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ejemplo de un manual de crisis de una empresa, este manual sirve para desarrollar planes para prevenir y enfrentar las crisis que puedan ocurrir en una empresa u organización
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Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Comunicaciones
Departamento de Relaciones públicas y Publicidad
ASIGNATURA: Relaciones Públicas III
SECCION:
01
TEMA: Propuesta de manual de comunicación de crisis para el Ministerio de Educación
de El Salvador (MINED)
CATEDRÁTICO: Lic. Daniel Alvarado Ochoa
DOCENTE AUXILIAR:
Licda. Mónica Cortéz Fernández
INSTRUCTOR:
Pedro Dagoberto Burgos
ALUMNOS DE INVESTIGACIÓN:
Presentando por Estudiantes de Cátedra de Relaciones Publicas III
Nancy Yamileth Azenón Vásquez 34-4967-2011 Elmer Omar Guzmán Hernández 34-5308-2011 Jazmín Yamileth López Orantes 34-4923-2011 Jacqueline Estela Paniagua Ardón 34-4926-2011 Aracely del Carmen Quintanilla 34-3835-2011
SAN SALVADOR 13 DE OCTUBRE 2015
Índice
Contenido
Introducción ........................................................................................................ i
Objetivos ........................................................................................................... ii
Perfil de la empresa ............................................................................................. 1
Posibles situaciones que puedan desencadenar crisis institucionales ........................... 3
Anatomía de crisis ............................................................................................... 4
Identificar a los miembros del comité de crisis y especificar sus funciones .................... 8
Directorio con información de las instituciones que brindan primeros auxilios o
autoridades y centros de emergencia entre otros: .................................................... 9
Directorio de posibles aliados ............................................................................... 9
Conclusiones .................................................................................................... 10
Anexos ............................................................................................................ 11
Página i
Introducción
El siguiente trabajo de investigación se plantean las posibles crisis que el
Ministerio de Educación de El Salvador (MINED), podría afrontar a futuro,
partiendo de la situación actual que la institución enfrenta. Se realizó un
diagnostico por medio del instrumento de la entrevista a la jefa de prensa, Licda.
Myrna Sánchez.
Además, se creo un directorio de primeros auxilios que ayudara a la institución en
caso de emergencia, asimismo, un directorio con posibles aliados estratégicos que
ayudaran a superar la crisis.
Por otra parte, se identificó a los miembros del comité de crisis, especificando las
funciones de cada uno de los integrantes.
Página ii
Objetivos
General
Crear una propuesta de manual de crisis para el Ministerio de Educación de
El Salvador (MINED).
Específicos
Identificar las posibles crisis que se pueden generar a futuro en el MINED
Proponer un plan estratégico para el manejo y la comunicación de crisis
institucionales.
Página 1
Perfil de la empresa
Nombre de la institución: Ministerio de Educación (MINED)
Giro de servicio: administración del sistema educativo de la republica de el
salvador
Autoridades: Ministro de Educación Oscar Samuel Ortiz Ascencio
Misión
Contribuir, por medio de la educación de calidad y con amplia cobertura, a
formar personas:
Conscientes de sus derechos y responsabilidades para con la familia, la
sociedad y el país.
Con los conocimientos, habilidades destrezas y actitudes necesarios para
su plena realización en lo social, cultural, político y económico.
Con pensamiento crítico y creativo, en un marco de valores éticos,
humanistas y espirituales, coadyuven a la construcción de un país más
equitativo, democrático y desarrollado, en camino hacia una sociedad del
conocimiento.
Página 2
Visión
Ser reconocida como la institución líder en impulsar y desarrollar:
Un modelo educativo de alta calidad y cobertura, que concibe el ser y el hacer de
la educación, centrado en los estudiantes, partiendo de las necesidades
culturales, sociales, económicas, políticas y ambientales, de sus familias y
comunidades; con docentes de excelente condición profesional, motivados y
éticos.
La formación de una ciudadanía con cultura democrática, valores
humanistas, éticos y espirituales; conocimientos científicos y tecnológicos
aplicables en la resolución de problemas; juicio crítico, capacidad reflexiva e
investigativa y con las habilidades y destrezas para la construcción
colectiva de nuevos conocimientos para transformar la realidad social y
valorar y proteger el medio ambiente
Valores Organizacionales
Solidaridad.
Compromiso.
Calidad.
Equidad.
Transparencia.
Virtudes cívicas.
Integridad.
Democracia.
Eficacia.
Tolerancia.
Identidad nacional.
Pro actividad.
Sacrificio.
Capacidad.
Numero de empleados: 46,526
43,123 Docentes
3,403 Personal Administrativo
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Posibles situaciones que puedan desencadenar crisis institucionales
1. Deficiencia en la comunicación interna
Basados en la entrevista realizada y en la observación de la misma detectamos
una posible deficiencia en la comunicación interna de la institución, ya que dentro
de ella cada uno de los departamentos trabaja de forma individual y no se
informan entre si de los sucesos del entorno, además no se realizan reuniones
informativas para dar a conocer los hechos que están ocurriendo y afectando al
Ministerio de Educación.
2. Crisis de imagen institucional
El Ministerio de Educación de El Salvador no cuenta con un presupuesto propio
dentro de la institución, sino que están bajo la dependencia del Ministerio de
Hacienda lo cual puede causar que en estados de emergencia no tengan los
recursos suficientes para invertir en la reparación de la infraestructura de los
centros educativos sea por deterioro en el tiempo o por desastres naturales, por
esta razón la imagen institucional queda mal ante el publico externo.
3. Cierre de instituciones a causa de la violencia
El alto índice de violencia que el país enfrenta esta causando la deserción
estudiantil en la mayoría de centros educativos, desde educación básica hasta
bachillerato, esto puede desencadenar una crisis que conlleve al cierre de muchos
centros educativos y con ello generar varios problemas como: analfabetismo,
desempleo, pobreza y un alto al desarrollo del país.
Página 4
Anatomía de crisis
DESPUES
DURANTE
ANTES
Página 5
Deficiencia en la comunicación interna
Antes Durante Después
organizar un comité
de prevención de
crisis.
identificar las áreas
vulnerables.
recopilar la
información
asignar cargos.
capacitar personal.
realizar reuniones de
prevención.
activación de alarma
nivel Rojo.
reunión con los
miembros del comité.
identificar la razón del
problema.
ejecutar planes de
contingencia.
hacer uso de los
canales de
comunicación.
establecer plazos
para resolución de
casos.
mesas de diálogo.
evaluación del caso.
Mejorar planes de
contingencia para
prevención futura.
notificar la resolución
del problema.
realizar un informe y
archivo de la crisis y
las acciones
ejecutadas.
Planes de contingencias:
Convivios
Reuniones de trabajo
Actividades extracurriculares
Capacitación
Seminarios
Boletines informativos
Como se comunicara:
A través de los canales de comunicación (correo institucional, pagina
intranet, periódicos mural, circulares, reunión informativa mensual con los
representantes con los representantes de cada departamento.)
Página 6
Crisis de imagen institucional
Antes Durante Después
Reunión del comité
de prevención de
crisis.
Identificar los centro
educativos
vulnerables.
Presupuestar una
cantidad especifica
para prevención de
desastres.
Hacer alianzas
estratégicas con
medios de
comunicación y
elaborar un directorio
de medios.
Capacitar al personal
y asignar cargos en
caso de darse una
crisis (establecer
quien será el vocero,
y quienes ejecutaran
los planes de
contingencia).
Establecer
estrategias para la
prevención.
Activación de alarma
nivel Rojo.
Reunión con los
miembros del comité.
Identificar la razón del
problema.
Ejecutar planes de
contingencia:
1. Crear un comunicado
y convocatoria de
prensa.
2. Realizar conferencia
de prensa.
3. Elaborar boletines
informativos.
4. Unir esfuerzos con
otras dependencias
del gobierno y con
aliados estratégicos.
(ANDA, Hacienda,
ONG’s, Embajadas
de países aliados.)
Evaluación del caso.
Reestructurar planes
de contingencia para
prevención futura.
Notificar la resolución
del problema.
Realizar un informe y
archivo de la crisis y
las acciones
ejecutadas.
Corregir la
metodología de
trabajo para evitar
que el problema
persista.
Página 7
Como se comunicara:
A través de los canales de comunicación (Facebook, Twitter, pagina web
institucional y medios de comunicación nacionales).
Cierre de instituciones a causa de la violencia
Antes Durante Después
Organizar un comité
de prevención de
crisis
Identificar las zonas
de mayor riesgo
Impartir charlas
sobres valores de
convivencia
Realizar reuniones
de prevención
Preparar
adicionales actos
para recibir la
educación
Activación de alarma
nivel rojo
Reunión con los
miembros del comité
Identificar la razón del
problema
Ejecutar planes de
contingencia:
1. Hacer translados de
mobiliario y equipo de
uso indispensable
2. Notificar al publico de
los recurso que posee
la institución (medios
de comunicación)
3. Solicitar el apoyo de
la Policía Nacional
Civil.
4. Alianzas con
organizaciones como
World Vision para
tener apoyo en la
educación.
Evaluación del caso
Mejorar planes de
contingencia para
prevención futura
Notificar como se
llevo acabo el
proceso de la
resolución del
problema
Hace un informe y
archivo de la crisis y
las acciones
ejecutadas a causa
de la violencia.
Verificar si se puede
reanudar las clases
en la zona
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Como se comunicara:
A través de los canales de comunicación (Facebook, Twitter, pagina web
institucional y medios de comunicación nacionales).
Identificar a los miembros del comité de crisis y especificar sus funciones
Seleccionar a un miembro de cada dirección que conforman el MINED según su
perfil.
Portavoz: Dirección de comunicaciones, informar los proyectos que realizara la
comisión de crisis.
Asistente Administrativo: Dirección de Transparencia, su función será archivar y
documentar las estrategias a ejecutar.
Planificación: Dirección de planificación, Dirección de asesoría jurídica, crear las
estrategias de acción y programar el calendario de actividades.
Finanzas: Dirección financiera institucionales, Dirección de auditoria interna, se
encargara de presupuestar los proyectos a realizar.
Manejo de Recursos Humanos: Dirección de contrataciones institucionales,
Dirección de desarrollo humano, se encargara de asignar los roles en cada
proyecto y capacitar el personal.
Página 9
Directorio con información de las instituciones que brindan primeros auxilios o autoridades y centros de emergencia entre otros:
Nombre de centros de emergencia Teléfono
Policía Nacional Civil 911
Comandos de Salvamentos 2221-1310
Cruz Azul 2271-4280
Cruz Verde 2242-5735
Cruz Roja 2222-5155
Bomberos 2243-2054
Dirección General de Protección Civil
COEN
2281-0888
Ambulancia 2242-0800
ISSS 2244-4777
Fuerza Armada 2250-0100
Unidad de Mantenimiento del Orden 2263 7151
Hospital Nacional 2231 9200
Centro de Sangre 2222-7041
Directorio de posibles aliados
Aliados estratégicos Teléfono
Ley de servicio civil 2592-2122
Ministerio de Medio Ambiente 2132-6276
Ministerio de Hacienda 2244-3000 / 2237-3000
World Vision 2261-9857
Policía Nacional Civil 2527-1000
Oficina de información y respuesta 2592-3117
Consejo Nacional de la Niñez y de la
Adolescencia (CONNA)
2501-6600
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Conclusiones
La investigación realizada en el Ministerio De Educación nos mostró que sí existen
posibles crisis que se pueden generar a futuro en el área de comunicación interna,
así también una crisis de imagen, también se logro identificar la falta de un
manual crisis dentro de la institución.
Al haber identificado los posibles problemas se creó una síntesis de cada uno y se
detalló las soluciones alternativas a través de acciones especificas basándonos en
el antes, durante y después de la situación, formulando este manual que servirá
de guía para los integrantes del comité de prevención esto con el fin de facilitar el
proceso de solución.
como estudiantes de Relaciones Públicas hemos adquirido nuevos conocimientos
para enfrentar y comunicar las situaciones problemáticas que pueden presentarse
en las instituciones.
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Anexos
Entrevista con la jefa de prensa, Licda. Myrna Sánchez
Equipo de trabajo en la entrevista
Aclarando dudas con la representante
del departamento de comunicaciones
