Manteision a Heriau

Beth yw ystyr cyflwyno adroddiadau ariannol amserol?

Nid mater o wneud yr un pethau ag o’r blaen ond yn gynt yw cyflwyno adroddiadau ariannol amserol. Yn

hytrach, mae’n ymwneud ag adolygu holl drefniadau cyfrifyddu a chyflwyno adroddiadau’r corff a nodi

ffyrdd newydd o weithio er mwyn cyflwyno adroddiadau o fewn terfynau amser tynnach. Mae’n cydnabod y

dylai cynhyrchu cyfrifon diwedd blwyddyn fod y cam olaf un o broses gyfrifyddu dros flwyddyn gyfan.

Mae cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn bwysig i staff sy’n defnyddio gwybodaeth ariannol. Mae

angen gwybodaeth sy’n amserol ac yn ddefnyddiol ar y defnyddwyr hyn am eu bod yn defnyddio’r

wybodaeth hon i wneud penderfyniadau am y corff cyhoeddus, neu ar ei ran.

Mae Llywodraeth y DU yn gosod terfynau amser tynnach i gyrff cyhoeddus gyhoeddi eu cyfrifon. Bydd

cynhyrchu cyfrifon yn amserol yn bwysicach nag erioed pan fydd Cyfrifon Llywodraeth Gyfan yn cael eu

paratoi. Mae’r broses yn dibynnu’n allweddol ar allu cyrff cyhoeddus i gyflwyno ffurflenni cyfrifon cywir yn

brydlon i Lywodraeth Cymru. Mae cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn eich helpu i wneud hyn.

Beth yw manteision cyflwyno adroddiadau ariannol amserol?

Mae cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn creu manteision yn ystod y flwyddyn ariannol a hefyd pan

fydd y cyfrifon yn cael eu paratoi. Mae’n caniatáu i chi ganolbwyntio ar faterion cyfredol a datblygu

cynlluniau ar gyfer y dyfodol, drwy wella systemau ariannol a gwella ansawdd gwybodaeth ariannol.

Hysbysu rhanddeiliaid

Mae gwaith corff cyhoeddus yn effeithio ar lawer o bobl, grwpiau a sefydliadau. Rhanddeiliaid y corff yw’r

rhain. Gall rhanddeiliaid fod yn fewnol (e.e. staff) neu’n allanol (e.e. contractwyr a’r cyhoedd). Bydd

rhanddeiliaid yn defnyddio gwybodaeth ariannol i benderfynu sut i ryngweithio â’r corff cyhoeddus. Mae

cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn gwneud y wybodaeth a ddarparwch i randdeiliaid yn fwy

perthnasol.

Gwella rheolaeth ariannol

Mae cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn eich helpu i archwilio a chywiro gwendidau yn eich

systemau ariannol. Mae cyhoeddi cyfrifon gyda barn archwilio eglur yn arwydd o reolaeth ariannol dda.

Mae rheolaeth ariannol well yn eich galluogi i ganolbwyntio ar faterion ariannol cyfredol a datblygu

cynlluniau ar gyfer y dyfodol.

Rheoli adnoddau’n well

Bydd y systemau a’r prosesau a ddatblygwch ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol amserol yn gwella

eich gwybodaeth reolaeth ariannol yn ystod y flwyddyn e.e. drwy awtomeiddio eich prosesau. Bydd hyn yn

caniatáu i chi wneud penderfyniadau’n seiliedig ar y wybodaeth ddiweddaraf ac yn arwain at welliannau yn

y defnydd o adnoddau. Er mwyn cyflwyno adroddiadau ariannol amserol, rhaid wrth raglen waith fwy

cytbwys gyda mwy o bwyslais ar reolaeth ariannol yn ystod y flwyddyn. Golyga hyn y gallai galwadau ar

staff ariannol fod yn llai agored i newidiadau tymhorol.

Cynhyrchu cyfrifon yn amserol

Mae cynhyrchu datganiadau ariannol gydag adroddiad archwilio glân yn rhoi sicrwydd i bawb fod

llywodraethu ariannol da ar waith. Mae hyn yn gwella gallu corff cyhoeddus i gynllunio ar gyfer y dyfodol ac

yn cefnogi trefniadau gosod cyllideb. Mae cynhyrchu cyfrifon amserol yn allweddol i sicrhau bod

adroddiadau ariannol yn cael eu cyflwyno o fewn terfynau amser tynn.

Beth yw heriau cyflwyno adroddiadau ariannol amserol?

Cymorth a chyfraniad corfforaethol

Mae ymrwymiad a chyfraniad ar bob lefel o’r corff cyhoeddus yn allweddol i lwyddiant neu fethiant y broses

o gyflwyno adroddiadau ariannol amserol. Bydd angen i bob adran gefnogi gwelliant mewn arferion a

phrosesau ariannol. Hefyd, bydd angen i chi ymgysylltu â’r holl staff i weld lle gellir gwneud gwelliannau a

lle gellir newid arferion gweithio.

Systemau a pholisïau

Efallai nad yw eich systemau a’ch polisïau presennol yn cefnogi’r broses o gyflwyno adroddiadau ariannol

amserol. Mae systemau cyfrifyddu sy’n seiliedig ar arian parod yn golygu proses hir o waith papur cyn y

gallwch baratoi’r cyfrifon. Mewn llawer o achosion, efallai na fydd eich systemau wedi’u hintegreiddio a

bydd gofyn am gysoniadau cymhleth ar ddiwedd blwyddyn. Mae’n hanfodol sicrhau bod capasiti a gallu

eich systemau TG ar eu gorau.

Rheoli prosiect

Mae maint a chymhlethdod sefydliadau yn golygu fod yn rhaid i chi reoli eich prosiect cyflwyno adroddiadau

ariannol amserol yn effeithiol. Bydd angen cynllun prosiect arnoch i nodi allbynnau, problemau posibl a

phryd y gallai’r rhain ddigwydd. Gallai hyn gynnwys cynllunio llwyth gwaith staff, recriwtio a hyfforddiant.

Cyfathrebu ag archwilwyr

Gall diffyg cyfathrebu da â’ch archwilydd eich rhwystro rhag nodi a datrys problemau’n amserol. Rhaid i

gyrff cyhoeddus weithio mewn partneriaeth â’u harchwilydd allanol drwy gydol y flwyddyn ariannol, nid dim

ond ar ddiwedd blwyddyn.

Offeryn hunanasesu ar gyfer archwilwyr allanol

Offeryn hunanasesu ar gyfer sefydliadau sector cyhoeddus

Offeryn hunanasesu ar gyfer archwilwyr allanol

Dylai cyrff cyhoeddus ystyried pedair elfen allweddol er mwyn cyflwyno adroddiadau ariannol amserol:

1. Newid diwylliant;

2. Cynllunio;

3. Gweithio yn ystod y flwyddyn;

4. Cau’r cyfrifon.

1. Newid Diwylliant

Mater Arfer da Cyflawni’n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A yw’r archwilydd wedi ystyried a yw’r fethodoleg archwilio yn addas ar gyfer cau cyfrifon yn gyflymach?

Dylai archwilwyr adolygu eu dull cyffredinol o archwilio i wneud yn siŵr ei fod yn cyd-fynd â gofynion cau cyfrifon yn gyflymach. Ni fydd dull o archwilio sy’n canolbwyntio llawer o’r gwaith archwilio ar y cyfrifon diwedd blwyddyn yn gweddu i’r amserlenni byrrach, rheolaidd sy’n cymell cau cyfrifon yn gyflymach. Yn y sector preifat, datblygodd archwilwyr dechnegau i’w helpu i ddod â’r archwiliad i ben a chau’r cyfrifon ar yr un pryd.

Mae cyfrifon interim yn rhoi golwg fwy cyflawn ar sefyllfa ariannol y corff a archwilir nag y byddai cymharu gwariant yn erbyn y gyllideb yn ei wneud. Dull archwilio effeithiol fyddai defnyddio’r wybodaeth hon i gynllunio’r archwiliad, gan ganolbwyntio ar risgiau allweddol a rhoi sicrwydd ynglŷn â thrafodion yn ystod y flwyddyn.

A yw’r archwilydd yn rheoli’r portffolio archwilio drwy gydol y flwyddyn?

Trwy adolygu cynnydd pob archwiliad yn ystod y flwyddyn, gall archwilwyr nodi problemau newydd ac unrhyw lithro yn yr amserlen. Mewn rhai achosion, gallai’r problemau hyn ymestyn dros nifer o gyrff.

Os yw’r adolygiad yn nodi problemau, gall archwilwyr roi camau ar waith i’w datrys yn fuan. Gall hyn helpu i leihau effaith problemau neu anghytundeb â chyrff a archwilir. Gallai’r camau gynnwys symud adnoddau i safleoedd archwilio neu roi cyngor i dimau archwilio ar sut i ymdrin â materion sy’n codi.

A yw’r archwilydd wedi cyfleu’n fewnol ei ymrwymiad i gau cyfrifon yn gyflymach?

Gellir defnyddio gweithdai cau cyfrifon yn gyflymach i gyfarwyddo timau archwilio ar yr hyn y mae disgwyl iddynt ei wneud. Bydd gweithdai yn gyfle hefyd i ddarganfod beth fydd eraill yn ei gyfrannu a’r cymorth a allai fod ar gael iddynt. Gallant helpu i nodi a datrys problemau. Er enghraifft, gallai terfyn amser synhwyrol argyhoeddi’r rhai sy’n bresennol fod modd cau cyfrifon yn gyflymach.

Dull arall yw dosbarthu papurau briffio. Gall y fformat gyfrannu llawer tuag at wneud y broses yn eglur, yn enwedig i aelodau llai profiadol o staff. Dylai’r cynnwys fod yn eglur ynglŷn â’r hyn sy’n ofynnol, gan bwy ac erbyn pryd.

A yw’r archwilydd wedi cyfleu ei ymrwymiad i gau cyfrifon yn gyflymach i’r cyrff a archwilir?

Bydd archwilwyr yn dangos eu hymrwymiad i gau cyfrifon yn gyflymach drwy eu dull o archwilio a thrwy rannu arfer da.

Rhaid iddynt ddangos y bydd eu dull o archwilio yn gwneud defnydd o ddatblygiadau a wnaed gan y corff a archwilir. Gall trefniadau cyrff cyhoeddus wella drwy ddysgu gwersi o brofiadau cyrff eraill. Gall archwilwyr hwyluso hyn drwy rannu arfer da.

Gall archwilwyr gyflwyno’r dull newydd a rhannu arfer da drwy weithdai, papurau briffio, llythyrau ymgysylltu a llythyrau archwilio blynyddol.

2. Cynllunio

Mater Arfer da Cyflawni’n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A yw’r Archwilydd wedi cynnwys cau cyfrifon yn gyflymach yn y cynllun cyffredinol ar gyfer cyflawni archwiliad ar draws y portffolio?

Mewn llawer o achosion, bydd gan archwilwyr bortffolio o archwiliadau y bydd angen eu rheoli fel cyfanwaith er mwyn cwblhau archwiliadau o fewn y gwahanol derfynau amser. Bydd angen i gynlluniau archwilwyr ar gyfer cau archwiliadau yn gyflymach ystyried eu holl waith a’u hymrwymiadau archwilio. Bydd angen integreiddio’r rhain mewn un cynllun sengl i sicrhau llwyddiant.

Gall materion sy’n codi mewn un archwiliad ymddangos mewn archwiliadau eraill hefyd, a gall anawsterau a brofir mewn un archwiliad gael effaith ganlyniadol ar ddyraniad adnoddau mewn archwiliadau eraill.

Bydd monitro’r portffolio archwilio yn ei gyfanrwydd yn rhoi golwg eang ar y materion sy’n codi ac yn tynnu sylw at feysydd lle gallai fod angen adnoddau ychwanegol er mwyn cadw’r rhaglen gyfan ar y trywydd iawn.

A yw’r Archwilydd wedi ystyried pa adnoddau sydd eu hangen ar gyfer ei gynllun?

Rhaid i archwilwyr gynllunio’r archwiliad gan gadw’r angen i gau cyfrifon yn gyflymach mewn cof. Bydd y cynlluniau hyn yn newid natur ac amseriad y gwaith a gyflawnir ac adnoddau staff.

Golyga hyn fod angen i archwilwyr nodi a chytuno ar y gwaith y gallant ei gwblhau yn ystod y flwyddyn gyda’r corff cyhoeddus. Golyga hefyd y dylai’r archwilwyr a’u cwmni nodi a chytuno ar yr adnoddau sydd eu hangen i gyflawni’r gwaith a phryd fydd yr adnoddau ar gael.

Mae sgiliau, offer a thechnegau archwilio newydd ar gyfer cau cyfrifon yn gyflymach yn golygu bod yn rhaid i staff archwilio gael hyfforddiant a chymorth digonol ac amserol. Hefyd, bydd angen canllawiau ar faterion sy’n codi a’r defnydd o dechnegau ac offer newydd ar dimau archwilio. Bydd gofyn darparu’r canllawiau hyn yn gynharach yn ystod y cylch archwilio, a dylai archwilwyr ystyried pa adnoddau ychwanegol fydd eu hangen i wneud hyn.

Mae cyrff cyhoeddus yn gwerthfawrogi dilyniant o ran staff archwilio. Mae cau cyfrifon yn gyflymach yn ei gwneud hi’n ofynnol i archwilwyr gael dealltwriaeth lawn o strwythurau a systemau mewnol y corff cyhoeddus. Gall gorfod egluro’r holl broses o gau cyfrifon o’r newydd i dîm cwbl newydd o archwilwyr fod yn rhwystredig i staff cyllid ac yn draul ar eu hamser. Gall archwiliadau fod yn fwy effeithlon os yw’r un tîm craidd yn bresennol trwy gydol yr archwiliad ac yn gyfarwydd â systemau’r corff cyhoeddus.

A yw’r archwilydd wedi adolygu ei weithdrefnau a’i offer?

Gallai cau cyfrifon yn gyflymach alw am newidiadau i’r dull o archwilio. Bydd yn golygu fod mwy o waith yn cael ei gwblhau cyn diwedd y flwyddyn. Hefyd, efallai y bydd archwilwyr angen offer archwilio newydd neu wedi’u diweddaru i gefnogi’r newidiadau hyn.

Dyma rai meysydd penodol lle gallai archwilwyr newid pwyslais eu gwaith er mwyn cael digon o sicrwydd archwilio:

Mwy o ddefnydd o weithdrefnau dadansoddi yn ystod y flwyddyn. Cânt eu defnyddio i nodi patrymau anarferol yn y cyfrifon a allai effeithio ar eu cywirdeb a’u cyflawnrwydd. Hefyd, gall gweithdrefnau dadansoddi rhagfynegol helpu i brofi cyflawnrwydd a chywirdeb y canlyniadau diwedd blwyddyn.

Cynnal profion cadarn ar systemau ariannol allweddol a all ddarparu sicrwydd fod eu hallbwn yn gyflawn ac yn gywir.

Adolygu gwaith archwilio mewnol. Mewn rhai achosion, mae’n bosibl y bydd tîm Archwilio Mewnol y corff cyhoeddus ei hun wedi gwneud gwaith manwl a allai fod o ddefnydd i’r archwilydd drwy ddarparu sicrwydd ar gyfer yr archwiliad allanol.

Gwaith arall a gyflawnwyd gan yr archwilydd allanol. Yn ystod y flwyddyn, mae’n bosibl y bydd yr archwilydd allanol yn cyflawni gwaith, e.e. ardystio ceisiadau am grantiau, fel rhan o’u cyfrifoldebau eraill. Dylai archwilwyr ystyried sut y mae’r gwaith hwn yn darparu sicrwydd ar gyfer yr archwiliad o’r cyfrifon.

Gwaith y mae’r corff cyhoeddus yn ei gwblhau yn ystod y flwyddyn, er enghraifft prisiadau a chymeradwyo polisïau cyfrifyddu allweddol.

A yw’r archwilydd wedi adolygu’r llwyddiannau a’r problemau o flynyddoedd blaenorol?

Dylid ystyried Gwybodaeth a Phrofiad Archwilio Cronnol (CAKE) y corff cyhoeddus bob amser wrth gynllunio’r dull archwilio.

Er mwyn datblygu cynllun archwilio sy’n bodloni anghenion y corff, dylai archwilwyr ystyried beth ddigwyddodd yn ystod archwiliad y flwyddyn flaenorol. Yn ogystal ag adolygu digwyddiadau’r gorffennol, rhaid i’r archwilydd ystyried a oes ffactorau sydd wedi codi neu newid yn ystod y flwyddyn sy’n golygu bod angen dull newydd o archwilio.

Mae profiadau blynyddoedd blaenorol y gellid eu hystyried yn cynnwys:

• A nodwyd unrhyw feysydd arfer da y gellid eu cymhwyso’n fwy eang yn y corff hwn neu gorff arall sy’n cael ei archwilio?

• A oedd materion yn codi a arafai’r cynnydd a wnaed a sut y gellid nodi ac ymdrin â’r rhain yn gynt?

• A oedd unrhyw feysydd lle'r oedd y cynllun yn rhy uchelgeisiol a’r amserlen yn anghyraeddadwy?

Mae newidiadau i’r amgylchedd cyfrifon y gellid eu hystyried yn cynnwys:

• A fu unrhyw newidiadau i’r terfynau amser ar gyfer cyflwyno adroddiadau allanol?

• A fu unrhyw newidiadau i systemau ariannol yn ystod y flwyddyn? • A yw’r corff archwilio wedi gwneud cynnydd tuag at gau cyfrifon yn

gyflymach?

A yw’r archwilydd wedi sicrhau y bydd ei gynllun archwilio ar gyfer y corff cyhoeddus yn cydweddu’n dda â chynllun cau cyfrifon y corff a archwilir?

Er mwyn sicrhau bod cyfrifon yn cael eu cau’n gyflymach, rhaid i’r corff cyhoeddus a’r archwilydd gydweithio. I wneud hyn, rhaid i’r ddau barti fod yn ymwybodol o gynlluniau ei gilydd. Un ffordd o wneud hyn yw i’r archwilydd fynychu gweithdai a chyfarfodydd briffio mewnol a gynhelir gan y corff cyhoeddus. Gellir trafod unrhyw broblemau a allai beri oedi yn y broses gau cyfrifon ac archwilio ar gam buan. Gellir cydlynu gwaith archwilio â thasgau a gweithdrefnau cau cyfrifon y corff a archwilir er mwyn osgoi unrhyw beth annisgwyl.

A gyflwynir adroddiadau ar y cynllun archwilio manwl a’r amserlen i’r pwyllgor archwilio?

Ar ôl paratoi’r cynllun archwilio manwl, rhaid i’r archwilydd a’r corff sy’n cael ei archwilio gytuno arno. Y pwyllgor archwilio sy’n gyfrifol am ystyried materion sy’n ymwneud â’r archwiliad. Bydd gan y pwyllgor drosolwg ar baratoadau’r corff sy’n cael ei archwilio.

Mae cyflwyno adroddiadau ar y cynllun archwilio i’r pwyllgor archwilio yn helpu i sicrhau ymrwymiad y corff i gefnogi’r dull o archwilio.

3. Gweithio yn ystod y flwyddyn

Mater Arfer da Cyflawni’n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A yw’r archwilydd yn cydlynu gwaith â phroses gyfrifon rheoli’r corff cyhoeddus?

Mae cyrff cyhoeddus yn defnyddio cyfrifon rheoli i helpu i gofnodi, cynllunio a rheoli gweithgareddau ac i gynorthwyo gyda’r broses o wneud penderfyniadau. Fel arfer, caiff y rhain eu paratoi’n fisol. Maent yn cynnwys ffynhonnell gyfoethog o wybodaeth am drefniadau ariannol y corff cyhoeddus.

Gall archwilwyr ddefnyddio’r cyfrifon rheoli i nodi meysydd lle gellir dwyn gwaith archwilio ymlaen o ddiwedd y flwyddyn. Hefyd, mae’r cyfrifon hyn yn helpu archwilwyr i greu darlun o drefniadau ariannol y corff drwy gydol y flwyddyn.

A yw’r archwilydd yn gwneud defnydd o weithdrefnau dadansoddi i ddarparu sicrwydd ar gyfer y cyfrifon diwedd blwyddyn?

Bydd gweithdrefnau dadansoddi a gyflawnwyd yn ystod y flwyddyn yn helpu i brofi cywirdeb a chyflawnrwydd data ariannol a ddefnyddiwyd i baratoi’r cyfrifon diwedd blwyddyn. Hefyd, cânt eu defnyddio i nodi patrymau anarferol yn y cyfrifon.

Mae’r gweithdrefnau’n cynnwys:

cymariaethau syml sy’n cymharu’r gyllideb â’r sefyllfa wirioneddol ar gyfer y flwyddyn gyfredol;

dadansoddi tueddiadau, gan gymharu un flwyddyn â blynyddoedd eraill;

dadansoddi cymarebau, gan gymharu un eitem yn y cyfrifon ag un arall;

dadansoddi rhagfynegol, rhagweld gwybodaeth i’w chymharu â data gwirioneddol.

Gall cymharu trafodion hyd yma â’r gyllideb neu ddisgwyliadau eraill dynnu sylw at broblemau wrth iddynt godi. Gall yr archwilydd ailddyrannu adnoddau os oes angen a gall y corff cyhoeddus roi camau unioni ar waith yn brydlon.

Gall technegau rhagfynegol ddarparu sicrwydd lle ceir cyfres o ffactorau a thrafodion amrywiol nad oes modd eu cymharu’n uniongyrchol â chyfnodau blaenorol. Gellir gwneud y gwaith cyn diwedd y flwyddyn.

A yw’r archwilydd yn archwilio mantolenni ac eitemau heb fod yn arian parod yn ystod y flwyddyn?

Mae mantolenni’n cynnig darlun llawn o’r sefyllfa ariannol drwy ddangos effeithiau llawn refeniw a gwariant cyfalaf; nid dim ond prosesau diwedd blwyddyn sy’n draul ar amser yw’r rhain. Hefyd, gellir adolygu trafodion nad ydynt yn ymwneud ag arian parod cyn diwedd y flwyddyn. Maent yn cynnwys dibrisio, dyraniadau gorbenion ac aildaliadau mewnol eraill.

Lle mae corff cyhoeddus yn prosesu ac yn cyflwyno adroddiadau ar y mantolenni a thrafodion nad ydynt yn ymwneud ag arian parod yn ystod y flwyddyn, mae cyfle i archwilwyr gwblhau gwaith archwilio yn ystod y flwyddyn. Gall gwaith o’r fath dynnu sylw at faterion a allai beri oedi rhag rhyddhau’r datganiadau ariannol ar ddiwedd y flwyddyn. Bydd angen i archwilwyr farnu pa mor effeithiol fydd y broses o brofi’r eitemau hyn yn ystod y flwyddyn.

Wrth wneud gwaith yn ystod y flwyddyn, a yw’r archwilydd wedi ystyried sut y mae hyn yn rhoi sicrwydd ar gyfer yr archwiliad o’r cyfrifon?

Dylai’r holl waith y mae’r archwilydd yn ei wneud yn ystod y flwyddyn neu wrth dderbyn y cyfrifon gefnogi barn yr archwilydd a’i gyfrifoldebau eraill. Fel rhan o’u gwaith arferol ar gynllunio archwiliad, dylai archwilwyr ystyried y prif risgiau sy’n wynebu’r archwiliad. Mae’r rhain yn risgiau a allai arwain at gamgymeriad o sylwedd neu gamddatganiad yn y cyfrifon. Ar ôl eu nodi, dylai’r archwilydd ystyried sut i fynd i’r afael â’r risgiau hyn.

Gan hynny, dylai’r cynllun archwilio nodi pa waith sydd i’w wneud yn ystod y flwyddyn a’r sicrwydd archwilio y bydd pob darn o waith yn ei ddarparu.

Ar ôl cwblhau’r gwaith canol blwyddyn, a yw’r archwilydd yn paratoi crynodeb o’r gwaith a wnaed a’r sicrwydd archwilio a gafwyd ac yn ei ddwyn ymlaen i’r archwiliad o’r cyfrifon?

Gall cynnal profion yn ystod y flwyddyn, o gynllunio a chyflawni’r broses yn effeithiol, ddarparu lefelau sylweddol o sicrwydd i’r archwilydd ar gyfer yr archwiliad diwedd blwyddyn.

Bydd yr archwilwyr yn adolygu canlyniadau profion archwilio, yn penderfynu a yw’r canlyniadau’n darparu’r lefel a gynlluniwyd o sicrwydd ac yn ystyried a oes angen gwaith pellach yn yr archwiliad terfynol. Dylai archwilwyr ddogfennu’r asesiad hwn. Os oes angen gwaith pellach cyn yr archwiliad terfynol, dylai archwilwyr ystyried pa sicrwydd archwilio fydd y gwaith yn ei ddarparu. Dylid cynnal adolygiad pellach o’r gwaith ychwanegol ar gyfer yr archwiliad terfynol. Hefyd, bydd angen i’r archwilydd nodi problemau posibl a allai godi yn yr archwiliad terfynol.

A yw’r rhwystrau a’r problemau wedi’u nodi a’u datrys?

Dylai archwilwyr adolygu’n rheolaidd y cynnydd a wnaed yn erbyn y cynllun archwilio manwl. Gallai datblygiadau gynnwys yr ystyriaethau canlynol:

pa mor gyraeddadwy yw’r targedau a’r terfynau amser;

adnoddau a ragwelwyd ddim ar gael gan y corff sy’n cael ei archwilio na’r archwilydd;

methiant y corff sy’n cael ei archwilio i gydweithredu.

Dylai’r archwilydd asesu effaith y datblygiad ar dasgau neu derfynau amser eraill. Gall yr archwilydd edrych ar opsiynau ar gyfer rhoi’r broses archwilio yn ôl ar y trywydd iawn, a gallai hyn gynnwys penderfynu:

• a all unrhyw rai o’r tasgau a’r terfynau amser eraill wneud iawn am y methiant;

a oes adnoddau eraill ar gael y gellid eu defnyddio;

a oes ffyrdd eraill o gael y sicrwydd y mae’r weithdrefn archwilio a effeithiwyd wedi methu â’i ddarparu.

Yna, dylai’r archwilydd ddewis yr opsiwn mwyaf effeithiol, ailfodelu’r cynllun archwilio gyda thargedau newydd cyraeddadwy a rhoi gwybod am y newidiadau i bawb sy’n ymwneud â’r broses yn cynnwys y swyddog goruchwylio yn y corff a archwilir.

A yw’r archwilydd yn cydgysylltu â’r corff a archwilir ar gynnydd tuag at gau cyfrifon yn gyflymach?

Er mwyn cyhoeddi cyfrifon o fewn terfynau amser tynnach, rhaid i’r amserlen archwilio gael ei dwyn ymlaen hefyd. Seilir y dull o archwilio ar y disgwyliad y bydd y cleient yn paratoi cyfrifon drafft o ansawdd da o fewn yr amserlen a gytunwyd.

Bydd angen i gyrff cyhoeddus drafod gyda’r archwilydd pa wybodaeth sydd ei hangen i’w gwneud hi’n bosibl cynnal profion yn ystod y flwyddyn a phryd – a sicrhau ei fod yn darparu’r wybodaeth.

Gellir cynnal cyfarfodydd cynnydd i nodi problemau heb eu trafod a sut i’w datrys. Rhaid i’r corff cyhoeddus roi gwybod i’r tîm archwilio am unrhyw oedi wrth gau’r cyfrifon am y gallai oedi effeithio’n ganlyniadol ar yr amserlen archwilio. Bydd angen i’r archwilydd roi gwybod i’r corff sy’n cael ei archwilio am unrhyw oedi ar waith archwilio a gynlluniwyd.

Gellir datrys materion technegol yn fuan yn hytrach na mynd i’r afael â hwy ar ddiwedd blwyddyn. Gellir trafod effaith newidiadau i’r canllawiau cyfrifyddu a’u cytuno i sicrhau bod y cyfrifon yn cydymffurfio â’r gofynion hyn.

4. Cau’r cyfrifon

Mater Arfer da Cyflawni’n Camau angenrheidiol

llawn (do/naddo)

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A gafwyd cytundeb ag adrannau eraill a’r archwilwyr allanol ar y gofynion o ran papurau briffio / dogfennaeth?

Mae papurau gwaith da yn allweddol i’r broses o gau cyfrifon. Bydd cofnod clir o ffynhonnell y wybodaeth wreiddiol a’r defnydd a wnaed ohoni yn galluogi staff ariannol ac archwilwyr allanol i ddefnyddio’r papur gwaith yn hyderus yn y dyfodol. Hefyd, mae dogfennaeth briodol yn haws i’r archwilydd ei hadolygu’n hyderus. Dylai papurau gwaith gynnwys digon o wybodaeth i alluogi person arall i gyflawni’r un gwaith y flwyddyn nesaf gyda chyn lleied â phosibl o ansicrwydd.

Bydd safoni fformat a threfn papurau gwaith yn gwella effeithlonrwydd ac ansawdd y datganiadau ariannol. Mae safoni’n helpu wrth ddyrannu gwaith, ac ar yr un pryd yn fodd o reoli ei ansawdd.

Dylai papurau gwaith gynnwys yr elfennau canlynol fan lleiaf:

teitl sy’n disgrifio’r papur gwaith yn gywir a dyddiad ei greu;

datganiad cryno ynglŷn â diben y papur gwaith;

cysylltiadau eglur â’r balansau neu’r nodiadau penodol yn y datganiadau ariannol;

nodi, dyddio ac egluro newidiadau’n glir;

nodi pwy sy’n llofnodi, a dyddiadau llofnodi, yn cynnwys amseriad;

croesgyfeiriadau eglur at ffynonellau gwybodaeth, megis dogfennau ategol, gyda digon o fanylder i allu dod o hyd i’r ffynonellau heb ormod o ymdrech.

Mae diogelwch papurau gwaith yn bwysig iawn. Gallai peth o’r wybodaeth a ddefnyddir i baratoi’r cyfrifon fod yn gyfrinachol ac mae angen ei diogelu. Hefyd, gall oedi ddigwydd os yw papurau gwaith yn mynd ar goll. Dylai cyfarwyddiadau cau cyfrifon nodi sut y cedwir ffeiliau papurau gwaith yn ddiogel a sut i wneud copïau wrth gefn o ddogfennau electronig. Dylai swyddogion unigol fod yn gyfrifol am ofalu am ddogfennau allweddol a chadw cofnod o’r adegau y caiff y dogfennau hynny eu benthyg.

A bennwyd trefniadau ar gyfer defnyddio amcangyfrifon yn lle data gwirioneddol (lle bo’n briodol) ac a yw’r trefniadau hynny wedi’u cytuno?

Prif ddiben y cyfrifon yw bod yn “gyflwyniad teg” o sefyllfa a thrafodion ariannol y corff cyhoeddus. Oherwydd eu natur, rhaid amcangyfrif effaith ariannol rhai gweithgareddau. Gallai’r risg o gamgymeriad o sylwedd fod yn fwy wrth ddefnyddio amcangyfrifon cyfrifyddu.

Er mwyn datblygu amcangyfrifon cyfrifyddu da, rhaid i’r corff cyhoeddus:

nodi unrhyw ofynion o ran cyflwyno adroddiadau ariannol a allai helpu i fesur a datgelu’r eitem;

defnyddio polisïau cyfrifyddu a phrosesau amcangyfrif priodol;

datblygu rhagdybiaethau cadarn ynglŷn ag amodau, trafodion neu ddigwyddiadau yn y dyfodol a fydd yn effeithio ar yr amcangyfrifon;

casglu digon o ddata perthnasol a dibynadwy ar gyfer creu amcangyfrifon

cyfrifyddu;

adolygu’r amgylchiadau sy’n sail i’r amcangyfrifon o bryd i’w gilydd.

Dylai’r corff cyhoeddus wirio ansawdd data a gyflwynwyd iddo cyn ei ddefnyddio i bennu amcangyfrifon. Mae cymharu amcangyfrifon â ffigurau gwirioneddol pan fydd y rhain ar gael yn cadarnhau bod y defnydd parhaus o’r amcangyfrifon hyn yn dal yn ddilys. Pan fo corff cyhoeddus yn defnyddio amcangyfrifon, rhaid i’r swyddog goruchwylio baratoi canllawiau i staff ar y safon sy’n ofynnol.

Mae meysydd lle gellir defnyddio amcangyfrifon yn cynnwys:

eitemau nad ydynt yn arian parod, yn seiliedig ar asesiad proffesiynol o werth;

trafodion sy’n digwydd o gwmpas diwedd y flwyddyn sydd angen eu cysylltu â blwyddyn ariannol benodol, e.e. incwm/dyledwyr;

gwasanaethau cymorth a gorbenion sydd angen eu dyrannu i wasanaethau.

A adolygwyd prosesau rheolaidd i sicrhau eu bod yn glynu at yr amserlen ar gyfer cau cyfrifon yn gyflymach?

Y cam cyntaf yw archwilio prosesau cyfredol a dogfennu pwy sy’n gwneud beth a phryd yn ystod y flwyddyn ac ar ddiwedd y flwyddyn. Trwy fapio prosesau allweddol, daw darlun eglur o’r camau gwaith a’r rheolaethau perthnasol yn amlwg. Mae hyn yn ei gwneud hi’n haws symleiddio gweithgarwch, cryfhau rheolaethau ac osgoi camgymeriadau. Hefyd, gall adolygiadau parhaus o brosesau unigol helpu i sicrhau bod y broses o gau cyfrifon yn parhau’n effeithlon.

Mae cyrff cyhoeddus yn gwneud defnydd cynyddol o dechnoleg i symleiddio rhai tasgau, er enghraifft:

trwy fapio pob cyfrif yn y cyfriflyfr yn ôl y balans neu’r nodyn perthnasol yn y datganiad ariannol, nid oes angen mwyach i gyrff cyhoeddus gynhyrchu eu datganiadau ar bapur. Gellir cynhyrchu cyfrifon drafft drwy “glicio ar y llygoden”;

mae’r defnydd o gysoniadau banc ar-lein a systemau prynu a thalu electronig yn cyflymu’r gwaith prosesu diwedd blwyddyn;

mae awtomeiddio’r gwaith o brosesu cofnodion dyddiol cylchol yn gwella effeithlonrwydd y prosesau ac yn cyfyngu ar gamgymeriadau.

Mae croniadau papur fel arfer yn amodol ar lefel de minimis a ddewisir i adlewyrchu amgylchiadau’r corff. Gellir pennu hyn drwy wneud ymarfer yn defnyddio data gwirioneddol o flynyddoedd blaenorol. Lle pennir lefelau o’r fath, gallant gyfyngu’n sylweddol ar yr amser a gymerir i brosesu’r holl groniadau diwedd blwyddyn.

A yw terfynau amser yn adlewyrchu’r cyfarfodydd bwrdd a drefnir?

Dylai’r cynllun cau cyfrifon gynnwys darpariaeth i’r Bwrdd adolygu a chymeradwyo’r cyfrifon. Hyd yn oed lle gall sefydliadau gau eu cyfrifon yn gymharol gyflym, mae nifer ohonynt yn cymryd amser hir i gynhyrchu’r cyfrifon ar ffurf gyhoeddedig.

Bydd sawl parti yn rhan o’r broses hon; y Prif Swyddog Ariannol, y pwyllgor

Archwilio, y Bwrdd neu’r cyngor ac argraffwyr y corff. Fel rhan o’r broses o lofnodi’n derfynol, mae’n hanfodol fod y Prif Swyddog Ariannol yn cynnal adolygiad cyffredinol terfynol o’r cyfrifon. Bydd angen i’r cynllun cau cyfrifon ganiatáu amser ar gyfer yr adolygiad hwn.

Lle mae’r cyfrifon yn mynd at y pwyllgor archwilio i’w hadolygu ac at y Bwrdd i’w mabwysiadu’n ffurfiol, rhaid cynnwys dyddiadau’r cyfarfodydd yn y cynllun cau cyfrifon. Cafwyd enghreifftiau niferus ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru a Lloegr o gyrff yn methu â chau cyfrifon o fewn y terfynau amser ar ôl methu â phennu dyddiadau amserol ar gyfer cyfarfodydd y pwyllgor archwilio a’r Bwrdd neu swyddogion cyfrifyddu allweddol yn cymryd gwyliau blynyddol ar y dyddiadau allweddol hyn.

Dylid gwneud trefniadau priodol gyda’r argraffydd ar gyfer darllen proflenni a phrosesu newidiadau er mwyn cyflymu’r broses o gynhyrchu’r cyhoeddiad terfynol.

A yw’r amserlen yn cynnwys terfynau amser allanol?

Un sbardun allweddol i gau cyfrifon yn gyflymach fydd y terfynau amser a osodir gan ofynion allanol e.e. cyfrifon llywodraeth gyfan a rheoliadau eraill. Dylai’r cynllun cau cyfrifon nodi’r dyddiadau allweddol yn eglur a threfnu bod y cyfrifon yn cael eu cwblhau a’u cymeradwyo erbyn y dyddiadau hyn.

Offeryn hunanasesu ar gyfer sefydliadau sector cyhoeddus

Dylai cyrff cyhoeddus ystyried pedair elfen allweddol er mwyn cyflwyno adroddiadau ariannol amserol:

1. Newid diwylliant;

2. Cynllunio;

3. Gweithio yn ystod y flwyddyn;

4. Cau‟r cyfrifon.

1. Newid Diwylliant

Mater Arfer da Cyflawni‟n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A oes gan y corff strwythur wedi‟i ddiffinio‟n eglur ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol?

Mae corff cyhoeddus yn elwa o gau cyfrifon yn gyflymach os oes ganddo strwythur eglur ar waith ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol. Amcan cyffredinol y strwythur cyflwyno adroddiadau yw rhoi sylfaen i waith cynllunio a rheoli‟r corff a‟i adrannau, er mwyn i adrannau allu dangos sut y maent yn gwario yn erbyn y gyllideb. Hefyd, mae‟n ffordd o ddarparu gwybodaeth am berfformiad i‟r aelodau.

A yw‟r aelodau a‟r uwch reolwyr yn deall eu rôl yn y strwythur ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol?

Er mwyn cau cyfrifon yn gyflymach rhaid cael ymrwymiad ar y lefel uchaf i gyflawni‟r amcan. I wneud hyn, rhaid i bob rhan o‟r corff ddeall ei rôl yn y strwythur ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol.

Y partïon allweddol sy‟n rhan o hyn yw:

y cyngor / yr aelodau / y bwrdd;

y pwyllgor archwilio;

y Prif Weithredwr a‟r uwch dîm rheoli;

Cyfarwyddwr Cyllid / Swyddog Cyfrifyddu / Swyddog Ariannol Cyfrifol.

Dylai‟r corff amlinellu strwythur eglur ar gyfer cyflwyno adroddiadau ariannol, yn cynnwys cyfrifoldebau pob parti a sut y maent yn cysylltu â‟i gilydd.

A roddir proffil priodol i gyflwyno adroddiadau ariannol mewn cyfarfodydd?

I hybu‟r broses o gau cyfrifon yn gyflymach, rhaid i‟r broses o gyflwyno adroddiadau ariannol gael lle ar yr agenda yng nghyfarfodydd yr aelodau ac uwch reolwyr yn ystod y flwyddyn. Bydd gosod y cyfrifon ar yr agenda yn:

codi proffil yr adroddiadau ariannol a‟r cyfrifon;

rhoi mwy o ffocws a disgyblaeth i‟r broses gynhyrchu;

cael ymrwymiad ar y lefel uchaf i sicrhau bod adnoddau ar gael ar gyfer cyflawni‟r dasg yn effeithiol.

Mae cyflwyno cyfrifon interim chwarterol yn arfer da. Mae‟r rhain yn rhoi arfarniad aeddfetach o sefyllfa ariannol y corff na chymharu gwariant yn erbyn y gyllideb. Gall hyn wella‟r broses o wneud penderfyniadau drwy‟r flwyddyn.

A yw‟r aelodau a‟r uwch reolwyr yn cael adroddiadau ariannol drwy gydol y flwyddyn?

Mae cyflwyno adroddiadau ariannol da drwy gydol y flwyddyn yn ffactor bwysig yn y gwaith o gwblhau datganiadau ariannol diwedd blwyddyn yn amserol ac yn effeithlon; gwelir y broses ddiwedd blwyddyn fel tasg ddiwedd mis arbennig yn unig ac nid fel digwyddiad trafferthus. Os oes gan reolwyr ddealltwriaeth gadarn o‟r sefyllfa ariannol drwy gydol y flwyddyn, gallant ymateb i bwysau‟r gyllideb. Hefyd, gellir nodi camgymeriadau a phroblemau a‟u cywiro cyn y cyfrifon diwedd blwyddyn. Gall y Bwrdd ddefnyddio adroddiadau misol i gael eglurhad am unrhyw oedi. Gallai anallu i goladu data awgrymu bod gwendid yn y systemau a‟r rheolaethau.

A yw‟r aelodau a‟r uwch reolwyr yn ystyried a oes yna enghreifftiau o arfer da y gall y corff eu mabwysiadu?

Dylai‟r Bwrdd geisio nodi meysydd lle gall fabwysiadu arfer da. Mewn llawer o achosion, mae gan yr aelodau a‟r uwch reolwyr brofiad o weithio mewn sefydliadau a sectorau gwahanol. Efallai eu bod yn ymwybodol o agweddau ar arfer da mewn cyrff eraill a allai wella trefniadau cyflwyno adroddiadau ariannol yn eu corff hwy. Hefyd, byddant yn gweld meysydd o arfer da sy‟n cael eu mabwysiadu gan rai adrannau a allai weithio ar gyfer y corff cyfan.

A yw‟r corff wedi cyfleu‟n fewnol ei ymrwymiad i gau cyfrifon yn gyflymach?

Un ffordd y gall cyrff cyhoeddus sicrhau cefnogaeth yw drwy weithdai. Gellir eu defnyddio i gyfarwyddo‟r holl bartïon ynglŷn â‟r hyn y mae disgwyl iddynt ei wneud, rhoi cyfle iddynt ddarganfod beth fydd pawb arall yn ei gyfrannu a pha gymorth a allai fod ar gael iddynt. Hefyd, gall gweithdai helpu i nodi a datrys problemau. Ffordd arall yw dosbarthu papurau briffio. Gall y fformat helpu i wneud y broses yn eglur, yn enwedig i‟r aelodau a staff heblaw staff ariannol. Dylai‟r cynnwys fod yn eglur ynglŷn â‟r hyn sy‟n ddisgwyliedig, gan bwy ac erbyn pryd. Efallai y bydd angen dosbarthu‟r papurau hyn yn gynharach os nad ydynt wedi‟u datblygu ar y cyd; mae angen digon o amser arnoch i gael gwared ar unrhyw anawsterau na roddwyd sylw iddynt wrth ddatblygu‟r cynllun.

A yw‟r aelodau / bwrdd / uwch reolwyr yn gweithredu ar wybodaeth adroddiadau ariannol a ddarperir ar eu cyfer?

Mae adroddiadau ariannol yn cefnogi llwyddiant y broses o gau cyfrifon yn gyflymach. Fodd bynnag, rhaid iddynt fod yn gywir ac yn amserol. Rhaid i‟r bwrdd gyfleu ei ymrwymiad i‟r broses gyfrifyddu. Trwy weithredu ar adroddiadau, mae‟r Bwrdd yn gwneud y staff yn ymwybodol o bwysigrwydd adroddiadau ariannol cywir. Gall y Bwrdd weithredu fel pwynt rheoli ansawdd. Gall adolygu ac ystyried yr Adroddiad Blynyddol a‟r Cyfrifon cyn archwiliad a darparu adborth ar ba mor ddefnyddiol yw‟r rhain. Hefyd, gall gyflwyno sylwadau ar eglurder y naratif.

A roddir adborth i gyfranwyr gwybodaeth ariannol?

Bydd y rhai sy‟n cyfrannu at y cyfrifon yn cyflawni eu gwaith yn fwy effeithiol pan fyddant yn teimlo‟i fod yn cael ei werthfawrogi. Gellid gwneud hyn drwy adborth ar y modd y mae‟r isadran gyfrifon yn defnyddio‟r wybodaeth i greu cynnyrch terfynol. Gall cydweithrediad rhwng yr isadran gyfrifon a‟r adrannau eraill sicrhau eu bod ar yr un donfedd ac yn gweithio i gyflawni nodau cyffredin. Hefyd, cânt anogaeth pan weithredir ar y wybodaeth hon yn brydlon.

2. Cynllunio

Mater Arfer da Cyflawni‟n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A yw eich sefydliad wedi penodi rheolwr prosiect cau cyfrifon yn gyflymach?

Dylai‟r person hwn fod yn gyfrifol hefyd am baratoi‟r cyfrifon cyhoeddedig. Golyga hyn fod un person yn gyfrifol am gynllunio, monitro perfformiad a gwneud penderfyniadau i sicrhau bod y corff yn gweithredu o fewn terfynau amser.

Dylai‟r rheolwr prosiect fod yn uwch swyddog yn yr adran gyllid, gyda digon o amser a phrofiad. Gan hynny, gall y rheolwr prosiect ddylanwadu ar staff nad ydynt yn perfformio yn ôl y gofyn. Bydd yr archwilwyr allanol yn disgwyl mai‟r rheolwr prosiect fydd eu prif bwynt cyswllt.

A oes cynllun prosiect wedi‟i ddatblygu?

Dylai cynllun gynnwys amserlen a manylion y wybodaeth sydd ei hangen a dyrannu cyfrifoldeb am dasgau unigol. Dylai‟r pwyllgor archwilio gytuno ar y cynllun.

Bydd y rheolwr prosiect yn gosod terfyn amser cyraeddadwy ar gyfer cwblhau‟r gwaith, gan ganiatáu amser rhesymol ar gyfer digwyddiadau annisgwyl. Yna, dylid trefnu terfynau amser ar gyfer tasgau unigol. Bydd y rheolwr prosiect yn cydlynu‟r terfynau amser hyn gyda‟r archwilydd.

Bydd targedau cyraeddadwy yn annog staff i gwblhau gwaith o fewn y terfynau amser gofynnol. Dylai unrhyw lacio ar amserlenni gael ei gyfiawnhau a‟i gytuno gyda‟r rheolwr prosiect bob amser. Bydd y rheolwr prosiect yn cyflwyno adroddiad am unrhyw newidiadau i‟r pwyllgor archwilio. Er mwyn cydymffurfio â‟r amserlen a gynlluniwyd, dylid slotio tasgau unigol i mewn i raglen waith.

Dylai‟r cynllun roi‟r prif gyfrifoldeb dros gwblhau pob tasg i unigolyn a enwir. Fodd bynnag, er mwyn rheoli risg, dylid annog staff i hyfforddi eraill i gyflawni‟r tasgau a wnânt, a lle bo modd, i gyfnewid rolau yn achlysurol. Hefyd, dylent ddatblygu nodiadau eglur ar y gweithdrefnau, fel na fydd unrhyw absenoldeb yn peri oedi.

A yw eich sefydliad yn cyflwyno adroddiadau ar gynnydd?

Rhaid i‟r rheolwr prosiect fod yn ymwybodol o gynnydd tuag at derfynau amser allweddol. Dylai pob parti fod yn ymwybodol o‟r terfynau amser a phryd i roi gwybod am faterion sy‟n codi.

Dylai‟r rheolwr prosiect gyflwyno adroddiadau ar gynnydd i‟r pwyllgor archwilio‟n rheolaidd, yn cynnwys manylion am derfynau amser y llwyddwyd i lynu atynt a chamau a gymerwyd i ymdrin ag unrhyw broblemau.

Mae enghreifftiau o drefniadau mwy ffurfiol ar gyfer monitro cynnydd yn cynnwys:

• gwybodaeth wythnosol ar lafar neu‟n ysgrifenedig ar gyfer y prif swyddog ariannol, wedi‟i pharatoi gan y swyddog goruchwylio yn ystod y cyfnod cau cyfrifon;

• cyfarfodydd rheolaidd rhwng swyddogion allweddol yn ystod y cyfnod cau cyfrifon;

• cyfarfodydd untro rhwng staff a swyddogion goruchwylio cyn terfyn amser; • e-fwletinau wythnosol yn crynhoi cynnydd a thasgau i ddod; • cynllun cau cyfrifon diwygiedig cyfredol i fod ar gael ar y fewnrwyd neu fan

gweithio a rennir, neu ar ffurf siart wal.

A oes cyllideb wedi‟i chymeradwyo?

Bydd cau cyfrifon yn gyflymach yn galw am newidiadau o ran arferion gweithio, systemau a lefelau staffio o bosibl. Rhaid i‟r corff cyhoeddus gydnabod y gallai fod effaith ar ei adnoddau. Bydd angen i‟r corff baratoi a chymeradwyo cyllideb fanwl.

A adolygwyd lefelau a llwyth gwaith y staff?

Rhaid i‟r rheolwr prosiect sicrhau bod adnoddau staff ar gael i sicrhau bod y broses o gynhyrchu cyfrifon yn rhedeg yn llyfn. Byddant yn asesu y lefel a‟r math o staff sydd eu hangen i gwblhau‟r gwaith o fewn yr amserlen a bennwyd.

Bydd y cynllun prosiect yn nodi pa aelodau o staff fydd yn cyflawni pob gweithgaredd a gynlluniwyd. Lle bo modd, dylai cynlluniau staff sicrhau nad yw meysydd allweddol o‟r broses yn dibynnu ar un person yn unig. Dylai‟r cynlluniau fod yn hyblyg i alluogi‟r rheolwr prosiect i ddelio ag unrhyw broblemau neu oedi annisgwyl a chynnwys darpariaethau wrth gefn.

A oes cysylltiad rhwng cau cyfrifon yn gyflymach a‟r rhaglen hyfforddi gorfforaethol?

Bydd cau cyfrifon yn gyflymach yn dibynnu ar faint o sgiliau angenrheidiol sydd gan y staff i gyflawni eu rhan o‟r broses. Dylid darparu hyfforddiant er mwyn goresgyn unrhyw fylchau yng ngwybodaeth y staff.

Ceir dau brif faes lle gallai fod angen hyfforddiant:

Mae hyfforddiant ar weithdrefnau diwedd blwyddyn y sefydliad yn hanfodol ar gyfer staff newydd. Hefyd, gallai fod angen sesiynau diweddaru i atgoffa‟r staff presennol.

Mae angen hyfforddiant i staff ar ddatblygiadau newydd os oes newidiadau i‟r canllawiau allanol sy‟n effeithio ar eu gweithgareddau.

Rhaid i staff feddu ar wybodaeth a sgiliau technegol cyn dechrau cyflawni‟r gwaith. Yn ddelfrydol, dylai hyfforddiant ddigwydd yn agos at yr amser y caiff ei ddefnyddio, fel bod y gwersi‟n ffres. Un posibilrwydd yw integreiddio hyfforddiant â‟r cynllun cyffredinol ar gyfer y broses gau cyfrifon. Mae cynnal cyfarfodydd ar ddechrau‟r amserlen cyn diwedd y flwyddyn yn helpu i atgyfnerthu‟r negeseuon.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi adolygu ei systemau ariannol?

Mae llawer o sefydliadau nad ydynt yn gwbl ymwybodol o sut y gall eu systemau ariannol helpu i wella effeithiolrwydd y broses o gau cyfrifon yn gyflymach. Dylai‟r rheolwr prosiect asesu‟r adnoddau TG ac unrhyw broblemau posibl yn yr asesiad risg.

Dylai‟r adolygiad sicrhau bod modd i‟r systemau ariannol gynhyrchu adroddiadau sy‟n berthnasol i anghenion eu defnyddwyr. Lle cynlluniwyd y strwythur codio i helpu i reoli‟r gyllideb, efallai y bydd angen ail-ddadansoddi‟r data fydd ar gael ar unwaith er mwyn cynhyrchu‟r cyfrifon. Gall y rhan fwyaf o systemau wneud hyn os gellir pennu paramedrau ar gyfer yr adroddiad newydd. Gall rhai systemau brosesu croniadau yn ystod y flwyddyn.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi adolygu ei dasgau a‟i weithdrefnau ariannol?

Mae nifer o‟r tasgau a‟r gweithdrefnau yn ddilyniannol eu natur i raddau helaeth. Gallai tasgau a gwblheir allan o drefn beri oedi yn yr holl broses o gau‟r cyfrifon misol neu flynyddol. Dylai‟r rheolwr prosiect sicrhau bod yr amserlen yn cynnwys yr holl dasgau a gweithdrefnau allweddol. Gallai hyn alw am adnewyddu neu addasu‟r weithdrefn a newidiadau i‟r amserlenni presennol.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi adolygu‟r llwyddiannau a‟r problemau o flynyddoedd blaenorol?

Mae hyn yn helpu i ddatblygu cynllun prosiect sy‟n diwallu anghenion y corff. Yr amser gorau i gynnal yr adolygiad hwn yw cyn gynted â phosibl ar ôl cyhoeddi‟r cyfrifon. Dylai‟r adolygiad gynnwys y bobl sy‟n rhan o‟r gwaith o gau‟r cyfrifon.

Hefyd, rhaid i‟r corff ystyried a oes ffactorau wedi codi neu newid yn ystod y flwyddyn sy‟n golygu bod angen dull newydd o weithredu.

Dyma enghreifftiau o brofiadau y gellid eu hystyried o flynyddoedd blaenorol:

A nodwyd meysydd o arfer da y gellid eu cymhwyso‟n fwy eang o fewn y corff?

A oedd materion yn codi a oedd yn arafu cynnydd a sut y gellid nodi ac ymdrin â‟r rhain yn gynharach?

A yw‟r corff wedi dosbarthu ei gynlluniau‟n fewnol?

Mae‟r sefydliadau gorau‟n sicrhau bod pawb yn cael cyfarwyddyd llawn ar yr hyn y mae disgwyl iddynt ei wneud. Mae gweithdai sy‟n cytuno ar amserlen cau cyfrifon yn rhoi cyfle i ddarganfod beth fydd pawb arall yn ei gyfrannu a‟r cymorth a allai fod ar gael iddynt. Maent hefyd yn helpu‟r corff i nodi a datrys unrhyw broblemau posibl.

Dylai pob aelod o staff sy‟n rhan o‟r broses gael copi o‟r cynllun terfynol mewn da bryd cyn diwedd y flwyddyn. Yn y ffordd hon, gallant wneud lle i‟w cyfrifoldebau yn eu hamserlenni gwaith ehangach.

Efallai bydd angen dosbarthu cyfarwyddiadau‟n gynharach os na chawsant eu datblygu ar y cyd. Bydd angen digon o amser ar staff cyfrifol i gael gwared ar unrhyw anawsterau posibl na roddwyd sylw iddynt wrth ddatblygu‟r cynllun.

A yw‟r corff wedi trafod ei gynlluniau gyda‟r archwilydd allanol?

Er mwyn sicrhau bod cyfrifon yn cael eu cau‟n gyflymach, rhaid i‟r corff cyhoeddus a‟r archwilydd gydweithio. I wneud hyn, bydd angen i‟r ddau barti fod yn ymwybodol o gynlluniau ei gilydd. Un ffordd o wneud hyn yw gwahodd yr archwilydd i weithdai a chyfarfodydd briffio mewnol.

Yn y ffordd hon, gellir cydlynu gwaith archwilio â thasgau a gweithdrefnau cau cyfrifon er mwyn osgoi unrhyw beth annisgwyl.

3. Gweithio yn ystod y flwyddyn

Mater Arfer da Cyflawni‟n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A yw‟r corff cyhoeddus yn cydlynu proses y cyfrifon rheoli?

Mae‟r nifer fawr o bobl a‟r ystod eang o dasgau sydd ynghlwm wrth y gwaith yn golygu y dylai‟r corff roi‟r swyddogaeth o gydlynu‟r broses o gynhyrchu cyfrifon misol i unigolyn ei chyflawni. Os yw‟r person hwnnw hefyd yn gyfrifol am y cyfrifon cyhoeddedig, bydd ffocws cyson ar gyflwyno adroddiadau ariannol drwy gydol y flwyddyn. Bydd y swyddog goruchwylio hefyd yn monitro perfformiad yn erbyn y rhaglen fisol ar gyfer cau cyfrifon ac yn ymateb yn briodol i sicrhau bod y corff yn cyflwyno adroddiadau misol yn amserol.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi cytuno ar derfynau amser ar gyfer paratoi cyfrifon rheoli yn ystod y flwyddyn?

Dylai cyrff cyhoeddus baratoi cyfrifon rheoli o fewn terfynau amser a gytunwyd drwy gydol y flwyddyn – yn fisol fyddai orau. Bydd y wybodaeth amserol hon yn allweddol i gynorthwyo‟r rheolwyr i redeg y busnes yn effeithiol. Fodd bynnag, mae‟r wybodaeth yn fwyaf defnyddiol os yw‟n cael ei chynhyrchu‟n brydlon ar ôl diwedd y cyfnod perthnasol.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi sefydlu trefn gyfrifyddu croniadau canol blwyddyn?

Un o‟r nodweddion allweddol sy‟n ei gwneud hi‟n bosibl cyflwyno adroddiadau ariannol amserol ar ddiwedd y flwyddyn yw dirnadaeth dda o‟r sefyllfa ariannol drwy gydol y flwyddyn. Mae ymwybyddiaeth o‟r holl incwm a gwariant cronnus yn sail i reolaeth ariannol effeithiol.

Yn aml, bydd cyrff cyhoeddus yn paratoi cyfrifon rheoli ar sail derbyniadau a thaliadau (arian parod) yn hytrach nag ar sail croniadau. Mae cyfrifyddu arian parod yn adlewyrchu llif arian yn ystod y flwyddyn. Mae cyfrifyddu croniadau yn adlewyrchu effeithiau economaidd trafodion ariannol. Wrth gyfrifyddu arian parod, ni cheir darlun eglur a llawn o‟r gwariant blynyddol cyffredinol tan ddiwedd y flwyddyn. Mae hyn yn creu risg:

o orwario, y gellid bod wedi‟i reoli pe bai wedi‟i ganfod yn gynt;

y bydd rheolwyr yn dal yn ôl rhag gwario ac yna‟n mynd ati‟n afreolus i ddefnyddio‟u cyllidebau yn yr wythnosau terfynol cyn diwedd y flwyddyn.

Mae cyfrifyddu ar sail croniadau yn caniatáu i ddeiliaid cyllidebau wneud penderfyniadau mwy hyderus ynglŷn â gwariant. Hefyd, mae profiad o gyfrifyddu croniadau‟n rheolaidd yn galluogi rheolwyr i wneud defnydd mwy effeithiol o dechnegau amcangyfrif ar ddiwedd y flwyddyn.

A yw‟r adroddiadau cyllidebol misol a‟r cyfrifon rheoli yn cyd-fynd â‟r datganiad o gyfrifon?

Mae cau cyfrifon yn gyflymach yn ei gwneud hi‟n ofynnol i brosesau cyflwyno adroddiadau ariannol misol gyd-fynd yn eglur â phrosesau diwedd blwyddyn. Gwelir y broses ddiwedd blwyddyn fel tasg ddiwedd mis arbennig ac nid fel digwyddiad untro trafferthus. Bydd tasgau arbennig yn cynnwys paratoi‟r datganiadau i fodloni gofynion allanol ar gyfer cyflwyno adroddiadau a datgeliadau statudol.

Hefyd, bydd paratoi datganiadau interim yn ystod y flwyddyn yn gwneud swyddogion yn fwy cyfarwydd â‟r gweithdrefnau diwedd blwyddyn.

Lle mae adroddiadau ariannol misol yn debyg i ddatganiadau ariannol blynyddol, mae cyrff yn wynebu llai o anawsterau ac oedi wrth gyflawni prosesau diwedd blwyddyn, oherwydd:

mae gan reolwyr ddealltwriaeth drylwyr o sefyllfa ariannol y corff yn ystod y flwyddyn a gallant ragweld ac ymateb i bwysau cyllidebol;

mae meysydd gwasanaeth a‟r tîm ariannol yn gyfarwydd â gofynion cyflwyno adroddiadau ariannol, ac wedi‟u hyfforddi‟n dda i gwblhau‟r tasgau gofynnol;

mae‟r tîm ariannol a‟r meysydd gwasanaeth „ar yr un donfedd‟, ac yn gweithio gyda‟i gilydd i gyflawni nodau, gan wneud y broses o gydlynu‟n haws;

caiff problemau eu nodi a‟u cywiro os yn bosibl ymhell cyn diwedd y flwyddyn.

A oes trefniadau goruchwylio priodol ar waith i gefnogi‟r cyfrifon rheoli misol?

Oherwydd y nifer fawr o bobl a‟r ystod eang o dasgau sydd ynghlwm wrth y gwaith, dylai un person oruchwylio a chydlynu‟r cyfrifon misol. Os yw‟r person hwnnw‟n gyfrifol am y cyfrifon blynyddol hefyd, ceir ysgogiad i sicrhau bod yr holl waith angenrheidiol yn cael ei gyflawni‟n amserol.

Mae‟n rhaid i‟r rheolwyr adolygu‟r cyfrifon misol. Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod y wybodaeth yn gywir a bod y corff yn nodi gorwariant neu danwariant yn gyflym. Mae cymharu ffigurau gwirioneddol â chyllidebau yn help i sicrhau bod y wybodaeth y mae‟r tîm ariannol yn ei chrynhoi yn gyflawn.

A oes gan y corff broses gyllidebu effeithiol?

Dylai cyrff weld rheolaeth ariannol a chyflwyno adroddiadau ariannol fel proses barhaus, o osod y gyllideb i baratoi adroddiadau misol a‟r cyfrifon blynyddol.

Mae proses gyllidebu effeithiol yn ofyniad allweddol er mwyn cau cyfrifon yn gyflymach. Mae hefyd yn helpu i ddatblygu trefn a rheolaeth ariannol gyffredinol. Gall byrhau‟r cylch cyllidebol ryddhau adnoddau i gefnogi rheoli a datblygu gwasanaethau.

Mewn llawer o gyrff sector cyhoeddus, cysylltiad llac sydd rhwng cynllunio ariannol a‟r prosesau strategol a chynllunio gwasanaethau. Un o nodweddion hanfodol system gyllidebu gadarn yw y dylai helpu rheolwyr i reoli. Mae adroddiadau ariannol yn darparu gwybodaeth ddefnyddiol os ydynt yn mynd ati‟n rheolaidd i gymharu gwariant gwirioneddol a gwariant a gyllidebwyd.

A yw‟r cyfrifon rheoli yn cynnwys mantolenni ac eitemau llif arian?

Mae mantolenni yn rhoi darlun cyflawn o‟r sefyllfa ariannol drwy ddangos effeithiau llawn refeniw a gwariant cyfalaf – nid dim ond traul ar amser ydynt. Gall adrodd ar eitemau mantolenni megis dyledwyr, credydwyr a thrafodion cyfalaf helpu i wella‟r broses o wneud penderfyniadau yn ystod y flwyddyn a thynnu sylw at broblemau‟n gynnar.

Mae datganiadau llif arian yn ategu‟r cyfrif incwm a gwariant a‟r fantolen. Maent yn helpu i fonitro rheolaeth ar gyllid a‟r cyfrifon sy‟n daladwy / derbyniadwy.

Mae cyflwyno adroddiad ar y fantolen ac eitemau llif arian yn ystod y flwyddyn yn cryfhau‟r swyddogaeth reoli cyfrifon. Gall dynnu sylw at faterion a allai beri oedi yn y broses o baratoi‟r datganiadau ariannol diwedd blwyddyn. Mae hyn yn helpu i ddatrys problemau‟n fuan ac yn rhoi cyfle i‟r archwilydd allanol gyflawni gwaith archwilio cyn diwedd blwyddyn.

A geir esboniad ynglŷn â‟r amrywiannau i gefnogi cyfrifon rheoli misol?

Er mwyn sicrhau eu bod yn tynnu sylw at orwariant yn gyflym a rhoi camau ar waith yn brydlon i ailddyrannu adnoddau i feysydd â blaenoriaeth, dylai rheolwyr gwasanaethau gymharu data ariannol a gyllidebwyd a data ariannol gwirioneddol yn fisol. Dylent gael esboniadau ysgrifenedig ynglŷn â sut y cododd yr amrywiannau a sut y cânt eu datrys.

A yw gweithdrefnau monitro yn effeithiol i sicrhau bod camau unioni amserol yn digwydd?

Dylai uwch reolwyr ac aelodau‟r bwrdd adolygu cynnydd a wnaed yn erbyn y cynllun cau cyfrifon yn gyflymach, yn cynnwys unrhyw ddatblygiadau a allai effeithio ar y cynllun e.e.:

asesiadau o ba mor gyraeddadwy yw‟r targedau a‟r terfynau amser;

adnoddau a ragwelwyd heb fod ar gael a mathau eraill o bwysau cyllidebol canol blwyddyn;

methiant i gydweithredu ar ran swyddogion o adrannau eraill.

Dylai‟r swyddog goruchwylio asesu sut y bydd unrhyw ddatblygiadau yn effeithio ar dasgau neu derfynau amser. Gallant ystyried sut i ddod â‟r broses gau cyfrifon yn ôl ar y trywydd iawn e.e.:

gall rhai o‟r tasgau a‟r terfynau amser eraill wneud iawn am y methiant;

ceir adnoddau eraill y gellir eu defnyddio;

ceir ffyrdd eraill o gael y wybodaeth y mae‟r system wedi methu â‟i darparu.

Yna, dylai‟r swyddog goruchwylio ddewis yr opsiwn mwyaf effeithiol, ailfodelu‟r

rhaglen gyda thargedau newydd cyraeddadwy a rhoi gwybod i staff am y

newidiadau.

A yw‟r corff cyhoeddus yn cydgysylltu â‟r archwilydd ar gynnydd tuag at gau cyfrifon yn gyflymach?

Dylai‟r corff a‟r archwilydd gynnal cyfarfodydd cynnydd i nodi materion sydd heb eu datrys a sut i fynd ati i‟w datrys. Mae angen i‟r corff cyhoeddus roi gwybod i‟r tîm archwilio am unrhyw achosion o oedi cyn cau cyfrifon gan y gallai‟r rhain effeithio ar yr amserlen archwilio.

Gellir datrys materion technegol yn fuan yn hytrach na mynd i‟r afael â hwy ar ddiwedd blwyddyn pan fydd y corff a archwilir a‟r timau archwilio o dan bwysau i gau‟r cyfrifon. Gellir trafod effaith newidiadau i‟r safonau a‟r canllawiau cyfrifyddu a‟u cytuno i sicrhau bod y cyfrifon yn cydymffurfio â‟r gofynion.

A gafwyd trafodaethau gyda‟r archwilydd i ddwyn yr amserlen archwilio ymlaen?

Er mwyn cyhoeddi cyfrifon o fewn terfynau amser tynnach, rhaid i‟r amserlen archwilio gael ei dwyn ymlaen hefyd. Seilir y dull o archwilio ar y disgwyliad y bydd y cleient yn paratoi cyfrifon drafft o ansawdd da o fewn yr amserlen a gytunwyd.

Dylid cynnal profion archwilio yn ystod y flwyddyn. Bydd angen i gyrff cyhoeddus drafod gyda‟r archwilydd pa wybodaeth sydd ei hangen, ym mha feysydd a phryd. Bydd angen i‟r corff sicrhau ei fod yn darparu‟r wybodaeth pan fydd ei hangen ar yr archwilydd.

4. Cau’r cyfrifon

Mater Arfer da Cyflawni‟n llawn (do/naddo)

Camau angenrheidiol

Cam Gan bwy Erbyn pryd

A ddatblygwyd cynllun gwaith manwl ynghyd â gweithdrefnau a chyfarwyddiadau i staff?

Dylai‟r cynllun gynnwys y canlynol:

Beth sydd i‟w wneud? h.y. beth sydd angen ei baratoi;

Sut y dylid ei wneud? h.y. ffynonellau data, cysoniadau ac ati;

Pwy sy‟n mynd i‟w wneud? h.y. swyddogion enwebedig;

Pryd y dylai gael ei wneud? h.y. proffil o‟r broses gau cyfrifon.

Dylai‟r cynllun gwaith ategu pwysigrwydd datganiadau ariannol. Bydd hefyd yn amlinellu‟r tasgau sydd ynghlwm wrth osod amserlen. Gallai‟r tasgau hyn gynnwys adolygiad o bolisïau cyfrifyddu, paratoi cysoniadau banc a systemau ariannol newydd.

Cyn belled ag y bo modd, dylai‟r cynllun gynnwys pob agwedd ar gyflwyno adroddiadau ariannol at ddibenion mewnol ac allanol. Dylid ei ddatblygu fel bod modd ei ddiweddaru‟n rhwydd bob blwyddyn i adeiladu ar brofiad blaenorol. Yn fwyaf pwysig, dylai‟r cynllun neilltuo pob tasg i swyddogion unigol a dynodi terfynau amser ar gyfer cyflawni pob un.

Dylid cael cyfres o gyfarwyddiadau i gefnogi‟r cynllun gwaith yn amlinellu‟r cyfrifoldebau perthnasol sydd i‟w hysgwyddo. Rhaid i‟r cyfarwyddiadau fod yn eglur, yn hawdd eu dilyn ac wedi‟u cefnogi gan hyfforddiant lle bo‟n briodol. Bydd hyfforddiant yn arbennig o bwysig pan gaiff prosesau a gweithdrefnau newydd eu cyflwyno.

A yw pob parti‟n ymwybodol o‟u cyfrifoldebau ar gyfer paratoi‟r cyfrifon?

Dylai pob swyddog sy‟n ymwneud â‟r gwaith o baratoi‟r cyfrifon gael copi o‟r cynllun a‟r cyfarwyddiadau. Dylid eu briffio ar eu swyddogaethau a‟r targedau allweddol sy‟n rhaid iddynt eu cyrraedd. Mae hyn yn arbennig o bwysig pan fo adrannau nad ydynt yn ymwneud â materion ariannol yn darparu gwybodaeth.

Dylid dosbarthu‟r cynllun drafft a gwahodd sylwadau yn ei gylch. Dylai‟r Pwyllgor Archwilio gymeradwyo‟r cynllun terfynol, a dylai‟r archwilydd allanol gytuno ar yr amserlen.

Mae cyrff allanol megis gweinyddwyr cronfeydd pensiwn ac actiwarïaid yn darparu gwybodaeth ar gyfer y cyfrifon. Dylid sicrhau eu bod yn ymwybodol o‟r disgwyliadau.

Dylai‟r cynllun ysgogi trafodaeth agored rhwng pob parti. Er enghraifft, dylid rhoi gwybod i‟r tîm ariannol am unrhyw fethiannau system a allai effeithio ar y gwaith o baratoi‟r datganiadau ariannol cyn gynted ag y dônt yn amlwg.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi adolygu ac ystyried effaith unrhyw newidiadau i‟r fframwaith cyfrifyddu a chyflwyno adroddiadau?

Dylai cyrff cyhoeddus benderfynu ar fformat y cyfrifon ymhell cyn i‟r ffigurau terfynol ddod ar gael.

Rhaid i gyrff cyhoeddus fod yn gyfarwydd â gofynion y fframwaith, yn cynnwys:

gofynion cyfreithiol e.e. Rheoliadau Cyfrifon ac Archwiliadau;

gofynion cyfrifyddu e.e. Egwyddorion Cyfrifyddu a Dderbynnir yn Gyffredinol (GAAP) y DU neu‟r Safonau Adrodd Ariannol Rhyngwladol;

canllawiau cysylltiedig e.e. Nodiadau Cyfarwyddyd i Ymarferwyr y Sefydliad Siartredig Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifyddiaeth (CIPFA).

Dylai‟r tîm ariannol geisio sicrhau ei fod yn gyfarwydd â gofynion newydd a chynnwys y rhain mewn gweithdrefnau diwygiedig. Wrth nodi newidiadau neu ofynion newydd, dylai‟r Tîm Ariannol asesu eu heffaith ar ddatganiadau ariannol y corff.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi ystyried effaith unrhyw newidiadau sefydliadol ar ei broses gyfrifon?

Gall newidiadau i strwythur rheoli‟r corff effeithio hefyd ar y broses gyfrifon. Er enghraifft, gall newidiadau i gyfrifoldebau adrannau gwasanaeth olygu newidiadau yn y ffordd y caiff datganiadau ariannol eu paratoi. Bydd angen i‟r cynllun cau cyfrifon ystyried y datblygiadau hyn. Rhaid i‟r corff ystyried pa adnoddau ychwanegol a newidiadau sydd eu hangen i‟r weithdrefn gyfrifyddu.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi adolygu ei bolisïau cyfrifyddu i sicrhau mai dyma‟r rhai mwyaf addas ar gyfer y corff?

I gyrff cyhoeddus, pennir fformat a chynnwys cyfrifon gan reolau allanol. Rhaid i

gyfrifon gydymffurfio â gofynion statudol ac arferion cyfrifyddu cywir, ond rhaid i gyrff

cyhoeddus fabwysiadu‟r polisïau sy‟n fwyaf perthnasol i‟w hamgylchiadau.

Dylid trafod polisïau cyfrifyddu gydag archwilwyr allanol cyn gynted ag y bo modd.

Mae hyn yn fodd o ddatrys unrhyw broblemau posibl mewn perthynas ag ymarfer

cyfrifyddu yn fuan ac yn help i benderfynu a oes systemau ar waith ar gyfer casglu

data diwedd blwyddyn.

A yw‟r corff cyhoeddus wedi sefydlu a chomisiynu prisiadau ac adroddiadau angenrheidiol?

Dylai‟r cynllun cau cyfrifon gynnwys trefniadau i gasglu data o ffynonellau mewnol ac allanol eraill os oes angen. Dylai‟r tîm ariannol nodi pa ddata sydd angen ei gasglu a lle i‟w gadw. Ar gyfer data a gedwir yn fewnol, dylai‟r tîm ariannol baratoi pecyn adroddiadau safonol. Mae data sydd ar gael yn fewnol yn cynnwys rhagdaliadau, colledion annisgwyl a threuliau. Dylai‟r pecyn gynnwys y manylion canlynol:

y wybodaeth, ffurflenni a/neu gamau gofynnol;

gwybodaeth gefndirol a diffiniadau;

gofynion cyflwyno adroddiadau;

terfynau amser;

swyddog cyswllt;

sut i addasu‟r ffurflenni gwreiddiol.

Hwyrach y bydd angen peth gwybodaeth gan drydydd parti. Gallai hyn gynnwys yr angen i sicrhau arbenigedd a gwybodaeth ar gyfer darparu adroddiadau, barn, prisiadau neu ddatganiadau i gynorthwyo cyrff i brisio eitemau penodol ar ddiwedd blwyddyn. Gallai‟r defnydd o gymorth gan arbenigwyr annibynnol gynnwys:

gwerth tir ac adeiladau

asesiadau actiwaraidd o ymrwymiadau pensiwn a gwyliau hir-wasanaeth a darpariaethau dyledion amheus

mesur gwaith a gwblhawyd neu waith ar y gweill ar gontractau adeiladu;

cyngor ar ymdrin â materion cyfrifyddu arbenigol;

barn gyfreithiol ar ddeddfwriaeth neu gytundebau.

A gafwyd cytundeb ag adrannau eraill a‟r archwilwyr allanol ar y papur gwaith / dogfennaeth?

Bydd cofnod clir o ffynhonnell y wybodaeth wreiddiol a‟r defnydd a wnaed ohoni yn galluogi staff ariannol ac archwilwyr allanol i ddefnyddio‟r papur gwaith yn hyderus yn nes ymlaen. Byddai hyn yn helpu i gyfyngu ar gwestiynau gan yr archwilydd.

Dylai papurau gwaith gynnwys digon o wybodaeth i alluogi person arall i gyflawni‟r un gwaith y flwyddyn nesaf gyda chyn lleied â phosibl o ansicrwydd.

Bydd safoni fformat papurau gwaith yn gwella effeithlonrwydd ac ansawdd y datganiadau ariannol.

Dylai papurau gwaith gynnwys yr elfennau canlynol fan lleiaf:

teitl sy‟n disgrifio‟r papur gwaith yn gywir a‟r dyddiad;

datganiad cryno ynglŷn â diben y papur gwaith;

cysylltiadau eglur â‟r balansau neu‟r nodiadau penodol yn y datganiadau ariannol;

nodi, dyddio ac egluro newidiadau‟n glir;

llofnodion, a dyddiadau llofnodi, y sawl sy‟n paratoi a‟r sawl sy‟n adolygu‟r papur gwaith;

croesgyfeiriadau eglur at ffynonellau gwybodaeth i allu dod o hyd i ffynonellau heb ormod o ymdrech ac amser.

Dylai cyfarwyddiadau cau cyfrifon ddatgan sut y cedwir ffeiliau papurau gwaith yn ddiogel a sut i wneud copïau wrth gefn o ddogfennau electronig. Dylai swyddogion unigol fod yn gyfrifol am ofalu am ddogfennau allweddol a chadw cofnod o‟r adegau y caiff y dogfennau hynny eu benthyg.

A bennwyd trefniadau ar gyfer defnyddio amcangyfrifon yn lle data gwirioneddol (lle bo‟n briodol) ac a yw‟r trefniadau hynny wedi‟u cytuno?

Prif ddiben y cyfrifon yw bod yn “gyflwyniad teg” o sefyllfa a thrafodion ariannol y corff cyhoeddus. Oherwydd eu natur, rhaid amcangyfrif effaith ariannol rhai gweithgareddau. Gallai‟r risg o gamgymeriad o sylwedd fod yn fwy wrth ddefnyddio amcangyfrifon cyfrifyddu.

Er mwyn datblygu amcangyfrifon cyfrifyddu da, rhaid i‟r corff cyhoeddus:

nodi unrhyw ofynion o ran cyflwyno adroddiadau ariannol a allai helpu i adnabod, mesur a datgelu‟r eitem;

defnyddio polisïau cyfrifyddu a phrosesau amcangyfrif priodol;

datblygu rhagdybiaethau cadarn ynglŷn ag amodau, trafodion neu ddigwyddiadau yn y dyfodol a fydd yn effeithio ar yr amcangyfrifon;

casglu digon o ddata perthnasol a dibynadwy ar gyfer creu amcangyfrifon cyfrifyddu;

adolygu‟r amgylchiadau sy‟n sail i‟r amcangyfrifon o bryd i‟w gilydd.

Dylai‟r corff cyhoeddus wirio ansawdd data a gyflwynwyd iddo cyn ei ddefnyddio i bennu amcangyfrifon. Mae cymharu amcangyfrifon â ffigurau gwirioneddol pan fydd y rhain ar gael yn cadarnhau bod y defnydd parhaus o‟r amcangyfrifon hyn yn dal yn ddilys. Pan fo corff cyhoeddus yn defnyddio amcangyfrifon, rhaid i‟r swyddog goruchwylio baratoi canllawiau i staff ar y safon sy‟n ofynnol.

Mae meysydd lle gellir defnyddio amcangyfrifon yn cynnwys:

eitemau nad ydynt yn arian parod, yn seiliedig ar asesiad proffesiynol o werth;

trafodion sy‟n digwydd o gwmpas diwedd y flwyddyn sydd angen eu cysylltu â blwyddyn ariannol benodol, e.e. incwm/dyledwyr;

gwasanaethau cymorth a gorbenion sydd angen eu dyrannu i wasanaethau.

A adolygwyd prosesau rheolaidd i sicrhau eu bod yn glynu at yr amserlen ar gyfer cau cyfrifon yn gyflymach?

Y cam cyntaf yw archwilio prosesau cyfredol a dogfennu pwy sy‟n gwneud beth a phryd yn ystod y flwyddyn ac ar ddiwedd y flwyddyn. Trwy fapio prosesau allweddol, daw darlun eglur o‟r camau gwaith a‟r rheolaethau perthnasol yn amlwg. Mae hyn yn ei gwneud hi‟n haws symleiddio gweithgarwch, cryfhau rheolaethau ac osgoi camgymeriadau. Hefyd, gall adolygiadau parhaus o brosesau unigol helpu i sicrhau bod y broses o gau cyfrifon yn parhau‟n effeithlon. Mae cyrff cyhoeddus yn gwneud defnydd cynyddol o dechnoleg i symleiddio rhai tasgau, er enghraifft:

trwy fapio pob cyfrif yn y cyfriflyfr yn ôl y balans neu‟r nodyn perthnasol yn y datganiad ariannol, nid oes angen mwyach i gyrff cyhoeddus gynhyrchu eu datganiadau ar bapur;

mae‟r defnydd o gysoniadau banc ar-lein a systemau prynu a thalu electronig yn cyflymu‟r gwaith prosesu diwedd blwyddyn;

awtomeiddio‟r gwaith o brosesu cofnodion dyddiol cylchol. Mae croniadau papur fel arfer yn amodol ar lefel de minimis a ddewisir i adlewyrchu amgylchiadau‟r corff. Lle pennir lefelau o‟r fath, gallant gyfyngu‟n sylweddol ar yr amser a gymerir i brosesu‟r holl groniadau diwedd blwyddyn.

A yw terfynau amser yn adlewyrchu‟r cyfarfodydd bwrdd a drefnir?

Dylai‟r cynllun cau cyfrifon gynnwys darpariaeth i‟r Bwrdd adolygu a chymeradwyo‟r cyfrifon. Hyd yn oed lle gall sefydliadau gau eu cyfrifon yn gymharol gyflym, mae nifer ohonynt yn cymryd amser hir i gynhyrchu‟r cyfrifon ar ffurf gyhoeddedig.

Bydd sawl parti yn rhan o‟r broses hon; y Prif Swyddog Ariannol, y pwyllgor Archwilio, y Bwrdd neu‟r cyngor ac argraffwyr y corff. Fel rhan o‟r broses o lofnodi‟n derfynol, mae‟n hanfodol fod y Prif Swyddog Ariannol yn cynnal adolygiad cyffredinol terfynol o‟r cyfrifon. Bydd angen i‟r cynllun cau cyfrifon ganiatáu amser ar gyfer yr adolygiad hwn.

Lle mae‟r cyfrifon yn mynd at y pwyllgor archwilio i‟w hadolygu ac at y Bwrdd i‟w mabwysiadu‟n ffurfiol, rhaid cynnwys dyddiadau‟r cyfarfodydd yn y cynllun cau cyfrifon. Cafwyd enghreifftiau niferus ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru a Lloegr o gyrff yn methu â chau cyfrifon o fewn y terfynau amser ar ôl methu â phennu dyddiadau amserol ar gyfer cyfarfodydd y pwyllgor archwilio a‟r Bwrdd neu swyddogion cyfrifyddu allweddol yn cymryd gwyliau blynyddol ar y dyddiadau allweddol hyn.

Dylid gwneud trefniadau priodol gyda‟r argraffydd ar gyfer darllen proflenni a phrosesu newidiadau er mwyn cyflymu‟r broses o gynhyrchu‟r cyhoeddiad terfynol.

A yw‟r amserlen yn cynnwys terfynau amser allanol?

Un sbardun allweddol i gau cyfrifon yn gyflymach fydd y terfynau amser a osodir gan ofynion allanol e.e. cyfrifon llywodraeth gyfan a rheoliadau eraill. Dylai‟r cynllun cau cyfrifon nodi‟r dyddiadau allweddol yn eglur a threfnu bod y cyfrifon yn cael eu cwblhau a‟u cymeradwyo erbyn y dyddiadau hyn.