Instituto Universitario de Gerencia y Tecnologa
IUGT-Caracas
TRABAJO: Manual de Procedimientos de Recursos Humanos
ALUMNOS: Himera Acua V-25.216.177
Alberto Herrera V-3.675.664
Yeneida Hidalgo V-17.928.569
Joe Mena V-16.082.963
Manuel Otero V-18.025.003 Selene Solano V-14.953.272
E-MAILS: [email protected] [email protected]
[email protected] [email protected]
[email protected] [email protected]: Isabel
HernndezMATERIA: Adiestramiento, Capacitacin y Desarrollo de
PersonalTURNO-DIA: Nocturno-LunesFECHA: 25-06-2012 El presente
trabajo de investigacin consta de un resumen general de los
aspectos bsicos para elaborar un Manual de Procedimientos de
Recursos Humanos, incluyendo definiciones, objetivos, tcnicas y
formatos de este documento para su identificacin y comprensin.
Manual de Procedimientos de Recursos HumanosDefinicin de
Procedimientos Es una secuencia de mtodos, actividades o acciones
ordenadas y establecidas para ser ejecutadas.Definicin de
Proceso
Es una serie de fases organizadas que se interrelacionan,
orientadas a obtener un resultado especfico y
predeterminado.Definicin genrica de Manual de Procedimientos Es un
documento con informacin detallada y ordenada sistemticamente que
contiene un conjunto de pasos o instrucciones para llevar a cabo
distintas actividades u operaciones en los departamentos de una
empresa, de acuerdo con los procesos de la misma.Definicin de
Manual de Procedimientos de Recursos Humanos Es un documento que
describe de forma lgica y secuencial las tareas rutinarias de
trabajo que se llevan a cabo en la Unidad de Recursos Humanos. La
utilidad de este manual radica en la informacin que contiene, para
facilitar las acciones en cada uno de los procesos de la gestin.
Finalidad del Manual Describir en forma clara qu, cmo, cundo y dnde
se efectan los procedimientos en materia de admisin, organizacin,
remuneracin, desarrollo, mantenimiento y monitoreo de
personal.Usuarios del Manual de Procedimientos de Recursos Humanos
Todos los empleados de la Unidad de Recursos Humanos para conocer
sus actividades y presentar sugerencias que mejoren los
procedimientos.
El Gerente o Jefe de la unidad porque podr evaluar objetivamente
el desempeo de sus subalternos y proponer medidas para adaptar
procedimientos modernos que conlleven a cambios en el clima
organizacional, y analizar la efectividad de las operaciones.
La Division de Organizacin y Sistemas que forme parte de la
empresa, ya que funciona como asesora interna y facilita la medicin
del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles,
determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de
los objetivos organizacionales.Responsabilidad del Gerente o Jefe
de Recursos Humanos frente al Manual Dirigir su diseo e
implantacin. Velar por el cumplimiento y actualizacin del manual.
Detectar las necesidades de creacin y actualizacin de
procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologas, por medio
de un seguimiento permanente. Proponer al departamento los cambios
necesarios en cuanto a las acciones para el cumplimiento de los
objetivos del manual.Contenido genrico del Manual de
Procedimientos
1. Ttulo: se indica de acuerdo con el contenido del manual, en
forma breve y concisa.
2. Introduccin: explicacin general del procedimiento.
3. Organizacin: estructura micro (actividad) y macro (conexin
con las dems actividades) de los procedimientos.
4. Descripcin del Procedimiento:
Objetivos de Procedimiento: propsito del mismo.
Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden
gubernamental o internas.
Descripcin rutinaria: pasos que se deben seguir, identificando
el responsable.
Flujograma del procedimiento.5. Funciones del Procedimiento: son
actividades especficas de un cargo, lo cual forma parte del "Manual
de Cargos y Funciones" en el que se establecen las tareas
individuales de los empleados.
6. Medidas y Polticas de Seguridad y Prevencin: disposiciones
para evitar irregularidades en la ejecucin.7. Informes o
Documentos: econmicos, financieros, estadsticos, etc. que se
requieran o emitan.
8. Observaciones de las oficinas encargadas del control de
procedimientos, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento
continuo y calidad.
Tcnicas para realizar el Levantamiento de Procedimientos
Para hacer el levantamiento de procedimientos que forman parte
del manual, se emplean una o varias de las siguientes tcnicas:
1. A travs del Jefe de la unidad y el grupo de trabajo que
participa
El Jefe de Recursos Humanos se rene con sus subordinados y
nombran a uno de ellos como relator, luego se describe de forma
lgica y ordenada, el conjunto de tareas propias de los responsables
de cada paso de acuerdo con el proceso respectivo, y se diligencia
un formato nico en borrador por cada uno.
De esta manera quedan registrados los procedimientos para ser
entregados a un grupo de asesores internos en dado caso para su
revisin. Seguidamente se anotan los objetivos, la base legal, los
documentos a elaborar para cada procedimiento, justificacin de
tareas, formularios, hoja de ruta y flujograma.2. A travs de un
Funcionario con conocimiento en procedimientos Se designa a un
empleado del departamento de Recursos Humanos con amplio
conocimiento de mtodos, polticas y normas como representante de la
unidad, quien se rene a su vez con los asesores internos para
levantar los procedimientos, aplicando los parmetros sealados en el
punto anterior.3. A travs de un Grupo de Asesores Los profesionales
con experiencia en la elaboracin e implantacin de manuales
administrativos, mediante entrevistas y encuestas a cada uno de los
empleados de la unidad va recabando la informacin para el formato
nico, describiendo las tareas, buscando el orden y la base lgicas
del mismo y aplicando todo lo sealado en el primer punto de esta
seccin.Objetivos del Levantamiento de Procedimientos Implementar un
sistema de control interno en la empresa. Identificar los trmites
de cada operacin y la persona responsable.
Determinar el tiempo invertido en cada uno de los pasos para
establecer la duracin total del procedimiento en general. Ejemplo:
cunto tiempo se gasta el trmite de un contrato de trabajo,
entrevista, etc.
Fomentar la modernizacin y simplificacin de los trmites,
evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos
injustificados.
Sentar la base documental para la elaboracin del Manual de
Cargos y Funciones.
Estimular la innovacin, perfeccionamiento y actualizacin de los
procedimientos.
Formato 1FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO
1.Nombre del Procedimiento:2.Fecha de vigencia:
3.Objetivos:
4.Base legal:
5.Medidas y Polticas de Seguridad y Prevencin:
6.Informes:
7.Formatos y Documentos:
Se registra en este formato la informacin bsica del
procedimiento que incluye los siguientes aspectos:
-Dependencia: Nombre del rea que tiene bajo su responsabilidad
la ejecucin del procedimiento.
-Procedimiento: Nombre o denominacin que permite al usuario
tener una idea general de la naturaleza del procedimiento.
-Objetivos: Descripcin del fin o los fines que se persiguen a
travs del procedimiento.
-Base Legal: Leyes, decretos, resoluciones o normas que soportan
legalmente la ejecucin del procedimiento. Su consulta es necesaria
si se quiere profundizar en los aspectos legales o realizar
reformas a la estructura del mismo.
-Medidas y Polticas de Seguridad y Prevencin: Medidas que
permiten asegurar los bienes y recursos de la empresa de
situaciones como el despilfarro, la malversacin y el hurto. As
mismo todas las polticas que ayuden a incrementar la eficiencia y
eficacia del procedimiento.
-Informes: Reportes que permitan detallar el empleo de los
recursos y el alcance de las actividades.
-Formatos y Documentos de trabajo que se emplean o emiten para
desarrollar el procedimiento.
Formato 2: Formato nico para el Levantamiento de los
ProcedimientosEjemplo:FECHA DEL LEVANTAMIENTO: 25-06-2011PAGINA
Nro.: 2/2CDIGO: RT-058
PROCEDIMIENTO: Elaboracin y entrega de Constancias de
trabajo
PASO Nro.:EMPLEADO
RESPONSABLEDEPENDENCIADESCRIPCINFORMATOTIEMPO
6Analista de NominaRecursos HumanosEmitir Constancias de trabajo
al empleado solicitante.Certificado hora
Este formato nico facilita la consulta de informacin y control
sobre los procedimientos. Est integrado por las siguientes
casillas:
-Paso Nro.: se define el orden lgico que ocupa cada actividad
dentro de la estructura del procedimiento
-Empleado responsable: el cargo del empleado que tiene bajo su
responsabilidad la ejecucin de una o varias actividades del
procedimiento.
-Descripcin de las actividades: acciones que conforman la
estructura del procedimiento. Cada una es realizada por el empleado
responsable.
-Formato: es la columna donde se relacionan los documentos que
se generan en la actividad desarrollada.
-Tiempo: horas o minutos que se requieren para hacer la
actividad (opcional)
-P.C. Punto de Control: es una parte del procedimiento que
permite el logro del objetivo propuesto, y debe ser comprobado su
cumplimiento previamente para continuar con la actividad.Ejemplo de
Procedimiento:
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIVISION DE RECURSOS HUMANOS
FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO
1.Procedimiento: Pago de anticipo de Prestaciones Sociales
2. Objetivo: Conceder al trabajador anticipos de prestaciones
sociales con el fin de atender sus necesidades de vivienda.
3. Base legal : -L.O.T.T.T: articulo 144 numeral a-L.R.P.V.H:
articulo 32 numeral 1
4. Medidas y Polticas de Seguridad y Prevencin : -El anticipo de
prestaciones se concede nicamente para vivienda-Trmite del
formulario para el fondo de ahorro obligatorio para la vivienda
(F.A.O.V). -Formulario de anticipo de prestaciones
5. Informes: Valor del anticipo liquidado, nmero de
empleados.
6. Documentos y formatos : -Formulario de anticipo de
prestaciones sociales.
-Solicitud de anticipo de prestaciones sociales.
Continuacin en la pgina siguienteFecha del Levantamiento: 25 de
Junio del 2011Pagina No. 2/2 Cdigo: PS-058
Nombre del Procedimiento: Pago de anticipo de Prestaciones
Sociales
PASO No.EMPLEADO
RESPONSABLEDEPENDENCIADESCRIPCINFORMATOTIEMPO(Min)
1Empleado SolicitanteRemite la solicitud de anticipo de
prestaciones sociales.
Solicitud de anticipo de prestaciones sociales 5
2Profesional
Especializado Divisin de
Recursos HumanosLlena el formulario correspondiente,
confrontando con la hoja de vida del empleado. Formulario de
anticipo de prestaciones sociales 20
3.
Jefe de Divisin Divisin de Recursos HumanosP.C. Revisa y
determina.
Continuar procedimiento cuando el formulario esta diligenciado
correctamente. (Sigue paso 4).
Devolver formulario y hoja de vida al profesional especializado
indicando los errores (vuelve paso 2). 15
4. Profesional Especializado Divisin de Recursos Humanos Remite
a la Divisin de Presupuesto.
20
5. Profesional Especializado
(Tesorero) Divisin de
Presupuesto Revisa y firma el formulario de anticipo de
prestaciones sociales. 10
6. Profesional Especializado Presupuesto (Tesorera) Devuelve
formulario a Recursos Humanos.
10
7. Profesional Especializado Divisin de Recursos Humanos Guarda
en el archivador la hoja de vida. 20
8. Profesional Especializado Divisin de
Recursos Humanos Llama al empleado para entregarle el
formulario. 10
9.
Empleado Solicitante Lleva el formulario de anticipo de
prestacionessociales al BANAVIH. 10
Fin del ProcedimientoTOTAL120
Referencias electrnicasBECERRA, M. (2006) Manual de Normas y
Procedimientos para la Gestin del Recurso Humano. Disponible en
biblioteca.unet.edu.ve (pdf)
MOUREZUTH, M. (2007) Manual de Normas y Procedimientos de
ingresos propios provenientes de actividades comerciales.
Disponible en www.ucv.ve (pdf)
