CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

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Divisin General de Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones

Manual de Correo ElectrnicoMicrosoft Outlook 2007Divisin de Redes y ComunicacionesManagua, Enero 2011

Contenido

2I.Introduccin

2Polticas de Uso de Correo Electrnico

2Normas

3Optimizacin

4II.Iniciando el correo

4Qu es el correo electrnico?

5Como hacer una bsqueda de mensajes dentro de Outlook

62.1Men Archivo

9Cmo hacer su propio respaldo de correo

10Como hacer copia de seguridad de sus mensajes

11Respalde las direcciones y otros datos de sus contactos a un archivo .pst

112.2Men Edicin

122.3Men Ver

122.4Barra de herramientas

13Como crear una regla

13Paso 1:

14Paso 2.

152.5Acciones:

17III.Uso de la libreta de direcciones

173.1Archivo

203.2 Edicin:

203.3 Herramientas:

22IV.Enviar un mensaje

24Como responder un correo

25V.Errores frecuentes

I. Introduccin XE "Introduccin" El presente manual tiene como objetivo dar a conocer de forma sencilla las funciones bsicas del correo electrnico Outlook Express. La mayor parte de los nombres utilizados en este manual son ficticios y para propsitos de ejemplo.

Adicionalmente incluimos las polticas y normas institucionales para el uso del servicio de correo electrnico brindado por la institucin. Estas polticas forma parte del documento: Polticas de uso equipos de comunicacin y computacin de la Divisin General de Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones.

La finalidad de las polticas, es ayudar al usuario a dar un mejor uso a este recurso de comunicacin. A continuacin, antes de entrar al detalle sobre que es el correo electrnico y su funcionamiento, se les damos a conocer.

Polticas Institucionales de Uso de Correo ElectrnicoEl correo electrnico es un servicio que la Institucin pone a disposicin de su personal, tanto propio como subcontratado, para uso estrictamente profesional.

La Institucin reconoce los principios de libertad de expresin y privacidad de informacin como partes implicadas en el servicio de correo electrnico. No obstante podr denegarse el acceso a los servicios de correo electrnico e inspeccionar, monitorizar y cancelar un buzn privado, cuando:

Haya requerimientos legales.

Haya sospechas fundadas de violacin de las polticas internas del Poder Judicial.

Por circunstancias de emergencia, donde no actuar pudiera repercutir gravemente en el servicio general del Poder Judicial.

Es funcin de la Direccin de Informtica controlar o limitar el servicio accesible para los usuarios, por motivos de seguridad, rendimiento de la red, servidores, equipos enlaces de comunicacin.

Las normas de uso que a continuacin se detallan son aplicables tanto al uso del servicio en cuentas de correo de la institucin como mensajes enviados utilizando servicios de terceros (servicios gratuitos de correo como Hotmail, Yahoo, GMail, etc.) a travs de la red, computadoras, servidores y equipos de comunicaciones de la institucin.

NormasQueda terminantemente prohibido:

1. Difundir correo electrnico con contenido ilegal por naturaleza (todo el que constituya complicidad con hechos delictivos). Ejemplos: Programas piratas, material pornogrfico, amenazas, estafas, esquemas de enriquecimiento piramidal, virus o cdigo hostil en general.

2. Enviar de forma masiva publicidad o cualquier otro tipo de correo que no atiende a las necesidades de la institucin.

3. Utilizar de forma excesiva el servicio de correo electrnico para fines distintos a las labores asignadas en la institucin.

4. Usar cualquier cuenta de correo del Poder Judicial para enviar mensajes o cartas en cadena y/o correos basura o "Spam".

5. Usar el correo electrnico para enviar mensajes que contengan amenazas, ofensas o imputacin de hechos que puedan lesionar la dignidad personal y, en general, la utilizacin del correo electrnico de manera ilegal o infringiendo cualquier norma que pudiera resultar de aplicacin.

6. Utilizar el servicio para propsitos que puedan influir negativamente en la imagen de la institucin o sus representantes.

OptimizacinPara optimizar los recursos de la institucin, el usuario de correo electrnico tambin deber:

7. Organizar y mantener su buzn, borrando los correos inservibles y guardando los ficheros anexos en su disco duro o espacio asignado en un servidor de archivos.

8. Chequear peridicamente su correo electrnico. No se permite la permanencia indefinida de los mensajes de los usuarios en los servidores de correo de la institucin. La Direccin de Informtica eliminar peridicamente de los servidores de correo todos los mensajes que permanezcan almacenados por ms de tres meses.

9. Procurar comprimir la informacin a enviar en archivos adjuntos.

10. El buzn de correo de cada usuario residir en la sede de su lugar habitual de trabajo. En caso de traslado el usuario est obligado a comunicarlo formalmente con suficiente antelacin, con el fin de trasladar su cuenta al nuevo centro.

11. Cuando una respuesta se incluya en el mensaje original: Eliminar toda la informacin accesoria, que no est relacionada con el contenido de la respuesta (cabeceras, apartados irrelevantes del mensaje, firmas, ficheros que no han sido modificados, etc.).

II. Iniciando el correo XE "Iniciando el correo" Qu es el correo electrnico? Es un mensaje enviado electrnicamente desde un computador a otro. Usted puede enviar o recibir mensajes relacionados con su trabajo, archivos adjuntos de imgenes, documentos de office u otro tipo de archivos tales como: pdf, programas entre otros.De la misma manera que una carta es enviada a la oficina postal, el correo electrnico es enviado al servidor de correo, el cual es responsable de recibir los mensajes, guardarlos y luego enviarlos a sus destinatarios. Con Internet este proceso lleva por lo general unos pocos minutos, permitindole comunicarse con millones de personas alrededor del mundo de manera fcil y rpida a cualquier hora del da o de la noche, todos los das de la semana.

Para iniciar el Correo Electrnico, encontrara en el escritorio de su PC este icono.Seleccione la imagen (o icono) con el ratn y de dos veces clic sobre l.

A continuacin se abrir la ventana del programa y mostrar la figura 1.

Fig.1 Ventana PrincipalEn la figura 1. Se muestra la ventana principal del programa Microsoft Outlook 2007, en el podemos observar 2 barras de men. En la primera barra del men encontramos las siguientes opciones: Archivo, Edicin, Ver, Herramientas, Mensajes y Ayuda.En la segunda se encuentran una serie de imgenes llamadas iconos, que nos ayudaran a accesar de forma rpida a las tareas frecuentes que se realizan en el correo, estas son: Crear correo, Responder, Responder a todos, Reenviar, Imprimir, Eliminar, Enviar y Recibir, clasificar, dar seguimiento generar una bsqueda, crear reglas y accesar a la libreta de contactos. Todas las opciones de la segunda barra de men se encuentran contenidas dentro de la primera barra de men.Por defecto usted podr ver la pgina principal dividida en tres paneles, el primero a la izquierda contiene todos los elementos que pueden ejecutarse en esta aplicacin, Correo, Calendario, Contactos, tareas, Notas y Lista de carpetas. El segundo panel, le mostrar en forma de listas lo que ha entrado en el caso de los correos recibidos, de lo que tiene pendiente en el caso de las tareas y as con el resto de elementos antes mencionados. El Tercer panel es la vista previa de lo que usted ha ejecutado, por ejemplo si hubiese recibido un correo usted puede ver su contenido en este apartado sin necesidad de abrirlo.Como hacer una bsqueda de mensajes dentro de Outlook

En el segundo panel en la parte superior usted encontrar un pequeo apartado que normalmente se ve como Buscar + Nombre del elemento que puede ser correo, calendario, contactos, tareas, notas.

En la flecha desplegable que est en el extremo derecho de la imagen usted podr encontrar una serie de opciones que le ayudarn a buscar de distintas formas un mismo elemento.

Una vez que usted ha escrito alguna frase contenida en el mensaje, o cualquiera de los elementos podr obtener una vista parecida a la de la imagen, a su derecha.

Esto significa que el filtro ubicara todos los mensajes que en este caso llegaron de esta persona, ahora bien esta fue una bsqueda por nombre del remitente, pero usted puede hacer uso de los otros criterios llenando los campos que se muestran, por ejemplo si recuerda el nombre del asunto o alguna palabra contenida en l, la fecha en la que fue recibido o enviado, por citar algunos. De esta forma usted ahorrar tiempo en la bsqueda de informacin importante en su correo.Es importante aclarar que para todas las carpetas listadas, esta bsqueda se encuentra disponible. A continuacin comenzaremos a explicar con detalle las opciones de la primera barra de men.

2.1 Men Archivo Muestra una lista de opciones que se pueden realizar sobre un archivo de correo

Fig. 2. Barra de Men Archivo

1.1 Nuevo: con esta opcin podemos crear un nuevo correo

1.2 Abrir: abre una ventana para visualizar el mensaje seleccionado.

1.3 Cerrar todos los elementos: se utiliza para cerrar todos los mensajes abiertos.

1.4 Guardar como: permite archivar el correo en algn lugar a establecer (carpeta o disquete).

1.5 Guardar datos adjuntos: permite grabar el archivo que esta adjunto en el mensaje. Esta opcin est disponible nicamente cuando ya est abierto el mensaje.1.6 Carpeta: (Trabajar con carpetas). El conocimiento sobre como administrar las carpetas de su cuenta de correo, es de especial importancia.Cada una de las carpetas que se encuentra dentro de Carpetas locales, genera un archivo con extensin *.pst, el cual contiene todos los correos almacenados en esa carpeta. Aunque esta versin permite que el tamao de los archivos .pst sea superior a 2 GB, est condicin depende en su mayora de la capacidad fsica del equipo, es por tal razn que no es recomendable que permitir que este archivo se vuelva muy grande, ya que los tiempos de respaldo y mantenimiento se vuelven mayores.Qu podra causar que su archivo se vuelva muy grande?

Todo correo que no es eliminado ira sumando, especialmente aquellos que contienen archivos adjuntos.

Cmo puede saber que tamao tiene su carpeta?

El tamao de la carpeta ser igual a la suma del tamao de todos los mensajes que estn dentro de ella.

A continuacin una descripcin de las acciones que pueden realizarse sobre las carpetas:

Carpeta nueva: La creacin de nuevas carpetas se puede hacer de 3 maneras:

1. Desde la opcin de crear carpetas de men de archivos: Marque el lugar donde crear su carpeta Vaya a ARCHIVO y elija Carpeta Seleccione Nueva Carpeta Escriba el nombre de la carpeta a crear Pulse Aceptar

2. Desde la seccin del Outlook donde se encuentran las carpetas, presiona clic derecho, le aparecer un men con la opcin Nueva Carpeta, seleccinela y siga los pasos descritos en el inciso anterior. Fig. 43. Desde la segunda barra de herramientas en la opcin Nuevo. Fig. 5.

Fig. 4 Nueva Carpeta

Fig. 5 Nueva Carpeta Mover: Seleccione la carpeta a mover Clic derecho sobre la carpeta a mover Elija Mover Seleccione el lugar a donde mover su carpeta Pulse en Aceptar

Eliminar: Seleccione carpeta a eliminar Clic derecho sobre la carpeta a eliminar

Elija Eliminar Confirme si est seguro

Cambiar nombre: Seleccione la carpeta a cambiar de nombre Clic derecho sobre la carpeta a renombrar

Elija cambiar nombre

Escriba el nuevo nombre de la carpeta Presione EnterCmo hacer su propio respaldo de correoVaya a la pestaa Archivo de la primera barra de herramientas, seleccione importar y exportar.1. Elija la opcin exportar a un archivo2. Seleccione la opcin Archivo de Carpetas Personales(.pst)3. Seleccione la carpeta a exportar sin olvidar activar la casilla que dice Incluir subcarpetas(Fig. 6).4. Fig. 6 Respaldo de Correo4. Finalmente orientarle donde quiere ser resguardado este respaldo y con que nombre, presionando el botn examinar y luego de que se ha establecido la nueva ubicacin presionar finalizar, de esta forma el programa iniciara el respaldo de sus correos.

Fig. 7. Ubicacin de respaldo de CorreoEjecutando una copia de seguridadEl buzn de Microsoft Office Outlook aumenta de tamao conforme se crean y reciben elementos(un elemento es la entidad bsica que contiene informacin en Outlook los elementos incluyen mensajes de correo electrnico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos.). Para que el buzn pueda tener un tamao razonable, deber designar otro lugar para almacenar (archivar) los elementos antiguos que son importantes pero que no suele utilizar. Tambin necesita un modo de mover automticamente estos elementos antiguos a la ubicacin de almacenamiento nuevo y desechar aquellos cuyo contenido ha caducado o ha dejado de ser vlido. Autoarchivar se ocupa automticamente de estos procesos.

1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, haga clic en la ficha Otros.

2. Haga clic en Autoarchivar.

3. Con Ejecutar Autoarchivar cada n das seleccionado, especifique con qu frecuencia desea ejecutar Autoarchivar.

4. Mover elementos antiguos le da la posibilidad de cambiar esta copia de seguridad a un sitio diferente de la computadora por ejemplo a una particin de disco duro que funcione exclusivamente para respaldos de informacin o bien a una memoria flash.Este cambio puede realizarlo utilizando el botn Examinar.5. Para aplicar los cambios a todas las carpetas, haga clic en Aplicar esta configuracin a todas las carpetas. De este modo se anula la configuracin de archivado predeterminada especificada en carpetas individuales.

Fig. 8 . AutoarchivarRespalde las direcciones y otros datos de sus contactos a un archivo .pstEn el men archivo, haga clic en exportar /importar , a continuacin seleccione exportar a un archivo.2. Seleccione Archivo de Carpetas Personales(.pst)

3. Seleccione la carpeta Contactos4. Asigne un nombre y ubicacin al archivo que est a punto de respaldar.

2.2 Men Edicin

En l se atiende lo referente al tratamiento de textos y elementos.a. Copiar: Copia un texto seleccionado al portapapeles.

b. Seleccionar todo: Selecciona todo el texto para que pueda ser copiado en otro programa.

Texto en este mensaje Podr buscar una palabra especial en el mensaje

c. Mover a una carpeta: Seleccionando el mensaje, este podr ser movido a la carpeta deseada.

d. Copiar en una carpeta: Seleccionando el mensaje este podr ser copiado a una carpeta o memoria USB.

e. Eliminar: Elimina el mensaje seleccionado.

Nota: En este men las opciones mover, copiar y eliminar son procesos que se realizan de forma manual, ms adelante describiremos como puede automatizar estos procesos mediante el uso de reglas de mensajes, en el Men Herramientas.

f. Marcar como ledo: marca el mensaje como ledo y el icono del sobre se abrir.

g. Marcar todos como ledos: marcar todos los mensajes como ledos.

h. Marcar como no ledo: marcar el mensaje como no ledo y cerrar el icono del sobre.

i. Clasificar: es un cdigo de colores que el usted puede utilizar para establecer prioridades de acuerdo a las tareas que realice.2.3 Men Ver Permite visualizar el contexto de Outlooka. Vista previa automtica: vera el contenido de mensajes y carpetas sin necesidad de abrirlos.b. Organizar: ordenar sus mensajes por distintas categoras: Prioridad, asuntos, fecha, tipos, datos adjuntos, etc,.c. Panel de exploracin : podr personalizar las columnas de visualizacin, deber agregar o eliminando los elementos a visualizar.d. Barra de Tareas pendientes: contiene la posibilidad de visualizar barras como las de citas, calendario o tareas por hacer.e. Panel de lectura: solo influye en como usted podr visualizar sus correos de forma horizontal o columnar.f. Ventana de avisos: usted podr verla cuando haya configurado una reunin o mensaje sobre algo importante.g. Barras de herramientas: contiene elementos para desplazarse con mayor rapidez dentro de la aplicacin.h. Barra de estado: normalmente activa, le permite tener una vista parcial de las carpetas sin embargo le permite una barra deslizadora vertical para que usted pueda accesar al contenido completo de las carpetas.

2.4 Barra de herramientas

A. Enviar y recibir:

Enviar y recibir, enviara sus elementos de la bandeja de entrada y buscara posibles mensajes nuevos Enviar todo, enviar todos los mensajes de la bandeja de entrada. Recibir todo, bajar todos sus mensajes del servidor

B. Bsqueda Instantnea: le permite ubicar datos de contactos, mensajes, notas, archivos, tareas incluso citas que haya programado en esta aplicacin.

C. Libreta de direcciones: tendr la posibilidad de buscar aquellas direcciones de correo o listas de distribucin que usted necesite. Utilcela para crear grupos, al principio ser tedioso, pero ahorrara tiempo y recursos en un tiempo futuro.). D. Reglas y alertas: Una vez creadas las carpetas personalizadas, podemos utilizar esta opcin, para ordenar de forma automtica el correo entrante, de manera que en lugar de tener todo el correo en la Bandeja de Entrada, este ser movido o copiado a una o varias carpetas, o eliminado de acuerdo a las reglas que establezcamos.

Como crear una regla

Las reglas de mensajes pueden ser creadas desde el Men Herramientas, Reglas y alertas o seleccionando un mensaje en particular, presionando clic derecho sobre el mensaje y eligiendo la opcin Crear Regla. Si est creando la regla de mensaje desde el Men de Herramientas, despus de elegir esta opcin le aparecer la ventana Reglas y alertas. Presione el botn Nueva regla, para crear una nueva regla.

Paso 1:

A continuacin le aparecer la ventana Asistente para reglas. En Seleccione una plantilla elija la opcin de acuerdo a la accin que necesita para organizar sus carpetas de mensajes.

.

Veamos un ejemplo:Se ha creado una carpeta para los correos entrantes de Juan Carlos Zeas, se desea crear una regla para que los correos entrantes de este remitente sean depositados por defecto en la carpeta creada para este fin.

Ejecute el paso 1 descrito anteriormente.

Paso 2. Edite la descripcin de la regla. Presione el link personas o lista de distribucin posteriormente se abrir la ventana Direccin de la regla donde se muestran todas las direcciones disponibles en su libreta de direcciones y de las cuales recibe mensajes con frecuencia. Busque en la lista el nombre de Juan Carlos Zeas haga clic sobre l para que se agregue a la regla, luego presione aceptar.

En el siguiente link de mover a la carpeta especificada haga un clic y ubquese sobre la carpeta en la que desea depositar los mensajes entrantes de este usuario, en nuestro caso carpeta Juan Carlos Zeas.

E. Limpieza de Buzn: es una herramienta que le ayudar a administrar eficientemente su cuenta ya que a travs de ella podr ejecutar mantenimientos peridicos sin retrasos, adems controlar el crecimiento del buzn. Aqu se contemplan: bsqueda avanzada de elementos, verificacin del tamao del buzn, autoarchivar, vaciar elementos eliminados y eliminar todas las versiones alternativas de elementos de buzon(normalmente desactivado).F. Vaciar carpeta de elementos eliminados: le permitir en un solo clic deshacerse de los mensajes que haba tirado a la papelera con anterioridad.2.5 Acciones:

A. Nuevo Mensaje: abrir una ventana nueva, en donde Ud. creara sus mensajes

B. Nuevo mensaje de correo con: elegir un material de papelera para personalizar sus mensajes

C. Seguimiento: es una opcin que le ayudar a dar seguimiento a alguna tarea contenida en uno de los mensajes o bien a recordar que debe hacer algo importante con respecto a l.D. Clasificar: es una opcin en la que mediante cdigo de colores usted puede definir aquellos mensajes que son de mayor prioridad que otros, esto le permitir identificarlos con mayor rapidez.

E. Correo electrnico no deseado: contiene las opciones para restringir correos de remitentes no deseados o bien para agregar usuarios a listas de correo seguras.

F. Responder: responder al autor del mensaje en donde se abrir otra ventana, con el mensaje del autor, un signo mayor reverenciando al texto que fue enviadoG. Responder a todos: responder con un mensaje estndar a todos los autores de mensajesH. Reenviar: Reenviara sus mensajes

I. Reenviar como datos adjuntos: podr redactar un mensaje y adjuntar otro.

III. Uso de la libreta de direcciones XE "Uso de la libreta de direcciones" La finalidad de una Libreta de Direcciones es mantener un listado de personas o grupo de personas catalogados por algn criterio o caracterstica en comn.

La libreta de direcciones tiene su propio men, permitindonos administrar nuestra lista de contactos de personas o grupos de personas, de acuerdo a nuestras necesidades.

Las tareas ms importantes que se pueden realizar para la administracin de su lista de contactos son: Crear un nuevo contacto, Crear un nuevo grupo, Buscar un contacto y Agregar un contacto a su libreta de direcciones.

3.1 ArchivoEn este men, encontrar las tareas, Nueva entrada, Mensaje nuevo, agregar contactos, eliminar, propiedades y finalmente cerrar.Nueva entrada: Aqu elija una de las opciones nuevo contacto o nueva lista de distribucin. Creando un nuevo contacto en la libreta. Cuando elija esta opcin aparecer la siguiente ventana.

Para crear el nuevo contacto es necesario llenar la informacin solicitada en la ventana de nuevo contacto, seccin de nombre completo:

Tratamiento(Sr., Sra., Dr., Lic.)

Nombre

Segundo Nombre

Apellidos

Apartado Internet: Direcciones de correo electrnico: llenar este campo es obligatorio, debe escribir al menos una direccin de correo asociada al contacto que est creando. Los dems campos son opcionales.Si el contacto tiene ms de una direccin de correo electrnico puede guardarlas todas escribiendo en el campo de direcciones de correo, una direccin a la vez. No obstante, nicamente una y solo una cuenta, quedar predeterminada para ser utilizada en el envo de correo a ese contacto, por lo general es la primero que escribi.

Luego de llenar estos datos, ya est listo para guardar el nuevo contacto, en la parte superior e izquierda de esta misma pantalla encontrar una seccin llamada acciones all usted presiona guardar y cerrar si es su ltimo contacto a agregar, si va a seguir agregando entonces presione guardar y nuevo.Por cada contacto creado puede guardar informacin relacionada con: su domicilio, datos de negocio, datos personales (direccin y telfono de su casa, nmero de celular, etc.), otros, netmeeting, identificadores digitales, para ello solo necesita seleccionar la pestaa correspondiente y completar la informacin.

1.1 Nuevo Grupo: Crea un grupo de direcciones o nueva lista de distribucin. Los grupos o listas de distribucin, son utilizados para enviar correos a uno o varios grupos de personas que comparten una caracterstica en comn. Ejemplo: En el poder judicial existen los siguientes grupos

Poderjudicial@poderjudicial.gob.ni, nivelcentral@poderjudicial.gob.ni, nejapa@poderjudicial.gob.ni, juecesnejapa@poderjudicial.gob.ni, tam@poderjudicial.gob.ni, iml@poderderjudicial.gob.niCon frecuencia la oficina de Recursos Humanos enva comunicados a todos los usuarios de correo del poder judicial, hasta el momento hay ms 600 personas, si no existieran estos grupos tendra que ingresar uno a uno los destinatarios. En cambio con el uso de grupo basta que lo enve al grupo poderjudicial y todos los usuarios recibirn el correo.

Nota: El uso de estos grupos est regulado por las normas y polticas del uso del correo, son para el uso exclusivo de trabajo y nicamente comunican a nivel interno. Ninguna persona externa al poder judicial puede enviar correos a estos grupos porque se ha restringido su uso.

De la misma manera que existen grupos institucionales, como los mencionados anteriormente, cada usuario puede crear su propio grupo en su cuenta de correo.1.3 Propiedades: Muestra los datos de los contactos registrados.

1.4 Eliminar: Elimina un contacto.

3.2 Edicin:

Hoy en da la libreta de Outlook 2007 se aleja mucho de la que conocimos en Outlook Express versin 6.0. En la imagen podemos observar que solamente cuenta con 4 opciones, mismas que se encontraran normalmente bloqueadas si no hay una seleccin ejecutndose.3.3 Herramientas:

Ahora solo contiene dos opciones Buscar y Herramientas.

Buscar: le ayuda a localizar a un contacto ya sea dentro de su lista de contacto (contactos que nicamente se encuentran en su pc en el correo de Outlook), o en la lista global de direcciones. La lista global de direcciones muestra un listado de todos los usuarios que tienen correo en el poder judicial.

Usted puede digitar el nombre, apellido o algn identificador de sus contactos en este campo para generar la bsqueda.IV. Enviar un mensaje XE "Enviar un mensaje" Un correo consta de varios elementos, la direccin de correo del destino, el texto de mensaje y si lo necesita puede que archivos adjuntos.Una direccin de correo tiene una estructura fija: nombrecuenta@dominio

Por ejemplo: pperez@poderjudicial.gob.ni

Cada direccin de correo es nica para todo el mundo, no pueden existir dos direcciones de

Correos iguales.

Para enviar un mensaje lo puede hacer desde 3 lugares: Men Archivo, nuevo, mensaje Men nuevo, mensaje

Al elegir una de las 2 opciones anteriores se abrir la siguiente ventana:

La primera barra de men contiene las pestaas de los mens, con los comandos disponibles. Por ejemplo, si quieres guardar el correo que acabas de redactar, en lugar de enviarlo en ese momento, una vez que da clic sobre el icono guardar el mensaje se almacena automticamente en la carpeta Borrador.En la segunda barra de men estn los iconos de los comandos ms utilizados. Por ejemplo, el icono para Enviar el correo una vez est redactado. Tambin puedes Cortar, Copiar y Pegar texto de otros correos o documentos. El apartado Revisin hace una revisin ortogrfica de forma similar a Microsoft Word. Adjuntar te abre la ventana para que busques un documento o archivo para adjuntar al mensaje.

A continuacin los campos que forman parte del correo:

Campo Para: aqu debemos poner la direccin del destinatario, se pueden poner ms de una direccin. Incluso se puede poner el nombre de una lista que contenga varias direcciones (grupo)

Si en su lista de direcciones ya exista el contacto a quien le quiere enviar un correo, al escribir la primera letra del nombre el programa de Outlook le dar una opcin de nombre a quien puede enviar el mensaje, si el primer nombre que le muestra no es la persona a quien desea escribirle, contine escribiendo hasta que aparezca el nombre correcto. Si al terminar de escribir el nombre este no queda como texto subrayado quiere decir que ese contacto no existe en su lista de contacto o al menos no con el nombre de la manera que usted lo ha escrito.

Otra manera de agregar el nombre del contacto a quien se le quiere enviar un correo es dar un clic sobre el botn Para, al presionar se abrir la ventana Seleccionar nombre: Contactos y le mostrar la lista de sus contactos. Seleccione con el mouse el nombre o nombres de los contactos a quienes desee enviar correo, luego presione los botones Para->, CC-> o CCo->, segn sea el caso y finalmente despus de agregar la direccin o direcciones presione el botn Aceptar.

Si en esta ventana, en la lista del lado izquierdo, no aparece el nombre de la persona o contacto que anda buscando, presione el link bsqueda avanzada y se abrir la ventana buscar, digite el nombre de la persona y despus de clic en aceptar y espere.Campo CC: Si queremos que se mande una copia del correo a esta direccin. El destinatario sabr que no es el destinatario principal, sino que se le enva el correo como copia.

La adicin del nombre de un contacto en el campo copia funciona de la misma manera que se describi en el campo Para.

Nota: Al presionar los botones Para o CC, aparece la ventana Seleccionar nombre: contacto. Observe que esta ventana tambin aparece el botn con copia oculta (CCO). Este botn es utilizado como una norma de cortesa y respeto a la privacidad de los destinatarios, debido a que puede enviar un correo a varios de sus contactos sin que ninguna de ellos pueda conocer la direccin de correo electrnico de las otras personas que reciben el mismo correo.

Campo Asunto: El asunto aparecer en la lista del destinatario, por lo tanto puede ser visto sin abrir el mensaje.

Botn Adjuntar: Este campo no se muestra de forma predeterminada, sino hasta despus que presionamos el botn que tiene una imagen de clip, tambin puede adjuntar un archivo desde men Insertar y elegir Adjuntar archivo.Aqu podemos colocar un archivo que deseamos enviar junto con el correo. Por ejemplo se puede adjuntar un archivo grfico .GIF, un archivo comprimido .ZIP, un documento Word .DOC, etc.

Despus de elegir la opcin de adjuntar archivo se nos abrir una ventana donde nos pregunta la ubicacin y nombre del archivo que deseamos adjuntar, busquemos la carpeta donde se encuentra el archivo seleccionmoslo y luego presionemos el botn aceptar.

Cuando finalice el proceso de adjuntar archivo se mostrar el campo Adjuntar con el nombre del archivo y su tamao. Recuerde que los archivos que se adjunten ya sea uno o varios, no pueden superar los 10 Mb, nicamente en el caso de Magistrados y Jueces puede ser de hasta 30 MBAl texto de su mensaje puede darle formato, cambiar el tipo de letra, el tamao, el color, aumentar o disminuir sangra, utilizar numeracin o vietas, justificar el texto, insertar un link, o insertar una imagen en el cuerpo del mensaje, todo lo anterior se hace de la misma manera que lo hace en Word.

Como responder un correoEn la segunda barra de herramientas existen dos botones que le permitirn ejecutar esta accin

Los botones responder y responder a todos a pesar de ejecutar la misma accin difieren en a quien le respondern el mensaje, es por esta razn que es importante prestar atencin al campo Para , CC, cuando se recibe un mensaje, ya que no hacerlo podra ponerlo en riesgo de hacer pblica una situacin que solo debe ser de conocimiento de un par de usuarios.Al recibir un mensaje, si este viene dirigido a usted con copia a otras personas usted deber decidir si desea dar una respuesta privada o si responder para que todos los involucrados tengan conocimiento, ya que si presiona la tecla Responder estar respondiendo al remitente del mensaje y solo l podr tener conocimiento de su respuesta, en cambio si presiona Responder a Todos estar dando una respuesta que todos los involucrados en el primer mensaje podrn ver.V. Errores frecuentes XE "Errores frecuentes" 1. El correo no puede ser enviado/ el mensaje ha sido devuelto. Pueden existir muchas razones por las cuales no puede enviar un correo, tales como:

No hay red disponible. Solucin: Revisar en la parte inferior derecha de su PC un smbolo con forma de monitor, si aparece con un X revise si su cable de red est conectado, si no lo est conctelo y pruebe reenviar el mensaje de nuevo. Si est conectado y la imagen aparece con un crculo azul en la parte inferior de la imagen de monitor, llamar al soporte tcnico de informtica.

El nombre del destinatario (Para) est mal escrito, verifique la direccin de correo.

Est enviando un mensaje con archivos adjuntos que excede el mximo tamao de un correo, actualmente para jueces y magistrados es de 30 MB, los dems usuarios pueden enviar archivos adjuntos con un tamao de archivo que no supere los 10 MB.

Otra razn por la cual un mensaje con archivo adjunto no est siendo enviado, es que la persona a quien se lo enva tenga restricciones en cuanto al tamao de archivos que puede recibir.

2. Al intentar descargar el correo desde mi Outlook, botn (Enviar y Recibir) obtengo el siguiente cdigo de error: 0x800CCC0F. Este error se genera debido a que el equipo no puede conectar con el servidor por las siguientes razones:

Su antivirus, al escanear el correo, puede estar bloqueando la conexin.

Si dispone de firewall, puede ser que no tenga el acceso a internet abierto para las aplicaciones Msimn.exe (Outlook Express) u Outlook.exe (Microsoft Outlook).

Del mismo modo, puede que su firewall no tenga abiertos el puerto 110 para recepcin de correo y el 25 para el envo de correo.

Si el error no es habitual puede ser debido a que este intentando descargar un mensaje con un fichero adjunto bastante grande que est saturando el escner de su antivirus.

Puede haber problemas intermitentes en su conexin a Internet (Contacte con su proveedor de conexin a Internet).

Si este mensaje lo obtiene cuando est enviando un correo es posible que su direccin de correo este mal escrita, o que su lista de contactos se encuentre corrupta. Solucin revise la direccin a la que est enviando, prueba escribirla manualmente en lugar de seleccionarla de su lista de contactos. Si esto le funciona comunquese con la oficina de soporte tcnico de informtica y notifique el error para que ellos revisen su lista de contactos.

Recomendaciones:

No deje todo su correo entrante en la Bandeja de Entrada, organcelo en carpetas de acuerdo al tema de inters.

Revise su correo con frecuencia y elimine todo lo que no es de su inters conservar.

Vace la carpeta de elementos eliminados

Haga una copia de seguridad de los archivos de datos de Microsoft Outlook 2007 para evitar la prdida de su informacin. (ver ms adelante en este documento)

Divisin de Tecnologa de la Informacin y Comunicaciones

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