Manual de capacitação

246-PO—(207)

MANUAL DE

CAPACITAÇÃO

DISTRITAL

Esta é a edição de 2007 do Manual de Capacitação Distrital (246-PO), para uso em treinamentos em 2007-08, 2008-09 e 2009-10. As informações oferecidas têm base nos Estatutos Prescritos para o Rotary Club, no Regimento Interno Recomendado para o Clube, nos Estatutos do Rotary International, no Regimento Interno do Rotary International e no Código Normativo do Rotary. Alterações nesses documentos, efetua-das pelo conselho de legislação ou conselho diretor do RI após a impressão do manual, revogam as normas nele dispostas. A fi losofi a de treinamento do Rotary International baseia-se em teorias educacionais de Benjamin Bloom, Howard Gardner, Malcolm Knowles, Abraham Maslow e Carl Rogers.

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Materiais de treinamento ao alcance de suas mãosAcesse www.rotary.org/training

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ConteúdoIntrodução 1

1 Atribuições e Responsabilidades 3

Instrutor distrital 3Comissão distrital de capacitação 4Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes 5Recursos 14

2 Planejamento de Treinamentos 16

Identifi cação das necessidades 16Alterações na programação 20Preparação das salas 21Data e local 22Orçamento 23Líderes de treinamento 25Materiais de treinamento 30Incentivo ao comparecimento 31Avaliações 32Lista de verifi cação para o treinamento 34

3 Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento 37

Modelo de Agenda 38Principais tópicos da sessão 38Materiais informativos

1. Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes 44

2. Treinamento de rotarianos 48

3. Métodos de treinamento 51

4. Como facilitar o aprendizado 54

5. Comunicação não-verbal 57

6. Técnicas de gerenciamento de tempo 58

7. Materiais e equipamentos de treinamento 59

8. Lista de verifi cação para salas de treinamento 61

MANUAL DE CAPACITAÇÃO DISTRITAL1

Introdução

Todos os anos há troca de líderes de clube e distritos, sendo essencial para o futuro do Rotary que estes estejam bem preparados para o mandato. Como membro da comissão distrital de capacitação, você é responsável por assegurar que esses líderes tenham os conhecimentos e as habilidades necessários para exercer sua função e que todos os rotarianos sejam mantidos informados sobre os assuntos rotários. O Manual de Capacitação Distrital (246-PO) foi elabora-do com a fi nalidade de ajudar nesta tarefa.

Preparar pessoas capazes de liderar seus clubes de modo que estes sejam efi cazes é fundamental em todo treinamento rotário. O conselho diretor do RI determinou que são efi cazes os clubes que:

• Ampliam e/ou mantêm estável seu quadro social

• Implementam projetos de prestação de serviços que atendem às necessida-des da comunidade local e internacional

• Apóiam a Fundação Rotária por intermédio de participação em programas e contribuições fi nanceiras

• Formam líderes capazes de servir ao Rotary além do âmbito dos clubes

O Manual de Capacitação Distrital é um dos principais recursos para o plane-jamento e condução dos treinamentos necessários a tornar os clubes efi cazes. O capítulo 1 explica as responsabilidades do instrutor distrital e da comissão distrital de capacitação, o Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes e os recursos disponíveis por meio do RI. O capítulo 2 oferece idéias e estraté-gias de como planejar eventos de treinamento. O capítulo 3 é um exemplo de como treinar os líderes de treinamento, que pode ser adaptado a circunstâncias locais. Se este for seu primeiro ano como membro da comissão, o indicado é que leia o manual todo, inclusive os materiais informativos, para compreender suas responsabilidades na área de capacitação.

MANUAL DE CAPACITAÇÃO DISTRITAL2

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Atribuições e Responsabilidades3

1 Atribuições e Responsabilidades

Treinamentos distritais são planejados pela comissão distrital de capacitação e por seu presidente, o instrutor distrital.

Instrutor distrital

O instrutor distrital é responsável por apoiar o governador e o governador eleito na realização de treinamentos para líderes de clube e distrito e por prover orientação continuada a rotarianos.

Responsabilidades

As responsabilidades do instrutor distrital incluem:

• Presidir a comissão distrital de capacitação e delegar responsabilidades relativas a treinamentos, conforme necessário.

• Em colaboração com o governador de distrito e o governador eleito:

– Implementar a agenda desenvolvida pelo governador ou governador eleito

– Auxiliar a identifi car líderes de treinamento para os seminários

– Determinar métodos específi cos para divulgar conceitos-chave, cuidar de providências logísticas e conduzir sessões de treinamento

– Defi nir suas atribuições em cada treinamento

• Em colaboração com a comissão distrital de capacitação:

– Administrar os treinamentos no distrito

– Conhecer que treinamentos as outras comissões distritais estão conduzindo

– Manter contato com dirigentes do RI, inclusive instrutores do RI, coorde-nadores regionais da Fundação Rotária (CRFRs), coordenadores regionais do quadro social do RI (RRIMCs) e coordenadores zonais do quadro social do RI (RIMZCs)


Qualifi cações

As qualifi cações mínimas de um instrutor distrital devem incluir:

• Ser sócio representativo, em pleno gozo de seus direitos, de um clube do distrito há pelo menos três anos

• Ter atuado como governador, governador assistente ou presidente de comis-são distrital

• Ter claro entendimento de que é subordinado ao convocador de cada treina-mento (governador ou governador eleito)

• Estar disposto e ser capaz de aceitar as responsabilidades estabelecidas pelo distrito

• Ter profi ssão relacionada à área de treinamento ou educação

Comissão distrital de capacitação

A comissão distrital de capacitação, sob a direção do instrutor distrital, dá suporte ao governador e governador eleito na realização de treinamentos para líderes de clubes e distrito e supervisiona o plano de treinamento do distrito.

Responsabilidades

As responsabilidades da comissão, sujeitas a diretrizes específi cas do convoca-dor da reunião, são:

• Identifi car e avaliar as necessidades

• Coordenar os detalhes logísticos

• Administrar o orçamento

• Selecionar e preparar os líderes de treinamento

• Preparar e distribuir os materiais informativos

• Coordenar as inscrições

• Analisar as avaliações do treinamento

A comissão é responsável, juntamente com o governador eleito, pela coordena-ção dos seguintes treinamentos distritais:

• Seminário de treinamento da equipe distrital (que inclui treinamento dos governadores assistentes)

• Seminário de treinamento de presidentes eleitos de clube (PETS)*

• Assembléia distrital

• Seminário distrital sobre quadro social

• Outros treinamentos no distrito, conforme apropriado

A comissão é responsável por desenvolver e conduzir anualmente, com a ajuda do governador, os seguintes treinamentos:

• Seminário distrital de capacitação

• Capacitação de líderes, conforme apropriado

* Em PETS multidistritais, o governador eleito deve selecionar um representante distrital (geralmente o instrutor distrital, mas algumas vezes outro membro da comissão distrital de capacitação) para desenvolver e conduzir o treinamento e prover informa-ções sobre logística, agenda e materiais.

Responsabilidade opcional: prestar apoio a instrutores de clube quando solicitado


• Seminário distrital da Fundação Rotária

• Treinamento de Líderes do Rotaract

• Outros treinamentos no distrito, conforme apropriado

Qualifi cações

• Experiência em treinamento, área educacional ou facilitação de discussões

• Ser sócio representativo, em pleno gozo de seus direitos, de um Rotary Club do distrito

Organização

A comissão distrital de capacitação deve ser estruturada de maneira a aten-der às necessidades do distrito. Pode-se determinar que todos os membros colaborem com todos os eventos, com cada um encarregado de um aspecto (como seleção do local ou preparação dos materiais) ou que cada integrante se responsabilize por determinado evento (como PETS ou seminário distrital de capacitação). Seja qual for a estrutura escolhida, é importante incluir na organização do evento um representante da comissão distrital que organizará o treinamento.

Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

A troca dos líderes rotários se dá a cada ano, portanto, capacitação é fator crítico para assegurar continuidade administrativa. O ciclo recomendado para treinamento de líderes do Rotary International e da Fundação Rotária tem como base eventos integrados. Como demonstrado no diagrama abaixo, para treinar dirigentes entrantes são utilizadas informações de seminários, assem-bléias e institutos anteriores, assegurando que todos compartilhem uma visão comum ao iniciar seus mandatos. A oportunidade para educação continuada no seminário distrital de capacitação, seminário distrital do quadro social e seminário distrital da Fundação Rotária assegura que os líderes dos clubes e do distrito recebam informações atualizadas sobre o Rotary e a Fundação e fortaleçam suas habilidades como líderes.

Treinamentos para Líderes Entrantes de Clube e Distrito

Seminário para treinamento de governadores eleitos (GETS)

Assembléia internacional

Seminário de treinamento para equipe distrital

Seminário para treinamento de presidentes eleitos(PETS)

Assembléia distrital

Seminário de Capacitação Distrital

Governadores eleitos Governadores assistentes e membros de comissões distritais

Presidentes eleitos

Líderes de clube

Julho Junho


Oportunidades de Educação Continuada

Institutos Rotary e seminários regionais da Fundação

Programa de capacitação de líderes

Seminário distrital da Fundação Rotária

* realizado concomitantemente com a conferência distrital

Administradores anteriores, atuais e entrantes do RI

Julho

Comissões da Fundação em âmbito de clube e distrito

Líderes de clube com experiência

Junho

* Seminário distrital para dirigentes de clube

Líderes potenciais de clube

As páginas a seguir contêm as diretrizes do conselho diretor para cada tipo de treinamento. Elas foram elaboradas levando em consideração os vários Rotary Clubs e distritos do mundo e, portanto, não incluem características geográfi -cas, culturais e outras específi cas a cada clube. Trabalhe junto com o convoca-dor do evento para criar uma programação que seja condizente tanto com as diretrizes do conselho diretor quanto com as necessidades locais.

Seminário de Treinamento da Equipe Distrital

Propósito

• Preparar governadores assistentes entrantes e presidente e membros entran-tes de comissões distritais para o exercício de seus mandatos

• Prover ao governador eleito a oportunidade de formar e motivar sua equipe de líderes distritais para dar apoio aos clubes

Participantes

• Governadores assistentes entrantes

• Presidentes e membros entrantes de comissões distritais

Data

Um dia inteiro em fevereiro

Tópicos

• Apresentação do lema do RI

• Administração do distrito

• Atribuições e responsabilidades

• Plano de Liderança de Clube

• Recursos

Veja no material informativo 1 um resumo dos tópicos recomendados pelo conselho diretor, datas e participantes.


• Planejamento anual e de longo prazo

• Comunicação

Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito. A comissão distrital de capacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário juntamente com os líderes do treinamento (ex-governadores de distrito).

Materiais

Seminário de Treinamento da Equipe Distrital — Guia para Líderes (247-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Os seguintes materiais para participantes são enviados aos governadores eleitos em dezembro: Manual de Treinamento dos Governadores Assistentes (244-PO), Manual das Comissões Distritais (249-PO) e publicações relacio-nadas a comissões específi cas. Se desejar uma lista completa dos materiais remetidos, contate a equipe de suporte a clubes e distritos.

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos de Clube (PETS)

Propósito

• Preparar presidentes entrantes de clube para o ano de seus mandatos

• Oferecer a governadores eleitos e assistentes a oportunidade de motivar e estabelecer elos com os presidentes entrantes

Participantes

Presidentes eleitos de clube

Data

Um dia e meio em março

Tópicos

• Apresentação do lema do RI


• Defi nição das metas de clube

• Seleção e preparação de líderes de clube

• Administração de clube

• Desenvolvimento do quadro social

• Projetos de prestação de serviços

• Fundação Rotária

• Relações públicas

• Recursos



Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito. A comissão distrital de capacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário. Os presidentes de comis-sões distritais relacionadas a áreas específi cas de administração do clube são responsáveis por planejar as sessões a elas referentes, em especial quando se tratar da Fundação Rotária e de desenvolvimento do quadro social. Os líderes de treinamento devem ser ex-governadores de distrito e presidentes de comis-sões distritais.

Materiais

Seminário de Treinamento de Presidentes Eleitos — Guia para Líderes (243-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do PETS. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Manual do Presidente de Clube (222-PO) — Fornece diretrizes administra-tivas e visão geral das responsabilidades dos presidentes de clube, sendo parte do Kit para Dirigente de Clube (225-PO) remetido em novembro aos governa-dores eleitos. É recomendável adicionar informações distritais específi cas antes de enviar os materiais aos presidentes eleitos. Para mais informações sobre o Kit para Dirigente de Clube, veja as diretrizes para a assembléia distrital.

Materiais adicionais sobre o PETS, inclusive relativos ao lema do ano, são enviados aos governadores eleitos em fevereiro. Se desejar uma lista completa dos materiais remetidos, contate a equipe de suporte a clubes e distritos.

Assembléia Distrital

Propósito

• Preparar líderes entrantes de clube para o ano do mandato e formar a equipe de líderes.

• Oferecer a governadores eleitos, bem como a governadores assistentes entrantes e membros entrantes de comissões distritais, a oportunidade de motivar as equipes de líderes dos clubes e estabelecer uma relação de trabalho entre os envolvidos.

Participantes

• Presidentes eleitos de clube

• Rotarianos que irão atuar em cargos de liderança no ano rotário seguinte, inclusive secretários, tesoureiros e presidentes de comissões de clube como administração, desenvolvimento do quadro social, relações públicas, projeto de prestação de serviços e a Fundação Rotária.

Data

Um dia inteiro em abril ou maio, de preferência em seguida ao PETS

Tópicos

• Lema do RI



• Normas e procedimentos

• Seleção e treinamento da equipe de líderes


• Recursos

• Estudos de caso

• Trabalho em equipe: conclusão do processo de estabelecimento de metas

• Resolução de problemas

Coordenação

O convocador deve ser o governador eleito, sendo a comissão distrital de capacitação responsável por planejar e conduzir o evento. Os presidentes de comissões distritais relacionadas a áreas específi cas de administração do clube são responsáveis por planejar as sessões a elas referentes, em especial quando se tratar da Fundação Rotária e de desenvolvimento do quadro social. Ex-governadores e ex-governadores assistentes devem ser solicitados a ajudar no caso das sessões que envolvem os presidentes eleitos.

Materiais

Guia para Líderes da Assembléia Distrital (828-PO) — Visa ajudar os respon-sáveis pelo planejamento e condução da assembléia distrital. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Kit para Dirigente de Clube (225-PO) — Fornece diretrizes administrativas e panorama das responsabilidades dos dirigentes do clube, inclusive exemplos de questões para debates. Enviado aos governadores eleitos em novembro, contendo os seguintes manuais:

Manual do Presidente de Clube Manual do Secretário do Clube (inclusive seção para o tesoureiro) Manual da Comissão de Administração do Clube Manual da Comissão de Desenvolvimento do Quadro Social Manual da Comissão de Relações Públicas Manual da Comissão de Projetos de Prestação de Serviços Manual da Comissão da Fundação Rotária

Seminário Distrital sobre Desenvolvimento do Quadro Social

Propósito

Preparar líderes de clube e distrito para apoiar atividades de desenvolvimento do quadro social.

Participantes

• Presidentes de clube

• Membros de comissões de desenvolvimento do quadro social de clubes

• Membros de comissões distritais de desenvolvimento do quadro social

• Membros de comissões distritais de expansão


• Governadores assistentes

• Outros rotarianos interessados

Data

Meio dia ou um dia inteiro, de preferência em seguida à assembléia distrital

Tópicos

• Panorama sobre desenvolvimento do quadro social

• Retenção de sócios

• Recrutamento de sócios

• Fundação de novos clubes


• Recursos

Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de capa-citação e a comissão distrital de desenvolvimento do quadro social são respon-sáveis por planejar e conduzir o seminário. A equipe de líderes de treinamento deve ser composta por ex-governadores de distrito e rotarianos com experi-ência em atividades de desenvolvimento do quadro social. Deve-se considerar a possibilidade de envolver também os coordenadores regional e zonal do quadro social do RI.

Materiais

Seminário Distrital para Líderes de Clube — Guia para Líderes (242-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Seminário Distrital de Capacitação

Propósito

Motivar rotarianos a servir ao Rotary além do âmbito do clube.

Participantes

• Ex-presidentes de clube

• Rotarianos que tenham atuado por três anos ou mais em outra função de liderança no clube

Data

Um dia inteiro imediatamente antes ou depois da conferência distrital

Tópicos

• Técnicas de liderança e motivação

• Projetos rotários internacionais

• Eventos distritais


• Sessões eletivas sobre programas do RI e da Fundação Rotária

• Oportunidades de liderança

Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de ca-pacitação é responsável por planejar e conduzir o seminário juntamente com os líderes do treinamento (ex-governadores de distrito indicados pelo atual governador).

Materiais

Seminário Distrital de Capacitação — Guia para Líderes (248-PO) — Visa aju-dar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário. Inclui sessões e slides sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor. O CD-ROM é enviado aos governadores eleitos em agosto.

Treinamento para Capacitação de Líderes

Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre aspectos da programação, o instrutor ou presidente do clube é o principal responsável pelo planejamento deste evento.

Propósito

Aprimorar as habilidades de liderança dos sócios de modo a capacitá-los a atuar como líder de clube no futuro.

Participantes

Qualquer rotariano interessado em se tornar um líder

Data

Defi nida pelo clube

Tópicos

• Habilidades de comunicação

• Estilos de liderança

• Como liderar e motivar voluntários

• Aconselhamento

• Gerenciamento do tempo

• Defi nição de metas e responsabilidade administrativa

• Planejamento estratégico

• Padrões éticos (Prova Quádrupla)

• Obtenção de consenso

• Trabalho em equipe

Coordenação

Instrutor do clube, presidente do clube, governador assistente ou comissão distrital de capacitação


Materiais

O clube ou o distrito deve desenvolver materiais adequados a suas características.

Seminário Distrital da Fundação Rotária

Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre as-pectos da programação, a comissão distrital da Fundação Rotária é a principal responsável pelo planejamento deste evento.

Propósito

Motivar os rotarianos a apoiar as metas da Fundação e participar de seus programas.

Participantes

• Presidentes de clube

• Membros de comissões da Fundação Rotária dos clubes

• Outros rotarianos interessados

Data

Meio dia ou um dia inteiro em torno de 15 de novembro

Tópicos

• Programas da Fundação Rotária

• Estabelecimento das metas relacionadas à Fundação e estratégias para seu alcance

• Responsabilidades das comissões de clube da Fundação Rotária

• Uso do Fundo Distrital de Utilização Controlada (FDUC)

• Outros tópicos, dependendo das necessidades do distrito

Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. A comissão distrital de capacitação e a comissão distrital da Fundação Rotária são responsáveis por planejar e conduzir o seminário. A equipe de líderes de treinamento deve ser composta por ex-governadores de distrito e rotarianos com experiência em atividades da Fundação Rotária. Considere utilizar também os serviços do coordenador regional da Fundação Rotária.

Materiais

Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PO) — Visa ajudar os responsáveis pelo planejamento e condução do seminário.

Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PO) — Sumário dos programas da Fundação Rotária e das oportunidades para efetuar doações.


Treinamento Distrital para Líderes do Rotaract

Apesar de a comissão distrital de capacitação poder ser consultada sobre aspectos da programação, o representante distrital do Rotaract e a comissão distrital do Rotaract são os principais responsáveis por organizar este evento.

Propósito

Motivar, orientar e capacitar dirigentes entrantes de Rotaract Clubs para o cumprimento de suas responsabilidades.

Participantes

Rotaractianos

• Presidentes entrantes e outros dirigentes de Rotaract Clubs

• Representantes distritais entrantes do Rotaract

• Membros de comissões Rotaract do distrito

Rotarianos

• Governadores assistentes

• Comissões Rotaract de clubes patrocinadores

Não-rotarianos

• Conselheiros de Rotaract Clubs

Data

Um ou dois dias inteiros após as eleições dos clubes e antes de 30 de junho

Tópicos

Defi nidos pelo distrito, podendo incluir:


• Atividades de prestação de serviços

• Desenvolvimento do quadro social e retenção de sócios

Coordenação

O convocador deve ser o governador do distrito. O representante distrital do Rotaract, com assistência do presidente da comissão rotária distrital do Rotaract é responsável pelo planejamento e condução do evento. Grupos de discussão devem ser liderados por rotaractianos, com a inclusão de rotarianos para suprir informações e dar orientação.

Materiais

Guia para Líderes Distritais do Rotaract (somente no site do RI) — Descreve as atribuições e responsabilidades dos representantes do Rotaract.

Manual do Rotaract (562-PO) — Informações básicas sobre a estrutura e ad-ministração de Rotaract Clubs, para rotarianos e rotaractianos.


Recursos

Membros da comissão distrital de capacitação devem ter conhecimento geral sobre os materiais e recursos utilizados para informar os rotarianos sobre his-tória, metas, estrutura organizacional e normas do RI.

Publicações e Vídeos

A maioria das publicações do RI são revisadas a cada três anos. Por esse motivo, algumas das informações podem fi car desatualizadas com relação a mudanças recentes. É sua responsabilidade ler o material e, se necessário, atua-lizar os dados antes do treinamento. A data da última revisão pode ser encon-trada no código da publicação, no canto inferior direito da capa. Por exemplo, o código deste material é 246-PO—(207), sendo 246 o número da publicação, PO o idioma em que está escrito (português), e 207 a data da última revisão (fevereiro de 2007).

Os seguintes recursos, categorizados por áreas operacionais do clube, podem ser encomendados usando o formulário de pedido que consta do catálogo impresso ou on-line, ou baixados do site do RI (www.rotary.org).

Quadro social

Como Propor um Novo Sócio (254-PO)Guia para Desenvolvimento do Quadro Social (417-PO)Orientação de Novos Sócios (414-PO) Noções Básicas do Rotary (595-PO)

Projetos de prestação de serviços

Comunidades em Ação/Guia sobre Oportunidades para Prestação de Serviços (605-PO)Manual do Interact (654-PO)Manual do Rotaract (562-PO)Manual dos Núcleos Rotary de Desenvolvimento Comunitário (770-PO)Manual dos Voluntários do Rotary (263-PO)Manual dos Serviços à Comunidade Mundial — Um Guia de Ação (742-PO)Serviços Profi ssionais em Sua Comunidade (Apenas na web)

Fundação Rotária

Manual do Seminário Distrital da Fundação Rotária (438-PO)A Fundação Rotária — Cartão de Bolso (159-PO)Fundação Rotária — Guia de Referência (219-PO)

Relações públicasRelações Públicas Efi cazes: Guia para Rotary Clubs (257-PO)Relações Públicas: Como Tirar Máximo Proveito (269-PO)

Recursos geraisOffi cial Directory (007-EN)Manual de Procedimento (035-PO)Catálogo (019-PO)


Recursos humanos

Coordenadores regionais da Fundação Rotária*Coordenadores regionais do quadro social do RI*Líderes de treinamento do RI*Funcionários do RIFuncionários da divisão de capacitação de líderes

www.rotary.org

O site do RI oferece recursos on-line e informações sobre os diversos aspectos do Rotary, inclusive como encomendar publicações e fazer download de mate-riais rotários.

E-Learning Center

Sócios em geral podem acessar o E-Learning Center para obter informações rotárias. Módulos para novos sócios e dirigentes de clubes podem ser vistos e baixados on-line e servem de complemento a treinamentos formais. Acesse esta ferramenta por meio da seção de Capacitação do site do RI, www.rotary.org.

Recursos do distrito

Os materiais do RI são elaborados para atender às necessidades de rotarianos do mundo todo. Se quiser aprimorá-los, desenvolva recursos adicionais que tratem de problemas específi cos a seu distrito ou região, como:

• Diretório distrital

• Website do distrito

• Exemplos de projetos e atividades bem-sucedidas

• Histórias de sucesso relacionadas a desenvolvimento do quadro social

• Calendário de planejamento, com datas de eventos distritais

• Exemplos de métodos utilizados por rotarianos para aprimorar a administração do clube ou distrito

Recursos adicionais

Bibliotecas podem ter mais informações sobre treinamentos, inclusive diferen-tes metodologias e como aplicá-las. Além disso, se procurar em sites de outros clubes e distritos, poderá encontrar idéias que podem ser adaptadas às suas circunstâncias.

*Estes dirigentes, tanto atuais como anteriores, podem prover informações e treinamentos específi cos a sua área de especialidade.

Planejamento de Treinamentos16

2 Planejamento de Treinamentos

Planejar um treinamento que seja efi caz exige dedicação e bom gerenciamento. O objetivo de cada evento é envolver os participantes no aprendizado e asse-gurar que tenham seus objetivos alcançados antes do término do treinamento. Este capítulo mostra estratégias e ferramentas de planejamento.

Identifi cação das necessidades

O Rotary International oferece um modelo de agenda que inclui os tópicos re-comendados pelo conselho diretor, contudo, este pode ser adaptado a necessi-dades específi cas identifi cadas pelo distrito. Ao desenvolver o plano para obter esses dados considere:

• Objetivo

• Métodos de coleta de informações

• Análise das respostas

Defi nição do Objetivo

Antes de conduzir o estudo de identifi cação das necessidades, é necessário defi nir seu objetivo. Que informações irá obter ao conduzir o estudo? Como irá melhorar o próximo seminário de treinamento? Esta defi nição fará com que o estudo seja mais focado e traga mais benefícios.

Métodos de coleta de informações

Considere utilizar os seguintes métodos, individualmente ou combinados, para recolher informações:

• Avaliações anteriores

Avaliações de treinamentos anteriores revelam aspectos positivos e negativos salientados pelos participantes e dão uma idéia sobre que tipos de perguntas utilizar.

• Questionários

Questionários permitem que futuros participantes respondam às perguntas de maneira objetiva e sem receio, possuindo a vantagem de alcançar um

Dados úteis podem ser obtidos simplesmente perguntando a rotarianos: “O que gostaria de compreender melhor? O que poderia ser mudado no treinamento para que pudesse compreender melhor esse tópico?”


número relativamente grande de pessoas. Inclua tanto questões em aberto, com espaço para as respostas, quanto perguntas de múltipla escolha.

Reserve em sua agenda várias semanas para que os participantes preencham e retornem o questionário a tempo para a compilação dos dados e análise dos resultados. Para sua referência, um modelo de questionário pode ser encontrado na próxima página.

• Entrevistas

Entrevistas permitem que informações pessoais sejam trocadas com uma pessoa ou um grupo. Elas podem ser realizadas por telefone ou pessoalmen-te, mas devem sempre envolver signifi cativo número de participantes do evento. É aconselhável que as entrevistas comecem com um esclarecimento de seu propósito e a garantia de sigilo quanto às informações fornecidas.

As entrevistas podem ser estruturadas ou não. A estruturada inclui questões pré-determinadas que permitem comparação de respostas. A não-estrutura-da oferece a chance de discussões mais abrangentes, que podem revelar pro-blemas e informações não considerados inicialmente. Os dois tipos podem ser combinados de modo a obter dados concretos e comentários pessoais.

• Grupos de análise

Grupos de análise permitem congregar um número representativo de parti-cipantes potenciais e discutir abertamente as necessidades do treinamento. O ideal é um grupo de 7 a 10 pessoas. As discussões devem ser conduzidas por um facilitador e, para permitir uma análise acurada dos resultados, ter seus pontos importantes registrados.

• Testes pré-treinamento

Os testes pré-treinamento permitem medir falhas de conhecimento dos par-ticipantes. Ao responder perguntas a respeito de um tópico em particular, o respondente revela informações específi cas sobre seus pontos fortes e fracos.

Esse teste deve ser elaborado com cuidado e ir ao encontro do objetivo do treinamento, sendo especialmente recomendado para assuntos com grande volume de informações, como a Fundação Rotária.

Análise de dados

Após coletar informações dos futuros participantes, os dados obtidos devem ser analisados:

1. Categorização dos dados. Procure temas recorrentes e organize os co-mentários sob cada um.

2. Interpretação dos resultados. Defi na que áreas requerem mais atenção. Se participantes não gostaram de uma sessão em particular, reavalie sua relevância. Se não a compreenderam, acrescente mais informações.

3. Divulgação dos resultados. Compartilhe os resultados com líderes distritais e discuta mudanças necessárias. Utilize os dados obtidos para criar uma programação que atenda aos interesses dos participantes e, ao mesmo tempo, os informe sobre os tópicos recomendados pelo conselho diretor.

O seguinte questionário pode ser ampliado ou modifi cado de acordo com o treinamento em questão (indicado em negrito).


MODELO: Questionário para Identifi car as Necessidades de Treinamento

Este questionário visa obter informações sobre o seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social. Suas respostas são essenciais para que se conheça a efi cácia do treinamento.

Evento: Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social

Participou deste treinamento em ocasião anterior? Sim Não

Se respondeu sim, quantas vezes?

Quando foi a última vez que participou?

Indique abaixo como classifi caria o último treinamento. (assinale uma das opções)

Bom. O treinamento me preparou o sufi ciente para cumprir meu mandato.

Razoável. Embora minha compreensão sobre o cargo tenha aumentado, me senti despreparado.

Ruim. O treinamento não me preparou adequadamente para cumprir minhas responsabilidades

Quais serão os maiores desafi os relacionados a desenvolvimento do quadro social que enfrentará ao assumir este novo cargo?

Quais serão os maiores desafi os relativos a desenvolvimento do quadro social que seu clube ou distrito enfrentará neste ano?

Avalie o nível de seu preparo para assumir as responsabilidades relativas ao cargo. (assinale uma das opções)

Muito preparado. Sei que tenho as habilidades e conhecimentos para ser bem-sucedido em meu cargo.

Adequadamente preparado. Ainda tenho o que aprender, mas espero me sair bem e aumentar meus conhecimentos durante o mandato.

Despreparado. Não estou certo sobre o que esperar de meu cargo e/ou não possuo os conhecimentos e habilidades necessários para obter êxito.

Que tópicos relacionados a desenvolvimento do quadro social considera conhecer bem?

Importância do desenvolvimento do quadro social

Retenção de sócios

Recrutamento de sócios

Fundação de novos clubes

Recursos de desenvolvimento do quadro social


Em quais tópicos relativos a desenvolvimento do quadro social gostaria de se aprofundar no próximo seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social?

Que habilidades e informações relativas a seu cargo considera que lhe faltam?

Que experiência possui como líder rotário? Relacione cada cargo e ano em que serviu.

Cargo Ano

Que cargo ocupará no próximo ano rotário?

Presidente de clube

Secretário de clube

Tesoureiro de clube

Presidente de comissão de clube (especifi que a comissão)

Governador assistente

Presidente de comissão distrital (especifi que a comissão)

Já ocupou este cargo antes? Sim Não

Se respondeu sim, informe por quanto tempo:

Quantos sócios há em seu clube?

Menos de 25

26 a 50

51 a 100

101 a 150

Mais de 150

Há quanto tempo é rotariano?

Menos de 1 ano

1 a 2 anos

3 a 5 anos

6 a 10 anos

Mais de 10 anos

Obrigado por seu tempo e atenção!


Alterações na programação

Os guias para líderes de treinamento referentes aos eventos constantes do Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes sempre sugerem um modelo de programação, o qual pode ser adaptado às características específi cas do dis-trito. Expanda ou diminua o tempo reservado para cada tópico e combine ou acrescente itens conforme necessário (desenvolva guias para as sessões adicio-nais para o benefício do líder de treinamento). Certifi que-se de incluir detalhes sobre mudança de sala, intervalos e refeições. Para adaptar a agenda do evento ainda mais:

• Use exemplos específi cos ao distrito para ilustrar alguns pontos

• Utilize técnicas de treinamento apropriadas à cultura local

• Aplique formatos variados como painéis de discussão, apresentações audio-visuais e atividades em grupo

Diversidade é um dos pontos mais fortes do Rotary, entretanto, ela geralmente causa difi culdades quando o treinamento envolve rotarianos provenientes de regiões completamente distintas. Algumas diferenças que pode vir a encontrar, e como usá-las a seu favor, estão destacadas abaixo.

Diferenças culturais e regionais

Devido a sua etnicidade, condição econômica ou religião, entre outros fatores, os participantes dos eventos de treinamento podem possuir diferentes pontos de vista e expectativas. Evite mal-entendidos reconhecendo que há modos diversos de encarar um problema e de solucioná-lo, e reserve um tempo para que os participantes compartilhem pontos de vista e discutam as diferentes maneiras de abordar os ideais do Rotary.

Experiência rotária

Um presidente de comissão de clube participando da assembléia distrital pode ter anos de experiência em diferentes comissões de clube, enquanto outro poderá ser iniciante tanto no Rotary quanto na comissão da qual faz parte. Considere os seguintes pontos ao desenvolver uma programação que sirva efi cazmente a participantes de todos os níveis:

• Ao distribuir materiais informativos, agrupe os participantes com experiên-cia substancial separadamente daqueles relativamente novos

• Utilize líderes rotários experientes como recurso de ajuda, pedindo que respondam a perguntas e ilustrem conceitos básicos

• Peça aos rotarianos experientes que forneçam exemplos de como seus clu-bes participaram de programas rotários, aplicaram as normas do Rotary ou conseguiram se tornar mais efi cazes

• Emparceire rotarianos experientes com os mais novos durante as discussões em grupo

• Reserve tempo para que rotarianos menos experientes apresentem seus pon-tos de vista e façam perguntas

Tamanho do clube

O número de sócios nos Rotary Clubs varia muito. Alguns têm menos de 15 sócios, outros mais de 100. Os ideais, as normas e os procedimentos rotários


são os mesmos para todos mas, em geral, a quantidade de sócios que possuem afeta o modo como são administrados. Considere designar os participantes para as sessões de acordo com o tamanho do clube a que pertencem. Esta consideração é particularmente importante no caso do PETS e da assembléia distrital, eventos nos quais metas, atividades e administração do clube são o principal foco.

Preparação das salas

O modo que uma sala é arrumada pode incentivar discussões em grupo ou melhorar o relacionamento entre membros de uma equipe. Selecione entre os seguintes layouts aquele que melhor corresponde às metas da sessão, número de participantes, conteúdo da programação e equipamentos a ser utilizados.

Sala de aula

Este layout permite que 10 a 150 participantes tomem notas e participem de exercícios em grupo, mas geralmente exige considerável espaço. É usado principalmente para palestras, apresentações ou demonstrações.

Formato em U

Layout mais informal, permitindo acomodar 30 pessoas confortavelmente. Possibilita aos participantes fazer anota-ções e participar de discussões em grupo, além de facilitar o movimento do instrutor entre os presentes. É recomendado principalmente em discussões facilitadas.

Mesa redonda

Depende do tamanho da sala e número de mesas disponíveis. É mais efi caz para sessões que requerem interação entre os membros do grupo e para sessões de brainstorming, poden-do também ser usado em sessões plenárias e discussões em pequenos grupos,

Reunião / Quadrado

Mais adequado para grupos de discussão com menos de 30 pessoas. Permite que os partici-pantes se foquem nos demais integrantes do grupo durante as atividades.

Anfi teatro

Este arranjo é apropriado para palestras ou sessões plenárias para 150 pessoas ou mais e para eventos com vários palestran-tes, pois maior atenção é dada à parte frontal da sala.

Semicírculo

Ideal para eventos com até 50 pessoas em que quase não é necessário fazer anotações. Este layout permite que os parti-cipantes sentados no fundo da sala tenham uma boa visão de todos e sintam-se mais envolvidos no treinamento.


Defi nição de data e local

A seleção da data e do local de um evento de treinamento é decisão das mais importantes, pois infl uenciará o restante do planejamento.

Data

As datas abaixo citadas para cada treinamento de clube e distrito são recomen-dadas pelo conselho diretor, sendo que a seqüência sugerida faz parte de uma estratégia de treinamento.

Evento Data recomendada

Seminário de treinamento da equipe distrital Fevereiro

Seminário de treinamento de presidentes elei-tos de clube (PETS)

Março

Assembléia distrital Abril ou Maio

Seminário distrital sobre desenvolvimento do quadro social

Em seguida à assembléia distrital

Seminário distrital de capacitação Imediatamente antes da con-ferência distrital

Treinamento para Capacitação de Líderes Defi nida pelo clube

Seminário distrital da Fundação Rotária Antes de 15 de novembro

Treinamento distrital para líderes do Rotaract Após as eleições, mas antes de 30 de junho

Local

As opções de serviços e acomodações variam de lugar para lugar. Avalie as seguintes opções ao selecionar o local:

• Facilidade de acesso. Escolha local que seja conveniente para a maioria dos participantes, de preferência perto de rodovias, aeroportos e estações de ônibus ou trem.

• Instalações. Certifi que-se de que as seguintes instalações estejam disponí-veis, principalmente no caso de eventos maiores, como o PETS e a assem-bléia distrital:

– Auditório ou sala com capacidade para acomodar todos os participantes das sessões plenárias

– Salas para grupos de discussão

– Espaço para o balcão de inscrições, mostras de projetos de clubes e dis-tritos, reuniões e outras funções de apoio

• Serviços. Verifi que se o local oferece os seguintes serviços:

– Refeições e lanches

– Equipamentos (microfones, alto-falantes, retroprojetores, telas de proje-ção, videocassetes e televisores)

– Business Center (central de trabalho equipada para envio de e-mail, fax, etc.)

Se necessitar de outros serviços, verifi que se é permitido contratar terceiros, pois alguns locais cobram taxa extra.


Orçamento

Elaboração do Orçamento

O orçamento deve ter base nas receitas e despesas estimadas, como taxas de inscrição, aluguel do local, impressão de materiais informativos, correio, etc. Os registros de taxas e gastos de eventos anteriores podem ajudar no planeja-mento. Para evitar défi cit, não se desvie do orçamento preparado. Determine com o convocador quem será responsável por administrar as verbas do evento.

Ao preparar o orçamento do evento:

• Utilize normas fi nanceiras, registros contábeis e sistema para compras que sejam simples e diretos

• Prepare estimativa de receita e despesas

• Crie um fundo de reserva para cobrir défi cits ou despesas inesperadas

• Efetue pagamentos somente com o aval da pessoa responsável

• Providencie serviços bancários e revisão contábil por empresa externa

• Estabeleça um sistema de compras e documente as transações

• Elabore procedimento para a coleta das taxas de inscrição e de outros fun-dos para o evento

• Adquira as apólices de seguro adequadas para salvaguardar o distrito e os Rotary Clubs locais

• Entenda o motivo de cada alocação de despesa

• Obtenha a aprovação do governador eleito ou do governador de distrito se precisar desviar-se substancialmente das despesas planejadas

• Pague todas as contas e entregue o saldo restante à pessoa encarregada do controle da verba do evento

• Prepare um sumário das operações fi nanceiras para uso no planejamento do mesmo evento no ano seguinte

Um modelo de folha de cálculos orçamentários pode ser visto na página se-guinte, o qual pode ser adaptado às necessidades específi cas do evento.


Folha de Cálculos Orçamentários

Receita estimada

1. Receita de inscriçõesa. Taxas de inscrição Rotarianos Convidados b. Audiência estimada Rotarianos Convidados

Receita total das inscrições (audiência estimada multiplicada pela taxa de inscrição equivalente)Total das taxas de inscrição de rotarianos

+ Taxas de inscrição de convidados= Total das Inscrições

2. Contribuições adicionais per capita/por clube3. Patrocínio (empresa ou negócio local)4. Verba proveniente do fundo distrital e de outras fontes

Receita total estimada

Despesas estimadas

1. Promoçãoa. Correiob. Impressãoc. Suprimentosd. Outros

Total para promoção2. Decoração (placas de sinalização, fl ores, etc.)3. Local do evento

a. Salas e/ou auditóriob. Refeições e gorjetasc. Equipamentos

audiovisuaisTotal para o local

4. Materiaisa. Impressãob. Pastasc. Etiquetasd. Outros

Total para materiais5. Recepção (caixa registradora, música, etc.)6. Transporte7. Despesas diversas

Total estimado das despesas


Líderes de treinamento

Treinamentos que utilizam facilitadores de discussões e atividades com peque-nos grupos requerem a presença de instrutores especializados. Avalie cuidado-samente quem serão os líderes de treinamento e quantos convidará para esta importante função.

Candidatos e qualifi cações

Os seguintes rotarianos são bons candidatos a líderes de treinamento:

• Ex-instrutores distritais, ex-membros da comissão distrital de capacitação e ex-líderes de treinamento

• Dirigentes de clube e administradores de distrito que acabaram de concluir o mandato

• Presidentes atuais de comissões distritais

• Líderes de treinamento do RI, atuais e anteriores

• RRIMCs e CRFRs, atuais e anteriores

Procure pessoas com as seguintes qualifi cações e habilidades:

• Experiência em treinamentos. A habilidade para apresentar informações e facilitar discussões é muito importante. Os grupos de discussão em grupo e outras atividades de equipe são as que mais se benefi ciam de instrutores experientes. Se possível, consulte avaliações de eventos anteriores para de-terminar a efi cácia de seus líderes de treinamento.

• Conhecimentos rotários. Rotarianos com amplo conhecimento sobre um tópico específi co são mais úteis em sessões que procuram transmitir grande volume de informações. Por exemplo, um rotariano que participou de equi-pe de Intercâmbio de Grupos de Estudos pode ser a pessoa mais indicada para liderar sessão sobre organização e realização de IGE.

• Conhecimentos profi ssionais. Dependendo do assunto, conhecimentos profi ssionais podem ser fator importante. Por exemplo, um rotariano que trabalha no setor de relações públicas pode ser o melhor instrutor para coordenar uma sessão sobre o tema.

Quantidade de líderes de treinamento em eventos distritais

Para determinar quantos líderes de treinamento serão necessários, defi na primeiro como será a estrutura dos treinamentos:

• Mesmo grupo de líderes de treinamento para todos os eventos. Esta abordagem possibilita consolidar sessões preparatórias e permite que os instrutores se tornem cada vez mais experientes.

• Grupo básico para atender à maioria dos eventos e líderes de treina-mento adicionais para sessões específi cas. Esta opção permite que tópi-cos específi cos sejam tratados por líderes de treinamento mais experientes em certos assuntos enquanto é mantido um grupo central de instrutores.

• Grupo diferente para cada evento. Esta escolha permite que os treinamen-tos sejam altamente personalizados, mas pode ser difícil encontrar e treinar um número sufi ciente de instrutores.


A necessidade de líderes de treinamento para cada evento depende também de fatores como:

• Número de participantes. Os participantes devem ter sempre ter a opor-tunidade de expressar suas opiniões e idéias, assim, algumas vezes pode ser mais indicado utilizar grupos menores. Por exemplo, 75 presidentes eleitos podem ser divididos em 3 grupos de 25, de acordo com o tamanho dos respectivos clubes, localização geográfi ca ou nível de experiência. Será necessário um líder de treinamento para cada grupo.

• Número de sessões. Se houver sessões concomitantes, será necessário um líder de treinamento para cada uma delas. Se cada tópico exigir um instru-tor experiente no assunto, pode ser preciso contatar várias pessoas especiali-zadas.

• Número de tópicos e atividades em cada sessão. Dependendo do tópico e das atividades planejadas para a sessão, pode ser preciso a presença de mais de um líder de treinamento. A vantagem é poder dar mais atenção aos participantes menos experientes e compartilhar pontos de vista e exemplos.

Designação dos líderes de treinamento

Uma vez identifi cado, o líder de treinamento potencial deve ser contatado o mais rápido possível para verifi car se está disponível e discutir sua função no treinamento. Assegure que todos os instrutores compreendam suas responsa-bilidades. Converse pessoalmente com cada um deles para revisar os planos, expectativas e metas do evento. Pode ser útil entregar uma descrição das atri-buições a cada líder de treinamento (exemplo na próxima página). Candidatos devem se comprometer a participar não somente do treinamento a eles desig-nados, mas também da sessão de capacitação geral de líderes de treinamento.

Capacitação dos líderes de treinamento

Para que os materiais informativos possam ser modifi cados conforme necessá-rio, as sessões de capacitação dos líderes de treinamento devem ser realizadas bem antes dos eventos em que tomarão parte. O distrito pode considerar a possibilidade de contratar um facilitador profi ssional para ajudar a preparar os líderes de treinamento ou, então, convidar para a função ex-líderes de treina-mento do RI ou ex-membros da comissão distrital de capacitação.

Os líderes de treinamento selecionados para determinado evento muito prova-velmente possuem experiências diversas. Treiná-los garantirá certa uniformi-dade e maior coerência. Na sessão de capacitação dos líderes de treinamento certifi que-se de:

• Explicar claramente os propósitos do evento, salientando os principais tópi-cos e seus objetivos.

• Apresentar a programação do evento e os aspectos logísticos.

• Defi nir as normas relativas a materiais informativos obrigatórios e opcionais. Revisar, antes do evento, os materiais preparados individualmente por líde-res de treinamento, para assegurar consistência com o propósito do evento e os materiais obrigatórios.

• Prover oportunidades para compartilhamento de informações sobre as áreas em que possuem experiência.

O capítulo 3 possui um rotei-ro de sessão de capacitação de líderes de treinamento que pode ser usado como referência.


• Discutir as técnicas de facilitação de discussões e outros métodos que serão aplicados no treinamento. O treinamento deve incluir pelo menos uma oportunidade para que cada instrutor seja o facilitador de uma sessão si-mulada, com os demais líderes de treinamento atuando como participantes. Esta apresentação pode ajudar a revelar os pontos fracos, que podem ser corrigidos antes do evento real.

• Identifi car recursos e materiais de apoio que ajudem a preparar os líderes de treinamento.

• Obter informações sobre ferramentas de treinamentos e outros itens de apoio necessários.


Folha de Planejamento – Líder de Treinamento

Responsabilidades do líder de treinamento:

• Ler e procurar compreender todos os materiais recebidos, tanto antes quan-do depois do treinamento em que será líder.

• Participar do evento distrital de capacitação de líderes de treinamento.

• Preparar-se adequadamente para todos os grupos de discussão.

• Servir como líder de treinamento dos eventos designados.

• Participar de todas as sessões plenárias e atividades do treinamento.

• Aconselhar e apoiar os participantes e demais líderes de treinamento.

• Servir como fonte de informações rotárias aos líderes de clube e distrito.

Nome do líder de treinamento:

Evento:

Participantes:

Objetivo do treinamento:

Sessões designadas ao líder de treinamento (nome da sessão, data, local):


Recursos informativos para ajudar na preparação e facilitação das sessões:

Materiais informativos que os participantes receberão para suplementar o treinamento:

Outros recursos necessários (contate o instrutor distrital para verifi car disponibilidade):

Se aplicável, nome do co-líder de treinamento (sessão, nome, título):

Contatos no evento:

Presidente da comissão organizadora:


Materiais de treinamento

Muitas vezes os distritos criam seu próprio material para suplementar os do RI, contudo, sem o devido planejamento, a produção desses materiais pode ser demorada e onerosa.

Dicas para produzir materiais suplementares

• Defi nir que materiais impressos são necessários para o evento e seu prazo de entrega. Considerar quanto tempo levará para tirar cópias, fazer monta-gens e organizar os materiais.

• Verifi car se as informações contidas nos materiais são atualizadas.

• Nomear um redator para revisar todos os materiais.

• Padronizar o formato dos documentos preparados pelos líderes de treina-mento.

• Manter uma pasta de referência com um exemplar de cada material. Incluir formulários do RI e informações importantes sobre o distrito, como diretó-rios e listas de contatos.

• Buscar um meio-termo entre qualidade e economia ao selecionar as gráfi cas. Considerar o custo de pastas, xerox, etiquetas, etc.

• Providenciar, com antecedência, a impressão de materiais básicos (papel timbrado e envelopes, crachás para os participantes, folhetos com a pro-gramação, vales para refeições, formulários de inscrição, folhas para distri-buição e materiais promocionais). Se possuir espaço disponível, considerar imprimir grandes quantidades de itens que não mudam freqüentemente.

• Obter permissão para reproduzir canções ou músicas protegidas por direitos autorais. O não cumprimento deste requisito poderá resultar em processo judicial. Incluir a frase “Reproduzido com a devida autorização de _______” no material, quando for exigido.

Distribuição de materiais

Os materiais informativos podem ser distribuídos antes do evento, no ato de inscrição, na primeira sessão ou após o término do treinamento.

• Antes do evento

Esta opção permite que os participantes leiam os materiais antes do evento e cheguem melhor preparados. A distribuição antecipada é mais indicada quando o volume de informações é grande, podendo ser feita via e-mail ou site do distrito. A desvantagem são os custos referentes à remessa e a possi-bilidade de os participantes esquecerem de levar seus exemplares ao treina-mento. Para contornar este problema, leve exemplares extras ao evento.

• Durante o evento

Está opção funciona melhor para atividades específi cas, como estudos de caso ou exercícios em grupo, quando é melhor não preparar os participan-tes com antecedência. A desvantagem é que estes não têm a oportunidade de ler o material antes do treinamento. Contudo, o instrutor tem mais tempo de preparar os materiais e pode fazer grande economia evitando despesas de correio. Além disso, garante-se que todos os participantes terão os materiais em mãos.


• Após a sessão

Esta opção é melhor para dados originados durante o treinamento. A des-vantagem é que materiais recebidos após o evento têm menos chance de ser lidos.

Incentivo ao comparecimento

É importante que os eventos de treinamento sejam aguardados com entusias-mo pelos rotarianos. Trabalhe com a equipe de líderes do evento para criar interesse e aumentar o comparecimento ao treinamento.

• Organize um cronograma para promoção do evento.

• Divulgue o evento o quanto antes possível. O comparecimento é maior quando os participantes podem incluir com antecedência o treinamento em sua agenda.

• Use vários métodos promocionais. Divulgue eventos futuros na Carta Mensal do governador e no website do distrito. Inclua no diretório do dis-trito uma relação de todos os eventos de treinamento, com datas e locais.

• Insira comentários de ex-participantes declarando as vantagens de partici-par e de se inscrever com antecedência.

• Confi rme que todos os clubes submeteram os dados dos dirigentes en-trantes para o Offi cial Directory, e envie-lhes os materiais concernentes ao treinamento o mais rápido possível.

• Contate pessoalmente cada clube que não der resposta a correspondências enviadas.

• Simplifi que o processo de inscrição. Envie uma carta com o formulário de inscrição, ou permita que se inscrevam por e-mail ou através do site do distrito.

• Pouco antes do evento, veicule um comunicado lembrando os rotarianos sobre a data de sua realização.

• Durante suas visitas aos clubes, incentive os governadores assistentes a pro-mover o comparecimento aos treinamentos. Entregue formulários de inscri-ção aos governadores assistentes, para que estes os distribuam aos possíveis participantes.

• Cheque as inscrições do ano anterior para identifi car clubes que não partici-param do evento. Contate esses clubes pessoalmente se nenhum dos sócios indicou interesse em comparecer este ano.

• Reserve uma área para exibição de painéis e peça aos participantes que a usem para expor materiais ilustrativos de projetos bem-sucedidos de seus clubes.


Avaliações

Os dados obtidos nas avaliações permitem que as pessoas envolvidas na orga-nização e condução do treinamento verifi quem a efi cácia e o impacto causado pelos métodos utilizados.

Qualquer pessoa que tenha planejado, facilitado ou tomado parte de um trei-namento rotário pode oferecer comentários valiosos. Entre elas:

• Líderes distritais

• Líderes de treinamento

• Participantes do treinamento

Todos os guias para líderes de treinamento incluem modelos de formulários de avaliação, elaborados para obter dos instrutores e participantes informações concisas sobre os eventos. Tais formulários devem ser adaptados às caracterís-ticas de sua região.

Formulário para participantes

A opinião dos participantes é crítica para aumentar a efi cácia do treinamento como um todo. Este formulário permite verifi car os resultados do evento com relação a:

• Conhecimentos e habilidades adquiridos sobre cada tópico tratado

• Apresentações e materiais

• Benefícios do treinamento

• Considerações logísticas

Formulário para líderes de treinamento

Comentários de líderes de treinamento também são essenciais ao aprimora-mento de futuros eventos, em especial nas seguintes áreas:

• Preparação

• Recursos e materiais

• Tempo dedicado a cada tópico específi co

• Percepção sobre como os participantes receberam as informações

• Considerações logísticas

Estes dois tipos de perspectivas sobre o mesmo evento dão uma visão geral de como planejar e melhorar os próximos treinamentos.

Reunião para avaliação

Conduza uma reunião algumas semanas ou meses após o treinamento e con-vide alguns dos participantes, escolhidos aleatoriamente, para verifi car sua opinião sobre o que aprenderam. Dependendo do tempo disponível, a pesqui-sa pode procurar também obter informações sobre mudanças reais que ocorre-ram no clube desde o evento. Os dados podem ser conseguidos em entrevistas pessoais ou por questionários enviados pelo correio ou eletronicamente.

Perguntas típicas podem incluir:

• Que informações do treinamento lhe foram mais úteis?

• Que informações considerou menos relevantes ou inexatas?


• Que informações gostaria que tivessem sido melhor enfatizadas durante o treinamento?

• Que informações deveriam ter sido incluídas?

• Consultou algum dos materiais informativos que recebeu durante o treina-mento? Se sim, qual foi o grau de utilidade de cada um?

• Que recomendações ofereceria para melhorar este treinamento?

Deve ser também realizada uma reunião para obter a opinião de todos os líde-res de treinamento e outros voluntários que trabalharam no evento.

Testes

Se foram utilizados testes pré-treinamento na identifi cação de necessidades, considere aplicar o mesmo teste após o término do evento. Ao colocar o foco no que os participantes aprenderam ao invés de em suas percepções, poderá obter dados concretos para avaliação da efi cácia do evento.

Acompanhamento

Após a compilação dos dados e das opiniões, analise cuidadosamente as infor-mações obtidas e notifi que o governador eleito, governador indicado, governa-dores assistentes, líderes de treinamento, seu sucessor e participantes sobre os pontos mais importantes. Lembre-se de manter as avaliações arquivadas, para que possam ser usadas na identifi cação das necessidades para futuros treina-mentos.


Lista de verifi cação para o treinamento

Esta lista de verifi cação cita os procedimentos para o planejamento de um treinamento. O cronograma identifi ca as ações a ser tomadas nos meses antes do evento. As duas colunas da direita contêm espaço para indicar o nome do responsável pela ação e o prazo para sua conclusão.

SEMINÁRIO DE TREINAMENTO ANO ROTÁRIO

6 MESES antes do EVENTO Data:

Ação Responsável Prazo

Determinar as necessidades — planejamento do estudo para identifi car os treinamentos necessários.

Distribuir os questionários para defi nir os treinamentos necessários (veja pág. 18) e possíveis participantes.

Verifi car avaliações anteriores e contatar, por telefone ou pessoalmente, ex-participantes para obter comentários sobre treinamentos realizados no passado.

Esboçar a agenda do treinamento. Que tópicos são mais importantes? Que tópicos devem ser adicionados ou agrupados?

Elaborar a lista de líderes de treinamento qualifi cados.

Verifi car orçamentos para seminários similares realizados anteriormente. Qual são as receitas e despesas previstas?

Selecionar o local.

Avaliar os questionários recebidos e as entrevistas realizadas.

Preparar um cronograma para a promoção do evento.

Divulgar o evento na carta mensal do governador, no site do distrito ou em malas-direta.


3 MESES antes do EVENTO Data:


Finalizar a agenda do evento.

Defi nir o layout para cada sessão (veja pág. 21, Preparação das salas).

Finalizar o orçamento (veja pág. 24, Folha de Cálculos Orçamentários).

Defi nir o espaço necessário para cada sessão, de acordo com a técnica de treinamento a ser usada (material informativo 3).

Informar o coordenador do local do evento sobre os deta-lhes de layout referentes a cada sessão (data, nome da sala, horário de início e término) e serviços que necessitam ser providos (arrumação da sala, equipamentos audiovisuais, computadores, temperatura da sala, refeições, decoração e placas de sinalização). Assegurar que será feita limpeza das salas antes e depois de cada sessão.

Providenciar serviço de refeições.

Defi nir quem serão os líderes de treinamento. Após sa-ber que aceitaram o convite, entregar-lhes a Folha de Planejamento (veja pág. 28).

Reunir e treinar os líderes de treinamento (capítulo 3).

5 SEMANAS antes do EVENTO Data:


Preparar os materiais de treinamento e planejar como distribuí-los.

Organizar a produção dos materiais impressos (papel tim-brado e envelopes, crachás para os participantes, folhetos com a programação, vales para refeições, formulários de inscrição, folhas para distribuição e materiais promocionais). Nomear um redator para revisar todos os materiais antes de sua impressão.

Contatar clubes que ainda não se inscreveram.

Contratar intérpretes, se necessário.

2 SEMANAS antes do EVENTO Data:


Finalizar a lista de participantes.

Preparar os cartões de mesa e crachás.

Enviar e-mail para lembrar os participantes sobre o evento.

Assegurar que os kits de inscrição contêm os itens necessários.


1 DIA antes do EVENTO Data:


Visitar o local do evento. Reservar assentos para os convida-dos e participantes especiais.

Reunir-se com os líderes de treinamento para discutir ques-tões de última hora.

Salvar em laptop, CD-ROM ou pendrive os arquivos a ser utilizados no treinamento.

EVENTO Data:


Checar o local do evento (material informativo 8).

Dentro de 2 SEMANAS após o EVENTO Data:


Reunir-se com os membros da comissão para discutir os resultados do evento.

Reunir-se com todos os líderes de treinamento.

Rever as avaliações e analisar os resultados.

Discutir com os líderes distritais como melhorar futuros treinamentos.

Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento37

3 Roteiro de sessão: Capacitação dos líderes de treinamento

Este exemplo foi elaborado para ajudá-lo a preparar a sessão de capacitação dos líderes de treinamento, com sugestões de programação, tópicos e materiais informativos. Escolha as questões e atividades mais adequadas às necessidades dos participantes.


Agenda

Esta agenda é para o caso de ser realizado um evento de capacitação único envolvendo todos os líderes de treinamento. Se seu distrito decidir treinar separadamente os instrutores de cada evento, modifi que adequadamente a programação.

Início Fim Duração Sessão

60 min. Refeições e inscrições (opcional)

30 min. Sessão Plenária de AberturaComentários do instrutor distrital

30 min. Sessão 1Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

15 min. Intervalo

60 min. Sessão 2Treinamento de Rotarianos

45 min. Sessão 3Métodos de Treinamento

60 min. Refeição

60 min. Sessão 4Como Facilitar o Aprendizado

45 min. Sessão 5Comunicação Não-Verbal

15 min. Intervalo

60 min. Sessão 6Técnicas de Gerenciamento de Tempo e Ferramentas de Treinamento

30 min. Sessão Plenária de EncerramentoComentários do instrutor distrital e Avaliação

Principais tópicos da sessão

Sessão plenária de abertura

Esta sessão dita o tom do encontro e deve informar e inspirar os líderes de treinamento.

Tópicos

• Preparação dos líderes de treinamento para que possam treinar rotarianos

• Agenda do evento, inclusive horários de intervalos e refeições

• Logística das sessões interativas


Sessão 1: Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

Material informativo

1. Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

Tópicos

• Apresentação resumida do Ciclo Recomendado para Treinamento de Líderes

• Aprendizado contínuo proporcionado pelo ciclo e época de realização de cada treinamento

• Lista de tópicos adicionais oferecidos pelo distrito

• Datas dos próximos treinamentos no distrito

• Atribuições do líder de treinamento no distrito

• Responsabilidades dos líderes de treinamento

Questões para discussão

• Como estes eventos de treinamento benefi ciam seu clube e distrito?

• Como orientação continuada benefi cia seu clube e distrito?

• Que treinamento considera mais importante? Por quê?

• Que função terá em cada treinamento?

Sugestão de atividades

• No início da sessão, defi na as regras de comportamento, entre elas como permitir que todos ofereçam suas opiniões, estar aberto a todos os comen-tários e procurar não usar o celular. Peça aos participantes que dêem sua opinião sobre estas regras, pois isto os motivará a segui-las.

• Divida os participantes em pequenos grupos e designe um evento de trei-namento a cada equipe (veja material informativo 1). Permita que discutam durante 10 a 15 minutos a abordagem do treinamento e porque rotarianos gostariam de participar. Peça a cada grupo que apresente um resumo do evento, inclusive tópicos, época de realização e o que motivará os rotarianos a se inscrever.

• Escreva em um fl ipchart os treinamentos recomendados pelo conselho dire-tor e peça aos líderes de treinamento que marquem aquele que consideram mais importante. No fi nal, discuta o porquê das escolhas feitas.

Sessão 2: Treinamento de rotarianos


2. Treinamento de rotarianos

Tópicos

• Características do aprendizado adulto

• Diferentes maneiras que adultos retêm informações

• Estratégias de apresentação que podem ser usados pelos líderes de treinamento



• Quais são algumas das características do aprendizado adulto?

• Que experiência possui em treinamento de adultos?

• O que deve ter em mente ao treinar adultos?

• Que métodos de treinamento utilizou ao ensinar adultos?

• Entre os exemplos citados, qual resultou em maior retenção de informações?

• Que técnicas podem ser utilizadas ao se apresentar a um grupo?

• Como se prepara para as apresentações?


• Peça aos participantes que refl itam sobre o que acabaram de aprender a respeito da aprendizagem por parte de adultos, escrevam o que consideram ter sido o principal conceito debatido e dêem um exemplo de sua aplicação prática. Recolha as folhas com as idéias e entregue cada uma a outra pessoa, para que todos possam levar de volta consigo uma idéia diferente da sua.

• Em diferentes folhas de fl ipchart anote os meios de como adultos retêm o aprendido e distribua-as pela sala (veja pirâmide de aprendizado no ma-terial informativo 2). Peça aos participantes que se levantem e se postem perante o conceito de sua preferência. Solicite aos membros de cada grupo que discutam entre si porque consideram que seu método é mais efi caz e depois façam uma apresentação sobre as vantagens do método escolhido. Mostre aos participantes a pirâmide de aprendizado e verifi que se concor-dam ou não com o conceito.

Sessão 3: Métodos de treinamento


3. Métodos de treinamento

Tópicos

• Apresentação de métodos de treinamento

• Melhores técnicas de apresentação em sessões de treinamento

• Troca, geração própria e fornecimento de informações


• Quais são as diversas maneiras de treinar adultos?

• Qual é sua preferida?

• O que entende por troca, geração própria e fornecimento de informações?

• Qual é a diferença entre troca, geração própria e fornecimento de informações?



• Divida os participantes em pequenos grupos. Designe um tópico a cada um (ex.: desenvolvimento de projeto de prestação de serviços, retenção de sócios). Solicite que dêem idéias de atividades interativas conforme os métodos de treinamento do material informativo 3. Escreva as sugestões no fl ipchart e discuta-as com o grupo todo.

• Peça que escolham um dos métodos de treinamento do material informativo 3 e solicite que voluntários o demonstrem ao grupo completo. Estipule um tempo para a apresentação. Repita o processo para mais dois ou três outros métodos de treinamento.

Sessão 4: Como Facilitar o Aprendizado


4. Como Facilitar o Aprendizado

Tópicos

• Características de um bom facilitador

• Técnicas aplicadas em facilitação de discussões

• Maneiras de formular perguntas a participantes

• Técnicas para utilizar em caso de haver participantes que não colaboram


• Quais são as características de um bom facilitador?

• Qual é a diferença entre um facilitador e um palestrante?

• Pode citar um exemplo de boa técnica de facilitação?

• Quais são técnicas efi cazes de facilitação de discussão?

• O que você faz quando alguns participantes decidem não contribuir com o debate?

• Que técnicas podem ser usadas para lidar com um participante que não colabora?


• Divida os participantes em grupos de três ou quatro e entregue a cada inte-grante excertos de um guia para líderes do RI. Peça que leiam os materiais e discutam o assunto, revezando o papel de facilitador entre si. Reúna o grupo todo para discutir as impressões que tiveram.

• Leia para o grupo, em voz alta, o seguinte cenário (ou crie um outro).

Você está facilitando uma discussão sobre como desenvolver um projeto de prestação de serviços em seu clube. Ao iniciar o debate, percebe que um dos participantes fala o tempo todo com a pessoa ao lado, mantém os braços cruzados e faz em voz alta comentários não relacionados ao assunto da reunião. Como facilitador, o que faria?


Sessão 5: Comunicação Não-Verbal


5. Comunicação Não-Verbal

Tópicos

• Diferentes tipos de comunicação não-verbal

• Mudanças no treinamento em função de mensagens não-verbais


• O que é comunicação não-verbal?

• Pode citar exemplos de comunicação não-verbal?

• Alguma vez já mudou a técnica de treinamento em função de impressão transmitida não-verbalmente por um participante?


• Crie um cenário que mostre participantes transmitindo diferentes tipos de mensagens não-verbais (por ex.: bocejando, balançando a cabeça negativa-mente, franzindo a testa, cochilando, etc.) e apresente-o ao grupo. Divida-os em equipes de quatro ou cinco pessoas e peça que discutam o que podem concluir da situação descrita. Como mudariam o treinamento tomando por base o comportamento destes participantes? Peça que cada grupo apresente suas conclusões ao restante dos presentes.

• Demonstre aos participantes a vantagem de se falar alta e claramente duran-te uma apresentação. Ao começar a discussão sobre comunicação não-ver-bal, fale sem entonação e baixe a voz até quase sussurrar. Mude o tom da voz gradualmente para ver se as pessoas percebem a diferença. Após alguns minutos, pare a sessão e explique a importância de entonação vocal.

Sessão 6: Técnicas de Gerenciamento de Tempo e Materiais de Treinamento

Materiais informativos

6. Técnicas de Gerenciamento de Tempo

7. Materiais e Equipamentos de Treinamento

8. Lista de verifi cação para salas de treinamento

Tópicos

• Técnicas de gerenciamento de tempo durante eventos de treinamento

• Materiais e equipamentos que podem ser usados para melhorar os treinamentos

• Lista de verifi cação para salas de treinamento



• Que técnicas de gerenciamento de tempo utiliza nos treinamentos que coordena?

• De que materiais e equipamentos faz uso nos treinamentos?

• Que itens checa nas salas antes de iniciar o treinamento?


• Peça aos participantes que refl itam sobre a importância de gerenciamento de tempo e maneiras de fazê-lo. Solicite que esbocem uma agenda para ses-são de 45 minutos sobre desenvolvimento do quadro social. Eles deixaram tempo sufi ciente para que os participantes do treinamento se dividissem em grupos para discutir um assunto?

• Peça a pares de participantes que façam uma lista de ferramentas de trei-namento que gostariam de utilizar em um evento e de como as usariam, e depois anotem os principais itens no fl ipchart. Solicite que escolham os três que consideram mais importantes.

• Faça a seguinte pergunta aos participantes: “O que aconteceu de errado em algum treinamento que coordenou?” Registre as respostas no fl ipchart. Pergunte como resolveriam a situação se esta ocorresse novamente.

Sessão Plenária de Encerramento

A sessão plenária de encerramento conclui o treinamento e os debates dos quais os participantes tomaram parte. Esta é a última oportunidade para a comissão distrital de capacitação resumir os pontos importantes e concluir o evento com uma nota inspiradora.

Tópicos

• Principais pontos e tópicos discutidos

• Agradecimento aos participantes por seu trabalho nos seminários

• Colocação de perguntas aos membros da comissão distrital de capacitação

• Avaliação do treinamento (mostrando a importância das respostas)


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Material informativo 2: Treinamento de rotarianos

Para um treinamento obter êxito é preciso considerar como adultos aprendem e retêm informações. A maioria precisa se sentir parte das atividades e compre-ender como o que está sendo ensinado será aplicado na prática.

Características de Aprendizado Adulto

Compreender as características do aprendizado adulto o ajudará a elaborar um treinamento mais apropriado e efi caz. Adultos aprendizes:

• São realistas. Sentem-se motivados a ouvir informações que sejam imediata-mente aplicáveis a situações reais e às suas necessidades.

• São práticos. Aprendem por meio de experiências de participação direta.

• São experientes. Têm sabedoria acumulada e um senso do que pode dar certo.

• São diferentes uns dos outros. Possuem experiências diversas.

• Defi nem seu próprio padrão de aprendizado. Aprendem continuamente, são auto-direcionados e preferem ter controle sobre o que está sendo ensinado.

• São pessoas ocupadas. Têm interesses que competem entre si (família, tra-balho), portanto precisam entender os benefícios do treinamento.

Retenção de informações

Atividades em que o participante tem uma função passiva — palestra, leitura, apresentação audiovisual — têm menor taxa de retenção. Atividades interati-vas — discussões, ensinar a outros, aplicação prática — são mais efi cazes.

Pirâmide de Aprendizado (Taxa de retenção média)*

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Leitura 10%

Audiovisual 20%

Demonstração prática 30%

Discussão em grupo 50%

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*NTL Institute for Applied Behavioral Science


Ao planejar um treinamento, tenha em mente as características de apren-dizados de adultos e de sua taxa de retenção de informações. O RI prefere usar discussões em grupo para permitir que os participantes exponham suas experiências, aprendam com o restante dos presentes e controlem seu próprio aprendizado.

Forneça as informações de modo que o maior número possível de conceitos seja retido por todos.

• Capte a atenção do participante. Adultos focam-se nas informações que mais atraem seu interesse.

• Repita a informação. Informações que são repetidas têm mais chance de serem retidas a longo prazo.

• Transfi ra as informações para um caso real. Assegure que os participan-tes possam aplicar o aprendido em situações de sua vida cotidiana.

• Use vários tipos de atividades. Dê aos participantes a oportunidade de aplicar na prática o que aprenderam. Muitos dos guias para líderes de trei-namento incluem atividades para ser desenvolvidas em grupo que reforçam a memorização dos conceitos-chave.

Apresentação a adultos

Geralmente o mensageiro é tão importante quanto a mensagem. Sua compe-tência, credibilidade e entusiasmo infl uenciam o interesse dos presentes pelo treinamento e a capacidade que terão de reter e aplicar o que aprenderam.

Para estabelecer um vínculo positivo com os participantes:

• Esteja à porta do recinto para cumprimentá-los, estabelecendo um relacio-namento antes mesmo do início do treinamento.

• Mantenha contato visual com os presentes, se apropriado.

• Defi na as regras de comportamento antes do início da sessão, e peça que dêem seu parecer. Sugira que seja permitido que todos tenham a chance de dar sua opinião, que todos os comentários sejam ouvidos com mente aberta e que o uso de celulares seja limitado.

• Dê aos participantes a opção de não participar de uma ou outra atividade durante o treinamento, pois são adultos e sabem o que lhes será útil ou não.

• Resuma os pontos discutidos antes de mudar de assunto.

• Conheça os materiais a fundo e procure não ler diretamente das anotações.

• Coloque um pequeno relógio em lugar visível, para não precisar checar constantemente a hora no seu relógio de pulso.

Erros comuns em apresentações

Os seguintes hábitos podem fazer com que o instrutor seja menos efi caz, tanto ao passar informações quanto ao facilitar discussões:

• Cacoetes verbais. O uso excessivo de expressões como ìumî, ìahnî, ìnéî pode distrair os participantes e reduzir o poder de autoridade do orador.

• Cacoetes gestuais. Gestos podem ser úteis para enfatizar alguns pontos, mas abusar deles pode distrair os ouvintes. Entre eles:

– Ajustar constantemente jóias ou óculos

– Abrir e fechar a caneta


– Passar a mão no cabelo

– Recostar-se na parede ou no pódio

– Olhar o relógio com freqüência

– Distribuir materiais

• Problemas de edição. Palavras com erros de ortografi a em slides, materiais informativos ou folhetos de programação maculam a credibilidade do apre-sentador.

• Falar muito depressa. Além de parecer nervoso, um orador que fala muito rápido pode causar frustração naqueles que estão fazendo anotações ou cuja língua materna não é a mesma do apresentador.

• Dar as costas aos participantes. Ao fazer referência a uma imagem, fi que a um ângulo de 45 graus da platéia.


Material informativo 3: Métodos de treinamento

Utilizar diferentes métodos educativos ajuda a manter o interesse dos par-ticipantes e a estrutura da sessão. A técnica que selecionará dependerá em grande parte dos objetivos da sessão e do conhecimento dos participantes, este determinado por processo de identifi cação de necessidades. Apresentar o treinamento em segmentos de cerca de 15 minutos ajuda os participantes a restabelecer seu foco e a permanecer concentrado por outros 15 a 20 minutos. Mudanças de atividades geralmente envolvem diferentes métodos de aprendi-zado, o que ajuda a aumentar a taxa de retenção.

Troca de informações entre participantes

Em exercícios de troca de informações, os participantes são solicitados a contar suas experiências pessoais relacionadas a situações diversas.

Discussões facilitadas

O líder de treinamento incentiva os participantes a compartilhar seus conhecimentos e experiências, mas sem julgar o que é certo ou errado. Este método faz com que os presentes aprendam continuamente sobre o assunto.

Brainstorming (coleta aleatória de idéias)

Os participantes contribuem com idéias em resposta a uma questão ou determinada situação. Todas as idéias e soluções são registradas, não im-portando quão impraticáveis ou estranhas pareçam. Esta técnica incentiva e estimula o pensamento criativo.

Pequenos grupos

Os participantes são divididos em pequenos grupos para possibilitar melhor diálogo e interação. A formação dos grupos pode ser aleatória ou ter base em interesses comuns, como hobbies, envolvendo entre duas a seis pessoas.

Estudos de caso

O instrutor descreve uma situação real ou fi ctícia relacionada ao assunto em questão e pede ao grupo que discuta possíveis soluções. Estudos de caso podem ser apresentados por intermédio de material impresso, dramatiza-ção, TV ou vídeo, e permitem que os participantes pratiquem as habilidades que aprenderam no treinamento.

Troca de informações é o método mais usado pelo Rotary International nos guias para líderes de treinamento. As sessões desses materiais são escritas em forma de discussões orientadas por instrutores. Para mais informações, veja o material informativo 4.

Geração de informações pelos participantes

A geração própria de informações é um dos métodos mais ativos de aprendiza-do e, portanto, o que provavelmente faz com que os participantes as retenham melhor em sua memória.

Discussão com parceiro

Cada participante analisa sozinho determinado problema, discute-o com um parceiro e depois defi ne soluções ou cria um plano de ação. Isto garante que todos os participantes tenham a oportunidade de expor suas opiniões.


Flipcharts

O instrutor solicita a um voluntário que escreva as respostas de algumas questões essenciais no fl ipchart, permitindo, dessa forma, que o grupo vi-sualize os pontos mais importantes do material discutido. O fl ipchart pode também ser utilizado para anotar perguntas ou tópicos a ser discutidos no fi nal da sessão.

Votação

Em uma lista de tópicos, os participantes assinalam uma ou duas opções de sua preferência. Esta atividade permite a leitura individual dos materiais, o que resulta em absorção do conteúdo antes da escolha, e dá ao líder de trei-namento a oportunidade de avaliar rapidamente os interesses individuais.

Dramatização

Participantes atuam como atores de peça de teatro para demonstrar uma idéia ou situação específi ca. Esta técnica funciona melhor em grupos peque-nos, onde os participantes não se sentem tão inibidos.

Coleta de idéias

No fi nal da sessão, cada participante escreve o principal conceito debatido e uma possível aplicação prática. As folhas com as idéias anotadas são reco-lhidas e entregues a diferentes participantes. Dessa forma, todos obtêm uma sugestão nova para aplicar em seu clube.

Plano de ação

Participantes têm certo tempo para pensar sobre o que aprenderam, avaliar as possibilidades de aplicação prática e anotar procedimentos passo a passo de como implementar as idéias.

Fornecimento de informações pelo instrutor

Neste método, o líder de treinamento fornece informações aos participantes. Este tipo de fl uxo é mais efi caz quando informações novas devem ser transmi-tidas em detalhes.

Demonstrações visuais

Instrutor mostra aos participantes o método mais apropriado para atuar ou proceder. Após seu término, permite-se que o grupo faça uma representa-ção do que aprendeu. Este método é mais adequado para pessoas que são aprendizes visuais.

Palestras

Informações são repassadas através de apresentação oral previamente pla-nejada. Palestras permitem que o instrutor tenha total controle da situação, com participação limitada da audiência, por isso, são mais efi cazes quando usadas em conjunção com outro método.

Painéis de discussão

Painéis de discussão aproveitam experiência e conhecimentos de especialis-tas no assunto, os quais podem fazer observações pessoais curtas ou discutir um tópico específi co como grupo. Após sua apresentação e um intervalo para preparação, há um período reservado para perguntas aos painelistas.

Perguntas e respostas

Participantes têm a oportunidade de fazer perguntas sobre o assunto apre-sentado. Este método é mais proveitoso se usado no fi nal de uma sessão.


Educação à distância ou via internet

São usados materiais (impressos, áudio, vídeo, computador, etc.) para transmitir informações a pessoas, que devido a circunstâncias geográfi cas ou de tempo, estão impossibilitadas de comparecer ao local do treinamento. As avaliações podem ser feitas por meio de teste auto-aplicável ou enviando exercícios resolvidos ao instrutor.


Material informativo 4: Como Facilitar o Aprendizado

Em discussões facilitadas são feitas perguntas diretamente aos participantes cujas respostas dependem de seus conhecimentos e suas experiências. Ao facilitar estas discussões, o líder de treinamento deve ser fl exível, permitindo debates internos no grupo ao mesmo tempo em que, por meio de perguntas, direciona o evento aos resultados desejados.

O papel do facilitador

Os facilitadores não devem expor opiniões próprias, pois sua função primária é orientar e monitorar o debate entre os integrantes do grupo. Um bom facili-tador:

• Motiva as pessoas a querer participar

• Mantém o grupo concentrado no assunto e não ultrapassa o tempo de dis-cussão permitido

• Faz perguntas para ajudar a elucidar pontos críticos

• Cria consenso a partir de pontos de vista diversos

• Mantém alto grau de interesse e participação

• Neutraliza problemas de comportamento inadequado no grupo

O facilitador deve projetar uma imagem positiva e mostrar:

• Respeito pelos participantes

• Colaboração

• Tempos alternados para atividades e refl exões

• Reforço positivo

Condução da discussão

Quando é muito lento e tempo demasiado é gasto na análise minuciosa de alguns tópicos, o treinamento pode ser concluído sem que vários pontos te-nham sido abordados. Quando for muito rápido, os comentários são feitos tão concisamente que o grupo conclui o treinamento tendo analisado cada tópico somente superfi cialmente. Formular questões aos participantes ajuda a:

• Incentivar análise do tópico

• Apresentar novos tópicos

• Evocar recordações e experiências dos participantes

• Aumentar a participação

• Rever conceitos de difícil entendimento

• Redirecionar a discussão

Perguntas bem formuladas podem ser usadas para controlar o ritmo do treina-mento. As seguintes técnicas podem ser usadas para esclarecer e manter as dis-cussões focadas, aumentar a participação e administrar o progresso da sessão.

Para incentivar a troca de experiências pessoais:

“Alguém sabe de ocasiões em que esta abordagem funcionou?”


Para chamar atenção a fatores ainda não considerados:

“Baseado em sua experiência, que aspectos do problema precisam ser discu-tidos em mais detalhes?”

“Antes de prosseguirmos, há algum outro aspecto específi co deste tópico que deveria ser considerado?”

Uso construtivo de confl itos:

“Como parece que não estamos conseguindo resolver este problema, podemos seguir para a próxima questão? Talvez obtenhamos informações adicionais nas próximas discussões.”

Para testar a força de um ponto de vista:

“Vamos fazer uma lista das vantagens e desvantagens de cada ponto de vista.”

“Quem pode dar um exemplo relativo a este ponto?”

Para evitar que alguns participantes dominem a discussão:

“Como só temos mais alguns minutos, poderia colocar rapidamente suas observações para que os outros também tenham tempo de fazê-lo?”

Para manter o debate dentro da programação:

“Voltaremos a este tópico no fi nal da discussão.”

“Cobriremos este problema mais tarde. Vamos seguir agora com nossa sessão.”

Para sugerir a necessidade de encerrar a discussão:

“Gostaria de ouvir os comentários fi nais de mais duas ou três pessoas antes de encerrarmos.”

“Temos só mais cinco minutos antes do encerramento. Alguém deseja fazer algum comentário fi nal?”

Técnicas de Questionamento

As perguntas podem ser em aberto, ou seja, sem respostas defi nitivas, o que incentiva discussões, ou fechadas, com respostas usadas para esclarecer um ponto de vista ou checar qual foi o nível de compreensão dos participantes. Os seguintes métodos podem ajudar a aplicar questões (pessoais e/ou inclusas nos guias de líderes de treinamento) para direcionar a discussão.

• Perguntas escritas. Escreva a pergunta em fl ipchart ou no slide, de modo que seja visível para todos. Esta técnica ajuda a manter o enfoque, pois per-mite que os participantes releiam a pergunta durante o debate.

• Perguntas rebatidas. Devolva ao grupo uma pergunta colocada por um participante. Por exemplo: “Esta é uma boa questão. Como vocês resolve-riam este problema?”

• Perguntas revertidas. Sugira que a pessoa que fez a pergunta dê sua opinião sobre o assunto. Coloque a questão ao grupo para comentários adicionais.

• Perguntas redirecionadas. Redirecione para outro participante a pergunta que foi formulada. Esta técnica incentiva discussões e, ao mesmo tempo, faz a correlação com questões anteriores. A pergunta pode ser repassada a um participante que sabidamente possui conhecimento sobre o assunto.


• Perguntas para manter o foco. Ao responder perguntas, especialmente as que possibilitam narrativas, os participantes podem se distanciar do tópico. Para chamar a atenção de volta ao assunto, pergunte ao grupo se a questão original foi respondida adequadamente, ou faça outra pergunta para levar o grupo de volta ao tópico. Outra maneira é comentar: “Nós nos afastamos do tópico inicial. É importante voltar ao assunto original.”

Ocasionalmente, é aconselhável que o próprio instrutor responda a algumas perguntas. Por exemplo, se souber a resposta a alguma questão, poderá inter-vir para economizar tempo ou prevenir possíveis informações erradas.

Participantes problemáticos

O instrutor deve planejar com antecedência como agir no caso de pessoas que não colaboram e atrapalham o treinamento. Eis algumas sugestões para quan-do o participante:

• Opina freqüentemente. Pergunte ao restante do grupo: “O que vocês pensam sobre este assunto?”

• Prolonga a colocação de sua opinião: Pergunte-lhe: “Pode resumir sua idéia em poucas palavras para que possamos anotá-la?”

• Traz à tona questões irrelevantes. Diga: “Não tenho certeza de como isto se encaixa em nossa discussão. Pode ser mais claro?”

• Desafi a opiniões de outros. Pergunte ao restante do grupo: “O que vocês pensam sobre a opinião deste participante?”

Se a pessoa cria problemas freqüentemente, envolvê-la no treinamento geral-mente provoca reação positiva. Contudo, se o mau comportamento continuar, fale com ela em particular e explique o problema. Muitas vezes, este tipo de conduta é intencional, assim, procure não atacar a auto-estima do participan-te, mas mostre que o aprendizado deve ser conduzido em um ambiente de respeito.


Material informativo 5: Comunicação Não-Verbal

Não é somente o que é dito, mas também como é dito, que é importante em um treinamento. Mensagens não-verbais são um componente essencial no processo de aprendizado. Líderes de treinamento devem estar atentos a estes tipos de sinais, pois:

• Compreender o que os participantes estão transmitindo não-verbalmente permite modifi car as técnicas de treinamento em uso.

• Estar ciente das mensagens não-verbais que está transmitindo aos parti-cipantes aumenta a conscientização sobre a percepção destes sobre o treinamento.

Qualidades vocais e vocalização

Entonação, infl exão, cadência e volume têm impacto nas palavras que usa-mos. Se está alegre, sua voz pode mostrar essa alegria, mas se está entediado, amedrontado ou inseguro, esses sintomas também podem ser percebidos pelos ouvintes.

Expressões faciais

A expressão facial pode indicar se algum participante não está de acordo com uma declaração, não entendeu certa colocação ou tem algo a dizer. O instru-tor pode mostrar interesse ou preocupação por meio de sua expressão facial, mesmo que não tenha identifi cado seu sentimento em palavras.

Gestos

Um estilo de apresentação vivaz e energético captura a atenção dos participan-tes, torna o material mais interessante e facilita o aprendizado. Participantes que mexem a cabeça positivamente indicam que estão escutando e concordan-do com o falado.

Silêncio

Permanecer quieto em frente do grupo de discussão no começo da sessão pode ser uma maneira efi caz de mostrar que está na hora de começar. O silêncio após a formulação de uma pergunta permite que os participantes se preparem mentalmente para responder. Em algumas culturas, se os participantes conhe-cem o assunto em pauta, é considerado apropriado permanecer em silêncio e não responder à pergunta.

Contato visual.

Contato visual ajuda a controlar o fl uxo de comunicação, além de poder indicar quem será o próximo a falar ao se movimentar pela sala. O uso desta técnica varia conforme a cultura.

Posição na sala

O instrutor que cumprimenta as pessoas antes do início da sessão passa uma mensagem de segurança e controle da situação. Aproximar-se do participante pode indicar interesse, e afastar-se pode indicar que talvez deseje ouvir a opi-nião de outra pessoa. Normas culturais defi nem a distância mínima entre duas pessoas. Preste atenção a sinais de desconforto ao invadir o espaço dos partici-pantes e afaste-se conforme apropriado.


Material informativo 6: Técnicas de Gerenciamento de Tempo

Gerenciamento de tempo é importante em treinamentos rotários, pois os sócios participam durante seu tempo livre. O controle efi caz de tempo evita que os participantes se sintam sobrecarregados, entediados ou frustrados.

Causas de Perda de Tempo Solução

Começar atrasado Comece o treinamento no horário indicado na agenda. Se nem todos os participantes chega-ram, inicie uma discussão ou atividade que não exija que todos estejam presentes.

Começar uma atividade quando os participantes estão confusos sobre o que devem fazer

Forneça instruções claras aos participantes. Se forem de difícil compreensão, imprima-as e as distribua com antecedência. Para certifi car-se de que compreenderam, peça a um dos presentes que repita as instruções orientativas.

Escrever no fl ipchart enquanto os participantes esperam

Prepare os fl ipcharts com antecedência. Se necessário, peça que um voluntário o ajude durante as discussões.

Distribuir materiais infor-mativos para cada partici-pante

Prepare pacotes de materiais informativos com antecedência. Se possível, inclua-os no mate-rial de inscrição, distribua-os antes do início da sessão, ou peça a alguns participantes que o ajudem a distribuí-los durante o treinamento.

Demonstrar passo a passo uma tarefa ou processo discutido durante a sessão de treinamento

Mostre somente partes que sejam novas ou essenciais para a compreensão geral do partici-pante.

Permitir que os subgrupos relatem uma a uma suas repostas ao restante dos participantes

Forneça folhas de fl ipchart e canetas para os que os grupos registrem suas respostas. Peça que cada um apresente um ponto que ainda não foi citado. Todos os pontos podem então ser visua-lizados juntos e discutidos.

Permitir discussões ex-tensas que se afastam dos assuntos principais

Volte à matéria inicial, mas encoraje aqueles que foram interrompidos a expressar suas opini-ões em discussões subseqüentes ou durante o intervalo.

Esperar que participan-tes se apresentem como voluntários

Durante os intervalos, recrute voluntários. Convoque pessoas quando ninguém se volun-tariar.

Requisitar idéias ou perguntas de um grupo cansado

Forneça uma lista de possíveis comentários e sugestões, pois pode servir como ponto inicial para os participantes.


Material informativo 7: Materiais e Equipamentos de Treinamento

Vários equipamentos e materiais de apoio estão disponíveis para facilitar o treinamento e ajudar na interação entre o instrutor e os participantes.

Mesas, carteiras e cadeiras

Mesas e carteiras possibilitam que os participantes tomem notas durante o evento, podendo ser dispostas de várias maneiras, de acordo com o método de treinamento seguido. Calcule cerca de 1 metro de espaço na mesa por partici-pante. (por ex.: duas cadeiras em uma mesa de 2 m).

Equipamentos de som

Microfones e alto-falantes são essenciais para sessões plenárias e painéis de discussão. Pode ser necessário usar transmissores portáteis ou de lapela, ou mais de um microfone, especialmente se a sessão for aberta a perguntas e/ou comentários pelos participantes. Dependendo da situação, pode haver necessi-dade de aparelhos para interpretação simultânea.

Computadores e equipamentos de apoio

Computador e impressora podem ser úteis para registrar informações resul-tantes de discussões em grupo ou workshops (por exemplo, uma sessão sobre defi nição de metas). Outra função pode ser demonstrar como novas tecnolo-gias podem ajudar a cumprir tarefas no clube e distrito.

Retroprojetores e projetores multimídia

Transparências ou slides podem ser usados para reforçar mensagens visu-almente, enfatizando pontos-chave e esclarecendo informações obscuras. A aparência deve ser profi ssional, com pontos claros e sucintos. Não sobrecar-regue os participantes com muito texto, ou gráfi cos e tabelas excessivamente detalhados. Via de regra, o tamanho ideal de fonte é de no mínimo 24 pontos. Veja os exemplos a seguir:

Todos os guias do RI para líderes de treinamento incluem slides para reforçar pontos-chave, os quais são enviados em CD-ROM junto com a publicação ou podem ser baixados do site do RI (www.rotary.org).

Tela de projeção

A superfície de uma tela permite a projeção de slides. Se não dispuser de tela, uma folha grande de papel branco ou uma parede lisa branca pode substituí-la. Certifi que-se de que a projeção seja vista por todos na sala.


Videocassete ou DVD e Televisão

Filmes mostrando situações interessantes e relevantes podem ser muito úteis. Se a sala for grande, use tela de projeção. Pode ser necessário ajustar a ilumi-nação ambiente para prevenir refl exos na tela (verifi que este problema antes do início da sessão).

Materiais informativos

Materiais informativos geralmente contêm informações que podem ser consul-tadas pelos participantes durante palestras, discussões, etc.

Crachás e cartões de mesa

Estes itens permitem que os instrutores e participantes saibam os nomes uns dos outros e identifi quem os clubes ou distritos de origem.

Blocos de anotação e canetas ou lápis

A disponibilidade desses materiais incentiva os participantes a tomar notas.

Pódio

A colocação de um pódio na sala fornece espaço para o instrutor colocar seus materiais e anotações, facilitando a apresentação.

Flipcharts e marcadores

Flipcharts são usados para registrar pontos importantes das discussões e ajudar os instrutores a se dedicar a questões que requerem mais atenção. Pode tam-bém servir para anotar um resumo dos principais pontos da sessão.

Quadro branco, marcadores e apagador

Assim como o fl ipchart, o quadro branco pode ser usado para registrar as-suntos discutidos, com a vantagem de que economiza papel pois as anotações podem ser apagadas. A desvantagem é justamente a perda destas anotações após serem apagadas. Estes materiais de apoio costumam ser fornecidos pelo departamento de eventos do hotel.

Jarras e copos d’água

Tanto instrutores como participantes precisam ter água à disposição durante discussões longas.

Preço e conveniência são os principais elementos a ser levados em considera-ção com relação a equipamentos de treinamento. Informe-se com antecedência sobre o que há disponível no local do evento.


Material informativo 8: Lista de verifi cação para salas de treinamento

Utilize a seguinte lista para assegurar que as salas estejam preparadas adequa-damente e os equipamentos de apoio em perfeito estado de funcionamento.

Checagem fi nal antes da sessão

Nome da sala:

Localização da sala:

Checagem do layout geral:

O layout das mesas e cadeiras na sala está correto?

Há cadeiras sufi cientes para todos os participantes?

A agenda do evento foi afi xada em local visível a todos?

O título de evento e/ou sessão pode ser visto por todos?

Há água para todos os participantes e instrutores?

Os cabos elétricos dos equipamentos estão fora da passagem de pessoas, ou protegidos de maneira a evitar acidentes?

Checagem da posição do projetor e da tela:

A lâmpada do projetor está funcionando (não está queimada)?

Há uma lâmpada de reserva?

O foco do projetor está correto?

Todos podem ver a tela de projeção sem obstruções?

O equipamento está em local que evita refl exos na tela (não está direta-mente embaixo de uma luminária)?

Há transparências em branco e marcadores disponíveis?

Checagem das condições dos materiais de treinamento:

As folhas de fl ipchart estão no cavalete?

Os textos escritos nos fl ipcharts são visíveis para todos os participantes (letras com no mínimo 5 cm de tamanho)?

Há marcadores para fl ipchart disponíveis?

Há um local perto do retroprojetor para deixar as transparências?

O videocassete/DVD e a televisão estão funcionando?

O volume está adequado?

Todos podem ver a tela sem obstruções?

O videocassete, ou o DVD, está pronto para ser usado?

Os materiais informativos estão prontos para ser distribuídos?

Os cartões de mesa para os participantes estão nos locais corretos?

Há uma caneta indicadora disponível para ser usada?

Há um relógio disponível e em local visível?

Após a sessão

Todos os formulários de avaliação foram recolhidos?

Os materiais extras foram devolvidos?

246-PO—(207)

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 EUA

www.rotary.org

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Disponível por intermédio do governador eleito ou no site do Rotary www.rotary.org

GUIA PARA INSTRUTORES DO RI

+ Ampla descrição do programa de treinamento do RI

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+ Fácil adaptação às circunstâncias locais

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Documents

Manual de capacitação