MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE … · administrar, controlar, clasificar, catalogar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa

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MANUAL DE

ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS DEL

ARCHIVO DE TRÁMITE

2014

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ÍNDICE

PRESENTACIÓN………………………………………………..3

ANTECEDENTES……………………………………………….4

OBJETIVO GENERAL…………………………………………..4

OBJETIVOS PARTICULARES…………………………………5

ALCANCE………………………………………………………...5

FUNDAMENTO LEGAL…………………………………………5

MARCO JURÍDICO……………………………………………...5

GLOSARIO……………………………………………………….6

FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………………...9

PROCEDIMIENTOS…………………………………………….12

ANEXOS………………………………………………………… 17

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

PRESENTACIÓN:

Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es

generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la

localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así

como su conservación.

En continuidad con las acciones emprendidas en el ámbito correspondiente a la modernización de sistemas archivísticos, se elabora el presente manual, que tiene la finalidad de ser una guía para el desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la administración de la documentación y archivos en las diferentes áreas administrativas. La Unidad de Archivo de Trámite tiene entre sus funciones principales: recibir, administrar, controlar, clasificar, catalogar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa y que es producida por cada Unidad Administrativa, así como, establecer los mecanismos formales y prácticos que le permitan cumplir cabalmente con su misión. La Unidad de Archivo de Trámite, es la responsable de la administración de los archivos en su primera etapa, además de captar la gestión documental, siendo de gran valor su existencia para el buen funcionamiento del sistema institucional de archivos. Por tal razón, el presente documento funge como un instrumento para regular las actividades cotidianas de las Unidades de Archivo de Trámite, a fin de dar continuidad y calidad a las labores de la administración, mejorando con ello, las actividades y el resguardo de la documentación.

El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización,

administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en

cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria

del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de trámite, de

conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así mismo

con este instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el proceso de

homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que permitirá

su fácil acceso y consulta de los mismos.

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ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma. En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del

sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las

labores en materia archivística.

OBJETIVO GENERAL:

Establecer la organización y procedimientos del Archivo de Trámite de la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, para salvaguardar el

acervo documental de tipo administrativo que se produce y recibe en la institución,

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con el propósito de recogerlo y conservarlo en forma adecuada, y disponerlo para

consulta.

OBJETIVOS PARTICULARES:

Proporcionar a los enlaces responsables de las UAT de cada área Administrativa, un instrumento técnico administrativo que oriente las actividades de recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de los documentos generados, a fin de coadyuvar al óptimo desarrollo de sus actividades.

Promover el buen funcionamiento de las UAT, que aseguren la adecuada

depuración, conservación y resguardo de la documentación activa que se encuentra en las diferentes Unidades Administrativas, con el fin de establecer técnicas y estrategias necesarias para la mejor organización y operación de la documentación, garantizando la correcta recepción, circulación, control, uso, conservación, y despacho de la información.

ALCANCE:

El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares

de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite

de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una

de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del

Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción II, de la Ley

de Archivos del Distrito Federal.

FUNDAMENTO LEGAL:

El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de

Archivos del Distrito Federal.

MARCO JURÍDICO:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Ley de Archivos del Distrito Federal

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

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Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal

Ley de Salud del Distrito Federal

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos

Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal

Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público

Código Penal del Distrito Federal

Código Fiscal del Distrito Federal

Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito

Federal

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de

Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal

Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal

Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal.

Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7)

Cuadro General de Clasificación Archivística

Códigos de Clasificación Archivística

GLOSARIO:

ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una

persona o institución pública o privada en el desarrollo de sus competencias, el

cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que

los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e

investigación;

ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los

documentos que se encuentren en trámite mismos que serán clasificados de

acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección

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Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades

Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito

Federal.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que

habiendo concluido su tiempo en archivo de tramite y luego de haber sido

valorados, sean transferidos por el Archivo de Tramite a la Unidad de Archivo de

Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo

de Disposición Documental.

ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo

completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean

transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario,

siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo

Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito

Federal.

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático,

en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación

archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia

documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya

sea reservada o confidencial y su destino.

CONTROL DE CONSULTA: Documento mediante el cual se registra la consulta

de un expediente, las condiciones en las que se entrega y en la que se regresa.

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA: Conjunto de documentos que son

remitidos a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, ya

sea por alguna institución gubernamental o por persona física.

CORRESPONDENCIA DE SALIDA: Conjunto de documentos que fueron

atendidos por personal adscrito a la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno

del Distrito Federal, con el que se da contestación a la correspondencia de

entrada, o referente a alguna actividad desarrollada en la Agencia de Protección

Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal.

COTECIAD APS; Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del GDF; CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que

describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un

principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones

documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los

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documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie,

expediente y unidad documental.

DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o

de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o

identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen

étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y

familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio,

ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas,

estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de

seguridad social, y análogos.

DESTINO: Determinación de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos; DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su

ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado,

requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS: Persona designada por la o el titular de área para participar en el COTECIAD en su representación, y quien coordina las actividades archivísticas en el área de su adscripción; EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método

determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura

básica de la Serie Documental.

EXPURGO: es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar

documentos que por sus características se consideran intrascendentes para el

expediente; por ejemplo, fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel

carbón, etc.) y metales que dañen los documentos (clips, broches, grapas, etc.).

FONDO: Conjunto de documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia, institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como productor;

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GESTIÓN DOCUMENTAL: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y apego a derecho; GDF: Gobierno del Distrito Federal; INFORMACIÓN: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se encuentre en poder de los entes públicos; INVENTARIOS DOCUMENTALES: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental; INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE: Es el registro documental con orden y precisión de los expedientes pertenecientes al Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal. PLAZO DE CONSERVACIÓN: Periodo de conservación de la documentación en las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico; SECCIÓN: Subdivisión del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares del propio ente; SERIE: Subdivisión de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento; SOLICITUD: Documento, mediante el cual se solicita el préstamo para consulta de

un expediente que se encuentre en el archivo histórico.

TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta

esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de

Concentración (transferencia primaria); así como del traslado controlado y

sistemático de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo

Histórico para su conservación permanente.

UAT: Unidad de Archivo de Trámite que corresponda.

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FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1.- Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite,

coordinarán el registro y distribución de la correspondencia del área.

2.- El registro, control y seguimiento de la correspondencia de entrada y salida en

cada área será de manera automatizada, siendo este un libro de registro en Excel.

3.- Todos los expedientes sin excepción alguna deben de estar identificados con

su respectiva carátula.

4.- En la carátula correspondiente al expediente, deberá especificarse si contiene

datos personales y cuál es el sistema de datos personales que lo resguarda y el

nivel de las medidas de seguridad con el que se cuenta.

5.- Los expedientes deben de estar conformados por documentos pertenecientes

a un mismo tema, materia, actividad o trámite, deben estar debidamente foliados y

se organizarán en orden cronológico de conformidad con el Cuadro General de

Clasificación Archivística.

6.- Las áreas generadoras, sólo conservarán en sus archivos los expedientes

integrados por series documentales. Los expedientes se conforman con los

documentos originales de entrada y el acuse de recibo del documento de salida.

7.- La persona que genere un documento, debe de incluir además del número de

oficio, asunto, fecha de elaboración, el número de orden de trabajo, así como la

clave de clasificación archivística.

8.- Las fotocopias de documentos y expedientes multiplicados para controles

internos son instrumentos que facilitan la operación administrativa y no serán

consideradas como materiales de archivo.

9.- Las notas y tarjetas informativas podrán darse de baja en la propia oficina en el

momento en que pierdan su utilidad funcional.

10.- Las impresiones de correo electrónico sin valor legal, se consideran

instrumentos de comunicación para optimizar tiempos y agilizar trámites, estos no

excluyen la recepción o envío del documento original, por lo que deberán de

archivarse de manera temporal hasta que se reciban los originales, una vez

recibidos estos, las impresiones de correo electrónico serán dadas de baja.

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11.- El contenido de los expedientes no deberá rebasar los cinco centímetros de

longitud, por lo que podrán generarse los legajos necesarios, las carpetas en las

que se archive un expediente serán de un máximo de 3 pulgadas.

12.- Los expedientes se organizarán en el mobiliario destinado para el archivo de

trámite, estos estarán identificados de conformidad con los códigos de

clasificación archivística, y se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba para

abajo.

13.- La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área

administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el

formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos

al archivo de trámite en un plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas

condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario

podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los

expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los

documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que

fueron requeridos.

14.- La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa

del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del

expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante, dirigido al

titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del

expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el

expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta

respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de trámite en un

plazo máximo de 15 días naturales, en las mismas condiciones físicas en que se

otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por

otros 15 días naturales más, a excepción de los expedientes que sean solicitados

por alguna autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una

vez que hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos.

15.- El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y

confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el titular del área

solicitante, especificando el nombre de la persona autorizada para tal efecto.

16.- Cada área deberá registrar sus expedientes utilizando el formato de Inventario

General por Serie Documental, mismo registro que será actualizado y remitido a la

Unidad Coordinadora de Archivos semestralmente para que sea concentrado.

17.- El responsable del archivo de trámite coordinará, con apoyo del Enlace

Coordinador de Actividades Archivísticas, sistemáticamente, la transferencia

primaria de los expedientes.

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18.- La transferencia primaria se llevará a cabo un vez concluida la vigencia de los

expedientes del archivo de Trámite prevista en el Catálogo de Disposición

Documental, se remitirán por el enlace coordinador de actividades archivísticas de

cada área al Archivo de Concentración, acompañados de un inventario en el que

se especifique los expedientes que se están remitiendo.

19.- El término de la vigencia de los expedientes corre a partir de que se cierra un

expediente, en casos de convenios será cuando concluya la vigencia del mismo.

20.- El titular del área administrativa, notificará a contraloría en los casos de que

un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre incompleto

PROCEDIMIENTOS

“RECEPCIÓN, ATENCIÓN Y ARCHIVO” OBJETIVO: Identificar el procedimiento de la recepción de documentos, la atención que se debe de dar y forma de archivar.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

PERIODO

OFICIALÍA DE PARTES RECIBE CORRESPONDENCIA

EXTERNA, REGISTRA Y CLASIFICA

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA (OFICIOS, NOTIFICACIONES,

SOLICITUDES, ETC.)

10 min

OFICIALÍA DE PARTES PRIORIZA LA CORRESPONDENCIA Y

ENTREGA A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA SU ATENCIÓN


SOLICITUDES, ETC.)

15 min

PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN

RECIBE Y REGISTRA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

EXTERNA E INTERNA


SOLICITUDES, ETC.)

DE

CONFORMIDAD AL TÉRMINO QUE SE ESTABLEZCA POR EL TITULAR DE SU

ÁREA

PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZADO PARA RECIBIR DOCUMENTACIÓN

REMITE CORRESPONDENCIA A TITULAR DEL ÁREA

ADMINISTRATIVA A LA QUE SE ENCUENTRA ADSCRITA


SOLICITUDES, ETC.)

DE


ÁREA

TITULAR DE ÁREA ADMINISTRATIVA

COORDINA EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA

CORRESPONDENCIA DEL ÁREA A SU PERSONAL ADSCRITO PARA ATENCIÓN,

SEGUIMIENTO Y ARCHIVO


SOLICITUDES, ETC.)

DE


ÁREA

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PERSONAL ADSCRITO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DAN ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE TRABAJO


SOLICITUDES, ETC.)

DE


ÁREA


DAN TRÁMITE DE DOCUMENTO DE SALIDA RELACIONADA CON LA

ORDEN DE TRABAJO CORRESPONDENCIA DE SALIDA

24 horas


VERIFICAR SI LA ORDEN DE TRABAJO CUENTA CON ANTECEDENTE EN ARCHIVO Y

ARCHIVAR EN EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE, DE LO CONTRARIO

CREAR NUEVO EXPEDIENTE DE CONFORMIDAD CON EL CUADRO DE

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y ARCHIVAR

EXPEDIENTE

10 min

FIN DEL PROCEDIMIENTO

PRÉSTAMO O CONSULTA DE EXPEDIENTES POR PERSONAL DE OTRA ÁREA ADMINISTRATIVA, DEPENDENCIA O PERSONA FÍSICA

Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de trámite.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO

SOLICITANTE SOLICITA CONSULTA DE

EXPEDIENTE QUE SE ENCUENTRA EN ARCHIVO DE TRAMITE

OFICIO DE SOLICITUD

5 min

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE

COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS

REVISA Y VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DEL EXPEDIENTE

SOLICITADO

INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE

48 horas



PROPORCIONA AL SOLICITANTE EL FORMATO DE CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

5 min

PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA

EL EXPEDIENTE

RECIBE FORMATO, LO REQUISITA Y ENTREGA


5 min

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SOLICITANTE Y RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE


VERIFICAN LAS CONDICIONES FÍSICAS EN LAS QUE SE ENCUENTRA EL O LOS

EXPEDIENTES SOLICITADOS Y REALIZA LAS ANOTACIONES CORRESPONDIENTES EN EL

CONTROL DE CONSULTA

EXPEDIENTE Y CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

10 min



SOLICITA FIRMA DE RECIBO DEL EXPEDIENTE


2 min



ENTREGA EXPEDIENTE SOLICITADO

EXPEDIENTE

5 min



COLOCA EN EL INVENTARIO GENERAL EL ESTATUS DEL EXPEDIENTE QUE ES EL DE CONSULTA, ASÍ COMO EN EL

LUGAR FÍSICO DEL EXPEDIENTE

INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES POR SERIE E INDICADOR DE CONSULTA

5 min

PERSONAL ADSCRITO AL ÁREA ADMINISTRATIVA QUE SOLICITA

EL EXPEDIENTE

DEVUELVE EL EXPEDIENTE CONSULTADO EN TIEMPO Y

FORMA EXPEDIENTE

5 min



RECIBE EXPEDIENTE CONSULTADO EXPEDIENTE

5 min


COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE

VERIFICAN DE MANERA CONJUNTA LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE DEVUELVE

EL EXPEDIENTE EXPEDIENTE

10 min



EN CASO DE QUE NO SEA DEVUELTO EL EXPEDIENTE EN TIEMPO Y FORMA,

REQUIERE AL SOLICITANTE LA DEVOLUCIÓN DEL MISMO O QUE SOLICITE

LA AMPLIACIÓN DEL PLAZO

CIRCULAR

48 horas



SI EL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA EN BUENAS CONDICIONES, LO

COLOCA EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE

EXPEDIENTE

10 min


COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y SOLICITANTE

DESCARGA CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTE Y LO

GUARDA EN LA CARPETA RESPECTIVA


15 min

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TRANSFERENCIA PRIMARIA Objetivo: Identificar el Procedimiento pertinente para realizar la transferencia primaria del Archivo de Trámite

al Archivo de Concentración.

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO PERIODO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS

REALIZA UN EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN CONTENIDA EN LOS

EXPEDIENTES EN CASO DE QUE SE CONTENGAN COPIAS DEL MISMO

EXPEDIENTE

72 horas


VERIFICA QUE EXPEDIENTES YA HAN CONCLUIDO SU VIGENCIA

DOCUMENTAL EXPEDIENTE

24 horas


REÚNE TODOS LOS EXPEDIENTES QUE HAYAN CONCLUIDO SU VIGENCIA DOCUMENTAL EN EL ARCHIVO DE

TRAMITE Y LOS AGRUPA DE CONFORMIDAD CON SU CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA Y FECHA DE APERTURA DE

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

72 horas


FORMA LOS LEGAJOS NECESARIOS POR EXPEDIENTE Y LOS COLOCA EN UNA CAJA

QUE DEBE ESTAR IDENTIFICADA CON NUMERO DE LEGAJOS, UNIDAD

ADMINISTRATIVA, TITULO DE LOS EXPEDIENTES Y CLASIFICACIÓN

ARCHIVÍSTICA

EXPEDIENTE

72 horas



EN CASO DE QUE EL EXPEDIENTE NO SE ENCUENTRE EN BUENAS CONDICIONES,

INFORMARA AL TITULAR DEL ÁREA GENERADORA

NOTA INFORMATIVA

24 horas

TITULAR DEL ÁREA GENERADORA NOTIFICA A CONTRALORÍA OFICIO

72 horas

CONTRALORÍA RECIBE NOTIFICACIÓN E INICIA

PROCEDIMIENTO CORRESPONDIENTE

OFICIO


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ELABORA ORIGINAL Y DOS COPIAS DEL INVENTARIO DE EXPEDIENTES

QUE ESTA TRANSFIRIENDO, MISMO QUE DEBERÁ CONTENER

IDENTIFICACIÓN DE LOS MISMOS CON NUMERO DE LEGAJOS Y

CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA

48 horas


SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA RESPONSABLE DE LA UNIDAD

COORDINADORA DE ARCHIVOS PARA REALIZAR LA

TRANSFERENCIA PRIMARIA

OFICIO

48 horas

RESPONSABLE DE LA UNIDAD COORDINADORA DE ARCHIVOS

CONFRONTA LOS DATOS DEL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA Y SE CERCIORA DE LA PERTINENCIA DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE TRANSFERENCIA

48 horas


SEÑALA LAS OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES

OFICIO

48 horas


DE NO EXISTIR OBSERVACIONES O UNA VEZ SUBSANADAS LAS MISMAS DA VISTO BUENO DE LA TRANSFERENCIA Y COMO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DESIGNA FECHA DE

TRANSFERENCIA

OFICIO

24 horas

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE/ ENLACE COORDINADOR DE ACTIVIDADES ARCHIVÍSTICAS Y

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

REALIZAN LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

EXPEDIENTES E INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES DE

TRANSFERENCIA

24 horas


ARTÍCULOS TRANSITORIOS

1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Trámite

entrará en vigor una vez que se cuente con los bienes materiales para el

resguardo del archivo de trámite y noventa días hábiles contados a partir del día

siguiente al de su aprobación en lo que respecta a las actividades administrativas

y archivísticas como son la creación e identificación de expedientes y el uso de

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caratulas y formatos de los instrumentos archivísticos que se encuentran en este

manual.

2.- La transferencia primaria, se realizara en el momento que se cuenten con los

recursos materiales y humanos necesarios para el envío de los expedientes al

archivo de concentración.

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ANEXOS

1.- ETIQUETA EXPEDIENTES

Fondo Documental: Se Debe Poner Agencia De Protección Sanitaria

Sección: Área Generadora Del Expediente

Código: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística

Subserie: Anotar la clave de conformidad con el cuadro de clasificación archivística

Título De Expediente: Anotar el título que se le dará al expediente

Materia: Breve Resumen de Lo Que Contiene El Expediente

Fecha De Apertura: El Día Que Se Genera El Primer Documento

Fecha De Cierre: El Día Que Se Genera El Último Documento O Se Concluye El Expediente Trabajado

Vigencia Documental: Anotar la vigencia en la que se encontraran en archivo de trámite y en concentración

Disposición Documental: Anotar si es eliminación, conservación o muestreo, de conformidad al cuadro de

disposición documental

Información Reservada: Señalar Si Contiene O No Información Reservada

Sistema De Datos: Señalar A Que Sistema De Datos Pertenece

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2.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES

Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente

Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia

de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo.

Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con

nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de

ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente

solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos.

Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité

Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas

condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con

algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el

expediente se encuentra roto o incompleto

Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente

Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa

Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente

Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa

Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el

solicitante.

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3.- INVENTARIO GENERAL

Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes.

Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de

trámite, concentración, histórico.

Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los

expedientes.

Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo

respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc…

Fecha.- La fecha de elaboración del inventario.

Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el

área.

Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos.

Hoja.- Número de hoja del total del inventario.

Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de

Clasificación Archivística.

No.- Número consecutivo.

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Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente.

Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el

documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con

que termina el expediente.

Valor documental.-Se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico,

de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite

(AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Concentración (AC), de acuerdo

con el Catálogo de Disposición Documental.

(VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC.

Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la

información que contiene el expediente.

Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en

diversos legajos o si cuenta con información reservada

El presente inventario consta ____.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del

inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de

expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del

total de expedientes.

Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario.

Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área.

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4.- FORMATO HOJA DE RESELLO

INSTRUCCIONES:

Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha

extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar

la firma del responsable del archivo de trámite para validar dicho préstamo.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE … · administrar, controlar, clasificar, catalogar, depurar, conservar y transferir la documentación que se encuentre activa