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Manual de Liderança do Rotaract e Interact do Distrito 1960 de Rotary International | Portugal
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REPRESENTADORIA ROTARACT DISTRITO 1960 – ROTARY INTERNACIONAL
PORTUGAL
MANUAL DE LIDERANÇA
DO ROTARACT E INTERACT
REPRESENTADORIA ROTARACT | DISTRITO 1960 – PORTUGAL MANUAL DE LIDERANÇA DO ROTARACT E INTERACT
ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.2
O QUE É ROTARY INTERNATIONAL
Rotary International é uma organização de líderes empresariais e profissionais, unidos no
mundo inteiro, que servem o próximo e promovem a paz. Mais de 1,2 milhões de rotários em
mais de 34.000 Rotary Clubs distribuídos em 204 países e regiões geográficas prestam
serviços voluntários em comunidades locais e internacionais, actuando sobre o lema Dar de Si
Antes de Pensar em Si.
O QUE É O ROTARACT
O Rotaract é um programa de Rotary que consiste em clubes de prestação de serviços
humanitários formados por jovens dos 18 aos 30 anos de idade que servem comunidades
locais e internacionais. Existem hoje mais de 184.000 rotaractistas em cerca de 8.000 clubes a
nível mundial que servem sobre o lema Serviço Através do Companheirismo. Os Rotaract
Clubs são auto-administrados e financeiramente independentes, podendo ser sediados na
comunidade ou em universidades. Rotary Clubs patrocinam Rotaract Clubs, oferecendo
orientação e suporte para que eles se tornem verdadeiros parceiros no servir e integrantes
valiosos da família rotária. O nome Rotaract surge da ligação das palavras Rotary + Action
(Rotary + Acção).
O QUE É O INTERACT
O Interact, à semelhança do Rotaract, é também um grupo de jovens (apoiado pelo Rotary
Club local) cujos membros têm entre 12 e 18 anos. Os Interactistas destacam-se pelo seu
trabalho a favor da comunidade local, pela vontade de criar por mais e melhores amizades
(quer no próprio club, quer na comunidade) e pelo foco que têm em desenvolverem as suas
competências enquanto líderes.
Existem mais de 10.700 Clubs, espalhados por 109 países, num total de 300.000 jovens
ligados ao Interact, tendo este movimento sido criado há 50 anos atrás, nos EUA. Surgiu da
vontade que Rotary Internacional teve promover as boas obras junto das comunidades e no
mundo com a Juventude, daí Interact derivar da junção das palavras “International + Action”.
É de salientar a sinergia que clubs Interact e Rotaract partilham, devido ao laço jovem e
enérgico que os une.
REPRESENTADORIA ROTARACT | DISTRITO 1960 – PORTUGAL MANUAL DE LIDERANÇA DO ROTARACT E INTERACT
ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.3
MANUAL DE LIDERANÇA
Este manual fornece informações que visam ajudar rotaractistas e interactistas a:
• Formar um novo clube de Rotaract e/ou Interact;
• Identificar as funções e metas dos vários elementos do Conselho Director;
• Identificar as funções e metas dos Directores das Avenidas de Serviço;
• Promover uma comunicação Distrital coerente e eficaz;
• Divulgar os sucessos do clube e atrair potenciais sócios;
As informações contidas na edição de 2013 do Manual de Liderança baseiam-se no Manual
Internacional de Rotaract, respeitando assim o Código Normativo de Rotary e os Estatutos e
Regimento Interno Prescritos para o Rotaract Club. A sua consulta não substitui a leitura
recomendada dos documentos previamente mencionados.
Envia perguntas e comentários para:
Representadoria do Distrito 1960 | 2013 – 14
Representante Distrital
Ricardo Madeira
E-mail: [email protected]
Secretaria Distrital
Joana Sousa
E-mail: [email protected]
Tesoureiro Distrital
João Halm
E-mail: [email protected]
Protocolo Distrital
Marta Manita
E-mail: [email protected]
Conselheiro Distrital
Alexandre Santos
E-mail: [email protected]
Delegado Interact
Ruben Freitas
E-mail: [email protected]
Avenida dos Serviços à Comunidade
Cátia Mestre Tomé
E-mail: [email protected]
Avenida dos Serviços Profissionais
André Quaresma
E-mail: [email protected]
Avenida dos Serviços Internacionais
Joana Pires
E-mail: [email protected]
Avenida dos Serviços Internos
Marta Manita
E-mail: [email protected]
Comissão de Comunicação
Ana Antunes
Susana Silva
E-mail: [email protected]
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.4
ÍNDICE
I. OBJECTIVOS DO ROTARACT E DO INTERACT …………………….…………………...… 5
II. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE …………………………………………….………………..... 6
CONSELHO DIRECTOR
PRESIDENTE …...…………………………………………………………....……………… 7
VICE – PRESIDENTE …………...………………………………………………..……..…. 12
SECRETÁRIO ………………………...………………………………………….............…. 13
PROTOCOLO …………………...……………………………………………….............…. 18
TESOUREIRO ……………………………......…………………………….………..…...… 24
III. AVENIDAS DE SERVIÇO ..……………..…………………………………….…………......... 26
AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNOS ………………………………….…………….... 27
AVENIDA DOS SERVIÇOS PROFISSIONAIS …........………………….…………….…. 30
AVENIDA DOS SERVIÇOS À COMUNIDADE ……………………………………….…. 33
AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNACIONAIS …………………………………........... 35
IV. IMAGEM E COMUNICAÇÃO ……………………………………………………...……..….. 39
COMUNICAÇÃO EXTERNA ……….……………………….……………….………….... 40
IMAGEM E O SEU USO
V. COMUNICAÇÃO EFICIENTE ………….…………………………………….…………......... 41
VI. COMUNICAÇÃO INTERNA ………………………………………………………………...... 45
VII. QUADRO SOCIAL …………………………………………………………………………...... 46
ORGANIZAR UM NOVO CLUBE EM TRÊS PASSOS
VIII. RETENÇÃO E EXPANSÃO ………………………………………………………………….. 48
IX. NOTÍCIAS EM ROTARY …………………………………………………………………….. 50
X. ANEXO 1 - DISPOSIÇÃO E ORIENTAÇÃO DAS BANDEIRAS ………………………….. 51
XI. ANEXO 2 - FORMAÇÃO DA MESA DE HONRA E NORMAS DE PRECEDÊNCIA ……. 52
XII. ANEXO 3 - MODELO DE APRESENTAÇÃO DE NOTÍCIA NEWSLETTER DISTRITAL . 54
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.5
1. OBJECTIVOS DO ROTARACT
O objectivo do Rotaract é prover oportunidades para que os rotaractistas possam desenvolver
as suas competências e habilidades profissionais bem como os conhecimentos necessários ao
seu desenvolvimento pessoal. Objectiva ainda contribuir para a criação de respostas para as
necessidades sociais das comunidades locais e promover a interacção entre os povos através
da amizade e da prestação de serviços humanitários.
O Rotaract tem como principais metas:
1. Desenvolver nos seus sócios aptidões profissionais e de liderança.
2. Difundir o respeito pelos direitos do próximo, promover elevados padrões
éticos e o mérito de toda ocupação útil.
3. Promover oportunidades para que os jovens possam dar atenção a
necessidades e questões de interesse comunitário e mundial.
4. Criar oportunidades para colaboração com os Rotary Clubs patrocinadores.
5. Motivar os jovens para se associarem a um Rotary Club no futuro.
Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Rotaract Club,
presentes no Manual Internacional de Rotaract.
http://www.rotary.org/ridocuments/pt_pdf/562pt.pdf
2. OBJECTIVOS DO INTERACT
Os objectivos do Interact, são:
1. Criação e desenvolvimento de amizades entre todos os interactistas, com os colegas
Rotaractistas e com Rotários, através da ajuda ao próximo e de actividades de
companheirismo;
2. Estimular a destreza organizacional, motivar para a liderança e relações interpessoais;
3. Auxiliar as comunidades locais na medida das suas necessidades;
4. Criar oportunidades de partilhar experiências com interactistas do resto do país, ou de
outros países;
5. Formar cidadãos responsáveis, com espírito crítico que serão os homens e mulheres de
amanhã.
Mais informações podem ser consultadas nos Estatutos Prescritos para Interact Club,
presentes no Manual Internacional de Interact.
http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654pt.pdf
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.6
3. ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE
Os líderes dos clubes Jovens (Rotaract e Interact) devem ajudar os seus clubes a encontrar e
reter sócios, angariar fundos e realizar projectos de acção social a nível local e internacional.
Para isso o Conselho Director do clube deve conhecer os documentos estatutários do Rotaract
e Interact. Além disso, os dirigentes entrantes de Rotaract e Interact Club devem participar em
eventos de capacitação oferecidos pelo Distrito, nomeadamente a Assembleia de Preparação
de Líderes.
3.1 CONSELHO DIRECTOR
O Conselho Director de um clube é formado pelo Presidente, Past-Presidente, Vice-
Presidente, Secretário, Tesoureiro e Protocolo. Este é o órgão administrativo do clube e
deve reunir-se pelo menos uma vez por mês. As decisões tomadas por este órgão devem ser
comunicadas aos restantes sócios na reunião seguinte do clube. Rotários do clube
patrocinador e, em especial, o respectivo Director da Avenida da Juventude devem assistir
regularmente às reuniões do Conselho Director para garantir a sua orientação. Além disso, os
sócios do clube também podem estar presentes nestas reuniões como observadores.
Durante as suas reuniões, o Conselho Director analisa e aprova planos para projectos
humanitários, assegura a boa situação financeira do clube e delega responsabilidades. No final
do ano rotário, o mesmo prepara e apresenta um relatório final descrevendo as principais
acções realizadas nos últimos 12 meses e envia uma cópia ao Rotary Club patrocinador. Este
relatório deve relatar, entre outros assuntos, a evolução financeira do clube durante o ano.
ACTUALIZA AS INFORMAÇÕES DO TEU CLUBE
A cada seis meses, o presidente do Rotaract club deve actualizar as
informações do clube e os dados do quadro social através do Portal do
Associado, em www.rotary.org/pt/memberaccess
Este processo on-line indica ao RI que o teu clube está activo,
confirma que os dados de contacto que constam no Worldwide
Rotaract Directory estão correctos e assegura que o teu clube recebe
informações actualizadas e recursos.
Os clubes que não actualizarem as suas informações por mais de dois
anos serão desactivados.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.7
3.1.1 PRESIDENTE
O Presidente, eleito pelo seu clube para o liderar durante um ano rotário (de 01 de Julho a 30
de Junho do ano civil seguinte) tem um papel fundamental no planeamento, orçamentação e
execução de todo o programa do clube. Para o efeito, e antes do início do seu mandato o
Presidente escolhe a equipa com quem deseja trabalhar entre os membros do seu clube, tanto
para o Conselho Director como para as Avenidas de Serviço.
O Presidente deve estar presente na Assembleia de Preparação de Líderes e motivar a sua
equipa para que o acompanhe iniciando neste momento a fase de planeamento do seu ano.
Durante o ano rotário em que este preside a acção do clube, ele é responsável por assegurar
que as actividades de desenvolvimento profissional, capacitação do clube e serviço
humanitário sejam bem-sucedidas e que a sua acção beneficia a comunidade, sempre de
acordo com a Prova Quadrupla.
O Presidente é ainda responsável pela criação/manutenção de boas relações com o seu Rotary
Club patrocinador e comunicação rápida e eficaz com a Representadoria do seu Distrito.
Responsabilidades do Presidente:
Conhecer e respeitar o Manual Internacional de Rotaract/Interact;
Conhecer e respeitar o Regimento Interno do Distrito 1960;
Participar nos Eventos Distritais motivando os sócios do seu clube a que o
acompanhem.
Participar nos Conselhos Distritais convocados pela Representadoria ou garantir a
representação do clube através de outro sócio mandatado para o efeito. Propor
alterações ao Regimento Interno do Distrito 1960, em Conselho Distrital, sempre que
o seu clube assim o deseje, respeitando os prazos e procedimentos descritos no
Regimento Interno do Distrito 1960.
Desenhar o plano e os objectivos anuais, em coordenação com o Plano Anual da
Representadoria.
Participar activamente na manutenção do Portal Rotaract (www.rotaract1960.org). O
seu sucesso depende da participação de cada clube.
Desempenhar o papel de Anfitrião nas reuniões/actividades organizadas pelo clube.
Garantir uma Comunicação interna e externa eficazes.
Realizar reuniões eficientes e dinâmicas com agenda detalhada que inclua tempo
suficiente para apresentação de relatórios de dirigentes e membros das Avenidas de
Serviço;
Presidir as reuniões do Conselho Director;
Indicar todas as comissões permanentes e especiais, com aprovação do Conselho
Director, e servir como membro ex-officio em todas elas;
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.8
Indicar os presidentes das comissões com base em experiências individuais, e pedir
sugestões para membros das respectivas comissões;
Delegar responsabilidades para ajudar os seus companheiros a desenvolverem as suas
habilidades de liderança e assumirem futuras posições no clube;
Incentivar sócios do clube a envolverem-se em projectos relacionados com as suas
habilidades e interesses;
Assegurar que as actividades e projectos do clube sejam promovidos a nível Distrital e
externamente (se tal se justificar) e executados com sucesso;
Monitorizar o quadro social de forma a garantir que existe diversidade de idade e sexo;
Comunicar e colaborar com o Director da Avenida dos Serviços à Juventude do
Rotary Club patrocinador e Representadoria distrital de Rotaract, sendo que no caso
dos clubes sediados em universidade, o presidente deste deve comunicar ainda com o
orientador da área educacional;
Actualizar as informações do clube e dados do quadro social semestralmente através
do Portal do Associado;
Fazer momentos de formação rotária no seio do seu clube, actualizando os seus
companheiros sobre as noticias do Distrito, de Rotary Internacional e toda e qualquer
novidade que identifique como fundamental ao crescimento do clube e dos seus
sócios.
Qualidades relevantes para uma Presidência de sucesso:
Saber ouvir e observar.
Ser calmo e respeitador.
Ter uma boa capacidade para evitar/gerir conflitos.
Ser responsável não só pelos seus actos mas pelo clube no seu todo.
Ser organizado e facilitar a organização dos seus companheiros.
Dar-se a conhecer.
Comunicar de forma clara e concisa.
Reconhecer que é tão importante ter momentos de diversão e lazer no clube, como de
trabalho e serviço.
Pensar antes de Agir!
Reconhecer a importância dos consensos dentro do clube.
Saber motivar a sua equipa de forma a manter o clube unido, motivado e focado nos
seus objectivos.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.9
O Presidente deve liderar em vez de “mandar”:
É importante experimentar e correr riscos ainda que se possa falhar. Em vez de desistir
quando algo não corre como desejávamos, devemos perguntar “O que podemos aprender com
esta experiência?”. Procurar sempre formas de melhorar e de inovar as rotinas do Clube.
O Presidente deve reconhecer a importância da sua equipa e o valor do seu trabalho. Ao líder
cabe guiar a sua equipa ao sucesso, sem com isso lhes retirar o protagonismo das grandes
vitórias que se pretendem alcançar. O líder deve ter a sensibilidade para permitir o bom
desempenho dos outros.
A liderança está directamente relacionada com a capacitação dos membros da equipa para
agir. Para isso deve-se envolver toda a equipa no planeamento das actividades que lhes dizem
respeito e dar-lhes autonomia para tomarem as suas próprias decisões. Não se pode esperar de
ninguém um compromisso sério para com objectivos que impomos unilateralmente. Assim é
essencial que todos tenham no clube uma voz activa e que o grupo tenha por cultura a pro-
actividade.
CONFIANÇA – O ELEMENTO CHAVE
Cabe ao Presidente aumentar os níveis de confiança dentro do clube:
Confiança no valor dos vários cargos
Através da contextualização dos cargos do Conselho Director e Avenidas de
Serviço, os companheiros terão mais facilidade em definir metas e comprometerem-se
com objectivos concretos e viáveis. É essencial clarificar as metas e medir a performance,
dando feedback ao longo do ano de forma a aumentar a confiança nas funções a
desempenhar.
Confiança no valor das pessoas
O Presidente deve explicar porque escolheu um companheiro para determinada
função. Explicando as metas do clube para um cargo específico bem como as
características do companheiro escolhido para as desempenhar, o Presidente aumentará a
identificação do sócio para com o seu trabalho de serviço.
Confiança no valor do clube
Ajudar o clube a sentir, pensar e agir, verdadeiramente como uma equipa. Os
objectivos devem ser partilhados com todos e qualquer informação importante deverá ser
dada a todos em simultâneo.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.10
Um líder dá o exemplo, a liderança não se faz com ordens. É importante ser coerente,
praticando aquilo que de diz. É essencial saber motivar os companheiros a estarem activos no
clube, garantindo que todos têm um papel importante e se identificam com ele.
O Presidente deve mostrar ao Clube, as vantagens da partilha de uma visão comum, sempre
através de uma perspectiva positiva e útil. Elogiar as pessoas por uma tarefa bem realizada e
celebrar em equipa quando se alcançam objectivos importantes para o Clube é também uma
importante forma de motivar a equipa. Em Rotary não se agradece, reconhece-se!
Só é possível liderar um grupo de pessoas que compreende o caminho que o líder quer seguir.
Por este motivo é essencial planear o ano, calendarizar as actividades, distribuir as tarefas
pelos sócios e estabelecer prazos para o processo. Só com informação clara e partilhada entre
todos as actividades do clube poderão ocorrer com o envolvimento de todos. Presidentes que
não conseguem planear e comunicar com eficiência os seus planos tendem a ser obrigados a
substituir os seus companheiros na concretização dos projectos, acabando por ver as datas
programadas adiadas consecutivamente e tendo grandes dificuldades na sua concretização.
Reuniões de Ordinárias do Clube:
As Reuniões ordinárias são o momento mais importante na rotina de um clube. É durante as
reuniões que o Presidente consegue motivar os sócios, partilhar as suas ideias, discutir as suas
metas e organizar a vida do clube, tendo em conta as acções previstas de serviço. É assim da
maior importância garantir que as reuniões são momentos úteis em que todos os membros
estão verdadeiramente envolvidos, que são divertidas e dinâmicas ao mesmo tempo que
informativas e eficientes. A comparência dos sócios às reuniões é um sinal de saúde do clube
e é responsabilidade do Presidente garantir que nenhum sócio considera as reuniões do clube
como uma perda do seu tempo. Para o efeito o Presidente deve:
- Preparar com alguma antecedência a reunião definindo o tempo previsto para cada ponto
da ordem de trabalhos. Exemplo:
- Abertura (2-3min);
- Comentários do Presidente (boas vindas, apresentação dos convidados,… - 3 min);
- Momento da Secretaria (Leitura da Acta/Resumo da reunião anterior,
correspondência recebida e enviada -5 min);
- Momento da Tesouraria (2-3min);
- Momento de Comunicações (troca de ideias, relatórios das actividades, planeamento
dos projectos - 30 min);
- Momento do Presidente (resumo da reunião, próximos eventos e menção à
reunião/actividade seguinte - 5 min);
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.11
- Fazer reuniões dinâmicas. Evitar reuniões enfadonhas ou demoradas.
- Não esquecer os convidados. Apresentar os convidados, agradecer a sua presença, e
permitir a sua participação na reunião. Sempre que esteja algum convidado que não
conheça o movimento devemos explicar sucintamente o que é o Rotaract e os seus
objectivos, para que ele fique enquadrado e entenda os temas discutidos na reunião.
- Gerir os tempos mortos e os conflitos de uma forma leve mas incisiva.
- Permitir alguns momentos de descontracção para de seguida captar a atenção para
assuntos relevantes.
- Evitar a constante mudança de datas ou detalhes dos projectos, de forma a não
desmotivar os companheiros.
- Garantir que os assuntos em “discussão” são do conhecimento de todos. Não deixar
ninguém de fora.
- Divulgar/Actualizar o Programa Mensal fazendo a avaliação dos eventos passados e
motivando para a participação nos eventos futuros.
- No final da reunião, resumir os aspectos importantes e fazer a “ponte” para a
reunião/actividade seguinte.
- Nunca permitir a ausência dos companheiros nas reuniões/actividades por falta de
informação. Os programas mensais devem ser eficazmente divulgados!
- Solicitar a um membro ou mesmo um convidado da reunião que faça uma apreciação da
mesma. A pessoa escolhida vai dizer o que gostou mais da reunião e o que porventura não
gostou e pode neste espaço dar sugestões.
A assiduidade dos sócios nas reuniões ordinárias é um sinal de saúde do clube e também uma
ferramenta para o Presidente medir a sua própria eficácia ao longo do ano. Quando os sócios
reduzem a sua assiduidade, pode ser um sinal de que as reuniões não estão a ser interessantes
ou que os projectos em curso não são adequados às ambições dos sócios. Nestes casos, é
importante averiguar e compreender a razão da falta sistemática de certos companheiros nas
reuniões e/ou actividades (razões pessoais, razões profissionais, desinteresse,
reuniões/actividades desinteressantes...)
É também importante fazer a interligação entre os sócios antigos e os recentes, distribuir
tarefas de forma justa, sem sobrecarregar os elementos mais participativos e dando um voto
de confiança aos “menos-participativos”.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.12
De forma a garantir que todos os sócios de um clube estão correctamente informados o
Presidente, directamente ou através do seu secretário, deverá garantir que todos os
companheiros (mesmo aqueles que faltam a reuniões) tem sempre informação sobre, pelo
menos:
- Mapa de Assiduidades;
- Programa anual e mensal;
- Órgãos do Clube;
- Fotos das Actividades.
Uma forma de quebrar a monotonia pode ser planear reuniões de companheirismo (café ou
mesmo em casa de alguns companheiros) ao longo do ano, ou mesmo sessões temáticas como
sessões de cinema, saídas nocturnas, jogos de tabuleiro,…
3.1.2 VICE - PRESIDENTE
O principal papel do vice-presidente é apoiar o presidente do clube. Alguns clubes pedem
para o Past-Presidente assumir estas funções uma vez que é a pessoa no clube com maior
conhecimento sobre a situação actual do clube e sobre os seus projectos.
Responsabilidades do Vice-Presidente:
Presidir reuniões quando o Presidente estiver ausente;
Integrar o Conselho Director e servir como membro ex-officio em todas as comissões;
Desempenhar funções especiais designadas pelo Presidente;
Estar ciente das metas e actividades do clube;
Assumir a presidência do clube caso o cargo fique vago.
O Vice-Presidente deve estar preparado para cumprir com todos os aspectos referidos no
ponto 3.1.1 deste Manual, caso seja necessário.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.13
3.1.3 SECRETÁRIO
A secretaria de um clube é, antes de mais, parte integrante do Conselho Director, o que
significa que tem responsabilidade acrescida perante o clube no que diz respeito à tomada de
decisão.
O cargo de secretário exige uma estreita relação com o Presidente bem como uma
participação activa na vida do clube e do Distrito.
As diversas funções delegadas ao secretário exigem alguém organizado, atento a detalhes e
bom comunicador, uma vez que será responsável pela promoção do clube junto dos
patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotary International e outros Rotaract / Interact /
Rotary Clubs.
É imperativo que a secretaria do clube tenha um amplo conhecimento do Regimento Interno
do Distrito bem como do Manual do Rotaract de Rotary Internacional.
Responsabilidades do Secretário:
Momento da Secretaria
É um momento presente em todas as reuniões para o Secretário expor assuntos
diversos, tais como:
- Notícias do Rotary Club Patrocinador;
- Correspondência recebida pelo Clube;
- Dar conhecimento da Carta Mensal da Representadoria D.1960;
- Resumir a agenda do clube face aos eventos de outros clubes;
- Agenda do clube nas próximas semanas;
- Convite de outros clubes para eventos / reuniões conjuntas;
- Outros assuntos de relevância.
Acta da Reunião
É aconselhado que seja realizada uma acta descritiva de todas as reuniões ordinárias
do Clube. Esta acta é uma forma de garantir um registo interno de actividade do clube
e é também uma forma dos sócios que não estiveram presentes na reunião poderem
acompanhar o trabalho do clube nessa semana.
- Melhora a eficiência interna do clube;
- Deve ser clara, resumida e conter todas as informações importantes e decisões
relevantes tomadas durante a reunião;
- Da acta devem constar: identificação do clube, data, local da reunião,
presenças dos sócios, registo dos assuntos, assinatura do secretário e
presidente.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.14
Comunicar com a Representadoria
- Responder às solicitações de informação da Representadoria D.1960;
- Colaborar com o agendamento da Visita Oficial do Representante;
- Dar entrada/baixa de sócios do clube – O envio desta informação é
obrigatório.
Comunicar com o Distrito
- Divulgar eventos atempadamente;
- Divulgar os resultados dos eventos;
- Enviar, mensalmente, as noticias mais relevantes do Club para constar na
Carta Mensal do Distrito (sejam elas, resultados de eventos ou eventos a
realizar) através do e-mail comunicaçã[email protected]
- Comunicar com os rotários do Distrito através do e-mail
- Garantir linhas de comunicação para com o Rotary Club Patrocinador;
- Facilitar o agendamento de visitas a outros clubes e/ou reuniões conjuntas;
Relatórios de Planeamento de Actividade / Resumo de Actividade
- São importantes registos para futura referência do clube;
- Apresentam-se como métodos de reflexão sobre a actividade do clube;
- Da elaboração destes documentos resulta um registo que permite a melhoria
da eficiência do clube na organização das suas actividades bem como a
eliminação de erros de organização / execução dos projectos;
- Estes documentos poderão ser trocados pelos clubes mediante solicitação dos
mesmos de forma a transmitir um importante know-how que permitirá a outros
clubes fazer novos projectos ou melhorar projectos que já têm, mediante
solicitação dos mesmos ou da Representadoria.
Facilitar comunicação entre os sócios
- Usando as novas tecnologias a favor da eficiência do clube, cabe à secretaria
garantir métodos adequados para que os sócios do clube possam comunicar.
Arquivo do Clube
Muitos clubes mantêm um arquivo interno com registo dos seus sócios e actividades,
correspondência e divulgações. Este tipo de arquivo serve de histórico, bem como, de
registo do clube, sendo ainda uma interessante forma de escrever, registar e relembrar
a sua história.
Disponibilizar documentação vária
- É da responsabilidade da secretaria entregar aos novos sócios toda a
documentação necessária para que estes possam conhecer o movimento e
compreender as suas regras;
- A secretaria é também a fonte de documentação do clube. Através desta, o
clube e o seu Presidente poderão solicitar documentação vária que seja útil.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.15
Ponte com a Comunicação Social
Sempre que se justifique, cabe ao secretário do clube fazer a ponte com a comunicação
social (local ou nacional) através da divulgação do movimento e dos projectos do
clube. Para tal deve recorrer a comunicados de imprensa e/ou ao contacto directo com
jornalistas. A Comissão de Comunicação da Representadoria poderá dar apoio neste
sentido, facilitando modelos da documentação a utilizar ou dando dicas sobre a melhor
abordagem a ter em conta.
Recursos da Representadoria ao dispor do secretário
Agenda Distrital – contém todas as datas relevantes para o Distrito, sendo por isso uma
importante ferramenta para a calendarização do ano rotário e da vida do clube. Esta agenda
pode ser encontrada em Issuu.com(*)
.
Outros documentos – Igualmente, em Issuu.com(*)
, podem ser encontrados outros documentos
importantes para a secretaria do clube. No caso do clube querer acrescentar algum documento
seu de relevância para o distrito ao arquivo do Issuu.com, deverá enviar o mesmo para a
Secretaria Distrital.
Esclarecimento de Dúvidas – caso os secretários tenham dúvidas no preenchimento de algum
dos documentos referidos ou tenham dificuldade em encontrar algum documento, deverão
entrar em contacto com a Secretaria Distrital.
(*)
Para aceder aos documentos disponibilizados pela Secretaria Distrital, basta aceder a
www.issuu.com/rep1960
Outras Notas IMPORTANTES:
Desde 2011 que é obrigatório (por Rotary Internacional) fazer um mínimo de uma visita por
semestre ao “Acesso ao Portal” (Member Access) do clube do site www.rotary.org Clubes
que não façam este login serão automaticamente desactivados por RI sendo necessário o
pagamento de 50USD para a sua reactivação.
REPRESENTADORIA ROTARACT | DISTRITO 1960 – PORTUGAL MANUAL DE LIDERANÇA DO ROTARACT E INTERACT
ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.16
Instruções:
- Consultar o site: http://www.rotary.org;
Se for necessário, escolher a língua “Português”, no final da página;
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3.1.4 PROTOCOLO
O Director de Protocolo exerce uma função importante no Clube, o seu desempenho pode
determinar o sucesso e a eficiência de cada reunião. Posto isto, o Director de Protocolo deve
ser o coordenador de todo e qualquer evento Rotaractista e/ou Interactista, sempre e
indispensavelmente em colaboração com o Presidente do Clube.
A missão do Protocolo tem início na preparação da reunião, que deverá ser planeada
juntamente com o Presidente do Clube. Por exemplo, o Protocolo deverá assegurar a boa
prossecução de todos os momentos do evento, desde a recepção de convidados à verificação
de materiais necessários para a sessão. Para que a sua tarefa seja facilitada o Protocolo deverá
ser o primeiro a chegar e o último a sair.
O cargo de Director de protocolo é um dos cargos que gera mais crítica e polémica, tanto pelas
características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo.
Responsabilidades do Protocolo:
Cabe ao Protocolo garantir que a reunião do clube decorre pela ordem de trabalhos definida.
O Director de Protocolo deverá ter em conta vários aspectos, não só durante o evento rotário,
como também na sua preparação. Um dos mais importantes é a elaboração do guião do evento
a realizar, que o suportará durante toda a sua intervenção, conforme demonstrado nas tabelas
seguintes:
“A forma configura a essência. Por mais puro e forte que seja um ideal, ele
não sobreviverá sem um ritual que o torne marcante. Se é verdade que o
primado é o do conteúdo ideológico, a verdade é que, sem um ritual
marcante o ideal perde força e definha.”
(In, Normas Protocolares e de Reuniões, Rotary D.1960, Governadoria 05/06 –PGD José Manuel Pereira)
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Antes da Reunião
Acções a fazer Observações
Certificar-se que o local
escolhido para a reunião
reúne as condições
necessárias
Cabe ao Protocolo zelar para que o mobiliário e a decoração do local
da reunião estejam de acordo com o esperado, assim como assegurar
o conforto e a segurança dos convidados e companheiros.
Deverá assim promover o que for necessário, tal como:
O número de cadeiras necessárias;
A disposição das mesas;
A limpeza e arrumação do espaço;
A climatização;
A ementa;
O serviço de mesa;
A organização dos espaços de recepção e insonorização do local.
Preparar a reunião com
antecedência, confirmando
a presença de convidados
O Protocolo deverá estar a par de cada item do programa a ser
desenvolvido na reunião, de modo a encontrar-se informado para
intervir com total à vontade e no momento certo ou para prestar
imediata e eficiente colaboração ao Presidente ou a qualquer pessoa
que eventualmente participe na reunião. Recomenda-se a utilização
de uma “agenda da reunião”.
Orientar a disposição das
bandeiras e garantir a
existência do sino rotário,
martelo e flâmula do lema
do ano.
Certificar-se com o Presidente do clube da existência do Sino Rotário.
Disposição e Orientação das Bandeiras - (Anexo I)
Fazer a formação da mesa
de honra, com observância
das normas de precedência.
Ter em conta as entidades presentes.
(Anexo II)
Providenciar
antecipadamente os
materiais e equipamentos
para o orador (projector,
microfone, flipchart, …)
No caso do Som, o Protocolo deverá certificar-se que o material de
som está devidamente instalado e que o microfone funciona
perfeitamente, para que todos o ouçam claramente.
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Durante a Reunião
Acções a fazer Observações
Providenciar a recepção aos
convidados, especialmente
aos que se destinam à mesa
de honra.
O Protocolo deve informar o/a(s) convidado/a(s), o/a(s)
companheiro/a(s) ou o representante da entidade oficial, com segura
antecipação, que a sua presença será crucial na mesa da Presidência.
Assim também evitará possíveis faltas de última hora sem
confirmação prévia.
Boas vindas e abertura da
reunião
A abertura da reunião é feita pelo Presidente (toque no sino), assim
como as boas vindas a todos os presentes, passando a posteriori a
palavra ao Protocolo.
O Protocolo deverá saudar todos os presentes e passar ao momento
seguinte da reunião.
Anunciar Saudação às
Bandeiras
A escolha sobre quem deve saudar as bandeiras deve ser feita entre o
Protocolo e o Presidente do clube anfitrião.
Neste momento, o Protocolo deve informar todos os presentes de
que passará a chamar as pessoas para saudarem a respectiva
bandeira. Cada pessoa deve segurar com a mão direita no canto
superior livre da bandeira e dirigir a mão para o peito (zona do
coração).
Anunciar e apresentar a
constituição da mesa.
O Protocolo deve começar por apresentar quem preside a reunião e
se encontra ao centro (p.e. “Ao centro temos o Companheiro
Presidente Manuel Dias”), seguindo a apresentação por todos os que
estão à sua direita, terminando com todos os que estão à sua
esquerda, nunca se esquecendo de referir o que representam (p.e. “À
sua direita temos o Companheiro Joaquim Afonso, Representante
Eleito RTC e ITC do Distrito 1960 para o ano 2025/2026; à sua
esquerda, a Companheira Maria Marta em representação da
Fundação Rotária Portuguesa).
Apresentação Rotária
A Apresentação Rotária deve ser feita individualmente sendo que por
vezes e devido ao elevado número de pessoas presentes, se faz
apenas a enunciação dos clubes presentes. Por exemplo, em reuniões
com cerca de 30 pessoas poderá ser feita a apresentação rotária
individual, começando esta pelo companheiro imediatamente à
esquerda do Presidente, terminando neste. Em reuniões com mais de
30 pessoas a apresentação rotária poderá ser substituída pela
enumeração dos clubes presentes, chamando-os por ordem alfabética
e deixando para último o clube anfitrião.
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Nota 1: No caso da apresentação rotária individual o Protocolo não
deve esquecer de se apresentar.
Nota 2: No caso de ser feita a enumeração dos clubes, o Protocolo
deve pedir a todos os presentes que aplaudam apenas no fim.
Momento de Secretaria
O Protocolo deverá passar a palavra ao secretário do Clube que irá
realizar o respectivo momento (principais noticias rotárias, bem como
aniversariantes do clube).
Nota: Por vezes, se a reunião decorrer com algum atraso, este
momento poderá ocorrer durante o compasso de espera entre os
pratos da refeição.
Início da Refeição O Protocolo poderá ler a ementa e desejar a todos os presentes, em
nome da mesa, uma boa refeição.
Coordenar as relações com
a imprensa e tomar essa
responsabilidade
O Protocolo deve, antecipadamente, facultar ao representante da
imprensa um programa da reunião, para que este possa organizar da
melhor forma o seu trabalho.
Estar atento às necessidades
do Presidente, ao longo das
reuniões
O Protocolo não deve ficar na Mesa da Presidência, no entanto deve
ficar numa mesa perto da mesma, para que possa perceber qualquer
alerta do Presidente do clube, bem como socorrê-lo face a alguma
inquietação.
Alertar o palestrante sobre
o tempo destinado à sua
intervenção, bem como
avisá-lo de forma discreta
que o tempo terminou.
O Protocolo deve, antes do palestrante iniciar a sua palestra, avisá-lo
do tempo que tem destinado para a sua apresentação. No entanto é
normal que, por vezes, os palestrantes se distraiam e se prolonguem
na sua apresentação. Nesta situação cabe ao Protocolo, subtil e
discretamente avisá-lo que lhe restam apenas 2 minutos ou que o seu
tempo acabou.
Recolher e levar ao
conhecimento do
Presidente pedidos de
companheiros para o uso da
palavra.
Durante a reunião, o Protocolo deve percorrer todas as mesas
solicitando e anotando o nome dos companheiros que queiram fazer
uso da palavra, para que seja calculado o tempo disponível para cada
uma das comunicações. A lista deverá ser apresentada ao Presidente.
Agradecimentos e Fecho da
Reunião
O Protocolo deverá passar a palavra ao Presidente, para que este
possa fazer os agradecimentos finais e fechar a reunião (toque no
sino).
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Depois da Reunião
Acções a fazer Observações
Certificar-se que o local foi
devidamente utilizado e que
todos os presentes se
sentiram bem
O Protocolo, por fim, deverá certificar-se que o espaço foi
devidamente utilizado, bem como, se nenhum dos convidados
presentes não se esqueceu de alguma coisa.
(ex: casaco, bolsa, carteira, telemóvel, …)
O Protocolo deverá pré avisar o serviço de catering que poderá haver pessoas que necessitem
de outra ementa (por exemplo se a sobremesa foi um doce deverá também haver fruta da
época, bem como se o prato principal for de carne deverá haver um prato vegetariano
disponível ainda que em menor quantidade).
O Protocolo nunca deve deixar que a improvisação seja a solução para dirigir uma reunião.
O Protocolo deve conduzir-se com descrição, nos seus modos e palavras, evitando gracejos e
piadas. Não cabe ao Director de Protocolo fazer discursos ou alongar-se nas suas
intervenções, mas antes ser discreto e eficaz. Quando o protocolo é correctamente executado,
costuma-se dizer que “nem se dá por ele”.
O Protocolo deve esforçar-se ao máximo para pronunciar correctamente o nome dos
convidados, visitantes ou companheiros.
O Protocolo não tem obrigação de ser um orador nato, mas deve exprimir-se em linguagem
correcta e clara.
Reuniões Ordinárias do Clube:
Todos os aspectos abordados até aqui são de extrema importância para qualquer reunião
Rotária. No caso das reuniões semanais/quinzenais do clube, o protocolo deve certificar-se
que a reunião decorre no tempo esperado e que o local/sede se encontra preparado para o
efeito. Fica à consideração do Presidente do clube realizar-se a saudação às bandeiras, bem
como a apresentação rotária. O Protocolo, em concordância com o Presidente, poderá
estipular o tempo necessário para se abordar determinado assunto, conduzindo a reunião de
acordo com uma ordem de trabalhos previamente estabelecida, não esquecendo o momento da
secretaria.
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Outras sugestões:
- Sugere-se a todos os Clubes que durante as reuniões ordinárias do clube (ou pelo
menos em algumas) façam Saudação às Bandeiras, sendo que poderão saudar apenas a
Bandeira Nacional. É uma forma de treinarem o protocolo, garantindo que estão
preparados para o fazer correctamente quando assim for exigido pelas circunstâncias.
- Se estiverem novos potenciais sócios presentes, ou sócios em formação, é também
aconselhável que façam apresentação rotária, explicando para que é que esta serve e de
que forma deverá ser feita.
“Percebido o erro, corrija-o, com naturalidade.
O Rotary é, sobretudo, uma grande casa de
grandes amigos.
E quem poderia “atirar a primeira pedra ?”
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3.1.5 TESOUREIRO
A Tesouraria é o órgão responsável pela gestão do dinheiro e contabilidade do clube. Como
tal tem a responsabilidade de controlar as entradas e saídas de dinheiro da conta do clube,
autorizar despesas e de guardar o dinheiro do clube.
Cabe ao Tesoureiro garantir que o clube tem verbas suficientes a qualquer momento para
cumprir com as suas obrigações, bem como analisar a viabilidade de novos projectos sobre o
ponto de vista orçamental.
O tesoureiro deve ter sentido de responsabilidade, organização e comportamento rigoroso.
Responsabilidades do Tesoureiro:
- Realização do orçamento anual do clube para o ano entrante, prevendo as entradas e
saídas de verbas de acordo com a programação prévia efectuada pelo Presidente do clube
em conjunto com o seu Conselho Director.
- Registo das despesas e receitas do clube a todos os momentos, de forma a garantir
informação actualizada ao Presidente sobre a situação financeira e cumprimento de
obrigações do clube.
- Deve ser o tesoureiro a gerir pagamentos em ocasiões festivas, controlando as entradas e
fazendo a recepção do valor de inscrição (caso exista).
- O tesoureiro deve registar o pagamento de quotas pelos membros do clube e transferir o
montante para a Representadoria nos prazos indicados pelo Regimento Interno do Distrito
1960.
- Fazer o reembolso de despesas do clube ou dos seus sócios, sempre que assim seja
decidido pelo Conselho Director.
- Definição de um critério para a assinatura de cheques do clube (segundo o Regimento
Interno do clube) – sugere-se 2 assinaturas obrigatórias em 3 possíveis (presidente,
tesoureiro e secretário).
- Criação de um fundo de maneio para organização de eventos do clube.
- Ao deixar o cargo no final do ano rotário, o tesoureiro deve fornecer aos sócios do clube
e ao tesoureiro entrante um relatório final, o qual deve fazer parte dos arquivos
permanentes do clube.
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Pagamento de quotas:
- O pagamento de quotas à Representadoria no ano 2013-14 e de acordo com o Regimento
Interno do Distrito 1960 equivale a 1,85€ por membro do clube por mês para os clubes
Rotaract. Os clubes Interact estão dispensados do pagamento de quota por decisão do
Distrito em Conselho Distrital no decorrer do ano rotário 2012-13.
- As quotas respeitantes ao 1º Semestre devem ser pagas até dia 30 de Setembro de 2013 e
as quotas relativas ao 2º Semestre devem ser pagas até dia 31 de Janeiro de 2014 (por
questão de simplificação, as quotas anuais podem ser pagas na totalidade no 1º Semestre).
- As quotas não pagas até as datas limite terão uma multa de 50% sobre o valor em divida.
- Os clubes são autónomos na definição do valor do per capita a pagar pelos seus sócios,
devendo esse valor ser no mínimo igual ao valor da quota a pagar à Representadoria.
Recomenda-se que os clubes definam um valor acima de forma a gerar um excedente que
acumulará ao fundo de maneio do clube todos os meses.
- Após a realização de toda e qualquer actividade que envolva angariação de fundos ou
despesas, o Tesoureiro deve proceder ao balanço dessa mesma actividade e informar o
clube no momento da Tesouraria.
Fundo de Maneio – uma ferramenta essencial:
“O Fundo Maneio é uma margem de segurança para evitar rupturas de tesouraria. Não é mais do que
a parte dos activos fáceis de liquidar que cobre os passivos que exigem liquidação a curto prazo.
A finalidade da margem de segurança é, portanto, a garantia do equilíbrio financeiro.”
- Sustentabilidade é, talvez, a palavra-chave para percebermos a importância da existência
do fundo de maneio do clube. Para que os clubes sejam verdadeiramente autónomos,
administrativa e financeiramente, os mesmos deverão possuir mecanismos que garantam
sustentabilidade à sua actividade e aos seus projectos.
- A existência de um fundo de maneio permite ao clube fazer face a despesas
administrativas correntes, tais como pagamento de cópias ou impressões, envio de
correspondência, aquisição de consumíveis (p.e. pilhas, tinteiros, papel), entre outros, vitais
para a continuidade das acções e projectos da organização.
Outra das vertentes do fundo de maneio poderá ser a sua utilização para o investimento em
merchandising e/ou em artigos cuja venda poderá incrementar significativamente os fundos
do clube, e até em caso de necessidade de pagamento adiantado de despesas de um projecto,
criando-se assim um ciclo de liquidez que permite à Tesouraria uma gestão mais eficiente e,
possivelmente, mais rentável dos fundos do clube.
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3.2 AVENIDAS DE SERVIÇO
As Avenidas de Serviço funcionam como comissões de trabalho e ajudam o clube a realizar
actividades e projectos, identificar necessidades, resolver problemas e aconselhar o
Presidente. Com a aprovação do Conselho Director e de acordo com os Estatutos Prescritos
para o Rotaract Club, o presidente do Rotaract Club indica as seguintes comissões
permanentes:
Serviços Internos
Serviços à Comunidade
Serviços Internacionais
Serviços Profissionais
Em Rotary existe ainda a 5ª Avenida de Serviços. Aprovada em Janeiro de 2010 a Avenida
dos Serviços às Novas Gerações atende às necessidades dos mais jovens, quer seja através do
apoio ao programas do Rotaract e Interact ou através de projectos como o RYLA (Rotary
Youth Leadership Awards), Intercâmbios ou outros. Esta Avenida viu o seu nome ser alterado
no último Conselho de Legislação a Maio de 2013 a passando a chamar-se Avenida dos
Serviços à Juventude. O Director desta Avenida no Rotary Club patrocinador de um clube
Rotaract ou Interact é por norma o companheiro que faz a ponte directa com o Presidente
desse clube, promovendo as boas relações entre Rotary e os seus patrocinados e apoiando no
que for necessário as Juventude. Esta Avenida, de acordo com os Estatutos Prescritos para o
Rotaract não é ainda obrigatória nos clubes jovens.
Além das Avenidas de Serviço, outras comissões podem ser formadas, se o Presidente e o seu
Conselho Director assim o decidirem. Exemplos de comissões populares no Distrito 1960 são
a Comissão de Comunicação, Comissão de Expansão do Quadro Social, Comissão de
Planeamento Estratégico, entre outras.
As avenidas de serviço e comissões devem-se reunir com frequência para discutir planos e
actividades, os quais devem ser compartilhados com o Presidente do clube. Uma comissão
pode se dividir em subcomissões para realizar as tarefas. Todas as actividades e despesas das
comissões estão sujeitas à aprovação do Conselho Director do clube.
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“O ser, o ter e o fazer
são como os vértices
de um triângulo, no
qual cada lado serve
de apoio para os
demais. Não há
conflito entre eles. .”
Shakti Gawain
3.2.1 AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNOS
A Avenida dos Serviços Internos é extremamente importante na programação da acção
Rotária. Cabe a esta Avenida a responsabilidade pela organização interna do Clube, vigiando,
garantindo e zelando pelo seu bom funcionamento.
Um Clube internamente bem organizado terá melhores condições para projectar e executar a
sua acção, beneficiando a sua comunidade. Desta forma, a inteligência emocional, o bem-
estar e a gestão de conflitos do Clube compete aos Serviços Internos.
Um dos pontos fulcrais desta Avenida de Serviço é o Quadro Social, bem como tudo o que
esteja inerente a este ponto, nomeadamente o crescimento, retenção e sustentabilidade.
É importante que o Clube cresça com qualidade e para isso o Director da Avenida dos
Serviços Internos deve incentivar a qualidade da formação de novos sócios, bem como o nível
de motivação de todos os elementos do Clube.
As relações externas do Clube, quer sejam com outros Clubes Rotaractistas/Interactistas ou
com o próprio Clube patrocinador, são muito importantes para a sustentabilidade do Clube e
por isso devem ser constantemente fortalecidas.
O Director desta Avenida deverá estar em comunicação com a Avenida dos Serviços Internos
da Representadoria, não só respondendo aos seus apelos, como também actualizando os dados
relativos ao Quadro Social do seu Clube perante a mesma.
Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Internos:
- Estar pormenorizadamente a par do crescimento do clube, bem como atento à
renovação do seu Quadro Social e à formação constante dos seus sócios e dos novos
sócios.
- Promover encontros de companheirismo, para além das reuniões de trabalho
periódicas já previamente agendadas. Os encontros de companheirismo deverão ser
diferentes, aliciantes e interessantes para os
actuais e para os potenciais sócios, motivando os
membros do clube, recrutando novos elementos e
promovendo um ambiente saudável, repleto de
companheirismo e dinâmica no seio do Clube. É
importante salientar que os encontros de
companheirismo não substituem as reuniões de
trabalho. Por outro lado, os mesmos poderão
ajudar a motivar os membros do Clube para a
reunião de trabalho ou até mesmo, através do seu
ambiente descontraído, facilitar a aparição de
novas ideias para o Clube.
“As ideias dos outros são tão necessárias para o bem-estar mental de um homem, quanto
o alimento é necessário para o seu bem-estar físico”.
Paul Harris
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- Lembrar e relembrar ao clube quão importante é que os seus membros tenham
experiências educacionais e profissionais diferentes, bem como situações sociais
diversificadas, que contribuem para a potenciação de sinergias dentro do Quadro
Social baseadas na heterogenia do grupo.
“De todas as mil e uma maneiras que o homem pode escolher para ser útil à sociedade,
sem dúvida as mais viáveis e na maioria dos casos as mais eficientes serão aquelas
dentro do âmbito de suas próprias ocupações”.
Paul Harris
- Incentivar, supervisionar e auxiliar na integração e processo de formação de novos
sócios bem como prezar pelo bom relacionamento entre todos os sócios.
“Os Rotários devem crescer em número, em amizade, no espirito de ajuda mútua e de
ajuda à comunidade”.
Paul Harris
Propostas de actividades a serem realizadas:
Planear reuniões de (in) formação.
Nestas reuniões poderão ser convidados sócios do Clube / Companheiros
rotários / Companheiros de outros Clubes Rotaract e Interact a falarem de
assuntos relevantes à formação e actualização de conhecimentos do Clube (ex.:
Protocolo, Tesouraria, Rotary Internacional, Plano Visão do Futuro, programas
da Rotary Foundation tais como o Polio Plus entre outros,…).
Planear reuniões conjuntas com outros Clubes.
Esta é uma boa forma de conhecermos mais companheiros, de vivenciarmos e
partilharmos mais projectos de Serviço e estreitarmos relações quer no nosso
Distrito quer com outros Distritos. Potenciar-se-á desta forma a realização de
projectos conjuntos, proporcionando aos sócios bons momentos de
Companheirismo, descontracção, amizade e lazer, contribuindo para a saúde e
coesão do Quadro Social do Clube.
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Divulgação da acção do Clube.
A Divulgação deverá ser feita através dos meios de comunicação Distritais, de
forma a proporcionar a partilha de experiências com outros clubes, promover a
eficácia da comunicação interna e externa e proporcionar a troca de experiências e
a participação de outros clubes nas reuniões/actividades do Clube.
Todos os companheiros deverão ser constantemente lembrados que a divulgação
das actividades bem-sucedidas dos Serviços à Comunidade é uma das melhores
formas de cativar novos elementos. A motivação concretiza-se muito mais pelo
conhecimento de bons exemplos do que pelas explanações teóricas sobre o
movimento Rotaractista.
Os Serviços Internos devem programar encontros pós reuniões.
Depois de a reunião acabar e com o objectivo de que todos possam conviver de
uma forma mais descontraída, todos os membros do clube podem combinar jantar,
beber café ou simplesmente passear para estreitar as relações de amizade.
Criar uma lista de potenciais sócios.
Os Serviços Internos devem incentivar todos os sócios do Clube a identificar pelo
menos um potencial sócio e manter estes informados sobre o programa do Clube,
potenciando o seu interesse e motivação.
Divulgar as actividades e projectos do clube nas universidades, escolas secundárias, rádio
local e num jornal local.
Contactar jovens que participaram em campos de férias de RI, no RYLA, IGEs e
bolseiros da Fundação Rotária e convidá-los a participarem nas actividades e reuniões do
Clube.
O bom funcionamento da Avenida de Serviços Internos é determinante para o bom
funcionamento de um Clube. Toda a sua dinâmica de funcionamento e capacidade de
motivação no Clube originará um clube sustentável, mais forte, activo, motivado e integrado
no Movimento Interact/Rotaract.
“Sê a Mudança que Queres Ver no Mundo”
Mohandas Gandhi
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3.2.2 AVENIDA DOS SERVIÇOS PROFISSIONAIS
Esta Avenida é a Avenida de Serviços que melhor representa aquele que é o objectivo
primordial do programa das Novas Gerações de Rotary Internacional.
O conceito de Serviços Profissionais expressa-se pelo reconhecimento do mérito de todas as
ocupações úteis e da difusão das normas de ética, que incentivam a estimular e fomentar:
- O desenvolvimento de capacidades de liderança profissional em todas as áreas;
- A promoção de altos padrões de ética nos negócios e profissões;
- O reconhecimento do valor de todas as ocupações úteis;
- A promoção do ideal de servir em todas as actividades profissionais.
O reconhecimento da verticalidade ética em profissionais de destaque da comunidade é um
dos vários meios ao dispor desta Avenida para mostrar que a ética pode e deve coexistir com
o sucesso profissional. A ampla diversidade profissional que Rotary, Rotaract e Interact
congregam deve ser explorada para promover a partilha de conhecimentos e enriquecimento
do Quadro Social, bem como a partilha de valores e conhecimentos da comunidade e para
com esta.
Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços Profissionais:
Aos Serviços Profissionais compete o incentivo da aquisição de competências
profissionais do Quadro Social e integração do mesmo no mercado de trabalho
enquanto reforça o sentido ético pelo qual se rege o movimento rotário através do
exemplo.
Nesta Avenida poder-se-ão realizar palestras entre companheiros, ou com convidados
externos ao movimento, sobre as suas áreas profissionais. O intuito destas tertúlias
será dar a conhecer aos companheiros a sua profissão (o que faz, de que forma e qual a
sua finalidade). Assim, promove-se a partilha de conhecimentos sobre as várias
especialidades, bem como, o alargamento do conhecimento dos companheiros sobre a
várias ocupações profissionais, proporcionando por vezes, um esclarecimento sobre
uma área que alguém possa desconhecer.
O Director da Avenida dos Serviços Profissionais está atento a oportunidades de
capacitação do quadro social do seu clube, convidando profissionais de destaque para
partilharem os seus conhecimentos no seio do clube ou incentivando os sócios a
marcar presença em evento distritais e/ou eventos rotários os quais foquem a aquisição
de novas competências.
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Em todos os clubes e em todos os projectos por eles realizados existem diversas
oportunidades de praticar e exercer liderança. Cabe a esta Avenida identificar essas
oportunidades e incentivar os sócios do clube a acreditarem em si mesmo e
perseguirem essas oportunidades activamente. Nem só o Presidente é líder, tal como
nem sempre o “chefe” lidera a equipa; em todos os cargos rotários ou profissionais
podemos liderar, sendo o melhor de nós próprios e encerrando em nós o exemplo que
motiva outros a quererem também eles ultrapassar as suas barreiras e brilharem na sua
acção ou serviço.
Recomendações para esta Avenida de Serviço:
Um dos eventos de maior relevo desta Avenida é a Homenagem ao Jovem Profissional do
Ano, que é mais frequente acontecer em Rotary, no mês de Outubro, mês dos serviços
profissionais. Trata-se de uma cerimónia em que se reconhece alguém profissionalmente que
tem provas de sucesso aliadas a comportamentos éticos de referência.
Os clubes tendem a escolher jovens profissionais de destaque ligados a um serviço/instituição
que proporcione benefícios à comunidade, bem como, uma profissão bem-sucedida e de
reconhecimento público. Caso os clubes tenham um profissional que tenha trabalhado em
parceria com o clube, será de valorizar o trabalho do mesmo, fazendo um reconhecimento
público na cerimónia que será feita para a Homenagem à personalidade escolhida como
Jovem Profissional.
No início do ano deve ser efectuada uma pesquisa relacionada com os interesses dos sócios e
sobre a experiência profissional dos Rotários do clube patrocinador para que as palestras e
visitas “educacionais” sejam de interesse para todos e formuladas em conjunto.
Todos os projectos executados pelos clubes devem ser divulgados para podermos aprender
uns com os outros e ganhar melhor capacidade organizacional. Assim, torna-se imprescindível
que todos os clubes enviem as “reportagens” ou resumos das actividades para o Portal RTC
(www.rotaract1960.org) ou para a Comissão de Comunicação da Representadoria
(comunicaçã[email protected]) para que a divulgação seja mais eficaz e global.
Promover jornadas profissionais é outra forma de incitar os clubes a ajudarem as suas
comunidades a beneficiarem profissionalmente do conhecimento da rede rotária. Através de
palestras na comunidade pode-se fazer chegar a nossa imagem e valores dentro das escolas,
sobretudo no ensino secundário. Facultar material específico do Rotaract para as sessões, com
o conteúdo organizado e intuitivo, complementa estas sessões de esclarecimento apoiando a
Avenida dos Serviços Internos na expansão do Quadro Social.
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Ainda que por vezes a Avenida dos
Serviços Profissionais seja
negligenciada pelos clubes das
Novas Gerações, esta é a Avenida
de Serviço que mais próxima está
na sua acção do objectivo
primordial do Rotaract. É por isso
uma das mais relevantes dentro de
um clube.
Encaminhar informação do(s) RYLA ao clube e ao Rotary Club patrocinador bem como
apoiar/incentivar jovens da comunidade a participarem é também uma poderosa ferramenta da
Avenida dos Serviços Profissionais para desenvolver competências de liderança e outras soft
skills nos jovens da comunidade.
Prémio de melhor profissional jovem (p.e. melhor cozinheiro, melhor gestor, melhor
bombeiro) em parceria com outros clubes do nosso ou de outro Distrito rotário é uma sugestão
que permite ao clube dar visibilidade a áreas profissionais específicas ajudando jovens a
destacarem-se na sua área de estudo ou profissional. Em função da adesão e sucesso das
iniciativas locais poderá ser ponderada uma final distrital ou mesmo nacional.
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3.2.3 AVENIDA DOS SERVIÇOS À COMUNIDADE
O desenvolvimento de projectos de prestação de serviços à comunidade é essencial no
movimento rotário. Clubes Rotaract e Interact eficazes oferecem aos seus membros a
oportunidade de servir as suas comunidades.
A Comissão de Serviços à Comunidade tem como principais objectivos identificar os
problemas, as necessidades e as oportunidades de servir na comunidade; bem como assumir a
liderança na organização e implementação de projectos de prestação de serviços.
Há várias oportunidades de serviço, dependendo das circunstâncias sociais, demográficas e do
quadro social, a escolha sobre o enfoque da acção do clube. Muitos projectos podem ser
implementados em áreas tais como: Assistência aos Idosos, SIDA, Prevenção do Uso de
Drogas e Álcool, Família, Combate à Fome, Alfabetização, Preservação do Planeta, Paz
Urbana (terrorismo, violência, discriminação racial e religiosa...).
O Presidente do Club deve nomear o Director da Avenida de Serviços à Comunidade, que
pode, por sua vez, convidar outros membros do clube para constituir a sua equipa.
Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços à Comunidade:
A Avenida dos Serviços à Comunidade tem como responsabilidade planear e implementar
projectos de prestação de serviços à comunidade, devendo para isso reunir regularmente para
discutir e organizar os planos das actividades.
Deve ser preocupação desta Avenida:
1. Estabelecer as metas de prestação de serviços do clube para o ano rotário;
2. Identificar as necessidades da comunidade;
3. Escolher os projectos com base nas necessidades relevantes da comunidade, nos
recursos disponíveis e interesses de prestação de serviços do clube;
4. Planear os projectos, antecipando os potenciais problemas e avaliando o seu
desenvolvimento;
5. Trabalhar em parceria com outros grupos ou organizações, utilizando os
recursos existentes na comunidade permite aumentar o número de participantes da
comunidade, aumentando consequentemente a probabilidade de se fazer uma
mudança real e significativa;
6. Organizar e executar um plano de captação de recursos (internos e externos)
necessários para a viabilidade e eficácia do projecto;
7. Implementar e gerir o projecto recorrendo às melhores práticas: convidar
voluntários a participar, manter uma comunicação contínua entre os intervenientes
e promover a imagem pública do clube recorrendo aos símbolos rotários.
8. Avaliar os resultados, enquanto ferramenta importante para aprender e crescer
com as experiências atuais. É necessário identificar o que correu bem e o que
correu mal, bem como determinar se o projecto alcançou seu objectivo e
compartilhar a história do seu projecto em Rotary.
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Recursos
Grandes ideias e entusiasmo são recursos maravilhosos, mas um projecto só será
verdadeiramente eficaz se, mais do que simplesmente “remediar” necessidades:
• Abordar uma questão ou necessidade real;
• Melhorar a vida de moradores da comunidade;
• Incorporar as habilidades dos beneficiários;
• Reconhecer as contribuições dos participantes como sendo importantes e
necessárias;
• Fundamentar-se em levantamento realista dos recursos disponíveis;
• Possuir metas e objectivos, com resultados mensuráveis;
• Formar redes activas de contactos;
• Dar maior independência às pessoas e comunidades;
• Cumprir os requisitos da Prova Quadrupla.
Os conhecimentos que possuímos sobre como fortalecer a prestação de serviços à comunidade
constituem recursos inestimáveis para os clubes. Também a nossa rede de contactos no
distrito, assim como em todo o mundo, pode contribuir para a consolidação dos projectos dos
clubes através da troca de informações valiosas, promovendo melhores relações entre os
povos de todo o mundo através da amizade e da prestação de serviços.
A realização de projectos eficazes de prestação de serviços comunitários é fundamental ao
sucesso de um Rotaract e Interact Club, pois permite:
• Motivar os sócios a servir.
• Atrair potenciais sócios interessados em prestação de serviços.
• Aumentar o interesse dos sócios nas actividades do clube.
• Promover a imagem pública do Interact/Rotaract/Rotary.
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3.2.4 AVENIDA DOS SERVIÇOS INTERNACIONAIS
A Avenida dos Serviços Internacionais é a comissão de elementos do clube que estuda
sugestões e fórmula planos para os projectos de prestação de serviços internacionais,
assumindo a liderança na sua organização e implementação. Além disso, realiza outras
actividades de promoção da compreensão internacional junto dos sócios e da comunidade.
Através da Rotary Foundation é possível receber assistência financeira a projectos de
prestação de Serviços Internacionais que visem a promoção da paz e compreensão mundial
Estes projectos devem envolver no mínimo dois países.
Vale a pena relembrar que os campos de férias, proporcionados por RI são oportunidades
únicas para desfrutar de experiências culturais e para fazer amigos em todas as partes do
mundo. Todos os anos são enviados para os clubes informações sobre os Campos de Férias
para que todos tenham a oportunidade de se candidatarem e participar.
Desenvolver um projecto de Serviços à Comunidade de âmbito Internacional é uma grande
responsabilidade mas também muito compensador, por isso levem para os vossos clubes essa
ideia!
Os projectos internacionais podem ainda focar-se no intercâmbio cultural (mesmo sem ser
necessário haver transito de pessoas). Rotary tem como objectivo primordial atingir a Paz
Mundial e um dos caminhos mais eficazes para perseguir esse objectivo é o da compreensão
das diferenças entres povos e culturas. Quando conhecemos as diferenças entre nós, tornamo-
nos mais tolerantes perante as mesmas, ainda que possamos discordar, por esse motivo é mais
difícil discutir com um amigo do que com um estranho – o mesmo se aplica entre povos.
Responsabilidades do Director da Avenida dos Serviços à Comunidade:
Estar atento a oportunidades de serviço internacionais;
Informar o clube sobre campos de férias, trips, intercâmbios, projectos internacionais de
voluntariado,…
Ser imaginativo e proactivo na elaboração de projectos internacionais;
Assinar as newsletters de Rotary Internacional (no site www.rotary.org) relativas às Novas
Gerações e oportunidades internacionais e levar essas informações ao clube;
Procurar novidades sobre o movimento a nível internacional (tais como novidades do
Conselho de Legislação sobre a Juventude; noticias relevantes do portal de Rotary
International; novidades do ERIC (European Rotaract Information Center), e outras fontes
de informação internacional relevantes).
Procurar responder a apelos de companheiros internacionais que visitem a zona geográfica
do seu clube e planear a recepção dos mesmos condignamente e tendo em atenção a
adaptação linguística necessária do clube.
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Sugestões para esta Avenida de Serviço:
Gerir iniciativas Rotaract NET: receber informação da mailing list internacional e
publicar na secção Internacional do site, os eventos de interesse para participação no
estrangeiro
Promoção EUCO/REM: Enviar aos clubes convite para participação no EUCO e na
REM através dos meios de comunicação existentes no Distrito.
Informação Youth Exchange: Partilhar informação de Campos de Férias no Estrangeiro,
em tempo útil e incentivar companheiros a disfrutar desta experiência única.
Jantares temáticos: incentivar e coordenar o planeamento de jantares temáticos sobre
países pelos clubes, dando ênfase ao convite de potenciais membros, não esquecendo o
compromisso do custo / adesão. Estes jantares poderão também servir para angariação de
fundos para a Rotary Foundation (por exemplo, para a campanha “End Polio Now”)
Coordenar a Rotaract Portugal Trip: evento de intercâmbio com cerca de 15
participantes estrangeiros, recebidos por vários clubes, mostrando as várias
potencialidades turísticas de Portugal, não esquecendo o companheirismo e aprendizagem
cultural.
Participar em projectos internacionais: o Distrito 1960 recebe frequentemente pedidos
para participar em projectos internacionais liderados por outros clubes. O Director da
Avenida dos Serviços Internacionais deverá estar atento a estas oportunidades e ser
proactivo na resposta a estas solicitações.
Liderar projectos de intercâmbio culturais: com imaginação e criatividade podem-se
fazer projectos de cariz internacional sem custos financeiros para clube com um impacto
relevante a nível mundial. Exemplos disso acontecem quando:
- Dois clubes elaboram um vídeo sobre o seu quadro social, os seus projectos, a
sua cidade e a sua cultura e depois trocam entre si estes vídeos. Assim
estreitam as suas relações enquanto promovendo a cultura internacional do
movimento rotário dentro do seio do seu clube.
- Um clube envia um urso de peluche de clube em clube, pedindo aos clubes
que o recebem que enviem fotos do urso nas suas actividades e publicando as
mesmas no facebook antes de o enviarem para próximo clube
(https://www.facebook.com/boris.beefeater).
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Oportunidades na Avenida dos Serviços Internacionais
Contactar outros Clubes
Os clubes das Novas Gerações devem consultar o Worldwide Rotaract Directory para
estabelecer uma comunicação regular com outros clubes e aprender sobre suas
actividades, projectos e tradições culturais através de e-mails, cartas e redes sociais.
A geminação de clubes pode acontecer com um Rotaract Club de outro país. Clubes
geminados comunicam-se regularmente, organizam visitas ou intercâmbios, trocam ideias
e cooperam em projectos humanitários, comunitários ou internacionais.
Como rotaractistas viajam em trabalho, estudo ou lazer, a possibilidade de ser acolhido
por rotaractistas locais é uma excelente maneira de construir amizades e promover uma
melhor compreensão de outras culturas.
Grupos de Companheirismo de Rotary
São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges,
rotaractistas e interactistas que compartilham interesses recreativos em comum, seja um
hobby, desporto ou profissão.
Grupos de Acção Rotária
São grupos autónomos e internacionais formados por rotários, os seus cônjuges,
rotaractistas e interactistas com conhecimento e interesse por uma determinada actividade
ou área específica de serviço, como recursos hídricos, saneamento ou sida.
Para mais informações sobre a Rede Global de Grupos de Companheirismo e de Acção
Rotária, aceda a www.rotary.org/pt/fellowships e www.rotary.org/pt/actiongroups.
Prémios Rotários de Liderança Juvenil (RYLA)
O RYLA é um programa patrocinado por Rotary Clubs e distritos que dá aos jovens a
oportunidade de participarem em workshops de treino com enfoque em liderança,
capacitação profissional e crescimento pessoal. Entrando em contacto com o Rotary Club
patrocinador ou enviando e-mail para [email protected] podem-se encontrar responsáveis
de região pelo programa.
Intercâmbios de Novas Gerações
O Intercâmbio de Novas Gerações (parte do programa Intercâmbio de Jovens) é aberto a
estudantes e jovens profissionais de 18 a 25 anos de idade e duram em geral entre algumas
semanas ao máximo de três meses sendo, portanto, ideal para estudantes do ensino
secundário, recém-formados, jovens profissionais e rotaractistas. Entrando em contacto
com o Rotary Club patrocinador ou enviando e-mail a [email protected] é
possível encontrar o responsável pelo programa da região.
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Fundação Rotária (Rotary Foundation)
A Fundação Rotária oferece a estudantes universitários e jovens profissionais a
oportunidade de promover paz e compreensão através de subsídios financiados que
permitem que estes jovens obtenham mestrado ou certificado profissional em paz e
resolução de conflitos. A Fundação também financia subsídios para projectos
humanitários, bolsas de estudos e outras actividades relacionadas às seis áreas de enfoque
de Rotary. Para saber mais, aceder a www.rotary.org/pt/foundation.
Links úteis:
Rotaract Europe: http://rotaracteurope.org/
Rotaract Trips: http://www.rotaract-trip.com/
Intercâmbios de Jovens do Rotary:
http://www.rotary.org/pt/studentsandyouth/youthprograms/
rotaryyouthexchange/pages/ridefault.aspx
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“A boa comunicação é tão
estimulante quanto o café puro,
e tira o sono da mesma forma.”
Anne Morrow Lindbergh
4. IMAGEM E COMUNICAÇÃO
Comunicar. O que é?
Comunicar nem sempre é fácil, por vezes é uma constante de becos sem saída, outras vezes é
tão emocionante que nos deixamos levar pela nossa criatividade e corremos o risco de
ultrapassar barreiras.
Estas breves notas de comunicação têm como objecto orientar os clubes no sentido de
melhorarem a sua comunicar, unindo as vozes do Distrito em volta de uma mensagem
comum.
Existe uma tendência natural para, por vezes, termos alguns problemas de coerência na forma
como divulgamos quem somos e o que fazemos. Essa falha é proveniente essencialmente do
facto de pertencermos a uma grande “marca”, com uma imagem e princípios e objectivos
próprios, mas onde cada clube é livre de ter a sua própria identidade, pelo que se verifica uma
grande diversidade na forma de estar e nas principais áreas de foco de cada clube.
Neste manual deixamos algumas dicas de como podemos melhorar a forma como
comunicamos internamente e também para uma audiência externa.
Ferramentas de Comunicação do Distrito
Externa Interna
Página de facebook
www.facebook.com/RotaractRepresentadoriaD1960
Carta Mensal do distrito
http://issuu.com/rep1960
Website
www.rotaract1960.org
Correio Electrónico
Modelos de panfletos de divulgação
Issuu.com/rep1960
Grupo fechado no Facebook
https://www.facebook.com/groups/117471895005644
Modelo de informação para novos sócios
Issuu.com/rep1960
Documentos e Formulários
http://issuu.com/rep1960
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A utilização destas ferramentas é fortemente encorajada, como forma de obter um maior
impacto nas comunidades e perante o público em geral, capacitando os clubes para fornecer
informações corretas, essenciais e coerentes sobre o Rotary e os seus programas para jovens.
A utilização dos meios de comunicação (carta mensal, facebook e correio electrónico) deve
ser feita de forma normalizada, utilizando-se a carta mensal para a divulgação de eventos
realizados e a realizar e o correio electrónico para contacto do clube com os seus membros e
com a Representadoria, bem como com outros parceiros de projecto (outros clubes ou
instituições).
4.1 COMUNICAÇÃO EXTERNA
4.1.1 IMAGEM E O SEU USO
Os emblemas de Rotaract e Interact são marcas registadas da propriedade de Rotary
International. Os clubes e os distritos podem utilizar os emblemas e os logos dentro das
normas aprovadas.
Todos os logos e emblemas estão disponíveis para download em www.rotary.org/graphics. Os
emblemas oficiais de Rotaract e Interact são os seguintes:
Os emblemas não devem ser alterados, modificados ou utilizados como elementos de outras
imagens. O emblema deve ser visível na sua totalidade, não devendo ser utilizado sobre texto
ou imagens. Porém, não há qualquer problema em acrescentar algo do próprio clube aos
símbolos.
Maus exemplos:
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Bons exemplos:
A compra de merchandising (pins, bandeiras, galhardetes, roupas, etc.) deve ser realizada
junto de vendedores autorizados por Rotary International. A lista de vendedores autorizados
pode ser consultada em:
http://www.rotary.org/en/members/generalinformation/licensedsuppliers/pages/ridefault.aspx
Utilização dos nomes Rotaract e Interact
A designação dos programas Rotaract e Interact não devem sofrer alterações e não deve ser
utilizada de forma abreviada ou como prefixo ou sufixo de outras palavras.
4.1.2 COMUNICAÇÃO EFICIENTE
Apesar de pertencermos à maior organização não-governamental do mundo, não nos podemos
esquecer que o público em geral desconhece a nossa missão e os nossos valores.
O objectivo de uma boa comunicação é simples: informar, criar notoriedade e visibilidade à
nossa organização e trazer simpatia e reconhecimento à nossa causa. Aconselhamos que cada
clube faça um exercício de planeamento da mensagem que quer transmitir ao público que tem
ao seu alcance. Para isso, tenham em conta os seguintes aspectos:
1. Mensagem Chave: um breve sumário do que é importante passar;
2. Quem é o público?
3. Qual o nosso objectivo? (ter mais sócios, estabelecer parcerias...)
4. Qual o benefício e os custos para o nosso público?
5. Que canais vamos usar? (jornais, panfletos, media, member get member...)
6. E, mais importante, como queremos que o nosso público se sinta com a história que
vamos contar.
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Mais uma vez sabemos que devemos ser coerentes com a imagem internacional de Rotary e
do próprio Distrito, mas cada clube tem a liberdade de usar o método e a mensagem que
melhor se adapta aos seus objectivos (sem ir contra princípios fundamentais da organização e
do Distrito).
Alguns cuidados a ter:
A linguagem utilizada deve ser apropriada ao público, usar expressões como RTC, ITC, PDG,
Comp., Distrito, D1960, Past-Presidente … quando se está a comunicar com um público não
rotário tornam o texto incompreensível e maçador.
É normal e positivo usar imagens para ilustrar as comunicações do clube. Estas imagens
devem ser coerentes com a imagem do Rotaract e Interact, ou seja, jovens, dinâmicas e com
acção. Usar única e repetitivamente imagens de jantares e saudações a bandeiras transparece
uma imagem do movimento negativa e descontextualizada da realidade.
O uso excessivo de logotipos nas publicações pode também gerar ruido visual desnecessário.
O uso do logo de Rotary, Rotary Foundation, Fundação Rotária Portuguesa, Rotaract, Interact,
lema do ano rotário e outros misturados na mesma publicação confundirá o público e
diminuirá o impacto que desejamos ter nos nossos logos. O mesmo se aplica a cores, o uso
excessivo de cores, graduações e texturas gera ruido e retira valor à mensagem.
O excesso de comunicação não significa comunicação de qualidade. Devemos ser concisos e
directos tanto oralmente como por escrito. Devemos definir em antecedência qual a
mensagem que queremos passar e tentar não dispersar. Muitas vezes, as comunicações longas
tornam-se desinteressantes e o receptor da mensagem acaba por desistir de compreender qual
a mensagem.
O bom senso é uma poderosa forma de comunicação!
A importância das redes sociais
Nos dias de hoje, a mais eficiente forma de comunicação reside numa aproximação digital e
as redes sociais tem sido eleitas como o meio por excelência.
“Um adulto passa em média 15 horas por semana na internet.”
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Como tirar proveito das redes sociais?
1. Facebook
Todos os clubes do nosso distrito têm uma presença nesta rede social. Dados de Março de
2013, mostravam que todos juntos, os nossos clubes tinham como seguidores quase 9.200
pessoas. Esta é uma ferramenta muito importante para a nossa divulgação à comunidade, e
apesar de todo o bom trabalho dos clubes, existem algumas arestas que podemos limar:
Páginas duplicadas Os clubes devem evitar ter páginas duplicadas. Para tal, a pessoa
responsável pela gestão das redes sociais deve partilhar os dados de acesso ao novo
responsável e ao Presidente eleito, no final de cada ano rotário, para que estes não
sejam obrigados a criar uma nova página.
Informação desactualizada Uma média de 2 posts por mês é aconselhável desde que
o conteúdo seja de valor para quem segue a página.
Poucos seguidores Propomos que todos os clubes tenham como objectivo chegar aos
3 dígitos em seguidores.
Um perfil em vez de um página De todos este é provavelmente o ponto mais
importante e o mais fácil de ser mudado. Aconselhamos todos os clubes a ter uma
página oficial no facebook em vez de um perfil individual. Isto porque:
- Uma entidade colectiva ter um perfil é ilegal! E a qualquer altura o facebook
pode perceber isso e eliminar esse perfil.
- Maior facilidade de gestão e rapidez a dar feedback (através dos papéis de
administrador e do painel de notificações).
- Possibilidade de aceder a insights de performance sobre a vossa página
(evolução do número de fãs, perceber quem são estas pessoas que nos seguem,
saber a quem chegou/viu um post...)
Dimensões Mostrar profissionalismo na nossa forma de comunicar para uma
audiência externa é algo muito importante e eleva a credibilidade dos Rotaractistas e
da organização.
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Na imagem seguinte apresenta-se as dimensões que devem ter as publicações que fazem na
vossa página, para que a qualidade do conteúdo seja o melhor:
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4.2 COMUNICAÇÃO INTERNA
Carta mensal do distrito
Até ao dia 8 de cada mês, os clubes receberão a Carta Mensal do Distrito 1960, com todos os
conteúdos relevantes para o Distrito. Informações sobre a acção dos clubes, da
Representadoria, dos clubes rotários e de Rotary International serão compilados de forma a
apresentar aos clubes uma ferramenta de consulta fácil e prática.
Os clubes devem ter este meio de comunicação como a principal forma de divulgar projectos
que se irão realizar no mês a que respeita a carta, bem como para partilha de experiências e
resultados dos projectos.
Até ao dia 30 de cada mês, os clubes deverão enviar à Comissão de Comunicação as notícias
sobre actividades realizadas nesse mês, nos termos do modelo constante do anexo III, bem
como informação sobre as actividades que irão decorrer a partir do dia 8 do mês seguinte.
Para tal, deverão utilizar o email comunicaçã[email protected].
Outras newsletters poderão ser subscritas em www.rotaract.org.
Grupo no Facebook
Este é o grupo onde se podem partilhar acontecimentos internos, falar uns com os outros e
onde podes contar o que te vai na alma sobre o que é fazer parte do Rotaract e Interact.
Issuu
Através desta ferramenta, poderás consultar todos os documentos oficiais do Distrito com
facilidade. Basta aceder a http://issuu.com/rep1960 e escolheres o ficheiro que queres
consultar.
Mailling List
A mailing list do distrito continua a ser uma importante ferramenta de divulgação e
comunicação interna do Distrito. Este é um meio privilegiado para comunicar com todos os
clubes e companheiros mas é importante não exagerar nos e-mails enviados ou na quantidade
de anexos, de forma a não desvalorizar esta ferramenta. Os e-mails deverão ser curtos, fáceis
de ler e visualmente apelativos.
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5. QUADRO SOCIAL
5.1 ORGANIZAR UM NOVO CLUBE EM TRÊS PASSOS
Antes de pensar na organização do clube, é evidentemente necessário reunir um grupo de
jovens para o efeito. Esses jovens devem ter idades compreendidas entre os 12 e os 18 anos
para a formação de um clube Interact e os 18 e os 30 para a formação de um Rotaract.
Para reunir este grupo inicial, pode-se recorrer a uma escola/universidade, falar com jovens
familiares de rotários, participantes nos programas RYLA ou intercâmbios de Rotary entre
outras possibilidades.
Depois desta fase inicial de formação do grupo, os novos rotaractistas ou interactistas em
formação têm que completar a restante fase do processo, seguindo as três etapas:
Etapa 1: realização de reuniões organizacionais
Para manter o entusiasmo da fundação do novo clube, devem ser marcadas reuniões
com intervalos de no máximo duas semanas. Providenciando uma folha de presença à
entrada da reunião e pedindo para todos anotarem nome, telefone e e-mail poder-se-á
garantir que todos se conhecem e tem os respectivos contactos. As redes sociais são
uma importante ferramenta para informar e motivar estes novos membros em formação
bem como para recrutar mais sócios e incentivar todos a convidar amigos e colegas para
as próximas reuniões.
Antes de pedir ao Rotary International o certificado de fundação, o clube deve:
• Realizar eleições para Presidente, e nomear os restantes membros do
Conselho Director;
• Convidar a Equipa da Representadoria em funções para visitar o clube e
fazer uma sessão informal de formação, trocando impressões sobre o
movimento, as experiencias e as linhas gerais de organização e acção.
• Desenvolver um plano para o quadro social de forma a assegurar que o
clube tenha sócios de diferentes idades e de ambos os sexos;
• Estabelecer as quotas mensais per capita, tendo em conta o valor
mínimo de contribuição à Representadoria;
• Determinar local e horário das reuniões. Os clubes devem reunir-se pelo
menos duas vezes por mês, tendo liberdade para considerar uma
variedade de opções, incluindo reuniões presenciais, on-line ou uma
combinação de ambas. Os horários seleccionados devem ser
convenientes aos sócios do clube;
• A maioria dos sócios em formação deverá estar presente em pelo menos
um evento Distrital durante o seu período de formação.
• Começar a planear actividades de serviço humanitário, eventos de
angariação de fundos e finalmente a cerimónia de entrega da Carta
Constitucional ao clube;
• Ajudar os sócios a entender os documentos estatutários: Manual do
Rotaract; Manual de Liderança do Distrito e Regimento Interno do
Distrito.
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Etapa 2: preencha os documentos referentes à organização do clube
Agora que o novo Rotaract ou Interact club tem uma boa base para o quadro social, o seu
Rotary Club patrocinador deverá solicitar a Carta Constitucional a Rotary International
através do Governador do Distrito.
• Preencher a Lista de Organização de Rotaract Club (ver Capítulo 8 do Manual
do Rotaract);
• Pedir ao presidente do Rotaract/Interact Club, presidente do Rotary Club
patrocinador e Governador do Distrito que assinem a lista de organização;
• Pagar a taxa de US$50 (geralmente paga pelo Rotary Club patrocinador);
• Enviar a lista de organização para a Sede Mundial de Rotary International ou
ao respectivo escritório internacional.
O processo de certificação do Rotaract/Interact Club leva aproximadamente quatro semanas,
após as quais o Rotary Club patrocinador receberá de RI a Carta Constitucional do clube.
Etapa 3: planeie a Cerimónia de Entrega da Carta Constitucional
A fundação de um Rotaract ou Interact Club é um evento significativo e emocionante. Este
evento deve ser planeado conjuntamente pelo clube em formação e o(s) seu(s) Rotary Club
patrocinador(es), convidando para o evento líderes distritais como o Governador,
Representante e Presidente da Avenida de Serviços à Juventude do Distrito. Convide a
comunicação social local para este evento de forma a promover o novo clube na comunidade.
As cerimónias de entrega da Carta Constitucional são eventos com muita tradição rotária. É
importante interligar as tradições do Rotary Club patrocinador com a energia do novo clube
das Novas Gerações, garantindo que a identidade de ambos está presente no evento.
Considere também:
• Dar aos novos rotaractistas/interactistas as boas-vindas à família rotária;
• Explicar rapidamente o que o Rotary é e qual sua Missão;
• Contar a história do Rotaract e como o novo clube foi formado;
• Emblemar os novos sócios individualmente pelos seus padrinhos em Rotary e
ainda anunciar os membros do Conselho Director e os dirigentes do clube;
• Tirar fotografias para comemorar o evento;
• Imprimir o programa da cerimónia com os nomes dos membros do novo clube.
Agora resta começar a planear o primeiro ano do clube, não esquecendo acompanhar e
aconselhar o novo clube sempre que necessário, respeitando no entanto o seu espaço.
A chave para o sucesso de um clube é um quadro social activo. Assim, o Rotaract/Interact
Club deve fornecer oportunidades para networking, serviços comunitários e internacionais,
desenvolvimento profissional e interacção social.
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5.2 RETENÇÃO E EXPANSÃO
A capacidade de atrair novo sócios e manter os actuais é essencial ao sucesso do clube,
portanto, é da máxima importância estabelecer metas para o quadro social do clube. Seguem
algumas dicas para manter o clube forte, activo e atractivo:
1. Envolver os novos sócios
É importante descobrir o que motivou o novo sócio ou sócio em formação a entrar
para o clube. Poderá querer fazer do mundo um lugar melhor, desenvolver as suas
competências de liderança ou expandir o seu círculo de amizades. É aconselhável
envolver de imediato o novo sócio em actividades do clube que sejam directamente
ligadas aos seus interesses e promover a sua ligação para com os restantes sócios do
clube. Ao ajudar o novo sócio a alcançar as suas metas pessoais, estamos ao mesmo
tempo e fortalecer o clube.
• Organizar uma reunião ou evento especial de boas-vindas aos novos
sócios ajuda a promover a sua integração.
• Promover o encontro com rotaractistas ou interactistas mais experientes
e solicitar ou sugerir que estes sejam mentores ajudará a aumentar a sua
identificação com o movimento rotário.
• Telefonar aos novos sócios que faltarem a uma reunião de forma a fazer
o acompanhamento e compreender se o motivo se prende com algum
grau de insatisfação.
2. Manter os actuais sócios motivados
Manter os actuais rotaractistas e interactistas no clube é tão importante quanto recrutar
novos sócios. Com um grande número de sócios entusiasmados e dedicados, o clube
pode implementar projectos com sucesso e atrair novos sócios.
• Indicar sócios veteranos para integrar Avenidas de Serviço e comissões,
reconhecendo a sua importância para o clube e lançando-lhes novos
desafios.
• Reconhecer sócios que dedicam tempo extra a projectos do clube.
• Mantes o quadro social diversificado em termos de idade e sexo.
Diferentes pontos de vista tornam as reuniões mais interessantes, asseguram a
continuidade do clube e enriquecem a experiência de todos os sócios.
• Perguntar aos sócios que tipo de reuniões, actividades e projectos
preferem e planear com base nas respostas.
• Organizar eventos sociais ou momentos informais de descontracção.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.49
• Monitorizar a assiduidade dos sócios, assegurando que todos
comparecem a pelo menos 60% das reuniões do clube. Rotaractistas e
Interactistas com altos índices de assiduidade têm maior probabilidade
de continuar envolvidos no clube.
• Manter os sócios informados através de boletins do clube, blogs ou
redes sociais;
• Promover a união entre os clubes Rotaract e Interact, através de
projectos e/ou reuniões conjuntas. Intercâmbio de Jovens ou RYLA, e
outras oportunidades internacionais são também uma mais-valia para os
membros das Novas Gerações.
3. Atrair novos sócios
O primeiro passo para atrair novos sócios é promover o clube e divulgar os seus
projectos.
• Organizar um evento especial em que possa:
– Explicar o propósito do Rotaract/Interact e mostrar fotografias
ou vídeos das actividades do clube;
– Distribuir panfletos de divulgação do movimento e os
contactos do clube;
– Enfatizar como os potenciais sócios podem alcançar as suas
metas através de Rotary. Seja servir a comunidade, fazer novas
amizades, desenvolver habilidades de liderança ou envolver-se
numa organização internacional, o Rotaract e Interact tem algo a
oferecer a todos.
• Divulgar as actividades do clube no jornal da universidade ou na
comunicação social local;
• Convidar potenciais sócios para participar de um projecto ou
comparecer a reuniões do clube;
• Desenvolver um website, blog ou página do Facebook do clube com
informações sobre projectos e sobre como potenciais sócios se podem
envolver.
• Usar o Twitter, Facebook ou outras redes sociais para divulgar reuniões,
eventos e projectos do clube;
• Deixar materiais com informações sobre o Rotaract e Interact em
bibliotecas, cafés, centros comunitários e outros locais frequentados
pelos jovens. Incluir os pósteres e folhetos com dados de contacto do
clube e código de QR que levem os interessados directamente ao
website do clube;
• Incentivar os sócios a usarem os seus pins e outros itens com logotipo
do Rotaract e Interact em reuniões e eventos na comunidade.
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ROTARACT E INTERACT DISTRITO 1960 VIVER ROTARY | TRANSFORMAR VIDAS PÁG.50
“O Rotary Club patrocinador sabe
como é importante ter um quadro
social forte. Pedir ajuda, conselhos
e recursos para recrutamento e
retenção de sócios é sempre uma
boa ideia. “
6. NOTÍCIAS EM ROTARY
The Rotarian
Esta é a Revista oficial de Rotary International, publicada mensalmente em inglês. Todos
rotários devem assinar a revista The Rotarian ou uma das 30 revistas regionais publicadas em
25 idiomas. Rotaractistas e conselheiros de clube podem assinar a revista pelo e-mail
[email protected]. A versão digital da revista pode ser encontrada em www.rotary.org/rotarian.
Rotary Leader
Publicação multimédia bimestral com informações práticas para líderes rotários, tais como
dirigentes atuais e entrantes de clube, distritos e comissões. Rotaractistas podem fazer a sua
assinatura em www.rotary.org/rotaryleader.
Portugal Rotário
Esta é a revista regional portuguesa que pode ser assinada através do Rotary Club
patrocinador. Esta publicação tem notícias dos D.1960, D.1970 e Rotary International em
português.
Carta Mensal das Novas Gerações
Publicação mensal da Representadoria Rotaract e Interact do Distrito 1960. Será enviada no
início de cada mês através da mailing list das Novas Gerações do Distrito 1960 e Facebook da
Representadoria. Pode ainda ser consultada online a qualquer momento no Issuu.
Newsletters
Rotary International oferece ainda uma série de newsletters focadas em temas específicos e
com periocidades diferentes. Cobrindo assuntos como a Polio, as Novas Gerações, as notícias
de Rotary International, assuntos ligados a liderança ou outros, basta assinar apenas aquelas
cujo tema é de maior interesse e receber todas as edições por email.
Este documento foi redigido segundo a antiga ortografia.
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ANEXO 1
Disposição e Orientação das Bandeiras
Orientar a disposição das bandeiras e garantir a existência do sino rotário e martelo.
4 2 1 3 5
Bandeira do Interact Bandeira do
Rotary Club
Bandeira
Portuguesa
Bandeira do
Rotaract
Bandeira da Fundação
Rotária Portuguesa
O número de bandeiras dispostas na Panóplia deverá ser sempre em número ÍMPAR;
A Bandeira Nacional ocupa obrigatoriamente a posição central;
As restantes bandeiras deverão ser colocadas da direita para a esquerda, considerando-se
direito o lado da pessoa que se coloca junto às bandeiras, de costas para elas e de frente
para a plateia. Posto isto, a segunda bandeira mais importante, no caso do exemplo em
cima, a bandeira do Rotary Club é colocada à direita da bandeira Nacional e a terceira
bandeira mais importante, a do Rotaract, à esquerda da bandeira Nacional, obedecendo a
uma estrutura hierárquica.
Outros aspectos a ter em conta
As bandeiras não podem ficar tapadas pelas pessoas ou por outros elementos decorativos
do local do evento;
Os mastros devem ser iguais e as bandeiras devem ter o mesmo tamanho;
Nenhuma bandeira poderá ser maior que a bandeira Portuguesa;
Todas as bandeiras devem estar actualizadas, exibindo símbolos em vigor;
Não exibir bandeiras amarrotadas, manchadas, rasgadas ou descoradas;
Não deixar que as bandeiras rocem no chão;
Nunca exibir duas bandeiras iguais, se necessário, duas pessoas saúdam a mesma
bandeira.
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ANEXO 2
Formação da mesa de honra e normas de precedência
Exemplo de reunião organizada pelo clube Rotaract, com Palestrante,
Representante do Distrito e Representante do Município
Presidente do
Clube Padrinho
4
Palestrante
Convidado
2
Representante de RTC / ITC do Distrito
3
Representante
Município
5
Presidente
do
Clube
RTC / ITC
1
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Exemplo de reunião organizada pelo Clube Rotaract, com a presença do
Clube Interact, do Clube Rotário, de um Palestrante e do seu acompanhante
Presidente do
Clube Padrinho
4 Palestrante
Convidado
2
Acompanhante do Palestrante
Convidado
3
Presidente
do Clube
ITC
5 Presidente
do
Clube
RTC / ITC
1
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ANEXO 3
Modelo de apresentação de notícia para a Newsletter Distrital
Dados sobre a notícia:
Quando aconteceu?
Onde aconteceu?
Em que consistiu a actividade?
Como organizaram a actividade?
Por que motivo decidiram realizar essa actividade?
Quais os resultados alcançados?
Que conselhos deixam a quem decidir fazer uma actividade dessa natureza?
Enviar até ao dia 30 do mês a que respeita, acompanhada de um número máximo de
2 fotografias por notícia;
Não ultrapassar o número máximo de 15 linhas por notícia.