Manajemen Lingkup Proyek

Information Technology Project Management,Fourth Edition

2Information Technology Project Management, Fourth Edition

Manajemen Lingkup Proyek

Lingkup mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk menciptakannya.

Hasil (deliverable) adalah produk yang dihasilkan sebagai bagian dari suatu proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen rapat.

Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang disertakan atau tidak dalam proyek.

3Information Technology Project Management, Fourth Edition

Proses Manajemen Lingkup Proyek

Perencanaan lingkup : Menentukan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan.

Definisi lingkup: Meninjau carta proyek dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan dikembangkan dan perubahan permintaan disetujui

Membuat WBS (Work Breakdown Structure): membagi hasil proyek besar menjadi komponen yang lebih kecil, lebih mudah ditangani.

Verifikasi lingkup : Memformalkan penerimaan lingkup proyek.

Pengendalian lingkup : Mengendalikan perubahan lingkup proyek.

4Information Technology Project Management, Fourth Edition

Perencanaan Lingkupdan Rencana Manajemen

Lingkup Rencana manajemen lingkup merupakan dokumen

yang mencakup deskripsi tentang bagaimana tim akan menyeiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi selesainya hasil proyek, dan mengendalikan perubahan terhadap lingkup proyek.

Masukan utamanya mencakup carta proyek, pernyataan lingkup awal, dan rencana manajemen proyek.

5Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Carta Proyek

6Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Carta Proyek (lanjt.)

7Information Technology Project Management, Fourth Edition

Definisi Lingkup dan Pernyataan Lingkup Proyek

Pernyataan lingkup awal, carta proyek, aset proses organisasi, dan permintaan perubahan yang disetujui menyediakan dasar untuk membuat pernyataan lingkup proyek.

Seiring waktu, ruang lingkup sebuah proyek harus menjadi lebih jelas dan lebih spesifik.

8Information Technology Project Management, Fourth Edition

Penetapan Lingkup Proyek Lebih Jauh

9Information Technology Project Management, Fourth Edition

Media SnapshotMany people enjoy watching television shows like Changing Rooms or

Trading Spaces, where participants have two days and $1,000 to update a room in their neighbor’s house. Because the time and cost are set, it’s the scope that has the most flexibility. Designers on these shows often have to change initial scope goals due to budget or time constraints.

Although most homeowners are very happy with work done on the show, some are obviously disappointed. Unlike most projects where the project team works closely with the customer, homeowners have little say in what gets done and cannot inspect the work along the way…What happens when the homeowners don’t like the work that’s been done? The FAQ section of tlc.com says, “Everyone on our show is told upfront that there’s a chance they won’t like the final design of the room. Each applicant signs a release acknowledging that the show is not responsible for redecorating a room that isn’t to the owner’s taste.”

Too bad you can’t get sponsors for most projects to sign a similar release form. It would make project scope management much easier!

10Information Technology Project Management, Fourth Edition

Membuat Work Breakdown Structure (WBS)

A WBS merupakan pengelompokan pekerjaan proyek yang berorientasi hasil yang menetapkan lingkup total proyek.

WBS adalah dokumen dasar yang memberikan landasan bagi perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.

Dekomposisi merupakan pembagian hasil proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil.

11Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan

Produk

12Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh WBS Intranet Disusun berdasarkan Fase

13Information Technology Project Management, Fourth Edition

WBS Intranet dalam Bentuk Tabular

1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.2 Define requirements

1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements

1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management

approach1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team

2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support

14Information Technology Project Management, Fourth Edition

WBS Intranet dan Gantt Chart dalam Project 2000

Project 98 file

15Information Technology Project Management, Fourth Edition

Gantt Chart Intranet Disusun Berdasarkan Kelompok Proses

Manajemen Proyek

16Information Technology Project Management, Fourth Edition

Table 5-4. Executing Tasks for JWD Consulting’s WBS

17Information Technology Project Management, Fourth Edition

Pendekatan untuk Mengembangkan WBS

Pedoman: Beberapa organisasi, seperti DOD, memberikan pedoman untuk mempersiapkan WBS.

Pendekatan analogi: Meninjau WBS proyek-proyek serupa dan menyesuaikan untuk proyek Anda.

Pendekatan top-down: Mulailah dengan item terbesar dari proyek dan pecahlah.

Pendekatan bottom-up: Mulailah dengan tugas-tugas khusus dan merangkumnya.

Pendekatan Mind-mapping: Menulis tugas di format non-linear, bercabang dan kemudian membuat struktur WBS.

18Information Technology Project Management, Fourth Edition

Contoh Pendekatan Mind-Mapping

19Information Technology Project Management, Fourth Edition

Hasil WBS dalam Bagan

20Information Technology Project Management, Fourth Edition

Pustaka WBS dan Scope Baseline

Banyak tugas-tugas WBS tidak jelas dan harus dijelaskan secara lebih rinci sehingga orang tahu apa yang harus dilakukan dan dapat memperkirakan berapa lama bekerja dan berapa biaya diperlukan.

Pustaka WBS merupakan dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang tiap butir WBS.

Lingkup proyek yang disetujui dan WBS-nya serta pustaka WBS membentuk scope baseline, yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi sasaran lingkup proyek.

21Information Technology Project Management, Fourth Edition

Verifikasi Sangat sulit untuk membuat pernyataan lingkup dan WBS yang

baik bagi suatu proyek. Bahkan lebih sulit lagi untuk memverifikasi lingkup proyek dan

meminimalkan perubahan lingkup. Banyak proyek TI yang sengsara karena scope creep dan verifikasi

lingkup yang buruk.

22Information Technology Project Management, Fourth Edition

Pengendalian Lingkup

Pengendalian lingkup melibatkan pengendalian perubahan terhadap lingkup proyek.

Sasaran pengendalian lingkup adalah untuk:

Mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan lingkup.

Memastikan bahwa perubahan diproses berdasarkan prosedur yang dikembangkan dan sebagai bagian dari pengendalian perubahan.

Mengelola perubahan ketika terjadi.

Varians adalah perbedaan antara rencana dan kinerja aktual.

23Information Technology Project Management, Fourth Edition

Rangkuman Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yang

diperlukan untuk memastikan bahwa proyek melakukan semua pekerjaan yang diperlukan—dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan —untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Proses utama mencakup: Perencanaan lingkup Definisi lingkup Pembuatan WBS Verifikasi lingkup Pengendalian lingkup