Manual de Funciones Sogu Final

MANUAL DE FUNCIONES

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MANUAL DE FUNCIONES

Las Funciones descritas en la presente, corresponden a las diversas reas administrativas y/o reas de obra de la empresa SOGU CONSTRUCTORA Y CONSULTORA EIRL, las cuales forman parte de contratos segn Decreto Legislativo N 728 y del contrato de locacin de servicios; as mismo que de carcter obligatorio estn sujetos a sancin en caso se aprecie el incumplimiento; procediendo conforme a Ley por ser tomados como directivas de la empresa y estar al amparo de lo prescrito en D.S. N 039-91-TR (Reglamento Interno de Trabajo) y Decreto Legislativo N 728 Ley de Fomento del Empleo.

ASPECTOS GENERALES

OBJETIVO

El objetivo del presente Manual de Organizacin y Funciones es:

Determinar las funciones de los cargos comprendidos en la estructura orgnica

Precisar las interrelaciones entre los niveles jerrquicos y funcionales tanto internas como externas.

FINALIDAD

Dar a conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas del personal de la Empresa Sogu.

Permitir que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del cargo que se le ha asignado.

Facilitar el proceso de induccin de personal, relativo al conocimiento de las funciones asignadas al cargo, en los casos de ingreso o desplazamientos de personal (rotacin, destaque, traslado, reubicacin y otras acciones).

ALCANCE

El mbito de aplicacin del presente manual comprende al personal que integra a toda la organizacin de la Empresa Sogu y empresas vinculadas; y ser de estricto cumplimiento de quienes la conforman.

BASE LEGAL

Ley N 26887, Ley General de Sociedades

Ley N27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

NIVEL DE APROBACIN

El presente Manual de Organizacin y Funciones es aprobado y puesto en vigencia por la Gerencia General.

INDICE

3ASPECTOS GENERALES

CAPITULO I

51.STAFF GERENCIAL

51.1.GERENTE GENERAL

CAPITULO II

72.STAFF ADMINISTRATIVO EN OFICINA

72.1REA DE COMPUTACIN E INFORMTICA

102.2REA DE CONTABILIDAD

112.3REA DE INGENIERA

142.4REA DE LICITACIONES

162.5REA DE LOGSTICA

182.6REA DE SECRETARIA

202.7REA DE TESORERA

CAPITULO III

233.STAFF ADMINISTRATIVO EN OBRA

233.1.RESIDENTE DE OBRA Y/O ASISTENTE DE OBRA.

263.2.ADMINISTRADOR DE OBRA.

273.3.ALMACENERO DE OBRA.

CAPITULO IV

294.STAFF OPERATIVO

294.1.SUPERVISOR DE OPERACIONES

314.2.INSPECTOR DE SEGURIDAD

334.3.MECNICO DE EQUIPO PESADO

CAPITULO V

5.STAFF DE CONTROL34

5.1. AREA DE CONTROL 35

CAPITULO I

1. STAFF GERENCIAL

1.1. GERENTE GENERAL

Funciones y Autoridad.- El Titular General de SOGU CONSTRUCTORA Y CONSULTORA EIRL, acta en nombre de la empresa, fija las polticas operativas y administrativas en base a las directivas de la empresa. Es responsable por los resultados de las operaciones y el desempeo organizacional, dirige y controla las actividades de la empresa. Acta como soporte y gua de la empresa a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada rea funcional, as como con conocimientos del rea tcnica y de aplicacin con respecto a la prestacin de nuestros servicios. Su objetivo principal es el de crear un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizando el valor de la empresa.

Actividades Principales

1.1.1. Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa.

1.1.2. Desarrollar de manera conjunta con los jefes de reas, estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

1.1.3. A travs del personal administrativo vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.

1.1.4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas personales o en grupo optimizando los recursos disponibles.

1.1.5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin.

1.1.6. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por el encargado de rea.

1.1.7. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal.

1.1.8. Medir continuamente la ejecucin y comparar resultados reales con los planes y estndares de ejecucin (autocontrol y Control de Gestin respecto a los planes establecidos).

1.1.9. Revisar y evaluar peridicamente las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa.

1.1.10. Aprobar los Estados Financieros, Estados de Resultados e informacin complementaria, con la percepcin respecto de los objetivos de la Empresa.

CAPITULO II

2. STAFF ADMINISTRATIVO EN OFICINA

2.1 REA DE COMPUTACIN E INFORMTICA

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones correspondientes a los equipos de cmputos, as como la programacin y elaboracin de los mantenimientos y las funciones correspondientes a los las cuentas electrnicas, as como los sistemas de red (cableado e inalmbrico).

Actividades OFICINA CENTRAL:

2.1.1. Elaboracin de cronogramas para mantenimiento de los equipos de cmputo.- encargado de elaborar un plan de contingencia y el cumplimiento del cronograma para el mantenimiento de los equipos de cmputo, en un periodo trimestral (Primera semana de Enero, Abril, Julio y Octubre).

2.1.2. Mantenimiento de equipos de cmputo.- Dependiendo del estado de cada equipo de cmputo se programar el mantenimiento en dos tipos:

a. Mantenimiento correctivo: en caso el equipo de cmputo haya sufrido daos y/o surja mal funcionamiento. El cual ser aplicado tanto a los equipos de cmputo como los equipos de impresin.

b. Mantenimiento preventivo (cada tres meses): con la finalidad de prevenir posibles incidentes los cuales causen daos y/o mal funcionamiento a los equipos de cmputo. El cual ser aplicado tanto a los equipos de cmputo como los equipos de impresin.

Estos mantenimientos se debern de realizar en un periodo trimestral, lo cual deber de informar mensualmente al rea de Control y Gerencia.

2.1.3. Mantenimiento de software.- Teniendo en cuenta el estado del software, programas, antivirus u otros instalados se programar el mantenimiento en dos tipos:

a. Mantenimiento correctivo: en caso el programa haya sufrido daos y/o surja mal funcionamiento. En caso el problema haya generado dao al sistema se proceder a formatear el CPU.

b. Mantenimiento preventivo (cada tres meses): con la finalidad de prevenir mal funcionamiento de los programas o en caso de actualizacin de software.

2.1.4. Control de mensual de rboles lgicos de cada rea, informando mensualmente al rea de Control y Gerencia. (Mximo segundo da hbil del mes siguiente)

2.1.5. Elaboracin, control y seguimiento del inventario del equipo de cmputo, el cual deber de informar mensualmente al rea de Control y Gerencia. (Mximo la primera semana de cada mes)

2.1.6. Normar y Supervisar el uso de software y hardware.

2.1.7. Capacitacin constante en la utilizacin correcta de los recursos informticos (hardware y software).

2.1.8. Desarrollar nuevos aplicativos informticos que apoyen y mejoren los procesos administrativos y de gestin.

2.1.9. Desarrollar los proyectos de Sistemas de Informacin que generan el rea de Control y Gerencia.

2.1.10. Llevar a cabo pruebas de consistencia y validacin para la verificar el correcto funcionamiento de los aplicativos informticos.

2.1.11. Revisar, controlar y elaborar de ser el caso los instructivos y manuales de usuario de los sistemas diseados.

2.1.12. Supervisar los trabajos realizados por terceros relacionados con el desarrollo de sistemas de informacin o aplicativos.

2.1.13. Elaboracin anual de BACKUP.- Correspondiente a la informacin de cada rea de la empresa, as como de los drivers de cada equipo de cmputo.

2.1.14. Realizacin de capacitaciones en materia de computacin e informtica en los casos que se requiera.

2.1.15. Otras funciones que le asigne la Gerencia.

Actividades en OBRAS:

2.1.16. Soporte tcnico va telefnica.- En caso el problema que se presente con el funcionamiento de la PC sea de menor nivel de dificultad.

2.1.17. Mantenimiento de equipos de cmputo.- Dependiendo del estado de cada equipo y previo informe con gerencia se podr optar por realizar un viaje a obra o envi del equipo de cmputo a oficina central para su mantenimiento. Debe considerarse que, antes del inicio de obra, el equipo a ser asignado debe estar en condiciones de funcionamiento al 100%, teniendo la conformidad del encargado del equipo en obra.

2.1.18. Elaboracin de cronogramas para mantenimiento de los sistemas de red.- Realizar un testeo para comprobar la correcta funcionalidad de los sistemas de red (cableado e inalmbrico).

2.1.19. Creacin y Control de cuentas electrnicas.- En caso de generarse nuevas dependencias la creacin y posteriormente la supervisin del correcto funcionamiento y uso de las cuentas electrnicas (cuentas de oficina central y obras). Se debe informar sobre las directivas de uso de los correos electrnicos, as como la privacidad sobre los documentos de empresa. El cual deber de informar al rea de Control y gerencia de forma Anual en caso de oficina y en caso de obra al trmino de estas. (Mximo segundo da hbil del ao siguiente)

2.1.20. Control de cuentas para convocatorias de personal.

2.1.21. Control de archivos lgicos.- Supervisin sobre el correcto manejo de archivos lgicos, as como su correcto almacn dentro del formato establecido en los rboles lgicos de las unidades de cada CPU, de forma mensual, lo cual se deber de informar al rea de Control y Gerencia.

2.1.22. Elaboracin de cuentas electrnicas para cada dependencia.- En caso de consorcios

2.1.23. Implementacin de equipos de cmputo al inicio de cada obra.

Funciones Compartidas:

2.1.24. Tesorera.- Implementacin de nuevas dependencias para el sistema recibos, as como la implementacin de mejoras segn se requiera.

Rendiciones de Cajas Chicas.

Jefe Inmediato: Titular Gerente.

Supervisa A: No tiene personal a su cargo

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el rea de Secretaria.

Nota: Cada informe, reportes, implementacin, cronogramas y otros documentos propios de la empresa, ser presentado al rea de Control y a la Gerencia General, ya sea en fsico o en digital o ambos segn sea el caso, a los correos de [email protected] y [email protected] correspondientemente.

2.2 REA DE CONTABILIDAD

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones contables, ante el personal u otros de carcter obligatorio.

Actividades PRINCIPALES

2.2.1 La revisin, control, registro y archivo de los comprobantes de compras adjuntando su respectiva detraccin, bancarizacin, gua de remisin, segn sea el caso de las facturas, boletas, notas de crdito u otros comprobantes de pago los cuales deben estar con su copia de usuario o adquiriente - copia Sunat y su sello y numeracin correcta.

2.2.2 Elaboracin, revisin y registro del comprobante de ventas el cual debe contener los datos correctos de la obra y los importes segn las valorizaciones, con las respectivas constancias de depsito de detraccin y cheques.

2.2.3 Elaboracin y presentacin del registro de costos de cada obra mensualmente al rea de Control y Gerencia. (Mximo segundo da hbil del mes siguiente).

2.2.4 Elaboracin e impresin de los libros y registros contables segn Resolucin N234-2006/SUNAT.

2.2.5 Realizar las declaraciones mensuales de (IGV- RENTA) y PLAME.

2.2.6 Realizar las declaraciones anuales de Impuesto a la Renta, SENCICO, ITAN, DAOT, UIF.

2.2.7 Elaboracin de Planilla.- Correspondiente a las planillas del personal segn la dependencia y tributos segn a la obra que corresponda. La cual ser presentada como fecha lmite el cuarto da de cada mes para las valorizaciones, considerando lo establecido por Ley y las normativas referidas a las aportaciones y contribuciones segn rgimen de construccin civil.

2.2.8 Elaboracin de Estados Financieros.- Mensuales, semestrales y anuales para la obtencin de: prstamos, leasing, cartas fianza (adjuntos informacin segn lo requiera la entidad).

2.2.9 Elaboracin y archivamiento de contratos de trabajo.- Personal de planta, personal para obra, sub-contratistas y suscripcin al ministerio de trabajo (de ser el caso).

2.2.10 Apertura y depsito de CTS, SCTR.- Tramitados para personal de las diferentes obras.

2.2.11 Pagos de AFP (de ser el caso), por Orden Gerencial o casos de orden judicial y/o notificaciones relevantes.

2.2.12 Elaboracin de cartas para vacaciones.- Indicando la fecha de inicio y trmino de las vacaciones. Previa coordinacin con el gerente.

2.2.13 Elaboracin de liquidacin de beneficios sociales.- Correspondiente al personal con cese laboral de la empresa o consorcio segn corresponda.

2.2.14 Elaboracin de certificados de trabajo.- Previa solicitud presentada por el interesado por mesa de partes de la empresa. Correspondiente al personal de obra o administrativo, presentada la solicitud ser atendido 10 das calendario posterior a su recepcin, en caso de cese segn lo que establece la norma.

2.2.15 Mantener actualizado los legajos de personal de todos los colaboradores de la empresa o consorcios segn corresponda.

2.2.16 Presentacin de documentos sustentatorios ante inspecciones y fiscalizaciones de la SUNAT, Ministerio de Trabajo y Sencico.

2.2.17 Presentar un informe mensual sobre los cuadernos de incidentes y accidentes, y cuaderno de capacitacin e induccin de todas las obras, los cuales deber de hacer llegar al rea de Control y Gerencia. (Mximo segundo da hbil del mes siguiente)

2.2.18 Archivar y llevar el control de los papeles de trabajo que se hayan generado para el desempeo de sus funciones, an cuando sean archivo muerto.

2.2.19 Normar y Supervisar el uso de documentos contables.

2.2.20 Formular y revisar Directivas afines a su especialidad.

2.2.21 Realizacin de capacitaciones en materia contable y laboral en los casos que se requiera.

2.2.22 Presentar un informe semanal de todos los contratos elaborado de todas las obras y oficina(los das sbados)

2.2.23 Otras funciones que le asigne la Gerencia.


2.2.24 Ingeniera.- Seguimiento de las valorizaciones de cada obra y elaboracin de contratos de los subcontratistas, y entrega de planillas de pago, seguros al residente de obra, administrado o asiste de obra, para la presentacin de cada valorizacin.

2.2.25 Tesorera.- Rendiciones de Cajas Chicas.


Supervisa A: Solo en casos de existir asistente de rea

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el rea de Tesorera.

Nota: cada informe, reportes, implementacin, cronogramas y otros documentos propios de la empresa, ser presentado al rea de Control y a la Gerencia General, ya sea en fsico o en digital o ambos segn sea el caso, a los correos de [email protected] y [email protected] correspondientemente.

2.3 REA DE INGENIERA

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de ingeniera correspondiente a las obras.

Actividades GERENCIA:

2.3.1 Presentacin de informes semanales sobre el estado actual de las obras a nivel de: obras de ejecucin directa o en consorcio en la cuales la empresa Sogu se encuentre ejecutando parte o el total de la obra. (Mximo Martes a las 7:00 p.m.)

Actividades OBRA:

2.3.2 Implementacin de Horarios para el control de informes.- En caso de informes de obra, sern supervisados de forma diaria (por lnea telefnica) semanal y mensual en caso de presentaciones fsicas de los mencionados informes.

2.3.3 Elaboracin de formatos para el control de obra.- Estos formatos debern ser presentados en los informes de residentes de obra, entrega y recepcin de documentos u otros.

2.3.4 Supervisin externa de obra.- Segn los informes emitidos por cada residente o asistente de cada dependencia. Deben mantener de forma obligatoria los formatos establecidos los cuales sern empleados para el control de: Avance de obra de acuerdo a la programacin y los plazos establecidos.

2.3.5 Verificacin de las valorizaciones mensuales.- Las valorizaciones sern elaboradas por cada residente de obra de acuerdo a su dependencia. En caso de existir deficiencias dentro de la elaboracin de las valorizaciones se realizar las correcciones pertinentes, aplicando las sanciones a los responsables.

2.3.6 Verificacin de la liquidacin final de obra.- La liquidacin final de obra ser elaborada por cada residente de obra de acuerdo a su dependencia. En caso de existir deficiencias dentro de la elaboracin de las valorizaciones se realizar las correcciones pertinentes, aplicando las sanciones a los responsables.

2.3.7 Elaboracin de un cronograma de visitas a cada obra.


2.3.8 Revisin y verificacin de Requerimientos.- Sern supervisados los archivos fsicos debidamente firmados por el encargado de obra (residente o asistente segn corresponda). Revisin y verificacin de los materiales requeridos para las obras.

2.3.9 Elaboracin de formatos para el control de materiales.- Los cuales sern presentados por el rea de logstica. Inform que contendr el control semanal, cuadros de resmenes de los materiales abastecidos durante la semana, as como las copias de las guas de remisin debidamente recepcionada por el rea usuaria.

2.3.10 Elaboracin de formatos para el control de requerimientos.- Los cuales sern presentados por el rea de logstica. Inform que contendr el estado actual de los requerimientos de cada obra, describiendo en caso de no atencin la causa que origin este desabastecimiento.

2.3.11 Revisin mensual del cuadro de cotizacin de materiales.- Esta cotizacin deber ser actualizado continuamente. Deber indicar el tipo de proveedor, as como el mes de actualizacin de los materiales.

2.3.12 Recopilacin de certificaciones.- Certificados de calidad o garanta de los materiales entregados a obra.

2.3.13 Normar y Supervisar el uso de documentos de obra.

2.3.14 Realizacin de capacitaciones en materia de ingeniera en los casos que se requiera.


Actividades SUB-CONTRATISTAS:

2.3.16 Verificacin de las valorizaciones mensuales.- correspondientes a las valorizaciones de los Sub - contratistas.

2.3.17 Verificacin de la liquidacin final de sub-contratos.


2.3.18 Contabilidad.- Elaboracin de los trminos de referencia para contratos y sub-contratos de obra. Estos trminos de referencia fijaran los plazos, monto, penalidades u otros que determinen las condiciones con las cuales estarn sujetos los detalles del contrato.

2.3.19 Logstica.- Otorgar los parmetros para la contratacin de mano de obra requeridos, de acuerdo a cada tipo de obra.

2.3.20 Licitaciones.- Elaboracin de documentos segn sean requeridos para los procesos de seleccin o firma de contratos de obra. Plan de contingencia, presupuestos, cronogramas de avance de obra u otros requeridos segn las bases de los procesos y en relacin a los temas del rea de ingeniera, siempre y cuando se trate de una proceso en donde la empresa Sogu sea quien administre la ejecucin de la obra, evaluacin del personal tcnico para obra, elaboracin de informe sobre la rentabilidad de los expedientes de procesos posibles a participar.

2.3.21 Secretaria.- Conjuntamente con el rea de ingeniera se encargara de la recopilacin, verificacin y archivamiento definitivo de c/obra, revisin de documentos recibidos o emitidos por los clientes a oficina central. Documentos correspondientes a obras los cuales deben contener fechas de recepcin, numeracin o foliacin.

2.3.22 Tesorera.- presentacin de informes de conformidad de residentes de obra y asistentes de obra.

2.3.23 Rendiciones de Cajas Chicas.

Jefe Inmediato: Titular Gerente

Supervisa A: Residente de obra de las distintas dependencias, y asistentes en casos de existir asistente de rea, administradores, almaceneros y personal de obra en general.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por Residente de Obra.


2.4 REA DE LICITACIONES

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones que intervengan a concursos y/o participaciones para contrataciones con entidades pblicas y/o privadas.


2.4.1 Presentacin de informes semanales acerca de procesos con gran porcentaje de posibilidades de participacin. (Mximo Jueves a las 7:00 p.m.)

Actividades LICITACIONES:

2.4.2 Bsqueda de procesos de seleccin para la posibilidad de contratarla cual se realizar a travs de tres niveles:

a) Pblicas: cuando se realice la bsqueda a travs del SEACE.

b) Privadas: En caso que las empresas convocantes no se encuentren registrados en el SEACE ACTIVOS MINEROS, ELECTROCENTRO, otros.

Invitacin: En caso de proveedores que realicen invitaciones va correo electrnico u otro medio.

2.4.3 Revisin, anlisis y evaluacin de posibilidades de participar en procesos.- Correspondiente a un proceso en caso pblico o privado, se realiza una revisin de las bases, anlisis de las bases en funcin a las normas que rigen el tipo de contratacin de la licitacin. Deben considerarse en este punto anlisis de los excesos requeridos que imposibiliten la participacin u otros puntos que puedan causar una mala interpretacin a las bases.

2.4.4 Formulacin de Consultas u Observaciones.- Teniendo en cuenta la revisin de las bases, el anlisis del contenido y la evaluacin de nuestras fortalezas, se proceder en caso de:

a. Consultas: Solicitud de aclaracin de algn(os) extremos de las bases que puedan generar confusin en la interpretacin de algn requerimiento.

b. Observaciones: Solicitar las modificaciones a las bases cuando estas incumplan lo establecido en la Ley y el Reglamento de contrataciones.

En ambos casos, debe tenerse consideracin a los pronunciamientos, resoluciones, jurisprudencias u otros documentos que sirvan para sustentar lo requerido.

2.4.5 Elaboracin de Propuestas.- Teniendo en cuenta los formatos establecidos en las bases y/o lo requerido dentro de estas mismas:

a. Propuesta tcnica: conteniendo la experiencia del postor y profesionales (de ser requeridos).

b. Propuesta econmica: previa coordinacin con gerencia.

c. Archivo lgico de ambas propuestas.

2.4.6 Presentacin de Propuestas.- En caso de ser privados realizando la presentacin por mesa de partes y en caso de actos pblicos segn lo requieran las bases.

2.4.7 Formulacin de documentos para impugnacin.- solicitud de copia del ganador o del que se desee impugnar, as como la elaboracin de la documentacin de presentacin ante el impugnante.

2.4.8 Elaboracin de documentos para firma de contrato.- Segn lo requieran las bases, y en caso de consorcio elaboracin del contrato de consorcio, adenda al contrato de consorcio y declaracin jurada (de ser el caso).

2.4.9 Declaracin de record de obras al OSCE.

2.4.10 Llevar y mantener al da la base de datos de los profesionales con los que cuenta la empresa para presentarse a licitaciones.

2.4.11 Llevar y mantener al da la base de datos de las propuestas presentadas a nivel de empresa y de consorcio.

2.4.12 Realizacin de capacitaciones en materia de licitaciones en los casos que se requiera.



2.4.14 Convocatoria de personal.- la evaluacin solo se realizar en caso el personal sea para cargos administrativos en oficina central.


2.4.15 Contabilidad.- Elaboracin y/o actualizacin de BAGLOG.- la actualizacin ser semanal. (Mximo da Sbados 1:30 p.m.)

2.4.16 Solicitar todos los documentos necesarios para el aumento de capacidad de contratacin y renovacin de cartn de contratista.



Supervisa A: En casos de existir asistente de rea

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el rea de Secretaria.


2.5 REA DE LOGSTICA

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones que intervengan con el abastecimiento de la obra segn sus dependencias y el rea de maquinarias.

FUNCIONES DE JEFATURA DE LOGSTICA


2.5.1 Informe Semanal Consolidado de rdenes de Compra y de Servicio de proveedores tipo A (Crdito) y B (Contado). (Presentacin Lunes 7:00 p.m.)

2.5.2 Informe y coordinacin para compras que superen los cinco mil nuevos soles.

Actividades OBRA:

2.5.3 Recepcin y atencin de documentos.- Segn sea el caso ser responsable del control de los requerimientos, Orden de Compra, Ordenes de Servicio (sean requeridos por dependencias de oficina central, obras o maquinarias). Las cuales deben contener las formalidades requeridas (firma por el responsable de obra).

2.5.4 Elaboracin del cuadro de cotizaciones.- Los cuales incluirn cuadros comparativos de costos de los materiales, herramientas, repuestos, maquinarias y/o servicios solicitados de las compras que superen los S/.1,000.00 (mil con 00/100 nuevos soles).

2.5.5 Gestin y custodia de los certificados y/o garantas.- Referidos a los certificados de calidad, garanta de equipos, materiales, bienes u otros. Estos mismos deben ser obtenidos antes de efectuar los pagos correspondientes a los proveedores.

2.5.6 Liquidacin de almacn de obra.- De acuerdo a la dependencia y segn los parmetros establecidos y requeridos. Deber realizar un informe sobre el resto de materiales de almacn para lo cual deber elaborar un formato para el inventario de estos.

2.5.7 Presentar informes con la respectiva conformidad de pago de cada almacenero segn su dependencia, para la conformidad respectiva se debe poseer el sustento de salidas de material as como el destino que tuvieron. (Presentacin segundo da hbil del mes siguiente).

Actividades MAQUINARIAS:

2.5.8 Gestin sobre mantenimiento de vehculos.- En los casos de las camionetas y maquinarias de la empresa, deber coordinar sobre las fechas para los mantenimientos bajo responsabilidad.


2.5.9 Elaboracin, clasificacin y actualizacin del banco de proveedores.- El mismo que tendr un formato donde pueda apreciarse el tipo de proveedor, la categora de bienes a proveer, se enviara un informe trimestral al rea de control y gerencia. (Presentacin segundo da hbil del mes siguiente).

2.5.10 Elaboracin, clasificacin y actualizacin de costos de insumos y materiales segn el momento en que se realiza la cotizacin y/o compra, se presentara un informe mensual al rea de control y gerencia. (Presentacin segundo da hbil del mes siguiente).

2.5.11 Elaboracin de informes para la supervisin del rea de ingeniera.- Informes correspondientes a: requerimientos de obras. Estos informes deben ser presentados de conformidad con los formatos establecidos por el rea de ingeniera y deben contener el sustento respectivo, y sern presentados de forma semanal. (Presentacin Martes 7:00 p.m.)

2.5.12 Entrega de facturas (con medio de pago de ser el caso).- El cual indicar el destino del pago efectuado.

2.5.13 Responsable de mantener actualizado el inventario de almacn central conjuntamente con el asistente del rea, se presentara informes mensuales al rea de control y gerencia. (Presentacin segundo da hbil del mes siguiente).



2.5.15 Tesorera.- Escaneo de la totalidad de rdenes de Compra y Servicio con el respectivo sustento (Requerimiento, Cuadro de cotizaciones, comprobante de pago, medio de pago y constancia de detraccin).

2.5.16 Rendiciones de Cajas Chicas.

FUNCIONES DE ASISTENTE DE LOGSTICA


2.5.17 Informe y coordinacin para compras que superen los cinco mil nuevos soles.

Actividades OBRA:

2.5.18 Recepcin y atencin de documentos.- Segn sea el caso ser responsable del control de los requerimientos, Orden de Compra, Ordenes de Servicio (sean requeridos por dependencias de oficina central, obras o maquinarias). Las cuales deben contener las formalidades requeridas (firma por el responsable de obra).

2.5.19 Responsable de la elaboracin de cotizaciones.- Los cuales incluirn cuadros comparativos de costos de los materiales, herramientas, repuestos, maquinarias y/o servicios solicitados.

2.5.20 Responsable de la elaboracin y control de guas de remisin.- De acuerdo a los requerimientos realizados a las distintas dependencias de la empresa, se presentara un informe semanal al rea de control y gerencia. (Presentacin Martes 7:00 p.m.)


2.5.21 Responsable del inventario de maquinarias, herramientas y equipos menores, se presentara un informe quincenal al rea de control y gerencia. (Presentacin da 15 y 30 de cada mes).

2.5.22 Gestin sobre mantenimiento de vehculos.- En los casos de las camionetas y maquinarias de la empresa, deber coordinar sobre las fechas para los mantenimientos bajo responsabilidad.


2.5.23 Responsable de mantener actualizado el inventario de almacn central conjuntamente con el jefe del rea, se presentara informes mensuales al rea de control y gerencia. (Presentacin segundo da hbil del mes siguiente).

2.5.24 Entrega de facturas (con medio de pago de ser el caso).- El cual indicar el destino del pago efectuado.




Jefe Inmediato: Titular Gerente y Jefe de rea de logstica.


Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por la Jefatura del rea de Logstica.


2.6 REA DE SECRETARIA

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones que intervengan con el control documentario.


2.6.1. Mantener informado sobre los documentos.- Informe y envi de archivos digitales al correo electrnico para su revisin y/o conocimiento.

2.6.2. Llevar el control de Agenda.- Corresponde a las actividades de carcter legal, pblico u otros.


2.6.3. Redaccin de documentos.- Elaboracin de cartas, escritos, informes y documentos requeridos por las dems reas. En algunos casos estos documentos sern elaborados por el interesado de cada rea.

2.6.4. Realizar y recibir llamadas telefnicas.- De ser el caso realizar la derivacin respectiva

2.6.5. Gestin de documentos, desde la elaboracin hasta la respuesta de la misma.

2.6.6. Recepcin y canalizacin de documentos emitidos a oficina central.- Correspondiente a cualquier entidad pblica o privada. En cualquiera de los casos deber notificar respecto al documento en el momento oportuno.

2.6.7. Convocar a las reuniones.- Por mandato de gerencia o en caso de reuniones ya pactadas.

2.6.8. Implementacin y cuidado de utensilios de la empresa.

2.6.9. Elaboracin y legalizacin de Carta Poder para el cobro de valorizaciones.

2.6.10. Proponer la normatividad necesaria para optimizar los procesos del Sistema de Administracin Documentaria, as como planear, ejecutar, evaluar y controlar dichos procesos.

2.6.11. Asistir y apoyar al rea de control y gerencia y a las comisiones en sus sesiones, administrando cronogramas, actas, asistencias, y dando forma final a los acuerdos y directivas.

2.6.12. Supervisar y controlar el correcto mantenimiento del Libro de Actas de las Sesiones de la Empresa.

2.6.13. Apoyar en las acciones protocolares y participar en la elaboracin de boletines, revistas, peridicos murales y otros materiales de divulgacin, comunicacin e informacin.

2.6.14. Responsable del control del uso de papeletas de salida.

2.6.15. Presenta informes quincenales de los documentos emitidos y recibidos de la Empresa y sus vinculadas (consorcios).


Actividades OBRA:

2.6.17. Coordinacin con los responsables de la documentacin emitida y recibida desde obra.- Recopilacin y/o envi (de ser el caso) de documentos de obra.

2.6.18. Envi de documentos a obra.- Va correo, encomiendas, fax u otros. Los cuales pueden ser en respuesta a documentos recibidos o en caso de presentacin de informacin supervisada por el jefe de ingeniera.


2.6.19. Ingeniera.- Elaboracin del archivo definitivo de cada obra.- Archivamiento de documentos de obra, desde inicio hasta la liquidacin final. Corresponde al archivo fsico y lgico.

2.6.20. Contabilidad.- Seguimiento de cheques (de ser el caso).

2.6.21. Tesorera.- Rendiciones de Cajas Chicas.


Supervisa A: No tiene personal a su cargo.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el rea de Control.


2.7 REA DE TESORERA

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones que intervengan con el pago de personal, proveedores, bancos y otros.


2.7.1 Informe diario de Caja Chica de todo el personal de la empresa.

Actividades OBRA:

2.7.2 Pago de personal.- Hacer firmar las planillas y/o boletas de pagos.


2.7.3 Control de Partes Diarios de las maquinarias.- Para la elaboracin de pagos de ser el caso. Deber ser rellenado por: operadores o el encargado segn sea el caso.

2.7.4 Control de Combustible de maquinarias.- conjuntamente con el control de partes diarios.


2.7.5 Custodia de los estados de cuenta.- De las empresas correspondientes al Grupo SOGU, y en algunos casos a los consorcios.

2.7.6 Manejo de Chequera.- Correspondiente a la empresa y/o consorcios.

2.7.7 Elaboracin de cronograma de pagos.- Correspondiente a los pagos de: crditos financieros, tarjetas de crdito, Leasing u otros servicios bsicos (luz, agua, rpm, internet, otros).

2.7.8 Control de plizas de seguro.- Correspondientes a las maquinarias, automviles, inmuebles u otros.

2.7.9 Elaboracin de liquidacin y Pagos.-De acuerdo a los cronogramas y segn las dependencias a los proveedores, personal de planta, operadores, contratistas, personal de obra, entre otros. En caso de operadores los cuales laboran para la dependencia de maquinaria en mina, ser elaborado el calendario conforme lo solicite la entidad.

2.7.10 Control de caja Chica.- Segn directivas de trabajo.

2.7.11 Cobro de servicios prestados.- En caso de cobro de cheques por los servicios prestados a terceros.

2.7.12 Control y Trmites para obtencin, renovacin o devolucin de cartas fianza.- Presentadas para procesos u otros, bajo responsabilidad. Considerando fianzas de fiel cumplimiento, adelanto de materiales, adelanto directo u otros.

2.7.13 Elaboracin de documentacin para el cobro de cheques.- En caso de que el tramite lo realice un tercero se facilitar los documentos necesarios (vigencia poder, DNI y otros).

2.7.14 Responsable de la actualizacin de las vigencias poderes y envi inmediato a todos los correos electrnicos de SOGU.

2.7.15 Informe semanal al rea de Ingeniera, sobre la liquidacin y seguimiento econmico actualizado de los subcontratistas de cada obra, se presentara informe semanal al rea de ingeniera. (Presentacin Sbados 1:30 p.m.).

2.7.16 Responsable de la elaboracin de cuentas por pagar a proveedores, se presentara informe semanal al rea de control y gerencia. (Presentacin Jueves 7:00 p.m.).

2.7.17 Responsable de la elaboracin de la liquidacin de ingresos y egresos de todas las obras en las que participe la empresa ya sea en la totalidad o por consorcio, se presentara un informe semanal por cada obra al rea de control y gerencia. (Presentacin Sbados 1:30 p.m.).

2.7.18 Levantar arqueos sorpresivos de Caja, consignando su conformidad o disconformidad conjuntamente con el rea de control.

2.7.19 Supervisar, coordinar y conducir las actividades de control de ingresos y egresos financieros, cuando se implemente el Sistema Integrado de Gestin.

2.7.20 Diligenciar diariamente el libro auxiliar de caja, cuando se implemente el Sistema Integrado de Gestin.

2.7.21 Diligenciar el libro auxiliar de bancos cuando se presenten movimientos asociados a ello, cuando se implemente el Sistema Integrado de Gestin.

2.7.22 Responsable de la elaboracin de las conciliaciones bancarias, cuando se implemente el Sistema Integrado de Gestin.

2.7.23 Responsable de la cancelacin en el archivo lgico de la Relacin de rdenes de Compra y de servicios que se encuentran en red con el rea de logstica.

2.7.24 Controlar el orden y la presentacin de cada rea de oficina central.




Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el rea de Contabilidad.


CAPITULO III

3. STAFF ADMINISTRATIVO EN OBRA

3.1. RESIDENTE DE OBRA Y/O ASISTENTE DE OBRA.

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de residencia de obra.

Actividades Documentarias de OBRA

3.1.1. Control y redaccin de documentos propios de obra y de las funciones del residente de obra (en coordinacin con secretaria).

3.1.2. Revisin de documentos emitidos y recibidas entre entidad y contratista (en coordinacin con secretaria).

3.1.3. Revisin y respuesta de documentos recibidas entre entidad y contratista (en coordinacin con secretaria).

3.1.4. Presentacin de valorizaciones mensuales antes del ltimo da del mes (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra).

3.1.5. Elaboracin y Revisin de liquidaciones de obra final (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra).

3.1.6. Proporcionar alcances de los trminos de referencias para contratos y subcontratos de obra (en coordinacin con rea de contabilidad y administradores de obra).

3.1.7. Seguimiento de documentacin de obras, de acuerdo a los plazos reglamentados.

Actividades Tcnicas de OBRA:

3.1.8. Control diario del avance de obra (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra).

3.1.9. Seguimiento y cumplimiento de la programacin de obra, de acuerdo a los plazos (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra).

3.1.10. Responsable de elaboracin de requerimientos (en coordinacin con el administrador de obra y rea logstica).

3.1.11. Responsable de Control y cumplimiento de la Calidad de trabajos realizados en obra (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra).

3.1.12. Responsable de la Verificacin y control de la Calidad de los materiales de obra (en coordinacin con el rea de logstica y almacn).

3.1.13. Elaboracin de informes semanales de obra (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra y el rea de ingeniera de la oficina central), el informe se presentara al rea de ingeniera, control y gerencia; en estricto cumplimiento del formato establecido.(Fecha mxima de presentacin Domingos)

3.1.14. Coordinacin diaria con cada frente de trabajo (en coordinacin con cada residente y/o asistentes de obra, subcontratistas y administrador de obra).

3.1.15. Realizacin de presupuestos y anlisis de costos de obra en caso de elaboracin de reformulacin y/o modificacin del expediente tcnico (en coordinacin con el rea de licitaciones y logstica).

3.1.16. Su trabajo ser total y exclusivo para la obra asignada, no pudiendo laborar en otras empresas y otros trabajos a los que se asigne desde gerencia y/o del rea de Ingeniera.

3.1.17. Responsable directo de toda la parte tcnica, por lo que ser responsable de los requerimientos de materiales (en el caso de cualquier error en el requerimiento, el costo generado por este error ser bajo su responsabilidad y as mismo ser asumido por el mismo).

3.1.18. Tendr bajo su responsabilidad la organizacin del personal de obra, estando en constante coordinacin con el administrador y los jefes de las cuadrillas, y de igual forma cada fin de mes estar presentando las valorizaciones de cada subcontratista de obra, segn sea el caso.

3.1.19. Responsable directo de toda la parte tcnica de la obra, es decir, velara por la calidad de la ejecucin de la obra dentro del plazo programado de acuerdo al expediente tcnico y sus especificaciones, es caso de que se incurra en penalidad de la obra por atraso injustificado, se le penalizara por cada da de atraso el 1.00 % de la penalidad diaria de obra.

3.1.20. Las anotaciones diarias para el cuaderno de obra, as como el seguimiento diario de los metrados de los avances, enviado un informe situacional de la obra por cada semana y un informe mensual a [email protected], de acuerdo al formato designado.

3.1.21. Elaboracin de Adicionales y Ampliaciones de Plazos.

3.1.22. Elaboracin de las valorizaciones mensuales de obra, los cuales se tendrn que presentar a la supervisin como mximo el ltimo da de cada mes.

3.1.23. Elaboracin de los planos de replanteo a la finalizacin de la obra (en caso de que el mismo gestione la contratacin o la necesidad de un topgrafo, solo se encargara de la revisin y la aprobacin de estos planos, caso contrario ser asumido la elaboracin de estos planos).

3.1.24. Elaboracin de la liquidacin tcnica y financiera de la obra.

3.1.25. Informe diario de alguna ocurrencia importante en obra.

3.1.26. La coordinacin diaria con el supervisor de obra, en caso de consultas y/o modificaciones importantes, lo cual deber de informar al residente de obra y al rea de Ingeniera de la oficina principal de Huancayo mediante Correo Electrnico y va telefnica.

3.1.27. Llevar una reunin semanal con el maestro de obra, operario y/o jefes de cuadrillas, administrador de obra, asistentes de obra y almacenero, para la coordinacin, elaboracin y distribucin de los frentes de trabajos, para lo cual se informara al rea de ingeniera de la oficina central dentro del informe semanal la distribucin de estos frente de trabajos segn lo programado.

3.1.28. Deber de cumplir todo lo indicado en los procedimientos de acuerdo a las directivas que se le otorguen segn su funcin y responsabilidades en la obra.

3.1.29. Cualquiera de estos incumplimientos podr se causal de despido y de la aplicacin de las penalidades correspondientes de acuerdo a gerencia central.

3.1.30. Entregar copia de los cuadernos de incidentes, accidentes, capacitaciones e induccin con las charlas que se realizarn como mnimo dos veces por semana, entregando al rea de contabilidad con cierre de mes cada 25 das.


Jefe Inmediato: Titular Gerente y Jefe de rea de Ingeniera.

Supervisa A: Asistente de Obra, Almacenero, Personal de Obra en general.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Asistente de Obra.

Nota: cada informe, reportes, implementacin, cronogramas y otros documentos propios de la empresa, ser presentado al rea de Control y a la Gerencia General, ya sea en fsico o en digital o ambos segn sea el caso, a los correos de [email protected] y [email protected], [email protected] correspondientemente.

3.2. ADMINISTRADOR DE OBRA.

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Administrador de obra.

Actividades en OBRA:

3.2.1. Controlar que el desarrollo de obra no tenga dificultades de personal, organizacin, materiales, equipos y otros netamente para la ejecucin de obra, coordinando constantemente y a diario con el residente de obra, asistente de residente y subcontratistas.

3.2.2. Gestionar con la unidad de logstica el abastecimiento anticipado de materiales, herramientas, combustibles, equipos menores y maquinaria pesada requeridos en la ejecucin de obra en coordinacin con el Residente de Obra y/o Asistente de Residente.

3.2.3. Elaboracin de informes semanales, se presentara al rea de ingeniera, logstica, control y gerencia; en estricto cumplimiento del formato establecido. (Fecha mxima de presentacin Domingos)

3.2.4. Guardar confidencialidad respecto a la informacin que le sea proporcionada, con respecto a la ejecucin de obra.

3.2.5. Controla el ingreso diario, salida diaria, permisos, faltas y asistencias del personal de planto y obra bajo responsabilidad.

3.2.6. Presentar el informe semanal, adjuntando el tareaje (trabajos nocturnos, dominicales, faltas, permisos y otros factores que puedan alterar a las liquidaciones de las remuneraciones del personal de obra).

3.2.7. Supervisar el manejo y destino adecuado de materiales, herramientas, combustibles, equipos menores y maquinaria pesada, en este ltimo caso el control de las horas maquinas en funcionamiento (partes diarios), en funcin a los requerimientos realizados.

3.2.8. Resguardo de documentos emitidos y recibidos, bajo responsabilidad, as tambin el reporte y envi inmediato (el tiempo ms breve) a la oficina de secretaria.

3.2.9. Responsable de la presentacin de caja chica, con un informe de manera quincenal en lgico y fsico que har llegar a rea de tesorera, el incumplimiento ser sancionado con un descuento de S/. 50.00 por da de retraso.

3.2.10. Facilitar las necesidades necesarias primarias que se requiere al inicio de cada obra como: alimentos, hospedaje, para el personal de obra, de planta y subcontratistas.

3.2.11. Gestionar y tramitar los pagos de las valorizaciones presentadas por el residente o supervisor de obra a la entidad.

3.2.12. Control de la distribucin delos materiales al lugar solicitado, de acuerdo a los requerimientos realizados por el residente.

3.2.13. Realizar reuniones semanales en conjunto con el residente, asistente, maestro de obra y jefes de grupo, para la planificacin semanal de las actividades y de los requerimientos.

3.2.14. Solicitar a todo el personal de obra, incluido personal de los subcontratistas, en el caso de no estar en planilla, la emisin de un recibo por honorarios. (en el caso de obras ser obligatoriamente el recibo por honorarios electrnico.



3.2.16. Logstica.- control de almacn de obra.

Jefe Inmediato: Titular Gerente y Jefe de rea de Ingeniera.

Supervisa A: Almacenero de Obra y Personal de Obra en general.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Residente y/o Asistente de Obra.


3.3. ALMACENERO DE OBRA.

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Almacenero de obra.

Actividades en OBRA:

3.3.1. Presentar un informe detallado quincenal (solo digital) y mensual a la oficina de logstica, adjuntando el Kardex completo de todos los materiales que ingresaros y salieron del almacn de obra; con el debido sustento y el destino del material en estricto cumplimiento del formato establecido por el rea de logstica.

3.3.2. La presentacin de los informes sern con cierre de mes cada 25 das. El incumplimiento ser sancionado con la retencin del pago de sus haberes y hacindose acreedor al descuento de S/. 30.00 (Nuevos Soles) por la no emisin de este informe, a lo cual se le realizara la llamada de atencin respectiva al da siguiente de transcurrido este plazo de presentacin, pasado un da ms de demora la sancin ser de S/. 30 por da de retraso.

3.3.3. Responsable del manejo de Kardex, de los ingresos y salidas de los materiales, herramientas, equipos y otros que estn a responsabilidad del mismo.

3.3.4. Facilitar la informacin requerida por el Asistente de Residente y Administrador sobre la recepcin, entrega y distribucin de los materiales de obra, para los requerimientos que estos puedan realizar.

3.3.5. Responsable del Almacn durante la ejecucin de obra, asumiendo el control, manejo y custodia de materiales, herramientas, combustibles, equipos menores y maquinaria pesada y otros.

3.3.6. Responsable de la recepcin y verificacin al almacn de materiales, herramientas, combustibles, equipos menores y maquinaria pesada y otros segn lo solicitado por el residente de obra y el administrador en relacin a sus funciones.

3.3.7. Responsable de emitir la gua de remisin de los materiales recepcionados, especificando la cantidad y detalles de cada material, herramienta, combustible, equipos menores y maquinaria pesada con su respectiva firma dando la conformidad del caso.

3.3.8. Comunicar inmediatamente al Residente de Obra y/o administrador de obra, la llegada y el descargo del material, para que los responsables de la realizacin de los requerimientos, comprueben y verifiquen durante o despus del descargo lo requerido a la unidad de logstica.

3.3.9. Entregar mediante un parte de salida de materiales u otros, al maestro de obra, operarios o peones autorizados por el residente de obra, detallado la hora, fecha, cantidad, descripcin del objeto, destino y firma de conformidad del usuario.

3.3.10. Cuidado, ordenamiento y mantencin de materiales, herramientas, combustibles, equipos menores y maquinaria pesada de obra.

3.3.11. Guardar confidencialidad respecto a la informacin que le sea proporcionada, con respecto a la ejecucin de obra.


Jefe Inmediato: Titular Gerente y Jefe de rea de Ingeniera, Administrador de Obra, Residente de Obra y Asistente de Obra.


Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Administrador de Obra.


CAPITULO IV

4. STAFF OPERATIVO

4.1. SUPERVISOR DE OPERACIONES

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Supervisor de Operaciones


4.1.1. Gestionar la evaluacin, para la contratacin de personal tcnico, operativo y conductores de equipo pesado.

4.1.2. Gestionar los procesos de evaluaciones e ingreso de personal a la unidad minera.

4.1.3. Controlar los mantenimientos preventivos, correctivos de todos los equipos que se encuentran dentro de la unidad minera.

4.1.4. Apoyar logsticamente la adquisicin de suministros para realizar los mantenimientos peridicos, preventivos y correctivos de equipo lnea amarilla y vehculos menores.

4.1.5. Supervisar al personal en el cumplimiento de las normas, estndares y disposiciones vinculadas al servicio que se presta a las diferentes unidades mineras.

4.1.6. Supervisar al rea tcnica de la unidad a cargo ( INSPECTOR DE SEGURIDAD, TECNICO MECANICO Y PERSONAL CONDUCTOR DE EQUIPO PESADO) asegurando la correcta ejecucin de la programacin diaria, semanal, mensual y anual.

4.1.7. Cumplir con el sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional, cumpliendo as con los avances diarios de los paquetes de seguridad.

4.1.8. Elaborar el cronograma de frentes de trabajos, rotacin y salidas del personal a cargo.

4.1.9. Llevar el control de asistencia y elaborar las liquidaciones mensuales de salarios de los colaboradores.

4.1.10. Controlar los suministros de combustible utilizados en toda la flota de maquinarias dentro de la unidad.

4.1.11. Controlar la salidas de repuestos, filtros y lubricantes para la correcta ejecucin de los mantenimientos mecnicos programados.

4.1.12. Elaborar programas de control de rendimientos de equipos y colaboradores.

4.1.13. Realizar informes tcnicos semanales de control para la revisin y aprobacin por la gerencia general y las reas responsables. los cuales debern de incluir el trabajo realizado por cada semana de cada una de las maquinarias indicando las horas trabajadas por da, el lugar de trabajo y el consumo de combustible, el que debe de ser enviado a los correos [email protected] y [email protected], el cual ser requisito para poder solicitar sus das libres y su sueldo correspondiente. (Presentacin mxima da Domingo).

4.1.14. En caso de existir horas bajas en demasa deber de sustentar el motivo o en todo caso buscar la solucin ms efectiva para poder salir de ese percance.

4.1.15. Elaboracin y presentacin de las valorizaciones mensuales y realizar las gestiones correspondientes hasta ser aprobadas.

4.1.16. Firmar las liquidaciones mensuales en el rea de costos y presupuestos dentro de las fechas establecidas por la empresa minera.

4.1.17. Presentar la facturacin correspondiente al rea de contabilidad mina de acuerdo a la liquidacin mensual.

4.1.18. Elaboracin y presentacin de las obligaciones laborales y tributarias al rea de administracin de la empresa minera, para poder liberar el pago de las facturas correspondientes.

4.1.19. Elaboracin de contratos de trabajo a los colaboradores de la empresa asignados a la unidad minera.

4.1.20. Asistir diariamente al reparto de guardia para la designacin de frentes de trabajos, realizado en la oficina de proyectos.

4.1.21. Capacitar diariamente a los colaboradores en temas de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y puesto de perfil.

4.1.22. Asistir de manera obligatoria a las reuniones semanales y mensuales de comit ordinario y extraordinario, representando a SOGU y exponiendo las gestiones realizadas durante la semana.

4.1.23. Utilizar nicamente el correo [email protected], para poder solicitar cualquier requerimiento y/o presentar informes y solicitudes, quedando terminantemente prohibido transmitir informacin fuera de las reas de la empresa.

4.1.24. Liderar el proceso de planeacin estratgica de la organizacin, determinando los factores crticos de xito, estableciendo los objetivos y metas especficas de la empresa.

4.1.25. Desarrollar de manera conjunta con los jefes de reas, estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

4.1.26. A travs del personal administrativo vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de accin a corto, mediano y largo plazo.

4.1.27. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas personales o en grupo optimizando los recursos disponibles.

4.1.28. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de accin.

4.1.29. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada rea funcional liderada por el encargado de rea.

4.1.30. Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal.


4.1.32. Responsable de la presentacin de caja chica, con un informe de manera quincenal en lgico y fsico que har llegar a rea de tesorera, el incumplimiento ser sancionado con un descuento de S/. 50.00 por da de retraso.



Supervisa A: Inspector de Seguridad y Mecnico de Equipo Pesado.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Inspector de Seguridad.


4.2. INSPECTOR DE SEGURIDAD

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Inspector de Seguridad.


4.2.1. Representar a SOGU en la gestin de seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad, dentro de la unidad asignada.

4.2.2. Realizar el programa anual de gestin en seguridad, salud ocupacional, medio ambiente y calidad.

4.2.3. Capacitar, entrenar, sensibilizar las conductas peligrosas de nuestros colaboradores, para evitar sucesos inesperados en las operaciones Elaborar el IPER LINEA BASE de acuerdo a la evaluacin de las labores y la exigencia de nuestros clientes, evidenciando con actas de capacitacin firmadas por los participantes.

4.2.4. Elaborar el programa de capacitacin, charlas, sensibilizacin, simulacros entre otros que puedan ayudar el desempeo y mejora continua de la gestin.

4.2.5. Elaborar cartillas de seguridad de acuerdo a las normas vigentes en seguridad y salud ocupacional.

4.2.6. Elaborar y presentar informes semanales y mensuales al rea de seguridad de nuestros clientes, como tambin presentar dichos informes al rea de GERENCIA GENERAL y al rea de OPERACIONES de acuerdo a los formatos del rea de seguridad de nuestros clientes con el debido sustento, siendo requisito indispensable para poder solicitar su salida de das libres y su sueldo correspondiente, el cual deber de enviar a los correos [email protected] y [email protected] (Presentacin mxima da Domingo).

4.2.7. Cumplir con el llenado de documentacin del paquete de seguridad mensual.

4.2.8. Rellenar la gestin diaria en el libro de seguridad, el cual ser revisado eventualmente sin aviso previo.

4.2.9. Asistir a la reuniones diarias en el rea de seguridad mina, presentado su gestin en el libro de seguridad de SOGU.

4.2.10. Asistir a las reuniones semanales y mensuales del comit ordinario y extraordinario.

4.2.11. Relevar al supervisor de operaciones en sus salidas de das libres, asumiendo la direccin y la responsabilidad en las operaciones y manejo de personal.

4.2.12. Realizar los TASC e investigacin de incidentes y accidentes que se pudieran suscitar dentro de las operaciones.







4.3. MECNICO DE EQUIPO PESADO

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Mecnico de Equipo Pesado.


4.3.1. Elaborar los programas de mantenimiento mecnico de toda la flota de equipos dentro de la unidad asignada.

4.3.2. Elaborar un historial fsico y electrnico de cada equipo asignado incluido las camionetas, donde indicara todo lo sucedido a diario con los equipos y principalmente cuando se realice mantenimientos y/o reparaciones, el cual deber de incluir obligatoriamente cdigos de los repuestos y fotografas del trabajo realizado.

4.3.3. Ejecutar los mantenimientos preventivos de acuerdo al manual de mantenimiento de todos los equipos a su cargo, evitando el derrame de hidrocarburos que perjudicaran al medio ambiente.

4.3.4. Llevar el control peridico de mantenimientos de cada equipo evitando sobrepasar las horas correspondientes para cada mantenimiento.

4.3.5. Ejecutar el engrasado a diario de todos los equipos a su cargo, evitando desgastes prematuros en los pines, bocinas y sistemas de rotacin mecnica de los equipos.

4.3.6. Solicitar al rea de operaciones los elementos necesarios para la correcta ejecucin del mantenimiento programado, este deber de ser con 05 das de anticipacin como mnimo.

4.3.7. Velar por la operatividad al 100% de cada equipo a su cargo, evitando paralizaciones por falta de control a cada equipo.

4.3.8. Asumir la responsabilidad del cambio de neumticos en campo de cualquier equipo a su cargo.

4.3.9. Elaborar y presentar semanalmente el informe del estado de operatividad de cada equipo, en el cual incluir el historial que se indica en el numeral 4.3.2. del presente manual, como tambin la gestin mecnica realizada durante la semana, siendo requisito indispensable para poder salir de das libres. y el cobro de su sueldo correspondiente este informe ser enviado a los siguientes correos [email protected] y [email protected]. (Presentacin mxima da Domingo).

4.3.10. Capacitar a los colaboradores en temas de mecnica bsica y operacin adecuada de los equipos, debiendo evidenciarse con actas de capacitacin debidamente firmadas por los participantes.

4.3.11. Apoyar al rea de operaciones cuando se encuentre ausente.






CAPITULO V

1. STAFF SUPERVISOR

1.1. REA DE CONTROL

Funciones y Autoridad.- Entre sus responsabilidades se encuentra: Realizar las funciones de Control de Gestin.


1.1.1. Programar y coordinar bajo la Gerencia o quien haga sus veces, la verificacin y la evaluacin del Sistema de Control de Gestin y comprobar que los controles estn adecuadamente definidos para que los procesos y las actividades se cumplan por los responsables.

1.1.2. Identificar normas y procedimientos de control para evaluar el desarrollo de las actividades tcnicas, administrativas y financieras.

1.1.3. Elaborar y presentar el plan de auditoria a realizar, basado en las normas, procedimientos, parmetros y trminos definidos semestralmente (Enero y Julio).

1.1.4. Disear mecanismos de control, indicadores de gestin y de prevencin de riesgos, con el fin de garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin organizacional.

1.1.5. Mantener permanentemente informado Gerencia, o quien haga sus veces, del estado del Sistema de Control de Gestin, dando cuenta de las debilidades detectadas y las fallas en su cumplimiento. Se presentar informes quincenales y mensuales detallando el cumplimiento de las funciones de todas las reas de la empresa.

1.1.6. Participar e iniciar activamente la elaboracin del Manual de Control de Gestin necesario para el cumplimiento de los objetivos de la Oficina, revisando en forma peridica y proponer las modificaciones que requiera acorde con las polticas de la empresa.

1.1.7. Participar en la implementacin, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestin Integral de Calidad, Gestin Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional.

1.1.8. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad se cumplan por los responsables de su ejecucin y, en especial, que las reas o empleados cumplan con lo estipulado en el Manual de Organizacin y Funciones, Reglamento Interno de Trabajo y otros dispositivos de control, para esto se utilizara el Art. 56 del Reglamento Interno de Trabajo.

1.1.9. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la entidad estn adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolucin de la entidad.

1.1.10. Fomentar en toda la organizacin la formacin de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de las polticas empresariales.

1.1.11. Servir de apoyo a la Gerencia en el proceso de toma de decisiones, a fin de que se obtengan los resultados esperados.

1.1.12. Responder por la organizacin y el manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

1.1.13. Conservar los bienes y recursos asignados dando cumplimiento a las polticas y normas que regulan su administracin.




Supervisa A: Todas las reas de la empresa.

Delegaciones: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier otro tipo de ausencia temporal, ser reemplazado por el Gerente.


LA GERENCIA

MANUAL DE FUNCIONES

SOGU CONSTRUCTORA Y CONSULTORA E.I.R.L

Jr. Edgardo Rebagliati N 196 El Tambo

(064-254999 ([email protected]

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Manual de Funciones Sogu Final