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UNIDAD 4:EL CONTROL ADMINISTRATIVO
MATERIA :
PROCESO ADMINISTRATIVO
CONCEPTO DE CONTROL
• El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidadcon el PLAN adoptado, con las instrucciones emitidas y con losprincipios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidadesy errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcannuevamente. Henry Fayol
• El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,valorizarlo, y, si es necesario, aplicar medidas correctivas, demanera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con loplaneado. George F. Terry
• Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar yla corrección de las desviaciones, para asegurar la obtenciónde los objetivos de acuerdo con el plan. Koontz y O´Donell.
CARACTERISTICAS DEL CONTROL
• ORIENTACION ESTRATEGICA HACIA LOS RESULTADOS.
• COMPRENSIÓN.
• ORIENTACION RAPIDA PARA LAS EXCEPCIONES:
-FLEXIBILIDAD.
-AUTOCONTROL.
-NATURALEZA POSITIVA.
-CLARIDAD Y OBJETIVIDAD.
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
• RELACIÓN CON LO PLANTEADO:SIEMPRE EXISTE PARA VERIFICAR EL LOGRO DE LOSOBJETIVOS QUE SE ESTABLECEN EN LA PLANEACIÓN.
• MEDICIÓN:PARA CONTROLAR ES IMPRESCINDIBLE MEDIR YCUANTIFICAR LOS RESULTADOS.
• DETECTAR DESVIACIONES:UNA DE LAS FUNCIONES INHERENTES AL CONTROL, ESDESCUBRIR LAS DIFERENCIAS QUE SE PRESENTAN ENTRE LAEJECUCIÓN Y LA PLANEACIÓN.
• ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS:EL OBJETO DEL CONTROL ES PREVER Y CORREGIR LOSERRORES.
IMPORTANCIA
• CIERRA EL CICLO DE LA ADMINISTRACION, DE HECHO, LOS CONTROLES SON A
LA VEZ MEDIOS DE PREVISION.
• SE DA EN TODAS LAS DEMAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS, HAY CONTROL DE
LA ORGANIZACIÓN, DE LA DIRECCION, DE LA INTEGRACION, ETC., ES POR ELLO
UN MEDIO PARA MANEJARLAS O ADMINISTRARLAS.
• CREA MEJOR CALIDAD, LAS FALLAS DE PROCESO SE DETECTAN Y EL PROCESO SE
CORRIGE PARA ELIMINAR ERRORES.
• ENFRENTA EL CAMBIO, LA FUNCION DE CONTROL SIRVE A LOS GERENTES PAA
RESPONDER A LAS AMENAZAS O LAS OPORTUNIDADES DE TODO ELLOS,
PORQUE LES AYUDA A DETECTAR LOS CAMBIOS QUE ESTAN AFECTANDO LOS
PRODUCTOS Y LOS SERVICIOS DESUS ORGANIZACIONES.
• FACILITA LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: EL PROCESO DE CONTROL
PERMITE QUE EL GERENTE CONTROLE EL AVANCE DE LOS EMPLEADOS, SIN
ENTORPECER SU CREATIVIDAD O PARTICIPACION EN EL TRABAJO.
PRINCIPIOS
• DEL CARÁCTER ADMINISTRATIVO DEL CONTROL.
ES NECESARIO DISTINGUIR LAS OPERACIONES DE CONTROL DE LAS FUNCIONES DECONTROL. LA FUNCION ES DE CARÁCTER ADMINISTRATIVO Y ES LA RESPUESTA ALPRINCIPIO DE LA DELEGACION. LAS OPERACIONES SON DE CARÁCTER TECNICO.
• DE LOS ESTANDARES.
EL CONTRO ES IMPOSIBLE SINO EXISTEN ESTANDARES DE ALGUNA MANERA PREFIJADOS YSERA TANTO MEJOR CUANTO MAS PRECISOS Y CAUNTITATIVOS SEAN DICHOSESTANDARES.
• DEL CARÁCTER MEDIAL DEL CONTROL.
UN CONTROL DEBERA USARSE SI EL TRABAJO, GASTO, ETC., QUE IMPONE, SE JUSTIFICANANTE LOS BENEFICIOS QUE DE EL SE ESPERAN.
• DEL PRINCIPIO DE EXCEPCION.
EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES MUCHO MAS EFICAZ Y RAPIDO CUANDO SECONCENTRA EN LOS CASOS EN QUE NO SE LOGRO LO PREVISTO, MAS BIEN EN LOSRESULTADOS QUE SE OBTUVIERON COMO SE HABIA PLANEADO.
PREMISAS DEL CONTROL
• UN CONTROL DEBE SER CONSISTENTE, USANDO SIEMPRE LA MISMA UNIDAD DE
MEDIDA, SIN MEZCLAR MANZANAS CON PERAS.
• UN BUEN CONTROL DEJA REGISTRO HISTORICO IMPRESO PARA ANALISIS DE LARGO
PLAZO.
• UN BUEN CONTROL SISTETIZA LA INFORMACION RELEVANTE.
• EL CONTROL DEBE SER ECONOMICO, EN OTRAS PALABRAS, DEBE SALIR MAS BARATO
EL CALDO QUE LAS ALBONDIGAS.
• EN CONTROL DEBE SEÑALAR TENDENCIAS Y FRECUENCIAS.
• EL CONTROL EFECTIVO PREVEE MEDIDAS CORRECTIVAS ANTE LS DESVIACIONES.
• EL CONTROL EFECTIVO ES ESTRATEGICO, NO SOLO OPERATIVO.
• EL CONTROL EFECTIVO SIGUE EL PRINCIPIO DE LA EXCEPCION.
• UN CONTROL EFECTIVO DISTINGUE ENTRE SINTOMAS Y CAUSAS.
• UN CONTROL ES OPORTUNO Y JERARQUICO, DESPUES DEL NIÑO AHOGADO, SE
TAPA EL POZO.
• LOS PROBLEMAS DE HOY, DERIVAN DE LAS SOLUCIONES DE AYER.
ETAPAS
EL PROCESO DE CONTROL PRESENTA CUATRO ETAPAS O FASES:
1.-ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O ESTANDARES DE
DESEMPEÑO.
2.-EVALUACION O MEDICION DEL DESEMPEÑO ACTUAL.
3.-COMPARACION DEL DESEMPEÑO ACTUAL CON LOS OBJETIVOS
O ESTANDARES ESTABLECIDOS.
4.-ACCION CORRECTIVA PARA SUPERAR LOS POSIBLES DESVIOS O
ANORMALIDADES.
ESTABLECER
OBJETIVOS Y
ESTANDARES
DE DESEMPEÑO
ADOPTAR LA
ACCION
CORRECTIVA
NECESARIA
EVALUAR EL
DESEMPEÑO
ACTUAL
COMPARAR EL
DESEMPEÑO
ACTUAL CON LOS
OBJETIVOS O
ESTANDARES
P
R
O
C
E
S
O
D
E
C
O
N
T
R
O
L
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTANDARES
• LOS OBJETIVOS, SON PUNTOS DE REFERENCIA PARA EL DESEMPEÑO O
RESULTADO DE UNA ORGANIZACIÓN, UNIDAD ORGANIZACIONAL O
ACTIVIDAD INDIVIDUAL.
• EL ESTANDAR ES UN NIVEL DE ACTIVIDAD ESTABLECIDO PARA SERVIR COMO
MODELO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO ORGANZACIONAL.
• ESTANDAR SIGNIFICA NIVEL DE REALIZACION O DE DESEMPEÑO QUE SE
PRETENDE TOMAR COMO REFERENCIA.
• LOS ESTANDARES DEFINEN LO QUE SE DEBE MEDIR EN TERMINOS DE
CALIDAD, CANTIDAD, CALIDAD, TIEMPO Y COSTO EN UNA ORGANIZACIÓN Y
CUALES SON LOS INSTRUMENTOS DE MEDIDA ADECUADOS.
TIPOS DE ESTANDARES
CANTIDAD
COSTOS
TIEMPO
CALIDAD
NUMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCION
VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS
ROTACION DE CAPITAL
ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCIONCALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIOINDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.ATENCION AL CLIENTEASISTENCIA TECNICA
TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCIONTIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOSCICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONALTIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.
COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMASCOSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDOCOSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIALCOSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCIONRELACION COSTO-BENEFICIO
E
S
T
A
N
D
A
R
E
S
D
E
PARA MARISELA BARROS, LAS PRINCIPALES FUNCIONES DE ESTOS
OBJETIVOS Y ESTANDARES SON:
• PRESENTAR UNA SITUACION FUTURA Y ESPERADA, PARA INDICAR A LAS
PERSONAS LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRETENDE QUE EJECUTEN Y
CONSIGAN.
• SEVIR COMO REFERENCIAS QUE PERMITAN A LAS PERSONAS EVALUAR EL
ÉXITO DE SU TRABAJO, RENDIMIENTO Y EFICIENCIA.
• SERVIR COMO UNIDADES DE MEDIDA PARA VERIFICAR Y COMPARAR LA
PRODUCTIVIDAD DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.
• CONSTITUIR UNA FUENTE DE LEGITIMIDAD QUE JUSTIFIQUE LAS ACTIVIDADES
DE CADA PERSONA O UNIDAD ORGANIZACIONAL.
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
• EL PROPOSITO DE EVALACION DEL DESEMPEÑO ES VERIFICAR SI SE OBTIENEN
LOS RESULTADOS Y CUALES SON LAS CORRECCIONES NECESARIAS QUE SE
DEBEN INTRODUCIR EN EL PROCESO. LA MEDICION PUEDE SER UN MOTIVADOR
O UNA AMENAZA PARA LAS PERSONAS.
• EL SISTEMA DE MEDICION DEL DESEMPEÑO DEBE ACTUAR MAS COMO REFUERZO
DEL BUEN DESEMPEÑO, Y NO SIMPLEMENTE COMO AMENAZA A LAS PERSONAS.
QUE MEDIR
LA PREOCUPACION PRINCIPAL DE LAS ORGANIZACIONES SE ORIENTA HACIA
LA MEDICION, EVALUACION Y CONTROL DE TRES ASPECTOS PRINCIPALES:
• RESULTADOS:RESULTADOS CONCRETOS Y FINALES QUE SE PRETENDEN ALCANZAR
DENTRO DE CIERTO PERIODO.
• DESEMPEÑO:COMPORTAMIENTO O MEDIOS INSTRUMENTALES QUE SE PRETENDEN
PONER EN PRACTICA.
• FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO:ES DECIR, ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA QUE
LA ORGANIZACIÓN SEA EXITOSA EN SU RESULTADO Y EN SU DESEMPEÑO.
ASPECTOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL
• LOS ASPECTOS MAS FOCALIZADOS DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SON:
• RENTABILIDAD: VOLUMEN DE DINERO GENERADO DESPUES DE DEDUCIR LOS GASTOS.
• COMPETITIVIDAD:ÉXITO DE UNA EMPRESA FRENTE A SUS COMPETIDORES.
• EIFICIENCIA:CONSECUCION DE RESULTADOS CON EL MINIMO DE RECURSOS PLAENADOS PARA
SER UTILIZADOS.
• EFICACIA:PORCENTAJE DE SALIDA REAL SOBRE LA SALIDA ESPERADA.
• CALIDAD:ADECUACION A LAS ESPECIFICACIONES O REQUISITOS O SUPERACION DE ELLOS
• INNOVACION:GRADO EN QUE SE PRODUCEN NUEVAS IDEAS O SE ADAPTAN VIEJAS IDEAS PARA
CREAR RESULTADOS LUCRATIVOS.
• PRODUCTIVIDAD:RELACION ENTRE LAS SALIDAS Y LAS ENTRADAS DEL SISTEMA.
• CALIDAD DEL VIDA EN EL TRABAJO: ASPECTOS DEL AMBIENTE FISICO Y PSICOLOGICO DEL
TRABAJO QUE SON IMPORTANTES PARA LOS EMPLEADOS.
CATEGORIAS DEL CONTROL
OBJETIVOS YESTANDARES
FINES ORESULTADOS
MEDIOS O DESEMPEÑOS
ASEGURAR LA DIRECCION
ADECUADA Y LOSRECURSOS E
INSUMOS NECESARIOS
GARANTIZAR LA EJECUCION
CORRECTA DE LAS OPERACIONES DELFLUJO DE TRABAJO
GARANTIZAR LOSRESULTADOS
FINALES DENTRODE LOS OBJETIVOS
Y ESTANDARESESPERADOS
ANTES DE LA OPERACION
DURANTE LA OPERACION
DESPUES DE LA OPERACION
SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO
INSUMOS DE TRABAJO
PROCESOS DE TRABAJO
RESULTADOS DEL TRABAJO
CONTROLES PREVIOS
CONTROLES A COMPETIDORES
CONTROLES POR RETROALIMENTACION
DURANTE LA OPERACIONANTES DE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION
•PLAN ESTRATEGICO
•PLANES TACTICOS YOPERACIONALES
•PLANES DE ACCION
•PRESUPUESTOS
•DESCRIPCION DECARGOS
•OBJETIVOS DEDESEMPEÑO
•PLANES DEENTRENAMIENTO
•INFORMES MENSUALES
•INFORMES ANUALES
•AUDITORIA PERIODICAS
•INVESTIGACIONES
•REVISION DELDESEMPEÑO
•EVALUACION DE LOSRESULTADOS DELENTRENAMIENTO
•OBSERVACION
•ACOMPAÑAMIENTO
•INSPEC Y CORRECCION
•REVISION DELPROGRESO
•REUNIONES DE STAFF
•SISTEMAS DE DATOS EINF. INTERNAS
•PROGRAMAS DEENTRENAMIENTO
CONTROL POR RETROALCONTROL SIMULTANEOCONTROL PREVIO
ACCION CORRECTIVA
EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTANDARES
ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.
LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL
DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA
GARANTIZAR QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO.
EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:
1.-CORRECCION DE FALLAS O ERRORES.
2.-PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.
SUBSISTEMA DE CONTROL
ENTRADASPERSONAS, DINERO,
MATERIA PRIMA, MAQUINAS
SALIDAS
EL TRABAJOCONTINUA
MEDICION DELDESEMPEÑO
SE INICIA NUEVASITUACION DE
TRABAJO
EL DESEMPEÑODIFIERE MUCHO
DE LOSESTANDARES
EL DESEMPEÑOESTA DENTRO DELOS ESTANDARES
ACCIONCORRECTIVA:
CAMBIAR PLANES, ORGANIZACIÓN Y
METODOS
COMPARACION DELDESEMPEÑO CONLOS ESTANDARES
NO ESNECESARIA
NINGUNA ACCIONCORRECTIVA
COMIENZO
DEL CONTROL
PROCESO DE CONTROL
CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION
EL CONTROL ADMINISTRATIVO ES BASICAMENTE UN PROCESO CIBERNETICO, LOS
CUALES ESTAN DOTADOS DE RETROALIMENTACION Y HOMEOSTASIS.
RETROALIMENTACION O RETROINFORMACION: ES EL MECANISMO QUE PROPORCIONA
INFORMACION RELACIONADA CON EL DESEMPEÑO PASADO O EL PRESENTE, CAPAZ DE
INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES FUTURAS O EN LOS OBJETIVOS FUTUROS DEL SISTEMA. LA
RETROALIMENTACION ES UN INGRESO ESENCIAL EN CUALQUIER PROCESO DE CONTROL,
PUES PROPORCIONA LA INFORMACION NECESARIA PARA TOMAR DECISIONES Y
PROMOVER EL AJUSTE DEL SISTEMA.
HOMEOSTASIS: TENDENCIA DE TODOS LOS ORGANISMOS Y ORGANIZACIONES A
AUTORREGULARSE, ES DECIR, A RETORNAR A UN ESTADO DE EQUILIBRIO ESTABLE, DESPUES
DE SER SOMETIDOS A LA PERTURBACION DE ALGUN ESTIMULO EXTERNO.
