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1. Ingresar al sitio desde a: https://bitacora.firstmajestic.com/
2. Ingresar tus credenciales, mismas que utilizas para iniciar tu sesión dando click en botón siguiente:
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3. Ingresa tu usuario y contraseña:
Si deseas mantenerte conectado y sean recordadas tus credenciales marca la opción “Mantenerme Conectado”
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4. Al ingresar tu usuario el sitio te llevara a la página principal, visualizando los siguientes encabezados:
Para este manual estaremos enfocándonos en el apartado Resoluciones:
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5. CAPTURAR REUNIÓN. a. Para Capturar una nueva reunión ingresaremos a la siguiente sección: “Capturar Reunión”
b. Mostrándose la siguiente pantalla en donde serán capturados los datos de nuestra reunión; el llenado de
los campos para tu comodidad deberá realizarse de Izquierda a Derecha y de Arriba hacia Abajo
c. Se procede a llenar los campos siguientes de las dos secciones en que será dividida la sesión:
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d. Sección 1: Datos generales de la Reunión; los campos por registrar en esta sección son los
siguientes:
Fecha: Día de la Reunión / Calendario
Tipo de Reunión: Las categorías son las siguientes:
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Lugar: Punto de reunión para los asistentes
Motivo: Motivo a tratar durante la reunión.
Asistentes: Personal interno de FM que se incluye en Active Directory (E-Mail corporativo) / Automáticamente se genera orden alfabético al incluir asistentes
Otros: E-mail de personal externo que asista a la reunión si se presentara el caso ( Contratistas, proveedores, visitantes)
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Quedando esta sección de la siguiente forma al concluir con su llenado:
e. Sección 2: Contenido de las resoluciones acordadas por los asistentes de la reunión
Los campos por registrar para esta sección son los siguientes:
Resolución: Acuerdos y tareas por atender.
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Responsables: Responsables de los acuerdos y tareas por atender, personal
interno de FM que se incluye en Active Directory (E-Mail corporativo) / Automáticamente al ingresar los nombren estos serán ordenados alfabéticamente
Otros: responsables externos de los acuerdos y tareas por atender.
Fecha de resolución / Fecha compromiso: Día establecido y día de vencimiento de acuerdo y tareas.
Estatus: Posible estatus del avance de la actividad
Unidad: Unidad a la que aplica el acuerdo y tarea de la reunión
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CeCo: Área responsable de la actividad.
¿Es una resolución privada? Solo los asistentes podrán ver histórico de las resoluciones si se tilda la opción
Agregar: Botón que permite agregar resoluciones, cada vez que se incluya una nueva resolución deberá dar click en este botón
Enviar correo / Guardar: Botón Guardar que permite almacenar reunión que incluirá las resoluciones y enviar correo a asistentes si se tilda la opción
f. Al concluir el llenado y proceder a dar click en botón Guardar y dejar el tilde de la
opción Enviar correo se muestra siguiente pantalla:
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Quedando la resolución llenada de la siguiente forma.
Botón Eliminar Resolución
Botón Editar Resolución
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g. Después de Guardar y dejar tildada la opción de Enviar correo; automáticamente será
enviado un correo notificando de la reunión a los asistentes y responsables de resoluciones a través de Office Outlook, enlistando las resoluciones acordadas:
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6. HISTORIAL DE REUNIONES.
Para consulta y edición de reunión
a. Ingresamos al sitio descrito en paso 1 de este manual y elegimos del menú la opción de Historial de Reuniones
Se mostrará la siguiente pantalla donde podremos consultar nuestras reuniones por las siguientes opciones:
Rango de fecha: de / a
Estatus
Motivos
Involucrados
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b. Al dar click en botón se mostrarán todas aquellas sesiones en las
que estemos involucradas y no sean privadas, visualizando la siguiente pantalla en el
rango de fecha seleccionado
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a. Para ingresar a cualquiera de las reuniones, daremos click en la sección Mótivo
seleccionando dicho motivo:
Mostrándose siguiente pantalla:
Botón Editar Cabecera de Reunión Botón Reenviar Correo
Botón Editar Resolución
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A continuación, se indica la funcionalidad de los tres botones para la edición de la Reunión
y / o Resolución deseada.
b. Funcionalidad botón Editar Cabecera de Reunión
Botón Añadir Asistentes
Botón Eliminar Asistentes
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c. Funcionalidad botón Reenviar Correo
d. Funcionalidad botón Editar Resolución
Al dar clik en: se mostrará la siguiente pantalla habilitando siguientes opciones:
Permite reenviar correo a los asistentes de la reunión
que se encuentren marcados
Guardar o Cancelar
Cambios en Resolución
Modificar nombre de la Resolución
Sustituir eliminar o agregar
responsables.
Editar Sociedad.
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e. Simbologías que podremos identificar durante el tiempo de vida de las resoluciones:
Iconos
Colores de búsqueda
Grises: Todas las resoluciones / Color por Default.
Amarillo: Resoluciones bajo responsabilidad de usuario.
Verde: Resalta resolución elegida de un conjunto, proveniente de una
reunión.
Resolución ha sido comentada y requiere atención / fuera de fecha compromiso.
Resolución no sido comentada y requiere atención / fuera de fecha compromiso.
Resolución ha sido editada y en proceso / dentro de fecha compromiso.
Resolución ha sido editada requiere atención con red flag / fuera de fecha compromiso.
Resolución comentada, completada y cerrada.
Resolución privada.
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f. En caso de elegir un asistente que no soy yo y no sea una reunión privada, podremos
visualizar su HISTORIAL DE REUNIONES
Usuario que ingresa a sistema: DVIDALES
Búsqueda de Involucrado: JALANIS. Se muestran todas las reuniones en las
que persona está involucrada.
Visualizándose de la siguiente manera en pantalla:
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g. Para editar una resolución y poder añadir comentarios, evidencias y avances observar
la siguiente imagen.
h. Apareciendo la siguiente pantalla:
Dar click en icono de comentario
Espacio para incluir comentarios sobre la resolución
Botón y espacio que permite adjuntar evidencia.
Si tildamos esta opción se enviará un correo al personal
involucrado
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Nota: Esta operación puede realizarse las veces que sea necesario por el responsable
hasta indicar que la resolución está cerrada en el combo estatus:
7. HISTORIAL DE RESOLUCIONES. Para consulta y edición de resolución
i. Ingresamos al sitio descrito en paso 1 de este manual y elegimos del menú la opción de Historial de Reuniones
Se mostrará la siguiente pantalla donde podremos consultar nuestras reuniones por las siguientes opciones:
Rango de fecha: de / a
Estatus
Motivos
Involucrados
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j. Al dar click en botón se mostrarán todas aquellas resoluciones en
las que estemos involucradas y no sean privadas, visualizando la siguiente pantalla:
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k. En caso de elegir un asistente que no soy yo y no sea una resolución privada,
podremos visualizar su HISTORIAL DE RESOLUCIONES
Usuario que ingresa a sistema: DVIDALES
Búsqueda de Involucrado: JALANIS. Se muestran todas las resoluciones en las
que persona está involucrada.
Visualizándose de la siguiente manera en pantalla:
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l. Para ingresar a cualquiera de las resoluciones, daremos click en la sección
Resolución:
m. A continuación, se visualizará la resolución seleccionada; se explican a continuación
sus secciones. Para editar una resolución y poder añadir comentarios, evidencias
n. Apareciendo la siguiente pantalla:
Botón Editar Cabecera de Resolución
Botón Reenviar Correo
Botón Editar Resolución
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o. Al proceder con la edición de la resolución, se observa lo siguiente:
Nota: Esta operación puede realizarse las veces que sea necesario por el responsable
hasta indicar que la resolución está cerrada en el combo estatus:
Espacio para incluir comentarios sobre la resolución
Botón y espacio que permite adjuntar evidencia.
Se podrán observar los comentarios realizados
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Espacio para incluir comentarios sobre la resolución
Botón y espacio que permite adjuntar evidencia.
Si tildamos esta opción se enviará un correo al personal
involucrado
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p. Otra forma en la que podremos editar nuestras resoluciones sin tener que ir llevados a
la reunión
