Manual de uso estilo y procedimientos

7/27/2019 Manual de uso estilo y procedimientos

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Manual de uso, estilo y procedimientos del Portal Universitario / Universidad de Antioquia | 2

Manual de uso, estilo yprocedimientos

Portal Universitario de la Universidad de Antioquia /Unidad de contenidosEstrategia digital de la Universidad de Antioquia

AutoresJuan Diego Restrepo Toro

Juan Pablo GarcésGloria Elena Vélez Carmona

Luz Adriana Ruiz MarínPedro Correa Ochoa

Edición general

Pedro Correa Ochoa

.

Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se muestra enlos créditos. No se pueden realizar obras derivadas.




Presentación

Estrategia de comunicación digital de la Universidad de Antioquia

Segmentación de la información institucional

Portal Universitario

1. Antecedentes de uso del Portal Universitario

2. Políticas y condiciones de uso del Portal Universitario

3. Público y usuarios del Portal Universitario

3.1. Público externo

3.2. Usuarios - Comunidad universitaria3.2.1. Admitido3.2.2. Estudiante3.2.3. Egresado

3.2.4. Profesor 3.2.5. Empleados3.2.6. Jubilados

4. Gobierno en línea

5. Estructura y navegación de los contenidos de la página principal del Portal Universitario

5.1 Cabezote e identidad institucional

5.2. Menú principal5.2.1. Inicio

5.2.2. Institucional5.2.3. Estudiar en la UdeA5.2.4. Servicios y productos5.2.5. Bienestar 5.2.6. Investigación5.2.7. Extensión5.2.8. Internacional5.2.9. Contratación y convocatorias




5.2.10. Cultura5.2.11. Sedes

5.3. Galería5.3.1. Características de la imagen

5.3.2. Tamaño de la imagen de la galería del portal principal5.3.3. Información anexa a la imagen5.3.4. Criterios de publicación

6. Tipos de contenidos del Portal Universitario

6.1. Contenidos fijos

6.2. Contenidos temporales

7. Formatos y recursos en los que se publican contenidos

7.1. Ejemplos de formatos7.1.1. Texto y fotografías7.1.2. Audio, texto, imágenes7.1.3. Especial periodístico7.1.4. Pestañas7.1.5. Páginas de proyectos especiales7.1.6. Aplicativos

8. Cómo debe entregarse la información para el Portal Universitario

9. Publicación de documentos referentes a la legislación universitaria

10. Proceso para la publicación de invitaciones a cotizar

10. 1. Certificación de la publicación de invitaciones a cotizar

11. Acceso de los usuarios con clave y contraseña

12. Información segmentada para los usuarios: Actividad Universitaria / intranet

12.1. Cómo debe ser entregada la información que se publica en ActividadUniversitaria

12.1.1 Imágenes de Actividad Universitaria

Micrositios del Portal Universitario

1. Antecedentes de uso

1.2. Cuándo asignar un micrositio

1.3. Asignación de una ‘url’ del Portal Universitario 1.3.1. URL principal de la Universidad




1.3.2. Sintaxis de las URL secundarias

1.4. Mapa de navegación básico de las Unidades Académicas

1.5. Proceso de creación de un micrositio

1.6. Perfil de los editores / administradores de los micrositios

1.7. Funciones de los editores / administradores de los micrositios

1.8. Recomendaciones generales para la publicación de contenidos en losmicrositios

1.9. Sistema de medición y evaluación de los micrositios del Portal Universitario

Agenda de eventos del Portal Universitario

1. Criterios de publicación de eventos

2. Qué información debe ser entregada para la publicación de eventos en el PortalUniversitario

3. Imágenes que acompañan los eventos del Portal Universitario

Envío masivo de correos y boletines electrónicos desde el PortalUniversitario


2. Estrategia para el envío de correos masivos de la Universidad de Antioquia

3. Tipos de boletines electrónicos

3.1. Actividad Universitaria

3.2. Boletín de UdeA Noticias

3.3. Boletín jurídico

3.4. Alma Global

3.4. Extensión cultural

3.5. Comunicados institucionales

UdeA Noticias





2. Tipos de público

2.1. Público interno

2.2. Público externo

2.3. Público mixto

3. Política editorial

4. Producción de contenido

4.1. Definición, producción y publicación

4.2. Colaboraciones periodísticas de dependencias y unidades académicas

5. Clasificación de la información

5.1. Sociedad5.2. Cultura

5.3. Deporte

5.4. Formación

5.5. Ciencia

5.6. Vida

5.7. Convocatorias

5.8. Agenda

5.9. UdeA en los medios

5.10. Opinión5.10.1. Criterios generales de las columnas de opinión5.10.2. Formato y elementos complementarios de las columnas de opinión

6. Página principal de Udea Noticias

6.1 Arquitectura de la página principal

7. Pautas de estructura de los artículos

7.1. Extensión

7.2. Título

7.3. Entradilla

7.4. Cuerpo central del artículo




7.5. Citas y entrecomillados

7.6. Fotografías

7.7. Pie de foto

7.8. Destacado o recuadro inferior

7.9. Cifras

7.10. Audio

7.11. Infográfico

7.12. Videos

8. Recomendaciones generales de estilo

9. Interacción y moderación de comentarios

Manual de uso de las redes sociales de la Universidad de Antioquia

Estrategia de interacción institucional



2.1. Público interno2.2. Público externo

2.3. Público mixto

3. Principios de presencia institucional en las redes sociales

3.1 Coherencia con los ejes misionales

3.2 Comunicación horizontal

3.3. Servicio público

3.4. Calidad en la interacción

3.5. Calidad de la información

3.6. Reconocimiento

3.7. Netiqueta




4. Tratamiento de los públicos

5. Perfil del administrador de las redes sociales

6. Tipo de contenidos publicados

7. Twitter

7.1. Aspectos de presentación de la cuenta

7.1.1. Presentación y perfil

7.1.2. Nombre de cuenta

7.1.3. Línea gráfica

7.1.4. Localización

7.1.5 Sitio web

7.1.6 Biografía

7.2. Periodicidad de publicación

7.3. Pautas de publicación

7.3.1. Estructura del tuit

7.3.2. Uso de enlaces

7.4. Pautas de interacción con usuarios7.5. Cuentas institucionales asociadas en Twitter

7.6. Plataforma de administración del twitter institucional

8. Facebook


8.1.1. Tipo de usuario

8.1.2. Nombre de la cuenta

8.1.3. Información de la cuenta

8.1.4. Foto de portada

8.1.5. Foto de perfil

8.1.6. Vínculos a otras redes

8.1.7. Páginas de Facebook externas vinculadas




8.1.8. Uso del muro

8.2. Periodicidad de las publicaciones


8.3.1. Estructura de los mensajes

8.4. Vínculos a páginas de información

8.5. Interacción y moderación de comentarios

9. Youtube

9.1. Aspectos de administración de la cuenta

9.2. Identificación de los videos

9.3. Clasificación de los videos

10. Livestream

11. Flickr




Este manual hace parte de la estrategia de comunicación digital de la Universidad deAntioquia. Es un documento de consulta para la comunidad universitaria, que plantea lasespecificaciones técnicas, condiciones de uso y las recomendaciones de estilo para la publicación de contenido en el Portal Universitario — incluyendo los micrositios de lasunidades académicas y dependencias administrativas — , UdeA Noticias y las redes socialesinstitucionales.

Este manual tiene como objetivos la estandarización en los procesos de publicación decontenidos, la unificación de las estrategias de comunicación institucional en la web y laorientación de los comunicadores de las distintas dependencias, unidades académicas ysedes de la Universidad.

Conviene advertir que este documento se refiere únicamente a la producción y publicaciónde contenidos. Las operaciones de ingeniería de la plataforma, el desarrollo de aplicativos ylos aspectos técnicos que estos exigen, están a cargo de la oficina de Gestión deinfraestructura tecnológica y sistemas de información de la Institución.




La comunicación universitaria debe adaptarse a los nuevos modelos comunicativos. Conesta premisa, en las últimas dos décadas, la Universidad de Antioquia ha venidotransformando y moldeando su presencia institucional en el ciberespacio. Desde 1994, laInstitución cuenta con una página web que se constituyó en un importante medio dedifusión de información y oferta de servicios para la comunidad universitaria.

El Portal Universitario es un canal de comunicación institucional que les ofrece a losmiembros de la comunidad universitaria y al público externo, acceso a los servicios en líneay a la información institucional. Este propósito se enmarca dentro de los requerimientos delos tres frentes misionales de la Alma Mater: investigación, docencia y extensión, ademásdel bienestar, la regionalización y la gestión universitaria. La consolidación de este PortalUniversitario, no sólo representó la integración de las unidades académicas, lasdependencias y los servicios en línea de la Institución, sino también una estrategia paragarantizar la optimización de los recursos que en este frente se invierten. En ese sentido, laapuesta fue constituir un único sitio de confluencia de servicios y comunicación digital;además, la unificación de la imagen y la identidad institucional.

Actualmente el Portal Universitario está desarrollado en la plataforma Oracle 11.1.1.4, lacual es administrada por la línea decisional Gestión Informática, de la Dirección deDesarrollo Institucional. Para este proceso la Universidad contrató los servicios deasistencia técnica con una empresa externa, que se encarga de lo relacionado conadministración de servidores, aplicaciones y bases de datos.

El desarrollo del Portal Universitario se ha ejecutado por fases. Inicialmente se definieroncuatro: implementación de los servicios y contenidos de las unidades administrativas;implementación de los servicios y contenidos de las unidades académicas y gobiernoelectrónico; versión en inglés; y mejoramiento de la disponibilidad de la plataforma, másservicios, participación e interacción.

Las operaciones de ingeniería de la plataforma, el desarrollo de aplicativos y los aspectostécnicos que estos exigen, están a cargo de la oficina de Gestión de infraestructuratecnológica y sistemas de información de la Institución.

En septiembre del 2011 fue desarrollado también UdeA Noticias, un espacio de difusión periodística que permite una delimitación estratégica — desde el punto de vista de las






El Portal Universitario divulga información para un público general. Sin embargo,mediante una intranet, cierto tipo de información es segmentada de acuerdo con losintereses de quienes tienen una relación directa con la Universidad de Antioquia: admitidos,estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados. Para consultar la información ylos servicios de la intranet, los usuarios deben tener usuario y contraseña, una identificaciónque se les otorga al momento de formalizar su vinculación, bien sea académica o laboral,con la Institución.

La información publicada en el Portal Universitario tiene orientaciones particulares. Enrespuesta a ello, este espacio tiene una estructura de segmentación en cuanto a lanavegación.

Información institucional que describe el ser y quehacer de la Alma Mater y dela cual, el Portal es la puerta de acceso a los contenidos y servicios de laUniversidad. Este tipo de información contiene también requerimientos y procedimientos legales y, por lo tanto, es de suma trascendencia y sensibilidadinstitucional.

Información noticiosa, canalizada a través del espacio UdeA Noticias.

Micrositios de las dependencias administrativas, facultades, escuelas, institutos, proyectos y grupos de investigación, que están bajo el dominiowww.udea.edu.co. Aunque estos espacios tienen una administración delcontenido autónoma, sus administradores reciben capacitación y asesoría en sumanejo, siguiendo los lineamientos trazados desde el Portal Universitario.

El Portal en inglés o English Portal, dirigido a las personas de habla inglesa y aextranjeros interesados en la oferta educativa de la Universidad de Antioquia.

La estrategia de interacción que incluye todo lo referente a las redes sociales.

http://www.udea.edu.co/






1. Antecedentes de uso del Portal Universitario

El Portal Universitario hace parte de la Secretaría General de la Universidad de Antioquia.Además de utilizar los canales de comunicación digital ―plataforma web, redes sociales y

correos electrónicos―, cuenta con mecanismos de articulación del trabajo realizado por losdemás medios universitarios del Sistema de Comunicaciones de la Universidad deAntioquia: el periódico Alma Mater, Universidad de Antioquia Televisión, Emisora

Cultural de la Universidad de Antioquia y Editorial Universidad de Antioquia.

Desde 1994, la Institución contó con una página web que, al paso de la masificación de lacomunicación digital, se constituyó en un importante medio de difusión de información yoferta de servicios para la comunidad universitaria.

Ese primer espacio digital se transformó luego en el Portal Universitario, en octubre del2008, como un proyecto planeado y estructurado por la Institución. Previo a esto laUniversidad contaba con varias páginas web con contenidos estáticos y con unaarquitectura de navegación simple y sin criterios estructurales. Además, paralelo al sitioweb institucional, existían diversos sitios para cada unidad académica y administrativa,

cada uno de ellos independiente en arquitectura, imagen y plataforma de desarrollo, esdecir, sin normas ideadas y concertadas, ni un criterio común para toda la Universidad.

Buscando resolver esa problemática, para el desarrollo del Portal Universitario y de losmicrositios, se analizó y definió una arquitectura de navegación enfocada a los procesos yservicios que brinda la Universidad a sus diferentes públicos: admitidos, estudiantes,docentes, egresados, empleados, jubilados y público externo. Esto llevó a la definición deunos estándares de diagramación, diseño y producción, comunes para cada uno de losmicrositios, buscando propiciar una navegación fácil e intuitiva.

Con la llegada de nuevas herramientas digitales y una apropiación y exigencia mayor por

parte de los públicos, en marzo del 2011 fue presentada una nueva versión del PortalUniversitario, consolidándose aún más como un canal de comunicación institucional deacceso a los servicios en línea y a la información institucional.

El Portal Universitario, así como los 34 micrositios desarrollados hasta el momento, estanto un medio de comunicación como una plataforma tecnológica. En él se integranservicios e información (fija y noticiosa), para dar cuenta a través de la web del trabajo de




la Institución en sus tres funciones misionales: docencia, investigación y extensión, asícomo de la actividad universitaria y de actualidad.

Datos de permeabilidad del PortalUniversitario

Fuente: Google Analytics

Del 16 de julio al 15 de agostodel 2013

Usuarios que visitaron el sitio (visitantesúnicos)

375.604

Duración media de la visita 00:07:14

Promedio de páginas vistas durante una visitaal sitio

4.39 por ciento

Visitantes Nuevos 22.3 por ciento

Antiguos77.7 por ciento

2. Políticas y condiciones de uso del Portal Universitario

El acceso y uso de los contenidos que alberga el Portal Universitario implica elconocimiento y aceptación de las políticas y condiciones de uso. Para conocerlas visite eldocumento publicado en el siguiente enlace: Políticas y condiciones de uso

3. Público y usuarios del Portal Universitario

3.1. Público externo: son aquellas personas que no tienen un vínculo directo con laInstitución, por lo tanto solo pueden acceder a contenidos generales del Portal, sobreorientación, difusión de información o servicios de extensión. Este tipo de usuario nocuenta con clave y contraseña del Portal, por lo tanto se le restringe el acceso a ciertosaplicativos dispuestos para procesos académicos y administrativos, y a información interna

de la Universidad.

3.2. Usuarios - Comunidad universitaria: son usuarios quienes tienen uno o varios delos siguientes vínculos con la Institución: admitidos, estudiantes, egresados, profesores,empleados y jubilados. Estos seis tipos de usuarios pueden acceder tanto a la informacióngeneral como dirigida, según sus intereses, del Portal Universitario. Para hacerlo debenidentificarse con un usuario y contraseña que se les entrega al momento de su vinculación




académica o laboral con la Institución. El usuario que tiene dos o más roles, sólo debeautenticarse una vez. Navegando a través del menú Estamentos, acceden a informaciónespecífica para cada uno.

3.2.1. Admitido: es aquel usuario que como aspirante a estudiar en la Institución,obtuvo un resultado positivo en el proceso de admisión. En el momento de lamatrícula, su perfil cambia de admitido a estudiante.

3.2.2. Estudiante: estudiante de la Universidad de Antioquia es la persona que tienematrícula vigente en un programa académico de pregrado o de posgrado.

3.2.3. Egresado: egresado de la Universidad de Antioquia es la persona que estuvomatriculada en un programa académico de pregrado o de posgrado, culminó susestudios y obtuvo el título correspondiente.

3.2.4. Profesor: el profesor es la persona nombrada o contratada como tal paradesarrollar actividades de investigación, de docencia, de extensión y de administraciónacadémica.

3.2.5. Empleados: el personal administrativo de la Universidad está integrado por empleados públicos, de carrera y de libre nombramiento y remoción, y por quienes sontrabajadores oficiales según lo dispone la Ley. Los usuarios que necesitan algunos permisos para realizar proceso en el Portal y por su tipo de contratación no los tienen,

deben tramitar el acceso en la oficina de Gestión de infraestructura tecnológica ysistemas de información de la Institución.

3.2.6. Jubilados: Los jubilados de la Universidad de Antioquia son quienes tuvieronvínculo laboral con la Institución y cumplieron las exigencias legales para hacer usodel derecho a la pensión de jubilación con ella.

4. Gobierno en línea

A través del Portal Universitario, la Institución ha propiciado un modelo deaprovechamiento de las TIC, de tal manera que pueda brindar información institucional a laciudadanía y promover el acceso a los temas de interés institucional.

Ese propósito institucional, fundamentado en el trabajo del Portal Universitario, se une a laestrategia Gobierno en Línea, liderada por el Gobierno Nacional de Colombia y suMinisterio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El propósito de esta




disposición nacional es contribuir a la construcción de un Estado más eficiente,transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos y a las empresas,mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

La implementación de esta estrategia consta de varias fases. Actualmente en el Portal

Universitario se está implementando la primera fase. Es decir que allí está publicada lasiguiente información institucional:

Misión y visión

Objetivos y funciones

Organigrama

Localización física

Teléfonos y/o líneas gratuitas y fax (con indicativo nacional e internacional)

Correo electrónico de contacto o enlace al sistema de atención al ciudadano con que

cuente la entidad Horarios y días de atención al público

Directorio de funcionarios principales

Directorio de entidades

Directorio de agremiaciones y asociaciones

Leyes / ordenanzas / acuerdos

Decretos

Resoluciones, circulares y/u otros actos administrativos de carácter general

Presupuesto aprobado en ejercicio

Información histórica de presupuestos

Políticas, planes o líneas estratégicas

Programas y proyectos en ejecución

Contacto con dependencia responsable

Listado de trámites y servicios

Información sobre la contratación

Entes de control que vigilan a la entidad

Informes de gestión

Metas e indicadores de gestión

Plan de Mejoramiento

Información para niños

Preguntas y respuestas frecuentes

Boletines y publicaciones

Noticias

Calendario de actividades

Glosario




Política de privacidad y condiciones de uso

Política editorial y de actualización

Oferta de empleo

5. Estructura y navegación de los contenidos de la página

principal del Portal Universitario

5.1 Cabezote e identidad institucional

Está ubicado en la parte superior de la página. Contiene el logosímbolo de la Universidadde Antioquia según el manual de estilo gráfico, con el escudo y el nombre a una línea. Alhacer clic en el escudo, en cualquiera de las páginas interiores, éste lo llevará a la página

principal del Portal.

Tiene además la opción de obtener y recuperar contraseña, la fecha, dos botones deentradas a las versiones en español y en inglés del portal, identificadas con la bandera deColombia y la del Reino Unido, respectivamente.

En este espacio se encuentran las opciones de acceso con usuario y contraseña del PortalUniversitario, según los diferentes estamentos: admitidos, estudiantes, egresados, profesores, empleados y jubilados.

5.2. Menú principal

Está ubicado debajo del cabezote. Es una barra horizontal que contiene los siguientes botones y submenús:

5.2.1. Inicio: botón que lleva a la página principal

5.2.2. Institucional: contiene información fija sobre el ser y el quehacer de laUniversidad. Ésta se puede ver al hacer clic en los botones de sus submenús: Quiénes somos, Direccionamiento estratégico, Autoevaluación, Evaluación y control, Resultados de la gestión, Información Organizacional, Unidades Académicas,Unidades Administrativas, Normativa, Galería de videos, Directorio telefónico, Horario de atención y Agremiaciones y asociaciones.

5.2.3. Estudiar en la UdeA: tiene información sobre las diferentes ofertas deformación académica que tiene la Universidad en los botones, micrositios y submenús: Pregrado, Posgrado, Ude@ - Educación virtual, Educación no formal, Cursos




semipresenciales, Educación flexible, Programa especial de ingreso, Colegio Nocturno de Bachillerato, Consultar becas y exenciones.

5.2.4. Servicios y productos: contiene información sobre los servicios que ofrece laUniversidad, en las siguientes categorías, según las necesidades del usuario: Para

admitidos, Para egresados, Aspirante a docente de cátedra, Educación No Formal,Cursos semipresenciales, Educación flexible, Centro Internacional de Idiomas,Gestión Tecnológica, TIC, Deportivos, Salud física y mental, Audiovisuales, Editorial UdeA, Portafolio de Extensión, Portafolio de servicios del área de la salud, Análisis delaboratorio, Asesoría y consultoría, Sistema de Bibliotecas, Tienda universitaria yTarjeta Integrada Personal.

5.2.5. Bienestar: contiene información sobre la dirección de Bienestar universitario.Lleva al micrositio de esta dependencia y a información sobre Acompañamiento socieconómico, Bienestar físico y mental, Deporte y cultura, Fomento artístico y

cultural y la consulta a los Fondos de bienestar.

5.2.6. Investigación: este botón lleva al micrositio de Investigación. En este espaciola Vicerrectoría de Investigación pública información para y sobre los grupos deinvestigación, convocatorias, normativas y noticias. También ofrece el acceso a losgrupos de investigación de la Institución y a la información de la Sede de InvestigaciónUniversitaria — SIU — .

5.2.7. Extensión: tiene información sobre este eje misional de la Universidad en lassiguientes categorías: Banco de proyectos de extensión, Inscripciones a eventos y

cursos, Gestión tecnológica, Parque del Emprendimiento, Portafolio, Prácticasacadémicas, Premios a la Extensión Universitaria y Responsabilidad social.

5.2.8. Internacional: contiene la información sobre las relaciones internacionales dela Institución, en las siguientes categorías: Información general, Convenios, Estudiar en el exterior, Extranjeros en la UdeA, Mapa de fuentes de cooperación, Servicios, Becas y programas y Charlas y eventos.

5.2.9. Contratación y convocatorias: Convocatorias, Invitaciones a cotizar, Inscripción como proveedor, Contratos celebrados, Oportunidades de empleo y

Registro de ofertas de empleo.5.2.10. Cultura: Red de Cultura, Museo Universitario UdeA, Teatros, Premios Nacionales de Cultura, Grupos, Exposición abierta, Sala de cine Luis Alberto Álvarez y Encuentro con el Cine.

5.2.11. Sedes: Sede Central, Bajo Cauca, Magdalena Medio, Nordeste, Norte,Occidente, Oriente, Suroeste, Urabá, Envigado y Ubicación geográfica.




5.3. Galería

Es una galería de imágenes que rotan automáticamente. En ésta se destacan las actividades

principales de la Institución.

5.3.1. Características de la imagen: se recomienda que predomine lo visual, sinsaturar la imagen de texto. La imagen debe ser llamativa, diseñada por el equiporesponsable de la promoción del evento — en ningún caso es obligación del equipo delPortal Universitario diseñarla — . La imagen debe tener la resolución y tamañoadecuado, de tal forma que se vea nítida y de buena calidad.

5.3.2. Tamaño de la imagen de la galería del portal principal: 500 X 250 pixeles.

5.3.3. Información anexa a la imagen: debe tener un título referente a la actividad,evento o artículo a destacar. Ese título no debe superar 5 palabras. También debe tener una descripción del evento de máximo cuatro líneas fecha, lugar y la idea central queresume la información.

5.3.4. Criterios de publicación: para publicar información en este espacio, el equipodel Portal Universitario evalúa la pertinencia, oportunidad, público de interés yrelación con la Institución. En el caso de los eventos, la información será publicada enun margen de tiempo no superior a los 15 días previos de llevarse a cabo.

6. Tipos de contenidos del Portal Universitario

6.1. Contenidos fijos: corresponden a esa información de carácter institucional que nocambia en largos periodos de tiempo. Estos contenidos, sin embargo, serán objeto de unarevisión periódica, de tal forma que se evalúe su actualidad y se hagan los cambiosnecesarios, si es el caso.

6.2. Contenidos temporales: es decir aquellos que por la misma dinámica institucionalmerecen ser renovados, actualizados, reestructurados o eliminados.




7. Formatos y recursos en los que se publican contenidos

Los administradores de contenido — o quienes lo producen — , pueden acudir a diferentes

formatos. El texto es el más usado, pero considerando las opciones que ofrece la web, serecomienda también el uso de fotos, tablas, videos, audios, visualizadores como scribe,isuu, prezi, documentos para descargas en PDF.

7.1. Ejemplos de formatos

7.1.1. Texto y fotografías: Reseña histórica

7.1.2. Audio, Texto, Imágenes: Símbolos

7.1.3. Especial periodístico: Debate a la Rectoría. 7.1.4 Pestañas: Cuando sea necesario se podrán generar pestañas para segmentar yfacilitar la navegación de una misma información. Como Glosario, Órganos deGobierno, Agremiaciones y asociaciones en este ejemplo.

7.1.5. Páginas de proyectos especiales: cuando sea necesario se podrán generar páginas con apariencia de micrositios para algunos proyectos claves para la institución.Ejemplo, Cátedra Unesco.

7.1.6. Aplicativos: los aplicativos sirven para estandarizar procesos y servicios

institucionales. Por ejemplo para las matrículas, exámenes de admisión, inscripciones aeventos o consultas estamentarias. Su objetivo es ayudar a los usuarios a realizar unatarea específica. Por ejemplo Preinscripción

8. Cómo debe entregarse la información para el Portal

Universitario

Cada dependencia administrativa es responsable de entregar la información que

sobre ella debe estar publicada en el Portal, de acuerdo con sus necesidades. La información debe cumplir con las normas de ortografía y redacción.

La información debe tener el visto bueno del directivo responsable del contenido a publicar. Se presume que la información que se entrega está debidamente revisadadesde sus implicaciones jurídicas.

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/a.QuienesSomos/D.Historia



http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/a.QuienesSomos/F.simbolos



http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/a.QuienesSomos/debateRectoria



http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/a.InformacionInstitucional/a.QuienesSomos/E.glosario



http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/G.Internacional/catedraUnesco



http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/b.EstudiarUdeA/a.Pregrado/d.Preinscripcion












Las imágenes, audios, videos y textos que se usan deben respetar las licencias delcaso. De no hacerse, el responsable ante cualquier acción legal será la fuenteoriginal de la información, en este caso las dependencias o unidades académicas.

Cuando la información cumple con estos elementos, debe enviarse por correo a

[email protected] solicitando su publicación en el PortalUniversitario.

La información debe ser entregada en formato Word, en las versiones de 2003 enadelante.

Las presentaciones de Power Point deben ser entregadas en la plantilla diseñada para la Universidad de Antioquia y en la versión 2003.

Los archivos de audio deben ser en formato MP3 y de un peso máximo de 120 MB.

Se deben enviar los enlaces a los sitios como Youtube para embeber videos.

9. Publicación de documentos referentes a la legislación

universitaria

La información sobre la legislación universitaria es publicada de acuerdo con el Manual para Base de Datos Normativa. Dicho documento establece los estándares y protocolos para ingresar información a la base de datos normativa de la Universidad de Antioquia.

Se recomienda su lectura cuando se publicarán disposiciones normativas externas e internas

que tienen que ver con la Universidad, así como las decisiones administrativas (conceptos).Por ejemplo: Acuerdo Superior, Resolución Superior, Actas Consejo Superior, AcuerdoAcadémico, Resolución Académica, Actas Consejo Académico y Resolución Rectoral.

10. Proceso para la publicación de invitaciones a cotizar

La Resolución Rectoral 2100 del 14 de junio de 2010 resuelve que toda invitación a lacelebración de contratos cuya cuantía supere los cien (100) salarios mínimos legalesmensuales vigentes (SMLV) debe ser publicada en el Portal Universitario.

Las invitaciones a celebración de contratos cuya cuantía supere los cien (100)SMLV deben ser publicada por un término no inferior de cinco (5) días hábiles. Lasinvitaciones cuya cuantía supere los 100 SMLV deben estar aprobadas por laOficina de Asesoría Jurídica.

mailto:[email protected]





Las invitaciones cuya cuantía supere los 150 SMLV deben estar aprobadas por laJunta Asesora en Contratos.

Las invitaciones a la celebración de contratos cuya cuantía sea igual o superior a mil(1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deben publicarse por un

término no inferior de siete (7) días hábiles, después de firmada la ResoluciónRectoral de apertura, informando el objeto y las características esenciales delcontrato.

Los ordenadores del gasto deben remitir, vía correo electrónico a la oficina delPortal Universitario, con la debida antelación, los archivos que contienen el pliego ysus anexos. Por ejemplo, si la invitación debe publicarse un viernes, ésta debe ser enviada al Portal Universitario en la mañana del jueves.

El pliego de la invitación debe ser enviado para su publicación en formato PDF.

Los anexos de la invitación deben ser enviados para su publicación comodocumentos de PDF, Word o Excel 97-2003.

Las invitaciones son publicadas antes de las 8:00 horas el día establecido en el pliego para la publicidad, o el día inmediatamente anterior. Su publicación se haceen el Portal Universitario, en el ítem “Contratación y convocatorias” / “Invitaciones

a cotizar”. Se publica el código de la invitación, la dependencia académica oadministrativa responsable y el objeto de contrato.

Los pliegos y sus anexos son publicados como archivos y en ningún caso soneditados ni modificados por los comunicadores del Portal Universitario. Cualquier error o cambio deberá realizarse mediante una adenda, cuyo proceso de elaboracióndebe contar con las mismas aprobaciones y/o vistos buenos dependiendo de la

cuantía. En el ítem “Contratación y convocatorias” / “Invitaciones a cotizar” se crea,

además, un historial con los procesos pasados.

10. 1. Certificación de la publicación de invitaciones a cotizar

La certificación es expedida por la Secretaría General – Portal Universitario, confirma del coordinador (a) del Portal y del Secretario (a) General.

La certificación se da por el tiempo establecido para la publicación, siempre que se

haya cumplido debidamente. Se entrega certificación a la dependencia académica o administrativa responsable

del proceso y se archiva una copia en la oficina del Portal Universitario.

Para más información sobre el proceso de contratación de la Universidad de Antioquia ver la Resolución Rectoral 2100 del 14 de junio de 2010, o comunicarse con la Oficina deAsesoría Jurídica.




11. Acceso de los usuarios con clave y contraseña

Para acceder a la información de la intranet del Portal Universitario, los usuarios debentener alguno de estos roles: admitido, estudiantes, egresados, profesores, empleados y

jubilados. Cuando se formaliza el vínculo laboral o académico con la Institución, la persona puede tramitar su usuario y contraseña, datos con los cuales puede acceder a informaciónde su interés en la intranet del Portal Universitario. Dicha información es llamada ActividadUniversitaria.

Para obtener, cambiar o solucionar problemas sobre el usuario y la clave, para saber cómo iniciar sesión y acceder al correo electrónico desde el Portal, siga lasinstrucciones: ir instrucciones.

La administración de las bases de datos de los usuarios del Portal Universitarios noestá a cargo del equipo de contenidos. La responsable de los procedimientos ysolución a situaciones técnicas es la oficina de Gestión de infraestructura

tecnológica y sistemas de información de la Institución. Para resolver problemas con el usuario y la clave los usuarios deben comunicarse al

teléfono 219 80 65 o escribir al correo electrónico [email protected]

12. Información segmentada para los usuarios: Actividad

universitaria / Intranet

Esta es un espacio que segmenta la información de acuerdo con los roles de acceso al PortalUniversitario. La información que se publica es de interés interno para los usuarios

estudiantes, empleados, profesores, jubilados, admitidos. Estos artículos aparecen una vezel respectivo usuario ha ingresado al Portal con su nombre de usuario y su clave.

La información publicada en Actividad Universitaria se dirige a cada uno de los estamentosy se relaciona con actividades internas dispuestas para la comunidad universitaria,información sobre decisiones administrativas, convocatorias laborales y académicas,eventos de bienestar, recreativos y deportivos, ofertas de cursos de capacitación ynormativa, entre otras.

12.1. Cómo debe ser entregada la información que se publica en ActividadUniversitaria

La dependencia que requiere difundir su información mediante Actividad Universitaria,debe tener presente las siguientes recomendaciones:

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/IconosAccesoRapido/FAQ/portalUniversitario











La información debe estar redactada en por lo menos tres párrafos, de acuerdo conlas normas de redacción y ortografía del idioma español. Esta información debe ser enviada en un archivo de Word.

Al momento de redactar la información piense en el usuario, éste necesitará un

contexto adecuado para asimilar la información. Respóndale cuál es el objetivo delhecho, evento o tema que está tratando; quiénes pueden participar o participan;quién lo está convocando; qué tiene que ver con la Institución y el estamento al cualva dirigido; en qué tiempo se cumple; cuál es su vigencia.

La información debe estar acompañada por una imagen de buena calidad que ilustreel tema que se trata.

No serán publicadas imágenes solas, sin texto complementario. Si en la imagen estála información detallada del evento, por ejemplo, ésta será también publicada en untexto aparte para facilitar que sea replicada por otros usuarios.

Lo documentos complementarios deben ser enviados en formato PDF o Word.

12.1.1 Imágenes de Actividad Universitaria

Para conservar una línea gráfica unificada, Actividad Universitaria solo tendrá dos tipos deimagen:

Foto portada grande: 660 pixeles de ancho. El alto puede ajustarse según lascondiciones.

Foto portada pequeña: 330X230 pixeles.

La información debe ser enviada a [email protected]









El Plan de Desarrollo de la Universidad de Antioquia 2006-2016 traza como accionesestratégicas, en materia de comunicación, el aporte al fortalecimiento de la identidad ysentido de pertenencia por la Institución, así como a una mejor interacción y diálogo entrelos distintos estamentos universitarios. Estas metas cobran más fuerza a partir de los

resultados arrojados por el Informe de Autoevaluación Institucional del año 2012, en el quese resalta la importancia de establecer una nueva política de comunicaciones, que no sóloarticule todos los medios informativos existentes, sino también a las dependenciasacadémicas y administrativas.

La Universidad de Antioquia tiene como política que los sitios web de todas susdependencias administrativas, unidades académicas, proyectos y grupos de investigación,estén integrados al Portal Universitario. Esta directriz es de obligatorio cumplimiento y estásujeta a la estrategia de comunicación institucional.

Como parte del cumplimiento de estas acciones estratégicas, desde la oficina del PortalUniversitario se apoya a las unidades académicas y administrativas en el diseño, creación ysoporte de sus micrositios, los cuales son un andamiaje importante en la estrategia decomunicación digital de la Institución y de las estrategias propias de cada dependencia.

Las unidades académicas y dependencias que cuentan con micrositios son:

Micrositios del Portal Universitario

Facultad de Artes Escuela de Idiomas

Facultad de Ciencias Agrarias Escuela de BibliotecologíaFacultad de Ciencias Económicas Escuela de Microbiología

Facultad de Ciencias Exactas y

Naturales

Escuela de Nutrición y Dietética

Facultad de Ciencias Sociales y

Humanas

Instituto de Educación Física y Deportes

Facultad de Comunicaciones Instituto de Estudios Políticos




Número de visitas a algunos micrositios

Sitio/micrositio Enero a marzo / 2012 Enero a marzo / 2013

Portal principal 2.479.104 2.798.204

UdeA Noticias 128.259 112.258

Sistema de Bibliotecas 114.264 172.218

Facultad de Medicina 64.904 72.004

Facultad de Ingeniería 57.605 69.419

Facultad de

Comunicaciones

26.403 34.295

Facultad de Derecho 22.567 28.408

Facultad de Educación 21.826 16.408

Facultad de Salud Pública 21.533 26.857

Facultad de Enfermería 20.510 21.395


Facultad de Derecho y Ciencias

Políticas

Instituto de Estudios Regionales

Facultad de Educación Instituto de Filosofía

Facultad de Enfermería Corporación Académico Ambiental

Facultad de Ingeniería Corporación de Ciencias BásicasBiomédicas

Facultad de Medicina UdeA Noticias

Facultad de Salud Pública Portal de investigación

Facultad de Odontología Sistema de Bibliotecas

Facultad de Química Farmacéutica Editorial UdeA

Museo Universitario Ude@

Portal en inglés Parque E

Programa de Salud Bienestar Universitario

Gestión tecnológica




1. 2. Cuándo asignar un micrositio

Se asignarán micrositios a:

Unidades académicas: facultades, escuelas, institutos y corporaciones, por ejemplo:

http://medicina.udea.edu.co http://corporacionacademicoambiental.udea.edu.co http://filosofia.udea.edu.co

Proyectos estratégicos, por ejemplo:http://gestiontecnologica.udea.edu.co http://editorial.udea.edu.co

Programas de servicios académicos especiales: previa solicitud a la coordinación delPortal Universitario, quien evaluará la viabilidad de la creación del micrositio, deacuerdo con su quehacer y siempre y cuando sus contenidos no tengan cabida en elPortal principal de la Universidad. Ejemplo:http://biblioteca.udea.edu.co http://www.udea.edu.co/ude@

1.3. Asignación de una ‘url’ del Portal Universitario

1.3.1. URL principal de la Universidad

http://www.udea.edu.co

1.3.2. Sintaxis de las URL secundarias

http://unidad.udea.edu.co http://www.udea.edu.co/nombredelgrupodeinvestigacion http://www.udea.edu.co/nombredelarevista

Un Virtual Host será asignado sólo a quienes se encuentren integrados al Portal ycuando se trate de:

Una unidad académica principal. Allí se incluyen las facultades, escuelas,institutos y corporaciones

Unidades estratégicas

Programas especiales

Grupos de investigación

Revistas electrónicas integradas al Open Journal System

http://medicina.udea.edu.co/


http://corporacionacademicoambiental.udea.edu.co/


http://filosofia.udea.edu.co/


http://gestiontecnologica.udea.edu.co/


http://editorial.udea.edu.co/


http://biblioteca.udea.edu.co/


http://www.udea.edu.co/ude@




http://unidad.udea.edu.co/


http://www.udea.edu.co/nombredelgrupodeinvestigacion


http://www.udea.edu.co/nombredelarevista
















1.4. Mapa de navegación básico de las Unidades Académicas

Los contenidos de las dependencias que integran cada unidad académica, al igual que losservicios que cada una presta, harán parte de la estructura del Portal de la respectiva unidad,de acuerdo con la estructura de navegación definida para este medio.

Mapa de navegación para unidades académicas

Información de la ( facultad, escuela, instituto)

¿Quiénes somos?

Direccionamiento estratégico

Misión - Visión

Responsabilidad de la (facultad, escuela, instituto): principios, valores,

códigos, de ética, manuales de responsabilidad social, entre otros.

Plan de desarrollo

Plan de acción

(Vínculo a planes institucionales U. de A.)

Informe de gestión de la ( facultad, escuela, instituto)

(vinculo a los proyectos de gestión universitarios)

Plan Maestro de planta física - POT

Estructura orgánica (departamentos, secciones, centros, áreas)

(Vínculo a la estructura orgánica U. de A.)

Directorio de personalPlanta Docente

¿Cómo llegar a (facultad, escuela, instituto)?

Mapa de ( facultad, escuela, instituto)

Espacios de interés

(Vínculo a campus en la UdeA)

Estudiar en la ( facultad, escuela, instituto)

Programas de pregrado

Programas de posgrado

Programas en línea

Cursos en línea

Calendario académico

Calendarios de graduación

Educación no formal

Semilleros académicos




(Vínculo a estudiar en la UdeA)

Servicios y Productos

Trámites académicos

Salud y bienestarGestión Tecnológica

Emprendimiento

Centro de documentación

Servicios Culturales

Servicios Deportivos

Prácticas Académicas

Asesoría y Consultoría

Educación no formal

Venta de Productos

Productos de la investigación

Análisis de laboratorio

Semilleros académicos

Vinculo a servicios U de A

Investigación

Centro de investigación

Grupos de investigación

Proyectos

Semilleros de investigaciónPublicaciones científicas

Investigaciones en proceso

(Vínculo a investigación en la U. de A.)

Convenios y proyectos

Internacionales

Nacionales

Regionales

Interinstitucionales

(Vínculo a convenios y proyectos en la U. de A.)

Noticias y eventos

Publicaciones y medios

Enlaces de Interés




1.5. Proceso de creación de un micrositio

La unidad académica, dependencia administrativa o proyecto institucional debesolicitar la creación de su micrositio al Portal Universitario. Esta solicitud debecontar con el visto bueno del jefe de la dependencia.

El equipo del Portal Universitario dará una asesoría inicial sobre el uso y las posibilidades de la plataforma.

La unidad académica, dependencia administrativa o proyecto institucional debedefinir una o varias personas que se encarguen de la creación, producción decontenidos y actualización de su micrositio.

La unidad académica, dependencia administrativa o proyecto institucional debe presentar un modelo gráfico de su micrositio. Este modelo debe describir lanavegación y usabilidad del sitio, de acuerdo con las características presentadas enel ítem anterior de este manual.

El equipo del Portal Universitario acompañará y asesorará en el montaje delmicrositio.

1.6. Perfil de los editores / administradores de los micrositios

Conocimientos básicos de gestión y publicación de contenidos en Oracle. El equipodel Portal universitario facilitará la capacitación del editor para el cualificar sutrabajo en esta plataforma.

para redactar y construir adecuadamente información para medios electrónicos. Eleditor es, ante todo, una persona encargada de comunicar. En ese sentido, debe ser consciente de la importancia de construir información completa, con contexto, precisa y útil para los usuarios.

Conocimiento integral de la dependencia o unidad académica en la que labora. Estosupone también un reconocimiento de los públicos del micrositio, de sus interesesen cuanto a la información y de la pertinencia de ésta.

Habilidades ofimáticas y de uso de internet.

Reconocimiento de la importancia de los flujos de información y trabajo.

Reconocimiento de la información precisa y detallada como un insumo esencial

para la toma de decisiones acertada y oportuna, evaluando con criterio surelevancia.

Comprensión del uso de la imagen institucional de la Universidad en medioselectrónicos.

Capacidad básica de edición de imágenes y fotografías para la publicación en elPortal.




1.7. Funciones de los editores / administradores de los micrositios

Estar en contacto con los decanos, directores de escuela e institutos, docentes,

investigadores, estudiantes y demás fuentes de su micrositio. Esto le permitirámantener un flujo de información constante.

Construcción de información de interés para el público de su micrositio.

Actualización permanente de la información de su micrositio.

Asistencia a las asesorías del Portal Universitario para el manejo de su micrositio.Para estas asesorías está establecido un protocolo de solicitud que el editor debecumplir; en éste se establecen los horarios y condiciones para la asesoría.

1.8. Recomendaciones generales para la publicación de contenidos en losmicrositios

Se les recomienda a los editores de micrositios leer las recomendaciones yanotaciones que se hacen en este Manual para la publicación de eventos de laAgenda del Portal Universitario e información periodística de UdeA Noticias. Allíhay elementos que les pueden ser útiles para la construcción y definición deinformación semejante en sus micrositios.

Al momento de redactar la información piense en el usuario. Éste necesitará un

contexto adecuado para asimilar la información. Respóndale cuál es el objetivo delhecho, evento o tema que está tratando; quiénes pueden participar o participan;quién lo está convocando; qué tiene que ver con la facultad, escuela, instituto odependencia y el estamento al cual va dirigido; en qué tiempo se cumple; cuál es suvigencia.

Revise y edite la información que publica en su micrositio. Tenga en cuenta lasnormas de redacción y ortografía.

No publique “archivos viudos”. Una página en la que se publican archivos en PDF o

Word debe tener, como mínimo, dos o tres párrafos que ilustren adecuadamente allector sobre el contenido de los archivos. Lo mismo para las imágenes y afiches de promoción de eventos. Aunque la imagen contenga la información, acompañarla deun texto anexo permite su lectura en dispositivos móviles o que los usuarios larepliquen con mayor facilidad.




Utilice adecuadamente los recursos técnicos de la plataforma. Los eventos deben publicarse en la sección Agenda del micrositio y no como artículos.

Defina claramente a qué corresponde cada tipo de información y en qué lugar del

micrositio estará cada una de ellas. Las noticias tienen unas características particulares, así como los eventos y la información institucional.

Revise diariamente la información del micrositio, de tal forma que se mantengavigente.

Cuando el flujo de publicaciones de su dependencia o unidad académica no seaconstante, tome información del Portal principal o de UdeA Noticias, y vincúlela asu micrositio. Evalué cuál de esta información es de interés para su público particular.

Utilice imágenes con licencias libres.

Procure la riqueza visual de su micrositio. Para ello se recomienda publicar imágenes llamativas y diseñadas de forma creativa. No repita imágenes en la página principal de su micrositio.

Defina una línea gráfica para su micrositio, eso le permitirá estandarizar las publicaciones. Se recomienda que establezca formatos de imágenes y uso de fuentes

para cada tipo de publicación.

1.9. Sistema de medición y evaluación de los micrositios del Portal Universitario

A partir de la publicación de este Manual, el equipo del Portal Universitario establecerá unsistema de medición y evaluación de la administración de los micrositios del PortalUniversitario. Mediante este sistema se establecerá un formato de análisis que otorgará puntuaciones a las diversas características de los micrositios. Los resultados de este análisissemestral, serán entregados a los administradores de estos espacios web y a los jefes dedependencia, con el fin de promover el mejoramiento constante.




El Portal Universitario cuenta con una agenda de eventos en la que día a día se promocionan encuentros académicos, culturales, deportivos y sociales, promovidos por lasdistintas dependencias y unidades académicas de la Institución. Este es uno de los servicioscon más visitas en el Portal Universitario, que además encuentra apoyo en las redes socialesinstitucionales, de tal manera que la información le llega a un público muy amplio.

1. Criterios de publicación de eventos

Las dependencias, unidades académicas, programas y proyectos institucionales,agremiaciones, estamentos y demás actores de la comunidad universitaria, pueden enviar la información de sus eventos al correo [email protected]

El equipo del Portal Universitario evaluará la pertinencia de la publicación del evento, poniendo para ello en consideración los ejes misionales institucionales. Se recomiendaque los eventos que se publican tenga una relación directa con la Universidad.

Los comunicadores y encargados de promocionar el evento, deben enviar la informaciónsegún se les solicita en este manual. De no cumplir este requerimiento, no se garantizarála publicación del evento.

La información para la publicación del evento debe ser enviada con al menos unasemana de anticipación.

2. Qué información debe ser entregada para lapublicación de eventos en el Portal Universitario

El encargado de la promoción del evento debe entregar un texto en el que se describa eltítulo del evento, objetivo, contexto, participantes y público convocado. Dicho textotambién debe indicar qué instancia universitaria lo organiza o por qué se relaciona con laInstitución.








La información debe ser explícita en cuanto a la fecha, hora y lugar del evento.

información debe contener los datos de contacto de los organizadores del evento, de tal

forma que los usuarios puedan solicitar mayor información. Se trata de los teléfonos,nombres y direcciones electrónicas.

Cuando el evento se realiza en la Ciudad Universitaria y se ofrece a público externo, eltexto debe describir, paso a paso, la forma de inscripción mediante la plataforma Reúne.Esta descripción facilita el acceso de los usuarios, reduce las solicitudes telefónicas deorientación y potencializa la asistencia al evento.

3. Imágenes que acompañan los eventos del PortalUniversitario

Con el propósito de facilitar el acceso a la información desde dispositivos móviles y las posibilidades de replicarla por parte de los usuarios, en la Agenda de Eventos del PortalUniversitario no está permitido promocionar eventos sólo con imágenes. Es necesarioque éstas estén acompañadas por un breve texto que describa el evento.

Se recomienda que la imagen sea atractiva y conserve los criterios de calidad de diseño

en cuanto a color, tipografía, fondo, fotografías e información.

Se recomienda que la imagen no esté cargada de texto. El tamaño de letra para lasimágenes no debe ser inferior a los 12 puntos.

La imagen debe ser entregada en formato digital JPG. La dimensión de ésta debe ser de650 pixeles de ancho por el largo que defina el diseñador.




La Universidad de Antioquia cuenta con una base de datos cercana a los 90 mil usuarios,entre admitidos, estudiantes, profesores, egresados, empleados y jubilados. A través de unaplicativo para envío masivo de correos, la Institución tiene la posibilidad de enviarlescorreos electrónicos a estos grupos.


Hasta el 2011 el envío de correos masivo se hacía de forma espontánea, por solicitud decualquier dependencia o miembro de la Universidad. Desarrollo Institucional era ladependencia encargada de estos envíos. En ese momento el equipo del Portal Universitario propuso incorporar este proceso a la estrategia de comunicación digital. Esto para dar respuesta a quejas constantes por parte de los usuarios que tenían que ver con la recepciónde varios correos institucionales en un mismo día; mensajes con errores de ortografía yredacción; y falta de claridad en la construcción de la información; además, se enviaban

mensajes sin segmentar los públicos.A partir de ese diagnóstico, el equipo del Portal Universitario diseñó una estrategia para elenvío de correos institucionales.

2. Estrategia para el envío de correos masivos de la

Universidad de Antioquia

La información se orientará según la segmentación de los públicos: empleados,egresados, estudiantes, admitidos, jubilados, profesores. El equipo del Portal evaluará acuál de estos públicos debe ir dirigida.

Los mensajes institucionales serán enviados en una plantilla de diseño html. Esto permite identidad gráfica con el Portal Universitario. La plantilla puede tener diferenciasgráficas de acuerdo con la segmentación de los públicos.




Para evitar un exceso en el envío de correos y que estos sean marcados como “correo

basura”, en un mismo correo se vincularán diferentes eventos o información. Estaestrategia supone el envío de dos o tres correos semanales, según el flujo deinformación.

3. Tipos de boletines electrónicos

3.1. Actividad Universitaria: destaca información publicada en la sección “Actividad

Universitaria” del Portal Universitario. Se refiere a eventos, convocatorias, oferta deservicios e información sobre normatividad y procesos institucionales.

Se envía a cada público mencionado, según la información que contenga.

Tiene una identidad gráfica semejante a la del Portal Universitario.

Está marcado con la fecha de envío y el número de edición del boletín.

Se envía al menos un boletín de Actividad Universitaria cada semana. Si el flujo deinformación es alto, se pueden enviar dos, evitando que sea el mismo día.

3.2. Boletín de UdeA Noticias: este boletín se envía cada 15 días y resalta los artículos publicados en este medio universitario. También integra información del periódico AlmaMater, la Emisora Cultural y Universidad de Antioquia Televisión.

Se envía también a bases de datos de periodistas y aliados de la Universidad en otrasinstituciones y entidades.

3.3. Boletín jurídico: publicación de periodicidad mensual para presentar en conjunto yde manera directa y sencilla, las modificaciones y las novedades en la normativa de laUniversidad de Antioquia.

3.4. Alma Global: es una publicación de la Dirección de Relaciones Internacionales de laUniversidad. Contiene información sobre convocatorias de becas, movilidad académica yexperiencias de estudiantes. Se envía cada mes.

3.5. Extensión cultural: cada mes se envía un boletín con las actividades culturales

promovidas por el Departamento de extensión cultural.

3.6. Comunicados institucionales: en situaciones coyunturales, cuando la Universidaddeba sentar una posición respecto a un hecho de suma trascendecia, se enviará por correoelectrónico el comunicado. La dirección de comunicaciones y los entes administrativosinstitucionales, considerarán la pertinencia del envío.




UdeA Noticias es un espacio de información periodística sobre el acontecer de laUniversidad de Antioquia. En éste se le apuesta a los géneros informativo, narrativo einterpretativo, para generar contenidos periodísticos y de opinión que favorezcan ladifusión del desarrollo académico, investigativo, regional y social de la Universidad, enconcordancia con los ejes misionales institucionales: investigación, extensión y docencia.Además, en UdeA Noticias se publican convocatorias, promueven eventos de la agendauniversitaria y se le hace seguimiento al cubrimiento que medios de comunicación externoshacen sobre la Universidad de Antioquia.


UdeA Noticias es una estrategia implementada por el Portal Universitario — y respaldada por la Secretaría General y la Vicerrectoría General — , que se presentó al público desde el primero de septiembre del 2011. Con este espacio se propuso delimitar contenidosinstitucionales de la información periodística, definir adecuadamente los públicos y promover un lenguaje más cercano, que favoreciera la creación de vínculos entre los

estamentos universitarios a partir de un cubrimiento pertinente de la información.Desde su creación, UdeA Noticias ha venido explorando esquemas de trabajo eficientes, deacuerdo con la capacidad instalada de la Institución. Se resalta, por ejemplo, convenios conlos equipos de comunicaciones de algunas dependencias y unidades académicas, para la producción de contenidos que les permiten difundir la labor desempeñada en cada una deellas y, a la vez, sirven para nutrir la agenda informativa de este medio universitario.

También, desde sus inicios, ha promovido la integración con los otros medios de laInstitución, como la Emisora Cultural, Universidad de Antioquia Televisión y el periódico

Alma Mater. Los contenidos allí producidos, complementan la información que se publicaen UdeA Noticias o son difundidos tal cual por este medio, según los criterios periodísticos particulares.




Datos de permeabilidad

Del 13/02/2013 al 15/03/2013


Número de páginasvistas

Número total de páginas vistas;

las visitas repetidas a una

misma página también se

contabilizan

67.577

Número de páginasvistas únicas

Las visitas a una página únicas

son el número de visitas

durante las cuales las páginas

especificadas se han consultado

al menos una vez. Se cuenta una

única visita de página para cada

combinación de URL de página

+ Título de la página.

57.480

Promedio de tiempo

en la página

Tiempo medio que los visitantes

permanecen en una página

determinada o en un conjunto

de páginas

00:03:07

Ubicación de losvisitantes

Países Ciudades

Colombia

No identificado

Estados Unidos

España

México

Argentina Chile

37.098

2.551

335

309

307

199116

Medellín

No

identificado

Bogotá

Itagüí

Cali Apartadó

29.898

3.150

2.507

1.021

731481


De acuerdo con la información anterior, se puede deducir que UdeA Noticias cuenta con un público amplio que si bien se concentra en la comunidad universitaria, también tiene granimpacto en lectores y usuarios externos. Las diferentes publicaciones pueden ser de interésde acuerdo con la siguiente segmentación.

2.1. Público interno: estudiantes, docentes, empleados y egresados.

2.2. Público externo: usuarios que no tienen un vínculo directo con la Institución, peroque se interesan por la información publicada.




2.3. Público mixto: considerando el perfil de institución pública, de carácter departamental, cierto tipo de información publicada puede ser de interés tanto del públicointerno como externo.

3. Política editorial

En UdeA Noticias el cubrimiento periodístico de la información está determinado por larelación de los hechos que se cubren, con la Universidad. Esto quiere decir que lainformación allí publicada no debe corresponder a intereses particulares, sino a criterios periodísticos definidos y coherentes con el propósito de comunicación institucional. Paraello, se recomienda considerar los siguientes elementos, según el caso:

La temática o hecho a cubrir debe tener cercanía con la comunidad universitaria o el

contexto universitario. El hecho o tema debe ser de interés para los públicos definidos previamente en este

manual. Cuando se trate de un tema de interés general externo, como por ejemplouna coyuntura nacional, es conveniente que el enfoque periodístico lo relacione conel contexto universitario, apropiándose de las voces y análisis que sobre el tema se puedan generar en el escenario académico interno.

La información publicada puede dar cuenta de un contexto particular de la vidauniversitaria y de sus estamentos — investigación, docencia, extensión, bienestar oregionalización.

Se le dará prioridad a aquellos contenidos que ilustren y difundan el aporte a ideas oconceptos nuevos, o revelen adelantos y desarrollo en el conocimiento, originadosen la Institución.

UdeA Noticias cuenta con una sección de opinión, destinada a columnistas quevoluntariamente expresan sus posturas sobre temáticas elegidas por ellos mismos.Las opiniones allí expresadas pertenecen exclusivamente a los autores y no reflejanuna opinión o posición institucional de la Universidad de Antioquia.

El acceso y uso de los contenidos que alberga el espacio UdeA Noticias implica elconocimiento y aceptación de la política de privacidad y condiciones generales deuso del Portal Universitario.

4. Producción de contenido

4.1. Definición, producción y publicación

Los temas y hechos que tienen cubrimiento en UdeA Noticias, son definidos semanalmente por el equipo del Portal Universitario. Esto se hace en una reunión previa a la del Sistema




de Comunicaciones, en la cual se comparte la agenda de cubrimiento con los demás mediosinstitucionales, con el fin de lograr convergencia mediática. La publicación de contenidos propios corresponde al siguiente proceso:

Definición de temas

Discusión del enfoque

Contacto con las fuentes

Reportería — incluye entrevistas, grabación de audios, fotografías y búsqueda deinformación documental complementaria

Redacción y edición previa

Montaje técnico. El periodista se encarga de hacer el montaje del artículo, fotos,audios y videos en el gestor de contenidos (Oracle) de UdeA Noticias. Tambiéndebe editarlos de acuerdo con la línea de estilo gráfica (cursivas, negrillas,interlineados de párrafos)

Antes de ser publicada se recomienda una revisión de la coordinación del PortalUniversitario, quien hace las recomendaciones y correcciones del caso

Ubicación de la información en la página principal de UdeA Noticias, la seccióncorrespondiente y, si es el caso, la página principal del Portal Universitario

Difusión a través de las redes sociales institucionales

4.2. Colaboraciones periodísticas de dependencias y unidades académicas

Uno de los objetivos de UdeA Noticias es consolidarse como un espacio de información enel que participen los comunicadores, periodistas y otros profesionales que hacen parte de

las unidades académicas, dependencias administrativas y otros medios del sistema decomunicaciones.

Esto quiere decir que UdeA Noticias es un medio dispuesto para la difusión de artículos periodísticos construidos al interior de la Universidad, siempre y cuando cumplan con loscriterios editoriales y recomendaciones de estilo definidas en este documento.

Para colaboraciones periodísticas puede pedir asesoría en los teléfonos 2195027 y 2195019.O enviar sus propuestas al correo electrónico [email protected]

5. Clasificación de la información

UdeA Noticias contiene un menú principal que corresponde a las secciones mediante lascuales es clasificada la información.








5.1. Sociedad: contiene información de la vida social en los contextos universitario, local,nacional e internacional. Se desarrollan aquellos temas de alto impacto en la sociedad o enla Institución, relacionados con procesos sociales, problemáticas, debates, alianzas oeventos.

5.2.Cultura: en esta sección se publica información relacionada con la cultura en susentido amplio: teatro, cine, música, televisión, bellas artes, radio, literatura, artes visuales,etc.

5.3. Deporte: se refiere a la información deportiva y de actividad física, comocampeonatos, récords, torneos, etc. También a información relacionada con la recreación yel bienestar.

5.4. Formación: en esta sección se difunden contenidos periodísticos sobre los procesos deenseñanza-aprendizaje, el desarrollo de programas académicos propios o por medio de

alianzas.

5.5. Ciencia: recoge información sobre el desarrollo de los procesos de investigación de laUniversidad, el trabajo de los grupos de investigación, las discusiones sobre políticas y procesos referentes a este tema, visitas de expertos y alianzas sobre el tema.

5.6. Vida: desarrolla temáticas sobre el bienestar, las problemáticas individuales, salud,ambiente, vida universitaria, entre otras. 5.7. Convocatorias: difunde información de convocatorias para la comunidaduniversitaria.

5.8. Agenda: esta sección está vinculada a la Agenda de Eventos del Portal Universitario.

5.9. UdeA en los medios: documenta el cubrimiento que los medios externos hacen sobreel acontecer de la Universidad de Antioquia. La selección de las notas que allí se publicandebe responder al protagonismo especial que tenga la Institución en el artículo publicado.

5.10. Opinión: esta sección está destinada para que docentes, empleados, estudiantes,egresados y personas externas, expresen su opiniones sobre distintas temáticas,especialmente de aquellas que corresponden a debates coyunturales. El objetivo de esta

sección es darle difusión al conocimiento y la argumentación académica. Las columnas deopinión expresan el pensamiento de sus autores y deben ser una creación intelectual propia,sobre un tema de interés público. Se recomienda tener presente las siguientesrecomendaciones:




5.10.1. Criterios generales de las columnas de opinión

La columna debe referirse a un tema de actualidad, de interés universitario,local, nacional o internacional.

Una columna de opinión se caracteriza por el uso de un tono personal. Por ello,

debe ser redactada en primera persona, dado que el autor debe hacerse cargo desus apreciaciones.

Si bien las columnas de opinión pueden nutrirse de la información yargumentación académica, no deben confundirse éstas con prólogos, apartados oresúmenes de tesis de grado o de publicaciones realizadas para revistascientíficas. Tampoco con textos promocionales de eventos.

Las columnas de opinión construidas para UdeA Noticias deben contener unlenguaje sencillo, claro y coherente, pensado para que cualquier tipo de público pueda comprenderlo.

La columna de opinión debe ser respetuosa con las personas y las instituciones a

las que se refiera.

5.10.2. Formato y elementos complementarios de las columnas de opinión

Las columnas de opinión de UdeA Noticias deben tener una extensión de 600 a800 palabras (se pueden contar con la herramienta “Contar palabras” de Word).Esta extensión está definida de acuerdo con las recomendaciones delecturabilidad en la web. Si las columnas no cumplen con esta condición, noserán publicadas en tanto no sean nuevamente editadas por el autor.

Las columnas de opinión deben ser presentadas como un cuerpo de texto único,sin intertítulos ni enumeraciones.

El texto debe estar acompañado de una fotografía de quien lo escribe. Estafotografía debe ser tipo retrato.

El autor debe acompañar su columna de un correo electrónico mediante el cual pueda recibir retroalimentación de los lectores.

Las columnas que cumplen con las condiciones anteriores deben ser enviadas [email protected]

6. Página principal de Udea Noticias

En la página principal de UdeA Noticias — también nombrada index o home — , se priorizanlas publicaciones más recientes y aquellas que tienen un mejor desarrollo visual. Éstas sedestacan mediante texto, fotografía y audio.

6.1 Arquitectura de la página principal







Galería: por su impacto visual, destaca publicaciones que contengan fotografíascon una calidad suficiente. Contiene el título del artículo, la entradilla de la misma yestá vinculado a la página interna donde se desarrolla la información. La imagen esde una dimensión de 605x340 pixeles.

Destacados por sección: cada sección tendrá un artículo destacado, acompañado por la imagen, entradilla y títulos. Además, se muestran los títulos vinculados dedos artículos secundarios.

Video: en este espacio se destaca un video de actualidad, producido por UdeA Noticias Televisión.

Interacción: en la página principal también hay un espacio para la interacción delos usuarios de las redes sociales institucionales.

Medios institucionales: la página principal de UdeA Noticias vincula los espaciosweb del periódico Alma Mater, la Emisora Cultural Universidad de Antioquia y laEditorial universitaria.

7. Pautas de estructura de los artículos

7.1. Extensión

Se recomienda que los textos de UdeA Noticias sean de máximo 800 palabras, aunque pueden extenderse cuando se trate de informes especiales o de reportajes. Para evitar exceso en la extensión se recomienda apoyarse en intertítulos y acudir a otros formatoscomo audios, infografías y video.

7.2. Título

La función del titular es captar la atención. Puede ser de dos tipos: el planteamientoinformativo directo o un título creativo, construido con elementos del desarrollo del tema yque invite al lector a descubrir de qué se trata.

En lo posible, los títulos serán oraciones simples (sujeto – verbo – predicado).

Nunca se usarán mayúsculas sostenidas en los títulos, salvo en siglas que lorequieran.

Cuando el tema requiere ser tratado de forma directa, se recomienda usar unlenguaje informativo.

Si se presta para suscitar el interés del lector mediante las diversas posibilidadesque da la escritura creativa, se vale sugerir, insinuar e invitar, procurando nocaer en lugares comunes ni sobredimensionar los temas.

Su extensión debe ser corta, no sobrepasará las dos líneas. Se aconseja entrecinco y siete palabras.




7.3. Entradilla

Debe introducir el tema de manera general, sin desarrollar asuntos específicos.

Debe tener una insinuación explícita de la relación entre la Universidad deAntioquia y el tema que se aborda en el artículo.

Requiere que el redactor sea creativo, de tal forma que con este breve texto se pueda‘enganchar’ al lector y despertar su interés, pues esta entradilla aparece también en

las páginas principales del Portal Universitario, el boletín masivo que se envía por correo electrónico y en las redes sociales.

Se recomienda el uso de datos y cifras.

No debe superar los 230 caracteres con espacio.

7.4. Cuerpo central del artículo

Es en éste donde se desarrolla la información. En el desarrollo del texto se amplía la

entradilla y se presentan los datos secundarios, respondiendo a las preguntas básicas quién,qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

Debe tener un lenguaje directo, de frases cortas, de acuerdo con lasrecomendaciones de estilo dadas por expertos en periodismo digital. Las fraseslargas obligan al usuario a establecer relaciones complejas entre las ideas de lafrase, y son difíciles de leer y entender.

El texto debe caracterizarse por tener unidad de sentido. Cada párrafo debe hilar conel siguiente.

Puede contener enlaces a información relacionada, aunque sin saturar el texto, paraevitar que el lector se vaya a otras páginas.

Para favorecer la lecturabilidad en la web se recomienda el uso de párrafos cortos, preferiblemente de no más de 5 líneas.

El cierre del artículo debe evitar las moralejas y los lugares comunes. Debe ser coherente con el tono y el estilo general del texto.

7.5. Citas y entrecomillados

El desarrollo del artículo debe contar con testimonios de al menos dos fuentes querespalden la información que se está publicando. Se recomienda que en los hechos y temasen los que sea necesario, se contraste la información.

Los entrecomillados no deben ser de más de cuatro líneas y se usarán para destacar aquellosapartes del testimonio que por su contundencia argumentativa merecen ser puestos en lavoz de la fuente. La atribución, salvo en casos especiales de la narración, debe hacerse en pasado, ejemplo: dijo el vicerrector, explicó el rector, señaló el decano.




Los entrecomillados serán publicados en cursiva, para que el lector los diferencieclaramente y también permitan un descanso visual.

7.6. FotografíasLas imágenes son consideradas parte fundamental en la comunicación digital y no un merorequisito, por eso es necesario que la imagen dé cuenta de la temática del texto siguiendoestas recomendaciones:

Deben cumplir con los parámetros de calidad relativos al enfoque, color y encuadre.

No solo deben ilustrar el enfoque del tema, sino también ser atractivas y creativas.

Deben dar información explícita sobre su procedencia: si tiene derechos reservadoso alguna licencia Creative Commons.

Foto artículo: es la fotografía principal del artículo. Tamaño 605 X 340 pixeles.

Foto sección: es la foto visible en la sección correspondiente. Tamaño 200 X 142

pixeles. Foto secundaria: si el artículo tiene fotos de apoyo (además de la principal), éstas

serán ubicadas en el costado izquierdo del texto. Tamaño 330X230 pixeles.

7.7. Pie de foto

Los pies de fotos de UdeA Noticias reseñan alguna generalidad sobre el tema, nombran los personajes de la imagen e incluyen, de ser posible, el crédito del fotógrafo. En general, sonfrases cortas y directas, que al relacionarse con la imagen generan recordación.

7.8. Destacado o recuadro inferiorPuede desarrollar ideas secundarias del texto principal. También puede contener datos quecomplementen la información.

7.9. Cifras

La intención de este componente es hacer uso de estadísticas o datos cuantitativos, que le permitan al lector una aproximación científica o exacta a la realidad.

7.10. Audio

Los audios en UdeA Noticias son una herramienta que permite oír de viva voz los

testimonios de las fuentes. Presentan experiencias, explicaciones u opiniones de personasque tienen que ver con el tema abordado. Es importante seleccionar fragmentos que deninformación puntual y clara, y que no esté planteada en el texto, es decir, informacióncomplementaria. Se recomienda el uso de una cortinilla de identificación del medio omusical. Debe estar acompañado de una reseña en texto que indique el nombre, cargo ytema abordador. El formato es MP3 y la calidad es de 128K.




7.11. Infográfico

Requiere que el periodista piense y procese la información en función de una estructuragráfica. En su desarrollo deben primar los datos y los flujos de contenidos. Debe ser construido en compañía de un diseñador gráfico y guardar unidad de estilo respecto al

diseño.

7.12. Video

De dos formas pueden ser publicados videos en los artículos publicados en UdeA Noticias.La primera es cuando un video, generalmente realizado por Universidad de AntioquiaTelevisión, sirve como insumo para construir un artículo. En este caso el video seráembebido en la parte superior de la página, tendrá un título, una entradilla y dos o tres párrafos que recojan la temática y los testimonios del video. La otra forma en la que sonutilizados los videos es como complemento a la información de un artículo. De ser así, seráembebido en la parte inferior de la página.

8. Recomendaciones generales de estilo

Los nombres propios se escriben con mayúscula inicial.

Cuando se utilice la expresión Alma Mater, se recomienda el uso del artículofemenino “la”. Esto de acuerdo con la anotación del Diccionario panhispánico dedudas - RAE.

El acrónimo UdeA se usa sin espacios entre sus letras. Van con mayúsculas la “U” y

la “A”. Solo será usado en títulos. Para las entradillas y el desarrollo el tema debeusarse Universidad de Antioquia, Institución o Alma Mater, siempre con mayúsculainicial.

Otros acrónimos o siglas se usarán escribiendo primero el nombre completo yluego, entre guiones largos, la sigla. Ejemplo: Centro de Investigación e Innovaciónen Energía — CIIEN — , Sede de Investigación Universitaria, — SIU — . U na vez sediga el nombre completo, se usará en adelante el acrónimo o sigla dentro del cuerpodel texto.

Recomienda escribir los nombres de los cargos, como presidente, ministro, director y términos similares con minúscula inicial, por tratarse de sustantivos comunes.Ejemplo: decano, rector, vicerrector.

Para cifras simples (1, 2, 3 y hasta 4 dígitos: 7, 99, 435, 1.324), utilice números (noletras). Esto facilita su lectura en pantallas de computador.




9. Interacción y moderación de comentarios

El sitio de UdeA Noticias está articulado con las redes sociales institucionales. Twitter,Facebook y Google+1, tienen íconos o plug-in en todas las páginas de contenidos. A través

de éstos los lectores pueden compartir y replicar la información. Esta acción quedaregistrada en el contador de la página, lo cual permite también medir la aceptación delcontenido.

Los lectores también tienen la posibilidad de hacer comentarios con el plug-in social deFacebook, en la parte inferior de los artículos. Aunque es difícil hacer un rastreo permanente de los comentarios de cada artículo, de tal forma que se puedan contestar lasinquietudes, el administrador de las redes sociales institucionales y el equipo productor decontenidos, procurará revisar permanentemente los comentarios para dar respuesta a las preguntas, si es del caso. Cuando los comentarios sean irrespetuosos con las personas oinstituciones, o contengan palabras soeces, serán eliminados.




Desde el 2009 la Universidad de Antioquia decidió incursionar en el manejo de las redessociales Facebook y Twitter, como respuesta a la masificación de estos dos canales decomunicación y a la posibilidad que ofrecen de interacción constante con el públicouniversitario. Si bien la Institución ha consolidado un número significativo de seguidoresen ambas redes sociales, hasta el presente la interacción y difusión de información se harealizado de manera espontánea, sin derroteros definidos para tal fin.

El presente documento busca establecer pautas comunes para el uso de las redes sociales dela Universidad, de tal forma que sea una labor estandarizada. Además, éste es un modelosugerido a las dependencias y unidades académicas que también han incursionado en estosespacios virtuales. En ese sentido, este documento es un aporte a la articulación de laestrategia de comunicación institucional y respalda los propósitos de gobernabilidad.

El uso de redes sociales ha adquirido gran relevancia en instituciones públicas y privadas.Por su carácter de instantaneidad y masificación, estos canales comunicativos son para la

Universidad un servicio eficaz que permite difundir con brevedad y celeridad eventos,hechos significativos, artículos periodísticos y de opinión, orientación al usuario y sucesosde coyuntura, de interés para la comunidad universitaria.


Desde su creación, el manejo de las redes sociales institucionales — Facebook, Twitter,Youtube y Flickr — , ha estado a cargo del equipo de contenidos del Portal Universitario. El primer semestre del 2011, con el fortalecimiento de la capacidad instalada del grupo detrabajo, esta estrategia comunicativa pudo afianzarse con mayor efectividad: aumentó elnúmero de publicaciones diarias y fue más aprovechada para difundir informacióncoyuntural y de interés para la comunidad universitaria y el público externo.





2.1. Público interno: la difusión a través de estas redes sociales cumple con el propósitode atender principalmente las necesidades de los miembros de la comunidad universitaria:estudiantes, docentes, empleados y egresados. Las diferentes publicaciones pueden ser deinterés para uno de estos grupos en particular o para varios de ellos a la vez.

2.2. Público externo: la información emitida en los canales de comunicación en cuestión puede también ser de interés para seguidores que no tienen un vínculo directo con laInstitución. Generalmente este tipo de información corresponde a artículos periodísticossobre acontecimientos — investigaciones, convocatorias y eventos, por ejemplo — que seoriginan en la Universidad, o información de procesos institucionales como los de admisióno servicios de extensión.

2.3. Público mixto: considerando el perfil de institución pública, de carácter departamental, cierto tipo de información publicada en las redes sociales oficiales de la

Universidad, son de interés tanto del público interno como externo. Acontecimientos comolas elecciones rectorales, las manifestaciones y movimientos sociales relacionados concoyunturas políticas y las acciones institucionales en beneficio de propósitosdepartamentales, son de interés público con influencia directa en la comunidaduniversitaria.

Enero del 2011 Noviembre del 2011 Enero del 2013

Facebook 40.294 usuarios 56.162 usuarios. 84.711 usuarios.

Twitter 1.505 Tweets.

262 Siguiendo.

8.177 Seguidores.

179 Listas.

2.240 Tweets.

304 Siguiendo.

15.029 Seguidores.

4.646 Tweets.

460 Siguiendo.

32.753 Seguidores.

Flick Fotos 874.

Visitas 69.872

Fotos: 1.011.

Visitas: 98.064.

Fotos: 1.403.

Visitas: 151.799.

Youtube 591 suscriptores.

532.504

reproducciones.

792 suscriptores.

629.907

reproducciones.

872 videos.

1.640 suscriptores.

1.083.006

reproducciones. 1.927

videos.

Estadísticas de permeabilidad de las redes sociales de la Universidad de

Antioquia entre 2011 y 2013.




3. Principios de presencia institucional en las redes

sociales

3.1. Coherencia con los ejes misionales: el propósito de interacción y difusióninstitucional debe ser acorde a los principios misionales de la Institución: la docencia,investigación y extensión. A éstos se les suma también el apoyo a los programas de bienestar estudiantil y regionalización.

3.2 Comunicación horizontal la estrategia de uso de las redes sociales institucionalesdebe orientarse a promover una comunicación horizontal entre estamentos y autoridadesuniversitarias.

3.3. Servicio público: la información e interacción a través de las redes socialesinstitucionales debe responder al carácter público de la Institución. Como tal, debe ser

eficiente a la hora de resolver inquietudes de los seguidores.

3.4. Calidad en la interacción: la difusión de información debe ser planeada yestratégicamente presentada. En ningún caso debe responder a un proceso automatizado. Lavaloración y evaluación de la efectividad de la estrategia institucional de redes socialesdebe trascender las estadísticas respecto al número de seguidores. La interacción es unavariable importante que se debe tener en cuenta.

3.5. Calidad de la información: la información publicada debe ser pertinente, de acuerdocon los propósitos institucionales y con los distintos públicos. No responderá a intereses

publicitarios o particulares, distintos a los institucionales.

3.6. Reconocimiento: la información compartida, proveniente de fuentes distintas, debeser atribuida.

3.7. Netiqueta: el uso de estas redes debe darse respetando las normas de funcionamientoy comportamiento establecidas en la web.

4. Tratamiento de los públicos

Se recomienda usar la segunda persona para referirse a los seguidores o interactuar conellos. Esto permite una interpelación directa con el receptor del mensaje. Al respecto, JoséManuel Rodríguez recomienda que “la forma adecuada para un medio dirigirse a sususuarios en internet es un «nosotros a ti». Es decir, el equipo que trabaja en este medio tehabla a ti, como usuario. Las razones son claras: una cabecera es fruto de un trabajocolectivo y el consumo de esa información es ca si siempre individual”.




5. Perfil del administrador de las redes sociales

Es importante que la persona que escribe el mensaje sea consciente del carácter institucional de la cuenta que maneja. La Universidad es una institución pública en la queconvergen distintos debates y cuyos públicos pueden reaccionar de múltiples maneras. Esacondición le exige al gestor de las redes sociales ser consciente de su responsabilidad. Paraque ejerza su labor adecuadamente, se recomienda seguir las siguientes sugerencias:

Planear adecuadamente los mensajes, de tal manera que previamente considere lasimplicaciones institucionales de éste. Conviene, entonces, preguntarse si el mensajeque emitirá es de interés para el público y si el tono, las palabras, imágenes y videos

que contiene, son los apropiados para el tipo de seguidores de la cuenta queadministra.

Evitar entrar en debates que puedan comprometer la posición de la Institución y sucarácter público, en la cual hay cabida para diversas visiones políticas, religiosas,sociales y culturales.

Las redes sociales de la Universidad tienen un carácter institucional. Si bien, através de éstas se publica información periodística generada por el equipo de losmedios universitario, no significa por ello que sean las redes sociales de un mediode comunicación. Por lo tanto, el administrador de éstas debe cuidarse de servir decaja de resonancia de rumores o dejarse tentar por la premura de la llamada “chiva

periodística”.

Hay información de carácter interno, que posiblemente no tiene relevancia para elgrueso de los usuarios de las redes sociales. Se recomienda, por lo tanto, que elgestor de contenidos evalúe la pertinencia de que dicha información se haga pública por estos espacios.

Es conveniente que ante el impacto previsible de algunos mensajes, el administrador consulte con las fuentes implicadas en el hecho, sobre la pertinencia del mensajeque publicará.

Cuando algún usuario interpela un mensaje con una posición negativa, se evaluará

si es conveniente responder. El administrador de redes debe buscar la maneraadecuada de responder al usuario de manera respetuosa e ilustrativa, enlazandoinformación o redireccionando a la dependencia de competencia frente a esa queja.La respuesta debe darse de manera institucional, respetuosa, nunca como si setratase de una disputa entre particulares.




El gestor de contenidos e interacción, debe ser cuidadoso al administrar la cuentainstitucional simultáneamente con cuentas personales u otras cuentas. Esto, paraevitar que se pueda confundir al momento de publicar un mensaje.

6. Tipo de contenidos publicados

Difusión de artículos y material periodístico publicado en UdeA Noticias y en otrosmedios universitarios como la Emisora Cultural, Universidad de Antioquia Televisión,el periódico Alma Mater y oficinas de comunicaciones de las dependencias académicasy administrativas.

Difusión de información institucional publicada en la sección Actividad Universitariadel Portal Universitario.

Difusión de información institucional de interés general para la comunidad universitariay para el público externo. Ejemplo: directrices del proceso de admisión, decisiones jurídicas, comunicados, generalidades de la Institución, servicios para empleados,docentes y estudiantes, servicios de extensión para público externo.

Publicidad de eventos académicos respaldados por dependencias y unidades académicasde la Universidad.

Difusión de artículos publicados por otros medios, cuyas temáticas tengan que ver con elcontexto universitario.

Transmisión de eventos en directo, a través de Universidad de Antioquia Televisión. Vídeos de interés institucional. Se priorizarán los producidos por Universidad de

Antioquia Televisión. Difusión de convocatorias internas y externas, de interés para la comunidad

universitaria. Difusión de información de interés general, surgida a partir de situaciones coyunturales

que se puedan presentar en la Institución.

7. Twitter


7.1.1. Presentación y perfil: conviene establecer unos parámetros de identidadinstitucional, que se mantengan por períodos prolongados, de tal forma que seconsoliden en los públicos para generar recordación en esta red social.

7.1.2. Nombre de cuenta: @UdeA (www.twitter.com/udea)




7.1.3. Línea gráfica: El avatar usado corresponde al escudo de la Institución.Puede ser reemplazado por otras imágenes, siempre y cuando sean acordes con laidentidad institucional. El cabezote del perfil puede ser cambiado con mayor frecuencia y en él pueden ser publicadas fotografías de espacios físicos de la

Institución o de momentos que ilustren la cotidianidad universitaria.7.1.4. Localización: considerando que la mayor población de estudiantes seencuentra en la ciudad de Medellín, se define ésta como la ubicación.

7.1.5 Sitio web: se remitirá al sitio web oficial de la Institución, es decir, awww.udea.edu.co

7.1.6 Biografía: debe ser explícita al indicar que dicho perfil es el oficial de laInstitución. La descripción señala su carácter público y departamental.

7.2. Periodicidad de publicación

Se recomienda publicar como mínimo dos tuits cada hora — durante el día — , dependiendodel flujo de información institucional. Cuando la publicación responde a una estrategia dedifusión o cubrimiento de un evento en tiempo real, es conveniente que el flujo de tuits publicados sea constante. Es importante también revisar permanentemente laretroalimentación de los seguidores, para dar respuesta oportuna a sus inquietudes.


7.3.1. Estructura del tuit Los tuits se redactan en un tono cercano, a modo de titular o lead periodístico,respetando las normas ortográficas y de redacción. Al momento de escribir un tuit,se debe tener en cuenta:

El mensaje debe llamar la atención de sus seguidores, redactando mensajesen un tono cercano y que genere interés.

La publicación debe cumplir con las normas de ortografía y redacción.

El tuit debe priorizar la información. Haciendo uso de los elementos periodísticos, debe responder, como mínimo, tres de las preguntas

noticiosas: qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién. Considerando que el mensaje es emitido por una cuenta institucional, en él

se debe enfatizar la relación del tema que trata con la Institución, susdependencias o unidades académicas.

Cuando el mensaje se refiera a una unidad académica o dependenciainstitucional que tenga cuenta en Twitter, se recomienda hacer la mención




correspondiente. Eso permite potenciar el número de seguidores de esacuenta y la estrategia institucional en las redes sociales.

No está permitido integrar la publicación de mensajes de Facebook alTwitter. Estas dos redes sociales tiene un lenguaje y público particular, por

lo tanto, cada mensaje debe ser construido especialmente para cada una deellas. Tampoco se automatizará la publicación de los titulares de losartículos, pues éstos no siempre entregan la información directa del tema quese trata.

7.3.2. Uso de enlaces

Es importante adjuntar un enlace que permita a los usuarios ampliar lainformación sobre el mensaje. En ese caso, se debe priorizar el uso deenlaces que lleven a páginas internas del Portal Universitario y susmicrositios. Esto genera un mayor tráfico de visitas a la página web

institucional y garantiza su visibilidad en herramientas de medición. Twitter permite publicar mensajes de 140 caracteres. Para utilizar

adecuadamente esa extensión en el cuerpo del mensaje, se debe acortar lasurl o enlace que acompaña el tuit. Se recomienda usar el acortador deGoogle, que entrega estadísticas sobre la permeabilidad del mensaje en losseguidores.

7.4. Pautas de interacción con usuarios

El uso de etiquetas permite intercambiar información con los seguidores y conocer

sus opiniones o comentarios sobre determinados temas. Se propone utilizar etiquetas que sirvan como filtro para conocer las opiniones sobre temas y eventosespecíficos. Ejemplos: #UdeA #rectoriaudea #SoyUdeA #UdeANoticias.

Las personas encargadas de gestionar el perfil de Twitter deben monitorear permanentemente las menciones que tiene la cuenta institucional, de tal manera quese dé respuesta oportuna a las preguntas de los usuarios.

Cuando se trate de consultas sobre servicios o información institucional, se remitiráal usuario a la dependencia encargada, o se le compartirá el enlace de la página webinstitucional que contenga esa información.

Cuando se presenten críticas constructivas sobre un mensaje publicado, se sugiere

dar una respuesta cordial, que resalte y agradezca la participación del usuario. Para generar interacción con los usuarios, dependencias de la Institución y entidades

amigas, se recomienda retuitear información que pueda ser de interés general.

Cuando se retuitea un mensaje que tiene problemas de redacción o precisión dedatos, se recomienda modificarlo y marcarlo con MT, que significa tuit modificado.

El volumen de retuits no debe superar el de tuits de producción propia.




El administrador de la cuenta debe verificar previamente que la información queretuiteará es fiable.

7.5. Cuentas institucionales asociadas en Twitter

Para interactuar con mayor facilidad con las cuentas de Twitter de dependencias y unidadesacadémicas de la Universidad de Antioquia, se creó la lista UdeA/SoyUdeA. Si bien se propicia una interacción constante entre la cuenta principal de la Universidad y susagregadas, aún falta avanzar en ese frente, pues algunas de ellas no tienen una estrategiadefinida en su administración ni son constantes en las publicaciones. Hasta febrero del2013, 33 miembros hacían parte de esta lista:

Miembros de la lista SoyUdeADependencias de la Universidad de Antioquia en Twitter – Febrero del 2013

@AntropoUdeA

@udeaoriente

@idiomasudea

@bienestarudea

@Esc_Ambiental

@FacNSaludPublic

@escuela_idiomas

@UdeABibliotecas

@emisoraudea

@FCENUdeA

@FComunicaciones

---

@medicina_udea

@eculturalUdeA

@MuseoUdeA

@facultadderecho

@cagrariasudea

@VeterinariaUdeA

@Parque_E

@Educacion_UdeA

@EnfemeriaUdeA

–

@identigen

INER

@INER_UdeA

@PecetColombia

@CIICUdeA1

@INFI_UdeA

@artesudea

@FIngenieriaUdeA

@revistaudea

@SIUUdeA

@microudea

@UdeATV

@Grupo_DyNT

@udearroba

7.6. Plataforma de administración del twitter institucional

Existen varias plataformas que facilitan el manejo de la cuenta institucional de Twitter.Hasta el momento, la cuenta de la Universidad de Antioquia ha sido administrada a travésde Hootsuite. Esta plataforma en línea permite monitorear las menciones que otros usuarioshacen a la cuenta institucional y el uso de la etiqueta #UdeA, la cual es usada con




frecuencia también para referirse a la Institución. A través de Hootsuite se puede también programar tuits, de tal forma que el gestor no tenga que estar presente permanentemente.Sin embargo, en aras de mantener una interacción constante, se recomienda no abusar deesa posibilidad.

Hootsuite también permite monitorear la actividad de las cuentas asociadas a la Institucióny de la lista SoyUdeA — mencionada anteriormente — , de esta forma se facilita lainteracción entre dependencias y unidades académicas, y la difusión de la información queéstas publican, siempre y cuando sea pertinente.

8. Facebook


8.1.1. Tipo de usuario: la Universidad de Antioquia cuenta con una PáginaOficial, categoría que Facebook le da a las páginas creadas y administradas por lasdistintas instituciones.

8.1.2. Nombre de la cuenta: esta cuenta se denomina Universidad de Antioquia(www.facebook.com/Universidad.de.Antioquia).

8.1.3. Información de la cuenta: se reseña la misión y visión de la Institución,algunas generalidades históricas y la información de ubicación y contacto. Tambiénse enlaza el Portal Universitario como sitio oficial.

8.1.4. Foto de portada: será utilizada una imagen que represente el contextouniversitario. Esta imagen será cambiada permanentemente para darle másdinamismo gráfico a la Página Oficial. En eventos y hechos de relevanciainstitucional, se recomienda utilizar este espacio para la promoción de los mismos,mediante el diseño de piezas gráficas específicas.

8.1.5. Foto de perfil: esta es la imagen representativa de la Institución en todas las publicaciones de esta red social. Se recomienda el uso del escudo y el acrónimoUdeA, en las distintas piezas gráficas dispuestas para la foto de perfil. La frecuencia

con la que se cambiará este elemento gráfico es menor, pues permite mayor recordación e identidad institucional en la red social.

8.1.6. Vínculos a otras redes: en el cabezote de la Página Oficial se vinculantambién los canales de información institucional en Youtube y Livestream.

8.1.7. Páginas de Facebook externas vinculadas: desde la página oficial de laUniversidad se seguirán las publicaciones de las dependencias, unidades académicas




y proyectos institucionales. Esto permitirá hacer un monitoreo permanente de sus publicaciones, de tal forma que puedan ser replicadas desde la cuenta institucional.Para que este ejercicio sea más focalizado, no se seguirán páginas externas, salvo sitienen una relación específica con la Institución.

8.1.8. Uso del muro: el muro de la Página Oficial de Facebook está configurado para que únicamente los administradores puedan hacer publicaciones. Estaconfiguración responde a la intención de optimizar el canal de comunicacióninstitucional, evitando que se convierta en un espacio de promoción comercial o detemas y situaciones que no se vinculan con la Universidad.

8.2. Periodicidad de las publicaciones

Se recomienda como mínimo una publicación cada hora — durante el día — , dependiendodel flujo de información institucional. El lenguaje particular de esta red social sugiere una

frecuencia moderada de publicaciones, para evitar saturar a los usuarios. Si se trata delcubrimiento de un evento en tiempo real, se puede publicar un post cada 10 ó 15 minutos.Se recomienda que el administrador de la Página monitoree la participación de los usuarios permanentemente, para dar respuesta oportuna a sus inquietudes.


8.3.1. Estructura de los mensajes

Si bien las publicaciones en Facebook permiten la extensión deseada, comoestrategia para fomentar una lectura rápida por parte de los usuarios, se recomiendaconstruir mensajes de no más de 4 líneas. El mensaje debe tener una estructura y unlenguaje creativo, de tal forma que sea cercano a los públicos de esta red social, ensu mayoría jóvenes entre los 18 y 26 años de edad. Al construir el mensaje sigaestas recomendaciones:

El mensaje debe llamar la atención de sus seguidores. Redacte mensajes conun tono cercano y que generen interés.

Evite el tono protocolario e institucional. Enganche al usuario anteponiendo palabras o expresiones que puedan ser de su interés.

La publicación debe cumplir con las normas de ortografía y redacción. La estructura del mensaje debe priorizar la información. Haciendo uso de los

elementos periodísticos, debe responder, como mínimo, tres de las preguntasnoticiosas: qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién.

Escriba el mensaje como si fuese el ‘gancho’ de una noticia, de tal forma

que llame la atención. Use datos o cifras que generen curiosidad.




Considerando que el mensaje es emitido por una cuenta institucional, en élse debe enfatizar la relación de la Institución con el tema que trata, susdependencias o unidades académicas.

Cuando el mensaje se refiera a una unidad académica o dependencia

institucional que tenga página en Facebook, se recomienda etiquetar la página correspondiente. Eso permite potenciar el número de seguidores deesa cuenta y la estrategia institucional en las redes sociales.

No está permitido integrar la publicación de mensajes de Facebook alTwitter. Estas dos redes sociales tienen un lenguaje y públicos particulares, por lo tanto, cada mensaje debe ser construido especialmente para cada unade ellas. Tampoco se automatizará la publicación de los titulares de losartículos, pues éstos no siempre entregan la información directa del tema quese trata.

8.4. Vínculos a páginas de información

Se recomienda que siempre que se haga una publicación en el muro, estéacompañada de un enlace que lleve a la página donde el usuario pueda ampliar lainformación. Facebook automáticamente la vincula y permite elegir la fotografíaque acompaña el enlace. Se le recomienda, especialmente a los administradores delas páginas de Facebook de unidades académicas y dependencias, enlazar contenidos del Portal Universitario o de sus micrositios y no subir las imágenes aFacebook de manera independiente. De esa forma se genera mayor tráfico de visitasen el Portal.

Se recomienda, si es necesario, editar el título del enlace y el texto que lo acompaña,de tal forma que se optimice la información y no se repita la ya publicada en el post .Para editar estos dos elementos se hace doble clic sobre ellos.

Una vez se copie y pegue la url que acompañará el mensaje en el muro, serecomienda borrar la url, pues automáticamente Facebook la vincula. De esa formase facilita la lecturabilidad de las publicaciones, evitando largas direcciones.

8.5. Interacción y moderación de comentarios

Las personas encargadas de gestionar el perfil de la Institución en Facebook, debenmonitorear permanentemente los comentarios que los usuarios hagan en losmensajes publicados, de tal manera que se dé respuesta oportuna a las preguntas delos usuarios.

Cuando se trate de consultas sobre servicios o información institucional, el usuarioserá remitido a la dependencia encargada, o se le compartirá el enlace de la páginaweb institucional que contenga esa información.




Cuando se presenten críticas constructivas sobre un mensaje publicado, se sugieredar una respuesta cordial, que resalte y agradezca la participación del usuario.

Para generar interacción con los usuarios, dependencias de la institución y entidadesamigas, se recomienda replicar su información mediante la opción “compartir”, o

mencionándola en el post. El administrador de la cuenta debe verificar previamente que la información que va

a compartir es verdadera.

9. Youtube

9.1. Aspectos de administración de la cuenta

El canal de Youtube de la Universidad de Antioquia, que existe desde noviembre del 2008,es administrado por Universidad de Antioquia Televisión. Su dirección web eshttp://www.youtube.com/UniversidadAntioquia. En este espacio es publicado todo elmaterial producido por el equipo de este medio universitario, que a su vez es transmitido por la Red Interna de Televisión y varios canales locales y nacionales.

En este canal son publicados videos — en su mayoría informativos y testimoniales — de los programas La última vocal, UdeA Noticias y La fuerza de los argumentos. Se dedicatambién a la difusión de campañas con la comunidad universitaria, cátedras, foros, promosde las series especiales de la productora de televisión, videos especiales sobre coyunturasinstitucionales, entre otros.

Este canal de video puede publicar material producido por otros realizadores, siempre ycuando cumpla con las condiciones de calidad visual y esté directamente relacionado con elacontecer universitario. Sin embargo, dado que la administración del canal es restringida, lasolicitud para publicar videos debe hacerse ante el Portal Universitario y/o Universidad deAntioquia Televisión.

9.2. Identificación de los videos

Los videos publicados deben ser nombrados con creatividad y de manera

informativa. El nombre del video debe estar antecedido del acrónimo “U de A”, seguido de un

guión y posteriormente el titular.

El video debe tener una descripción en la parte inferior, de tal forma que le déreferencias al espectador sobre el qué, cómo, cuándo, dónde, porqué y quién,ofreciendo un contexto del tema abordado en la pieza visual.




Se recomienda al administrador del canal ser cuidadoso con las normas deortografía y redacción al cumplir con esta tarea. Las recomendaciones de redaccióngenerales en este manual de estilo, deben ser replicadas también en el canal enmención.

En lo posible, se sugiere relacionar esta información con información publicada enotros medios universitarios. Para ello se recomienda acortar las url del Portal, por ejemplo, y anexarla a la descripción.

9.3. Clasificación de los videos

Este canal de videos hace uso de la opción “listas de reproducción” para clasificar los

videos, según la temática, hecho o serie a la cual pertenezcan. Además, esta opción permiteincorporar cada lista a los micrositios de las unidades académicas y dependenciasadministrativas, según su necesidad.

10. Livestream

Universidad de Antioquia Televisión también realiza transmisión de eventos de interésuniversitario mediante sus canales de Livestream. Esta transmisión está articulada con laestrategia de difusión y cubrimiento mediante las otras redes sociales universitarias. Ladirección de este medio es http://www.livestream.com/universidadantioquia Cuando la transmisión de un evento tiene un interés general o es promovido por laInstitución, dicha transmisión será embebida en el Portal Universitario y se difundirá

mediante las redes sociales Facebook y Twitter.

11. Flickr

A través de Flickr — http://www.flickr.com/universidadantioquia — la Institución tambiéncuenta con un canal para publicar el registro del material fotográfico de eventos, espaciosfísicos, personajes y hechos del acontecer universitario. La clasificación de los contenidos publicados en esta red social responderá a la creación de álbumes. En algunos artículos publicados en UdeA Noticias, los álbumes pueden embeberse como galerías relacionadas.

http://www.livestream.com/universidadantioquia




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Manual de uso estilo y procedimientos