Manual de expositores expopartes 2015

Página 1 de 17 EXPOPARTES 2015 - ASOPARTES

Calle 55 # 37A-14, Barrio Nicolás de Federmán, Bogotá-Colombia

Teléfonos: (57-1) 7006539-5101073, Correo: [email protected]

Copyright © 2015 Asopartes





TABLA DE CONTENIDO

1. Equipo Organizador

2. Planos

3. Agenda del Expositor

4. Horarios

5. Ingreso y salida de mercancía

6. Bodega de muestras

7. Póliza de seguros

8. Servicios especiales

9. Estacionamiento de vehículos

10. Invitaciones

11. Actividades Complementarias





¿POR QUE ES IMPORTANTE QUE USTED LEA ESTE MANUAL?

Este manual tiene el fin de orientar al Expositor para que su participación

en la versión XXII de la Feria Internacional Expopartes 2015, sea todo un

éxito.

A continuación se detallan todos los aspectos relativos a la organización y

desarrollo del evento, con lo cual usted encontrará la mejor manera de

optimizar su participación.

Si desea despejar dudas adicionales, consulte nuestro sitio web:

www.expopartes.com.co o comuníquese con la dirección del evento al

teléfono: (571) 3150506, email: [email protected],

[email protected]

Además es muy importante que la empresa participante asista a la

Reunión de expositores que se realizara el día jueves 19 de marzo de 2015

a las 10:00 am a 12:00 m, en los salones 1 al 3 edificio conector, Corferias

en la carrera 37 24 – 67 Bogotá D.C, Colombia.

En esta reunión se tratarán todos los aspectos relativos a la logística y

condiciones de participación de los expositores en la XXII Feria

Internacional Expopartes 2015 y se atenderán las inquietudes y dudas que

surjan entre los asistentes.

http://www.expopartes.com.co/

mailto:[email protected]





1. EQUIPO ORGANIZADOR

El siguiente es el equipo que estará disponible para apoyarlo, tanto en las

oficinas de la organización, como en el recinto ferial a partir del 31 de

mayo de 2015:

TULIO ZULOAGA REVOLLO

Presidente Asopartes

CLAUDIA GARCIA VASQUEZ

Directora de la Feria

ANA MILENA LEAL

Asistente de la feria

Dirección: Calle 55 37 A – 14 Barrio Nicolás de Federman

Teléfono: (57 1) 3150506 / 4148688 / 5714502

Correo: [email protected] [email protected]

Bogotá D.C – Colombia

Página web: www.expopartes.com



http://www.expopartes.com/





2. PLANOS

PABELLÓN 1 - VEHÍCULOS PESADOS





PABELLÓN 3 - VEHÍCULOS LIVIANOS

PABELLÓN 4 - INTERNACIONAL





3. AGENDA DEL EXPOSITOR

ACTIVIDAD FECHA

Fecha límite para el pago total del

área contratada.

30 de Mayo de 2015

Fecha límite para entrega del

formulario Catalogo de expositores.

15 de mayo de 2015

Solicitud de escarapelas.

15 de mayo de 2015

Reunión de expositores en los

salones del 1 al 3 en el edificio

conector Corferias, a partir de las

10:00 am.

19 de marzo de 2015

Inicio del montaje oficial de stands.

31 de mayo 8:30 am a 5:00 pm

1 de Junio 8:00 am a 5:00 pm

2 de Junio 8:00 am a 5:00 pm

Acto Inaugural en el Auditorio 6:30

pm a 9:00 pm.

2 de Junio

Ingreso Expositores y personal de

servicios 12:00 m a 8:00 pm.

3, 4 y 5 de Junio de 2015

Ingreso de Visitantes 1:00 pm a 8:00

pm.

3, 4 y 5 de Junio de 2015

Evento de Clausura y celebración

40 años de Asopartes, a partir de las

7:00 pm

5 de Junio de 2015

Desmontaje de stand

6 de Junio de 2015 8:00 am a 13:00

pm

De cualquier manera el expositor no podrá solicitar las credenciales

ni tomar posesión de su stand sin la presentación del recibo que

certifique la cancelación del contrato de arrendamiento





Es importante su colaboración para cumplir con el compromiso de

que su stand esté listo antes de la hora señalada de lo contrario se

generara una multa del 5% sobre el valor de su área.

El stand siempre debe estar bajo la responsabilidad del expositor.

Corferias y la organización de la feria no se hacen responsables de

robos o hurtos que ocurran cuando los expositores han dejado solo

su stand o lo han descuidado, en las horas de atención a los

visitantes, así como en los de montajes y desmontaje de stands, se

debe tener en cuenta que la seguridad de su área es su

responsabilidad en el momento que usted la recibe su stand

oficialmente.

4. HORARIOS

A. EXPOSITORES

No se permitirá el ingreso anticipado al recinto ferial, para el inicio de

labores de montaje sin excepción alguna.

Montaje de stands

Domingo 31 de Mayo de 2015 de 8:30 am a 5:00 pm, lunes 1 de Junio de

2015 de 8:00 am a 5:00 pm y martes 2 de Junio de 2015 de 8:00 am a 5:00

pm.

Desmontaje de stand

Sábado 6 de junio de 2015 de 8:30 am a 13:00 pm.

Ingreso de Expositores a Pabellones

Junio 3 al 5 de 2015 de 12:00 m a 8:00 pm





B. VISITANTES

Ingreso al recinto ferial

Junio 3 al 5 de Junio de 2015 de 1:00 pm a 8:00 pm

C. BOLETERIA DE TAQUILLA:

Valor $15.000

5. INGRESO Y SALIDA DE MERCANCIA

Por disposición de la DIAN, toda mercancía que ingrese o salga de

CORFERIAS, sin excepción deberá ser registrada previamente en el

formulario de ingreso de mercancías de CORFERIAS. Este será exigido por

los controladores de acceso al momento de entrada y salida de

mercancía del recinto ferial. Los formularios de Movimiento de mercancías

para el ingreso al evento son de carácter obligatorio, no tienen costo,

tenga en cuenta que no solo la mercancía de productos deben estar

relacionadas en este formulario al igual se debe hacer con los materiales

para su stand, mercancía, licor u otros elementos como comida en caso

de que se realice alguna actividad social en su stand.

Para mayor claridad, creamos el paso a paso para diligenciar el formulario

de ingreso de mercancía de las empresas expositoras en Expopartes 2015.

Lo invitamos a realizar este procedimiento antes del 25 de mayo, con el fin

de poder brindarle soporte técnico en caso de ser necesario.





Ir a la página www.corferias.com

Ingresar a Ferias y Eventos (2015)

Buscar el evento: Expopartes JUNIO 2015

http://www.corferias.com/





Ingresar usuario, contraseña y seleccionar la opción “expositor”.

USUARIO: Correo electrónico del contacto responsable de la participación,

inscrito en el contrato.

CONTRASEÑA: Número del NIT sin código de verificación y/o número de

pasaporte.

Hacer Click en captura de formularios.





En este momento usted debe empezar a diligenciar el formulario.

En tipo de operación debe seleccionar: entrada;

En tipo de formulario depende del tipo de mercancía si es nacional o

nacionalizada, le damos crear, en este momento la página le generará un

número que es el que identifica el formulario.

En este formulario deben ir relacionadas mercancías, muestras, material

publicitario, material de montaje de stand, sillas, mesas, ayudas

audiovisuales y cualquier elemento que vaya a ingresar a CORFERIAS.

Para el desmontaje, se le entregará el paz y salvo de Expopartes con el

sello de comercio exterior de Corferias y la firma del coordinador del

Pabellón por parte de Corferias.

Cualquier inquietud con respecto al área de comercio exterior de

Corferias, puede comunicarse al teléfono (57 1) 3810000 con Rodrigo

Santos Ext. 5657, Michael Sarmiento Ext. 5608, Andrés Felipe Rodríguez Ext.

5567, Paula Daza Ext. 5128 o al correo [email protected]

6. BODEGA DE MERCANCIA Y MATERIALES

La bodega de expositores estará ubicada en el pabellón 1 segundo piso.

Ingreso de mercancías y material de embalaje a la Bodega:

31 de mayo a 2 de junio de 8:00 am a 6:00 pm

Salida de mercancías y material de embalaje de la Bodega:

2 al 4 de junio de 8:00 am a 6:00 pm

5 de junio de 4:30 pm a 8:00 pm






6 de junio de 8:00 am a 12 m

Para retirar el material de embalaje de la bodega, el expositor debe

presentar el formulario de ingreso de Mercancía de Corferias.

El personal de Expopartes y Corferias no se hace responsable por el

material de embalaje o elementos de decoración de stands consignados

en la bodega, así como por ningún tipo de mobiliario, elementos o

mercancías que permanezcan en bodega o en el recinto ferial después de

que finalice la jornada de desmontaje de stands.

7. POLIZA OBLIGATORIA DE SEGUROS PARA EL STAND Y SUS MERCANCIAS

Como requisito indispensable para su participación, los expositores deben

asegurar contra todo riesgo la totalidad de la mercancía a exhibir en el

evento y todos los elementos de decoración que compongan su stand, ya

sean de su propiedad ó de terceros. Para tal fin, tiene 2 opciones de

tomarlo con la extensión de cobertura por parte de su aseguradora o

directamente en Plus de Corferias, ventanilla 2 presentando la

documentación relacionada a continuación:

Copia Rut (en caso de que la empresa sea extranjera, se solicita

copia de pasaporte u cedula de extranjería).

Copia Contrato.

Relación de mercancía (según formato establecido).

Amparos otorgados:

Incendio, caída de rayo, explosión, Amit (actos mal intencionados de

terceros) asonada, daños por agua, anegación o inundación, extended





corverage (vendaval, caída de granizo, caída de aviones), terremoto al

100%, hurto calificado (hurto con violencia).

Costo del seguro:

$70.000 (IVA incluido) como prima mínima y con valor asegurado de hasta

por 35.000.000 millones. En caso de que sus bienes (muebles y mercancías)

superen estos 35.000.000 millones, se debe cancelar $2.000 por millón

adicional incluido IVA.

Cualquier inquietud comunicarse con la oficina de SUBROKER DE SEGUROS

al Tel. 3810000 Ext. 5631 o a los teléfonos 3158457 – 3158458 – 3158459 Ext.

101 o 110 [email protected].

La organización no se hace responsable por omisiones del expositor en este

sentido.

8. MONTAJE – DESMONTAJE DE STAND

A. MONTAJE

Para iniciar las labores de montaje del stand, el expositor deberá estar a

paz y salvo por todo concepto con Expopartes, adicionalmente debe

presentar el formulario de ingreso de Mercancías al guarda de seguridad,

en las puertas de acceso a CORFERIAS.

B. DESMONTAJE

Las labores de desmontaje de la mercancía inician a partir de las 5:00 pm

del día 5 de junio, puede retirarlas de CORFERIAS o dejarlas en la bodega

de expositores hasta las 12:00 m del día siguiente. En cualquier caso, la

salida del pabellón de exhibición se autoriza, presentando al guarda de

seguridad del pabellón, el certificado de PAZ y SALVO expedido por






Expopartes con firma del supervisor de CORFERIAS a cargo del pabellón, al

igual tenga en cuenta que para poderlo obtener usted debe tener primero

el paz y salvo de comercio exterior.

La organización no se hace responsable por la mercancía dejada en el

stand el día 5 de Junio después de las 13:00 pm, pues el sábado desde las

8:00 am ingresan las empresas de montaje a retirar la carpintería.

El expositor recibirá el PAZ y SALVO a partir del Viernes 5 de junio en las

horas de la mañana a través de la organización de la feria.

Es requisito obligatorio presentar el carnet de EPS y ARL de todas las

personas que realicen labores de montaje y desmontaje a la entrada del

recinto ferial. Sin este documento no se permitirá el ingreso.

9. SERVICIOS ESPECIALES

CORFERIAS ofrece a los expositores de Expopartes la instalación de

servicios de telefonía, montajes especiales de energía, internet, y

mobiliario, entre otros, para la adecuación de su área de exhibición.

Consultar el catálogo de servicios generales de CORFERIAS y solicitar los

productos en el Centro Único de Atención Plus, Pabellón 2 A de la

Corporación o a través de internet en la página www.corferias.com,

ingresando a la sección información expositor y posteriormente a servicios

generales. Descargue el formulario de servicios, diligéncielo y siga las

instrucciones para realizar el pago correspondiente.

Tenga en cuenta que CORFERIAS tiene hasta 48 horas para procesar su

solicitud y brindarle el servicio requerido.

http://www.corferias.com/





10. INVITACIONES

Cada empresa expositora recibirá invitaciones oficiales de acuerdo al

metro cuadrado contratado, que podrá distribuir entre sus clientes e

invitados especiales.

Número de m2 Número de Invitaciones

1 - 15 50

16 - 30 80

31 - 60 100

61 - En adelante 200

11. ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS

Los expositores de Expopartes podrán adquirir por un valor de $43.300, el

bono de parqueadero en el Centro Único de Atención Plus, Pabellon 2 A

de la corporación, válido para el ingreso de un (1) vehículo diario al

estacionamiento que señale CORFERIAS. EL bono tendrá cubrimiento del 1

al 5 de Junio del 2015.

12. RESTRICCIONES

Las siguientes actividades NO están permitidas por la organización de

EXPOPARTES:

Ingresar menores de edad al evento, desde el día de montaje hasta

el desmontaje del mismo y durante la Feria es importante lo





comunique a sus clientes para no tener inconvenientes en el

momento del acceso a la Feria.

Entregar material publicitario o promocional en pasillos, accesos a los

pabellones, en áreas sociales o de circulación común en CORFERIAS

sin previa autorización, si requiere este servicio consulte con el area

comercial sobre su costo.

Exhibir productos fuera del stand.

Perforar, picar o pintar la Panelería entregada por CORFERIAS.

Ingresar grupos musicales de ningún tipo.

Documents

Manual de expositores expopartes 2015