MANUAL DE PROCESOS Administración parlamentaria Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005

MANUAL DE PROCESOSAdministración parlamentaria

Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005

2

Índice

0. Mapa de Procesos General ……………………………………

3

1. Procesos Integradores…………………………………………

5I1 Planificación

I2 Relaciones Internas, Externas y Comunicación

2. Procesos Clave……………………………………………………

43C1 Asistencia Parlamentaria

C2 Servicios Jurídicos

C3 Estudios

3. Dirección de Gestión Parlamentaria…………………….105A1 Gestión Económico Financiera

A2 Gestión de RRHH

A3 Gestión de los Recursos Físicos y Materiales

A4 Gestión de Compras y Contrataciones

A5 Gestión de la Seguridad

A6 Gestión de los Sistemas de Información

ANEXOS ………………………………………………………………

168

0. Mapa de Procesos General

4

Mapa de Procesos General de la Administración Parlamentaria

PROCESOS INTEGRADORES

PROCESOS CLAVE

PROCESOS DE APOYO

Planificación

Servicios jurídicos

Estudios

Gestión económico - financiera

Gestión de los sistemas de información

Gestión de RRHH

Gestión de compras y contrataciones

Gestión de los Recursos Físicos y Materiales

Gestión de seguridad

Relaciones Internas y Externas

Asistencia parlamentaria

1. Procesos Integradores

I1. Planificación

7

Inventario de procesos de Planificación

Planificación estratégica

El proceso de Gestión de la Planificación engloba aquellas actividades que marcan las actuaciones seguidas por la Administración Parlamentaria, su seguimiento y Evaluación.

8

Planificación Estratégica

ENTRADAS

ACTIVIDADES

Realizar el análisis de la Situación Actual Realizar el Diagnóstico Global Definir del nuevo Escenario Objetivo Elaborar el Plan de Acción Comunicar el Plan de Acción Realizar el Seguimiento del Plan de acción

SALIDAS

Acciones anuales a establecer dentro de la Administración Parlamentaria

SUBPROCESO Elaboración del Plan Estratégico PROCESO Planificación Estratégica

OBJETO Definir la metodología a seguir en la elaboración del Plan Estratégico de la Administración Parlamentaria y su seguimiento

CODIGOEDICIÓN 1

FECHA 14/07/05

PROVEEDORES

Administración Parlamentaria

CLIENTES


RESPONSABLE DEL PROCESO

INDICADORES

Cumplimiento de lo objetivos propuestos Cumplimiento de las acciones propuestas

9

LETRADO MAYOR

SUBPROCESO Elaboración del Plan Estratégico PROCESO Planificación Estratégica

Planificación Estratégica

Realizar el análisis de la Situación

Actual

Realizar el Diagnóstico

Global

Definir del nuevo

Escenario Objetivo

Elaborar el Plan de Acción

Comunicar el Plan de Acción

Realizar el Seguimiento del Plan de

acción

I2. Relaciones Internas, Externas y Comunicación

11

Inventario de procesos de Relaciones Internas , Externas y comunicación

Organización de eventos oficiales de la Cámara

Gestión de la comunicación interna

El proceso de Gestión de las Relaciones Internas, Externas y comunicación engloba a todas las actividades asociadas a dar servicio al cliente interno y externo, además de gestionar todos los actos, viajes eventos y la comunicación del Parlamento Vasco.

Organización de desplazamientos y viajes

Relación con los medios de comunicación

Gestión de la Comunicación Externa

Organización de visitas no institucionales

Organización de visitas no institucionales

Organización de actos institucionales

Organización de actos institucionales

Acreditación de PrensaAcreditación de Prensa

Gestión de invitados al PlenoGestión de invitados al Pleno

Organización de visitas institucionales

Organización de visitas institucionales

Organización de viajes de Funcionarios

Organización de viajes de Funcionarios

Organización de viajes de Parlamentarios

Organización de viajes de Parlamentarios

Organización de viajes de Mesa y Presidente

Organización de viajes de Mesa y Presidente

Gestión de espaciosGestión de espacios

Información a la prensaInformación a la prensa

Gestión del dossier de PrensaGestión del dossier de Prensa

Gestión del Manual de Gestión Corporativa

Gestión del Manual de Gestión Corporativa

Acogida a ParlamentariosAcogida a Parlamentarios

Acogida a comparecientesAcogida a comparecientes

Plenos TxikisPlenos Txikis

12

ENTRADAS

Informaciones publicadas en prensa

ACTIVIDADES

Elaborar el dossier de prensa por parte de la empresa externa y enviarlo a protocolo.

General la base de datos de prensa Revisión del documento Introducción del documento en la Web

SALIDAS

Dossier de Prensa Base de datos

SUBPROCESO Gestión del Dossier de prensa PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

OBJETO Ofrecer un servicio diario de Resumen de Prensa a los usuarios

CODIGO I211EDICIÓN 1

FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Empresa externa

CLIENTES



INDICADORES


13

SUBPROCESO Gestión del Dossier de prensa PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

Revisión del documentoIntroducir el dossier de

prensa en la Web


Enviar el documento

para introducir en

la web

Generar la de

base de datos

de prensa

Elaborar el dossier de prensa

Recopilar las

informaciones

publicadas en

prensa

Enviar el dossier de prensa digital a Protocolo

EMPRESA EXTERNA PROTOCOLO

14

ENTRADAS

Adjudicación de empresa para el Desarrollo del Manual de Identidad Corporativa

ACTIVIDADES

Desarrollo del Manual de Identidad Corporativa

Aprobación del Manual por la Mesa Implantación del Manual Supervisión de la Utilización del Manual Modificaciones al Manual

SALIDAS

Utilización del Manual

SUBPROCESO Gestión del Manual de Identidad Corporativa PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

OBJETO Impulsar la utilización del Manual de Identidad Corporativa en la Administración Parlamentaria


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Empresa Adjudicataria

CLIENTES

Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios


INDICADORES


15

SUBPROCESO Gestión del Manual de Identidad Corporativa PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

Realización del desarrollo del Manual de Identidad

Implantación en los servicios del Manual

Supervisión de la Utilización


PROTOCOLO MESA TODOS LOS SERVICIOS

Aprobación del Manual

Propuesta de Modificaciones

Adjudicación

16

ENTRADAS

Notificación de los Grupos Parlamentarios

ACTIVIDADES

Rececionar a los nuevos Parlamentarios Entregar las credenciales Entregar la documentación y la Guía de la

Administración Visitar la Sede SALIDAS

Parlamentario Acreditado

SUBPROCESO Acogida a Parlamentarios PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

OBJETO Llevar a cabo la acreditación de los nuevos parlamentarios


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Grupos Parlamentarios

CLIENTES

Grupos Parlamentarios


INDICADORES


17

SECRETARIA GENERAL PROTOCOLO ORGANIZACIÓN Y RRHH LETRADO MAYOR

SUBPROCESO Acogida a Parlamentarios PROCESO Gestión de la Comunicación Externa


Informar a los Servicios implicados en el acto de

acreditación

Notificación por los

Grupos Parlamentarios de

la hora y nº aproximado

de parlamentarios a

acreditarse

Rececionar a los Parlamentarios

Entregar la credencial y la tarjeta provisional

Cumplimentar la documentación de cada parlamentario y entrega

de la Guía de la Administración

Tomar una fotografía para archivo

Presentación de todos los servicios

Visitar la Sede finalizando en el Grupo Parlamentario

correspondiente

Visita a la Administración Parlamentaria

18

ENTRADAS

Invitación por parte de la Presidencia de la Comisión al compareciente

ACTIVIDADES

Elaborar el Programa teniendo en cuenta la recepción y la seguridad del compareciente

Fijar con el compareciente el Programa del viaje

Enviar detalles específicos de la comparecencia

Recepción de los comparecientes y inicio de la comparecencia

Realizar agradecimiento al compareciente

SALIDAS

SUBPROCESO Acogida a comparecientes PROCESO Gestión de la Comunicación Externa

OBJETO Tener informado a los comparecientes de las acciones a realizar durante su estancia en el Parlamento


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Comisión

CLIENTES

Presidencia Seguridad


INDICADORES


19

COMISIÓN PROTOCOLO SEGURIDAD

SUBPROCESO Acogida a comparecientes PROCESO Gestión de la Comunicación Externa


Recepción de los comparecientes y inicio de

la comparecencia1

Invitar al

Compareciente

a la Comisión

Elaborar el Programa teniendo en cuenta la

recepción y la seguridad del compareciente

Fijar con el compareciente el programa del viaje

Enviar detalles específicos de la comparecencia

Realizar agradecimiento al compareciente

Recepcionar la notificación de la Comparecencia

Notificar la propuesta de comparecencia

NOTA 1 El Compareciente cumplimentará la “Comunicación de la actividad de Gastos sujeta a compensación de Gastos”

Enviar a Organización y RRHH la Comunicación de

la actividad de Gastos sujeta a compensación de

Gastos

20

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

SUBPROCESO PROCESO Gestión de la Comunicación Interna

OBJETO


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES CLIENTES


INDICADORES

Gestión de la Comunicación Interna

NOTA En la actualidad no existe un proceso definido de Comunicación Interna. Se ha definido un Plan de Mejora en la Comunicación Interna en

el que se establecen canales de comunicación (tablón de anuncios y buzón de sugerencias)

21

ENTRADAS

Llamada

ACTIVIDADES

Concretar las fechas de la visita Dar el VºBº a los listados de personas Notificar la visita a Seguridad, Ujieres,

Presidencia y a Mantenimiento Notificar la llegada de la visita Guiar la visita

SALIDAS

Mail informativo

SUBPROCESO Organización de visitas no institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

OBJETO Gestionar administrativamente la organización de eventos derivados de las solicitudes recibidas


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Público en general (Colegios, Asociaciones...)

CLIENTES

Público en General


INDICADORES

Nº de visitas /año Total de Visitantes % de visitas en Castellano y en Euskera


22

SUBPROCESO Organización de visitas no institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara


PROTOCOLO

Recepción de

la Llamada

Concretar las fechas de la visita hora e idioma

Solicitar el listado de las personas que van a asistir

a la visita1

Notificar a Seguridad el listado

con el VºBº

Enviar la comunicación a Ujieres, Presidencia a

Mantenimiento

Guiar la visita

Dar el VºBº a los listado

Notificar la llegada de la visita

Entregar obsequios

NOTA 1 1 semana antes por mail o por fax

23

ENTRADAS

Recordatorio a Grupos Parlamentarios Llamada

ACTIVIDADES

Recepción de peticiones VºBº de las peticiones por el Presidente Notificar a Seguridad los datos de los

invitados Recepcionar al personal asistente al Pleno y

acomodar en el Palco SALIDAS

SUBPROCESO Gestión de invitados al Pleno PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

OBJETO Realizar una correcta gestión de las personas que desean acudir al Pleno


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Grupos Parlamentarios Personas de la Calle Autoridades

CLIENTES

Grupos Parlamentarios Personas de la Calle Autoridades


INDICADORES

Nº de invitados de Grupo y de la Calle por año y por legislatura


24

SUBPROCESO Gestión de invitados al Pleno PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara


PROTOCOLO

Enviar el listado de invitados al

Presidente para dar el VºBº

Enviar a seguridad una

copia del VºBº del Presidente con los invitados de

cada grupo

Recepcionar al personal

Acompañar al Palco

Facilitar el mail o fax con los datos (nombre y DNI) al Presidente para dar el

VºBº

Se envía el fax de confirmación al interesado

Recepción de

la petición de

los invitados

de cada Grupo

Parlamentario1

NOTA 1 A los Grupos se les entregan las normas sobre los invitados. El Plazo de remisión al Servicio de Protocolo de los

invitados por parte de los grupos finaliza 48 horas antes de la celebración del Pleno.

Recepción de

una llamada

(persona, centro

escolar o

asociación) con

interés de asistir

a un Pleno

Recepción de

Autoridades

25

ENTRADAS

Demanda de un acto

ACTIVIDADES

Elaborar la propuesta del Acto Aprobar la propuesta por la Mesa Gestionar los invitados Confirmar la asistencia Notificar el acto, Preparar las

infraestructuras y contratar los servios necesarios

Desarrollar el Acto

SALIDAS

Acto celebrado

SUBPROCESO Organización de Actos Institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

OBJETO Organizar actos en los que participa el Parlamento


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Propio Parlamento SeminariosConferencias

CLIENTES


INDICADORES


26

SUBPROCESO Organización de Actos Institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara


PROTOCOLO MESA

Elaborar la Propuesta del Acto

Presentar la Propuesta de Acto a

la MesaAprobar el Acto

Realizar la Propuesta del

listado de invitados junto con la

propuesta de invitación

Aprobar los invitados

Entregar la invitaciones solicitando

confirmación de asistencia

Realizar los listados definitivos para

Seguridad

Notificar el acto1

NOTA 1 A los servicios por si es necesaria su colaboración, a la prensa NOTA 2 El Cierre del Expediente se produce una vez entregadas las fotografías, enviadas las cartas de agradecimiento,

introducido el acto en la web y pagadas las facturas asociadas.

Contratar las infraestructuras

necesarias

Desarrollar el actoCerrar el expediente

del acto2

27

ENTRADAS

Solicitud de visita

ACTIVIDADES

Elaborar el Programa de la Visita Aprobar el programa Notificar a los servicios y a prensa la visita Contratar servicios Recepcionar al visitante Valorar el obsequio a entregar y

entregárselo Enviar las fotos al visitante

SALIDAS

SUBPROCESO Organización de visitas institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

OBJETO Llevar a cabo una correcta organización de las visitas institucionales


FECHA 30/06/05


Personas que visitan el Parlamento


INDICADORES


28

SUBPROCESO Organización de visitas institucionales PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara


PROTOCOLO

Elaborar le Programa de la

Visita

Solicitud

de visita

Aprobar el programa

(la persona que lo va a recibir)

Notificar a los servicios la

organización de una visita

institucional

Contratar los servicios que no estén cubiertos

Recepcionar a la visita

Valorar el obsequio a entregar

Notificar a la Prensa

Entregar el obsequio

Enviar Fotos de la visita

29

ENTRADAS

Distribución de tareas entre las organizaciones e Instituciones participantes.

ACTIVIDADES

Organizar la reunión de la Comisión compuesta por los representantes de los Centros educativos

Organizar el Pleno infantil en el Parlamento Vasco

Diseñar y editar la publicación sobre el Pleno infantil

SALIDAS

SUBPROCESO Plenos Txikis PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

OBJETOPromover la educación en valores desde las instalaciones del Parlamento y editar un material didáctico para ser utilizado en las aulas.


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Alumnos Departamento de Educación,

Universidades e Investigación del Gobierno Vasco

Sociedad Civil por medio de asociaciones (UNESCO Etxea, UNICEF, 0.7...)

CLIENTES

Alumnos Departamento de Educación del

Gobierno Vasco


INDICADORES


30

SUBPROCESO Plenos Txikis PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara


PROTOCOLO

Organizar la reunión de la

Comisión compuesta por los representantes de

los Centros educativos1

Organizar el Pleno infantil en el

Parlamento Vasco1

Diseñar y editar la publicación sobre el

Pleno infantil

Reunión para Gestionar la actividad

entre organizaciones/ Gobierno

Vasco/ Parlamento

Preparar materiales

NOTA 1 Estas actividades conllevan la coordinación con otros servicios de la Administración Parlamentaria

31

ENTRADAS

Autorización del viaje por la dirección correspondiente

ACTIVIDADES

Realizar la inscripción al curso Notificar y autorizar el curso Comentar al interesado las posibilidades de

locomoción Rececionar la Inscripción al curso Organizar el viaje Envíar a intervención las dietas y cerrar el

expediente

SALIDAS

SUBPROCESO Organización de viajes de Funcionarios PROCESO Organización de desplazamientos y viajes

OBJETOLlevar una adecuada organización de los viajes de los funcionarios de la Administración del Parlamento Vasco debido a acciones formativas


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Funcionarios

CLIENTES

Funcionarios


INDICADORES


32

SUBPROCESO Organización de viajes de Funcionarios PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

PROTOCOLO


Realizar la inscripción al curso

Autorización por el letrado o

presidente

Notificar y autorizar el curso

Comentar al interesado las

posibilidades de locomoción

Si no es gratuito se notifica a

interventor para que ingrese la

matrícula del curso

Rececionar la Inscripción al cursoOrganizar el viaje

Realizar copia de Billetes y enviar a

Intervención para el cobro de dietas

Enviar a a la persona los billetes

Recepciona

r carta de

autorización

Realizar el viaje

Proporcionar el traslado

Notificar a Organización y RRHH para indemnización por razón de

servicio (valoración y autorización de dietas)

Notificar a Organización y RRHH para indemnización por razón de

servicio (valoración y autorización de dietas)

33

ENTRADAS

Acuerdo de la Mesa basado en un escrito de una Comisión

ACTIVIDADES

Solicitar los nombres de las personas que van a viajar

Realizar la inscripción por medio de una notificación a Intervención

Realizar la Propuesta de viaje en las que se personaliza el viaje de acuerdo con el Programa

Realizar las Reservas Preparar un dossier turístico y obsequios Proporcionar el traslado Realizar viaje Recepción de los gastos y cierre de

expediente

SALIDAS

Gastos

SUBPROCESO Organización de viajes de Parlamentarios PROCESO Organización de desplazamientos y viajes

OBJETO Llevar una adecuada organización de los viajes de los Parlamentarios


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Parlamentarios

CLIENTES

Intervención


INDICADORES


34

SUBPROCESO Organización de viajes de Parlamentarios PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

PROTOCOLO


Solicitar los nombres de las

personas que van a viajar

Acuerdo de la Mesa

basado en un

escrito de una

Comisión

Realizar la inscripción por medio de una notificación a Intervención

Realizar la Propuesta de viaje

en las que se personaliza el viaje de acuerdo con el

Programa

Elección del viaje por el viajero

Realizar las Reservas

Preparar un dossier turístico

Preparar obsequios

Notificar a Intervención,

Personal y a la Comisión

Correspondiente

Entregar una carpeta explicando lo que es necesario

Notificar el viaje a la Prensa

Proporcionar el traslado

Realizar el Viaje

Recepción de los gastos y cierre de

expediente

35

ENTRADAS

Acuerdo de Mesa Decisión del Presidente

ACTIVIDADES

Recepcionar el Acuerdo de Mesa y el Programa

Gestionar los desplazamientos y el Programa

Preparar documentación y obsequios para contactos institucionales

Solicitar los billetes Notificar a Intervención, Organización y

RRHH, prensa e incluir en la web Incorporación de Protocolo realizando

Funciones de Relaciones Públicas Devolver a cada miembro de la Mesa los

regalos Cierre de expediente con cartas de

agradecimiento a las personas que nos han rececpionado

SALIDAS

SUBPROCESO Organización de viajes de Mesa y Presidente PROCESO Organización de desplazamientos y viajes

OBJETO Representación del Parlamento en el exterior


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Mesa y Presidencia

CLIENTES


INDICADORES


36

SUBPROCESO Organización de viajes de Mesa y Presidente PROCESO Organización de eventos oficiales de la Cámara

PROTOCOLO


Recepcionar el Acuerdo de Mesa y

el Programa

Acuerdo de

la Mesa

Gestionar los desplazamientos y

el ProgramaSolicitar los billetes

Notificar a Intervención,

Personal, prensa e incluir en la web

Decisión del

Presidente

Incorporación de Protocolo realizando

Funciones de Relaciones Públicas

Devolver a cada miembro de la

Mesa los regalos

Cierre de expediente con

cartas de agradecimiento a las personas que

nos han rececpionado

Preparar documentación y obsequios para

contactos institucionales

37

ENTRADAS

Comunicaciones de los medios

ACTIVIDADES

Enviar carta, pautas de acreditación y normativa de prensa a los medios de comunicación interesados

Recepcionar la comunicación de los medios de comunicación

Enviar datos personales y foto a Seguridad para digitalizar

Realizar la tarjeta de acreditación Firmar el recibí de la tarjeta por parte del

Medio de Comunicación

SALIDAS

Tarjetas de acreditación

SUBPROCESO Acreditación de Prensa PROCESO Relación con los medios de Comunicación

OBJETO Realizar las acreditaciones puntuales de la prensa


FECHA 30/06/05


Prensa


INDICADORES

Relación con los medios de Comunicación

38

SUBPROCESO Acreditación de Prensa PROCESO Relación con los medios de Comunicación

PROTOCOLO


Enviar carta, pautas de

acreditación y normativa de

prensa a los medios de comunicación

interesados

Recepcionar la comunicación de

los medios de comunicación

exponiendo las personas a las que se les va a realizar

la acreditación, junto con fotografía

y DNI

Firmar el recibí de la tarjeta por parte

del Medio de Comunicación

Enviar datos a Seguridad

Enviar datos a Seguridad

ALTA

BAJA

Recepcionar la devolución de la

Tarjeta acreditativa Acreditar Sustitutos

39

ENTRADAS

Rececionar las acreditacionesRecepcionar las necesidades

ACTIVIDADES

Dimensionar las zonas Comunicar a Mantenimiento las necesidades Realizar la planificación de medios y

espacios Realizar un listado general de las personas

que van a estar presentes Ejecutar el acto

SALIDAS

Espacio distribuido para llevar a cabo el acto

SUBPROCESO Gestión de Espacios PROCESO Relación con los medios de Comunicación

OBJETO Organización de la Prensa dentro de la Sede proporcionando los espacios necesarios para que puedan realizar el trabajo


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Prensa

CLIENTES

Prensa


INDICADORES


40

SUBPROCESO Gestión de Espacios PROCESO Relación con los medios de Comunicación

PROTOCOLO


Dimensionar las zonas

Rececionar

las

acreditacione

s

Comunicar a Mantenimiento las necesidades

Realizar la planificación de

medios y espacios con horarios de

emisión, montajes,

recogidas....

Realizar un listado general de las personas que van a estar

presentes

Ejecutar el acto

Enviar

Comunicación a la

prensa solicitando

las necesidades y

acreditaiones

Rececionar

las

necesidades

Notificar a Seguridad

41

ENTRADAS

Notas Informes Comunicados

ACTIVIDADES

Volcar en la Web Comunicar actividad Parlamentaria

SALIDAS

Comunicaciones

SUBPROCESO Información a la prensa PROCESO Relación con los medios de Comunicación

OBJETO Dotar a la prensa de información acerca de los acuerdos de mesa y junta de portavoces


FECHA 30/06/05

PROVEEDORES

Presidencia Grupos parlamentarios Letrados ......

CLIENTES

Prensa


INDICADORES


42

SUBPROCESO Información a la prensa PROCESO Relación con los medios de Comunicación

PROTOCOLO


Volcar a la web en la parte de

Notas de Prensa y

Comunicados

Enviar a

Protocolo

Notas de

presidencia

(Mesa)

Notas de

grupos

parlamentarios

Informes

jurídicos.....

Distribuir a la Prensa

Comunicados de

Visitas oficiales,

convocatorias de

ruedas de prensa y

comunicados de

viajes oficiales

Volcar la información a

la web

Comunicar la Actividad

Parlamentaria

Generar el documento de

actividad semanal que se pasa a la

prensa

2. Procesos Clave

C1. Asistencia Parlamentaria

45

Inventario de procesos de Asistencia Parlamentaria

Asistencia a la MesaGestión del Registro General

Publicación de documentos oficiales

Asistencia al Pleno y a las Comisiones

Asistencia a la Junta de Portavoces

Gestión de peticiones de información parlamentaria

Asistencia a la Junta Electoral

Asistencia a la Comisión de Arbitraje

Preparar la documentación para presentar a la Mesa.

Preparar la documentación para presentar a la Mesa.

Gestionar el servicio de asistencia al Pleno.

Gestionar el servicio de asistencia al Pleno.

Ejecutar los acuerdos de la Mesa.

Ejecutar los acuerdos de la Mesa.

Controlar y archivar los expedientes de la Mesa.

Controlar y archivar los expedientes de la Mesa.

Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones.

Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones.

Controlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones.

Controlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones.

El proceso de Asistencia Parlamentaria engloba todas las actividades asociadas a proporcionar el soporte administrativo, personal y técnico al Parlamento Vasco, los órganos parlamentarios, y en general, a toda la actividad parlamentaria.

Elaborar y difundir del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

Elaborar y difundir del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

Elaborar y difundir el Diario de Sesiones.

Elaborar y difundir el Diario de Sesiones.

Elaborar y difundir el Diario de Comisiones.

Elaborar y difundir el Diario de Comisiones.

46

Gestión del Registro General

ENTRADAS

Documentación relacionada con la actividad parlamentaria.

Documentación procedente de otras instituciones, asociaciones, personas, etc.

Otros escritos procedentes de los grupos parlamentarios, funcionarios, etc.

ACTIVIDADES

Recibir la documentación. Registrar la entrada de la documentación. Escanear la documentación. Preparar y enviar la documentación. Contestar a los escritos cuando sea

necesario.SALIDAS

Documentación susceptible de Mesa.Envío de documentación original a quien

corresponda.Escritos de contestación.

SUBPROCESO PROCESO Gestión del Registro General.

OBJETOControlar la documentación recibida en el Registro General y ponerla a disposición de los interesados para su posterior tratamiento.

CODIGO C11EDICIÓN 1

FECHA 23/03/04

PROVEEDORES

ParlamentariosGrupos parlamentariosFuncionarios de la Administración

parlamentariaGobierno VascoAdministraciones PúblicasCiudadanosetc...

CLIENTES

Preparar la documentación para presentar a la mesa


47

INDICADORES

Nº documentos registrados / día. Nº documentos en formato electrónico / total documentos. Nº documentos escaneados en Secretaría del Letrado Mayor / total documentos a escanear. Nº documentos necesita contestar / mes. Tiempo medio transcurrido desde la presentación de un escrito hasta el envío de la contestación. Tiempo medio transcurrido desde la presentación de un escrito hasta el envío de documentación a los servicios correspondientes.



48

VARIOS1 UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR*U. DE EDICIÓN Y FOTOCOPIADO


Presentar la documentación

Registrar la entrada, y solicitar formato electrónico si es posible

Enviar la documentación a U. Edición y fotocopiado

NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios, funcionarios de la Administración parlamentaria, Gobierno Vasco, Administraciones Públicas, ciudadanos, etc.

Escanear la documentación

Enviar la documentación

Escanear la documentación Texto extenso

SI

Susceptible de MesaSI

Preparar la documentación para presentar a la Mesa

Preparar la documentación para presentar a la Mesa


NO

NO

¿Necesita contestar?

Escrito de contestación

Archivar

NO

Dirigido a otros servicios

SINO

SI

Enviar la documentación original en papel al

servicio correspondiente

Recibir la documentación

49

Asistencia a la Mesa

ENTRADAS

Documentación relacionada con iniciativas parlamentarias.

Otros escritos.Documentación asociada a la

Administración parlamentaria.Acta de la reunión anterior de la Mesa.

ACTIVIDADES

Clasificar documentación. Preparar carpetas con documentación. Elaborar la convocatoria con el orden del

día. Actualizar la actividad semanal en la web

con la celebración de la reunión. Enviar documentación. Elaborar acta de la reunión. Ejecutar los acuerdos.

SALIDAS

Carpetas A, B, C.Orden del día y convocatoria de la

reunión de la Mesa.Acta de la reunión de la Mesa.

SUBPROCESO Preparar la documentación para presentar a la Mesa. PROCESO Asistencia a la Mesa.

OBJETO Clasificar, preparar y enviar la documentación a presentar a la Mesa.


FECHA 23/03/04

PROVEEDORES


CLIENTES

Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la mesa)


INDICADORES

Nº de reuniones de la Mesa / mes. Nº de documentos presentados fuera de plazo / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio de antelación con que se convoca una reunión de la Mesa. Nº de veces que se entrega la documentación a los miembros de la Mesa con retraso / nº reuniones de Mesa. Tiempo medio en actualizar la base de datos de actas de la Mesa por cada reunión de ésta. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la reunión de la Mesa hasta tener actualizada la base de datos de actas de la Mesa.

50


LETRADO MAYOR UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR*MESA DEL

PARLAMENTO VASCO

Clasificar la documentación

Preparar carpetas A, B, C1

Celebrar la reunión de la

Mesa

Ejecutar los Acuerdos de Mesa

Ejecutar los Acuerdos de Mesa

NOTA 1 A- iniciativas parlamentarias; B- otros escritos; C- documentos asociados a la Administración parlamentaria.NOTA 2 Asignar un código a cada asunto según el tipo y cumplimentar un formulario con los datos de cada uno de los asuntos tratados.

Cerrar las carpetas con: convocatoria, acta de la reunión anterior , apartados A,B,C. Enviar las

carpetas a los miembros de la Mesa

Elaborar el acta de la reunión de la Mesa

Asuntos susceptibles de Mesa (Gestionar el

Registro General )

Asuntos susceptibles de Mesa (Gestionar el

Registro General )

SUBPROCESO Preparar la documentación para presentar a la Mesa. PROCESO Asistencia a la Mesa.

Elaborar la convocatoria con el orden del día de la

reunión de la Mesa

Realizar el listado de asuntos de cada carpeta, y ordenarlos según el número del Registro de Entrada,

asignándoles un número correlativo

Incluir la celebración de la reunión de la Mesa en la

actividad semanal en la web

Confirmar la fecha y horario de la

reunión de la Mesa

Mantener base de datos de la mesa2

51

ENTRADAS

Comunicación por el Letrado Mayor de los acuerdos alcanzados por la Mesa

ACTIVIDADES

Abrir expedientes. Comunicar acuerdos y adjuntar la

documentación asociada. Archivar documentación.

SALIDAS

Acuerdos y documentación asociada.Expedientes abiertos.

SUBPROCESO Ejecutar los acuerdos de la Mesa. PROCESO Asistencia a la Mesa.

OBJETO Cumplir lo acordado por la Mesa, enviando la información / documentación a quien corresponda.

PROVEEDORES

Asistencia a la Mesa (Preparar la documentación para presentar a la Mesa)

CLIENTES

Asistencia a la Mesa (Controlar y archivar los expedientes de la Mesa)

Asistencia a Plenos y comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia al Pleno)

Asistencia a Pleno y comisiones(Gestionar el Servicio de Asistencia a Comisiones )

Asistencia a Pleno y comisiones (Controlar y archivar los expedientes de Pleno y comisiones)

Publicación de documentos oficiales (Elaborar y Difundir el BOPV)


FECHA 23/03/04RESPONSABLE DEL PROCESO


52

INDICADORES

Nº de expedientes abiertos en la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio en abrir todos los expedientes desde la celebración de la reunión de la Mesa. Nº de acuerdos / nº reuniones de la Mesa. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la reunión de la Mesa. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº reuniones de Mesa.



53

LETRADO MAYOR UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR*

Comunicar los acuerdos de la

Mesa

¿Asuntos necesitan abrir expediente?

NOSIAbrir expedientes

NOTA La documentación es enviada a los servicios correspondientes antes de que se celebre la reunión de la Mesa, con objeto de que se puedan adelantar las actividades oportunas. En el caso de los expedientes gestionados desde la Sección de Plenos y Comisiones se enviarán los documentos originales una vez sean vistos por la Mesa.


Comunicar acuerdos a quien corresponda, adjuntando la

documentación asociada

Comunicar acuerdos a quien corresponda, adjuntando la

documentación asociada

Controlar y archivar los expedientes de la Mesa

Controlar y archivar los expedientes de la Mesa

Archivar


54

SUBPROCESO Controlar y archivar los expedientes de la Mesa. PROCESO Asistencia a la Mesa.

OBJETO Gestión y archivo de los expedientes de la Mesa poniéndolos disponibles para su consulta y tratamiento.

ENTRADAS

Acuerdos de la Mesa.

ACTIVIDADES

Recibir la documentación. Archivar la documentación en carpetas y

cajas, separando expedientes en curso y expedientes cerrados.

Tramitar expedientes. Actualizar el historial de los expedientes. Modificar listados de expedientes en curso y

expedientes cerrados.

SALIDAS

Expedientes actualizados en el sistema informático y en archivo físico.

PROVEEDORES

Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la Mesa)

CLIENTES



INDICADORES

Nº de expedientes en curso al terminal el mes. Nº de expedientes cerrados al terminal el mes. Nº de modificaciones del historial de los expedientes / mes. Nº medio de modificaciones del historial de un expediente.


55

UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR*

Abrir una carpeta con la documentación del expediente

Imprimir el historial del expediente, y ponerlo como

carátula de la carpeta

Ejecutar los Acuerdos de la Mesa (abrir

expediente)

Ejecutar los Acuerdos de la Mesa (abrir

expediente)

Archivar en la caja de expedientes en curso.

¿Expediente cerrado?

Tramitar de expedientes

Imprimir el nuevo historial del expediente, y sustituir la




Archivar en la caja de expedientes cerrados

NO

SI

SUBPROCESO Controlar y archivar los expedientes de la Mesa. PROCESO Asistencia a la Mesa.

Actualizar la lista de expedientes en curso

Actualizar la lista de expedientes cerrados


56


ENTRADAS

Notificación de la convocatoria de la Junta de Portavoces por el Letrado Mayor.

ACTIVIDADES

Actualizar la actividad semanal en la web con la celebración de la reunión y el orden del día de la Junta de Portavoces.

Preparar y enviar la convocatoria. Preparar y enviar las carpetas de

documentación. Actualizar la actividad semanal en la web

con la celebración de la sesión y el orden del día del Pleno.

Modificar la relación de asuntos susceptibles de pleno.

Elaborar el acta de la Junta de Portavoces y recoger las firmas

Actualizar la base de datos de la Junta de Portavoces.

Preparar y enviar el guión del pleno al Presidente.

SALIDAS

Convocatoria y orden del día de la reunión de la Junta de Portavoces.

Acta de la reunión de la reunión de la Junta de Portavoces.

Convocatoria y orden del día de la reunión del Pleno.

Actualización de la base de datos de la Junta de Portavoces.

Relación actualizada de asuntos susceptibles de Pleno

Guión del pleno del presidente.

SUBPROCESO PROCESO Asistencia a la Junta de Portavoces.

OBJETO Gestionar y asistir a la actividad de la Junta de Portavoces facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario.

PROVEEDORES

Asistencia a la Mesa ( Ejecutar los acuerdos de la Mesa)

CLIENTES

Asistencia a Pleno y comisiones



57

INDICADORES

Nº de reuniones de la Junta de Portavoces / mes. Tiempo medio de antelación con que se convoca una reunión de la Junta de Portavoces. Tiempo medio de antelación con que se convoca una sesión del Pleno. Nº de veces que se entrega la documentación a los miembros de la Junta de Portavoces con retraso / nº reuniones de la Junta de

Portavoces. Nº de veces que se entrega el guión del Pleno al Presidente con retraso / nº sesiones del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la Junta de Portavoces hasta la actualización de la relación de asuntos susceptibles de

pleno. Tiempo medio en actualizar la base de datos de de la Junta de Portavoces por cada reunión de ésta. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la reunión de la Junta de Portavoces hasta tener actualizada la base de datos de la

misma.



58

LETRADO MAYOR UNIDAD DE SECRETARÍA DEL LETRADO MAYOR*SERVICIO DE

TRADUCCIONESJUNTA DE

PORTAVOCES


Notificar la convocatoria de la reunión de la Junta de

Portavoces

Recibir convocatoria, y enviarla a traducir

Incluir el orden del día de la reunión de la Junta de Portavoces en la actividad semanal en la web

Traducir la convocatoria

Enviar fax con la convocatoria a la

Secretaría del Gobierno

Preparar y enviar carpetas con la documentación1 a los miembros de la Mesa, portavoces de los

grupos parlamentarios, Gobierno e intérpretes.

Celebrar la reunión de la

Junta de Portavoces

Enviar fax con el orden del día del Pleno a la Secretaría del Gobierno

Enviar el orden del día del Pleno a U. de Publicaciones Oficiales

Incluir el orden del día del Pleno en la actividad semanal en la web

Traducir el acta

Recibir el acta traducida, dar formato en el programa de publicación y recoger firmas del Presidente y Letrado Mayor

Actualizar la base de datos de la Junta de Portavoces. Anexar el acta

NOTA 1 Convocatoria, acta de la reunión anterior, asuntos susceptibles de pleno, etc

Informar del orden del día

del Pleno

Recibir el orden del día revisado (también lo recibe la Sc de Plenos y Comisiones)


Mecanografiar el acta de la Junta de Portavoces

Preparar la convocatoria

Preparar escrito con el orden del día del Pleno y solicitar firma del Presidente

Modificar la relación de asuntos susceptibles de Pleno

Preparar el Guión del Pleno (se traduce, lo revisa el Letrado

Mayor, y se envía al Presidente)

59


ENTRADAS

Iniciativas y documentación aprobada por la Mesa

Orden del día del Pleno aprobado por la Junta de Portavoces

ACTIVIDADES

Recibir documentación. Elaborar y distribuir el “tocho” del Pleno. Elaborar el índice del Pleno y enviarlo a la D.

Sistemas de Información para publicar en la web la grabación de vídeo.

Elaborar certificaciones. Recoger firmas. Enviar certificaciones. Ejecutar los acuerdos del Pleno. Tramitar expedientes de iniciativas. Elaborar el acta de la sesión del Pleno. Tramitar expedientes de reunión del Pleno.

SALIDAS

“Tocho” del Pleno.Índice del Pleno.Publicación en la web del vídeo de la

sesión del Pleno según el índice del Pleno.Certificaciones.Expedientes de iniciativas.Expedientes de reunión del Pleno.Convocatorias y actas de reuniones.

SUBPROCESO Gestionar el servicio de asistencia al Pleno. PROCESO Asistencia al Pleno y a las Comisiones.

OBJETOGestionar y asistir a la actividad parlamentaria asociada a las sesiones de Pleno, facilitando el soporte personal, documental y técnico.

PROVEEDORES

Asistencia a la Mesa (Ejecutar los acuerdos de la Mesa)

CLIENTES

Publicación de documentos oficiales (Elaborar y difundir el Diario de Sesiones)

Asistencia a la Junta de Portavoces.



60

INDICADORES

Nº de sesiones del Pleno / mes. Nº medio de iniciativas / nº sesiones del Pleno. Nº de veces que se entrega el “tocho” del Pleno con retraso / nº sesiones del Pleno. Nº de acuerdos del Pleno/ nº sesiones del Pleno. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la sesión del Pleno. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones del Pleno. Nº de certificaciones del Pleno / nº sesiones del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación de la grabación de vídeo en la web. Tiempo medio en comunicar todas las certificaciones desde la celebración de la sesión del Pleno. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta anexar el acta en el expediente de reunión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta el cierre del expediente de reunión. Nº de días que se tarda en recoger las firmas



61

U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR

PLENOSERVICIOS JURÍDICOS*

SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES*Sv. TRADUCCIONES/ U. PUBLICACIONES

Ejecutar los acuerdos de la

Mesa

Ejecutar los acuerdos de la

Mesa

Tramitar los expedientes

Traducir la documentación /

iniciativas

Enviar la documentación / iniciativas a traducir

Celebración de la sesión

del Pleno

Elaborar el acta de la sesión del Pleno

Recibir la grabación externa de la sesión del Pleno1

Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de Sesiones (U. Publicaciones

Oficiales)

Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de Sesiones (U. Publicaciones

Oficiales)

Traducir el acta

Recoger firmas del Presidente y Secretario de la

Mesa

Abrir expediente de reunión del Pleno, e incluir la convocatoria

Enviar las certificaciones a

quien corresponda

Elaborar el índice del Pleno

Elaborar las certificaciones

Incluir el acta en el expediente de reunión del Pleno, y cerrar éste cuando

se publique el Diario de Sesiones


Ejecutar los acuerdos del Pleno

Enviar el orden del día aprobado

en la Junta de Portavoces

Elaborar el “tocho” del Pleno y distribuirlo a los grupos parlamentarios

Publicar en la web el vídeo de la sesión según

el índice del Pleno (D. Sistemas Información)


NOTA 1 La Sección de Mantenimiento archiva las cintas de las grabaciones del Pleno.

Recoger firmas


62

ENTRADAS

Iniciativas y documentación aprobada por la Mesa.

Acuerdo de fecha y orden del día entre el Presidente de la comisión y el letrado asignado.

ACTIVIDADES

Recibir y enviar documentación. Elaborar y enviar convocatoria. Actualizar la actividad semanal en la web con

la celebración de la reunión y el orden del día.

Elaborar el índice de la comisión y enviarlo a la D. Sistemas de Información para publicar en la web la grabación de vídeo.

Elaborar certificaciones. Recoger firmas. Enviar certificaciones. Ejecutar los acuerdos de la comisión. Tramitar expedientes de iniciativas. Elaborar y enviar el acta de la sesión de la

comisión. Tramitar expedientes de reunión de la

comisión.

SALIDAS

Documentación de la comisiónÍndice de la comisiónPublicación en la web del vídeo de la

sesión de la comisión según el índice de la comisión.

Certificaciones.Expedientes de iniciativas.Expedientes de reunión de la comisión.Convocatorias y actas de reuniones.

SUBPROCESO Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones. PROCESO Asistencia al Pleno y a las Comisiones.

OBJETOGestionar y asistir a la actividad parlamentaria asociada a las sesiones de Comisiones, facilitando el soporte personal, documental y técnico.

PROVEEDORES


CLIENTES

Publicación de documentos oficiales (Elaborar y difundir del Diario de Comisiones)




63

INDICADORES

Nº de sesiones de comisiones / año. Nº medio de iniciativas de comisiones / nº sesiones de comisiones. Nº de veces que se convocan las comisiones con retraso / nº sesiones de comisiones. Nº de acuerdos de Comisiones / nº sesiones de comisiones. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la sesión de una comisión. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones de comisiones. Nº de certificaciones de Comisiones/ nº sesiones de comisiones. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación de la grabación de vídeo en la web. Tiempo medio en comunicar todas las certificaciones desde la celebración de la sesión de una comisión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta anexar el acta en el expediente de reunión. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta el cierre del expediente de reunión.

SUBPROCESOGestionar el servicio de asistencia a las Comisiones.

PROCESO Asistencia al Pleno y a las Comisiones.


64


COMISIONESSERVICIOS JURÍDICOS*

SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES*Sv. TRADUCCIONES / U. PUBLICACIONES

Ejecutar los acuerdos de Mesa

Ejecutar los acuerdos de Mesa


Traducir la documentación /

iniciativas

Enviar la documentación / iniciativas a traducir

Celebración de la sesión de la

comisión

Elaborar el acta de la sesión de la comisión

Recibir la grabación externa de la sesión y archivarla hasta fin de la legislatura

Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de

Comisiones (U. Publicaciones Oficiales)

Elaborar (Plenos y comisiones) y Difundir del Diario de

Comisiones (U. Publicaciones Oficiales)

Traducir el actaRecoger firma del

Letrado asignado y enviarla por correo

electrónico al Gobierno y grupos

parlamentarios

Abrir expediente de reunión de la comisión, e incluir la convocatoria

Enviar las certificaciones a quien corresponda

Elaborar el índice de la comisión

Elaborar las certificaciones

Incluir el acta en el expediente de reunión de la Comisión, y cerrar éste cuando se

publique el Diario de Comisiones1


Ejecutar los acuerdos de la comisión

El presidente de la comisión y el letrado asignado

acuerdan fecha y orden del día de la sesión

Publicar en la web el vídeo de la sesión según el

índice de la comisión (D. Sistemas Información)

Enviar correo electrónico a los grupos parlamentarios con la documentación o el enlace a la ubicación en la web de la misma.

Elaborar convocatoria con el orden del díaTraducir

convocatoria

Enviar la convocatoria al Gobierno Vasco y grupos

parlamentarios, e incluirla en la actividad

semanal en al web

SUBPROCESO Gestionar el servicio de asistencia a las Comisiones. PROCESO Asistencia al Pleno y a las Comisiones.

NOTA 1 Una vez aprobada el acta en la sesión siguiente de la Comisión, se envía al Presidente y Secretario de la misma para que la firmen electrónicamente, y luego se incluye en el expediente de reunión sustituyendo a la existente.

Recoger firmas


65

SUBPROCESOControlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones.


OBJETO Gestión y archivo de los expedientes de Pleno y Comisiones poniéndolos disponibles para su consulta y tratamiento.

ENTRADAS

Acuerdos de la Mesa.Actas de las sesiones de Pleno y

Comisiones.

ACTIVIDADES

Recibir la documentación. Abrir expedientes. Archivar la documentación en carpetas y

cajas, separando expedientes en curso y expedientes cerrados.

Tramitar expedientes. Actualizar el historial de los expedientes. Modificar listados de expedientes en

curso y expedientes cerrados.

SALIDAS

Expedientes actualizados en el sistema informático y en archivo físico.

PROVEEDORES


CLIENTES



INDICADORES

Nº de expedientes abiertos en la Sección de Plenos y Comisiones / mes. Nº de expedientes en curso al terminar el mes. Nº de expedientes cerrados al terminar le mes. Nº de modificaciones del historial de los expedientes / mes. Nº medio de modificaciones del historial de un expediente.


66

SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES*

Abrir una carpeta con la documentación del expediente

Imprimir el historial del expediente, y ponerlo como


Ejecutar los Acuerdos de la Mesa

Ejecutar los Acuerdos de la Mesa

Archivar en la caja de expedientes en curso.

¿Expediente cerrado?






Archivar en la caja de expedientes cerrados

NO

SI

Actualizar la lista de expedientes en curso

Actualizar la lista de expedientes cerrados

SUBPROCESOControlar y archivar los expedientes de Pleno y Comisiones.


Actas de las sesiones de Plenos y Comisiones

Abrir expedientes1

NOTA 1 En general, la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor es la responsable de abrir los expedientes, excepto cierto tipo de expedientes que se abren en la Sección de Plenos y Comisiones, como por ejemplo las solicitudes de comparecencia a petición de grupo, solicitudes de comparecencia a petición de comisión, asuntos no relacionados con iniciativas parlamentarias y otros escritos.


67


ENTRADAS

Documentación sujeta a publicación en el Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

ACTIVIDADES

Recibir documentación. Preparar documentos y enviar a traducción. Componer el Boletín según acuerdos de

Mesa y Pleno. Vincular y Publicar en la web el Boletín

Oficial. Comunicar la publicación. Distribuir copias del Boletín Oficial. Trocear el Boletín Oficial y alimentar la base

de datos. Archivar los textos.

SALIDAS

Boletín Oficial del Parlamento Vasco en papel y en la web.

Documentos a publicar en el BOPV

SUBPROCESOElaborar y Difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

PROCESO Publicación de documentos oficiales

OBJETO Elaborar y difundir el Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

PROVEEDORES


CLIENTES



INDICADORES

Nº de Boletines publicados/ mes Nº medio de asuntos incluidos en cada Boletín Nº medio de páginas en cada Boletín Tiempo medio empleado en la corrección y traducción de un Boletín Nº de copias en papel enviadas por cada Boletín Nº de iniciativas enviadas fuera del Plazo para su publicación/ Nº de iniciativas totales Nº de Boletines publicados con retrasos/ Nº de Boletines publicados Tiempo medio transcurrido desde que se publica el Boletín hasta que se actualiza la base de datos del mismo

68

U. SECRETARÍA LETRADO MAYOR / Sc

PLENOS Y COMISIONESUNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES* SERVICIO DE TRADUCCIONES


Ejecutar los acuerdos de la Mesa

Ejecutar los acuerdos de la Mesa

Enviar la documentación1 en papel y en formato

electrónico

Recibir la documentación sujeta a publicación

Preparar documentos y enviarlos al Sv Traducciones

Recibir la documentación en

papel y vía mail

Corregir el original

Distribuir a traductores

Corregir los textos

traducidos

Recibir los textos traducidos vía

mail y el original en papel

Recibir los acuerdos de Mesa y Pleno

Elaborar un documento por cada iniciativa a doble

columna (bilingüe) en el programa de publicación

Enviar el mail comunicando publicación

Enviar el Boletín a U. Edición y Fotocopiado

Distribuir el Boletín

Archivar los textos

NOTA 1 Aunque la mayor parte de la documentación procede de la Unidad de Secretaría del Letrado Mayor, algunos documentos son enviados por la Sección de Plenos y Comisiones: Acuerdos de Pleno, comparecencias en Comisión, etc

Añadir la relación de iniciativas en curso

Elaborar índice

Recibir la copia en papel, y revisar /

modificar

Enviar el índice a U. Secretaría del Letrado

Mayor, y el texto completo a la Sc Plenos

y Comisiones

Vincular el documento e introducirlo en la web

A



Componer el Boletín

Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado

Continúa en pág siguiente

Trocear el Boletín, y alimentar la base de datos

B

Enmaquetar el Boletín

Enviar a Gobierno los acuerdos a publicar

en el BOPV

69


UNIDAD DE PUBLICACIONES*UNIDAD DE EDICIÓN Y

FOTOCOPIADOSERVICIO DE TRADUCCIONES


¿Proyecto de Ley?

Enviar la documentación del

Gobierno / Ararteko1

Preparar en el programa de publicación

Recibir la copia en papel del

Proyecto de Ley

Corregir la copia en papel en

castellano y Euskera

Introducir modificaciones

NO

SI

Elaborar un documento con el

decreto y el índice y enviar a la U. Edición

y Fotocopiado

NOTA 1 Proyectos de Ley, y otros documentos: planes, informes, etc, que están en bilingüe y normalmente encuadernados.

Limpiar el documento (cabeceras, pies, etc),

dar forma, añadir encabezado y pie, etc.

B

AEnviar copia en papel de la Publicación del Proyecto de

Leyal Sv. Traducciones

Formular propuesta de modificación del proyecto de ley en Castellano y Euskera



Continúa en pág anteriorBA

70

ENTRADAS

Relación de asuntos concluidos.

ACTIVIDADES

Extraer la relación de asuntos concluidos de la base de datos.

Elaborar y dar forma al documento. Vincular y publicar en la web. Comunicar la publicación. SALIDAS

Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco en la web.

SUBPROCESOElaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

PROCESOElaboración y difusión de las Publicaciones Oficiales del Parlamento Vasco.

OBJETO Elaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

NOTA Todas las actividades son realizadas de forma secuencial por la Unidad de Publicaciones Oficiales.

PROVEEDORES

Asistencia a Plenos y Comisiones (Controlar y Archivar los Expedientes de Plenos y Comisiones)

CLIENTES



INDICADORES

Nº de Suplementos del Boletín publicados / año. Nº de asuntos concluidos / mes.


71

SUBPROCESOElaborar y difundir el Suplemento del Boletín Oficial del Parlamento Vasco.

PROCESOElaboración y difusión de las Publicaciones Oficiales del Parlamento Vasco.

UNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES*

Elaborar y dar forma al documento

Elaborar índice y vicularlo al documento

Publicar en la Web

Comunicar la publicación

Extraer la relación de asuntos concluidos de la

base de datos


72

ENTRADAS

Grabación de las sesiones del Pleno.

ACTIVIDADES

Transcribir la grabación de las sesiones del Pleno.

Corregir la transcripción. Publicar en la web la transcripción original

corregida. Enviar la transcripción corregida a

traducción externa. Recibir y corregir la traducción externa. Dar forma a los documentos y componer el

Diario de Sesiones. Vincular y Publicar en la web el Diario de

Sesiones definitivo. Comunicar la publicación del Diario de

Sesiones definitivo. Distribuir las copias del Diario de Sesiones. Trocear el Diario de Sesiones y alimentar la

base de datos. Archivar los textos.

SALIDAS

Diario de Sesiones en papel y en la web.

SUBPROCESO Elaborar y Difundir el Diario de Sesiones. PROCESO Publicación de documentos oficiales

OBJETO Elaborar y difundir el Diario de Sesiones.

PROVEEDORES

Asistencia a Pleno y a las comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia al Pleno)

CLIENTES




73

INDICADORES

Nº de sesiones del Pleno / mes. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación de la transcripción original corregida en la web. Tiempo medio empleado en la corrección de la transcripción de una sesión del Pleno. Tiempo medio empleado en la traducción externa de una sesión del Pleno. Tiempo medio empleado en la corrección de la traducción de una sesión del Pleno. Tiempo medio trascurrido desde la celebración de la sesión del Pleno hasta la publicación del Diario de Sesiones en la web. Tiempo medio trascurrido desde la publicación del Diario de Sesiones hasta que está actualizada la base de datos del mismo. Nº de Diarios de Sesiones publicados con retraso superior a un mes de su celebración / nº de sesiones del Pleno. Nº de Diarios de Sesiones pendientes de publicar al terminar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº de Diarios de Sesiones pendientes de publicar al comenzar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº medio de páginas de un Diario de Sesiones. Nº de copias en papel enviadas de cada Diario de Sesiones.

SUBPROCESO Elaborar y difundir el Diario de Sesiones. PROCESO Publicación de documentos oficiales


74

Sc DE PLENOS Y COMISIONES

UNIDAD DE PUBLICACIONES OFICIALES* SERVICIO DE TRADUCCIONES

Transcribir las grabaciones de las sesiones del Pleno

Corregir la transcripción (castellano y euskera)

Elaborar un único documento con las transcripciones de una

sesión del Pleno

Remitir el texto a traductores externos

Recibir la traducción externa

Revisar la traducción, elaborar el índice y enviar a

publicaciones

Recibir el texto original y la traducción

Componer el Diario de Sesiones definitivo

Enviar el Diario de Sesiones a U. Edición

y Fotocopiado

Distribuir el Diario de Sesiones

Enviar el mail comunicando publicación

Devolver la copia en papel, y revisar /

modificar

Solicitar copias a U. Edición y Fotocopiado

Vincular el Diario de Sesiones y sustituir en la web el Diario Provisional por el Definitivo

SUBPROCESO Elaborar y difundir el Diario de Sesiones. PROCESO Publicación de documentos oficiales

Recibir las transcripciones en formato electrónico

Trocear el Diario de Sesiones, y alimentar la base de datos

Archivar los textos


Recibir la Transcripción corregida

Publicar en la Web el Diario de Sesiones

provisional

75

ENTRADAS

Grabación de las sesiones de las Comisiones.

ACTIVIDADES

Transcribir la grabación de las sesiones de comisiones.

Publicar en la web la transcripción sin corregir.

Corregir la transcripción. Recibir la transcripción corregida. Publicar en la web el Diario de

Comisiones, sustituyendo la transcripción sin corregir.

Comunicar la publicación. Distribuir las copias del Diario de

Comisiones. Trocear el Diario de Comisiones y

alimentar la base de datos.

SALIDAS

Diario de Comisiones en papel y en la web.

SUBPROCESO Elaborar y difundir el Diario de Comisiones. PROCESO Publicación de documentos oficiales

OBJETO Publicar el Diario de Comisiones haciendo accesible la transcripción de las sesiones de las distintas comisiones.

NOTA Todas las actividades son realizadas de forma secuencial por la Sección de Plenos y Comisiones, excepto la corrección de la transcripción que la realiza el Servicio de Traducciones.

PROVEEDORES

Asistencia a Pleno y a las comisiones (Gestionar el Servicio de Asistencia a las comisiones)

CLIENTES




76

INDICADORES

Nº de sesiones de comisiones / año. Tiempo medio transcurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación de la transcripción sin corregir en la

web. Tiempo medio empleado en la corrección de una sesión de una comisión. Tiempo medio trascurrido desde la celebración de la sesión de una comisión hasta la publicación del Diario de Comisiones en la web. Tiempo medio trascurrido desde la publicación del Diario de Comisiones hasta que está actualizada la base de datos del mismo. Nº de Diarios de Comisiones publicados con retraso superior a un mes de su celebración / nº de sesiones de comisiones. Nº de Diarios de Comisiones pendientes de publicar al terminar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº de Diarios de Comisiones pendientes de publicar al comenzar cada uno de los dos períodos de sesiones. Nº medio de páginas de un Diario de Comisiones. Nº de copias en papel enviadas de cada Diario de Comisiones.



77

MANTENIMIENTO Sc DE PLENOS Y COMISIONES* SERVICIO DE TRADUCCIONES


Grabaciones de las

sesiones de comisiones

Transcribir la grabación de las sesiones de Comisiones

Publicar en la web la transcripción sin corregir

Corregir la transcripción

Publicar en la web el Diario de Comisiones, sustituyendo la transcripción sin corregir.

Comunicar la Publicación Distribuir las copias del diario de Comisiones

Trocear el Diario de Comisiones, y alimentar la base de datos

Archivar los textos

Recibir la transcripción

corregida


78


ENTRADAS

Recepción de peticiones de información.

ACTIVIDADES

Recibir la petición. Buscar información. Contestar verbalmente o preparar

documentación y enviarla.

SALIDAS

Contestación a la petición.Documentación.

SUBPROCESO PROCESO Gestión de peticiones de información parlamentaria.

OBJETOInformar, aclarar dudas y facilitar documentación en relación a la actividad parlamentaria a los Parlamentarios, Grupos Parlamentarios y Gobierno Vasco.

PROVEEDORES

ParlamentariosGrupos parlamentariosGobierno VascoAdministración interna

CLIENTES



INDICADORES

Nº de peticiones de información parlamentaria / mes. Tipología de peticiones??? Porcentaje de peticiones solucionadas en el momento. Porcentaje de respuestas necesitan respuesta oral posterior. Porcentaje de respuestas por escrito. Porcentaje de respuestas que se pueden resolver en la web del Parlamento Vasco. Nº de consultas realizadas a otros servicios para solucionarlas. Nº de consultas que necesitan acudir al Servicio de Archivo y Publicaciones no oficiales.

79

VARIOS1 SECCIÓN DE PLENOS Y COMISIONES*SERVICIO DE ARCHIVO Y

PUBLICACIONES NO OFICIALES

Solicitar información

Tomar los datosRecibir la petición

NOTA 1 Parlamentarios, Grupos parlamentarios, Gobierno Vasco, Administración interna.

¿Información de legislatura en curso?

Buscar información

Contestar verbalmente

¿Asesoramiento verbal?

SI

NO

NOSI

SUBPROCESO PROCESO Gestión de peticiones de información parlamentaria.

Consultar y pedir al Servicio de Archivo y

Publicaciones no Oficiales

Buscar y proporcionar información

Preparar y enviar la documentación


80


ENTRADAS

Documentación enviada a la Junta Electoral.

ACTIVIDADES

Registrar informáticamente la documentación.

Elaborar orden del día y convocatoria. Clasificar la documentación según orden

del registro de entrada. Enviar la documentación a los miembros

de la Junta Electoral. Ejecutar los acuerdos. Registrar la salida de documentación y

archivarla.

SALIDAS

Documentación asociada a la Junta Electoral.

Acuerdos de la Junta Electoral.

SUBPROCESO PROCESO Asistencia a la Junta Electoral.

OBJETO Gestionar y asistir a la actividad de la Junta Electoral facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario.

NOTA La sede de la Junta Electoral es el Parlamento Vasco y el Secretario de la misma es el Letrado Mayor, por lo que todas las actividades asociadas a la asistencia a la Junta Electoral son realizadas por la Secretaría del Letrado Mayor.

PROVEEDORES

?

CLIENTES



INDICADORES

Nº de reuniones en período electoral. Nº medio de documentos presentados por cada reunión. Nº de acuerdos de la Junta Electoral por cada reunión. Tiempo medio en comunicar todos los acuerdos desde la celebración de la reunión de la Junta Electoral. Nº de errores cometidos en la comunicación de los acuerdos / nº sesiones del Pleno.

81


SECRETARIA DEL LETRADO MAYOR*

SUBPROCESO PROCESO Asistencia a la Junta Electoral.

Elaborar orden del día y convocatoriaRegistrar la documentación

Clasificar la documentación 1

NOTA 1 Según orden del Registro de Entrada

Ejecutar acuerdos

Enviar documentación a los miembros de la junta

electoral

Archivar la documentaciónRegistrar la salida de la

documentación

82

Asistencia a la Comisión Arbitral

ENTRADAS

Documentación enviada a la comisión Arbitral.

ACTIVIDADES

Registrar en el libro correspondiente la entrada y salida de documentación.

Enviar por fax la documentación recibida a la Secretaria de la Comisión Arbitral.

Preparar y coordinar con la Unidad de de Protocolo, Prensa y Servicios Auxiliares y la Sección de Coordinación de Seguridad la celebración de las reuniones: sala, accesos al parlamento, etc.

Proporcionar la documentación que soliciten durante las reuniones.

SALIDAS

Documentación asociada a la Comisión Arbitral.

SUBPROCESO PROCESO Asistencia a la Comisión Arbitral.

OBJETO Gestionar y asistir la actividad de la Comisión Arbitral facilitando el soporte personal, documental y técnico necesario.

NOTA La sede de la Comisión Arbitral es el Parlamento Vasco, por lo que todas las actividades asociadas a la asistencia a la misma son realizadas por la Secretaría del Letrado Mayor.

PROVEEDORES

Gobierno LocalGobierno provincialGobierno autonómico

CLIENTES

Secretaría de la comisión arbitral



INDICADORES

Nº de reuniones / año. Nº medio de documentos presentados por cada reunión. Tiempo empleado en asuntos relacionados con la Junta Arbitral.

C2. Servicios Jurídicos

84

Inventario de procesos de Servicios Jurídicos

Elaborar informes jurídicos Asistencia legal

El proceso de Servicios Jurídicos engloba todas las actividades asociadas al asesoramiento juridico y técnico a la Junta, los Plenos y Comisiones , así como representar y defender legalmente el Parlamento Vasco ante terceros.

Asesoría JurídicaAsesoría Jurídica

Representación ProcesalRepresentación Procesal

85

ENTRADAS

Iniciativa que da lugar a la solicitud de informe.

Documentación que aporta la Dirección de Estudios.

ACTIVIDADES

Asignar informe a letrados Elaborar el informe Aprobar informe Enviar informe al solicitante Archivar copia, integrar en el expediente y

remisión a la web.SALIDAS

Informe elaborado

SUBPROCESO PROCESO Elaborar informes jurídicos

OBJETO Elaborar los informes jurídicos que soliciten los órganos parlamentarios.


FECHA 02/07/04

PROVEEDORES

Órganos Parlamentarios

CLIENTES

Órganos ParlamentariosEstudiosPlenos y Comisiones

RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable de Archivo

INDICADORES

Elaborar informes jurídicos

DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

Normas de la presidencia del Parlamento sobre la forma de presentación de informes jurídicos ante los órganos de la Cámara

86

ORGANOS PARLAMENTARIOS LETRADO MAYOR SERVICIOS JURÍDICOS

SUBPROCESO PROCESO Elaborar informes jurídicos

Elaborar informes jurídicos

Asignar informe a letrado

Elaborar informe

Aprobar informe

Archivar

copia del

informe

Informe Original al Solicitante

Remisión a pagina web

Solicitar el Informe

87

ENTRADAS

Iniciativa que da lugar a la solicitud de informe

ACTIVIDADES

SALIDAS

Informe elaborado

SUBPROCESO Asesoría Jurídica PROCESO Asistencia Legal

OBJETO Proporcionar asistencia jurídica a los distintos órganos parlamentarios


FECHA 02/07/04

PROVEEDORES


CLIENTES



INDICADORES

Asistencia Legal

NOTA Por la Casuística de este subproceso y por la falta de evidencias no es posible diagramarlo.

88

ENTRADAS

Documentación relacionada con el asuntoDocumentación de Estudios

ACTIVIDADES

Personamiento Procesal Designar representante de Servicios Jurídicos

del recurso Tramitar el Recurso ante los tribunales Informar a la Mesa Asesorar

SALIDAS

Escritos forensesAsesoramiento prestado

SUBPROCESO Representación Procesal PROCESO Asistencia Legal

OBJETO Defender ante los tribunales al Parlamento Vasco y a los órganos parlamentarios

PROVEEDORES


CLIENTES




INDICADORES

Asistencia Legal

89

MESA SERVICIOS JURÍDICOS

SUBPROCESO Representación Procesal PROCESO Asistencia Legal

Asistencia Legal

Personamiento Procesal

Designación Representante1 Acudir a Tribunales

NOTA 1 La mesa delega en el Presidente la Designación del Representante y para ello, éste consulta al Letrado Mayor

Documentación relacionada con

el Recurso

Dar cuenta de actuaciones

C3. Estudios

91

Inventario de procesos de Estudios

Gestión Física de la Colección de la Biblioteca

Gestión del Archivo General

El proceso de Estudios engloba todas las actividades asociadas a dar servicio al Cliente Interno y Externo, además de organizar, gestionar, custodiar, inventariar y catalogar la base documental del Parlamento Vasco

Acceso al documentoAcceso al documento

InformaciónInformación

Gestión de la Colección Legislativa

Gestión de la Colección Legislativa

Servicios al UsuarioPublicación de

documentos no oficiales

92


ENTRADAS

Documentación generada durante la legislatura

ACTIVIDADES

Recepcionar la documentación Registrar la documentación Archivar la documentación

SALIDAS

Documentación Archivada.

SUBPROCESO PROCESO Gestión de Archivo General

OBJETO Gestionar, Archivar y Custodiar la documentación parlamentaria generada durante las legislaturas


FECHA 16/09/04

PROVEEDORES

Registro GeneralSección de Plenos y ComisionesTodas las Direcciones

CLIENTES

RESPONSABLE DEL PROCESO Responsable de Archivo

INDICADORES

93


Registrar la documentación

SUBPROCESO PROCESO Gestión del Archivo General

ArchivarRecepcionar la documentación

Documentación

generada durante

la legislatura

Intervención de la Información Parlamentaria

y Administrativa

PLENOS Y COMISIONES INFORMATICA

SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES

94

Gestión Física de la Colección de Biblioteca

ENTRADAS

Necesidad de adquirir e incorporar nuevo material bibliográfico

ACTIVIDADES

Seleccionar el Material Bibliográfico Comprobar los materiales seleccionados Comprar Registrar en CATALOGO Poner a disposición del Usuario SALIDAS

Factura de proveedoresMaterial bibliográfico

SUBPROCESO PROCESO Gestión Física de la Colección de Biblioteca

OBJETO Adquirir y organizar el material documental de la biblioteca de la Administración del Parlamento Vasco

PROVEEDORES

LibreríasGobierno VascoDonaciones

CLIENTES

Todos los clientes internos y externos que soliciten la lectura de colecciones de biblioteca


FECHA 16/09/04RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Biblioteca

INDICADORES

95

SERVICIO DE BIBLIOTECA

SUBPROCESO PROCESO Gestión Física de la Colección de Biblioteca.

Seleccionar el material bibliográfico

(Monografías y Revistas)

Comprobar los materiales seleccionados en el

CATALOGO y en la BASE DE DATOS DE PEDIDOS


Gestión de Compras en Biblioteca

Gestión de Compras en Biblioteca

Sellar, Poner nº registro y nº

ejemplar en la monografía

Registrar los datos bibliográficos mínimos en

CATÁLOGO

Sellar la Revista

Sellar y registrar la entrada del

boletín

Registrar en CATÁLOGO (modulo de

Gestión)

A

B

Suscripción a

Publicaciones

Oficiales

Fotocopiar índices de los

boletines

Pasar copias a Documentación

Archivar1

Sellar y registrar la entrada del CD

Comprobar los CD y Expurgar el

papel

1 Los boletines del gobierno se mantienen 1 año antes de archivo en depósito y los de Parlamentos se bajan a archivo periódicamente.

C


96

SERVICIO DE BIBLIOTECA

SUBPROCESO PROCESO Gestión Física de la Colección de Biblioteca.

Poner la Signatura al libro y colocar el

tejuelo

Poner a disposición del Usuario

Poner a disposición de Usuario en Sala

Encuadernar anualmente los

números de cada revista

Archivar


A

B

Catalogar el Libro- Descripción bibliográfica- Análisis del Contenido

Expurgar

Mantener el fondo histórico

C

Archivar en

Depósito Registrar en CATÁLOGO

Continúa en pág anteriorA B C

97

Servicios al Usuario

ENTRADAS

Solicitud de informaciónInicio de un proyecto de LeyPetición de una comisión o ponencia

ACTIVIDADES

Analizar la Solicitud de Petición de Información

Canalizar la información Seleccionar la fuente y determinar los

criterios de búsqueda Realizar la búsqueda Elaborar el informe SALIDAS

Información Facilitada:- Documentación referenciada: listados o bibliografías elaboradas, Links a Internet, listados de legislación jurisprudencia- Documentos que contengan la Información requerida- Textos seleccionados- Posibles Estudios

SUBPROCESO Información (Bibliografía y Documentación) PROCESO Servicios al Usuario

OBJETO Proporcionar al usuario información requerida, y necesaria para la realización de sus tareas o de la elaboración de sus trabajos.

PROVEEDORES

Administración internaParlamentariosGrupos parlamentariosAquellas personas y organismos que

necesiten información

CLIENTES


necesiten información



INDICADORES

98

USUARIOSERVICIO DE BIBLIOTECA/SERVICIO DE DOCUMENTACIÓN/ SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO

OFICIALES

SUBPROCESO Información PROCESO Servicios al Usuario

Canalizar información según el tipo


Solicitud de

información 1

Analizar la solicitud:- Determinar el tipo- Identificar el asunto

Seleccionar Fuente de

información a utilizar

Determinar criterios de búsqueda

Realizar la búsqueda

Elaborar el informe u obtener

el documento

Entregar el

informe o

documentación al

usuario

Publicar

en la Web 2

1 Puede ser presencial, telefónica o vía mail2 Únicamente para el caso de los dosieres y las Notas documentales

Petición de

comisiones o

ponencias/ Inicio de

Proyecto de Ley

99

ENTRADAS

Solicitud de documentos:- Préstamo de una obra- Reproducción de parte de un documento

ACTIVIDADES

Ver diagrama de flujo adjunto

SALIDAS

Documento solicitado:-Documentación original- Copia del documento

SUBPROCESO Acceso al documento PROCESO Servicios al Usuario

OBJETO Proporcionar al usuario el material bibliográfico o documentos que necesite.

PROVEEDORES

Todas las personas que soliciten material bibliográfico.

CLIENTES


necesiten material bibliográfico propio o externo




INDICADORES

Circulación: Uso de la Colección Solicitudes no cubiertas por el fondo bibliográfico

100

USUARIO SERVICIO DE BIBLIOTECA

SUBPROCESO Acceso al documento PROCESO Servicios al Usuario

¿Está en CATALOGO?

Tramitar solicitud del documento

Recepcionar el documento

SI

NO

Solicitud de

información

Localizar el documento

Realizar copias

Cobrar copias 1 Entregar a

usuario

Entregar el documento

para consulta en Sala

Prestar el documento

Recepcionar el documento

Localizar la obra

Entregar para consulta al

usuario

PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

FUENTES ELECTRÓNICAS

Imprimir el documento

Entregar a

usuario

Colocar el

documento

en el

estante

Devolver el

libro a la

biblioteca

originaria


1 Cuando sea necesario

101

ENTRADAS

Ley NuevaBOE/ BOPV (Desarrollo de Ley,

modificaciones de decretos de desarrollo, recursos inconstitucionales...)

ACTIVIDADES

Recepcionar los textos Formatear el documento Enviar a sistemas para su publicación en la

web

SALIDAS

Documentación publicada en la Web

SUBPROCESO Gestión de la Colección Legislativa PROCESO Servicios al Usuario

OBJETO Poner a disposición del Usuario la colección legislativa del Parlamento Vasco

PROVEEDORES

Parlamentos

CLIENTES

Usuarios de la Web




INDICADORES

102

PLENOS Y COMISIONES SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALESDIRECCIÓN DE SITEMAS

DE INFORMACIÓN

SUBPROCESO Gestión de la Colección Legislativa PROCESO Servicios al Usuario

Recepcionar los textos

Análisis de modificaciones de la ley actual


Ley Nueva o

modificaciones

Formatear el documento

Enviar el texto para intruducir en

la web

Introducir el

texto en la

web

103

ENTRADAS

Acuerdo de Mesa

ACTIVIDADES

Recepcionar textos Revisar y corregir Componer Realizar propuesta de adjudicación a mesa Recepcionar los libros, revisar y corregir Distribuir

SALIDAS

Publicación no oficial

SUBPROCESO PROCESO Publicaciones no oficiales

OBJETO Elaborar, publicar y distribuir la publicaciones no oficiales del Parlamento Vasco.




Publicaciones no oficiales

INDICADORES

104

SERVICIO DE ARCHIVO Y PUBLICACIONES NO OFICIALES MESA

SUBPROCESO Publicaciones no oficiales PROCESO Servicios al Usuario

Recepcionar los

textos

Revisar y Corregir los

textos

Componer y Formatear los

textos

Pedir presupuestos a

imprentas

Realizar la propuesta de adjudicación

Ejecutar los acuerdos de

mesa

Distribuir los textos


Solicitud de

Publicación no

oficial

Revisar y corregir

Recepcionar los libros de imprenta

3. Procesos Apoyo

A1. Gestión Económico Financiera

107

Inventario de procesos de Gestión Económico-Financiera

Gestión presupuestaria Gestión Contable

El proceso de Gestión Económico Financiera engloba la gestión de toda la actividad económica y presupuestaria, así como el pago de facturas que se genera por la actividad del Parlamento Vasco.

Contabilidad de gastosContabilidad de gastos

Fiscalización del GastoFiscalización del Gasto

Elaboración y aprobación del presupuestoElaboración y aprobación del presupuesto

Liquidación del PresupuestoLiquidación del Presupuesto

108

Gestión Presupuestaria

ENTRADAS

Escrito a los directores requiriendo propuestas presupuestarias

ACTIVIDADES

Comunicar a las Direcciones. Elaborar propuestas presupuestarias Entregar propuestas presupuestarias Elaborar el proyecto de presupuesto Elevar y Exponer el proyecto de presupuesto

a la Mesa Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto

de presupuesto para su aprobación definitiva

SALIDAS

Presupuesto aprobado

SUBPROCESO Elaboración y aprobación del presupuesto PROCESO Gestión presupuestaria

OBJETO Preparar la información necesaria para la elaboración y aprobación del proyecto de presupuesto

CODIGO A111EDICIÓN 1

FECHA 18/02/05

PROVEEDORES

Intervención GeneralMesa (Directrices)

CLIENTES

Direcciones

RESPONSABLE DEL PROCESO Mesa

INDICADORES

Cumplimiento del presupuesto aprobado Cumplimiento del Reglamento de la cámara Eficacia, transparencia y justificación de los presupuestos departamentales

109

INTERVENCIÓN GENERAL DIRECCIONES MESA

Comunicar directrices a las Direcciones

SUBPROCESO Elaboración y aprobación del presupuesto PROCESO Gestión Presupuestaria


Elaborar propuestas presupuestarias

Entregar las propuestas presupuestarias

Elaborar el proyecto de presupuesto

Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de

presupuesto

Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa,

Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva

Elevar y Exponer proyecto de presupuesto a la Mesa

110


ENTRADAS

Informe, petición o VºBº

ACTIVIDADES

Enviar informe o solicitud a intervención. Incorporar el presupuesto correspondiente si

procede Elaborar Informe que confirme la existencia

o no de consignación presupuestaria suficiente para aceptar el compromiso económico.

Indicar la forma de adjudicación mas idónea (compra directa, concurso, petición de ofertas...).

Asumir y ordenar gasto

SALIDAS

Presupuesto ajustadoAcuerdo de mesaInforme y propuesta de adjudicaciónFacturas de trabajos realizados

SUBPROCESO Fiscalización del Gasto PROCESO Gestión presupuestaria

OBJETO Gestionar la información necesaria para el desarrollo del presupuesto y la fiscalización correspondiente del gasto


FECHA 18/02/05

PROVEEDORES

Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios Mesa (Directrices)

CLIENTES

Administración Parlamentaria Grupos Parlamentarios Mesa

RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General

INDICADORES

111

DIRECIONES/COMISIONES INTERVENCIÓN GENERAL MESA

Enviar informe o solicitud

SUBPROCESO Fiscalización del Gasto PROCESO Gestión Presupuestaria


Incorporar el presupuesto correspondiente si

procede

Elaborar informe a favor o en contra en función de la

existencia o no de consignación

presupuestaria

Aprobar gasto

Ordenar y asumir gasto1

Indicar la forma de adjudicación más idónea (Compra Directa, petición

ofertas, concurso...)

NOTA 1 Esta actividad en el caso de nominas, seguros sociales y liquidación de impuestos nace en el momento de la

aprobación del presupuesto

112

SUBPROCESO Liquidación del Presupuesto PROCESO Gestión Presupuestaria

OBJETO Preparar la información necesaria para la liquidación y cierre del Ejercicio presupuestario


FECHA 18/02/05RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General


ENTRADAS

Datos contables, acuerdos de Mesa, etc.

ACTIVIDADES

Proceder al cierre de las partidas presupuestarias

Elevar y Exponer proyecto de liquidación de presupuesto a la Mesa

Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de liquidación del presupuesto

Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa, Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva

SALIDAS

Liquidación aprobada

PROVEEDORES

Parlamento

CLIENTES

Parlamento

INDICADORES

113

SUBPROCESO Liquidación del Presupuesto PROCESO Gestión contable


INTERVENCIÓN GENERAL MESA

Aprobar y Elevar a la Comisión el proyecto de

liquidación del presupuesto

Informar a la Comisión de Urgencia Legislativa,

Reglamento y Gobierno para aprobación definitiva

Proceder al cierre de las partidas presupuestarias

Exponer proyecto de liquidación de presupuesto

a la Mesa

114

Gestión Contable

ENTRADAS

Factura Nómina, Impuestos, Seguros Sociales....

ACTIVIDADES

Recepcionar y Revisar la factura Contabilizar el gasto (Fiscalización) Presentar a la Mesa para la autorización del

gasto y aprobación del pago Efectuar y contabilizar el pago

SUBPROCESO Contabilidad de gastos PROCESO Gestión Contable

OBJETO Llevar a cabo la correcta contabilidad del Gasto y el Pago correspondiente a los proveedores


FECHA 18/02/05

PROVEEDORES

Proveedores de materias primas y servicios

ParlamentariosFuncionariosComparecientesInstitucionesComisiones

RESPONSABLE DEL PROCESO Interventor General

INDICADORES

CLIENTES

Proveedores de materias primas y servicios

ParlamentariosFuncionariosComparecientesInstitucionesComisiones

SALIDAS

Pago realizado Contabilización del Pago

115

INTERVENCIÓN GENERAL MESA

SUBPROCESO Contabilidad de gastos PROCESO Gestión contable.

Gestión Contable

Autorizar el gastoPresentar a Mesa para la autorización del gasto y la aprobación del pago

Contabilizar el gasto (Fiscalización)

Recepcionar y Revisar la factura

Efectuar y Contabilizar el Pago

Aprobar el pago

A2. Gestión de RRHH

117

Inventario de procesos de Gestión de Recursos Humanos

Administración de Personas

Selección y Contratación

de Personal

El proceso de Gestión de Recursos Humanos engloba la ejecución de todos los trabajos administrativos relacionados con el personal de la Administración del Parlamento Vasco y Parlamentarios, desde la contratación hasta el término de la relación laboral, con todos los procesos intermedios de nóminas, seguros, dietas, acreditaciones etc.

Gestión de FormaciónGestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos

Laborales

Confección de NominasConfección de Nominas

Control HorarioControl HorarioRegistro de Personal

Registro de Personal

Plan de acogidaPlan de acogida

Indemnizaciones por razón de servicio

Indemnizaciones por razón de servicio

Coordinación de las Revisiones Médicas (parlamentarios y

funcionarios)

Coordinación de las Revisiones Médicas (parlamentarios y

funcionarios)

118

ENTRADAS

Revisión de Relación de puestos de trabajo y necesidades de Direcciones

Informe de la Dirección al que se adscribe un puesto

ACTIVIDADES

Selección de FUNCIONARIOS DE CARRERA, bien a través de turno libre o de promoción interna.

Selección de FUNCIONARIOS INTERINOS.

Contratación de PERSONAL LABORAL TEMPORAL.

SALIDAS

Apertura/ Revisión de expediente en registro de personal

SUBPROCESO PROCESO Selección y Contratación de Personal

OBJETO Gestionar todas las actividades administrativas necesarias para la selección de personal


FECHA 06/07/05

PROVEEDORES

TraducciónAsesores externos: IVAP, Universidad, etc.Otras Administraciones como proveedoras de

candidatos (IVAP) Tribunal del proceso selectivo Dirección con vacante (perfil del candidato)

CLIENTES

Candidatos a las plazas Dirección en la que se genera la

vacante

RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH

INDICADORES

Medir la adecuación de la persona al puesto durante el periodo de prueba

Selección y Contratación de Personal

ELAO: Boletín Oficial del Parlamento Vasco

119

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS MESA PUBLICACIONES

SUBPROCESO PROCESO Selección y Contratación de FUNCIONARIOS DE CARRERA


Revisión de la RPT

Elaborar la OFERTA

PÚBLICA DE EMPLEO

Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE

EMPLEO

Publicar la OFERTA PÚBLICA DE

EMPLEO y la RPT en el BOPV y en el

ELAO 1

Elaborar las Bases cada proceso de selección en colaboración con las direcciones y la

Comisión de Personal

Aprobar las Bases

Publicar las Bases en el BOPV y en el ELAO

Elaborar las listas

provisionales de Admitidos

Aprobar las listas

provisionales de Admitidos

Publicar la lista en el ELAO

Elaborar las listas definitivas

y la composición del

Tribunal solicitando a la

Mesa la designación del

presidente

A

Continúa en pág siguienteNOTA 1 En el BOPV se publica la RPT y la oferta pública y en el ELAO únicamente la RPT

Publicar la lista en el tablón de anuncios y web

Realizar la convocatoria de constitución del

Tribunal

Aprobar las listas definitivas

y la composición del Tribunal con el

presidente

120

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

MESA PUBLICACIONES TRIBUNAL



A

Preparar los recursos necesarios (aulas, ordenadores, personal...)

Publicar la convocatoria

del 1er ejercicio en el ELAO

Remitir notificación personal de convocatoria de ejercicio y publicar

en Internet y tablón de anunciosPreparar las pruebas

Corregir las pruebas

Preparar la Resolución con los resultados de las pruebas de la fase oposición

Emitir la convocatoria del Tribunal para la fase de concurso

(en caso que exista)

Establecer el calendario de ejercicios

Cuantificar los méritos del Concurso


Dar VªBª y Emitir las resoluciones con los resultados del proceso selectivo, lista de

aprobados y la propuesta de nombramiento

B

Dar VºBº y emitir de la Resolución

Preparar las resoluciones con los resultados del proceso selectivo, lista de

aprobados y la propuesta de nombramiento

121





BEmitir informe a la MESA adjuntando la resolución

del TribunalRealizar acuerdo de Mesa aceptando la

propuesta del Tribunal y ordenando la publicación

en el ELAO

Señalar al opositor el Plazo para la entrega de la documentación

original o compulsada requerida en las bases de la convocatoria

Remitir a la Mesa el Informe del Director de Organización y RRHH

señalando la entrega de la documentación original

Realizar acuerdo de Mesa aceptando el informe y

ordenando la publicación en el Boletín de resolución

con plazo de toma de posesión

Nombramiento como funcionario

en prácticas

Nombramiento definitivo

Publicar las listas y la

propuesta de nombramiento



Plan de AcogidaPlan de Acogida

122



SUBPROCESO PROCESO Selección y Contratación Personal PROMOCIÓN INTERNA


Elaborar las bases con directores y la

comisión de personalAprobar las bases

Publicar las bases en el ELAO

Recepcionar las instancias

Elaborar las listas de admitidos

Aprobar las listas de admitidos

Realizar la convocatoria de composición del

Tribunal

Publicar la lista en el

BOParlamento, en el la Intranet y

Tablón de anuncios

Realizar el calendario de ejercicios

Realizar la resolución de las pruebas y el acta del Tribunal

Publicar la propuesta de nombramiento

Realizar un acuerdo de Mesa aceptando la propuesta del Tribunal y ordenando la

publicación en el ELAO

Revisión de la RPT

Elaborar la OFERTA

PÚBLICA DE EMPLEO

Aprobar la RPT y la OFERTA PÚBLICA DE EMPLEO

Enviar la convocatoria

Actualización del Registro de

Personal

Actualización del Registro de

Personal

123

DIRECCIÓN MESA ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS

SUBPROCESO PROCESO Selección y Contratación Personal INTERINO


Realizar un informe

solicitando la cobertura de una

vacante

Realizar un informe

solicitando autorización para iniciar el proceso de contratación

de personal1

NOTA 1 Utilizando listas de aprobados sin plaza en la última oposición convocada o bien utilizando los servicios de IVAP o LANGAI, en este último caso se propone la designación de una comisión de valoración

Aprobar el informe del Director de

Organización y RRHH



124

ENTRADAS

Acuerdo de mesa con nombramiento (funcionarios)/ Toma de posesión/ Firma del Contrato

Credencial de junta electoral (parlamentarios)Comunicación de incorporación de personal técnico

(Personal Eventual)

ACTIVIDADES

Realizar el alta en la Seguridad Social

Apertura de Expediente

SALIDAS

Expediente y Tarjeta identificativa (funcionarios)

Publicidad en Internet (parlamentarios)Apertura de expediente (Personal

Eventual)

SUBPROCESO Registro de Personal (Funcionarios y Parlamentarios) PROCESO Selección y Contratación de Personal

OBJETO Control y actualización del historial del personal del Parlamento Vasco, así como de los parlamentarios.


FECHA 06/07/05

PROVEEDORES

IVAP, LANGAI Junta electoral Grupos Parlamentarios, Presidencia y miembros de la

Mesa

CLIENTES

Parlamentarios Funcionarios (eventuales, de carrera,

interinos, personal laboral)


INDICADORES

Eficacia del proceso. Tiempos de Respuesta. Exactitud de la información.


125


SUBPROCESO Registro de Personal (Funcionarios y Parlamentarios) PROCESO Selección y Contratación de Personal

Realizar alta en SS

Recoger firma de la toma de posesión o del

Contrato


Entrega la tarjeta identificativa1, del Manual de Acogida, Calendario laboral, normas...

Funcionarios de carrera, Interinos y contratados

Parlamentarios

Personal Eventual


Realizar alta en SS


Remitir los Expedientes al

Archivo del Parlamento

(Dirección de Estudios)

Toma de

posesión del

funcionario

Firma del

contrato


NOTA 1 Para funcionarios sujetos a control horario

Acreditación de Parlamentarios

Recepción de

la Credencial

de la Junta

Electoral

Recepción de la comunicación del

Grupo Parlamentario de

incorporación del personal Técnico

Presidente o miembros de la Mesa

126

ENTRADAS

Toma de Posesión

ACTIVIDADES

Recoger datos personales y entrega de las condiciones salariales

Notificar a todos los funcionarios la nueva incorporación

Realizar la acogida al nuevo funcionario Establecer de los objetivos de la persona

incorporada Realizar la “ruta” y visita por la

Administración Parlamentaria Revisar los objetivos marcados Entregar un breve informe a la Dirección de


SALIDAS

Notificación a la Mesa como Funcionario de Carrera

SUBPROCESO Plan de Acogida PROCESO Selección y Contratación de Personal

OBJETOFacilitar la integración de las nuevas incorporaciones (funcionarios, interinos o contratado laboral) en la Administración Parlamentaria

PROVEEDORES

Personal de la Administración Parlamentaria

CLIENTES

Personal recién incorporado a la Administración Parlamentaria


FECHA 06/07/05RESPONSABLE DEL PROCESO Dirección de Organización y RRHH

INDICADORES


127

SUBPROCESO Plan de acogida PROCESO Selección y Contratación de Personal


ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS DIRECCIONES/ JEFATURAS PROTOCOLO

Recoger datos personales y

entrega de las condiciones salariales

Notificar a todos los

funcionarios la nueva

incorporación

Realizar la acogida al

nuevo funcioario

Entregar el Manual Informativo para el personal del Parlamento Vasco y el

Reglamento, realizando una explicación

Establecer de los objetivos de la persona incorporada

Informar sobre los programas a utilizar

Realizar la “ruta” por la Administración Parlamentaria Realizar visita

Guiada y formación básica

Revisar los objetivos marcados

Establecer un programa formativo

individualizado

Entregar un breve informe a la Dirección de


Notificar a la Mesa para su

nombramiento como funcionario

de carrera

128

ENTRADAS

Registro diario de fichajes Permisos para autorizar Recepción de listados de cada jefe justificando las

horas

ACTIVIDADES

Recoger fichajes en función de los turnos establecidos previamente para cada persona, el calendario anula y las vacaciones y recepcionar los justificantes de los permisos (retribuídos) solicitados

Cotejar la información Remitir a los Directores /Jefes el

listado de los fichajes Realizar el cómputo de horas

extras y permisos

SALIDAS

Listados para justificar las horas y listado con cómputo mensual de horas

Permisos autorizados con el VºBº

SUBPROCESO Control Horario PROCESO Administración de Personas

OBJETOComprobar que los funcionarios realizan las horas de jornada que deben, contabilización de horas extras, control de permisos y licencias retribuidos solicitados y vacaciones, estudios sobre absentismos, incidencias de permisos, horas extras acumuladas, etc


FECHA 06/07/05

PROVEEDORES

Funcionarios (contratados, de carrera, interinos)CLIENTES

Funcionarios de carrera, interinos, contratados.


INDICADORES

Administración de personas

129

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS DIRECTORES/ JEFES

SUBPROCESO Control horario PROCESO Administración de Personas

Recoger fichajes diarios1

Cotejar la información

Remitir a Directores/Jefes (mensualmente) el listado de los

fichajes

Cumplimentar la información con

los días autorizados para el cómputo de horas extras

Realizar cómputo de horas extras,

retrasos y permisos

Revisión de fichajes de cada

mesRecepcionar

los justificantes

de los permisos

solicitados


NOTA 1 Previamente se introduce en el sistema informático el calendario laboral, los turnos elegidos por cada persona y las vacaciones

130

ENTRADAS

ACTIVIDADES

Propuesta de satisfacción periódica

Recoger datos Modificar fechas, introducir

altas, bajas, etc. Elaborar nómina Remitir nómina a intervención SALIDAS

Recibos de nóminas TC a la Seguridad Social

SUBPROCESO Confección de Nóminas PROCESO Administración de Personas

OBJETOConfeccionar mensualmente las nóminas del personal (funcionarios, eventuales e interinos), de los parlamentarios, de los gastos de locomoción de los parlamentarios y de las subvenciones a grupos parlamentarios .


FECHA 06/07/05


Parlamentarios Personal (funcionario, eventual o

interinos) Intervención


INDICADORES

Nº de errores en la Confección de nómina Nº de Reclamaciones relativas a la confección de las nóminas


131

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOS INTERVENCIÓN

SUBPROCESO Confección de Nóminas. PROCESO Administración de Personas

Modificar fechas e introducir altas, bajas, etc

Recoger datos de distintas fuentes

Editar la NóminaRemitir Nómina y TC a

IntervenciónRecepcionar de las

Nóminas

Verificar y control de las nóminas

Preparar los listados de tranferencias

Ejecutar el Pago


Remitir TC a Seguridad Social

Emitir los recibos de las nóminas a los interesados

132

ENTRADAS

Circular o propuesta de ProtocoloJustificantes de gastos del interesado

ACTIVIDADES

Recepcionar circular o acuerdo de Mesa Registrar en registro de Personal Autorización y cálculo de indemnizaciones Remitir autorización a intervención Recepcionar justificantes de gastos Elaborar informes de indemnizaciones Remitir informes a intervención Archivo

SALIDAS

Informe de autorización de gastos

SUBPROCESO Indemnizaciones por razón de servicio PROCESO Administración de Personas

OBJETOLiquidar los gastos de dietas y gastos recogidos en la Normativa Reguladora en los que incurren funcionarios, parlamentarios, Tribunales de oposiciones, concursos, etc por razones de servicio, previa autorización del Órgano competente.

PROVEEDORES

ProtocoloFuncionarios, Parlamentarios,

comparecientes, Miembros de los Tribunales....

CLIENTES

Intervención



INDICADORES

Errores en la contabilización de las dietas y gastos.


133


SUBPROCESO Indemnizaciones por razón de servicio PROCESO Administración de Personas


Parlamentarios y Funcionarios

Comparecientes y Miembros de Tribunales

Nota de

ProtocoloCalcular y autorizar las indemnizaciones

Entrada en Registro Personal

Justificantes de

gastos y solicitud

de liquidación

Remitir el informe de indemnizaciones

a Intervención

Impreso de gastos

y justificantes

134

ENTRADAS

Necesidades FormativasPlan trienal de la formación

ACTIVIDADES

Ver diagrama de flujo en página siguiente.

SALIDAS

Certificados de asistencia.Material formativo.

SUBPROCESO Plan de Formación PROCESO Gestión de Formación

OBJETOImplementar la formación del Plan trienal, así como las necesidades identificadas en las Direcciones y realizar un análisis de los resultados obtenidos.

PROVEEDORES

FuncionariosIVAP, Consultoras externas

CLIENTES

Funcionarios del Parlamento VascoArarteko.



INDICADORES

Porcentaje de aplicación de lo aprendido en el entorno laboral.

Gestión de Formación

135

ORGANIZACIÓN Y RECURSOS HUMANOSLETRADO MAYOR

EMPRESAS EXTERNAS

FUNCIONARIOS

SUBPROCESO Plan de Formación PROCESO Gestión de Formación

Gestión Contable

Detectar necesidades de

Formación

Establecer contacto con empresas de

formación/IVAP

Seleccionar opciones de formación

Elaborar y presentar

proyecto de Plan de

Formación

Informar a los directores para que informen al personal de

acciones formativas

Aprobar proyecto de

Plan de Formación

Recepción de listas de asistencias

Informar a las empresas/IVAP Organizar grupos

Recepción de la solicitud de asistencia

Recepcionar certificados por parte del IVAP

Cumplimentar encuesta

Impartir formación

Comunicar memoria a

funcionarios

Entregar análisis y

memoria de resultados a

Letrado Mayor

Entregar certificados a funcionarios

136

ENTRADAS

Contacto con el Servicio médico

ACTIVIDADES

Contactar con el Médico Planificar las revisiones médicas Comunicar el inicio de las Revisiones

médicas a toda la administración Recoger las solicitudes del personal sobre

las revisiones que desean realizar Planificar la Cita

SALIDAS

Realización de la Revisión

SUBPROCESO Coordinación de las revisiones médicas PROCESOGestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales

OBJETO Planificar la realización de las revisiones médicas entre el personal de la Administración Parlamentaria

PROVEEDORES

Servicio médico

CLIENTES

Personal de la Administración Parlamentaria



INDICADORES

Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales

137

ORGANIZACIÓN Y RRHH

SUBPROCESO Coordinación de las revisiones médicas. PROCESOGestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales

Gestión de la Seguridad y la Prevención de Riesgos Laborales

Contactar con el Médico

Planificar las revisiones médicas

Comunicar el inicio de las Revisiones médicas a toda la

administración

Recoger las solicitudes del

personal sobre las revisiones que desean realizar

Planificar la Cita

Controlar las Facturas

Remitir las Facturas a Intervención

A3. Gestión de los Recursos Físicos y Materiales

139

Inventario de procesos de Gestión de Recursos Físicos y Materiales

Mantenimiento PreventivoMantenimiento correctivo

El proceso de Gestión de Recursos Físicos y Materiales engloba el mantenimiento, conservación y mejora de las instalaciones actuales, desde los edificios a las infraestructuras, la preparación de propuestas y presupuestos de obras y la relación y comunicación con proveedores.

Conducción de las instalaciones

Ampliación y mejora de instalaciones

140

Mantenimiento Correctivo

ENTRADAS

Solicitudes generalesSolicitudes personales (mail o llamada

telefónica demandando asistencia técnica)

Incidencias que se detectan.

ACTIVIDADES

Recepcionar la solicitud Revisar urgente no urgente Ejecutar el trabajo o comunicar a empresa

externa Comunicar al peticionario la realización de

los trabajos. SALIDAS

Trabajo ejecutado

SUBPROCESO PROCESO Mantenimiento Correctivo

OBJETOCanalizar todas las peticiones y solicitudes del Parlamento Vasco recepcionadas en el Servicio de Mantenimiento para la ejecución de los trabajos dando respuesta a todas las solicitudes de asistencia y apoyo técnico recibidas.


FECHA 07/07/05

PROVEEDORES

Funcionarios de la administración del Parlamento Vasco

Grupos ParlamentariosPresidencia

CLIENTES

Funcionarios de la administración del Parlamento Vasco

Grupos parlamentarios

RESPONSABLE DEL PROCESO Servicio de Mantenimiento

INDICADORES

Registros de actividad

141

SERVICIO DE MANTENIMIENTO

Mantenimiento Correctivo

SUBPROCESO PROCESO Mantenimiento Correctivo

Recepción de petición 1

¿URGENTE?

Comunicar al peticionario

Incorporar en planificación semanal

SI

NO

Elegir al personal(Interno o externo)

Supervisar el trabajo realizado

Ejecutar la actividad

Cumplimentar la hoja de actividad

NOTA 1 Si la petición presupone una compra se solicita justificación escrita

142

Mantenimiento Preventivo

ENTRADAS

Plazos y necesidades de revisiones de equipos.

ACTIVIDADES

Identificación de los equipos Elaboración del Plan de mantenimiento

Preventivo Realización del Mantenimiento preventivo Revisión del Plan de Mantenimiento

Preventivo SALIDAS

SUBPROCESO PROCESO Mantenimiento Preventivo

OBJETOControl de elementos (equipos) específicos de la instalación con seguimiento de su funcionamiento por parte del Servicio de Mantenimiento y por personal específico de empresas auxiliares.


FECHA 07/07/05

PROVEEDORES

Empresas mantenedorasPersonal interno

CLIENTES

Parlamento Vasco


INDICADORES

Incumplimientos de contratos

143


SUBPROCESO PROCESO Mantenimiento Preventivo

Mantenimiento Preventivo

Identificación de los equipos

Elaboración del Plan de Mantenimiento

Preventivo

Realización del Mantenimiento

Revisión del Plan de Mantenimiento

Preventivo

144

Ampliación y mejora de las instalaciones

ENTRADAS

Solicitudes generalesSolicitudes personales (mail o llamada

telefónica demandando solución a la carencia.)

Incidencias que se detectan.

ACTIVIDADES

Recepcionar la solicitud Revisar urgente no urgente Búsqueda de solución Cuantificar la solución y si es cara conseguir

financiación (presupuesto) Informe a la Mesa para autorizar.

SALIDAS

Trabajo ejecutado

SUBPROCESO PROCESO Ampliación y mejora de instalaciones

OBJETOLa experiencia en la gestión de las instalaciones hace que se detecten carencias, equipos o instalaciones que no funcionan correctamente bien por mala concepción o por obsolescencia y que es viable su mejora. Esta circunstancia es muy frecuente.


FECHA 07/07/05

PROVEEDORES

Personal del Servicio y otros funcionariosGrupos ParlamentariosPresidencia

CLIENTES

La Institución en su conjunto


INDICADORES


145


Ampliación y mejora de las instalaciones

SUBPROCESO PROCESO Ampliación y mejora de las instalaciones

Recepción de petición 1

¿URGENTE?

Comunicar al peticionario si

existe

Incorporar en planificación semanal

SIElegir al personal

(Interno o externo)Supervisar el

trabajo realizadoEjecutar la actividad


NOTA 1 Si la petición presupone una compra se solicita justificación escritaBºº

NO

Búsqueda de solución cuantificada. Documentar la

solución

Presupuesto e informe

para asegurar

financiación

146


ENTRADAS

Actividad semanalSolicitudes personales principalmente de

Presidencia y Protocolo (mail o llamada telefónica demandando asistencia técnica)

ACTIVIDADES

Recepcionar la solicitud o leer egutegia. Valorar necesidad y planificar. Ejecutar el trabajo o comunicar a empresa

externa

SALIDAS

Trabajo ejecutado

SUBPROCESO PROCESO Conducción de las instalaciones.

OBJETOConducir todo el equipamiento en tiempo real, en campos relativos a audiovisuales (plenos, comisiones, reuniones y actos extraordinarios), climatización, electricidad, incendios, telefonía etc.


FECHA 07/07/05

PROVEEDORES

Administración del Parlamento VascoProtocoloGrupos ParlamentariosPresidencia

CLIENTES

La institución parlamentaria.


INDICADORES


147



SUBPROCESO Trabajos de atención al pleno PROCESO Conducción de las instalaciones

Lectura de “egutegia” o recepción de petición 1

Presupuesto e informe para asegurar financiación

SI

NO

Elegir al personal y “negociar” pautas Supervisar el

trabajo realizadoEjecutar la actividad


NOTA 1 Si la petición presupone una compra o contratación externa se solicita justificación escrita

Valorar las necesidades y

planificar las soluciones

Elegir al personal¿Interno ?

A4. Gestión de Compras y Contrataciones

149

Inventario de procesos de Gestión de Compras y contrataciones

Gestión de compras y contrataciones

El proceso de Gestión de compras y subcontrataciones engloba al despliegue de las tareas administrativas que se producen desde la atención de la solicitud o necesidad de realizar una determinada adquisición hasta la distribución de la misma, y las actividades inherentes a ello

(contratación mediante concurso público, relación y gestión de proveedores…)

Gestión de compras y contrataciones en Biblioteca

150

Gestión de Compras y contrataciones

ENTRADAS

Escrito

ACTIVIDADES

Recepcionar el informe de adquisición de materiales

Fiscalización del gasto Realizar la Petición Recepcionar y controlar los suministros Realizar la Contabilidad de gastos

SALIDAS

Informes presentados a Intervención General

Acuerdos de autorización de gastos Facturas

SUBPROCESO PROCESO Gestión de compras y contrataciones

OBJETO Realizar todos los trámites necesarios para la adquisición de los medios materiales y servicios necesarios


FECHA 18/02/05

PROVEEDORES

Grupos ParlamentariosMesaAdministración Parlamentaria

CLIENTES

Grupos Parlamentarios Mesa Administración Parlamentaria

RESPONSABLE DEL PROCESO Intervención General

INDICADORES

Rapidez en autorizar el gasto (Punto crítico: a veces las urgencias hacen inviable el cumplimiento del procedimiento)

151

SUBPROCESO PROCESO Gestión de compras y contrataciones

Gestión de Compras y contrataciones

SERVICIO REQUERIDO INTERVENCIÓN GENERAL

Realizar la petición

escrita de materiales

Recepcionar la petición

escrita

Estudiar las distintas

posibilidades de aquisición-

compra

Realizar y enviar el informe o solicitud a

Intervención General

Recepcionar el informe

Recepcionar y controlar

los suministros

Recepcionar la factura y dar el VºBº

NOTA 1 La persona responsable de autorizar el gasto será distinta en función de la cuantía:• AUTORIZACIÓN DEL LETRADO MAYOR: Para cuantías de gastos entre 3000 € y 6000 €• COMPRA DIRECTA POR LA DIRECCIÓN: Para cuantías de gastos inferiores a 3000 €• AUTORIZACIÓN DE LA MESA DEL PARLAMENTO: Para cuantías de gastos superiores a 6000 € que se pueden subdividir en:

Sistema de petición de ofertas, para casos que en que no sea preciso u obligatorio el sistema de concurso público Sistema de concurso público, cuando sea obligatorio o así los estime la Mesa del Parlamento

NOTA 2 Excepcto la de los gastos autorizados por Mesa que las realiza la Intervención General

Autorizar el gasto 1

Fiscalización del gastoFiscalización del gasto

Contabilidad de gastos


Realizar la Petición 2

152

ENTRADAS

Necesidad de Monografías y Suscripciones

ACTIVIDADES

Recepcionar el petitorio Elaborar y enviar el informe de consignación

a la Mesa Comunicar la autorización a la Dirección de

Estudios Realizar el pedido de nuevas adquisiciones Recepcionar y verificar el pedido Recepcionar las facturar y visar Realizar la Contabilidad de gastos

SALIDAS

Monografía- Suscripciones Factura

SUBPROCESO PROCESO Gestión de compras y contrataciones en la biblioteca

OBJETORealizar todos los trámites administrativos necesarios para la adquisición de material bibliográfico por parte de la Dirección de Estudios.

PROVEEDORES

Dirección de Estudios

CLIENTES

Dirección de Estudios


FECHA 18/02/05RESPONSABLE DEL PROCESO Director de Estudios

Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca

INDICADORES

153

SUBPROCESO PROCESO Gestión de compras y contrataciones en la biblioteca

Gestión de Compras y contrataciones en Biblioteca

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS INTERVENCIÓN GENERAL

¿Monografías- Subscripciones?

SI

NO

Elaborar el petitorio incluido precios

Recepcionar el petitorio

Elaborar y enviar el

informe de consignación a

la Mesa

Comunicar la autorización a la Dirección de Estudios

Realizar el pedido de

nuevas adquisiciones

Recepcionar y verificar el

pedido

Recepcionar las facturas

Comprobar y visar las facturas

Remitir las facturas a

intervención



A5. Gestión de la Seguridad

155

Inventario de procesos de Gestión de la seguridad

Gestión de accesos internos

El proceso de Gestión de la seguridad pretende realizar los trámites administrativos y coordinar los recursos humanos necesarios para proporcionar seguridad a los parlamentarios, visitas y funcionarios de la administración del Parlamento Vasco.

Gestión de la seguridad externa

Gestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco

Gestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco

Control de acceso de personasControl de acceso de personas

Carga y descarga de Paquetería Carga y descarga de Paquetería

Coordinación de seguridad con la policía municipal, autonómica y estatal

Coordinación de seguridad con la policía municipal, autonómica y estatal

156

Gestión de Accesos Internos

ENTRADAS

Necesidad de Acreditación/Desacreditación de entrada al Parlamento.

ACTIVIDADES

ALTA Recopilar la documentación de las personas

a acreditar Elaborar un escrito informando de las

personas a acreditar Enviar datos a Seguridad Archivo de la documentación y realización

de la tarjeta acreditativa Entregar la tarjeta al área correspondiente Entregar la tarjeta a la persona a acreditarBAJA Elaborar un escrito informando de las

personas que causan baja y enviarlo a Seguridad junto con la tarjeta acreditativa

Cursar la baja informáticamente y destrucción de la tarjeta acreditativa

SALIDAS

Tarjeta acreditativa.

SUBPROCESOGestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco

PROCESO Gestión de accesos internos

OBJETOCorrecta gestión de las altas y bajas de las acreditaciones de entrada a las dependencias del Parlamento y la Administración Parlamentaria.


FECHA 27/06/05

PROVEEDORES

Protocolo (Acreditación de prensa) Informática (Trabajos contratados) Mantenimiento (Trabajos contratados o

Trabajos temporales) Personal (Funcionarios, Funcionarios

eventuales, Trabajos contratados temporalmente)

CLIENTES

Ciudadanos Prensa Funcionarios Empresas contratadas Parlamentarios

RESPONSABLE DEL PROCESO Jefe de Seguridad

INDICADORES

157

DIRECCIÓN/ SERVICIO/MESA1 SEGURIDAD

SUBPROCESOGestión de tarjetas acreditativas a las instancias del Parlamento Vasco

PROCESO Gestión de accesos internos


Necesidad de Acreditación Enviar datos a

seguridad

Recepcionar la Tarjeta

Archivo de la Documentación

Realizar informáticamente la tarjeta acreditativa

Entregar la tarjeta al área correspondiente

Elaborar un escrito informando de las

personas a acreditar y de los datos

necesarios para la realización de la

acreditación

ALTA

BAJA

Comunicar la baja de la persona

acreditada

Elaborar un escrito informando de las

personas que causan baja

Enviar el escrito a Seguridad

acompañado de la tarjeta acreditativa

Cursar la baja informáticamente y destrucción de la

tarjeta acreditativa

Recopilar la documentación de

las personas a acreditar

NOTA 1 En el Caso del Personal adscrito a los Grupos Parlamentarios, una vez el Grupo se constituye envían su propuesta de las personas de confianza a la Mesa para la aprobación y esta aprobación se envía a Seguridad para la realización y entrega de las tarjetas acreditativas.En caso de Baja es obligatoria la entrega de la tarjeta acreditativa.

Entregar la tarjeta a la persona a acreditar

158


ENTRADAS

ACTIVIDADES

VºBº al listado de personas enviado por las áreas

Envío del listado a la unidad de ujieres VºBº de las personas que acceden al

Parlamento Control de acceso y entrega de la tarjeta de

visitante Recepción de la persona

SALIDAS

SUBPROCESO Control de los accesos de personas PROCESO Gestión de accesos internos

OBJETO Controlar a las personas que visitan o tienen acceso al Parlamento en pos de la seguridad de los mismos


FECHA 27/06/05

PROVEEDORES

Servicios de la Administración del Parlamento Vasco

Parlamentarios

CLIENTES

Ciudadanos Prensa Parlamentarios Funcionarios Empresas contratadas Grupos de visitas Etc


INDICADORES

159

SEGURIDAD UNIDAD DE UGIERES/ ERTZAINTZA2

SUBPROCESO Control de los accesos de personas PROCESO Gestión de accesos internos


Recepción de las áreas1

del listado de personas autorizadas

NOTA 1 Protocolo (prensa no acreditada o sustitutos) y Mantenimiento (Comunica el inicio y fin de obra y las personas que acceden)NOTA 2 En la sede administrativa es el servicio de Ujieres y en la sede principal es la Ertzaintza

Vº Bº al listado de personas enviado por

las áreas

Envío del listado a la Unidad de

Ujieres

VºBº de las personas que

acceden al Parlamento

Recepción del listado de

personas que acceden al Parlamento

Persona que accede a la sede

Recepción2 de la persona

Se comunica a la persona a la que

visita

Control de acceso y entrega

de tarjeta de visitante

160


ENTRADAS

Albaranes Mercancías

ACTIVIDADES

ENTRADA Autorizar la paquetería Escanear la paquetería Distribuir la paqueteríaSALIDA VºBº de la autorización de salida Comprobar que la persona que se lleva la

mercancía es la persona autorizada

SALIDAS

SUBPROCESO Control de carga y descarga de paquetería PROCESO Gestión de accesos internos

OBJETO Controlar y revisar la seguridad de los paquetes recibidos en el Parlamento Vasco


FECHA 27/06/05

PROVEEDORES

Varios

CLIENTES

Parlamentarios Funcionarios de la administración del

Parlamento Vasco


INDICADORES

161

PERSONAL DE SEGURIDAD/ERTZAINTZA DIRECCIÓN/ SERVICIO SEGURIDAD UNIDAD DE UJIERES

SUBPROCESO Control de carga y descarga de paquetería PROCESO Gestión de accesos internos


ENTRADA

SALIDA

Correos Otra Paquetería1

NOTA 1 En el caso de Suministros de Mantenimiento, el Servicio de Mantenimiento previo a la recepción de la mercancía informará al Servicio de Seguridad de la mercancía suministrada, el vehículo y la persona que trae la mercancía, la persona de mantenimiento que recepcionará la mercancía.

Autorizar la Paquetería

Escanear la Paquetería

Distribuir la Paquetería

Autorización de salida

VºBº de la Autorización de

Salida

Envíar la Autorización de

Salida

Recepción de la Autorización de

Salida

Comprobar que la persona que se

lleva la mercancía es la

persona autorizada

162

Gestión de la seguridad externa

ENTRADAS

Necesidad de Coordinación de la Seguridad por la realización de actos

ACTIVIDADES

Solicitar del departamento de Interior (Ertzaina) los medios necesarios para garantizar la seguridad y el orden en el espacio de seguridad restringido del Parlamento Vasco. SALIDAS

Seguridad Coordinada

SUBPROCESOCoordinación de la seguridad con la policía municipal,autonómica y estatal

PROCESO Gestión de la seguridad externa

OBJETO Coordinar los recursos humanos necesarios para proporcionar la seguridad externa


FECHA 27/06/05

PROVEEDORES

Parlamentarios Funcionarios de la Administración

Parlamentaria

CLIENTES

Parlamentarios Funcionarios de la Administración

Parlamentaria


INDICADORES

A6. Gestión de los Sistemas de Información

164

Inventario de procesos de Gestión de los sistemas de Información

Gestión de la Seguridad Informática

Gestión de aplicaciones informáticas

El proceso de Gestión de los Sistemas de Información engloba todas las actividades asociadas a la Gestión de los sistemas informáticos, para asegurar su buen funcionamiento y mejora y afecta a todas las personas que trabajan en el Parlamento.

165

Gestión de Aplicaciones Informáticas

ENTRADAS

Necesidades de los usuarios

ACTIVIDADES

Diseñar o modificar sistemas de información Realizar el mantenimiento de las

aplicaciones informáticas existentes Dar formación a los usuarios

SALIDAS

Nueva aplicación informática Modificaciones en Aplicaciones

informáticasFormación a los usuarios

SUBPROCESO PROCESO Gestión de Aplicaciones Informáticas

OBJETODiseñar e implantar los sistemas de información necesaria para la actividad del Parlamento Vasco, de forma que garantice a los usuarios el manejo de las aplicaciones informáticas.


FECHA 26/10/04

PROVEEDORES

Parlamentarios Funcionarios

CLIENTES

Parlamentarios Funcionarios


INDICADORES

166

SERVICIO DE DESARROLLO DE APLICACIONES

SUBPROCESO PROCESO Gestión de Aplicaciones Informáticas

Gestión de Aplicaciones Informáticas

Detectar necesidades de los

usuarios

Diseñar o modificar sistemas

de gestión

Realizar el mantenimiento de

los sistemas informáticos

Dar formación en aplicaciones

informáticas a los usuarios

167

Gestión de la Seguridad Informática

ENTRADAS

ACTIVIDADES

Según lo descrito en los procedimientos documentados e implantados desde Marzo del 2003

SALIDAS

SUBPROCESO PROCESO Gestión de la seguridad informática

OBJETO Garantizar la seguridad de los sistemas informáticos y el acceso a los mismos


FECHA 26/10/04

PROVEEDORES

Usuarios de las aplicaciones informáticas

CLIENTES

Usuarios de las aplicaciones informáticas


INDICADORES

ANEXO 1: Simbología de los Flujogramas

169

Simbología en flujogramas

Símbolos utilizados en los flujogramas de procesos

Proceso detallado en otro flujograma

Proceso

Decisión

Documento

Documento múltiple

Archivo físico

input / output

Fin de proceso

Almacenamiento de datos en el sistema informático

NOTA En los flujogramas se indica con un asterisco (*) la unidad organizativa “Responsable de proceso”

ANEXO 2: Responsable de Proceso

171

Resp.AResp.B Resp.C

PROPIETARIOPROCESO

Es el responsable de su definición, análisis, seguimiento y mejora. Es aquel puesto de trabajo / sección / servicio que por su participación relevante en el proceso o subproceso se le atribuye la función de asegurar el buen funcionamiento del mismo y su mejora continua, a través de los mecanismos que se establezcan.

Es la persona responsable del buen funcionamiento del proceso y de que el resultado satisfaga las expectativas de sus clientes. Es, en definitiva, el encargado de garantizar que el proceso sea eficaz, eficiente y flexible.

Habrá de tener poder para actuar sobre el mismo, capacidad de liderazgo y una visión global del efecto del proceso sobre el entorno.

Responsable de Proceso

172

3. Asignación de responsabilidades

Cada proceso va a tener una única persona responsable de su gestión

Conoce las necesidades y expectativas de clientes

Con autoridad y conocimientos necesarios para coordinar el proceso y aprobar cambios

Con capacidad para liderar equipos

Factor clave de éxito en la implantación operativa del proceso

Asume la responsabilidad sobre el proceso en su conjunto

Responsable de alinear los objetivos del proceso con los de la organización y efectuar su seguimiento

Gestiona los recursos asignados al proceso, cualquiera que sea la unidad funcional a la que pertenecen

No tiene que por qué tener autoridad jerárquica sobre todo el Personal implicado en el proceso, pero participa en la definición de su perfil y gestiona su planning de trabajo

Motor de mejora continua del proceso

Gestionará interacciones con otros procesos

Responsable de Proceso

Documents

MANUAL DE PROCESOS Administración parlamentaria Vitoria-Gasteiz, 14 de Julio de 2005