PAYABLE MANAGEMENT

MANAGING ACCOUNT PAYABLE, RECEIVABLE &

DEBT MANAGEMENT EFFECTIVELY

SALWA AB RAZAK TIMBALAN BENDAHARI

21 Januari 2016 (Khamis) DPU, USM

Pengurusan Kewangan

Proses Bayaran

2

Aliran Proses Bayaran

Hantar invois/PO/memo ke Jabatan Bendahari

Terima dokumen drp PTJ Terima cek/notifikasi eft

Daftar penerimaan & agih dokumen ikut unit

Semak & proses baucer bayaran

Semak & lulus baucer bayaran ikut had kuasa

Proses cek/eft

Hantar cek/ kreditkan eft & hantar notifikasi

MULA TAMAT

PTJ JABATAN BENDAHARI PELANGGAN

STAF myAccount

3

KUASA DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ/PEGAWAI YANG DIPERTURUNKAN KUASA

UNDANG-UNDANG/PERATURAN BAYARAN

• Perlembagaan Universiti Sains Malaysia

• Akta Acara Kewangan 1957

• Arahan Perbendaharaan

• Peraturan Kewangan Universiti Sains Malaysia

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Implikasi kelewatan penyediaan/penghantaran GRN/FSR/sijil komisyen ke Jabatan Bendahari. Kelewatan penghantaran GRN/FSR/sijil komisyen dari PTJ ke Jabatan Bendahari akan menyebabkan kelewatan bayaran dan memberi kesan aliran tunai Universiti.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

BAYARAN PEROLEHAN “SUCIHATI” TIDAK BOLEH DITAHAN (AP 59) dan Surat Edaran Bendahari 2/2006

Pembayaran bagi barang / perkhidmatan yang dibekalkan dengan sempurna dan suci hati tidak boleh ditahan atas sebab keraguan ke atas pertanggungan yang dilakukan oleh seseorang Pegawai Universiti. Sekiranya Pegawai Pengawal mendapati seseorang pegawai bersalah di atas sesuatu pertanggungan yang dibuat, bayaran hendaklah dibuat dengan segera dan dipertanggungkan kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas nama pegawai bertanggungjawab (Sementara menantikan penyelesaian perkara tersebut) Laporan bertulis untuk menghuraikan penyimpangan daripada prosidur biasa hendaklah disampaikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan Pelarasan Pendahuluan Diri hanya boleh dilakukan setelah mendapat Kelulusan Jawatankuasa AP 59

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Bayaran dalam tempoh 14 hari Menurut SPB Bil 7 Tahun 2006-Pindaan Ke atas AP 103 memperuntukan dimana bil dan tuntutan dibayar segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima atau selaras dengan syarat-syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN (AP 92)

Pegawai yang membenarkan perbelanjaan dilakukan tanpa kuasa akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Kawalan Peruntukan Setiap Ketua PTJ adalah bertanggungjawab mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan. Oleh itu sebelum sesuatu perbelanjaan dilakukan, Ketua PTJ perlu memastikan setiap perbelanjaan adalah berasaskan kepada perincian yang telah diluluskan.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Perakuan oleh Pegawai yang menuntut ganti bayaran (AP 99(c))

Pegawai yang ingin membuat tuntutan untuk bayaran balik perbelanjaan yang dibuat olehnya, hendaklah melampirkan borang imbuhan dan mengemukakan resit yang diakui sah oleh Ketua PTJ. Jika resit tidak boleh diperolehi atau tidak boleh didapati, butir tuntutan perbelanjaan berkenaan hendaklah ditandakan(*) dan diikuti dengan perakuan seperti berikut: “Saya mengaku yang perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM……… telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya”.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Kehilangan Dokumen Sokongan Kehilangan Borang Pesanan Sekiranya berlaku kehilangan terhadap salinan asal Pesanan Pembelian Tempatan, Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mengeluarkan satu salinan yang diperakui benar bagi pesanan asal itu. Ketua Pusat Tanggungjawab mestilah mencatatkan pada salinan pejabat Pesanan Pembelian Tempatan bahawa salinan asal telah hilang dan satu salinan yang diperakui bagi Pesanan Pembelian Tempatan telah dikeluarkan olehnya. Salinan yang diperakui bagi Pesanan Pembelian Tempatan itu hendaklah dikembarkan kepada bil untuk pembayaran dan suatu perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan itu belum pernah dibayar sebelum itu.

Kehilangan Invois Di PTJ Sekiranya berlaku kehilangan invois di peringkat PTJ, maka PTJ perlu mendapatkan invois yang telah diperakui benar dari pembekal.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan atau Kerja (AP 99(d))

Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu dilaksanakan dengan sempurna dan teratur di setiap invois. Bagi bayaran kemajuan kerja, hendaklah diakui setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Bagi bekalan stor hendaklah berasaskan pengesahan bahawa barang-barang telah diterima dan telah dimasukkan ke dalam stor atau telah dikeluarkan untuk kegunaan serta-merta.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Pembahagian Tugas Pembahagian tugas di kalangan pegawai yang menjalankan tugas pengurusan kewangan di PTJ mestilah teratur. Contoh pegawai yang menyediakan pesanan rasmi tidak dibenarkan meluluskan pesanan rasmi tersebut.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Penurunan Kuasa Seksyen 15A(2), Akta Acara Kewangan dan AP11 telah menetapkan supaya setiap Pegawai Pengawal agar menyediakan Surat Penurunan Kuasa yang menyatakan dengan jelas dan secara bertulis had kuasa serta tugas pegawai yang menjalankan fungsi kewangan. Surat Penurunan Kuasa perlu lengkap dan sentiasa di kemaskini.

PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN

Pemeriksaan Pemeriksaan mengejut dijalankan terhadap Panjar Wang Runcit PTJ/projek oleh seorang pegawai pemeriksa di PTJ yang dilantik yang tidak mengendalikan tugas hasil sekurang-kurangnya enam bulan sekali dan direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut. (A.P 309).

PEMERHATIAN JABATAN BENDAHARI

17

18

ISU BAYARAN

Surat Perwakilan Kuasa dari Bendahari Surat Edaran Bendahari Bil 4/2011

19

ISU PENGGUNAAN PANJAR WANG RUNCIT

PEMERHATIAN JABATAN BENDAHARI

20

INISIATIF BARU

TERIMAAN & HASIL

GERAN &

SUMBANGAN

YURAN PELAJAR

PELABURAN LAIN-LAIN HASIL

USAHA DARI JABATAN BENDAHARI

KAD KREDIT TOUCH & GO PEMBEKAL

Perolehan secara online : Hotel ,tiket penerbangan

Kenderaan Universiti yang berdaftar dengan PTJ

Pembekal berdaftar sahaja

FASA AWAL : Pelaksanaan melalui Jabatan Bendahari

Top-Up melalui Borang Q Kriteria pendaftaran diperkemaskan

FASA SETERUSNYA : kepada PTJ, suku tahun pertama tahun 2016

Nilai diskaun Jambatan Pulau Pinang

Prestasi pembekal dinilai untuk mengekalkan kualiti perolehan

JABATAN BENDAHARI

PERSIDANGAN

SUMBANGAN

PENGURUSAN HUTANG

PELAJAR

RLKA

TUNGGAKAN HASILPINJAMAN

KENDERAAN & KOMPUTER

PESAKIT WAD

STAF

SEWAAN PREMIS

SEKIAN TERIMA KASIH