MANUAL DE USUARIO

INTERFACES

En esta sección se relacionan los componentes que intervienen para los procesos de la generación de Interface contable.

GENERACION DE INFORMACION CONTABLE

Por medio de este proceso se realiza la interface contable de las liquidaciones que haya realizado en una fecha determinada para uno, varios o todos los empleados de la compañía.

Fecha de Liquidación del Proceso: En este campo debe indicar la fecha de liquidación que este realizando, debe recordar que los periodos de liquidación son los definidos en la tabla de periodos de liquidación.

Seleccione la Liquidación a Procesar: Debe marcar el tipo de liquidación que desea ejecutar en el proceso.

Criterios de Selección Definidos: En este campo visualizará los diferentes filtros o criterios de selección que ha realizado para la liquidación que esta ejecutando.

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Definición de los Criterios de Selección

Campo: Se utiliza para elegir cada uno de los campos sobre los que se aplicará algún criterio, estos campos corresponden al archivo o tabla del maestro general de empleados, dando Clic en el combo (la flecha hacia abajo) se muestra la descripción de los campos y el nombre del campo real en la tabla.

Operador Relacional: En este campo debe ingresar el operador que debe cumplir el criterio de selección que esta parametrizando en el liquidador.

Expresión: Después de seleccionar el operador se debe registrar la Expresión o valor a comparar, esta información depende del tipo de dato correspondiente al campo elegido

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(fechas, valores numéricos, Valores alfanuméricos, etc.), para esto es importante tener en cuenta que los datos de Fechas y datos Alfanuméricos deben ir delimitados por comillas sencillas y los datos numéricos sin comillas, la expresión también depende del operador elegido. El carácter porcentaje (%) es el comodín y puede ir dentro del dato para indicar que en su lugar puede ir cualquier valor asociado al tipo de dato. En este campo debe ingresar el dato por el cual desea realizar el filtro o el criterio de selección para la liquidación que realice.

Operador Lógico: Si desea realizar diferentes filtros sobre el liquidador debe utilizar este campo para realizar las uniones entre los criterios. Estos operadores son AND (Se debe cumplir todos los criterios de selección parametrizados) y OR (Alguno de los criterios de selección debe cumplirse). Este dato no es necesario cuando hay una sola condición o en la última condición cuando hay varias.

Al escoger el tipo de liquidación visualizará la ventana donde debe definir los criterios de creación del documento de contabilidad.

Nro del Doc: Nro. con el cual se creara el archivo en contabilidad

Fecha del Doc: Fecha con la cual se creara el documento en contabilidad

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Descripción: Descripción del documento de contabilidad

Si se presentan errores en el proceso serán reportados mediante un reporte, tenga en cuenta de verificar que los conceptos nuevos tengan su respectiva parametrización en el maestro de parametrización contable, que la cuenta contable de los fondos nuevos se encuentren asociados en el maestro de fondos, si su afectación contable es por distribución por empleado verifique que la distribución se encuentre activa en el maestro de distribución y que en el maestro de distribución por emplealdos esté correctamente asociada.

Después de generar satisfactoriamente el proceso la información queda almacenada en la tabla de información para contabilidad hasta que se ejecute el proceso de importación de datos desde el modulo de contabilidad.

GENERACION INFORMACION CUENTAS POR PAGAR

Este proceso le permite realizar la interface de las diferentes liquidaciones a la aplicación de Cuentas por Pagar si obtuvo esta aplicación.

Cod. Empleado: Debe ingresar si la creación del documento en cuentas por pagar será para un empleado o todos.

Fecha de Liquidación: Corresponde a la fecha de liquidación que desea generar en cuentas por pagar.

Fecha de Documento: Es la fecha que se asignará al documento que será creado en cuentas por pagar.

Tipo de Liquidación: Debe especificar el tipo de liquidación que desea procesar.

Subtipo de Documento: Es el subtipo de documento que se creará en cuentas por pagar.

Al dar clic en procesar, visualizará un mensaje informando el resultado de la ejecución del proceso especial.

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ERRORES DE INTERFACE

Este reporte le permite visualizar las inconsistencias que se presenten con las interfaces contables generadas por la aplicación, de esta manera podrá corregir los errores presentados y volver a generar la afectación correctamente.

REPORTE DE INFORMACION CONTABLE

Al ejecutar este reporte podrá visualizar la afectación contable generada en el proceso de la aplicación, de esta manera podrá revisar si las cuentas y valores son correctos, también sirven como soporte para el departamento de Contabilidad.

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PARAMETRIZACION

En esta sección se encuentran los maestros y tablas necesarios para realizar la parametrización de la interfaz contable de la aplicación.

PARAMETRIZACION CONTABLE

En este maestro se ingresa la parametrización contable de los conceptos que necesiten generar información en contabilidad de acuerdo a las liquidaciones que se realicen en la compañía.

Página 1: Parametrización

En esta página se ingresa la parametrización básica para generar la afectación contable de un concepto.

Concepto: Corresponde al código del concepto de nómina al cual va a parametrizar la afectación contable.

Modo de Liquidación: En este campo visualizará el modo de liquidación del concepto en donde se aplicará la afectación contable.

Contabilizar el concepto durante la Interface: Si desea que el concepto que esta visualizando en pantalla sea tomado en cuenta en la interface contable, debe activar este campo.

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Cuentas

Débito: Corresponde a la afectación contable en movimientos débitos que se generará en el concepto, si aplica.

Crédito: Debe ingresar la cuenta contable que se afectará para los movimientos créditos del concepto, si aplica.

Distribución por concepto: Si desea que el concepto se distribuya contablemente en diferentes porcentajes en la estructura de costos de la compañía, debe activar este campo.

Tercero

Clase: En este campo debe indicar si el tercero que se afectará contablemente es un empleado, fondo de salud, pensión, ARP, cesantía, especial o parafiscal.

Especial Débito: Si se realiza afectación por tercero, debe indicar la cuenta contable que se afectara en movimientos débitos

Especial Crédito: Si se realiza afectación por tercero, debe indicar la cuenta contable que se afectara en movimientos créditos

Contabilización Según Estructura de Costos

Si activó el campo de distribución por conceptos, debe ingresar la información correspondiente en los siguientes campos.

Compañía: Corresponde al código de la compañía al cual va a realizar la distribución.

Sucursal: Corresponde a la sucursal a la cual va a asignar la distribución.

C. Costo: Debe ingresar el código del centro de costo al cual va a crear la distribución.

Clasificadores: Debe ingresar los códigos de clasificadores a los cuales asignará la distribución que esta parametrizando.

Fecha Inicial: Corresponde a la fecha inicial de vigencia de la distribución que esta creando.

Fecha Final: Es la fecha final de vigencia de la distribución que esta parametrizando.

Débito: Corresponde a la cuenta contable que se afectará en movimientos débitos para la distribución que está creando.

Crédito: Si la distribución no tendrá afectación débito sino crédito, debe ingresar la cuenta contable correspondiente.

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Página 2: Liquidaciones

En esta página se ingresan los subtipos de documentos contables que se crearán con cada tipo de liquidación donde se procese el concepto.

Tipo Liquidación: Debe ingresar el tipo de liquidación donde se procesa el concepto.

Tipo Doc. Contable: En este campo debe ingresar el código del tipo de documento que se creará en contabilidad.

Subtipo Doc. Contable: Corresponde al código del subtipo de documento que se creará en contabilidad para el tipo de liquidación.

DISTRIBUCION

En esta sección encontrará los maestros de parametrización de la distribución que se tendrá en cuenta para las afectaciones contables de la aplicación.

DEFINICION

En este maestro se debe ingresar las diferentes distribuciones que se aplicaran a los empleados para su afectación contable para un rango de fechas determinado.

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Código: Corresponde al código de la distribución que está creando.

Descripción: Debe ingresar el nombre de la distribución que está creando.

Desde: Corresponde a la fecha inicial de vigencia de la distribución que está creando.

Hasta: Es la fecha final de vigencia de la distribución que esta parametrizando.

Estructura

Compañía: Corresponde al código de la compañía al cual va a realizar la distribución.

Sucursal: Corresponde a la sucursal a la cual va a asignar la distribución.

C. Costo: Debe ingresar el código del centro de costo al cual va a crear la distribución.

Clasificadores: Debe ingresar los códigos de clasificadores a los cuales asignará la distribución que esta parametrizando.

Porcentaje: Debe indicar el porcentaje de distribución que se asignará a la estructura de costos definida en los campos ya mencionados con anterioridad. Debe tener en cuenta que la sumatoria de las estructuras de costos ingresadas en la grilla deben sumar 100.

DISTRIBUCION POR EMPLEADO

En este maestro se ingresan las distribuciones contables que se van a aplicar al empleado.

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Distribución: Corresponde al código de distribución que se asignará al empleado y fue creado con anterioridad en el maestro de definición de distribuciones.

Aplica desde: Debe ingresar la fecha en que inicia la vigencia de la distribución que esta asignando al empleado.

Debe tener en cuenta que la fecha de vigencia debe estar en el rango de vigencia de la distribución que está asignando

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REPORTE DE PARAMETRIZACION CONTABLE

Al dar clic en esta opción podrá visualizar el reporte de parametrización contable de los conceptos que utiliza para las diferentes liquidaciones que se generan en la compañía, de esta manera podrá revisar que esta información sea la correcta y no se presenten inconsistencias en la generación de afectaciones contables.

BORRADO INFORMACION CONTABLE

Por medio de este proceso se puede realizar el borrado de la información contable que ya se ha procesado de alguna de las liquidaciones de la compañía que se han realizado en la aplicación.

Fecha del Documento: Corresponde a la fecha del documento contable que desea eliminar.

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Fecha de Liquidación: Debe ingresar la fecha de liquidación correspondiente al documento contable que está eliminando.

Número del Documento: Debe especificar el número de documento contable que desea eliminar.

Tipo de Liquidación: Es el tipo de liquidación que escogió en la interface contable que está eliminando.

GENERACION INTERFACE SAP BO

Este proceso le permitirá realizar la generación de la información para ser importada a las tablas de la aplicación SAP Business One, para esto debe ingresar el número de documento a transferir, la fecha del documento, base de datos donde reside la aplicación de SAP y el código de transacción.