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MANUAL DE FUNCIONES REV. 6
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MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS REVISION 6 FECHA: 8 DE OCTUBRE DE 2010 ELABORADO POR: CARLOS ANDRES YUNDA LOZANO M.E. REVISADO POR: GERENTE (E) – Dr. HECTOR YESID MARTINEZ REVISADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACIÓN COOTRANSVALLE PRESIDENTE: Dr. DANILO MATAMOROS APROBADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS COOTRANSVALLE PRESIDENTE: Dr.
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TABLA DE CONTENIDO
ORGANIGRAMA COOTRANSVALLE SAMACA O.C. Rev. 6 ...................................3 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA........................................................................4
NIVEL 1 .....................................................................................................................4 NIVEL 2 .....................................................................................................................5 NIVEL 3 .....................................................................................................................6 NIVEL 4 .....................................................................................................................8
MANUAL DE FUNCIONES ..........................................................................................8 CARGO: GERENTE...................................................................................................8 CARGO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE ..................................................11 CARGO: DESPACHADOR......................................................................................14 CARGO: EMBARCADOR .......................................................................................15 CARGO: ASESOR COMERCIAL ............................................................................16 CARGO: TRANSITO Y SEGURIDAD ....................................................................17 CARGO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS......................................................19 CARGO: VENDEDOR .............................................................................................21 CARGO: ISLERO.....................................................................................................22 CARGO: CONDUCTOR ..........................................................................................24 CARGO: CONTADOR .............................................................................................25 CARGO: TESORERO-CARTERA ...........................................................................27 CARGO: SECRETARIA...........................................................................................28 CARGO: REVISOR FISCAL....................................................................................29 CARGO: AUDITOR INTERNO ...............................................................................30 CARGO: ASESOR JURIDICO .................................................................................31 CARGO: CAFETERIA Y ASEO ..............................................................................32
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ASAMBLEA DE SOCIOS
CONCEJO DIRECTIVO
REVISOR FISCAL
GERENTE
ADMINISTRADOR TRANSPORTE (DESPACHO SAMACA)
ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS CONTADOR
DESPACHADORES AGENCIAS
EMBARCADOR
VENDEDOR
ISLERO
TESORERO-CARTERA
SECRETARIA
AUDITOR INTERNO
ASESOR COMERCIAL
ASESOR JURIDICO
TRÁFICO Y SEGURIDAD CONDUCTOR
JUNTA DE VIGILANCIA COMITE DE EDUCACION
CAFETERIA Y ASEO
ORGANIGRAMA COOTRANSVALLE SAMACA O.C. Rev. 6
CONVENCIONES « NNNIIIVVVEEELLL 111::: AAAZZZUUULLL,,, NNNIIIVVVEEELLL 222::: NNNAAARRRAAANNNJJJAAA,,, NNNIIIVVVEEELLL 333::: AAAMMMAAARRRIIILLLLLLOOO,,, NNNIIIVVVEEELLL 444::: VVVEEERRRDDDEEE»
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DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA
En general para la elaboración del Organigrama se han distinguido las siguientes consideraciones: • La Cooperativa tiene como tal dos negocios: Servicio de Transporte de Carga y Venta al Detal. La venta al detal esta compuesta del Almacén y la EDS. • Los dos negocios son diferentes y deben tener dos administraciones diferentes. • El área contable es un área que presta servicios a la Cooperativa. No es un generador de ingresos. Por lo tanto estas funciones pueden ser ejecutadas por proveedores externos. Esto incluye el Contador, Tesorería, Cartera, Revisor Fiscal y Auditoría Interna. • El área del Revisor Fiscal no depende del Gerente porque se configuraría en ese caso que el juez y parte son uno solo. • Otras funciones importantes también pueden ser ejecutadas por contratistas, esto es por ejemplo, la seguridad y aseo de los inmuebles. • Los cargos se han configurado por niveles que pueden correlacionarse con la asignación salarial. Los funcionarios del nivel 1 deben supervisar a los funcionarios del nivel 2. Los del nivel 2 a los del nivel 3, y los del nivel 3 a los del nivel 4. Sin embargo cada negocio se maneja de modo independiente. • En la presente revisión del organigrama propuesto se han incluido las opiniones formuladas por la Sra. Revisora Fiscal y el Sr. Subgerente con respecto a las anteriores versiones propuestas.
NIVEL 1
Concejo Directivo Como es natural para toda Organización Cooperativa, el Concejo Directivo es la cabeza de la empresa, ya que lo constituyen los Socios o sus representantes. Sin embargo, los miembros del Concejo no son funcionarios de la Cooperativa sino que apoyan al Gerente en la administración mediante la toma de decisiones por votación. Los Concejales de modo individual no pueden dar órdenes al Gerente, ni a ningún funcionario de la Cooperativa. El Concejo Directivo es designado por la Asamblea de Socios, y le responde a la misma Asamblea. Revisor Fiscal El Revisor Fiscal es un proveedor de servicios al Concejo. Su misión es revisar que los cálculos contables generados por el Gerente sean verdaderos. Igualmente es función del Revisor Fiscal alertar al Concejo acerca de potenciales pérdidas o malos manejos de los
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recursos por parte de la Gerencia de la Cooperativa. En general es el vigilante designado por los Socios para el administrador de la Cooperativa. Opcionalmente, el Revisor Fiscal puede designar una persona de planta en la cooperativa para realizar auditorias periódicas a la contabilidad de la empresa. Esta persona es el Auditor Interno. Si no existe auditor interno, el Revisor Fiscal puede componer un equipo de trabajo que realice auditorias periódicas a la contabilidad. El Revisor Fiscal es designado por la Asamblea de Socios, y le responde al Concejo y a la Asamblea. El Revisor Fiscal no le responde al Gerente. Gerente El Gerente es un funcionario designado por el Concejo Directivo para administrar el negocio. El Gerente le responde al Concejo Directivo y a la Asamblea de Socios. El Gerente no le responde al Revisor Fiscal. La Cooperativa tiene como tal dos negocios: Servicio de Transporte de Carga y Venta al Detal. El Gerente es la cabeza de estos dos negocios y es el administrador del patrimonio de la Cooperativa. Igualmente es el Representante Legal de la Cooperativa. Para la administración de los dos negocios de la Cooperativa el Gerente cuenta con el apoyo de dos Admnistradors para cada uno de los dos negocios. Igualmente cuenta con el apoyo de un contador para las labores de tesorería y cartera.
NIVEL 2
Admnistrador de Transporte El Admnistrador de Transporte es la cabeza del negocio de Servicio de Transporte de Carga. A su cargo tiene los Despachadores de cada una de las agencias, y los asesores comerciales que representan a la Cooperativa ante los clientes. El Admnistrador de Transporte es el responsable del control de la calidad del servicio, por lo tanto entre sus funciones se encuentra el control de los vehículos que se encuentran en las vías. El Admnistrador de Transporte es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente. Admnistrador de Almacén y EDS El Admnistrador de Almacén y EDS es la cabeza del negocio de Venta al Detal. Como tal, el almacén y la EDS son negocios iguales en el sentido que la EDS es un almacén que vende ACPM y gasolina al detal. A su cargo tiene los vendedores del almacén y los isleros que son los mismos vendedores pero de la EDS.
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El Admnistrador de Almacén y EDS es el responsable de los inventarios tanto del almacén como de la EDS. Por lo tanto es el responsable del patrimonio de la Cooperativa representado en estos inventarios. Igualmente es el responsable de mantener la disponibilidad de producto para los clientes, por lo tanto es quien realizar las compras para el Almacén y la EDS. El Admnistrador de Almacén y EDS es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente. Contador El Contador es un proveedor que le presta servicios a los Admnistradores de Transporte y Almacén-EDS. Los servicios que presta el Contador son básicamente el cobro de cartera a los clientes, y la entrega de anticipos y pagos a los proveedores. El Contador no es un ordenador del gasto. El Contador es igualmente el responsable del Archivo. En este archivo se deben localizar todos los documentos de la empresa tales como soportes contables, documentos de la sociedad, contratos y registros en medio físicos. El Contador es nombrado por el Gerente, y le responde al Gerente.
NIVEL 3
Despachador El despachador es el encargado de ejecutar toda la documentación previa a la salida del puerto de la carga. Igualmente es el encargado de asignar los turnos de despacho entre los proveedores. El despachador es igualmente el administrador de la agencia. Por lo tanto es responsable del pago a los proveedores requeridos para el buen mantenimiento de la oficina y su amoblamiento. El Despachador es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Transporte. Asesor Comercial El asesor comercial es un proveedor que busca negocios para la Cooperativa y atiende a los clientes. Como tal este cargo puede ser servido por un proveedor externo sin puesto de trabajo en la Cooperativa. Su comunicación se realiza por email.
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El Asesor Comercial es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Transporte. Vendedor El vendedor es quien atiende a los clientes en el counter del almacén. Suministra los productos que se encuentran disponibles y los factura en la caja del almacén. En caso de existir más de un vendedor en el almacén, se debe nombrar a uno como responsable de la caja. El Vendedor es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Almacén-EDS. Islero El islero es el vendedor del almacén que atiende a los clientes en la isla de la EDS. El islero suministra el combustible disponible en los tanques, y factura la compra en la caja. El Islero es nombrado por el Gerente, y le responde al Admnistrador de Almacén-EDS. Cartera El funcionario de cartera es un auxiliar del contador-tesorero encargado exclusivamente de contactar a los clientes para agilizar el pago de las deudas que se tienen con la Cooperativa. Igualmente se encarga de contactar a los asociados para los pagos de deudas que se generen con la Cooperativa por concepto de préstamos, ventas de repuestos o gasolina. El funcionario de cartera es nombrado por el Gerente o por el Contador Tesorero en caso que sea un contratista, y le responde al Contador Tesorero. Tesorero El Tesorero es el responsable de la caja en la Cooperativa. Se encarga de realizar los pagos a los proveedores y de recibir los pagos de los clientes. Le reporta al contador y al Auditor Interno los movimientos diarios de la caja en la Cooperativa. El tesorero es nombrado por el Gerente, y le responde al Contador y al Auditor Interno Auditor Interno El Auditor Interno es un funcionario que le presta servicios al Revisor Fiscal. En general se trata de la persona que representa al recopila información para la revisoría fiscal de forma permanente en la Cooperativa. El Auditor Interno es nombrado por el Concejo, y le responde al Concejo.
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NIVEL 4
Embarcador En los casos que se requiera, el embarcador es un ayudante del Despachador que verifica el correcto cargue de mercancía en puerto. El embarcador es nombrado por el Gerente, y le responde al Despachador. Secretaria La secretaria del Gerente es la encargada de asistirlo en las labores de oficina tales como, elaboración de documentos y manejo de agenda. Igualmente es la encargada de la recepción para atención del público en la Cooperativa. La Secretaria es nombrada por el Gerente, y le responde al Gerente. Cafetería y Aseo La persona encargada de cafetería y aseo es la responsable de mantener en correcto estado de aseo y organización las oficinas de la Cooperativa. Igualmente es la encargada de atender a visitantes brindando productos de cafetería. La persona de Cafetería y Aseo es nombrada por el Gerente, y le responde al Gerente.
MANUAL DE FUNCIONES
CARGO: GERENTE
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: CONCEJO DIRECTIVO NOMBRADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario. EXPERIENCIA: Diez años en administración de empresas y/o proyectos productivos HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática
RESPONSABILIDADES
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Con respecto a la Operación de la Cooperativa:
1. Nombramiento de Administradores de Transportes y Almacén-EDS 2. Nombramiento del Contador 3. Firma de contratos con proveedores 4. Nombramiento de Interventores para los contratos de los proveedores 5. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los Administradores de
Transporte, Almacén-EDS y Contador. 6. Representar a la Cooperativa en foros gremiales, comerciales o gubernamentales
de interés para la Cooperativa. 7. Terminar o Liquidar los contratos con los proveedores cuando se requiera
siguiendo los procedimientos establecidos por la ley comercial. 8. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, Montajes Industriales cuando
se requiera. 9. Desarrollar Revisiones por la Dirección semanales y de acuerdo con los
estándares de calidad implementados por la Cooperativa con los funcionarios subalternos.
10. Calcular y hacer seguimiento a los Objetivos de Calidad y a los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión.
11. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.
12. Asegurarse que los documentos y registros de la Cooperativa se mantengan y preserven en un archivo ordenado y adecuado.
13. Revisar y conocer los requisitos del Cliente. 14. Formular propuestas de innovación que permitan mejorar la eficiencia de la
Cooperativa. 15. Fijar las tarifas de los servicios y productos de la Cooperativa de tal manera que
no se incumpla el presupuesto establecido. Con respecto al Concejo de Administración y la Asamblea de Socios
16. Proponer al Concejo de Administración proyectos para el usufructo de los activos y patrimonio de la Cooperativa a través de un Plan de Gestión.
17. Generar informes mensuales de administración para el Concejo Directivo y anuales de gestión la Asamblea de Socios
18. Convocar reuniones mensuales del Concejo Directivo 19. Elaborar y presentar al Concejo de Administración para aprobación el
Presupuesto Anual discriminado mensualmente 20. Aprobación del Balance General, Estado de Resultados y Flujos de Caja 21. Transcribir, y publicar las Actas de Concejo de Administración, Actas de
Asamblea de Socios y otras comunicaciones para la consulta de los socios de la Cooperativa.
22. Cumplir y hacer cumplir con las resoluciones del Concejo de Administración y la Asamblea de Socios
Con respecto a los Empleados
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23. Nombrar los funcionarios que requiera la Cooperativa de acuerdo con el
presupuesto y el Plan de Gestión aprobado por la Asamblea de Socios. 24. Terminar los contratos laborales cuando se requiera siguiendo los procedimientos
establecidos por la ley laboral. 25. Atender las novedades laborales que se presenten de parte de los funcionarios de
la Cooperativa. Con respecto a las Autoridades Competentes
26. Representación Legal de la Cooperativa 27. Generar y Firmar las comunicaciones oficiales de la cooperativa. 28. Atender los requerimientos de las autoridades competentes.
Con respecto a los Clientes y el Público en general
29. Responder a las peticiones formuladas por los clientes y el público en general a la Cooperativa.
30. Atender las posibles Quejas y Reclamos formuladas por los clientes. Tomar las acciones correctivas que se requieran según el caso.
31. Envío de Notificaciones a clientes y asociados con respecto a cobros jurídicos que sean reportados por el Contador.
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CARGO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario. EXPERIENCIA: Ocho años en administración de empresas y/o proyectos productivos HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática
RESPONSABILIDADES Con respecto a la Operación de la Cooperativa:
1. Nombramiento de Despachadores, Embarcadores y Asesores Comerciales 2. Ser Interventor de contratos con proveedores en lo relacionado con el servicio de
transporte de carga 3. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los Despachadores, Embarcadores
y Asesores Comerciales 4. Representar a la Cooperativa en foros gremiales, comerciales o gubernamentales
de interés para la Cooperativa. 5. Terminar o Liquidar los contratos con los proveedores cuando se requiera
siguiendo los procedimientos establecidos por la ley comercial. 6. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 7. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo
con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 8. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de
Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión. 9. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de
los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 10. Asegurarse que los documentos y registros de la Cooperativa en lo que se refiere
al Servicio de Transporte se mantengan y preserven en un archivo ordenado y adecuado.
11. Revisar y conocer los requisitos del Cliente. 12. Formular propuestas de innovación que permitan mejorar la eficiencia de la
Cooperativa. 13. Recibir los pedidos de transporte de los clientes. 14. Desarrollar la programación de transporte diaria, semanal y mensual de acuerdo
con los programas apropiados. 15. Supervisar de manera continua el estado de los viajes en curso utilizando las
herramientas tecnológicas disponibles. 16. Atender las emergencias operativas que se presenten en los viajes en curso. 17. Aprobación de proveedores terceros para la operación de viajes de la Cooperativa.
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18. Asegurarse que los documentos de los vehículos se encuentren actualizados y al día. Para proveedores asociados: * Carta de Solicitud de Asociación * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del aspirante asociado, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del aspirante a asociado. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecnomecánica * Copia de la Cédula del aspirante a asociado * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor * Dos cartas de recomendación de asociados con antigüedad mayor a un año y sin cargos administrativos en la cooperativa en el momento. * Carta de Aceptación del Asociado Para proveedores terceros: * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Copia de la cédula del propietario * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del propietario, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del propietario. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecno mecánica * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor
Con respecto a los clientes y el público en general:
19. Responder a las peticiones formuladas por los clientes y el público en general a la Cooperativa.
20. Atender las posibles Quejas y Reclamos formuladas por los clientes. Tomar las acciones correctivas que se requieran según el caso.
21. Fijar las tarifas de los servicios de transporte de la Cooperativa de tal manera que no se incumpla el presupuesto establecido.
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Nota: El Administrador de Transporte según necesidad, atenderá las funciones de despachador para la Agencia Samacá.
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CARGO: DESPACHADOR
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Técnico EXPERIENCIA: Un año en atención al público HABILIDADES: Manejo de Software Ofimática
RESPONSABILIDADES Con respecto a la Operación de la Cooperativa:
1. Atender los despachos programados por el Administrador de Transporte 2. Atender los viajes que lleguen al destino sede de la Oficina de Despachos. 3. Generar vales de entrega de anticipos en combustible, cheque o transferencia
bancaria. 4. Generar y entregar al conductor todos los documentos requeridos por las
autoridades competentes para el desarrollo del viaje. (Manifiesto de Carga, Remisión, Anticipo, Orden de Cargue). Utilizar el software de transporte disponible.
5. Asegurarse que los documentos del vehículo se encuentren al día * Copia de la licencia de tránsito del vehículo o manifiesto de importación * Si la licencia de tránsito no figura a nombre del aspirante asociado, se requiere contrato de arrendamiento a nombre del aspirante a asociado. * Copia del SOAT * Copia de la Póliza Todo Riesgo o en su defecto Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual * Copia Revisión Tecno mecánica * Copia de la Cédula del Conductor * Copia de Licencia de Conducción del Conductor * Carta Pantalla de Internet de la Licencia de Conducción del Conductor. Validez 30 días. * Copia de la licencia de tránsito del remolque * Copia del último pago de parafiscales del conductor
6. Alimentar en el sistema los cumplidos para la generación del cobro. 7. Enviar soportes documentales a la oficina del contador en Samacá para la
realización de los cobros correspondientes. 8. Atender las comunicaciones de Samacá y otras Oficinas a través del teléfono e
Internet. 9. Asegurarse que los documentos de los proveedores y de los despachos se
encuentren en un archivo ordenado en la oficina.
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10. No realizar despachos a proveedores no autorizados por la Cooperativa. 11. Realizar los pagos a los proveedores para el mantenimiento de la Oficina.
CARGO: EMBARCADOR
JEFE INMEDIATO: DESPACHADOR NOMBRADO POR: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Buen estado físico
RESPONSABILIDADES Con respecto a la Operación de la Cooperativa:
1. Atender los despachos programados por el despachador 2. Atender los viajes que lleguen al destino sede de la Oficina de Despachos. 3. Prestar servicio de mensajería a la oficina de despacho 4. Verificar que el volumen de carga en documentos coincida con lo embarcado en
el vehículo. 5. Verificar que el volumen de carga que llega en los vehículos coincida con lo
establecido en los documentos. Reportar al Administrador de Transporte posibles faltantes.
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CARGO: ASESOR COMERCIAL
TIPO DE CONTRATO: LABORAL O PRESTACION DE SERVICIOS PAGO POR COMISION DE VENTAS DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR DE TRANSPORTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Técnico Comercial o Profesional Universitario EXPERIENCIA: Un año en ventas HABILIDADES: Amabilidad
RESPONSABILIDADES Con respecto a la Operación de la Cooperativa:
1. Proponer al Administrador de Transporte y a la Gerencia campañas de promoción de los servicios de la Cooperativa.
2. Comunicarse con los clientes para dar a conocer los servicios de la Cooperativa. 3. Enviar a los clientes documentación referente los servicios de la Cooperativa. 4. Generar cotizaciones para los clientes que lo soliciten. Las tarifas serán acordadas
según el volumen del pedido con el Administrador de Transporte y el Gerente. 5. Remitir al Administrador de Transporte los Pedidos de los Clientes. 6. Atender los requerimientos de los clientes con respecto a los servicios de la
Cooperativa. 7. Comunicarse con los clientes en caso de mora en los pagos. 8. Atender las quejas y reclamos de los clientes. Remitir el problema al funcionario
adecuado e informar al Administrador de Transporte. 9. Realizar las encuestas de satisfacción del cliente, compilar los datos y remitirlos
al Gerente. 10. Prestar servicio de mensajería si es el caso. 11. Colaborar con el Administrador de Transporte y el Gerente para cumplir con los
Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.
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CARGO: TRANSITO Y SEGURIDAD
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINSTRADOR TRANSPORTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Asegurarse de la correcta operación de los vehículos en viaje utilizando los recursos informáticos disponibles.
2. Comunicación con los vehículos en viaje. 3. Comunicación con los proveedores de servicios de seguridad. 4. Ejecutar los protocolos establecidos con los proveedores en caso de contingencia. 5. Atender las necesidades que manifiesten los conductores en ruta. 6. Garantizar la seguridad de los desplazamientos de las cargas transportadas por
Cootransvalle, tanto con vehículos de afiliados como de terceros. 7. Asegurar la implementación de los documentos (procedimientos, formatos,
instructivos etc.) del sistema de gestión en los que se vean involucrados. 8. Cumplir con las tareas asignadas por su superior inmediato tales como colaborar
con las dependencias que involucren su actividad sin dejar de lado las funciones que aquí se extractan.
9. Mantener activa la comunicación con los frentes de seguridad Asecarga, Lojack, GPS.
10. Responder por la ubicación de los vehículos 11. Realizar el seguimiento del desempeño de los operadores de seguimiento satelital. 12. Cumplir con las normas sobre el uso de los elementos de protección personal, los
reglamentos internos de trabajo de higiene y de seguridad industrial y los procedimientos de trabajo seguro.
13. Mantener el equipo y herramientas a su cargo en óptimas condiciones de higiene y trabajo que serán uso exclusivo de la empresa.
14. Reportar el superior inmediato los accidentes o incidentes en su área de trabajo y participar en la investigación de los mismos incluidos los afiliados y terceros
15. Proponer acciones para hacer más segura las condiciones de las operaciones. 16. Realizar seguimiento a la implementación de las acciones de mejora derivadas de
la investigación de los accidentes y/o incidentes de trabajo 17. Identificar y reportar a su superior inmediato las condiciones que afecte el medio
ambiente o si el caso lo amerita tomas acciones perentorias 18. Velar por el mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión integral 19. Cumplir con las políticas las normas y los procedimientos establecidos por la
empresa
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20. Realizar la verificación de los documentos de los vehículos propiedad de terceros y de los documentos de los conductores solicitados por el coordinador de logística y seguridad.
21. Autorizar anticipos con el previo estudio y aceptación del propietario. 22. Colaborar con la recepción de los cumplidos y registro respectivo en el sistema
analizando y revisando que se ajuste al valor del flete contratado con los clientes para su facturación y pago.
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CARGO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional Universitario EXPERIENCIA: Dos años en administración de establecimientos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática
RESPONSABILIDADES
1. Llevar inventario en tiempo real de las existencias de combustible en la EDS 2. Recaudar los vales por anticipo en combustible expedidos por el despachador. 3. Establecer los precios de venta de cada uno de los productos vendidos en el
almacén y la EDS. 4. Realizar los pedidos de combustible y productos del almacén de tal manera que
no se presente desabastecimiento. Calcular las tasas de venta de cada uno de los productos.
5. Determinar las cantidades óptimas de pedido de combustible y productos de tal manera que se cumpla con los presupuestos establecidos, con el visto bueno del comité de compras.
6. Asegurarse que los productos se entregan a los clientes una vez sean cancelados en la caja.
7. Asegurarse que las ventas en efectivo sean canceladas en caja y las ventas a crédito sean recaudadas oportunamente.
8. Realizar verificación de inventarios semanalmente. 9. Atender a los clientes del almacén cuando se requiera. 10. Proponer al Gerente innovaciones que permitan mejorar la eficiencia en el manejo
del Almacén y la EDS. 11. Remitir a la Oficina de Tesorería los recaudos por venta de combustible y
productos en el almacén. Esto incluye dinero en efectivo, cheques, pagarés y vales por anticipo.
12. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 13. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo
con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 14. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de
Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión. 15. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de
los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 16. Realizar las encuestas de satisfacción del cliente, compilar los datos y remitirlos
al Gerente. 17. Incluir las compras de Almacén y EDS al sistema oportunamente y actualizar
precios.
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18. Gestionar precios, plazos, descuentos. 19. Elaborar la planilla diaria de venta de combustible y pasarla a contabilidad para su
respectiva contabilización. 20. Recibir los pedidos, que haya concordancia con lo solicitado y control de la
bodega. 21. Revisar facturación mensual del almacén con el sistema y en caso de presentar
inconsistencias solicitar las correcciones a contabilidad. 22. Tomar la medida de cada uno de los compartimientos del carrotanque en cada uno
de los pedidos que se hagan. 23. Tomar la medida de los tanques subterráneos para determinar la existencia de los
mismos al momento del descargue. 24. Trabajar dentro del mejor ambiente de armonía con sus subalternos. 25. Cotizarle al municipio los productos con el incremento autorizado y verificar que
la facturación se realice de acuerdo a lo pactado con el municipio. 26. Recibir el dinero diario de las ventas de Almacén y EDS y entregarlo a tesorería
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CARGO: VENDEDOR
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática. Conocimientos de Mecánica Automotriz
RESPONSABILIDADES
1. Atender a los requerimientos de los clientes del almacén 2. Entrega de los productos a los clientes. 3. Asegurarse que los productos sean facturados a los clientes antes de su retiro del
almacén. 4. Asesorar a los clientes en cuanto al producto más conveniente con respecto a sus
necesidades. 5. Diligenciar los formularios de producto comprado para que los clientes cancelen
en la caja de la cooperativa. 6. informar oportunamente la falta de productos o elementos en existencia al
Administrador de Servicios para que sea solicitado a los respectivos proveedores. 7. Supervisar el producto recepcionado, comprobando que se ajusta a las
condiciones contratadas del pedido. 8. Entregar a tiempo al administrador de servicios las facturas de proveedores una
vez se recibe el pedido. 9. Elaborar a diario la facturación que se genera de las ventas que se realizan 10. Responder por el adecuado manejo, almacenamiento y conservación de los
elementos depositados bajo su custodia y administración. 11. Diligenciar correctamente el libro diario de almacén con las especificaciones
requeridas por el administrador. 12. Entregar al terminar la jornada diaria al administrador el efectivo recibido de las
ventas, diligenciando el soporte respectivo. 13. Rendir los informes que le sean solicitados por el administrador, sobre el ejercicio
de sus funciones. 14. Mostrar en todo momento un aire de diligencia y cordialidad, tanto con el
personal interno y los visitantes, guardando el debido respeto hacia cualquier persona que se le acerque, en búsqueda o solicitud de uno de los servicios de la cooperativa.
15. Entregar a los clientes la factura correspondiente a la compra realizada. 16. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes, elementos y
documentos a su cargo y los de la dependencia en general. 17. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del
cargo.
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CARGO: ISLERO
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINISTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática. Conocimientos de Mecánica Automotriz
Buena actitud de servicio, organizado, atento, cordial, buena presentación personal, con buena retentiva y proactivo, habilidad numérica básica, honestidad
RESPONSABILIDADES
1. Atender a los requerimientos de los clientes de la EDS 2. Dispensar combustibles a los clientes. 3. Asegurarse que los combustibles sean facturados a los clientes antes de su
suministro a través de los dispensadores de la EDS. 4. Asesorar a los clientes en cuanto al combustible más conveniente con respecto a
sus necesidades. 5. Tomar las medidas de los surtidores correspondientes a la entrada y salida del
turno junto con el compañero. 6. Abastecer el combustible (ACPM GASOLINA) de forma adecuada a los
vehículos que así lo requieran. 7. Entregar o en su defecto depositar en la bóveda el total del efectivo o títulos
valores junto con los soportes de crédito recibidos en el turno cuando el administrador no se encuentra.
8. Diligenciar en su totalidad el reporte de turno junto con el administrador. 9. Operar de la mejor manera los surtidores dispuestos en la estación para el
suministro de combustible. 10. Responder y velar por el buen uso y mantenimiento de los bienes, elementos y
documentos a su cargo y los de la dependencia en general. 11. Mantener en perfecto orden y aseo, los surtidores y el lugar de trabajo. 12. Suministrar los lubricantes que tienen a su cargo para la venta cuando el cliente
así lo requiera. 13. Responder por el inventario de lubricantes entregado por el administrador. 14. Mantener como máximo 200.000 en efectivo . 15. Entregar a los clientes el recibo de la maquina terminada la venta. 16. Prestar de la mejor manera posible el servicio al cliente. 17. Reportar de manera inmediata cualquier anomalía presentada durante el turno de
trabajo al administrador de Servicios.
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18. Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.
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CARGO: CONDUCTOR
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: ADMINSTRADOR ALMACEN-EDS NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Permiso de Conducción para Camión Articulado
RESPONSABILIDADES
23. Conducir el camión de acuerdo con los viajes solicitados por el Administrador Almacén-EDS. No utilizar el vehículo para asignaciones diferentes a las indicadas por el Administrador Almacén-EDS como representante de la Cooperativa
24. Lavado del Vehículo 25. Mantenimiento básico. 26. Asegurarse de la buena presentación física y mecánica del vehículo. 27. Respetar la normatividad de tránsito vigente. Atender los requerimientos de las
autoridades competentes. 28. Asegurarse de mantener actualizados y vigentes los documentos de operación del
vehículo. 29. Informar al Administrador Almacén-EDS acerca de los mantenimientos
requeridos por el vehículo.
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CARGO: CONTADOR
TIPO DE CONTRATO: LABORAL O PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Profesional en Contabilidad EXPERIENCIA: Cinco años en contabilidad de empresas HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Recaudar los pagos de los clientes a la Cooperativa ya sea en cheques, efectivo, vales por anticipo o pagarés a través de la caja única de la Cooperativa.
2. Recaudar pagos de los clientes a través de mensajería y radicarlos en la caja única de la Cooperativa.
3. Generar facturas y cuentas de cobro a los clientes de acuerdo con los registros enviados por el Administrador de Transporte y el Administrador de Almacén-EDS.
4. Enviar facturas y cuentas de cobro a los clientes. 5. Recibir los registros de cumplido del Servicio de Transporte para cobros a los
clientes. 6. Generar los Comprobantes de Egreso, Cheques y/o Transferencias para pago a
proveedores. Entregar los pagos a los proveedores en la Caja Única de la Cooperativa.
7. Custodiar y archivar de acuerdo con las normas contables los títulos valores, garantías, escrituras, y prendas constituidas a favor de la Cooperativa
8. Registrar todos los movimientos y transacciones en el Software para manejo contable disponible en la Cooperativa.
9. Generar los Estados Financieros de la Cooperativa para revisión del Concejo de Administración, Gerente y Asamblea de Socios.
10. Aprobar con firma los Estados Financieros de la Cooperativa 11. Solicitar a los clientes los pagos de las facturas y cuentas de cobro que se
encuentren en mora. 12. Reportar a la Gerencia los cobros con mora mayor a tres meses para envío a cobro
jurídico. Anexar los soportes pertinentes para el abogado. 13. Expedir paz y salvos en los casos en que se solicite por parte de clientes o
asociados. En caso que el cliente o asociado no se encuentre a paz y salvo, expedir certificado de deuda con la Cooperativa.
14. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 15. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo
con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 16. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de
Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión.
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17. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.
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CARGO: TESORERO-CARTERA
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: CONTADOR NOMBRADO POR: GERENTE PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Auxiliar Contable EXPERIENCIA: Un año en manejo de caja en bancos o establecimientos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Atender a clientes y asociados en la Caja Única de la Cooperativa. 2. Recaudar los pagos de los clientes a la Cooperativa ya sea en cheques, efectivo,
vales por anticipo o pagarés a través de la caja única de la Cooperativa. 3. Entregar los pagos a los proveedores en la Caja Única de la Cooperativa. 4. Custodiar y archivar de acuerdo con las normas contables los títulos valores,
garantías, escrituras, y prendas constituidas a favor de la Cooperativa 5. Registrar todos los movimientos y transacciones en el Software para manejo
contable disponible en la Cooperativa. 6. Realizar arqueo diario de la Caja Única de la Cooperativa y registrarlo con firma
del Contador. 7. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 8. Enviar facturas y cuentas de cobro a los clientes. 9. Recibir los registros de cumplido del Servicio de Transporte para cobros a los
clientes. 10. Solicitar a los clientes los pagos de las facturas y cuentas de cobro que se
encuentren en mora. 11. Reportar al Contador los cobros con mora mayor a tres meses para envío a cobro
jurídico. Anexar los soportes pertinentes para el abogado. 12. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 13. Realizar informes diarios y semanales de recaudos.
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CARGO: SECRETARIA
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Bachiller o Secretariado EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Atender con bebidas o snacks a los visitantes, clientes o en reuniones de la Gerencia
2. Generar las comunicaciones escritas solicitadas por el Gerente 3. Atender en la recepción de la Cooperativa a Clientes y Asociados. Informarlos
sobre procedimientos y trámites. 4. Atender las llamadas al teléfono de la Cooperativa. Redireccionar las llamadas
según lo necesario. 5. Recibir y entregar mensajes telefónicos a los funcionarios de la Cooperativa. 6. Recibir la correspondencia de la Cooperativa (mensajería o fax) y remitirla al
Gerente para su distribución según el caso. 7. Mantener y custodiar el archivo de documentos y registros de todos los
documentos de la Cooperativa excepto aquellos que se encuentran bajo custodia del Contador.
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CARGO: REVISOR FISCAL
TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: ASAMBLEA DE SOCIOS NOMBRADO POR: ASAMBLEA DE SOCIOS PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Contador EXPERIENCIA: Dos años en Revisoría Fiscal de Empresas de Transporte HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Asegurarse que las transacciones reportadas por el Contador se ajusten a la realidad
2. Aprobar con firma los Estados Financieros. Presentarlos al Concejo de Administración y a la Asamblea de Socios
3. Realizar auditorias fiscales a los documentos contables con frecuencia semestral. 4. Atender los requerimientos del Concejo de Administración. 5. Formular recomendaciones al Contador para el manejo de los documentos
contables. 6. Verificar aleatoriamente los inventarios físicos realizados por el Administrador
Almacén-EDS 7. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 8. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo
con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 9. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de
Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión. 10. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de
los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión.
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CARGO: AUDITOR INTERNO
TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: REVISOR FISCAL NOMBRADO POR: REVISOR FISCAL PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Contador o Auxiliar Contable EXPERIENCIA: Un año en Revisoría Fiscal HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Asegurarse que las transacciones reportadas por el Contador se ajusten a la realidad mediante verificación in-situ.
2. Realizar auditorias fiscales a los documentos contables con frecuencia semanal. 3. Atender los requerimientos del Revisor Fiscal. 4. Formular recomendaciones al Contador para el manejo de los documentos
contables. 5. Verificar los inventarios físicos realizados por el Administrador Almacén-EDS 6. Atender las Auditorias Fiscales, Gestión de Calidad, cuando se requiera. 7. Atender a las Revisiones por la Dirección semanales con el Gerente y de acuerdo
con los estándares de calidad implementados por la Cooperativa 8. Brindar al Gerente la información requerida para el cálculo de los Objetivos de
Calidad y los indicadores de cumplimiento del Plan de Gestión. 9. Tomar las acciones correctivas y preventivas necesarias para el cumplimiento de
los Objetivos de Calidad y el Plan de Gestión. 10. Realizar las Auditorias Internas de Gestión de Calidad de acuerdo con la Norma
ISO9001
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CARGO: ASESOR JURIDICO
TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS DEDICACION: TIEMPO PARCIAL JEFE INMEDIATO: CONCEJO DE ADMINISTRACION, GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Abogado con tarjeta profesional vigente EXPERIENCIA: Un año en litigación de asuntos comerciales HABILIDADES: Manejo de Ofimática.
RESPONSABILIDADES
1. Preparar documentos de respuesta a demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.
2. Emitir conceptos escritos con respecto a la estrategia recomendada para adoptar por parte de la cooperativa en respuesta a demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.
3. Preparar y revisar documentos contractuales con clientes y proveedores. 4. Atender las solicitudes de notificación y reunión con respecto a demandas de
autoridades o particulares a la cooperativa. 5. Visitar periódicamente las sedes de las autoridades judiciales para recolectar la
documentación pertinente a los expedientes de demandas de autoridades o particulares a la cooperativa.
6. Emitir conceptos escritos con respecto a la estrategia recomendada para adoptar por parte de la cooperativa en respuesta a incumplimientos de clientes y proveedores con la cooperativa.
7. Informar oportunamente al gerente y al concejo de administración acerca de novedades en los casos jurídicos a cargo del asesor.
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CARGO: CAFETERIA Y ASEO
TIPO DE CONTRATO: LABORAL DEDICACION: TIEMPO COMPLETO JEFE INMEDIATO: GERENTE NOMBRADO POR: CONCEJO DE ADMINISTRACION PERIODO: UN AÑO REQUISITOS
FORMACION-ENTRENAMIENTO: Primaria Básica EXPERIENCIA: No requiere HABILIDADES: Aseo y Atención de Personal
RESPONSABILIDADES
1. Atender con bebidas o snacks a los visitantes, clientes o en reuniones de la Gerencia
2. Realizar el Aseo general de las oficinas de la Cooperativa 3. Realizar servicios de mensajería interna en la oficina 4. Mantener en buen estado de presentación los elementos de la oficina como
amoblamiento y equipos 5. Solicitar al Gerente los elementos de Aseo requeridos para el cumplimiento de sus
funciones.