Manual siage

MANUAL DE USUARIO

MINEDU – OFIN

Fecha: 21-Febr-11

OFIN -2011 Página 1 de 111

OFICINA DE INFORMÁTICA - OFIN

Sistema de Información de Apoyo a la

Gestión de la Institución Educativa

SIAGIE v.2.0.1

Manual de Usuario

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HISTORIAL DE REVISIONES

Fecha Versión Descripción Autor

16/11/2009 1.0 Elaboración del manual. PO

06/05/2010 1.0 Elaboración del manual de Usuario. YC

12/05/2010 1.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha YC



27/08/2010 2.0 Actualización del manual de Usuario a la fecha LA







19/01/2011 2.0 Actualización de las opciones de: Datos de Institución

Educativa: parámetros, Año Académico (activación),

Módulos y especialidades, Procesamiento de notas:

prematrículas

YC



Autor(es):

YC : Yajaira Canal

LA : Liz Alvarez

Revisores:

HZ : Hugo Zumaeta

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Contenido 1. Introducción ......................................................................................................................... 4

2. Ingreso al Sistema .............................................................................................................. 5

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL ............................................................................ 8

3. Datos Institución Educativa ............................................................................................... 8

4. Año Académico ................................................................................................................. 15

5. Fases .................................................................................................................................. 19

6. Períodos de Evaluación ................................................................................................... 20

7. Registro de Ambientes .................................................................................................... 21

8. Grados y Secciones ......................................................................................................... 23

9. Fechas Especiales IE ...................................................................................................... 34

CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS ...................................................................... 36

10. Registro de Estudiantes .............................................................................................. 36

11. Matrícula de Estudiantes ............................................................................................. 47

12. Nómina de Matrícula .................................................................................................... 62

13. Registro de Nómina Básica ........................................................................................ 64

14. Resoluciones IE ............................................................................................................ 71

15. Estudiantes por sección .............................................................................................. 75

16. Padrón de Apoderados ................................................................................................ 79

17. Cambio de Sección por Estudiante ........................................................................... 79

18. Traslado de Estudiantes .............................................................................................. 81

19. Retiro de Estudiantes ................................................................................................... 83

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN ........................................ 84

20. Asistencia Mensual a la IE .......................................................................................... 84

21. Registro de Notas Genérico ........................................................................................ 87

22. Subir Notas desde Excel ............................................................................................. 93

23. Registro de Apreciaciones de Docentes ................................................................... 95

24. Procesar Notas ............................................................................................................. 97

25. Proceso Disgregado de Notas .................................................................................. 102

26. Impresión de Boletas de Información ...................................................................... 106

27. Acta Consolidada de Evaluación ............................................................................. 109

28. Recuperación Subsanación ...................................................................................... 110

29. Registro de Notas de Área a Cargo ........................................................................ 110

30. Reporte Recuperación y Subsanación .................................................................... 111

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1. Introducción

a) OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0

(Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación

para ser gestionado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional.

El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las

Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos

administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán

generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros

de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación.

De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa

y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los

recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes

Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).

b) ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Guía Práctica para el manejo del SIAGIE versión 2.0 de tal manera que

sea ejecutado íntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de

manera independiente y centralizada.

c) DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes módulos:

d) Administración del Sistema

Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados

para su acceso al sistema.

e) Configuración

Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel

de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por

parte del equipo de administración central del MINEDU.

f) Administrar Personal

Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la

institución educativa.

g) Administrar IE

Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su

proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el

soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes.

h) Administrar Red

Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo

el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.

i) Seguridad

Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al

sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios.

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características:

j) Ayuda

Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades

del Sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas

ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las

operaciones del sistema.

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La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción

abrirá la siguiente ventana.

2. Ingreso al Sistema

Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL:

http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación,

después ingresar a la opción de “Intranet”

Después de ingresar a la opción Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos

con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

Para ver los videos pulse sobre la opción que quiere ver

Ingrese a la opción Intranet

http://www.minedu.gob.pe/

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Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrara el Sistema

será la de configuración Inicial de la Institución Educativa en donde se puede seleccionar los datos

básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente su Institución Educativa

Ingrese al SIAGIE 2.0

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Los datos ingresados en esta ventana son:

Institucion Educativa El nombre de la Institución Educativa

Turnos de la I.E Turnos con los que cuenta la Institución Educativa

Año Academico El año Académico correspondiente

Nro de aulas Seleccione el número de aulas con los que cuenta

la Institución Educativa

Tipo de Periodo Tipo de periodo de evaluación

Tipo de manejo de Sistema Tipo de manejo del sistema

Por defecto aparece el nombre de la IE

Seleccione los turnos de la IE

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Grados y cantidades Seleccione los grados e indicar el numero de

secciones por grado en la I.E

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”, pulsar

varias veces el botón Refrescar.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

Finalmente pulse el botón “Finalizar”

CAPITULO I: ADMINISTRACION GENERAL

3. Datos Institución Educativa Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite

complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de

página web, entre otros.

Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE.

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Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Mediante esta opción se

realiza la primera vez que se modifica el registro de la institución educativa. Esta opción no tiene un

botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está

previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo

las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se

tiene que hacer es pulsar el botón modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta

manera la información se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y

pulse aceptar

En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Programa en la IE.

A continuación realice los siguientes pasos:

a) MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.-

Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se

habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre

otros.

Para modificar los datos del director:

Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en Sistema Único de Planillas

Búsqueda de personal en la base del sistema

Tamaño del escudo

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE)

Código Modular Identificador del personal

Anexo Anexo

Nivel Nivel Educativo

Nombre Nombre de la institución educativa

Gestión Encargado de la gestión

Departamento Departamento de institución educativa

Provincia Provincia de institución educative

Distrito Distrito de institución educative

Dirección Dirección de institución educative

Centro Poblado Nombre del centro poblado

Tipo I.E. Tipo de institución educative

Forma Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local Código numeral asignado al local

DRE DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

Ugel Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución

AUTORIZACION DE

FUNCIONAMIENTO

Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la

institución educativa

Fecha Res. Fecha de la resolución de autorización

Turno Turno de enseñanza

Días de la Semana

Laborales

Seleccione los días laborables de la I.E

Horas pedagógicas por

día

Distribución de las horas pedagógicas por día

Genero Genero de la I.E

Característica Modo de enseñanza establecido

Datos de Registro

Director Nombre del director de la IE

Teléfono Número telefónico de la IE

Email Cuenta de correo electronic

Página Web Dirección de página web

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1. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP, se muestra una

ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que

corresponden:

2. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el personal de la IE, se

muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en

la IE en la opción Registro de Personal.

3. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opción de turno se abrirá la siguiente

ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duración de las horas académicas

como la duración de la hora libre

4. Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede

agregar las horas pedagógicas para lo cual les mostrará la siguiente ventana.

Ingrese el horario del turno

Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre

Seleccione el turno

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Después de pulsar agregar abrirá la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo

de hora, el mismo que puede ser académico o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta

qué hora serán las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas,

entonces el sistema irá mostrando las mismas.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente

ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden

superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5. Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la

semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde.

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6. Carga del Logo de la IE.- Esta opción permite cargar el escudo o logo de la institución

educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño

de 1.5 cm x 1.5 cm.

b) MODIFICAR PARÁMETROS.-

Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña

Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten

configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Carga imagen al sistema

Muestra la ventana de dialogo

Ruta de la imagen

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen

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Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación

Libreta.

Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las

libretas de notas del estudiante a partir del cual el

sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por

defecto, el valor es 40.

Si una IE emplea un total de criterios de evaluación

mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el

sistema empiece a recudir el tipo de letra en la libreta y

de esta forma permitir que la libreta se emita en una

cara de un papel tamaño A4.

Registrar/Imprimir apreciaciones

del tutor

Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se

imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que

si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la

libreta de notas.

Líneas en blanco para registro

manual

Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces

mediante esta opción se indica cuántas líneas se

reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Visualización de datos de libretas

de notas

Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el

Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de

notas.

1. Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña

correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que

permiten configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año

académico en la IE.

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Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas

en los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione

programas, el usuario podrá seleccionar el o los programas.

Por defecto, aparecen marcados para agregar todos los programas. Al final después de haber

seleccionado el o los programas adecuados, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes.

4. Año Académico Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el

período de inicio y fin de vigencia.

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a. Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y

luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Año Detalle descriptivo del año académico

Fecha Inicio Calendario fecha de inicio de año académico

Fecha Fin Calendario fecha de fin de año académico

Estado Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE,

el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una

sección posterior en esta opción cómo se activa un

año académico.

b. Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el

botón Eliminar (símbolo del aspa).

d. Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que

sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para

el Trabajo.

El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que

se muestra a continuación:

Registrar Año Académico

Eliminar el registro

Enlace modificar Año Académico

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Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de

combinación entre especialidades y módulos:

El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar

el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de

grado académico dentro de la IE.

e. Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma

importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del

mismo. Los estados posibles de un año académico son:

Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de

activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior.

Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información.

El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se

mostrará el siguiente mensaje:

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el

año académico:

Hacer clic en año inactivo

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Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico

indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas

por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el

informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería

parecido al siguiente.

Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la

página desde el explorador presionando la tecla F5.

Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a

un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el

ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a

cerrar un año académico.

Hacer clic en año abierto

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Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

5. Fases Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a

desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación).

El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente:

a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los

datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Fase Identificador y descripción de la fase.

Fecha Desde Calendario fecha de fase desde

Fecha Hasta Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar

dentro de las fechas de año académico.

Estado Estado de registro

Permite Asistencia Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

Registrar Fase

Enlace Modificar Fase Elimina el

registro

Listado de fases

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase

ESTADO

Activo

Inactivo

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b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de

la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar

(símbolo del aspa).

6. Períodos de Evaluación Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el

Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las

actividades del Año Académico.

a. Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego

ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.


Tipo Período Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Calendario fecha inicio del período de evaluación

Fecha Fin Calendario fecha fin del período de evaluación

Estado Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda

mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente,

al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior

culminación se deberá cambiar este estado,

respectivamente a En evaluación y Evaluado.

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Finalmente, queda la siguiente ventana.

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa

inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b. Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c. Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el


7. Registro de Ambientes Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la

institución educativa.

a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar

los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Enlace Modifica Período

Evaluación

Registro de Ambiente

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Código Identificador del ambiente

Tipo de Ambiente Tipo de área física

Descripción Descripción del ambiente

Ubicación Descripción detallada de la local físico

Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el

ambiente.

Área Medida del local en metros cuadrados.

Estado Condición del local físico del ambiente

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios.

Bueno Número de bienes en óptimo estado

Regular Número de bienes en regular estado

Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace

debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón

Eliminar (símbolo del aspa).

d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Enlace Modifica Ambiente


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Descripción del Reporte:

Aula Es la descripción del aula.

Ubicación Ubicación física del aula.

Estado Estado del ambiente: Bueno, regular, malo.

Cap Capacidad de estudiantes

Estado de carpetas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de sillas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

Estado de mesas Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

8. Grados y Secciones Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la

Institución Educativa para un año académico en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a

llevar en un año académico determinado.

a. AGREGAR GRADO POR AÑO.- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego

marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están

disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

Lista de Grados disponibles

Marcar la casilla de selección de registro.

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1. Agregar áreas por grado. Una IE puede haber definido áreas particulares que son

consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe

pulsar el enlace “Num Áreas” abrirá la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las áreas

correspondientes a un determinado grado.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón “Agregar” y luego

seleccione los talleres y pulse el botón Agregar.

Elimina el registro

Seleccione los talleres que va agregar

Finalmente pulse Agregar

Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres.

El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares a cada grado.

Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE.

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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en

donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Si el área tiene criterios de evaluación relacionados, entonces primero deben ser eliminados.

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera

necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que

solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado

especificado.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón

Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones

asociadas a un grado de la IE.

Pulse sobre el aspa

Finalmente pulse aceptar

Al presionar el botón Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar.

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3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado

seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del

área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se

accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas

por Año.

Elimina el registro

Agrega Criterio de Evaluación

Contenido Silábico

Números de criterios de evaluación

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5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el

botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón

Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al

elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón

Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el

botón Grabar.


Código Año Identificador del año académico

Código Diseño Identificador del diseño curricular

Código Nivel Identificador del nivel educativo

Código Grado Identificador del grado

Código Área Identificador de área generic

Código Identificador del contenido silábico

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Descripción Descripción del contenido silábico

Fecha Programada Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un

registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las

secciones.

b. AGREGAR SECCIONES.

1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular

debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para

grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la

Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble

click en el registro del aula.

Opción para modificar la sección

Estudiantes de Sección

Horarios de Sección

Listado de Personal

Listado de Aulas

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Id Sección Identificador de sección

Descripción Descripción de la sección

Tutor Es el personal encargado o responsable de la

sección. Previamente debe estar registrado como

personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al

momento de crear la sección el registro puede

continuar.

Aula Especifica el aula de uso más frecuente por la

sección.

Num. Vacantes Número de vacantes disponibles.

Fase Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En

una fase de recuperación es posible crear secciones

que agrupen a los estudiantes de diferentes

secciones para que se recuperen en un área

determinada.

Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la

fase de recuperación de la IE, se forman secciones

que van a agrupar a los diferentes estudiantes que

están recuperándose en un área en particular.

Turno Es el turno en el que funcionará la sección.

2) Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase

recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación

descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la

Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

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Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse

doble click en el registro del aula.

Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de

áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble click en el

registro del aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde

muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que

recuperaran una determinada área

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3) Mostrar Horarios Asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un

registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

4) Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el

botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos

pulse el botón Grabar.


Áreas Área genérica impartida

Docentes Docente responsable del dictado

Día Día de la semana en que se dicta el área en la

sección.

Desde Hora de inicio del dictado

Hasta Hora de fín del dictado

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada

posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del

sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen

una asignación de este tipo.

Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un

registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma.

Para una sección regular:

Listado de Áreas Genéricas

Listado de Docentes

Elimina el registro

Opción para modificar los horarios

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Fecha: 21-Febr-11


Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente

manera:

Después de pulsar la opción de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos

muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación:

Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema

mostrará una ventana similar a la siguiente:

Pulse aquí para ver la última libreta de notas como muestra la siguiente ventana

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Fecha: 21-Febr-11


Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir

agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la

siguiente ventana:

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año

académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al

presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección.

5) Registro de Notas

El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de

registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve

para bloquear o desbloquear el registro de notas.

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se

desea controlar.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana

Elige el periodo de evaluación

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

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Fecha: 21-Febr-11


Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del

candado y viceversa.

9. Fechas Especiales IE Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no

laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las

fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar

evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un

domingo.

a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y

luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.


Código Identificador de la fecha especial, este número es

autogenerado por el sistema.

Descripción Descripción de la fecha especial

Si el candado se encuentra abierto podrá realizar modificaciones de notas en el área

Si el candado se encuentra cerrado no podrá realizar modificaciones de notas en el área

Agregar fecha especial

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Fecha: 21-Febr-11


Tipo fecha Especial Tipo de fecha especial

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el

personal docente se les registrará la asistencia.

Fecha Desde Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales.

Fecha Hasta Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la

Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el

enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el


d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas

especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Al poner el botón Grabar, queda así el registro.


Enlace Modificar

fecha especial

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

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CAPITULO II: ESTUDIANTES Y MATRICULAS

10. Registro de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda

la información necesaria para llevar un control de su progreso.

a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se

habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a

continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Nota: En la opción “Posee Apellidos” Si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos

y nombre de estudiante, si escoge la opción Solo Paterno el campo del Apellido Materno se

bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara


Búsqueda por filtros

Listado de Ubigeo:

Calendario para selección de fecha

Búsqueda específica

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Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema

Código Estudiante Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo

nacional.

Sexo Género masculino o femenino

Posee apellidos Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o

materno.

Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante

Apellido Materno Apellido Materno del estudiante

Nombres Nombre completo del estudiante

Cargar foto Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y

ser de los formatos .jpg, .bmp.

País Nacimiento País de origen del estudiante

Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento

Estado Civil Condición del estudiante

Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

El control de la homonimia en el sistema.

En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de

un estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que

sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el

sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para

que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un

Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje

Para acceder a la información pulse doble clik en el registro

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caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna

“registrado como”.

Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga

con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la

información como nueva.

Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de

ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información

ingresada y le saldrá la siguiente ventana.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos

se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro.

b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros

para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón

Modificar para realizar los cambios.

Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón

correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del

estudiante. Enseguida pulse “Abrir”.

Nuevas pestañas

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Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra

de progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS

FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden

complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.

Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al

estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

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Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada

A continuación se va a detallar las demás fichas:

FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va

habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente


Año Año de nacimiento

Lugar Residencia Ubicación geográfica del domicilio del estudiante

Dirección Detalle de la dirección del domicilio del estudiante

Lugar Lugar de domicilio

Teléfono Teléfono de domicilio

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la

información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

Seleccione el tipo de documento

Ingrese el número de documento

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FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos

modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información

correspondiente


Año Año de labores

Edad Edad correspondiente al año de labores

Descripción Detalle del trabajo o las labores realizadas

Horas Sem. Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la

información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos

modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información

correspondiente

Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de Situación Laboral

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Lengua Materna Lengua por parte de madre

Segunda Lengua Segunda lengua que domina

Religión Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento

Número Hermanos Número de hermanos del estudiante

Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD

FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información

del peso y talla del estudiante.

Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

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Fecha Fecha del chequeo médico realizado

Control Tipo de control realizado.

Resultado Resultado de la consulta realizada

Observaciones Detalle u observaciones adicionales

FICHA ESTADO DE SALUD:


Edad aprox. Edad aproximada del estudiante

Tipo Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna Tipo enfermedad / vacuna

Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones Observaciones de la enfermedad o vacuna.

Calendario

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FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

FICHA OTROS (Controles de salud):


Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir

Experiencia Traumática Accidente o caso acontecido

Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES

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Apellido Paterno Apellido paterno del familiar

Apellido Materno Apellido materno del familiar

Nombres Nombres del familiar

País Nacimiento País de nacimiento del familiar


Estado Civil Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar

Parentesco Relación del familiar con el estudiante


Grado Instrucción Grado alcanzado.

Domicilio Dirección de vivienda del familiar

Centro de Trabajo Centro de labores del familiar

Teléfono Número telefónico del familiar

Celular Número de teléfono móvil del familiar

Email Correo electrónico del familiar.

Ocupación Cargo o tarea que realiza el familiar

Vive Estado de existencia del familiar

c. Generar Ficha de Matrícula.- Se accede al pulsar el botón “Generar Ficha Única de

Matrícula”, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opción

permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula.

Opción para generar el reverso de la ficha única de matrícula

Generación de la ficha única de matrícula

Ficha Registrar Estudios/ Principal

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Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

Si el usuario ha indicado “Reverso” como se muestra en la siguiente imagen

Y pulsa la opción “Generar Ficha Única de Matricula” mostrara el reverso de la ficha de

matrícula como se muestra en la siguiente ventana.

d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros

para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de

confirmación de la acción.

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e. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato

específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento.

Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de

registro de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son:

Código Estudiante Identificador asignado por el sistema

Código del Educando Identificador de único de estudiante

Tipo de Documento Documento de identidad

Número de Documento Número de documento de identidad

f. Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el

sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace

ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del persona l encontrado

en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

11. Matrícula de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el

presente año académico.

Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” mostrara la siguiente ventana principal

donde se podrá registrar la matricula de los estudiantes

Campo para ingreso de texto

Filtros (apellidos nombres y código modular)

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a. Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se

habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para

grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Código de matrícula Identifica a la matrícula. Es un número que es

asignado por el sistema para cada año académico en

cada IE.

Código de Estudiante El código que identifica al estudiante. Vea

posteriormente en este acápite la búsqueda y creación

de estudiantes para ser matriculados.

Búsqueda por datos específicos

Enlace Registrar

el apoderado

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Fecha: 21-Febr-11


Fecha de matrícula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta

fecha se usa también al momento de asociar

resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser

diferente a la del sistema. El sistema internamente

guarda la fecha en la que se crea un registro de

matrícula.

Foto estudiante Muestra la imagen asociada al estudiante.

Apellidos y nombres: Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Condición de Matricula

Situación matrícula

Ingresante El estudiante ingresa a estudiar

en la IE al primer grado del nivel.

Promovido El estudiante ha sido promovido

desde el grado anterior.

Repite El estudiante no ha sido

promovido, es decir ha repetido el

grado.

Reentrante El estudiante ha regresado a

estudiar el mismo grado

Reingresante El estudiante ha reingresado a

estudiar

Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si

la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá

el registro del primer grado. Si es promovido, entonces

no se permitirá el primer grado del nivel.

Sección Es cualquiera de las secciones que se han registrado

en el sistema.

Trabaja

Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas

semanales en la cual se tiene que poner las horas

correspondientes al trabajo y la condición de trabajo

en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones

I.E Procedencia

Misma IE El estudiante procede de la

misma IE para esta matrícula.

Otra IE El estudiante procede de una IE

diferente a la de la matrícula.

Su casa El estudiante no proviene de

ninguna IE.

Nombre I.E Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre

que la IE de procedencia del estudiante matriculado

sea “Otra IE”.

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Condicion Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el

mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana

indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente

ventana.

Búsqueda y creación de nuevos estudiantes

Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado

el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder

matricularlo.

Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes

pulse clic en el botón de ayuda.

Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y

seleccionar una de las dos opciones

“En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se

asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.

“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta

será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de

tiempo.

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre

el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la

siguiente ventana

Registrar Estudiante

Búsqueda dentro de la IE

Búsqueda en el archivo general de estudiantes

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En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la

opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar

Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que

queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:

Nro. Estudiante Identificador asignado por el sistema.

Código Educando Identificador único del estudiante dentro

del sistema educativo nacional.

Pulse sobre el registro

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Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante

Apellido Materno Apellido Materno del estudiante

Nombres Nombre completo del estudiante

País Nacimiento País de origen del estudiante


Estado Civil Condición del estudiante

Lugar Nacimiento Ubicación geográfica (Departamento,

provincia, distrito)

Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está

matriculando al estudiante en el año académico en cuestión. Por lo tanto se emite el siguiente

mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del

apoderado:

Este formulario solicita los siguientes datos:

Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el

apoderado.

Tipo y número de

documento

Es el tipo y número de documento de identidad

del familiar.





Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.

Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa

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siempre y cuando el país de nacimiento sea

Perú.


Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el

parentesco Madre, entonces se marcará Mujer.

De igual manera, con el parentesco Padre, se

marcará Hombre en sexo.

Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.








Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda

ingresar la información.

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con

ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el

registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado.

b. Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee

modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción

“Buscar”

Seleccione la opción de apoderado

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Fecha: 21-Febr-11


Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al

suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y

número de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la

matrícula de estudiante.

Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los

cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana.

En la ventana encontrará los siguientes complementos:

Requisitos de Matricula

Registrar Apoderado

Las cuales pasamos a describir a continuación:

REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y

realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los

datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”,

luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la

actualización de los datos del estudiante.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:

Búsquedas específicas

Permite ver la fotografía del estudiante.

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Es apoderado Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.

Tipo y número de

documento

Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.





Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento.

Estado Civil Estado civil del familiar.

Lugar Nacimiento Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando

el país de nacimiento sea Perú.


Sexo Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco

Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el

parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo.

Grado Instrucción Ultimo grado alcanzado.








Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado

que aparece en la parte inferior de la ventana.

Pulse el enlace para modificar el familiar

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En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”

En dicha opción encontrara

Áreas exoneraradas

Áreas a Cargo

Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la

información

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas

áreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas.

Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area

que se puede exonerar.

Ingrese a la opción de “Otros

Datos”

Pulse Modificar

Pulse grabar para guardar la información ingresada, caso contrario pulse salir

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Fecha: 21-Febr-11



Diseño Curricular Diseño curricular nacional o plan de estudios

Areas Área genérica. No todas las áreas pueden ser

exonerables. Solo se despliegan las áreas que

pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión.

Resolución Documento que autoriza la exoneración del

estudiante.

Fecha Calendario de fecha de exoneración

Observaciones Comentario u observación referidas a la

exoneración.

Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace

debajo de “ID”

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una

matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia

dentro del nivel académico, no existe un grado previo).

Pulse el enlace para modificar

Dado que la situación de esta matrícula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo.

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Fecha: 21-Febr-11


En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo

que el estudiante tiene de matrículas anteriores.

Los datos que se ingresan en esta ventana son:

Año Año al que corresponde al área a cargo.

Institución Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha

cursado el área que lleva como cargo.

Diseño curricular Es la estructura curricular

Grado Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe

ingresarse un área precedente del grado de

matrícula.

Área Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva

como cargo.

Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c. Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar.

La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En

proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro

pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

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Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la

matricula ha sido eliminada:

d. Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del

estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se

encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún

tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas.

Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los

datos.

Pulse la opción cuando este seguro que todos los datos están correctos

Estado

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Fecha: 21-Febr-11


Para lo cual saldrá la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en

estado “DEFINITIVA”.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte

Estado paso a definitiva

Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono

Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opción

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En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la

siguiente ventana.

e. Imprimir.- Es la opción que te permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si

pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

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Fecha: 21-Febr-11


Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente

ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la

siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en

curso.

12. Nómina de Matrícula Esta opción permite ver las notas y la situación final del estudiante al término de una fase de

acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promoción y Repitencia.

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Fecha: 21-Febr-11


Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opción de sección, también tenemos

que elegir una de las opciones; automáticamente va mostrar los datos de Responsable de la

matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobación como se muestra en la siguiente pantalla

Después pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de

Matricula la cual la puede imprimir la imagen de la cara de adelante

Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la sección

Pulse el botón Generar Nómina

Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección

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Fecha: 21-Febr-11


La imagen de la cara posterior:

13. Registro de Nómina Básica En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema,

para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de

una institución educativa.

Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el

año académico en curso y posteriormente ingresar a la opción.

a) Se selecciona el grado y la sección y se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla

Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a través del explorador.

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Fecha: 21-Febr-11


Usted está en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta

únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre

del mismo que la información allí contenida se depositarán los datos correctamente.

b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:

La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección.

La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los

estudiantes que pertenecen a la sección

c) Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente.

Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una

interfase.

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Fecha: 21-Febr-11


Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente

generado.

Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el

estudiante tiene DNI, el sistema hará prevalecer éste sobre el código de estudiante de 14

dígitos.

La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir

más estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las

mismas: 51, 52, 53, etc.

d) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la

información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

e) Presione el botó Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

f) Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el

archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos,

solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

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Fecha: 21-Febr-11


g) Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que

el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

h) El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación. Para

modificar un registro, haciendo clic sobre el ícono se apertura el formulario correspondiente

para modificar los datos que se requiere para la nómina.

Para eliminar registros

Para modificar registros

Para agregar registros

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Fecha: 21-Febr-11


i) Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la

carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga

nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de

Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente:

Luego de aceptar se muestra lo

siguiente:

j) Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la

información registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente

mensaje:

k) Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir

Información, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

Para grabar los datos registrados.

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l) Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar

otra transferencia.

m) El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la

opción de Nómina de matrícula.

Un acápite aparte se debe tener en cuenta para el tema de validaciones en esta carga de datos

básicos para la nómina:

Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres y

apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado. Todo hace indicar

que se trata del mismo estudiante, sin embargo el sistema solicita la confirmación por parte del

usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se

muestra a continuación:

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En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que

es un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic

sobre el registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma

persona. El sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se

consigna en la hoja de cálculo es el válido.

Caso 2: Tratamiento del código de estudiante:

En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante

que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma

validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la

información antes de transmitir.

Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación.

Para ello se puede

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Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante:

En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una

columna correspondiente en la hoja de cálculo.

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el

nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha

convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

14. Resoluciones IE Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven

en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan

incluyendo en el sistema.

Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones

registradas. Inicialmente la lista está vacía.

El archivo Excel de carga contenía DNI para estos estudiantes

El nuevo código del estudiante es el DNI

El antiguo código del estudiante se queda registrado como un nuevo documento.

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Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una

resolución.

Los datos que se registran en esta ventana son:

Id resolución No está disponible para ingreso por el usuario.

Tipo resolución Dependiendo del tipo de resolución se activará la

finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que

tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad Por ejemplo para una resolución jefatural se activan

estas finalidades.

N° resolución Indique el número de resolución

Fecha de aprobación Es la fecha en la que se aprobó la resolución

Responsable Es el personal de la IE que se hace responsable de la

resolución.

Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar los

registros de interés de la resolución, según la finalidad

de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una

resolución con la finalidad de matrícula adicional,

entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango

para agrupar las matrículas.

Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al rango

final de agrupación.

Descripción Es una descripción breve o resumida de la resolución.

Texto resolución Es el texto de la resolución

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Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a

trabajar con la información contenida en el sistema.

En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las

matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de

fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

Mientras la resolución esté como registrada, podrá ser eliminada.

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En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial,

podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados

secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se

puede buscar por apellidos y nombres o por

código de estudiante:

Al presionar el botón Grabar, se confirma a las matrículas de estudiantes y son cargados a la

resolución, apareciendo de la siguiente manera:

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Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado

de registrado.

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas

son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe

hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono

de eliminación.

15. Estudiantes por sección Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite

ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

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La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras

a. Orden Automático

Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara

automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

b. Orden Manual

Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por

conveniente el docente.

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados

Diseño Curricular Nacional vigente

Secciones del grado Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado

Pulse Orden Automático

Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando de posición de los números

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Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar”

para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la

siguiente ventana.

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le

saldrá la siguiente ventana de advertencia.

En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de estudiantes

existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de

advertencia.

c. Modificación de una matrícula de estudiante

En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el

enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante matriculado

El usuario puede cambiar la numeración

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Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el

botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.

Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al

pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos

d. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes.

Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados

posibles son:

Pre matrícula La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del

año académico anterior.

En proceso La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año

académico anterior.

Definitiva La matricula no puede ser modificada

Anulada La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar

toda la información del estudiante, pues se activa el botón de

eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada

Pre matrícula No No Si Si

En proceso No No Si Si

Definitiva No Si No Si

Anulada Si Si Si No

Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado

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16. Padrón de Apoderados Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos

ver la lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular

Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados

Sección La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación

de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección

17. Cambio de Sección por Estudiante Esta opción permite cambiar a un estudiante de sección dentro de un mismo grado en el transcurso

del año académico. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del

estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente.

Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va

realizar el cambio de sección.

Al pulsar el botón Agregar se muestra el siguiente formulario:

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Los datos que se muestran / registran son:

Codigo de matricula Identificador único de matrícula del educando

Grado Grado del estudiante.

Sección Sección del estudiante

Nombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del

estudiante

Fecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado.

Nueva sección Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante.

Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección

del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.

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Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se

debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

18. Traslado de Estudiantes Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa.

Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:

Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

Código traslado Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a

la IE durante un año académico.

Código matrícula Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.

Grado Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado

Sección Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado

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Observaciones: El usuario registra alguna observación

Resolución traslado Es la resolución que se ha emitido por el traslado

Fecha traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado

IE a trasladar Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El

sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del

mismo nivel educativo.

El registro quedaría de esta manera:

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda

siguiente:

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la

Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le

corresponden, tal como se muestra a continuación:

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante

Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.

Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

En este campo se ingresa el nombre de la IE.

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19. Retiro de Estudiantes

Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un

año académido.

Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón

“Agregar”

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana


Código de retiro Identificador asignado por el sistema

Código de matrícula Identificador único de matrícula del educando

Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante

Resolución de retiro Número de la resolución de traslado.

Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.

Motivo retiro Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).

Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE.

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

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Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del

estudiante.

Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso

que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia

impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden,

tal como se muestra a continuación:

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN DE ASITENCIA/EVALUACIÓN

20. Asistencia Mensual a la IE

Esta opción permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institución educativa

por meses, para las fechas dentro del año académico establecido para la institución educativa.

Al ingresar a esta opción aparece la ventana siguiente:

Pulse el enlace para modificar la información

Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

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Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la

asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación:

a. Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico, y como

límite hasta la fecha actual.

b. Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen

como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos

estudiantes que no asistieron a clases.

c. Por defecto las fechas muestran los días de la semana y días festivos de manera

informativa, así como una descripción por cada uno de los estados.

d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se

obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

Después Pulse el botón grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos

fueron grabados con éxito.

Enlace Registro de Asistencia

Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado

Fechas especiales marcadas

Si pone el cursor aparecerá el significado de cada letra

Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

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Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada

al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.

Descripción Símbolo

Falta F

Tardanza T

Falta Justificada J

Tardanza Justificada U

Asistió símbolo de punto

No se registro

espacio en

blanco

a. Imprimir asistencia

Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará

la siguiente ventana:

b. Eliminar asistencia

La eliminación de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les

estudiantes pulsando la opción “Limpiar Asistencia”

En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la

siguiente ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes

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En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente

ventana de confirmación y pulse “Aceptar”

21. Registro de Notas Genérico Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado,

sección y área.

Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el

llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al

sistema.

Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante

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Allí se pide ubicar la siguiente información:

Diseño Curricular Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al

que pertenece la institución educativa.

Periodo El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a

ser registradas y responden a la configuración realiza por la

institución educativa para el año académico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se

encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se

mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados,

como por ejemplo:

Grado

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a

ingresar notas.

Sección Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el

botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo

se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este

momento.

Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este

archivo:

Área El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas

existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

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Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente

ventana.

En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color

amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante

estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se

podrá realizar el registro de las notas.

Para registrar notas se procede de la siguiente manera:

Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones

Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Datos generales

Esta leyenda corresponde a los criterios de calificación

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Algunas consideraciones para el ingreso de notas:

- En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”;

es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se

guardara como “09”.

- En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C

serán de color rojo.

- El ícono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a

validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.

Note que la nota final por área no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta sección.

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a. Cierre del registro de notas

Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e

indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar

registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:

Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación.

Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podrá modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.

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b. Generación de archivo Excel para carga de notas

Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel

donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde

primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde

podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma

como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”

Un ejemplo de la hoja de cálculo que es descargada se muestra a continuación:

Pulse la opción “Generar Archivo Excel”

En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada área.

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Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un área determinada.

22. Subir Notas desde Excel Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de

cálculo previamente descargada desde el sistema.

En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar

abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón

abrir.

Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.

Busque el archivo de excel

Pulse “Abrir”

Informe de Carga

Pulse “Cargar Notas” Pi

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Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la

información de las notas que se han registrado.

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento

solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia”

donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran:

Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.

Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.

Que el criterio de evaluación haya sido modificado

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón

grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en

ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva

Carga”.

Ingrese las notas directamente

Informe de Inconsistencias

Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas

Relación de inconsistencias

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23. Registro de Apreciaciones de Docentes Esta opción permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el

grado y sección.

Después de seleccionar el grado y sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de

estudiantes.

Después de pulsar el icono de “Registra apreciaciones” nos mostrara la siguiente ventana donde

se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

Opción para realizar nueva carga

Opción para registrar las apreciaciones

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Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir ingresando

información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para

que pueda ingresar la información.

Ingrese las apreciaciones del estudiante

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Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la

siguiente ventana.

24. Procesar Notas Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en

curso, tanto para las fases regulares y de recuperación.

Este proceso tiene las siguientes características:

Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de

ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.

Apreciaciones del Docente

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Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras

que el servidor va realizando el cálculo correspondiente.

Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede

actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de

procesamiento de notas.

El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo

de notas.

FASE REGULAR

Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra

la siguiente pantalla:

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico

a) La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año

académico.

b) La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados

posibles son:

Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.

En evaluación: Cuando se está evaluando el periodo. Solo se pueden procesar notas

finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación

Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

c) La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota

final de cada estudiante en el periodo seleccionado.

Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que

se muestra en la ventana siguiente

Porcentaje de avance

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d) La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar

antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se

activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en

actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando

las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente.

El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las

reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se

muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos

estén en el estado de Conforme.

Procesos previos. Aplica las reglas de promoción y repitencia

Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas.

Informe de Proceso de Cálculo de Notas

Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso

Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, número de estudiantes)

Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso.

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e) La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso

consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en

la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en

cualquier momento por el familiar o docente.

Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

f) La sétima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas

correspondiente a un periodo determinado.

Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes

seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones,

seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por

mérito.

Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventana

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Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde

muestra el consolidado de evaluaciones.

Proceso de generación de pre-matrícula.

Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como

aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser

matriculados en el siguiente año académico.

Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:

Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Seleccione el grado Seleccione la sección

Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana

Áreas y criterios de evaluación.

Los estados se encuentran como Evaluados.

Cuando el estado se encuentra en evaluado Recién se activan el boton

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Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese

de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá

realizar este proceso:

Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán

promovidos los estudiantes.

Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el

proceso no será completo y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente

mensaje:

25. Proceso Disgregado de Notas En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un

estudiante en particular.

Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE

se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el

mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento.

Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de

la sección y generar las libretas de calificaciones.

La pantalla de registro es como sigue:

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Los datos que se seleccionan en esta ventana son:

Diseño Curricular Escoger el diseño curricular

Fase

Período Escoger un periodo

Criterio de

Selección

Escoger una opción para procesar las notas

Primer Criterio de Selección: Grados

El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este

criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar

Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año

académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar

las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Lista de los procesos que

fueron ejecutados anteriormente

Muestra el estado en que se

encuentra el registro

Sector de selección de estudiantes para

procesar

Sector de selección.

Sector de procesamiento

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Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar

de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de

“Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la

siguiente ventana.

Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Selección: Secciones.

Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en

la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

% de Avance

Pulse esta opción para actualizar el % de avance

Selección los grados

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Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara

de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas.

Tercer Criterio de Selección: Estudiantes.

Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

Seleccione las secciones

Sector de búsqueda de estudiantes

Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.

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Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

26. Impresión de Boletas de Información Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo

cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante.

Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas:

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de libretas

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO.

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Regresando a la impresión de libretas, se indica el criterio de selección.

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente

ventana:

También existe la opción de selección “Por secciones”

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión”

Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión”

Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

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La última opción de selección es “Por estudiante”

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual

aparece el registro del estudiante que estamos buscando

Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión”

Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar

Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana

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Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las libretas de calificaciones, presionando

el botón de Generar archivo de impresión.

27. Acta Consolidada de Evaluación Esta opción permite ver las notas finales y su situación final del estudiante dentro de su sección.

Una vez que el usuario ha ubicado la sección que desea imprimir, pulsa el botón Generar Acta y se

muestra el acta correspondiente.

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28. Recuperación Subsanación Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y

subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su

nota de subsanación

29. Registro de Notas de Área a Cargo Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que tienen áreas a cargo. Recuerde

que estas notas fueron registradas en la matrícula del estudiante.

En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

En primera instancia se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo.

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Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota

Después de ingresar la Información pulse el botón grabar.

30. Reporte Recuperación y Subsanación Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el

año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la

siguiente ventana:

Seleccione año académico y haga click en Mostrar reporte

En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperación

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