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Para empezar a usar SugarCRM sólo necesitamos un navegador Web y
acceder a la URL en la que lo tengamos instalado. En nuestro caso será
http://<ip_servidor>/crm
Accederemos a la siguiente pantalla.
Introduciremos el usuario y la contraseña del administrador que
especificamos en la instalación. Pasaremos entonces a la pantalla de
administración.
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En la parte superior vemos los enlaces de administración. Nos
ayudarán a configurar SugarCRM y nos da acceso rápido a la
información del sistema.
• Mi cuenta – Veremos cómo SugarCRM nos saluda por nuestra
nombre. Si pulsamos sobre él, accederemos a nuestro perfil de
usuario donde podremos cambiar nuestras preferencias.
• Logout – Nos permite cerrar sesión en nuestra cuenta.
• Empleados – Se mostrará un listado con los empleados dados de
alta. Podemos hacer click en el nombre de un empleado para ver
información más detallada, o pulsar sobre la dirección de correo
electrónico para mandar un mail.
• Admin – Este enlace sólo es visible para los administradores.
• Support – Se trata de un enlace a la web oficial de Sugar CRM
• About – Muestra información sobre la configuración de nuestra
instalación de Sugar CRM.
• Sitemap – Este menú muestra todos los elementos de SugarCRM.
Desde aquí podemos hacer click para desplazarnos a cualquier
módulo del programa.
• Campo de búsqueda – La información que podemos almacenar
en el sistema CRM puede llegar a ser inmensa. Sin embargo este
campo nos ayuda a buscar la información simplemente usando
el cuadro de búsqueda. Sugar hará una búsqueda en toda la base
de datos buscando coincidencias.
Las pestañas de módulos
SugarCRM viene con multitud de módulos o elementos. Por defecto
Sugar solamente muestra una serie de ellos en la barra superior de
pestañas. El resto pueden ser accedidas pulsando en el icono de dos
flechas a la derecha.
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La función principal de los diferentes módulos es añadir nueva
información y gestionarla.
Los módulos más importantes son:
• Home – Ofrece una vista rápida de la información más
importante.
• Calendar – Podemos ver nuestras actividades por día, semana o
mes.
• Activities – Aquí es donde podemos crear y registrar nuevas
actividades como por ejemplo.
o Llamadas
o Reuniones
o Tareas
o Notas
• Contacts – Podemos añadir y realizar un seguimiento de los
contactos que tengamos en SugarCRM.
• Accounts – Las cuentas son las empresas con las que
trabajamos. Se verá cómo asociar múltiples contactos con la
misma cuenta.
• Leads – Aquí añadiremos a nuestros clientes potenciales.
• Mails – Podemos usar SugarCRM para enviar y recibir correos,
así como uso de plantillas personalizadas.
• Documents – Este módulo permite compartir documentos entre
los empleados. Permite editar un mismo documento entre varias
personas.
• Campaings – El módulo de campañas realiza seguimientos y
administrar las acciones de telemarketing, mail marketing…
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Modificar los datos de usuario
Para acceder a nuestro perfil de usuario y cambiar los datos deberemos
pulsar en el nombre de usuario que vemos en la parte superior derecha
de la página. Veremos entonces la pantalla de preferencias de usuario.
Desde aquí podremos cambiar nuestros datos y preferencias, nombre
y apellidos, dirección del empleado, departamento…
En la pestaña Advanced tenemos la configuración que podemos
cambiar como la codificación, los módulos que se muestran en la barra
de navegación. También se permite compartir el calendario, para ello
se nos muestra la clave privada. Aquellos y sólo aquellos con los que
compartamos la clave serán capaces de ver nuestro calendario.
Configurar correo.
Administración de SugarCRM
Una vez iniciada sesión como administrador lo primero que deberemos
hacer será configurar la plataforma según nuestras necesidades.
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Contraseñas
Cuando iniciamos SugarCRM nos solicita usuario y contraseña. Como
administradores tendremos que asignar una contraseña a cada nuevo
usuario.
A parte de eso cada usuario puede resetear el mismo la contraseña
después de iniciar sesión.
Para cambiar la contraseña deberemos hacer lo siguiente:
Trabajando con cuentas, contactos y leads
SugarCRM permite añadir, editar y borrar registros en la base de datos
de forma sencilla. Ahora vamos a ver cómo realizar estas tareas para
mantener en funcionamiento una base de datos bien organizada. El
objetivo es enlazar contactos con cuentas y convertir leads en
contactos.
Cada registro de las cuentas es habitualmente una compañía. Nuestro
negocio hace negocio con otros negocios.
Cada registro en los contactos es una persona. La mayor parte de los
contactos estarán ligados a una compañía del módulo accounts.
Cada Lead es una persona con la que queremos hacer negocios. Como
con los contactos, podemos asociar Leads con cuentas o podemos
convertir un lead en un contacto.
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Los listados en SugarCRM
SugarCRM mantiene gran uniformidad entre sus diferentes módulos,
de esta forma es mucho más sencillo acostumbrarse al manejo ya que
controlado uno de los módulo se hace más fácil la gestión de los demás.
Los listados son las vistas que aparecen cuando hacemos click en los
módulos Accounts, Contacts o Leads. La vista listado muestra todos los
registros en formato tabla. Cada registro se representa por una línea
en la tabla. Podemos pulsar en cualquier nombre para ver la vista
detallada.
Todas las vistas contienen los siguientes elementos:
• Un indicador en la esquina superior derecha que muestra el
número de registros que hay y unos controles de desplazamiento
para movernos a través de las páginas.
• Las cabeceras de cada una de las columnas permiten ordenar los
registros haciendo click en la columna por la cual queremos
establecer la ordenación.
• Herramientas de búsqueda tanto simple como avanzada.
• Cajas de selección en cada uno de los registros que nos permiten
seleccionar uno o varios para realizar modificaciones en bloque.
Módulo de cuentas
Uno de los primeros pasos para gestionar SugarCRM será añadir
registros al módulo cuentas, para posteriormente asociar contactos o
leads a la cuenta.
Añadir un nuevo registro a las cuentas
Para añadir una nueva cuenta seguiremos los siguientes pasos:
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• Si aún no estamos en el módulo de cuentas, iremos a él haciendo
click en la pestaña Accounts en la barra de navegación.
• Hacemos click en el botón Create en el menú de accesos directos
para crear una nueva cuenta.
Se mostrará la siguiente ventana
• Rellenamos los campos de la compañía que queremos crear. El
único obligatorio es el nombre. Los demás campos incluyen datos
como la dirección, teléfono, mail, tipo de empresa y empleado
asignado a esa compañía.
• Pulsamos el botón de guardar (Save)
Con esto ya hemos creado una nueva compañía y la hemos registrado
en nuestra base de datos. La nueva compañía creada estará asociada
por defecto al usuario que la ha creado, aunque esto podremos
modificarlo editando la compañía y asignando otro empleado.
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Una vez creada una cuenta podemos pulsar sobre el nombre para
consultar los detalles de dicha cuenta siempre que queramos. También
podremos editarla y realizar otras opciones gracias al desplegable que
vemos en la esquina superior izquierda.
• Duplicar – Comienza un nuevo proceso de creación de una cuenta
pero con ciertos campos ya rellenados. Bastará cambiar el
nombre de la cuenta y ya tendremos creada de forma rápida una
nueva división de la misma compañía.
• Borrar – Con esta opción borramos la cuenta. Nos preguntará si
realmente queremos borrarla antes de hacerlo definitivamente.
• Encontrar duplicados – Nos permite buscar y combinar registros
duplicados.
• Ver log de cambios – Se mostrará una ventana en la que se
podrán ver todos los cambios realizados en el registro desde el
momento de su creación y quien realizó dicho cambio.
Subpaneles de una cuenta
Por definición, los programas de CRM nos ayudan a controlar todas
nuestras interacciones con los clientes. Desplazándonos hacia abajo en
un registro cuentas, podemos ver subpaneles con todos los registros
asociados a la cuenta actual.
• Activities – Todas las tareas, reuniones y llamadas realizadas con
esa cuenta.
• History – Vista de las notas, documentos y adjuntos.
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• Contacts – Podemos ver una lista de todos los contactos
vinculados a esa cuenta.
• Opportunities – Representan las ventas de la compañía
• Leads – Suponen una lista de clientes potenciales. Lo ideal es
que estos pronto se conviertan en contactos y/o ventas.
• Cases – Muestra una lista con todas las incidencias que han sido
abiertas
• Member Organizations – Las cuentas se pueden vincular unas
con otras. En este subpanel se mostrarán las organizaciones que
forman parte de la que tenemos seleccionada.
• Bugs – Si somos un fabricante, es posible que deseemos hacer
referencias cruzadas a cualquier producto defectuoso.
Módulo de Contactos
El propósito más simple de un gestor CRM es de servir como un lugar
donde almacenar todos nuestros contactos. Podemos añadir y editar
los contactos desde la vista de contactos. Contiene toda la información
que pertenece a un único contacto y nos permite ver todos los campos
de un contacto.
Añadir contactos
Introducir contactos en Sugar es sencillo. Basta con seguir los
siguientes pasos:
• Si aún no estamos en el módulo de Contactos hacemos click en
la pestaña contactos en la barra de navegación.
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• Se nos muestra el siguiente cuadro en el que deberemos hacer
click en la opción de Create Contact.
• Se mostrará una nueva ventana de contacto en blanco en la que
deberemos rellenar los datos del contacto. El único dato
obligatorio es el del apellido (Last Name).
• Cada vez que creamos un contacto nuevo SugarCRM asigna de
forma automática los campos de fecha de creación y Asignado a.
Como fecha de creación pondrá la fecha actual y como nos
añadirá a nosotros como usuario en el campo Asigned To.
• Rellenamos el resto de los campos, los cuales incluyen:
o Account Name: Podemos asociar un contacto con un
registro de los disponibles en las cuentas. El campo es
autorrellenable. Si escribimos las primeras letras, Sugar
sugerirá nombres de las compañías que coinciden con el
texto introducido. Al seleccionar la compañía, se rellenarán
automáticamente con los datos de esa compañía.
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o Lead Source: En este campo se introduce los medios en los
que nos estamos dando a conocer para guardar
información de ellos.
o Campaign: Podemos seleccionar una de las campañas que
tenemos creadas. Más adelante trataremos las campañas
en profundidad.
o Reports To: Indica quien es la persona superior al contacto
que estamos creando.
o Assigned To: Por defecto se añade nuestro usuario de
SugarCRM aunque podemos asignar este contacto a
cualquier otro usuario de la aplicación.
Administrar subscripciones
Una diferencia entre los contactos y las cuentas es que podemos
administrar las suscripciones directamente desde la vista de detalles
del contacto. En SugarCRM una subscripción hace referencia a una
newsletter que podemos generar y enviar por correo. Para administrar
las subscripciones, cuando estemos en la vista de detalles de un
contacto, pulsamos en el desplegable del botón edición y
seleccionamos la opción “manage subscriptions”
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Se mostrará una ventana en la que se muestran las newsletter
disponibles para asignar al contacto. Podremos arrastrarlas de un
cuado al otro para asignárselas.
Leads
SugarCRM hace distinción entre un Lead y un Contacto. Un lead es
alguien con quien aún no hemos entablado negocios pero esperamos
convertirlo en cliente y que compre nuestros productos o servicios. Un
contacto sin embargo es alguien con quien ya hemos tenido negocios.
En cualquier caso siempre podemos convertir un lead en un contacto.
Creación de leads
El proceso de creación de un Lead es muy similar a lo que hemos visto
en los contactos.
Hacemos click en la pestaña Leads en la barra de navegación y
pinchamos en el botón Create para que se muestre la ventana de
creación de Leads.
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(añadir_foto pantalla de creación de leads)
SugarCRM no nos pondrá ninguna pega si creamos un lead que sea
idéntico a un contacto ya existente, así que deberemos tener cuidado
con este tema.
Una vez rellenados los datos necesarios, los guardaremos para tener
así registrado el nuevo lead.
Promocionar un Lead
La idea es convertir los leads en contactos. Dicho de otra forma, que
los potenciales clientes se conviertan en clientes reales. Cuando un
lead comienza a hacer negocios con nosotros podemos promocionarlo.
Esta operación nos evita introducir la información del contacto por
segunda vez.
Para promocionar el lead haremos lo siguiente.
Hacemos click en el nombre del lead desde la lista de Leads, se nos
abrirá la pantalla con los detalles del lead seleccionado. Hacemos click
en el botón Convert Lead. La pantalla mostrará pequeños cambios
permitiéndonos editar o añadir información básica del contacto.
Borrado de registros
En el caso de que ya no vayamos a hacer negocios con una compañía
concreta podremos borrarla.
SugarCRM nos permite borrar un registro desde la vista de detalles o
podemos seleccionar múltiples registros en la vista de listado. Sea
como sea, cuando pulsemos el botón de borrado se nos mostrará una
ventana de confirmación, si aceptamos el mensaje, eliminaremos todos
los registros de la base de datos sin posibilidad de recuperarlos.
Es importante que lo pensemos dos veces antes de borrar un registro,
ya que al borrarlo, también estamos eliminando toda la información
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que pudiese estar asociada a él. Por lo tanto, tal vez sea interesante
sopesar la opción de convertir ese contacto en inactivo en lugar de
borrarlo.
Buscar registros duplicados
Conforme vamos usando SugarCRM, se nos irá llenando de registros
en cada uno de sus módulos, algunos de estos registros pueden incluso
estar duplicados por haberlos metido sin comprobar que ya existían
antes de introducirlos por segunda vez.
Para ello seleccionamos los registros que queremos fusionar y
pulsamos el botón “Merge Duplicates”.
Exportar registros
Una operación habitual es exportar un listado de registros para poder
consultarlos en cualquier otro equipo o manipularlos. SugarCRM nos
permite exportar esos listados en un formato compatible con Microsoft
Excel.
Para ello seleccionamos los registros que queremos exportar en
cualquier vista de listado y pulsamos el botón Export. Se generará un
fichero descargable que podremos guardar en nuestro ordenador.
Las actividades
En este capítulo veremos cómo planificar actividades con nuestros
contactos, cómo ver esas actividades y modificarlas si es necesario, así
como ver las actividades completadas o pendientes.
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Trabajando con las actividades
Una de las características más últiles de de Sugar CRM es la posibilidad
de asociar una actividad como puede ser una llamada, una reunión,
una tarea a un registro específico. La mayoría de los sistemas de
calendario, nos permiten añadir citas y tareas en un calendario pero
no nos ofrecen ninguna forma de realizar referencias cruzadas entre
una cita y un registro. Por ejemplo, si hemos planificado una reunión
con Juan pero hemos olvidado cuando es la reunión exactamente,
tenemos que revisar todo el calendario hasta que vemos el nombre de
la cita. En SugarCRM podemos ver todas las reuniones que alguna vez
hemos tenido con un contacto dado.
En SugarCRM podemos asociar una actividad con cualquier tipo de
registro. Lo más probable es que asociemos la mayoría de las
actividades con los registros de cuentas y contactos, pero también
podemos asociarlas con cualquier otro tipo de registros incluyendo
Proyectos, Oportunidades…
Crear una actividad
Podemos planificar actividades desde múltiples sitios diferentes:
• El módulo de calendario
• El módulo de actividades
• El subpanel de actividades de cualquier registro
• El menú de accesos directos en la página principal
Es buena idea usar diferentes métodos para crear las actividades. Por
ejemplo, podemos planificar reuniones directamente desde el
calendario, lo que nos permite asegurarnos que nos vamos a tener
eventos solapados. Sin embargo, cuando estamos planificando
llamadas o tareas que no tienen un horario concreto asignado, puede
ser buena idea hacerlo desde el módulo de actividades desde el que
podemos ver todo el listado de llamadas y otras actividades.
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Para crear una actividad haremos lo siguiente:
Abrimos la ventana de llamadas, reuniones o tareas, estas son los tres
tipos de actividades en SugarCRM. Todas ellas se planifican de la
misma forma. Hay dos formas de llegar a ellas.
• Hacer click en el icono de planificar llamadas, reuniones o crear
tareas en el menú de accesos directos de la página principal o en
los módulos de Calendario o Actividades.
• Hacer click en el enlace de Crar tarea, planificar reunión o
planificar llamda en el subpanel de actividades.
En la ventana que se muestra rellenamos los campos requeridos,
algunos de ellos son:
• Asunto: Título de la actividad
• Estado: Todas las actividades incluyen un campo estado, pero
sólo será obligatorio para las tareas y llamadas
• Localización: Lugar donde el evento tiene lugar. Este campo sólo
tiene sentido en las reuniones.
• Entrante/Saliente: Hace referencia al tipo de llamada.
• Fecha de inicio.
• Asignado a: Indica el usuario al que está asignado la actividad.
• Relacionado con: El registro con quien está vinculada la
actividad. Indica a quien hemos llamado o tenemos que llamas,
con quien es la reunión…
• Recordatorio: Si marcamos la opción, el sistema mandará un
aviso a todas las personas relacionadas con la actividad.
• Descripción
SugarCRM también nos permite invitar a otros usuarios o contactos a
participar en las reuniones o llamadas. Sugar enviará un correo con las
invitaciones y llevará un registro con las respuestas que podremos
examinar directamente en la ventana de llamadas o reuniones.
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Para añadir invitados a una reunión realizamos los siguientes pasos:
Nos desplazamos hasta el subpanel de planificación de llamadas o
planificación de reuniones. Introduciremos el nombre o la dirección de
correo electrónico del primer invitado. Pulsamos en el botón buscar y
SugarCRM buscará entre los usuarios encontrando cualquier
coincidencia.
Añadimos los nombres deseados y hacemos click en enviar
invitaciones. Una vez pulsemos en el botón salvar, la nueva actividad
quedará guardada.
Una vez que ya tenemos las actividades creadas, podremos verlas
todas en diferentes formatos:
• Por registro: En el subpanel de actividades para un registro dado
nos permite saber que actividades hemos planificado con dicho
registro.
• Listado: Veremos un listado de llamadas, reuniones y tareas.
• Calendario: Una vista de calendario con las actividades
planificadas en sus correspondientes días.
La limpieza
Cuando completamos una actividad es importante limpiarla ya que de
esa forma SugarCRM dejará de recordarnos que tenemos una
actividad pendiente.
Lista de tareas
Lo habitual es planificar las reuniones en días y horas concretos. Estos
eventos aparecerán en sus correspondientes huecos en el calendario.
SugarCRM nos permite visualizar los calendarios con dichas actividades
para tener una visión global.
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Tenemos varios tipos de vistas de los calendarios, vista de día, que se
muestran las actividades registradas para un día concreto, vista
semanal, mensual y anual.
Una de las vistas a destacar es la de calendarios compartidos. Podemos
ver los calendarios de otro usuario de la aplicación. Para ello pulsamos
el botón de compartido y después el de lista de usuarios.
Podemos seleccionar aquel usuario cuyo calendario queremos
visualizar.
Creando notas
Habitualmente usamos notas (postit) para recordarnos cosas que
tenemos que hacer, ideas que no queremos que se nos olviden…
LA creación de notas en SugarCRM tiene múltiples ventajas:
• Todos los usuarios pueden acceder a las notas asociadas a un
registro (cliente, cuenta…)
• Llevamos un registro de todas las comunicaciones que hemos
tenido con cada uno de nuestros contactos.
• No nos olvidaremos de lo que dijimos a un cliente o de lo que un
cliente nos dijo a nosotros ya que queda todo registrado y
asociado.
• Tenemos la información al alcance de un par de clicks.
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Añadir una nota
Las notas son muy sencillas de crear, pueden ser adjuntadas a la
mayoría de los registros de SugarCRM, cuentas, contactos y
oportunidades.
Deberemos abrir la vista de detalles del registro al que queremos
asociar la nota. Por jemplo si queremos añadir una nota a John Smith,
abriremos su registro de contacto. Otra forma de crear notas es
seleccionar la pestaña de actividades en la barra de navegación,
elegimos notas desde el menú de accesos directos y pulsamos en el
enlace crear.
Se mostrará un formulario de una nueva nota con los datos a rellenar.
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Tras rellenar toda la información que necesitemos, pulsamos el botón
guardar.
Después de crear una nota, aparecerá en el panel histórico de cada
registro asociado o desde la vista de listado en el módulo de notas.
Desde ahí podemos editarlas, borrarlas…
PROYECTOS
El módulo de proyectos está diseñado para crear y administrar los
proyectos de nuestra organización. Trabajar con los proyectos en
SugarCRM es un proceso de tres pasos. Primero crearemos el registro
del proyecto, después creamos las tareas necesarias para completar el
proyecto y finalmente llevamos un control del progreso del proyecto.
Por definición, un proyecto es una empresa que tenemos realizar y que
habitualmente requiere muchos pasos. En el mundo de la empresa en
un proyecto se necesitan muchas personas involucradas y
habitualmente implican mucho dinero, personal y equipamiento.
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Aunque SugarCRM no nos puede garantizar que llevemos a buen
puerto el proyecto, pero ayudarnos a mantenernos al tanto del
proyecto y que no dejamos escapar nada.
El primer paso será crear un nuevo proyecto en el módulo de
proyectos. La creación de un proyecto nuevo es muy similar a la
creación de cualquier otro tipo de registro.
Hacemos click en la pestaña proyectos en la barra de navegación y
elegimos la opción de crear proyecto nuevo.
Veremos la pantalla de listado de proyectos y pulsamos en el botón
crear.
En la ventana de nuevo proyecto se nos piden datos como nombre del
proyecto, fecha inicio y fin, descripción, estado y prioridad.
Una vez que tenemos el proyecto creado, podremos asignarle tareas,
actividades, contactos…
Para añadir una nueva tarea, pulsamos en el botón de crear tarea y
veremos una ventana en la que se nos solicita el nombre de la tarea,
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un identificador para la tarea, una fecha de inicio, fecha fin estimada,
porcentaje completado, una prioridad que indica la importancia, si se
trata de un hito alcanzado para ese proyecto o no… Tras rellenar estos
campos, pulsamos en el botón guardar y se creará la tarea asociada al
proyecto.
Oportunidades
En SugarCRM una oportunidad es una venta potencial a una cuenta.
Cada oportunidad debe estar asociada con un registro de una cuenta.
Toda la información sobre las ventas a una cuenta aparece en el panel
de oportunidades en los registros de cuentas.
Podemos asociar las oportunidades con otros tipos de registros. Estos
registros normalmente serán contactos y leads. Así como sólo podemos
asociar las oportunidades con una única cuenta, podemos asociarlo con
múltiples contactos o leads. Además las oportunidades suelen estar
asociadas a campañas de forma que podemos medir el éxito o el
fracaso de una campaña.
Tras crear un registro de oportunidades, podemos ir a listado de
oportunidades donde podemos verlas todas en un listado. Además
podemos ver las oportunidades desde cualquier registro que hayamos
asociado a una oportunidad.
SugarCRM nos deja varias posibilidades para crear una oportunidad
depende del módulo en el que nos encontremos. Las oportunidades
pueden crearse desde:
• El enlace de “Crear oportunidad” en el menú de accesos directos
en los módulos Home o en el de Oportunidades.
• El botón Crear en el subpanel oportunidades en los registros de
cuentas y contactos.
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• El botón Convertir Cliente potencial en la vista de clientes
potenciales.
Las oportunidades pueden mostrarse también en formato gráfico. Para
ello tenemos los dashlets del cuadro de mandos. Podemos monitorizar
las oportunidades que tenemos en cada estado del ciclo de ventas.
Documentos
El módulo de documentos nos permite compartir documentos con el
resto de los miembros de la empresa. Podemos almacenar, compartir
y revisar las versiones de los documentos. También podemos asignar
permisos para marcar quien puede acceder a los documentos.
Creación de documentos
Si alguna vez hemos intentado enviar un adjunto demasiado grande a
alguien, nos habremos dado cuenta que una tarea tan aparentemente
simple como esa, puede acarrear un montón de inconvenientes. Puede
que el fichero sea demasiado grande para enviarlo a través de nuestro
servidor de correo, que el destinatario tenga un filtro antispam o que
su compañía tenga política que impiden recibir ficheros adjuntos.
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Por medio del listado de documentos, podemos crear una biblioteca de
documentos y gráficos que pueden ser compartidos por todos los
miembros. Por ejemplo, podemos estar colaborando con un compañero
que trabaja desde casa o queremos compartir algo con alguien que
está de viaje de negocios en cualquier otra parte.
Para acceder al listado de documentos, hacemos click en la pestaña
Documentos en la barra de navegación.
Pulsamos sobre el botón “Crear documento” en el menú de accesos
directos.
En la ventana que se muestra, introducimos los siguientes campos:
• Nombre del documento -
• Fichero – Seleccionaremos el fichero en nuestro disco duro para
adjuntar
• Revisión – Número de versión del documentos
• Plantilla – Lo marcaremos si estamos usando una plantilla que
será utilizada para las combinaciones
• Tipo de documento – Podemos elegir de una lista predefinida de
tipos de documentos.
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• Categoría – Disponemos de una serie de categorías en las que
podemos clasificar el documento
• Sub-categoría
• Estado – Estado del documento (activo, borrador, caducado,
pendiente…)
• Fecha de publicación
• Fecha de caducidad
Una vez introducidos todos los datos, pulsamos en guardar.
Cuando ya tenemos documentos creados, nos toca trabajar con ellos.
Podemos acceder al listado, guardar una copia en nuestro escritorio,
crear versiones actualizadas incluso enviarlos a nuestros contactos.
Una de las ventajas de compartir documentos es que podemos ahorrar
muchísimo tiempo, sobre todo para aquellos que trabajan desde
ubicaciones remotas, pero sin embargo el hecho de tener los
documentos almacenados en SugarCRM nos abre muchísimas
posibilidades como por ejemplo en situaciones en las que varios
empleados están trabajando juntos con el mismo documento desde
distintos lugares. Supongamos que ambos se descargan una copia del
documento y hacen cambios. El primero empleado sube de nuevo el
documento cuando ha terminado. Una hora después, el segundo
empleado sube su copia del documento, la cual sobreescribe la copia
que había subido su compañero.
Para solucionar este problema surgen las versiones. Nos permiten
llevar el control de múltiples revisiones del mismo documento y
recuperar versiones antiguas si es necesario.
Para crear nuevas versiones de un documento, lo que haremos será en
el subpanel de versiones que podemos encontrar dentro de la vista del
documento, hacemos click en el botón de “Nuevo”
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Se abrirá una ventana que nos permite adjuntar un nuevo fichero y
veremos que el número de versión automáticamente se ha
incrementado.
Una característica muy útil de SugarCRM es la posibilidad de crear
plantillas personalizadas. Las plantillas son documentos en los que
ciertos campos seleccionados son rellenados automáticamente por
SugarCRM. Podemos mandar documentos a cientos de personas tan
fácilmente como lo hacemos con una sola.
Podemos ver las plantillas con la siguiente idea:
Plantilla + campos de datos = documento
personalizado
Los puntos necesarios para unir plantilla y datos para mandar un correo
son:
• Uno nombre o lista de nombres – Los obtendremos de la lista de
cuentas y contactos
• Una plantilla – Una plantilla de documento es un escrito en el
cual se substituirán ciertos campos por nombres y direcciones o
cualquier otro tipo de información almacenada en nuestra base
de datos.
• Una herramienta que sea capaz de hacer la combinación de los
campos anteriores.
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Contenido de SugarCRM
Tras introducir la información en SugarCRM necesitamos una forma
sencilla de acceder a ella. Podemos hacer esto gracias a la página Home
y los cuadros de mando.
El módulo home es lo primero que vemos cuando iniciamos sesión en
SugarCRM. La página Home está formada por lo que se conocen como
dashlets, componentes individuales que muestran información
resumida de varias actividades. Un dashlet muestra una lista de
registros similares a la vista listado. Podemos eliminar los dashlets que
no usamos y añadir otros en su lugar que se adapten mejor a nuestras
necesidades.
Por defecto, la página Home muestra los siguientes dashlets:
• Mis llamadas – Lista todas las llamadas que tenemos
planificadas, sin importar el periodo.
• Reuniones
• Leads
• Oportunidades
• Cuentas
Los dashlets muestran diferente tipo de información, podemos
configurar cada uno de ellos para mostrar varias filas y columnas.
También podemos cambiar los filtros para mostrar la información que
queremos. Para modificar un dashlet seguiremos los siguientes pasos.
Hacemos click en el botón editar representado por un lápiz en el dashlet
que queremos modificar. Se abrirá una ventana similar a la siguiente.
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Según vemos, podemos cambiar el título del dashlet, seleccionar el
número de filas que queremos visualizar, las columnas que se
mostrarán y los filtros que se aplicarán para decidir que registros
queremos ver.
Podemos añadir y eliminar dashlets según vayamos necesitando. Para
ello sólo necesitamos pulsamos en el botón de “Agregar Dashlets”.
Se mostrará la siguiente ventana en la que nos pregunta que dashlet
queremos añadir a la Home.
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Vemos que la mayoría de los dashlets ya están en la página principal.
Pero podemos personalizar los dashlets, podemos usar un dashlet para
mostrar nuestras 5 principales oportunidades y las 10 principales de
toda la compañía.
Hacer búsquedas
Las búsquedas son la forma de acceder a la parte de la información
que queremos de toda la que está almacenada en la base de datos. En
SugarCRM pronto tendremos gran cantidad de datos almacenados y
las herramientas de búsqueda nos ayudarán a localizar un registro
dado con facilidad.
Podemos realizar búsquedas de tres formas diferentes:
• Búsqueda Global
• Búsqueda básica
• Búsqueda avanzada
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Búsquedas Globales
Las búsquedas globales pueden ser extremadamente útiles para
encontrar registros sin importar en que módulo de la aplicación se
encuentre. Conforme la base de datos crece, es posible que queramos
visualizar todos los registros que hacen referencia a cierto contacto,
cuenta. SugarCRM permite tener acceso a esos registros.
Por ejemplo, supongamos que estamos buscando información sobre un
registro de cuentas. Hacemos una búsqueda globar rellenando
nuestros criterios de búsqueda en la caja que encontramos en la
esquina superior derecha y hacemos click en el botón buscar.
SugarCRM utiliza comodines de forma automática en las búsquedas.
Esto significa que buscará los registros que contentan el término
buscado. Por ejemplo si hacemos la búsqueda por “Ma”, los registros
que devolverá serán María, Manuel, Marcelo, Kathie Macha…
La búsqueda global buscar a lo largo de toda la base de datos y
devuelve todos los registros coincidentes agrupados por tipos.
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Búsqueda básica
Podemos realizar también búsquedas básicas desde el subpanel de
búsquedas. Este subpanel está ubicado en la parte superior de la
mayoría de los módulos. La búsqueda básica limita nuestra búsqueda
a unos pocos registros.
Para realizar una búsqueda seguiremos los siguientes pasos.
• Pulsamos en la pestaña del módulo en el que queremos realizar
la búsqueda. A diferencia de la búsqueda global, la búsqueda
simple está limitada a un único módulo.
• Rellenamos los criterios de búsqueda.
En la imagen anterior vemos que nos solicita el nombre
completo. No es necesario escribirlo completo. Si escribimos las
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primeras letras del nombre nos saldrán los resultados
coincidentes. Podemos utilizar los comodines para realizar las
búsquedas. Supongamos que quiero todos cuyo apellido sea
Smith, haremos la siguiente búsqueda “%Smitch”.
Búsquedas avanzadas.
Las búsquedas avanzadas nos permiten realizar consultas por cualquier
campo del registro. En el formulario que se muestra rellenamos los
campos bajo los que queremos realizar la búsqueda y pulsamos el
botón Buscar.
Podemos, si queremos, salvar la búsqueda para volver a repetirla más
adelante.
Esto es especialmente útil si realizamos habitualmente las mismas
búsquedas.
También podemos cambiar el diseño de la búsqueda seleccionando que
columnas queremos que aparezcan:
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Por cuál de ellas se va a realizar la ordenación
Y si ésta va a ser ascendente o descendente.
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Manejo de Casos
El manejo de casos es un proceso colaborativo de la evaluación de un
problema, la planificación de su solución y finalmente, proporcionar un
resultado favorable.
En las próximas hojas veremos cómo utilizar SugarCRM para identificar
y solucionar los problemas de nuestros clientes, para que, después de
resolver el problema, documentemos las soluciones en la base de
conocimiento (knowledge base).
Para aquellos usuarios que necesitan gestionar reclamaciones de
clientes sobre algún producto defectuoso o similar, encontrarán el
módulo de SugarCRM espacialmente útil. Otros CRM nos obligan a
comprar caros programas si queremos gestionar un servicio de
asistencia o seguimiento de incidentes. En el caso de SugarCRM al
contar con un producto integrado, el personal de soporte puede
adjuntar los problemas a los registros existentes sin tener que
reescribir la dirección y otros datos de contacto en la base de datos.
Con SugarCRM podemos usar el módulo de Casos para hacer frente a
las quejas y preguntas que pueden realizar nuestros clientes. Sea cual
sea nuestro campo, si nos dedicamos a la venta de productos y
tenemos que gestionar las averías, o si tenemos un callcenter donde
los usuarios llaman para consultar información, el departamento de
atención al cliente de una empresa donde es necesario registrar las
quejas de lo clientes… Sea cual sea la situación, SugarCRM nos ayudará
a manejar todos estos temas de forma sencilla.
Habitualmente, cuanto más grande es la compañía más posibilidades
hay de que surjan problemas. El módulo de casos es muy genérico, por
lo tanto podemos usarlo en cualquier departamento de la empresa para
resolver los problemas que afecten a varios departamentos.
El proceso de creación y resolución de casos en SugarCRM es muy
sencillo. El cliente notifica al departamento de atención al cliente su
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caso y el personal de soporte le asigna un ticket que detalla el
problema. Si la primera persona es capaz de solucionar el problema,
entonces cierra el caso. Si no puede hacerlo, entonces lo escala a un
nivel superior y así sucesivamente hasta que alguien era capaz de
solucionar el problema del cliente. En cualquier momento, cualquiera
en la compañía puede ver los detalles del caso en el subpanel de
registro de cuentas.
Para registrar un caso nuevo, primero deberemos ir al módulo de casos
en la pestaña Soporte.
Pulsamos sobre el botón “Crear caso” en el menú de accesos directos.
Se abrirá la ventana de nuevo caso para que rellenemos los datos.
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• Número: SugarCRM automáticamente asignará un número
secuencial al nuevo caso.
• Prioridad: Indica la urgencia del problema (Alta, media o baja)
• Asignado a: La persona que está al cargo del caso.
• Estado: Indica la fase de resolución en la que se encuentra el
caso (Nuevo, asignado, cerrado, pendiente de información…)
• Cuenta: Cuenta a la que está asociado el caso.
• Tipo: El tipo de caso que estamos creando. Las opciones son
Producto, Usuario y Administración.
• Asunto
• Descripción
• Resolución
Algunos casos tienen una solución sencilla y somos capaces de cerrar
el caso en el mismo momento. Sin embargo, en otras ocasiones es más
complejo y requiere mayor intervención antes de que sea cerrado.
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Podemos acceder a todo el caso haciendo click en el módulo de casos
en la página principal. La página principal de los casos nos permite
hacer búsquedas por número, asunto o nombre de cuenta.
Hacemos click en el nombre del caso que queremos examinar y ver sus
detalles. Podemos editar cualquier de los detalles. Los registros de
casos cambian con mucha frecuencia, en especial el campo “estado”.
También podemos asociar información al caso por medio de los
diferentes subpaneles (actividades, historial, documentos…). Será muy
habitual añadir actividades a un caso. Actividades que llevarán a su
resolución:
• Tareas: Desde aquí podemos asignar el siguiente paso a realizar.
• Reuniones: Si para la resolución del caso es necesario realizar
una reunión podremos planificarla e invitar a las personas
implicadas.
• Llamada: Podemos planificar llamadas que deberemos realizar,
a un compañero para consulta de información, al cliente para
tenerle al tanto del progreso…
• E-mail: Es posible hacer que se abra automáticamente un correo
pre-rellenado con los datos del caso, de forma que podamos
tener al cliente informado.
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Gestión del correo
Podemos configurar SugarCRM de forma que podamos enviar correos
electrónicos a un contacto de nuestra base de datos o a un grupo de
contactos como parte de una campaña.
Un sistema de correo electrónico está formado por dos componentes.
El servidor de correo entrante y el servidor de correo saliente. En
SugarCRM deberemos configurar al menos un servidor de correo
saliente para poder enviar los correos. Podemos además configurar una
cuenta de correo para cada cuenta externa a la que queramos acceder
a través de SugarCRM.
Deberemos configurar las siguientes funciones para poder usar las
capacidades de correo electrónico.
• Cuentas de correo: Deberemos configurar por lo menos una
cuenta de correo en SugarCRM para poder enviar correo. Además
deberemos crear una cuenta de correo para cada cuenta externa
a la que queramos tener acceso desde SugarCRM.
• Configuración General: Introduciremos nuestras preferencias
sobre el correo electrónico como la plantilla que deseemos. La
configuración general aplica a todas las cuentas de correo, pero
los usuarios pueden modificar estos ajustes por defecto.
• Carpetas: Podemos crear carpetas para ayudarnos a mantener
nuestro correo electrónico organizado.
Configurar las cuentas de envío de correos
El administrador debe crear una cuenta de correo para poder enviar
correos electrónicos. La primera y más importante de las cuentas de
correo es aquella que nos permite enviar los correos electrónicos a
través de SugarCRM. Sea como sea, podremos seguir utilizando
nuestro cliente de correo habitual para seguir enviando y recibiendo
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correo. La ventaja de usar SugarCRM para el correo electrónico es que
podremos realizar campañas, envíos de documentos…
Para configurar SugarCRM de forma que sea capaz de enviar correos
haremos lo siguiente:
Pulsaremos en el enlace Admin de la parte superior derecha y en la
ventana que se muestra seleccionaremos configuración de correo
electrónico.
Se abrirá la ventana de configuración del correo electrónico como
vemos en la siguiente imagen.
Deberemos configurar el nombre del remitente y su dirección. Estos
serán los datos que le aparezcan al destinatario como origen del correo.
También tendremos que configurar el servidor del correo saliente SMTP
y su puerto. Esto vendrán dados por nuestro proveedor de correo
electrónico, aunque SugarCRM tiene asistentes para ayudarnos a
configurar las cuentas más habituales como pueden ser Gmail, Yahoo,
Exchange…
Podemos pulsar en el botón Enviar Correo de prueba para que
SugarCRM envíe un correo a nuestra dirección para verificar que todo
funciona correctamente.
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El siguiente paso a configurar la dirección de correo saliente será hacer
lo mismo con el correo entrante. Las cuentas de correo entrante podrán
ser accedidas por un usuario concreto o grupo de usuarios. Como un
usuario, podemos subscribirnos a los grupos que cree el administrador.
Para configurar el correo entrante, pulsamos en el enlace Admin y
entonces seleccionamos la opción de Email Entrante.
En la ventana que se nos muestra, rellenamos los datos que se nos
solicitan
• Nombre de la cuenta de correo
• Nombre de usuario
• Servidor de correo: Servidor de correo entrante.
• Protocolo: IMAP o POP3
• Contraseña
• Puerto
• Usar SSL
El módulo de emails
El módulo de correos de SugarCRM nos permite acceder a nuestro
correo desde la propia aplicación.
Accedemos al módulo de correo electrónico seleccionándolo en la barra
de navegación. Este módulo funciona de forma muy similar a cualquier
cliente de correo a los que estamos acostumbrados. Este módulo nos
permite acceder al correo electrónico sin necesidad de descargarlo.
Podemos importar el correo dentro de la carpeta de mail de SugarCRM.
Una vez importados, podemos asociar un correo a un registro
determinado registro.
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Podemos pulsar en el botón de Comprobar correo para que descarguen
los nuevos mensajes recibidos, podemos redactar uno nuevo o cambiar
la configuración.
En dicha configuración podemos establer el periodo de tiempo que
indica cada cuanto se descargarán los nuevos correos, el formato de
dichos correos…
También disponemos de un sistema de búsqueda que nos permite
buscar correos en base a una serie de campos como son el asunto,
remitente, destinatario, fecha del correo…
Creación de plantillas
Para el envío de plantillas de correo necesitamos dos cosas, los datos
y la plantilla propiamente dicha.
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Una plantilla es un texto redactado con ciertos huecos que se rellenan
con información a partir de nuestra base de datos. El uso de las
plantillas nos permite enviar correos personalizados a cada
destinatario. Por ejemplo si queremos enviar un correo de
agradecimiento a nuestros contactos en el cual aparezca en cada uno
su nombre para que parezca que va dirigido exclusivamente a ellos
usaremos una plantilla que obtendrá los datos desde nuestro módulo
de contactos.
Para crear una plantilla haremos lo siguiente.
Entramos al módulo de correos electrónicos seleccionándolo en la barra
de navegación. Seleccionamos el enlace de Crear Plantilla de Email en
el menú de accesos directos.
Le damos un nombre a la plantilla y una descripción. Introducimos un
asunto y un cuerpo para el mensaje. Por medio de las variables
podremos insertar en cualquier parte del texto, el dato que deseemos.
Pulsamos en el botón de Guardar para salvar la plantilla.
Ya sólo nos queda enviar correos electrónicos. Para ello, estando en el
módulo de correos, pulsamos el botón de redactar y se nos abrirá una
ventana en la que sólo tenemos que rellenar los datos del correo
(destinatario, asunto, texto) y pulsar en el botón enviar.
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Campañas
Una campaña es una actividad diseñada para lograr un propósito. El
objetivo de las campañas suele ser conseguir que compren nuestros
productos. Mediremos el éxito de la campaña si notamos un
incremento en las ventas.
Habitualmente una campaña de marketing irá dirigida a un grupo
específico de contactos. Por ese motivo, el proceso de creación de una
campaña comienza con la identificación de los objetivos y agruparlos
en una lista de objetivos.
SugarCRM nos da dos opciones para crear una nueva campaña.
Podemos encontrar ambas opciones en el menú de accesos directos del
módulo de Campañas.
• Asistente de Campaña- Esta opción nos guiará paso a paso a
través del proceso de creación de una nueva campaña al igual
que las tareas relacionadas con la campaña. Debido a que el
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proceso de creación de una campaña es complejo, lo mejor es
completar el asistente rellenando toda la información posible.
• Crear Campaña (clásica)- Esta opción crea una campaña nueva,
pero con la diferencia que en este caso somos nosotros los
responsables de completar todos los datos.
El módulo de campañas es perfecto para múltiples acciones de
marketing. SugarCRM nos ayuda en las campañas de e-mail utilizando
documentos combinados y enviándolos a una lista de objetivos, a la
vez que realizar un seguimiento de los resultados.
Crear una campaña usando el asistente
Para crear una campaña usando el asistente seguiremos los siguientes
pasos:
Hacemos click en el módulo campañas en la barra de navegación, y
elegimos el asistente de creación de campañas.
Se abrirá el asistente de campañas. Lo primero nos preguntará que
tipo de campaña queremos crear.
Una vez que seleccionemos el tipo de campaña, veremos una ventana
en la que se nos pedirá la información de la campaña.
• Nombre – Nombre de la campaña
• Estado – Elegimos el estado en que se encuentra la campaña de
una lista desplegable.
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• Asignado a – Nombre de la persona que está a cargo de la
campaña.
• Frecuencia – Si estamos creando una newsletter, indicaremos
cada cuanto tiempo se va a realizar el envío.
• Fecha inicio – Fecha de inicio de la campaña
• Fecha fin – Fecha fin de la campaña
• Descripción – Nos permite añadir una descripción a la campaña
En la siguiente pantalla se nos da la posibilidad de introducir
presupuestos. Podemos asignar un presupuesto a la campaña y una
estimación de las ganancias. Más adelante, podremos editar esta
información para incluir el coste real de la campaña.
Seguramente nos interesará realizar un seguimiento de la campaña,
saber si los usuarios hacen click en los enlaces se contabilice. Para ello
podemos poner enlaces “trackeados” y enlaces de baja. Podremos más
adelante consultar los usuarios que han hecho click en dichos enlaces.
El siguiente paso será indicar quien será el público objetivo de esa
campaña. Podremos crear una lista a la que añadir contactos a los que
se les enviará el correo o seleccionar una existente.
En la opción de Marketing crearemos la instancia para el envío del
boletín. Deberemos seleccionar un nombre, una cuenta de correo para
realizar los envíos, un remitente y una plantilla de correo.
Formularios para obtención de Leads
SugarCRM nos permite generar formularios que podremos incluir en
nuestra web. De forma que cuando los visitantes introduzcan los datos
en el formulario, automáticamente se genere un nuevo lead.
Para generar uno de estos formularios pulsaremos el enlace de
campañas y haremos click en el botón de acceso directo de Nuevo
Formulario de Cliente Potencial
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Se nos abrirá una ventana en la que se nos solicita seleccionar los
campos que queremos incluir en el formulario y su disposición en
columnas.
Tras pulsar siguiente deberemos introducir un título para el formulario,
una descripción, un texto para el botón Enviar, una dirección a la que
enviaremos al visitante tras rellenar el formulario (suele ser habitual
una página en la que se le agradece haber introducido sus datos) y
finalmente marcaremos si está relacionado con alguna campaña.
Ya sólo nos queda salvar el formulario y nos permitirá descargar un
código html que al introducirlo en nuestra web cualquier usuario que
lo rellene se creará automáticamente un nuevo lead con los datos
introducidos.
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Parametrización de SugarCRM
En este bloque veremos cómo podemos añadir nuevos campos a la
base de datos de SugarCRM para más tarde añadir dichos campos a
las ventanas correspondientes de forma que los usuarios puedan tener
acceso a ellas.
Para la mayoría de los usuarios, los módulos y campos que vienen de
serie con SugarCRM son más que suficientes. Sin embargo muchos
otros querrán personalizarlo para adaptarlo a sus necesidades.
Afortunadamente, SugarCRM permite hacer cambios en los módulos,
los campos desplegables e incluso los layouts directamente desde la
propia aplicación. De esta forma cada uno se puede crear una solución
personalizada para su negocio.
Para realizar este tipo de cambios necesitaremos ser administradores
de la base de datos y tener ciertos conocimientos sobre el
funcionamiento de bases de datos.
A pesar de que realizar cambios en la base de datos de SugarCRM no
es algo complicado, estos cambios deben ser cuidadosamente
planificados, especialmente si compartimos la base de datos con otros
usuarios.
El primer paso será anotar todos los campos que queremos añadir a la
base de datos. La mayoría de los campos que necesitamos como
pueden ser la empresa, nombre, teléfono, dirección, ya están incluidos
en SugarCRM. Lo que tenemos que decidir es que campos son
específicos de nuestro negocio y ver en que pantalla que queremos que
aparezcan.
Las herramientas de desarrollo
Una vez que ya hemos tomado las decisiones necesarias sobre las
modificaciones a realizar procederemos a hacer los cambios. Para ellos
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SugarCRM pone a nuestra disposición una serie de herramientas de
desarrollo para nuestras necesidades.
Para acceder a ellas tendremos que hacerlo a través del panel de
administración en el panel de Herramientas de Desarrollo.
Las herramientas de las que disponemos son:
• Estudio – Podremos añadir nuevos campos, cambiar etiquetas,
modificar las plantillas o modificar un panel en nuestros módulos
ya existentes.
• Constructor de Módulos – Podemos crear nuevos módulos para
personalizar SugarCRM y añadir nuevas funcionalidades.
• Mostrar Pestañas de Módulo y Subpaneles – Permite reorganizar
todas las pestañas del menú de SugarCRM para eliminar aquellas
que no necesitemos.
• Configurar Módulos Agrupados – En esta sección elegiremos el
nombre de los grupos de los módulos así como su disposición en
la barra de navegación.
• Renombrar Pestañas – Cambiaremos el nombre de los módulos.
• Cargador de Módulos – Por medio de esta opción podemos añadir
nuevos módulos, temas o idiomas que nos hayamos descargado.
• Editor de listas desplegables – Nos permitirá añadir y editar los
contenidos de las listas desplegables.
Estudio
El estudio en SugarCRM es el centro donde realizaremos todos los
diseños. Aquí haremos los cambios en los datos que se muestran en
los módulos de SugarCRM.
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La página principal del estudio muestra todos los módulos existentes
en el panel izquierdo. El panel central muestra la misma información
en forma de iconos. Finalmente en el panel derecho veremos
información de ayuda.
Añadir campos a la base de datos
El proceso de añadir campos a la base de datos incluye:
• Comprender que campos queremos añadir a la base de datos y
el propósito de dichos campos.
• Determinar el tipo de dichos campos (fechas, números, listas…).
• Añadir los campos a los layouts y subpaneles.
Podemos añadir campos personalizados a cualquier módulo de
SugarCRM. Los pasos a seguir son muy sencillos.
Hacemos click en el enlace Admin en menú superior y entramos en la
opción de Estudio del panel de Herramientas de Desarrollo. Se nos
abrirá la ventana del estudio, buscamos y seleccionamos el módulo al
que queremos añadir el nuevo campo y pulsamos en la opción de
campos.
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En este caso hemos seleccionado el módulo de contactos. Se nos abrirá
la siguiente pantalla mostrando los campos ya existentes en el módulo.
Pulsamos en la opción de agregar campo y veremos la pantalla en la
que se nos solicita información sobre el nuevo campo que queremos
añadir.
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Se nos pide diferente información relativa al nuevo campo. Lo primero
que vemos es el tipo de dato que se va a guardar en el campo. Las
diferentes opciones son:
• Campo de Texto – Posiblemente el tipo más común. Se trata de
un campo que puede almacenar números y caracteres.
• Dirección – Cuando marcamos un campo como dirección,
automáticamente se divide en 5 campos: calle, ciudad, provincia,
código postal y país.
• Casilla de verificación – Muestra una casilla que podemos activar
o desactivar.
• Moneda – Este campo mostrará automáticamente el símbolo de
la moneda elegida en el sistema.
• Fecha – Al seleccionar un campo de tipo fecha, veremos un
pequeño calendario que al seleccionarlo podremos elegir la fecha
de forma sencilla.
• Desplegable – Al seleccionar este tipo de campo, deberemos
elegir una lista desplegable anteriormente creada para asociar
con el campo.
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• Decimal – Sólo se aceptan números decimales
• Entero – Números enteros sin decimales.
• Selección múltiple – Es un tipo especial de desplegable del cual
podemos elegir varias opciones
• Posiblemente Relacionado con – Permite vincular el registro
actual con otro registro ya existente.
• Relacionado con – Igual que el anterior, pero nos permite filtrar
por registros de un módulo concreto.
• Área de texto – Puede verse como un campo de texto pero más
extenso en el que podemos almacenar gran cantidad de
información.
• Enlace – Nos permite enlazar cualquier web con este registro.
Una vez especificado el tipo, deberemos elegir un nombre para el
campo. Deberemos tener presente que el nombre del campo no puede
contener ningún espacio por lo tanto deberemos usar
“Nombre_Campo” en lugar de “Nombre Campo”.
El resto de propiedades del campo son:
• Etiqueta Visible – Etiqueta que veremos para ayudarnos a
identificar el campo.
• Etiqueta del Sistema – Se trata del nombre oficial que tendrá el
campo internamente para el sistema.
• Texto de ayuda – Texto que se mostrará cuando el usuario ponga
el cursor sobre el campo.
• Valor por defecto – Valor que tendrá inicialmente el campo.
• Tamaño máximo – Máximo número de caracteres que se pueden
introducir en el campo.
• Campo requerido – Si seleccionamos esta opción, obligaremos al
usuario a rellenar el campo.
• Auditar – Indica si queremos que los cambios en este campo se
muestren en el registro de cambios.
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• Combinar duplicados – Si seleccionamos esta opción, se usará
este campo para hacer búsquedas de registros duplicados.
Finalmente pulsamos en el botón Guardar y el campo será añadido al
módulo.
Borrar campos
Lo primero que tenemos que tener en cuenta es que si borramos un
campo, todos los datos almacenados en ese campo se perderán. Por lo
tanto, antes de borrar un campo, deberemos estar completamente
seguros de que nunca más vamos a necesitar esos datos.
Los campos “core”, es decir, los que vienen de serie con SugarCRM no
es posible borrarlos. Como opción, podemos quitarlos del layout de
forma que no puedan ser accedidos.
El proceso de borrado de campos es extremadamente sencillo.
Accedemos a la herramienta Estudio de las herramientas de desarrollo
de SugarCRM, seleccionamos el módulo del cual deseamos borrar el
campo, seleccionamos el campo que queremos borrar y en la ventana
que se muestra, pulsamos el botón borrar.
Edición de campos
Evidentemente también tenemos la opción de modificar los campos ya
existentes, para ello en la herramienta “Estudio” seleccionamos el
campo que queremos editar, pulsamos el botón Editar y modificamos
las propiedades que necesitemos.
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