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Manual de Procedimientos
Departamento de Servicios Generales
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMayo 2010
SFA/DGA/SRMSG-P-02-A3
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento..............................................................................
Simbología de Diagramas.................................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Servicios Generales
Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e InmueblesImplementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil....................Contratación de Compañías Fumigadoras.........................................................................Supervisión y Pago de Servicios Contratados.....................................................................Dotación de Insumos de Cafetería....................................................................................Administrativo Especializado de Mantenimiento de InmueblesSupervisión del Equipo contra Incendios............................................................................Solicitud de Materiales para el Repintado del Inmueble de la SEFIPLAN................................Administrativo Especializado de Mantenimiento de Mobiliario y EquipoRealización de Solicitudes de Trabajo...............................................................................Administrativo Especializado de Fax y ConmutadorServicio de Telefonía......................................................................................................Envío de Documentos por Fax.........................................................................................Administrativo Especializado de Archivo GeneralEntrada y Salida de Documentación del Archivo.................................................................
Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento EléctricoElaboración del Presupuesto de Mantenimiento, Reparación o Remodelación yConstrucción.........................................................................................................................Analista Administrativo de Supervisión de ObrasPrograma de Obra Pública..............................................................................................Solicitud de Materiales...................................................................................................Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los ÓrganosDesconcentrados y de las Áreas de la SEFIPLAN...............................................................Reparación Hidráulica y Sanitaria.....................................................................................Elaboración del Proyecto de Construcción.........................................................................Desarrollo del Proyecto de Construcción...........................................................................Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario...........................................................................Desarrollo del Plano Eléctrico..........................................................................................Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.............................................................Administrativo Especializado de Mantenimiento EléctricoVerificación de la Planta de Emergencia de Energía Eléctrica...............................................Mantenimiento a las Instalaciones Eléctricas.....................................................................Programa Ahorro de Energía............................................................................................Analista Administrativo de Contratos de ArrendamientoRevisión de Contratos de Arrendamiento de Inmuebles de ÓrganosDesconcentrados de la Secretaría de Finanzas y Planeación...............................................
1
2
581114
1821
26
3033
37
42
4852
57626573778185
909497
101
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de PartesRevisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos......................................Reposición de Fondo Revolvente......................................................................................Analista Administrativo de MicrofilmaciónMicrofilmación de Documentos........................................................................................Consulta de Documentos Microfilmados............................................................................Administrativo Especializado de ImpresiónImpresión en Offset........................................................................................................Corte de Papel..............................................................................................................Impresión en Serigrafía...................................................................................................Informe de Impresión......................................................................................................Administrativo Especializado de Oficialía de PartesRecepción, Registro y Distribución de Correspondencia......................................................Envío de Correspondencia por Servicio Postal Mexicano......................................................Envío de Correspondencia de Entrega Personal..................................................................Integración y Envío del Archivo Muerto..............................................................................Suministro de Periódicos...............................................................................................Administrativo Especializado de FotocopiadoEngargolado de Documentos...........................................................................................Fotocopiado de Documentos...........................................................................................Informe de Fotocopiado..................................................................................................Administrativo Especializado de Servicios BásicosRecepción de Facturas de Servicios Básicos de los Órganos Centralizados de Gobierno..........Oficina de Diseño y Producción AudiovisualDiseñador ArquitectónicoElaboración de Señalamientos........................................................................................Elaboración de Bambalinas.............................................................................................Elaboración de Mamparas...............................................................................................Elaboración de Comunicados Difusivos y/o de Felicitación...................................................Elaboración de Perspectivas y Maquetas..........................................................................Técnico de SonidoPréstamo y/o Apoyo Operativo del Equipo Audiovisual.........................................................Reparación de Equipo Audiovisual....................................................................................
Firmas de Autorización.....................................................................................................
106109
115122
127137140143
148151155159162
166169172
176
182186189192195
199204
208
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública estatal centralizada,descentralizada y autónoma.
• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.
• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de ServiciosGenerales, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo sedetallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizaciónde la Área, objeto del Manual en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE O O O O ORGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓNRGANIZACIÓN
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
11111
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIOPÚBLICO DE
CARRERA
AUXILIAR DEMANTENIMIENTO DEINMUEBLES/PINTOR/
CARPINTERO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DEMANTENIMIENTO DE
INMUEBLES
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DEMANTENIMIENTO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
AUXILIAR DEMANTENIMIENTODE MOBILIARIO
Y EQUIPO
AUXILIARADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO
DE ARCHIVOGENERAL
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
SUPERVISIÓN DEOBRAS
AUXILIAR DEMANTENIMIENTO DEOBRAS/FONTANERO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
MANTENIMIENTOELÉCTRICO
TÉCNICOELECTRICISTA
ANALISTAADMINISTRATIVO
DE CONTRATOS DEARRENDAMIENTO
ANALISTAADMINISTRATIVO DE
MICROFILMACIÓN
OPERADOR DEMICROFILMACIÓN
OPERADORDE OFFSET
CAPTURISTA DECORRESPONDENCIA
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO
DE FOTOCOPIADO
AUXILIARADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DESERVICIOS BÁSICOS
OPERADOR DEFOTOCOPIADO
TÉCNICODE SONIDO
DIBUJANTE
DISEÑADORARQUITECTÓNICO
MENSAJERO
AUXILIARADMINISTRATIVO
SERIGRAFISTA
OPERADOR DEGUILLOTINA
ENCUADERNADOR
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
IMPRESIÓN
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
OFICIALÍA DE PARTES
OFICINA DEMANTTO. A INST.,
MOBILIARIO E INMUEBLES
SUBDIRECCIÓNDE ORGANIZACIÓN
Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
OPERADORDE FAX
OPERADOR DECONMUTADOR
AUXILIARADMINISTRATIVO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DEFAX Y CONMUTADOR
OFICINA DE DISEÑOY PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICILÍA DE PARTES
OFICINA DEREMODELACIONESY MANTENIMIENTO
ELÉCTRICO
DEPARTAMENTODE CONTROL DE
MAQUINARIA YTRANSPORTE
DEPARTAMENTODE CONTROL
PRESUPUESTAL
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES YSERVICIOS
GENERALES
DEPARTAMENTODE SERVICIOSGENERALES
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
DIRECCIÓNGENERAL
DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍADIRECCIÓN
GENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE
TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓNGENERAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE
INGRESOS
SUBSECRETARÍADE
FINANZAS YADMINISTRACIÓN
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SECRETARÍADE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL
COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE
VERACRUZ
COORDINACIÓN DE
ASESORES
DISEÑADORGRÁFICO
COPIA NO CONTROLADA
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
22222
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
33333
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
44444
OFICINA DE MANTENIMIENTOA INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
55555
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Implementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles, como Jefe de laUnidad Interna de Protección Civil deberá encargarse de coordinar las acciones de protección civilespecificadas en el Programa Interno.
• Cada piso de la SEFIPLAN deberá contar con un Jefe que se encargará de coordinar las accionesde los brigadistas.
• Los brigadistas serán los responsables de difundir la información de protección civil.
• El personal encargado de la protección civil de la SEFIPLAN, deberá recibir capacitación sobreprimeros auxilios, evacuación del inmueble, simulacros de gabinete y de campo.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles será responsable dedar a conocer a los empleados y funcionarios los planes de emergencia, elaborados por la UnidadInterna de Protección Civil.
Establecer acciones preventivas y de auxilio, destinadas a salvaguardar la integridad física de losempleados y de las personas que acuden a las instalaciones, así como proteger los bienes einformación vital, ante un desastre.
- Supervisión del Equipo Contra Incendios.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
66666
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Recibe del Secretario de Despacho de la SEFIPLAN, el Oficio denotificación en un tanto, en el que se informa que se llevará a caboreunión, para realizar comentarios sobre la protección civil.
Asiste a la reunión en la que participa el Secretario, Subsecretariosy Subdirectores, para realizar comentarios sobre la protección civilde la SEFIPLAN y archiva de manera cronológica temporal, elOficio de notificación en un tanto.
Realiza un análisis de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, yjunto con el Secretario, Subsecretarios y Subdirectores se lleva acabo el nombramiento del Jefe de la Unidad de Protección Civil:Jefes de piso, Suplentes y Brigadistas quienes se encargarán de laprotección civil de cada piso.
Comunica al personal de la Unidad de Protección Civil sobre loscursos de capacitación que se llevarán a cabo.
Solicita verbalmente a la Oficina de Diseño y ProducciónAudiovisual, la elaboración de los Señalamientos de proteccióncivil, y a la Oficina de Fotocopiado, Impresión y Microfilmación, losManuales de prevención para enfrentar emergencias.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, losSeñalamientos de protección civil del edificio, y de la Oficina deFotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes, losManuales de prevención para enfrentar emergencias.
Entrega a los Jefes de piso, los Señalamientos de proteccióncivil del edificio para que sean colocados en los lugares indicados,y los Manuales de prevención para enfrentar emergencias,para que se encarguen de repartirlos a todo el personal de laSEFIPLAN.
Difunde a todo el personal la información sobre las actividades deprotección civil que se están llevando a cabo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Supervisión del Equipo Contra Incendios.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Implementación del Programa de Trabajo de la Unidad Interna de Protección Civil.
COPIA NO CONTROLADAMANUALES DEPREVENCIÓN PARA ENFRENTAREMERGENCIAS
SEÑALAMIENTOS DEPROTECCIÓN CIVIL
INICIO
OFICIO DENOTIFICACIÓN
RECIBE
SECRETARIO DEDESPACHO DELA SEFIPLAN
OFICIO DENOTIFICACIÓN
ASISTE A LA REUNIÓNDE PROTECCIÓN CIVIL
DE LA SEFIPLAN
1T
1T
C
REALIZA ANÁLISIS DELAS ÁREAS
ADMINISTRATIVAS
SECRETARIO, SUBSECRETARIOS Y SUBDIRECTORES
SE LLEVA A CABO EL NOMBRAMIENTO DELJEFE DE LA UNIDAD DE
PROTECCIÓN CIVIL
COMUNICA SOBRELOS CURSOS DECAPACITACIÓN
PERSONAL DELA UNIDAD DEPROTECCIÓN
CIVIL
SOLICITA ELABORACIÓNDE SEÑALAMIENTOS Y
MANUALES
OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN Y
MICROFILMACIÓN
VERBALMENTE
RECIBE
- OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL- OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
JEFES DEPISO
MANUALES DEPREVENCIÓN PARA ENFRENTAREMERGENCIAS
SEÑALAMIENTOS DEPROTECCIÓN CIVIL
ENTREGA
DIFUNDE LA INFORMACIÓN
SOBRE ACTIVIDADESDE PROTECCIÓN CIVIL
PERSONAL
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SUPERVISIÓN DE EQUIPO CONTRA INCENDIOS.
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE LA UNIDAD INTERNA DE PROTECCIÓN CIVIL
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
AUTORIZACIÓNREVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
88888
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Semestral.
Contratación de Compañías Fumigadoras.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles deberá supervisarlas actividades de la compañía fumigadora contratada para este fin y presentar un Informe deresultados al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Los períodos de fumigación de las instalaciones deberán establecerse en acuerdo con elSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, preferentemente en días feriados,períodos vacacionales o en dado caso que el inmueble lo requiera.
Proporcionar mantenimiento preventivo al inmueble de la SEFIPLAN, así como conservarlo encondiciones de higiene.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
99999
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Programa demantenimiento en un tanto y verifica el período de fumigación delinmueble.
¿Es período de fumigación del inmueble?
En caso de no ser período de fumigación del inmueble:
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Programa demantenimiento en un tanto.
Fin del procedimiento.
En caso de ser período de fumigación del inmueble:
Solicita y recibe de las compañías fumigadoras la Cotización desus servicios en un tanto.
Contrata a la compañía fumigadora, analizando la calidad y elprecio, en la Cotización en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe al representante de la compañía fumigadora, e indica lasáreas a fumigar.
Supervisa la fumigación de las áreas señaladas y archiva demanera cronológica temporal, el Programa de mantenimiento enun tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
1A.
2.
3.
4.
5.
Contratación de Compañías Fumigadoras.
COPIA NO CONTROLADA
CONTRATACIÓN DE COMPAÑÍAS FUMIGADORAS
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
OBTIENE Y VERIFICA EL PERÍODO DE FUMIGACIÓN
DEL INMUEBLE
C
¿ES PERÍODO DE FUMIGACIÓN DEL
INMUEBLE?NO
SI
1T
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
ORDENA
C
1T
FINCOTIZACIÓN
SOLICITA Y RECIBE
COMPAÑÍAS FUMIGADORAS
1T
COTIZACIÓN
CONTRATA A LA COMPAÑÍA FUMIGADORAANALIZANDO LA CALIDAD
Y EL PRECIO
1T
RECIBE E INDICA LAS ÁREAS A FUMIGAR
REPRESENTANTE DE LA COMPAÑÍA FUMIGADORA
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
SUPERVISA LA FUMIGACIÓN DE LAS ÁREAS SEÑALADAS
C
1T
FIN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1111111111
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Supervisión y Pago de Servicios Contratados.
• Los servicios de la SEFIPLAN de jardinería, limpieza del inmueble y elevadores se deberán asignara empresas externas para su funcionamiento.
• En la elaboración de los contratos de servicios, deberá participar la Subdirección de Adquisicionesy Control de Inventarios, la Procuraduría Fiscal, el Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN y laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• La contratación de servicios a empresas externas, deberá decidirse en acuerdo con el DirectorGeneral de Administración y el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, asícomo considerar opinión técnica especializada.
• La supervisión de los trabajos realizados por empresas externas deberá llevarla a cabo el Jefe de laOficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles, o en su caso el administrativoespecializado de Mantenimiento de Inmuebles y presentar un Informe de resultados alSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Las fechas de pago de los servicios de las empresas externas se deberán establecer de acuerdocon los contratos realizados con las empresas correspondientes.
• Los Recibos de pago elaborados por la SEFIPLAN deberán mencionar el concepto de pago,cantidad, el RFC de la empresa, razón social y fecha en que se emite el pago.
Verificar que la calidad y desarrollo de los trabajos y servicios solicitados a compañías externas, sebrinden de acuerdo con los contratos, así como tramitar la liquidación de los mismos.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1212121212
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Supervisa y verifica que las áreas asignadas a las compañíascontratadas para su mantenimiento y limpieza, funcionencorrectamente.
¿Funcionan correctamente las áreas?
En caso de no funcionar correctamente las áreas:
Acude con la compañía contratada e informa sobre la contingenciapresentada bajo su responsabilidad, y supervisa su corrección.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de funcionar correctamente las áreas:
Solicita vía telefónica a las compañías contratadas, la Factura oRecibo de honorarios en original y dos fotocopias, para el últimodía hábil de la quincena.
Pasa el tiempo.
Recibe de las compañías contratadas, la Factura o Recibo dehonorarios en original y dos fotocopias, y procede a sellarlas derecibido.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos en su modalidad decomprobación de recursos.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes de la Subdirección de Recursos Materiales yServicios Generales, la Solicitud-comprobación de recursos encuatro tantos y la Factura o Recibo de honorarios en original ydos fotocopias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
1.
1A.
2.
3.
4.
5.
Supervisión y Pago de Servicios Contratados.
COPIA NO CONTROLADASOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
SUPERVISIÓN Y PAGO DE SERVICIOS CONTRATADOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
VÍATELEFÓNICA
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD- COMPROBACIÓN DE RECURSOS.
SUPERVISA Y VERIFICAQUE LAS ÁREAS
ASIGNADAS FUNCIONENCORRECTAMENTE
¿FUNCIONANCORRECTAMENTE
LAS ÁREAS?NO
SI
ACUDE, INFORMASOBRE LA CONTINGENCIA
Y SUPERVISA SU CORRECCIÓN
COMPAÑÍA CONTRATADA
COMPAÑÍAS CONTRATADAS
SOLICITA FACTURA O RECIBO DE HONORARIOS
FACTURA O RECIBODE HONORARIOS
RECIBE Y SELLADE RECIBIDO
COMPAÑIAS CONTRATADAS
O-2F
ACCESA, CAPTURAE IMPRIME
SIAFEV
FACTURAO RECIBO DEHONORARIOS
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
TURNA
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN Y
MICROFILMACIÓN
1-4T
1-4T
O-2F
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1414141414
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Dotación de Insumos de Cafetería.
• El servicio de cafetería se podrá ofrecer en la sala de juntas de Jefatura y en los despachos delas áreas de Subsecretarios y Asesores del Secretario.
• El servicio de cafetería se deberá proporcionar de lunes a viernes en horario de 8:00 A.M. a23:00 P.M., en días festivos de 8:00 A.M. a 18:00 P.M.
• El servicio de cafetería deberá contar permanentemente con los consumibles necesarios.
• La Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles, se deberá encargar dedistribuir el agua purificada a las diferentes áreas administrativas de la SEFIPLAN, de acuerdo alas necesidades de cada una.
Proveer de los consumibles de cafetería necesarios.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1515151515
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Recibe del Encargado de Cafetería, la Relación de consumiblesde cafetería en un tanto.
Calcula el Gasto total que se devengará por cada área, con base alconsumo de cafetería de cada Subsecretaría.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitudinterna en dos tantos, con base en la Relación de consumiblesde cafetería en un tanto y recaba firma de autorización delSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Adquisiciones yControl de Inventarios, en la Solicitud interna en segundo tanto.
Entrega en la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, la Solicitud interna en primer tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudinterna en segundo tanto, y la Relación de consumibles decafetería en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, los Consumibles de cafetería solicitados y sella derecibido la Factura en original.
Entrega al Encargado de Cafetería, los Consumibles de cafeteríasolicitados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Dotación de Insumos de Cafetería.
COPIA NO CONTROLADA
SOLICITUDINTERNA
DOTACIÓN DE INSUMOS DE CAFETERÍA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
FIN
ACCESA, CAPTURA, IMPRIME Y RECABA
FIRMA DEAUTORIZACIÓN
SIAFEV
1-2T
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
ENCARGADO DECAFETERÍA
RELACIÓN DE CONSUMIBLES DE CAFETERÍA
RECIBE
1T
CALCULA ELGASTO TOTAL
SUBDIRECTORDE RECURSOSMATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SOLICITUD INTERNA
RECABA SELLODE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES YCONTROL DEINVENTARIOS
CON BASE AL CONSUMO DE CAFETERÍA DE
CADA SUBSECRETARÍA
CON BASE ENLA RELACIÓN DE CONSUMIBLESDE CAFETERÍA
2T
SOLICITUD INTERNA
ENTREGA
1T
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
RELACIÓN DE CONSUMIBLES DE CAFETERÍA
SOLICITUD INTERNA
ORDENA
FACTURA
CONSUMIBLES DE CAFETERÍA
RECIBE Y SELLADE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES YCONTROL DEINVENTARIOS
C
2T
1T
O
CONSUMIBLES DE CAFETERÍA
ENTREGA
ENCARGADO DECAFETERÍA
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1717171717
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE INMUEBLES
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1818181818
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Supervisión del Equipo contra Incendios.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles deberá verificarsemanalmente las bombas eléctricas y de gasolina, mensualmente los diferentes extintores o ensu caso, cuando se requiera por descarga y bimestralmente los hidrantes: así como presentar unInforme de resultados semanal al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles deberá supervisar lacapacitación periódica del personal en el uso del equipo contra incendios, así como simulacros dedesastres.
• La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá solicitar a las diferentescompañías prestadoras de servicios de mantenimiento de Extintores un mínimo de tresCotizaciones.
Conservar y dar mantenimiento periódico al equipo contra incendios, a fin de que se encuentre encondiciones de utilización en caso de emergencias.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
1919191919
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deMantenimiento deInmuebles.
Revisa los extintores que se encuentran en las áreas de laSEFIPLAN, y verifica si es necesaria la recarga.
¿Es necesaria la recarga de los extintores?
En caso de no ser necesaria la recarga de los extintores:
Informa verbalmente al Jefe de la Oficina de Mantenimiento aInstalaciones, Mobiliario e Inmuebles, que no es necesaria larecarga de los extintores.
Fin del procedimiento.
En caso de ser necesaria la recarga de los extintores:
Solicita tres Cotizaciones a las compañías prestadoras deservicios de mantenimiento en un tanto.
Analiza y con base en el precio y calidad del servicio realiza elcontrato con la compañía prestadora de servicios.
Pasa el tiempo.
Entrega a la compañía prestadora de servicios, los Extintores parasu recarga.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía prestadora de servicios, los Extintores yarecargados, y verifica si es correcta la carga.
¿Es correcta la carga de los Extintores?
En caso de no ser correcta la carga de los Extintores:
Devuelve a la compañía prestadora de servicios, los Extintores conla carga incorrecta, para que los recarguen.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de ser correcta la carga de los Extintores:
Informa a la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales que el servicio de mantenimiento de Extintores haconcluido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
1A.
2.
3.
4.
5.
5A.
6.
Supervisión del Equipo contra Incendios.
COPIA NO CONTROLADAEXTINTORES
SUPERVISIÓN DEL EQUIPO CONTRA INCENDIOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE INMUEBLES
REVISA Y VERIFICA SI ES NECESARIA LA RECARGA
¿ES NECESARIA LA RECARGA DE LOS
EXTINTORES?NO
SI
INFORMA QUE NO ESNECESARIA LA RECARGA
DE EXTINTORES
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
FIN
COTIZACIONES
SOLICITA
COMPAÑÍAS PRESTADORAS DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
1T
ANALIZA Y REALIZA EL CONTRATO CON LA
COMPAÑÍA PRESTADORA DE SERVICIOS
EXTINTORES
ENTREGA PARA SU RECARGA
COMPAÑÍA PRESTADORA DE
SERVICIOS
EXTINTORES
RECIBE Y VERIFICA SI ES CORRECTA LA CARGA
COMPAÑÍA PRESTADORA DE SERVICIOS
¿ES CORRECTA LA CARGA DE LOS EXTINTORES?
NO
SI EXTINTORES
DEVUELVE CON LA CARGA INCORRECTA, PARA QUE
LOS RECARGUEN
COMPAÑÍA PRESTADORADE SERVICIOS
INFORMA QUE EL SERVICIO DE
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES HA
CONCLUIDO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
FIN
VERBALMENTE
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2121212121
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Solicitud de Materiales para el Repintado del Inmueble de la SEFIPLAN.
• Las cantidades requeridas de materiales a los proveedores, deberán establecerse en coordinacióncon el Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles y el Subdirectorde Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Los períodos de repintado del inmueble y reparación de piso de la SEFIPLAN, podrán establecerseen períodos normales de actividades, pero en horarios nocturnos, previo acuerdo del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Mantenimiento aInstalaciones, Mobiliario e Inmuebles.
• En el Oficio-requisición se deberá registrar la cantidad y descripción detallada de los materialesnecesarios para el repintado del inmueble y la reparación del piso.
Contar con los insumos y materiales necesarios para conservar y dar mantenimiento al inmueble de laSEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2222222222
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Programa demantenimiento en un tanto, y revisa la fecha de repintado yreparación de piso.
Determina los requerimientos de Material de las áreas a repintar yreparación de piso, con base en el Programa de mantenimientoen un tanto.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Requisiciónde bienes materiales a través de medio electrónico SACI-10en dos tantos y recaba firma de autorización del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Adquisiciones yControl de Inventarios, en la Requisición de bienes materiales através de medio electrónico SACI-10 en segundo tanto.
Entrega a la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, la Requisición de bienes materiales a través demedio electrónico SACI-10 en primer tanto.
Turna a la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventariospor medio de Intranet, la Requisición de bienes materiales através de medio electrónico SACI-10, y archiva de maneracronológica temporal, el segundo tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación vía telefónica de la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios, sobre la entrega delMaterial requerido.
Recibe del Proveedor, el Material requerido y la Factura enoriginal.
Coteja y verifica si es correcto el registro de la Factura en original,contra el Material recibido.
¿Es correcto el registro?
En caso de no ser correcto el registro:
Devuelve al Proveedor, el Material requerido y la Factura enoriginal.
Continúa con la actividad No. 8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
9A.
Solicitud de Materiales para el Repintado del Inmueble de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2323232323
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deMantenimiento deInmuebles.
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Solicitud de Materiales para el Repintado del Inmueble de la SEFIPLAN.
En caso de ser correcto el registro:
Sella de recibido la Factura en original y la devuelve al Proveedor,para que la entregue en la Subdirección de Adquisiciones y Controlde Inventarios.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Listado detrabajadores en un tanto, y determina quienes realizarán lostrabajos.
Asigna las áreas de trabajo al personal, con base en el Listado detrabajadores en un tanto, y le entrega al AdministrativoEspecializado de Mantenimiento de Inmuebles, el Material.
Recibe del Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones,Mobiliario e Inmuebles, el Material.
Supervisa los trabajos de repintado y reparación de piso delinmueble.
Pasa el tiempo.
Notifica verbalmente al Jefe de la Oficina de Mantenimiento aInstalaciones, Mobiliario e Inmuebles, que ya se concluyeron lostrabajos.
Recibe notificación verbal del Administrativo Especializado deMantenimiento de Inmuebles, sobre la realización de los trabajosde repintado y reparación de piso del inmueble.
Registra los trabajos de repintado y reparación de piso, en elPrograma de mantenimiento en un tanto, y lo archiva de maneracronológica temporal, junto con el Listado de trabajadores en untanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
MATERIAL
SOLICITUD DE MATERIALES PARA EL REPINTADO DEL INMUEBLE DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE INMUEBLESJEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
PROGRAMA DEMANTENIMIENTO
OBTIENE Y REVISA LAFECHA DE REPINTADO
Y REPARACIÓN DE PISO
DETERMINA LOSREQUERIMIENTOS
DE MATERIAL
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALESA TRAVÉS DE MEDIOELECTRÓNICOSACI-10
ACCESA, CAPTURA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOSGENERALES
C
1T
CON BASE EN ELPROGRAMA DE
MANTENIMIENTO
SIAFEV
1-2T
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALESA TRAVÉS DE MEDIOELECTRÓNICOSACI-10
RECABA SELLODE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES YCONTROL DEINVENTARIOS
2T
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALESA TRAVÉS DE MEDIOELECTRÓNICOSACI-10
ENTREGA
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
1T
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALESA TRAVÉS DE MEDIOELECTRÓNICOSACI-10
TURNA
REQUISICIÓN DEBIENES MATERIALESA TRAVÉS DE MEDIO
ELECT. SACI-10
2T
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
C
RECIBE NOTIFICACIÓNSOBRE LA ENTREGA DELMATERIAL REQUERIDO
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES YCONTROL DEINVENTARIOS
VÍA TELEFÓNICA
FACTURA
MATERIAL
RECIBE
PROVEEDOR
O
FACTURA
COTEJA Y VERIFICASI ES CORRECTO
EL REGISTRO
O
¿ES CORRECTOEL REGISTRO?
NO
SI
FACTURA
MATERIAL
DEVUELVE
PROVEEDOR
O
1
FACTURA
SELLA DE RECIBIDOY LA DEVUELVE
PROVEEDOR
O
LISTADO DETRABAJADORES
OBTIENE Y DETERMINAQUIENES REALIZARÁN
LOS TRABAJOS
1T
C
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE
INMUEBLES
MATERIAL
ASIGNA LAS ÁREASDE TRABAJO AL
PERSONAL Y ENTREGA CON BASE EN ELLISTADO DE
TRABAJADORES
1
MATERIAL
RECIBE
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO AINSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
SUPERVISA LOS TRABAJOS
DE REPINTADO YREPARACIÓN DE PISO
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A
INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
NOTIFICA QUE YA CONCLUYERON LOS TRABAJOS
RECIBE NOTIFICACIÓNDE LA REALIZACIÓN DE
LOS TRABAJOS DE REPINTADO Y
REPARACIÓN DEL INMUEBLE
LISTADO DETRABAJADORES
PROGRAMA DE MANTENIMIENTO
REGISTRA TRABAJOSDE REPINTADO Y
REPARACIÓN DE PISO
2
2
FIN
VERBALMENTE
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE MANTENIMIENTO DE INMUEBLES
1T
1T
C
VERBAL
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2525252525
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO
Y EQUIPO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2626262626
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Realización de Solicitudes de Trabajo.
• El Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles deberá supervisar larealización de las Solicitudes de trabajo efectuadas y por realizar.
• Los trabajos de mantenimiento del mobiliario comprenderá la instalación y servicio de limpieza acortinas del edificio, así como el mantenimiento y reparación de los hornos de microondas delcomedor.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento de Mobiliario y Equipo, deberá presentar unInforme de resultados semanal al Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliarioe Inmuebles.
Efectuar la reparación del mobiliario, cerrajería, carpintería, así como movimientos de papelería omobiliario en la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2727272727
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Administrativo Especializadode Mantenimiento deMobiliario y Equipo.
Jefe de la Oficina deMantenimiento aInstalaciones, Mobiliario eInmuebles.
Recibe del personal de las áreas administrativas de la SEFIPLAN,la Solicitud de trabajo en un tanto.
Verifica en la Solicitud de trabajo en un tanto, el tipo de trabajode mantenimiento de que se trata.
Clasifica los trabajos de mantenimiento requeridos, y obtiene delarchivo cronológico temporal, el Listado de trabajadores en untanto.
Asigna al personal, los trabajos de mantenimiento requeridos, conbase en el Listado de trabajadores en un tanto.
Informa al Administrativo Especializado de Mantenimiento deMobiliario y Equipo, los trabajos a realizar y le entrega la Solicitudde trabajo en un tanto.
Recibe del Jefe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones,Mobiliario e Inmuebles, la Solicitud de trabajo en un tanto.
Selecciona la Herramienta y Materiales necesarios para realizarlos trabajos de mantenimiento, y acude al área administrativa conel personal.
Coordina los trabajos de mantenimiento, con base en la Solicitudde trabajo en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recaba visto bueno del área administrativa de la SEFIPLAN, en laSolicitud de trabajo en un tanto.
Informa verbalmente la elaboración del trabajo al Jefe de la Oficinade Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles y leentrega la Solicitud de trabajo en un tanto.
Recibe del Administrativo Especializado de Mantenimiento deMobiliario y Equipo, la Solicitud de trabajo en un tanto.
Revisa la Solicitud de trabajo en un tanto y la archiva de maneracronológica temporal, junto con el Listado de trabajadores en untanto, para posibles aclaraciones de trabajos realizados.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Realización de Solicitudes de Trabajo.
COPIA NO CONTROLADAHERRAMIENTA
REALIZACIÓN DE SOLICITUDES DE TRABAJO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y EQUIPOJEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
TRABAJOS DE MANTENIMIENTO
REQUERIDOS
1
FIN
VERBALMENTE
SOLICITUDDE TRABAJO
RECIBE
PERSONAL DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
1T
SOLICITUDDE TRABAJO
VERIFICA EL TIPO DETRABAJO DE
MANTENIMIENTO DE QUE SE TRATA
1T
LISTADO DETRABAJADORES
CLASIFICA Y OBTIENE
1T
C
ASIGNA LOS TRABAJOSCON BASE EN LISTADO DE
TRABAJADORES
PERSONAL
SOLICITUDDE TRABAJO
INFORMA LOS TRABAJOS A REALIZAR Y ENTREGA
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
SOLICITUDDE TRABAJO
RECIBE
1T
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
SELECCIONA Y ACUDE AL ÁREAADMINISTRATIVA
MATERIALES
COORDINA LOS TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO
CON BASE EN LA SOLICITUD DE TRABAJO
SOLICITUDDE TRABAJO
RECABA VISTOBUENO
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
1T
SOLICITUDDE TRABAJO
INFORMA ELABORACIÓNDEL TRABAJO Y
ENTREGA
1T
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES,
MOBILIARIO E INMUEBLES
SOLICITUDDE TRABAJO
RECIBE
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO DE MOBILIARIOY EQUIPO
1T
1
LISTADO DE TRABAJADORES
SOLICITUDDE TRABAJO
REVISA
PARA POSIBLES ACLARACIONES
DE TRABAJOSREALIZADOS
1T
1T
C
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
2929292929
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FAX Y CONMUTADOR
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3030303030
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Servicio de Telefonía.
• El Administrativo Especializado de Fax y Conmutador, deberá mantener constantementeactualizado el Directorio de personal de la SEFIPLAN.
Proporcionar a las áreas administrativas de la SEFIPLAN, el servicio de telefonía a través deoperadoras.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3131313131
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Fax yConmutador.
Recibe del Usuario llamada telefónica, solicitando la extensión, elárea o nombre del servidor público con el que se quiere comunicar.
Accesa al Directorio de personal de la SEFIPLAN y localiza laextensión del área o servidor público.
Transfiere al Usuario al número de extensión y verifica si estádesocupada la línea.
¿Está desocupada la línea?
En caso de no estar desocupada la línea:
Retiene la llamada y le informa al Usuario que está ocupada lalínea, para que espere un momento, o en su caso, llame más tarde.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de estar desocupada la línea:
Comunica al Usuario con el servidor público.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
3A.
4.
Servicio de Telefonía.
COPIA NO CONTROLADA
USUARIO
SERVICIO DE TELEFONÍA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FAX Y CONMUTADOR
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
¿ESTÁ DESOCUPADALA LÍNEA?
NO
SI
1
1
FIN
RECIBE LLAMADA TELEFÓNICA,
SOLICITANDO LA EXTENSIÓN, EL ÁREA O NOMBRE DEL SERVIDOR
ACCESA Y LOCALIZA LA EXTENSIÓN DEL ÁREA O
SERVIDOR PÚBLICO
DIRECTORIO DE PERSONAL DE LA
SEFIPLAN
TRANSFIERE AL NÚMERO DE EXTENSIÓN Y VERIFICA SI ESTÁ
DESOCUPADA LA LÍNEA
PARA QUE ESPERE O LLAME
MÁS TARDE
RETIENE LA LLAMADAY LE INFORMA
USUARIO
USUARIO
COMUNICA CON EL SERVIDOR PÚBLICO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
USUARIO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3333333333
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Envío de Documentos por Fax.
• El servicio de envío de fax se deberá proporcionar a quien presente el formato de Solicitud de fax,con la firma autorizada.
• Las firmas autorizadas para solicitar el servicio de fax, deberán reportarse con anticipación alAdministrativo Especializado de Fax y Conmutador a través de Oficio.
• La persona solicitante del servicio de fax, deberá anotar en la Libreta de control los siguientesdatos: Nombre, Firma, Área de trabajo, Número de extensión, Hora y Documentación que recibe.
• La Documentación para envío a través de fax será transmitida inmediatamente, en caso de queexista trabajo acumulado, se deberán procesar conforme sean recibidos.
• En el formato de Solicitud de fax, deberá registrarse el nombre de quien realizó el servicio, paraposibles aclaraciones.
• El Administrativo Especializado de Fax y Conmutador, deberá proporcionar a las áreasadministrativas de la SEFIPLAN, el servicio de recepción de documentos a través de fax.
Realizar el envío y recepción de documentación que requiera el personal de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3434343434
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Fax yConmutador.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN solicitante, elformato de Solicitud de fax en un tanto, junto con el Documentoa enviar en un tanto.
Revisa si se trata de un Documento oficial.
¿Se trata de un Documento oficial?
En caso de no tratarse de un Documento oficial:
Informa al área administrativa de la SEFIPLAN solicitante, que noprocede su envío, y devuelve la Solicitud de fax en un tanto, juntocon el Documento a enviar en un tanto.
Fin del procedimiento.
En caso de tratarse de un Documento oficial:
Transmite a través de fax, el Documento a enviar en un tanto.
Recaba firma de recibido del área administrativa de la SEFIPLANsolicitante, la Solicitud de fax en un tanto.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN solicitante, elComprobante de la transmisión del fax, junto con elDocumento a enviar en un tanto y archiva de manera cronológicatemporal, la Solicitud de fax en un tanto.
Pasa el tiempo.
Obtiene del archivo cronológico temporal, al finalizar el mes, lasSolicitudes de fax en un tanto.
Recibe de la Subdirección de Infraestructura Tecnológica el Listadode llamadas en un tanto, con base en las llamadas que realizaronlas áreas administrativas, a través de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales.
Realiza comparativo de las Solicitudes de fax en un tanto, contrael Listado de llamadas en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, las Solicitudesde fax en un tanto y el Listado de llamadas en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Envío de Documentos por Fax.
COPIA NO CONTROLADA
ENVÍO DE DOCUMENTOS POR FAX
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FAX Y CONMUTADOR
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
¿SE TRATA DE UN DOCUMENTO
OFICIAL?NO
SI
FIN
AL FINALIZAREL MES
DOCUMENTOA ENVIAR
SOLICITUDDE FAX
RECIBE EL FORMATO
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANSOLICITANTE
REVISA SI ES UN DOCUMENTO OFICIAL
1T
1T
DOCUMENTOA ENVIAR
SOLICITUDDE FAX
INFORMA QUE NO PROCEDE ENVÍO Y
DEVUELVE
1T
1T
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
SOLICITANTE
DOCUMENTO A ENVIAR
TRANSMITE A TRAVÉS DE FAX
1T
SOLICITUDDE FAX
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANSOLICITANTE
1T
SOLICITUDDE FAX
DOCUMENTOA ENVIAR
COMPROBANTE DE LA TRANSMISIÓN DEL FAX
ENTREGA
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
SOLICITANTE
C
1T
1T
SOLICITUDESDE FAX
OBTIENE
C
LISTADO DELLAMADAS
RECIBE
SUBDIRECCIÓN DEINFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
LISTADO DELLAMADAS
SOLICITUDESDE FAX
RECIBE COMPARATIVO
1T
1T
1T
1T
LISTADO DELLAMADAS
SOLICITUDESDE FAX
ORDENA
1T
1T
FIN
C
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3636363636
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ARCHIVO GENERAL
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3737373737
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Entrada y Salida de Documentación del Archivo.
• El Administrativo Especializado de Archivo General deberá informar a las áreas administrativas dela SEFIPLAN solicitantes, el faltante de Documentación para archivar, y en caso de no recibirlaposteriormente podrá eliminarlos de la Relación de documentación.
• Al devolver la Documentación prestada, el área administrativa solicitante deberá anexar laRelación de documentación que describa el contenido de la misma.
• El Administrativo Especializado de Archivo General deberá solicitar a las áreas administrativas dela SEFIPLAN, depurar sus archivos periódicamente, para evitar que se acumule documentación eimpida el funcionamiento en cuanto a capacidad del inmueble.
Resguardar la documentación que envían para archivar las áreas administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3838383838
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de ArchivoGeneral.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN solicitantes,la Documentación para archivar, junto con la Relación de ladocumentación en un tanto.
Coteja la Documentación para archivar con la Relación de ladocumentación en un tanto, y verifica si coinciden.
¿Coincide la Documentación para archivar recibida?
En caso de no coincidir la Documentación para archivarrecibida:
Informa vía telefónica a las áreas administrativas de la SEFIPLANsolicitantes, el faltante que se presenta, para que sea enviada ladocumentación.
Pasa el tiempo.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN solicitantes,la Documentación para archivar que faltaba de integrar.
Continúa con la actividad No. 3.
En caso de coincidir la Documentación para archivar recibida:
Clasifica la Documentación para archivar, de acuerdo al áreaadministrativa y fecha de recibido.
Integra el Expediente de documentos y anexa la Relación de ladocumentación en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede documentos.
Pasa el tiempo.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN solicitantes através del Mensajero, el Oficio de solicitud de documentaciónen un tanto y fotocopia.
Revisa en el Oficio de solicitud de documentación en un tanto yfotocopia, la documentación que requiere el área administrativa.
Localiza en el Archivo, la Documentación que solicita el áreaadministrativa, con base en el Oficio de solicitud dedocumentación en un tanto y fotocopia.
1.
2.
2A.
2A.1.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Entrada y Salida de Documentación del Archivo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
3939393939
9.
10.
11.
Administrativo Especializadode Archivo General.
Entrada y Salida de Documentación del Archivo.
Sella de recibido el Oficio de solicitud de documentación en untanto y fotocopia.
Recaba firma de recibido del Mensajero, en el Oficio de solicitudde documentación en un tanto.
Entrega al Mensajero, la Documentación que solicita el áreaadministrativa, junto con el Oficio de solicitud dedocumentación en fotocopia, y archiva de manera cronológicatemporal, un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE ARCHIVO GENERAL
JEFE DE LA OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
INICIO
¿COINCIDE LA DOCUMENTACIÓN PARA
ARCHIVAR RECIBIDA?NO
SI
VÍA TELEFÓNICA
RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
RECIBE EL FORMATO
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLANSOLICITANTES
1T
DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
CLASIFICA PORÁREA ADMINISTRATIVA
Y FECHA RECIBIDO
RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
COTEJA Y VERIFICA SI COINCIDEN
1T
INFORMA EL FALTANTE QUE
SE PRESENTA EN LA DOCUMENTACIÓN
ENVIADA
DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
RECIBE
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLANSOLICITANTES
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLANSOLICITANTES
RELACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS Y
ANEXA
EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS
ORDENA
1T
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
RECIBE
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLANSOLICITANTES
A TRÁVES DEL MENSAJERO
1T
1F
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
REVISA LADOCUMENTACIÓN
QUE REQUIERE
1T
1F
DOCUMENTACIÓN
LOCALIZA EN EL ARCHIVO
CON BASE EN EL OFICIO DE
SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
SELLA DE RECIBIDO
1T
1F
OFICIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
MENSAJERO
1T
OFICIO DESOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓN
ENTREGA
MENSAJERO
1F
1T
C
FIN
AUTORIZACIÓNREVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
C
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4141414141
OFICINA DE REMODELACIONES YMANTENIMIENTO ELÉCTRICO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4242424242
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración del Presupuesto de Mantenimiento, Reparación o Remodelación yConstrucción.
• Para cada Oficio de solicitud de trabajos de obra recibido, se deberán realizar visitas a lasinstalaciones, y en caso de que las necesidades no sean las mismas, el Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, efectuará los comentarios pertinentes al Encargadode coordinar los trabajos, para que se incluyan en su Presupuesto.
• Los viáticos para evaluar los trabajos de la Oficina de Hacienda, se deberán solicitar alDepartamento de Enlace con Oficinas de Hacienda de la Subdirección de Ingresos.
• Previo a la elaboración del Presupuesto, se deberán efectuar cotizaciones sobre el material que seva adquirir, con el fin de integrar un estimativo del costo probable de los trabajos que se realicen.
• La Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, deberá elaborar un Presupuesto porcada Oficio de solicitud de trabajos de obra recibido.
• El Programa de necesidades deberá contener un desgloce de los requerimientos del Oficio desolicitud de trabajos de obra.
Calcular el gasto que genera el cambio o remodelación de las oficinas que ocupan los ÓrganosDesconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN.
- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y delas Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4343434343
Oficina de Remodelacionesy Mantenimiento Eléctrico.
Recibe de los Órganos Desconcentrados y áreas administrativas dela SEFIPLAN, el Oficio de solicitud de trabajos de obra en untanto.
Programa la visita a las Oficinas de los Órganos Desconcentrados yáreas administrativas de la SEFIPLAN, elabora el Oficio decomisión en dos tantos y la Tarjeta de solicitud de viáticos endos tantos, para solicitar al Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales los viáticos para iniciar el recorrido.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en la Tarjeta de solicitud deviáticos en segundo tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en untanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para gastos de la visita y archiva demanera cronológica temporal, la siguiente documentación:- Tarjeta de solicitud de viáticos en segundo tanto.- Oficio de comisión en segundo tanto.
Visita las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y áreasadministrativas de la SEFIPLAN, para evaluar los trabajosrequeridos, con base en el Oficio de comisión en primer tanto.
Realiza con base en las condiciones del local, Levantamientofotográfico y Levantamiento arquitectónico en borrador.
Elabora Programa de necesidades en borrador.
Comenta con el Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, acerca de los trabajos que se requieren.
Integra el Expediente de la obra y anexa el Oficio de solicitudde trabajos de obra en un tanto, el Oficio de comisión en primertanto, el Levantamiento fotográfico y el Levantamientoarquitectónico en borrador.
Elabora el Anteproyecto arquitectónico en borrador y laCuantificación de materiales de construcción en un tanto, conbase en el Programa de necesidades en borrador.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Elaboración del Presupuesto de Mantenimiento, Reparación o Remodelación y Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4444444444
13.
14.
15.
16.
16A.
17.
18.
19.
20.
Oficina de Remodelacionesy Mantenimiento Eléctrico.
Elaboración del Presupuesto de Mantenimiento, Reparación o Remodelación y Construcción.
Captura e imprime el Presupuesto en dos tantos, con base en elAnteproyecto arquitectónico en borrador y la Cuantificación demateriales de construcción en un tanto.
Integra al Expediente de la obra, el Programa de necesidadesen borrador, el Anteproyecto arquitectónico en borrador, laCuantificación de materiales de construcción en un tanto y elPresupuesto en primer tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra.
Verifica si tienen disponibilidad presupuestal los ÓrganosDesconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN.
¿Tienen disponibilidad presupuestal?
En caso de no tener disponibilidad presupuestal:
Solicita vía telefónica a los Órganos Desconcentrados y áreasadministrativas de la SEFIPLAN, que realicen una transferenciapresupuestal.
Continúa con la actividad No. 16.
En caso de tener disponibilidad presupuestal:
Elabora e imprime la Tarjeta de solicitud de autorización detrabajos en un tanto y obtiene fotocopia.
Recaba sello de recibido de la Dirección General de Administracióna través del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, en la Tarjeta de solicitud de autorización detrabajos en fotocopia.
Entrega a la Dirección General de Administración a través delSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, laTarjeta de solicitud de autorización de trabajos en un tanto y elPresupuesto en segundo tanto.
Ordena y archiva de manera conológica temporal, la Tarjeta desolicitud de autorización de trabajos en fotocopia.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4545454545
Recibe de la Dirección General de Administración a través delSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, laTarjeta de solicitud de autorización de trabajos autorizada enun tanto y la archiva de manera conológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de
los Órganos Desconcentrados y de las Áreas Administrativas dela SEFIPLAN.
Elaboración del Presupuesto de Mantenimiento, Reparación o Remodelación y Construcción.
Oficina de Remodelacionesy Mantenimiento Eléctrico.
21.
COPIA NO CONTROLADAOFICIO DE COMISIÓN
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
EFECTIVO
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN Y CONSTRUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
INICIO
¿TIENEN DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL?NO
SI
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
RECABA SELLO DE RECIBIDO
TARJETA DE SOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
PROGRAMA VISITA Y ELABORA
SOLICITA QUE REALICEN UNA TRANSFERENCIA
PRESUPUESTAL
CON BASE EN EL OFICIO DE
COMISIÓN
TARJETA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS
ELABORA, IMPRIMEY OBTIENE
1T
1F
FIN
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
RECIBE
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓNY OFICIALÍA PARTES
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
ENTREGA
OFICIO DE COMISIÓN
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1T
1-2T
1-2T
2T
1T
1-2T
RECIBE
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
2T
2T
C
OFICINA DE LOS ÓRGANOSDESCONCENTRADOS Y ÁREAS
ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
VISITA PARA EVALUAR LOS TRABAJOS
LEVANTAMIENTO ARQUITECTÓNICO
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO
REALIZA
PROGRAMA DE NECESIDADES
ELABORA
COMENTALOS TRABAJOS
QUE SE REQUIEREN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
B
B
B
LEVANTAMIENTO ARQUITECTÓNICO
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO
OFICIO DE COMISIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE LA OBRA
Y ANEXA
CUANTIFICACIÓNDE MATERIALES DECONSTRUCCIÓN
ANTEPROYECTO ARQUITECTÓNICO
ELABORA
PRESUPUESTO
CAPTURA E IMPRIME
CON BASE EN ELANTEPROYECTO
ARQUITECTÓNICO Y LA CUANTIFICACIÓN
DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
1T
1T
B
B
CON BASE EN EL PROGRAMA DE NECESIDADES
B
1T
1-2T
PRESUPUESTO
CUANTIFICACIÓN DE MATERIALES DECONSTRUCCIÓN
ANTEPROYECTO ARQUITECTÓNICO
PROGRAMA DE NECESIDADES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA OBRA
1T
1T
B
B
EXPEDIENTEDE LA OBRA
ORDENA
C
VERIFICA SITIENEN DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
VÍA TELEFÓNICAA LOS ÓRGANOS
DESCONCENTRADOS Y ÁREAS
ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
TARJETA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS
RECABA SELLODE RECIBIDO
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTORDE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
1F
PRESUPUESTO
TARJETA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS
ENTREGA
2T
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTORDE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
TARJETA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS
ORDENA
TARJETA DE SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE TRABAJOS
RECIBE AUTORIZADA
A TRAVÉS DEL SUBDIRECTORDE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
1T
1F
C
1T
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
AUTORIZACIÓNREVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4747474747
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN DE OBRAS
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4848484848
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Programa de Obra Pública.
• La primera etapa de ajuste del Programa de obra, se deberá efectuar a más tardar el día 20 deoctubre y la segunda y última etapa a más tardar el día 20 de noviembre del año en curso.
• El Oficio para tramitar la cédula técnica programática de obra estatal, se deberá elaborarpara solicitar a la Dirección General de Inversión los recursos de cada obra que se vaya a realizar.
• El Presupuesto se deberá elaborar como soporte de los recursos que se están solicitando en elPrograma de obra.
• Cuando se realice obra pública en las Oficinas de Hacienda, se deberá recabar firma deautorización del Director General de Administración en la Cédula técnica programática OED-PROG y en la Cuenta por liquidar.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá informar al Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico sobre los avances en la elaboración del Programa deObra Pública.
Llevar a cabo el mantenimiento, rehabilitación o construcción en los inmuebles de las oficinas de losÓrganos Desconcentrados y de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, por medio de recursosestatales o federales.
- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y delas Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
- Elaboración del Proyecto de Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
4949494949
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Analista Administrativo deContratos deArrendamientos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Presupuesto en primer tantoy lo turna al Analista Administrativo de Contratos deArrendamientos.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras elPresupuesto en primer tanto.
Elabora e imprime el Oficio para tramitar la cédula técnicaprogramática de obra estatal en un tanto.
Completa e imprime el formato de la Cédula técnicaprogramática OED-PROG en tres tantos, y el formato de Cuentapor liquidar en tres tantos, con base en el Presupuesto en untanto.
Recaba firma de autorización del Director General deAdministración en la Cédula técnica programática OED-PROGen tres tantos, en la Cuenta por liquidar en tres tantos y en elOficio para tramitar la cédula técnica programática de obraestatal en un tanto.
Obtiene una fotocopia, del Oficio para tramitar la cédula técnicaprogramática de obra estatal en un tanto.
Anexa al Expediente de la obra, el Presupuesto en un tanto.
Integra el Programa de obra contemplado para el siguiente año, yanexa la Cédula técnica programática OED-PROG en primertanto, la Cuenta por liquidar en primer tanto y el Oficio paratramitar la cédula técnica programática de obra estatal en untanto.
Distribuye la documentación de la siguiente manera:A la Dirección General de Inversión Pública:- Programa de obra.
Al Director General de Administración:- Cédula técnica programática OED-PROG en segundo tanto.- Cuenta por liquidar en segundo tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Programa de Obra Pública.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5050505050
Analista Administrativo deContratos y Arrendamientos.
Programa de Obra Pública.
Y al archivo cronológico temporal:- Cédula técnica programática OED-PROG en tercer tanto.- Cuenta por liquidar en tercer tanto.- Oficio para tramitar la cédula técnica programática de obra
estatal en fotocopia.- Expediente de la obra.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación vía telefónica, del Director General de InversiónPública de que el trámite del Programa de obra ya se realizó yfueron autorizados los recursos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de
los Órganos Desconcentrados y de las Áreas Administrativas dela SEFIPLAN.
- Elaboración del Proyecto de Construcción.
11.
COPIA NO CONTROLADA
PROGRAMA DE OBRA PÚBLICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOSANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
C
PRESUPUESTO
EXTRAEDEL EXPEDIENTE
DE LA OBRA Y TURNA
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOS
1T
PRESUPUESTO
RECIBE
1T
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
OFICIO PARA TRAMITAR LA CÉDULA TÉCNICA PROGRAMÁTICA DE OBRA ESTATAL
ELABORA E IMPRIME
CUENTA PORLIQUIDAR
CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICAOED-PROG
COMPLETA E IMPRIMELOS FORMATOS
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
CON BASE EN ELPRESUPUESTO
1T
1-3T
1-3T
OFICIO PARA TRAMITAR LACÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICADE OBRA ESTATAL
CUENTA PORLIQUIDAR
CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICAOED-PROG
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
1-3T
1-3T
1T
OFICIO PARA TRAMITAR LA CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICADE OBRA ESTATAL
OBTIENE
1T
1F
PRESUPUESTO
ANEXA AL EXPEDIENTE DE LA OBRA
OFICIO PARATRAMITAR LA CÉDULA TÉCNICA PROGRAMÁTICADE OBRA ESTATAL
CUENTA PORLIQUIDAR
CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICAOED-PROG
INTEGRA ELPROGRAMA DE OBRA
Y ANEXA
1T
1T
1T
1T
EXPEDIENTEDE LA OBRA
OFICIO PARATRAMITAR LA CÉDULA TÉCNICA PROGRAMÁTICADE OBRA ESTATAL
CUENTA PORLIQUIDAR
CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICAOED-PROG
CUENTA PORLIQUIDAR
CÉDULA TÉCNICAPROGRAMÁTICAOED-PROG
PROGRAMA DE OBRA
DISTRIBUYE
2T
2T
3T
3T
1F
C
DIRECCIÓN GENERAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
RECIBE NOTIFICACIÓNQUE EL TRÁMITE DEL PROGRAMA DE OBRA
FUE AUTORIZADO
DIRECTOR GENERAL DE INVERSIÓN PÚBLICA
VÍA TELEFÓNICA
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN- ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5252525252
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Solicitud de Materiales.
• La solicitud de materiales por parte de la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, sedeberá realizar en estricta observancia a las necesidades de la Cuantificación de materiales deconstrucción del Proyecto de construcción autorizado.
• La prioridad de la construcción la deberá determinar el Director General de Administración o elSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales con la asesoría del Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• La compra de Material de construcción deberá ser autorizada por el Director General deAdministración.
• El Material de construcción adquirido, deberá recibirlo el Jefe de la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico en el lugar de la obra, previa verificación de la cantidad y calidad.
• El Material de construcción deberá revisarse con base en la Cuantificación de materiales deconstrucción por el Jefe de la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• Al recibir el Material de los Proveedores, se deberá realizar el pago en Efectivo y solicitar lasFacturas en original, para integrar la Relación de facturación de materiales.
Evaluar y proporcionar los insumos necesarios para la realización de proyectos de construcción de lasOficinas de los Órganos Desconcentrados y de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, autorizadospor el Director General de Administración.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y de
las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y delas Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5353535353
• En los casos de que la obra sea prioritaria el Jefe de la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico, deberá cotizar los materiales, con base en la Cuantificación demateriales de construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5454545454
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Analista Administrativo deContratos de Arrendamiento.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Oficio de solicitud detrabajos de obra en un tanto y la Cuantificación de materialesde construcción en un tanto.
Analiza en coordinación con el Subdirector de Recursos Materialesy Servicios Generales y el Jefe de la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico, el Oficio de solicitud de trabajos deobra en un tanto y establece la prioridad de las obras.
Turna al Analista Administrativo de Contratos de Arrendamiento, laCuantificación de materiales de construcción en un tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, laCuantificación de materiales de construcción en un tanto yverifica si es prioritaria la realización de la obra.
¿Es prioritaria la realización de la obra?
En caso de no ser prioritaria la realización de la obra:
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitudinterna en dos tantos con base en la Cuantificación demateriales de construcción SIAFEV y recaba firma deautorización del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.
Entrega a la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, la Solicitud interna en primer tanto y recaba sello derecibido en el segundo tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudinterna en segundo tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe notificación vía telefónica de la Subdirección deAdquisiciones y Control de Inventarios de que el Material deconstrucción solicitado se encuentra disponible.
Recibe de la Subdirección de Adquisiciones y Control deInventarios, el Material de construcción solicitado.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
5A.1.
5A.2.
5A.3.
5A.4.
Solicitud de Materiales.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5555555555
6.
7.
8.
9.
10.
Solicitud de Materiales.
Fin del procedimiento.
Conecta con el procedimiento:- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de
los Órganos Desconcentrados y de las Áreas Administrativas dela SEFIPLAN.
En caso de ser prioritaria la realización de la obra:
Recaba visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales a través del Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, en la Cuantificaciónde materiales de construcción en un tanto.
Integra al Expediente de la obra, el Oficio de solicitud detrabajos de obra en un tanto y la Cuantificación de materialesde construcción en un tanto.
Recibe del Proveedor en el lugar de la obra, el Material deconstrucción solicitado junto con la Factura en original y archivade manera cronológica temporal, el Expediente de la obra.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos en su modalidad decomprobación de recursos.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Solicitud-comprobación de recursos encuatro tantos y la Factura en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.- Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de
los Órganos Desconcentrados y de las Áreas Administrativas dela SEFIPLAN.
Analista Administrativo deContratos de Arrendamiento.
COPIA NO CONTROLADA
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
EXPEDIENTEDE LA OBRA
FACTURA
MATERIAL DECONSTRUCCIÓN
SOLICITUD INTERNA
SOLICITUD DE MATERIALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTOANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
C
CUANTIFICACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI ES PRIORITARIA LA
REALIZACIÓN DE LA OBRA
1T
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
CUANTIFICACIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
TURNA
CON BASE EN LACUANTIFICACIÓN
DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN
1T
VÍA TELEFÓNICA
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
CUANTIFICACIÓNDE MATERIALES DECONSTRUCCIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
EXTRAE DEL EXPEDIENTEDE LA OBRA
1T
1T
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
ANALIZA Y ESTABLECE PRIORIDAD
DE LAS OBRAS
1T
EN COORDINACIÓN CON EL SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Y EL JEFE DE LA
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
¿ES PRIORITARIA LA REALIZACIÓN
DE LA OBRA?
NO
SI
ACCESA, CAPTURA,IMPRIME Y RECABA
FIRMA DEAUTORIZACIÓN
SIAFEV
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SOLICITUD INTERNA
ENTREGA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SOLICITUD INTERNA
ORDENA
C
RECIBE NOTIFICACIÓNSOBRE EL MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
RECIBE
1T
2T
2T
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
CUANTIFICACIÓNDE MATERIALESDE CONSTRUCCIÓN
RECABA VISTOBUENO
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
A TRAVÉS DEL JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO
ELÉCTRICO
1T
CUANTIFICACIÓN DE MATERIALES DECONSTRUCCIÓN
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE LA OBRA
1T
1T
MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN
RECIBE EN EL LUGARDE LA OBRA
PROVEEDOR
C
ACCESA, CAPTURA E IMPRIME
SIAFEV
FACTURA
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
TURNA
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIONES,
MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS- MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
O
1-4T
1-4T
O
1-2T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5757575757
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentradosy de las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
• Para realizar los trabajos de obra requeridos, se deberá elaborar el Oficio de comisión el cualincluirá: El lugar, la lista del personal y el vehículo asignado (en su caso).
• En los trabajos de mantenimiento que se realicen en las Oficinas de Hacienda, el trámite ysolicitud de viáticos se deberá efectuar al Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda de laSubdirección de Ingresos.
• La Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico deberá apoyar a la Oficina deMantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles en los trabajos de mantenimiento querequieran del presupuesto de obra pública.
• El Levantamiento fotográfico al inmueble deberá llevarse a cabo durante el proceso derealización de la obra como antecedente de la misma.
• El Director General de Administración, deberá acordar la prioridad de la obra a realizar encoordinación con el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• El Material de construcción que no haya sido contemplado en la Cuantificación de materialesde construcción, su adquisición deberá ser tramitada por el Jefe de la Oficina de los ÓrganosDesconcentrados o de las áreas administrativas de la SEFIPLAN y entregado al Jefe de la Oficinade Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
Mantener en condiciones adecuadas las instalaciones y realizar las labores de reparación oremodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y de las áreas administrativas de laSEFIPLAN, para prestar un mejor servicio al empleado y Contribuyente.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5858585858
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Oficio de solicitud detrabajos de obra en un tanto.
Elabora e imprime el Oficio de comisión en dos tantos, y laTarjeta de solicitud de viáticos en un tanto, con base en elOficio de solicitud de trabajos de obra en un tanto, para solicitara la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialíade Partes, los viáticos para la realización de los trabajos una vezrecibido el material.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en la Tarjeta de solicitud deviáticos en un tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficilía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en un tanto.
Solicita y recibe del Departamento de Control de Maquinaria yTransporte, la Llave del vehículo asignado, junto con el Recibo deresguardo en dos tantos, y de la Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes el Efectivo, para larealización de los trabajos.
Devuelve al Departamento de Control de Maquinaria y Transporte, elRecibo de resguardo firmado en primer tanto.
Entrega al Analista Administrativo de Supervisión de Obras, laLlave del vehículo asignado, el Efectivo para gastos y el Oficio decomisión en primer tanto y archiva de manera cronológicatemporal, el segundo tanto y la Tarjeta de solicitud de viáticos enun tanto.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, la Llave del vehículo asignado, el Efectivo para gastos yel Oficio de comisión en primer tanto.
Efectúa entrevista con el Jefe del órgano o área administrativosolicitante, para acordar los horarios de trabajo de la brigada, y lesolicita el Recibo de los trabajos realizados.
Pasa el tiempo de los trabajos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados y delas Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
5959595959
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Mantenimiento, Reparación o Remodelación de las Oficinas de los Órganos Desconcentrados yde las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
Realiza Levantamiento fotográfico del mantenimiento,reparación o remodelación de la obra, como antecedente deltrabajo realizado.
Recibe del órgano o del área administrativo solicitante, el Recibode los trabajos realizados en dos tantos.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Levantamiento fotográfico del mantenimiento,reparación o remodelación de la obra, el Recibo de lostrabajos realizados dos tantos, el Oficio de comisión en primertanto y los Comprobantes de viáticos en original, y alDepartamento de Control de Maquinaria y Transporte, la Llave delvehículo asignado, recabando sello de recibido en el Recibo deresguardo en segundo tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elLevantamiento fotográfico del mantenimiento, reparación oremodelación de la obra, el Recibo de los trabajos realizadosen dos tantos, el Oficio de comisión en primer tanto y losComprobantes de viáticos en original.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión en primer tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en el Registro único decomisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticosen original y el Oficio de comisión en primer tanto.
Integra al Expediente de la obra, el Levantamiento fotográficodel mantenimiento, reparación o remodelación de la obra yel Oficio de solicitud de trabajos de obra en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra, el Registro único de comisiones al personalestatal en tercer tanto, el Recibo de los trabajos realizados endos tantos y el Recibo de resguardo en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
1T
1T
2T
C
OFICIO DE COMISIÓN
EFECTIVO
OFICIO DE COMISIÓN
EFECTIVO
1T
LLAVEDEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE
2T
EFECTIVO RECIBO DE RESGUARDO
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO DEL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓNDE LA OBRA
ENTREGA RECABANDOSELLO DE RECIBIDO
MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
C
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
OFICIO DE SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
EXTRAE DELEXPEDIENTE DE LA OBRA
1T
1-2T
CON BASE EN EL OFICIO DE
SOLICITUD DE TRABAJOS DE OBRA
OFICIO DE COMISIÓN
RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
RECABA SELLO DE RECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
1-2T
1T
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
ENTREGA
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
1T
RECIBO DE RESGUARDO
LLAVE
SOLICITA Y RECIBE
- DEPARTAMENTODE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE - OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
1-2T
RECIBO DE RESGUARDO
DEVUELVE FIRMADO
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MAQUINARIA Y TRANSPORTE
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN
DE OBRAS
LLAVE
ENTREGA
LLAVE
RECIBE
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
EFECTÚA ENTREVISTAY SOLICITA EL RECIBO
DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
CON EL JEFE DEL ÓRGANO O ÁREA ADMINISTRATIVO
SOLICITANTE
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO DEL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LA OBRA
REALIZA
RECIBO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
RECIBE
ÓRGANO O DELÁREA ADMINISTRATIVOSOLICITANTE
1-2T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
1-2T
1T
O
1
1T
COPIA NO CONTROLADA
MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBO DE LOS TRABAJOS REALIZADOS
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO DEL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓNDE LA OBRA
RECIBE
1-2T
1T
O
1
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN DE OBRAS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL
COMPLETA EL FORMATOE IMPRIME
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL
ANEXA
1-3T
1-2T
O
1T
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL
RECABA SELLO DERECIBIDO
3T
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA PARTES
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONES AL PERSONAL ESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
1T
OFICIO DESOLICITUD DETRABAJOS DE OBRA
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO DEL MANTENIMIENTO, REPARACIÓN O REMODELACIÓNDE LA OBRA
INTEGRA ALEXPEDIENTE DE
LA OBRA
1T
RECIBO DERESGUARDO
RECIBO DE LOS TRABAJOSREALIZADOS
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
3T
1-2T
2T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6262626262
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reparación Hidráulica y Sanitaria.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá requerir al Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, los materiales o herramientas que necesite pararealizar las reparaciones.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá utilizar el uniforme (botas y guantes)por razones de higiene y como prevención de enfermedades, para realizar sus actividades.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá entregar un Informe de resultadossemanal a la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• Para las reparaciones que se realicen, el Material deberá solicitarse formalmente al Jefe de laOficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• El Jefe de la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, será responsable de laexistencia y control del Material en la bodega.
Conservar en buen funcionamiento, las instalaciones de agua potable y aguas negras de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6363636363
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Verifica el funcionamiento de los lavabos, fluxómetros, tazas de lossanitarios, nivel de la cisterna y las bombas de hidroneumático enel edificio de la SEFIPLAN al inicio de la jornada.
¿Funcionan adecuadamente?
En caso de no funcionar adecuadamente:
Determina el Material que necesita para la reparación.
Solicita a la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventariosa través del Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), el Material que necesita para lareparación.
Pasa el tiempo.
Acude al Almacén de la SEFIPLAN y recibe el Material quenecesita para la reparación.
Coloca el Material necesario y realiza la reparación.
Realiza pruebas para cerciorarse de la funcionalidad de lasinstalaciones hidráulica y sanitaria.
Continúa con la actividad No. 2.
En caso de funcionar adecuadamente:
Comunica al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico que las instalaciones están en buenas condiciones.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
1A.
1A.1.
1A.2.
1A.3.
1A.4.
2.
Reparación Hidráulica y Sanitaria.
COPIA NO CONTROLADA
REPARACIÓN HIDRÁULICA Y SANITARIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
AL INICIO DE LA JORNADA
¿FUNCIONAN ADECUADAMENTE?
NO
SI
DETERMINA EL MATERIALQUE NECESITA PARA LA
REPARACIÓN
COMUNICA QUE LAS INSTALACIONES
ESTÁN EN BUENAS CONDICIONES
MATERIAL
ACUDE Y RECIBE
VERIFICA FUNCIONAMIENTO
REALIZA PRUEBASDE LAS INSTALACIONES
HIDRÁULICA Y SANITARIA
JEFE DE LA OFICINADE REMODELACIONES
Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
SOLICITA EL MATERIALQUE NECESITA PARA
LA REPARACIÓN
SIAFEV
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
ALMACÉN DE LASEFIPLAN
MATERIAL
COLOCA Y REALIZALA REPARACIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6565656565
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración del Proyecto de Construcción.
• Al efectuar la visita se deberán inspeccionar las condiciones topográficas y medidas del terreno,para determinar la orientación de la construcción de acuerdo con los puntos cardinales.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá obtener cuatro fotocopias del Planoarquitectónico y asignar según corresponda los Planos de cimentación, hidráulico, eléctricoy de acabados de construcción.
• El Jefe de la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, deberá solicitar la autorizaciónde los Planos, antes de efectuarse la obra en construcción, a la Dirección General deAdministración.
• El Jefe de la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, deberá tramitar ante lasautoridades municipales correspondientes la autorización para realizar la construcción de la obra.
• En el Anteproyecto de construcción se deberá graficar el estilo y características de la fachadacomo: Altura, forma, largo, etc.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá entregar un Informe de resultadossemanal del avance de los trabajos a la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
Preparar y presentar para aprobación los diseños de construcción de inmuebles solicitados por losÓrganos Desconcentrados y las áreas administrativas de la SEFIPLAN, para el desempeño de susfunciones.
- Solicitud de Materiales.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6666666666
• En el Plano de cimentación se deberá graficar el trazo, ancho, largo, ancho de corona, espesory profundidad de la cimentación, tipo de cimentación, la ubicación y estructura de trabes, así comodeterminar el espesor y altura de muros, espesor y dimensiones de la loza, el tipo y armado dedesplante y cadenas de cerramientos.
• En el Plano hidráulico-sanitario se deberá graficar la ubicación de la toma de agua potable, tipode suministros, trazar la trayectoria de la instalación de ductos de agua potable, ubicación de losdesfogues de aguas residuales, trazar la trayectoria de la instalación de ductos de aguasresiduales e indicar la ubicación de la desembocadura de aguas residuales del inmueble al exterior.
• En el Plano eléctrico se deberá determinar el tipo y voltaje de energía eléctrica necesaria, laubicación y tipo de tomas de corriente, la ubicación de los interruptores, así como graficar latrayectoria de los ductos de energía.
• En el Plano de acabados de construcción se deberá indicar el acabado de muros y plafones, eltipo y estilo de accesorios de baño, determinar el tipo y estilo de piso, ventanas, puertas ylámparas, así como la ventilación del inmueble.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6767676767
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Recibe del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, el Oficio de solicitud de trabajos de obra enfotocopia, enviado por los Órganos Desconcentrados y las áreasadministrativas de la SEFIPLAN.
Programa la visita al terreno, elabora e imprime el Oficio decomisión en dos tantos y la Tarjeta de solicitud de viáticos endos tantos, para solicitar al Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales los viáticos para iniciar el recorrido.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en primertanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para los gastos de la visita y archivade manera cronológica temporal la siguiente documentación:- Oficio de solicitud de trabajos de obra en fotocopia.- Tarjeta de solicitud de viáticos en segundo tanto.
Entrega al Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elOficio de comisión en segundo tanto y el Efectivo, para losgastos de la visita, recabando firma de recibido en el Oficio decomisión en primer tanto el cual archiva de manera cronológicatemporal.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en segundo tanto y el Efectivo,para los gastos de la visita.
Visita el terreno en compañía de un representante de los ÓrganosDesconcentrados y las áreas administrativas de la SEFIPLANsolicitantes de la construcción.
Realiza un Levantamiento fotográfico de las condiciones delterreno, y determina las condiciones topográficas.
Diseña e imprime el Anteproyecto de construcción en un tanto,considerando la distribución de espacios.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Elaboración del Proyecto de Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6868686868
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Elaboración del Proyecto de Construcción.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, los Comprobantes de viáticos en original, elLevantamiento fotográfico, el Anteproyecto de construcciónen un tanto y el Oficio de comisión en segundo tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, losComprobantes de viáticos en original, el Levantamientofotográfico, el Anteproyecto de construcción en un tanto y elOficio de comisión en segundo tanto.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión en segundo tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes en el Registro único decomisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticos enoriginal y el Oficio de comisión en segundo tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Registroúnico de comisiones al personal estatal en tercer tanto.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera del Estadode Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos en su modalidad decomprobación de recursos.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Solicitud-comprobación de recursos encuatro tantos.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
Turna a los Órganos Desconcentrados o a las áreas administrativasde la SEFIPLAN solicitante para su aprobación, el Anteproyectode construcción en un tanto.
Pasa el tiempo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
6969696969
Recibe de los Órganos Desconcentrados o de las áreasadministrativas de la SEFIPLAN solicitante el Anteproyecto deconstrucción en un tanto, y verifica si fue aprobado.
¿Fue aprobado el Anteproyecto de construcción?
En caso de no aprobarse el Anteproyecto de construcción:
Realiza las correcciones propuestas por los ÓrganosDesconcentrados o por las áreas administrativas de la SEFIPLANsolicitante en el Anteproyecto de construcción en un tanto.
Continúa con la actividad No. 20.
En caso de aprobarse el Anteproyecto de construcción:
Elabora e imprime el Plano arquitectónico en un tanto, con baseen el Anteproyecto de construcción en un tanto.
Elabora e imprime el Plano de cimentación en un tanto, el Planohidráulico-sanitario en un tanto, el Plano eléctrico en un tanto yel Plano de acabados de construcción en un tanto, con base enel Plano arquitectónico en un tanto y archiva de maneracronológica temporal, el Anteproyecto de construcción en untanto.
Elabora e imprime la Cuantificación de material deconstrucción en un tanto, con base en los siguientes documentos:- Plano arquitectónico en un tanto.- Plano de cimentación en un tanto.- Plano hidráulico-sanitario en un tanto.- Plano eléctrico en un tanto.- Plano de acabados de construcción en un tanto.
Elabora e imprime la Cotización de material de construcción enun tanto, con base en la Cuantificación de material deconstrucción en un tanto y la solicita a los Proveedores víatelefónica.
Elabora e imprime el Presupuesto del proyecto de construcciónen un tanto con base en la Cotización de material deconstrucción en un tanto y la Cuantificación de material deconstrucción en un tanto.
Recaba visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, en los siguientes documentos, paraestablecer la prioridad de las obras:
21.
21A.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Elaboración del Proyecto de Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7070707070
28.
29.
Elaboración del Proyecto de Construcción.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
- Levantamiento fotográfico de las condiciones del terreno.- Plano arquitectónico en un tanto.- Presupuesto del proyecto de construcción en un tanto.
Integra el Expediente de la obra, y anexa los siguientesdocumentos:- Levantamiento fotográfico de las condiciones del terreno.- Plano arquitectónico en un tanto.- Plano de cimentación en un tanto.- Plano hidráulico-sanitario en un tanto.- Plano eléctrico en un tanto.- Plano de acabados de construcción en un tanto.- Cotización de material de construcción en un tanto.- Cuantificación de material de construcción en un tanto.- Presupuesto del proyecto de construcción en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:- Solicitud de Materiales.
COPIA NO CONTROLADA
OFICIO DECOMISIÓN
EFECTIVO
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE SOLICITUD DETRABAJOS DE OBRA
EFECTIVO
EFECTIVO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
C
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRASJEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
INICIO
SUBDIRECTORDE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
RECIBE
1
OFICIO DE SOLICITUD DETRABAJOS DE OBRA
RECIBE
1F
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
PROGRAMA VISITA AL TERRENO, ELABORA
E IMPRIME
1-2T
1-2T
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
TURNA Y RECABA SELLO DE RECIBIDO
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
1-2T
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA
DE PARTES
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN
DE OBRAS
OFICIO DECOMISIÓN
ENTREGA RECABANDOFIRMA DE RECIBIDO
1F
2T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBE
2T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
VISITA EL TERRENO
EN COMPAÑÍA DEUN REPRESENTANTE
DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS
DE LA SEFIPLAN
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
REALIZA Y DETERMINA CONDICIONES
TOPOGRÁFICAS
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
DISEÑA E IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
LEVANTAMIENTOFOTOGRAFICO
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
ENTREGA
JEFE DE LA OFICINA DEREMODELACIONES Y
MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
1T
O
1T
2T
1
1
OFICIO DE COMISIÓN
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
LEVANTAMIENTOFOTOGRAFICO
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
RECIBE
O
1T
2T
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN DE OBRAS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
COMPLETA EL FORMATOE IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
ANEXA
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1-3T
1-2T
O
2T
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
3T
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
2T
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA
DE PARTES
REGISTRO ÚNICO DE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
ORDENA
3T
C
ACCESA, CAPTURA E IMPRIME
SIAFEV
SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
TURNA
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1-4T
1-4T
- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
DE LA SOLICITUD-
COMPROBACIÓN DE RECURSOS
1T
C
COPIA NO CONTROLADA
ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
1
CON BASE EN EL ANTEPROYECTO DE
CONSTRUCCIÓN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- SOLICITUD DE MATERIALES
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
TURNA PARASU APROBACIÓN
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS
O LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN SOLICITANTE
1T
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
RECIBE Y VERIFICA SI FUE
APROBADO
1T
ÓRGANOS DESCONCENTRADOS O LAS ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN SOLICITANTE
¿FUE APROBADOEL ANTEPROYECTO
DE CONSTRUCCIÓN?
NO
SI
ANTEPROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
REALIZA CORRECIONESPROPUESTAS
1T
PLANO ARQUITECTÓNICO
ELABORA E IMPRIME
1T
ANTEPROYECTO DECONSTRUCCIÓN
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
PLANOELÉCTRICO
PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO
PLANO DECIMENTACIÓN
ELABORA E IMPRIME
CON BASE EN PLANO
ARQUITECTÓNICO
1T
1T
1T
1T
1T
C
CUANTIFICACIÓN DE MATERIAL DECONSTRUCCIÓN
ELABORA E IMPRIME
CON BASE EN:- PLANO ARQUITECTÓNICO- PLANO DE CIMENTACIÓN- PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO- PLANO ELÉCTRICO- PLANO DE ACABADOS DE CONSTRUCCIÓN
1T
COTIZACIÓN DEMATERIAL DE CONSTRUCCIÓN
ELABORA, IMPRIMEY SOLICITA
VÍA TELEFÓNICA, CON BASE EN LA
CUANTIFICACIÓN DE MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
PROVEEDORES
PRESUPUESTO DEL PROYECTODE CONSTRUCCIÓN
ELABORA E IMPRIME
CON BASE EN LA COTIZACIÓN DE MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN Y LA
CUANTIFICACIÓN DE MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
1T
1T
PRESUPUESTO DEL PROYECTODE CONSTRUCCIÓN
PLANO ARQUITECTÓNICO
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO
RECABA VISTO BUENO
SUBDIRECTOR DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
1T
1T
PRESUPUESTO DEL PROYECTO DECONSTRUCCIÓN
CUANTIFICACIÓNDE MATERIAL DE CONSTRUCCIÓN
COTIZACIÓN DEMATERIAL DE CONSTRUCCIÓN
PLANO DE ACABADOS DECONSTRUCCIÓN
PLANOELÉCTRICO
PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO
PLANO DECIMENTACIÓN
PLANOARQUITECTÓNICO
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
INTEGRA EL EXPEDIENTE DE
LA OBRA Y ANEXA
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
1T
1T
1T
1T
1T
1T
1T
1T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7373737373
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Desarrollo del Proyecto de Construcción.
• En coordinación con el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, se deberánintegrar brigadas de electrificación e hidráulica-sanitaria, para que durante la construcción delinmueble se realicen los trabajos.
• El representante de los Órganos Desconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN,deberá supervisar la construcción del inmueble a fin de detallar la realización del mismo.
• La compra de Material para construcción faltante deberá ser autorizado por el Director Generalde Administración y el representante de los Órganos Desconcentrados y áreas administrativas dela SEFIPLAN.
• La supervisión de los trabajos de construcción, se deberá realizar con base en los Planos.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras deberá entregar semanalmente a la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, un Informe de resultados del avance de los trabajos.
• En caso de que la construcción se realice dentro del Programa de Obra Pública, el Presupuestopara viáticos se deberá solicitar al Departamento de Enlace con Oficinas de Hacienda de laSubdirección de Ingresos.
Llevar a cabo los proyectos de construcción de inmuebles requeridos por los ÓrganosDesconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN, autorizados por el Director General deAdministración.
- Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario.- Desarrollo del Plano Eléctrico.- Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7474747474
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Plano arquitectónico en untanto.
Elabora e imprime el Oficio de comisión en dos tantos, y laTarjeta de solicitud de viáticos en dos tantos, para solicitar a laOficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes, los viáticos para la realización de los trabajos deconstrucción.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en primertanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para gastos y archiva de maneracronológica temporal, la Tarjeta de solicitud de viáticos ensegundo tanto y el Expediente de la obra.
Entrega al Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elOficio de comisión en segundo tanto, el Plano arquitectónico enun tanto y el Efectivo para gastos, recabando firma de recibido enel Oficio de comisión en primer tanto, el cual archiva de maneracronológica temporal.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en segundo tanto, el Planoarquitectónico en un tanto y el Efectivo para gastos.
Realiza visita al lugar donde se autorizó la construcción y efectúa elLevantamiento fotográfico de las condiciones del terreno.
Supervisa los trabajos de construcción, con base en el Planoarquitectónico en un tanto.
Pasa el tiempo.
Realiza el Levantamiento fotográfico de la obra comoantecedente del trabajo realizado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Desarrollo del Proyecto de Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7575757575
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Desarrollo del Proyecto de Construcción.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Plano arquitectónico en un tanto, losComprobantes de viáticos en original, el Levantamientofotográfico y el Oficio de comisión en segundo tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elPlano arquitectónico en un tanto, los Comprobantes deviáticos en original, el Levantamiento fotográfico y el Oficio decomisión en segundo tanto.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión en segundo tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes y de la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, en el Registro únicode comisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticos enoriginal y el Oficio de comisión en segundo tanto.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Integra al Expediente de la obra, el Plano arquitectónico en untanto y el Levantamiento fotográfico.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra y el Registro único de comisiones al personalestatal en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario.- Desarrollo del Plano Eléctrico.- Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.
COPIA NO CONTROLADAEFECTIVO
OFICIO DECOMISIÓN
EFECTIVO
DESARROLLO DEL PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
CON BASE EN ELPLANO
ARQUITECTÓNICO
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
PLANOARQUITECTÓNICO
EXTRAEDEL EXPEDIENTE
DE LA OBRA
C
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
ELABORA E IMPRIME
TARJETA DESOLICITUD DE VIÁTICOS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
1T
1-2T
1-2T
1T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
EXPEDIENTE DE LA OBRA
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
C
RECIBE
EFECTIVO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓNY OFICIALÍA DE PARTES
2T
1-2T
PLANOARQUITECTÓNICO
OFICIO DECOMISIÓN
ENTREGA
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN
DE OBRAS
2T
1T
PLANOARQUITECTÓNICO
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBE
2T
1T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
REALIZA VISITAY EFECTÚA
SUPERVISA TRABAJOSDE CONSTRUCCIÓN
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
REALIZA
OFICIO DECOMISIÓN
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANOARQUITECTÓNICO
ENTREGA
JEFE DE LA OFICINADE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTOELÉCTRICO
1T
O
2T
2
2
OFICIO DECOMISIÓN
LEVANTAMIENTOFOTOGRÁFICO
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANOARQUITECTÓNICO
RECIBE
1T
O
2T
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN DE OBRAS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
COMPLETA EL FORMATO
E IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ANEXA
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
RECABA SELLO DERECIBIDO
- OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES- SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN
DE LA SOLICTUD-
COMPROBACIÓN DE RECURSOS
1-3T
1-2T
O
2T
3T
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
2T
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
EXPEDIENTEDE LA OBRA
OBTIENE
LEVANTAMIENTO FOTOGRÁFICO
PLANOARQUITECTÓNICO
INTEGRA AL EXPEDIENTEDE LA OBRA
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
C
1T
1T
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- DESARROLLO DEL PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO- DESARROLLO DEL PLANO ELÉCTRICO- DESARROLLO DEL PLANO DE ACABADOS DE CONSTRUCCIÓN
1
1
1T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7777777777
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario.
• La introducción del sistema de drenaje hidráulico-sanitario deberá estar supervisado por el Jefe dela Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• En caso de requerir conexión de desfogues externos de aguas residuales a la red municipal, sedeberá solicitar autorización al Departamento de Obras Públicas Municipales de la Localidad.
• La supervisión de los trabajos hidráulico-sanitarios se realizarán con base en el Plano hidráulico-sanitario y deberán coordinarse los siguientes conceptos:- Trazar en el terreno la trayectoria de la instalación hidráulica-sanitaria para realizar la
excavación.- Excavación del terreno para la introducción de la tubería de concreto para la instalación de agua
potable y aguas residuales.- Determinar el espesor de la tubería de cobre.- Ranuración de muros e introducción de tubería de cobre para agua potable.- Instalación de llaves, registros, accesorios de agua potable y conexiones de aguas residuales.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras deberá entregar semanalmente a la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, un Informe de resultados del avance de los trabajos..
Realizar la instalación de agua potable y sanitaria en los inmuebles construídos para las oficinas de losÓrganos Desconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7878787878
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Plano hidráulico-sanitarioen un tanto.
Elabora e imprime el Oficio de comisión en dos tantos, y laTarjeta de solicitud de viáticos en dos tantos, para solicitar a laOficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes los viáticos para la realización de los trabajos deconstrucción.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en primertanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para gastos.
Entrega al Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elOficio de comisión en primer tanto, el Plano hidráulico-sanitario en un tanto y el Efectivo para gastos, recabando firma derecibido en el Oficio de comisión en segundo tanto y lo archiva demanera cronológica temporal, junto con la Tarjeta de solicitud deviáticos en segundo tanto y el Expediente de la obra.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en primer tanto, el Planohidráulico-sanitario en un tanto y el Efectivo para gastos.
Comenta con la brigada hidráulica-sanitaria la trayectoria de latubería, con base en el Plano hidráulico-sanitario en un tanto.
Determina el tipo y lugar de los desfogues de aguas residuales y delos suministros de agua potable, con base en el Plano hidráulico-sanitario en un tanto.
Realiza la visita al lugar donde se lleva a cabo la construcción delinmueble.
Supervisa con la brigada hidráulica-sanitaria los trabajos, con baseen el Plano hidráulico-sanitario en un tanto.
Pasa el tiempo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
7979797979
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Desarrollo del Plano Hidráulico-Sanitario.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Plano hidráulico-sanitario en un tanto, losComprobantes de viáticos en original y el Oficio de comisión enprimer tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elPlano hidráulico-sanitario en un tanto, los Comprobantes deviáticos en original y el Oficio de comisión en primer tanto.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión en primer tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en el Registro único decomisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticos enoriginal y el Oficio de comisión en primer tanto.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Integra el Plano hidráulico-sanitario en un tanto, al Expedientede la obra.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra, junto con el Registro único de comisiones alpersonal estatal en tercer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
COPIA NO CONTROLADAEFECTIVO
EFECTIVO
EXPEDIENTE DE LA OBRA
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
EFECTIVO
C
2T
2T
DESARROLLO DEL PLANO HIDRÁULICO - SANITARIO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO
EXTRAEDEL EXPEDIENTE
DE LA OBRA
C
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
ELABORA E IMPRIME
TARJETA DESOLICITUD DE VIÁTICOS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1T
1-2T
1-2T
1T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
RECIBE
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓNY OFICIALÍA DE PARTES
1-2T
PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO
OFICIO DECOMISIÓN
ENTREGA RECABANDOFIRMA DE RECIBIDO
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN
DE OBRAS
1T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
INICIO
1T
PLANO HIDRÁULICO-SANITARIO
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBE
1T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
COMENTA CON LA BRIGADA LA
TRAYECTORIADE LA TUBERÍA
CON BASE EN EL PLANO
HIDRÁULICOSANITARIO
DETERMINA TIPOY LUGAR DE LOS
DESFOGUES
REALIZA VISITA AL LUGAR DE LA
CONSTRUCCIÓN
SUPERVISA CON LA BRIGADA LOS TRABAJOS
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO HIDRÁULICOSANITARIO
ENTREGA
1T
CON BASE EN EL PLANO
HIDRÁULICOSANITARIO
CON BASE EN EL PLANO
HIDRÁULICOSANITARIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y
MANTENIMIENTOELÉCTRICO
1T
O
1T
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO HIDRÁULICOSANITARIO
RECIBE
1T
O
1T
1
1
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN DE OBRAS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
COMPLETA EL FORMATO
E IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ANEXA
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
RECABA SELLO DERECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
1-3T
1-2T
O
3T
1T
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
1T
OFICINA DE FOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
EXPEDIENTEDE LA OBRA
OBTIENE
PLANO HIDRÁULICOSANITARIO
INTEGRA AL EXPEDIENTEDE LA OBRA
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
C
1T
3T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8181818181
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Desarrollo del Plano Eléctrico.
• La instalación del sistema eléctrico de los inmuebles en proceso de construcción, deberárealizarse según las especificaciones del Plano eléctrico autorizado.
• El abastecimiento de energía eléctrica, deberá ser contratado por el representante de laDependencia solicitante.
• El material que no sea contemplado en la Cuantificación de materiales, deberá proporcionarlosel representante de los Órganos Desconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLANsolicitante.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá entregar un Informe de resultadossemanal del avance de los trabajos a la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
• La supervisión de los trabajos eléctricos se realizarán con base en el Plano eléctrico y deberáncoordinarse los siguientes conceptos:- Introducción en paredes y plafones.- Colocación de suministros de corriente en paredes y plafones.- Ranura de paredes y colocación de las cajas de registro o chalupas en los lugares designados.- Insertar en los poliductos el cableado de cobre de dos polos separados para corriente.- Colocación de la mufa, así como de la base del medidor de energía.- Conexión de la mufa con el centro de carga general y este último con el cableado de la red
general.
Realizar la instalación del sistema eléctrico en los inmuebles de las oficinas de los ÓrganosDesconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8282828282
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Administrativo Especializadode Mantenimiento Eléctrico.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Plano eléctrico en un tanto.
Elabora e imprime el Oficio de comisión en dos tantos, y laTarjeta de solicitud de viáticos en dos tantos, para solicitar a laOficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes, los viáticos para la realización de los trabajos deconstrucción.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en primertanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para gastos.
Entrega al Administrativo Especializado de MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en primer tanto, el Planoeléctrico en un tanto y el Efectivo para gastos, recabando firma derecibido en el Oficio de comisión en segundo tanto y lo archiva demanera cronológica temporal, junto con la Tarjeta de solicitud deviáticos en segundo tanto y el Expediente de la obra.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en primer tanto, el Planoeléctrico en un tanto y el Efectivo para gastos.
Realiza visita al lugar donde se lleva a cabo la construcción delinmueble.
Supervisa los trabajos eléctricos, con base en el Plano eléctricoen un tanto.
Revisa según el Plano eléctrico en un tanto, la instalación de loscentros de carga y la distribución de lámparas, contactos,apagadores, break y tierra física, en los lugares designados.
Pasa el tiempo.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Plano eléctrico en un tanto, los Comprobantes deviáticos en original y el Oficio de comisión en primer tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Desarrollo del Plano Eléctrico.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8383838383
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Desarrollo del Plano Eléctrico.
Recibe del Administrativo Especializado de MantenimientoEléctrico, el Plano eléctrico en un tanto, los Comprobantes deviáticos en original y el Oficio de comisión en primer tanto.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión primer tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en el Registro único decomisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticosen original, y el Oficio de comisión en primer tanto.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Integra al Expediente de la obra, el Plano eléctrico en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra y el Registro único de comisiones al personalestatal en tercer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
COPIA NO CONTROLADAEFECTIVO
EXPEDIENTE DE LA OBRA
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
EFECTIVO
EFECTIVO
C
2T
2T
DESARROLLO DEL PLANO ELÉCTRICO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
PLANO ELÉCTRICO
EXTRAEDEL EXPEDIENTE
DE LA OBRA
C
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
ELABORA E IMPRIME
TARJETA DESOLICITUD DE VIÁTICOS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1T
1-2T
1-2T
1T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
RECIBE
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1-2T
PLANO ELÉCTRICO
OFICIO DECOMISIÓN
ENTREGA RECABANDO FIRMA DE RECIBIDO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
1T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
INICIO
1T
PLANO ELÉCTRICO
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBE
1T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
REALIZA VISITA AL LUGAR DE LA
CONSTRUCCIÓN
SUPERVISA LOS TRABAJOS ELÉCTRICOS
REVISA LA INSTALACIÓNEN LUGARESDESIGNADOS
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO ELÉCTRICO
ENTREGA
1T
CON BASE EN ELPLANO
ELÉCTRICO
SEGÚN PLANOELÉCTRICO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y
MANTENIMIENTOELÉCTRICO
1T
O
1T
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO ELÉCTRICO
RECIBE
1T
O
1T
1
1
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
COMPLETA EL FORMATO
E IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ANEXA
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
RECABA SELLO DERECIBIDO
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1-3T
1-2T
O
3T
1T
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
1T
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
EXPEDIENTEDE LA OBRA
OBTIENE
PLANO ELÉCTRICO
INTEGRA AL EXPEDIENTEDE LA OBRA
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
C
1T
3T
C
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8585858585
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.
• Los acabados de construcción, deberán realizarse de acuerdo con lo especificado en el Planode acabados de construcción.
• El material no contemplado en el Plano de acabados de construcción, deberáproporcionarlos el representante de la Dependencia solicitante.
• La supervisión de los trabajos de acabados de la construcción, se deberán realizar con base enel Plano de acabados de construcción; así como coordinarse los siguientes conceptos:- Instalación de puertas, cerraduras y cortineros en ventanas del inmueble.- Instalación de piso, alfombra y fijadores de aluminio en las áreas designadas.- Terminado de los muros, pintado del exterior del inmueble y la aplicación de
impermeabilizante en la losa y muros colindantes.
• El Analista Administrativo de Supervisión de Obras, deberá entregar un Informe de resultadossemanal del avance de los trabajos a la Oficina de Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico.
Realizar los últimos detalles de acondicionamiento al inmueble, para su entrega a las oficinas de losÓrganos Desconcentrados y áreas administrativas de la SEFIPLAN solicitantes.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8686868686
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Analista Administrativo deSupervisión de Obras.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Extrae del Expediente de la obra, el Plano de acabados deconstrucción en un tanto.
Elabora e imprime el Oficio de comisión en dos tantos, y laTarjeta de solicitud de viáticos en dos tantos, para solicitar a laOficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes, los viáticos para la realización de los trabajos deconstrucción.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta de solicitud de viáticos en primertanto y recaba sello de recibido en el segundo tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Oficio de comisión en dostantos.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Efectivo para gastos.
Entrega al Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elOficio de comisión en primer tanto, el Plano de acabados deconstrucción en un tanto y el Efectivo para gastos, recabandofirma de recibido en el Oficio de comisión segundo tanto y loarchiva de manera cronológica temporal, junto con la Tarjeta desolicitud de viáticos segundo tanto y el Expediente de la obra.
Recibe del Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Oficio de comisión en primer tanto, el Plano deacabados de construcción en un tanto y el Efectivo para gastos.
Realiza visita al lugar donde se lleva a cabo la construcción delinmueble.
Verifica que los trabajos de acabados de construcción, se realicencon base en el Plano de acabados de construcción en un tanto.
Pasa el tiempo.
Entrega al Jefe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Plano de acabados de construcción en un tanto, losComprobantes de viáticos en original y el Oficio de comisión enprimer tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8787878787
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Desarrollo del Plano de Acabados de Construcción.
Recibe del Analista Administrativo de Supervisión de Obras, elPlano de acabados de construcción en un tanto, losComprobantes de viáticos en original y el Oficio de comisión enprimer tanto.
Completa e imprime el formato de Registro único de comisionesal personal estatal en tres tantos.
Anexa al Registro único de comisiones al personal estatal endos tantos, los Comprobantes de viáticos en original y el Oficiode comisión en primer tanto.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes en el Registro único decomisiones al personal estatal en tercer tanto.
Entrega a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Registro único de comisiones al personalestatal en dos tantos, junto con los Comprobantes de viáticos enoriginal, y el Oficio de comisión en primer tanto.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente de laobra.
Integra al Expediente de la obra, el Plano de acabados deconstrucción en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede la obra y el Registro único de comisiones al personalestatal en tercer tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
COPIA NO CONTROLADAEFECTIVO
EXPEDIENTE DE LA OBRA
TARJETA DESOLICITUD DEVIÁTICOS
OFICIO DE COMISIÓN
EFECTIVO
EFECTIVO
C
2T
2T
DESARROLLO DEL PLANO DE ACABADOS DE CONSTRUCCIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
EXPEDIENTE DE LA OBRA
OBTIENE
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
EXTRAEDEL EXPEDIENTE
DE LA OBRA
C
TARJETA DE SOLICITUD DE VIÁTICOS
OFICIO DECOMISIÓN
ELABORA E IMPRIME
TARJETA DESOLICITUD DE VIÁTICOS
TURNA Y RECABASELLO DE RECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
1T
1-2T
1-2T
1T
2T
OFICIO DECOMISIÓN
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
RECIBE
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
1-2T
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
OFICIO DECOMISIÓN
ENTREGA RECABANDOFIRMA DE RECIBIDO
ANALISTA ADMINISTRATIVODE SUPERVISIÓN
DE OBRAS
1T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
FIN
1T
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
OFICIO DECOMISIÓN
RECIBE
1T
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
REALIZA VISITA AL LUGAR DONDE SELLEVA A CABO LA CONSTRUCCIÓNDEL INMUEBLE
VERIFICA QUE SE REALICEN TRABAJOS
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
ENTREGA
1T
CON BASE EN EL PLANO DE ACABADOS DE
CONSTRUCCIÓN
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y
MANTENIMIENTOELÉCTRICO
1T
O
1T
OFICIO DECOMISIÓN
COMPROBANTES DE VIÁTICOS
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
RECIBE
1T
O
1T
1
1
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
COMPLETA EL FORMATO
E IMPRIME
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ANEXA
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
RECABA SELLO DERECIBIDO
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
1-3T
1-2T
O
3T
1T
OFICIO DE COMISIÓN
COMPROBANTESDE VIÁTICOS
REGISTRO ÚNICO DECOMISIONES ALPERSONALESTATAL
ENTREGA
1-2T
O
1T
OFICINA DE FOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
EXPEDIENTEDE LA OBRA
OBTIENE
PLANO DEACABADOS DECONSTRUCCIÓN
INTEGRA AL EXPEDIENTEDE LA OBRA
REGISTRO ÚNICODE COMISIONESAL PERSONALESTATAL
EXPEDIENTE DE LA OBRA
ORDENA
C
1T
3T
C
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE SUPERVISIÓN DE OBRAS
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
8989898989
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9090909090
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Semanal.
Verificación de la Planta de Emergencia de Energía Eléctrica.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá informar al Jefe de la Oficinade Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, cuando no puedan reparar los daños causados a laplanta de emergencia de energía eléctrica.
• Las plantas de emergencia de energía eléctrica se pondrán en funcionamiento una vez a la semanasin carga y una vez al mes con carga eléctrica.
• Al contratar los servicios de la compañía particular, el Jefe de la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico deberá recabar visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, sobre las condiciones del trabajo que se va a recibir.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá verificar el correctofuncionamiento del precalentador del motor diesel.
Detectar fallas mecánicas y dar mantenimiento correctivo inmediato, con el propósito de que funcionenautomáticamente cuando existan interrupciones de energía eléctrica.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9191919191
Administrativo Especializadode Mantenimiento Eléctrico.
Jefe de la Oficina deRemodelaciones yMantenimiento Eléctrico.
Efectúa la revisión de la planta de emergencia de energía eléctricade la SEFIPLAN.
Verifica el nivel de agua y aceite del motor del radiador y de lasbaterías.
Repone el nivel de agua y aceite del motor del radiador.
Detecta que el funcionamiento de la planta de emergencia deenergía eléctrica de la SEFIPLAN está fallando y revisa si requierede personal técnico especializado para su reparación.
¿Requiere de personal técnico especializado para su reparación?
En caso de no requerir de personal técnico especializado para sureparación:
Realiza la reparación de la planta de emergencia de energíaeléctrica.
Continúa con la actividad No. 14.
En caso de requerir de personal técnico especializado para sureparación:
Notifica a la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.
Notifica verbalmente al Jefe de la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico, el motivo por el cual la planta deemergencia no funciona.
Recibe notificación verbal del Administrativo Especializado deMantenimiento Eléctrico, e investiga la compañía particular que sepuede encargar de la reparación.
Selecciona la compañía que se encargará de la reparación, conbase en el costo de las refacciones y la mano de obra calificada.
Contrata los servicios de la compañía particular para que realice lasreparaciones de la planta de emergencia.
Notifica vía telefónica al Administrativo Especializado deMantenimiento Eléctrico, que ya fue contratado el personal técnicoencargado de la reparación de la planta de emergencia.
1.
2.
3.
4.
4A.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Verificación de la Planta de Emergencia de Energía Eléctrica.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9292929292
11.
12.
13.
14.
Administrativo Especializadode Mantenimiento Eléctrico.
Verificación de la Planta de Emergencia de Energía Eléctrica.
Recibe al personal técnico encargado de la reparación de la plantade emergencia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la compañía particular, la Factura en original, referente alos servicios prestados por reparaciones en la planta de emergenciade energía eléctrica.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes de la Subdirección de Recursos Materiales yServicios Generales, la Factura en original, para que se encarguede los trámites de pago a la compañía particular.
Informa verbalmente a la Oficina de Remodelaciones yMantenimiento Eléctrico, que la planta de emergencia de energíaeléctrica funciona adecuadamente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
VERIFICACIÓN DE LA PLANTA DE EMERGENCIA DE ENERGÍA ELÉCTRICA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
EFECTUA REVISIÓN DE LA PLANTA DE
EMERGENCIA DE ENERGÍA ELÉCTRICA
VERIFICA EL NIVEL DE AGUA Y ACEITE DEL MOTOR DEL RADIADOR
Y DE LAS BATERIAS
REPONE EL NIVEL DE AGUA Y ACEITE DEL MOTOR DEL RADIADOR
DETECTA FALLA EN EL FUNCIONAMIENTO YREVISA SI REQUIERE
PERSONAL
¿REQUIERE DE PERSONAL TÉCNICO
ESPECIALIZADO PARA SU REPARACIÓN?
NO
SI
REALIZA LA REPARACIÓN DE LA PLANTA DE EMERGENCIA DE
ENERGÍA ELÉCTRICA
NOTIFICA MOTIVO POR EL CUAL LA PLANTA
DE EMERGENCIA NO FUNCIONA
JEFE DE LA OFICINA DE REMODELACIONESY MANTENIMIENTO
ELÉCTRICO
VERBALMENTE
RECIBE NOTIFICACIÓN, E INVESTIGA COMPAÑIA
PARTICULAR
SELECCIONA COMPAÑÍA PARA LA
REPARACIÓN
CONTRATA SERVICIOS DE LA COMPAÑÍA
PARTICULAR
NOTIFICA ELCONTRATO DEL
PERSONAL TÉCNICO
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
VERBAL
VÍA TELÉFONICA
ADMINISTRATIVOESPECIALIZADO DE
MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
2
RECIBE PARA REPARACIÓN
DE LA PLANTA
2
PERSONAL TÉCNICO
FACTURA
RECIBE
COMPAÑÍA PARTICULAR REFERENTE A LOS
SERVICIOS PRESTADOS POR REPARACIÓN EN LA PLANTA DE EMERGENCIA DE ENERGÍA ELÉCTRICA
O OFICINA DE FOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE
PARTESDE LA SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
FACTURA
TURNA
O
OFICINA DE REMODELACIONES Y
MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
INFORMA FUNCIONAMIENTO
ADECUADO DE LA PLANTA DE EMERGENCIA
VERBALMENTE
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
NOTIFICA
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9494949494
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Mantenimiento a las Instalaciones Eléctricas.
• El Reporte de servicio deberá contener el servicio que requiere el área administrativa, el materialutilizado, quién realizó el trabajo y la firma de recepción del servicio del Área solicitante.
• La salida del Material utilizado en el servicio de mantenimiento de las áreas administrativas, sedeberá anotar en las Tarjetas control de almacén.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá enviar al Jefe de la Oficina deRemodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, un Informe de resultados semanal de los trabajos demantenimiento eléctrico que se realizaron.
• El mantenimiento de los circuitos del centro de carga se deberá realizar semanalmente.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá realizar revisiones de losequipos de aire acondicionado.
Mantener en condiciones óptimas las áreas de trabajo de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9595959595
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deMantenimiento Eléctrico.
Recibe de la Oficina de Remodelaciones y MantenimientoEléctrico, el Reporte de servicio en un tanto.
Revisa en el Reporte de servicio en un tanto, el servicio que serequiere.
Solicita a la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventariosa través del Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), el Material que necesita pararealizar el mantenimiento.
Pasa el tiempo.
Acude al Almacén de la SEFIPLAN y recibe el Material quenecesita para realizar el mantenimiento.
Acude al área administrativa solicitante y realiza el servicio demantenimiento requerido.
Anota en el Reporte de servicio en un tanto, el Material queutilizó en el mantenimiento.
Recaba firma del área administrativa solicitante de la recepción delservicio en el Reporte de servicio en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Reporte deservicio en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mantenimiento a las Instalaciones Eléctricas.
COPIA NO CONTROLADA
MANTENIMIENTO A LAS INSTALACIONES ELÉCTRICAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
ACUDE Y REALIZAEL SERVICIO
DE MANTENIMIENTO REQUERIDO
REPORTE DE SERVICIO
RECIBE
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
1T
REPORTE DE SERVICIO
REVISA EL SERVICIO QUE SE REQUIERE
1T
MATERIAL
ACUDE Y RECIBE
SOLICITA EL MATERIALQUE NECESITA PARA
REALIZAR EL MANTENIMIENTO
SIAFEV
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
ALMACÉN DE LASEFIPLAN
REPORTE DE SERVICIO
ANOTA EL MATERIAL QUE SE UTILIZÓ EN EL MANTENIMIENTO
1T
REPORTE DE SERVICIO
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
1T
ÁREAADMINISTRATIVA SOLICITANTE
REPORTE DE SERVICIO
ORDENA
1T
C
ÁREA ADMINISTRATIVA
SOLICITANTE
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9797979797
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Programa Ahorro de Energía.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá realizar un comparativo delgasto de electricidad del Sistema Actual de lámparas, así como calcular el gasto por concepto deenergía eléctrica del Sistema Ahorrador.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá entregar al Jefe de la Oficinade Remodelaciones y Mantenimiento Eléctrico, un Informe de resultados semanal del avance delos trabajos.
• El Administrativo Especializado de Mantenimiento Eléctrico, deberá realizar el cálculo de lámparasde alta tecnología que se van a utilizar.
Disminuir los gastos por concepto de energía eléctrica en la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
9898989898
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deMantenimiento Eléctrico.
Revisa las Áreas de la SEFIPLAN, y detectan la oportunidadinstalar equipos de ahorro de energía eléctrica.
Efectúa Levantamiento del censo de cargas en iluminación.
Realiza la identificación de circuitos de alumbrado para conocer sucarga conectada.
Realiza el cambio de lámparas del Sistema Actual de alumbrado,por el Sistema Ahorrador, el cual consiste en una lámpara de altatecnología.
Verifica que el Sistema Ahorrador funcione de acuerdo a lascondiciones de instalación establecidas.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
Programa Ahorro de Energía.
COPIA NO CONTROLADA
PROGRAMA AHORRO DE ENERGÍA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
REVISA LAS ÁREAS DE LA SEFIPLAN Y
DETECTA LA OPORTUNIDAD INSTALAR
EQUIPOS DE AHORRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA
EFECTÚA LEVANTAMIENTO DEL
CENSO DE CARGAS EN ILUMINACIÓN
REALIZA LA IDENTIFICACIÓN DE
CIRCUITOS DE ALUMBRADO
REALIZA EL CAMBIO DE DOS LÁMPARAS DEL
SISTEMA ACTUAL, POR EL SISTEMA AHORRADOR
VERIFICA QUE EL SISTEMA AHORRADOR
FUNCIONE DE ACUERDO A LAS CONDICIONES DE
INSTALACIÓN ESTABLECIDAS
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
100100100100100
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONTRATOSDE ARRENDAMIENTO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
101101101101101
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Revisión de Contratos de Arrendamiento de Inmuebles de Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Finanzas y Planeación.
• La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá recabar la firma deautorización del Director General de Administración, únicamente cuando las áreas usuarias de losinmuebles hayan acordado las condiciones de contratación favorables al Gobierno del Estado yrealizado las gestiones administrativas y presupuestales necesarias para el pago de las rentas; asícomo integrado el Expediente de arrendamiento de inmuebles con el Contrato dearrendamiento de inmuebles (debidamente validado por la Subprocuraduría de Legislación yConsulta), la Justipreciación, el Dictamen de arrendamiento en un tanto y el Inventario.
• La Dirección General de Administración a través de la Subdirección de Recursos Materiales yServicios Generales, deberá realizar la supervisión de los Contratos de arrendamiento deinmuebles correspondientes a la Subsecretaría de Ingresos.
• En los casos de nuevos arrendamientos, las áreas usuarias deberán contar con la autorización deltitular del Poder Ejecutivo y anexar los Contratos de arrendamiento de inmuebles firmado por elarrendador en tres tantos, junto con las fotocopias de la Escritura del inmueble, del RegistroFederal de Contribuyentes del propietario, del último Recibo de pago de predial y del últimoRecibo de pago de agua y el Oficio del monto de renta en original, para anexarla alExpediente de arrendamiento.
Revisar los Contrato de arrendamiento de inmuebles para las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública Estatal, Oficinas de Hacienda, Delegaciones Regionales de Catastro y otros,conforme a la normatividad respectiva.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
102102102102102
Analista Administrativo deContratos de Arrendamiento.
Recibe de la Dirección General de Recaudación, de la DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado y/o de la Dirección General deCatastro y Valuación, el Expediente de arrendamiento deinmuebles.
Revisa que esté correcta y completa la información del Expedientede arrendamiento de inmuebles.
¿Está correcta y completa la información?
En caso de no estar correcta y completa la información:
Devuelve a la Dirección General de Recaudación, a la DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado y/o a la Dirección General deCatastro y Valuación, del Expediente de arrendamiento deinmuebles.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de estar correcta y completa la información:
Extrae del Expediente de arrendamiento de inmuebles, losContratos de arrendamiento de inmuebles en tres tantos.
Recaba visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales y firma de autorización del Director General deAdministración a través del Jefe del Departamento de ServiciosGenerales, en los Contratos de arrendamiento de inmuebles entres tantos.
Obtiene una fotocopia de los Contratos de arrendamiento deinmuebles en un tanto.
Elabora e imprime la Tarjeta de envío en un tanto, para ladevolución de los Contratos de arrendamiento de inmuebles ala Dirección General de Recaudación, a la Dirección General delPatrimonio del Estado y/o a la Dirección General de Catastro yValuación.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en la Tarjeta de envío en untanto y obtiene una fotocopia.
Integra al Expediente de arrendamiento de inmuebles, losContratos de arrendamiento de inmuebles en tres tantos.
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Revisión de Contratos de Arrendamiento de Inmuebles de Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Finanzas y Planeación.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
103103103103103
9.Analista Administrativo deContratos de Arrendamiento.
Revisión de Contratos de Arrendamiento de Inmuebles de Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Finanzas y Planeación.
Turna a la Dirección General de Recaudación, a la DirecciónGeneral del Patrimonio del Estado y/o a la Dirección General deCatastro y Valuación, el Expediente de arrendamiento deinmuebles, recabando sello de recibido en la Tarjeta de envío enfotocopia, la cual archiva de manera cronológica temporal, junto conlos Contratos de arrendamiento de inmuebles en fotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
REVISIÓN DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES DE ÓRGANOS DESCONCENTRADOS DE LA SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
OFICINA DE REMODELACIONES Y MANTENIMIENTO ELÉCTRICO
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO
TARJETADE ENVÍO
ELABORA E IMPRIME
1T
TARJETADE ENVÍO
RECABA FIRMA DEAUTORIZACIÓN Y
OBTIENE
1T
1F
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
C
DIRECCIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL ESTADO Y/O DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN
EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
RECIBE
¿ESTÁ CORRECTA Y COMPLETA
LA INFORMACIÓN?NO
SI
EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
DEVUELVE
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
RECABA VISTO BUENOY FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
1-3T
- SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES- DIRECTOR GENERALDE ADMINISTRACIÓN
A TRAVÉS DEL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
OBTIENE
1T
1F
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
TARJETA DEENVÍO
EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
TURNA RECABANDO SELLO DE RECIBIDO
1F
1F
DIRECCIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN, A LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL
ESTADO Y/O A LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y VALUACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE RECAUDACIÓN, A LA DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DEL
ESTADO Y/O A LA DIRECCIÓN GENERAL DE CATASTRO Y
VALUACIÓN
EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
REVISA QUE ESTÉ CORRECTA Y COMPLETA
LA INFORMACIÓN
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
EXTRAE DEL EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
1-3T
CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
INTEGRA AL EXPEDIENTE DE ARRENDAMIENTO
1-3T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
105105105105105
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
106106106106106
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
• La Solicitud-comprobación de recursos deberá reflejar la afectación de las siguientes partidas:- 3102 Teléfonos y celulares (Área Administrativa).- 3103 Energía Eléctrica.- 3104 Agua Potable.- 3506 Conservación y Mantenimiento de Edificios Públicos (Oficina de Remodelaciones y
Mantenimiento Eléctrico).- 3502 Mantenimiento de Mobiliario y Equipo (Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y
Oficialía de Partes).
• En la Libreta de solicitud-comprobación de recursos recibidas, se deberá anotar lossiguientes datos de identificación: Dependencia, unidad presupuestal, forma de pago y el importetotal del pago.
• El Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes, deberánfirmar de visto bueno la Solicitud-comprobación de recursos, antes de recabar la firma delSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• Para tramitar la Solicitud-comprobación de recursos de las unidades presupuestales 05, 09, 10y 11, se deberá recabar visto bueno del área administrativa solicitante y del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales.
Recabar autorización para tramitar el pago de los servicios de mantenimiento a instalaciones yreparaciones de equipo, muebles e inmuebles.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
107107107107107
Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes.
Recibe de los Jefes de las Oficinas de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales, la Solicitud-comprobación derecursos por concepto de mantenimiento y/o instalación en cuatrotantos, para recabar firma de autorización.
Verifica en la Solicitud comprobación-de recursos por conceptode mantenimiento y/o instalación en cuatro tantos, que el importecorresponda a las tarifas establecidas.
¿Corresponde el importe a las tarifas establecidas?
En caso de no corresponder el importe a las tarifas establecidas:
Devuelve a los Jefes de las Oficinas de la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, la Solicitud-comprobación de recursos por concepto de mantenimiento y/oinstalación en cuatro tantos, para su corrección.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de corresponder el importe a las tarifas establecidas:
Anota los datos de identificación, en la Libreta de solicitud-comprobación de recursos recibidas.
Recaba firma de recibido de los Jefes de las Oficinas de laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales en laLibreta de solicitud-comprobación de recursos recibidas.
Recaba visto bueno y autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en la Solicitud-comprobaciónde recursos por concepto de mantenimiento y/o instalación encuatro tantos.
Turna a los Jefes de las Oficinas de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales firmada, la Solicitud-comprobación de recursos por concepto de mantenimiento y/oinstalación en cuatro tantos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
6.
Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
¿CORRESPONDEEL IMPORTE A LAS TARIFAS
ESTABLECIDAS?
NO
SI
JEFES DE LAS OFICINASDE LA SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
LIBRETA DE SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOSRECIBIDAS
ANOTA DATOS DEIDENTIFICACIÓN
QUE EL IMPORTE CORRESPONDA A
LAS TARIFASESTABLECIDAS
FIN
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECIBE PARA RECABAR FIRMA
DE AUTORIZACIÓN
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
VERIFICA
1-4T
1-4T
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
DEVUELVE PARA SU CORRECCIÓN
1-4T
JEFES DE LAS OFICINASDE LA SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
LIBRETA DE SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOSRECIBIDAS
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
JEFES DE LAS OFICINASDE LA SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS
RECABA VISTO BUENOY AUTORIZACIÓN
1-4T
SUBDIRECTOR DE RECURSOSMATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA FIRMADA
1-4T
JEFES DE LAS OFICINASDE LA SUBDIRECCIÓN DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
109109109109109
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Reposición de Fondo Revolvente.
• El Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes, seráresponsable de verificar que las Facturas de gastos cuenten con los requisitos fiscalesestablecidos, y que estén autorizadas por el Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales.
• Las Facturas deberán contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de laFederación en el Artículo 29-A:Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registrofederal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de Contribuyentes que tengan más de unlocal o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento enel que se expidan los comprobantes.Contener impreso el número de folio.Lugar y fecha de expedición.Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como elmonto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse en sucaso.
Comprobar y reintegrar el recurso financiero que se otorga para gastos menores, generados en laSubdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, así como verificar la disponibilidadpresupuestal para su reposición.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
110110110110110
• El Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes, deberáinformar al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, del manejo que realice delos recursos financieros del fondo revolvente.
• Las Facturas que se reciban para trámite, deberán contener el visto bueno del Subdirector deRecursos Materiales y Servicios Generales.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
111111111111111
Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes.
Recibe de las áreas administrativas de la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, las Facturas de losgastos que efectuaron en original.
Separa por trabajo realizado, las Facturas en original y anota lapartida presupuestal a la cual se le aplicará el gasto.
Obtiene la suma total del gasto por cada partida presupuestal, delas Facturas en original.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y verifica si dispone de presupuestopara la reposición del fondo revolvente.
¿Dispone de presupuesto para la reposición del fondo revolvente?
En caso de no disponer de presupuesto para la reposición del fondorevolvente:
Elabora e imprime la Solicitud de afectación presupuestal portransferencia en un tanto y el Memorándum de envío en untanto y recaba firma del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales.
Obtiene una fotocopia de la Solicitud de afectaciónpresupuestal por transferencia en un tanto y del Memorándumde envío en un tanto.
Turna a la Subdirección de Presupuesto, la Solicitud deafectación presupuestal por transferencia en un tanto y elMemorádum de envío en un tanto, para su aprobación yaplicación, recabando sello de recibido en el Memorádum deenvío en fotocopia y en la Solicitud de afectación presupuestalpor transferencia en fotocopia.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitud deafectación presupuestal por transferencia en fotocopia y elMemorádum de envío en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de disponer de presupuesto para la reposición del fondorevolvente:
Captura e imprime en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV), la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos.
1.
2.
3.
4.
4A.
4A.1.
4A.2.
4A.4.
5.
Reposición de Fondo Revolvente.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
112112112112112
6.
7.
8.
9.
Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes.
Reposición de Fondo Revolvente.
Turna al Departamento de Órdenes de Pago, la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos y las Facturas enoriginal.
Recibe del Departamento de Caja, el Efectivo del reeembolso, queampara el trámite de los gastos efectuados y firma de recibido.
Informa verbalmente al Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, del Efectivo del reeembolso.
Deposita en la caja de seguridad, el Efectivo que se recibió delreembolso.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADASOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS
1-4T
EFECTIVO
REPOSICIÓN DEL FONDO REVOLVENTE
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
¿DISPONE DE PRESUPUESTO PARA LA REPOSICIÓN DEL FONDO
REVOLVENTE?
NO
SI
ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS MATERIALES YSERVICIOSGENERALES
VERBALMENTE
FIN
FACTURAS
RECIBE
FACTURAS
SEPARA POR TRABAJO REALIZADO
Y ANOTA PARTIDA PRESUPUESTAL
O
O
FACTURAS
OBTIENE LA SUMA TOTAL DEL GASTO POR CADA
PARTIDA PRESUPUESTAL
O
ACCESA Y VERIFICASI DISPONE DE
PRESUPUESTO PARA LA REPOSICIÓN
SIAFEV
MEMORÁNDUMDE ENVÍO
SOLICITUD DEAFECTACIÓNPRESUPUESTAL POR TRANSFERENCIA
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1T
1T
CAPTURA E IMPRIME
SIAFEV
MEMORÁNDUMDE ENVÍO
O
SOLICITUD DEAFECTACIÓNPRESUPUESTAL POR TRANSFERENCIA
OBTIENE
1T
1T
1F
1F
MEMORÁNDUMDE ENVÍO
O
SOLICITUD DEAFECTACIÓNPRESUPUESTAL POR TRANSFERENCIA
TURNA PARA SU APROBACIÓN Y
APLICACIÓN, RECABANDO SELLO DE RECIBIDO
1T
1T
1F
1F
SUBDIRECCIÓN DEPRESUPUESTO
MEMORÁNDUMDE ENVÍO
SOLICITUD DEAFECTACIÓNPRESUPUESTAL POR TRANSFERENCIA
ORDENA
1F
1F
C
1
1
FACTURAS
SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS
TURNA
RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO
DEPARTAMENTO DEÓRDENES DE PAGO
DEPARTAMENTO DE CAJA
1-4T
O
SUBDIRECTOR DERECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
INFORMA DEL EFECTIVODEL REEMBOLSO
EFECTIVO
DEPOSITA EN LA CAJADE SEGURIDAD
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
114114114114114
ANALISTA ADMINISTRATIVODE MICROFILMACIÓN
COPIA NO CONTROLADAPROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
115115115115115
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
NONBRE DEL PROCEDIMIENTO
Diaria.
Microfilmación de Documentos.
• Los modelos de microfilmadoras RF-1000 y planetaria CF-100 utilizarán un rollo de película demicrofilm.
• La Guía de documentos, deberá elaborarse por Paquete de documentos a microfilmar comomedida de control.
• La Película de documentos microfilmados en original o en duplicado, deberá estar bajo custodiade esta área para consultas futuras.
• En caso de que algún documento presente problemas para ser microfilmado, se deberá completar elformato de Órdenes de pago con observaciones.
• El Reporte diario de producción lo deberá elaborar cada Operador de Microfilmación, con base enel trabajo que realice.
• El formato Control de información, se deberá elaborar para el control de los paquetes dedocumentación y se anotará la fecha, validación, número de orden, caja y paquete.
Conservar y organizar en película, la información documental de las áreas de la SEFIPLAN y otrasDependencias, para utilizar menor espacio en su resguardo y optimizar consultas de la misma.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
116116116116116
• El Reporte de actividades, deberá contener información de la microfilmación y revisión dedocumentos y el revelado de los rollos, y se enviará mensualmente a la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales.
• En los datos de identificación del Rollo de película de microfilm, se deberá anotar lo siguiente:número de rollo, fecha de revelado y de microfilmado, envío, remesa, contenido, período, tipo deservicio, modalidad y número de la caja.
• En el Libro índice de documentos microfilmados, se deberá registrar lo siguiente: fecha, rollo,período, envío, rangos y tipo de servicio.
• Cuando se preste el servicio de microfilmación a otras Dependencias, éstas se deberán encargar decomprar el material necesario para realizar el trabajo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
117117117117117
Analista Administrativo deMicrofilmación.
Operador de Microfilmación.
Recibe de las áreas de la SEFIPLAN y otras Dependencias, losPaquetes de documentos a microfilmar y los deposita en elarchivo.
Notifica verbalmente al Operador de Microfilmación, que losPaquetes de documentos a microfilmar están en el Archivo.
Recibe notificación verbal del Analista Administrativo deMicrofilmación y obtiene del archivo cronológico temporal, losPaquetes de documentos a microfilmar.
Separa los Documentos a microfilmar en original de las copias,los ordena por fecha, y archiva de manera cronológica definitiva,las copias.
Solicita de manera verbal al Analista Administrativo deMicrofilmación, el Rollo virgen de película de microfilm.
Recibe del Analista Administrativo de Microfilmación, el Rollovirgen de película de microfilm y carga la cámara fotográfica enel cuarto obscuro.
Elabora la Guía de documentos en original, con base en losDocumentos a microfilmar en original.
Microfilma la Guía de documentos en original y los Documentosa microfilmar en original.
Anota en la carátula del Rollo virgen de película de microfilm,los datos de identificación con base en la Documentaciónmicrofilmada.
Turna al Analista Administrativo de Microfilmación, la Guía dedocumentos en original, para que la archive.
Realiza el revelado del Rollo de película de microfilm y obtienela Película de documentos microfilmados en original.
Anota la fecha de revelado del rollo, en la carátula de la Películade documentos microfilmados en original.
Revisa por medio del visor si la Película de documentosmicrofilmados en original tiene la nitidez y claridad requerida.
¿Tiene la Película de documentos microfilmados la nitidez yclaridad requerida?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Microfilmación de Documentos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
118118118118118
13A.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Operador de Microfilmación.
Analista Administrativo deMicrofilmación.
Microfilmación de Documentos.
En caso de no tener la Película de documentos microfilmadosla nitidez y claridad requerida:
Guarda la Película de documentos microfilmados dañada, parael control de existencias.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de tener la Película de documentos microfilmados lanitidez y claridad requerida:
Realiza el duplicado de la Película de documentosmicrofilmados en original, por medio del xidex y la películadiazoica, para contar con un respaldo.
Revisa el duplicado de la Película de documentosmicrofilmados, para limpiar los residuos de amoniaco.
Realiza rotulación de la caja donde se guarda el duplicado, con losdatos de identificación de la Película de documentosmicrofilmados.
Entrega al Analista Administrativo de Microfilmación, la Películade documentos microfilmados en original y duplicado.
Recibe del Operador de Microfilmación, la Película dedocumentos microfilmados en original y duplicado.
Obtiene del archivo cronológico temporal, la Guía de documentosen original.
Registra los datos de la Guía de documentos en original, en elLibro índice de documentos microfilmados.
Concentra los datos de la Guía de documentos en original yelabora e imprime el Reporte de actividades en dos tantos.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Reporte de actividadesen segundo tanto.
Entrega al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, el Reporte de actividadesen primer tanto.
Turna al Operador de Microfilmación la siguiente documentación:- Documentos microfilmados en original.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
119119119119119
- Película de documentos microfilmados en original yduplicado.
Y al archivo cronológico temporal:- Guía de documentos en original.- Reporte de actividades en segundo tanto.
Recibe del Analista Administrativo de Microfilmación, la siguientedocumentación:- Documentos microfilmados en original.- Película de documentos microfilmados en original y
duplicado.
Ordena, sella e integra el Paquete de documentosmicrofilmados con los Documentos microfilmados en original.
Entrega a las áreas de la SEFIPLAN y otras Dependencias, elPaquete de documentos microfilmados y la Película dedocumentos microfilmados en original y archiva de maneracronológica temporal, el duplicado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
25.
26.
27.
Analista Administrativo deMicrofilmación.
Operador de Microfilmación.
Microfilmación de Documentos.
COPIA NO CONTROLADA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(ORIGINAL)
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS (ORIGINAL)
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS (ORIGINAL)
ROLLO VIRGEN DE PELÍCULA DE MICROFILM
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
¿TIENE LA PELÍCULA DE
DOCUMENTOS MICROFILMADOS LA NITIDEZ Y CLARIDAD
REQUERIDA?
NO
SI
ÁREAS DE LA SEFIPLAN Y OTRAS DEPENDENCIAS
VERBALMENTE
PAQUETES DE DOCUMENTOS A MICROFILMAR
RECIBE Y LOS DEPOSITA EN EL ARCHIVO
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE MICROFILMACIÓN OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
NOTIFICA QUE LOS PAQUETES DE
DOCUMENTOS A MICROFILMAR ESTÁN EN
EL ARCHIVO
OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
PAQUETES DE DOCUMENTOS A MICROFILMAR
RECIBE NOTIFICACIÓN Y OBTIENE
VERBAL
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE MICROFILMACIÓN
C
DOCUMENTOS A MICROFILMAR
SEPARA Y ORDENAPOR FECHA
O
1CC
SOLICITA
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
MICROFILMACIÓN
MANERA VERBAL
ROLLO VIRGEN DE PELÍCULA DE MICROFILM
RECIBE Y CARGA LA CÁMARA FOTOGRÁFICA
EN EL CUARTO OBSCURO
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
MICROFILMACIÓN
GUÍA DE DOCUMENTOS
ELABORA
CON BASE EN LOS DOCUMENTOS A
MICROFILMAR
O
1
DOCUMENTOS A MICROFILMAR
GUÍA DE DOCUMENTOS
MICROFILMA
O
O
ROLLO VIRGEN DE PELÍCULA DE MICROFILM
ANOTA EN LA CARÁTULA
LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN
CON BASE EN LA DOCUMENTACIÓN
MICROFILMADA
GUÍA DE DOCUMENTOS
TURNA PARA ARCHIVAR
O
ANALISTA ADMINISTRATIVO
DE MICROFILMACIÓN
REALIZA REVELADO Y OBTIENE
ROLLO DE PELÍCULA DE MICROFILM
ANOTA FECHA DE REVELADO DEL ROLLO EN LA CARÁTULA
REVISA POR MEDIO DEL VISOR
SI TIENE LA NITIDEZ Y CLARIDAD REQUERIDA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS (ORIGINAL)
GUARDA PARA CONTROL DE EXISTENCIAS
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS (DAÑADA)
REALIZA DUPLICADO POR MEDIO DEL XIDEX Y LA PELÍCULA DIAZOICA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS (ORIGINAL)
REVISA PARA LIMPIAR LOS RESIDUOS DE
AMONIACO
REALIZA ROTULACIÓN DE LA CAJA DONDE SE
GUARDA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
CON LOS DATOS DE IDENTIFICACIÓN
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
ENTREGA
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
MICROFILMACIÓN
1
1
COPIA NO CONTROLADA
REPORTE DE ACTIVIDADES
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(ORIGINAL)
1
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE MICROFILMACIÓN OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(ORIGINAL)
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
RECIBE
OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
GUÍA DE DOCUMENTOS
OBTIENE
LIBRO ÍNDICE DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
REGISTRA LOS DATOSDE LA GUÍA DE DOCUMENTOS
C
O
REPORTE DE ACTIVIDADES
GUÍA DE DOCUMENTOS
CONCENTRA DATOS, ELABORA E IMPRIME
O
1-2T
REPORTE DE ACTIVIDADES
RECABA SELLORECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
2T
REPORTE DE ACTIVIDADES
ENTREGA
1T
JEFE DE LA OFICINA DE FOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
GUÍA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS MICROFILMADOS
TURNA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
O
O
2T
C
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(ORIGINAL)
DOCUMENTOS MICROFILMADOS
RECIBE
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE
MICROFILMACIÓN
O
DOCUMENTOS MICROFILMADOS
ORDENA, SELLA E INTEGRA PAQUETE DE
DOCUMENTOS MICROFILMADOS
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(ORIGINAL)
PAQUETE DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
ENTREGA
PELÍCULA DE DOCUMENTOS
MICROFILMADOS(DUPLICADO)
ÁREAS DE LA SEFIPLAN Y OTRAS
DEPENDENCIAS
O
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
122122122122122
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Consulta de Documentos Microfilmados.
• Las firmas autorizadas para realizar consultas de Documentación microfilmada deberán sernotificadas con anterioridad a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales.
• El archivo de Documentación microfilmada deberá estar integrado de la siguiente manera:- Numérico: Formado por las cuentas de recaudación diaria del Estado y las nóminas firmadas.- Alfabético: Formado por los movimientos de personal administrativo y docente del Estado.
• El registro estatal deberá contener la fecha de expedición del documento, el número de cuenta, lascuentas de recaudación diaria, nóminas firmadas, así como jackets para los movimientos depersonal administrativo y docente del Estado.
• El Operador de Microfilmación deberá registrar en la Solicitud de consulta de documentosmicrofilmados el número de documentos impresos, rollos y archivos consultados.
• Las impresiones efectuadas de los Documentos microfilmados, deberán considerarse comocopia fiel.
• El Analista Administrativo de Microfilmación, deberá entregar al Jefe de la Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes un Informe de resultados mensual.
Proporcionar información de respaldo documental microfilmado de la SEFIPLAN y otras Dependencias,a las diferentes áreas que lo soliciten.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
123123123123123
Analista Administrativo deMicrofilmación.
Operador de Microfilmación.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, el Memorándum de autorización de firmasen fotocopia.
Revisa el Memorándum de autorización de firmas en fotocopia,y lo turna al Operador de Microfilmación, para que lo archive.
Pasa el tiempo.
Recibe de las áreas de la SEFIPLAN y otras Dependencias, laSolicitud de consulta de documentos microfilmados en untanto.
Revisa la Solicitud de consulta de documentos microfilmadosen un tanto, y la turna al Operador de Microfilmación.
Recibe del Analista Administrativo de Microfilmación, la Solicitudde consulta de documentos microfilmados en un tanto.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Memorándum deautorización de firmas en fotocopia.
Verifica si tiene firma autorizada la Solicitud de consulta dedocumentos microfilmados en un tanto, con base en elMemorándum de autorización de firmas en fotocopia.
¿Está autorizada la firma?
En caso de no estar autorizada la firma:
Devuelve a las áreas de la SEFIPLAN y otras Dependencias, laSolicitud de consulta de documentos microfilmados en untanto, e informa que no está autorizada la firma solicitante.
Fin del procedimiento.
En caso de estar autorizada la firma:
Revisa en la Solicitud de consulta de documentosmicrofilmados en un tanto que tipo de consulta se va a realizar.
¿Qué tipo de consulta va a realizar?
En caso de ser consulta numérica:
Revisa en el estante de recaudaciones diarias del Estado ynóminas firmadas del Estado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
8.
8A.
Consulta de Documentos Microfilmados.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
124124124124124
8A.1.
9.
10.
11.
12.
13.
13A.
14.
15.
16.
17.
Operador de Microfilmación.
Consulta de Documentos Microfilmados.
Localiza y obtiene del estante el Rollo de microfilm.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de ser consulta alfabética:
Revisa en la Libreta índice, el número de registro estatal que tieneasignado.
Localiza en el estante de movimientos de personal administrativo ydocente del Estado, el Rollo de microfilm, con base en el númerode registro estatal de la Libreta índice.
Coloca en el visor-impresor, el Rollo de microfilm y efectúa labúsqueda del Documento microfilmado.
Proyecta en la pantalla del visor-impresor, el Documentomicrofilmado que solicitaron.
Consulta al área solicitante si requiere impresión del Documentomicrofilmado.
¿Requiere impresión del Documento microfilmado?
En caso de no requerir impresión del Documento microfilmado:
Revisa con el área solicitante, el Documento microfilmado en lapantalla del visor-impresor.
Continúa con la actividad No. 16.
En caso de requerir impresión del Documento microfilmado:
Coloca y ajusta el Documento microfilmado en los bordes de lapantalla y procede a imprimirlo.
Entrega el Documento impreso al área solicitante.
Registra en la Solicitud de consulta de documentosmicrofilmados en un tanto los datos del trabajo que realizó y laarchiva de manera cronológica temporal.
Ordena en el estante correspondiente el Rollo de microfilm.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
FIN
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE MICROFILMACIÓN OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
INICIO
MEMORÁNDUM DE AUTORIZACIÓN DE FIRMAS
RECIBE
OFICINA DEFOTOCOPIADO, IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
1F
MEMORÁNDUM DE AUTORIZACIÓN DE FIRMAS
REVISA Y TURNA
1F
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
RECIBE
ÁREAS DE LASEFIPLAN Y OTRAS DEPENDENCIAS
1T
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
REVISA Y TURNA
1T
OPERADOR DE MICROFILMACIÓN
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
RECIBE
1T
ANALISTA ADMINISTRATIVO DE MICROFILMACIÓN
MEMORÁNDUM DE AUTORIZACIÓN DE FIRMAS
OBTIENE
C
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
VERIFICA SI TIENE FIRMA AUTORIZADA
1T
CON BASE EN EL MEMORÁNDUM DE AUTORIZACIÓN DE
FIRMAS
1F
¿ESTÁ AUTORIZADA
LA FIRMA?
NO
SI
ÁREAS DE LA SEFIPLAN Y OTRAS
DEPENDENCIAS
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
DEVUELVE E INFORMA QUE NO ESTÁAUTORIZADA LA FIRMA
1T
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
REVISA TIPO DE CONSULTA A REALIZAR
1T
¿QUÉ TIPO DE CONSULTA
VA A REALIZAR?
NUMÉRICA
ALFABÉTICA
REVISA EN EL ESTANTE DE RECAUDACIONES
DIARIAS DEL ESTADO Y NÓMINAS FIRMADAS
DEL ESTADO
LOCALIZA Y OBTIENE DEL
ESTANTE
ROLLO DE MICROFILM
1
LIBRETA ÍNDICE
REVISA EL NÚMERO DE REGISTRO ESTATAL QUE
TIENE ASIGNADO
LOCALIZA EN EL ESTANTE
ROLLO DE MICROFILM
COLOCA EN EL VISOR-IMPRESOR Y
EFECTÚA LA BÚSQUEDA DEL DOCUMENTO MICROFILMADO
ROLLO DE MICROFILM
PROYECTA EN LA PANTALLA DEL
VISOR-IMPRESOR EL DOCUMENTO
MICROFILMADO
CONSULTA SI REQUIERE IMPRESIÓN
DEL DOCUMENTOMICROFILMADO
ÁREASOLICITANTE
CON BASE EN EL NÚMERO DE
REGISTRO ESTATAL DE LA LIBRETA
ÍNDICE
¿REQUIERE IMPRESIÓN DEL
DOCUMENTO MICROFILMADO?
NO
SI
1
REVISA EL DOCUMENTOCON EL ÁREA
ADMINISTRATIVAEN LA PANTALLA DEL
VISOR-IMPRESOR
DOCUMENTO MICROFILMADO
COLOCA, AJUSTA EN LOS BORDES Y PROCEDE A
IMPRIMIRLO
DOCUMENTO IMPRESO
ENTREGA
ÁREASOLICITANTE
SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS MICROFILMADOS
REGISTRA LOS DATOS DEL TRABAJO
QUE REALIZÓ
ORDENA EN EL ESTANTE
CORRESPONDIENTE
ROLLO DE MICROFILM
FIN
2
2
1T
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
126126126126126
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE IMPRESIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
127127127127127
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Impresión en Offset.
• La Tarjeta solicitud de impresión, deberá tener todos los datos relativos a la presentación finaldel trabajo solicitado y en caso de formas valoradas, mencionar la cantidad exacta.
• El área administrativa solicitante de impresión de formas valoradas, deberá llevar el control de foliospara su impresión.
• El Administrativo Especializado de Impresión será responsable de desechar las pruebasefectuadas en la reproducción de formas valoradas.
• El área administrativa solicitante deberá proporcionar el material necesario para efectuar laimpresión tales como: Resistol, mecahilo, cartulina o papel, tintas, papel, estopa, thinner, láminaspara offset, goma para encuadernación, cajas para el empaquetado, etc.
• El Encuadernador deberá revisar que el Documento impreso no presente manchas u hojas sinimpresión y que el trabajo de formas valoradas se encuentre correctamente enumerado.
• Las especificaciones del trabajo de impresión, las deberá realizar el Administrativo Especializadode Impresión y harán referencia al número de pliegos a cortar en la guillotina, tamaño, tipo deimpresión, cantidad de tinta que lleva cada impresión, si la impresión es de ambos lados, tipo determinado del trabajo (blocks compaginados, hojas sueltas, foliados y/o encuadernados), etc., conbase en la Tarjeta solicitud de impresión.
Reproducir las formas, boletos, formatos, comprobantes y demás documentos oficiales requeridospara el desempeño de las funciones de las áreas de la SEFIPLAN.
- Informe de Impresión.
- Corte de Papel.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
128128128128128
• El formato de Proceso de revelado de negativos y placa presensibilizada, se deberá completarpara controlar el número de películas para negativos y placas utilizadas, registrar el tipo dedocumento elaborado en ambos casos, llevar un control en el Material que se utiliza (coordinar ladescarga de las tarjetas de almacén) y requerir su reposición cuando sea necesario, así como llevarel control para los informes de trabajo que se deben rendir.
• En el Reporte diario de compaginado-encuadernación, se deberá registrar el tipo de acabado,presentación y la numeración del Documento impreso.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
129129129129129
Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes.
Administrativo Especializadode Impresión.
Recibe del área solicitante a través de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales, la Tarjeta solicitud deimpresión en un tanto, el Documento a imprimir en un tanto y elDiskette o archivo a través de correo electrónico.
Revisa y firma de visto bueno, la Tarjeta solicitud de impresiónen un tanto.
Turna al Administrativo Especializado de Impresión, la Tarjetasolicitud de impresión en un tanto, el Documento a imprimir enun tanto y el Diskette o archivo a través de correo electrónico.
Recibe del Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, la Tarjeta solicitud deimpresión en un tanto, el Documento a imprimir en un tanto y elDiskette o archivo a través de correo electrónico.
Accesa al Diskette o al achivo del correo electrónico, localiza elDocumento y lo imprime en un tanto.
Compara el Documento impreso en un tanto, contra elDocumento a imprimir en un tanto y verifica si está correcto.
¿Está correcto el Documento a imprimir?
En caso de no estar correcto el Documento a imprimir:
Informa vía telefónica al área solicitante, que el Documento aimprimir en un tanto es incorrecto.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de estar correcto el Documento a imprimir:
Verifica la cantidad de impresiones indicada en la Tarjeta solicitudde impresión en un tanto.
Realiza operaciones, completa e imprime el formato de Cálculo dematerial que necesita para la impresión en un tanto.
Turna al área solicitante, el Cálculo de material en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe del área solicitante, el Material que solicitó.
Revisa el Material solicitado y verifica si el Papel está cortado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6A.
7.
8.
9.
10.
11.
Impresión en Offset.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
130130130130130
11A.
11A.1.
12.
13.
14.
15.
15A.
15A.
15A.1.
15A.2.
Administrativo Especializadode Impresión.
Operador de Offset.
Impresión en Offset.
¿Está cortado el Papel?
En caso de no estar cortado el Papel:
Turna al Operador de Guillotina, el Papel, para que sea cortado.
Conecta con el procedimiento:- Corte de Papel.
Solicita y recibe del Operador de Guillotina, el Papel cortado.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar cortado el Papel:
Elabora la Orden interna de trabajo en original, anotando lasespecificaciones del trabajo que se debe desarrollar.
Entrega al Operador de Offset, el Documento a imprimir en untanto, la Orden interna de trabajo en original y el Materialnecesario.
Recibe del Administrativo Especializado de Impresión, elDocumento a imprimir en un tanto, la Orden interna de trabajoen original y el Material necesario.
Revisa la cantidad solicitada en la Orden interna de trabajo enoriginal.
¿Solicitan menos de diez mil impresiones?
En caso de no solicitar menos de diez mil impresiones:
Solicita y recibe del Administrativo Especializado de Impresión, laMatriz de poliéster.
Procesa el trabajo solicitado en la Matriz de poliéster.
Emite en la impresora laserjet la Matriz de poliéster.
Fija la impresión la Matriz de poliéster en el rostizador dematrices.
Continúa con la actividad No. 16.
En caso de solicitar más de diez millares de impresiones:
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
131131131131131
Coloca en la cámara vertical, el Documento en un tanto y laPelícula virgen.
Reproduce en la cámara vertical, el Documento en un tanto.
Obtiene de la cámara vertical, el Documento un tanto, y elDocumento en película (negativo).
Realiza el revelado del Documento en película (negativo) ycorrige los defectos que presente.
Efectúa el enmascarillado del Documento en película (negativo)colocándolo sobre la Placa presensibilizada y los introduce a lainsoladora de placas.
Completa el formato de Proceso de revelado de negativos yplaca presensibilizada en original y se lo envía al AdministrativoEspecializado de Impresión.
Pasa el tiempo.
Revela la Placa presensibilizada y selecciona el color de la tinta,con base en la Tarjeta solicitud de impresión en un tanto.
Humedece con goma sustractiva, la Placa presensibilizada.
Ajusta las partes de la máquina de offset, para lograr la calidadrequerida por el Documento a imprimir.
Coloca el Papel en la máquina de offset, junto con la Placapresensibilizada o la Matriz de poliéster e inicia la reproduccióndel Documento solicitado.
Obtiene de la máquina de offset, el Documento impreso y archivade manera cronológica temporal, la Placa presensibilizada o laMatriz de poliéster.
Elabora e imprime el Reporte diario de impresión en un tanto yel Reporte diario de elaboración de matrices para offset en untanto, con base en los trabajos que se realizaron.
Turna al Administrativo Especializado de Impresión, el Reportediario de impresión en un tanto y el Reporte diario deelaboración de matrices para offset en un tanto.
Entrega al Encuadernador, los Documentos impresos en original.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Operador de Offset.
Impresión en Offset.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
132132132132132
Recibe del Operador de Offset, los Documentos impresos yverifica el trabajo que se requiere.
¿Requiere la elaboración de Block´s o de Encuadernados?
En caso de requerir la elaboración de Block´s:
Realiza el compaginado y engomado de los Documentosimpresos, hasta integrar los Block´s.
Solicita al Operador de Guillotina el refinado y entrega los Block´s,de acuerdo con las especificaciones del mismo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Operador de Guillotina, los Block´s refinados.
Continúa con la actividad No. 34.
En caso de requerir la elaboración de Encuadernados:
Compagina los Documentos impresos hasta integrar losEncuadernados, realiza el engomado, le aplica resistol o losengrapa según se haya solicitado.
Solicita al Operador de Guillotina el refinado y entrega losEncuadernados, de acuerdo con las especificaciones del mismo.
Pasa el tiempo.
Recibe del Operador de Guillotina, los Encuadernados refinados.
Integra el Paquete con los Block´s o Encuadernados elaborados.
Elabora e imprime el Reporte diario de compaginado-encuadernado en un tanto, con base en los trabajos realizados yprocede a archivarlo de manera cronológica temporal.
Entrega al Administrativo Especializado de Impresión, el Paquete,y el Documento a imprimir en un tanto.
Recibe del Encuadernador, el Paquete y el Documento a imprimiren un tanto, e informa vía telefónica al área solicitante, que eltrabajo está terminado.
Recaba sello de recibido del área solicitante, en la Tarjetasolicitud de impresión en un tanto.
30.
30A.
30A.1.
30A.2.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
Impresión en Offset.
Encuadernador.
Administrativo Especializadode Impresión.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
133133133133133
Entrega al área solicitante, el Paquete, el Documento a imprimiren un tanto y el Diskette y archiva de manera cronológica temporalla Tarjeta solicitud de impresión en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Informe de Impresión.
Impresión en Offset.
Administrativo Especializadode Impresión.
39.
COPIA NO CONTROLADAMATERIAL
MATERIAL
IMPRESIÓN EN OFFSET
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
ÁREASOLICITANTE
A TRAVÉS DELA SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
RECIBE O ARCHIVO A TRAVÉS DE CORREO
ELECTRÓNICO
1T
1T
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
REVISA Y FIRMA DEVISTO BUENO
1T
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
TURNA
1T
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE IMPRESIÓN
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
RECIBE O EL ARCHIVO A TRAVÉS DE CORREO
ELECTRÓNICO
1T
1T
JEFE DE LA OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
ACCESA O AL ARCHIVODEL CORREO
ELECTRÓNICO, LOCALIZAY LO IMPRIME
DOCUMENTO
DOCUMENTO
COMPARA Y VERIFICASI ESTÁ CORRECTO
1T
1T
¿ESTÁ CORRECTO EL DOCUMENTO A IMPRIMIR?
NO
SI
DOCUMENTO
INFORMA QUE ESINCORRECTO
VÍA TELEFÓNICA
1T
ÁREA SOLICITANTE
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
VERIFICA CANTIDADINDICADA
1T
CÁLCULODE MATERIAL
REALIZA OPERACIONES, COMPLETA EL FORMATO
E IMPRIME
1T
CÁLCULODE MATERIAL
TURNA
1T
ÁREA SOLICITANTE
RECIBE
ÁREA SOLICITANTE
PAPEL
REVISA EL MATERIALSOLICITADO Y VERIFICA
SI ESTÁ CORTADO
¿ESTÁ CORTADO EL PAPEL?
NO
SI
PAPEL
TURNA
CORTE DE PAPEL
OPERADOR DE GUILLOTINA
PAPEL
SOLICITA Y RECIBECORTADO
OPERADOR DE GUILLOTINA
ORDEN INTERNADE TRABAJO
ELABORA
O
ORDEN INTERNADE TRABAJO
DOCUMENTO
ENTREGA
1T
O
OPERADORDE OFFSET
1
1
DOCUMENTO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
DOCUMENTO
ANOTANDO LAS ESPECIFICACIONES DEL TRABAJO QUE SE DEBE
DESARROLLAR
O EN ARCHIVO A TRAVÉS DE
CORREO ELECTRÓNICO
1
COPIA NO CONTROLADA
PLACA PRESENSIBILIZADA
O LA MATRIZ DE POLIÉSTER
PELÍCULA VIRGEN
IMPRESIÓN EN OFFSET
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
1
OPERADOR DE OFFSET
MATERIAL
ORDEN INTERNADE TRABAJO
DOCUMENTO
RECIBE
1T
O
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE IMPRESIÓN
ORDEN INTERNADE TRABAJO
REVISA LA CANTIDAD SOLICITADA
O
¿SOLICITAN MENOS DE DIEZ MIL IMPRESIONES?
NO
SI
MATRIZ DE POLIÉSTER
SOLICITA Y RECIBE
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE IMPRESIÓN
MATRIZ DE POLIÉSTER
PROCESA EL TRABAJOSOLICITADO
MATRIZ DE POLIÉSTER
EMITE EN LA IMPRESORA LASERJET
MATRIZ DE POLIÉSTER
FIJA LA IMPRESIÓN EN EL ROSTIZADOR DE
MATRICES
DOCUMENTO
COLOCA EN LA CÁMARA VERTICAL
1T
DOCUMENTO
REPRODUCE EN LA CÁMARA VERTICAL
1T
DOCUMENTO EN PELÍCULA
(NEGATIVO)
DOCUMENTO
OBTIENE DE LA CÁMARA VERTICAL
1T
DOCUMENTO EN PELÍCULA
(NEGATIVO)
REALIZA EL REVELADO Y CORRIGE LOS DEFECTOS
QUE PRESENTE
DOCUMENTO EN PELÍCULA
(NEGATIVO)
EFECTUA EL ENMASCARILLADO
COLOCÁNDOLO SOBRE LA PLACA PRESENSIBILIZADA
Y LOS INTRODUCE A LA INSOLADORA DE PLACAS
PROCESO DE REVELADODE NEGATIVOS Y PLACAPRESENSIBILIZADA
COMPLETA EL FORMATOY LO ENVÍA
O
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE
IMPRESIÓN
PLACA PRESENSIBILIZADA
CON BASE EN LA TARJETA
SOLICITUD DE IMPRESIÓN
PLACA PRESENSIBILIZADA
HUMEDECE CON GOMA SUSTRACTIVA
AJUSTA LAS PARTES DE LA MÁQUINA DE OFFSET
PARA LOGRAR LA CALIDAD REQUERIDA
POR EL DOCUMENTOA IMPRIMIR
PAPEL
COLOCA EN LA MÁQUINA DE OFFSET E INICIA LA REPRODUCCIÓN DEL
DOCUMENTO SOLICITADO
PLACA PRESENSIBILIZADA
O LA MATRIZ DE POLIÉSTER
DOCUMENTO IMPRESO
OBTIENE DE LA MÁQUINA DE OFFSET
C
REPORTE DIARIO DE ELABORACIÓN DE
MATRICES PARA OFFSET
REPORTE DIARIO DE IMPRESIÓN
ELABORA E IMPRIME
1T
1T
CON BASE EN LOS TRABAJOS
QUE SE REALIZARON
REPORTE DIARIO DE ELABORACIÓN DE
MATRICES PARA OFFSET
REPORTE DIARIO DE IMPRESIÓN
TURNA
1T
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE
IMPRESIÓN
DOCUMENTOSIMPRESOS
ENTREGA
ENCUADERNADOR
2
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
COPIA NO CONTROLADA TARJETASOLICITUD DE
IMPRESIÓN1T
C
IMPRESIÓN EN OFFSET
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
FIN
2
REPORTE DIARIO DECOMPAGINADO-ENCUADERNADO
ELABORA E IMPRIME
CON BASEEN LOS
TRABAJOS REALIZADOS
1T
DOCUMENTO
PAQUETE
ENTREGA
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE IMPRESIÓN
1T
DOCUMENTO
PAQUETE
RECIBE E INFORMA QUE EL TRABAJO ESTÁ
TERMINADO
1T
VÍA TELEFÓNICA
ENCUADERNADORÁREA
SOLICITANTE
DOCUMENTOSIMPRESOS
RECIBE Y VERIFICA EL TRABAJO QUE SE
REQUIERE
OPERADORDE OFFSET
¿REQUIERE LA ELABORACIÓN DE
BLOCK´S O DE ENCUADERNADOS?
BLOCK´S
ENCUADERNADOS
DOCUMENTOSIMPRESOS
COMPAGINA HASTA INTEGRAR LOS
ENCUADERNADOS
REALIZA EL ENGOMADO, LE
APLICA RESISTOL O
LOS ENGRAPA
ENCUADERNADOS
SOLICITA EL REFINADOY ENTREGA
OPERADOR DEGUILLOTINA
ENCUADERNADOS
RECIBE REFINADOS
OPERADOR DEGUILLOTINA
BLOCK´S OENCUADERNADOS
INTEGRA EL PAQUETE
DOCUMENTOSIMPRESOS
REALIZA EL COMPAGINADO Y
ENGOMADO HASTA INTEGRAR LOS BLOK´S
BLOCK´S
SOLICITA EL REFINADOY ENTREGA
OPERADOR DEGUILLOTINA
BLOCK´S
RECIBE REFINADOS
OPERADOR DEGUILLOTINA
2
2
TARJETA SOLICITUDDE IMPRESIÓN
RECABA SELLO DE RECIBIDO
DOCUMENTO
PAQUETE
ENTREGA
1T
ÁREA SOLICITANTE
1T
ÁREA SOLICITANTE
ENCUADERNADOR
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INFORME DE IMPRESIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
C
DOCUMENTO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
137137137137137
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Corte de Papel.
• El Operador de Guillotina, deberá consultar y en su caso conciliar la cantidad de papel a utilizar deacuerdo con el número de impresiones solicitadas con el Operador de Offset.
• La Orden de corte de papel deberá contener los siguientes datos:- Área administrativa solicitante.- Tipo de documento a imprimir.- Cantidad de pliegos a cortar.- Tipo de papel.- Tamaño del papel- Total de hojas requeridas.- Máquina a imprimir.- Fecha de recepción.- Autorización del Administrativo Especializado de Impresión.
• Al recibir del área solicitante, los Pliegos de papel para ser cortados, se deberá revisar que estécompleto según el indicado en la Tarjeta solicitud de corte de papel.
• En el Reporte diario de corte se deberá anotar el tamaño, tipo y cantidad de papel cortado.
Adecuar las características del papel para la impresión de documentos en el Sistema Offset.
- Informe de Impresión.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
138138138138138
Operador de Guillotina. Recibe del Administrativo Especializado de Impresión, la Ordeninterna de trabajo en un tanto, junto con los Pliegos de papelque debe cortar.
Revisa las especificaciones de la Orden interna de trabajo en untanto.
Realiza el ajuste de la guillotina con el peine móvil, hasta visualizarpor el periscopio, la medida solicitada en la Orden interna detrabajo en un tanto.
Realiza el corte y refinado de los Pliegos de papel.
Elabora e imprime el Reporte diario de corte en un tanto, dondeespecífica el trabajo que realizó.
Turna al Administrativo Especializado de Impresión, el Reportediario de corte en un tanto y procede a archivar de maneracronológica temporal la Orden interna de trabajo en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe solicitud verbal del Administrativo Especializado deImpresión, para la entrega del Papel cortado al Operador deOffsert o al Compaginador segun sea el caso.
Turna al Administrativo Especializado de Impresión, el Papelcortado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Informe de Impresión.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Corte de Papel.
COPIA NO CONTROLADA
PLIEGOS DE PAPEL
PLIEGOS DE PAPEL
CORTE DE PAPEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
FIN
OPERADOR DE GUILLOTINA
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
ORDEN INTERNA DE TRABAJO
RECIBE
1T
ORDEN INTERNA DE TRABAJO
REVISA LAS ESPECIFICACIONES
1T
ORDEN INTERNA DE TRABAJO
REALIZA EL AJUSTE DE LA GUILLOTINA CON EL PEINE MÓVIL, HASTA VISUALIZAR POR EL
PERISCOPIO
1T
REALIZA EL CORTEY REFINADO
REPORTE DIARIO DE CORTE
ELABORA E IMPRIME
1T
ORDEN INTERNA DE TRABAJO
REPORTE DIARIODE CORTE
TURNA
1T
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE
IMPRESIÓN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
RECIBE PARA LA ENTREGA DEL PAPEL
CORTADO
SOLICITUD VERBAL
PAPEL
TURNA CORTADO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INFORME DE IMPRESIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
C
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
140140140140140
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Impresión en Serigrafía.
• Al finalizar el trabajo de revelado de la película, se deberá revisar que no presente fallas deimpresión.
Reproducir papelería y material oficial solicitado por las áreas administrativas de la SEFIPLAN.
- Informe de Impresión.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
141141141141141
Oficina de Fotocopiado,Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes.
Administrativo Especializadode Impresión.
Serigrafista.
Recibe del área solicitante, la Tarjeta solicitud de serigrafía enun tanto, con las especificaciones y características requeridas, elDocumento en un tanto y el Material necesario.
Revisa la Tarjeta solicitud de serigrafía en un tanto, y la turna alAdministrativo Especializado de Impresión, junto con elDocumento en un tanto y el Material necesario.
Recibe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes, la Tarjeta solicitud de serigrafía en un tanto,el Documento en un tanto y el Material necesario.
Elabora la Orden interna de trabajo en original, anotando lasespecificaciones del trabajo que se debe desarrollar.
Entrega al Serigrafista, la Orden interna de trabajo en original,junto con el Documento en un tanto y el Material necesario.
Recibe del Administrativo Especializado de Impresión, la Ordeninterna de trabajo en original, junto con el Documento en untanto y el Material necesario.
Realiza el proceso de revelado de negativos, invierte el proceso yobtiene el Documento en positivo para la impresión del trabajo.
Prepara la emulsión, película y malla serigráfica, y realiza laimpresión del Documento en positivo.
Pasa el tiempo de secado del Material.
Elabora e imprime el Reporte diario de serigrafía en un tanto,con base en los trabajos realizados.
Entrega al Administrativo Especializado de Impresión, previamenteempaquetado el Documento impreso, junto con el Documentoen un tanto, el Reporte diario de serigrafía en un tanto y laTarjeta solicitud de serigrafía en un tanto, para que recabe firmade recibido del área solicitante.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Informe de Impresión.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Impresión en Serigrafía.
COPIA NO CONTROLADAMATERIAL
IMPRESIÓN EN SERIGRAFÍA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN SERIGRAFISTA
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE SERIGRAFÍA
RECIBE PARA AUTORIZACIÓN
ÁREASOLICITANTE
1T
1T
MATERIAL
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE SERIGRAFÍA
REVISA Y LA TURNA
1T
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
MATERIAL
DOCUMENTO
TARJETA SOLICITUDDE SERIGRAFÍA
RECIBE PARA AUTORIZACIÓN
1T
1T
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
ORDEN INTERNA DE TRABAJO
ELABORA
MATERIAL
DOCUMENTO
ORDEN DETRABAJO INTERNA
ENTREGA
O
1T
O
SERIGRAFISTA
MATERIAL
DOCUMENTO
ORDEN DETRABAJO INTERNA
RECIBE
O
1T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
DOCUMENTO EN POSITIVO
REALIZA EL PROCESODE REVELADO DE
NEGATIVOS, INVIERTE EL PROCESO Y OBTIENE
DOCUMENTO EN POSITIVO
PREPARA LA EMULSIÓN, PELÍCULA Y MALLA
SERIGRÁFICA Y REALIZA LA IMPRESIÓN
REPORTE DIARIO DE SERIGRAFÍA
ELABORA E IMPRIME
1T
TARJETA SOLICITUDDE SERIGRAFÍA
REPORTE DIARIODE SERIGRAFÍA
DOCUMENTO
DOCUMENTOIMPRESO
ENTREGA
FIN
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
1T
1T
1T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INFORME DE IMPRESIÓN
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
143143143143143
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Semanal y Mensual.
Informe de Impresión.
• El Administrativo Especializado de Impresión deberá elaborar los Reportes que contengan lascantidades de insumos utilizados por cada Tarjeta solicitud, para determinar su costeabilidad.
• El Informe mensual de impresión, deberá indicar los trabajos de papelería por cada áreasolicitante, para determinar las erogaciones realizadas en este rubro.
• El Administrativo Especializado de Impresión, deberá cotejar las cantidades contenidas en lasTarjetas solicitud de las áreas solicitantes, con los Reportes diarios elaborados por losOperadores.
Dar a conocer las actividades realizadas por esta área, para la adquisición de insumos en laelaboración de documentos impresos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
144144144144144
Administrativo Especializadode Impresión.
Recibe la siguiente documentación soporte:Del Operador de Offset:- Proceso de revelado de negativos y placa presensibilizada
en original.- Reporte diario de impresión en un tanto.- Reporte diario de elaboración de matrices para offset en un
tanto.
Del Encuadernador:- Reporte diario de compaginado-encuadernado en un tanto.
Del Operador de Guillotina:- Reporte diario de corte en un tanto.
Del Serigrafista:- Reporte diario de serigrafía en un tanto.
Completa e imprime en un tanto los formatos del Informe mensualpor Subsecretaría y del Informe de producción mensual, conbase en los siguientes documentos soporte:- Proceso de revelado de negativos y placa presensibilizada
en original.- Reporte diario de impresión en un tanto.- Reporte diario de elaboración de matrices para offset en un
tanto.- Reporte diario de compaginado-encuadernado en un tanto.- Reporte diario de corte en un tanto.- Reporte diario de serigrafía en un tanto.
Elabora e imprime el Informe mensual de impresión en un tanto,con base en la documentación soporte.
Elabora el Control de encuadernado mensual en original, conbase en el Reporte diario de compaginado-encuadernado enun tanto.
Verifica que sean correctos los siguientes documentos:- Informe mensual por Subsecretaría en un tanto.- Informe de producción mensual en un tanto.- Informe mensual de impresión en un tanto.- Control de encuadernado mensual en original.
¿Están correctos los documentos?
En caso de no estar correctos los documentos:
Realiza las correcciones que considere pertinentes.
1.
2.
3.
4.
5.
5A.
Informe de Impresión.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
145145145145145
6.
7.
8.
9.
10.
Administrativo Especializadode Impresión.
Jefe de la Oficina deFotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía dePartes.
Informe de Impresión.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de estar correctos los documentos:
Integra el Paquete de documentos de impresión con lossiguientes documentos:- Proceso de revelado de negativos y placa presensibilizada
en original.- Reporte diario de impresión en un tanto.- Reporte diario de elaboración de matrices para offset en un
tanto.- Reporte diario de compaginado-encuadernado en un tanto.- Reporte diario de corte en un tanto.- Reporte diario de serigrafía en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Paquete dedocumentos de impresión.
Turna al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, para su control administrativolos siguientes documentos:- Informe mensual por Subsecretaría en un tanto.- Informe de producción mensual en un tanto.- Informe mensual de impresión en un tanto.- Control de encuadernado mensual en original.
Recibe del Administrativo Especializado de Impresión e integra elExpediente del informe mensual de impresión con lossiguientes documentos:- Informe mensual por Subsecretaría en un tanto.- Informe de producción mensual en un tanto.- Informe mensual de impresión en un tanto.- Control de encuadernado mensual en original.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientedel informe mensual de impresión.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
INFORME DE IMPRESIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
- OPERADOR DE OFFSET- ENCUADERNADOR- OPERADOR DE GUILLOTINA- SERIGRAFISTA
FIN
REPORTE DIARIODE SERIGRAFÍA
REPORTE DIARIODE CORTE
REPORTE DIARIODE COMPAGINADO-ENCUADERNADO
REPORTE DIARIODE ELABORACIÓNDE MATRICESPARA OFFSET
REPORTE DIARIODE IMPRESIÓN
PROCESO DE REVELADODE NEGATIVOS Y PLACAPRESENSIBILIZADA
RECIBE
O
1T
1T
1T
1T
1T
INFORME DEPRODUCCIÓNMENSUAL
INFORME MENSUALPOR SUBSECRETARÍA
COMPLETA E IMPRIME LOS FORMATOS
CON BASE EN LA DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
INFORME MENSUALDE IMPRESIÓN
ELABORA E IMPRIME
CON BASE EN LA DOCUMENTACIÓN
SOPORTE
1T
CONTROL DE ENCUADERNADOMENSUAL
ELABORA
CON BASE EN EL REPORTE DIARIO DE
COMPAGINADO-ENCUADERNADO
O
CONTROL DEENCUADERNADO MENSUAL
INFORME MENSUALDE IMPRESIÓN
INFORME DE PRODUCCIÓN MENSUAL
INFORME MENSUALPOR SUBSECRETARÍA
VERIFICA QUE SEAN CORRECTOS
1T
1T
1T
O
¿ESTÁN CORRECTOSLOS DOCUMENTOS?
NO
SI
REALIZA LAS CORRECCIONES QUE
CONSIDERE PERTINENTES
REPORTE DIARIODE SERIGRAFÍA
REPORTE DIARIODE CORTE
REPORTE DIARIODE COMPAGINADO-ENCUADERNADO
REPORTE DIARIODE ELABORACIÓNDE MATRICESPARA OFFSET
REPORTE DIARIODE IMPRESIÓN
PROCESO DE REVELADODE NEGATIVOS Y PLACAPRESENSIBILIZADA
INTEGRA EL PAQUETE DE DOCUMENTOS DE
IMPRESIÓN
O
1T
1T
1T
1T
1T
CONTROL DEENCUADERNADO MENSUAL
INFORME MENSUALDE IMPRESIÓN
INFORME DE PRODUCCIÓN MENSUAL
INFORME MENSUALPOR SUBSECRETARÍA
TURNA
1T
1T
1T
O
PAQUETE DE DOCUMENTOS DE IMPRESIÓN
ORDENA
C
JEFE DE LA OFICINADE FOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PATES
CONTROL DEENCUADERNADO MENSUAL
INFORME MENSUALDE IMPRESIÓN
INFORME DE PRODUCCIÓN MENSUAL
INFORME MENSUALPOR SUBSECRETARÍA
RECIBE E INTEGRA EL EXPEDIENTE DEL
INFORME MENSUAL DE IMPRESIÓN
1T
1T
1T
O
EXPEDIENTE DEL INFORME MENSUAL DE IMPRESIÓN
ORDENA
C
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE IMPRESIÓN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
147147147147147
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE OFICIALÍA DE PARTES
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
148148148148148
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Recepción, Registro y Distribución de Correspondencia.
• Los Mensajeros, deberán distribuir diariamente el periódico que se reciba de la asistenciaadministrativa, así como la correspondencia del correo recibida en ventanilla y mensajería.
• Los Paquetes de correspondencia diversa podrán incluir Sobres, Sobres bolsa y Cajas.
• En el formato Control para recepción de la correspondencia de agencias de mensajería, sedeberán anotar los datos de identificación de la correspondencia tales como: fecha, número deguía, nombre del remitente y del destinatario y domicilio.
• La información referente a protección civil deberá ser entregada el mismo día de su recepción.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, deberá presentar un Informe deresultados mensual al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes.
Controlar la recepción y distribución de la correspondencia para las diversas áreas administrativas dela SEFIPLAN, registrándola adecuadamente con el fin de evitar extravíos de documentos.
- Integración y Envío del Archivo Muerto.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
149149149149149
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Oficialíade Partes.
Mensajero.
Recibe de las Agencias de Mensajería y/o del Mensajero, lasFacturas de correspondencia en original y fotocopia, junto conlos Paquetes de correspondencia diversa.
Recaba firma y sello de recibido del recepcionista de ventanilla, enlas Facturas de correspondencia en original y fotocopia.
Entrega a las Agencias de Mensajería y/o al Mensajero, lasFacturas de correspondencia en fotocopia.
Clasifica por Subdirección, las Facturas de correspondencia enoriginal y los Paquetes de correspondencia diversa, para laentrega de la documentación recibida.
Completa e imprime el formato Control para recepción de lacorrespondencia de agencias de mensajería en un tanto, conbase en los datos de identificación de la documentación.
Entrega al Mensajero, las Facturas de correspondencia enoriginal, junto con los Paquetes de correspondencia diversaclasificados por Subdirección y archiva de manera cronológicatemporal, el Control para recepción de la correspondencia deagencias de mensajería en un tanto.
Recibe de Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, lasFacturas de correspondencia en original, junto con los Paquetesde correspondencia diversa clasificados por Subdirección.
Recaba sello de recibido de la Subdirección correspondiente, en lasFacturas de correspondencia en original.
Entrega a la Subdirección correspondiente, los Paquetes decorrespondencia diversa.
Entrega al Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, lasFacturas de correspondencia en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración y Envío del Archivo Muerto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Recepción, Registro y Distribución de Correspondencia.
COPIA NO CONTROLADA CONTROL PARA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIADE AGENCIAS DE MENSAJERÍA
RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
AGENCIAS DE MENSAJERÍAY/O DELMENSAJERO
FIN
PAQUETES DE CORRESPONDENCIA
DIVERSA
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
RECIBE
CON BASE EN LOS DATOS DE
IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
ENTREGA
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
MENSAJERO
O-1F
1F
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
RECABA FIRMA YSELLO DE RECIBIDO
O-1F
AGENCIAS DE MENSAJERÍA
Y/O ALMENSAJERO
PAQUETES DE CORRESPONDENCIA
DIVERSA
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
CLASIFICA POR SUBDIRECCIÓN
O
CONTROL PARA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA DE AGENCIAS DE MENSAJERÍA
COMPLETA E IMPRIMEEL FORMATO
1T
PAQUETES DE CORRESPONDENCIA
DIVERSA
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
ENTREGA
O
MENSAJERO
1T
PAQUETES DE CORRESPONDENCIA
DIVERSA
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
RECIBE
O
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
RECABA SELLODE RECIBIDO
PAQUETES DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
ENTREGA
SUBDIRECCIÓN CORRESPONDIENTE
O
SUBDIRECCIÓN CORRESPONDIENTE
FACTURAS DECORRESPONDENCIA
ENTREGA
O
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE
PARTES
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN Y ENVÍO DEL ARCHIVO MUERTO
RECEPCIONISTA DE VENTANILLA
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
C
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
151151151151151
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Envío de Correspondencia por Servicio Postal Mexicano.
• Los Paquetes de correspondencia diversa podrán incluir Sobres, Sobres bolsa y Cajas.
• En los casos de envío certificado, el Mensajero deberá recabar número de registro en la Solicitudde envío de correspondencia por correo.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, deberá presentar un Informe deresultados mensual al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes.
Proporcionar a las diversas áreas de la SEFIPLAN, el servicio de correspondencia a través del ServicioPostal Mexicano.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
152152152152152
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Oficialíade Partes.
Mensajero.
Recibe del área solicitante, la Solicitud de envío decorrespondencia por correo en dos tantos, el Paquete decorrespondencia diversa con sus correspondientes timbrespostales, y en su caso, el Acuse de recibo en tres tantos.
Sella de recibido la Solicitud de envío de correspondencia porcorreo en dos tantos y le devuelve al área solicitante un tanto.
Turna al Mensajero, la Solicitud de envío de correspondenciapor correo en un tanto, el Paquete de correspondencia diversay en su caso, el Acuse de recibo en tres tantos.
Recibe del Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, laSolicitud de envío de correspondencia por correo en un tanto,el Paquete de correspondencia diversa y en su caso, el Acusede recibo en tres tantos.
Acude y entrega al Servicio Postal Mexicano, la Solicitud deenvío de correspondencia por correo en un tanto, el Paquetede correspondencia diversa y en su caso, el Acuse de reciboen tres tantos, verificando si es correcto el importe de los timbrespostales.
¿Es correcto el importe de los timbres postales?
En caso de no ser correcto el importe de los timbres postales:
Recibe del Servicio Postal Mexicano, la Solicitud de envío decorrespondencia por correo en un tanto, el Paquete decorrespondencia diversa, y en su caso, el Acuse de recibo entres tantos, para su corrección.
Informa al área solicitante que es incorrecto el importe de lostimbres y le devuelve el Paquete de correspondencia diversa,para su corrección.
Recibe del área solicitante, el Paquete de correspondenciadiversa corregido.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de ser correcto el importe de los timbres postales:
Revisa en la Solicitud de envío de correspondencia por correoen un tanto el tipo de envío que se requiere.
¿Qué tipo de envío requiere?
1.
2.
3.
4.
5.
6A.
6A.1.
6A.2.
7.
Envío de Correspondencia por Servicio Postal Mexicano.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
153153153153153
Envío de Correspondencia por Servicio Postal Mexicano.
En caso de requerir envío Ordinario o Certificado:
Recaba sello de recibido del Servicio Postal Mexicano en laSolicitud de envío de correspondencia por correo en un tanto.
Continúa con la actividad No. 14.
En caso de requerir envío certificado con Acuse de recibo:
Recaba número de registro y sello de recibido en la Solicitud deenvío de correspondencia por correo en un tanto y en el Acusede recibo en tres tantos.
Pasa el tiempo.
Recibe del Servicio Postal Mexicano, el Acuse de recibo firmadopor el Destinatario del Paquete de correspondencia diversa enun tanto.
Sella de recibido el Formato de envío con el que remitieron elAcuse de recibo y devuelve al Servicio Postal Mexicano.
Accesa al Sistema de Recepción de Correspondencia y elabora eimprime la Factura en un tanto.
Recaba sello o firma de recibido del área solicitante en la Facturaen un tanto.
Entrega al área solicitante el Acuse de recibo firmado por elDestinatario del Paquete de correspondencia diversa en untanto.
Integra el Expediente de envío de correspondencia y anexa laSolicitud de envío de correspondencia por correo en un tanto.
Integra el Expediente de facturas de correspondenciaentregada y anexa la Factura en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede envío de correspondencia y el Expediente de facturas decorrespondencia entregada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
7A.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Mensajero.
COPIA NO CONTROLADA
FACTURA
ENVÍO DE CORRESPONDENCIA POR SERVICIO POSTAL MEXICANO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
MENSAJERO
ACUSE DERECIBO
INICIO
ÁREA SOLICITANTE
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
RECIBE
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
SELLA DE RECIBIDOY LE DEVUELVE
1T
1-2T
1-3T
ÁREA SOLICITANTE
ACUSE DERECIBO
MENSAJERO
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
TURNA
1-3T
1T
ACUSE DERECIBO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
RECIBE
1-3T
1T
ACUSE DERECIBO
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
ACUDE Y ENTREGA VERIFICANDO SI ES
CORRECTO EL IMPORTE DE LOS TIMBRES
POSTALES
1-3T
1T
¿ES CORRECTO EL IMPORTE DE LOS TIMBRES
POSTALES?
NO
SI
ACUSE DERECIBO
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
RECIBE PARA SUCORRECCIÓN
1-3T
1T
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
INFORMA QUE ES INCORRECTO EL IMPORTE
DE LOS TIMBRES Y LE DEVUELVE PARA SU
CORRECCIÓN
ÁREA SOLICITANTE
SERVICIO POSTAL MEXICANO
PAQUETE DE CORRESPONDENCIA DIVERSA
RECIBE CORREGIDO
ÁREA SOLICITANTE
1
1
SERVICIO POSTAL
MEXICANO
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
REVISA EL TIPO DEENVÍO QUE SE
REQUIERE
1T
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1T
¿QUÉ TIPO DE ENVÍO REQUIERE?
ORDINARIO O CERTIFICADO
CON ACUSE DE RECIBO
ACUSE DERECIBO
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
RECABA NÚMERODE REGISTRO Y SELLO
DE RECIBIDO
1T
1-3T
ACUSE DERECIBO
RECIBE FIRMADO POREL DESTINATARIO
1T
FORMATO DE ENVÍO
SELLA DE RECIBIDOY DEVUELVE
1T
SERVICIO POSTAL MEXICANO
SERVICIO POSTAL
MEXICANO
ACCESA Y ELABORAE IMPRIME
SISTEMA DE RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
1T
FACTURA
RECABA SELLO OFIRMA DE RECIBIDO
1T
SERVICIO POSTAL MEXICANO
ÁREASOLICITANTE
ACUSE DERECIBO
ENTREGA FIRMADOPOR EL DESTINATARIO
1T
ÁREASOLICITANTE
SOLICITUD DE ENVÍODE CORRESPONDENCIAPOR CORREO
INTEGRA EL EXPEDIENTEDE ENVÍO DE
CORRESPONDENCIAY ANEXA
FACTURA
INTEGRA EL EXPEDIENTEDE FACTURAS DE
CORRESPONDENCIAENTREGADA Y ANEXA
EXPEDIENTEDE FACTURAS DECORRESPONDENCIAENTREGADA
EXPEDIENTEDE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
ORDENA
FIN
1T
1T
C
2
2
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
155155155155155
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Envío de Correspondencia de Entrega Personal.
• Por Documentación deberá entenderse Sobres y Paquetes que envían las áreas administrativasde la SEFIPLAN.
• La Documentación deberá recibirse con los siguientes datos de identificación:- Nombre del remitente, domicilio completo.- Nombre completo del destinatario (Funcionario o Dependencia), calle o avenida, número, colonia o
delegación, código postal y ciudad.
• La Documentación deberá contener la Factura de correspondencia de envío y sellarla derecibido.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes deberá elaborar una copia extra de lasFacturas de correspondencia de envío, la cual se integrará al Expediente correspondiente.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, deberá presentar un Informe de resultadossemanal al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes.
Remitir correspondencia de entrega personal, generada dentro de la SEFIPLAN, para la realización detrámites foráneos.
- Integración y Envío del Archivo Muerto.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
156156156156156
Administrativo Especializadode Oficialía de Partes.
Mensajero
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, los Oficiosen original y copia, las Facturas de correspondencia de envío enoriginal y copia y la Documentación de envío.
Revisa que sean correctos los datos de las Facturas decorrespondencia de envío en original y copia, contra laDocumentación de envío.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Devuelve al área administrativa de la SEFIPLAN para su corrección,los Oficios en original y copia, las Facturas de correspondenciade envío en original y copia y la Documentación de envío.
Continúa con la actividad No. 1.
En caso de estar correctos los datos:
Turna al área administrativa de la SEFIPLAN solicitante, lasFacturas de correspondencia de envío en copia.
Elabora e imprime la Relación control de números de oficios enun tanto, para el control de la Documentación de envío que sedebe distribuir.
Revisa en los datos del destinatario en la Documentación deenvío.
Entrega al Mensajero, los Oficios en original y copia, laDocumentación de envío y la Relación control de números deoficios en un tanto.
Recibe del Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, losOficios en original y copia, la Documentación de envío y laRelación control de números de oficios en un tanto, para que ladistribuya personalmente en el lugar indicado.
Recaba sello de recibido del Encargado del área administrativa queindique el remitente en los Oficios en copia y en la Relacióncontrol de números de oficios en un tanto.
Entrega al área administrativa que indique el remitente, los Oficiosen original y la Documentación de envío.
1.
2.
2A.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Envío de Correspondencia de Entrega Personal.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
157157157157157
10.
11.
12.
13.
Mensajero.
Administrativo Especializadode Oficialía de Partes
Envío de Correspondencia de Entrega Personal.
Entrega al Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, losOficios en copia (con sello de recibido del destintario) y laRelación control de números de oficios en un tanto.
Recibe del Mensajero, los Oficios en copia (con sello de recibidodel Destintario) y en la Relación control de números de oficiosen un tanto.
Entrega al área remitente los Oficios en copia (con sello derecibido del Destintario).
Recaba firma de recibido del remitente en la Factura decorrespondencia de envío en original y procede a archivarla demanera cronológica temporal junto con la Relación control denúmeros de oficios en un tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Integración y Envío del Archivo Muerto.
COPIA NO CONTROLADA
RELACIÓNCONTROL DENÚMEROS DEOFICIOS
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
FACTURAS DE CORRESPONDENCIADE ENVÍO
ENVÍO DE CORRESPONDENCIA DE ENTREGA PERSONAL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
INICIO
ÁREASADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
OFICIOS
RECIBE
O
¿ESTÁN CORRECTOSLOS DATOS?
NO
SI
1C
1C
O
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
FACTURAS DE CORRESPONDENCIADE ENVÍO
1C
O
REVISA QUE SEANCORRECTOS LOS DATOS
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
FACTURAS DE CORRESPONDENCIADE ENVÍO
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
OFICIOS
DEVUELVE PARASU CORRECCIÓN
O
1C
1C
O
DOCUMENTACIÓN DE ENVÍO
REVISA EN LOS DATOS, DEL DESTINATARIO
RELACIÓN CONTROLDE NÚMEROS DEOFICIOS
ELABORA E IMPRIME
1T
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
OFICIOS
ENTREGA
O
1C
1T
PARA EL CONTROL DE LA
DOCUMENTACIÓN DE ENVÍO QUE SE DEBE DISTRIBUIR
MENSAJERO
FACTURAS DE CORRESPONDENCIADE ENVÍO
TURNA
1C
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN
SOLICITANTE
RELACIÓN CONTROL DE NÚMEROS DE OFICIOS
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
OFICIOS
RECIBE
O
1C
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
RELACIÓN CONTROL DE NÚMEROS DE OFICIOS
OFICIOS
RECABA SELLODE RECIBIDO
1C
1T
ENCARGADO DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
DOCUMENTACIÓNDE ENVÍO
OFICIOS
ENTREGA
O
ÁREA ADMINISTRATIVA
1T
RELACIÓN CONTROL DE NÚMEROS DE OFICIOS
OFICIOS
ENTREGA
1C
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
1T
MENSAJERO
RELACIÓN CONTROL DE NÚMEROS DE OFICIOS
FIN
RELACIÓN CONTROL DE NÚMEROS DE OFICIOS
OFICIOS
RECIBE SELLADOSDE RECIBIDO
1C
1T
MENSAJERO
OFICIOS
ENTREGA
1F
ÁREA REMITENTE
CON SELLO DE RECIBIDO DEL DESTINATARIO
FACTURAS DE CORRESPONDENCIADE ENVÍO
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
O
C
REMITENTE
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INTEGRACIÓN Y ENVÍO DEL ARCHIVO MUERTO
1T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
1
1
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
159159159159159
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Anual.
Integración y Envío del Archivo Muerto.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes deberá turnar al archivo general, la Relaciónde documentación para archivo, a fin de respaldar la entrega de los documentos generados pormovimientos de correspondencia ordinaria y certificada.
• La Documentación a enviar deberá tener más de seis meses de haberse elaborado.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, deberá presentar un Informe de resultadossemanal al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes.
Realizar la depuración documental del Área de Oficialía de Partes, para su envío al archivo muerto.
- Entrada y Salida de Documentación del Archivo.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
160160160160160
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Oficialíade Partes.
Mensajero.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Expediente defacturas de correspondencia de envío ordinario, elExpediente de envío de correspondencia y el Expediente deFacturas de correspondencia entregada.
Elabora e imprime la Relación de documentación para archivaren tres tantos, con base en el Expediente de facturas decorrespondencia de envío ordinario, el Expediente de envíode correspondencia y el Expediente de Facturas decorrespondencia entregada.
Recaba firma del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales en la Relación de documentación para archivar entres tantos.
Distribuye la documentación de la siguiente manera:Al Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales:- Relación de documentación para archivar en primer tanto.Al Mensajero:- Relación de documentación para archivar en dos tantos.- Expediente de facturas de correspondencia de envío
ordinario.- Expediente de envío de correspondencia.- Expediente de Facturas de correspondencia entregada.
Recibe del Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, lasiguiente ducumentación:- Relación de documentación para archivar en dos tantos.- Expediente de facturas de correspondencia de envío
ordinario.- Expediente de envío de correspondencia.- Expediente de Facturas de correspondencia entregada.
Recaba firma y sello de recibido del Archivo General, en laRelación de documentación para archivar en segundo tanto.
Entrega al Archivo General, lo siguiente:- Relación de documentación para archivar en tercer tanto.- Expediente de facturas de correspondencia de envío
ordinario.- Expediente de envío de correspondencia.- Expediente de Facturas de correspondencia entregada.
Entrega al Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, laRelación de documentación para archivar segundo tanto, parasu archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.Conecta con el procedimiento:- Entrada y Salida de Documentación del Archivo.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Integración y Envío del Archivo Muerto.
COPIA NO CONTROLADA
INTEGRACIÓN Y ENVÍO DEL ARCHIVO MUERTO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
MENSAJERO
RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN PARAARCHIVAR
ELABORA E IMPRIME
1-3T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIAENTREGADA
EXPEDIENTE DE ENVÍO DECORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIADE ENVÍO ORDINARIO
OBTIENE
C
CON BASE EN EL EXPEDIENTE DE FACTURAS DE CORRESPONDENCIA
DE ENVÍO ORDINARIO, EL EXPEDIENTE DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA Y EL
EXPEDIENTE DE FACTURAS DE CORRESPONDENCIA ENTREGADA
RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN PARAARCHIVAR
RECABA FIRMA
1-3T
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIAENTREGADA
EXPEDIENTE DE ENVÍO DECORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIADE ENVÍO ORDINARIO
RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
DISTRIBUYE
1T
1-2T
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
MENSAJERO
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIAENTREGADA
EXPEDIENTE DE ENVÍO DECORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIADE ENVÍO ORDINARIO
RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
RECIBE
1-2T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN PARAARCHIVAR
RECABA FIRMA YSELLO DE RECIBIDO
2T
ARCHIVOGENERAL
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIAENTREGADA
EXPEDIENTE DE ENVÍO DECORRESPONDENCIA
EXPEDIENTE DEFACTURAS DECORRESPONDENCIADE ENVÍO ORDINARIO
RELACIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA ARCHIVAR
ENTREGA
3T
ARCHIVOGENERAL
RELACIÓN DEDOCUMENTACIÓN PARAARCHIVAR
ENTREGA PARA SUARCHIVO
2T
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE
OFICIALÍA DE PARTES
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
162162162162162
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Suministro de Periódicos.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes será responsable de requerir el suministro deperiódicos al Titular o Enlace de la SEFIPLAN, para que éste solicite autorización a la DirecciónGeneral de Comunicación Social, para la contratación y gestión del trámite del pago desuscripciones a medios de comunicación; así como de programar las fechas de pago.
• El Administrativo Especializado de Oficialía de Partes, deberá presentar un Informe deresultados mensual al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía dePartes.
Distribuir los periódicos a las áreas administrativas autorizadas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
163163163163163
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de Oficialíade Partes.
Elabora e imprime la Relación de periódicos en un tanto.
Turna al Titular o Enlace de la SEFIPLAN, la Relación deperiódicos en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe de los medios de comunicación, los Periódicos y revisa siestán completos.
¿Están completos los Periódicos?
En caso de no estar completos los Periódicos:
Requiere a los medios de comunicación, los Periódicos faltantes.
Recibe de los medios de comunicación los Periódicos faltantes.
Continúa con la actividad No. 4.
En caso de estar completos los Periódicos:
Entrega al Mensajero, los Periódicos y la Relación deperiódicos en un tanto, para que recabe firma de recibido de lasáreas administrativas.
Pasa el tiempo.
Recibe del Mensajero, la Relación de periódicos en un tanto y laarchiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
3A.
3A.1.
4.
5.
Suministro de Periódicos.
COPIA NO CONTROLADA
PERIÓDICOS
RELACIÓN DEPERIÓDICOS
SUMINISTRO DE PERIÓDICOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE OFICIALÍA DE PARTES
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
RELACIÓN DEPERIÓDICOS
ELABORA E IMPRIME
TITULAR OENLACE DE
LA SEFIPLAN
RELACIÓN DEPERIÓDICOS
TURNA
RECIBE Y REVISA SI ESTÁN COMPLETOS
¿ESTÁN COMPLETOSLOS PERIÓDICOS?
NO
SI
REQUIERE LOSPERIÓDICOS FALTANTES
MEDIOS DECOMUNICACIÓN
RECIBE FALTANTES
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
PERIÓDICOS
ENTREGA
PERIÓDICOS
MENSAJERO
RELACIÓN DEPERIÓDICOS
RECIBE
MENSAJERO
1T
1T
MEDIOS DECOMUNICACIÓN
1T
1T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
165165165165165
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADODE FOTOCOPIADO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
166166166166166
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Engargolado de Documentos.
• El servicio de engargolado se deberá proporcionar a quien presente la Solicitud centro defotocopiado - taller de impresión, con la firma autorizada; además de ser documentos de usooficial.
• El engargolado deberá registrarse en la Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión,especificando el servicio en el apartado de observaciones.
• En la Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión deberá registrarse el nombre dequien realizó el servicio, para posibles aclaraciones.
• Las áreas administrativas solicitantes de engargolados deberán proporcionar las pastas y el espiralpara la prestación del servicio.
Proporcionar al personal de la SEFIPLAN el encuadernado de documentos oficiales, para un mejormanejo y presentación de los mismos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
167167167167167
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deFotocopiado.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN lo siguiente:- Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión en
original.- Documento para engargolar.- Pastas y espiral.
Realiza el engargolado del Documento y recaba firma de las áreasadministrativas de la SEFIPLAN, en la Solicitud centro defotocopiado - taller de impresión en original.
Entrega a las áreas administrativas de la SEFIPLAN, elDocumento engargolado.
Anota su nombre en la Solicitud centro de fotocopiado - tallerde impresión en original, y la archiva de manera cronológicatemporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
Engargolado de Documentos.
COPIA NO CONTROLADAPASTAS Y ESPIRAL
ENGARGOLADO DE DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FOTOCOPIADO
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
SOLICITUD CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
ANOTA SU NOMBRE
C
DOCUMENTO
SOLICITUD CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
RECIBE
ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
O
SOLICITUDCENTRO DE FOTOCOPIADO – TALLER DE IMPRESIÓN
DOCUMENTO
REALIZA ENGARGOLADO
Y RECABA FIRMA
O
ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
DOCUMENTO
ENTREGAENGARGOLADO
ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
O
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
169169169169169
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Fotocopiado de Documentos.
• El servicio de engargolado se deberá proporcionar a quien presente la Solicitud centro defotocopiado - taller de impresión, con la firma autorizada; además de ser documentos de usooficial.
• Las firmas autorizadas para solicitar el servicio de fotocopiado, deberán reportarse con anticipacióna la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación y Oficialía de Partes a través deMemorándum.
• En la Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión deberá registrarse el nombre dequien realizó el servicio, para posibles aclaraciones.
• La Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión que presente alteraciones oenmendaduras deberá ser rechazada.
Proporcionar a las áreas administrativas de la SEFIPLAN el servicio de fotocopiado de documentosoficiales.
- Informe de Fotocopiado.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
170170170170170
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deFotocopiado.
Completa el formato de Lectura de fotocopiadoras en original yregistra la lectura de inicio de las fotocopiadoras.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN lo siguiente:- Solicitud centro de fotocopiado - taller de impresión en
original.- Documento en original, para fotocopiar.
Realiza el fotocopiado del Documento en original, y recaba firmadel área administrativa de la SEFIPLAN, en la Solicitud centro defotocopiado - taller de impresión en original.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, el Documento enoriginal y fotocopia.
Anota su nombre en la Solicitud centro de fotocopiado - tallerde impresión en original, y la archiva de manera cronológicatemporal.
Pasa el tiempo al finalizar la jornada.
Obtiene del archivo cronológico temporal, las Solicitudes centrode fotocopiado - taller de impresión en original.
Registra en la Lectura de fotocopiadoras en original, el total desalidas de las fotocopiadoras.
Anexa a las Solicitudes centro de fotocopiado - taller deimpresión en original, la Lectura de fotocopiadoras en original ylas archiva de manera cronológica temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Informe de Fotocopiado.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fotocopiado de Documentos.
COPIA NO CONTROLADA
FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FOTOCOPIADO
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
SOLICITUD CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
ANOTA SU NOMBRE
C
O
LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
COMPLETA EL FORMATOY REGISTRA LA LECTURA
DOCUMENTO
SOLICITUD CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
RECIBE
ÁREAS ADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN
SOLICITUD CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
DOCUMENTO
REALIZA EL FOTOCOPIADO YRECABA FIRMA
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLAN
O
O
O
O
O
DOCUMENTO
ENTREGA
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN
SOLICITUDES CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
OBTIENE
C
O
LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
REGISTRA EL TOTALDE SALIDAS DE LASFOTOCOPIADORAS
O
O
1F
LECTURA FOTOCOPIADORAS
SOLICITUDES CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
ANEXA
O
O
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- INFORME DE FOTOCOPIADO
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
172172172172172
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Semanal.
Informe de Fotocopiado.
• En el formato Consumo de fotocopiado se deberá anotar el consumo diario de fotocopias.
• El uso y servicio de fotocopiado, deberá efectuarse de acuerdo con la racionalización y austeridadde los recursos del Gobierno del Estado.
• El Administrativo Especializado de Fotocopiado, deberá obtener el monto de la erogación real porel consumo de fotocopiado.
• En el Anexo de consumo de fotocopiado por Subsecretaría o área administrativa, se deberádesglosar el costo de consumo de fotocopias por Dirección y Subdirección, para el conocimientode las mismas.
• El Informe de fotocopiado deberá turnarse a la Subdirección de Presupuesto durante losprimeros cinco días de cada mes.
Presentar a la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales, un informe que permitabuscar canales de eficiencia económica.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
173173173173173
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado deFotocopiado.
Obtiene del archivo cronológico temporal, la Lectura defotocopiadoras en original, junto con las Solicitudes centro defotocopiado - taller de impresión en original.
Realiza operaciones aritméticas en la Lectura de fotocopiadorasen original, para obtener los consumos diarios por fotocopiadora.
Separa y ordena por Subdirección, las Solicitudes centro defotocopiado - taller de impresión en original.
Elabora e imprime el Informe de fotocopiado en un tanto, conbase en las operaciones de la Lectura de fotocopiadoras enoriginal.
Captura e imprime el Consumo de fotocopiado en un tanto, conbase en el Informe de fotocopiado en un tanto y archiva demanera cronológica temporal, la Lectura de fotocopiadoras enoriginal y las Solicitudes centro de fotocopiado - taller deimpresión en original.
Captura e imprime por Subsecretaría y Dirección, el Anexo deconsumo de fotocopiado en dos tantos, con base en los datosdel Consumo de fotocopiado en un tanto.
Elabora e imprime el Oficio de consumo de fotocopiado en dostantos y recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de Presupuesto, en elOficio de consumo de fotocopiado en segundo tanto.
Entrega a la Subdirección de Presupuesto, el Oficio de consumode fotocopiado en primer tanto, junto con el Anexo de consumode fotocopiado en un tanto.
Integra el Expediente de consumo de fotocopiado con lossiguientes documentos:- Informe de fotocopiado en un tanto.- Consumo de fotocopiado en un tanto.- Oficio de consumo de fotocopiado en segundo tanto.- Anexo de consumo de fotocopiado en un tanto.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Expedientede consumo de fotocopiado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Informe de Fotocopiado.
COPIA NO CONTROLADA
INFORME DE FOTOCOPIADO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE FOTOCOPIADO
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
SOLICITUDES CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
OBTIENE
O
O
C
LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
REALIZA OPERACIONESARITMÉTICAS
PARA OBTENER LOS CONSUMOS DIARIOS POR FOTOCOPIADORA
O
SOLICITUDES CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
SEPARA Y ORDENAPOR SUBDIRECCIÓN
O
INFORME DEFOTOCOPIADO
ELABORA E IMPRIME
CON BASE EN LAS OPERACIONES DE
LA LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
1T
SOLICITUDES CENTRODE FOTOCOPIADO –TALLER DE IMPRESIÓN
LECTURA DE FOTOCOPIADORAS
CONSUMO DEFOTOCOPIADO
CAPTURA E IMPRIME
1T
CON BASE EN EL INFORME DEFOTOCOPIADO
O
O
C
ANEXO DE CONSUMO DE FOTOCOPIADO
CAPTURA E IMPRIMEPOR SUBSECRETARÍA
Y DIRECCIÓN
CON BASE EN LOS DATOS DEL
CONSUMO DE FOTOCOPIADO
1-2T
OFICIO DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
DE AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTORDE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES
1-2T
OFICIO DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
RECABA SELLODE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
2T
ANEXO DE CONSUMO DEFOTOCOPIADO
OFICIO DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
ENTREGA
SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO
1T
1T
ANEXO DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
OFICIO DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
CONSUMO DEFOTOCOPIADO
INFORME DEFOTOCOPIADO
INTEGRA EXPEDIENTE DE CONSUMO DE
FOTOCOPIADO
1T
1T
2T
1T
EXPEDIENTE DECONSUMO DEFOTOCOPIADO
ORDENA
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
175175175175175
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE SERVICIOS BÁSICOS
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
176176176176176
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Mensual.
Recepción de Facturas de Servicios Básicos de los Órganos Centralizados de Gobierno.
• El pago de los servicios básicos, se realizará para los siguientes Sectores Centralizados deGobierno:- Contraloría General.- Procuraduría General de Justicia.- Secretaría de Desarrollo Social y Medio Ambiente.- Secretaría de Gobierno.- Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal y Pesca.- Secretaría de Desarrollo Económico y Portuario.- Secretaría de Comunicaciones.- Secretaría de Educación.- Secretaría de Seguridad Pública.- Secretaría del Trabajo, Previsión Social y Productividad.- Secretaría Particular del C. Gobernador.- Secretaría de Turismo y Cultura.- Secretaría de Protección Civil.- Secretaría de Finanzas y Planeación.- Oficina Sectorial de Enlace de Turismo, Cultura y Negocios Internacionales.- Oficina del Programa de Gobierno y Consejería Jurídica.- Dirección General de Comunicación Social.- Oficina de Asuntos Internacionales.
Llevar el control de pagos de los servicios básicos (luz y teléfono) de los Órganos Centralizados deGobierno del Estado.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
177177177177177
• Las Compañías Prestadoras de servicios pueden ser: TELMEX y C.F.E.
• El Administrativo Especializado de Servicios Básicos, deberá elaborar la Solicitud-comprobación de recursos para la aplicación presupuestal de todas las áreas administrativas dela SEFIPLAN, así como la de los organismos centralizados.
• La SEFIPLAN será la única Dependencia que podrá realizar los trámites de altas, bajas omodificaciones, reconexiones, aclaraciones o asesoría de los servicios básicos, que soliciten através de Oficio los Sectores Centralizados de Gobierno, efectuando la actividad en cuatro tantosy distribuido de la siguiente forma:Primer tanto: Prestador de Servicio.Segundo tanto: Director General de Administración.Tercer tanto: Dependencia solicitante.Cuarto tanto: Archivo.
• El Administrativo Especializado de Servicios Básicos, deberá recibir de la Comisión Federal deElectricidad, en Archivo electrónico y listados con la información de gastos de consumo porDependencia.
• El Administrativo Especializado de Servicios Básicos, deberá recibir mensualmente un reporte enExcel de los consumos de la telefonía convencional y llamadas a celulares del conmutador de estaSecretaría, así como del conmutador de Palacio de Gobierno, donde se resumen los importes deconsumos de la telefonía convencional de todas las áreas administrativas de la SEFIPLAN y de 6dependencias de Palacio de Gobierno.
• El Administrativo Especializado de Servicios Básicos realizará únicamente la afectaciónpresupuestal de la SEFIPLAN.
• El Administrativo Especializado de Servicios Básicos, deberá recibir para visto bueno y verificaciónde registros la Solicitud-comprobación de recursos que tramiten, para pago directo y reposiciónde fondo revolvente.
• El servicio que presta la CMAS (Comisión Municipal de Agua y Saneamiento) no se encuentracentralizada, sólo se aplican los gastos de la misma a las diferentes áreas administrativas de estaSecretaría.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
178178178178178
A d m i n i s t r a t i v oEspecializado de ServiciosBásicos.
Recibe de las Compañías prestadoras de servicios, Facturas enoriginal con la información concentrada de los servicios básicos.
Obtiene fotocopia de las Facturas en original.
Captura por Dependencia, las Facturas en original, para el controldel consumo.
Elabora e imprime la Relación de gastos por Dependencia en untanto, con base en las Facturas en original.
Obtiene una fotocopia de la Relación de gastos por Dependenciaen un tanto.
Elabora e imprime el Memorándum en un tanto.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales, en el Memorándum en un tantoy obtiene fotocopia.
Turna al Departamento de Control Presupuestal, el Memorándumen un tanto y la Relación de gastos en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe del Departamento de Control Presupuestal, elMemorándum en un tanto y la Relación de gastos en un tanto,con el sello de recibido del Departamento de Órdenes de Pago.
Elabora e imprime el Oficio de relación en un tanto y obtiene dosfotocopias.
Envía a los Órganos Centralizados su Factura correspondiente enoriginal, junto con el Oficio de relación en un tanto.
Distribuye el Oficio de relación de la siguiente manera:- Primera fotocopia, a la Dirección General de Administración.- Segunda fotocopia, junto con el Memorándum en fotocopia, la
Relación de gastos en fotocopia y las Facturas en fotocopia, alarchivo cronológico temporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Recepción de Facturas de Servicios Básicos de los Órganos Centralizados de Gobierno.
COPIA NO CONTROLADA
FACTURAS
RELACIÓNDE GASTOS
MEMORÁNDUM
RECEPCIÓN DE FACTURAS DE SERVICIOS BÁSICOS DE LOS ÓRGANOS CENTRALIZADOS DE GOBIERNO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO DE SERVICIOS BÁSICOS
FIN
OFICINA DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
FACTURAS
RECIBE CON LA INFORMACIÓN
CONCENTRADA DE LOS SERVICIOS BÁSICOS
CON BASE ENLA FACTURA
O
COMPAÑÍAS PRESTADORAS DE SERVICIOS
FACTURAS
OBTIENE
O
1F
FACTURAS
CAPTURA POR DEPENDENCIA
O
RELACIÓN DEGASTOS
ELABORA E IMPRIMEPOR DEPENDENCIA
1T
RELACIÓN DEGASTOS
OBTIENE
1F
1T
MEMORÁNDUM
ELABORA E IMPRIME
1T
MEMORÁNDUM
RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y OBTIENE
1F
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
RELACIÓN DEGASTOS
MEMORÁNDUM
TURNA
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
1T
1T
RELACIÓN DEGASTOS
MEMORÁNDUM
RECIBE
1T
1T
DEPARTAMENTO DE CONTROL PRESUPUESTAL
OFICIO DERELACIÓN
ELABORA, IMPRIMEY OBTIENE
1T
1-2F
OFICIO DERELACIÓN
FACTURA
ENVÍA
ÓRGANOS CENTRALIZADOS
O
1T
OFICIO DERELACIÓN
DISTRIBUYE
1F
2F
C
1F
1F
1F
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
1T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
180180180180180
OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
181181181181181
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
182182182182182
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Quincenal.
Elaboración de Señalamientos.
• Los señalamientos se deberán elaborar atendiendo a la funcionalidad de los mismos, debiendoconsiderar las condiciones de texto y visibilidad del lugar donde se colocará.
• Los Diseñadores, deberán asesorar al área administrativa solicitante sugiriendo formas alternativasen las características del señalamiento, a fin de elaborar el que proporcione mayores ventajas alusuario y cuidando su uniformidad.
• En caso de que los señalamientos se realicen sobre moldes con superficie de cartón o papel,podrán ser cubiertos de papel con-tact para protegerlo.
• En los casos en que las Dependencias de Gobierno del Estado, requieran la elaboración deseñalamientos, el Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, deberá solicitar el materialnecesario para los mismos.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, será responsable de coordinar los trabajosespeciales.
Realizar a solicitud de la SEFIPLAN y demás Dependencias de Gobierno del Estado, los rótulos delocalización en sus instalaciones, para la orientación de los servidores públicos y visitantes.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
183183183183183
Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual.
Diseñador Arquitectónico.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, a través del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, el Oficio de solicitud de señalamiento enfotocopia.
Revisa las características que se requieren en cuanto a material ytexto, en el Oficio de solicitud de señalamiento en fotocopia.
Asigna la elaboración del trabajo al Diseñador Arquitectónico,especificando el material que se requiere; así como la intención delseñalamiento, y le entrega el Oficio de solicitud deseñalamiento en fotocopia.
Recibe especificaciones verbales del Jefe de la Oficina de Diseño yProducción Audiovisual del trabajo a realizar, junto con el Oficio desolicitud de señalamiento en fotocopia.
Determina con base en el catálogo de letras, el tipo y tamaño quedebe utilizar, para realizar reducciones o ampliaciones según serequiera.
Traza sobre el papel con-tact los moldes de las letras y lo recorta.
Realiza el trabajo de pintura, y verifica el tipo de base delseñalamiento.
¿Qué tipo de base tiene el señalamiento?
En caso de ser base de Cristal o acrílico:
Protege con cinta adhesiva el área de Cristal o acrílico que nodesea que sean pintadas.
Elabora e imprime la Solicitud de trabajo en un tanto, anotandolas especificaciones de color y forma y turna a la Oficina deMantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles junto con elCristal o acrílico.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario eInmuebles, el Cristal o acrílico pintado, y despega la cintaadhesiva.
Realiza los trabajos de alineación sobre el Cristal o acrílico,formando el texto del Señalamiento.
Continúa con la actividad No. 10.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
7A.1.
7A.2.
7A.3.
Elaboración de Señalamientos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
184184184184184
8.
9.
10.
11.
12.
En caso de ser base de Cartón o papel:
Realiza la alineación de la letra, trazando sobre los moldes deCartón o papel y escribe el texto sobre la línea.
Realiza la aplicación de la pintura sobre el texto delSeñalamiento, y adhiere las letras al Cartón o papel formando eltexto.
Comunica vía telefónica al área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, que ya está listo el Señalamiento.
Acude a colocar el Señalamiento, al área administrativa de laSEFIPLAN o Dependencia solicitante, en coordinación con laOficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario e Inmuebles.
Recaba firma de recibido del área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, en el Oficio de solicitud deseñalamientos en fotocopia y lo archiva de manera cronológicatemporal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Elaboración de Señalamientos.
Diseñador Arquitectónico.
COPIA NO CONTROLADA
CRISTAL O ACRÍLICO
CRISTAL O ACRÍLICO PINTADO
CRISTAL O ACRÍLICO
ELABORACIÓN DE SEÑALAMIENTOS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
FIN
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE SEÑALAMIENTO
RECIBE
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANO DEPENDENCIA SOLICITANTE
A TRÁVES DEL SUBDIRECTOR DE
RECURSOS, MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
OFICIO DE SOLICITUD DE SEÑALAMIENTO
REVISA CARACTERÍSTICAS
DE MATERIAL Y TEXTO
OFICIO DE SOLICITUD DE SEÑALAMIENTO
ASIGNA ELABORACIÓN DEL TRABAJO Y ENTREGA
ESPECIFICANDO MATERIAL Y LA INTENCIÓN DEL SEÑALAMIENTO
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE SEÑALAMIENTO
RECIBE ESPECIFICACIONES
DE TRABAJO
VERBALES
1F
1F
1F
1F
DETERMINA TIPO Y TAMAÑO DE LETRA
TRAZA SOBREPAPEL CON-TACT
LOS MOLDES DE LAS LETRAS Y RECORTA
REALIZA TRABAJO DE PINTURA Y
VERIFICA TIPO DE BASE
CON BASE EN EL CATÁLOGO DE
LETRAS
¿QUÉ TIPO DE BASE TIENE EL SEÑALAMIENTO?
CRISTAL O ACRÍLICO
CARTÓN O PAPEL
PROTEGE CON CINTA ADHESIVA EL ÁREA
QUE NO DESEA PINTAR
OFICINA DE MANTENIMIENTO
A INSTALACIONESMOBILIARIO EINMUEBLES
SOLICITUD DE TRABAJO
ELABORA, IMPRIMEY TURNA
RECIBE Y DESPEGA LA CINTA ADHESIVA
REALIZA TRABAJOS DE ALINEACIÓN FORMANDO
EL TEXTO DEL SEÑALAMIENTO
1
1T
OFICINA DE MANTENIMIENTOA INSTALACIONESMOBILIARIO EINMUEBLES
SEÑALAMIENTO
REALIZA APLICACIÓN DE LA PINTURA SOBRE EL TEXTO Y ADHIERE LAS
LETRAS FORMANDO EL TEXTO
COMUNICA QUE YA ESTA LISTO
EL SEÑALAMIENTO
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
VÍA TELEFÓNICA
REALIZA ALINEACIÓN DE LA LETRA SOBRE LOS
MOLDES Y ESCRIBE EL TEXTO
SOBRE LA LÍNEA
1
SEÑALAMIENTO
ACUDE A COLOCAR
EN COORDINACIÓNCON LA OFICINA DE MANTENIMIENTO AINSTALACIONES,
MOBILIARIO EINMUEBLES
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN SOLICITANTE O DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUDDE SEÑALAMIENTOS
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
1F
C
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
186186186186186
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración de Bambalinas.
• Cuando se realice la solicitud de la Manta para la bambalina, deberá indicarse al Encargado de sucompra, las características específicas que la misma requiere.
• En caso de que no existan en el Almacén moldes de las letras para la bambalina, se deberánelaborar.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, será responsable de coordinar los trabajosespeciales.
• Los Diseñadores Arquitectónicos deberán presentar un Informe de resultados semanal, al Jefe dela Oficina de Diseño y Producción Audiovisual.
Apoyar a las Dependencias de Gobierno del Estado, en la elaboración de mensajes en grandes lienzospara los eventos socioculturales que realicen.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
187187187187187
Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual.
Diseñador Arquitectónico.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, a través del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, el Oficio de solicitud de bambalina enfotocopia.
Realiza especificaciones al área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, acerca de la medida y tipo de Manta quenecesita.
Comunica al Diseñador Arquitectónico, sobre la elaboración de laBambalina y le entrega el Oficio de solicitud de bambalina enfotocopia.
Recibe del Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, elOficio de solicitud de bambalina en fotocopia, y del áreaadministrativa de la SEFIPLAN o Dependencia solicitante, la Mantapara la bambalina.
Determina el tipo y tamaño de la letra a utilizar en la Bambalina,tomando en cuenta la longitud del mensaje.
Realiza los trazos en la Manta, con base en el tipo y tamaño deletra.
Realiza el proceso de dibujo, selección de colores y pintura de laBambalina.
Pasa el tiempo.
Solicita verbalmente apoyo a la Oficina de Mantenimiento aInstalaciones, Mobiliario e Inmuebles, para realizar los orificios enla Bambalina.
Notifica vía telefónica al área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, que ya está terminada la Bambalina.
Recaba sello de recibido del área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, en el Oficio de solicitud de bambalinaen fotocopia y lo archiva de manera cronológica temporal.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante la Bambalina.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Elaboración de Bambalinas.
COPIA NO CONTROLADA
ELABORACIÓN DE BAMBALINAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
FIN
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE BAMBALINA
RECIBE
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANO DEPENDENCIA SOLICITANTE
A TRÁVES DEL SUBDIRECTOR DE
RECURSOS, MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
OFICIO DE SOLICITUD DE BAMBALINA
COMUNICA SOBRE ELABORACIÓN DE LA BAMBALINA Y
ENTREGA
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
- JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL- ÁREA DE LA SEFIPLAN DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUD DE BAMBALINA
RECIBE MANTA
1F
1F
1F
DETERMINA TIPO Y TAMAÑO DE LETRA A
UTILIZAR TOMANDO EN CUENTA LA LONGITUD
DEL MENSAJE
REALIZA TRAZOS EN LA MANTA
CON BASE EN EL TIPO Y
TAMAÑO DE LETRA
BAMBALINA
REALIZA PROCESO DE DIBUJO, SELECCIÓN DE COLORES Y PINTURA
VERBALMENTE
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUD DE BAMBALINA
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1F
C
REALIZA ESPECIFICACIONES
ACERCA DE LA MEDIDA Y TIPO DE MANTA QUE
NECESITA
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANO DEPENDENCIA
SOLICITANTE
BAMBALINA
SOLICITA APOYO PARA REALIZAR
ORIFICIOS
BAMBALINA
NOTIFICA QUE ESTÁ TERMINADA
OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES,
MOBILIARIO E INMUEBLES
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O
DEPENDENCIA SOLICITANTE
VÍA TELÉFONICA
BAMBALINA
ENTREGA
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O
DEPENDENCIA SOLICITANTE
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
189189189189189
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración de Mamparas.
• Para determinar color, tamaño y diseño de la Mampara, deberá conocerse las condiciones dellugar donde se colocará.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, será responsable de coordinar lostrabajos especiales.
• En los casos en que la mampara la solicite una de las Dependencias de Gobierno del Estado, elJefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, deberá requerir a ésta el material necesariopara elaborar la Mampara.
• Los Diseñadores Arquitectónicos deberán presentar un Informe de resultados semanal, al Jefe dela Oficina de Diseño y Producción Audiovisual.
Realizar los títulos de identificación para las diferentes reuniones oficiales, cursos de capacitación,eventos artísticos, deportivos y culturales organizados por las Dependencias de Gobierno del Estado.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
190190190190190
Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual.
Diseñador Arquitectónico.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, a través del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, el Oficio de solicitud de mampara enfotocopia, junto con la Tela de paño.
Revisa las especificaciones del trabajo que se requiere, con baseen el Oficio de solicitud de mampara en fotocopia.
Asigna la elaboración de la Mampara al Diseñador Arquitectónico,proporcionándole las características que se requieren y le entregael Oficio de solicitud de mampara en fotocopia, junto con la Telade paño.
Recibe del Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual,las características que se requieren, el Oficio de solicitud demampara en fotocopia y la Tela de paño.
Elabora e imprime la Solicitud de trabajo en un tanto.
Turna a la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario eInmuebles, la Solicitud de trabajo en un tanto y la Tela de paño,para que realicen el forro de la base de la Mampara.
Determina la letra a utilizar, con base en el catálogo de letras.
Recibe de la Oficina de Mantenimiento a Instalaciones, Mobiliario eInmuebles, la Base de la mampara.
Realiza la alineación, distribución de las letras y el logotipo deunicel en la Mampara.
Pasa el tiempo.
Notifica vía telefónica al área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, que ya está lista la Mampara.
Recaba sello de recibido del área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, en el Oficio de solicitud de mamparaen fotocopia y lo archiva de manera cronológica temporal.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, la Mampara.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Elaboración de Mamparas.
COPIA NO CONTROLADAMAMPARA
TELA DE PAÑO
TELA DE PAÑO
TELA DE PAÑO
TELA DE PAÑO
ELABORACIÓN DE MAMPARAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
FIN
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE MAMPARA
RECIBE
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANO DEPENDENCIA SOLICITANTE
A TRÁVES DEL SUBDIRECTOR DE
RECURSOS, MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
OFICIO DE SOLICITUD DE MAMPARA
ASIGNA ELABORACIÓN DE TRABAJO Y
ENTREGA
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
JEFE DE LA OFICINA DEDISEÑO Y PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE MAMPARA
RECIBE
1F
1F
1F
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUD DE MAMPARA
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1F
C
MAMPARA
ENTREGA
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O
DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUD DE MAMPARA
REVISA ESPECIFICACIONES
DEL TRABAJO
1F
SOLICITUD DE TRABAJO
ELABORA E IMPRIME
OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES,
MOBILIARIO E INMUEBLES
PARA EL FORRO DE LABASE DE LA MAMPARA
OFICINA DE MANTENIMIENTO A INSTALACIONES, MOBILIARIO E INMUEBLES
RECIBE
BASE DE LA MAMPARA
1T
SOLICITUD DE TRABAJO
TURNA
1T
DETERMINA LALETRA A UTILIZAR
CON BASE AL CATÁLOGO DE LETRAS
REALIZA ALINEACIÓN, DISTRIBUCIÓN Y
LOGOTIPO DE UNICEL
MAMPARA
NOTIFICA QUEESTÁ LISTA
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
VÍATELEFÓNICA
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
192192192192192
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración de Comunicados Difusivos y/o de Felicitación.
• Los trabajos de diseño gráfico podrán consistir en personificadores, trípticos, cajas tarjeteras,montajes, exposición, carteles, folletos, tarjetas, calendarios, tarjetas de felicitación, diplomas,planos de ubicación y tarjetas de presentación.
• En caso de que el área administrativa de la SEFIPLAN o Dependencia solicitante, no envíeBosquejo del diseño, los diseñadores deberán elaborar propuestas, para que sean autorizadas.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, deberá revisar el Diseño delcomunicado difusivo y/o de felicitación, antes de entregarlo al área administrativa oDependencia solicitante; así como realizar las recomendaciones que considere pertinentes.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, será responsable de coordinar lostrabajos especiales.
• Los Diseñadores Arquitectónicos deberán presentar un Informe de resultados semanal, al Jefe dela Oficina de Diseño y Producción Audiovisual.
Realizar el diseño de cualquier tipo de documento de carácter informativo o conmemorativo para loseventos oficiales, socioculturales y deportivos organizados por las Dependencias del Gobierno delEstado.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
193193193193193
Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual.
Diseñador Arquitectónico.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, a través del Subdirector de Recursos Materiales yServicios Generales, el Oficio de solicitud de comunicadodifusivo y/o de felicitación en fotocopia, junto con el Bosquejodel diseño.
Revisa las especificaciones del trabajo que se requiere, con baseen el Oficio de solicitud de comunicado difusivo y/o defelicitación en fotocopia y el Bosquejo del diseño.
Realiza comentarios del trabajo al Diseñador Arquitectónico, y leentrega el Oficio de solicitud de comunicado difusivo y/o defelicitación en fotocopia, junto con el Bosquejo del diseño.
Recibe del Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, elOficio de solicitud de comunicado difusivo y/o de felicitaciónen fotocopia, junto con el Bosquejo del diseño.
Realiza análisis del evento, genera una idea y elabora el Diseñodel comunicado difusivo y/o de felicitación, con base en lascaracterísticas requeridas del Bosquejo del diseño.
Notifica vía telefónica al área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, que el Diseño del comunicado difusivoy/o de felicitación está terminado y puede recogerlo.
Recaba firma de recibido del área administrativa de la SEFIPLAN oDependencia solicitante, en el Oficio de solicitud decomunicado difusivo y/o de felicitación en fotocopia.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN o Dependenciasolicitante, el Diseño del comunicado difusivo y/o defelicitación.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Oficio desolicitud de comunicado difusivo y/o de felicitación enfotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Elaboración de Comunicados Difusivos y/o de Felicitación.
COPIA NO CONTROLADA
ELABORACIÓN DE COMUNICADOS DIFUSIVOS Y/O DE FELICITACIÓN
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
FIN
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
ÁREA ADMINISTRATIVADE LA SEFIPLANO DEPENDENCIA SOLICITANTE
A TRÁVES DEL SUBDIRECTOR DE
RECURSOS, MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
JEFE DE LA OFICINA DEDISEÑO Y PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL
OFICIO DE SOLICITUD DE COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
ORDENA
1F
C
CON BASE EN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS EN EL
BOSQUEJO DE DISEÑO
VÍATELEFÓNICA
BOSQUEJODEL DISEÑO
OFICIO DE SOLICITUD DE COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
RECIBE
1F
BOSQUEJODEL DISEÑO
OFICIO DE SOLICITUD DE COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
REVISA ESPECIFICACIONES
DEL TRABAJO QUE SE REQUIERE
1F
BOSQUEJODEL DISEÑO
OFICIO DE SOLICITUD DE COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
REALIZA COMENTARIOS DEL TRABAJO Y
ENTREGA
1F
DISEÑADOR ARQUITECTÓNICO
BOSQUEJODEL DISEÑO
OFICIO DE SOLICITUD DE COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
RECIBE
1F
DISEÑO DEL COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
REALIZA ANÁLISIS DEL EVENTO Y
ELABORA
DISEÑO DEL COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
NOTIFICA ESTÁ TERMINADO Y PUEDE
RECOGERLO
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
OFICIO DE SOLICITUDDE COMUNICADODIFUSIVO Y/OFELICITACIÓN
RECABA FIRMA DE RECIBIDO
ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
1F
DISEÑO DEL COMUNICADO DIFUSIVOY/O DE FELICITACIÓN
ENTREGA
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN O DEPENDENCIA SOLICITANTE
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
195195195195195
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Elaboración de Perspectivas y Maquetas.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, deberá revisar la Perspectiva oMaqueta, antes de entregarla al área administrativa o Dependencia solicitante; así como realizarlas recomendaciones que crea pertinentes.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, será responsable de coordinar lostrabajos especiales referentes a la elaboración de diseños que sean solicitados por las áreasadministrativas de la SEFIPLAN.
• El Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, deberá apoyar a la Subdirección deRecursos Materiales y Servicios Generales, en la elaboración de Levantamientos del área,Planos arquitectónicos, Eléctricos y Sanitarios.
Realizar el diseño y presentación de los proyectos de mantenimiento, reparación o construcción quesoliciten las áreas administrativas de la SEFIPLAN.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
196196196196196
Oficina de Diseño yProducción Audiovisual.
Recibe solicitud verbal del Director General de Administración através del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, para la elaboración de una Perspectiva o Maqueta.
Realiza comentarios del trabajo al Diseñador Arquitectónico,coordina los trabajos y elabora el Levantamiento del área enborrador.
Elabora e imprime la Perspectiva en un tanto, con base en elLevantamiento del área en borrador.
Realiza análisis del lugar, genera una idea y obtiene del almacén elMaterial necesario para realizar la Maqueta.
Elabora la Maqueta, con base en las características requeridas dellugar y el Material necesario.
Entrega al Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, la Perspectiva en un tanto o la Maqueta para que seanautorizados.
Pasa el tiempo.
Recibe del Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, la Perspectiva en un tanto o la Maqueta y verifica sifue autorizada la propuesta.
¿Fue autorizada la propuesta?
En caso de no ser autorizada la propuesta:
Realiza las correcciones propuestas a la Perspectiva en un tantoo la Maqueta.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de ser autorizada la propuesta:
Turna al Área encargada de realizar los trabajos, la Perspectiva enun tanto o la Maqueta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
7A.
8.
Elaboración de Perspectivas y Maquetas.
COPIA NO CONTROLADA
MAQUETA
ELABORACIÓN DE PERSPECTIVAS Y MAQUETAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
FIN
OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
LEVANTAMIENTO DEL ÁREA
REALIZA COMENTARIOS, COORDINA LOS
TRABAJOS Y ELABORA
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SOLICITUD VERBALA TRAVÉS DEL
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
PERSPECTIVA
ELABORA E IMPRIME
B
1T
CON BASE EN EL LEVANTAMIENTO
DEL ÁREA
RECIBE PARA ELABORACIÓN
DE PERSPECTIVA O MAQUETA
REALIZA ANÁLISIS,GENERA UNA IDEA
Y OBTIENE DEL ALMACÉN
MATERIAL
ELABORA
MAQUETA
CON BASE EN LAS CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS DEL
LUGAR Y EL MATERIAL NECESARIO
PERSPECTIVA
ENTREGAPARA AUTORIZACIÓN
SUBDIRECTOR DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1T
MAQUETA
PERSPECTIVA
RECIBE YVERIFICA AUTORIZACIÓN
DE LA PROPUESTA
1T
SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
¿FUE AUTORIZADA LA PROPUESTA?
NO
SI
MAQUETA
PERSPECTIVA
REALIZA CORRECCIONESPROPUESTAS
1T
MAQUETA
PERSPECTIVA
TURNA
ÁREA ENCARGADA DE REALIZAR LOS
TRABAJOS
1T
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
MAYO 2010
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
198198198198198
TÉCNICO DE SONIDO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
199199199199199
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Préstamo y/o Apoyo Operativo del Equipo Audiovisual.
• El equipo destinado a préstamo serán proyectores de diapositivas, de acetatos y el equipo desonido y audio, pantallas, videos y televisión.
• El servicio que podrá ofrecer el Técnico de Sonido será el manejo del equipo de filmación, video,fotografía y sonido; así como la instalación y operación del equipo para la realización del evento.
• El Técnico de Sonido, deberá verificar antes de la entrega y durante la recepción, que el equipo seencuentre en buenas condiciones físicas y operativas de funcionamiento.
• El área administrativa o Dependencia solicitante deberá reparar o reponer el equipo prestado, quesufra alguna descompostura o extravío.
• Los préstamos de equipo, dentro y fuera de la Secretaría de Finanzas y Planeación, deberánrealizarse a través de Vales de resguardo y Pases de salida, autorizados por el Técnico deSonido.
Proporcionar a las Dependencias Gubernamentales el equipo de proyección, filmación, audio, video ofotografía que requieran en la realización de sus eventos oficiales, culturales y deportivos; así como elservicio de operación de los mismos.
- Reparación del Equipo Audiovisual.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
200200200200200
• El apoyo de los servicios que otorga la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, serán en lossiguientes términos:- Fotografía.- Subasta de automóviles, avance de obras, cursos de capacitación y reuniones que se lleven a
cabo.- Filmaciones.- Licitaciones públicas, juntas de trabajo, comparecencia, conferencias y otros.- Sonido y Micrófonos.- Acondicionamiento del Área.- Grabaciones de audio.
• En caso de que el equipo prestado a alguna Dependencia sufra percances físicos y/o defuncionamiento, el Subdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, deberá solicitar a laSubprocuraduría de Asuntos Fiscales y Procedimientos Administrativos, se levante un Acta endonde se específique el daño y la forma en que se va a reponer.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
201201201201201
Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual.
Técnico de Sonido.
Recibe de la Dependencia de Gobierno del Estado, a través delSubdirector de Recursos Materiales y Servicios Generales, elOficio de solicitud en fotocopia, para requerir el servicio opréstamo del Equipo audiovisual.
Revisa el Oficio de solicitud en fotocopia, y verifica el apoyo quesolicitan las Dependencias de Gobierno del Estado.
Notifica verbalmente al Técnico de Sonido, sobre el préstamo delEquipo audiovisual, para que verifique su funcionamiento.
Entrega al Técnico de Sonido, el Oficio de solicitud en fotocopia.
Recibe del Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisual, elOficio de solicitud en fotocopia, y revisa el Equipo audiovisualsolicitado para préstamo.
Verifica si funciona adecuadamente el Equipo audiovisual.
¿Funciona adecuadamente el Equipo audiovisual?
En caso de no funcionar adecuadamente el Equipo audiovisual:
Determina que el Equipo audiovisual necesita ser reparado y ledevuelve a las Dependencias de Gobierno del Estado, el Oficio desolicitud en fotocopia, para informarles que no se puede efectuar elpréstamo.
Fin del procedimiento.
Conecta con el procedimiento:- Reparación del Equipo Audiovisual.
En caso de funcionar adecuadamente el Equipo audiovisual:
Revisa en el Oficio de solicitud en fotocopia, el lugar y fecha derealización del evento.
Pasa el tiempo.
Atiende al Interesado y le solicita el nombre completo de laDependencia solicitante, para completar el Vale de resguardo enoriginal y Pase de salida en original.
Recaba firma de autorización del Subdirector de RecursosMateriales y Servicios Generales y del Jefe de la Oficina de Diseñoy Producción Audiovisual, en el Vale de resguardo en original yPase de salida en original.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
6A.
7.
8.
9.
Préstamo y/o Apoyo Operativo del Equipo Audiovisual.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
202202202202202
10.
11.
11A.
11A.1.
11A.2.
11A.3.
11A.4.
12.
13.
Técnico de Sonido.
Préstamo y/o Apoyo Operativo del Equipo Audiovisual.
Entrega a la Dependencia solicitante el Equipo audiovisual, juntocon el Pase de salida en original, y archiva de manera cronológicatemporal el Oficio de solicitud en fotocopia y el Vale deresguardo en original.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dependencia solicitante, el Equipo audiovisualutilizado durante el evento y verifica si está en buenas condiciones.
¿Está en buenas condiciones el Equipo audiovisual?
En caso de no estar en buenas condiciones el Equipoaudiovisual:
Elabora e imprime la Tarjeta de solicitud en un tanto, parainformar los desperfectos causados al Equipo audiovisual yobtiene fotocopia.
Recaba sello de recibido de la Subdirección de RecursosMateriales y Servicios Generales, en la Tarjeta de solicitud enfotocopia.
Entrega a la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, la Tarjeta de solicitud en un tanto y archiva de maneracronológica temporal la fotocopia.
Acuerda en coordinación con la Subprocuraduría de AsuntosFiscales y Procedimientos Administrativos, la Dependenciasolicitante y el Subdirector de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, las condiciones para la reparación o entrega del Equipoaudiovisual.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Dependencia solicitante el Equipo audiovisual nuevoo reparado, para reposición del que se dañó.
Continúa con la actividad No. 12.
En caso de estar en buenas condiciones el Equipo audiovisual:
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Vale de resguardo enoriginal, y lo desecha.
Almacena el Equipo audiovisual prestado, en el área deProducción Audiovisual.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
COPIA NO CONTROLADA
EQUIPO AUDIOVISUAL
EQUIPO AUDIOVISUAL
VALE DERESGUARDO
OFICIO DESOLICITUD
PASE DESALIDA
OFICIO DESOLICITUD
EQUIPO AUDIOVISUAL
EQUIPO AUDIOVISUAL
EQUIPO AUDIOVISUAL
TÉCNICO DE SONIDO
PRÉSTAMO Y/O APOYO OPERATIVO DEL EQUIPO AUDIOVISUAL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
TÉCNICO DE SONIDO
FIN
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO YPRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
DEPENDENCIADE GOBIERNO DEL ESTADO
A TRÁVES DEL SUBDIRECTOR DE
RECURSOS, MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
PARA INFORMAR LOS DESPERFECTOS
CAUSADOS AL EQUIPO AUDIOVISUAL
VERBALMENTE
OFICIO DESOLICITUD
RECIBE PARA REQUERIRSERVICIO O PRÉSTAMO
DEL EQUIPO AUDIOVISUAL
OFICIO DESOLICITUD
REVISA Y VERIFICAAPOYO QUE SOLICITAN
NOTIFICA SOBRE EL PRÉSTAMO
TÉCNICO DE SONIDO
OFICIO DESOLICITUD
ENTREGA
1F
1F
1F
OFICIO DESOLICITUD
RECIBE Y REVISA
1F
JEFE DE LA OFICINADE DISEÑOY PRODUCCIÓNAUDIOVISUAL
¿FUNCIONAADECUADAMENTE
EL EQUIPOAUDIOVISUAL?
NO
SI
VERIFICA FUNCIONAMIENTO
DETERMINA REPARACIÓNY DEVUELVE
DEPENDENCIASDE GOBIERNODEL ESTADO
OFICIO DESOLICITUD
REVISA LUGARY FECHA DEL EVENTO
1F
PASE DESALIDA
VALE DERESGUARDO
ATIENDE Y LE SOLICITAEL NOMBRE COMPLETO
DE LA DEPENDENCIASOLICITANTE
INTERESADO
1F
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REPARACIÓN DEL EQUIPO AUDIOVISUAL
O
O
PASE DESALIDA
VALE DERESGUARDO
RECABA FIRMADE AUTORIZACIÓN
-SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES-JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
O
O
DEPENDENCIA SOLICITANTE
EQUIPO AUDIOVISUAL
ENTREGA
DEPENDENCIA SOLICITANTE
EQUIPO AUDIOVISUAL
RECIBE Y VERIFICA SIESTÁ EN BUENAS
CONDICIONES
¿ESTÁ EN BUENAS CONDICIONES EL EQUIPO
AUDIOVISUAL?NO
SI
O
1F
O
C
TARJETA DE SOLICITUD
ELABORA, IMPRIMEY OBTIENE
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
TARJETA DE SOLICITUD
RECABA SELLO DE RECIBIDO
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
1T
1F
1F
TARJETA DE SOLICITUD
ENTREGA
1T
1F
C
ACUERDA LASCONDICIONES PARA
LA REPARACIÓNO ENTREGA
RECIBE NUEVO O REPARADO
EN COORDINACIÓN CON LASUBPROCURADURÍA DE ASUNTOS FISCALES Y
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS, LA
DEPENDENCIA SOLICITANTE Y EL SUBDIRECTOR
DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
DEPENDENCIA SOLICITANTE
VALE DE RESGUARDO
OBTIENE Y DESECHA
C
EQUIPO AUDIOVISUAL
ALMACENA
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES MAYO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
O
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
204204204204204
MAYO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓNSECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Eventual.
Reparación de Equipo Audiovisual.
• El equipo audiovisual deberá comprender el proyector de acetatos, proyector de diapositivas,sonido, filmación, video y fotografía.
• El Técnico de Sonido, deberá revisar las condiciones del equipo audiovisual antes de prestarlo.
Mantener en condiciones funcionales el equipo audiovisual, para proporcionar el apoyo que requieranlas Dependencias de Gobierno del Estado.
- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
205205205205205
Técnico de Sonido. Revisa el Equipo audiovisual, detecta la falla en sufuncionamiento y verifica si requiere de personal técnicoespecializado para su reparación.
¿Requiere de personal técnico especializado para su reparación?
En caso de no requerir de personal técnico especializado para sureparación:
Realiza las reparaciones del Equipo audiovisual.
Comunica al Jefe de la Oficina de Diseño y Producción Audiovisualque el Equipo audiovisual funciona adecuadamente.
Fin del procedimiento.
En caso de requerir de personal técnico especializado para sureparación:
Elabora e imprime la Tarjeta de solicitud en un tanto, paranotificar el mal funcionamiento del Equipo audiovisual y obtienefotocopia.
Recaba sello de recibido de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes, en la Tarjeta de solicitud enfotocopia.
Entrega al Jefe de la Oficina de Fotocopiado, Impresión,Microfilmación y Oficialía de Partes a través del Jefe de la Oficinade Diseño y Producción Audiovisual, la Tarjeta de solicitud en untanto y archiva de manera cronológica temporal, la fotocopia.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Recursos Materiales y ServiciosGenerales, la Notificación de autorización en un tanto, para quepersonal técnico especializado se encargue de la reparación.
Entrega al personal técnico especializado, el Equipo audiovisual,para que lo repare y archiva de manera cronológica temporal, laNotificación de autorización en un tanto.
Pasa el tiempo.
Recibe del personal técnico especializado, el Equipo audiovisualreparado, y verifica su funcionamiento.
¿Funciona correctamente el Equipo audiovisual?
1.
1A.
1A.1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Reparación de Equipo Audiovisual.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
206206206206206
7A.
8.
9.
10.
Técnico de Sonido.
Reparación de Equipo Audiovisual.
En caso de no funcionar correctamente el Equipo audiovisual:
Devuelve al personal técnico especializado, el Equipo audiovisualpara que sea revisado nuevamente.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de funcionar correctamente el Equipo audiovisual:
Recibe del personal técnico especializado, la Factura en original.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), captura e imprime la Solicitud-comprobación de recursos en cuatro tantos, en su modalidad decomprobación de recursos.
Turna a la Oficina de Fotocopiado, Impresión, Microfilmación yOficialía de Partes de la Subdirección de Recursos Materiales yServicios Generales, la Solicitud-comprobación de recursos encuatro tantos y la Factura en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Revisión y Autorización de la Solicitud-Comprobación de
Recursos.
COPIA NO CONTROLADA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
NOTIFICACIÓN DE AUTORIZACIÓN
EQUIPO AUDIOVISUAL
EQUIPO AUDIOVISUAL
REPARACIÓN DEL EQUIPO AUDIOVISUAL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
INICIO
TÉCNICO DE SONIDO
FIN
OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
A TRAVÉS DEL JEFE DE LA OFICINA DE
DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
¿REQUIERE DE PERSONAL TÉCNICO ESPECIALIZADO PARA SU REPARACIÓN?
NO
SI
REVISA Y VERIFICASI REQUIERE PERSONAL
TÉCNICO ESPECIALIZADOPARA SU REPARACIÓN
ENTREGA PARAQUE SEA REPARADO
PERSONAL TÉCNICO
ESPECIALIZADO
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS
EQUIPO AUDIOVISUAL
RECIBE REPARADO Y VERIFICA SU
FUNCIONAMIENTO
TARJETA DE SOLICITUD
ELABORA, IMPRIME Y OBTIENE
OFICINA DEFOTOCOPIADO,IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y OFICIALÍA DE PARTES
TARJETA DESOLICITUD
RECABA SELLO DE RECIBIDO
1T
1F
1F
EQUIPO AUDIOVISUAL
REALIZA REPARACIONES
EQUIPO AUDIOVISUAL
COMUNICA FUNCIONAADECUADAMENTE
JEFE DE LA OFICINA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
TARJETA DE SOLICITUD
ENTREGA
1T
1F
C
SUBDIRECCIÓNDE RECURSOS MATERIALES YSERVICIOSGENERALES
NOTIFICACIÓN DE AUTORIZACIÓN
RECIBE
1T
¿FUNCIONA CORRECTAMENTE EL
EQUIPO AUDIOVISUAL?NO
SI
1T
C
PERSONAL TÉCNICO ESPECIALIZADO
EQUIPO AUDIOVISUAL
DEVUELVE PARA QUE SEA REVISADO
PERSONAL TÉCNICO
ESPECIALIZADO
FACTURA
RECIBE
O
PERSONAL TÉCNICO ESPECIALIZADO
ACCESA, CAPTURA E IMPRIME
SIAFEV
FACTURA
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA
OFICINA DEFOTOCOPIADO,
IMPRESIÓN,MICROFILMACIÓN Y
OFICIALÍA DE PARTES
1-4T
1-4T
O
1
1
REVISIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
ELABORACIÓN VISTO BUENO
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
AUTORIZACIÓN
MAYO 2010
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R RECURSOSECURSOSECURSOSECURSOSECURSOS M M M M MATERIALESATERIALESATERIALESATERIALESATERIALES YYYYY S S S S SERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOSERVICIOS G G G G GENERALESENERALESENERALESENERALESENERALES
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SRMSGSRMSGSRMSGSRMSGSRMSG
208208208208208
Elaborado y autorizado en mayo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
LIC. CARLOS FERNANDO CERÓN PEREDOENCARGADO DE LA SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
LIC. ADRIANA ROJANO PAZZIJEFA DEL DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS GENERALES