Manual de Nominas 2014

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Manual de Capacitación Básico e

Intermedio

1












Introducción:

Este material está diseñado para ayudar a los usuarios que manejan

nuestro sistema ContPAQi Nóminas® y que requieren información sobre

las características básicas de accesibilidad. Incluye entre otros temas,

información básica de lo que usted necesita para comenzar a utilizar

nuestro sistema y describe temas relativos a la creación y eliminación de

una empresa, al respaldo y restauración de la información, como redefinir

y configurar los parámetros de la empresa a utilizar y las principales

aplicaciones de la nómina.

ContPAQi Nóminas® Es el sistema para la Administración de la

Nómina que se adapta de manera fácil a tus procesos de cálculo,

cumple con todas las obligaciones de ley y te permite hacer un pago a

tiempo a tus empleados.

Novedades 2014: Conciliación automática Nóminas-SUA, verifica a

detalle el SBC por empleado, exportación automática de información

IDSE-SUA y administración de amortizaciones del INFONAVIT.

2












3

Página:

Presentación, introducción e índice general 1…3

•Capítulo 1.

•Ejecutando el programa por primera vez. 4…5

•Ventana de ingreso al sistema. 6…7

•Catálogo de empresas. 8

•Creando una empresa nueva. 9…13

•Capítulo 2.

•Ejecutando el programa con empresas ya creadas. 14

•Ejecutando la aplicación. 15

•Ventanas de bienvenida y de acceso al sistema. 16…17

•Catálogo de empresas. 18

•Capítulo 3.

•Trabajando con una empresa. 19

•Seleccionando la empresa con la cual se va a trabajar. 20…21

•Acceso a la empresa por primera vez. 22…24












4

•Capítulo 4.

•Configurando la empresa. 25

•Tablas del sistema. 26

•Tablas de la empresa. 27

•Tablas de antigüedades 28…32

•Tablas de antigüedades 33

•Tablas de antigüedades Vs. Tabla Factor SDI 34

•Utilización de las tablas de antigüedades, Factor SDI 35

•Tabla de reparto monetario 36…39

•Tabla de salarios mínimos 40…41

•Tabla de IMSS-Riesgo de Trabajo 42…45

•Tabla de INFONAVIT - Seguro de Vivienda. 46

•Tablas de ISR 47

•Tablas de subsidio 48

•Tablas globales 49

•Tablas IMSS patrón 50

•Tablas IMSS trabajador 51

•Topes SGDF 52

•Configurando los catálogos. 53

•Dando de alta departamentos. 54…55

•Dando de alta puestos. 56…57

•Dando de alta turnos. 58

•Tipos de períodos. 59

•Períodos. 60

•Catálogo de conceptos. 61

•Modificando el % del impuesto estatal. 62…66

•Catálogo de fórmulas. 67

•Capítulo 5. 68

•Capturando empleados. 69…83












5

•Capítulo 6. 84

•Procesando la nómina. 85…89

•Configuración de la prenómina. 90…95

•Captura de importes y conceptos. 96…

•Captura de movimientos que no son permanentes. Ejemplo:(comisiones, gratificaciones, bonos).97

•Captura de movimientos globales (vales de despensa). 98…102

•Captura de Préstamo Infonavit. 103

•Captura de Préstamo Infonavit (vsm). 104…106

•Captura de Préstamo Infonavit (cuota fija). 107

•Captura de Préstamo Infonavit (porcentaje). 108

•Captura de movimientos permanentes. Ejemplo: (préstamos personales). 109…110

•Registro de vacaciones y prima vacacional. 111…115

•Registro de incapacidades. 116…119

•Registro de retardos. 120

•Registro de faltas injustificadas. 121

•Cálculo de incidencias registradas. 122…123

•Capítulo 7.

•Autorización de la nómina, generación de sobres-recibos, reportes y cierre anual. 124

•Autorización de la nómina. 125…136

•Generación de sobres-recibo. 137…143

•Generación de reportes de la nómina. 144…146












6

•Capítulo 8.

•Procesos especiales - Fórmulas.147

•Bono de puntualidad.148…155

•Clases de computación.156…164

•Finiquitos.165…168

•Modificación de salarios.169…171

•Reingresos.172…174

•Pagos electrónicos.175…183

•Cierre anual. 184…193

• Anexo 1

“REFORMA 2014,

Emisión de

sobre-recibo”. 200

•Agradecimiento.222

* Los beneficios incluidos en el curso sólo aplican para cursos impartidos en instalaciones de Alfa

Diseño de Sistemas, S.A. de C.V.












Capitulo 1

Ejecutando el programa por primera vez

7












1 - Ejecutando la aplicación

Para ejecutar la aplicación,

con el “mouse” se debe dar

doble clic al icono de:

CONTPAQi® - NÓMINAS.

Otra opción es seleccionar el

icono con el “mouse” y

posteriormente oprimir la tecla

Enter

8












1.2 - Ventana de bienvenida

Una vez que se ejecuta CONTPAQi® - NÓMINAS. Se mostrara una ventana de bienvenida,

mostrándonos también la versión del sistema.

9












1.3 - Ventana de acceso al sistema

El sistema solicitara los

siguientes datos:

Código de usuario

Clave de acceso

El sistema muestra la

palabra SUPERVISOR,

que es el usuario

predefinido, este usuario

no tiene contraseña, por

lo tanto, si selecciona el

botón Aceptar el

sistema permitirá el

acceso.

IMPORTANTE: Se

recomienda que en un

futuro se le asigne una

Clave de acceso al

usuario SUPERVISOR,

ya que de lo contrario

cualquier persona con

acceso al equipo, podría

ejecutar la aplicación.

10












1.4 - La primera vez que se tiene acceso al sistema La primera vez que se

tiene acceso al

sistema, éste, al validar

que no tiene

información; es decir

empresas instaladas,

desplegará una

ventana, solicitando los

datos básicos para

precisamente crear la

base de datos de una

empresa.

Asimismo, se presenta

la ventana de las

Últimas Noticias, que

vía twitter®

se actualizan diario.

IMPORTANTE: En

caso que no se

muestre esta ventana,

esto se debe a que ya

han sido creadas una o

más bases de datos, en

este caso es necesario

que vaya al capitulo 2

11












1.5 - Creando una base de datos - Consideraciones

5.1.Dar un clic al icono de

nuevo.

5.2 Llenar los campos

correspondientes como

son:

• Nombre de la

empresa

• Mascarilla

• Tipo de código

• Ejercicio

• Fecha de inicio

• Zona de salario

• Nombre corto

IMPORTANTE: El

nombre corto

será utilizado tanto para

el nombre

de la base de datos,

como para la

ruta de los respaldos

12












1.6 - Creando una base de datos - Capturando información

Como pueden observar, aquí

estamos dando de alta los

siguientes datos:

Nombre de la empresa:

ALFA DISEÑO DE SISTEMAS,

S.A.DE C.V.

Mascarilla: XXXX

Numérico

Ejercicio Vigente: 2014

01/01/2014

ZONA: A

Nombre corto: ALFA_NOM

El sistema agregara los

siguientes datos

Nombre de base de datos:

ctALFA_NOM

Ruta de archivos de respaldos:

C:\Compac\Empresas\ctALFA_

NOM\Respaldo

13












Factor de deducción

A partir de esta

versión, en el

Catálogo de

Empresas será

posible indicar el

“Factor no

deducible por

ingresos exentos”

correspondiente a las

percepciones de

acuerdo a la Reforma

Fiscal 2014.

Por omisión, este

factor tendrá el valor

0.53, es decir, el 53%

pero podrá

modificarse en

cualquier momento.

14

1.6.1 - Creando una base de datos - Capturando información continua












1.7 - Creando una base de datos - Confirmando

Para finalizar, debe

seleccionar el

icono de Guardar

Cuando usted guarda

los datos, el

sistema mostrará una

ventana

de confirmación

Si selecciona la opción

Si el

sistema dará inicio a la

creación de

la base de datos, si

selecciona la

opción No, el sistema

cancelará la

opción.

15












1.8 - Creando una base de datos - Al terminar

Una vez

que se crea

la base de

datos,

podemos

observar

que en el

catálogo de

empresas,

ya aparece

la empresa.

Para cerrar

esta

ventana,

sólo es

necesario

dar un clic

al icono de

cerrar.

16












1.9 - Cerrando la aplicación

Para

concluir,

damos un

clic en el

icono

“Salir”.

Esta es la

manera

correcta de

finalizar la

ejecución del

programa.

17












Capitulo 2

Ejecutando el programa con empresas ya creadas

18












2 - Ejecutando la aplicación

Para ejecutar la aplicación, con el

“mouse” se debe dar doble clic al

icono de:

CONTPAQi® - NÓMINAS.

Otra opción es seleccionar el icono

con el “mouse” y posteriormente

oprimir la tecla Enter

19












2.1 - Ventana de bienvenida

Una vez que se

ejecuta

CONTPAQi® -

NÓMINAS.

Se mostrará una

ventana de

bienvenida.

Aquí se puede

apreciar el número

de versión del

sistema.

20












2.2 - Ventana de acceso al sistema El sistema solicitará los

siguientes datos:

Código de usuario

Clave de acceso

El sistema muestra la palabra

SUPERVISOR, que es el

usuario predefinido, este

usuario no tiene contraseña,

por lo tanto, si selecciona el

botón Aceptar el sistema

permitirá el acceso.

IMPORTANTE: Se recomienda

que en un futuro se le asigne

una Clave de acceso al

usuario SUPERVISOR, ya que

de lo contrario cualquier

persona con acceso al equipo,

podría ejecutar la aplicación.

21












2.3 - Catálogo de empresas

El sistema desplegará una

ventana, donde el usuario puede

ver las empresas que se

encuentran dadas de alta en el

sistema.

Aquí el usuario puede

seleccionar varios opciones para

una empresa, por ejemplo:

• Abrir Empresa

• Respaldar

• Restaurar

También es posible dar de alta

nuevas empresas o en su caso

modificar ciertos datos, esto se

logra al seleccionar la opción

Catálogo.

22












Capitulo 3

Trabajando con una empresa

23












3 - Seleccionar una empresa

Para seleccionar

una empresa el

usuario deberá

dar un clic con el

mouse sobre la

empresa, una vez

hecho esto,

puede dar un

doble clic, o en

su caso

seleccionar el

botón Abrir

Empresa.

Para que el

sistema abra la

empresa

seleccionada.

24












3.1 - La primera vez que se tiene acceso a una empresa – Parte 1

La primera vez que se tiene

acceso a la empresa, el

sistema validará que ya se

cuente con información, en

caso contrario, el sistema

desplegará una ventana

solicitando información sobre

que tipo de período de

nómina desea trabajar, estos

periodos son:

•Semanal

•Decenal

•Quincenal

En este caso

seleccionaremos los

periodos Semanal y

Quincenal, los cuales

iniciarán a partir del día 1 de

Enero de 2014. 25












3.2 - La primera vez que se tiene acceso a una empresa – Parte 2

Una vez que se crea el período, el

sistema desplegara una ventana,

solicitando el período de trabajo

con el cual queremos trabajar, en

este caso el sistema mostrará las

opciones:

• Período Extraordinario

• Quincenal

• Semanal

El período extraordinario es

agregado en automático,

independientemente a los tipos de

períodos que dimos de alta, en el

período extraordinario típicamente

se utiliza para ejecutar las

nóminas de aguinaldo y reparto de

utilidades.

Para continuar seleccionamos el

período que se vaya a ocupar y

sólo le damos un clic en el botón

de ACEPTAR26












3.3 La primera vez que se tiene acceso a una empresa – Continuación 2 de 2

Ahora podemos observar la

ventana de Catálogo de

empleados, esta ventana se

despliega porque el sistema

detecta que la base de datos

se encuentra vacía, sin

embargo, aquí es importante

considerar, que primero, es

necesario dar de alta los

departamentos, los

puestos, configurar las

tablas, etc..

Por lo tanto, cerraremos esta

ventana, con el botón de

Cerrar.

27












Capitulo 4

Configurando la empresa

28












4 - Tablas del sistema

El primer paso para

configurar nuestra

empresa es

seleccionar el menú

de Tablas, dentro

de este menú

seleccionaremos el

sub-menú Tablas

de la empresa

29












4.1 - Tablas de la empresa

Al seleccionar el sub-menú de

tablas de la empresa, podemos

observar que se despliega una

ventana, dividida en 2 partes, del

lado izquierdo vemos el nombre

de las tablas disponibles, como

por ejemplo: Antigüedades y

del lado derecho el contenido de

la misma.

En este caso las tablas que nos

interesan son:

•Antigüedades

•Factor SDI

•Finiquito

•Reparto Monetario

•Salarios Mínimos

•TIMSSRIESGOT

•TINFONAVITSegVivienda

•TRF2010LocalISRAnual

•TRF2010LocalISRMens

•TRF2010LocalSubEmpAnual

•TRF2010LocalSubEmpMens

30












4.2 - Tabla de Antigüedades – Parte 1Al seleccionar la tabla de

antigüedades, podemos

observar que del lado izquierdo

existen varias columnas como:

Antigüedad: Esta columna

representa los años de

antigüedad que el empleado

puede tener en la empresa.

Días_vac_conf y

Días_vac_sind: Estas columnas

representan los días de

vacaciones para los empleados

de confianza y los días de

vacaciones para los empleados

sindicalizados respectivamente.

Es decir, que CONTPAQi® -

NÓMINAS reconoce dos tipos

de empleados, confianza y

sindicalizados, a los cuales

pueden tener diferentes

prestaciones.

31












4.2.1 - Tabla de Antigüedades – Parte 2

Porc_prima_conf y

Porc_prima_sind:

Estas columnas

representan el

porcentaje de prima

vacacional que

corresponde a los

empleados de

confianza y

sindicalizados

respectivamente.

32













Al desplazarse a la

derecha en la tabla de

antigüedades,

encontraremos las

siguientes columnas.

Dias_aguinaldo_conf

y

Dias_aguinaldo_sind:

Estas columnas

representan los días de

aguinaldo que

corresponde a los

empleados de

confianza y

sindicalizados

respectivamente.

33













Antigüedad

Días de vacaciones confianza

Días de vacaciones

sindicalizado

Porcentaje de prima confianza

Porcentaje de prima

sindicalizado

Días de aguinaldo confianza

Días de aguinaldo

sindicalizado

1 6 6 25% 25% 15 15

Si traducimos a algo menos técnico, entonces tenemos lo siguiente:

La función de la tabla anterior es poder determinar el FACTOR DE INTEGRACION

Días del año 365.00

Días de aguinaldo 15.00 Días de vacaciones 6

Porcentaje de prima 25%

(Días de vacaciones x Porcentaje de prima) 1.50

Total en días 381.50

Si dividimos el resultado entre 365

entonces tenemos la determinación del

famoso factor de: 1.0452

Este factor es utilizado para determinar

el SALARIO DIARIO INTEGRADO. 34













Por lo tanto, tenemos las siguientes conclusiones

1.- Cuando las prestaciones de la empresa son conforme a la ley, se entiende que la tabla de

antigüedades se quedara como está.

2.- Cuando las prestaciones de la empresa son superiores a la ley en base a días, se

modificará la tabla, es decir, es posible tener más días de vacaciones, es posible tener un

porcentaje de prima más alta y es posible tener más días de aguinaldo, en caso de que así

sea, es en ésta tabla donde se debe modificar, de acuerdo al ejercicio anterior ustedes pueden

verificar el resultado.

3.- Por último es importante que consideren que existen 2 columnas para cada concepto, es

decir, que existe una columna para los empleados de CONFIANZA y otra columna para los

empleados SINDICALIZADOS, tanto para los conceptos de DÍAS DE VACACIONES,

PORCENTAJE DE PRIMA y DÍAS DE AGUINALDO.

NO ES POSIBLE MANEJAR MÁS DE DOS TIPOS DE EMPLEADOS, en caso de que se

requiera, sólo es posible controlarlo, manejando el SDI por fuera.

35












4.3 - Tabla de Factor SDI Cuando las prestaciones

de la empresa son

superiores a la ley en

base a dinero,

Ejemplo: La empresa

otorga por contrato un

bono anual por una

cantidad determinada,

este bono se debe

integrar al salario, por lo

tanto es necesario

“calcular por fuera” los

factores correspondientes

para cada año y

alimentarlos a la tabla

FactorSDI.

Considere, que ál igual

que la tabla anterior,

existen dos columnas, una

para empleados de

confianza y otra para

empleados sindicalizados.

36












4.3.1- Tabla de Antigüedades vs Tabla Factor SDI

Por lo tanto, tenemos las siguientes conclusiones:

1.- Cuando la empresa tiene prestaciones de ley o son superiores en base a días,

se debe utilizar la tabla de antigüedades.

2.- Cuando la empresa tiene prestaciones superiores a la ley en base a dinero, se

debe utilizar la tabla de Factor SDI, obviamente hay que calcular por fuera dichos

factores.

IMPORTANTE

En realidad el sistema cuando tenga que calcular el SALARIO DIARIO

INTEGRADO, realizará lo siguiente:

El sistema validará si la tabla Factor SDI tiene valores, en caso de tener cifras

diferentes a cero, realizará el proceso de multiplicar el Salario Diario por el valor

correspondiente, en caso contrario, utilizara la tabla de Antigüedades.

37












4.3.2 - Utilización de las tablas de Antigüedades y/o Tabla Factor SDI

Cuando se está dando

de alta a un empleado

en el sistema, podemos

apreciar lo siguiente:

Cuando capturamos el

Salario Diario y

oprimimos la tecla

Enter, el sistema nos

pasará al siguiente

campo que es el

denominado SBC (F10

Calcular),

Como podrán deducir al

oprimir la tecla F10, el

sistema determinará el

SALARIO DIARIO

INTEGRADO, en base

a las tablas

comentadas.38












4.4 - Tabla de Reparto Monetario – Parte 1 Esta tabla es utilizada para

generar el reparto monetario,

es decir, suponiendo que

nuestra nómina tuviera sólo un

empleado,en donde deberíamos

de pagar 1357 pesos.

El sistema generaría el siguiente

reporte

2 Billetes de 500

1 Billete de 200

1 Billete de 100

1 Billete de 50

1 Moneda de 5

1 Moneda de 2

Obviamente, esto era utilizado

cuando se enviaba al banco o la

transportadora de valores la

nómina, de esta manera se

facilitaba el proceso de

“ensobretado”

Actualmente ya no se utiliza, ya

que ahora por lo regular se

utilizan las transferencias

electrónicas.

39












4.4.1 - Tabla de Reparto Monetario – Parte 2 Otro uso de esta tabla, es el

siguiente si observamos el último

valor de la derecha, o en su caso

el valor de más baja

denominación es el de 0.2, esto

es equivalente a 20 centavos.

Este valor es utilizado para

“redondear” el importe a pagar, es

decir el sistema “ajustará” a

múltiplos de 20 centavos.

Esta situación fue pensada en su

momento por el manejo de

cheques o en su caso el servicio

de transporte de valores, ya que

en estos lugares al empleado no

le darían en la realidad esos

centavos.

Sin embargo, en la mayoría de las

empresas ahora se hacen

transferencias electrónicas, por lo

tanto es RECOMENDABLE

CAMBIAR DE 0.2 A 0.01, de esta

manera evitaremos el redondeo o

ajuste.

40












4.4.2 - Tabla de Reparto Monetario – Parte 3 Si dejamos el valor

de 0.2 en la última

columna de Reparto

Monetario, tal y como

viene de fábrica el

sistema, cuando se

realice el proceso de

cálculo de los

empleados, el

sistema “agregará” el

importe de redondeo

o ajuste al neto,

como podemos

observar en este

recibo ($0.02).

Además podemos

darnos cuenta que el

importe neto a pagar

ya está ajustado a

múltiplos de 20

centavos.

41












4.4.3 - Tabla de Reparto Monetario – Parte 4Si cambiamos el valor

de 0.2 a 0.01, en la

última columna de

Reparto Monetario,

cuando se realice el

proceso de cálculo de

los empleados, el

sistema “no agregará”

el importe de redondeo

o ajuste, ya que el

cálculo está

“redondeado a

múltiplos de 1 centavo”

como podemos

observar en este

recibo, el concepto

Ajuste al Neto

aparece, pero no tiene

ninguna cifra.

Además podemos

darnos cuenta que el

importe neto ya no

presenta ajustes.

42












4.5 - Tabla de Salarios Mínimos – Parte 1

IMPORTANTE

Antes de iniciar

el proceso de

nómina, es

sumamente

importante

verificar que el

sistema este

actualizado con

los salarios

mínimos de cada

zona.

Como podemos

observar, en

este ejemplo

están

actualizados al

2013.

43












4.5.1 - Tabla de Salarios Mínimos – Parte 2

En dado caso de

que usted desee

capturar los SMG

del siguiente

ejercicio (2014) y

agregar un registro,

es necesario colocar

el cursor en

cualquier columna

del último renglón y

oprimir la tecla de

flecha hacia abajo.

De esta manera se

agregará un registro

en blanco, para el

capturar los SMG de

2014.

44












4.6 - Tabla de TIMSSRIESGOT – Parte 1

Cada empresa ante el IMSS debe

calcular su Prima de Riesgo en el

mes de febrero de cada año,

mismo que aplicará a partir del 1

de Marzo del mismo año.

En caso de empresas de reciente

creación, el IMSS asignará a la

empresa la Prima de Riesgo.

Por otro lado, si observamos el

Registro Patronal, este está

declarado como “00000000000”, lo

cual evidentemente no es correcto,

por lo cual es necesario modificar

este valor.

IMPORTANTE: Para realizar ese

proceso es necesario, cerrar las

tablas y seleccionar en el menú

principal la opción de Catálogos.

45























4.6.1 - Tabla de TIMSSRIESGOT – Parte 2

En el menú Catálogos seleccionamos el sub-menú Registro Patronal,

46












4.6.2 - Tabla de TIMSSRIESGOT – Parte 3 Una vez seleccionado, veremos la

siguiente pantalla.

IMPORTANTE:

Podemos observar que ya existe

un registro patronal, sin embargo el

valor del mismo es “00000000000”,

lo cual es importante MODIFICAR,

para dejar el valor correcto.

Ejemplo:

Cambiemos el valor a

“Y0123456789”, el sistema

agregará los guiones, una vez

realizado el cambio, debemos

guardar los cambios.

Debemos cerrar esta ventana y

regresar al menú de Tablas /

Tablas de la empresa, y de este

grupo nuevamente seleccionar la

tabla TIMSSRIESGOT.

47












4.6.3 - Tabla de TIMSSRIESGOT – Parte 4

Una vez que regresamos a la tabla, de la empresa podemos apreciar que el valor ya ha sido

cambiado. Sin embargo, aún no hemos capturado la nueva PRIMA DE RIESGO, para lo cual es

necesario colocarse en el último renglón y oprimir la TECLA FLECHA ABAJO, de esta manera

ingresaremos un registro en blanco.

Asimismo, debemos cambiar la Fecha_vigencia, al 01/03/2010, 01/03/2011, 01/03/2012,

01/03/2013 y 01/03/2014

Para finalizar, debemos modificar el renglón:

Ejemplo: 0.05

Importante: Divida su % de Prima entre 100 y ese importe capture en esta tabla.

48












4.7 - Tabla de TINFONAVITSegVivienda

Esta tabla indica el importe que el INFONAVIT cobra de forma bimestral al trabajador, al otorgarle

su crédito, desde el 01/11/2010, se ha mantenido en $15.00 MN .

49












4.8 - Tablas de ISR

Para Finalizar el grupo de Tablas de la empresa, debemos considerar que existen 4 tablas.

Las primeras 2 tablas, se refieren al ISR, la primera es la tabla anual, la segunda es la tabla

mensual, a continuación podemos ver los nombres de dichas tablas

TRF2010LocalISRAnual y TRF2010LocalISRMens

Si fuera necesario cambiar los valores, el funcionamiento es similar a las tablas anteriores.

50












4.9 - Tablas de SUBSIDIO

Las últimas 2 tablas, se refieren al SUBSIDIO, la primera es la tabla anual, la segunda es la tabla

mensual, a continuación podemos ver los nombres de dichas tablas

TRF2010LocalSubEmpAnual y TRF2010LocalSubEmpMens

Si fuera necesario cambiar los valores, el funcionamiento es similar a las tablas anteriores.

51












4.10 - Tablas globales

Al seleccionar el sub-menú de tablas globales, podemos observar que se despliega una ventana

dividida en 2 partes, del lado izquierdo vemos el nombre de las tablas disponibles, como por

ejemplo: TablaIMSSPatron y del lado derecho el contenido de la misma. En este caso las tablas

que nos interesan son: TablaIMSSPatron; TablaIMSSTrabajador; TopesSGDF

52












4.11 - Tablas IMSS Patrón

Al seleccionar el sub-menú de tablaIMSSPatron, podemos observar que al navegar en dicha

tabla, hacia la derecha, la última columna es la de Retiro. En dado caso que los valores de

estas tablas cambiaran, simplemente sustituimos dichos valores en cada columna.

53












4.12 - TablaIMSSTrabajador

Al seleccionar la tabla

TablaIMSSTrabajador

podemos observar del

lado derecho los

porcentajes de cada

una de las “ramas” del

IMSS, que

corresponden al

trabajador.

Es importante

considerar que desde

2008 no han existido

cambios a dichos

porcentajes, por lo

tanto no es necesario

modificar ningún valor.

54












4.13 - TopesSGDF

Al seleccionar la

tabla TopesSGDF

podemos observar

del lado derecho

los topes de cada

una de las “ramas”

del IMSS

Como podemos

apreciar los topes

se quedaron con el

valor de 25 para

todas las “ramas”,

esto quiere decir

que el máximo

para el cálculo del

IMSS son 25

salarios mínimos.

55












4.14 - Configurando los Catálogos

Antes de iniciar la captura de los empleados, debemos dar de alta los departamentos

puestos y turnos de trabajo.

56












4.15 - Dando de alta departamentos.

Procedemos a dar de alta los departamentos que tiene la empresa. Cabe mencionar que podemos

dar de alta “n” cantidad de departamentos y esto nos facilitará el proceso de captura de

empleados.

57












En este caso daremos de alta los siguientes departamentos:

• ADMINISTRACIÓN; OPERACIONES; VENTAS; SISTEMAS, RECURSOS HUMANOS;

MERCADOTÉCNIA.

4.16 - Dando de alta departamentos.

58












4.17 - Dando de alta puestos.

Procedemos a dar de alta los puestos que tiene la empresa. Cabe mencionar que podemos dar de

alta “n” cantidad de puestos y esto nos facilitará el proceso de captura de empleados.

59












En este caso se da clic en Nuevo y procedemos a dar de alta los siguientes puestos:

• DIRECTOR GENERAL, CONTRALOR, GERENTE DE FINANZAS, GERENTE DE

ADMINISTRACIÓN, CONTADOR GENERAL, AUXILIAR CONTABLE, ENCARGADO DE

SISTEMAS, GERENTE DE RECURSOS HUMANOS, TESORERO, GERENTE DE

VENTAS, VENDEDOR(A), GERENTE DE OPERACIONES, ENCARGADO DE

MANTENIMIENTO, ENCARGADO DE INTENDENCIA, AUXILIAR GENERAL.

4.18 - Dando de alta puestos.

60












Al terminar de cargar

los diferentes

puestos, damos clic

en el icono de

“cerrar” y

posteriormente

procedemos a dar

de alta los turnos, en

este caso,

dejaremos los turnos

que vienen por

default, precargados

en el sistema, los

cuales son:

• Matutino

• Mixto

• Nocturno, y

• Vespertino

• Si es necesario,

podemos cambiar

las horas de

dichos turnos.

4.19 - Dando de alta turnos.

61












Al ingresar al catálogo-Tipos de Periodo., observamos que existen dados de alta el período

extraordinario, el quincenal y el semanal.

4.20 - Tipos de periodos.

62












Al dar un clic en

el submenú

períodos

podemos

observar los

períodos, con

los que cuenta

la empresa por

dos ejercicios,

el vigente y el

posterior. Para

salir de esta

pestaña damos

clic en cerrar.

4.21 - Periodos.

63












En esta pestaña

podemos

observar los

conceptos con

que cuenta la

empresa

divididos en

percepciones,

deducciones y

obligaciones

Para salir de

esta pestaña

damos clic en

cerrar.

4.22 - Catalogo de conceptos.

64












Procedemos dar clic en la pestaña de Obligaciones, a fin de modificar el % del

impuesto estatal, de 2% al 2.5%

4.23 - Modificando el % del impuesto estatal.

65












Para cambiar el % al 2.5%, primero cambiamos en la pestaña denominada “Principal”,

la descripción del concepto, para que aparezca como 2.5% Impuesto estatal.

4.24 - Modificando el % del impuesto

estatal.

66












Posteriormente, damos clic en la pestaña de “Importe total”, observemos que en la

fórmula aparece al final * 0.02


67












Posteriormente, se le da un click en el botón de los 3 puntos para que se abra la

ventana de editor de expresiones, capturamos al final de la fórmula un 5 damos clic en

Aceptar, para que nuestra fórmula quede corregida y se genere automáticamente el

2.5% del Impuesto estatal sobre nóminas.


68













Al irnos a la pestaña “Principal” y dar clic en “Guardar”, observemos que ya está

corregida la descripción del concepto 90 al 2.5%.

Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.

69












Al irnos al menú de “Catálogos” y dar clic en “Fórmulas”, observemos que el sistema

lleva a cabo cálculos automáticos de todas las fórmulas de la empresa, y nos muestra la

siguiente ventana.

Para salir de esta pestaña damos clic en cerrar.

4.28 - Catálogo de Fórmulas.

70












Capitulo 5

Capturando empleados

71












5 Capturando los empleados.

Para proceder a capturar los empleados, debemos irnos a la pestaña “Catálogos” y dar

clic en “Empleado”.

72












Al irnos a la pestaña “Catálogos” y dar clic en “Empleado”, observemos que del lado

izquierdo estarán listados los empleados que se den de alta en el sistema.

5.1 - Capturando los empleados.

73












Damos clic en Nuevo y procedemos a capturar el empleado, le asignamos el código, le

ponemos la fecha de alta y al dar clic en tipo de contrato podemos elegir uno de los 6

contratos que trae esta versión 2014.


74













Observemos que después de capturar el salario diario del empleado, se genera la base

de cotización: Fijo, Variable y Mixto.

75













Observemos que después seleccionar la base de cotización, se pasa al campo de SBC,

que al presionar la tecla F10 se genera el importe en automático.

76













Después procedemos a indicar el departamento al que pertenece el empleado.

77













Después procedemos a indicar el tipo de empleado: confianza, sindicalizado.

78












Después procedemos a indicar la base de pago del empleado: sueldo, comisión,

destajo, sueldo-comisión, sueldo-destajo.


79












Después procedemos a indicar la forma de pago del empleado: efectivo, cheque,

tarjeta. Procedemos a elegir Tarjeta, para posteriormente poder generar el archivo

ASCII para transferencia bancaria o SPEI.


80













Posteriormente seleccionamos el turno de trabajo del empleado: matutino, vespertino,

nocturno y mixto. En este caso procedemos a elegir turno matutino.

81













Posteriormente seleccionamos la zona de salario del empleado: A, B, C. En este caso

procedemos a elegir zona A

82













Al dar clic en la pestaña de IMSS - Infonavit, procedemos a capturar todos los datos de

esta pantalla, la cual sirve para crear el Kardex del empleado

83













Una vez capturados todos los datos del empleado en la pestaña de IMSS-Infonavit,

procedemos a dar clic en la pestaña de Pago de Nóminas y Extras, mencionando que

las pestañas de días, sueldos y salarios y cálculos, se generan automáticamente al dar

de alta al empleado.

84












La pestaña de Pago

de Nóminas y Extras,

sirve para que

posteriormente

generemos el proceso

para la generación del

archivo ASCII o layout

que servirá para las

transferencias

bancarias de la

nómina de cada

empleado al banco

correspondiente.

En este ejemplo,

indicamos el No. 1 al

Banco, 10 dígitos para

el No. De cuenta del

empleado y

suponemos que la

sucursal bancaria es

la No. 250.

5.13 - Capturando los

empleados.

85

•Importante: El número de cuenta para pago electrónico, dependerá del

Banco con que usted genere sus transferencias, ya que existen bancos

que solicitan la cuenta a 10 dígitos y otros a 18 dígitos.












5.14 - Capturando los

empleados.

Por último,

solamente nos

regresamos a la

pestaña de

Generales y

damos clic en el

botón guardar y

posteriormente

en nuevo y

procedemos a

capturar a todos

los empleados

de la nómina,

siguiendo el

mismo

procedimiento

citado con

anterioridad en

los numerales

5.1 a 5.14

86












Capitulo 6

Procesando la Nómina

87












Una vez que

hemos capturado

todos los

empleados de la

empresa, los

pasos para

procesar la

nómina son:

• Damos clic en

el icono “Pre

nómina”.

• Damos clic en

Filtro, todos

del período.

• Se generan

todos los

empleados

que dimos de

alta.

6 Procesando la Nómina.

88












• Una vez que

se presentan

en la carátula

los

empleados, el

siguiente paso

es dar clic en

el botón

“Calcular”.

• Damos clic en

Aceptar y se

generan los

cálculos de

todos los

empleados.

6.1 - Procesando la Nómina.

89












• Posteriormente

damos clic en

Aceptar y se

presentan en la

nómina los

cálculos de

todos los

empleados.


90












• Como

podemos

apreciar, se

presentan en la

nómina los

cálculos de

todos los

empleados,

que estén

dados de alta

en la empresa.


91













Posteriormente

damos clic en el

botón inferior

izquierdo

“Configuración de

pre nómina” y

damos clic en

“Percepciones,

deducciones y

obligaciones”, o

se presiona la

tecla de función

F7

92












• Al presentarse la

pantalla

“Configuración de

prenómina”

procedemos a

configurar los

conceptos que

deseamos se reflejen

en nuestra nómina,

iniciando con

Percepciones.

• Posteriormente, con

el mouse

seleccionamos los

conceptos de Séptimo

día y Horas extras.

• Con la flecha

intermedia quitamos

los dos conceptos

anteriores de nuestra

configuración de

nómina.


93












• El siguiente paso es

insertar los conceptos de

Percepciones que

deseamos aparezcan en

nuestra nómina, en este

ejercicio, como ejemplo

seleccionaremos los

siguientes conceptos:

• Comisiones;

• Gratificación;

• Bono de

puntualidad;

• Vacaciones a

tiempo;

• Prima de

vacaciones a

tiempo; y

• Despensa.

• Posteriormente, con la

flecha del lado derecho,

subimos de nivel los

citados conceptos,

después de sueldo.


94













• El siguiente paso es

insertar los conceptos de

Deducciones que

deseamos aparezcan en

nuestra nómina, en este

ejercicio, como ejemplo

seleccionaremos los

siguientes conceptos:

• ISPT (sp);

• Subsidio al Empleo

(sp);

• Seguro de vivienda

• Préstamo Infonavit

vsm;

• Préstamo Infonavit

• Préstamo empresa;

• Ajuste al neto.

• Posteriormente, con la

flecha del lado derecho,

subimos de nivel los

citados conceptos,

después del IMSS.

95













• El siguiente

paso es insertar

los conceptos

de

Obligaciones

que deseamos

aparezcan en

nuestra nómina,

en este

ejercicio, como

ejemplo se vas

a seleccionar

únicamente el

siguiente

concepto:

• 2.5%

Impuesto

estatal.

• Posteriormente,

damos clic en

“Aceptar”96












Una vez que se

dieron de alta los

conceptos dar un

clic en el botón

ACEPTAR y

posteriormente se

presenta un

mensaje que nos

pregunta si

deseamos grabar

la nueva

configuración de la

pre nómina, para lo

cual damos clic en

el icono de “Sí”


97













• Como resultado se presenta en la pantalla la nueva configuración de la prenómina, con todos

los conceptos de percepciones, deducciones y obligaciones que previamente seleccionamos y

en el orden elegido.

98












El primer paso para iniciar a

cargar los importes es con

aquellos conceptos que no

son “Movimientos

Permanentes”.

En nuestro ejemplo,

procederemos a cargar

directamente en nuestra

prenómina importes a:

• Comisiones;

• Gratificación; y

• Bono de puntualidad

• Estos importes los

asignamos a los

empleados:

• 001

• 004

• 005

• 006 y

• 011


99












6.12 - Procesando la Nómina.Una vez que capturamos los

importes en aquellos

conceptos que no son

“Movimientos Permanentes”,

procederemos a configurar las

percepciones y deducciones

que sí son permanentes y

aquellas que se refieren al

registro de vacaciones y prima

vacacional, e incapacidades.

Para ello, debemos dar clic

derecho en el mouse del

empleado al cual le vayamos

a aplicar dichos movimientos.

Seleccionamos al empleado

002, observemos que al dar

clic derecho en el mouse se

presenta la subpantalla y

seleccionamos la opción “Abrir

sobre-recibo”.

100












Después de dar clic en la opción “Abrir sobre-recibo”, se presenta el “Sobre-recibo” del empleado

seleccionado. Posteriormente damos clic en la pestaña “Movimientos Permanentes”


101












Después de dar clic en la opción “Movimientos Permanentes”, se presenta esta pantalla y damos

clic en “Nuevo”, a fin de generar el primer movimiento permanente.


102












•6.15 - Procesando la Nómina.

Después de dar clic en “Nuevo”, procedemos a capturar nuestro primer movimiento permanente.

• En este caso generamos el concepto “Préstamo Empresa”, suponiendo que al empleado No. 2

se le otorga un préstamo de $1,100.00, para descontarse en tres quincenas, se procede a

realizar la siguiente configuración: Al termino de la captura damos clic en guardar.

103













Después, procedemos a capturar nuestro segundo movimiento permanente.

• En este caso generamos el concepto “Vales de Despensa”, suponiendo que se les entrega a

todos los empleados un 10% de vales de despensa, en función de su sueldo, por lo cual en la

pestaña de Movimientos; Movimientos globales.

104












6.16.1 - Procesando la Nómina.

Después de dar clic en “Movimientos Globales”, procedemos a dar clic en Nuevo, se abre el

Asistente para la construcción de filtros, “crear un nuevo filtro”, damos clic en siguiente,

seleccionamos Emp Alta al IMSS y damos clic en siguiente.

105













Después, seleccionamos Emp Alta al IMSS, Es igual a: Sí y damos clic en siguiente, se captura el

nombre del filtro y se genera la tarjeta de control de movimientos globales y damos clic en Cerrar.

106












•6.17.1 - Procesando la Nómina.

Para generar el filtro creado, damos clic en “Calcular”, Todos los empleados del filtro y dar clic en

aceptar.

107












•6.17.2 - Procesando la Nómina.

Para generar el filtro creado, damos clic en “Calcular”, Todos los empleados del filtro, como

resultado, se generan los importes de vales de despensa de cada empleado.

108













Después haber

generado el

“Movimiento

Permanente”, Vales de

despensa, es el turno

de registrar el

descuento del

“Préstamo Infonavit”, de

aquellos empleados

que cuenten con dicho

crédito.

En este caso

seleccionaremos a los

empleados 002, 006, y

009, para aplicarles

crédito de Infonavit.

Nuevamente damos clic

derecho en el empleado

002 y abrimos el sobre

recibo.

109













Después de abrir

el sobre recibo,

damos clic en la

pestaña “Infonavit”

y seguimos los

siguientes pasos:

1. Damos clic en

la pestaña

“Nuevo”.

2. Capturamos el

No. de crédito.

3. En

“Descripción”,

procedemos a

capturar

Préstamo

Infonavit.

4. En “tipo de

crédito” damos

clic en vsm

(15).

110













5. En la pestaña vsm

factor mensual,

capturamos como

ejemplo 25.

6. Habilitamos la pestaña

“Incluir pago de Seguro

(concepto D-14).

7. Indicamos en la

pestaña de “Fecha de

inicio de aplicación” el

01/01/2013.

8. Monto acumulado,

cero.

9. Veces aplicado, cero.

10. Fecha de registro,

debe ser la misma que la

referida en el paso 7

anterior, 01/01/2013.

11. Estado “Activo”.

12. Al terminar, damos

clic en el ícono

“Guardar”.111












Después

procedemos a

registrar los

préstamos de

Infonavit de los

empleados 0006 y

0009, con diversas

opciones de

descuentos y

llevamos a cabo los

siguientes pasos:

1. Seguimos los

pasos 1 al 4

señalados con

anterioridad.

2. Para el empleado

0006

supongamos que

el Infonavit le

descuenta 30

VSMGDF.

3. Seguimos los

pasos 6 al 12

señalados con

anterioridad.

6.21- Procesando la Nómina.

112












6.22 - Procesando la Nómina. Después procedemos

a registrar los

préstamos de

Infonavit del

empleado 0009, con

la opción de

descuento por cuota

fija y llevamos a cabo

los siguientes pasos:

1. Seguimos los

pasos 1 al 4

señalados con

anterioridad.

2. Para el empleado

0009

supongamos que

el Infonavit le

descuenta 32

VSMGDF, de

cuota fija factor

mensual.

3. Seguimos los

pasos 6 al 12

señalados con

anterioridad.

113












Posteriormente, procedemos a registrar

el Préstamo Empresa para el empleado

0001 y 0004, para lo cual llevamos a

cabo lo siguiente:

1. Seleccionamos la pestaña

“Movimientos Permanentes”.

2. Opciones: Deducción, No. 64,

Préstamo Empresa, fecha inicio

01/01/2014.

3. Para ambos empleados, en la

pestaña Importe/Valor, elegimos

Importe.

4. En la pestaña de Importe, indicamos

$4,000.00 y $400.00,

respectivamente.

6. En veces a aplicar indicamos 3 y 3,

respectivamente.

7. En veces aplicado indicamos 0.

8. En monto límite indicamos

$11,000.00 y $1,100.00,

respectivamente.

9. En monto acumulado indicamos 0.

10. En fecha de registro indicamos

01/01/2014

11. Procedemos a dar clic en “Guardar”

y “Salir”,

12. Llevamos a cabo el mismo

procedimiento para ambos

empleados.


114












6.24 - Procesando la Nómina. Después de dar clic

en guardar al

“Movimiento

Permanente”,

Préstamo empresa y

habiendo capturado

los importes de los

descuentos de los

empleados

seleccionados,

cerramos el sobre

recibo y damos clic

en el botón “Calcular”

de la pantalla

principal, se presenta

la subventana de

calcular y damos clic

en todos los

empleados.

Como resultado se

genera el cálculo del

“Préstamo empresa”

de los empleados

seleccionados..

115












6.25 - Procesando la Nómina.Ahora supongamos que el

empleado 0001, solicito

vacaciones, por 10 días y a

partir del 09/01/2014, pagándole

sus vacaciones y su prima

vacacional, al dar clic derecho

con el mouse y abrir el sobre

recibo, ahora damos clic en la

pestaña “Vacaciones” y

seguimos los siguientes pasos:

1. Damos clic en la pestaña

“Nuevo”.

2. En “Descripción”,

procedemos a seleccionar

“Vacaciones y prima

vacacional”.

3. En “fecha inicial” capturamos

09/01/2014.

4. En “fecha final” capturamos

22/01/2014

5. En “fecha de pago”

capturamos 15/01/2014.

116












6. Damos clic en los

tres puntos … y

registramos los

días de descanso

de los empleados,

supongamos que

ambos trabajan de

lunes a viernes.

7. Al abrir la sub-

pestaña de días

de descanso, con

el mouse damos

clic en los días 11,

12, 18 y 19, los

cuales

corresponden a

los sábados y

domingos y damos

clic en el botón

“Aceptar”.

8. Observemos

como se marcan

en color azul los

días de descanso.


117













9. Posteriormente

registramos en la pestaña

“Prima vac. De Días de

vac. 2.5, que equivale al

25% de los 10 días.

10. Observemos como

quedan registrados:

• Los 10 días de

vacaciones

• El % de la prima

vacaciones

• Las vacaciones

Pendientes, y

• El % de días de

prima de

vacaciones

Pendientes.

• El período de

vacaciones

11. Damos clic en

guardar.

118












Después de dar clic

en guardar en

“Vacaciones”, y

habiendo capturado

los días de

vacaciones y % de

prima vacacional de

los empleados

seleccionados,

cerramos el sobre

recibo y damos clic

en el botón “Calcular”

de la pantalla

principal, se presenta

la subventana de

calcular y damos clic

en todos los

empleados.

Como resultado se

genera el cálculo del

vacaciones y prima

vacacional de los

empleados

seleccionados.


119













Asimismo, al dar clic

en la pestaña inferior

de “Días y Horas”,

podemos observar

que ya aparecen

registrados los días

de vacaciones de

cada empleado.

Este es el

procedimiento

correcto para el

registro de las

vacaciones de los

empleados, ya que

se generan los

acumulados y los

días pendientes.

120













Ahora supongamos que

el empleado 0011, tuvo

incapacidad de 7 días,

por enfermedad general,

al dar clic derecho con el

mouse y abrir el sobre

recibo, ahora damos clic

en la pestaña

“Incapacidades” y

seguimos los siguientes

pasos:

1. Damos clic en la

pestaña “Nuevo”.

2. En “Folio”,

procedemos a

capturar el folio de la

incapacidad.

3. En “Tipo de

incidencia” damos

clic en Enf. Gral./Acc.

Fuera trab.

121












6. En días autorizados indicamos 7.

7. Indicamos en la pestaña de “Fecha

de inicio de aplicación” el

01/01/2012.

8. En la pestaña “Ramo de seguro”,

elegimos Enfermedad general.

9. En la pestaña % de Incapacidad,

dejamos 0.00, salvo que la

empresa tenga como prestación el

pagar el 100% de incapacidad al

empleado, o el 40% restante que el

IMSS no le paga.

10. En la pestaña “control de

Incapacidad” elegimos 1 única.

11. En la pestaña “Descripción precisa

de los hechos y su ubicación”,

capturamos la causa de la

enfermedad y/o accidente fuera de

trabajo.

12. Procedemos a dar clic en

“Guardar” y “Cerrar”.

13. Llevamos a cabo el mismo

procedimiento, para el registro de

incapacidades de otros

empleados.


122












Asimismo, al

dar clic en la

pestaña inferior

de “Días y

Horas”,

podemos

observar que

ya aparecen

registrados los

días de

incapacidad del

empleado.

Este es el

procedimiento

correcto para el

registro de las

incapacidades

de los

empleados.


123












Asimismo, al

recalcular la

nómina y dar

clic con el

botón derecho

del mouse y

abrir el sobre

recibo del

empleado

0011, sólo se le

pagan 8 días

de sueldo,

($79.00 * 8),

debido, al

correcto

registro de su

incapacidad.


124













Ahora supongamos que los empleados 0003, 0005 y 0008, tuvieron retardos, de 30 minutos, 45

minutos y una hora con 20 minutos, los días 3, 6 y 9, respectivamente, para lo cual procedemos a

dar clic en el icono de “Días y Horas” y seguimos los siguientes pasos:

1. Damos clic en los 3 puntos en cada uno de los días y empleados referidos, se abre la siguiente

ventana.

2. Seleccionamos “Retardos”, y le damos clic a la flecha azul hacia abajo para poder capturar los

minutos de retardo de cada empleado.

3. Damos clic en aceptar y observemos que ya quedan registrados dichas incidencias.

125













La siguiente incidencia a registrar es Faltas injustificadas, supongamos que los empleados 0002

y 0006, incurrieron en una falta injustificadas los días 2 y 5, respectivamente, para lo cual

procedemos a dar clic en el icono de “Días y Horas” y seguimos los siguientes pasos:

1. Damos clic derecho en cada uno de los días y empleados referidos.

2. En “Faltas injustificadas”, procedemos a capturar el día que faltó cada empleado.

3. Damos clic en aceptar y observemos que ya quedan registrados dichas incidencias.

126













4. Damos clic en el ícono “Calcular” todos los del período y observemos que ya al término de dicho

cálculo los importes de los empleados seleccionados con las incidencias registradas, disminuyen.

Importes antes del cálculo.

Importes después del cálculo.

127













Por último, antes de proceder a autorizar la nómina, o sea a cambiar de período, damos clic en el

icono “Calcular”, todos los del período y ya estamos en posibilidades de generar dicho proceso.

128












Capitulo 7

Autorización de la Nómina, generación de sobres

recibos, reportes y cierre anual.

129












Una vez que hemos capturado todas las incidencias de los empleados de la empresa,

los pasos para autorizar la nómina y cambiar de período son:

1. Damos clic en el icono “Calcular”

2. Seleccionamos “Todos los empleados del filtro”.

3. Damos clic en el icono “Aceptar”.

7 - Autorización de la Nómina

130












4. Damos clic

en menú de

“Procesos”, y

seleccionamos

“Autorización

de la nómina”

7.1 - Autorización de la Nómina

131












5. Damos clic en “Si”, en la pantalla de Confirmación.

Importante: Observemos que aún estamos en el período 1.


132












6. Se genera la pantalla de “Respaldar Empresa”.


133













7. Procedemos

a cambiar el

nombre del

respaldo a

“Nómina

quincenal 1-

2014 ”, a fin de

llevar un

control de

cada período

procesado.

8. Damos clic

en “Procesar”.

134












9. Se genera

el respaldo

en la ruta

indicada y

damos clic en

“Aceptar”.


135












10. Observemos

que ya se registró

en la ruta de

respaldos

existentes la

NOMINA 1-2014

Quincenal, en el

año, mes y día en

que se procesó.

11. Damos clic en

“Cerrar”.


136













17. Observemos

que se genera un

reporte de “Altas

pendientes ante el

IMSS” de todos

los empleados de

la empresa.

18. Dicho reporte

lo podemos enviar

a diferentes

medios de salida:

• PDF;

• Excel;

• HTML;

• Impresora.

19. Damos clic en

“cerrar” y

“terminar”.

137













13. Observemos

que ya estamos

en el período 2.

14.Posteriormente

el sistema nos

presenta

“banderas” o

avisos, sobre

disposiciones que

se deben de

cumplir.

15. Como

ejemplo, damos

clic en “Avisos de

Alta IMSS”.

16. Damos clic en

ejecutar.

138












20. Damos clic en

“Prenómina”.

21. Damos clic

en “Calcular”.

22. Damos clic en

“Todos los

empleados del

filtro”.

23. Damos clic en

“Aceptar”.


139












24. Observemos

que ya aparecen

con importes

todos los

empleados.


140












141

7.11 - Ver el sobre-recibo

Al dar un clic con

el botón derecho

en cualquier

empleado y

seleccionar sobre

recibo nos

muestra la

siguiente ventana

y le damos un clic

en el botón de

“Preliminar” para

ver la vista previa

del sobre recibo

de ese empleado.

Y nos muestra la

ventana de abajo

con la vista previa

del sobre-recibo

con la opción de

mandarlo a

imprimir.












7.12 - Generación de sobres-recibo

Otra opción es

que ya se hayan

generado los

primeros dos

períodos de

nuestra nómina,

los pasos para

generar los

sobres-recibo son:

1. Damos clic en

el icono

“Herramientas”

2. Damos clic en

“Reporteador

gráfico”

142













3. En la ventana

que se abre

seleccionamos

nuestra empresa

en este caso

damos clic ALFA

DISEÑO DE

SISTEMAS SA DE

CV.

4. Damos clic en

el icono “Abrir”.

143













5. Damos clic en

el menú de

“Archivo”

6. Seleccionamos

el sub menú de

“Abrir”.

144













7. Buscamos el

formato “Sobre-

recibo formato

3.rtm” lo

seleccionamos

con un clic.

8. Damos clic en

“Abrir”

145













9. Damos clic en

“Preliminar”

146













11. Con las flechas >>

pasamos a la derecha el

registro patronal.

12. Con las flechas >>

pasamos a la derecha

todos los departamentos.

13. Seleccionamos el

rango de empleados del

001 al 011.

14. Seleccionamos el Tipo

de Período, “Quincenal”.

15. Seleccionamos el No.

De período, “1”.


Ejercicio, “2014”.


Orden de impresión,

“Código de empleado”.

18. Damos clic en Aceptar

o se teclea “F10”.

147













19. Observemos

como se general el

primer sobre-recibo

del empleado 1.

20. Para ir al

siguiente empleado,

demos clic en >.

21. Asimismo,

podemos dar clic en

“Diseño” y repetir los

pasos 11 al 18, para

imprimir los sobres

recibos del período 2

del 2014.

23. Damos clic en

“Cerrar” y “Guardar”.

148












7.19 - Generación de reportes.Una vez que

hemos generado

los primeros dos

períodos de

nuestra nómina,

los pasos para

generar los

reportes de la

nómina son:

1. Damos clic en

el menú de

“Reportes”

2. Damos clic en

“Cálculo de la

nómina”.

3. Damos clic en

“Prenómina de

percepciones,

deducciones y

obligaciones”.

149












7.20 - Generación de reportes.

4. Observemos que

en la pantalla solo se

pueden presentar 10

columnas.

5. Podemos dar clic

en los íconos de:

• PDF

• Excel

• HTML

• Impresora

Para exportarlo a los

formatos

seleccionados o en

su caso podemos

imprimirlo.

6. Damos clic en

“Cerrar”.

150













7. Damos clic en

“Exportar” archivo en

formato Excel.

8. Damos clic en

“Aceptar”.

9. Abre el sistema de

Excel con nuestra

pre nomina

10 Damos clic en

cerrar.

151












Capitulo 8

Pagos Electrónicos, Procesos especiales - Fórmulas,

Finiquitos, Modificación de salarios, Reingresos y

Cierre Anual.

152













Una vez que

hemos generado

la prenómina en

Excel, los pasos

para generar los

reportes para los

pagos electrónicos

de la nómina son:

1. Damos clic en

el menú

“Reportes”

2. Damos clic en

“Pagos

Electrónicos”.

3. Damos clic en

“Banamex”.

153













4. En la

subpantalla

“Exportación de

Banamex

Windows”, damos

clic en “Aceptar”.

154













5. En la subpantalla “Filtro de

exportación de archivos ASCII”,

seguimos los siguientes pasos:

• Seleccionamos en: Empleado

Cuenta para pago electrónico

Del 0 Al 99999999999

• Seleccionamos en: “Empleado

Sucursal para pago electrónico

Del” 0 Al 9999.

• Seleccionamos en: “Empleado

Estado del empleado Diferente

de” Baja.

• Seleccionamos en: “Período

Número de período Igual a” 2.

• Seleccionamos en: “Período

Ejercicio Igual a” 2014.

• Seleccionamos en: “Registro

Patronal del IMSS Del”

Y0123456789 Al Y0123456789

• Seleccionamos en: “Tipo de

período, Nombre del tipo

período Igual a” Quincenal.

• Damos clic en “Aceptar”.155












8.4 - Generación de reportes. 6. En la ventana que

nos aparece “Inicio de

parámetros”,

capturamos:

• No. de identificación

del cliente

000000000001

• Fecha de pago:

310114

• Secuencial del

archivo 0001

• No. de sucursal:

0250

• No. de cuenta:

00000000000000000

1

• Clave del estado 00

• Clave de Ciudad

0000

• Clave de Banco

0000

• damos clic en

“Aceptar”.156













7. Al dar clic

en aceptar,

se genera el

proceso de

exportación

de archivos

ASCII,

proceso que

tarda unos

segundos.

157













8. Al

terminar el

proceso de

exportación

de archivos

ASCII, se

presenta

una mensaje

que nos

pregunta si

“Desea ver

un resumen

del proceso”

9. Damos

clic en “Sí”

158












8.7 - Generación de reportes.10. Se genera el

“Resumen de

exportación de

archivos ASCII”.

11. Podemos apreciar

la ruta en “C”, en

donde se ´guardó el

archivo txt.

12. Dicho archivo txt.

Es el que vamos a

exportar al sistema

electrónico de

Banamex, para el

pago electrónico de

los empleados, a los

cuales se les haya

configurado el pago

por tarjeta.

13. Damos clic en

“Bitácora” 159













14. Después de

dar clic en

“Bitácora”

podemos

observar que se

generaron

correctamente

todos los

movimientos,

para su

posterior

exportación al

sistema de

pagos “SPEI” de

Banamex.

15. Damos clic

en “Cerrar”

160













16. Por último, al

buscar la ruta en

la cual se

guardó el

archivo “txt”,

podemos

apreciar los

datos que se

generarán al

exportar dicho

archivo al

sistema

bancario.

161













Procesos Especiales – Fórmulas.- En esta ocasión generaremos las fórmulas del Concepto de

Percepciones, denominado “Bono de Puntualidad” el cual aparece en su Catálogo de conceptos,

observemos que dicho concepto no tiene fórmulas.

162













Para generar la fórmula del concepto “Bono de Puntualidad”, llevamos a cabo los pasos siguientes:

Paso 1. Supongamos que se pagará un concepto de bono de puntualidad a los empleados que no

faltaron en el período, este bono será igual al 10% de su sueldo.

Paso 2. Las restricciones para obtener dicho bono de puntualidad son: Cero faltas, cero

incidencias (sin retardos, ni permisos).

Paso 3. Una vez establecidos los puntos 1 y 2, procedemos a dar clic en “Catálogos” Concepto 15.

Paso 4. Habilitamos “Automático Global” en la pestaña Principal, se genera la pantalla y damos

clic en “Aceptar” al mensaje.

163













Paso 5. Seleccionamos la pestaña “Importe total”, damos clic en los puntos

Paso 6. Al generarse el “Editor de expresiones”, procedemos a:

• Damos clic en Funciones.

• Damos clic en Programáticas, seleccionamos IIF y damos doble clic, se genera la expresión.

164













Paso 7. Al generarse la función: IIF(«valor», «valor», «valor»), procedemos a substituir cada

<<valor>>, por su fórmula correspondiente.

• Damos clic en Tablas – Incidencias vigentes – Días – Faltas injustificadas.

• Damos doble clic sobre Faltas injustificadas y se genera la primer incidencia.

165













Paso 8. Anexamos al paso anterior >=0.1,

Paso 9. Damos clic en el segundo <<valor>>, y lo substituimos por 0,

Paso 10. Nos posicionamos en el tercer <<valor>> y damos clic en “Movimientos PDO” –

Percepciones – Sueldo – Seleccionamos “Total”, damos doble clic y se genera la función:,

Paso 11. Anexamos al final la fórmula * 0.10, a fin de definir el % de aplicación del bono.

166













Paso 12. Adicionamos al primer <<valor>> de la fórmula anterior el símbolo + e incluimos la

incidencia, “Permiso con goce de sueldo”, para lo cual damos clic en el icono “Tablas” - Incidencias

– Vigentes – Días – Seleccionamos “Permisos con goce de sueldo”, damos doble clic y se genera

la función:,

Paso 13. Adicionamos al primer <<valor>> de la fórmula anterior el símbolo + e incluimos la

incidencia, “Permiso sin goce de sueldo”, para lo cual damos clic en el icono “Tablas” - Incidencias

– Vigentes – Días – Seleccionamos “Permisos sin goce de sueldo”, damos doble clic y se genera la

función:

167













Paso 14. Adicionamos al primer <<valor>> de la fórmula anterior el símbolo +, damos clic en

“Incidencias” – Vigentes – Horas – Retardos, damos doble clic y se genera la función.

Paso 15. Damos clic en “Aceptar” y se genera la fórmula completa, ya estamos listos para

aplicarla.

Paso 16. Damos clic en “Guardar” y Cerrar.

168













Paso 17. Damos clic en el icono “Días y Horas” y procedemos a registrar las incidencias a los

empleados seleccionados: 0002 y 0009 Faltas injustificadas; 0005 Permiso sin goce de sueldo; y

0011 45 minutos de retardo.

169












•8.18 - Procesando la Nómina. Paso 18. Damos

clic en el icono

“Percepciones y

Deducciones” -

Calculamos –

Todos los

empleados del filtro

y se generan los

cálculos de cada

empleado,

indicando “0” en los

empleados: 0002,

0005, 0009, y 0011,

que incurrieron en

las incidencias

seleccionadas.

Paso 19.

Observemos que a

los demás

empleados se les

aplica el % del 10%

del “Bono de

Puntualidad”.

Paso 20. Fin del

proceso.

170













Ahora supongamos

que se descontará

un 5% de sueldo, a

los empleados

0001; 0007; y 0010,

los cuales

decidieron

inscribirse a los

cursos de

computación, para

lo cual llevamos a

cabo los siguientes

pasos:

Paso 1. Damos clic

en el icono

“Catálogo”–

Empleados-Pagos

de Nóminas y

Extras-Campo Extra

Numérico 1,

adicionamos el No.

1 y damos clic en

“Guardar” y

“Cerrar”.171













Paso 2.

Procedemos a

repetir el paso uno

para cada uno de

los empleados

seleccionados: 0001

0007 y 0010, esto

es damos clic en el

menú “Catálogo”–

Empleados-Pagos

de Nóminas y

Extras-Campo Extra

Numérico 1,

adicionamos el No.

1 y damos clic en

“Guardar” y

“Cerrar”.

172













Paso 2. Damos

clic en el menú

“Catálogos”

“Conceptos” y

seleccionamos

Deducciones,

Nuevo,

descripción

“Clases de

Computación” –

Automático Global

y damos clic en

“Guardar”.

173













Paso 3. Seleccionamos la pestaña de “Importe total”, damos clic en los

Paso 4. Al generarse el “Editor de expresiones”, procedemos a:

• Damos clic en “Funciones”;

• Damos clic en Programáticas, seleccionamos IIF y damos doble clic, se genera la expresión

IIF(<valor>,<valor>,<valor>)

174













Paso 5. Al generarse la función: IIF(«valor», «valor», «valor»), procedemos a sustituir cada

<<valor>>, por su fórmula correspondiente.

• Primer valor, damos clic en Tablas –Empleado, Campo extra numérico 1; anexamos al final =1;

• Segundo valor, damos clic en Movimientos PDO-Percepciones-Sueldo-doble clic en Total * 0.05;

• Tercer valor, 0 y damos clic en “Aceptar”

175













Paso 6. Al dar

clic en “Aceptar”

y se genera la

fórmula

completa, ya

estamos listos

para aplicarla.

Paso 7. Damos

clic en

“Guardar” y

Cerrar.

176













Paso 8. Damos clic en Alt F7, se genera la pestaña “Configuración de pre nómina”, seleccionamos

Deducciones y adicionamos el concepto 177 “Clases de Computación”.

177













Paso 9. Al dar clic en Aceptar, observemos que ya se incluye en los conceptos de “Deducciones”,

el concepto “Clases de Computación”.

178












Paso 10. Observemos que al dar clic en el icono “Calcular”-Todos los empleados del filtro –

“Aceptar”, se genera el descuento del 5% del concepto “Clases de Computación” a los empleados

seleccionados.

Paso 11. Fin del proceso.


179












•8.28 - Finiquitos. Ahora supongamos

que el empleado

0004, presentó su

renuncia-separación

voluntaria, con fecha

17 de enero de 2014,

para lo cual llevamos

a cabo los siguientes

pasos:

Paso 1.

Seleccionamos al

empleado, damos clic

en el menú “Procesos”

“Finiquito” se habilita

la pantalla “Cálculo

del finiquito”,

capturamos la fecha

del finiquito, opción

separación voluntaria,

revisamos las

aplicaciones previas al

cálculo y damos clic

en “Calcular”.

180












Paso 2. Al

generarse el sobre

recibo del cálculo

del finiquito,

supongamos que le

entregamos al

empleado una

“Gratificación” de

$6,000.00, para lo

cual, damos clic

derecho en

“percepciones”,

Crear Movimiento,

seleccionamos

“Gratificación” y

escribimos

$6,000.00, damos

clic en “Recalcular”,

Realizar Baja y

confirmamos la

misma.181












Paso 3. Al

generarse el

sobre recibo

del cálculo

del finiquito,

observemos

que ya

aparece el

estatus

“BAJA”.

182












Paso 4. Al dar

clic en el menú

de “Catálogo-

Empleado”,

seleccionamos

el empleado 4

y observemos

que ya tiene el

estatus “BAJA”

y la fecha de

la misma, fin

del proceso.

183












Ahora supongamos

que se va a otorgar

un incremento del

5% al salario de

todos los

empleados, para lo

cual llevamos a

cabo los siguientes

pasos:

Paso 1. Damos clic

en el menú

“Procesos”–

”Incremento de

Salarios”,

seleccionamos el

Registro Patronal;

los departamentos y

el Rango de

empleados y damos

clic en “Siguiente”.

•8.29 - Modificación de Salarios.

184












Paso 2.

Seleccionamos el

Rango de

empleados, el rango

de salarios, el

porcentaje del 5% y

damos clic en

“Cálculo”.

Paso 3. Se genera

la pestaña y damos

clic en “Aplicar

incremento”.

185












Paso 4. Damos clic en Calcular-Todos los empleados del Filtro-Aceptar.

Paso 5. Se generan los nuevos sueldos, con el incremento del 5%.


186












•8.30 - Reingreso.

Ahora supongamos que vamos a reingresar o sea recontratar al empleado 0004, que dimos de

baja en la quincena 2. para lo cual llevamos a cabo los siguientes pasos:

Paso 1. Observemos que dicho empleado no aparece en nuestra pre nómina.

Paso 2. Damos clic en el menú de “Catálogo”-“Empleado”, seleccionamos al empleado 4 y

presionamos el botón de “Reingreso” y ponemos la fecha en la cual lo reingresaremos y damos clic

en “Sí”.

187












Paso 3.

Observemos

que el estatus

del empleado

cambia a

“Reingreso” y

se genera la

fecha del

reingreso

188












Paso 4. Al dar clic en “Filtro”-Todos del período, observemos que aparece el empleado 0004 sin

importes.

Paso 5. Nos vamos al botón de “calcular”, Todos los empleados le damos en “Aceptar”, se generan

los cálculos del empleado 0004 y ya se encuentra en nuestra pre nómina general.


189












8.31 - Cierre anual. Ahora

generaremos

los reportes

para el “Cierre

Anual” de la

nómina, los

pasos a seguir

son:

1. Damos clic

en el menú

“Reportes”

2. Damos clic

en “Cierre

anual”.

3. Damos clic

en

“Recálculo

anual de

subsidio al

Empleo

ISPT”.

190












8.31.1 - Cierre anual.

4. Se genera una

subpantalla de

información, en la

cual nos

avisa…”Para este

reporte recuerde

tener información

del cierre anual

correspondiente

al año que desea

“imprimir”,

supongamos que

estamos al cierre

del año, a fin de

generar los

reportes

siguientes

5. Damos clic en

“Aceptar”.

191













6. Se genera la

sub pantalla

“Recálculo Anual

de Subsidio al

empleo e ISPT”

7. Pasamos a la

derecha el

registro patronal,

con las flechas

>> y

seleccionamos el

período

quincenal y el

ejercicio 2014

8. Damos clic en

“Ejecutar reporte

F10”.

192













9. Se genera el “Recálculo Anual de Subsidio al empleo e ISPT”.

193













Ahora

generaremos el

reporte

detallado del

“Cierre Anual”

de la nómina,

los pasos a

seguir son:

1. Damos clic

en el menú

“Procesos”

2. Damos clic

en “Cálculo

anual”.

194













3. Se genera la

pantalla de

“Asignación de

cálculo anual a

los

empleados”.

4. Se da clic en

“Reporte

cálculo Anual”

195













5. Se genera la

sub pantalla de

información y

se le da un clic

en el botón de

“detectar” y

“calcular” y de

ahí se puede

mandar a

imprimir o

expórtalo a

Excel

6. Damos clic

en “Aceptar”.

196













7. Pasamos

el registro

patronal a

la derecha

con las

flechas >>,

selecciona

mos el

ejercicio

2014

8. Damos

clic en

“Ejecutar

reporte

F10”.

197












8. Se genera el

reporte “Cálculo

Anual detallado”.

9. Desplazamos

hacia abajo con

el mouse de la

barra derecha, a

fin de observar el

detalle de los

cálculos.


198












10. Al desplazar hacia abajo con el mouse de la barra derecha, podemos observar el

detalle de los cálculos de cada empleado.

11. Damos clic en “Cerrar”.


199












ANEXO 1

1- Configuración

2.-Emision del sobre recibo

3.-Consideraciones

200

Reforma 2014 Emisión de sobre recibo












1-Configuracion.

Se tendrá que configurar la información en 4 catálogos.

• Empresas

• Registro Patronal

• Empleados

• Conceptos

201












1.-En el catálogo de

empresas, se

selecciona nuestra

empresa y en la

pestaña de “Recibo

Electrónico” está la

opción de “Emitir

sobre recibos

sellados

electrónicamente”.

Al seleccionar la

casilla nos aparece el

mensaje y sólo le

damos en el botón

“Aceptar”

202

1.-Empresas












1.2.-En la pestaña de

Registros se captura

el Régimen Fiscal de

la empresa y el RFC

completo de la

empresa después dar

clic en “Guardar”

203












2.-Registro Patronal

204

2.1

Seleccionamos el

menú de

“Catálogos” y la

opción de

“Registro

Patronal”

2.2 En la

ventana que se

abre en la

pestaña de

“Generales” se

selecciona la

“Clave de Riesgo

de trabajo” y la

“Fracción de

riesgo de trabajo”












Dependiendo de

la “Clase de

riesgo de

trabajo” que se

indique,

serán las

opciones que se

desplieguen en la

“Fracción de

riesgo de

trabajo”

205












2.3 En la pestaña

“Certificado Sello

Digital” se asigna el

certificado, damos un

clic en el botón de

examinar para buscar

el archivo .cer y lo

seleccionamos, luego

damos un clic en el

botón “Abrir”

206












2.4 Hacemos lo mismo

para poner el archivo

.key

2.5 Después se captura

la contraseña de los

certificados y se da clic

en el botón de

“Guardar”

207












3.-Empleados

208

3.1 Para

configurar los

empleados

vamos al menú

de “Catálogos”

y

seleccionamos

“Empleados”

3.2 En la

pestaña

“Generales” a

cada

empleado hay

que

seleccionar el

“Tipo de

Régimen”












3.3 También hay que

capturar el correo

electrónico de cada

empleado.

3.4 En la pestaña “Pagos

de Nómina y Extras” se

captura:

Banco para pago

electrónico

La sucursal

El número de cuenta

para el pago

electrónico

La clave interbancaria

209












4. Conceptos 4.1 Para configurar los

conceptos hay que ir al

menú de “Catálogos” y

seleccionar “conceptos”.

4.2 Ahí configuramos la

“Clave Agrupadora del

SAT” a cada concepto de

Percepciones y

Deducciones que se

utilice para el sobre-

recibo.

Mediante esta clave

tendrá clasificados los

conceptos de

percepciones y

deducciones.

210












Una vez que ya realizó el proceso regular de su nómina.

1 Captura de los movimientos

-Percepciones

-Deducciones

-Incidencias de días y horas

2 Ejecuto el cálculo de la nómina

3 Creación de un respaldo de la nómina

4 Autoriza la nómina

Procesos visto con anterioridad en este manual.

211

2.Emisión del sobre-recibo.












2.1 Después de haber

autorizado la nómina

nos vamos al menú de

procesos y

seleccionamos

“Emisión de recibos”

2.2 Nos aparece el

siguiente aviso y le

damos un clic en

“Aceptar”

212












2.3 En la ventana

que nos aparece

vamos a poder

cambiar el período

de pago, la fecha

de pago, también

se nos mostrará el

número de

certificado y

tendremos que

capturar la

contraseña del

certificado,

después se da un

clic en aceptar.

2.4 Este proceso

también lo

podemos hacer

dando un clic en el

icono “Emitir

recibo”

213












2.5 Una vez que

termine el proceso el

sistema mostrará la

bitácora del proceso.

2.6 Después se

puede revisar el

sobre-recibo de cada

empleado y vemos

que tendrá la leyenda

de “Emitido” y

también tendremos el

UUID.

214












2.7 Los estados

que maneja los

sobre recibo son:

• Sin sellar – El

sobre-recibo aún

no se ha emitido

ni sellado.

• Sello Pendiente

– El sobre-recibo

se emitió pero aún

no se ha sellado.

• Sellado – El

sobre-recibo fue

sellado

215












• 2.8 Para consultar

los sobre-recibos

sellados, nos

vamos al menú de

“Archivo” y

seleccionamos

“Administrador de

Documentos

Digitales”.

• 2.9 Nos abre la

ventana y

seleccionamos el

sobre recibo que

queremos

consultar.

216












2.10 Nos

despliega la

vista del

sobre recibo

en modo

impresión.

217












3.Consideraciones

• Consideraciones para configurar la

empresa.

• Consideraciones para conceptos.

• Consideraciones emisión de recibos.

218












3.1 Antes de

que se emitan

los sobre-

recibos, hay

que verificar

que se

encuentren

capturados

todos los datos

para la

creación del

XML, si falta

alguno de los

campos no se

realizara la

emisión.

219

3.1 Consideraciones para la configuración de la

empresa












3.2 Consideraciones para conceptos

• A los conceptos “Neto”, “Obligación” y “especie” no se les

asigna una clave agrupadora SAT.

• A las percepciones en “Especie” con acumulado de ISR en el

importe 1 si se les debe asignar una clave agrupadora SAT

• A los conceptos de “Subsidio” se les debe de asignar una clave

agrupadora del SAT de tipo percepción

No se debe de omitir la clave agrupadora SAT para ninguno de los

conceptos de percepción o deducción que integre el “Neto” o

cualquier concepto en especie valido fiscalmente, ya que una vez

sellados los sobre-recibos, no se podrán hacer correcciones a la

información enviada al sat.

220












3.3 Consideraciones emisión de recibos

• Solo se pueden emitir sobre-recibos de períodos autorizados.

• La emisión se puede realizar en una fecha posterior a la

autorización.

• Los importes de movimientos no podrán ser modificados después

de la emisión (sellado).

• No es recomendable recuperar un respaldo anterior, así se evita la

duplicidad de información enviada al SAT.

221












Agradecimiento:

Esperamos que este material sirva para facilitar el registro

de la nómina de sus empleados.

Nuestro más sincero agradecimiento por permitirnos ser

parte de su crecimiento y proyección.

222

Documents

Manual de Nominas 2014