26
Manual Específico de Procedimientos COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL XALAPA, VERACRUZ, MÉXICO | NOV 2018

Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

  • Upload
    others

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

Manual Específico de Procedimientos COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

XALAPA, VERACRUZ, MÉXICO | NOV 2018

Page 2: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

Miguel Ángel Yunes Linares

Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Enrique Pérez Rodríguez

Secretario de Educación de Veracruz

Uriel Flores Aguayo

Subsecretario de Desarrollo Educativo

Abel Ignacio Cuevas Melo

Oficial Mayor

Beatriz F. Cabrera Excelente

Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo

Antonio Hernández Guerson

Coordinador para la Protección Civil

Page 3: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

PRESENTACIÓN 4

1. ORGANIGRAMA 5

2. SIMBOLOGÍA 6

3. PROCEDIMIENTOS 8

3.1 Departamento de Planeación y Operación de Programas

Institucionales

3.1.1 Atención de solicitudes de emergencia en materia de protección

civil 9

3.2 Departamento de Capacitación, Difusión y Enlace Institucional de

Programas

3.2.1 Organización de eventos de preparación en materia de protección

civil 14

4. GLOSARIO 20

5. DIRECTORIO 23

HOJA DE AUTORIZACIÓN 24

CONTENIDO

Page 4: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

4 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

En cumplimiento a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave, artículo 12, fracción XVI; artículo 13; artículo 14, fracción VII y

artículo 15 fracción II, y al Plan Veracruzano de Desarrollo 2016-2018 apartado

“Regenerar la competitividad gubernamental”, que señalan la obligatoriedad de

las Dependencias de expedir y mantener actualizados los manuales

administrativos que normen su actuación, y en apego a la Metodología para la

Elaboración de Manuales Administrativos, vigente, emitida por la Contraloría

General del Estado, la Coordinación para la Protección Civil se dio a la tarea de

elaborar el presente Manual Específico de Procedimientos como herramienta

normativa-administrativa que coadyuve en el desempeño de sus atribuciones

conferidas, logrando la eficiencia en la organización de las áreas que la integran.

A través de este documento quedan establecidos los procedimientos que realiza

la Coordinación para la Protección Civil de forma lógica, sistemática y detallada en

sus actividades en concordancia con sus atribuciones, con el fin de lograr la

ejecución eficiente de los mismos, así como contribuir a la simplificación y

modernización de los procesos administrativos.

PRESENTACIÓN

Page 5: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

5 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

1. ORGANIGRAMA

Page 6: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

6 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Terminal

Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación

Representa la ejecución de una actividad operativa o

acciones a realizar con excepción de decisiones o

alternativas.

Decisión o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias

decisiones o alternativas (preguntas o verificación de

condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que utiliza, reciba,

se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden

identificarse indicando en el interior del símbolo la clave o

nombre correspondiente; y si es original, tanto o copia, y el

número de ellas.

O Original

T Tanto

F Fotocopia (cuando se fotocopia un documento)

1,…Número de copias

Multidocumento

Se utiliza para representar paquetes de documentos,

expedientes, carpetas, etc.

Archivo permanente

Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se

usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y

se le pueden agregar en el interior las siguientes

instrucciones:

A Alfabético

N Numérico

C Cronológico

Archivo temporal

Indica que el documento se guarda en forma eventual o

provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo

permanente.

2. SIMBOLOGÍA

Page 7: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

7 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama

con otra parte lejana del mismo.

Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en

la que continúa el procedimiento.

Dirección de flujo o líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben

realizarse las distintas actividades.

Preparación o Conector de procedimiento

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de

principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga

del procedimiento.

Aclaración

Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una

actividad del

procedimiento.

Disco compacto

Representa la acción de respaldar la información generada en

el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto

Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito

dentro del procedimiento.

USB

Representa un archivo digital en memoria USB.

Page 8: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

8 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

3. PROCEDIMIENTOS

Page 9: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

9 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Área:

Departamento de Planeación y Operación de Programas Institucionales

Objetivo:

Atender oportunamente las solicitudes que, en materia de protección civil, hagan

llegar las escuelas o áreas administrativas de la Secretaría de Educación de

Veracruz.

Frecuencia:

Eventual

Normas:

• La solicitud de emergencia que recibe la Coordinación para la Protección

Civil, debe ser mediante Oficio signado por el titular del centro escolar o

del área administrativa adscrita a la Secretaría de Educación de Veracruz.

• Los centros de trabajo o educativos deben contar con una Unidad Interna

de Protección Civil (UIPC), la cual tiene entre sus funciones

fundamentales, aplicar las normas de seguridad que permitan reducir la

incidencia de riesgos al personal y bienes de las unidades administrativas

o planteles educativos, así como realizar ejercicios y simulacros, de

acuerdo con los planes de emergencia y procedimientos metodológicos

previamente elaborados para cada fenómeno perturbador. En caso de

presentarse la emergencia y no se cuente con la Unidad Interna de

Protección Civil (UIPC), debe ser integrada de forma inmediata.

• Las solicitudes de emergencia se deben atender oportunamente, y en caso

de no ser competencia de la Secretaría de Educación, deben ser enviadas

a la Institución competente.

• El personal que acude a la escuela o área administrativa para atender la

solicitud de emergencia, se deben acreditar con Identificación oficial y

Oficio de comisión, asimismo llevar consigo Formatos de análisis de

riesgos, los cuales se debe requisitar con nombre y firma de los asistentes

para su posterior resguardo.

• Todos los Oficios de salida deben generar las copias de conocimiento

correspondientes para su envío.

Procedimiento 3.1.1. Atención de solicitudes de emergencia en materia de protección civil.

Elaboración:

Unidad de Planeación, Evaluación

y Control Educativo y

Oficialía Mayor

Revisión:

Coordinador para la Protección

Civil

Subsecretaría de Desarrollo

Educativo

Autorización:

Secretaría de Educación

Fecha de elaboración:

Noviembre de 2018

Fecha de autorización:

Noviembre de 2018

Page 10: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

10 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Responsable: Departamento de Planeación y Operación de Programas Institucionales

Actividad Descripción

1

1A

1A.1

2

2A

3

Recibe del Coordinador(a) para la Protección Civil Solicitud de

emergencia en original para su atención y determina si la

solicitud es competencia del área.

¿Es competencia del área?

En caso de no ser competencia.

Elabora Oficio de solicitud original y dos copias, dirigido al Titular

del área competente, a fin de que sea atendida la emergencia, y

recaba en éste firma del Coordinador(a) para la Protección Civil.

Envía Oficio de solicitud original al área competente, primera

copia al solicitante para su conocimiento y archiva segunda copia

como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Fin.

En caso de ser competencia:

Acude al lugar para llevar a cabo las acciones de control de

emergencia en coordinación con el Departamento de Capacitación,

Difusión y Enlace Institucional de Programas y verifica que exista

Unidad Interna de Protección Civil (UIPC), para coadyuvar en las

acciones conforme a las normas establecidas.

¿Existe Unidad Interna de Protección Civil?

En caso de que no exista:

Solicita implementación inmediata de la Unidad Interna de

Protección Civil, y designación del responsable de ésta.

Continúa con la actividad número 3

En caso de que exista:

Recibe del Responsable de la Unidad Interna de Protección Civil

(UIPC) Acta constitutiva de la Unidad Interna de Protección Civil

en copia y verifica que cuente con Programa Interno de

Protección Civil (PIPC)

¿Cuenta con Programa interno de protección civil (PIPC)?

En caso de no contar con el programa:

Descripción Narrativa 3.1.1. Atención de solicitudes de emergencia en materia de protección civil.

Page 11: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

11 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

3A.1

4

5

6

7

8

Instruye al responsable y elementos que integran la Unidad

Interna de Protección Civil y solicita la elaboración inmediata del

Programa Interno de Protección Civil (PIPC).

Continúa con la actividad número 4

En caso de contar con el programa:

Recibe del responsable de la Unidad Interna de Protección Civil el

Programa Interno de Protección Civil (PIPC) en copia a fin de

realizar el recorrido por las instalaciones y requisita los Formatos

de análisis de riesgos en un tanto.

Asesora y alerta al responsable de la Unidad Interna de Protección

Civil para el control de la emergencia, estableciendo acciones de

participación con la comunidad educativa y ciudadana, en

coordinación con autoridades estatales y municipales.

Elabora Informe y Reporte en original y copia, dirigido al

Secretario(a) de Educación y al solicitante de la emergencia,

respectivamente, con los resultados de la emergencia atendida, y

recaba en étos firma del Coordinador(a) para la Protección Civil.

Elabora Tarjeta Informativa y Oficio de envío en original y copia

dirigidos al Secretario(a) de Educación y al solicitante de la

emergencia respectivamente, y recaba en éstos firma del

Coordinador(a) para la Protección Civil.

Turna Tarjeta informativa e Informe en original a la Secretaría

de Educación, Oficio de envío y Reporte en original al solicitante

de la emergencia, y archiva las copias como acuse de recibo, junto

con el Programa Interno de Protección Civil en copia y Formato

de análisis de riesgos en un tanto de manera cronológica

permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Page 12: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

12 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Flujograma 3.1.1. Atención de solicitudes de emergencia en materia de protección civil.

Responsable:

Departamento de Planeación y Operación de Programas Institucionales

SOLICITANTE DE LA EMERGENCIA

INICIO

RECIBE Y

DETERMINA

1

SOLICITUD DE EMERGENCIA 0

¿ES COMPETEN CIA DEL ÁREA?

ELABORA Y RECABA FIRMA

OFICIO DE SOLICITUD 0-2

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

N0

SI

ACUDE Y

VERIFICA

¿EXISTE UNIDAD INTERNA DE PROTECCIÓN

CIVIL?

SOLICITA

1

SI

RECIBE Y VERIFICA

ACTA CONSTITUTIVA C

RESPONSABLE DE LA UNIDAD

INTERNA DE PROTECCIÓN CIVIL

1

1

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

ENVIA Y ARCHIVA

2

OFICIO DE SOLICITUD 0

1

ÁREA COMPETENTE

C

FIN

N0

Page 13: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

13 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

FORMATO DE ANÁLISIS DE

RIESGOS T

FORMATO

DE ANÁLISIS DE

RIESGOS T

PROGRAMA INTER

NO DE PROTECCIÓN

CIVIL C

REPORTE 1

OFICIOS DE ENVIO 1

INFORME 1

TARJETA

INFORMATIVA 1

1

¿CUENTA CON PROGRAMA INTERNO

DE PROTECCIÓN CIVIL?

PROGRAMA INTER NO DE PROTECCIÓN CIVIL C

INSTRUYE Y SOLICITA

2

RECIBE Y REQUISITA 2

ASESORA Y ALERTA

ELABORA Y RECABA FIRMA

INFORME 0-1

REPORTE 0-1

ELABORA Y RECABA FIRMA

AL RESPONSABLE DE LA UNIDAD INTERNA DE PROTECCIÓN CIVIL

AL CENTRO DE TRABAJO

RESPONSABLE DE LA UNIDAD

INTERNA DE PROTECCIÓN CIVIL

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

OFICIO DE ENVÍO O-1

TARJETA INFORMATIVA O-1

TARJETA

INFORMATIVA O

INFORME 0

OFICIO DE ENVIO 0

REPORTE 0

FIN

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN

SOLICITANTE DE LA

EMERGENCIA

C

N0

TURNA

Page 14: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

14 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Área:

Departamento de Capacitación, Difusión y Enlace Institucional de Programas

Objetivo:

Desarrollar eventos de preparación en materia de protección civil en el sector

educativo, para ofrecer conocimientos de prevención, auxilio y recuperación ante

los desastres, a través de programas y acciones.

Frecuencia:

Periódica

Normas:

• La organización de eventos de preparación en materia de protección civil

debe fomentar la cultura de autoprotección y protección civil en el ámbito

educativo, para disminuir los riesgos y salvaguardar la vida e integridad

física.

• Los eventos a desarrollar deben ser informados a los Subsecretarios de

los diferentes niveles educativos y a la Coordinación de Delegaciones

Regionales, a fin de coadyuvar en las acciones correspondientes.

• La preparación en materia de protección civil se dirige a la comunidad

educativa, Jefes de Departamento; Coordinadores de Zona; Jefes de

Sector; Supervisores; Inspectores; Directivos; personal docente, de apoyo

y asistencia a la educación, e integrantes de las Unidades Internas de

Protección Civil.

• El personal que acude a la escuela o área administrativa para atender la

solicitud de emergencia, se debe acreditar con Identificación oficial y

Oficio de comisión, asimismo llevar consigo Formato de análisis de

riesgos, el cuales se debe requisitar con nombre y firma de los asistentes

para su posterior resguardo.

• Todos los Oficios de salida deben generar las copias de conocimiento

correspondientes para su envío.

Procedimiento 3.2.1. Organización de eventos de preparación en materia de protección civil

Elaboración:

Unidad de Planeación, Evaluación

y Control Educativo y

Oficialía Mayor

Revisión:

Coordinador para la Protección

Civil

Subsecretaría de Desarrollo

Educativo

Autorización:

Secretaría de Educación

Fecha de elaboración:

Noviembre de 2018

Fecha de autorización:

Noviembre de 2018

Page 15: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

15 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Responsable: Departamento de Capacitación, Difusión y Enlace Institucional de Programas.

Actividad

Descripción

1

2

3

4

5

5A

5A.1

Recibe instrucción del Coordinador(a) para la Protección Civil para

realizar evento en materia de protección civil, así como la logística

de preparación en materia de protección civil, especificando fecha

y región en la que se realizará.

Diseña Cuadernillo en archivo electrónico, que contiene el

programa de inauguración, desarrollo y clausura del evento de

preparación en materia de protección civil.

Elabora Oficio de solicitud en original y copia dirigido al

Coordinador(a) de Delegaciones Regionales, solicitando

disposición de lugar y apoyo en las necesidades para cubrir el

evento y recaba en éste firma del Coordinador(a) para la

Protección Civil.

Envía Oficio de solicitud original a la Coordinación de

Delegaciones Regionales y archiva copia como acuse de recibo de

manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Recibe de la Coordinación de Delegaciones Regionales Oficio de

respuesta original, y verifica disposición del lugar y apoyo con las

necesidades.

¿Hay disposición y apoyo?

En caso de que no:

Elabora Oficio de solicitud en original y copia, dirigido al

Presidente(a) Municipal o Titular de la Entidad Gubernamental,

solicitando disposición de lugar y apoyo en las necesidades para

cubrir el evento, y recaba en éste firma del Coordinador(a) para la

Protección Civil.

Envía Oficio de solicitud original a la Presidencia Municipal o

Entidad Gubernamental, y archiva copia como acuse de recibo de

manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Descripción Narrativa 3.2.1. Organización de eventos de preparación en materia de protección civil.

Page 16: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

16 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

5A.2

6

7

8

9

10

11

12

Recibe de la Presidencia Municipal o Entidad Gubernamental

Oficio de respuesta afirmativa original.

Continúa con la actividad número 6

En caso de que sí:

Elabora Oficio de solicitud original y copia, dirigido a los

Subsecretarios(as) de la Secretaría de Educación y Coordinador(a)

de Delegaciones Regionales, a fin de que se elabore y publique la

Convocatoria en materia de protección civil para los niveles

educativos, y recaba en éste firma del Coordinador(a) para la

Protección Civil.

Envía Oficio de solicitud original a las Subsecretarías de la

Secretaría de Educación y Coordinación de Delegaciones

Regionales y archiva copia como acuse de recibo de manera

cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Recibe de las Subsecretarías de la Secretaría de Educación y

Coordinación de Delegaciones Regionales copia de Convocatoria

para conocimiento, e instruye llevar a efecto el evento.

Elabora Oficio de solicitud original y copia, dirigido a las

Instituciones Especializadas en Materia de Protección Civil a fin de

que apoyen con instructores en la impartición del evento, y recaba

en éste firma del Coordinador(a) para la Protección Civil

Envía Oficio de solicitud original a las Instituciones

Especializadas en Materia de Protección Civil y archiva la copia

como acuse de recibo de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo

Recibe de las Instituciones Especializadas en Materia de

Protección Civil Oficio de respuesta afirmativa en original y

solicita vía telefónica o correo electrónico los nombres de los

instructores participantes, a fin de acordar con ellos lo referente

al evento en materia de protección civil.

Elabora Formato de registro de asistencia en un tanto y

entrega a los participantes, a fin de que sea requisitado y devuelto

al término del evento.

Page 17: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

17 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

13

14

15

Realiza evento en materia de protección civil para ofrecer

conocimientos de prevención, auxilio y recuperación ante los

desastres, a través de programas y acciones.

Recibe de los participantes Formato de registro de asistencia

en un tanto, debidamente requisitado, y archiva éste de manera

cronológica permanente.

Elabora Tarjeta informativa en un tanto y turna ésta a la

Coordinacíon para la Protección Civil, a fin de dar a conocer los

resultados obtenidos del evento en materia de protección civil

para la implementación de futuros planes y programas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Page 18: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

18 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Flujograma

3.2.1. Organización de eventos de preparación en materia de protección civil.

Responsable: Departamento de Capacitación, Difusión y Enlace Institucional de Programas

INICIO

RECIBE INSTRUCCIÓN

DISEÑA

CUADERNILLO

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

ELABORA Y RECABA FIRMA

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

OFICIO DE SOLICITUD O-1

ENVIA Y ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD 0

COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

REGIONALES

RECIBE Y VERIFICA

COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

REGIONALES

OFICIO DE RESPUESTA O

1

¿HAY DISPOSICIÓN Y

APOYO?

ELABORA Y

RECABA FIRMA

ELABORA Y RECABA FIRMA

COORDINADOR(A) PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

SI

NO

OFICIO DE SOLICITUD O-1

ENVIA Y ARCHIVA

OFICIO DE SOLICITUD O-1

OFICIO DE SOLICITUD 0

PRESIDENCIA MUNICIPAL O ENTIDAD

GUBERNAMENTAL

C

OFICIO DE SOLICITUD O-1

ENVIA Y ARCHIVA

RECIBE

ELABORA Y

RECABA FIRMA

1

OFICIO DE SOLICITUD 0

1

C

SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

REGIONALES

PRESIDENCIA MUNICIPAL O ENTIDAD

GUBERNAMENTAL

RECIBE

CONVOCATORIA C

SUBSECRETARÍAS Y COORDINACIÓN DE

DELEGACIONES REGIONALES

OFICIO DE RESPUESTA AFIRMATIVA O

1

EN ARCHIVO ELECTRÓNICO

1

C

COORDINADOR(A)

PARA LA

PROTECCIÓN CIVIL

1

COORDINADOR(A)

PARA LA

PROTECCIÓN

CIVIL

Page 19: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

19 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

1

ENVIA Y ARCHIVA

INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN CIVIL

OFICIO DE RESPUESTA AFIRMATIVA O

OFICIO DE SOLICITUD O

1

C

RECIBE Y SOLICITA

FORMATO DE REGISTRO DE ASISTENCIA T

ELABORA Y ENTREGA

REALIZA EVENTO

RECIBE

FORMATO DE REGISTRO DE ASISTENCIA T

C

ELABORA Y

TURNA

TARJETA INFORMATIVA T

FIN

VÍA TELEFÓNICA O CORREO ELECTRÓNICO

NOMBRES DE INSTRUCTORES

INSTITUCIONES ESPECIALIZADAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN CIVIL

PARTICIPANTES

PARTICIPANTES

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

DEBIDAMENTE

REQUISITADO

Page 20: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

20 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Término Definición

Actividad Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se

necesitan para ejecutar los actos administrativos.

Agente regulador Acciones, instrumentos, normas, obras y en general todo

aquello destinado a proteger a las personas, bienes,

servicios estratégicos, planta productiva y el medio

ambiente, a reducir los riesgos de desastres y a controlar

y prevenir los efectos adversos de un agente o

fenómeno perturbador.

Área responsable

Área con autoridad y responsabilidad en la programación

y formulación del presupuesto en el ejercicio, control de

recursos y ejecución de actividades. En el Sector

Educativo, las Unidades Responsables se identifican con

las Direcciones Generales o sus equivalentes, las

Secretarías de Educación o sus equivalentes en los

Estados y los Organismos o Entidades Paraestatales, así

como con las oficinas del Secretario, y los Subsecretarios

y el Oficial Mayor.

Autoprotección Acciones que se realizan para contribuir a la protección de sí mismo, de la familia y de la comunidad a la que se pertenece, en el momento en que suceda un fenómeno antropogénico.

Auxilio

Respuesta de ayuda a las personas en riesgo o las víctimas de un siniestro, emergencia o desastre, así como las acciones para salvaguardar los demás agentes afectables por parte de grupos especializados públicos o privados, unidades internas de protección civil o personas con entrenamiento previo en atención de emergencias.

Brigada

Grupo de personas organizadas y capacitadas en

funciones de protección civil, como identificación de

riesgos, alertamiento, primeros auxilios, combate a

conatos de incendio, evacuación, búsqueda y rescate,

apoyo en refugios temporales, entre otras. Las brigadas

pueden ser comunitarias, de unidades internas o de

grupos voluntarios.

Preparación Fase de la gestión integral del riesgo donde se realizan

las acciones de anticipación a una emergencia

(continuidad de gobierno, sistemas de alerta,

comunicaciones de emergencia, centro de operaciones

de emergencia, etc.), para desarrollar capacidades

4. GLOSARIO

Page 21: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

21 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

operativas y facilitar una respuesta efectiva en caso de

ocurrir una emergencia.

Desastre Resultado de la ocurrencia de uno o más agentes

perturbadores severos o extremos, concatenados o no,

de origen natural o de la actividad humana que, cuando

acontecen en un tiempo y en una zona determinada,

causan daños y pérdidas que por su magnitud

interrumpen el funcionamiento rutinario de la zona

afectada y exceden la capacidad de respuesta de la

comunidad respectiva.

Emergencia Situación anormal que puede conducir a un daño a la

sociedad y propiciar un riesgo excesivo para su

seguridad e integridad, generada o asociada con la

inminencia o el impacto de un agente perturbador.

Estado Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

Eficacia Capacidad de lograr los objetivos y metas programados

con los recursos disponibles y en un tiempo

determinado.

Entidad

División de la organización del sector público para efectos de distribución del gasto; se le identifica por una clave de cinco dígitos, que a la vez coincide con el número del ramo que tradicionalmente se ha utilizado en el presupuesto de egresos de la federación.

Evacuación

Medida de seguridad precautoria y provisional que consiste en la reubicación de individuos o grupos de personas ante la inminencia u ocurrencia de un fenómeno perturbador potencialmente destructivo, previendo su colaboración.

Función Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable un área organizacional: se define a partir de las disposiciones jurídico-administrativas vigentes.

Instituciones

especializadas

Instituciones u organismos públicos o privados de los tres niveles de gobierno, con tareas específicas en materia de protección civil.

Logística Tareas de planificación y gestión integral del riesgo en materia de protección civil.

Normatividad

Lineamientos que se establecen para realizar cualquier función o servicio educativo.

Page 22: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

22 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Objetivo

Expresión cualitativa de los propósitos que se pretenden alcanzar en un tiempo y espacio determinado. Manifestación de intenciones que se quieren cumplir y especifican con claridad en qué y para que se proyecta y se debe realizar determinada acción.

Proyecto

Conjunto de actividades que responden y coadyuvan a los objetivos de un subprograma, se definen en ella las actividades, recursos y una unidad responsable de realizarla.

Protección Civil Política pública sustentada en la acción solidaria y participativa que, en consideración tanto de los riesgos de origen natural o antropogénico como de los efectos adversos de los agentes perturbadores, prevé la coordinación y concertación de los sectores público, privado y social en el marco del Sistema Nacional, con el fin de crear un conjunto de disposiciones, planes, programas, estrategias, mecanismos y recursos, para que de manera corresponsable, y privilegiando la gestión integral del riesgo y la continuidad de operaciones, se apliquen las medidas y acciones que sean necesarias para salvaguardar la vida, integridad y salud de la población, así como sus bienes, la infraestructura, la planta productiva y el medio ambiente.

Puesto Es la unidad impersonal de trabajo integrado por un conjunto homogéneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias áreas administrativas.

Solicitante de la

emergencia

Titular del centro escolar público o privado o del área administrativa adscrita a la Secretaría de Educación de Veracruz que solicita apoyo a la Coordinación para la Protección Civil para atender emergencias causadas por fenómenos naturales.

Page 23: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

23 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

Antonio Hernández Guerson Coordinador para la Protección Civil Km. 4.5 Carretera Xalapa-Veracruz, Col. SAHOP CP. 91190, Xalapa, Veracruz Tel. 01 (228) 841 77 00 Ext. 7445 [email protected] Alejandro Cedillo Tejeda Jefe del Departamento de Planeación y Operación de Programas Institucionales Km. 4.5 Carretera Xalapa-Veracruz, Col. SAHOP CP. 91190, Xalapa, Veracruz Tel. 01 (228) 841 77 00 Ext. 7415 Jorge Constantino González Aguilar Departamento de Capacitación, Difusión y Enlace Institucional de Programas. Km. 4.5 Carretera Xalapa-Veracruz, Col. SAHOP CP. 91190, Xalapa, Veracruz Tel.01 (228) 841 77 00 Ext. 7415

5. DIRECTORIO

Page 24: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente
Page 25: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente

COORDINACIÓN PARA LA PROTECCIÓN CIVIL

Beatriz F. Cabrera Excelente

Antonio Hernández Guerson

Ricardo Camacho Lozano

Coordinación Ejecutiva

Leticia López Bonilla

Armando Ortega Luna

Coordinación Operativa

Elia Juárez

Consultoría

Elisa Miranda Jácome

Revisión

Emma Isabel Sáinz de la Fuente Alejandre

Integración

Créditos

Page 26: Manual Específico de Procedimientos · 2018-11-28 · Uriel Flores Aguayo Subsecretario de Desarrollo Educativo Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente