2016-03-11

LÄRARUTBILDNINGSNÄMNDEN

MANUAL VFU-WEBB FÖR VFU-KOORDINATORER

2 (16)

INLEDNING 3 INLOGGNING 3 UTLOGGNING 3 SÖK STUDENTER PÅ VFU-OMRÅDE 4 SÖK STUDENTER PÅ VFU-KURS 5

VFU-PLACERING AV STUDENTER PÅ VFU-OMRÅDE 5 ANTECKNINGAR PÅ SPECIFIK VFU-KURS 10 ANTECKNINGAR PÅ STUDENT 11 RAPPORT – PLACERINGSRAPPORT 12 RAPPORT – STUDIEUPPEHÅLL 15 VIKTIGT ATT TÄNKA PÅ 16 SUPPORT 16

3 (16)

Inledning Denna manual beskriver några av funktionerna i VFU-webb, som från och med

VT16 är Göteborgs universitets databas för VFU-placeringar inom

Förskollärarprogrammet. Enligt planerna ska övriga lärarprogram ingå i VFU-

webb från och med HT16.

I manualen får du veta hur du loggar in, söker studenter på ditt VFU-område,

placerar studenter på skola/förskola, avdelning och hos LLU samt hur du går

tillväga när du ska skriva anteckningar.

Parallellt med VFU-webb där VFU-placeringar hanteras finns en Kurswebb

med samtliga lärarstudenters studieplaner. En studieplan består av studenters

lärarprogramskurser och de ligger i den ordning de ska läsas. VFU-

placeringarna i VFU-webb utgår ifrån de VFU-kurser som är inlagda i

studenters studieplaner. Inloggning Gå till följande webbsida: https://valwebb.gu.se/vfu/Login/LoginAdm.jsp.

Du möts då av en sida med inloggningsmöjlighet, se bild nedan.

Fyll i ditt användarnamn och lösenord, klicka sedan på Logga in.

Klicka på hussymbolen (se bild med pil) för att komma till VFU-webb.

Utloggning För att logga ut från VFU-webb klicka på den röda kvadraten med cirkel i,

se bild nedan

4 (16)

Sök studenter på VFU-område När du loggat in i databasen kommer du till en webbsida med en

huvudmeny enligt nedanstående bild.

Klicka på VFU så kommer det egna VFU-området upp, det vill säga det

område du har behörighet för i VFU-webb.

Välj Termin och Område i rullistorna (obligatoriskt val). Enbart det

VFU-område du är koordinator för syns i rullistan.

Klicka på Sök och du ser nu alla studenter som har en VFU-kurs inlagd i

sin studieplan utifrån den termin du har valt.

5 (16)

Sök studenter på VFU-kurs När du vill söka studenter på en specifik VFU-kurs, välj Område och

därefter aktuell Termin i rullistorna enligt bild ovan. I rullistan Kurs, välj

den VFU-kurs du vill ha studentuppgifter på, exempelvis LÖVU11.

Vill du precisera sökningen ytterligare kan du välja en Skola/förskola i

rullistan.

Senast tre veckor före kommande VFU-kursperiod ska du söka fram

studenter som inom kursen ska göra VFU på området. Gå igenom listan

och se efter att samtliga har placering på skola/förskola och hos LLU och

att uppgifterna stämmer.

VFU-placering av studenter på VFU-område Bilden nedan visar hur koordinator i Göteborg Centrum sökt fram

studenter som placerats inom området och som har planerat att läsa en

VFU-kurs HT15. Den del av VFU-placeringen som finns inlagd har gjorts

av utbildningshandläggare vid LUN, det vill säga placering på VFU-

område och namn på koordinator, skolhuvudman och VFU-kurslärare.

6 (16)

För att placera studenten inom VFU-området, klicka på ikonen skiftnyckel

(ordet Ändra visas när du håller pekdon över ikonen).

En ruta med ett flertal rullistor visar sig då (se bild nedan).

De rullistor du ska bortse ifrån är Status, Publicerad och Ämne/Nivå.

Klicka på rullistan Skola/förskola. Du ser då ett antal poster på skolor och

förskolor. Markera den skola/förskola som studenten ska placeras på.

7 (16)

När du lagt in uppgifter om skola/förskola, avdelning och LLU,

klicka på Spara enligt bild ovan.

Hittar du inte den skola/förskola du söker, försäkra dig om att den inte

redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av

skolan/förskolans namn, till exempel ”mäst”, så visas skolor/förskolor som

innehåller ”mäst”.

Finns inte den post du söker, lägg till skolan/förskolan genom att klicka på

det gröna plustecknet som syns till höger om Skola/förskola, se bild

nedan.

När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I

fältet Namn skriver du in skolan/förskolans namn. Namnet på

skola/förskola ska skrivas enligt följande mall:

Guldhedsskolan 3-9 (skolans namn, mellanslag, årskurser)

Glasmästaregatan 2 förskola (förskolans namn och gatunummer i de fall

förskolan namnges så, mellanslag, ordet förskola). Om förskolan heter

Förskolan Smultronet, skriv: Smultronets förskola

Inga uppgifter utöver skolan/förskolans namn ska läggas in. Bortse alltså

från resterande fält.

Klicka på Spara.

8 (16)

För att placera student på en avdelning, klicka på rullistan Avdelning. Du

ser då post/poster på avdelning knutna till vald skola/förskola. Markera

den avdelning som studenten ska placeras på samt Spara.

Innan du skriver in en ny avdelning, försäkra dig om att den inte redan är

inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av

avdelningens namn, till exempel ”sör”, så visas namn på avdelning som

innehåller ”sör”.

Finns inte den post du söker, lägg till avdelning genom att klicka på det

gröna plustecknet som syns till höger om Avdelning.

När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I

fältet Förnamn skriver du in avdelningens namn. Observera att inga

andra fält ska fyllas i!

Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar.

9 (16)

För att placera student hos LLU, klicka på rullistan LLU. Du ser då ett

antal poster på LLU. Markera den LLU som studenten ska placeras hos

samt Spara.

Innan du skriver in en ny LLU, försäkra dig om att den inte redan är inlagd

genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av LLU:s namn,

till exempel ”fri”, så visas namn på LLU som innehåller ”fri”.

Finns inte den post du söker, lägg till LLU genom att klicka på det gröna

plustecknet som syns till höger om LLU.

När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I

fältet Förnamn skriver du in LLU:s för- och efternamn. Observera att

fältet Efternamn inte ska fyllas i!

I fältet E-post skriver du in LLU:s e-postadress.

I fältet Telefon anger du det telefonnummer som LLU kan nås på.

Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar.

När du lagt in uppgifter om skola/förskola, avdelning och LLU,

klicka på Spara enligt bild på s. 6.

10 (16)

Anteckningar på specifik VFU-kurs För att göra en anteckning, klicka på ikonen anteckningsblock (texten Ny

Anteckning syns när du håller pekdon på ikonen), se pil i bild nedan.

Observera att anteckning som görs på specifik VFU-kurs inte syns på

andra VFU-kurser!

Nedanstående meddelanderuta visas. Skriv anteckning och avsluta alltid

med datum (ååmmdd) och signatur (versaler) enligt exempel i bild nedan.

Klicka på Extern så att rutan markeras. Detta är en förutsättning för att

anteckningen ska synas för dig som koordinator.

Anteckningar på specifik VFU-kurs kan vara byte av förskola och LLU. I

LÖVU30 och 40 kan det vara uppgifter om skola och LLU för de studenter

som gör VFU i förskoleklass.

Denna anteckning kommer att finnas med när du tar ut rapporter över

studenterna.

Glöm inte att klicka på Spara så att anteckningen finns kvar.

11 (16)

Anteckningar på student En anteckning som görs på student följer denne under hela studietiden och

är inte knuten till en specifik VFU-kurs. Anteckningar på student görs av

utbildningshandläggare på LUN.

Beroende på anteckningens karaktär blir de i vissa fall synliga för

koordinator, t ex student som är U på VFU-kurs och kallad till

studievägledande samtal på LUN.

För att se anteckning på student, klicka på studentens namn (se pil i bild

nedan).

På sidan du nu kommer till, klicka på fältet Anteckningar i

mittenkolumnen.

Anteckningar som görs på student följer inte med när du tar ut rapporter

över studenterna.

12 (16)

Rapport - Placeringsrapport För att få en lista över samtliga studenter placerade på ditt VFU-område,

klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på sidan.

Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter.

Klicka på rapporten Placeringsrapport.

Du möts nu av en sida som ser ut som bild nedan.

I rullistorna väljer du Program, Kurs och/eller Termin. Det är alltså

möjligt att exempelvis välja endast ett program och en termin. I det fallet

kommer din lista att innehålla uppgifter om samtliga kurser den termin och

inom det program du valt.

Klicka på Sök.

13 (16)

Uppgifter om studenterna på ditt VFU-område visas då som i bild nedan.

För att få listan i Excel, klicka på Exportera till Excel.

Om rutan nedan visas, välj att öppna med Excel. Klicka OK.

14 (16)

Uppgifterna i rapporten visas nu i ditt Excelprogram, se bild nedan.

Klicka på kolumnlinjerna för att öka kolumnbredder, se pil i bilden ovan.

Startdatum och Slutdatum för VFU-kursperioden visas först efter att du

ökat kolumnbredden.

Filen innehåller uppgifter om studenters:

Förnamn, Efternamn, Program, Inriktning, Antagningstermin, VFU-kurs,

Termin för VFU-kurs, Start- och slutdatum för VFU-kurs, VFU-område,

Skola/förskola, Avdelning, LLU, Koordinator och Skolhuvudman.

I excelfilen kan du enkelt radera de kolumner som är ointressanta för dig.

Du kan också välja att sortera datan i filen.Klicka på Sortera och filtrera

och därefter på Anpassad sortering i listan.

Om du istället önskar filtrera ut endast vissa poster, klicka på Sortera och

filtrera och därefter på Filter i listan.

15 (16)

Rapport - Studieuppehåll För att få en lista över studenter med studieuppehåll och som har placering

i ditt VFU-område, klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på

sidan.

Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter.

Klicka på rapporten Studieuppehåll.

Fälten Program och Termin är inte obligatoriska, du kan därför lämna

dem tomma. Om du önskar se samtliga programs studenter med

studieuppehåll aktuell termin, lämna programfältet tomt och ange endast

en viss termin.

I exemplet nedan har Förskollärarprogrammet valts samt termin V16.

Klicka på Sök.

Klicka därefter på Exportera till Excel. I excelfilen visas

förskollärarprogramsstudenter med studieuppehåll V16.

I filen anges bl.a. från vilken termin uppehållet gäller samt hur länge det

pågår.

16 (16)

Viktigt att tänka på för dig som koordinator

Som koordinator ska du kontinuerligt logga in och se om någon student

tillkommit eller ”försvunnit” från ditt VFU-område.

Koordinatorer ansvarar för att hålla sig uppdaterade på eventuella

förändringar i VFU-webb, t.ex. om student gjort avbrott innan VFU-kurs

startar. Information om sena avbrott inför VFU-kurs meddelas alltså inte

alltid från LUN.

Uppdatering av studenters studieplan görs inte av LUN, det är istället

studentens ansvar att hålla sin studieplan uppdaterad. Då de inte själva kan

uppdatera sina studieplaner ska de senast 4 veckor innan aktuell VFU-

kursperiod kontakta sin programstudievägledare. Denne ska i sin tur göra

uppdateringen senast 3 veckor innan VFU-kursperioden startar.

Som koordinator kan du ännu inte själv lägga till eller ändra uppgift om

skola, avdelning och LLU som du lagt in vid ett tidigare tillfälle, (se

istället support nedan). Du får tillsvidare mejla LUN om någon uppgift

behöver ändras eller läggas till.

Vid driftsättning i mitten av april ändras detta så att koordinatorerna själva

kan göra det.

Support Viss möjlighet att få support på databasen finns.

Kontakta i första hand; Lena Lundholm, LUN:s kansli,

lena.lundholm@gu.se, 031-786 58 85 och därefter

Jennie Corneskog, LUN:s kansli, jennie.corneskog@gu.se, 031-786 59 57

så hjälper vi till i mån av tid.