MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - mpi.gob.pe · ¾ Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad ¾ Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento ¾

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE CONTABILIDAD

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

Elaboró ______________________

Área de Racionalización

Aprobó ______________________

Gerencia Municipal

Validado de acuerdo al D.S. 74-95-PCM RJ. 182-79-INAP/DNR y R.A. N° 1975-2004-A-MPI ______________________

Alcaldía

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización

1

I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE CONTABILIDAD que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES

A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Contabilidad cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y practica.

Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.

Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los

resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que

correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.


2

C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Contraloría N° 067-97-EF Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de

Pago de la SUNAT Normas Internacionales de Contabilidad (NIC'S). Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución

de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo

D. CONTENIDO Y ALCANCE

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Contabilidad.

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………

F. REVISION Y ACTUALIZACION

Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Area de Racionalización.


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G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FORMATO

CP1

Contabilización de Ingresos Financieros Cuentas Corrientes e Ingresos por Caja

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Efectuar el registro contable y financiero de Ingresos por intereses ganados en Cuenta Corriente, Certificados Bancarios y Depósitos a plazos, Transferencias del Gobierno Central, e Ingresos por Caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de Ingresos por intereses ganados en Cuenta Corriente, Certificados Bancarios y Depósitos a plazos; por Transferencias del Gobierno Central, e Ingresos del mes captados por Caja; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Unidad de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:

1.- Notas de Cargo 2.- Recibos de ingresos 3.- Transferencias Bancarias 4.- Depósitos realizados 5.- Diferencia de Cambio

ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Tesorería y Entidades Bancarias donde la Municipalidad cuente con Cuentas Bancarias.


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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2

UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

CONTABILIZACION DE INGRESOS FINANCIEROS CUENTAS CORRIENTES E INGRESOS POR CAJA

Responsable N° Actividad Formato o documento

Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Tesorería 1 Remite a la Unidad de Contabi l idad la información f inanciera del mes: • Recibos de Ingresos • Notas de Cargo • Transferencias

Bancar ias • Depósitos real izados • Di ferencias de Cambio • Nota de Abonos por

intereses

Informe Financiero

del mes

Or ig inal

Secretar ia Contabi l idad

SNP

2 Recepciona Informe Financiero, registra y entrega a Jefe de Unidad

Informe Financiero

del mes

Or ig inal 5 min

Jefe de Unidad Contabi l idad

3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y control

Informe Financiero (Proveído)

Or ig inal proveído

5 min

4 Revisa documentación remit ida.

“Si documentación está

incompleta” Devuelve al área correspondiente”

5 min Técnico de Integración Contable

y de Ingresos SNP

5 Ver i f ica la asignación de part idas presupuestales y codi f icación contable e importes estén bien apl icados de: • Recibo de Ingresos (en forma diar ia) • Notas de Cargo • Manten. De Cuenta • Cartas Ordenes • Transf . Gob. Central • Di ferencia de Cambio • Notas de Abono por

inetereses

"Si hay codif icación contable que no

corresponde" Impr ime Registro Auxi l iar Cta. 12 y anal iza, luego

coordina con Tec. de Tesorería para corregir

ingreso

1 día


6

6 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando las notas Contables del mes por: 6.1 Recibo de Ingresos 6.2 Mant. De Cuenta 6.3 Intereses 6.4 Devoluciones 6.5 Di ferencia de cambio

"En el caso de Notas de

Cargo" Agrupa Notas de Cargo

por F.F. , luego ver i f ica el número de cuenta y

elabora la Nota Contable por la Nota de Cargo

Impr ime las Notas Contables.Adjunta Doc. sust. según el caso(c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Nota Contable por

Recibo de Ingresos

Nota

Contable por Mant.

Cuentas

Nota Contable por

Intereses

Nota Contable por Devoluc iones

Nota

Contable por Di ferencia de Cambio

Nota

Contable por Notas de

Cargo

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

7 días

7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando los ingresos del mes, e laborando las notas contables por: 7.1 Recibo de Ingresos

( ingresos a caja, depósitos a banco y ingresos a las cuentas de resul tado en forma diar ia

7.2 Notas de Cargo 7.3 Cartas Ordenes 7.4 Transf . Gob. Central 7.5 Di ferencia de Cambio

5 días


SNP

8 Recepciona Notas de Contabi l idad de Ingresos

Notas Contables de

Ingresos

Or ig inal

5 min

Jefe de Unidad

Contabi l idad

9 Ver i f ica, v isa y ordena archivo

Si es correcta" Visa Notas Contables y

ordena archivo.

"Si no es correcta" Devuelve Nota Contable a

Técnico Responsable para su corrección

Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min


10 Recibe, archiva Notas de Contabi l idad

Notas Contables

Original 3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


7


8

FORMATOS UTILIZADOS

NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SAG

1

2

34 5 6 7

8 10911 12 13

14 15

INSTRUCTIVO ( 1 ) Especifica N° de la Nota de Contabilidad. Utiliza la letra F (Funcionamiento), I (Inversiones), los dos dígitos siguiente señalan el mes, tipo de operación y N° correlativo

( 2 ) Señala fecha y hora de impresión del documento.

( 3 ) Indica fecha a que corresponde la operación

( 4 ) Especifica tipo de fuente de financiamiento

( 5 ) Indica tipo de operación que se realiza

( 6 ) Señala el código de usuario del sistema

( 7 ) Indica fecha de registro de la operación en la base de datos del sistema informático

( 8 ) Indica Tipo de documento. En este caso es Nota Contable

( 9 ) Especifica número de documento

(10) Indica las cuentas contables de la operación

(11) Especifica el nombre de la cuenta contable

(12) Señala los importes del debe

(13) Señala los importes del haber

(14) Señala el total del debe

(15) Señala el total del haber


9

NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SIAF

S is t e ma I n te g ra d o d e A d m i n i s t r ac i ó n F i na nc ie ra F e c h a : ( 1 ) R e p 0 0 1 5 H o r a : ( 2 ) V e rs i ón 4 .9 . 7 NOTA DE CONTABILIDAD Pa g : ( 3 ) D E P A R T A M E NT O : 1 8 MOQ UE G UA P RO V I N CI A : 0 3 I LO P L I EG O : 0 1 M UN . P R O . D E I LO [ 30 1 4 9 8 ] Cic lo Fase Nota Nro. Código Fecha Monto

C C

(4) (5) (6) (7)

Descr ipc ión

(8)

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

(9)

(10)

(11)

(12)

Total : (13) (14)

(15) (16)

PREPARADO POR CONTADOR

INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha (día, mes, año) de impresión del documento

( 2 ) Señala hora de impresión del documento

( 3 ) Indica número de paginas

( 4 ) Especifica el número de la nota de contabilidad

( 5 ) Indica código de acuerdo a tipo de operación

( 6 ) Señala la fecha (día, mes, año) de la operación

( 7 ) Señala el importe total de la operación

( 8 ) Especifica la operación

( 9 ) Indica las cuentas contables






(15) Indica la persona que elaboró la nota contable

(16) Señala el Visto Bueno del Contador


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FORMATO

CP1

Contabilización de Emisiones y Ajustes de los tributos en Cuentas Corrientes


Efectuar el registro contable y financiero de las emisiones y correcciones de los tributos en cuentas corrientes (Impuestos, Tasas, Venta de Bienes y Servicios, Rentas a la Propiedad, Multas y Sanciones), intereses y reajustes tributarios, Bonos de Incentivo tributario, Pago con Deuda con Trabajo, y Recuperación del castigo realizado, de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer Provisión

Castigo de las Cuentas Incobrables

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Emisiones y Correcciones de los Tributos en Cuentas Corrientes (Impuestos, Tasas, Venta de Bienes y Servicios, Rentas a la Propiedad, Multas y Sanciones, Intereses y Reajustes Tributarios, Bonos de Incentivo Tributario, Pago con Deuda con Trabajo, y Recuperación del Castigo, emitidos en el mes por la División de Recaudación Tributaria y registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contable para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

La División de Recaudación Tributaria deberá remitir la siguiente información: 1.- Movimiento resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes 2.- Resumen mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes. 3.- Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones 4.- Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios 5.- Provisión de la Cobranza Dudosa 6.- Castigo de Cobranza Dudosa (Anual) 7.- Intereses y Reajustes Tributarios del mes.

ALCANCE División de Recaudación Tributaria y Unidad de Contabilidad.


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CONTABILIZACION DE LAS EMISIONES Y AJUSTES DE LOS TRIBUTOS EN CUENTAS CORRIENTES


Cantidad de Copias

Tiempo

Divis ión de Recaudación

Tr ibutar ia

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad información de las emis iones y correcciones de los Tr ibutos en Cuentas Corr ientes ( Impuestos, Tasas, Ventas de Bienes y Servic ios, Renta de la Propiedad, Multas y Sanciones.

Informe de Recaudación

Tr ibutar ia

Or ig inal


SNP

2 Recepciona Informe, registra y entrega a Jefe de Unidad


Tr ibutar ia

Or ig inal 5 min




Tr ibutar ia (Proveído)

Or ig inal proveído

5 min





y de Ingresos SNP

5 En Hoja Excel registra la d istr ibución de los tr ibutos del presente año y años anter iores: • Emis ión de Tr ibutos

en el año en curso y años anter iores

• Distr ibución de Ajuste y/o correcciones de Tr ibutos del mes

• Recuperación de cast igos del mes

Cuadro de Distr ibución Emis iones

de Tr ibutos

Cuadro de Distr ibución de Ajustes Tr ibutar ios

Cuadro de Recuperac.

Cast igos

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

2 hrs.

Técnico de Integración Contable

y de Ingresos SNP

6 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando las notas Contables del mes por: 6.1 Emisiones 6.2 Intereses y reajustes

tr ibutar ios 6.3 Bonos Incent ivo

Tr ibutar io

Nota Contable

emis iones

Nota Contable

intereses y reajustes tr ibutar ios

Nota

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

3 hr .


12

6.4 Pago con Deuda con Trabajo

6.5 Provis ión de las cuentas incobrables

6.6 Recuperación de cast igo

6.7 Correcciones y ajustes

Impr ime las Notas Contables. Adjunta Doc.Sustentator ia según sea el caso (c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Contable Bonos

Incent ivo Tr ibutar io

Nota

Contable Pago con

Deuda con Trabajo

Nota

Contable recuperación

cast igo

Nota Contable

correcciones

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal


y de Ingresos SNP

7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando los tr ibutos del mes, ingresando N° de Registro Administrat ivo correspondiente, cuentas contables, e laborando las notas contables con sus respect ivos asientos contables por: 7.1 Emisiones 7.2 Intereses y reajustes

tr ibutar ios 7.3 Bonos Incent ivo

Tr ibutar io 7.4 Pago con Deuda con

Trabajo 7.5 Provis ión de las

cuentas incobrables 7.6 Recuperación de

cast igo 7.7 Correcciones y

ajustes

1 hr .


8 Ver i f ica Notas Contables por los Tr ibutos

"Si es correcta"

Visa Notas Contables y ordena archivo.

"Si no es correcta"

Devuelve Nota Contable a Técnico Responsable

para su corrección

Notas Contables

por los Tr ibutos

V°B°

Or ig inal 15 min


SNP

9 Recibe y archiva Notas Contables

Notas Contable por los Tr ibutos

Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


13


14


FORMATO CP1

Contabilización de Valores

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el registro contable y financiero de las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias en cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Directiva N° 01-2005-MPI Normas, Conceptos y Procedimientos de Fiscalización Tributaria, Registro,

Cobranza y Contabilización de Resoluciones de Determinación y Multas del 27.01.05.


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias en cuentas del orden, así como pagos o anulaciones de dichos valores, emitidos en el mes por la División de Fiscalización Tributaria y registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General


La División de Fiscalización Tributaria deberá remitir lo siguiente:

1.- Las Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias del mes

ALCANCE División de Fiscalización Tributaria y Unidad de Contabilidad.


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CONTABILIZACION DE VALORES


Cantidad de Copias

Tiempo

Divis ión de Fiscal ización

Tr ibutar ia

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad las Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias emit idas en el mes

Resoluc. de Determinac.

de Multas Tr ibutar ias

Or ig inal


SNP

2 Recepciona Resoluciones registra y alcanza a Jefe de Unidad

Resoluc iones Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído a Técnico Responsable

Resoluc iones (Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa documentación remit ida. “Si documentación está


5 min

5 En Hoja Excel registra el Movimientos de Valores de las Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias en Cuentas de Orden "Si hay pago o anulación"Descarga en Hoja Excel los pagos o anulaciones

de multas tr ibutar ias

Cuadro de Movimientos de Valores en Cuentas

de Orden

2 hr .

Técnico de

Integración Contable y de Ingresos

SNP

6 En el SAG elabora las Notas Contables por cada una de las Resoluciones de Determinación y Multas, generando los asientos contables por c/u de las operaciones. Impr ime las Notas Contables. Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta doc. sustentat . : • Cuadro de

Resoluciones de Determinación y Multas Tr ibutar ias (c)

• Informe de Referencia con proveído (c)

Notas Contables

por Resoluc. Determinac.

y Multas Tr ibutar ias

Or ig inal 1 hr .


16

7 "Si hay pago o anulación" En el SAG elabora las Notas Contables por cada una de los pagos o anulaciones de las mul tas tr ibutar ias, generando los asientos contables por c/u de las operaciones. Impr ime las Notas Contables. Firma Responsable y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta doc. sustentat . : Cuadro de Pagos y/o Cuadro de Anulaciones (c) , según sea el caso.

Notas Contables

por pago y/o anulaciones

Or ig inal 30 min.

8 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando las Resoluciones de Determinación y Multas, pagos o anulaciones de las multas t r ibutar ias del mes elaborando las notas con sus respectivos asientos contables.

15 min

Jefe de Unidad

Contabi l idad

9 Ver i f ica Notas Contables por Resoluciones de Determinación y Multas, Notas Contables por Pago o anulaciones de multas s i fuera el caso.

"Si es correcta"


"Si no es correcta"


para su corrección

Notas Contable por Resoluc. de

Determ. y Multas V°B°

y

Notas Contables por pago o

anulaciones de multas tr ibutar ias

V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

10 Archiva Nota Contables Notas Contable

Or ig inal 3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


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18


FORMATO

CP1

Contabilización de Infracciones al Reglamento de Tránsito


Efectuar el registro contable y financiero Infracciones al Reglamento de Tránsito, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. D.S. N° 135-99-EF Texto Único del Código Tributario Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 140-2001-MPI que refiere a los Procedimientos para establecer Provisión

Castigo de las Cuentas Incobrables


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las emisiones de nuevas papeletas de infracción al tránsito, diferencia intangible de papeletas, provisión del castigo y anulaciones de infracciones emitidas en el mes por la División de Transportes y Seguridad Vial en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.


La División de Transporte y Seguridad deberá remitir la siguiente información:

1.- Reporte de Ingresos Económicos Mensual de la División 2.- Cuadro de Ingresos General mensual por pago de Papeletas de infracción 3.- Ingreso Económico por Infracciones de Tránsito del mes 4.- Sustento de papeletas en el Sistema de Infracciones del mes 5.- Provisión del Castigo del mes 6.- Sustento de Papeletas del Año Anterior 7.- Información detallada sobre Infracciones

ALCANCE División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad.


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CONTABILIZACION DE INFRACCIONES AL REGLAMENTO DE TRANSITO


Cantidad de Copias

Tiempo

Divis ión de Transportes y Segur idad Vial

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe Económico Mensual de la Div. de Transportes y Segur idad Vial

Informe Económico

Mensual

Or ig inal


SNP

2 Recepciona Informe Económico, registra y entrega a Jefe de Unidad

Informe Económico

Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su registro

Informe Económico (Proveído)

Or ig inal 5 min





y de Ingresos SNP

5 En el SAG elabora las Notas Contables del mes por: 5.1 Nota Contable por

emis iones de la nuevas papeletas de infracción

5.2 Nota Contable por

Di ferencia intangible de papeletas

5.3 Nota Contable por la

provis ión del cast igo 5.4 Nota Contable por las

anulaciones de infracciones

Imprime Notas Contables. Adjunta doc. sustentator ia según sea el caso. F irma responsable y coloca sel lo anotando N° de Registro para SIAF.

Nota Contable por emis iones de

nuevas papeletas

Nota

Contable por d i ferencia

intangible de papeletas

Nota

Contable por provis ión del

cast igo

Nota Contable por

anulación

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal

3 días


20

6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF, contabi l izando mediante Nota Contable: 6.1 Nota Contable por

emis iones de la nuevas papeletas de infracción

6.2 Nora Contable por

Di ferencia intangible de papeletas

6.3 Nota Contable por la

provis ión del cast igo 6.4 Nota Contable por las

anulaciones de infracciones

Nota Contable por emis iones de

nuevas papeletas

Nota

Contable por d i ferencia

intangible de papeletas

Nota

Contable por provis ión del

cast igo

Nota Contable por

anulación

1 hora


7 Ver i f ica Notas Contables por Infracciones al Tránsi to

"Si es correcta"


"Si no es correcta"


para su corrección

Notas Contables

por Infracciones

V°B° (5)

Or ig inal 15 min


SNP

8 Recibe y archiva Nota Contable

Notas Contable

Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


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22


FORMATO

CP1 Contabilización Mensual en Cuentas de Orden de las Especies Valoradas, Comprobantes de Pago

Girados, Bienes No Despreciables y Libretas de Ahorro Mancomunadas.


Efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas, comprobantes de pago girados, órdenes de compra, órdenes de servicio, bienes no depreciables y las libretas de ahorro de las cuentas mancomunadas, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. Resolución de Contraloría. N° 067-97-EF/93.01 Compendio de Normatividad Contable Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero en cuentas de orden de las especies valoradas, comprobantes de pago girados, órdenes de compra, órdenes de servicio, bienes no depreciables y las libretas de ahorro de las cuentas mancomunadas emitidas en el mes por la Unidad de Tesorería en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.


La Unidad de Tesorería deberá remitir la siguiente información:

1.- Copia de los Documentos que tenga en custodia la Unidad de Tesorería 2.- Conciliaciones Bancarias 3.- Cartas Fianzas 4.- Depósitos Administrativos 5.- Bienes muebles embargados 6.- Procesos Laborales

ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad.


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CONTABILIZACION MENSUAL EN CUENTAS DE ORDEN DE LAS ESPECIES VALORADAS, COMPROBANTES DE PAGO GIRADAS, BIENES NO DEPERECIABLES Y LIBRETAS DE AHORROS MANCOMUNADAS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Tesorería

Unidad de Logíst ica

Área de Control Patr imonial

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad la información mensual de: Documentación Financiera de Tesorería: • Reporte de Bancos • Cartas Fianzas • Depósitos Admit ías • Acciones • Relación de Ordenes de

Compras • Relación de Ordenes de

Servic io Relación de Bienes Menores

Informe de Emis ión

Financiera del mes

Relación de O/C y O/S

Relación de Bienes

Menores

Or ig inal

Or ig inal

Or ig inal


SNP

2 Recepciona documentac., registra y entrega a Jefe de Unidad

Información sustentator ia

Or ig inal 5 min



Información sustentator ia

(Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa conformidad de la documentación remit ida “Si documentación está


10 min Técnico Administrat ivo I

5 En el SAG elabora las Notas Contables por: 5.1 Cuentas del Orden 5.2 Cuentas

Mancomunadas Imprime Notas Contables. Adjunta copia de doc. sustentator ia Firma responsable y consigna N° Reg. Para SIAF

Nota Contable por Cuentas de

Orden

Nota Contable por

Cuentas Mancomun.

Or ig inal

30 min.


24

6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando: 5.1 Cuentas del Orden 5.2 Cuentas

Mancomunadas 5.3 Comprobantes de

Pago girados 5.4 O/C y/o O/S

10 min


SNP

7 Recepciona Notas Contables de Cuentas de

Orden , Cuentas Mancomunadas y CP

Notas Contables de

Cuentas

Or ig inal

5 min



Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

9 Recibe y archiva Notas Contables de Cuentas de

Orden.

Notas Contables

Or ig inal 3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


25


26


FORMATO CP1

Contabilización de Compra de Bienes y Servicios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las órdenes de compra y órdenes de servicio en el sistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.


La Unidad de Logística deberá remitir la siguiente información:

1.- Copia de Ordenes de Compra 2.- Copia de Ordenes de Servicio

ALCANCE

Unidad de Logística y Unidad de Contabilidad.


27






CONTABILIZACION DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de

Logíst ica

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad en forma diar ia copia de: • Orden de Compra • Orden de Servic ios

Orden de compra

y/o

Orden de Servic io

copia

2 Recibe y revisa documentación remit ida.



5 min

3 Ver i f ica que la Orden de Compra y/o Orden de Servic io de Gastos Corr ientes e Invers iones esté ingresada en el SAG

“Si O/C y/o O/S no se encuentra ingresada”

Coordina con responsable de Logíst ica para anulación de O/c y/o O/S

10 min

Técnico Administrat ivo I

055 (Gastos Corr ientes)

y


056 ( Invers iones)

y

Técnico SNP

4 En el SIAF contabi l iza cada Orden de Compra y/o Orden de Servic io de Gastos Corr ientes e Inversiones, en las fases compromiso, devengado y girado; ingresa el N° Reg. SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas del orden. “Si part ida presupuestal

no enlaza con cuenta contable”

Coordina con Responsable de Logíst ica

para su corrección

3 min c/u

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


28

1

O/S

1

O/C

1

O/S

Unidad de Contabilidad

CONTABILIZACION DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOSProcedimiento

Técnico Administrativo I, Técnico en Contabilidad SNPUnidad de Logística

1

O/C

Inicio

Remite a Contabilidad copia de las Ordenes

de Compra y/o Servicio

Adjunta documentación

faltante

EstaCompleta?

DevuelveDocumentación

Verifca que la O/C y/o O/S esté ingresada en el SAG

No Si

Contabiliza en el SIAF las O/C y O/S de Gastos

Corrientes e Inversiones

1

O/S

1

O/C

VerificaDocumentación

O/C y O/S no se encuentra

en SAG

Si

NoSi PP no

enlaza con cta. contable

Coordina con Responsable de Logística para

corrección

Fin

Si

No

Coordina con Responsable de

Logística para anulación de O/C y/o O/S

1

1


29


FORMATO

CP1

Contabilización de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios


Efectuar el registro contable y financiero de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones del mes, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones del mes emitidas por la Unidad de Personal en el sistema SIAF en las fases de compromiso, devengado y girado.


La Unidad de Personal deberá remitir la siguiente información:

1.- Copia de Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento e Inversiones.

ALCANCE

Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.


30






CONTABILIZACION DE LAS PLANILLAS DE RENUMERACIONES, PENSIONES Y SALARIOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de

Personal

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad: • Copia de la Plani l la de

Haberes, Pensiones y Salar ios de Funcionam. e Invers iones

• Asiento Resumen de las Plani l las de Personal por Funcionamiento e Inversión

Plani l la de Haberes,

Pensiones y Salar ios

y

Asiento Resumen de

Plani l las

copia

Secretar ia de Contabi l idad

SNP

2 Recepciona documento, registra y entrega a Jefe de Unidad

5 min


3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su contabi l ización

(Proveído) 5 min


4 Recibe y revisa documentación remit ida.



5 min


y Técnico SNP

5 En el SIAF contabi l iza la las Plani l las de Haberes, Pensiones y Salar ios del mes, en las fases de compromiso, devengado y girado. Ingresa el N° Reg. de SIAF, ver i f ica part idas presupuestales y asigna cuentas presupuestales y cuentas contables “Si part ida presupuestal

no enlaza con cuenta contable”

Coordina con Responsable de Personal

para su corrección

5 min c/u

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


31

1

Asiento Resumen

O

InformeProveído

1

Planillas

CONTABILIZACION DE LAS PLANILLAS DE RENUMERACIONES, PENSIONES Y SALARIOSProcedimiento:

Inicio

Remite a Contabilidad las Planillas de

Haberes, Pensiones y Salarios

Secretaria Jefe de Unidad Técnico de Integración Contable

EstaCompleta?

DevuelveDocumentación

No

Gerencia de Administración General – Unidad de Contabilidad

1Adjunta documentación

faltante1

Unidad de Personal

Gerencia de Administración General

1

Asiento Resumen

1

Planillas

Recepciona documentos, registra y pone en despacho de

Jefe 1

Asiento Resumen

1

Planillas

Recepciona documentos, registra y pone en despacho de

Jefe

1

Asiento Resumen

1

Planillas

Verifica Documentación

Contabiliza en el SIAF las Planillas de Haberes,

Pensiones y Salarios en las fases de compromiso,

devengado y girado

Si PP no enlaza con cta.

contable

Coordina con Responsable de U. de

Personal para corrección

Fin

22 No

3

3

Si


32


FORMATO

CP1

Contabilización de la Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obreros


Efectuar el registro contable y financiero de la provisión de beneficios sociales de empleados y obreros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la provisión de beneficios sociales de empleados y obreros emitidos por la Unidad de Personal en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.



1.- Cuadro de Provisión de Beneficios Sociales de Empleados y Obreros

ALCANCE Unidad de Personal y Unidad de Contabilidad.


33




UN1IDAD ORGÁNICA :

UNIDAD DE CONTABILIDAD HOJA 1 de 2


CONTABILIZACION DE LA PROVISION DE BENEFICIOS SOCIALES DE OBREROS Y EMPLEADOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Personal

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad los Cuadros de Provis ión de Benefic ios Sociales de Empleados y Obreros del mes

Cuadro de Provis ión de Benefic ios Sociales

Or ig inal


SNP

2 Recepciona documento, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad


Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído a Técnico responsable para su contabi l ización a


(Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa conformidad de la documentación remit ida “Si documentación está


15 min

5 Con la información remit ida procede a registrar en Hoja Excel los saldos de Provis iones y CTS del mes y acumulados del mes anter ior tanto de Empleados como Obreros

30 min

Técnico

Administrat ivo I

6 En el SAG elabora la Nota Contable por la provis ión de Benef ic ios Socia les de Empleados Obreros generando el as iento contable por e l compromiso de Gasto. Impr ime Nota Contable. Adjunta Copia de doc. sustentator ia: Cuadro de Provis ión de Benef ic ios Sociales Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Nota Contable por

Prov. de Benefic ios

Sociales de Empleados y

Obreros

Or ig inal

10 min


34

7 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando la provis ión de Benef ic ios Socia les de Empleados como la de Obreros.

30 min


SNP

8 Remite Nota Contable a Jefe de Unidad para visación

Nota Contable

Or ig inal

5 min


9 Ver i f ica, v isa Nota Contable y ordena archivo

Nota Contable

V° B°

Or ig inal 5 min


SNP

10 Recibe y archiva Nota Contable

Nota Contable

Original 3 min

FIN DEL PROCEDIMIENTO


35


36


FORMATO CP1

Contabilización de la Rendición de Caja Chica


Efectuar el registro contable y financiero de la rendición de Caja Chica de Funcionamiento e inversiones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas


Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley 27785 d0el Sistema Nacional del Control. Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de la rendición de Caja Chica de Funcionamiento e inversiones; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Unidad de Tesorería deberá remitir la información financiera del mes:

1.- Autorizaciones de Gastos 2.- Facturas o Boletas de Ventas

ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad .


37






CONTABILIZACION DE LA RENDICION DE CAJA CHICA


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Tesorería 1 Remite la Unidad de

Contabi l idad la Rendición de Caja Chica de Funcionamiento e Inversiones

Rendición de Caja Chica

Or ig inal


SNP

2 Recepciona documento, registra y pone en despacho a Jefe de Unidad

Rendición de Caja Chica

Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su provis ión

Rendición de Caja Chica (Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Con documentación de Caja, ver i f ica los documentos fuentes, autor izaciones de gastos, f i rmas de responsables, montos, fechas y cuentas contables y presupuestales. “Si documentación está

incompleta” Devuelve a Tesorer ía

20 min

En el SAG, Módulo de Contabi l idad, opcion Mantenimiento Asiento resumen opcion (4) Caja Chica, ingresa, mes, fecha, número de caja chica, nombre del responsable de la caja y luego genera la nota contable asignando cuentas presupuestales y cuentas contables. Impr ime Nota Contable. Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Notas Contables de Caja

Chica

Or ig inal 15 min

Técnico

Administrat ivo I

5 Luego, en el SIAF contabi l iza las fases de compromiso y devengado de caja chica.

20 min


38


SNP

6 Recibe Nota Contable y remite a Jefe de unidad para su visto bueno.

Nota Contable

Caja Chica

Or ig inal

5 min


7 Ver i f ica y v isa Nota Contable

Nota Contable

V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

8 Recibe, registra y remite Nota Contable a

Tesorería

Nota Contable

Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


39


40


FORMATO

CP1

Contabilización de Gastos de Ejercicios Anteriores


Efectuar el registro contable y financiero de gastos no contabilizados de ejercicios de gastos anteriores, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas


Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Leyes Anuales de Presupuesto. Ley Marco del Sistema Nacional de Presupuesto Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de

Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Reglamento de Organización y Funciones y el Manual de Procedimientos.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de gastos no contabilizados de ejercicios de gastos anteriores; registrados en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO La Dependencia Responsable del Compromiso de Gasto deberá remitir la información siguiente:

1.- Resolución de Alcaldía de Reconocimiento de Gasto de Ejerc ic io del Año Anter ior

2.- Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administración 3.- Informe de Dependencia comprometida 4.- Documento fuente de Compromiso:

• Orden de Compra • Orden de Servic io • Plani l la de Subsidios • Plani l la Renumeraciones • Plani l la de Liquidaciones. • Otro Benefic io

ALCANCE

Dependencia Responsable del Compromiso de Gasto, Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad.


41






CONTABILIZACION DE GASTOS DE EJERCICIOS ANTERIORES


Cantidad de Copias

Tiempo

Dependencia Responsable de Compromiso de

Gasto

1 • Resolución de Alcaldía de Reconocimiento de Gasto de Ejerc ic io del Año Anter ior

• Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administrac ión

• Informe de Dependencia comprometida

• Documento fuente de Compromiso: - Orden de Compra

- Orden de Servic io - Plani l la de Subsidios - Plani l la Renumerac. - Plani l la de Liquidac. - Otro Benefic io

Documentos Or ig inal


SNP

2 Recepciona documentos Financiero, registra y entrega a Jefe de Unidad

Documentos Or ig inal 5 min



Documentos (Proveído)

Or ig inal 5 min




5 min Técnico Administrat ivo I

5 Real iza el registro correspondiente en el SAG , elaborando la Nota Contable por la provisión del gasto del e jerc ic io anter ior . Impr ime la Nota Contable.Adjunta Doc. sust. según el caso(c) . F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Nota Contable de

Gasto Ejerc ic io

Anter iores

Or ig inal

7 días


42

6 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando y generando la nota contable.


SNP

7 Recepciona Nota Contable

Nota Contable

Or ig inal

5 min

Jefe de Unidad De Contabi l idad


Si es correcta" Visa Notas Contables y

ordena archivo.

"Si no es correcta" Devuelve Nota Contable a


Nota Contable

V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

10 Recibe, archiva Nota Contable

Nota Contable

Original 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


43


44


FORMATO

CP1

Contabilización de la Provisión Financiera de Liquidación y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros


Efectuar el registro contable y financiero de la provisión de liquidación y vacaciones truncas de empleados y obreros, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero por la provisión de liquidación y vacaciones truncas de empleados y obreros emitidos por la Unidad de Personal en el Sistema SAG y SIAF, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.



1.- Informe de Liquidaciones y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros.



45






PROVISION FINANCIERA DE LIQUIDACION Y VACACIONES TRUNCAS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Personal Remite la Unidad de

Contabi l idad el Informe de Liquidaciones y Vacaciones Truncas de Empleados y Obreros

In forme de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de

Empleados y Obreros

Or ig inal


SNP

2 Recepciona Informe, registra y entrega documentación a Jefe de Unidad

In forme de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de

Empleados y Obreros

Or ig inal 5 min



In forme (Proveído)

Or ig inal 5 min

4 En el SAG elabora las Notas Contables por la Provis ión de Liquidación y Vacaciones Truncas del de Empleados y Obreros Imprime Notas Contables. Adjunta Copia de doc. sustentator ia: Informe de Personal F irma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Notas Contables

Prov is ión de L iqu idac. y Vacac iones Truncas de Empleados y Obreros

Or ig inal 10 min Técnico

Administrat ivo I

5 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF contabi l izando la Provis ión de Liquidación y Vacaciones Truncas del de Empleados y Obreros por cada trabajador

6 min


SNP

6 Recibe Notas Contables y remite a Jefe de unidad para su visto bueno.

Notas Contables

Or ig inal

5 min



Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min



Notas Contables

Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


46


47


FORMATO

CP1

Verificación Financiera de Liquidaciones de Obras y Estudios


Efectuar la verificación contable y financiero de las liquidaciones de obras y estudios emitidos por la Gerencia de Inversiones, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Efectuar la verificación contable y financiero de las liquidaciones de obras y estudios emitidos por la Gerencia de Inversiones como medida de conciliación de saldos dela cuenta 33, para la elaboración del Balance General.


La Gerencia de Inversiones cada mes deberá remitir la siguiente información:

1.- Informe de Liquidación de Obras y/o Proyectos

ALCANCE Gerencia de Inversiones e Infraestructura y Unidad de Contabilidad.


48






VERIFICACION FINANCIERA DE LIQUIDACIONES DE OBRAS Y ESTUDIOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Gerencia de Inversiones e

Infraestructura

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe de Ver i f icación de la L iquidación Final de Obra

Informe Liquidación de Final de

Obra

Or ig inal


SNP


Informe Liquidación de Final de

Obra

Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído a Técnico Responsable para su registro y ver i f icación

Informe Liquidación

de Obra (Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa documentación remit ida “Si documentación está


15 min

5 En el SAG imprime el Registro Auxi l iar por Obras y/o Proyecto Cta.33.3

Registro Auxi l iar por

Obra

Or ig inal 10 min

6 En Hoja Excel registra los pagos y valor izaciones de la obra por cuentas contables.

2 hrs.

7 Real iza la ver i f icación contable de la l iquidación f inal de la obra, comparando los montos por cuenta contables con los Registros Auxi l iares de Obras

"Si hay diferencia de

saldos" Elabora en el SAG la

Nota Contable de Ajuste

Nota Contable de

ajuste

5 días

Técnico

Administrat ivo I

8 Luego, e labora Informe de Conci l iac ión de Liquidación Financiera de Obra y/o Estudios a Gerencia de Invers iones Or ig inal : G. Inversiones Copia: U. Contabi l idad

Informe Conci l iac ión

Liquidac. Financiera

Obra

Or ig inal y copia

10 min.


49


SNP

9 Recibe y registra Informe de Técnico sobre Conci l iac ión de las Liquidaciones de Obras Elabora Informe Final para la Gerencia de Inversiones y entrega a Jefe de Unidad para conformidad

Informe Final

Or ig inal y copia

20 min

Jefe de unidad de Contabi l idad

10 Ver i f ica y Firma Informe para la Gerencia de Inversiones y devuelve a Secretar ia para su remisión

Informe Final

adjunta Expediente

V°B°

Or ig inal y copia

5 min.


SNP

11 Recibe Informe, Distr ibuye or ig inal a la Gerencia de Invers iones y archiva copia

Informe Final

adjunta Expediente

Or ig inal y copia

5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


50


51


FORMATO CP1

Verificación Financiera de Valorizaciones de U.O.M.E.P


Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Contabilidad establecidas.



N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Efectuar la verificación contable y financiero de las valorizaciones de obras del mes emitidas por la Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado como medida de conciliación para determinar las valorizaciones de obras provisionadas y no provisionadas para la elaboración del Balance General.


La Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado deberá remitir la siguiente información:

1.- Informe de Valor izaciones emit idas en el mes

ALCANCE Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo Pesado y Unidad de Contabilidad.


52






VERIFICACION DE VALORIZACIONES U.O.M.E.P


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad Operat iva de Maquinar ia y Equipo

Pesado (U.O.M.E.P.)

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe de Valor izaciones emit idas en el mes

Informe de Va lo r i zac iones

del mes

Or ig inal


SNP



del mes

Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído al Técnico Responsable para la conci l iac ión


del mes (Proveído)

Or ig inal 5 min




5 min

5 Elabora en Hoja Excel las valor izaciones de Obras Provis ionadas y pendientes por número de valor izaciones con que la Orden de Compra y/o Orden de Servic io haya s ido provisionada

Cuadro de va lo r i zac iones Prov is ionadas

y No Prov is ionadas

Or ig inal y copia

3 días

Técnico

SNP

6 Elabora Informe de las Valor izaciones de Obras No Provis ionadas y adjunta cuadro.

In forme de va lo r i zac iones de Obra No

Prov is ionadas

Or ig inal y copia

15 min


SNP

10 Recepciona Informe y pone en despacho de Jefe de Unidad

In forme de va lo r i zac iones de Obra No

Prov is ionadas

Or ig inal y copia

5 min


11 Ver i f ica, v isa y ordena se remita a U.O.M.E.P.

In forme de va lo r i zac iones

de Obra No Prov is ionadas

Or ig inal 5 min


SNP

12 Recibe, registra, remite Informe a U.O.M.E.P. y

archiva copia.

In fo rme de va lo r i zac iones

de Obra No Prov is ionadas

5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


53


54


FORMATO

CP1

Rendición de Viáticos en Comisión de Servicios


Regular las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas


Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley N° 27619 Ley que regula la autorización de viaje la exterior de servidores y funcionarios del

Sector Público. Decreto Supremo N° 181-86-EF que aprueba escala de viáticos para Funcionarios y Servidores del

Sector Público. Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior

de Servidores y Funcionarios del Sector Público. Directiva N° 001-2006-UC-GAG-MPI Otorgamiento de Viáticos, Pasajes y Asignaciones a

Funcionarios, regidores dentro y fuera del Territorio Nacional.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, registrando en el sistemas SAG y SIAF dicha rendición, generando la Rendición Planilla de viáticos, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Comisionado presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:

1.- Copia de la Planilla de Anticipo de viáticos 2.- Declaración Jurada de Pagos (Formato01) 3.- Original de Factura, Boleta de Venta, Tickets 4.- Informe de Viaje del a Comisión efectuada con el V° B° Jefe que autorizó el viaje (Formato 02) 5.-Copia de Autorización de viaje

En caso de Comisión de servicios al Exterior 6.- Resolución de Alcaldía

ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Tesorería.

INSTRUCCIONES

La rendición de viáticos se hará en un plazo no mayor de 08 días calendario, contados a partir d ela fecha de retorno. El monto máximo para rendir cuentas con Declaración Jurada será hasta un máximo de S/. 340.00 Nuevos Soles


55






RENDICIÓN DE VIATICOS EN COMISION DE SERVICIOS


Cantidad de Copias

Tiempo

El Comisionado

1 Presenta a la Unidad de Contabi l idad la documentación de la rendición de viát icos: • Copia de la Plani l la de

ant ic ipo de v iát icos • Declaración Jurada de

Pagos (Formato 01) • Or ig inal de Factura,

B/V, Tickets. • Informe de v ia je de la

Comisión efectuada con el V°B° Jefe que autor izó el v ia je (Formato 04)

• Copia de Autor ización de Viaje

"Solo en caso de

Comisión de servicios al Exterior"

• Resolución de Alcaldía

Informe de Rendición de

Plani l la de Viát icos.

Or ig inal y 2 copias


SNP

2 Recepciona la documentación, registra y entrega al Técnico Responsable de las rendiciones



Or ig inal 5 min


3 Der iva con proveído al Técnico responsable de las rendiciones.



(Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa la conformidad de la documentación sustentator ia de la rendición de viát icos y que se encuentra dentro del plazo establecido.

"Si la Documentación no

es conforme" Devuelve al interesado

para su corrección



Or ig inal 5 min Técnico

Administrat ivo I

5

El Responsable anal izará lo que se le otorgó como antic ipo y lo que r inde el Comisionado detal lando igualdad o di ferencia de saldo a favor o en contra

de la inst i tución

10 min


56

6 "Si existe igualdad de saldo"

En el SAG genera el as iento contable por la Rendición de la Plani l la de Viát icos mediante Nota Contable. Impr ime Nota Contable y as igna N° Registro para el SIAF

Nota Contable

y Rendición de Plani l la de Viát icos

Or ig inal y copia

Or ig inal y

copia

5 min

7 Registra en el SIAF e l gasto mediante Nota Contable generando el Asiento Contable por la operación.

5 min

8 "Si existe devolución" El Comisionado adjunta el voucher de depósito por la d i ferencia, previamente efectuado en cuenta corr iente de la MPI.

"Si existe Reembolso"

El Responsable revisa la autor ización del Reembolso por e l Jefe inmediato consignado en el informe de Rendic ión de la Plani l la de Viát icos. Envía documentación a Gestión Presupuestal para la afectación Presupuestal .

10 min


SNP

9 Recibe y remite informe de Rendic ión de Plani l la de Viát icos.

5 min

Secretar ia de Unidad de Gestión

Presupuestal

10 Recepciona documentación y entrega a Técnico de Presupuesto

1 min.

Técnico de Presupuesto

11 Revisa documentación, registra afectación presupuestal del documento mediante Nota Presupuestal en el SAG. Imprime Nota Presupuestal , Firma y devuelve a Secretar ia

Nota Presupuestal

Adjunta

Or ig inal y Copia

5 min


Presupuestal

12 Remite documentación de rendic ión a Contabi l idad y archiva copia de Nota Presupuestal

Nota Presupuestal

Adjunta

Or ig inal y Copia

5 min


SNP

13 Recepciona y Remite informe de Rendición de Plani l la de Viát icos.

5 min


57


14 Revisa, v isa Nota Contable en señal de conformidad

Nota Contable

Rendición de la Plani l la de

Viát icos V°B°

Or ig inal y copia

5 min


SNP

15 Recibe Nota Contable, d is tr ibuye or ig inal a Unidad de Tesorería y archiva copia.

Nota Contable

Rendición de la Plani l la de

Viát icos

Or ig inal y copia

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


58


59

FORMATOS UTILIZADOS

DECLARACION JURADA DE PAGOS

YO

D.N.I.

CARGO

DEPENDENCIA

En corcondancia con lo d ispuesto en el Ar t . N° 77° de la Direct iva de Tesorer ía para el ejerc ic io 2006, según Resolución Directoral N° 003-2006-EF/77.15, Art . 6° del D.S. 047-2002-PCM (En caso de viajes al Exter ior) DECLARO BAJO JURAMENTO haber efectuado los gastos que se indican a continuación:

FECHA

DETALLE IMPORTE S/.

I lo,………………….de………………..del……………..

……….…………………………….. INTERESADO

FORMATO O1


60

INFORME DE VIAJE

APELLIDOS Y NOMBRES

TIEMPO EMPLEADO

DEL

AL

FECHA

LUGAR

ACTIVIDAD REALIZADA

I lo,……………….de………………del 2006 OBSERVACIONES:

JEFE INMEDIATO INTERESADO

FORMATO O2


61

NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SAG

1

2

34 5 6 7

8 109

11 12 13 14

15 16 17 18 19 20

2221

23

INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha y hora de impresión del documento (14) Señala los importes del haber

( 2 ) Especifica N° de la Nota de Contabilidad (15) Tipo de documento: N/C

( 3 ) Indica fecha a que corresponde la operación (16) Numero de documento

( 4 ) Especifica tipo de fuente de financiamiento (17) Cuentas contables del asiento por naturaleza

( 5 ) Indica tipo de operación que se realiza (18) Nombre de Cuentas contables

( 6 ) Señala el código de usuario del sistema (19) Importes del debe

( 7 ) Indica fecha de registro en el sistema (20) Importes del haber

( 8 ) Indica código programático (21) Total del debe

( 9 ) Especifica descripción del código programático (22) Total del haber

(10) Indica los importes (23) Glosa descriptiva del documento

(11) Especifica cuentas presupuestarias

(12) Indica nombre de cuentas presupuestarias



62

NOTA DE CONTABILIDAD EN EL SISTEMA SIAF

S is t e ma I n te g ra d o d e A d m i n i s t r ac i ó n F i na nc ie ra F e c h a : ( 1 ) R e p 0 0 1 5 H o r a : ( 2 ) V e rs i ón 4 .9 . 7 NOTA DE CONTABILIDAD Pa g : ( 3 ) D E P A R T A M E NT O : 1 8 MOQ UE G UA P RO V I N CI A : 0 3 I LO P L I EG O : 0 1 M UN . P R O . D E I LO [ 30 1 4 9 8 ] Cic lo Fase Nota Nro. Código Fecha Monto

C C

(4) (5) (6) (7)

Descr ipc ión

(8)

CODIGO CUENTAS DEBE HABER

(9)

(10)

(11)

(12)

Total : (13) (14)

(15) (16)

PREPARADO POR CONTADOR

INSTRUCTIVO ( 1 ) Señala fecha (día, mes, año) de impresión del documento

( 2 ) Señala hora de impresión del documento

( 3 ) Indica número de paginas

( 4 ) Especifica el número de la nota de contabilidad

( 5 ) Indica código de acuerdo a tipo de operación

( 6 ) Señala la fecha (día, mes, año) de la operación

( 7 ) Señala el importe total de la operación

( 8 ) Especifica la operación

( 9 ) Indica las cuentas contables






(15) Indica la persona que elaboró la nota contable

(16) Señala el Visto Bueno del Contador


63


FORMATO CP1

Rendición de Otorgamiento de Anticipos con Recibo de Egresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Regular las rendiciones de otorgamiento de anticipos con Recibos de Egresos de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas


Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28425 Ley de Racionalización de Gastos Públicos Directiva N° 001-2005-UC-GAG-MPI *** Resolución Directoral N° 013-2005-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos locales

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar las rendiciones de anticipos asignados, registrando en los sistemas SAG y SIAF dicha rendición, generando las Notas Contables para la elaboración del Balance General.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Alcalde, Funcionario o Servidor presenta a la Unidad de Contabilidad lo siguiente:

1.- Informe de la Rendic ión del ant ic ipo v isado por el Jefe Inmediato 2.- Or ig inal de Factura, Boleta, Recibos

3.- Copia del Recibo de Egresos 4.- Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movi l idad

ALCANCE Unidad de Contabilidad, Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Tesorería.


64






RENDICION DE OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS CON RECIBO DE EGRESOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Alcalde, Funcionar io o Servidor Autor izado

1 Presenta a la Unidad de Contabi l idad la documentación de rendición del ant ic ipo:

• Informe de la Rendición del ant ic ipo visado por el Jefe Inmediato.

• Or ig inal de Factura, Boleta, Recibos

• Copia del Recibo de Egresos

• Declaración Jurada de gastos sólo en el caso de movi l idad


Gasto

Or ig inal


SNP

2 Recepciona la documentación de la rendición del ant ic ipo, registra y coloca en despacho a l Jefe de Unidad


Gasto

Or ig inal 3 min


3 Der iva con proveído al Técnico responsable de las rendiciones.


Gasto (Proveído)

Or ig inal 5 min

4 Revisa la conformidad de la documentación sustentator ia del ant ic ipo y que se encuentra dentro del plazo establecido.

"Si la Documentación no

es conforme" Devuelve al interesado

para su corrección


Gasto (Proveído)

Or ig inal 10 min

5 El Responsable anal izará lo que se le otorgó como antic ipo y lo que r inde el Servidor estableciendo igualdad o di ferencia de saldo a favor o en contra de la inst i tución.

10 min

Técnico

Administrat ivo I

6

"Si existe igualdad de saldo"

En el SAG genera el as iento contable por la Rendición del Gasto mediante Nota Contable. Impr ime Nota Contable y as igna N° registro SIAF

Nota Contable Rendición del Gasto

Or ig inal y copia

5 min


65

7 Registra en el SIAF el gasto, mediante Nota Contable generando el as iento contable por la operación.

5 min Técnico

Administrat ivo I

8 "Si existe saldo a favor de la Institución"

El serv idor adjunta el voucher de depósito por la d i ferencia, previamente efectuado en cuenta corr iente de la MPI.

"Si existe Reembolso de

anticipo" El Responsable revisa la autor ización del Reembolso por e l Jefe inmediato consignado en el informe de Rendic ión de Gasto. Envía documentación a Gestión Presupuestal para la afectación Presupuestal .

10 min


SNP

9 Recibe, Registra y remite informe de Rendición de

Gastos.

5 min


Presupuestal

10 Recepciona documentación y entrega a Técnico de Presupuesto

1 min.


11 Revisa documentación, Real iza afectación del reembolso mediante nota presupuestal en el SAG, impr ime Nota Presupuestal y devuelve a Secretar ia

Nota Presupuestal

Adjunta

Or ig inal y Copia

5 min


Presupuestal

12 Remite documentación de rendic ión a Contabi l idad y archiva copia de Nota Presupuestal

Nota Presupuestal

Adjunta

Or ig inal y Copia

5 min


SNP

13 Recepciona y Remite informe de Rendición de Gastos.

5 min


14 Revisa, v isa Nota Contable en señal de

conformidad


V°B°

Or ig inal y copia

5 min


SNP

15 Recibe Nota Contable, d is tr ibuye or ig inal a

Unidad de Tesorería y archiva copia.


V°B°

Or ig inal y copia

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


66


67


FORMATO

CP1

Registro en el Libro de Ventas de los Comprobantes de Pago de Grifo Municipal, U.O.M.E.P., Terminal Terrestre, Mercados y Casa de la Cultura

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Registrar en su debida oportunidad en el Registro de Ventas la emisión de las facturas y boletas de venta emitidas por el Grifo Municipal. Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo, Terminal Terrestre, mercados y Casa de la Cultura.


D.S. 055-99-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais.

Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la

SUNAT


Este procedimiento permite registrar mensualmente en el Registro de Ventas, las Facturas, Boletas de Venta de las operaciones realizadas por Grifo Municipal. Unidad Operativa de Maquinaria y Equipo, Terminal Terrestre, Mercados y Casa de la Cultura y remitidas por estos a la Jefatura de Contabilidad. Generando la Nota de Contabilidad correspondiente para ser registrada en el Libro Diario


1.- Resumen de Ventas Diarias de Grifo Municipal, Facturas y Boletas de Ventas de Grifo emitidas en el

mes 2.- Facturas y Boletas de Venta de U.O.M.E.P. emitidas en el mes por alquiler de maquinaria. 3.- Relación de Facturas emitidas en el mes y Facturas emitidas de Mercados por alquiler de puestos. 4.- Remisión de Facturas por derecho de alquiler de stand del Terminal Terrestre.

ALCANCE Unidad de Contabilidad, Grifo Municipal, U.O.M.E.P., División de Abastecimiento y Comercialización (Mercados), Terminal Terrestre y Casa de la Cultura.


68






REGISTRO EN EL LIBRO DE VENTAS DE COMPROBANTES DE PAGO DE G. MUNICIPAL, U.O.M.E.P., T. TERRESTRE, MERCADOS Y CASA DE LA CULTURA


Cantidad de Copias

Tiempo


SNP

1 Recepciona, registra y alcanza la documentación sustentator ia de ventas al Jefe de la Unidad conformada por : GRIFO MUNICIPAL Memorándum de Ventas Diar ias del Mes, adjunta: • Facturas y/o Boletas • Resumen de Ventas U.O.M.E.P Informe Mensual de Remisión de Facturas y/o Boletas por Alqui ler de Maquinar ia y Equipo Pesado, adjunta: • Facturas y Boletas

emit idas DIVISION DE ABASTECIMIENTO Y COMERCIALIZACION (MERCADOS) Informe Mensual de remisión de Facturas por a lqui ler de t iendas de Mercados, adjunta: • Relación de Facturas

emit idas en el mes • Copia Usuar io de

factura TERMINAL TERRESTRE Informe Mensual de remisión de Facturas por derecho de alqui ler de stands, adjunta: • Relación de F y/o B/V CASA DE LA CULTURA Informe Mensual de remisión de Facturas por derecho de alqui ler de audi tor io, col iseo, anf i teatro adjunta: • Relación F y/o B/V

Memorándum de Ventas al

Mes del Gr i fo

Munic ipal

Informe Mensual de Remisión de Facturas y/o Boletas de U.O.M.E.P.

Informe

Mensual de Remisión de Facturas de

Mercados

Informe

Mensual de Remisión de Facturas de

Terminal

Informe Mensual de Remisión de Facturas de Casa de la

Cultura

Or ig inal

Original

Original

Original

10 min


69

Jefe de Contabi l idad 2 Der iva con proveído al Técnico Responsable para su registro y control

Documentac. Sustentat . de Ventas Proveído

Or ig inal 5 min

3 Revisa conformidad de la documentación sustentat . de ventas “Si documentación está


10 min

4 Real iza el registro correspondiente en el SAG, ingresando N° de venta, Area de Venta, Tipo de documento, fecha de emis ión, N°documento, monto, monto IGV, de las Facturas y/o Boletas de Ventas de G.Munic ipal , U.O.M.E.P., T. Terrestre, Mercados, Casa de la Cultura,

"Si No encuentra Cliente y/o N° de RUC de cliente

no es legible" ingresa a Página web de la SUNAT www.sunat.gob.pe

Consul ta de Ruc

"Si no se encuentra Cliente registrado en el

SAG " Registra Cl iente Nuevo

5 días

5 En Hoja Excel e labora la d istr ibución de ventas por cuentas contables

"Solo para el caso de Grifo Municipal"

Elabora el Resumen de Ventas Diar ias de Gr i fo

Munic ipal y luego real iza la conci l iación del

Registro de Ventas vs. e l Cuadro de Ventas de

Gr i fo

Cuadro de Distr ibución de Ventas

por cuentas contables

Or ig inal 1 día

Técnico de


SNP

6 En el SAG imprime el Registro de Ventas en Hoja Legal izada

Registro de Ventas en

Hoja Legal izada

Or ig inal 3 min


70

7 En el SAG elabora las Notas Contables del Registro de Ventas, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref. , Benefic iar io, Fuente de Financiamiento, Part ida Presupuestal , Glosa, as ientos contables por la operación. Impr ime las Notas Contables del Registro de Ventas. Adjunta Reporte Detal lado de Facturas y/o Boletas de Ventas (c) Firma responsable y anota N° de Registro para SIAF.

Nota Contable del Registro de

Ventas

Or ig inal

10 min.

8 Luego, real iza el registro correspondiente en el SIAF elaborando la Nota Contable por el registro de Ventas del mes, ingresando N° de Registro Administrat ivo, Mes, Tipo de movimiento, Fecha, Montos, Glosa, Part idas Presupuestales, y asiento contable por e l Registro de Ventas.

30 min


9 Ver i f ica Notas Contables del Registro de Ventas

"Si es correcta"


"Si no es correcta"

Devuelve Nota Contable a Técnico responsable para

su corrección.

Nota Contable del Registro de

Ventas V°B°

Original 5 min


SNP

10 Recibe Notas Contables y archiva.

3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


71


72


FORMATO CP1

Arqueo Periódico de Fondos de Caja: Caja, Caja Chica y Cajas de Recaudación

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja Central, Caja Chica y Cajas de Recaudación.


Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución Directoral N° 026-80-EF-77/.15 que aprueba Normas Generales del Sistema de Tesorería Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG NG-08 Arqueos Sorpresivos

Directiva N° 01-2006-GAG-MPI Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización Y Funciones.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el Arqueo sorpresivo y periódico de fondos de Caja: Caja Central, Caja Chica y Cajas de Recaudación, como medida de control interna.


1. Resolución con la cuál se designa a los responsables del fondo de Caja: Caja Central y Caja Chica. 2. Comprobante de Pago y Cheque con el cuál se ha aperturado el fondo. 3. Documentos de Ingresos 4. Planillas de Recaudación 5. Documentación de gastos realizados con el fondo

6. Vales de Anticipo otorgado

ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, Responsables de cajas periféricas y Gerencia de Administración General.


73






ARQUEO PERIODICO DE FONDOS DE CAJA: CAJA, CAJA CHICA Y CAJAS DE RECAUDACION


Cantidad de Copias

Tiempo

1 El Jefe de Unidad de Contabi l idad coordina con el Técnico para efectuar e l arqueo tanto sorpresivo y mensual de Caja, procediendo a tras ladarse a: • Caja Chica Tesorer ía

Funcionamiento • Caja Chica Tesorer ía

Inversiones • Caja Recaudac. Central • Caja Rec. Agenc. Mun. • Caja Rec. Casa de la

Cultura • Caja Rec. Mercado

Pacocha • Caja Rec. G.Munic ipal

20 min

2 En Caja de Tesorería, proceden a real izar e l arqueo de caja, ver i f icando los saldos de l ibros estén de acuerdo a la existencia de fondos y valores incluyendo los que se encuentran en poder de cobradores y/o agentes

"Si existe sobrantes o faltantes"

anota observaciones

1 día

Equipo de

Arqueo

3 En Caja de Recaudación real izan el arqueo de caja de la s iguiente manera: 1) Ingresa Factura y/o

Boletas de Ventas que no han s ido ingresadas al s is tema

2) Anota en Libro de Acta documentación que no ha s ido sustentada

3) Jefe de Contabi l idad Visa las Facturas, B/V

4) Arquea el efect ivo, contando monedas, b i l le tes y cheques.

2 hrs. x c/caja


74


4 El Responsable procede a redactar en forma manuscr i ta e l Acta de Arqueo, consignando en el L ibro de Actas la conformidad o disconformidad, fecha, hora de inic io y término y detal lando el efect ivo y documentación encontrada en caja.

Acta de Arqueo de

Caja

Or ig inal 10 min

Equipo de Arqueo

y Responsable de

Caja

5 Finalmente, los Responsables proceden a f i rmar el Acta en señal de conformidad

5 min

Equipo de

Arqueo

6 Poster iormente, repi ten los pasos 3,4 para las

demás Cajas de Recaudación

2 días


7

Entrega Libro de Actas a Secretar ia de Unidad.

L ibro de Actas

Or ig inal 2 min


SNP

8 Fotocopia Libro de Actas. Elabora informe de Arqueo y Anexo Expl icat ivos de Arqueo, especif icando sobrante o fa l tantes para la G. Administración General . Adjunta copia de Actas de Arqueo

Informe de Arqueo de

Caja

Or ig inal

30 min


9 Revisa Informe, Firma y Devuelve a Secretar ia

Informe de Arqueo

Or ig inal y copia

10 min


SNP

10 Reciba Informe f i rmado, registra y remite documento a General de Administración General y archiva copia.

Informe de Arqueo de

Caja

Or ig inal y copia

3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

Nota . - El equipo de Arqueo está conformado por e l Jefe Unidad de Contabi l idad y



75


76


FORMATO CP1

Inventario de Existencias Físicas de Almacenes de la Municipalidad

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el Inventario de Existencias Físicas a los diferentes almacenes con los que cuenta la Municipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los

Bienes de Propiedad del Estado.


Este procedimiento permite efectuar la verificación física del stock de existencias en forma mensual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General y también se realiza como medida de control a los almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, Saneamiento Ambiental y Depósito de Camal Municipal, determinando los faltantes y sobrantes.


1.- Reporte de Stock de almacén

ALCANCE Unidad de Contabilidad y Almacenes: Central, Obras, U.O.M.E.P., Periféricos, Saneamiento Ambiental y Depósito de Camal Municipal


77






INVENTARIO DE EXISTENCIAS FISICAS DE ALMACENES MPI


Cantidad de Copias

Tiempo

1 En el SAG Módulo Logíst ica/Control de Almacenes/Reportes emite Reporte de Stock de Almacén

Reporte de Stock de Almacén

Or ig inal 10 min Téc.de Integración Contable y de

Ingresos SNP

2 El Responsable coordina con el Técnico de Patr imonio para efectuar e l Inventar io Fís ico a los Almacenes de la MPI. Trasladándose a los almacenes de la MPI: Central , Obras, U.O.M.E.P., Per i fér icos, Saneamiento Ambiental , Depósi to Camal Municipal

30min

Téc. de Integración Contable y de

Ingresos SNP

Técnico en Patr imonio

3 El equipo ver i f icador en presencia de responsable de almacén, real iza la constatación f ís ica entre lo que se encuentra como stock de existencias (saldos) de existencias f ís icas de almacén.

2 hrs

Téc. de Integración

Contable y de Ingresos

SNP


4 Determinan resul tados: • L is tado de stock de

almacén • Relación de Bienes

sobrantes y/o Faltantes • L is tado de Bienes

Propuestos para baja Luego, repiten pasos 3,4 para todos los almacenes del a MPI

Actas de Inventar io de Existencias Fís icas por

Almacén

2 días



SNP

5

"Posteriormente"

Elabora Acta de Inventar io de Existencias Fís icas por a lmacén y obt iene f i rma de cada uno de los Responsables de almacén. Elabora Informe de Inventar io y entrega a Secretar ia de Unidad.

Informe y Actas de

Inventar io Existencias Fís icas por

Almacén

Or ig inal

1 día


78


SNP

6 Recibe Informe de Inventar io de Existencias Fís icas de los Almacenes.Elabora informe para la G. de Administración General y a lcanza a Jefe de Unidad. Adjunta Informe de Técnico y Actas de Inventar io

Informe Final de

Inventar io de Existencias Fís icas de Almacenes

Or ig inal

10 min


7 Revisa, Firma Informe y devuelve a Secretar ia

Informe Final de


Or ig inal y copia

30 min


SNP

8 Remite Informe Final a G. de Administración General y archiva copia.

Informe Final de


Or ig inal 3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


79


80


FORMATO CP1

Liquidación del IGV

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el importe a pagar al fisco correspondiente al Impuesto General a las Ventas correspondiente al periodo tributario o el crédito tributario a favor de la Municipalidad de conformidad con las disposiciones del IGV


D.S. 055-99-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo del 16-04-99 y modificarais.

Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del IGV-ISC. Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la

SUNAT


Este procedimiento permite establecer mensualmente el impuesto a pagar al estado por el Impuesto General a las Ventas o determinar el crédito a favor de la Municipalidad, para cual se tomará el monto del impuesto cobrado en las ventas del mes, se deduce el impuesto pagado en compras del mes y el crédito del mes anterior. Se tendrá en cuenta si son operaciones gravadas, exoneradas y si las operaciones gravadas son plenamente identificables. Procedimiento regulado en la Ley del Impuesto General a las Ventas y en Resoluciones específicas emitidas por la SUNAT


1.- Registro de Compras 2.- Registro de Ventas

ALCANCE Unidad de Logística y Unidad de Contabilidad.


81

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :




LIQUIDACION DEL IGV


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Logíst ica 1 Remite a la Unidad de

Contabi l idad el Registro de Compras

Registro de Compras

copia


SNP 2 Recepciona, registra y

entrega a Jefe de Unidad copia del registro de Compras

Registro de Compras

copia 3 min


3 Der iva con Proveído al Técnico Responsable.

Registro de Compras

(proveído)

copia 5 min

4 En el SAG imprime el Registro Auxi l iar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas

Registro Auxi l iar

Cuenta 40

or ig inal 10 min.

5 Ver i f ica el importe de las Facturas afectas al IGV, comparando el Registro de Compras vs. e l Registro Auxi l iar Cuenta 40 Impuesto General a las Ventas y la percepción por pagar

"Si hay diferencias"

Anal iza cuentas contables "Si los datos están mal

declarados" Real iza rect i f icación de

los impuestos

3 hrs.

Técnico de


SNP

6 Elabora en Hoja Excel la L iquidación Mensual del IGV determinando saldos a favor de IGV y la percepción en Or ig inal y Copia.

L iquidación Mensual del

IGV

Orig inal y copia

30 min


82

7 En el SAG elabora la Nota Contables por la percepción del IGV del mes, ingresando Tipo Doc., N° Doc., Fecha, Doc. Ref. , Fuente de Financiamiento, Part ida Presupuestal , Glosa, as iento contable por la operación. Impr ime la Nota Contable por la percepción del IGV.Firma Responsable y consigna N° Reg. Para SIAF

Nota Contable por la

percepción del IGV

Or ig inal 15 min

8 En el SIAF, contabi l iza y e labora Nota Contable por percepción del IGV

15 min


9 Revisa y Visa Liquidación del IGV, así como la Nota Contable. Der iva a Secretar ia para su distr ibución y archivo.

L iquidación del IGV

y Nota

Contable por percepción

IGV V°B°

Or ig inal y copia

5 min


SNP

10 Remite Liquidación IGV a la Unidad de Tesorería y archiva copia.

L iquidación del IGV y

Or ig inal

3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


83


84


FORMATO CP1

Integración Contable y Emisión del Balance de Comprobación

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la integración Contable del movimiento de los Sistemas Administrativos y otros departamentos para elaborar el Balance de Comprobación.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Resolución de Alcaldía N° 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de los

Estados Financieros y Cronograma de Plazos aprobada con fecha 07.02.06


Este procedimiento permite efectuar el cierre contable del mes, generando el asiento resumen de las Unidad de Tesorería, Logística, Personal, Gestión Presupuestal, pasando el movimiento a las cuentas del Libro Mayor, para luego generar el Balance de Comprobación, el cual contendrá los movimientos acumulados del Libro Mayor y los respectivos saldos actuales, además distribuye las cuentas para su análisis.


Las Unidades Generadoras de Ingresos deberán remitir la información financiera del mes: Unidad de Tesorería, Unidad de Personal, Unidad de Logística, División de Recaudación Tributaria, División de Transportes y Seguridad Vial, U.O.M.E.P., Grifo Municipal, Unidad de Gestión Presupuestal, División de Abastecimiento y Comercialización.

ALCANCE

Unidad de Tesorería, Unidad de Personal, Unidad de Logística, División de Recaudación Tributaria, División de Transportes y Seguridad Vial, U.O.M.E.P., Grifo Municipal, Unidad de Gestión Presupuestal, División de Abastecimiento y Comercialización, Unidad de Contabilidad, gerencia de Administración General.


85






INTEGRACION CONTABLE Y EMISION DEL BALANCE CONSTRUCTIVO


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Tesorería Unidad de Logíst ica Unidad de Personal U. G. Presupuestal U. de Contabi l idad

1 Registra y procesa los Comprobantes de Pago, O/C, O/S, PECOSAS, N/C, R/I , T,D,R/D, P/V, Plani l las, N/P emit idas en el mes

2 Coordina con los Responsables de la Unidad de Tesorería, Logíst ica, Personal , G. Presupuestal , Almacén sobre el c ierre de información emit ida en el mes para que real icen la t ransferencia en cada módulo en mención

30 min

3 En el SAG Modulo de Contabi l idad genera el as iento resumen de Tesorería, Logíst ica, Personal, G.Presupuestal , Almacén para el proceso de integración contable

10 min

4 Luego, en el SAG real iza la recuperación del backup del mes anter ior y se procesa el mes vigente

5 min

5 Real iza la operación de integración contable del mes en el SAG

10 min



SNP

6 En el SAG procesa los Reportes del Balance Construct ivo y revisa

"Si es correcto" Impr ime Balance

Construct ivo 2,3,5 dígi tos

Balance Construct ivo

de 2,3,5, dígi tos

Or ig inal(2) 15 min


86

7 "Si el Balance Constructivo no es

correcto" En el SAG se el imina

t ransferencia y se repiten los pasos 4,5,6,

real izando el anál is is respect ivo.

2 días

8 En el SIAF, Módulo Proceso, opción Control de Procesos real iza el c ierre de información presupuestal y f inanciera, pasando las etapas de val ida, genera secuencia, pre-c ierre y c ierre

5 hrs Contador-Jefe de

Unidad de Contabi l idad

9 Efectúa la reclasi f icación de cuentas contables del mes en el SIAF, módulo Procesos, opción Hoja de Trabajo Contable

“Si el SIAF envía

mensajes de error”

Repite paso 8

10 min

10 Impr ime Balance Construct ivo en el SIAF, opción Reporte/ Balance de Comprobación


5 díg i tos

Or ig inal (2) 10 min

Jefe Unidad Contabi l idad

10 Revisa y Visa el Balance Construct ivo del mes y adjunta a los Estados

Financieros


del mes 2,3,5, dígi tos

Or ig inal 10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


87


88


FORMATO CP1

Análisis de Cuentas Financieras y Notas de Ajuste

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer los componentes del saldo de cada cuenta a nivel del último dígito del Plan de Cuentas que tenga implementado la Municipalidad y generar la nota de ajuste correspondiente. por proveedor, cliente, beneficiario con indicación del tipo y número de documento que respalda la operación y generar las notas de ajuste correspondiente.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Ley 26162 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG


Este procedimiento permite elaborar el análisis de cuentas del Balance General estableciendo la estructura de su saldo y que es realizado a nivel del último dígito del plan de cuentas, estableciendo los saldos por tipo de bien, producto, componente, proveedor, cliente, trabajador, beneficiario, con indicación del tipo y número de documento que respalda la operación y generar las notas de ajuste correspondiente.


1.- Registros Auxiliares por Cuentas Contables.

ALCANCE Unidad de Contabilidad.


89






ANALISIS DE CUENTAS FINANCIERAS Y NOTAS DE AJUSTE


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Emite en el SAG reporte: Registro Auxi l iar Cuentas Contables

Registros Auxi l iares

Or ig inal

2 hrs.

2 Real iza la conci l iac ión de saldos por cuentas y sub cuentas contables, comparando los saldos de pendientes por pagar, provis iones y notas contables por todo concepto de las operaciones del mes con los Registros Auxi l iares correspondientes, e laborando en Excel la Hoja de Trabajo de Saldos del mes

Hoja de Trabajo de Saldos del

mes

Or ig inal 7 días

3 Determinan los nuevos saldos de las cuentas anal izadas “Si existe diferencia de

saldos" Emite Nota Contable de

Ajuste en el SAG

Nota Contable de ajuste

2 hrs.

4 Impr ime en el SAG el Anál is is de Cuentas correspondientes al mes

Anál is is de Cuentas del mes

SAG

Orig inal 1 hr .

Técnico Integración


(SNP)

y

Técnicos Administrat ivo I

(055, 056)

y Técnico Contabi l idad

SNP

5 En el SIAF impr ime Anál is is de Cuentas del mes

Anál is is de Cuentas del mes

SIAF

Or ig inal

3 hrs.


90

6 Real iza la conci l iac ión de saldos del SAG con SIAF, comparando saldos por cuentas contables de los Registros Auxi l iares del SAG con los del SIAF

"Si hay diferencias" Anal iza y elabora Notas

de Contabi l idad de Ajuste tanto en el SAG como en

el SIAF

Nota Contable de ajuste

5 días


7 Ver i f ica y Visa Anál is is de Cuentas Financieras del

mes y ordena archivo

Anál is is de Cuentas del

mes V°B°

Or ig inal 1 día


8 Archiva Anál is is de Cuentas Financieras del mes

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


91


92


FORMATO CP1

Conciliación Presupuestal y Financiera de Ingresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los Ingresos entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría

N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG 280.03 Conciliación de saldos


Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los ingresos en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


1.- Informe Mensual de Recaudación de Ingresos por toda Fuente de Financiamiento emitido por la Unidad

de Gestión Presupuestal. 2.- Resoluciones de mayor Ingreso

ALCANCE Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Contabilidad.


93






CONCILIACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA DE INGRESOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Ejecución Presupuestal

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Informe Mensual de Recaudación de Ingresos por toda Fuente de Financiamiento (E-6) y las Resoluciones por Mayor Ingreso

E-6 y

Resoluc iones

Or ig inal


SNP


E-6 y

Resoluciones

Or ig inal 5 min



E-6 y

Resoluciones (Proveído)

Or ig inal 5 min




5 min

5 Registra en Hoja Excel los ingresos por Fuente de Financiamiento y cuentas contables para efectos de conci l iac ión

Cuadro General de

Ingresos por F.F.

Cuadro de

Distr ibución Ingresos por F.F.

Or ig inal

Or ig inal

3 hrs.

6 Emite Balance de Comprobación en el SAG

Balance de Comprobac.

Or ig inal 5 min

Técnico de


SNP

7 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG Cuentas 12,17,90, 91,3,96, con los saldos del E-6 por Fuente de Financiamiento

3 hrs.

Tec. Integración Contable y de

Ingresos SNP

8 "Si existe diferencia de saldos contables " Real iza anál is is de

movimientos por Part ida Presupuestal y Fuente de

Financiamiento con apoyo Registro Auxi l iar

Clase 9 y Reporte

1 día


94


Anál is is E-6 Presupuestal Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste

en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos presupuestales" Coordina con Técnico de

Presupuesto Elabora en el SAG Nota

Presupuestal

Nota Contable de Ajuste

Nota Presupuestal

Or ig inal

Or ig inal

Tec. Integración Contable y de

ingresos SNP

Técnico de

Presupuesto

9 "Si coinciden los saldos"

Elabora Acta de Conci l iac ión de Ingresos

por Fuente de Financiamiento entre

Unidad de G.Presupuestal y Contabi l idad

Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Integ.Contable Copia:Téc.Presupuesto

Acta de Conci l iac ión de Ingresos

con Presupuesto


1 hr .


SNP

10 Rececpiona Acta de Conci l iac ión y remite a Jefe de Unidad


Or ig inal

5 min




. V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

12 Recibe y Archiva Acta de Conci l iac ión de Ingresos


5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


95


96


FORMATO CP1

Conciliación Financiera de Compromisos Presupuestales de Gastos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los compromisos de gastos entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal





Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de los gastos en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


1.- Estado de Ejecución Mensual de Gasto Corriente de Gasto Corriente y de Capital por toda Fuente de

Financiamiento ( E-5) emitido por la Unidad de Gestión Presupuestal.

ALCANCE Unidad de Gestión Presupuestal y Unidad de Contabilidad.


97






CONCILIACION FINANCIERA DE COMPROMISOS PRESUPESTALES DE GASTOS


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Ejecución Presupuestal

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad el Estado de Ejecución Mensual de Gasto Corr iente y Capi ta l por toda Fuente de Financiamiento (E-5)

E-5

Or ig inal


SNP


E-5

Or ig inal 5 min



E-5

(Proveído)

Or ig inal 5 min





5 min

5 Registra en Hoja Excel los gastos por Fuente de Financiamiento y cuentas contables para efectos de conci l iac ión

Cuadro General de Gastos por

F.F

Cuadro de Distr ibución de Gastos

por F.F.

Or ig inal

Or ig inal

3 hrs.

6 Emite Balance de Comprobación en el SAG

Balance de Comprobac.

Or ig inal 5 min

Técnico

Administrat ivo I y

Técnico SNP

7 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG Cuentas 92,95, con los saldos del E-5 por Fuente de Financiamiento

30 min

Técnico

Administrat ivo I y

Técnico SNP

8 "Si existe diferencia de saldos contables " Real iza anál is is de

Movimientos por Part ida Presupuestal y Fuente de

Financiamiento con apoyo Registro Auxi l iar

Clase 9

4 día


98


Si es necesar io elabora la Nota Contable de Ajuste

en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos presupuestales" Coordina con Técnico de

Presupuesto Elabora en el SAG Nota

Presupuestal

Nota

Contable de Ajuste

Nota Presupuestal

Or ig inal

Or ig inal

Técnico

Administrat ivo I



Elabora Acta de Conci l iac ión de Gastos

por Fuente de Financiamiento entre

Unidad de G.Presupuestal y Contabi l idad

Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Adm.I Copia:Téc.Presupuesto

Acta de Conci l iac ión

de Gastos con

Presupuesto


1 hr .


SNP

10 Recepciona Acta de Conci l iac ión de Gastos y remite a Jefe de Unidad


de Gastos

Or ig inal

5 min



Acta de Conci l iac ión de Gastos .

V°B°

Or ig inal 5 min


SNP

12 Recibe y Archiva Acta de Conci l iac ión de Gastos


de Gastos

5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


99


100


FORMATO CP1

Conciliación de las Planillas de Funcionamiento entre Personal y Contabilidad

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de las Planillas de Haberes, pensiones y Salarios de Funcionamiento entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal





Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de las planillas de haberes, pensiones y salarios de Funcionamiento en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General y partidas presupuestarias realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y Gestión Presupuestal; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


La Unidad de Personal deberá remitir lo siguiente:

1.- Asiento resumen de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento 2.- Copia de las Planillas de Haberes, Pensiones y Salarios de Funcionamiento



101






CONCILIACION DE LAS PLANILLAS DE FUNCIONAMIENTO ENTRE PERSONAL Y CONTABILIDAD


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de

Personal

1 Remite a la Unidad de Contabi l idad: • Copia de la Plani l la de

Haberes, Pensiones y Salar ios de Funcionamiento

• Asiento Resumen de las Plani l las de Personal

Plani l la

y

Asiento Resumen de

Plani l las

copia


2 Recepciona documentos, registra y entrega a Técnico Responsable

5 min

3 Revisa documentación remit ida. “Si documentación está


10 min

4 Registra en Hoja Excel los saldos de las Plani l las, Liquidaciones, Subsidios, Boni f icaciones del mes por cuentas contables Cta. 62, 66, 68,47 efectuando el cuadro resumen de saldos contables y de personal

Cuadro de Conci l iac ión de Plani l las

Or ig inal

4 hrs

Técnico

Administrat ivo I

5 Real iza la comparación de saldos contables con saldos de personal

"Si existe diferencia de

saldos contables " Real iza anál is is de

cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar 62,66,68

del SAG.


en el SAG y SIAF.

"Si existe diferencia de saldos de Personal "

Coordina con Responsable de la Unidad

de Personal para su corrección

Nota Contable de

Ajuste

Or ig inal

3 hrs


102


U. de Contabi l idad y

Técnico Adm. I de U. Personal


Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de Plani l las entre Personal y

Contabi l idad Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc..Contable Copia:Téc de Personal

Acta de Conci l iac ión de Saldos de

Plani l las


20 min.


SNP

7 Recepciona Acta de Conci l iac ión y entrega a Jefe de unidad


Plani l las

Or ig inal

5 min



5 min


SNP

9 Archiva Acta de Conci l iac ión

5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


103


104


FORMATO CP1

Conciliación de Saldos de Contabilidad con Fiscalización Tributaria

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos de multas tributarias entre la Unidad de Contabilidad y la División de Fiscalización Tributaria.





Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos de multas tributarias entre la Unidad de Contabilidad y la División de Fiscalización Tributaria en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y División de Fiscalización Tributaria; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


La División de Fiscalización Tributaria deberá remitir mensualmente la siguiente información:

1.- Resoluciones de Determinación y Multas Tributarias

ALCANCE División de Fiscalización Tributaria y Unidad de Contabilidad.


105






CONCILIACIÓN DE SALDOS DE CONTABILIDAD CON FISCALIZACIÓN TRIBUTARIA


Cantidad de Copias

Tiempo


y de Ingresos SNP

1 Real iza la ver i f icación de saldos contables de valores del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos del s is tema SAT



cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar del SAG.


en el SAG y SIAF.

"Si existe diferencia de saldos tr ibutarios "


Fiscal ización Tr ibutar ia para su corrección

Nota Contable de

Ajuste

30 min

Técnico de


SNP

Téc. Adm. I Div. Fiscal ización. Tr ibutar ia


Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de Valores de Determinación

y Multas Tr ibutar ias Firman Reponsables

Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc.Fiscal iz .Tr ibut.


Valores


20 min.


SNP



Valores

Or ig inal

5 min




V°B°

Or ig inal 5 min


SNP



Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


106


107


FORMATO

CP1

Conciliación de Saldos de Tributos entre Contabilidad y Recaudación Tributaria


Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los saldos tributarios entre la Unidad de Contabilidad y la División de Recaudación Tributaria.





Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos tributarios entre la Unidad de Contabilidad y la División de Recaudación tributaria en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre las Unidad de Contabilidad y División de Fiscalización Tributaria; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


La División de Recaudación Tributaria deberá remitir mensualmente la siguiente información:

1.- Movimiento Resumen Mensual y Anual de Cuentas Corrientes 2.- Resumen Mensual de Emisiones y Correcciones de Cuentas Corrientes. 3.- Movimiento de Cuentas Corrientes de Emisiones y Correcciones 4.- Movimiento de los Intereses y Reajustes Tributarios 5.- Provisión de la Cobranza Dudosa 6.- Castigo de Cobranza Dudosa (Anual)

7.- Intereses y Reajustes Tributarios del mes.

ALCANCE División de Recaudación Tributaria y Unidad de Contabilidad.


108






CONCILIACIÓN DE SALDOS DE TRIBUTOS CON RECAUDACIÓN TRIBUTARIA


Cantidad de Copias

Tiempo


y de Ingresos SNP

1 Real iza la Ver i f icación de saldos del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos de Cuentas Corr ientes del Sistema SAT



cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar 12

Cuentas por Cobrar del SAG.


en el SAG y SIAF.

"Si existe diferencia de saldos tr ibutarios "


Recaudación Tr ibutar ia para su corrección

Nota Contable de

Ajuste

30 min

Técnico de


SNP

Téc. Adm. I Div.Recaudación Tr ibutar ia


Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de

Tr ibutos Firman Responsables

Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc Recaudac.Tr ib.


Tr ibutos


20 min.


SNP



Tr ibutos

Or ig inal

5 min




V°B°

Or ig inal 5 min


SNP



Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMENTO


109


110


FORMATO

CP1

Conciliación Presupuestal y Financiera de Saldos por Infracciones al Tránsito


Efectuar la Conciliación la Presupuestal y Financiera de los Saldos por Infracciones al Tránsito entre la División de Transportes y Seguridad Vial y la Unidad de Contabilidad.





Este procedimiento permite efectuar la comparación y verificación de saldos por Infracciones al Tránsito en las cuentas contables financieras y presupuestales del Balance General, realizándose esta actividad como medida de control, concluyendo con el levantamiento de una acta entre la División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad; en el caso de diferencias se practican la nota de ajuste correspondiente.


La División de Transportes y Seguridad Vial deberá remitir mensualmente a la Unidad de Contabilidad lo siguiente: 1.-Movimiento Resumen de los Ingresos 2.- Movimiento de las infracciones de tránsito 3.-Provisión para Cuenta de Cobranza Dudosa 4.- Provisión del Castigo (Anual) 5.- Otros Movimientos

ALCANCE División de Transportes y Seguridad Vial y Unidad de Contabilidad.


111






CONCILIACIÓN DE SALDOS POR INFRACCIONES AL TRANSITO


Cantidad de Copias

Tiempo


y de Ingresos SNP

1 Real iza la ver i f icación de saldos contables del Balance Construct ivo del Sistema SAG, con los saldos del Sistema de la Div. De Transportes y Segur idad Vial



cuentas con apoyo del Registro Auxi l iar Cuenta 17 Cuentas por Cobrar

Diversas del SAG.


en el SAG y SIAF. "Si existe diferencia de saldos de infracciones "

Coordina con Responsable de Div. De Transportes o la Unidad

de Tesorería para su corrección

Nota Contable de

Ajuste

1 hr .


y de Ingresos SNP

Téc. Adm. I

Div. de Transportes y Seguridad Vial

2 "Si coinciden los saldos por infracciones"

Elabora Acta de Conci l iac ión de Saldos de

Infracciones al Tránsi to Firman Reponsables

Or ig inal : Contabi l idad Copia:Téc.Int .Contable Copia:Téc.Transportes

Acta de Conci l iac ión de Saldos de Infracciones


20 min.


SNP


Acta de Conci l iac ión de Saldos de Infracciones

Or ig inal

5 min




V°B°

Or ig inal 5 min




Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


112


113


FORMATO CP1

Emisión de los Estados Financieros Mensual

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para formular en el plazo establecido los Estados Financieros de la Municipalidad de Ilo en forma mensual.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Gubernamental. Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de

Estados Financieros y Cronograma de Plazos


Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros del mes que constan del Balance General (F-1), Los Estados de Gestión (F-2) y las Notas Explicativas a Los Estados Financieros.


1. Balance de Comprobación de 5 dígitos. 2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 3. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 5. Registraos Auxiliares cerrados. 6. Libros Principales Cerrados.

ALCANCE Alcaldía, Regidores, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración General, Oficina de Control Interno y Unidad de Contabilidad.


114






EMISION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS MENSUAL


Cantidad de Copias

Tiempo


Ingresos SNP

1 Procesa en el SAG Módulo Contable, opción Control de movimientos, la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el mes

10 min


2 Emite el Balance General (F-1) y los Estados de Gestión (F-2) del mes en el SAG y SIAF

F-1 F-2

.

Or ig inal (2) 2 hrs

3 Elabora las Notas Expl icat ivas a los Estados Financieros en Excel con apoyo del Balance Construct ivo y Anál is is de Cuentas Financieras

Notas Expl icat ivas

EE.FF

Or ig inal (2) 5 hrs.


SNP

4

Elabora el Informe de los Estados Financieros del Mes Adjunta Fi le EE.FF. que contiene: • F-1 Balance General y

Notas Respect ivas a los Estados Financieros

• F-2 Estado de Gest ión y Notas Respect ivas a los Estados Financieros

• HT-1 Balance Construct ivo

Informe y

Fi le EE.FF.

Or ig inal (2)

30 min


5 Suscr ibe los Estados Financieros del mes. Se alcanza a G. de Adm. General para su revis ión y f i rma correspondiente.

In fo rme, Es tados

F inanc ie ros de l mes

Or ig inal (2)

1 día


SNP

6 Recibe, registra los Estados Financieros del mes y remite a la G. de Adm. General

5 min

Secretar ia de G.Adm. General

7 Recepciona, registra y pone en despacho del Gerente de Administrac ión

10 min


115

Gerente de Administrac ión

8 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad

1 día


9 Recibe, registra y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad

5 min


SNP

10 Rececpiona, registra y d istr ibuye EE.FF. a: 1. Alcaldía 2. Regidores 3. G. Munic ipal 4. G. Adm. General 5. ÓCI 6. Archivo Contabi l idad

Informe y

Fi le EE.FF. V°B°

Or ig inal (2) y 4 copias

30 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


116


117

FORMATOS UTILIZADOS


118


119


FORMATO

CP1

Formulación de los Estados Financieros Trimestral


Emitir los Estados Financieros Trimestral de la Municipalidad Provincial de Ilo.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de

Estados Financieros y Cronograma de Plazos Reglamento de Organización y Funciones.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios del Trimestre que constan del Balance General (F-1), Los Estados de Gestión (F-2) y las Notas Explicativas a Los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria (EP-1) Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos y (EP-2) Estado de Fuente y Uso de Fondos, consolidando de esta manera los Estados Financieros y Presupuestarios para remitir dicha información a la Contraloría General de la República.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1. Balance de Comprobación Financiero de 5 dígitos. 2. EP-1 Estado de Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos 3. EP-2 Estado de Fuente y Uso de Fondos. 4. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 5. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 6. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 7. Registraos Auxiliares cerrados. 8. Libros Principales Cerrados. 9. Información Presupuestaria: EP-1 y EP-2

ALCANCE

Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración, Unidad de Gestión Presupuestaria, Unidad de Contabilidad, Oficina de Control Interno, Contaduría Pública y Contraloría General.


120



GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GENERAL FORMATO CP-2



FORMULACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS TRIMESTRAL


Cantidad de Copias

Tiempo


SNP

1 Ejecuta el Proceso de Integración Contable

1 día


SNP

2 Emite en el Balance Construct ivo en el SAG y SIAF de 5 dígi tos


5 díg i tos



Ingresos SNP

3 Procesa en el SAG la acumulación de las diversas operaciones contables efectuadas en el t r imestre

10 min

4 Emite el Balance General (F-1) y Estados de Gest ión (F-2) del t r imestre en el SIAF

F-1 F-2

.

Or ig inal (2) 2 hrs

5 Elabora las Notas Expl icat ivas a los Estados Financieros en Excel con apoyo del Balance Construct ivo y Anál is is de Cuentas Financieras


EE.FF

Or ig inal (2) 5 hrs.

6 Luego, incorpora la información presupuestar ia remit ida por la Unidad de Gestión Presupuestal : • EP-1 Estado de

Ejecución del Presupuesto de ingresos y Gastos

• EP-2 Estado de Fuente y Uso de Fondos

EP-1 EP-2

Or ig inal (2) 1 día

Contador - Jefe de


7 Real iza el Proceso de Transferencia de los Estados Financieros del t r imestre al MEF en el SIAF

1 hr


121

8 Revisa, suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad y elabora informe para su remisión a la Gerencia de Administrac ión para su aprobación y f i rma

In fo rme, Es tados

F inanc ie ros y P resupues ta r io de l T r imes t re



SNP

9 Recibe, registra Estados Financieros y presupuestar ios, remite a la G. Adm. General

5 min



5 min


11 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad

15 min


12 Recibe, registra y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad

5 min


SNP

13 Proyecta Of ic io para la f i rma del Alcalde, para remit i r la información a la Contaduría General de la Repúbl ica

Of i c io

Or ig inal (2) 20 min

Secretar ia de Alcaldía

14 Recibe, registra documentación y coloca en Despacho de Alcaldía

10 min

Alcalde 15 Suscr ibe Of ic io de los Estados Financieros y Presupuestar ios del Tr imestre

1 día


16 Remite documentación a la Contaduría General de la Repúbl ica y d istr ibuye: 1. Contaduría or ig inal 2. Alcaldía (c) 3. G. Munic ipal (c) 4. G. Adm. General (c) 5. OCI (c) 6. Arch. Contabi l idad (o)

Of i c io In fo rme, Es tados

F inanc ie ros y P resupues ta r io de l T r imes t re

Or ig inal (2)y 4 copias

1 día


17 “Posteriormente” Aprobado los Estados Financieros y Presupuestar ios de la MPI, sustenta ante Contaduría General de la Repúbl ica en la c iudad de Lima.

2 días

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


122


123

FORMATOS UTILIZADOS


124


125


FORMATO

CP1

Cierre Contable y Presentación de la Información para la Cuenta General de la República


Efectuar el cierre contable del ejercicio y la elaboración de los estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio de la Municipalidad Provincial de Ilo.


Ley N° 28 708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público . Resolución NCC N° 010-97-EF/93.01 aprueba el Nuevo Plan Contable Instructivo N° 06 Periocidad de Presentación de los Estados Financieros y Presupuestarios Resolución de Alcaldía N↑8 157-2006-A-MPI Presentación de Información para la Elaboración de

Estados Financieros y Cronograma de Plazos Reglamento de Organización y Funciones y Manual de Organización y Funciones.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio que constan del Balance General (F-1), los Estados de Gestión (F-2), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (F-3), Estado de Flujos de Efectivo (F-4), Información Complementaria, Notas a los Estados Financieros y Otros Anexos a los Estados Financieros, adjuntando la información presupuestaria, consolidando de esta manera los Estados Financieros y Presupuestarios del ejercicio para remitir y sustentar dicha información a la Contaduría General de la República


1. Balance Constructivo HT-1 de 5 dígitos 2. Análisis de Cuentas Financiero y Presupuestal. 3. Conciliación Presupuestal con la Unidad de Gestión Presupuestal de la Entidad. 4. Conciliaciones practicas entre Contabilidad y Abastecimiento, Patrimonio, Personal, Administración

Tributaria, Grifo Municipal, Programa Maquinaria y Equipo. 5. Registraos Auxiliares cerrados. 6. Libros Principales Cerrados 7. Información presupuestaria: PP-1, PP-2, EP-1, EP-2, EP-3, EP-4 y otros

ALCANCE

Contraloría General de la República, Alcaldía, Gerencia Municipal, Gerencia de Administración General, Oficina de Control Interno y Unidad de Contabilidad.

INSTRUCCIONES

Los Estados Financieros serán presentados en moneda nacional a nivel de dos decimales.


126



GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN GENERAL FORMATO CP-2



CIERRE CONTABLE Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN PARA LA CUENTA GENERAL DE LA REPUBLICA


Cantidad de Copias

Tiempo

Unidad de Contabi l idad 1 La Unidad de

Contabi l idad mediante documento informa fecha de cierre de operaciones del ejerc ic io a la G. de Adm. General y Unidades Generadoras de Ingresos y Gastos de la MPI, para lo cual deberán remit i r la información correspondiente para el c ierre de operaciones.

Documento de Fecha de

Cierre del Ejerc ic io


(2) y


y de Ingresos SNP

2 Real izan el proceso de conci l iac ión del e jerc ic io, mes a mes de acuerdo a sus Hojas de Trabajo en Excel con todas las Unidades generadoras de ingresos y gastos de la Munic ipal idad

Hojas de t rabajo de

Conci l iac ión

12 días


SNP

3 Ejecuta el Proceso de Integración Contable

1 día


SNP

4 Emite en el Balance Construct ivo en el SAG y SIAF de 5 dígi tos


5 díg i tos

Or ig inal 30 min

Contador - Jefe de


5 Revisa la correspondencia de saldos acreedores y/o deudores con sus respect ivas cuentas contables “Si hay ajustes contables ”

Repite paso 4

2 días

Contador - Jefe de


y Técnico de


SNP

6 En el SAG y SIAF efectúa los Asientos Contables de Cierre del e jerc ic io: • Ajustes y

regular izaciones patr imoniales

• Cierre de cuentas de gest ión y de resul tados

• Cierre de cuentas de balance y de presupuesto

Asientos de Cierre del Ejerc ic io

Or ig inal 2 días


127

7 Impr ime los Formatos en el SIAF para obtener los Estados Financieros y Presupuestar ios del Pl iego, y d istr ibuye a los Técnicos Responsables

Formatos de los Estados Financieros

Or ig inal 2 hrs Contador - Jefe de


8 Elabora los Estados Financieros: • F-1 Balance General • F-2 Estados de Gest ión • Elabora F-3 Estado de

Cambios en el Patr imonio Neto

• F-4 Estado de Flujos de Efect ivo

• Notas Expl icat ivas

F-1 F-2 F-3 F-4


Or ig inal (2) 7 días

Contador - Jefe de Unidad de

Contabi l idad, Técnico

Administrat ivo I (2) ,


SNP, Técnico de Patr imonio,

Técnico SNP

9 Elaboran los Anexos a los Estado Financieros de acuerdo a su competencia

AF-1 AF-2

AF-2A AF-3 AF-4 AF-5 AF-7 AF-9

AF-10 AF-11 AF-12 AF-12 AF-13

Or ig inal (2) 7 días

10 Elabora Otros Anexos a los Estados Financieros y son los s iguientes: • Reporte de saldos de

cuentas del act ivo por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico

• Reporte de saldo de cuentas del pasivo y patr imonio por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico

• Reporte de saldo de cuentas de gest ión por operaciones recíprocas entre ent idades del sector públ ico

Otros Anexos

Or ig inal (2) 4 hrs Contador - Jefe de


11 Luego, incorpora la información presupuestar ia remit ida por Gest ión Presupuestal

EP-1 EP-2 EP-3 EP-4 PP-1 PP-2

Anexos a EEPP

1 día


128

12 Real iza el Proceso de Transferencia de los Estados Financieros al MEF en el SIAF, opción Procesos, Control de Procesos, hace check en información presupuestal y f inanciera/ t ransmit i r

30 min


13 Revisa, suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad y elabora informe para su remisión a la Gerencia de Administrac ión para su aprobación y f i rma.

In fo rme, Es tados

F inanc ie ros y P resupues ta r io

de l E je rc i c io



SNP

14 Recibe, registra Estados Financieros y presupuestar ios, remite a la G. Adm. General

5 min



5 min


16 Revisa y suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios de la Munic ipal idad, devuelve a la Unidad de Contabi l idad

15 min


17 Recibe, y remite Estados Financieros a la Unidad de Contabi l idad

5 min


SNP

18 Proyecta Of ic io para la f i rma del Alcalde, para remit i r la información a la Contaduría General de la Repúbl ica

Of i c io Es tados

F inanc ie ros y P resupues ta r io

de l E je rc i c io



19 Recibe, registra documentación y coloca en Despacho de Alcaldía

5 min

Alcalde 20 Suscr ibe los Estados Financieros y Presupuestar ios, devuelve a Contabi l idad

1 día


21 Remite documentación a la Unidad de Contabi l idad

5 min


SNP

22 Recepciona, registra, fotocopia y d istr ibuye Estados Financieros y Presupuestar ios a: 6. Contaduría or ig inal 7. Alcaldía (c) 8. G. Munic ipal (c) 9. G. Adm. General (c) 10. OCI (c)

6. Arch. Contabi l idad (o) 7.

Es tados F inanc ie ros y

p resupues ta r io

Or ig inal (2)y 4 copias

1 día


129


23 Aprobado los Estados Financieros y Presupuestar ios de la MPI, sustenta ante Contaduría General de la Repúbl ica en la c iudad de Lima.

2 días

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

Nota.- Los anexos AF-6 y F-8 no se aplican Anexos a los Estados Financieros • AF-1: Invers iones • AF-2: Inmuebles, Maquinar ias y Equipo • AF-2A : Infraestructura Públ ica • AF-3: Depreciación, agotamiento y amort ización acumulada • AF-4: Otras Cuentas del act ivo • AF-5: Provis ión para Benefic ios Sociales • AF-7: Hacienda Nacional • AF-9: Movimiento de Fondos de Sub Cuentas Corr ientes del Tesoro Públ ico • AF-10: Declaración Jurada • AF-11: Relación de Funcionar ios autor izados a f i rmar los Estados Financieros y

Presupuestar ios • AF-12: Transferencias corr ientes rec ib idas • AF-13: Transferencias Corr ientes otorgadas Estados Presupuestarios • PP-1: Programación del presupuesto de Ingresos • PP-2 Programación del Presupuesto de Gastos • EP-1: Estado de Ejecución del Presupuesto de ingresos y Gastos • EP-2: Estado de Fuente y Uso de Fondos • EP-3: Clasi f icación Funcional del Gasto • EP-4: Distr ibución geográf ica del Gasto • PEPI: Programación y e jecución del Presupuesto de Ingresos • Anexos a los Estados Presupuestar ios PP-11, PP-2 y EP-1


130


131

FORMATOS UTILIZADOS


132


133


134


135

FORMATOS DE ANEXOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS


136


137


138


139


140


141


142


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145


146


147


148


149

AREA DE CONTROL PATRIMONIAL


150


FORMATO

CP1

Inventario Anual Físico de Bienes de la MPI


Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario Anual Físico de Bienes de la Municipalidad, con fines de sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica Reglamento General de Procedimientos Administrativos

de los Bienes de Propiedad del Estado.


Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los bienes de la Municipalidad, etiquetado, registro y actualización de los mismos porcada dependencia en forma anual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General, determinando los faltantes y sobrantes así como el patrimonio de la Municipalidad.


1. Resolución que designa la comisión de Toma de Inventarios 2. Aprobación del Programa de Inventario Anual de Bines de la Municipalidad mediante Resolución. 3. Reporte de Contabilidad conteniendo los importes controlados en las cuentas de Almacenes,

Inmuebles Maquinaria y Equipo, Inversiones Intangibles, Bienes Culturales, Construcciones en Curso e Infraestructura Pública.

ALCANCE Todas las Dependencias de la Municipalidad.


151






INVENTARIO ANUAL FISICO DE BIENES DE LA MPI


Cantidad de Copias

Tiempo

Técnico en Patr imonio 1 Elabora el Programa de

Inventar io Anual de Bienes de la MPI , e labora Informe y Proyecto de Resolución que conforma Comisión de Toma de Inventar io

Informe Resolución

Programa de Inventar io

Anual

Or ig inal y copia

1 día


SNP

2 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

5 min

Jefe de Unidad

Contabi l idad

3 Revisa Programa de Inventar io Anual Fís ico de Bienes de la MPI

"Si es correcto" Deriva con proveído a la

Gerencia de Administrac ión para su

aprobación.

"Si no es correcto" Devuelve a Técnico responsable para su

corrección.

(Proveído)

2 hrs.


SNP

4 Recibe documento, registra y eleva proyecto de Resolución y programa de Toma de Inventar io a la G. de Adm. General para aprobación

25 min


5 Recepciona documento, registra y pone en

despacho del Gerente de Adm. General

10 min


General

6 Revisa y aprueba Programa de Inventar io, Visa Resolución y der iva con Proveído a Patr imonio para su ejecución .

Informe Resolución

Programa de Inventar io

Anual (Proveído) aprobación

Original 2 hrs.


7 Recepciona documento, registra y remite al Área de Control Patr imonial

10 min


8 En el SAG imprime Reporte de Afectación de Bienes por Dependencia

Reporte de Afectación de bienes

por Dependencia

Or ig inal 2 días


152

9 Impresión de Códigos Patr imoniales en Et iquetas de los Bienes Patr imoniales a inventar iar .

Et iquetas de

Codif icación Patr imonial

Or ig inal 6 días

10 Ver i f ica y real iza el levantamiento y la constatación f ís ica de bienes por cada dependencia, así como el et iquetado de los mismos

3 meses

11

La Comisión determina resultados: • Relación de Bienes

sobrantes y/o Fal tantes

• L is tado de Bienes Propuestos para baja

3 días

12 “Posteriormente” Real iza la actual ización en el SAG de los Bienes Patr imoniales

3 días

13 En el SAG y SIAF elabora las notas contables de los bienes fa l tantes y/o sobrantes

Notas Contables

Bienes Sobrantes

y/o fa l tantes

1 hr .

Comisión de Toma

de Inventar io

14 Adjunta al Fi le de cada Bien Patr imonial las sol ic i tudes de baja.

1 día


15 Impr ime Inventar io de Bienes Patr imoniales de MPI, elabora Informe de resultados de Inventar io

Informe de Resultados Inventar io

Anual Fís ico de Bienes

Or ig inal y copia

1 día


SNP

16 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

10 min

Jefe de Unidad

Contabi l idad

17 Revisa, Visa Inventar io y Der iva con proveído a la

Gerencia de Administrac ión para su

conocimiento.

(Proveído) 1 hr .


SNP

18 Recibe documento, registra y remite Informe a la Gerencia de Administración General para conocimiento.

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


153

1 O

Inventario

1

O

Solicitud de baja

O

N/C

O

RBPB

O

RBSF

O

PIAB

O

Informe

O

Proy. Resolución O

PIAB

1

O

Informe

1 O

Proy. Resolución

1 O

PIAB

INVENTARIO ANUAL FÍSICO DE BIENES DE LA MPIProcedimiento:

Comisión de Toma de InventarioJefe de ContabilidadTécnico en Patrimonio

Gerencia de Administración GeneralGerente de

AdministraciónSecretaria de Gerencia Administración General

Secretaria de Contabilidad

Inicio

Elabora el Programa de Inventario Anual de

Bienes de la MPI

Elabora Informe y Proyecto Resolución

O

Informe

O

Proy. Resolución

Recepciona documento , registra y pone en despacho de Jefe

Revisa Programa de Inventario Anual de

Bienes

Si es correcto?

Deriva con proveído a G. de

Administración para aprobación

No Si

Devuelve a Técnico para

corrección

O

PIAB

O

Informe

O

Proy. Resolución

Recibe, registra y eleva Proyecto de Resolución a G. de Administración

1

O

PIAB

O

Informe

O

Proy. Resolución

Recibe, registra documentos y pone en despacho del Gerente

de Administración1

O

PIAB

O

Informe

O

Resolución

Aprueba Programa de Inventario Anual, Visa

Resolución y Deriva con proveído a Control

Patrimonial

O

PIAB

O

Informe

O

Resolución

Recibe documentos, registra y remite a Control Patrimonial

2 O

Reporte

Imprime Reporte de Afectación de Bienes

por Dependencia en el SAG

O

Etiquetas

Imprime Etiquetas de Bienes patrimoniales

3

2

Verifica y realiza constatación física de bienes y etiquetado

Determina resultados

Actualiza en el SAG los bienes patrimoniales

Elabora Nota Contable de los bienes faltantes y sobrantes en el SAG y

SIAF

Adjunta a File de c/bien patrimonial las

solicitudes de baja

3

Archivo

4

4

5

O

Informe

Imprime Inventario Anual de Bienes y

elabora informe5

Archivo

O

Inventario

O

Informe

Recibe, registra documentos y coloca en

despacho de Jefe de Unidad

O

Inventario

O

Informe

Revisa, Visa inventario y deriva a G. de

Administración para conocimiento

O

Inventario

O

Informe

Remite Informe de Resultados de

inventario a G.de Administración

Fin

Nota.-PIAB = Programa de Inventario Anual de BienesRBSF = Relación de bienes sobrantes o faltantesRBPB= Relación de Bienes Propuestos para BajaN/C = Nota Contable


154


FORMATO

CP1

Altas, Bajas y Enajenaciones de Bienes Patrimoniales


Establecer el procedimiento para una adecuada alta, baja y enajenaciones de bienes patrimoniales de la Municipalidad.


Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica Reglamento General de Procedimientos Administrativos

de los Bienes de Propiedad del Estado.


Este procedimiento permite efectuar la aprobación de altas, bajas y enajenaciones ante el Comité de Gestión Patrimonial, para lo cual deberá elaborarse el expediente Administrativo.


1. Expediente Administrativo

ALCANCE Alcaldía, Gerencia de Administración General, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.

INSTRUCCIONES

El Comité de Gestión Patrimonial, está integrada por el gerente Municipal, Gerente Urbano-Ambiental y el Técnico de Control patrimonial.

Las Causales de Alta de Bienes son: saneamiento de bienes muebles, permuta, donaciones, reposición.

Las Causales de Baja son: Estado de obsolescencia técnica, excedencia, mantenimiento o reparación onerosa, pérdida, robo o sustracción, destrucción o siniestro, etc.

La Resolución de Alta o Baja de Bienes tiene un plazo de 30 días para emitirla y 20 días hábiles para dar cuenta a la SBN emitida la resolución.


155






ALTAS, BAJAS Y ENAJENACIONES DE BIENES PATRIMONIALES


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Presenta las Sol ic i tudes de Al tas, Bajas y Enajenaciones de Bienes Muebles ante el Comité de Gest ión Patr imonial

2 Elabora el Expediente Administrat ivo, el cual contendrá el Informe Técnico Legal mot ivado que determine de los Bienes Muebles a darse de Al ta y/o Baja

Expediente Admin is t rat ivo

Or ig inal 2 días


3 Elevará el Expediente Administrat ivo al Comité de Gest ión Patr imonial para su evaluación

15 min

Comité de Gestión

Patr imonial

4 Evaluará Expediente Administrat ivo “De estar conforme”

Suscr ib irá Acta de Acuerdos

Acta de Acuerdos

Or ig inal 2 hrs.


5 Redacta Proyecto Resolución y eleva con Expediente Administrat ivo al Presidente del Comité de Gest ión para dar t rámite de aprobación

Proyecto Resoluc ión Expediente Admin ist rat .

Or ig ina l y 3 copias

30 min

Presidente Comité de Gestión

Patr imonial

7 Recepciona Expediente Administrat ivo y eleva a Alcaldía para su aprobación

30 min


8 Recepciona documentos, registra y coloca en despacho de Alcaldía

15 min

Alcalde 9 Suscr ibe Resolución que apruebe el a l ta y/o baja de los bienes Muebles

Resoluc ión de Al tas y/o Baja

de Bienes Muebles

Or ig ina l y 3 copias

1 día

Secretar ía General 10 Distr ibuye Resolución de Altas y/o Bajas de Bienes Patr imoniales de la s iguiente manera: Or ig inal : Secretar ía Gnal. Copia: CGP Copia: GAG Copia: UC

1 hr .


156


11 “Posteriormente” Real iza la actual ización en el SAG de la Al ta y/o Baja de Bienes Muebles

30 min.

12 En el SAG y SIAF elabora las Notas Contables por la Al ta y/o Baja de Bienes Muebles. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta copia de doc. sustentator ia: • Copia de Resolución d

Al ta y/o Baja de Bienes Muebles

Notas Contables

por Al ta y/o Baja Bienes

Muebles

Or ig inal 15 min x c/N/C


13 Ver i f ica Nota Contables

Si es correcto" Visa Notas Contables y

ordena archivo.

"Si no es correcto" Devuelve Nota Contable a


Notas Contables

V°B°

5 min


SNP


5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


157


158

FORMATOS UTILIZADOS

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES PATRIMONIALES

No. _______ I. DATOS GENERALES UNIDAD ORGANICA O AREA TECNICA SOLICITANTE NOMBRE DE USUARIO DEL BIEN UBICACIÓN DEL BIEN II. MOTIVO DE LA BAJA (Marcar con “X”)

1. ESTADO DE EXCEDENCIA 5. DESTRUCCIÓN O SINIESTRO

2. OBSOLESCENCIA 6. REEMBOLSO O REPOSICION

3. MANTENIMIENTO O REPARACIÓN ONEROSA 7. OTRA CAUSAL (Previa opinión favorable del SNB)

4. PERDIDA, ROBO O SUSTRACCIÓN

III. DESCRIPCION DE LOS BIENES MUEBLES

a) Denominación b) Código patrimonial

c) Detalle Técnico - Marca - Modelo - Tipo - Color - Dimensiones - Número de Serie - Número de Placa de Rodaje - Número de Motor - Número de Chasis - Año de Fabricación d) Estado de Conservación (Marcar con “X”)

- Nuevo (N) - Bueno (B) - Regular (R) - Malo (M) e) valor (S/.)

IV. DESCRIPCION DE LOS BIENES MUEBLES

1. INFORME DE USUARIO 8. DENUNCIA POLICIAL

2. INFORME DE JEFE SUPERIOR 9. DOCUMENTOS EXP. POLICIA NACIONAL

3. INFORME TECNICO 10.INFORME E ESPECIALISTA (EXTERNO)

4. ACTA DE CONSTATACION 11.CERTIFICADO DE DIPROVE(Vehículos)

5. INFORME DE TASACION 12.CERTIFICADO DE GRAVAMEN (Vehículos)

6. INFORME CIA. BOMBEROS 13.OTROS (ESPECIFICAR)…………………………………

7. INFORME DE DEFENSA CIVIL ………………………………………………………

Fecha: Ilo ___ de _________ del 2006

……………………………………….. Responsable de Unidad Orgánica


159


FORMATO

CP1

Bienes en Cesión de Uso


Establecer el procedimiento para los bienes en cesión de uso de la Municipalidad.


Ley N° 24680 del Sistema Nacional de Contabilidad y su Reglamento. Resolución N° 039/98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado Decreto Supremo N° 154-2001-EF Modifica eglamento General de Procedimientos Administrativos de

los Bienes de Propiedad del Estado.


Este procedimiento permite ceder bienes en cesión de uso


1.- Documento de Interesado que solicita bien en cesión de uso


INSTRUCCIONES

Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el jefe de Unidad y el Técnico de Control patrimonial.


160






BIENES EN CESION EN USO


Cantidad de Copias

Tiempo

Interesado 1 Presenta documento de

bien en cesión de uso adjuntando los s iguientes documentos: a) Copia del documento

de ident idad del t i tu lar o representante de ent idad la sol ic i tante

b) Informe sustentando la necesidad del uso del b ien

Documento Or ig inal y copia

15 min

Trámite Documentar io

2 Recepciona documento, registra y remite a despacho de Alcaldía

15 min


3 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Alcaldía

15 min

Alcalde 4 Evalúa y der iva a Asesoría Jur ídica para su evaluación, cal i f icación y emis ión de Informe Técnico Legal

(Proveído) 15 min


5 Recibe documento, registra y remite a Asesoría Jur ídica

15 min

Secretar ia de G. Asesoría Jur ídica

6 Recepciona, registra documento y coloca en despacho de Asesor Legal

5 min

Asesor Legal 7 Revisa y evalúa documento

“Si procede” Elabora Informe Técnico Legal y recomienda al

Ti tu lar autor ice la cesión en uso del b ien propuesto

“No Procede” Devuelve a Tramite

documentar io.

Informe Técnico Legal

Or ig inal y copia

2 hrs.

Secretar ia de G. Asesoría Jur ídica

8 Recibe, registra y remite Informe Técnico a Despacho de Alcaldía

15 min


9 Recepciona Informe, registra y coloca en despacho de Alcaldía

15 min


161

Alcalde 10 El Ti tu lar de encontrar conforme, autor iza mediante Resolución, la cesión en uso del b ien (s) a favor de la Inst i tuc ión (s) sol ic i tante.

Resolución


1 hr .


11 Recibe Resolución, registra y remite a G. de Adm, General para su cumpl imiento

1 hr .

Secretar ia de G. Adm. General

12 Recepciona documentos registra y pone en despacho de la Gerencia

15 min


13 Toma conocimiento y der iva con proveído a Control Patr imonial

(Proveído G. Adm.)

15 min


14 Recibe y remite documentos a Unidad de Contabi l idad

15 min


SNP

15 Recepciona documentos registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

5 min

Jefe de Unidad de Contabi l idad

16 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio

(Proveído UC)

5 min

17 Coordina con la parte interesada, y real iza inspección ocular in s i tu

1 hr . Técnico en Patr imonio

18 “Posteriormente de ser conforme”

Elabora Acta de Entrega de Bien en Cesión en Uso

Acta Or ig inal y copia

30 min

Jefe de Unidad de Contabi l idad,

Técnico en Patr imonio, Interesado

19 Proceden ambas partes a f i rman Acta de entrega del bien en señal de conformidad

Acta V°B°

Or ig inal y copia

1 hr .

20 Entrega copia de Acta a la parte interesada

5 min Técnico en Patr imonio

21 Ret iene or ig inal de Acta y adjunta a f i le patr imonial del b ien.

5 min

Interesado 22 Recibe copia de Acta . 3 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


162


163


FORMATO CP1

Donación de Bienes Muebles Dados de Baja Técnica

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para la donación de bienes muebles dados de baja técnica de la Municipalidad.





Este procedimiento permite regula las donaciones de bienes muebles dados de baja por la entidad


1.- Resolución de Bien Patrimonial dado de Baja Técnica 2.- Documento de Interesado solicitando donación del bien


INSTRUCCIONES

Los Representantes de la Municipalidad, está conformada por el Gerente de Administración General, Jefe de Unidad y el Técnico de Control patrimonial.


164






DONACION DE BIENES MUEBLES DADOS DE BAJ A TECNICA


Cantidad de Copias

Tiempo

Interesado 1 Presenta documento

sol ic i tando donación de bienes

Documento Or ig inal y copia

10 min

Trámite Documentar io

2 Recepciona documento, registra y remite a despacho de Alcaldía

15 min


3 Recepciona documento, registra y pone en despacho de Alcaldía

15 min

Alcalde 4 Toma conocimiento y der iva a Gerencia de Administrac ión emisión de informe de disponibi l idad de bienes dados de baja

(Proveído)

15 min


5 Recibe documento, registra y remite a G. de Adm. General

15 min


6 Recepciona, registra documento y coloca en despacho de la Gerencia

10 min


7 Toma conocimiento y der iva con proveído a Control Patr imonial para informar bienes dados de baja

(Proveído G. Adm.)

15 min


SNP

8 Recepciona documento registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad

15 min


9 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio para informar bienes dados de baja

(Proveído UC)

10 min


10 Elabora Informe de disponibi l idad de bienes dado de baja Adjunta Resolución de Bienes dado de Baja

Informe de Bienes dados

de baja

Or ig inal y copia

1 día


SNP

11 Recepciona Informe, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

5 min


12 Remite a la G. de Administración General

10 min


SNP

13 Recibe documentos, registra y remite a G. de Adm. General

5 min


165


14 Recepciona, registra documentos y pone en despacho de la Gerencia

5 min


15 Recomienda al Ti tular se autor ice la t ransferencia def ini t iva vía donación del bien propuesto al interesado.

20 min

Secretaria de G. Adm. General

16 Elabora Informe de recomendación de donación de bien (s) dado de baja y remite a Alcaldía

Informe de recomendación

de Donación

Or ig inal y copia

15 min


17 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Alcaldía

5 min

Alcalde 18 El Ti tu lar de encontrar conforme somete a Cesión de Consejo la t ransferencia def in i t iva vía donación del b ien (s) a favor de la Inst i tuc ión (s) sol ic i tante.

Acuerdo de Consejo

1 semana

Secretar ia General

19 “Posteriormente” Remite copia de Acuerdo de Cesión de Consejo a G. Adm. General

Copia de Acuerdo de Cesión de Consejo

1 día


20 Recepciona documento registra y pone en despacho de la Gerencia

Copia de

5 min


21 Toma conocimiento de Acuerdo y der iva con proveído a Control Patr imonial

(Proveído)

10 min


22 Recibe documentos registra y remite a la Unidad de Contabi l idad

5 min


SNP

23 Recepciona documentos registra y pone en despacho de Jefe de Unidad

5 min


24 Der iva con proveído a Técnico de Patr imonio

(Proveído UC)

15 min


25 Coordina con la parte interesada para entrega del bien y e labora Acta de Donación del Bien

Acta Or ig inal y copia

1 hr .

Representantes de la MPI

e Interesado

26 Proceden ambas partes a f i rman Acta de donación del bien(s) en señal de conformidad

Acta V°B°

Or ig inal y copia

1 hr .

27 Entrega copia de Acta a la parte interesada

5 min Técnico en Patr imonio

28 Ret iene or ig inal de Acta y adjunta a f i le patr imonial del b ien.

Interesado 29 Recibe copia del Acta FIN DEL

PROCEDIMIENTO


166


167


FORMATO

CP1

Inventario Mensual de Activos Fijos y Bienes Menores


Establecer el procedimiento para una adecuada acción de Inventario de Activos Fijos y Bienes Menores en forma mensual.





Este procedimiento permite efectuar la constatación física de los activos fijos y bienes menores de la Municipalidad, etiquetado, registro y actualización de los mismos por cada dependencia en forma mensual para sustentar los saldos de las cuentas contables del Balance General.


1.- PECOSAS

ALCANCE Unidad de Logística, Unidad de Contabilidad, Área de Control patrimonial y todas las Unidades Orgánicas de la Municipalidad


168



UNIDAD DE CONTABILIDAD FORMATO CP-2

UNIDAD ORGÁNICA : AREA DE CONTROL PATRIMONIAL HOJA 1 de 2


INVENTARIO MENSUAL DE ACTIVOS FIJOS Y BIENES MENORES


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Real iza seguimiento en el SAG de las PECOSAS emit idas en el mes con el f in de identi f icar los act ivos f i jos y b ienes menores adquir idos.

2 hrs

2 En el SAG Impr ime Listado de Kardex de Almacén

L is tado de Kardex de Almacén

Or ig inal 10 min

3 Elabora en Hoja Excel Relación de Act ivos Fi jos y Bienes Menores del mes en función a las PECOSAS de Almacén especif icando fecha, N° de PECISA, O/C, Descr ipc ión del b ien, precio uni tar io, cant idad, usuar io, ubicación, F.F., Proveedor, Comprobante de Pago

Relación de Bienes

Or ig inal 2 hrs.

4 Luego, real iza la constatación f ís ica y codi f icación, et iquetado de todos los Act ivos Fi jos y Bienes Menores

2 dias

5 “Posteriormente” Real iza el registro en el SAG de Nuevos Act ivos o Bienes menores Nuevos

30 min.

Técnico de Patr imonio

6 En el SAG prepara las Notas Contables generando el as iento contable por cada incorporación de nuevos Act ivos y/o Bienes Menores. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF. Adjunta copia de doc. sustentator ia: • Comprobante de Pago • Orden de Compra • Guía de Remisión • PECOSA • Factura y/o B/V • Requer imiento del b ien

Notas Contables por Al ta de

Act ivos Fi jos y/o Bienes Menores

15 min x c/N/C


169


7 Ver i f ica, v isa Notas Contables y ordena

archivo

Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min



Notas Contables

Or ig inal 5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


170


171


FORMATO

CP1

Incorporación y Codificación de Obras Ejecutadas al Sistema de Control Patrimonial


Establecer el procedimiento para una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por la Municipalidad al Sistema Patrimonial.


Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público


Este procedimiento permite una adecuada incorporación y codificación de obras ejecutadas por la Municipalidad que pasan a Infraestructura pública y elabora la Nota Contable de incorporación, así como el registro y codificación de la Obra en el sistema SAG.


1. Que el Bien Mueble pertenezca a la Municipalidad 2. Resolución que aprueba la liquidación de la obra 3. Liquidación Técnica-Financiera y Presupuestal

ALCANCE Gerencia de Inversiones, Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.


172






INCORPORACIÓN Y CODIFICACIÓN DE OBRAS EJECUTADAS AL SISTEMA DE CONTROL PATRIMONIAL


Cantidad de Copias

Tiempo

Gerencia de Inversiones e

Infraestructura

1 Remite al Área de Control Patr imonial copia de las Actas de Recepción de Obras y/o l iquidación de Obras

Ac ta de Recepc ión de

Obras y /o l i qu idac ión de

Obras

Copia


2 Recepciona Actas, registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad

5 min

Jefe de Unidad de contabi l idad

3 Der iva con proveído a Técnico

5 min

4 En el SAG elabora las Notas Contables de Incorporación de Obras que se encontraban en Construcciones en Curso a Infraestructura Públ ica generando el as iento contable respect ivo. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF.

Notas Contables

Obras ejecutadas

20 min Técnico

Administrat ivo I

5 En el SIAF real iza el registro correspondiente, e laborando la nota contable respect iva.

10 min


6 Ver i f ica Nota Contables Si es correcto"


"Si no es correcto"


para su corrección

Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min



Notas Contables

Or ig inal 5 min


173

8 En el SAG real iza el registro de Obras ejecutadas al Sistema de Control Patr imonial , designando codi f icación, fecha de ingreso, nombre de la obra y/o estudios

15 min Técnico de Patr imonio

9 Actual iza sus anál is is para el cálculo de depreciación mensual.

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


174


175


FORMATO

CP1

Depreciación de Bienes


Establecer el procedimiento para una adecuada depreciación de Bienes Muebles de la Municipalidad.


Tablas de Depreciación

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite determinar la pérdida gradual de bienes muebles y elaborar en el SAG y SIAF las Notas Contables por Depreciación.


1. Que el Bien Mueble pertenezca a la Municipalidad 2. Tarjetas de Control de Activos 3. Tasas de Depreciación vigente sustentado en el marco legal correspondiente

ALCANCE Unidad de Contabilidad, Área de Control Patrimonial.


176






DEPRECIACIÓN DE BIENES


Cantidad de Copias

Tiempo

1 Determina la Pérdida gradual del b ien (Depreciación) mensual para Bienes Muebles de acuerdo a Tabla de Porcentajes de Depreciación.

Elabora en Hoja Excel la Depreciación del mes

Cuadro de Deprec iac iones

de l mes

Or ig inal y copia

2 hrs.

2 En el SAG elabora las Notas Contables de Depreciación generando el as iento contable respect ivo por la depreciación del b ien mueble. Impr ime Nota Contable. Firma y anota N° de Registro para SIAF.

Notas Contables

Depreciación .

Or ig inal 10 min


3 En el SIAF real iza el registro correspondiente, e laborando la nota contable de depreciación.

10 min

Jefe de Unidad

Contabi l idad

4 Ver i f ica Nota Contables

Si es correcto" Visa Notas Contables y

ordena archivo.

"Si no es correcto" Devuelve Nota Contable a


Notas Contables

V°B°

Or ig inal 5 min



5 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


177

o

N/C Deprec.

1 o

Cuadro Deprec.

Gerencia de Administración General – Unidad de Contabilidad

DEPRECIACIÓN DE BIENESProcedimiento

Secretaria de Contabilidad Técnico de Patrimonio Jefe de Unidad

Inicio

Determina la pérdida gradual de Bienes

Muebles

Elabora en el SAG las Notas Contables de

Depreciación

Imprime Nota contable, firma y anota N° para

SIAF

o

N/C Deprec.

o

N/C Deprec.

EstaConforme?

DevuelveNota Contable Visa Notas Contables

y ordena archivo

No Si

o

N/C Deprec.

Verifica Notas Contables de Depreciación

Archivo


178


FORMATO

CP1

Desplazamiento Externo de Bienes Patrimoniales


Establecer el procedimiento para un adecuado desplazamiento externo de bienes patrimoniales de la Municipalidad.


Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público 300.06 Acceso y Custodia de Bienes


Este procedimiento permite efectuar el traslado externo de bienes patrimoniales fuera de las instalaciones de la Municipalidad.


1. Que el Bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad 2. Papeleta de Autorización

ALCANCE Dependencia Solicitante, Área de Control Patrimonial.


179






DESPLAZAMIENTO EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES


Cantidad de Copias

Tiempo

Dependencia Sol ic i tante 1 Sol ic i ta con documento el

t ras lado externo del Bien Patr imonial a la G. de Administración General

Documento de tras lado

externo

Or ig inal

Secretar ia de G. Administrac ión

General

2 Recepciona documento, registra y coloca en despacho de la G. Adm. General

10 min


General

3 Toma conocimiento, autor iza con Proveído y der iva al Área de Control Patr imonial

(Proveído) 15 min.

Secretar ia de G. Administrac ión

General

4 Recibe documento, registra y remite al Área de Control Patr imonial

5 min


5 Coordina con Dependencia sol ic i tante y entrega Formato de Desplazamiento Interno/Externo de Bienes

Formato Papeleta

Desplazam. de Bienes

Patr imonia les

6 L lena datos de papeleta y obt iene Visto Bueno de Jefe Inmediato

Papeleta V°B°

Or ig inal 10 min Dependencia Sol ic i tante

7 Fotocopia Papeleta y

entrega Papeleta l lenada a Técnico Responsable de Control Patr imonial

Papeleta


5 min-


8 Revisa conformidad de Papeleta

“Si está incompleta” Devuelve al interesado

5 min.

9 Firma Papeleta en señal de conformidad y dispone del t raslado del Bien. Ret iene Papeleta.

3 min.

Dependencia Sol ic i tante

10 “Posteriormente” Procede a real izar e l t ras lado del Bien y entrega copia a Vigi lante y ret iene copia para archivo

20 min.

Vigi lancia 11 Real iza la ver i f icación f ís ica del bien, registra desplazamiento en cuaderno de cargo.

10 min

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


180


181

FORMATOS UTILIZADOS

PAPELETA DE AUTORIZACIÓN PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO/EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES

El Servidor Don: __________________________ de la Unidad Orgánica:____________________ con código personal N° : ____________ Esta autorizado según documento: ______________________ De fecha: ____________________ Para el Desplazamiento: Interno Externo De : _____________________________________________________________________________ Hacia : _____________________________________, con fines_____________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Desde: ____/ ____ / ____ al _____ / _____ / _____ Los siguientes Bienes Patrimoniales:

Cod. N° de Inventario Descripción Estado de Conservación

FECHA: ____________________ ______________________ ___________________ V° B° Control Patrimonial Entregue Conforme Nombre: Nombre: DNI: DNI:


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FORMATO

CP1

Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales


Establecer el procedimiento para un adecuado desplazamiento interno de bienes patrimoniales de la Municipalidad.


Resolución de Contraloría N° 072-98-CG Normas de Control Interno para el Sector Público 300.06 Acceso y Custodia de Bienes

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el traslado interno de bienes patrimoniales dentro de las instalaciones de la Municipalidad.


1. Que el Bien Patrimonial pertenezca a la Municipalidad

2. Papeleta de Autorización

ALCANCE Alcalde, Funcionario o Servidor de la Municipalidad, Área de Control Patrimonial.


183






DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALES


Cantidad de Copias

Tiempo

Servidor Sol ic i tante 1 Sol ic i ta al Área de

Control Patr imonial e l t ras lado interno del Bien Patr imonial .


2 Entrega a Servidor Formato de Papeleta de Desplazam. Interno/Externo de Bienes Patr imoniales

Formato Papeleta de Desplazam. de Bienes

Patr imonia les

Or ig inal 3 min

Servidor Sol ic i tante

3 Llena Papeleta, indicando nombre del servidor, unidad orgánica, t ipo de desplazamiento, or igen, dest ino, código del b ien, descr ipción del b ien, estado de conservación, fecha, f i rma.

10 min.

Jefe de Dependencia Sol ic i tante

4 Visa Papeleta en señal de conformidad

Papeleta V°B°

Or ig inal 5 min.


5 Fotocopia y entrega papeleta a Técnico de Control Patr imonial

Papeleta

Or ig inal y copia

5 min-


6 Revisa conformidad de Papeleta

“Si está incompleta” Devuelve al interesado

5 min.

7 Firma Papeleta en señal de conformidad y dispone del t raslado del Bien. Ret iene Papeleta or ig inal “Si el desplazamiento de

bien es permanente” Actual iza el l is tado de cargo de afectación de

bienes en Uso de la Unidad que recib irá dicho

bien.

10 min.


8 “Posteriormente” Procede a real izar e l

t ras lado del Bien

20 min.

FIN DEL

PROCEDIMIENTO


184

f o

Papeleta

o

Papeleta

f

Unidad de Contabilidad – Área de Control Patrimonial

DESPLAZAMIENTO INTERNO DE BIENES PATRIMONIALESProcedimiento

Técnico de Patrimonio

Dependencia Solicitante

Servidor Solicitante Jefe de Dependencia Solicitante

Inicio

Solicita a Control Patrimonial el traslado

interno de bien

o

Papeleta

Entrega Formato de Papeleta de

Desplazamiento I/E de Bienes Patrimoniales

o

Papeleta

Llena datos de Papeleta y firma

o

Papeleta

Fotocopia Papeleta y entrega a Patrimonio

o

Papeleta V°B°

Visa Papeleta

EstaConforme?

DevuelvePapeleta

Firma Papeleta y dispone traslado del bien. Retiene original

No Si

c o

Papeleta

Verifica conformidad de Papeleta

Archivo

Si traslado es permanente

Actualiza el listado de cargo de afectación de Bienes en uso

f

Papeleta

Procede a realizar el traslado del bien

Archivo

Fin

Si

1

1


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FORMATOS UTILIZADOS

PAPELETA DE AUTORIZACIÓN PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO/EXTERNO DE BIENES PATRIMONIALES

El Servidor Don: __________________________ de la Unidad Orgánica:____________________ con código personal N° : ____________ Esta autorizado según documento: ______________________ De fecha: ____________________ Para el Desplazamiento: Interno Externo De : _____________________________________________________________________________ Hacia : _____________________________________, con fines_____________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ Desde: ____/ ____ / ____ al _____ / _____ / _____ Los siguientes Bienes Patrimoniales:

Cod. N° de Inventario Descripción Estado de Conservación

FECHA: ____________________ ______________________ ___________________ V° B° Control Patrimonial Entregue Conforme Nombre: Nombre: DNI: DNI:

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - mpi.gob.pe · ¾ Ley N° 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad ¾ Ley 27785 Del Sistema Nacional del Control y su Reglamento ¾