Masque Powerpoint ConvictionsRH · 2020. 11. 25. · Document de travail 3 Gestion des versions Numéro de version Date de publication Auteur Visa V1.0 10/02/2020 ConvictionsRH Jean-Baptiste

Document de travail

DÉMATÉRIALISATION DE L’APPLICATION DU DROIT DES SOLS

A partir du 1er janvier 2022, toutes les communes de plus de 3500 habitants seront concernées par l’obligation de pouvoir recevoir et instruire par voie dématérialisée les demandes de permis de construire, déclarations préalables et certificats d’urbanisme : c’est la dématérialisation de l’application du droit des sols (Démat.ADS).

FAQ V2Foire aux questions

Démat.ADS

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Document de travail

Généralités

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Ce recueil de questions - réponses est la compilation de toutes les questionsrecueillies auprès des acteurs concernés sur le programme dedématérialisation des demandes d’autorisations d’urbanisme.

La FAQ est un document de travail qui a vocation à évoluer durant toute ladémarche. Elle sera régulièrement mise à jour afin de prendre en compte lesnouvelles questions.

Ce document constitue la deuxième version de la FAQ.

La Direction Programme Démat. ADS

Document de travail 3

Gestion des versions

Numéro de version

Date de publication Auteur Visa

V1.0 10/02/2020 ConvictionsRH Jean-Baptiste LASNE

V2.0 24/06/2020 ConvictionsRH Jean-Baptiste LASNE

Document de travail

Grands principes

La dématérialisation des demandes d’urbanisme

Modalités d’instruction

Modalités de dépôt

Cadre juridique et fiscalité

Coûts et investissements

Sécurité des données

Modalités de consultation et de contrôle

Modalités de décisions et d’affichage

Retrouvez ici l’intégralité des questions par thématique. Cliquez sur la thématique qui vous intéresse et revenez à tout moment à cette liste grâce au bouton accueil.

Sous chaque questions, nous indiquons les acteurs concernés, à savoir :

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Modalités d'archivage et stockage

Déploiement du programme

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Document de travail

Grands principes

1. Quel est l'intérêt de la démarche ?

2. Quelles sont les communes concernées par ladématérialisation de l'instruction ?

3. Quelles sont les demandes concernées par ladématérialisation de l'instruction ?

4. Quels seront les impacts RH de la dématérialisation?

5. En quoi la qualité des dossiers sera-t-elle améliorée avec ladématérialisation ?

6. La suite logicielle XX'AU conçue par l'Etat, qu'est ce quec'est, et à quoi va -t- elle servir ?

7. La suite logicielle XX'AU permet-elle d'instruire lesdemandes de bout en bout ?

8. Le raccordement à RIE’AU pour les communes de moins de3500 habitants peut-il se faire dans le cadre de la SVE ?

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principal

Document de travailDocument de travail

1. Quel est l'intérêt de la démarche ?

Pour les collectivités territoriales et les services del'Etat, il s'agit de gagner en efficacité grâce àl'optimisation des processus. Outre les économiespermises par la dématérialisation (impressions papier,affranchissement etc.), les agents impliqués dansl'instruction des dossiers pourront aussi recentrer leurtemps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme larelation aux pétitionnaires, l'accompagnement desporteurs de projet. La sécurité juridique des autorisationssera aussi renforcée. La dématérialisation améliorera aussila qualité des dossiers transmis, en permettant à tousd'avoir accès à un dossier actualisé en temps réel.

Pour les pétitionnaires, la dématérialisation desdemandes d’autorisations d'urbanisme s'inscrit dans lechantier plus vaste de simplification des démarchesadministratives, avec un service accessible 24/24 et 7/7. Ladématérialisation permettra plus de transparence sur l'étatd'avancement des dossiers en temps réel, et plus defluidité dans les échanges avec l'administration, grâce à laréduction des délais de transmission entre servicesconsultés.

Grands principes

La dématérialisation des demandes d’autorisations d'urbanisme a pourambition d'apporter des améliorations pour les administrations et lesusagers :

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Au 1er janvier 2022 au plus tard, l'ensemble des communes, quelle quesoit leur taille, devront être en capacité de donner une pleine effectivitéau droit pour les pétitionnaires de saisir par voie électronique (SVE)l'administration en ce qui concerne les demandes d'autorisationd'urbanisme hormis pour les demandes d'autorisation de travaux pourles Etablissements Recevant du Public (ERP) et celles concernant lesImmeubles de Grande Hauteur (IGH).

Seules les communes de plus de 3500 habitants seront soumises àl'obligation de gérer la réception et l'instruction de manière entièrementdématérialisée.

Pour cela, elles devront se connecter à une plateforme d'échange et destockage appelée PLAT'AU.

Des expérimentations sont en cours avec des collectivités volontairespour vérifier l'interopérabilité des systèmes d'information utilisés."

Seules les communes de plus de 3500 habitants seront soumises àl'obligation de gérer le dépôt et l'instruction de manière entièrementdématérialisée.

Pour cela, elles devront se connecter à une plateforme d'échange et destockage appelée PLAT'AU.

Des expérimentations sont en cours avec des collectivités volontairespour vérifier l'interopérabilité des systèmes d'information utilisés.

Grands principes

2. Quelles sont les communes concernées par la dématérialisation del'instruction ?

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Document de travail

Le programme Démat. ADS concerne l'ensemble des demandesd'autorisation en urbanisme (permis de construire, de démolir,d'aménager, déclarations préalables).

L'obligation de dématérialisation ne concerne pas les demandesd'autorisation de travaux pour les Etablissement Recevant du Public(ERP) et celles concernant les Immeubles de Grandes Hauteur (IGH).

Comme la suite logicielle XX'AU le permet, une collectivité a donc lechoix : elle peut choisir de dématérialiser ces demandes et proposerune téléprocédure ou elle peut choisir de les refuser.

Les déclarations d'intention d'aliéner (DIA) ne sont pas dans lepérimètre du programme.

Grands principes

3. Quelles sont les demandes concernées par le projet dedématérialisation ?

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Document de travail

Grands principes

4. Quels seront les impacts RH de la dématérialisation ?

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La dématérialisation va entraîner un changement de nature de l'activité,puisque certaines tâches vont être automatisées et n'auront plus besoind'un traitement manuel (envoi, dépôt, affranchissement etc.)

De nouvelles compétences seront à développer autour de la prise enmain de l'outil informatique notamment. Le processus actueld'instruction cependant reste le même.

En termes d'impacts RH, il s'agira d'anticiper la formation des agentsconcernés et de les accompagner dans la prise en main.

Aujourd'hui, la communauté Urbanisme & Numérique permet derecevoir régulièrement de l'information sur l'avancée du projet, et unespace numérique dédié - en cours de conception - recenseral'ensemble des documents existants d'une part, et permettra aux acteursde la communauté d'échanger d'autre part.

L'Etat et les associations d'élus animeront cet outil et déposerontrégulièrement des documents utiles pour partager les bonnes pratiqueset sécuriser la conduite du changement.

Par ailleurs, le CNFPT participe aux instances de pilotage du programmeet proposera des formations pour accompagner les agents.

Document de travail

Grands principes

5. En quoi la qualité des dossiers sera t-elle améliorée avec ladématérialisation ?

La dématérialisation de la constitution du dossier, que cela soit parl'utilisation d'AD'AU ou d'un portail de collectivité territoriale, permetd'accompagner le pétitionnaire dans la constitution de son dossier(aide au renseignement du CERFA et établissement de la liste despièces justificatives).

Cet accompagnement devrait concourir à réduire les incomplétudes,sans aller jusqu'à empêcher la production de pièces non complètes ouinexploitables.La transmission automatique des informations et des piècesjustificatives élimine les activités de ressaisies, source importanted'erreur.

La dématérialisation vise aussi à faciliter le travail d'instruction. Lecentre instructeur ainsi que les autres services devant rendre un avis(ABF, pompiers etc.) auront accès à un même dossier en ligne demanière simultanée, ce qui permet de fluidifier, d’accélérer leséchanges et de diminuer le risque de perte des pièces du dossier.

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6. La suite logicielle XX'AU conçue par l’Etat, qu'est ce que c'est, et àquoi va -t- elle servir ?

L'Etat conçoit une suite logicielle aujourd'hui composée de 3 solutions -qui pourra être enrichie a posteriori :

• PLAT'AU, pour "Plateforme des Autorisations d'urbanisme", serala plateforme d'échange et de partage à laquelle seront connectéstous les systèmes d'information des collectivités territoriales et desservices de l'Etat.

• AD'AU, pour "Assistance aux Demandes d'Autorisationd'Urbanisme", déjà accessible en ligne sur service-public.fr,accompagne l'usager dans la constitution de son dossier dedemande d'autorisation d'urbanisme en ligne (remplissage desCERFA, établissement de la liste des pièces justificatives à fournir)avant d'aller déposer son dossier en Mairie. À terme, le processussera entièrement dématérialisé pour les communes qui en feront lechoix. Les dossiers pourront être remplis et transmis au guichetunique par voie électronique depuis ce service.

• RIE'AU, pour "Réception, Information et Échanges desAutorisations d'Urbanisme" est un espace d'échange entrel'usager, la commune et le service instructeur, pour les communesqui ne disposent pas de la compétence en matière d'autorisationd'urbanisme, c'est à dire appliquant le Règlement Nationald'Urbanisme (RNU) dont les dossiers sont instruits par les services del'Etat (DDT(M), DEAL).

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Grands principes




7. La suite logicielle XX'AU permet-elle d'instruire les demandes de bouten bout ?

La suite XX'AU ne couvre pas tout le périmètre d'instruction :

• Les collectivités compétentes dotées d'une solution d'instructionconservent leurs outils. Le marché des éditeurs de logicielsd'instruction est concurrentiel et la demande est solvable; enconséquence, l'Etat n'a pas vocation à se substituer à l'offre desolutions existantes, afin de ne pas fausser les règles de laconcurrence.

• Les services consultés conservent leurs outils pour gérer lesdemandes d'avis les concernant. PLAT'AU n'est pas un outil métiermais un outil "d'arrière cuisine" permettant les échanges entre lesdifférents acteurs. Il n'a pas vocation à porter des règles métier.

• Un chantier de standardisation vise à rendre les solutionsinteropérables et les services consultés en seront partie prenante.

Si une collectivité a développé ses propres outils, son "développeurinterne" pourra participer aux travaux de raccordement avec laplateforme PLAT'AU proposée par l'Etat, au même titre que les éditeursde logiciel.

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Grands principes




8. Le raccordement à RIE’AU pour les communes de moins de 3500habitants peut-il se faire dans le cadre de la SVE ?

Non, pour le moment le raccordement à RIE’AU n'est prévu que pour lescommunes au RNU, lorsque les demandes font l'objet d'une instructionpar la DDT(M)/DEAL. Mais un raccordement à PLAT'AU sera possible..

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Grands principes



Document de travail

9. Quels sont les fondements juridiques de la démarche ?

10. Quel est le risque juridique encouru pour les communesn'ayant pas mis en place la SVE d'ici 2022 ?

11. Y aura -t- il des simplifications réglementaires à l'occasionde la dématérialisation ?

12. Quels liens doit-on faire entre les obligations de SVE(saisine par voie électronique) et la dématérialisation desdemandes d’autorisations d'urbanisme ?

13. Le toilettage des textes aboutira -t- il à une modification duCode de l'urbanisme et dans quel délai ?

14. Des évolutions réglementaires sont-elles prévues?

15. Quelle est la place de la fiscalité de l'urbanisme dans leprojet de dématérialisation ?

16. En termes de missions relatives à l'application du droit dessols, quels transferts sont prévus des DDT au DDFIP ?

17. Le module fiscalité d'ADS 2017 sera -t- il interfacé avec lesoutils informatique de la DGFIP ?

18. Juridiquement, sera -t- il possible d'imposer le format detransmission des pièces au format numérique (pour lesplans par exemple) ?

19. Quels sont les codes (CU, CHH…?) qui devront être mis encohérence dans le cadre de la dématérialisation desdemandes d’autorisations d'urbanisme ? Et d'ici à quelleséchéances ? Cela se fera par voie de décret ou d'arrêté ?



Document de travail

20. Quels sont les points juridiques à valider dans le cadre de latéléprocédure concernant l'authentification de l'usager?

21. Est-il prévu que la notification numérique ait une valeurréglementaire pour ne plus avoir à envoyer de lettrerecommandée avec accusée de réception ?

22. La liquidation de la taxe d'aménagement restera -t- elle dela compétence de l'Etat ?

23. Quand l'envoi des dossiers fiscalité sera -t- il dématérialisé ?

24. Dans le cas où l'on souhaiterait rédiger des CGU encadrantle contenu du dossier déposé numériquement : jusqu’oùpeut-on aller sans que cela soit considéré comme abusif ?Quelles solutions de rejet tacite au motif de non–respectdes CGU pouvons-nous envisager ?

25. Dans le cas d'un EPCI qui dispose d'un service instructeurmutualisé, mais où certaines communes de son territoireassure l'instruction en propre, l'EPCI peut-il mettre en placeune téléprocédure pour l'ensemble de ses communes?

26. Les agents fiscalistes expriment de fortes inquiétudes surleurs métiers et leurs futures mobilités. Quelle réponseavez-vous à nous apporter, notamment à l’approche desentretiens annuels ?



principal


Le droit pour toute personne de saisir par voie électroniquel'administration est un principe général instauré par les articles L.112-8et suivants du Code des relations entre le public et l'administration(CRPA).

Il s'applique pour toute demande ou procédure - sauf quelquesexceptions, à l'ensemble des services de l'Etat et des collectivitésterritoriales.

Les modalités de cette saisine par voie électronique (SVE) sont laissées àl'appréciation de la collectivité : e-mail, formulaire de contact, téléservice etc., dans le respect du cadre juridique général posé par leCRPA.

Son échéance pour le dépôt des demandes d'autorisations d'urbanisme(DAU) a été alignée au 1er janvier 2022 sur l'obligation dedématérialiser l'ensemble de la chaîne d'instruction des DAU pour lescommunes de plus de 3500 habitants (article L. 423-3 du Code del'urbanisme).


9. Quels sont les fondements juridiques de la démarche ?

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Pour rappel, la SVE prévue par le CRPA, est un droit pour les usagers desaisir leurs administrations de manière dématérialisée.

Si la collectivité ne met pas en œuvre une solution de saisine par voieélectronique, le risque majeur est qu'un pétitionnaire transmette sademande par courriel ; ce qui ferait démarrer les délais d'instruction.

En effet, si la commune n'a pas mis en place de solution, le courrieldevient par défaut l'outil qui permet de répondre à l'obligation de SVE.

Par ailleurs, la commune doit faire la publicité de sa solution (enparticulier sur le portail ou le site internet de la collectivité).


10. Quel est le risque juridique encouru pour les communes n'ayant pasmis en place la SVE d'ici 2022 ?

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Un chantier juridique dédié vise à adapter les textes à la procéduredématérialisée. A ce titre, des simplifications sont prévues mais aucunerefonte du Code de l'urbanisme n’est programmée à court terme.


11. Y aura -t- il des simplifications réglementaires à l'occasion de ladématérialisation ?

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La SVE, prévue par le CRPA, est un droit pour les usagers de saisir leuradministration, et reste donc une alternative à la saisine papier.

La SVE et l'obligation prévue par la loi ELAN de disposer d'unetéléprocédure pour recevoir et instruire les demandes d'autorisationd'urbanisme ont la même échéance : au plus tard au 1er janvier 2022.

L'objectif de faire converger ces deux rendez-vous est de permettre àl'Etat et aux collectivités de garantir une interopérabilité des différentsoutils.


12. Quels liens doit-on faire entre les obligations de SVE (saisine parvoie électronique) et la dématérialisation des demandes d’autorisationsd'urbanisme ?

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Une adaptation de la partie réglementaire du Code de l'urbanisme estprévue pour 2021 avec des dispositions applicables à compter du 1erjanvier 2022. Le contenu de cette adaptation est en cours de définitionet se nourrit de l'avancée du chantier technique, de sorte que lesajustements à apporter (modalités de transmission des dossiers,modalités de notification des actes par exemple) répondent à dessolutions pratiques acceptables.

Des consultations en amont seront réalisées auprès des partenaires duprogramme Démat. ADS.


13. Le toilettage des textes aboutira -t- il à une modification du Code del'urbanisme et dans quel délai ?

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Deux projets de textes vont être réalisés pour l'introduction de ladématérialisation de l'ADS dans les textes :

- Un décret portant « adaptation » des dispositions réglementairesnotamment celles du code de l’urbanisme

- Un arrêté, prescrit par l’article L. 423-3 du code de l’urbanisme, quiprécisera les caractéristiques de la « téléprocédure spécifique » dontdevront disposer les communes de plus de 3 500 habitants au 1erjanvier 2022


14. Des évolutions réglementaires sont-elles prévues?

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La fiscalité de l'urbanisme fait partie du périmètre de la dématérialisation.A ce titre, l'outil actuel utilisé par les services de l'Etat permettant laliquidation des taxes d'urbanisme sera raccordé à PLAT'AU.


15. Quelle est la place de la fiscalité de l'urbanisme dans le projet dedématérialisation ?

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Seule la liquidation (i.e. le calcul des taxes) est concernée par un transfertentre les DDT(M) / DEAL et les DDFIP.

Une mission conjointe de l'IGF et du CGEDD a rendu son rapport enfévrier : il s'agit d'un travail prospectif pour émettre desrecommandations et des préconisations sur les scenarios envisageablesdu transfert de la fiscalité.

Le scénario choisi fera l’objet d’un accord entre la DGFIP et la DGALN.


16. En termes de missions relatives à l'application du droit des sols,quels transferts sont prévus des DDT au DDFIP ?

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ADS2007 est connecté à Chorus. Dans le cadre du programme Démat.ADS cette interface demeure inchangée.


17. Le module fiscalité d’ADS 2007 sera -t- il interfacé avec les outilsinformatique de la DGFIP ?

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Oui. Les formats de pièces acceptés dans les conditions généralesd'utilisation du service numérique ont vocation à être précisés dans lestextes à venir.


18. Juridiquement, sera -t- il possible d'imposer le format detransmission des pièces au format numérique (pour les plans parexemple) ?

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Le Code de l'urbanisme, et si besoin, les codes connexes qui yrenvoient. L'échéance est prévue pour une publication dans le courantdu premier semestre 2021. Une analyse juridique est actuellementmenée pour déterminer les évolutions à envisager notamment pourpermettre l'adéquation de la dématérialisation en ADS avec leslégislations connexes.


19. Quels sont les codes (CU, CHH…?) qui devront être mis encohérence dans le cadre de la dématérialisation des demandesd’autorisations d'urbanisme ? Et d'ici à quelles échéances ? Cela se ferapar voie de décret ou d'arrêté ?

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L'authentification du demandeur doit permettre de valider un niveausuffisant de sécurisation de son identification. Les modalités serontprécisées par arrêté au cours du premier semestre 2021.


20. Quels sont les points juridiques à valider dans le cadre de latéléprocédure concernant l'authentification de l'usager?

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21. Est-il prévu que la notification numérique ait une valeurréglementaire pour ne plus avoir à envoyer de lettre recommandée avecaccusé de réception ?

Le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA) offre unealternative à la lettre recommandée avec avis de réception classique dansle cadre d'échanges dématérialisés. Le Code de l'urbanisme sera mis enadéquation avec ces modalités.

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Oui. Par la circulaire du 12 juin 2019 portant sur l’organisation territorialede l’État (OTE), le Premier Ministre a décidé du transfert de la liquidationdes taxes d'urbanisme aux services de la direction générale des Financespubliques.


22. La liquidation de la taxe d'aménagement restera -t- elle de lacompétence de l'Etat ?

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En considérant que dans cette question la notion de dossier fiscalitérecouvre la déclaration des éléments nécessaires au calcul desimpositions (DENCI), alors les dossiers fiscalité seront dématérialisésdans le même calendrier que la demande d'autorisation d'urbanisme ;c'est à dire selon les échéances de la loi Elan et de la mise en œuvre dela saisine par voie électronique (1er janvier 2022).


23. Quand l'envoi des dossiers fiscalité sera -t- il dématérialisé ?

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L'analyse juridique sur le contenu et la forme que devra prendre lesConditions Générales d'Utilisation (CGU) dans le cadre de latéléprocédure de demandes d'autorisation d'urbanisme est un chantierimportant sur lequel nous allons travailler dans les prochains jalons. Atitre d'exemple, les CGU de la téléprocédure mise en ligne par Paris sontconsultables.


24. Dans le cas où l'on souhaiterait rédiger des CGU encadrant lecontenu du dossier déposé numériquement : jusqu’où peut-on allersans que cela soit considéré comme abusif ? Quelles solutions de rejettacite au motif de non–respect des CGU pouvons-nous envisager ?

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D'un point de vue purement juridique, si la téléprocédure permet auxservices instructeurs des communes de traiter eux-mêmes leursdossiers, il n'y a pas de problème. A défaut, le service mutualisé del'EPCI n'aura pas mandat pour procéder à l'instruction des dossiers descommunes qui ne lui auront pas donné mandat (délégation) pour cefaire.


25. Dans le cas d'un EPCI qui dispose d'un service instructeurmutualisé, mais où certaines communes de son territoire assurel'instruction en propre, l'EPCI peut-il mettre en place une téléprocédurepour l'ensemble de ses communes?

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Concernant les inquiétudes des agents fiscalistes, il n’y a aucunscenario envisagé pour le moment. La mission effectue un travailprospectif pour émettre des recommandations et des préconisationssur les scenarios envisageables du transfert de la fiscalité qui fera l’objetd’un accord entre la DGFIP et la DGALN.

Si la mission préconise une modification et une simplification de la taxe,cela entrainera un débat législatif, qui n’est pas prévu à l’heure actuellepar le gouvernement.

La Direction de programme Démat.ADS a fait remonter à la DGALN lesinquiétudes et les troubles que cela soulève dans la filière fiscalité.


26. Les agents fiscalistes expriment de fortes inquiétudes sur leursmétiers et leurs futures mobilités. Quelle réponse avez-vous à nousapporter, notamment à l’approche des entretiens annuels ?

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Document de travail


27. Comment les collectivités traiteront-elles les demandesdéposées en version papier si l'ensemble de la procédure avocation à être dématérialisée ?

28. Le dépôt est-il maintenu en mairie ?

29. Le dépôt des demandes d'autorisation d'urbanisme se fera -t-il sur une plateforme gérée par l'Etat ?

30. Pour ne pas rompre la chaine de l’instruction dématérialisée,la réponse numérique peut-elle être mise plus en avantenvers les pétitionnaires?

31. Une agglomération peut-elle mettre à disposition de sescommunes membres une plateforme de dépôt des DAU ?

32. Sur une demande totalement dématérialisée, le cachet et lasignature de l'architecte doivent-ils apparaître ?

33. Quels sont les changements pour les usagers et les acteursprivés et comment vont-ils être soutenus dans la démarche ?

34. Sera -t- il possible de pré-déposer les dossiers ? Pour éviterd'avoir à solliciter les services avec des plans papiers ?

35. Lors du dépôt de la demande d'autorisation d'urbanisme,comment va t-on répartir les dossiers relevant de lacompétence Etat de ceux relevant de la compétencecommune ?


principal

Document de travail


36. La proposition d’une transmission immédiate au serviceinstructeur dès le dépôt (en lieu et place du guichet unique) afait l'objet de discussion. Avez-vous retenu cette option?

37. Le dépôt d’un dossier numérisé ne nécessite pas deressaisie ; pour autant, il sera nécessaire de vérifier lesinformations saisies. Que conseillez-vous?

38. Qu'advient-il si un élément du CERFA est mal rempli et que ledemandeur procède à une correction? Est-ce que cela estbien considéré comme un nouveau dépôt?

39. Les demandes d'urbanisme pour l'aménagement des ERP etIGH sont-elles soumises à la dématérialisation ?


principal


27. Comment les collectivités traiteront-elles les demandes déposées en version papier si l'ensemble de la procédure a vocation à être dématérialisée ?

Le législateur a veillé à laisser la possibilité au pétitionnaire de déposerson dossier sous forme papier.

L'expérience des collectivités qui ont déjà dématérialisé tout ou unepartie du processus de dépôt ou d'instruction montre qu'il est plussimple pour la collectivité de numériser le dossier afin qu'il rejoigne leprocessus de traitement dématérialisé, et ainsi de faire converger lesdossiers sur une même chaîne d'instruction.

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Revenir au menu Mod. de dépôts



28. Le dépôt est-il maintenu en mairie ?

Oui, au sens où le processus ne change pas : les communescompétentes en matière d'application du droit des sols reste le guichetunique, dématérialisé ou non, de dépôt des demandes pour lepétitionnaire.

Elle met en place un système d'horodatage pour les numéros d'ordre,en veillant à ce que la numérotation des dossiers puisse tenir comptedes dépôts papiers et des dépôts par voie dématérialisée.

En ce sens, l'expérience montre qu'il est souhaitable que les dossiersdéposés en version papier soient numérisés pour rejoindre le processusdématérialisé et permettre l'unicité non seulement de la numérotation,mais aussi, du processus d'instruction de la demande.

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29. Le dépôt des demandes d'autorisation d'urbanisme se fera -t- il surune plateforme gérée par l'Etat ?

Pour répondre à cette question, il faut distinguer les communescompétentes des communes non compétentes (qui ne disposent pasd'un document d'urbanisme opposable et dont les demandesd'autorisation d'urbanisme sont instruites par les services de l'Etat).

A partir de juin 2020, la direction du programme démat ADS s'estengagée à fournir un outil de dépôt, de suivi et d'échanges entre ledemandeur et le service instructeur pour les communes noncompétentes.

Cet outil sera appelé RIE'AU pour "Réception, Information et Echangesdes Autorisations d'Urbanisme".

S'agissant des communes compétentes, elles devront s'équiper d'unportail de dépôt pour répondre à l'échéance du 1er janvier 2022.

Une réflexion sur la mutualisation de son coût à un niveau supracommunal est recommandée.

Pour information, l'application AD'AU, pour "Assistance aux Demandesd'Autorisation d'Urbanisme", déjà accessible en ligne sur service-public.fr, accompagne l'usager dans la constitution de son dossier dedemande d'autorisation d'urbanisme en ligne (remplissage des CERFA,établissement de la liste des pièces justificatives à fournir) avant d'allerdéposer son dossier en Mairie. A terme, le processus sera entièrementdématérialisé pour les communes qui en feront le choix. Les dossierspourront être remplis et transmis par voie électronique depuis ceservice.

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30. Pour ne pas rompre la chaîne de l’instruction dématérialisée, laréponse numérique peut-elle être mise plus en avant envers lespétitionnaires?

Il est possible d'encourager les pétitionnaires à utiliser les servicesnumériques via des téléservices dédiés.

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31. Une agglomération peut-elle mettre à disposition de ses communesmembres une plateforme de dépôt des DAU ?

Oui, cette plateforme devra se conformer aux obligations permettant ladématérialisation de la réception et le cas échéant de l'instruction desDAU.

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32. Sur une demande totalement dématérialisée, le cachet et la signature de l'architecte doivent-ils apparaître ?

La question de la signature fait l'objet d'une étude juridique plusapprofondie pour en étudier les réels enjeux. Mais à titre d'exemple, laville de Paris a mis en place un dispositif qui consiste à recueillir lavalidation de l'architecte lors du dépôt du dossier.

Si cette validation se fait dans les conditions minimales de sécurité(connexion individualisée), elle est considérée comme valant signature.C'est donc ce dernier point qu'il est nécessaire de clarifier.

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33. Quels sont les changements pour les usagers et les acteurs privés et comment vont-ils être soutenus dans la démarche ?

Si l'usager choisit la procédure dématérialisée, il pourra directementremplir sa demande en ligne, en étant guidé au préalable pour choisir etremplir le bon CERFA (en utilisant l'outil AD'AU).

Il devra joindre les pièces en les numérisant, comme il le fait déjà pourd'autres procédures matérialisées. Il devra veiller à la lisibilité et àl'exploitabilité des documents qu'il transmet numériquement.

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34. Sera -t- il possible de pré-déposer les dossiers ? Pour éviter d'avoir àsolliciter les services avec des plans papiers ?

Le pré-dépôt n'est pas prévu dans la suite XX'AU de l'Etat. Lessollicitations en amont peuvent néanmoins s'organiser avec un échangede documents par mail et réunions de travail.

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35. Lors du dépôt de la demande d'autorisation d'urbanisme, commentva t-on répartir les dossiers relevant de la compétence Etat de ceuxrelevant de la compétence commune ?

Le dépôt est toujours assuré auprès d'un guichet unique (c'est uninvariant). Il appartient à ce dernier de désigner le centre instructeurqu'il estime compétent (sachant que les erreurs d'aiguillage comme àl'heure actuelle seront toujours possibles mais bien plus facile àrésoudre ).

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36. La proposition d’une transmission immédiate au service instructeurdès le dépôt (en lieu et place du guichet unique) a fait l'objet dediscussion. Avez-vous retenu cette option?

Cette proposition n'a pas été actée.

A l'heure actuelle, le programme Démat. ADS ne travaille pas sur larefonte de la chaîne de traitement des demandes d'autorisationd'urbanisme, mais se concentre sur le respect de l'échéance de la loiElan.

Les collectivités peuvent, si elles le souhaitent, travailler àl'automatisation de cette transmission, avec l'aide de leur éditeur.

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37. Le dépôt d’un dossier numérisé ne nécessite pas de ressaisie ; pourautant, il sera nécessaire de vérifier les informations saisies. Queconseillez-vous?

Un contrôle "humain" de cohérence des informations remplies resteranécessaire pour vérifier la présence de données concernant l'identité etles coordonnées du pétitionnaire.

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38. Qu'advient-il si un élément du CERFA est mal rempli et que ledemandeur procède à une correction? Est-ce que cela est bienconsidéré comme un nouveau dépôt?

Toute modification au CERFA ne devrait pas être considérée comme unenouvelle demande mais bien une modification du dossier initialementdéposé.

A noter que PLAT'AU conserve la trace des différentes versions desdossiers qui lui sont transmis.

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39. Les demandes d'urbanisme pour l'aménagement des ERP et IGHsont-elles soumises à la dématérialisation ?

Les dossiers ERP et IGH ont été exclus de la saisine par voie électroniqueet n'ont pas vocation à entrer obligatoirement dans le champ de ladématérialisation.

Cependant, le guichet unique demeure libre de les accepter sous formedématérialisée sous réserve que les commissions chargées de seprononcer sur ces dossiers acceptent de les recevoir également souscette forme. La collectivité territoriale qui souhaite la réaliser, pourlimiter les flux papier par exemple, peut prendre l'attache descommissions pour valider la faisabilité et les modalités. Cela pourraitrelever donc de bonnes pratiques avec la formalisation par exempled'une simple convention des modalités de fonctionnement entredifférentes entités pour ainsi clarifier les responsabilités de chacun.

A défaut, une rematérialisation à ses frais pour transmission aux servicescompétents sera nécessaire.

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Document de travail

40. Quel est le point de départ du délai d'instruction dans lecadre d'une procédure numérique ?

41. Si tous les services consultés ont accès au dossier en tempsréel grâce à PLAT'AU, le service instructeur devra -t- il toujourssaisir les instances consultatives ?

42. Les DDT gardent-elles un rôle dans l'instruction ?

43. L'instruction papier et l'instruction dématérialisée sont-ellesamenées à cohabiter ?

44. Comment seront sollicitées et transmises les piècesmanquantes ?

45. La transmission des dossiers dématérialisés se fera-t-elleautomatiquement vers SITADEL ? Et vers la DDT pour lerecouvrement des taxes ?

46. Pour les notifications de délais et autres demandes aupétitionnaire, la demande par mail vaudra -t- elle preuve ?

47. Que prévoit la réglementation concernant les signaturesnumériques?

48. La lettre de premier mois va -t- elle toujours exister pournotifier les nouveaux délais et les pièces manquantes ? Si oui,sous quelle forme?

49. Comment se fera la répartition des dossiers numérisés auprèsdes agents (qui se fait "à la pile" aujourd'hui) ? Les affectationsseront-elles faites par commune, par secteur ?

50. Quelles sont les obligations qui pèsent sur un serviced'instruction mutualisé dont quelques communes seulementsont concernées ?



principal

Document de travail

51. Pourra-t-on instruire la demande avec un seul écran ?

52. Pour les dossiers volumineux, comment les fichiers "lourds"pourront-ils être transmis numériquement par le pétitionnaireau service instructeur ?

53. La commune pourra-t-elle décider d'elle-même de réduire ledélai d'instruction sur une demande de permis ?

54. Si l’instructeur se rend compte qu’un avis de service n’est pascohérent, est-il possible de corriger l’avis par « auto-saisine » duservice? Est-il possible d’annuler le premier avis ?

55. Comment mesurer numériquement les implantations et leshauteurs des bâtiments ?

56. Quid des ADS en secteur ABF ? Ces dossiers sont complexes etnécessitent souvent des pré-instructions, du conseil en amont.Comment la dématérialisation prévoit d'intégrer ces situationsparticulières ?

57. Comment seront instruits les permis modificatifs si le dossierinitial n'a pas été numérisé ? Cela implique -t- il de numérisertous les anciens dossiers en cours de validité ?

58. Comment font les communes qui ont confié l’instruction à unservice externe, prestataire privé ?



principal


En application des dispositions du Code des relations entre le public etl'administration, il incombe à l'autorité administrative d'informer l'usagerde la bonne réception de son envoi.Tout envoi par un usager à une autorité administrative par voieélectronique dans le cadre d'un téléservice fait l'objet d'un accusé deréception électronique (ARE).Lorsque l'ARE n'est pas instantané, un accusé d'enregistrementélectronique (AEE), qui acte l'heure et le jour de réception, est adressé àl'usager dans le délai d'un jour ouvré à compter de la réception. La datedu point de départ du délai d'instruction est calculée à partir de la date àlaquelle l'AEE a été émis.L'adaptation des textes à la procédure dématérialisée précisera lesinformations relatives au délai d'instruction.


40. Quel est le point de départ du délai d'instruction dans le cadred'une procédure numérique ?

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41. Si tous les services consultés ont accès au dossier en temps réelgrâce à PLAT'AU, le service instructeur devra -t- il toujours saisir lesinstances consultatives ?

Oui.

L'autorité compétente reste responsable de l'instruction (R. 423-14 duCode de l'urbanisme) et pilote la procédure. Le service instructeur devraà ce titre saisir les services consultés pour qu'ils puissent ensuite rendreun avis, qui sera directement visible via PLAT'AU.

Sauf quelques cas exceptionnels de transmissions directes, le serviceinstructeur recueille les avis et accords (R. 423-50 et R. 423-51 du mêmecode).

Les services consultés pourront donc se prononcer une fois que leservice instructeur les aura saisis de manière formelle au préalable. Leservice instructeur pourra ainsi suivre la procédure de bout en bout, ets'assurer que tous les services ayant un avis à donner sur un projet l'ontbien fait.

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42. Les DDT gardent-elles un rôle dans l'instruction ?

Oui. Le métier reste le même. Les rôles et missions n'évoluent pas demanière fondamentale.

Les modalités de traitement des demandes évoluent pour tenir comptede la dématérialisation portée par les évolutions réglementaires desDDT à la loi ELAN.

Les DDT(M) et DEAL conservent leur rôle, pour selon les cas :• instruire les demandes (RNU, OIN, permis Etat, ect.) et proposer une

décision• rendre un avis• la fiscalité de la taxe d'aménagement le cas échéant

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43. L'instruction papier et l'instruction dématérialisée sont-ellesamenées à cohabiter ?

Oui, en entrée à l'instruction, il y aura un double flux, papier et numérique.Le législateur n'empêche aucunement les pétitionnaires de continuer àremettre des dossiers papiers. Il appartient au service instructeur dedéfinir les modalités de gestion de ce double flux.

L'expérience des communes qui ont d'ores et déjà dématérialisé tout ouune partie du processus d'instruction, milite en faveur de la numérisationdes dossiers déposés papiers pour fusionner les chaînes d'instruction.

Certains dossiers exceptionnels pourront continuer à faire l'objet d'uneinstruction papier dans l'attente que les solutions mises en placepermettent de les intégrer dans une procédure dématérialisée.

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44. Comment seront sollicitées et transmises les pièces manquantes ?

Les pièces manquantes pourront être sollicitées et transmises par lamême voie que celle du dépôt initial du dossier.

Sous réserve que cela soit explicitement mentionné dans les conditionsgénérales d'utilisation du service de dépôt en ligne, dés lors que l'usagerprocède au dépôt de son dossier en ligne, il est réputé accepter leséchanges par voie électronique, tout en ayant la possibilité de revenir aposteriori à un envoi postal classique (possibilité offerte par le code desrelations entre le public et l'Administration - CRPA).

Concernant les échanges nécessitant l'utilisation d'une lettrerecommandée avec accusé de réception, le système dématérialisé mis enplace devra garantir un service équivalent (RAR électronique, portail aveccompte personnel conforme aux exigences du CRPA).

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45. La transmission des dossiers dématérialisés se fera-t-elleautomatiquement vers la base de données SITADEL?

A terme oui.La transmission des données des dossiers dématérialisés se feraautomatiquement vers la base de données SITADEL pour le traitementstatistique des opérations de construction et vers les DDT(M)/ DEAL pourle traitement fiscal.

C'est l'objet de PLAT’AU que de permettre ces transmissions : lestransmissions actuelles (SITADEL, traitement fiscal) fusionneront pourdevenir une transmission unique au format standard.

Pour les dossiers non dématérialisés et tant que les systèmes ne sont pasopérationnels, les données doivent continuer à être transmises sous formede fichiers ou par saisies web. Il s'agit notamment des données relativesaux déclarations d'ouverture de chantier et d'achèvement et d'attestationde conformité des travaux, qui sont capitales pour Sit@del.

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46. Pour les notifications de délais et autres demandes au pétitionnaire,la demande par mail vaudra -t- elle preuve ?

Les cas métiers décrits exigent, en procédure papier, l'utilisation de lalettre recommandée avec avis de réception conférant date certaine,nécessaire au démarrage du délai d'instruction.Le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA) faitmention notamment de l'utilisation d'un procédé électronique commealternative à la lettre recommandée exigée. En application de l'articleL.112-15 du même code, trois conditions doivent être réunies : désignerl'expéditeur, garantir l'identité du destinataire et établir si le document aété remis. Les articles réglementaires du CRPA suivants décrivent plusprécisément les modalités que doit respecter ce procédé électronique.L'adaptation du Code de l'urbanisme à la procédure dématérialiséedéfinira les modalités (via mails, via téléservice).

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47. Que prévoit la réglementation concernant les signaturesnumériques?

Pour rappel, la signature numérique (ou signature électronique) est unmécanisme à trois niveaux (simple, avancé et qualifié) permettant de garantirl'intégrité d'un document électronique et d'en authentifier l'auteur, paranalogie avec la signature manuscrite d'un document papier.

Prévue par l'art.1367 du Code civil qui précise que : "La signature nécessaire àla perfection d'un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste sonconsentement aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle estapposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte". Cet articleajoute que : "Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédéfiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. Lafiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve du contraire. Lorsque lasignature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité del'acte garantie, dans les conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.«

Pour ce qui est de l'administration, à l'inverse des demandeurs, l'auteur d'unacte administratif est par principe dans l'obligation de le signer (art. L. 212-1CRPA). Les décisions d'urbanisme (arrêtés et lettres de notifications) doiventêtre signées par l'autorité compétente ou ses délégués.A ce principe font exceptions les procédures dématérialisées.

Le CRPA permet à l'administration davantage de souplesse en lui donnant lapossibilité d'opter pour une signature électronique sous réserve que leprocédé utilisé soit conforme aux règles du référentiel général de sécuritémentionné au I de l'article L.112-9 et aux articles 9 à 12 de l'ordonnancen°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entreles usagers et les autorités administratives et entre les autorités administrativesainsi que les actes préparatoires à ces décisions" et qu'elles comportent lesprénoms, noms, services et qualité de leur auteur (art. L. 212-2).L'art. A. 424-2 Code de l'urbanisme précise pour les décisions que "L'arrêtémentionne, en caractères lisibles, le prénom, le nom et la qualité de sonsignataire." sans plus de détails.Cela vaut également pour les CU (art. A. 410-3)

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48. La lettre de premier mois va -t- elle toujours exister pour notifierles nouveaux délais et les pièces manquantes ? Si oui, sous quelleforme ?

La procédure reste inchangée. Les modalités de notification dépendrontdu choix des collectivités et du choix de la modalité de contact dupétitionnaire, dans le respect des règles en vigueur en la matière.Pour le cas des communes non-compétentes en matière de délivranced'autorisations d'urbanisme, lorqu'un dossier sera réputé incompletet/ou qu'un allongement du délai d'instruction sera applicable, lepétitionnaire recevra un avis qui prendra la forme d'un e-mail pourl'inviter à consulter son espace utilisateur. ll pourra alors prendreconnaissance des informations ou des demandes du service instructeur.Par application de l'article R.423-48 du Code de l'urbanisme, lepétitionnaire est réputé avoir reçu cet avis sous un délai de 8 jours aprèsenvoi.

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49. Comment se fera la répartition des dossiers numérisés auprès desagents (qui se fait "à la pile" aujourd'hui) ? Les affectations seront-ellesfaites par commune, par secteur ?

Chaque centre instructeur sera libre de redéfinir les meilleures modalitésen termes d'évolutions de son organisation interne. Dans le cadre duchantier de conduite du changement, l'Etat pourra être à l'initiative depropositions en ce sens.

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50. Quelles sont les obligations qui pèsent sur un service d'instructionmutualisé dont quelques communes seulement sont concernées ?

En premier lieu, toutes les communes sont concernées par la possibilité d'êtresaisies par voie électronique. A ce titre, les communes et le service instructeurdevront être en capacité de traiter ces dossiers.

Pour l'instruction dématérialisée, si toutes ou une partie des communes de sonpérimètre sont concernées (c’est-à-dire que le périmètre du service instructeurcomprend des communes de plus de 3 500 habitants), le service instructeurmutualisé devra mettre en œuvre la dématérialisation de l'instruction desautorisations d'urbanisme.

Les communes de moins de 3500 habitants pourront alors aussi bénéficier dusystème d'instruction dématérialisé, proposé par le centre instructeur.Cependant, la loi ELAN ne prévoit aucune obligation pour ces communes ; lecentre instructeur et les communes de moins de 3500 pourront décider enconséquence de l'opportunité et du calendrier de cette bascule.

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51. Pourra -t- on instruire la demande avec un seul écran ?

L'expérience des centres instructeurs qui ont dématérialisé tout ou partie del'instruction des DAU montre qu'un double écran permet plus de confort auxinstructeurs, notamment pour la lecture et la manipulation des plans.

Des expérimentations sont en cours qui permettront de qualifier ces premiersretours.

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52. Pour les dossiers volumineux, comment les fichiers "lourds"pourront-ils être transmis numériquement par le pétitionnaire auservice instructeur ?

Le pétitionnaire joindra à sa demande toutes les pièces jointes nécessaires à lacomplétude de son dossier. Il incombe au service instructeur de s'équiperd'un outil de téléprocédure et d'un débit suffisant pour réceptionner etinstruire l'ensemble des pièces - quelque soit leur volume -.

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53. La commune pourra-t-elle décider d'elle-même de réduire le délaid'instruction sur une demande de permis ?

Rien n'empêche la commune de réduire le délai d'instruction dans lesfaits. Les délais légaux restent inchangés.

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54. Si l’instructeur se rend compte qu’un avis de service n’est pascohérent, est-il possible de corriger l’avis par « auto-saisine » duservice? Est-il possible d’annuler le premier avis ?

La modification d'un avis déjà émis par un service ne doit intervenirqu'en respectant certaines conditions : seul le service consulté pourraémettre un nouvel avis se substituant au premier uniquement si celaintervient dans les délais réglementaires et respecte les formes légaleshabituelles.

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55. Comment mesurer numériquement les implantations et les hauteursdes bâtiments ?

Il existe des outils de visionnage des PDF qui disposent defonctionnalités, plus ou moins avancées, de mesures des distances surles documents.Certains de ces outils les proposent dans leur version gratuite, d'autresdans leur version professionnelle payante.

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56. Quid des ADS en secteur ABF ? Ces dossiers sont complexes etnécessitent souvent des pré-instructions, du conseil en amont. Commentla dématérialisation prévoit d'intégrer ces situations particulières ?

Le projet de dématérialisation n'inclut pas les pré instructions et de cefait ne change pas les procédures en amont de la présentation desprojets avant dépôt des DAU.

Autrement dit, les pré instructions du type ABF peuvent toujours avoirlieu en amont de la procédure d'instruction, hors outil, comme c'est lecas actuellement.

Les éventuelles pièces jointes complémentaires liées à ce travail de préinstruction pourront être ajoutées au dossier.

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57. Comment seront instruits les permis modificatifs si le dossier initialn'a pas été numérisé ? Cela implique -t- il de numériser tous les anciensdossiers en cours de validité ?

Ce choix est à la discrétion des collectivités territoriales et de leur centreinstructeur. Pour les collectivités territoriales non compétentes, lanumérisation des dossiers initiaux ou modificatifs antérieurs ne sera apriori pas nécessaire.

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58. Comment font les communes qui ont confié l’instruction à un serviceexterne, prestataire privé ?

Fonctionnellement, la situation est peu différente d'une commune quiaurait confié la mission d'instruction à une communauté.

La commune prend l'attache de son service instructeur pour savoircomment ce service externalisé souhaite mettre en œuvre ladématérialisation ; en particulier, quels sont les outils qu'il envisage demettre en place et comment ces outils sont mis à disposition de lacommune ou connectés à ceux de la commune pour la réception desdossiers dématérialisés..

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Document de travail


59. Les services consultés auront-ils une obligation légale d'être entièrement dématérialisés de leur côté, au-delà de l'interopérabilité ?

60. Est-ce que toutes les consultations seront également automatiques et dématérialisées ?

61. Les pétitionnaires pourront-ils suivre l'avancement des consultations de manière transparente ?

62. Quels services consultés peuvent être raccordés à PLAT'AU ? S'agit il uniquement des services de l’Etat et des « nationaux » (ENEDIS, SNCF…) ou aussi des services « locaux » ?

63. Les dossiers incomplets amenuisent fortement la capacité de réponse des services consultés. Est-il prévu d’encadrer l’envoi en consultation des dossiers ?

64. Les consultations pourront-elles se faire par mail ?

65. Est-il prévu de pouvoir transmettre des observations/informations aux services consultés via PLAT'AU pour éclairer leur avis (aujourd’hui post-it sur le dossier par ex)?

66. L'application PLAT'AU traitera les avis de tous les services consultés pour les dossiers instruits par les collectivités ?

67. Est-ce que la consultation de l’ABF reste soumise à un régime particulier (envoi sous 7 jours et par la commune, même si instruction par service mutualisé) ?

68. Avec la dématérialisation, comment seront traitées les conformités sur le terrain ?


principal



59. Les services consultés auront-ils une obligation légale d'être entièrement dématérialisés de leur côté, au-delà de l'interopérabilité ?

Non, la loi ELAN n'impose pas aux services consultés de dématérialiserleurs processus.

Néanmoins, les retours d'expérience, notamment des collectivités,montrent que la gestion conjointe d'un flux papier et d'un fluxdématérialisé manque d'efficience et reste coûteuse pour les servicesinstructeurs et les services consultés. La cible du dispositif est donc biende tendre vers une gestion dématérialisée des consultations pour tousles acteurs concernés.

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60. Est-ce que toutes les consultations seront également automatiques et dématérialisées ?

Les consultations ne seront pas automatiques, considérant qu'ilappartient à l'autorité compétente ou à la collectivité en tant queguichet unique de les déclencher explicitement.

Par contre, la cible est idéalement que toutes les consultations desacteurs publics comme privés concernés par un projet soientdématérialisées et que le point d'entrée pour les acteurs qui consultentsoit Plat'AU.

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61. Les pétitionnaires pourront-ils suivre l'avancement des consultations de manière transparente ?

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Pour les projets des collectivités territoriales non compétentes, lespétitionnaires pourront suivre l'avancement de leur dossier via unportail dédié. Ils pourront donc suivre a priori l'avancement desconsultations mais ne pourront pas connaître l'avis rendu par leservice consulté à moins que cela ne soit prévu par les texteslégislatifs ou réglementaires.

Pour les collectivité territoriales compétentes, cela dépendra dessystèmes d'information que pourront mettre en œuvre par cescollectivités ou par leur centre instructeur.





62. Quels services consultés peuvent être raccordés à PLAT'AU ? S'agit il uniquement des services de l’Etat et des « nationaux » (ENEDIS, SNCF…) ou aussi des services « locaux » ?

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Les services consultés prévus par le Code de l'urbanisme quisouhaitent se raccorder à PLAT'AU pour émettre leur avis serontacceptés. L'objectif est qu'un maximum de services consultéspuissent être raccordés à PLAT'AU.

Après, il faut évaluer l'intérêt d'un raccordement au regard dunombre d'avis émis par le service consulté.





63. Les dossiers incomplets amenuisent fortement la capacité de réponse des services consultés. Est-il prévu d’encadrer l’envoi en consultation des dossiers ?

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En cas d'incomplet, l'autorité compétente ADS est tenue d'adresserdans le 1er mois une lettre demandant au pétitionnaire decompléter son dossier sous 3 mois à compter de la réception decette lettre, sous peine de décision tacite de rejet ou d'opposition àdéclaration.

En conséquence, les consultations doivent être réalisées sur la based'un dossier complet afin d'éviter d'entacher d'illégalité les avisdont le sens aurait pu changer à la lecture d'une information quiaurait dû être versée au dossier initialement.





64. Les consultations pourront-elles se faire par mail ?

Les consultations ont vocation à être instruites via PLAT'AU, en cible,plateforme unique d'échange et de partage à laquelle seront raccordéstous les systèmes d'information des collectivités locales et des servicesde l'Etat.

Ce point unique de raccordement permettra :

• d'exposer les dossiers dans leurs différentes versions au cours del'instruction

• d'enregistrer les différents échanges entre le service instructeur et lesservices consultés

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65. Est-il prévu de pouvoir transmettre des observations/informations aux services consultés via PLAT'AU pour éclairer leur avis (aujourd’hui post-it sur le dossier par exemple)?

Le service instructeur devrait pouvoir rédiger des annotations.

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66. L'application PLAT'AU traitera les avis de tous les services consultés pour les dossiers instruits par les collectivités ?

Pour les dossiers numériques, les services consultés ont vocation à seconnecter à PLAT'AU qui exposera les données et fichiers desdemandes d'autorisation d'urbanisme pour lesquels ils doivent émettreun avis.

Les services instructeurs devront donc utiliser PLAT'AU pour solliciter unservice à consulter.

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67. Est-ce que la consultation de l’ABF reste soumise à un régime particulier (envoi sous 7 jours et par la commune, même si instruction par service mutualisé) ?

Oui, à ce jour les modalités de consultation de l'ABF demeure identiquemais la question de leur adaptation demeure ouverte (réflexion sur uneévolution réglementaire) pour une meilleure cohérence avec ladématérialisation.

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68. Avec la dématérialisation, comment seront traitées les conformités sur le terrain ?

La vérification et le contrôle sur site ne sont pour l’instant pas dansle périmètre de la dématérialisation.

Certaines collectivités ont fait l'acquisition de dispositif mobile(tablettes, portables) pour permettre le contrôle de conformité surle terrain.

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Document de travail


69. L'affichage numérique des avis de dépôt et des décisions aura -t- elle la même valeur légale qu'un affichage papier ? Si l'affichage papier reste obligatoire, cela obligera les communes à rematérialiser les décisions ?

70. Le pétitionnaire sera -t- il averti de la décision par voie dématérialisée ou par courrier papier ?

71. Après délivrance des autorisations, il arrive que les tiers souhaitent consulter le dossier : les mairies devront-elles imprimer les dossiers ?

72. Les communes devront-elles continuer à envoyer la décision au contrôle de légalité via @ctes ?

73. Comment l'arrêté pris par l'autorité compétente sera notifié au pétitionnaire dans le cadre d'une saisine électronique ?

74. Les communes doivent-elles conserver et sous quelle forme un registre des dépôts, de l’affichage, des décisions, et la publication des arrêtés au recueil des actes administratifs (RAA) ? Quelles seront les modalités de consultation par le public ? Faut-il prévoir des serveurs pour le stockage ?

75. Sous quelle forme se fera la notification de l'arrêté ?


principal



69. L'affichage numérique des avis de dépôt et des décisions aura -t-elle la même valeur légale qu'un affichage papier ? Si l'affichage papier reste obligatoire, cela obligera les communes à rematérialiser les décisions ?

Les textes relatifs à la dématérialisation des Demandes d'Autorisationd'Urbanisme n'intègre pas à ce jour la question de l'affichage qui reste,en conséquence, assujetti aux règles actuelles de publicité (affichagepapier).

A noter qu'il n'y a pas d'opposition à offrir un service supplémentaired'affichage numérique consultable sur un portail de la commune.

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70. Le pétitionnaire sera -t- il averti de la décision par voie dématérialisée ou par courrier papier ?

Si le pétitionnaire dépose sa demande en version papier, la décisiondevra lui être remise au format papier, sauf si le pétitionnaire dans leCERFA indique accepter les échanges par voie électronique et sil'autorité compétente dispose d'un procédé électronique conférantdate certaine des courriers envoyés.

S'il dépose sa demande de manière dématérialisée, en fonction dudispositif retenu par la collectivité, la décision pourra lui être transmiseen version papier ou de manière dématérialisée.

La loi ELAN porte la dématérialisation du processus d'instruction, mais iln'y a pas d'obligation de transmettre une décision par voiedématérialisée. La construction progressive des solutions numériquesencouragera toutefois la généralisation de la dématérialisation depuis ledépôt jusqu'à la décision.

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71. Après délivrance des autorisations, il arrive que les tiers souhaitent consulter le dossier : les mairies devront-elles imprimer les dossiers ?

A partir du moment où la décision est rendue, la majorité des élementsest consultable par les tiers en vertu du droit d'accès aux documentsadministratifs (dont la CADA veille au respect).

Au regard des dispositions du CRPA en matière du droit àcommunication, plusieurs modes de communication sont envisageablesen fonction du souhait du demandeur mais dans les limites despossibilités techniques de l'administration (art. L. 311-9 et art. R.311-10s.), notamment : consultation gratuite sur place, délivrance d'une copieaux frais du demandeur, courrier électronique et sans frais.

A priori, le dossier pourra être consulté sur un poste de travail mis àdisposition des tiers [mais la nécessité d'un affichage papier en mairiereste effective]."

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72. Les communes devront-elles continuer à envoyer la décision au contrôle de légalité via @ctes ?

Oui, mais à terme PLAT'AU servira de Plateforme de télétransmissionvers @CTES. La télétransmission des décisions au contrôle de légalitésera obligatoire pour les collectivités de plus de 50 000 habitants àpartir du 08/08/2020.

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73. Comment l'arrêté pris par l'autorité compétente sera notifié au pétitionnaire dans le cadre d'une saisine électronique ?

Les modalités de la notification et de la mise à disposition de l'arrêtédépendront des choix des collectivités.

Une solution peut consister par l'envoi d'une notification (par mail et parsms par exemple) invitant le pétitionnaire à consulter son espaceutilisateur.

A partir de son espace, le pétitionnaire pourra télécharger la décision leconcernant.

Ce mode de fonctionnement doit être conforme aux conditions du"dispositif électronique" tel que décrit dans le CRPA.

La transmission de l'arrêté par voie postale en RAR peut être aussiprivilégiée.

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74. Les communes doivent-elles conserver et sous quelle forme un registre des dépôts, de l’affichage, des décisions, et la publication des arrêtés au recueil des actes administratifs (RAA) ?

Si ces informations ne sont plus que numériques (enregistrées dans le logiciel et extraites si besoin mais non formalisées dans une compilation), quelles seront les modalités de consultation par le public ?

Faut-il prévoir des serveurs pour le stockage ? PLAT’AU est-il un stockeur ?

Aucune obligation de dématérialisation sur ces aspects (registre dedépôts, affichage...) n'est prévue à ce jour dans le Code de l'urbanisme.

S'agissant des publications au RAA, elles ne visent pas les arrêtésindividuels dans le cadre des autorisations d'urbanisme qui doivent, eux,être notifiés au pétitionnaire.

La question se pose surtout concernant le droit d'accès - numérique ouimpression papier - aux dossiers d’autorisations d'urbanisme : en effet,dès lors que les documents détenus par l’administration relatifs auxautorisations individuelles d’urbanisme sont communicables à toutepersonne qui en fait la demande. Une décision doit avoir été prise pourdonner suite à ce droit d'accès. Cf. l'article de la CADA :https://www.cada.fr/administration/permis-de-construire/

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75. Sous quelle forme se fera la notification de l'arrêté ?

En premier lieu, il faut rappeler que le processus de décision n'estpas couvert par la loi Elan ; à ce titre, il n'y a aucune obligation pourdématérialiser l'arrêté.

En deuxième lieu, les modalités de la notification et de la mise àdisposition de l'arrêté dépendront des choix des collectivités.

En troisième lieu, dès lors que le Code de l'urbanisme l'exige, lanotification papier se fait par lettre recommandée avec accusé deréception. La notification par voie électronique devra respecterl'esprit de cette modalité i.e. garantir la fiabilité de sa transmission etde sa réception (recommandé avec accusé de réceptionélectronique, notification par courriel et téléchargement sur unespace utilisateur dédié...), conformément au Code des relations dupublic avec l'Administration.

Pour les communes non-compétentes en matière de délivrance desautorisations d'urbanisme et qui souhaiteraient dématérialiser lanotification de la décision, le pétitionnaire recevra un courriel denotification lui indiquant que le document est téléchargeable sur sonespace utilisateur.

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Document de travail


76. Où seront stockées les données et comment seront-elles archivées ?

77. Les dossiers devront-ils être archivés en version papier malgré la dématérialisation ?

78. Est-ce que les pétitionnaires auront accès aux archives électroniques de leur dossier de permis de construire sur plusieurs années ?

79. Quelles seront les modalités d'archivages?

80. L'archivage doit-il garantir valeur probante des documents?

81. D'un point de vue juridique, l'archivage peut-il être déjà mutualisé à l'échelle d'un EPCI, qui a mis en place un service commun ?


principal



76. Où seront stockées les données et comment seront-elles archivées ?

L'ensemble des pièces d'un dossier sera stocké sur PLAT'AU, le tempsde son traitement par les différents services jusqu'au rendu de ladécision auprès de l'usager.

En revanche, PLAT'AU n'a pas vocation à être un lieu de stockage oud'archivage pour toutes les parties prenantes ; l'archivage du dossierdes DAU relève de la compétence des collectivités territoriales.

A terme, une fois la dématérialisation mise en œuvre et pleinementopérationnelle, l'archivage pourra faire l'objet d'étude de mutualisationd'un point de vue juridique, métier, technique et financier.

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77. Les dossiers devront-ils être archivés en version papier malgré la dématérialisation ?

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Tout dépend de la manière dont les dossiers seront déposés et instruits :les demandes déposées en version papier -puisque c'est toujours unepossibilité pour le pétitionnaire - seront archivées en version papier.

Les demandes déposées de manière dématérialisée seront archivés enversion numérique, les dossiers n'ont pas vocation à être réimprimés.





78. Est-ce que les pétitionnaires auront accès aux archives électroniques de leur dossier de permis de construire sur plusieurs années ?

Les délais légaux de consultation et d'accès aux archives, papier oudématérialisées, resteront les mêmes qu'actuellement.

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79. Quelles seront les modalités d'archivages?

L'archivage du dossier des Demandes d'Autorisation d'Urbanismerelève de la compétence des collectivités territoriales.

Les modalités d'archivage pour la suite logicielle XX'AU, pour le métierdes services instructeurs de l'Etat sont en cours de définition dans uncadre interministériel.

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80. L'archivage doit-il garantir valeur probante des documents?

Oui. Il s'agit bien d'un archivage qui doit conserver une valeur probanteen particulier en cas de contentieux

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81. D'un point de vue juridique, l'archivage peut-il être déjà mutualisé à l'échelle d'un EPCI, qui a mis en place un service commun ?

Oui. Même si l'archivage reste une responsabilité du guichet unique donc dela commune, la commune peut confier cet archivage à un EPCI. Enapplication de l'article L212-6 du Code du patrimoine, "Les collectivitésterritoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la conservation et la mise en valeur. Toutefois, les régions peuventégalement confier la conservation de leurs archives, par convention, auservice d'archives du département où se trouve le chef-lieu de la région".

La question de la mise en place de services mutualisés relève de la DGCL.

En application de l'article L5214-16-1 du Code général des collectivitésterritoriales, "Sans préjudice de l'article L. 5211-56, la communauté decommunes peut confier, par convention conclue avec les collectivitésterritoriales ou les établissements publics concernés, la création ou la gestionde certains équipements ou services relevant de ses attributions à une ouplusieurs communes membres, à leurs groupements ou à toute autrecollectivité territoriale ou établissement public.

Dans les mêmes conditions, ces collectivités territoriales et établissementspublics peuvent confier à la communauté de communes la création ou lagestion de certains équipements ou services relevant de leurs attributions."

A partir du moment où l'instruction des actes ADS est mutualisée, la gestiondes archives intermédiaire et définitive peut l'être aussi selon les mêmesmodalités définies par le code général des collectivités territoriales.

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Document de travail


82. La dématérialisation risque -t- elle d'entraîner une évolutiondu parc informatique de la collectivité ?

83. Le recours à PLAT'AU sera -t- il obligatoire et gratuit ?

84. Les collectivités qui démarrent à peine dans ladématérialisation pourront-elles utiliser RIE'AU ?

85. Comment gérer les reliquats de flux papier ?

86. Quel chiffrage des économies attendues pour l'Etat ?

87. Les éditeurs de logiciel ont-ils déjà un coût de leursprestations ?

88. L'acquisition des modules complémentaires au logicielmétier d'instruction doit intervenir dès 2020 ?

89. Existe -t- il des documents type spécifications pour laplateforme PLAT'AU ?

90. Comment gérer la question du débit ?

91. Pour les DDT(M) et les DEAL quels investissementstechniques et financiers (et sur quel matériel) serontnécessaires afin de mettre en œuvre la réforme dedématérialisation ?

92. Peut-on avoir des noms d'éditeurs pour s'équiper ?

93. Comment les centres instructeurs doivent-il s'équiper en SI ?


Document de travail

94. Comment les éditeurs vont-ils anticiper les évolutions de leurproduit ?

95. Les collectivités peuvent-elles bénéficier d'aides(subventions) pour les équipements nécessaires à ladématérialisation (logiciels, postes de travail informatiquesetc.)?

96. La Direction de programme fournira t-elle un cahier descharges qui permet de définir les modalités techniques pourse connecter au PLAT'AU ?

97. Les communes qui le souhaitent peuvent-elles créer unguichet informatique au sein de la mairie afin d'assister lespétitionnaires lors du dépôt numérisé de leurs demandesd'autorisation d'urbanisme, accompagnés par un agentcommunal ?

98. Est-il possible d’acheter d’autres types d’équipements quecelui conseillé par le Programme Demat. ADS?

99. Le module AD'AU est-il de nature à concurrencer les solutionsde SVE proposées aux collectivités par éditeurs ?

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82. La dématérialisation risque -t- elle d'entraîner une évolution du parc informatique de la collectivité ?

Oui.

Pour les collectivités compétentes qui ne sont pas déjà dotées d'unesolution informatique (cas rare), elles devront se doter d'une solutioninformatique (logiciel) et des postes de travail permettant de gérer lesdossiers de manière dématérialisée.

Pour les collectivités déjà dotées de solutions informatiques, ellesdoivent se rapprocher de l'éditeur de leur solution afin de connaître lesévolutions programmées pour tenir compte de la dématérialisation.Elles devront aussi envisager de faire évoluer leur parc de postesinformatiques (unités et réseaux).

L'infrastructure réseau devra par ailleurs permettre la réception enmasse des données, avec un débit suffisant.

Pour les DDT(M), le Ministère étudie la montée de version d'ADS2007pour que les DDT(M) puissent exercer leur mission sur des dossiersdématérialisés en terme d'investissement en terme de postes de travail(écrans) et de réseau pour manipuler des dossiers dématérialisés. Leretour sur investissement n'est pas connu à ce stade. Cependant, il s’agitde garder en tête que la dématérialisation entrainera des économies àmoyen terme.

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83. Le recours à PLAT'AU sera -t- il obligatoire et gratuit ?

Le recours aux solutions développées par l'Etat (AD'AU, PLAT'AU,RIE'AU) sera gratuit. PLAT'AU est la traduction opérationnelle del'obligation portée par l'article L.423-3 du Code de l'urbanisme. Ellepermettra de dématérialiser l'ensemble de la chaîne de traitement desdemandes d'autorisation d'urbanisme.

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84. Les collectivités qui démarrent à peine dans la dématérialisationpourront-elles utiliser RIE'AU ?

L'application RIE'AU pour "Réception, Information et Echanges desAutorisations d'Urbanisme" sera mis à la disposition des communes noncompétentes (qui ne disposent pas d'un document d'urbanismeopposable et dont les demandes d'autorisation d'urbanisme sontinstruites par les services de l'Etat).

Le code source de cette application sera disponible.

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85. Comment gérer les reliquats de flux papier ?

L'objectif à terme est de réduire le nombre de dossiers déposés auformat papier. Afin d'éviter un double flux d'instruction, l'Etat s'orientevers une solution de centre de numérisation au sens de prestationmutualisée. La numérisation serait réalisée par un prestataire pour lesdossiers instruits par les services de l'Etat s'agissant des collectivitéssoumises au RNU et n'ayant jamais

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Masque Powerpoint ConvictionsRH · 2020. 11. 25. · Document de travail 3 Gestion des versions Numéro de version Date de publication Auteur Visa V1.0 10/02/2020 ConvictionsRH Jean-Baptiste