng kê khác:

- Bảng kê bán hàng theo hợp đồng vụ việc: Báo cáo liệt kê các chứng từ bán hàng theo

điều kiện một hợp đồng, vụ việc (nếu bán hàng có theo dõi theo mã hợp đồng, vụ việc)

- Bảng kê hóa đơn của một mặt hàng: Liệt kê các hóa đơn bán hàng cho một mặt hàng

có lọc ở điều kiện

- Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng: Cho phép xem tình hình bán hàng theo

nhóm đối tƣợng ….

d. Phân tích bán hàng theo thời gian (1): Báo cáo so sánh số lƣợng, doanh số bán của từng

mặt hàng cùng kỳ năm trƣớc

e. Phân tích bán hàng theo thời gian (2): Báo cáo cung cấp chi tiết hơn tình hình bán hàng

ở nhiều kỳ (theo ngày, tuần, tháng, năm,..) cung cấp đồ thị doanh số để có cái nhìn dễ

dàng hơn.

f. Bảng kê giấy báo giá: Báo cáo liệt kê lên các giấy báo giá trong khoảng thời gian

….

2. Quản lý mua hàng


a. Đơn đặt hàng trong nƣớc

Chức năng: Là bƣớc kế tiếp theo sau bƣớc chọn nhà cung cấp, tuy nhiên bƣớc này cũng

thực hiện độc lập khi nhà cung cấp là thƣờng xuyên. Đơn đặt hàng thể hiện phần giao

dịch giữa nhà cung cấp với công ty dùng để chỉ những đơn đặt hàng khung - những thoả

thuận mua bán nhƣng không liên quan đến việc nhập/xuất hàng hoá.

Đơn đặt hàng trong nƣớc có thể đƣợc lấy kế thừa thông tin từ phiếu nhu cầu vật tƣ hoặc

có thể lập trực tiếp.

Đơn đặt hàng cũng thể hiện một thông điệp gửi tới nhà cung cấp về ngày thực hiện giao

hàng, chất lƣợng hàng hoá, nguồn gốc xuất sứ hàng hoá, …

- Bƣớc trƣớc: Phiếu nhu cầu vật tƣ

- Bƣớc sau: Phiếu nhập mua hàng

- Mô tả trạng thái:

+ Trạng thái lập: Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới đơn đặt hàng mua “Bộ

phận kinh doanh – mua hàng” do đƣợc phân quyền sử dụng đối với user lập. Trạng

thái này đƣợc xác định ngay khi lập đơn đặt hàng mua, ở trạng thái này giấy báo giá

đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Duyệt: Sau khi lập đơn đặt hàng nhập mua, ngƣời lập sẽ báo thông tin

cho Trƣởng Phòng Kinh Doanh hoặc cho Ban Giám Đốc qua hệ thống message của

phần mềm hoặc qua email. Trƣởng phòng hoặc Ban GĐ sẽ kiểm tra, xác nhận các

thông tin và chuyển sang trạng thái “ Duyệt đơn đặt hàng mua” cho biết Đơn đặt

hàng mua này đã đƣợc “ Duyệt” để chuyển cho nhà cung cấp. Trạng thái này đã

đƣợc “Duyệt” ngƣời lập giấy báo giá sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Huỷ: Khi ngƣời lập đơn đặt hàng mua nếu không đƣợc sự đồng ý của

Trƣởng Bộ Phận hoặc của Ban Giám Đốc, phiếu này sẽ không đƣợc chuyển cho

khách hàng. Trạng thái này ngƣời lập sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh

+ Trạng thái Đóng Đơn đặt hàng mua: Trạng thái này đƣợc thể hiện “Đóng” khi Kế

toán trƣởng xác nhận đơn đặt hàng này đi hết quy trình:

“ Giấy đề nghị báo giá -> Cập nhật giấy báo giá -> Phiếu nhu cầu vật tƣ -> Duyệt

nhà cung cấp và duyệt nhu cầu vật tƣ -> Đơn đặt hàng mua -> Phiếu nhập mua

hàng” . Trạng thái này ngƣời lập, ngƣời Duyệt sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

- Chuyển đơn đặt hàng mua: Phiếu này sẽ đƣợc lấy thông tin kế thừa sang “Đơn đặt

hàng mua” khi đã đƣợc “ Duyệt - Trạng thái duyệt đơn đặt hàng mua” của Trƣởng

Bộ Phận hoặc Ban Giám Đốc.

Lưu ý: Đơn đặt hàng mua sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh và không đƣợc phép

chuyển về trạng thái lập để hiệu chỉnh khi đơn hàng này đã đƣợc chuyển thông tin

sang phiếu nhập mua.

b. Đơn đặt hàng nhập khẩu

Chức năng: Tƣơng tự nhƣ đơn hàng nhập mua là bƣớc kế tiếp theo sau bƣớc chọn

nhà cung cấp, tuy nhiên bƣớc này cũng thực hiện độc lập khi nhà cung cấp là

thƣờng xuyên. Đơn đặt hàng nhập khẩu thể hiện phần giao dịch giữa nhà cung cấp

với công ty dùng để chỉ những đơn đặt hàng khung - những thoả thuận mua bán

nhƣng không liên quan đến việc nhập/xuất hàng hoá.

Đơn đặt hàng nhập khẩu có thể đƣợc lấy kế thừa thông tin từ phiếu nhu cầu vật tƣ

hoặc có thể lập trực tiếp.

Đơn đặt hàng nhập khẩu cũng thể hiện một thông điệp gửi tới nhà cung cấp về ngày

thực hiện giao hàng, chất lƣợng hàng hoá, nguồn gốc xuất sứ hàng hoá, loại giá,

cảng đến…

- Bƣớc trƣớc: Phiếu nhu cầu vật tƣ

- Bƣớc sau: Phiếu nhập khẩu

- Mô tả trạng thái:

+ Trạng thái lập: Đây là trạng thái ngầm định khi tạo mới đơn đặt hàng nhập khẩu “Bộ

phận kinh doanh – mua hàng” do đƣợc phân quyền sử dụng đối với user lập. Trạng thái

này đƣợc xác định ngay khi lập đơn đặt hàng mua, ở trạng thái này giấy báo giá đƣợc

phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Duyệt: Sau khi đơn đặt hàng nhập khẩu, ngƣời lập sẽ báo thông tin cho

Trƣởng Phòng Kinh Doanh hoặc cho Ban Giám Đốc qua hệ thống message của phần

mềm hoặc qua mail. Trƣởng phòng hoặc Ban GĐ sẽ kiểm tra, xác nhận các thông tin và

chuyển sang trạng thái “ Duyệt đơn đặt hàng nhập khẩu” cho biết Đơn đặt hàng nhập

khẩu này đã đƣợc “ Duyệt” để chuyển cho nhà cung cấp. Trạng thái này đã đƣợc

“Duyệt” ngƣời lập giấy báo giá sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

+ Trạng thái Huỷ: Khi ngƣời lập đơn đặt hàng nhập khẩu nếu không đƣợc sự đồng ý

của Trƣởng Bộ Phận hoặc của Ban Giám Đốc, phiếu này sẽ không đƣợc chuyển cho

khách hàng. Trạng thái này ngƣời lập sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh

+ Trạng thái Đóng Đơn đặt hàng mua: Trạng thái này đƣợc thể hiện “Đóng” khi Kế

toán trƣởng xác nhận đơn đặt hàng này đi hết quy trình:

“ Giấy đề nghị báo giá -> Cập nhật giấy báo giá -> Phiếu nhu cầu vật tƣ -> Duyệt nhà

cung cấp và duyệt nhu cầu vật tƣ -> Đơn đặt hàng nhập khẩu -> phiếu nhập khẩu” .

Trạng thái này ngƣời lập, ngƣời Duyệt sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh.

- Chuyển đơn đặt hàng mua: Phiếu này sẽ đƣợc lấy thông tin kế thừa sang “Đơn đặt

hàng nhập khẩu” khi đã đƣợc “ Duyệt - Trạng thái duyệt đơn đặt hàng nhập khẩu”

của Trƣởng Bộ Phận hoặc Ban Giám Đốc.

Lưu ý: Đơn đặt hàng nhập khẩu sẽ không đƣợc phép hiệu chỉnh và không đƣợc phép

chuyển về trạng thái lập để hiệu chỉnh khi đơn hàng này đã đƣợc lấy thông tin kế

thừa sang phiếu nhập khẩu.

c. Duyệt đơn đặt hàng

Chức năng: Là bƣớc tiếp theo của quá trình lập đơn đặt hàng. Bƣớc duyệt này không

thể thiếu trong quy trình, vì bƣớc duyệt này là bƣớc đƣợc Trƣởng bộ phận kinh

doanh hoặc Ban giám đốc xác nhận, kiểm duyệt các thông tin trong đơn đặt hàng để

gửi đi cho nhà cung cấp.

Việc duyệt đơn đặt hàng đƣợc tiến hành bằng 3 cách nhƣ sau:

VD: Duyệt đối với đơn đặt hàng:

Cách 1: Duyệt trực tiếp trên màn hình của đơn đặt hàng

+ Vào đơn đặt hàng mua hoặc đơn đặt hàng nhập khẩu, tick ô “tìm” để lọc đơn đặt hàng.

Lƣu ý: phần trạng thái gõ số 8 - Lọc tìm giấy báo giá đã đƣợc duyệt

Phần trạng thái gõ số 9 - Lọc tìm giấy báo giá ở trạng thái “Lập”

+ Sau đó tích sửa và chọn trạng thái “8 - Duyệt đơn đặt hàng”

Cách 2:

+ Vào đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý mua hàng\ Báo cáo hàng nhập mua\Bảng

kê đơn đặt hàng mua.


Loại chứng từ: DHN: đơn đặt hàng mua trong nƣớc; DHK: đơn đặt hàng nhập khẩu.

Chọn theo mã khách

Chọn theo bộ phận

……..

Lọc theo trạng thái (9- Lập giấy báo giá)

Phần mềm sẽ lọc theo toàn bộ các thông tin cần chọn.

Tiếp đó, tick vào dòng của phiếu nào cần duyệt

Tích vào ô “ sửa chứng từ”

Phần mềm sẽ đƣa ra đơn đặt hàng gốc và thực hiện giống nhƣ bƣớc 1 để “ Duyệt”

Cách 3: Vào phần Duyệt đơn đặt hàng


Chọn mã chứng từ cần “Duyệt”


Mã khách

Mã kho

Nhấn nhận

Phần mềm tự động đƣa ra chứng từ chƣa đƣợc “Duyệt” - Trạng thái Lập đơn đặt

hàng

Sau đó làm theo hƣớng dẫn

d. Tờ khai hải quan

Chức năng: Màn hình tờ khai hải quan đƣợc sử dụng nhƣ một chức năng hỗ trợ cho quy

trình nhập khẩu hàng hoá và không bắt buộc phải cập nhật. Màn hình này phục vụ cho

công việc pân bổ các chi phí phát sinh ở nƣớc ngoài liên quan đến việc nhập khẩu hàng

hoá và tính tián thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.

- Tờ khai hải quan đƣợc sử dụng trong 2 trƣờng hợp:

+ Nhập khẩu hàng hoá phi mậu dịch: khi không có hợp đồng nhập khẩu ký giữa bên

bán –bên mua

+ Nhập khẩu hàng hoá mậu dịch: khi cso hợp đồng nhập khẩu ký giữa bên mua – bên

bán.

- Tƣơng ứng với 2 trƣờng hợp trên, tờ khai hải quan có thể lập bằng 2 cách:

+ Lập trực tiếp: khi nhập hàng phi mậu dịch

+ Lấy số liệu từ đơn hàng nhập khẩu: khi nhập hàng mậu dịch.

e. Phiếu nhập mua trong nƣớc

Là bƣớc tiếp theo sau đơn đặt hàng mua. Phiếu này đƣợc lấy thông tin kế thừa từ Đơn đặt

hàng mua hoặc có thể nhập trực tiếp.

Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhập của những nhà

cung cấp trong nƣớc. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng của nhà

cung cấp. Dựa vào các thông tin đƣợc ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu

nhập mua:

- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã đƣợc định khoản sẵn trên phần mềm,

chƣơng trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.

- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt

của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc

con trỏ để chọn mã. Chƣơng trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng

vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trƣờng liên quan.

Đƣa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chƣa có trong danh

sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ

ngƣời bán.



- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã NX – TK có: Chƣơng trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta

không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào.




- Số phiếu nhập: Chƣơng trình tự động đánh số hoặc tự gõ

- Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ


- Tỷ giá: Chƣơng trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ

và tỷ giá

- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tƣ, đƣa con

trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.

- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chƣa

có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.

- Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chƣơng trình tự tính ra tiền VNĐ

- TK nợ : chƣơng trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá


- Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận

chuyển …đƣợc ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã với

nhà cung cấp hàng hoá).

Sau khi gõ tài khoản thuế chƣơng trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng,

bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chƣa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế

và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế

GTGT đầu vào.

Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các

công việc sau:

+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trƣờng hợp tiền thuế tính ra là số

lẻ.

+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.

Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua

hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm nhƣ sau: sau khi nhập các thông

tin cho hoá đơn mua hàng trƣớc khi “Lƣu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô

“tạo phiếu chi” khi đó chƣơng trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở

Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng,

bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi

Lưu ý: Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp đƣợc tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung

cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.

Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tƣ) thì chƣơng trình sẽ tự động hạch

toán dựa trên khai báo tài khoản vật tƣ của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tƣ ở

phân hệ kế toán hàng tồn kho.

Khi tính thuế GTGT chƣơng trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền

hàng hay gồm cả tiền thuế.

f. Phiếu nhập khẩu

Dùng để nhập hàng hoá đƣợc nhập khẩu từ nƣớc ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ

khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây. Về cách cập nhật giống nhƣ

ở phiếu nhập mua nhƣng khác ở chỗ:

Phiếu nhập khẩu sẽ đƣợc hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá

trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá đƣợc xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối

chiếu công nợ.

- Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khẩu tƣơng tự nhƣ Phiếu nhập mua hàng.

- Một số thông tin thêm:

TK thuế nhập khẩu: Gõ tài khoản thuế nhập khẩu và số tiền thuế tƣơng ứng vào ô bên

cạnh. Chƣơng trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, bạn sẽ tự cập nhật

thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lƣu ý

trong trƣờng hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời

gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chƣơng trình sẽ tự động

phân bổ thuế cho các mặt hàng.

Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khẩu chƣơng trình sẽ hiện lên

màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT nhƣ phiếu

nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập khẩu,

bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi

g. Cập nhật tiền chi phí mua hàng

Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi

phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác.

Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách

tính giá hàng tồn kho. Dƣới đây sẽ trình bày các phƣơng án khác nhau trong việc cập nhật

chi phí mua hàng:

- Chi phí mua hàng đƣợc tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu

nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.

- Tổng chi phí mua hàng đƣợc nhập cùng với phiếu nhập mua ở trƣờng tổng chi phí

mua hàng. Sau đó chƣơng trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền mua hàng

cho từng mặt hàng. Chƣơng trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị

của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên ngƣời sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ

này theo ý muốn.

- Chi phí mua hàng đƣợc nhập riêng nhƣ một chứng từ nhập mua: Khi này phần số

lƣợng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trƣờng tiền hàng thì nhập

bằng số tiền chi phí đƣợc phân bổ cho mặt hàng.

- Chi phí mua hàng đƣợc nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng": Dùng để nhập

các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng

nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chƣơng trình

có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy

nhiên ngƣời sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.

Đƣờng dẫn cập nhật Chi phí mua hàng chọn Quản lý phân phối\ Quản lý mua hàng\ Cập

nhật số liệu\ Phiếu nhập chi phí mua hàng. Cách cập nhật tƣơng tự nhƣ phiếu NK nhƣng

mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..

Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đƣa con

trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng

từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn

chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoản thời gian

nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đƣa con trỏ đến phiếu

nhập cần chọn nhấn ESC. Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chƣơng trình tự động

phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập ---> nhấn nút quay ra --->

trở về màn hình ban đầu, khai báo tài khoản thuế hoặc không.

Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Phiếu nhập chi

phí, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi.

h. Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tƣ cho nhà cung cấp

Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trƣớc đây đã nhập của nhà

cung cấp. Căn cứ vào phiếu nhập hàng trƣớc đây và hàng hoá thực tế trả lại để làm phiếu

xuất này.

Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Quản lý mua hàng\ Cập nhật số liệu\ Trả lại nhà cung

cấp. Khi đó sẽ xuất hiện bảng nhập dữ liệu sau:

Trong trƣờng hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp, nếu hàng hoá không phát sinh thuế

GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm TK

kho. Trong trƣờng hợp trả lại hàng hoá cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào thì DN

có thể làm phiếu xuất hoá đơn bán hàng cho nhà cung cấp nhƣ một khách hàng, lúc này

hạch toán nhƣ một phiếu bán hàng thông thƣờng.

i. Kiểm định chất lƣợng

Chức năng: Là bƣớc kế tiếp của quá trình nhập mua hoặc nhập khẩu hàng hoá, dùng để

kiểm tra, xác nhận hàng hoá đầu vào đảm bảo chất lƣợng, xuất sứ, số lƣợng,.… theo cam

kết ban đầu của nhà cung cấp. Phiếu này sẽ đƣợc bộ phận kho kiểm duyệt kiểm kê cùng

với bộ phận kỹ thuật

Bƣớc trƣớc: Phiếu nhập mua hoặc phiếu nhập khẩu

Bƣớc sau: đóng đơn đặt hàng và phiếu nhu cầu vật tƣ

Mô tả chi tiết:

+ Mã phiếu nhập: chọn mã phiếu nhập mua hoặc phiếu nhập khẩu để vert số liệu từ

những phiếu này vào phiếu kiểm duyệt

+ Số phiếu: là số đƣợc chọn từ hoá đơn mua hàng hoặc nhập khẩu vào phiếu kiểm duyệt

+ Ngày hoá đơn là ngày của phiếu nhập

+ Số phiếu kiểm duyệt: là số thứ tự của phiếu

+ Ngày lập phiếu: là ngày kiểm duyệt hàng hoá vào kho

+ Ngƣời kiểm tra: là ngƣời đại diện công ty kiểm tra, xác nhận hàng hoá nhập kho

+Mã hàng: Mã vật tƣ nhập mua, chỉ những vật tƣ đƣợc khai báo là “cần kiểm tra” trong

phiếu nhập hàng mới có trong danh sách kiểm định

+ ĐVT: Đơn vị tính của hàng hoá, có thể đƣợc lấy mặc định trong danh mục vật tƣ .

+ Mã kho: Lấy từ danh mục kho hàng và chọn theo mã kho cần nhập vào.

+ Vị trí: Nếu kho bãi đƣợc chia ra từng ô tƣơng ứng với từng vị trí thì khi nhập hàng vào

kho có thể đặt vào từng vị trí và trên thể hiện hàng hóa đó đang đặt ở vị trí nào.

j. Đóng đơn đặt hàng

Chức năng: Là bƣớc cuối cùng trong quá trình nhập mua hàng hoá hoặc nhập khẩu hàng

hoá. Mở đầu là Giấy đề nghị báo giá và kết thúc là phiếu Kiểm định chẩt lƣợng, User có

quyền admin sẽ vào màn hình “Đóng đơn đặt hàng” chọn đến phiếu cần đóng

Điều kiện lọc xem báo cáo:

Chọn từ ngày đến ngày

Chứng từ: Chọn đơn đặt hàng mua hoặc đơn đặt hàng mua nhập khẩu theo mã

chứng từ đƣợc ghi chú trên.


Mã khách

Mã vật tƣ

Mã kho

Mã vụ việc

Sau đó làm theo hƣớng dẫn

Lưu ý: Khi đóng đơn hàng, thì các Phiếu đã phát sinh ở giai đoạn trƣớc không đƣợc phép

hiệu chỉnh.

k. Đóng phiếu nhu cầu vật tƣ

Chức năng: Là bƣớc tiếp theo của quá trình chọn nhà cung cấp và duyệt nhu cầu vật tƣ.

Khi đƣợc trƣởng bộ phận hoặc ban giám đốc quyết định nhà cung cấp nào, vật tƣ nào sẽ

đƣợc duyệt, Trƣởng bộ phận hoặc Ban giám đốc sẽ “Đóng” phần nhu cầu này và làm đơn

đặt hàng mua hoặc đơn hàng nhập khẩu

Phiếu đóng nhu cầu này là quá trình phát sinh nội bộ tại công ty và sau đó đƣợc chuyển

tới nhà cung cấp.

Sau làm theo hƣớng dẫn trên màn hình của phiếu đóng nhu cầu vật tƣ

2.2 Báo cáo mua hàng

a. Bảng kê phiếu nhập: Báo cáo lên dạng bảng kê phiếu nhập mua vật tƣ.

b. Bảng kê phiếu nhập hóa đơn dịch vụ: Báo cáo lên dạng bảng kê theo giá trị cho Phiếu

nhập mua và Hóa đơn dịch vụ, không chi tiết số lƣợng vật tƣ

c. Các bảng kê khác:

- Bảng kê bán hàng theo hợp đồng vụ việc: Báo cáo liệt kê các chứng từ mua hàng theo

điều kiện một hợp đồng, vụ việc (nếu mua hàng có theo dõi theo mã hợp đồng, vụ việc)

- Bảng kê hóa đơn của một mặt hàng: Liệt kê các hóa đơn mua hàng cho một mặt hàng

có lọc ở điều kiện

- Bảng kê hóa đơn nhóm theo khách hàng: Cho phép xem tình hình bán hàng theo

nhóm đối tƣợng ….

3. Kế toán hàng tồn kho

3.1 Chức năng

- Cập nhật các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.

- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ

- Tính giá vật tƣ tồn kho: giá trung bình, giá NTXT, giá đích danh, giá trung bình từng

lần nhập.

- Kiểm tra tính đúng sai của việc tính giá NTXT (*)

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Phân hệ Vật tƣ hàng hóa liên kết số liệu với phân hệ bán hàng, phân hệ mua hàng,

phân hệ tổng hợp, phân hệ chi phí giá thành


Đƣờng dẫn: Quản lý phân phối\ Kế toán hàng tồn kho\ Cập nhật số liệu

a. Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho sử dụng trong các trƣờng hợp sau: Nhập hàng mƣợn, hàng đi thuê, Nhập

Cập nhật thông tin trong phiếu nhập kho

- Nghiệp vụ: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã đƣợc định khoản sẵn trên phần mềm,

chƣơng trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có

- Mã giao dịch: mặc định để mã 2 - Nhập nội bộ (từ sản xuất, sử dụng): Phiếu nhập

trong nội bộ của công ty

- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt

của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5

hoặc con trỏ để chọn mã. Chƣơng trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách

hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trƣờng liên

quan. Đƣa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER .Nếu là khách hàng mới chƣa có

trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để

quản lý công nợ ngƣời bán.



- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh




- Số phiếu nhập: Chƣơng trình tự động đánh số hoặc tự gõ

- Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ


- Tỷ giá: Chƣơng trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại

tệ và tỷ giá

- Mã hàng : gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tƣ, đƣa

con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng

mới.

- Mã kho : Gõ tên kho nhập hàng hoá đó

- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu

chƣa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua

- Giá tiền : Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lƣợng, nếu là nhập thành phẩm thì sau khi

tính giá thành chƣơng trình tự cập nhật giá. Nếu là nhập lại nguyên vật liệu, NVL tính giá

tồn theo phƣơng pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho

vật tƣ tính giá trung bình

- TK nợ : chƣơng trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá

- TK có: Chƣơng trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không

chọn mã hạch toán thì phải tự gõ vào (154, 336...).

- Số lô/ số seri: Nếu nhập hàng theo lô thì gắn mã lô vào khi đó hạn sử dụng lên theo mã

lô


-Trạng thái: 1 – Lƣu các sổ: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào đƣợc

chuyển sang các báo cáo liên quan.

2 – Lập chứng từ: tạo lập chứng từ, số liệu của chứng từ này chƣa chuyển

sang các báo cáo liên quan.

3 - Lƣu Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái

4 – Lƣu Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho

b. Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho sử dụng trong các trƣờng hợp: Xuất cho mƣợn, cho thuê, xuất dùng, xuất

cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)

Cập nhật thông tin:

- Mã giao dịch: mặc định để mã 2 – Xuất nội bộ (cho sản xuất, sử dụng): Phiếu xuất

trong nội bộ của công ty

- Các thông tin khác tương tự như phiếu nhập kho

Liên quan đến hạch toán tài khoản Có (tài khoản vật tƣ) thì chƣơng trình sẽ tự động hạch

toán dựa trên khai báo tài khoản vật tƣ của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tƣ ở

phân hệ vật tƣ hàng hóa ( TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK Nợ 138 (Xuất cho

mƣợn, cho thuê); Nợ TK 642,641 ( Xuất dùng); Nợ TK 211 (Xuất làm tài sản); Nợ TK

621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất) …

Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình

hoặc NTXT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo

giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chương trình sẽ không

cập nhật lại giá cho các phiếu xuất này. Chƣơng trình còn cho phép tra cứu giá của các

phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập

c. Phiếu xuất điều chuyển

Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trƣờng hợp di chuyển hàng hoá từ kho này sang

kho khác. Trƣờng hợp này không làm thay đổi giá trị hàng hoá, Tk nợ - Có là nhƣ nhau

(không thay đổi giá trị tài khoản)

- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chƣơng trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập

cho kho nhận và ngƣời sử dụng không phải vào phiếu nhập.

- Trong trƣờng hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì

chƣơng trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc

từ kho đại lý về kho nội bộ thì chƣơng trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không

hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý đƣợc khai báo trong danh

mục kho hàng.

- Trong một số trƣờng hợp đối với các vật tƣ tính giá tồn kho theo phƣơng pháp trung

bình hoặc NTXT nhƣng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất

kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NTXT, chƣơng

trình sẽ không cập nhật giá lại cho phiếu xuất này. Chƣơng trình còn cho phép tra cứu

giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất.

d. Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SAS80 ERP cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 05 phƣơng pháp khác nhau: Giá trung

bình tháng; Giá trung bình di động, Giá đích danh; Giá nhập trƣớc xuất trƣớc; Giá hàng

tồn kho theo phƣơng pháp trung bình theo vụ việc, hợp đồng. Hơn thế nữa đối với các vật

tƣ khác nhau có thể chọn các phƣơng pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.

d1. Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp giá trung bình

Trƣờng hợp áp dụng: Áp dụng cách tính giá theo phƣơng pháp này đối với những đơn vị

lƣợng hàng nhập xuất nhiều, lƣợng hàng tồn kho ít và có giá tƣơng đối ổn định.

Giá đƣợc tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật

xong tất cả các chứng từ. Giá này đƣợc cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá

đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình.

Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể đƣợc cập nhật nhƣ

một bản ghi bình thƣờng (có mã kho, mã vật tƣ) nhƣng số lƣợng = 0. Chƣơng trình tự

động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tƣ, hàng hoá.

Trƣờng hợp một vật tƣ có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho:

một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tƣ ở mỗi kho

có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng trên và khai báo cho chƣơng

trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".

Trong trƣờng hợp sử dụng một giá trung bình chung cho một vật tƣ ở nhiều kho thì các

phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ

không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra chƣơng trình cũng sẽ trừ đi về số

lƣợng và giá trị đúng bằng tổng số lƣợng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của

các vật tƣ tính giá tồn kho theo phƣơng pháp trung bình tháng.

Trong trƣờng hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty

sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lƣợng tồn cuối tháng*

Đơn giá trung bình” nhƣng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc

một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này có thể lớn

nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì

vậy khi ta lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nên chỉ in về

mặt số lƣợng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc

tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lƣợng và giá trị. Một phƣơng án

khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể

thực hiện tự động bằng chƣơng trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.

Khi tính giá trung bình cho từng vật tƣ ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do

trong SAS80 ERP đơn giá đƣợc lƣu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các

chênh lệch này thƣờng rất nhỏ, nhƣng cũng có thể lớn nếu nhƣ số lƣợng nhập xuất tồn

lớn.

Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lƣợng tồn cuối tháng* Đơn giá trung

bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của ngƣời sử dụng hoặc sẽ do chƣơng trình tự động

hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.

Việc khai báo các vật tƣ tính giá theo phƣơng pháp trung bình đƣợc thực hiện ở phần

khai báo các thông tin về vật tƣ. Chức năng tính giá trung bình đƣợc thực hiện ở menu

“Tính đơn giá trung bình”. Chƣơng trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình

cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của ngƣời sử dụng.

Đối với giá trung bình di động thì chƣơng trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng

1 ngày thì mỗi vật tƣ đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).

Lưu ý quan trọng: Trong trƣờng hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất

điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngƣợc lại từ kho B

sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì

chƣơng trình không tính đƣợc giá trung bình của một vật tƣ ở từng kho. Nhƣng nếu chỉ

có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C,... nhƣng không có điều chuyển

ngƣợc lại về A thì chƣơng trình vẫn tính đƣợc giá trung bình của một vật tƣ cho từng

kho.

Tƣơng tự Phƣơng pháp giá trung bình di động giống phƣơng pháp trung bình chỉ thay

vào tính trung bình sau mỗi một lần nhập mới.

d2. Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp giá nhập trƣớc xuất trƣớc (NTXT)

Trƣờng hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị có giá nhập hàng không

ổn định và số lƣợng hàng bán ra không ổn định.

Giá NTXT đƣợc SAS80 ERP tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu

nhập theo nguyên tắc nhập trƣớc xuất trƣớc.

Giá NTXT không đƣợc tính ngay khi làm phiếu xuất, nó chỉ đƣợc cập nhật khi ta chạy

chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lƣu ý là SAS80 ERP chỉ đƣa ra đơn giá xuất cuối cùng

chứ không chỉ ra cho ngƣời sử dụng biết là phiếu xuất đƣợc xuất từ các phiếu nhập nào.

Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trƣớc và phiếu

nào là sau. Trình tự trƣớc sau trong SAS80 ERP đƣợc xác định theo thứ tự ƣu tiên nhƣ

sau:

1. Ngày của các phiếu xuất

2. Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển

3. Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bƣớc tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất

khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại đƣợc thực hiện theo ƣu

tiên sau:

1. Số thứ tự ƣu tiên của các kho

2. Số chứng từ của các phiếu xuất

3. Số thứ tự ƣu tiên của các phiếu nhập

4. Số chứng từ của các phiếu nhập.

Lý do phải xét thứ tự ƣu tiên nhƣ trên đƣợc giải thích nhƣ sau:

Phiếu xuất điều chuyển đƣợc ƣu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá

nhập của kho đối ứng nên để phải tính trƣớc thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác.

Trong SAS80 ERP phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu

xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập

khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS80 ERP phiếu xuất điều

chuyển đƣợc xếp ƣu tiên số 1.

Trong trƣờng hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chƣơng trình

không thể nhận biết đƣợc chứng từ nào phát sinh trƣớc vì chúng có thể đƣợc đánh số theo

các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự

ƣu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ƣu tiên số 1, tiếp

theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ƣu tiên cho các kho đƣợc thực hiện ở phần khai

báo “Danh mục kho”.

Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác

nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho.

Vì vậy để biết phiếu nào là trƣớc hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ƣu tiên cho các

chứng từ vật tƣ. Số thứ tự ƣu tiên do SAS80 ERP quy định và có thể xem ở trƣờng

Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.

Việc khai báo các vật tƣ tính giá theo phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc đƣợc thực hiện

ở phần khai báo các thông tin về vật tƣ. Chức năng tính giá NTXT đƣợc thực hiện ở

menu “Tính đơn giá nhập trƣớc xuất trƣớc”. Chƣơng trình cũng cho phép kiểm tra tính

đúng đắn của việc tính giá NTXT cho các vật tƣ tính giá NTXT là khi vật tƣ đó tính sai

chƣơng trình sẽ chỉ ra trên cột “lệch tồn” (lệch số lƣợng) và “lệch dƣ” (lệch giá trị).

Trong trƣờng hợp lệch thì phải tính lại tồn kho cho mã vật tƣ đó và tính lại giá NTXT cho

vật tƣ đó.

Lưu ý quan trọng: Trong trƣờng hợp Chi phí đƣợc nhập trên phiếu nhập chi phí mua

hàng đƣợc tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này đƣợc gán cho phiếu nhập nào để

chƣơng trình có thể tính đƣợc giá. Các phiếu nhập chi phí này đƣợc nhập ở mục phiếu

nhập chi phí.

d3. Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp giá đích danh

Trƣờng hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị cần phải hạch toán một

cách chính xác giá vốn hàng bán, những đơn vị bán hàng có số lƣợng sản phẩm không

nhiều những giá trị lớn hoặc cần phải tính chính xác kết quả kinh doanh theo từng hợp

đồng, vụ việc bộ phận.

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và

chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng

nhập vào để tính ra giá trị tồn kho.

d4. Đánh giá hàng tồn kho theo phƣơng pháp trung bình theo vụ viêc, hợp đồng

Trƣờng hợp áp dụng: Cách tính giá này áp dụng cho các đơn vị theo dõi theo đơn hàng,

vụ việc, hợp đồng

e. Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

SAS80 ERPcho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tƣơng tự nhƣ hàng tồn tại các

kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho... Ngoài ra, tài khoản hàng

gửi bán (tài khoản 157) ngƣời sử dụng có thể theo dõi nhƣ là một tài khoản công nợ - có

thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...

3.3 Báo cáo hàng tồn kho

3.3.1 Báo cáo hàng nhập

- Bảng kê phiếu nhập

- Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tƣ

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo hợp đồng

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập

- Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng

- Tổng hợp hàng nhập kho

- Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, hợp đồng

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

3.3.2 Báo cáo hàng xuất

- Bảng kê phiếu xuất

- Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tƣ

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo hợp đồng

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất

- Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng

- Tổng hợp hàng xuất kho

- Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, hợp đồng

- Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu

3.3.3 Báo cáo hàng tồn kho

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tƣ

- Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tƣ (lên cho tất cả các vật tƣ của một kho)

- Hỏi số tồn kho của một vật tƣ

- Tổng hợp nhập xuất tồn

- Báo cáo tồn kho

- Báo cáo tồn theo kho

- Báo cáo tồn kho đầu kỳ

- Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT)

- Bảng giá trung bình tháng

- Kiểm tra tính giá NTXT

Chƣơng IV: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƢƠNG

1. Danh mục từ điển Nhân sự - Tiền lƣơng

Danh mục Phòng ban

Xây dựng các mã phòng ban thuộc chi nhánh hay công ty. Một nhân viên ở một thời

điểm chỉ thuộc một phòng ban.

Đường dẫn: Quản lý tiền lƣơng/ Danh mục từ điển về lƣơng/ Danh mục Phòng ban

Danh mục nhân viên

Khai báo danh sách nhân viên trong công ty.

Đƣờng dẫn: Quản lý tiền lương/ Danh mục từ điển về lương/ Danh mục nhân viên

Trong đó:

- Mã nhân viên: xây dựng theo nguyên tắc đặt mã không bị trùng lặp

- Mã số thuế cá nhân: mã số thuế cá nhân của nhân viên đang đƣợc xây dựng mã

- Ở Tab “Thông tin chung”: khai báo các thông tin chung cho nhân viên nhƣ họ tên, địa

chỉ tạm trú; số CMND; số BHXH; chức vụ,…

- Riêng “Phòng ban” khi có sự “Thuyên chuyển phòng ban” chƣơng trình sẽ tự động

Update vào danh mục nhân viên mã phòng ban mới đƣợc thuyên chuyển.

- Ở Tab “Thông tin khác”: các thông tin nhƣ đính kèm ảnh cho nhân viên

Danh mục khoản mục lƣơng

Khai báo các mã khoản mục cho lƣơng, trên này khai báo lƣơng đƣợc tính theo hình thức

lƣơng cố định, lƣơng sản phẩm hay lƣơng ca,…Theo mỗi một hình thức thì khoản mục

lƣơng có cách tính khác nhau.

Đƣờng dẫn: Quản lý tiền lương/ Danh mục từ điển về lương/ Danh mục khoản mục lương

Danh mục Ca làm việc

Khai báo các ca làm việc với thời gian bắt đầu và kết thúc của ca làm việc, giờ vào muộn

hay giờ về muộn của ca.

Chia ca ra thuộc loại ca: gắn cụ thể loại ca để chƣơng trình tính Ca làm việc nào làm giờ

hành chính, hay làm ca

Danh mục lý do nghỉ ngày thƣờng

Xây dựng danh mục các lý do nghỉ cho ngày đi làm thƣờng (không phải ngày nghỉ thứ 7,

chủ nhật hay lễ tết), chia các lý do nghỉ thành 4 loại Nghỉ phép; Nghỉ phép khác; Nghỉ

hƣởng BHYT; Nghỉ không lƣơng.

Danh mục lý do nghỉ ngày T7, CN lễ tết:

Vì hệ số tính lƣơng làm việc ở các ngày nghỉ khác với làm việc ngày thƣờng nên xây

dựng riêng danh mục. Gắn đúng loại lý do để việc tính lƣơng chính xác với từng lý do

nghỉ khi làm việc vào các ngày này.

Danh mục quan hệ gia đình:

Xây dựng các mã quan hệ gia đình nhƣ Chồng, vợ, con, bố, mẹ,…mục đích phục vụ cho

việc xây dựng các thành phần gia đình của một đối tƣợng.

Khai báo các mã chức vụ trong Doanh nghiệp:

Khi khai báo mã nhân viên sẽ gắn cụ thể với mã chức vụ nào. Một nhân viên tại một thời

điểm chỉ có một chức vụ.

Danh mục tỉnh thành; Danh mục quận, huyện; Danh mục quốc gia; …

Khai báo để lên các thông tin cho hồ sơ của nhân viên.

Tên danh mục Ý nghĩa Diễn giải

Danh mục bằng cấp Cập nhật thông tin về bằng cấp của

nhân viên

1 nhân viên có thể có

nhiều bằng cấp

Danh mục xếp loại bằng cấp Xếp loại bằng cấp nhƣ xuất sắc,

khá, giỏi,..

Bằng cấp đƣợc xếp loại

cụ thể

Danh mục tỉnh thành Cập nhật thông tin về tỉnh thành

Danh mục huyện Cập nhật các thông tin huyện,

quận của tỉnh, thành phố

Danh mục quốc gia Cập nhật thông tin quốc gia

Danh mục ngoại ngữ Cập nhật thông tin về ngoại ngữ

nhân viên


nhiều ngoại ngữ

Danh mục trình độ tin học Cập nhật thông tin về trình độ tin

học nhân viên

Danh mục loại hợp đồng Chia hợp đồng các loại nhƣ Dài

hạn, ngắn hạn,…

Danh mục tình trạng hợp

đồng

Cập nhật các loại tình trạng hợp

đồng để chỉ ra Hợp đồng lao động

đang trong tình trạng “Đã ký, chƣa

ký hay đã huỷ”

Danh mục nơi cấp thẻ

BHYT

Cập nhật thông tin về nơi cấp thẻ

BHYT cho nhân viên

Danh mục nơi cấp sổ BHXH Cập nhật thông tin về nơi cấp sổ

BHXH nhân viên

Danh mục nơi khám chữa

bệnh

Cập nhật thông tin nơi khám chữa

bệnh theo thẻ BHYT

Danh mục khen thƣởng kỷ

luật

Cập nhật thông tin về khen thƣởng

kỷ luật nhân viên


nhiều lần (khen/thƣởng)

Danh mục dân tộc Cập nhật thông tin về dân tộc

nhân viên

Danh sách các dân tộc

Danh mục tôn giáo Cập nhật thông tin về tôn giáo

nhân viên

1 nhân viên chỉ có thể có

1 tôn giáo

Danh mục thành phần xã

hội

Cập nhật thông tin về các thành

phần xã hội nhƣ Cán bộ công

chức, công nhân hay nông dân,…

Danh mục tình trạng hôn

nhân

Cập nhật các trạng thái hôn nhân:

đã kết hôm, chƣa kết hôn, tình

trạng khác

Danh mục trình độ tin học Cập nhật thông tin về trình độ tin

học nhân viên

Danh sách trình độ tin học

2. Phân hệ Quản lý Nhân sự

2.1 Chức năng

Là phân hệ cập nhật các thông tin cho nhân sự và lên các báo cáo phục vụ cho mục đích

quản lý nhân sự.


2.2.1 Chức năng:

Cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình làm việc của nhân viên nhƣ hợp đồng lao

động, các Phụ lục hợp đồng lao động, quá trình thuyên chuyển của nhân viên,…

2.2.2 Cập nhật thông tin nhân viên

Khai báo các thông tin bổ sung nhƣ mức lƣơng, BHXH, cho nhân viên sau khi đã xây

dựng Mã nhân viên trong danh mục nhân viên.

Khi chọn mã nhân viên trong “Cập nhật thông tin” thì các thông tin liên quan đến việc

khai báo danh mục nhân viên sẽ đƣợc điền tự động, các thông tin thiếu NSD tiếp tục nhập

liệu vào.

2.2.3 Cập nhật quá trình bằng cấp nhân viên:

Nhập thông tin cho từng bằng cấp của một nhân viên, một nhân viên có thể có nhiều

bằng cấp.

2.2.4 Cập nhật quá trình công tác của bản thân:

Khai báo quá trình hoạt động gần đây của ngƣời lao động để lên mục “Quá trình hoạt động

của bản thân” trên Sơ yếu lý lịch.

2.2.5 Cập nhật thành phần gia đình cho nhân viên:

Xây dựng các đối tƣợng có quan hệ gia đình với đối tƣợng lao động, các thông tin này sẽ

hiển thị lên Sơ yếu lý lịch của nhân viên

Ở điều kiện lọc: Nhập mã nhân viên cần khai báo thành phần gia đình hoặc có thể bỏ qua

Nhận vào màn hình trong nhấn F4 để thêm mới

2.2.6 Thuyên chuyển, điều chuyển:

Khai báo khi chuyển nhân viên từ phòng ban, bộ phận này sang phòng ban, bộ phận khác.

Để xem báo cáo nhân viên đang thuộc phòng ban nào tại thời điểm muốn xem thì vào xem

"Báo cáo nhân sự/ Báo cáo nhân viên theo phòng ban”.

2.2.7 Hợp đồng học việc:

Là form tạo mẫu Hợp đồng học việc cho những đối tƣợng ngƣời lao động học việc, thử

việc trƣớc giai đoạn ký HĐLĐ chính thức

Nếu Hợp đồng học việc này có các điều khoản giống nhau áp dụng cho nhiều đối tƣợng

thì có thể xây dựng danh mục nhân viên và gắn vào Hợp đồng học việc ở chức năng

“Danh sách đính kèm hợp đồng học việc”. Trong đó:

- Điều kiện lọc: gắn mã số Hợp đồng học việc cần chi tiết danh sách đối tƣợng theo

hợp đồng này

- Ở màn hình trong nhấn F4 để thêm mới các mã nhân viên học việc, mã nhân viên học

việc do NSD tự gõ không lấy từ danh mục nhân viên

2.2.8 Hợp đồng lao động:

Trong quá trình làm việc tại đơn vị, một nhân viên có thể có nhiều hợp đồng đƣợc ký kết

với công ty. Đây là nới lƣu trữ thông tin về hợp đồng trong những lần ký kết

Trong đó:

- Phím F4 để mở ra form khai báo các thông tin cho HĐLĐ

- Phím cách đánh dấu từng dòng tƣơng ứng với từng HĐLĐ cho từng đối tƣợng

- Phím F7 để chọn in các HĐLĐ đã đƣợc chọn

2.2.9 Phụ lục lao động Hợp đồng:

Khi có điều chỉnh sửa đổi, bổ sung cho HĐLĐ đã ký thì NSD thực hiện tạo “Phụ lục

HĐLĐ”.

2.2.10 Cập nhật nhân viên nghỉ việc:

Khi có ngƣời lao động nghỉ việc NSD vào chức năng này để khai báo đối tƣợng lao động

nghỉ việc.

- F4 - thêm mới các mã nhân viên nghỉ việc

- Ngày viết đơn nghỉ; ngày nghỉ; ngày nghỉ thực tế: tự điền tay vào. (Theo quy định của

Công ty: nếu HĐLD có kỳ hạn thì ngày viết đơn phải trƣớc ngày nghỉ thực tế 30 ngày

mới đƣợc hƣởng trợ cấp nghỉ; còn HĐLĐ không kỳ hạn thì ngày viết đơn phải trƣớc

ngày nghỉ thực tế 45 ngày mới đƣợc hƣởng trợ cấp).

- Trợ cấp: thiết kế trong chƣơng trình cho phép chọn đƣợc trợ cấp (1) hay không đƣợc

trợ cấp (0) khi nghỉ việc.

- Sau khi nhập chức năng này phục vụ cho lên báo cáo “Quản lý nhân sự/ Báo cáo nhân

sự/ Báo cáo theo dõi nhân viên nghỉ việc”

2.3 Báo cáo nhân sự

2.3.1 Sơ yếu lý lịch:

In ra hồ sơ nhân viên sau khi đã nhập các thông tin cho nhân viên ở chức năng “Cập nhật

thông tin nhân viên” và “Cập nhập thành phần gia đình cho nhân viên”

Trong đó:

- Điều kiện lọc:

Nhấn phím F5 để chọn thông tin nhập ở điều kiện lọc. Có thể nhập xem Sơ yếu lý lịch

của tất cả các mã nhân viên ở một bộ phận; ở một chức vụ hoặc cho một mã nhân viên

cụ thể.

Hoặc có thể bỏ qua các điều kiện lọc để vào màn hình trong, đƣa vào điều kiện lọc mã

nhân viên để công việc tìm kiếm dễ dàng

- Nhấn phím cách đánh dấu dòng mã nhân viên cần xem Sơ yếu lý lịch nhấn phím F5

nếu xem chi tiết hoặc phím F7 để in Sơ yếu lý lịch

2.3.2 Thông tin nhân viên

Báo cáo cung cấp các thông tin cơ bản của một nhân viên.

Điều kiện lọc:

Có thể chọn lên danh sách nhân viên của một phòng ban

Một chức vụ

Khi lọc đƣợc danh mục nhân viên theo điều kiện lọc, nhấn phím cách vào từng nhân viên

hoặc nhấn “ctrl+A” nếu chọn cả danh sách, sau đó nhấn phím F7 để in hoặc xem.

2.3.3 Báo cáo số lƣợng cán bộ công nhân viên theo bộ phận:

Cho phép xem danh sách các đối tƣợng nhân viên thuộc một phòng ban tại thời điểm đã

khai báo.

2.3.4 Báo cáo số lƣợng theo loại hợp đồng:

Cho phép xem danh sách nhân viên đang thuộc loại hợp đồng nào.


Có thể xem cho một loại Hợp đồng

Một phòng ban

Một loại chức vụ

2.3.5 Báo cáo theo độ tuổi của toàn Công ty:

Báo cáo cho phép xem độ tuổi của nhân viên

2.3.6 Báo cáo tra cứu theo thời gian công tác: Cho biết thâm niên của nhân viên

trong công ty đến thời điểm muốn xem

2.3.7 Báo cáo tra cứu theo chức vụ:

Ở báo cáo này cho phép xem có bao nhiêu nhân viên đang ở một chức vụ cụ thể.

Tƣơng tự chƣơng trình cung cấp các báo cáo tra cứu khác nhƣ: tra cứu theo giới tính;

theo tình trạng hôn nhân; theo thành phần gia đình từ đó cung cấp kịp thời cho ngƣời sử

dụng các thông tin chi tiết tại mọi thời điểm.

2.3.8 Báo cáo theo dõi nhân viên thôi việc:

Cung cấp cho NSD biết các các đối tƣợng đã thôi việc trong những khoảng thời gian xác

định. Để lên đƣợc báo cáo này NSD phải vào chức năng “Cập nhật nhân viên nghỉ việc”.

2.3.9 Theo dõi nghỉ thai sản:

Điều kiện báo cáo lên theo tháng cần xem có NV đến ngày đi làm sau thời gian nghỉ, có

thể lên cho một phòng ban hoặc nhiều phòng ban.

Để lên đƣợc báo cáo vào mục: Quản lý tiền lƣơng/Cập nhật số liệu/ Cập nhật ngày nghỉ

và lý do nghỉ -> ở đkiện lọc nhập khoảng thời gian cho mã nhân viên nghỉ ví dụ từ ngày

01/04 ->31/07 (4 tháng)

gắn mã nhân viên vào, vào màn hình trong gắn thêm lý do nghỉ “TS”

3. Quản lý tiền lƣơng

3.1 Chức năng:

Ở Phân hệ thực hiện khai báo các thông tin với mục đích cho việc theo dõi đi làm và cách

thức tính toán lên lƣơng cho ngƣời lao động.

3.2 Cập nhật số liệu:

3.2.1 Chức năng:

Khai báo các thông tin phát sinh hàng ngày của nhân viên đi làm liên quan đến việc

tính toán lƣơng nhƣ chấm công, khai báo ngày nghỉ, lý do nghỉ, làm thêm giờ,…

3.2.2 Cập nhật nghỉ phép từ đầu năm:

Chức năng này thiết kế để nhập số phép còn tồn từ năm trƣớc chuyển sang, chỉ nhập

vào chức năng này khi bắt đầu làm mới trên phần mềm nhân sự còn từ các năm sau

chƣơng trình tự động chuyển phép.

Điều kiện lọc: có thể nhập cho một phòng ban, một nhân viên trong đó “Ngày” là ngày

“Khai báo ngày đầu năm” trong mục tham số Hệ thống.

F4 – thêm mới nhân viên có ngày phép tồn, F3 - sửa thông tin đã khai báo

3.2.3 Chuyển phép sang năm sau:

Vào thời điểm cuối năm để bắt đầu nhập số liệu cho năm mới NSD chạy chức năng

này để chuyển phép còn tồn của năm nay sang năm tiếp theo.

MÔ HÌNH CÁC KHOẢN CẤU THÀNH CỦA LƢƠNG

CÁC KHOẢN

TĂNG

Lƣơng theo hợp

đồng

CÔNG THỨC TÍNH LƢƠNG

DO NGƢỜI DÙNG TỰ ĐỊNH NGHĨA

LƢƠNG TỔNG HỢP

Lƣơng phụ cấp hàng

tháng do công ty

quy định

Phụ cấp không

thƣờng xuyên

Phụ cấp trách nhiệm

Phụ cấp chức vụ

Lƣơng khoán

Khoản tăng khác

không thƣờng xuyên

Khoản tăng khác

thƣờng xuyên

Tiền làm thêm

Tiền thƣởng

????

Thuế thu nhập cá nhân

Khoản giảm không

thƣờng xuyên

Khoản giảm thƣờng

xuyên

Tiền phạt

BHXH

BHYT

BHTN

Tiền Công đoàn

Tiền tạm ứng

?????

?????

CÁC KHOẢN GIẢM

………………… Lƣơng chi tiết 1

nhân viên

Danh sách lƣơng

toàn công ty

Lƣơng theo bộ

phận

3.2.4 Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên:

Cập nhật quá trình tăng giảm lƣơng của nhân viên tại Doanh nghiệp.

Tróng đó: Chƣơng trình tính lƣơng theo lần thay đổi lƣơng gần nhất của thời điểm

tính lƣơng.

Lưu ý: Không có trƣờng hợp nhân viên chính thức tăng lƣơng vào môt ngày trong

tháng mà chỉ tăng lƣơng từ đầu tháng, chỉ có trƣờng hợp nhân viên thử việc lên tăng

lƣơng chính thức vào một ngày bất kỳ trong tháng.

3.2.5 Khai báo Ca làm việc:

Với Doanh nghiệp tính lƣơng theo thời gian thì phải thực hiện thao tác khai báo mã Ca

làm việc để chƣơng trình tính toán lƣơng làm việc theo ca, vì làm việc các Ca khác

nhau thì hệ số tính lƣơng và khoản trợ cấp theo lƣơng cũng khác.

Điều kiện lọc: nhập mã Ca cần khai báo. Ví dụ HC – Ca hành chính

Việc chọn mã NV có thể tích trực tiếp vào mã NV sau đó đƣa vào thêm hoặc chọn nhiều

mã NV liên kề nhấn phím Shift hoặc các mã NV cách nhau giữ phím Ctrl.

Lưu ý: Phải thực hiện thao tác Khai báo Ca làm việc trước khi thực hiện Cập nhật giờ

làm để chương trình lấy mã ca vào mục Cập nhật giờ làm .

3.2.6 Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ:

Khai báo lý do nghỉ cho từng đối tƣợng nhân viên cho một ngày hoặc một khoảng thời

gian cụ thể, lý do này sẽ hiển thị trên bảng chấm công và đƣa vào ngày công đó thuộc

nghỉ phép hay nghỉ có BHYT,…tuỳ thuộc lý do đó thuộc loại nào trong “Danh mục lý do

nghỉ ngày thƣờng”.

Nếu nhập cả khoảng thời gian thì ở điều kiện lọc ngoài gõ khoảng thời gian từ ngày đến

ngày khi đó vào màn hình trong khai báo lý do chƣơng trình sẽ gắn lý do này vào cho cả

khoảng thời gian đó

Hoặc cũng có thể nhấn F4 thêm mới nhập lý do cho từng ngày nghỉ nếu ở điều kiện lọc

nhập từ ngày đến ngày là một ngày

3.2.7 Khai báo lịch nghỉ năm:

Khai báo các ngày nghỉ nhƣ nghỉ lễ, nghỉ tết nghỉ ngày thứ 7 và chủ nhật, khi làm việc

vào các ngày này thì hệ số tính lƣơng theo quy chế làm ngày nghỉ ngày lễ của công ty

3.2.8 Cập nhật ngày công chuẩn của tháng:

Cập nhật số ngày công chuẩn để chƣơng trình có căn cứ tính ra lƣơng cơ bản của một

ngày.

3.2.9 Đăng ký làm thêm:

Ngoài giờ làm việc chuẩn là 8h trong một Ca làm việc, có thể nhân viên đƣợc điều động

làm tăng ca, khi đó vào chức năng này để đăng ký, thời gian làm tăng ca sẽ tính lƣơng

theo hệ số quy định của công ty.

3.2.10 Cập nhật định mức nghỉ theo năm:

Nhập định mức số ngày nghỉ phép trong một năm cho ngƣời lao động.

Điều kiện lọc: nhập năm cần nhập số ngày nghỉ phép và mã khoản mục lƣơng (lƣơng ca,

lƣơng sản phẩm,..) mà Doanh nghiệp đang áp dụng.

3.2.11 Cập nhập trợ cấp nhân viên:

Để cập nhật các khoản trợ cấp theo lƣơng nhƣ trợ cấp chức vụ, kỹ năng, độc hại,…

Điều kiện lọc: nhập tháng có trợ cấp, có thể nhập cho một phòng ban hoặc cho một nhân

viên cụ thể.

Chƣơng trình tích hợp tiện ích cho phép chuyển trợ cấp từ tháng này sang tháng sau:

Vào màn hình trong nếu khai báo bình thƣờng thì nhấn phím F4 để nhập trợ cấp cho

từng nhân viên, nếu lấy giá trị trợ cấp từ tháng trƣớc sang (có thể sửa lại) thì nhấn phím

F5 ra màn hình lấy trợ cấp của tháng nào chuyển sang Nhận.

3.2.12 Cập nhật tham số cho tính lƣơng:

Một số khoản cấu thành lên lƣơng thay đổi do phụ thuộc vào một biến số nhƣ hệ số

tính lƣơng cho làm thêm ngày nghỉ, làm thêm ca 3, hay nhƣ trợ cấp ăn ca, trợ cấp đi

lại,… thì ta nhập ở chức năng này.

- Tham số cho tính lƣơng nhập cho hàng tháng

- Điều kiện lọc: nhập tháng nhập tham số

- Ở màn hình trong nhấn phím F4 để nhập hoặc có thể nhấn phím F5 để chuyển tham

số từ tháng trƣớc sang (tƣơng tự chức năng lấy trợ cấp nhân viên tháng trƣớc sang)

Lưu ý: ở các tham số “Hệ số nhân làm thêm…” có giá trị rất nhỏ nên khi nhập hệ số ta

nhập hệ số đã nhân với 1.000.000 lần.

3.2.13 Cập nhật trợ cấp chuyên cần:

Khoản trợ cấp này là khoản tiền khuyến khích cho ngƣời lao động đã chấp hành nội quy

giờ làm nghiêm túc không đi muộn và về sớm.

Khi nhập trợ cấp nhấn vào phím “Mới” sau đó nhập các thông tin trong đó nhập trợ cấp

cho tháng 8 thì ghi ngày 31/08/2011, gắn cụ thể các mã nhân viên có trợ cấp và nhập số

tiền đƣợc trợ cấp, làm xong nhấn phím “Lƣu”.

Chƣơng trình cho phép sao chép chứng từ, vì vậy khi nhập trợ cấp cho tháng sau ta có thể

đƣa vào phím “Copy” sau đó sửa lại các giá trị của chứng từ vừa copy đƣợc về giá trị

mong muốn.

4.2.14 Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên:

Ngoài lƣơng và các khoản trợ cấp khi NLĐ phát sinh thêm khoản thu nhập ngoài lƣơng

nhƣ tiền thƣởng tháng lƣơng 13, thƣởng doanh thu,… thì nhập ở chức năng này.

Cách nhập tƣơng tự nhập phiếu Trợ cấp chuyên cần.

Mục tiền thƣởng này sẽ tính vào thu nhập bị tính thuế và số tiền thực lĩnh lƣơng của nhân

viên trên phiếu trả lƣơng và giá trị này lên trên Báo cáo thu nhập tính thuế

4.2.15 Cập nhật giờ làm:

Chức năng dùng để lấy giờ vào làm và giờ ra khỏi công ty của NLĐ trên máy quẹt thẻ

chấm công đi làm.

Chƣơng trình đang tích hợp lấy số liệu từ máy quẹt thẻ của phần mềm chấm công lên

Nếu lấy số liệu từ phần mềm chấm công thì tích vào mục "Lấy số liệu" và link đến tệp

dữ liệu đã kết xuất ra. Nếu không lấy từ tệp dữ liệu có sẵn thì nhấn F4 thêm mới để

nhập giờ ra vào chi tiết cho nhân viên.

Trƣớc khi "Cập nhật giờ làm" ở mục lấy số liệu phải thực hiện bƣớc khai báo đƣờng

dẫn dữ liệu để chƣơng trình lấy vào và cũng phải yêu cầu khách hàng kết xuất dữ liệu

từ phần mềm chấm công vào đƣờng dẫn đã khai báo trong hệ thống Ở mục Hệ thống/

Danh mục từ điển và tham số hệ thống/ Khai báo tham số tuỳ chọn/ Đường dẫn dữ liệu

từ máy chấm công.

3.3 Tính ngày công:

Khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến chấm công (Cập nhật ngày nghỉ và lý do

nghỉ; Cập nhật ngày công chuẩn của tháng; Khi báo lịch nghỉ trong năm; Đăng ký làm

thêm; Cập nhật giờ làm) thì phải chạy chức năng này để chƣơng trình cập nhật các thông

tin vào các báo cáo phần chấm công.

Điều kiện lọc: nhập khoảng thời gian tính ngày công thƣờng là từ ngày đầu tháng đến

cuối tháng; có thể tính cho một phòng ban hoặc một nhân viên Nhận chờ chƣơng

trình chạy ra bảng chấm công Esc Có “lƣu bảng tính ngày công tháng” Đã

cập nhật xong.

3.4 Tính lƣơng:

Khi cập nhật xong các chức năng liên quan đến lƣơng (Cập nhật trợ cấp nhân viên; cập

nhật tham số cho tính lƣơng; Cập nhật trợ cấp chuyên cần; Cập nhật tiền thƣởng cho nhân

viên; tính ngày công) thì chạy chức năng tính lƣơng để lên các báo cáo cho phân hệ

lƣơng.

Điều kiện lọc: nhập tháng cần tính lƣơng; lƣơng theo khoản mục nào; cho phòng ban nào

hoặc có thể chỉ cần nhập điều kiện tháng tính lƣơng Nhận để chƣơng trình tự động

tính.

3.5 Báo cáo tiền lƣơng

Đƣờng dẫn: Quản lý nhân sự và tiền lƣơng/ Quản lý tiền lƣơng/ Báo cáo tiền lƣơng.

3.5.1 Bảng chấm công ngày thƣờng (Mẫu A):

Bảng chấm công này thể hiện chi tiết thời gian đi làm ngày thƣờng, ngày nghỉ không

lƣơng, ngày nghỉ phép trong tháng.

3.5.2 Bảng chấm công làm thêm (Mẫu B):

Bảng chấm công thể hiện chi tiết thời gian đi làm ngày thƣờng và làm thêm giờ, làm

thêm ca 3.

Điều kiện lên 2 Bảng chấm công:

B1: Cập nhật giờ làm

B2: Đăng ký Ca làm việc

B3: Cập nhật ngày nghỉ và lý do nghỉ: lên lý do cho các ngày nghỉ của nhân viên trên

bảng chấm công từ đó lên các cột nghỉ phép, nghỉ có BHYT,...

B4: Khai báo lịch nghỉ trong năm: để chƣơng trình biết đâu là đi làm vào ngày nghỉ, ngày

lễ

B5: Đăng ký làm thêm: tính lên các cột làm thêm giờ ngày thƣờng, ngày nghỉ, ngày lễ, ca

3,...

B6: Cập nhật ngày công chuẩn của tháng

B7: Tính ngày công: để chƣơng trình nhặt các thông tin khai báo ở các bƣớc trên lên

Bảng chấm công

Mẫu A: Bảng chấm công ngày thƣờng

Mẫu B: Bảng chấm công làm thêm

3.5.3 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết:

Báo cáo cung cấp cho ngƣời sử dụng thời gian vào làm và thời gian ra căn cứ vào kết quả

quẹt thẻ.

Điều kiện lọc: xem cho từng ngày; có thể gắn xem cho một phòng ban hay xem cho một

mã nhân viên

3.5.4 Báo cáo thời gian vào ra chi tiết cho một nhân viên:

Báo cáo cung cấp chi tiết thời gian vào ra của nhân viên trong điều kiện lọc

3.5.5 Bảng theo dõi đi muộn về sớm:

Báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng theo dõi đƣợc việc đi muộn về sớm của NLĐ.

Ở mỗi ô thể hiện tổng thời gian bao gồm cả đi sớm và về muộn nhƣng ở cột ĐM và VS

thì tách ra.

Lưu ý: Trên báo cáo lấy chính xác đến từng phút nhƣng khi lên Báo cáo lƣơng thì quy đổi

làm tròn cứ trên 30' tính tròn 1h (VD: 31' = 1h)

3.5.6 Báo cáo nhân viên đi làm trong ngày:

Báo cáo cung cấp cho ngƣời dùng số nhân viên đi làm trong ngày.

Điều kiện lọc: xem cho một ngày cụ thể; có thể xem cho một phòng ban hoặc một nhân

viên.

Lưu ý: Báo cáo chỉ lên số liệu khi đăng ký Ca làm việc cho nhân viên.

3.5.7 Báo cáo tình hình làm thêm:

Báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm thêm của từng nhân viên ở các Ca làm việc

không phải Ca 3. Theo nguyên tắc nếu thời gian từ máy quẹt thẻ ít hơn thời gian đăng ký

làm thêm thì chƣơng trình lấy thời gian làm thêm là thời gian đi làm thực tế; nếu thời gian

từ máy quẹt thẻ nhiều hơn thời gian đăng ký làm thêm thì chƣơng trình lấy thời gian làm

thực tế từ máy quẹt thẻ.

Ví dụ: Đăng ký làm thêm 8h nhƣng thời gian từ máy quẹt thẻ chỉ là 6h thì chƣơng trình lấy

là 6h; nếu thời gian từ máy quẹt thẻ là 9h thì chƣơng trình lấy là 8h.

3.5.8 Báo cáo tình hình làm thêm Ca 3:

Báo cáo này cung cấp chi tiết thời gian làm ở ca 3 bao gồm cả Ca 3 ngày thƣờng (cung cấp

ngày và thời gian làm việc của ca 3 ngày thƣờng )và làm thêm ca 3 các ngày nghỉ, lễ tết

(phải khai báo cụ thể ngày nào là ngày nghỉ, lễ, tết, và đăng ký làm thêm thì khi làm việc

vào Ca 3 các ngày này chƣơng trình sẽ tính là làm thêm ngày nghỉ, lễ, tết).

3.5.9 Bảng lƣơng tổng hợp:

Báo cáo cung cấp tổng hợp thu nhập, các khoản khấu trừ của NLD trong tháng.

Điều kiện lọc: In và xem báo cáo lƣơng cho một tháng; cho một khoản mục lƣơng; cho

một phòng ban hoặc cho một nhân viên cụ thể.

Điều kiện để lên được báo cáo lương:

B1: Khai báo cáo tham số tuỳ chọn (trong phần Hệ thống):

- Mức lƣơng tối thiểu: để lên đƣợc cột 41 - Công đoàn NLD

- % Bảo hiểm NLĐ đóng; % bảo hiểm công ty đóng

B2: Khai báo tham số cho tính lƣơng: Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật tham

số cho tính lƣơng (Xem mục Cập nhật tham số cho tính lƣơng)

B3: Cập nhật trợ cấp nhân viên; Nhập trợ cấp chuyên cần; cập nhật tiền thƣởng

B4: Cập nhật quá trình lƣơng nhân viên: nếu có thay đổi về lƣơng

B5: Tính lƣơng

3.5.10 Bảng lƣơng chi tiết và Phiếu trả lƣơng:

Báo cáo thể hiện chi tiết các khoản thu nhập và các khoản khấu trừ vào lƣơng. Phiếu kê

chi tiết về thu nhập, các khoản khấu trừ trên báo cáo lƣơng để ra thu nhập thực nhận cho

từng nhân viên.

Cách lên báo cáo: Vào báo cáo lƣơng (nhƣ nêu trên) tích con trỏ và nhấn phím cách

vào dòng nhân viên cần in phiếu trả lƣơng Nhấn phím F5 chọn máy in nếu in ra

phiếu trả lƣơng hoặc chọn Preview khi muốn xem phiếu trả lƣơng cho mã nhân viên đang

đƣợc chọn.

3.5.11 Báo cáo thu nhập tính thuế:

Điều kiện lên báo cáo:

B1: Nếu có các khoản thƣởng khác ngoài lƣơng và trợ cấp thì nhập vào mục Quản lý

tiền lƣơng/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật tiền thƣởng cho nhân viên để lên cột “Lƣơng

chi bổ sung” trên báo cáo này.

B2: Nhập mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc: trong Báo cáo thuế TNCN/ Nhập

mức giảm trừ cá nhân và ngƣời phụ thuộc

B3: Nhập số ngƣời phụ thuộc trong Báo cáo thuế TNCN/ Danh mục giảm trừ gia cảnh

B4: Bảng thuế thu nhập: trong Báo cáo thuế TNCN/ Bảng thuế thu nhập.

B5: Tính lƣơng

3.5.12 Báo cáo thu nhập không bị tính thuế:

Báo cáo cung cấp số liệu về thu nhập không bị tính thuế. Báo cáo hiện nay cung cấp thu

nhập không tính thuế là tiền làm thêm không chịu thuế.

Thu nhập không tính thuế = Tổng tiền làm thêm (trên Báo cáo lƣơng là cột 22) trừ (-)

Lƣơng theo Hợp đồng chia ( : ) số ngày công chuẩn trong tháng chia tiếp ( : ) số giờ

chuẩn một ngày đi làm (8h) nhân (x) số giờ làm thêm của ngày thƣờng, ngày nghỉ và

ngày lễ.

3.5.13 Báo cáo tổng hợp liên tháng:

Cung cấp NSD cái nhìn tổng hợp về số ngày đi làm, số ngày nghỉ và số lần đi muộn về

sớm của từng nhân viên

Trong đó: cột Ngày phép năm phải cập nhật ở mục “Cập nhật định mức nghỉ phép năm”

3.5.14 Báo cáo tình hình nghỉ phép từ đầu năm:

Cho biết số ngày phép còn tồn, số phép trong năm và số phép đã nghỉ của từng nhân viên


B1: Nếu bắt đầu sử dụng phần mềm nhân sự thì vào Quản lý tiền lƣơng/ Cập nhật nghỉ

phép đầu năm; nếu đã dùng phần mềm nhân sự chuyển sang năm sau thì vào mục

“Chuyển nghỉ phép sang năm sau”

B2: vào các ngày cụ thể trong tháng nhân viên nào nghỉ phép thì vào mục “Cập nhật ngày

nghỉ và lý do” để gắn mã lý do nghỉ phép.

B3: Tính ngày công

B4: Tính lƣơng

3.5.15 Báo cáo số năm đóng BHXH:

Cho biết thời gian ngƣời lao động đã đóng BHXH.

Điều kiện lên báo cáo: phải nhập ngày bắt đầu tham gia đóng BHXH của ngƣời lao động.

Vào mục Quản lý nhân sự/ Cập nhật số liệu/ Cập nhật thông tin nhân viên/ vào Tab 2 –

BHXH và gõ ngày bắt đầu tham gia đóng BHXH.

3.5.16 Danh sách sinh nhật:

Cung cấp cho nhà quản lý danh sách nhân viên có sinh nhật trong tháng, từ đó có hoạt

động quan tâm đến tinh thần cho ngƣời lao động.

Điều kiện lọc: xem đến ngày nào đấy trong một tháng thì chƣơng trình sẽ liệt kê các đối

tƣợng có sinh nhật trong tháng, căn cứ vào mục đến ngày để tính ra thâm niên làm việc

tại công ty căn cứ vào ngày ký hợp đồng lao động.

CHƢƠNG IV: PHÂN HỆ TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO

1. Chức năng:

Ở phân hệ này thực hiện theo dõi các đợt tuyển dụng, đào tạo tại Doanh nghiệp, kết quả của

quá trình tuyển dụng cũng cho phép tạo mã nhân viên mới vào công ty.

2. Cập nhật số liệu

2.1 Nhu cầu tuyển dụng:

Khi một bộ phận hoặc một phòng ban trong Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng thì vào

chức năng này để tạo mã nhu cầu tuyển dụng

2.2 Cập nhật danh sách ứng viên:

Sau khi tạo “Nhu cầu tuyển dụng” ngƣời sử dụng cập nhật danh sách ứng viên cho nhu

cầu tuyển dụng đã tạo ở chức năng này.

Nếu mã ứng viên đã trúng tuyển có thể chuyển luôn mã ứng viên vào danh sách nhân

viên bằng việc:

2.3 Danh sách lớp đào tạo:

Ngoài việc tuyển dụng nhân sự, ở phân hệ này cho phép tạo và theo dõi các khoá, lớp đào

tạo bồi dƣỡng cho nhân viên.

2.4 Kết quả đào tạo nhân viên:

Nhập các mã nhân viên đã tham gia vào khoá đào tạo với kết quả đạt đƣợc nhƣ thế nào.

Vào màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới từng mã nhân viên

3. Báo cáo tuyển dụng và đào tạo

3.1 Danh sách ứng viên:

Báo cáo cung cấp danh sách ứng viên theo “Hồ sơ mời phỏng vấn” hay “Hồ sơ tuyển

dụng” hay “Hồ sơ bị loại” theo một mã nhu cầu tuyển dụng cụ thể và ở nhu cầu tuyển

dụng đó khi “Cập nhập danh sách ứng viên tuyển dụng” đã chọn vào mục “mời phỏng

vấn” hay “tuyển dụng”… .


3.2 Báo cáo kết quả tuyển dụng:

Báo cáo cung cấp cho NSD biết với một mã yêu cầu tuyển dụng có bao nhiêu hồ sơ, số

hồ sơ đƣợc tuyển dụng.

3.3 Danh sách lớp đào tạo:

Báo cáo cung cấp cho NSD các lớp đào tạo đã triển khai trong khoảng thời gian, với các

thông tin đi kèm lớp đào tạo nhƣ nội dung đào tạo, ngƣời phụ trách, kinh phí đƣợc hỗ

trợ,..

3.4 Danh sách học viên theo lớp học: Khi muốn xem chi tiết danh sách ngƣời lao

động tham gia vào khoá học

3.5 Báo cáo quá trình đào tạo: báo cáo cung cấp cho NSD các khoá đào tạo mà ngƣời

lao động đã tham gia trong một khoảng thời gian.

CHƢƠNG V: QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VÀ

CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1. Chức năng:

Phân hệ này cho phép cập nhật các trang thiết bị (TTB) và đối tƣợng sử dụng trang thiết bị,

cung cấp cho nhà quản lý nắm bắt đƣợc quá trình sử dụng TTB.

2. Cập nhật số liệu:

2.1 Danh mục TTB:

Khai báo các mã TTB đƣợc sử dụng tại Doanh nghiệp.

Nhập năm cần khai báo các mã TTB, nhấn phím F4 để thêm mới, nhập các thông tin cho

TTB nhƣ mã, tên, đơn vị tính và nƣớc, năm sản xuất.

2.2 Danh mục TTB cho nhân viên:

Ở chức năng này gắn cụ thể các TTB cho đối tƣợng sử dụng cụ thể.


- Cấp phát từ ngày: nhập ngày bắt đầu cấp phát TTB

- Đến ngày: ngày cấp phát hiện tại

- Phòng ban: có thể nhập cụ thể một mã phòng ban

- Nhân viên: hay cho một nhân viên cụ thể

Ở màn hình trong nhấn phím F4 để thêm mới, F3 để sửa và F8 để xoá

2.3 Thu hồi TTB nhân viên:

Chức năng này thực hiện khi thu hồi lại TTB không cấp cho đối tƣợng nhân viên.


Ở màn hình trong tích con trỏ đến dòng có mã nhân viên và TTB sẽ thu hồi, nhấn phím

F3 để nhập các thông tin cho thu hồi là “ngày thu hồi” và “lý do thu hồi” các thông tin

khác của TTB đi theo mã TTB đã đƣợc cấp phát cho nhân viên

3. Báo cáo TTB và CCDC

3.1 Bảng theo dõi TTB:

Cung cấp cho NSD biết một nhân viên đang sử dụng bao nhiêu TTB, đƣợc cấp từ ngày

nào và đang còn sử dụng hay đã bị thu hồi lại.


- Đến ngày: xem báo cáo đến ngày ví dụ nhƣ ngày hiện tại

- Phòng ban: có thể xem cho một phòng ban cụ thể

- Nhân viên: có thể xem cho một mã nhân viên cụ thể

3.1 Báo cáo chi tiết tài sản theo nhân viên:

Báo cáo cho biết một nhân viên đã và đang sử dụng những TTB nào.


- Xem báo cáo đến ngày nào

- Cho mã nhân viên cụ thể

3.3 Báo cáo chi tiết TTB trong quá trình sử dụng: báo cáo cung cấp đầy đủ

quá trình sử dụng một TTB.

Documents

MỤC LỤC › wp-content › uploads › 2018 › 06 › HDSD-SAS-ERP-8...Chƣơng IV: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƢƠNG..... 131 1. Danh mục từ điển Nhân sự -