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MANUALE OPERATIVO PER L’INVIO DELLE SCHEDE DEL
MONITORAGGIO
“Rendicontazione della spesa sociale dei comuni
in gestione singola e associata”
CONSUNTIVO 2011
INDICE DEL DOCUMENTO
MANUALE OPERATIVO ......................................................................................................................... 3
PREMESSA ............................................................................................................................................ 3
IL PORTALE WEB PER L’ACQUISIZIONE DEI FILE (SMAF) ...................................................................... 3
ACCESSO AL SISTEMA SMAF ................................................................................................................ 4
PROFILO UTENTI ................................................................................................................................... 5
UTENTI E RUOLI APPLICATIVI ............................................................................................................... 6
GESTIONE DELLE UTENZE ..................................................................................................................... 8
Controllo abilitazioni .................................................................................................................... 8
Inserimento .................................................................................................................................. 8
Variazione Utenza ...................................................................................................................... 10
Eliminazione Utenza ................................................................................................................... 10
ARCHIVIO DOCUMENTI ...................................................................................................................... 11
DESCRIZIONE DETTAGLIO PROCESSI .................................................................................................. 12
Sintesi del processo di invio ............................................................................................................... 12
Parametri di invio ............................................................................................................................... 13
Dettaglio invii ..................................................................................................................................... 15
Esiti dell’invio ..................................................................................................................................... 16
Verifica del flusso ............................................................................................................................... 16
Processo di validazione – Utenti UdP ............................................................................................ 17
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Cruscotto invii ................................................................................................................................ 17
Stati di Validazione ..................................................................................................................... 21
Monitoraggio invii .............................................................................................................................. 24
Processo di validazione – Utenti ASL ............................................................................................. 27
Cruscotto invii ................................................................................................................................ 27
Stati di Validazione ..................................................................................................................... 31
Monitoraggio Invii ...................................................................................................................... 33
CALENDARIO ...................................................................................................................................... 35
STRUTTURA DEL FILE EXCEL PER LA RILEVAZIONE DATI .................................................................... 36
LA BUSTA DEL FOGLIO EXCEL ............................................................................................................. 36
CONTROLLI GIÀ PREDISPOSTI E DA EFFETTUARE PRIMA DEGLI INVII ............................................... 37
ASSISTENZA ........................................................................................................................................ 37
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MANUALE OPERATIVO
PREMESSA L’obiettivo del documento è quello di descrivere le modalità operative per Enti, Ambiti ed Asl necessarie all’adempimento del debito informativo della DGFCISS “Rendicontazione della spesa
sociale dei comuni in gestione singola e associata”. Si descrivono quindi:
• Modalità di utilizzo della nuova piattaforma web regionale di accoglienza flussi (SMAF).
• Modalità tecniche per la compilazione dei fogli Excel del file di monitoraggio.
• Ruoli degli attori (Enti, Ambiti territoriali, Asl)
• Calendario degli adempimenti Il nuovo monitoraggio rappresenta un primo passo di un percorso di razionalizzazione delle informazioni dei debiti informativi della DGFCISS e di diversi adempimenti al fine di realizzare un sistema informativo unico regionale per la raccolta e la consultazione dei dati relativi alla “Spesa sociale” nel suo complesso. In questa ottica, il presente flusso di rendicontazione - partendo dalle schede di monitoraggio della “Spesa sociale dei comuni” utilizzate negli scorsi anni - ingloba nuove dimensioni di analisi tipiche di altri flussi come il monitoraggio economico-finanziario dei Piani di Zona razionalizzando gli strumenti di raccolta dati.
Il nuovo flusso supera il monitoraggio economico-finanziario relativo ai Piani di Zona con la conseguente chiusura del servizio web PDZECOFIN predisposto da Lombardia Informatica.
Con le schede di rilevazione Excel “rivisitate” ed il sistema automatico regionale di acquisizione file via web (SMAF - Sistema Modulare di accoglienza Flussi) si introduce un nuovo strumento che razionalizza in un’unica scadenza di consuntivo annuale le esigenze informative regionali.
IL PORTALE WEB PER L’ACQUISIZIONE DEI FILE (SMAF)
L’applicazione web SMAF è composta da una collezione di servizi di acquisizione, controllo, redistribuzione dati da e verso il sistema Lombardia Informatica, caratterizzati da una modalità di specifica standard comune. L’interfaccia di SMAF permette all’utente, dopo aver effettuato l’accesso, di visualizzare i flussi per i quali è autorizzato a compiere un invio dati utilizzando una procedura standard, al fine di assolvere un debito informativo. Il portale SMAF è accessibile all’indirizzo:
https://dit.servizirl.it
In seguito all’atto di un invio, l’applicazione si occupa di controllare la consistenza e la coerenza dei dati inviati rispetto alle specifiche predefinite, comunicando l’esito della validazione all’utente e
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decretando se l’invio può considerarsi come andato a buon fine. In caso di un esito negativo, l’utente è informato sulle cause dell’invalidità dei dati e può modificarli di conseguenza per tentare un nuovo invio. Ulteriori controlli sui dati possono essere eseguiti in differita da sistemi esterni all’applicazione, l’esito di tali controlli è comunque visualizzabile tramite l’interfaccia SMAF.
ACCESSO AL SISTEMA SMAF Per accedere al portale gli operatori dovranno essere provvisti di carta CRS del cittadino e relativo PIN. L’accesso avviene cliccando sulla figura della CRS e seguendo la procedura online [Punto 1 della figura]. Per l’utilizzo del sistema SMAF occorre comunque ottenere una abilitazione (si legga poi). Nel caso in cui gli operatori fossero sprovvisti di carta CRS (e nei casi eccezionali individuati da Regione) potranno accedere con Username e Password. Username e Password vengono richieste direttamente online dagli operatori con le apposite funzioni del sistema IDPC di registrazione (Identity Provider del Cittadino) e seguendo la procedura online [Punto 2 della figura]. Anche le credenziali rilasciate automaticamente dal sistema IDPC all’e-mail indicata dall’operatore devono essere abilitate sul sistema SMAF (si legga poi).
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Tutti gli operatori ASL e degli Uffici di Piano (UdP) con delle utenze attive per gli applicativi PDZ ECOFIN e MONITORWEB sono già stati abilitati automaticamente al sistema SMAF. Gli operatori degli UdP avranno la possibilità di abilitare in autonomia gli operatori degli enti coordinati (Comuni, Unioni di Comuni, Comunità Montane …) Gli operatori delle Asl avranno la possibilità di abilitare in autonomia gli operatori degli Uffici di Piano o di altri enti con gli stessi privilegi degli UdP. Gli operatori delle Asl potranno essere abilitati solamente dai referenti del flusso di Regione Lombardia.
PROFILO UTENTI
Nell’ambito della piattaforma SMAF si identificano alcune tipologie di utenze con caratteristiche diverse.
N° LIVELLO LIVELLO UTENTE TIPO VISIBILITA’
30 Monitoraggio Utente regionale,
referente del flusso Su tutti gli enti partecipanti.
40 Utente Utente di struttura/ente
Sui dati dell’ente di appartenenza.
45 Amministratore di struttura
Amministratore di struttura/ente
Sui dati dell’ente di appartenenza e con il ruolo di gestione degli utenti della propria struttura.
46 Gestore Territoriale
Amministratore di struttura/ente
Sui dati dell’ente di appartenenza e con il ruolo di gestione degli utenti del proprio territorio
48 Assistenza Assistenza/Gestione LI
Utente con visibilità completa sui dati di tutti gli enti partecipanti.
50 Amministratore uso interno LI Completa su tutte le funzioni e voci di menu
Le indicazioni che seguono si riferiscono solamente alla gestione di utenze di tipo [30], [45], [46] e [48]. Dopo avere effettuato l’accesso, l’utente troverà all’interno del proprio browser una pagina di Informazioni Generali di Connessione con possibili AVVISI specifici a seconda delle abilitazioni dell’utente. In ogni momento sarà possibile tornare su questa schermata premendo l’icona UTENTE in altro a sinistra; si potrà invece uscire dalle pagine dell’applicativo SMAF premendo l’icona LOGOUT in alto a destra.
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UTENTI E RUOLI APPLICATIVI
Per il presente flusso è stato importato nel sistema SMAF l’elenco degli enti e degli utenti partecipanti al monitoraggio; tale elenco è stato ricavato:
• dalle anagrafiche degli enti che hanno rendicontato il flusso “Spesa sociale dei Comuni” negli anni precedenti;
• dalle anagrafiche degli ambiti censite negli applicativi PDZ Monitor web e PDZ ECOFIN;
• dalle anagrafiche degli operatori degli applicativi PDZ Monitor web e PDZ ECOFIN; Tale attività è affiancata dalla possibilità di “Gestione Diretta” da parte degli Enti attraverso l’indicazione degli Amministratori di Struttura (livello 45) e Gestori Territoriali (livello 46) autorizzati ad agire in nome e per conto dell’ente che rappresentano.
• Alle utenze degli UdP attive negli applicativi PDZ Monitor Web e Ecofin è stato attribuito quindi un livello 45.
• Alle utenze delle ASL attive nei suddetti applicativi è stato attribuito quindi un livello 46.
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Il seguente schema mostra la gerarchia dei possibili utenti presenti all’interno di SMAF.
UTENTE LIVELLO UTENTE
LIVELLO DI AUTORIZZAZIONE
Abilitazioni Automatiche di Sistema
INVIO GESTIONE
UTENTI MONITORAGGIO CALENDARIO
GESTIONE ENTI
BACHECA
Inviante 40 N/A
UdP 45 1
ASL 46 2
Regione 30 3
Assistenza/LI 48 3
Ogni utente, cioè ogni combinazione di Livello di Autorizzazione – Livello Utente, eredita automaticamente dal sistema diverse abilitazioni e permessi, riassunti di seguito ed analizzati nei paragrafi successivi.
Utente 40 - Inviante
- Invia flussi al sistema SMAF. - Livello di Autorizzazione = N/A : non interviene quindi nel processo di validazione degli
invii. - Esempi: Comune, Unione di Comuni, Comunità Montana.
Utente 45 - Udp
- Invia flussi al sistema SMAF. - Gestisce gli utenti 40 della propria struttura (creare, modificare, eliminare). - Monitora gli invii degli enti della propria struttura (monitorare e validare) - Livello di Autorizzazione = 1 (Primo Livello, Ente): ha il compito di effettuare il primo passo
di validazione (Approvare o Rifiutare). - L’ Approvazione non è definitiva.
Utente 46 - ASL
- Gestisce gli utenti di tipo 40 e 45 della propria struttura (creare, modificare, eliminare). - Monitora gli invii degli enti della propria struttura (monitorare e validare). - Livello di Autorizzazione = 2 (Secondo livello, ASL): ha il compito di effettuare il secondo
step di validazione (Approvare o Rifiutare). - L’ Approvazione non è definitiva.
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Utente 30 – Rl / LI
- Livello di Autorizzazione = 3 (Terzo livello, Regione): approva definitivamente gli invii - Gestisce i Calendari (Apertura e Chiusura) - Gestisce gli avvisi presenti in Bacheca
GESTIONE DELLE UTENZE
Per ogni operazione, previo accesso corretto al sistema, ci si dovrà posizionare sul ramo relativo al Flusso/Modulo in cui l’utenza da inserire dovrà essere abilitata/modificata e scegliere la voce “Gestione Utenti”
Controllo abilitazioni
Accedendo alla maschera di gestione utenti del singolo flusso si potrà immediatamente effettuare una ricerca per ente (box in alto a destra) per visualizzare l’attuale situazione dell’ente interessato (lista eventuali utenti già abilitati)
Da questa lista si può verificare la presenza o meno di nominativi, per ognuno dei quali è possibile effettuare due tipi di operazioni: variazione o eliminazione.
Inserimento
Per procedere con l’inserimento di una nuova utenza si devono avere minimo due informazioni:
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1. Ente di appartenenza 2. Codice Fiscale
Si selezionerà il bottone: “NUOVO UTENTE” (vedi figura sopra) e si procede con l’inserimento dei dati come da maschera qui sotto:
• L’ID del flusso sarà già predeterminato (è stata scelta la voce “Gestione Utenti” dal ramo del flusso specifico ovvero “Spesa Sociale”)
• Il Codice dell’Ente deve essere selezionato dal menu a tendina.
• Il Codice Fiscale va inserito manualmente. Il campo “Login IDPC” serve solo per i flussi in cui viene chiesta l’abilitazione specifica di utenti attraverso la login IDPC base, in questo caso il codice fiscale non è sufficiente e va inserito anche lo USERNAME IDPC scelto dall’utente; tale username NON deve essere inserito con il prefisso “IDPC.”. Lo username e password sono forniti automaticamente dal sistema IDPC all’operatore che effettua la registrazione online.
Utente 45 - Udp
Tali utenti possono creare utenti standard 40 le cui funzioni sono di accesso al sistema e invio dati a SMAF.
• Il Livello è sempre “[40] Utente” e il livello di Autorizzazione è sempre N/A. Utente 46 - ASL
Tali utenti possono creare e modificare utenti di tipo 40 e 45.
• Il campo “Livello”, di conseguenza, sarà “[40] Utente” oppure “[45] Amministratore Struttura” e il livello di Autorizzazione sarà, rispettivamente, N/A o Primo Livello (Ente).
• Il campo “Abilitato alla Firma” permette all’operatore di firmare (se il flusso lo richiede) i file da inviare con SMAF.
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• Il campo “Download Dati Sensibili” indica la possibilità all’operatore di poter prelevare i dati già inviati dal suo ente (da lui o da altre persone abilitate dell’ente.
• Il campo “Livello di Autorizzazione” è relativo ad una gestione del workflow avanzata. Al termine dell’inserimento premere “INSERISCI”. Nota: i campi obbligatoriamente da completare sono indicati a video con un asterisco rosso.
Variazione Utenza
Dalla maschera di gestione utenti, identificare la riga dell’utente da variare (riconoscibile dal codice fiscale) e premere l’icona VERDE di Modifica:
Si aprirà la maschera molto simile a quella già vista di inserimento nuovo utente:
Unica differenza sarà il campo CODICE FISCALE ovviamente bloccato e non modificabile. Al termine della variazione premere “CONFERMA”.
Eliminazione Utenza
Dalla maschera di gestione utenti, identificare la riga dell’utente da variare (riconoscibile dal codice fiscale) e premere l’icona ROSSA di Elimina:
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Verranno riassunti i dati dell’utente per verifica. Per completare l’operazione premere “CONFERMA ELIMINAZIONE”
ARCHIVIO DOCUMENTI
Il modulo Archivio Documenti è un sistema di gestione documentale dove sono pubblicate Note e Circolari emesse, Manuali utente ed ulteriori documenti utili per un’ adeguata fruizione del servizio.
E’ possibile navigare tra le cartelle e le sottocartelle per visualizzare e scaricare i file di cui si possiede l’autorizzazione.
All’interno della cartella documentazione SARA’ PRESENTE IL MODELLO EXCEL che gli enti dovranno compilare al fine del monitoraggio.
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DESCRIZIONE DETTAGLIO PROCESSI
Sintesi del processo di invio
Il flusso in oggetto prevedere la possibilità da parte di tutte le strutture di Regione Lombardia abilitate all’invio (Comune, Ufficio di Piano, Unione di Comuni, Comunità Montana) di inviare i propri dati (ovvero il file Excel) tramite la piattaforma SMAF. La facoltà di spedire i dati di un determinato periodo di riferimento da parte degli enti abilitati è limitata alla durata di apertura dell’apposito calendario interno al sistema. A calendario aperto l’utente inviante avrà visibilità del modulo Invio Flusso e potrà effettuare gli invii completando i campi obbligatori (si legga poi il paragrafo parametri di invio).
L’utente avrà la possibilità di monitorare i propri invii tramite il modulo Cruscotto Invii visualizzando la Scheda Dettaglio per ogni invio effettuato.
Nel caso in cui un invio non superi i controlli sul tracciato, effettuati dal sistema al momento
dell’invio, lo Stato Invio sarà classificato con una croce rossa ad indicare che gli errori riscontrati sono bloccanti e l’invio non è quindi valido.
In tutti gli altri casi ( , , ) l’invio risulterà valido (anche se in presenza di warning) e quindi inviabile.
Lo Stato Validazione descrive il processo di validazione del singolo invio: la clessidra sta a indicare che il processo non si è concluso e manca la validazione da parte degli utenti di UdP e/o degli utenti ASL e/o degli utenti RL.
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Nel momento in cui un invio viene approvato definitivamente, lo Stato Validazione assumerà lo
stato se Approvato o lo stato se Rifiutato.
Alla chiusura del calendario, invece, non sarà più possibile inviare alcun dato e l’utente visualizzerà una schermata di Avviso di chiusura del calendario.
A calendario chiuso inizia, quindi, il processo di Validazione degli invii validi da parte degli utenti di UdP, ASL e RL.
Il processo di validazione si struttura in tre fasi: una prima approvazione degli invii validi da parte degli utenti dell’Ufficio di Piano, poi l’approvazione degli utenti dell’ASL di riferimento e, in seguito, l’approvazione definitiva da parte di RL. Al momento dell’approvazione definitiva gli invii vengono spediti al sistema verticale per i controlli di secondo livello. I livelli di Workflow sono gerarchici ma non è obbligatorio effettuare tutti i passi di validazione: un utente ASL può, ad esempio, validare anche se l’utente UdP non ha validato. In tal caso, però, l’utente UdP non potrà più validare. Allo stesso modo un utente RL può validare anche senza la validazione di un utente UdP e/o la validazione di un utente ASL. Parametri di invio
L’utente con ruolo inviante accede alle sezioni: Invio flusso, Gestione documentazione, Cruscotto invii.
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La sezione Invio dei flussi è utilizzata per l’invio dei dati raccolti nell’arco di un anno e memorizzati in un unico file Excel, con estensione .xls, a sua volta immagazzinato in un archivio nominato nel seguente modo SPESASOCIALE_AAAA.zip
• SPESASOCIALE rappresenta il flusso dati inviato
• AAAA rappresenta l’anno
• Zip rappresenta l’estensione del file NOTA: Il nome suggerito per l’archivio Zip non è strettamente necessaria e richiesta dal sistema SMAF. Il nome dell’archivio può essere quindi cambiato dall’ente. Si consiglia tuttavia di seguire questa indicazione per facilitare eventuali successivi controlli e verifiche sui dati inviati.
Per l’invio è necessario compilare tutti i campi.
• Codice Ente è rappresentato da un menu a tendina nel quale sono visualizzati gli enti (denominazione) con relativo codice (è un codice composto dal codice ASL, Distretto e Codice Ente).
• Periodo di riferimento selezionare il periodo di interesse a cui si riferisce l'archivio contenente i file relativi al debito informativo (consuntivo 2011).
• Allega file selezionare l'archivio (.zip) contenente il file - SPESASOCIALE.xls, contenente i seguenti fogli excel
1. Anziani 2. Disabili 3. Minori-Famiglia 4. Immigrazione 5. Emarginazione-povertà 6. Dipendenze 7. Salute mentale 8. Compartec.spesa socsan 9. SVZ soc prof gest UDP (*) 10. SVZ soc prof gest sing
(*) foglio nascosto per la prima fase di invio.
• UserID di Login compilato dal sistema è riferito all'utente che effettua l'invio.
• Codice Fiscale compilato dal sistema è riferito all'utente che effettua l'invio. Una volta compilati tutti i campi, premere il bottone “conferma dati”.
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Se l’invio è andato a buon fine il sistema visualizzerà una finestra con l’ID Invio dell’operazione effettuata
ATTENZIONE!!! Il nome del file Excel dovrà essere SPESASOCIALE.xls altrimenti il sistema SMAF non lo potrà acquisire. Gli enti tuttavia hanno libertà di nominare l’archivio .zip con il quale comprimere il file Excel.
Dettaglio invii
Per ogni invio è possibile visualizzare una Scheda di Dettaglio che mostra gli esiti dei controlli di validazione formali attuati sui singoli file che costituiscono il package.
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Cliccando sulle varie icone è possibile accedere ai singoli log per verificare gli eventuali errori e capirne le cause. Ciascun invio è sottoposto ad una serie di controlli di validazione. Solo se superati positivamente tali controlli, verrà assegnato un esito di “corretto invio“.
Esiti dell’invio Con riferimento ad ogni file di dati inviato, vengono inoltre riportati i seguenti esiti:
1. Ricezione File: controllo di avvenuta archiviazione del package sul sistema di
Archiviazione (EDMA);
2. Verifica firma: controllo sulla correttezza della firma digitale apposta al package inviato;
NON PREVISTA PER IL FLUSSO SPESA SOCIALE.
3. Verifica package: controllo sul contenuto del package (file .zip) inviato;
Per ciascun controllo, un click sull’icona dello status associato permette il download di un documento, diverso per ogni controllo:
Controllo Documento scaricabile al click sull’icona dello status
Ricezione File Il package inviato, conservato nell’archivio EDMA
Verifica firma PDF di dettaglio sull’esito della verifica
Verifica package PDF di dettaglio sull’esito della verifica
Verifica del flusso
Per ogni package inviato (file .zip) il sistema elabora il contenuto dei singoli fogli Excel previsti per
il file Excel in oggetto.
Per ogni foglio viene quindi restituito:
1. Numero di record: controllo sul numero di record elaborati;
2. Verifica parametri di flusso: controllo sui parametri di flusso indicati;
3. Verifica tracciato (integrità colonne/righe): validazione del tracciato dei file ed ulteriori
verifiche sui loro contenuti (possibili messaggi di WARNING).
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Anche il click di un’icona contenuta nella seconda sezione permette il download di un documento:
Controllo Documento scaricabile al click sull’icona dello status
Verifica parametri di flusso
PDF di dettaglio sulla verifica dei parametri
Verifica tracciato Un foglio MS Excel (’97-2003) che elenca i record nel file che disattendono le aspettative sul formato atteso e le cause di tale non conformità
ATTENZIONE! La modifica del nome dei fogli del modello Excel, la loro eliminazione o qualsiasi altra modifica della struttura del file causerà un errore bloccante di acquisizione del file. L’inserimento o l’eliminazione di righe/colonne nei fogli di lavoro comporta un’anomalia di importazione (la compilazione dovrà essere quindi fatta nuovamente a partire dal modello originale).
Il sistema SMAF segnalerà come WARNING tutte quelle righe dei fogli Excel per le quali la colonna di controllo è valorizzata (Sbilancio Costi/Canali di finanziamento o la presenza di note).
Processo di validazione – Utenti UdP
Gli utenti dei singoli Uffici di Piano, una volta effettuato l’accesso a SMAF tramite Carta Operatore o utente IDPC, hanno la visibilità, per il flusso SPESA SOCIALE, sui seguenti moduli
Cruscotto invii
Cliccando sul modulo Cruscotto Invii, viene presentato uno storico degli invii dei debiti informativi effettuati: è possibile consultare per ciascun invio lo stato di elaborazione dei controlli di validazione e il loro esito; non è possibile effettuare modifiche o cancellazioni.
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L’utente UdP ha la possibilità di controllare e visualizzare gli invii fatti (sia a calendario aperto che a calendario chiuso) per tutte e sole le strutture appartenenti al proprio Ufficio di Piano di competenza.
Il campo Stato Invio può assumere diversi stati:
Icona Status Descrizione
OK Il package inviato è formalmente corretto e quindi valido per l’approvazione.
WARNING Il package inviato è formalmente corretto. Riscontrate delle anomalie (non bloccanti) sul contenuto dei file inviati.
WARNING Il package inviato è formalmente corretto. Riscontrate delle anomalie gravi (non bloccanti) sul contenuto dei file inviati.
ERROR Il package inviato NON è formalmente corretto. E’ quindi necessario inviare nuovamente i dati corretti.
IN
ELABORAZIONE Il package inviato è stato inviato e in fase di elaborazione
Se lo Stato Invio è una croce rossa , allora l’invio NON è valido e viene automaticamente
Rifiutato dal sistema: comparirà infatti l’icona sullo Stato Validazione (senza la possibilità di alcuna validazione manuale da parte di utenti Udp, ASL o LI).
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E’ possibile effettuare la ricerca degli invii effettuati in base a diversi criteri:
• ID invio
• Data invio
• Codice Fiscale
• Ente gestito
• Periodo di riferimento
• Stato invio
• Stato validazione
• Ultimo livello di verifica
• Ultima verifica
• Scheda
E’ sufficiente compilare uno o più campi (1) e premere il bottone Sottometti (2) per visualizzare gli invii desiderati.
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Inoltre, cliccando sull’intestazione delle colonne (3) è possibile ordinare gli elementi di ogni colonna in modo crescente o decrescente. Per “pulire” la tabella dalla ricerca effettuata e visualizzare tutti gli invii di propria competenza è
sufficiente premere il pulsante (5).
Cliccando, infine, sul bottone Scheda Dettaglio (4) è possibile visualizzare tutti i dettagli dell’invio e del processo di validazione.
Dalla Scheda Dettaglio è possibile procedere all’approvazione o al rifiuto del singolo invio:
cliccando sul pulsante (1) si aprirà, infatti, una finestra di Gestione Dati che permette di stabilire l’Esito della verifica, segnalandone una breve Nota di Verifica.
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Stati di Validazione
I possibili stati di validazione e le relative procedure di verifica sono elencati di seguito.
Stato In Attesa
Nel caso (1), il flusso inviato è valido ma non è ancora stato validato definitivamente (dagli utenti RL). Per controllare se i passi intermedi di validazione (UdP e ASL) sono stati, invece, effettuati è
sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio
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In questo caso è stato effettuato solo l’invio e non è stato validato da alcun utente UdP, Asl, RL.
In questo caso è stato effettuato solo il primo passp di validazione da parte dell’UdP. Manca l’approvazione degli utenti ASL e RL.
In questo caso è stato effettuato l’invio ed è stato validato solo dall’utente ASL. L’utente UDP non può assegnare un Esito di Verifica. Manca l’approvazione definitiva degli utenti RL.
In questo caso, dopo l’invio, sono stati effettuati i primi due passi di validazione. Manca, quindi, solo l’approvazione definitiva degli utenti RL.
Stato Approvato
Nel caso (2), il flusso inviato è valido ed è già stato approvato definitivamente dagli utenti RL e quindi verrà inviato al sistema verticale.
Per controllare i passi intermedi di validazione è sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio.
In questo caso è stato effettuato l’invio, è stato Approvato dagli utenti UdP e ASL ed è stato Approvato definitivamente anche dagli utenti RL.
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In questo caso è stato effettuato l’invio, è stato Approvato dall’utente ASL ed è stato Approvato definitivamente anche dagli utenti RL.
Stato Rifiutato
In questo caso (3), il flusso inviato è stato definitivamente Rifiutato e non verrà inviato al sistema verticale.
Per controllare i motivi della bocciatura dell’invio è sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio.
In questo caso è stato effettuato l’invio ma il sistema ha riscontrato un errore bloccante (1) e quindi è stato automaticamente bocciato dal sistema (2).
In questo caso è stato effettuato l’invio corretto ma la validazione dell’utente ASL ha Rifiutato l’invio in favore di un invio successivo e quindi il file è stato definitivamente scartato.
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In questo caso è stato effettuato l’invio corretto ma la validazione dell’utente UdP ha Rifiutato l’invio e quindi il file è stato definitivamente scartato.
Monitoraggio invii
Il modulo è utilizzato per avere una panoramica dei flussi inviati in una determinata finestra temporale e per accedere alla Validazione massiva (Consolidamento) degli invii. E’ necessario selezionare un Periodo di Riferimento (1) dal menu a tendina e premere il pulsante
(2) per avviare la ricerca su tutti gli Enti della Regione cui si è abilitati al monitoraggio. E’ possibile, inoltre, selezionare un unico Ente per visualizzare i dettagli corrispondenti al filtro selezionato.
Nella tabella è possibile visualizzare i dettagli degli invii: cliccando l’icona Scheda Ultimo Invio compare una finestra con i dettagli del singolo invio. Per portare a termine il processo di validazione tramite Consolidamento massivo degli invii, è
necessario cliccare sul bottone Validazione Invii (3) in basso a destra. Si apre quindi la pagina di Validazione e Consolidamento Invii.
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La validazione è possibile solo a calendario chiuso, cioè quando gli utenti non posso più inviare dati al sistema SMAF; nel caso in cui il calendario sia ancora aperto la schermata avviserà dell’impossibilità di Consolidare il periodo selezionato.
L’utente, alla chiusura del calendario, potrà approvare l’intero periodo di sua competenza
premendo il bottone Approva/Consolida Periodo al centro della pagina.
Al momento del click esce un pop-up che ricorda all’utente che i flussi Validabili (che hanno superato, cioè, i controlli di tracciato) saranno Approvati in base alla regola dell’Ultimo Invio Valido: in caso di invii multipli per un Ente, verrà preso in considerazione soltanto l’invio valido più recente, a meno che non sia già stato precedentemente validato e Approvato qualche invio singolarmente. Nel qual caso verrà portato avanti solamente questo invio manualmente validato.
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Per confermare la validazione massiva premere OK.
Se esiste, l’invio valido più recente verrà Approvato e resterà in attesa dell’approvazione degli
utenti RL, nel caso invece in cui non esista un invio valido (croce rossa ), tutti gli invii verranno Rifiutati e non sarà Approvato alcun file.
Dalla schermata successiva è possibile visualizzare una casistica generale di validazione: si può vedere come alcuni invii siano in attesa di validazione da parte degli utenti UdP (1), altri invii sono, invece, già stati validati dagli utenti UdP e sono in attesa di validazione finale da parte degli utenti LI (2) e infine ci sono degli invii che, per diversi motivi, sono già stati Rifiutati definitivamente (3).
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Processo di validazione – Utenti ASL
Gli utenti di Monitoraggio delle quindici ASL di Regione Lombardia, una volta effettuato l’accesso a SMAF tramite Carta Operatore o utente IDPC, hanno la visibilità, per il flusso SPESA SOCIALE, sui seguenti moduli
Cruscotto invii
Cliccando sul modulo Cruscotto Invii, viene presentato uno storico degli invii dei debiti informativi effettuati: è possibile consultare per ciascun invio lo stato di elaborazione dei controlli di validazione e il loro esito; non è possibile effettuare modifiche o cancellazioni.
L’utente ASL ha la possibilità di controllare e visualizzare gli invii fatti (sia a calendario aperto che calendario chiuso) per tutte e sole le strutture appartenenti alla propria ASL di competenza.
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Il campo Stato Invio può assumere diversi stati:
Icona Status Descrizione
OK Il package inviato è formalmente corretto e quindi valido per l’approvazione.
WARNING Il package inviato è formalmente corretto. Riscontrate delle anomalie (non bloccanti) sul contenuto dei file inviati.
WARNING Il package inviato è formalmente corretto. Riscontrate delle anomalie gravi (non bloccanti) sul contenuto dei file inviati.
ERROR Il package inviato NON è formalmente corretto. E’ quindi necessario inviare nuovamente i dati corretti.
IN ELABORAZIONE Il package inviato è stato inviato e in fase di elaborazione
Se lo Stato Invio è una croce rossa , allora l’invio NON è valido e viene automaticamente
Rifiutato dal sistema: comparirà infatti l’icona sullo Stato Validazione (senza alcuna validazione manuale da parte di utenti UdP, ASL o LI).
E’ possibile effettuare la ricerca degli invii effettuati in base a diversi criteri:
• ID invio
• Data invio
• Codice Fiscale
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• Ente gestito
• Periodo di riferimento
• Stato invio
• Stato validazione
• Ultimo livello di verifica
• Ultima verifica
• Scheda
E’ sufficiente compilare uno o più campi (1) e premere il bottone Sottometti (2) per visualizzare gli invii desiderati.
Inoltre, cliccando sull’intestazione delle colonne (3) è possibile ordinare gli elementi di ogni colonna in modo crescente o decrescente. Per “pulire” la tabella dalla ricerca effettuata e visualizzare tutti gli invii di propria competenza è
sufficiente premere il pulsante (5).
Cliccando, infine, sul bottone Scheda Dettaglio (4) è possibile visualizzare tutti i dettagli dell’invio e del processo di validazione.
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Dalla Scheda Dettaglio è possibile procedere all’approvazione o al rifiuto del singolo invio:
cliccando sul pulsante (1) si aprirà, infatti, una finestra di Gestione Dati che permette di stabilire l’Esito della verifica, segnalandone una breve Nota di Verifica.
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Stati di Validazione
I possibili stati di validazione e le relative procedure di verifica sono elencati di seguito.
Stato In Attesa Nel caso (1), il flusso inviato è valido ma non è ancora stato validato definitivamente dagli utenti RL. Per controllare se i passi di validazione intermedi, UdP e ASL, sono stati, invece, effettuati è
sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio.
In questo caso è stato effettuato solo l’invio e non è stato validato da alcun utente, UdP, ASL e RL.
In questo caso è stato effettuato l’invio ed è stato validato dall’utente ASL. Manca l’approvazione definitiva degli utenti RL.
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In questo caso è stato effettuato l’invio ed è stato validato dall’utente UdP. Manca l’approvazione da parte degli utenti di ASL e di RL.
Stato Approvato In questo caso (2) il flusso inviato è valido ed è già stato approvato definitivamente dagli utenti RL e quindi verrà inviato al sistema verticale.
Per controllare i passi intermedi di validazione è sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio.
In questo caso è stato effettuato l’invio, è stato Approvato dall’utente ASL ed è stato Approvato definitivamente anche dagli utenti RL.
In questo caso è stato effettuato l’invio, è stato Approvato dagli utenti UdP e ASL ed è stato Approvato definitivamente anche dagli utenti RL.
Stato Rifiutato In questo caso (3) il flusso inviato è stato definitivamente Rifiutato e non verrà inviato al sistema verticale.
Per controllare i motivi della bocciatura dell’invio è sufficiente cliccare sulla Scheda Dettaglio e controllare la sezione Processo di Validazione dell’Invio.
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In questo caso è stato effettuato l’invio ma il sistema ha riscontrato un errore bloccante (1) e quindi è stato automaticamente bocciato dal sistema (2).
In questo caso è stato effettuato l’invio corretto ma la validazione dell’utente ASL ha Rifiutato l’invio in favore di un invio successivo e quindi il file è stato definitivamente scartato.
Monitoraggio Invii
Il modulo è utilizzato per avere una panoramica dei flussi inviati in una determinata finestra temporale e per accedere alla Validazione massiva (Consolidamento) degli invii. E’ necessario selezionare un Periodo di Riferimento (1) dal menu a tendina e premere il pulsante
(2) per avviare la ricerca su tutti gli Enti della Regione cui si è abilitati al monitoraggio. E’ possibile, inoltre, selezionare un unico Ente per visualizzare i dettagli corrispondenti al filtro selezionato.
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Nella tabella è possibile visualizzare i dettagli degli invii: cliccando l’icona Scheda Ultimo Invio compare una finestra con i dettagli del singolo invio. Per portare a termine il processo di validazione tramite Consolidamento massivo degli invii, è
necessario cliccare sul bottone Validazione Invii (3) in basso a destra. Si apre quindi la pagina di Validazione e Consolidamento Invii
La validazione è possibile solo a calendario chiuso, cioè quando gli utenti non posso più inviare dati; nel caso in cui il calendario sia ancora aperto la schermata avviserà dell’impossibilità di Consolidare il periodo selezionato.
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L’utente, alla chiusura del calendario, potrà approvare l’intero periodo di sua competenza
premendo il bottone Approva/Consolida Periodo al centro della pagina.
Al momento del click esce un pop-up che ricorda all’utente che i flussi Validabili (che hanno superato, cioè, i controlli di tracciato) saranno Approvati in base alla regola dell’Ultimo Invio Valido: in caso di invii multipli per un Ente, verrà preso in considerazione soltanto l’invio valido più recente.
Per confermare la validazione massiva premere OK. Se esiste, l’invio valido più recente verrà Approvato e resterà in attesa dell’approvazione finale
di un utente RL, nel caso invece in cui non esista un invio valido (croce rossa ), tutti gli invii verranno Rifiutati e non sarà Approvato alcun file.
CALENDARIO
La scadenza del debito informativo verso la Regione è fissato IMPROROGABILMENTE per il 31 Ottobre 2012 da parte delle ASL per le schede relative alle gestioni singole e per il 30 Novembre 2012 da parte delle ASL per le schede relative agli ambiti.
Sebbene la rendicontazione sia tutta relativa al consuntivo 2011, si prevede di fare una elaborazione dati “intermedia” i primi giorni di novembre in modo da fornire agli ambiti i dati aggregati dei comuni da loro coordinati. I dati aggregati serviranno loro per le attività di “quadratura” e compilazione del dato relativo alle gestioni associate.
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In sede di chiusura della prima finestra temporale (31 ottobre) saranno forniti agli ambiti ulteriori dettagli sulla modalità operative di quadratura dei dati e la modalità di consultazione degli esiti dell’elaborazione centralizzata di Lombardia Informatica.
STRUTTURA DEL FILE EXCEL PER LA RILEVAZIONE DATI Il file è scaricabile dalla sezione “Archivio documenti” di SMAF. Il file è organizzato in fogli di lavoro:
a) Un foglio “Busta” dove compilare i dati relativi all’inviante ed eventuali note di compilazione.
b) Un foglio “Anagrafica Unione di Comuni e Comunità montane” dove indicare i comuni per i quali si rendiconta (solo nel caso specifico che l’inviante sia una unione di comuni o una comunità montana).
c) Un foglio per ogni area di intervento oggetto di rilevazione: 1. Anziani 2. Disabili 3. Minori e Famiglia 4. Immigrazione 5. Emarginazione sociale, povertà 6. Dipendenze (interventi a carattere sociale) 7. Salute Mentale (interventi a carattere sociale) 8. Compartecipazione alla spesa sociosanitaria 9. Servizio Sociale professionale Gestione Singola 10. Servizio Sociale professionale Gestione Associata (foglio attivo solo per gli ambiti per la
seconda finestra di rendicontazione). d) Un foglio di calcolo, predisposto per la sintesi dei dati inseriti per area e) Un foglio, già predisposto in automatico, di visualizzazione grafici
Il debito informativo si ritiene completo con la compilazione dei dati riferiti alle aree e al compilatore.
LA BUSTA DEL FOGLIO EXCEL
Le celle relative alla “busta” consentono di identificare il Comune, la Comunità Montana, o l’Unione di Comuni e il riferimento rispetto all’ASL e distretto. Il nome dell’ente presente nella “busta” dell’Excel dovrà essere lo stesso da indicare nella sezione di invio flusso SMAF precedentemente descritta.
Per l’inserimento della denominazione dell’ASL, del Distretto e del Comune/Ente Locale é stato inserito un menu a tendina: la denominazione del Comune/Ente Locale è collegata automaticamente al codice Istat dove applicabile.
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CONTROLLI GIÀ PREDISPOSTI E DA EFFETTUARE PRIMA DEGLI INVII Presumendo che il totale dei canali di finanziamento a copertura dei costi e il costo degli interventi si equivalgano, è stata impostata una colonna di verifica – visibile a video – (colonna AE per tutte le aree dove applicabile) che consente di identificare eventuali differenze tra i due valori e controllare se la differenza è dovuta a errori di inserimento o a una situazione di effettiva diversità in qualche modo giustificabile. In quest’ultimo caso, la spiegazione va riportata nel campo “Note rispetto a eventuali differenze”, previsto in ogni foglio a fianco della colonna di controllo.
SI RICHIEDE CHE COMUNI - UFFICI DI PIANO – ASL PONGANO PARTICOLARE ATTENZIONE AL CAMPO DI VERIFICA AUTOMATICA DEI DATI, PRIMA DELL’INVIO DEI FILE EXCEL AL SISTEMA SMAF. IL SISTEMA SMAF COMUNQUE RECEPIRA’ COME WARNING I CONTROLLI DEL FILE EXCEL NON SUPERATI.
ASSISTENZA
PER LE SOLE PROBLEMATICHE TECNICHE E’ DISPONIBILE IL NUMERO VERDE 800.070.090 CON POST-SELEZIONE 1-6, “Applicativi Direzione Generale Famiglia” O LA CASELLA E-MAIL [email protected].
Per i SOLI aspetti di CONTENUTO i referenti ASL per i PdZ potranno richiedere informazioni per la compilazione della scheda :
� inviando una e-mail a uno dei seguenti indirizzi:
� o telefonando a uno dei seguenti recapiti:
• Cristina Mondoni 02.6765.3527
• Pierluigi Bonizzoni 02.6765.2073
• Liliana Gafforini 02.6765.3396
• Giuseppe Saronni 02.6765.3060
Eventuali quesiti da parte dei singoli Comuni dovranno essere dagli stessi posti all’Ufficio di Piano territorialmente competente e, in caso di dubbi, da questi all’ASL. Al fine di evitare sovrapposizioni nelle comunicazioni, le risposte verranno date ai referenti delle ASL che si occuperanno di relazionarsi con gli Uffici di Piano
