Embed Size (px)
Citation preview
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 4.6
PANDUAN MUTU
PEMBELIAN JASA DAN
PERBEKALAN
Edisi atau Revisi :
Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan serta rekaman dalam pembelian
jasa dan perbekalan di laboratorium BYKIMAF.
2. Ruang Lingkup
ruang lingkup dari prosedur ini adalah semua kebutuhan laboratorium BYKIMAF
yang berkaitan dengan bahan dan jasa pelayanan agar berjalan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
3. Penangggung Jawab
Manager Teknik
4. Acuan/Referensi
Panduan mutu-pembelian jasa dan perbekalan
5. Definisi/Istilah
Pereaksi : Bahan kimia atau reagent yang dipergunakan dalam pengujian
Bahan habis pakai : Bahan-bahan yang digunakan dalam pengjuian yang sifatnya
setelah digunakan tidak bisa dipakai kembali.
6. Pelaksanaan
~Ж~
ALUR PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
4.6.1 manager adaministrasi dan keuangan menyusun kebutuhan pembelian jasa dan
perbekalan didasarkan usulan dari analis yang sudah disampaikan terlebih dahulu kepada
manager teknis.
4.6.2 kepala laboratorium mengesahkan atau menyetujui usulan kebutuhan pembelian jasa
dan perbekalan.
4.6.3 jika kepala laboratorium tidak menyetujui maka akan dilakukan kaji ulang oleh
manager teknis.
4.6.4 manager administrasi dan keuangan membeli jasa dan perbekalan SESUAI dengan
usulan manager teknis dan analis yang telah disetujui oleh kepala laboratorium.
4.6.5 manager administras dan keuangan mengadministrasikan semua berkas-berkas yang
berhubungan dengan pembelian jasa dan perbekalan.
4.6.6 manager teknis bertangggung jawab atas pengaturan tempat penyimpanan barang
yang telah dibeli sesuai dengan tempatnya masing-masing berdasarkan pada karakteristik jasa
dan perbekalan tersebut.
penyusunan usulan kebutuhan
pengesahan usulan
pembelian
penerimaan dan penyimpanan barang sesuai karakterisktik
penggunaan
a. bahan kimia padat (powder) disimpan di lemari bahan yang tertutup rapat, dan diberi
nomor/abjad untuk mempermudah dalam proses penggunaanya.
b. bahan kimia cair yang bersifat asam kuat dan bahan kimia cair yang telah dibuka
disimpan dilemari asam
4.6.7 manager teknik menyimpan rekaman evaluasi pemasok.
DOKUMEN TERKAIT
4.6.1 usulan kebutuhan pembelian jasa dan perbekalan (barang)
4.6.2 daftar hasil pembelian jasa dan perbekalan
4.6.3 serah-terima barang
4.6.4 rekaman investigasi pemasok
Format
USULAN KEBUTUHAN PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN
No Urut Permintaan :
No Nama Barang Harga/Unit Jumlah Harga Total
JUMLAH TOTAL : Rp
Tanggal :…/…./….
Yang Mengajukan :
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
Tanggal dan Disetujui oleh :
Manager Teknis Bagian Keuangan Ketua Laboratorium
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
TTD
…………………….
(Nama Lengkap)
Format
HASIL PEMBELIAN JASA DAN PERBEKALAN (BARANG)
No. Urut Belanja Barang :
No Nama
Barang/Jasa
Harga/Unit Jumlah Biaya Total
JUMLAH TOTAL : Rp
Tanggal :
……/……./…….
Yang ditugaskan Manager Teknis
(……………….) (………………)
Format
SERAH TERIMA BARANG
No. Urut Penyerahan Barang :
Dari :
Kepada :
No Daftar Barang Jumlah Tempat Keterangan
Tanggal :
……/……./…….
Diserahkan oleh : Yang Menerima
(……………….) (………………)
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 4.14
AUDIT INTERNAL Edisi atau Revisi :
Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
Prosedur ini disusun untuk mengatur tatacara melaksanakan kegiatan audit internal
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan dan melaporkan serta
penentuan auditor untuk semua kegiatan yang dilakukan.
3. Penanggung Jawab
Manajer Mutu
4. Referensi/Acuan
ISO 17025
Panduan Mutu – Audit Internal
5. Definisi
a. Audit Internal
Pengujian sistematis dan independen oleh auditor internal untuk menentukan
apakah aktifitas dan hasil yang berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang
direncenakan dan apakah pengaturan tersebut dilaksanakan dengan efektif sesuai
guna mencapai tujuan.
b. Auditor Internal
Adalah seorang yang berwenang melakukan audit internal dan mengetahui
organisasi dan proses kerja di laboratorium Pengujian Bykimaf serta mendapat
surat tugas untuk melakukan audit internal.
c. Ketidaksesuaian
Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
d. Auditee
~Ж~
Semua staf Laboratorium Pengujian Bykimaf yang bertanggung jawab terhadap
bidang kegiatan yang diaudit.
6. Pelaksanaan
6.1 Tanggung Jawab dan wewenang
Manajer mutu bertanggung jawab terhadap pengelolaan audit internal sejak
dari perencanaan, pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi tindakan koreksi
yang diperlukan.
6.2 seluruh staf Laboratorium Pengujian Bykimaf bertanggung jawab dan
berperan aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor maupun
sebagai auditee.
6.3 Pelaksanaan Audit
Manajer mutu menyusun jadwal tahunan untuk audit internal
6.4 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat pelatihan audit , tetapi
boleh didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang atau kegiatan yang
diaudit. Seorang auditor dapat didampingi oleh seseorang yang dimaksudkan
oleh institusi untuk dilatih selaku auditor. Dalam kasus tersebut, pendamping
bukanlah auditor dan tidak dapat bertindak selaku auditor.
6.5 sebelum melaksanakan audit, tiap auditor harus menyiapkan checklist untuk
dipakai sebagai rambu-rambu dalam melaksanakan audit. Auditor harus
menghubungi wakil auditee dan menyepakati waktu pelaksanaan audit paling
lambat tiga hari sebelum pelaksanaan. Semua temuan dalam audit harus
dicatat dan dikumpulkan oleh manajer mutu sebagai rekaman pelaksanaan
audit.
6.6 tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaksanaan audit harus dicatat
dalam lembar ketidaksesuaian.
6.8 penanggung jawab kegiatan yang diaudit harus menanggapi laporan
ketidaksesuaian tersebut dan menentukan tindakan koreksi yang dapat
dilakukan dan waktu penyelesaian tindakan koreksi tersebut.
6.9 apabila personel yang diaudit idak dapat menentukan sendiri tindakan koreksi
yang harus dilakukan, maka hal tersebut perlu dikonsultasikan kepada Manajer
Mutu.
6.10 apabila tindakan koreksi dan waktu penyelesaian telah dilaksanakan, Manajer
Mutu dapat melakkan validasi terhadap hasil tindakan koreksi tersebut untuk
memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan dan berjalan secara
efektif
6.11 apabila tindakan koreksi telah dilaksanakan dan telah diverifikasi oleh auditor,
maka manajer mutu dapat menutup dan membuat laporan audit.
7. Dokumen Terkait
1. FL 4.14.1- Pemberitahuan Pelaksanaan Audit
2. FL 4.14.2- Surat Penugasan
3. FL 4.14.3- Lembar Ketidaksesuaian Audit Internal
4. FL 4.14.4- Lembar Observasi Audit Internal
5. FL 4.14.5- Laporan Audit
6. FL 4.14.6- Jadwal Audit
7. DP 4.14.2- SNI 17025:05
PEMBERITAHUAN PELAKSANAAN AUDIT
No. Urut Pemberitahuan :
Kepada Yth.
Nama :
NIP :
Jabatan :
Dengan hormat,
Sesuai dengan program internal audit Lab Pengujian BYKIMAF untuk tahun
…………………. Dengan ini diberitahukan bahwa pada ruang lingkup kerja saudara akan
dilaksanakan audit internal manajemen / teknis pada :
Hari/Tanggal :
Waktu :
Dengan Auditor :
Demikian pemberitahuan ini, atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
Tanggal
Lab Pengujian BYIKIMAF,
Manajer Mutu
FL.4.14.1
SURAT PENUGASAN
No :
Yang bertanda tangan dibawah ini, pejabat Manajer Mutu dari Laboratorium
Pengujian BYKIMAF, menugaskan kepada :
Nama :
NIP :
Untuk melaksanakan tugas Audit Internal pada :
Hari :
Tanggal :
Tempat :
Ruang Lingkup :
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Cianjur,
Lab. Pengujian BYKIMAF,
Nama : Prof. Dr. Farid Suardi.
Jabatan : Manajer Mutu
FL.4.14.2
LEMBAR KETIDAKSESUAIAN AUDIT INTERNAL
LABORATORIUM PENGUJIAN BYKIMAF
Ketua Auditor :
Anggota Auditor :
Bagian yang diaudit :
Tanggal Audit :
Standar Acuan :
No LKS : ………………………dari……….....................
Rincian Ketidaksesuaian
Klausul Ketidaksesuaian : Kategori Ketidaksesuaian :
Nama Auditor :
Tanda tangan :
Nama Auditee :
Tanda tangan :
Rencana tindakan perbaikan Target tanggal penyelesaian :
………………………………
Wakil LS : ………………………….. Tanggal Selesai :
…………………………….
Verifikasi
Tindakan telah diverifikasi (LKS ditutup)
Oleh : ……………………………. Tanggal:
……………………………………………….
Validasi (jika diperlukan)
Oleh : ………………………..
Tanggal………………………………………………
FL.4.14.3
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 5.3
PANDUAN MUTU
PENGENDALIAN KONDISI
AKOMODASI DAN LINGKUNGAN
Edisi atau Revisi :
Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
5.3.1 Tujuan
prosedur ini disusun untuk memastikan bahwa jasa pengujian di laboratorium
BYKIMAF dilaksanakan pada kondisi dan lingkungan yang tidak mempengaruhi validitas
hasil pengujian.
5.3.2 Ruang lingkup
Prosedur ini mencakup area atau tempat dimana operasional pengujian dilakukan
5.3.3 Penanggung Jawab
Manager Teknis
5.3.4 Referensi/Acuan
Dokumen SNI-19-17025:2000 butir 5.3
5.3.5 Definisi
Sesuai Panduan Mutu
5.3.6 Pelaksanaan
a. Manajer teknis dan analis bertanggung jawab terhadap pengelolaan, pengendalian
kondisi akomaodasi dan lingkungan untuk meminimalisir kesalahan yang dapat
terjadi karena hal-hal tersebut
b. seluruh personel laboratorium pengujian BYKIMAF berperan aktif dalam menjaga
dan memelihara fasilitas pengujian serta melestarikan lingkungan sekitarnya
c. Tata letak di Laboratorium dirancang sedemukian rupa sehingga tidak terjadi
kontaminasi silang serta untuk meningkatkan keselamatan, efisiensi dan efektifitas
kegiatan operasional laboratorium.
~Ж~
d. pemeriksaan kondisi akomodasi dan lingkungan meliputi : lingkungan pengujian dan
hal lainnya yang terkait dalam formulir check list
e. manajer teknis memonitor dan memelihara kondisi akomodasi dan lingkungan serta
rekamannya
DOKUMEN TERKAIT
5.3.1 Denah laboratorium pengujian BYKIMAF
Formulir Penugasan Personil Pemeliharaan Kondisi Akomodasi dan Lingkungan
Formulir Check list Pemeliharaan Akomodasi da Lingkungan
Format
PENUGASAN PERSONIL PEMELIHARAAN KONDISI AKOMODASI
DAN
LINGKUNGAN
No. Penugasan :___________________
Yang bertanda tangan dibawah ini, Kepala Manager Teknik, menugaskan kepada :
Nama :
NIP :
Untuk melaksanakan pemeliharaan kondisi akomodasi dan lingkungan pada :
Hari :
Tanggal :
Waktu :
Tempat :
Ruang Lingkup :
Demikian surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan sebaik-baiknya.
Cianjur, ………………….20…
Yang menugaskan
___________________________
(Nama Lengkap & NIP)
Format
CHECK LIST PEMELIHARAAN AKOMODASI DAN LINGKUNGAN
Tanggal Temperatur Kelembaban Peneranga
n
Paraf
Petugas
Waktu oC Waktu % kondisi
BYKIMAF
Laboratorium pengujian BYKIMAF Nomor Bagian : 5.5
PROSEDUR OPERASIONAL
STANDAR LABORATORIUM
Edisi/Revisi :
PENGOPERASIAN DAN
PERAWATAN ALAT Berlaku sejak :
Halaman :
Disetujui oleh :
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat agar laboratorium pengujian dapat melakukan pengawasan yang
efektif dalam memperoleh dan menjaga unjuk kerja alat sesuai tujuan analisa.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup semua peralatan yang digunakan dalam pengujian
3. Penanggung Jawab
Menejer teknis
4. Referensi/Acuan
ISO 17025
Panduan Mutu – Peralatan
Manual atau Petunjuk Penggunaan Alat
5. Definisi
Peralatan adalah semua alat pengujian yang digunakan di Laboratorium Pengujian
BYKIMAF Cianjur, Jawa Barat
6. Pelaksanaan
6.1. Semua peralatan yang ada diLaboratorium BYKIMAF dilengkapi dengan
petunjuk teknis operasi dari produsen alat.
6.2. Manajer teknis menentukan alat yang perlu perbaikan atau kalibrasi kemudian
menunjuk pelaksana perbaikan atau kalibrasi
6.3. Melakukan pengecekan peralatan pengujian dengan prosedur sebagai berikut :
6.3.1. Melakukan pengecekan masa kalibrasi alat pada label kalibrasi yang telah
tercantum.
6.3.2. Melakukan kalibrasi alat secara internal oleh personil yang telah dipilih
sebagai team kalibrasi internal di Laboratorium BYKIMAF.
~Ж~
6.3.3. Melakukan penetapan status kelayakan alat setelah melakukan pengecekan
atau kalibrasi internal.
6.3.4. Memberikan informasi atau keterangan bahwa peralatan telah dilakukan
pengecekan dan kalibrasi internal.
6.3.5. Melakukan isolasi terhadap peralatan yang rusak atau tidak layak
digunakan.
6.4. Melakukan kalibrasi eksternal pada alat pengujian tepat pada waktu sebelum
batas masa kalibrasi habis.
7. Dokumen terkait
1. FL 5.5.1- Penunjukan Personil Pengoperasian Alat
2. FL 5.5.2- Pemberitahuan Mal Fungsi Alat
PENUNJUKAN PERSONIL PENGOPERASIAN ALAT
No. Urut Penunjukan :…………………………..
Yang bertanda tangan dibawah ini, Manajer Teknis
Laboratorium Pengujian BYKIMAF, menunjuk dan menugaskan kepada :
Nama :
Jabatan di Laboratorium :
Untuk mengoperasikan dan menjaga fungsi dari alat sebagai berikut :
No Nama Alat Tempat/Lab Spesifikasi / Identitas alat
Demikian surat ini dibuat agar dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Cianjur……………………….2009
Lab. Pengujian BYKIMAF
Manajer Teknis
PEMBERITAHUAN MALFUNGSI ALAT
No. Urut Pemberitahuan :…………………………………
Yang bertanda tangan dibawah ini , Manajer Teknis Laboratorium Pengujian BYKIMAF,
memberitahukan bahwa alat yang tercantum dalam daftar dibawah ini untuk sementara tidak
dapat difungsikan sebagai mana mestinya, karena kondisi tertentu yang menyebabkan alat
tersebut tidak dapat dipergunakan.
Daftar Alat yang tidak berfungsi :
No Nama Alat Tempat/Lab Keterangan
Demikian pemberitahuan ini untuk dijadikan bahan pemeriksaan.
Cianjur,………………………2009
Laboratorium Pengujian BYKIMAF
(………………………………
…….)
Manajer Teknis
