Manual de Operaciones y Funciones

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONESINSTITUTO VIAL PROVINCIAL DE LEONCIO PRADO

CONTENIDO

1. PRESENTACIONDel ManualDescripción del ManualNormas de UsoUtilidad del ManualBase legal

2. DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIALVisiónMisiónObjetivosFuncionesOrganizaciónOrganigrama

3. ORGANO DE DIRECCIÓN3.1 Gerencia General

Gerente GeneralSecretaria

4. ORGANO DE CONTROL4.1 Unidad de Auditoria Interna

Jefe de Unidad de Auditoria Interna

5. ORGANO DE ASESORAMIENTO5.1 Unidad de Planeamiento y Presupuesto

Jefe de la Unidad de Planeamiento y PresupuestoAsistente de Planeamiento

6. ORGANO DE APOYO6.1 Unidad de Administración

Jefe de Unidad de AdministraciónAsistente Administrativo

7. ORGANO DE LINEA7.1 Unidad de Operaciones

Jefe de Unidad de OperacionesSupervisor de Planta

ANEXOCuadro de Asignación de Personal – CAPPerfil Profesional del IVP

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Manual de Organización y FuncionesInstituto Vial Provincial de Leoncio Prado

1. PRESENTACION

De acuerdo a lo establecido por la Constitución Política del Perú y la nueva Ley Orgánica de Municipalidades, los Gobierno Locales son competentes para la gestión de los caminos vecinales, lo que incluye la construcción, rehabilitación, mejoramiento y mantenimiento de la infraestructura vial. Esta responsabilidad está siendo asumida en forma parcial por las municipalidades; correspondiéndole la tarea principal al Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado.

En este sentido el Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado es el órgano descentralizado de la Municipalidad Provincial y de las Municipalidades Distritales, encargado de la rehabilitación, mantenimiento de caminos vecinales (rurales) y del mejoramiento de caminos de herradura, que permite que los caseríos más pobres de los distritos de la Provincia tengan oportunidades de lograr el desarrollo económico y el bienestar de su comunidad.

Para poder lograr los Objetivos propuestos en el Plan Vial Provincial Participativo, se ha elaborado el presente Manual de Organización y Funciones (MOF), el cual intenta fomentar en el personal del Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado una actitud activa y de compromiso en el trabajo, que permita alcanzar la Visión, Misión y Objetivos.

Asimismo el MOF detalla la estructura orgánica, funcional, jerarquía, responsabilidades y las principales funciones de cada uno de los miembros del Instituto Vial Provincial.

IVP caminos que contribuyen en el desarrollo de las comunidades

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TITULO I

1.1.- DEL MANUAL

El presente documento, Manual de Organización y Funciones (MOF) del Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado - IVP, constituye un instrumento de gestión Técnica y Administrativa, tiene como finalidad establecer las actividades funcionales, responsabilidades y sirve como un medio para efectuar los procesos de dirección, supervisión y control en el desarrollo y gestión del IVP. Igualmente constituye uno de los elementos técnicos para implementar una adecuada administración del sistema remunerativo del personal asignado al IVP.

1.2.- DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento interno del IVP, dirigido a informar al usuario sobre sus funciones, jerarquía y relaciones funcionales que tiene dentro de la organización.

1.3.- NORMAS DE USO

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento de utilidad exclusiva de los Gerentes, Jefes, Profesionales, Técnicos, personal de apoyo y auxiliar del IVP, corresponde al Comité Directivo aprobarlo y disponer su difusión, uso y actualización.

La difusión del manual se hará a los niveles correspondientes dentro del IVP, a través de cada una de las Gerencias y Unidades quienes tienen la responsabilidad de entregar al personal a su cargo las funciones que le competen.

1.4.- UTILIDAD DEL MANUAL

Facilita el proceso de gestión técnica administrativa del personal, evitando cruces y/o duplicidad de funciones y responsabilidades, dentro de la organización, dado que establece claramente los niveles de autoridad y sus niveles de dependencia.

Permite medir la relación y la congruencia que existe entre los objetivos del IVP las responsabilidades exigidas, autoridad delegada y las relaciones funcionales.

1.5.- BASE LEGAL

Ordenanza Municipal Nº 020-03-MPLP, que crea el Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado.

Resolución de Comité Directivo Nº 001-2005-CD/IVP, que aprueba el ROF del IVP

Resolución Ministerial N° 448 -2002MTC/15.02, que aprobó el Reglamento de Organización y Funciones de PROVIAS

Resolución Suprema N° 033- 2002-MTC, que aprueba el Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) de PROVIAS RURAL.

TITULO II


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2. DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIAL DE LEONCIO PRADO

2.1.- VISION

El Instituto Vial Provincial de Leoncio Prado, tiene como aspiración máxima crear una:

“Red vial rural transitable e integrada a la red departamental y nacional, bajo responsabilidad del IVP por parte de la Municipalidad Provincial y Municipalidades Distritales, que contribuya al desarrollo rural”.

2.2.- MISIÓN

“Desarrollar con eficiencia y eficacia un conjunto de acciones que permitan mantener la operatividad permanente de la red vial rural, implementando mecanismos institucionales y financieros para una gestión adecuada de los caminos rurales, a fin de contribuir al desarrollo social y económico de poblaciones rurales de la Provincia de Leoncio Prado”.

2.3.- Objetivos Generales y Específicos

2.3.1.- Objetivo General“Mejorar la transitabilidad de las vías vecinales de los distritos de la Provincia de Leoncio Prado y la accesibilidad de las poblaciones rurales que viven en condiciones de pobreza y pobreza extrema a servicios sociales y económicos básicos y a actividades generadoras de ingresos con participación financiera e institucional de la Municipalidad Provincial y Municipalidades Distritales.

2.3.2.- Objetivos Específicos

2.3.2.1.- Viales.

Consolidar el restablecimiento de la transitabilidad de los caminos rurales en las zonas de mayor pobreza de los distritos de la Provincia de Leoncio Prado, a través de la rehabilitación y el mantenimiento rutinario de los Caminos Vecinales a ser realizada por las micro empresas de mantenimiento vial que permitan reducir los costos de transporte, los tiempos de viaje, mejorar las condiciones de transporte, la seguridad vial de los caminos rurales y contribuir a la preservación del medio ambiente.

2.3.2.2.- Institucional.

Transferir paulatina y progresivamente la gestión de la red vial rural a las Comunidades, previo fortalecimiento de su capacidad técnica e institucional para lograr una gestión eficiente y sostenible de la infraestructura vial rural.

2.3.2.2.- Financiero.


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Asegurar la sostenibilidad financiera del Mantenimiento de los caminos vecinales rehabilitados por el PROVIAS RURAL con el financiamiento parcial del Mantenimiento rutinario de la Municipalidad Provincial y Municipalidades Distritales.

2.3.2.4.- Socioeconómico.

Integrar zonas rurales de la Provincia de baja accesibilidad y conectividad a Caseríos o Distritos, a los servicios sociales básicos y a las actividades económicas locales, regionales y/o nacionales, potencializando su eje dinamizador previamente identificado.

2.4.- FUNCIONES GENERALES

a) Programar, concertar, ejecutar y ejecutar el Plan Vial Rural

b) Actualizar periódicamente la relación, en orden de prioridad, de los caminos rurales que precisan de la rehabilitación y mantenimiento rutinario, la cual abarcará a todos los distritos que se encuentran dentro del ámbito de operaciones del IVP

c) Contribuir con la selección y contratación de las obras que tienen por fin realizar la construcción, rehabilitación y mantenimiento de los caminos rurales de la zona de influencia del IVP

d) Actuar como un órgano técnico-operativo de gestión para la ejecución de las diversas obras viales de la zona y su consecuente rehabilitación, mantenimiento y operatividad, así como, para emitir opinión calificada sobre los proyectos de normas que afecten aspectos viales de la zona de influencia del IVP

e) Gestionar, concertar y administrar los recursos provenientes del Gobierno Central, Gobierno Regional, entidades privadas, entidades cooperantes y de las municipalidades que participan en su creación, para destinarlos en forma concertada al tratamiento de las vías priorizadas

f) Elaborar y difundir entre las municipalidades que integran el IVP y demás entidades vinculadas con el desarrollo vial, un boletín de información periódica sobre las actividades desarrolladas por el IVP

g) Coordinar la ejecución de las inversiones que efectúe el sector público y el privado en las redes viales de su jurisdicción.

h) Contribuir con otras actividades relacionadas con el desarrollo integral de las vías rurales de la Provincia

2.5.- ORGANIZACIÓN

Órganos de Gobierno- Comité Directivo- Presidente del Comité Directivo

Órgano de Dirección


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- Gerencia General

Órgano de control- Unidad de Auditoria Interna

Órgano de Asesoría- Unidad de Planeamiento y Presupuesto

Órganos de Apoyo- Unidad de Administración

Órganos de Línea- Unidad de Operaciones

TITULO III

ESTRUCTURA ORGANICA

DEL INSTITUTO VIAL PROVINCIAL DE LEONCIO PRADO

3. ÓRGANOS DE DIRECCIÓN

3.1. GERENCIA GENERAL


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ORGANO DE DIRECCION

GERENCIA GENERAL CARGOGERENTE GENERAL

NIVEL G

Línea de Autoridad y Responsabilidad

Es el órgano de mayor jerarquía administrativa y depende del Presidente del Comité Directivo, responsable del cumplimiento de políticas, objetivos y metas comprendidas en el Plan Vial Rural.

Requisitos mínimos del cargo

Cargo designado por el Comité Directivo con Resolución del Presidente del Comité Directivo

FUNCIONES:

a) Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones que emita el Comité Directivo.

b) Conducir la marcha administrativa, económica y financiera del IVP, de acuerdo con las normas que le señalan el Comité Directivo y el Estatuto.

c) Informar al Comité Directivo, respecto a la marcha administrativa, económica y financiera del IVP.

d) Autorizar estudios e investigaciones que permitan evaluar y proponer medidas de corrección y/o perfeccionamiento del sistema vial municipal.

e) Planificar los procedimientos de selección para la contratación de estudios, obras, supervisiones, adquisición de bienes y servicios, según sea el caso.

f) Desarrollar los procesos operativos del IVP.

g) Proponer la asignación de los recursos del IVP para la ejecución de las obras destinadas a la construcción, rehabilitación y mantenimiento de los caminos rurales de la zona.

h) Proponer la política vial municipal bajo su jurisdicción.

i) Evaluar los proyectos de obras que le encarguen las municipalidades distritales y la provincial de la zona, para su aprobación.

j) Evaluar los recursos de financiación con los que cuenta el IVP para el desarrollo de su presupuesto de inversión, así como, impartir directivas para la colocación de los recursos del IVP y las operaciones financieras.

k) Someter a consideración del Comité Directivo, para su aprobación, el Plan Vial Rural del IVP y el presupuesto anual de inversión y operación, por fuentes de financiamiento.

l) Convocar las licitaciones públicas, concurso público o procedimientos de adjudicación directa, para la contratación de obras, estudios, supervisiones y adquisición de bienes y servicios, según sea el caso.


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m) Contratar y realizar el pago de la ejecución de obras, estudios y supervisiones y adquisición de bienes y servicios.

n) Proponer al Comité Directivo, para su aprobación, la organización interna del IVP o su modificación, de ser el caso.

o) Representar al IVP ante las entidades públicas y privadas, administrativas, judiciales y de cualquier índole, en ese sentido podrá en nombre del IVP demandar, reconvenir, contestar demandas y reconvenciones, desistirse de procesos; abrir, transferir y cerrar cuentas corrientes bancarias, girar, endosar, protestar y cobrar cheques; girar, aceptar, avalar, negociar y cobrar letras de cambios; celebrar contratos o convenios, reaceptar, descontar, cobrar y remover cualquier clase de documentos mercantiles y civiles; realizar toda clase de operaciones bancarias ante bancos comerciales, y demás facultades establecidas en la normatividad legal vigente. En caso de operaciones en el extranjero se requerirá previamente la autorización del Comité Directivo.

p) Proponer ante el Consejo Directivo los niveles remunerativos, las categorías y títulos del cargo del personal, acorde a la organización del IVP, dentro de las limitaciones legales vigentes, con lo cual podrá nombrar, contratar, promover y separar al personal del IVP, con cargo de dar cuenta al Comité Directivo.

q) Proponer a los consejos de las municipalidades distritales y de la municipalidad provincial que integran el IVP, proyectos de ordenanzas, acuerdos, decretos y en general toda norma legal necesaria a su finalidad, de la misma forma podrá emitir opinión acerca de las ordenanzas que sobre materia vial hubieran aprobado las municipalidades o sobre proyectos de normas en materia vecinal, cuya iniciativa no provenga del IVP

r) Realizar las demás funciones que le encomiende el Comité Directivo y/o aquellas otras previstas en la normatividad que regula el IVP.


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ORGANO DE DIRECCION

GERENCIA GENERAL CARGOSECRETARIA

NIVEL A2


Depende del Gerente General y es responsable de actividades de apoyo secretarial.


Estudios de secretariado ejecutivo, con certificado o diploma

Experiencia mínima de 02 años desempeñando funciones similares

Dominio de (Word, Excel, Power Point, Internet)

FUNCIONES:

a). Tomar dictado y digitar documentos para la firma del Gerente General.

b). Elaborar documentos administrativos de rutina.

c). Atender el servicio telefónico y coordinar las reuniones de trabajo de la Gerencia General

d). Brindar información al personal del Proyecto y personas externas que visitan Instituto Vial Provincial.

e). Controlar el archivo documentario del Instituto Vial Provincial (registro de ingreso y envió de documentación y otros documentos de importancia tales como convenio, contratos, informes, etc.) que permita tener la documentación al día para un adecuado apoyo del Instituto Vial Provincial.

f). Organizar los eventos del Instituto Vial Provincial, atender al personal de la institución y/o personas de otras entidades con esmero y cordialidad.

g). Registrar en el Sistema de Trámite Documentario los expedientes que ingresan y egresan de la Gerencia General.

h). Organizar el control y seguimiento de los expedientes que ingresan y egresan del Instituto Vial Provincial y preparar periódicamente los informes de situación.

i). Administrar la documentación clasificada y prestar apoyo secretarial.

j). Formular requerimiento de útiles, recibirlos y distribuirlos oportunamente a los trabajadores del Instituto Vial Provincial.

k). Acatar las disposiciones de la Gerencia en el ejercicio de sus atribuciones guardando reserva y confidencialidad respecto a las acciones que realiza.

l). Otras funciones que le asigne el Gerente General


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4. ÓRGANOS DE CONTROL

4.1. UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA


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ORGANO DE CONTROL

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CARGOJEFE DE AUDITORIA

NIVEL J2


La Unidad de Auditoria Interna es el órgano encargado de programar y ejecutar las actividades de control interno del IVP, de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Control y demás disposiciones vigentes. Depende jerárquicamente del Comité Directivo


Ausencia de impedimento o incompatibilidad para laborar al servicio del Estado (Declaración Jurada).

Contar con titulo profesional, colegiatura y habilitación del colegio profesional respectivo.

Experiencia comprobada no menor de cinco (05) años en el ejercicio del control gubernamental, o en funciones gerenciales en la administración pública o privada.

Ausencia de antecedentes penales y judiciales, de sanciones de destitución o despido, por falta administrativa disciplinaria o proceso de determinación de responsabilidades, así como no

mantener proceso judicial pendiente con la entidad por razones por razones funcionales con carácter pre existente a su postulación, ni haber sido separado definitivamente del cargo del órgano de control.

No tener vinculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con funcionarios y directivos de la entidad.

Capacitación acreditada por la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o por cualquier otra institución de nivel superior, colegio profesional o universitario en temas vinculados

con el control gubernamental o la administración publica.

Aprobar el examen correspondiente de suficiencia o revalidación en control Gubernamental, a cargo de la Contraloría General.

Otras que considere pertinente la Contraloría General.

FUNCIONES:

a) Formular, planificar y ejecutar las acciones de control operativo y financiero que sean necesarias para garantizar el adecuado funcionamiento de la institución.

b) Supervisar la correcta aplicación den las normas legales y las directivas internas.

c). Efectuar auditorias de control posterior sobre la gestión de los funcionarios del IVP.


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d). Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga el Comité Directivo, así como las que sea requeridas por la Gerencia General.

e). Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la institución.

f). Informar de los resultados de las acciones de control a la Contraloría General, al Comité Directivo y al Gerente General cuando corresponda.

g). Actuar de oficio cuando, en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios de razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando a la Gerencia General para que adopte las medidas correctivas pertinentes.

h). Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y servidores de la institución sobre actos y operaciones del IVP otorgándole el trámite pertinente.

i). Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad como resultado de las acciones y actividades de control.

j). Apoyar a las comisiones que define la contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito del IVP.

k). Verificar el cumplimiento de las acciones legales y normativa interna aplicables al IVP.

l). Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la contraloría General.

m). Es responsabilidad del gerente de Auditoria Interna administrar la gerencia asignada a su cargo de acuerdo a las normas y políticas de Provias Rural. Asimismo le corresponde participar en el proceso de selección del personal a su cargo.

n). El Gerente de Auditoria Interna deberá mantener una actitud de coordinación permanente con el Gerente General, en los aspectos siguientes: i) comunicar la falta de colaboración de los funcionarios y servidores de la entidad, ii) el incumplimiento de las normas técnicas de control interno, iii) la formulación del plan anual de control, para su visación y asignación presupuestal correspondiente, iv) la ejecución de acciones de control no programadas que solicite la Gerencia General en concordancia con el plan anual de control y los lineamientos de la Contraloría.

o). Los demás que le son inherentes por disposición de la ley o aquellas que le sean encomendadas.


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5. ÓRGANOS DE ASESORAMIENTO

5.1. UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO


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ORGANO DE ASESORAMIENTO

UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y

PRESUPUESTO

CARGOJEFE DE UNIDAD PLANEAMIENTO Y

PRESUPUESTO

NIVEL J2


Depende del Gerente General y tiene la responsabilidad de conducir los sistemas de Planificación, Inversión Pública, Presupuesto y de evaluar las actividades del Instituto Vial Provincial.


Título Profesional Universitario de Economista o profesión afín, con conocimiento en formulación y gestión de proyectos

Experiencia mínima de 05 años en el área. Experiencia en el sector transportes. Conocimiento de computación.

FUNCIONES:

a). Dirigir, coordinar, programar, consolidar y supervisar la formulación y la evaluación del Plan Operativo Institucional y el Plan Estratégico del Instituto Vial Provincial.

b). Dirigir, coordinar, programar, consolidar y supervisar la formulación y la evaluación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Entidad.

c). Dirigir, coordinar, programar, consolidar, supervisar la formulación y evaluación del Presupuesto Anual, y evaluar su ejecución en coordinación con los demás órganos de la Entidad y la Oficina de Planificación y Presupuesto del Pliego.

d). Gestionar recursos financieros ante el MEF.

e). Asesorar a la Dirección Ejecutiva en asuntos relacionados con las políticas institucionales.

f). Presentar propuestas de estrategias de intervención, metodologías y manuales de gestión.

g). Gestionar, promover, coordinar y evaluar el financiamiento externo, la cooperación técnica internacional y cualquier otra fuente de financiamiento.

h). Planear, desarrollar y actualizar los sistemas de información que permitan la consolidación de la información de manera periódica relativa a la programación y control de los proyectos, componentes y actividades de la Entidad.

i). Aprobar los informes ejecutivos, de progreso y de avances de gestión del Proyecto.

j). Dar conformidad a la Memoria Anual.

k). Proponer el Plan Anual de Capacitación del Personal.

l). Otras materias de su competencia y aquellas que le asigne la Gerencia General


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ORGANO DE ASESORAMIENTO

UNIDAD DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO

CARGOASISTENTE DE

PLANEAMIENTO

NIVEL P3


Depende del Jefe de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto y es responsable del sistema de Planificación del Proyecto.


Titulo Profesional Universitario en Economía o afín.

Capacitación especializada en formulación y Gestión de Proyectos Sociales o estudios de maestría en el tema.

Experiencia mínima de 04 años realizando funciones similares.

Conocimiento de computación.

FUNCIONES

a). Elaborar los Planes Estratégico, Operativo Institucional y Viales Provinciales.

b). Supervisar, controlar y evaluar la ejecución de los Planes Estratégico, Operativo Institucional y Viales Provinciales.

c). Alcanzar informes de la evaluación de la ejecución de los Planes, proponiendo medidas correctivas y preventivas.

d). Supervisar la elaboración de la memoria anual del PROVIAS RURAL.

e). Elaborar los perfiles de proyectos de inversión.

f). Elaborar metodologías para evaluación de proyecto y priorización de Planes Viales.

g). Alcanzar propuestas para mejorar las actividades de planificación, seguimiento y evaluación.

h). Participar en los Talleres Participativos de priorización.

i). Monitorear y evaluar los Proyectos pilotos, por encargo de la Dirección Ejecutiva.

j). Elaborar fichas, encuestas y formatos para él recojo de información.

k). Coordinar, verificar y efectuar el seguimiento de las acciones de planeamiento y evaluación de resultados.

m). Promover ante las entidades financiadoras proyectos del Instituto vial Provincial de Leoncio Prado que puedan ser financiados.

n). Elaborar la documentación técnica para ser presentados ante las entidades financiadoras.

o). Apoyar en las gestiones ante los organismos públicos para obtener la opinión favorable a las operaciones de financiamiento que sé concerten para el Instituto Vial Provincial.


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p). Coordinar con los organismos públicos para la expedición de los dispositivos que aprueben las operaciones de financiamiento y autoricen la suscripción de los convenios correspondientes.

q). Elaborar los Borradores de Convenio de Financiamiento y/o préstamo.

r). Evaluar la ejecución de los convenios de préstamo, donaciones y cooperación técnica.

s). Elaborar informes sobre los Convenios de Préstamo, Donaciones y Cooperación Técnica.

t). Preparar, tramitar y realizar el seguimiento de las solicitudes de no Objeción y/o conformidad ante las Entidades Financiadoras y Cofinanciadoras, en las diferentes fases de los procesos de licitación o concursos de méritos efectuados por el Instituto Vial Provincial.

u). Apoyar en la formulación del Manual de Operaciones para cada Convenio.

v). Desempeñar las demás funciones que en el ámbito de su competencia le sean asignadas por el Jefe de la Unidad de Planeamiento y Presupuesto.


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6. ÓRGANOS DE APOYO

6.1. UNIDAD DE ADMINISTRACION


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ORGANO DE APOYOUNIDAD DE

ADMINISTRACION

CARGOJEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACION

NIVEL J2


Depende del Gerente General y es responsable del sistema administrativo, contable y financiero del Instituto Vial Provincial; así como velar por el cumplimiento de las condiciones estipuladas en los contratos, convenios y/o acuerdos de préstamo celebrados entre el Gobierno Peruano y las Entidades Financiadoras y Cooperantes del Instituto Vial Provincial en temas de su competencia.


Título profesional Universitario en Administración, Contabilidad, o Economía, colegiado.

Experiencia profesional mínimo de 05 años en administración pública y manejo de convenios internacionales.

Conocimiento de computación

FUNCIONES:

a). Administrar el sistema de Finanzas, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto Personal, Abastecimiento dentro del ámbito de competencia del Instituto Vial Provincial.

b). Mantener actualizado y clasificado el archivo y registro de la información administrativa del Instituto Vial Provincial.

c). Efectuar el control de la documentación administrativa y contable.

d). Efectuar el pago a los proveedores, microempresas de mantenimientos y otros de acuerdo a los presupuestos aprobados y dentro de las normas establecidas.

e). Efectuar el registro de la información y controlar la documentación contable, los gastos efectuados del Instituto Vial Provincial, de acuerdo a las normas establecidas.

f). Gestionar la información requerida por el Instituto Vial Provincial, ante Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Ministerio de Economía y Finanzas y entidades financieras.

g). Participar en el Plan Anual de Adquisiciones del Instituto Vial Provincial, de acuerdo a las normas establecidas.

h). Administrar los fondos para pagos en efectivo, dentro de las normas establecidas.

i). Otros que le asigne el Gerente General.


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ORGANO DE APOYOUNIDAD DE

ADMINISTRACION CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

NIVEL P1


Depende del Jefe de la Unidad de Administración y es responsable de brindar apoyo a la Gerencia del sistema administrativo, contable y financiero del Instituto Vial Provincial.


Bachiller universitario en Administración o Contabilidad

Experiencia profesional mínimo de 02 años realizando funciones similares en el área

Conocimiento de computación.

FUNCIONES:

a). Asesorar a las microempresas, consultores, contratistas, ONG, para las rendiciones de cuentas.

b). Revisar, verificar y dar conformidad a las rendiciones de cuentas de las microempresas de mantenimiento rutinario, consultores, contratistas, ONG; elevando los informes al Jefe de Operaciones.

c). Preparar las valorizaciones de las microempresas, consultores, contratistas, ONG, elevando al Jefe de Operaciones para su aprobación y trámite correspondiente.

d). Preparar las facturas de pago a las microempresas, consultores, contratistas, ONG; de acuerdo a normas establecidas.

e). Consolidar pagos a las microempresas, consultores, contratistas y ONG.

f). Coordinar con la Gerencia General y Jefe de Operaciones para la evaluación financiera de adquisición de materiales.

g). Verificar y fiscalizar in situ, la existencia de los bienes adquiridos de acuerdo a los documentos sustentatorios de las rendiciones de gastos, cuando se considere conveniente.

h). Registrar las habilitaciones y rendiciones mensualmente, por medio de los auxiliares estándares.

i). Efectuar el control de gastos por obra, según el presupuesto analítico, aplicando las partidas presupuéstales y clasificarlos por objeto de gastos, en coordinación con el Jefe de Operaciones.

j). Informar mensualmente el movimiento financiero del IVP.

k). Realizar conciliaciones mensuales con el órgano administrativo de la Municipalidad.

l). Preparar y mantener actualizado los auxiliares estándares y el estado de ejecución de gastos a nivel de partidas genéricas.

m). Dar pautas correctivas conforme a las irregularidades contables financieras, presentadas en la ejecución del gasto.


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n). Controlar el buen manejo y dirección de los libros de almacén en obras, cuando se estime conveniente.

o). Archivar y mantener actualizado cronológicamente la documentación sustentatoria de gastos del IVP.

p). Preparar la rendición de fondos de los recursos ordinarios, FONCOMUN y otras fuentes.

q). Realizar las demás funciones que le asigne el Jefe de la Unidad.


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7. ÓRGANOS DE LINEA

7.1. UNIDAD DE OPERACIONES


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ORGANO DE LINEAUNIDAD DE

MANTENIMIENTOCARGO

JEFE DE LA UNIDAD

DE OPERACIONES

NIVEL J2


Depende del Gerente General y es responsable de supervisar y coordinar el mantenimiento de caminos rurales a través de los monitores viales.


Titulo Profesional Universitario en Ingeniería Civil y Colegiado, conocimiento en Formulación y evaluación de Proyectos.

Experiencia mínima de 05 años en obras viales, ejecución de proyectos, costeo de obras y manejo presupuestal.

Experiencia mínima de 08 años en dirección, supervisión y control de proyectos de inversión.

Experiencia mínima de 03 años en la administración pública, desempeñando funciones análogas.

Conocimientos de computación.

FUNCIONES:

a). Formular y dirigir el Plan Anual Operativo del IVP, dentro de la normatividad vigente.

b). Participar en la formulación del Plan Estratégico, Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones, y Plan de Capacitaciones.

c). Supervisar el programa anual de mantenimiento e implementación del sistema de mantenimiento.

d). Proponer el Programa Anual de Inversiones para el mantenimiento rutinario y periódico.

e). Inspeccionar los proyectos y procesos contratados mediante la revisión y verificación de los estudios, inspección y control físico de las obras de acuerdo a los expedientes técnicos y contratos, elevando los informes al Gerente General.

f). Revisar, verificar y dar conformidad a los expedientes técnicos, valorizaciones, adelantos y liquidaciones de los estudios y/o proyectos ejecutados y otros documentos de su competencia en el ámbito geográfico del IVP, previa revisión del supervisor de planta, elevando al Gerente General para su aprobación y trámite correspondiente.

g). Revisar, controlar y dar conformidad los presupuestos adicionales, deductivos, ampliaciones de plazo, cambio de especificaciones de los proyectos y obras, intervenciones, resoluciones de contratos y liquidaciones, previa revisión del supervisor de planta, elevando al Gerente General para su aprobación y trámite correspondiente.

h). Ejecutar obras por la modalidad de ejecución directa e indirecta.

i). Actualizar el archivo y registro de la información técnica de los proyectos.


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j). Planificar los procedimientos de selección para la contratación de estudios, obras, supervisiones, según sea el caso.

k). Promover y ejecutar eventos de divulgación de los objetivos y oportunidades que ofrece el IVP, motivando la participación de las municipalidades, comunidad organizada, pequeños empresarios y organismos públicos y privados, interesados en las actividades del Instituto Vial.

l). Dar conformidad a expedientes técnicos para licitaciones, concursos y contrataciones directas.

m). Elaborar Directivas y Normas de Mantenimiento Rutinario y Periódico.

n). Participar en la elaboración del diagnóstico de la red vial asignada al IVP.

o). Establecer y mantener actualizados los criterios, procedimientos y metodología para la programación de los proyectos, conservación y señalización de la red vial asignada al IVP.

p). Formular y dar conformidad a bases, términos de referencia y modelos de contratos para actividades de mantenimiento.

q). Identificar Proyectos de red vial, en el ámbito geográfico del IVP.

r). Realizar las demás funciones que le asigne el Gerente General.


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ORGANO DE LINEAUNIDAD DE

MANTENIMIENTOCARGO

SUPERVISOR DE PLANTA

NIVEL P3


Depende del Gerente de Mantenimiento y es responsable de supervisar el programa de mantenimiento del Programa.


Titulo Profesional Universitario en Ingeniería Civil colegiado.

Estudios de especialización en Obras Civiles y Viales.

Experiencia mínima de 05 años en Obras Viales.

Capacitación de computación (Word, Excel, Power Point, Autocad, S10, Internet).

FUNCIONESa). Supervisar el Programa anual de mantenimiento en un área

predeterminada.

b). Supervisar las actividades de mantenimiento de emergencia a cargo de las Asociaciones de Mantenimiento Vial.

c). Supervisar a las microempresas de mantenimiento vial en la organización del trabajo y el mantenimiento de las carreteras y fortalecer las capacidades empresariales y de gestión de las microempresas de mantenimiento.

d). Desarrollar los lineamientos generales de promoción, construcción, seguimiento y evaluación de las microempresas de mantenimiento y de los comités viales rurales de mantenimiento de caminos de herradura.

e). Participar en la promoción, capacitación y evaluación de los monitores viales, empresariales y asistentes de apoyo a la gestión vial.

f). Proponer criterios para la priorización del programa de mantenimiento periódico anual.

g). Inspeccionar selectivamente en el campo la ejecución de las actividades de mantenimiento.

h). Supervisar y asesorar a las microempresas en el aspecto técnico para la conservación y el mantenimiento de las vías.

i). Dar conformidad a valorizaciones, presupuestos adicionales, deductivos, ampliaciones, intervenciones, resoluciones de contrato y liquidaciones de los contratos que se le asignaron.

j). Opinar y pronunciar sobre cualquier modificación contractual de las operaciones a su cargo.


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k). Elaborar Bases, Términos de Referencia y Modelos de Contrato para actividades de Mantenimiento.

l). Elaborar y/o revisar expedientes técnicos para licitaciones, concursos y contrataciones directas.

m). Elaborar informes sobre las operaciones bajo su supervisión.

n). Elaborar informes sobre los aspectos solicitados por el Gerente.

o). Otras que le asigne el Jefe de la Unidad.


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Documents

Manual de Operaciones y Funciones