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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE PRESIDENCIA MUNICIPAL
MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA
PRESIDENCIA
MUNICIPAL CODIGO: MP-PM
HOJA: 1 DE 22
1er. EMISION: 15/05/2008
ACTUALIZACION: 2016
2
MUNICIPIO DE MAGDALENA, SONORA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PRESIDENCIA MUNICIPAL
Revisado y Validado por:
Órgano de Control y Evaluación Gubernamental
Lic. Karina Arvizu Romero
Aprobado por:
H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora
Sesión de fecha: 13/12/2016 Acta Número: 21
Acuerdo Número: 159
Elaborado por:
Secretaria de Presidencia C. María Josefina Valle Molina
3
ÌNDICE
PAGINA
1. Introducción
4
2. Objetivo
5
3. Marco Jurídico
6
4. Organigrama
7
5. Red de Procesos
8
6. Descripción de Procedimientos
9-22
4
1. Introducción
El presente Manual de Procedimiento tiene como objetivo fundamental servir
de instrumento de apoyo al funcionamiento Institucional, al contener en forma
ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Presidencia
Municipal; orientados a lograr la estandarización de actividades que permitan
mayor eficacia y eficiencia en lo que respecta a la Secretaria de Presidencia,
Secretaria Particular e Imagen y Comunicación Social.
Por lo tanto, el presente manual va dirigido específicamente a los puestos
antes mencionados, con el objeto de tener pleno conocimiento de las actividades a
desarrollar para prestar los servicios que le corresponden a esta Unidad
Administrativa y a la vez, contar con un instrumento de inducción sobre las
funciones inherentes a cada puesto que conforma la estructura de Presidencia
Municipal.
5
2. Objetivo
La importancia de los Manuales de Organización es proporcionar a las
dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura organizacional
formal expresada a través de la señalización de las funciones, obligaciones y
responsabilidades de los distintos puestos que conforman cada una de las
direcciones del Ayuntamiento, coordinaciones, instancias de procedimientos
administrativos internos, así como aquellas orientadas a la atención ciudadana.
En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,
responsabilidades y objetivos, se contara con una administración pública más
eficaz, capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios de optimización de
recursos.
El alcance del manual de organización garantiza el pleno desarrollo de los
procedimientos que aseguran el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de
los objetivos, metas y estrategias establecidas; así mismo, su diseño permitirá
operar un sistema de seguimiento, evaluación y control de las actividades, tanto de
las rutinarias como de las extraordinarias.
6
3. Marco Jurídico
Constitución Política De Los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política Del Estado De Sonora. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.
Plan de Desarrollo del año 2016.
Reglamento Interior del H. Ayuntamiento de Magdalena, Sonora.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora.
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4. Organigrama
PRESIDENTE MUNICIPAL
ENCARGADA DE COMUNICACION E IMAGEN
AYUDANTE DE COMUNICACION
ENCARGADO DE LOGISTICA
SECRETARIA ASISTENTE
PRESIDENCIA
8
5. Red de Procesos
Presidencia Municipal
CODIGO VERSION NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA
ULTIMA
ACTUALIZACION
Procedimiento: Administrativo P-01-PM 03 Petición de Audiencia 13 de Febrero de
2014
P-02-PM 03 Registró de Correspondencia
Recibida
13 de Febrero de
2014 P-03-PM 03 Recepción Ejecutiva Federal y/o
Ejecutiva Estatal
13 de Febrero de
2014 P-04-PM 03 Agenda Municipal 13 de Febrero de
2014 Procedimientos: Comunicación e Imagen
P-05-PM 03 Síntesis Informativa 13 de Febrero de
2014 P-06-PM 03 Elaboración de Boletines 13 de Febrero de
2014 Procedimientos: Logística
P-07-PM 03 Logística de Eventos
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6. Descripción de Procedimientos
Procedimiento: Administrativo
P-01-PM
Petición de audiencia
1.-Objetivo:
Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto
con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten.
2.-Alcance:
A toda la Ciudadanía en general
3.-Responsabilidades:
Secretaria particular
4.-Definición:
Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática
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5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1 Ciudadano
1. Solicita y elabora la petición de audiencia
2
Secretario Particular
2. De acuerdo a la petición de audiencia
investiga el grado de avance o la situación
que guarda el asunto que el ciudadano
pretende tratar con el C. Presidente
Municipal.
Acuerda con el C. Presidente Municipal fecha y
hora para la audiencia, en su caso
3
3. En caso que el asunto a tratar este en fase
final se turna al ciudadano a la
dependencia que corresponde el asunto.
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Libro de firmas
11
P-02-PM
Registro de Correspondencia Recibida
1.-Objetivo:
Organizar y entregar correspondencia
2.-Alcance:
Dependencias del H. Ayuntamiento
3.-Responsabilidades:
Secretaria de presidencia: recibir y entregar a la dependencia correspondiente
dicha correspondencia
4.-Definiciones:
Correspondencia: Intercambio de oficios
12
5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1
Secretaria
Recibe documentación de las
dependencias y estampa el sello oficial
indicando fecha , hora y firma de
recibido
2
Registra correspondencia en el
formato correspondiente
3
Turna correspondencia a las
dependencias que correspondan
4
Turna al Secretario Particular la
correspondencia dirigida al C.
Presidente Municipal
5 Secretario Particular
Analiza con el C. Presidente
Municipal la correspondencia
determinando el seguimiento y su
archivo en su caso
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Expedientes oficios recibidos
13
P-03-PM
Recepción Federal y/Ejecutivo Estatal
1.-Objetivo:
Organización de forma coordinada cada actividad, brindando las facilidades
necesarias a favor de la comunidad
2.-Alcance:
Dependencias del H. Ayuntamiento
3.-Responsabilidades:
Secretaria de presidencia: Recibe comunicado en el que se indican fecha de visita
4.-Definición:
Correspondencia: Intercambio de oficios
14
5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1 Secretaria de Presidencia
Recibe el comunicado en el que
se indican fecha de visita y lugares a
visitar
2 Secretario Particular
Se reúne con el Presidente Municipal y
las dependencias municipales
involucradas para definir las acciones
correspondientes
3 Secretario Particular y Avanzada
Definen rutas de recorrido y audiencias
o eventos en el Municipio
4 Presidente Municipal
Recibe a los titulares y los acompaña en
su visita al Municipio Despide a los
titulares y regresa a sus ocupaciones.
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Llegada del personal de avanzada y definición de las actividades a desarrollar.
15
P-04-PM
Proceso: Agenda Municipal
1.-Objetivo:
Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales
2.-Alcance:
Presidencia Municipal
3.-Responsabilidades:
Secretaria de presidencia: Audiencias y actividades del Presidente Municipal,
integrarlas en la Agenda
4.-Definiciones:
Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar
16
5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1
Secretaria de presidencia
Integrar en la agenda audiencias
ciudadanas con el C. Presidente
2 Integrar en la agenda actividades del
Presidente Municipal dentro del Municipio.
3
Integrar en la agenda compromisos con
funcionarios federales y estatales.
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Agenda Municipal
17
P-05-PM
Síntesis Informativa
1.-Objetivo:
Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales
2.-Alcance:
Imagen y Comunicación Social
3.-Responsabilidades:
Imagen y comunicación social, analizar diariamente los diferentes medios de
comunicación de esta Ciudad.
4.-Definiciones:
Síntesis informativa: Resumen
18
5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1 Director de Imagen y Comunicación
Social
Analiza diariamente los diferentes medios
de comunicación
2
Analiza y recorta información más
relevante.
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Archivo
19
P-06-PM
Elaboración de Boletines
1.-Objetivo:
Dar a conocer a los medios de comunicación las principales actividades realizadas
por la Administración Municipal
2.-Alcance:
Imagen y Comunicación social
3.-Responsabilidades:
Imagen y Comunicación Social, realizar boletines o notas oficiales diariamente,
mismos que son enviados a distintos medios de comunicación
4.-Definiciones:
Boletines: Publicar en radio y Periódicos
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5.-Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad
1
Director de Imagen y Comunicación
Social
Asistir a los eventos públicos y privados de
la administración Municipal y recolectar
información en las dependencias
2
Elaborar el boletín informativo y enviarlo a
los diferentes medios de comunicación
6.-Referencia a documentos Relacionados
Comunicados
21
P-07-PM
Logística de Eventos
1.-Objetivo:
Comprende la puesta en marcha, administración y el correcto funcionamiento de un
emprendimiento, dentro de lo cual se desarrollan estrategias de coordinación y
planificación. Es decir, pone en juego medios y métodos que se consideran básicos y
necesarios para llevar a cabo de manera eficiente la actividad de la organización.
2.-Alcance:
Ayuntamiento en General.
3.-Responsabilidades:
Encargado de Logística.- Asegurar un proceso logístico para la Organización de
carácter integrado, quesea gestionado centralizadamente, coordinar y ejecutar las
acciones necesarias para prestar el apoyo en el funcionamiento interno del
Ayuntamiento, en los diferentes eventos, comunicaciones e infraestructura,
conforme a los recursos asignados.
4.-Definiciones:
Logística. Conjunto de los medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado
de un proceso.
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5.-Descripcion de Actividades
Paso Descripción de la actividad Descripción de la actividad
1
Encargado de Logística
Solicitud y/o Invitación a Reunión o evento (oficio)
2 Verificar requerimientos
3
Revisar recursos asignados (Sillas, sonido,
agua, lonas, etcétera)
4 Verificar necesidades y desarrollo del evento.
6.-Referencia a Documentos Relacionados
Logística, transporte, recursos, facturas, órdenes, viáticos.