MAKLUMAT FAIL PENGURUSAN PBS SEKOLAH MENENGAH BAGI TAHUN 20142 JENIS FAIL UTAMA PENGURUSAN YANG PERLU ADA :

FAIL INDUK - fail putih (Fail Am435)

2. FAIL KES-KES KHAS - Fail putih (Fail Am435)

CONTOH FAIL PUTIH YANG BIASA DIGUNAKAN JABATAN KERAJAAN

FOKUS UTAMA : PENYEDIAAN FAIL PBS BERDASARKAN INSTRUMEN PENJAMINAN KUALITI TERKINI DI SAMPING MENGAMBIL KIRA BEBERAPA DOKUMEN ASAL YANG WAJIB/ SEDIA ADA DALAM FAIL PENGURUSAN PBS)Cara perekodan kertas minit :Surat diterima dari luar guna dakwat merahNomborkan surat/ bahan kandungan pada sudut atas kanan dan dibulatkanTarikh surat diterima daripada ..Perkaradikandungkan pada oleh .

2. Surat dikeluarkan dari dalam ke pihak luar guna dakwat biru atau hitam Surat bertarikh . kepada .. perkara..dihantar pada ..

PPDT (AKAD) 600- 1 / 3 / 1

PERKARAFAIL PENGURUSAN/ INDUK PENTAKSIRAN BERASASKAN SEKOLAH

( Kod : PPDT = Nama agensi/ sekolah; 600 = Akademik; 3 = PBS ; 1 = Pengurusan* KOD Sekolah adalah singkatan nama sekolah mengikut sekolah masing-masingFail 1 Sudah sedia ada di sekolah masing-masing

FAIL PUTIH (FAIL AM435) DIKATEGORIKAN SEBAGAI FAIL TERHADDisimpan oleh pihak pentadbiran di bawah pengawasan Ketua JabatanKeluar masuk fail berkenaan perlu direkodkan oleh kerani pendaftaranTajuk fail Induk (termasuk fail-fail rasmi lain) hendaklah ditulis hidup menggunakan tangan (tidak boleh dicetak dan digamkan)Kertas minit juga mesti yang standard dan tidak digamkan (Kertas am 6) Prosedur penyusunan dokumen/surat dalam fail induk ada di slide no. 16 dan no. 17)

SENARAI DOKUMEN/ MAKLUMAT YANG PERLU ADA DALAM FAIL PENGURUSAN/ INDUK PBS.

Semua salinan Surat Pekeliling Iktisas(SPI) / Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksanaan berkaitan PBS daripada KPM/ LP/ JPN/ PPD yang dihantar ke sekolah bagi tahun semasa.1Salinan SPI/ Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksaan yang sebelumnya juga perlu ada dalam Fail Pengurusan PBS

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020MALAYSIARuj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:Pihak yang berkenaan

PENGURUSAN DOKUMEN-DOKUMEN PBS

Senarai manual/ panduan rujukan asal berkaitan PBS telah dimasukkan ke dalam fail khas (fail kulit keras).

2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan kepada panitia/ unit yang berkenaan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..Cap pengetua

2( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020MALAYSIA Ruj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:Pihak yang berkenaan

CARTA / SENARAI JAWATAN KUASA PBS SEKOLAH 2014

Berikut adalah Senarai / Carta Organisasi Jawatan kuasa PBS peringkat sekolah bagi tahun 2014

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..Cap Pengetua

3Surat ini akan berada di depan senarai jawatan kuasa PBS yang telah dilantik sekolah

GURU KANAN BIDANG YANG DILANTIK (LATIHAN)

GURU KANAN BIDANG YANG DILANTIK (PENYELARASAN)

GURU KANAN BIDANG YANG DILANTIK (PEMENTORAN)

GURU KANAN BIDANG YANG DILANTIK (PEMANTAUAN)KETUA PANITIA YANG DILANTIK ( PENTAKSIRAN SEKOLAH DAN PENTAKSIRAN T3)GURU BIMBINGAN & KAUNSELING (PENTAKSIRAN PSIKOMETRIK) PENGETUA(PENGERUSI PBS)

PENOLONG KANAN 1(NAIB PENGERUSI & KETUA PENTAKSIR SEKOLAH)

SETIAUSAHA PBS SEKOLAH(GURU PENOLONG YANG DILANTIK)

Senarai Jawatankuasa atau Carta Organisasi Kuasa PBS Peringkat Sekolah 2014

GURU CEMERLANG

GURU PENOLONG YANG DILANTIK ( PAJSK)GURU PENOLONG YANG DILANTIK ( SETIAUSAHA PEPERIKSAAN AWAMLantikan Jawatankuasa PBS Peringkat Sekolah tertakluk kepada keperluan sekolah masing-masing

KETUA-KETUA PANITIA MP LAIN

PENOLONG-PENOLONG KANANJawatankuasa PBS Peringkat Sekolah juga bertanggungjawab membuat keputusan tentang kes-kes khas

Minit Mesyuarat Jawatan kuasa PBS Peringkat Sekolah (sekurang-kurangnya 4 minit mensyuarat PBS dalam setahun) 4Antara agenda yang boleh dibincangkan dalam mesyuarat PBSpertama antaranya;Perlantikan KPS, Semua JK Khas PBS, Pentaksir Sekolah bagi semua mata pelajaran PBSTugas dan tanggung jawab KPS, JK Khas PBS dan Pentaksir Jadual pelaksanaan PBS/ Pelan Tindakan sepanjang tahun berkenaan terutamanya dari segi pelaksanaan pentaksiran (melibatkan PS, PT3, PAJSK dan Pent. Psikometrik), proses pementoran dalaman pada peringkat pengurusan dan panitia, pemantauan dalaman oleh pihak pengurusan dan panitia, pemantauan luaran, penyelarasan penskoran dalaman dan penjaminan kualiti.Perekodan pencapaian murid dalam sistem offline dan pelaporan murid melalui sistem offlineMasalah kes-kes khasDan lain-lain yang berkenaan

.

Mesyuarat PBS kedua laporan daripada JK Khas, tindakan penambahbaikan/ penyelesaian masalah berdasarkan laporan, makluman maklumat-maklumat baru/terkini tentang PBS dan lain-lain perkara yang berkaitanMesyuarat PBS ketiga laporan daripada JK Khas, tindakan penambahbaikan/ penyelesaian masalah berdasarkan laporan, makluman maklumat-maklumat baru/terkini tentang PBS dan lain-lain perkara yang berkaitanMesyuarat PBS keempat laporan akhir daripada JK Khas, tindakan penambahbaikan/ penyelesaian masalah berdasarkan laporan, makluman maklumat-maklumat baru/terkini tentang PBS, Post mortem pelaksanaan keseluruhan, dan perancangan PBS tahun depan.Minit Mesyuarat Jawatan kuasa PBS Peringkat Sekolah (sekurang-kurangnya 4 minit mensyuarat PBS dalam setahun) Semua keputusan mesyuarat mestilah diminitkan dan menjadi dasar atau punca kuasa pelaksanaan PBS peringkat sekolah.

SURAT LANTIKAN SEBAGAI PENTAKSIR DAN/ ATAU PENYELARAS SKOR DALAMAN PBS BAGI TAHUN SEMASA- Dalam fail induk dicadangkan dalam bentuk senarai nama bagi semua guru yang dilantiksebagai pentaksir sekolah dan/ atau penyelaras skor dalamanSurat asal lantikan sebagai pentaksir dan/ataupenyelaras skor dalaman diserahkan kepada guru berkenaan untuk disimpan dalam fail/ portfolio beliau.5

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH PETI SURAT 2020MALAYSIA

Ruj Kami :Ruj Tuan :Tarikh:

Pihak yang berkenaan

SENARAI PENTAKSIR/ PENYELARAS DALAMAN PBS LANTIKAN SEKOLAH BAGI TAHUN SEKOLAH 2014

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,..Cap Pengetua

BILNAMAPENTAKSIR (SUBJEK)PENYELARAS (SUBJEK)TANDATANGAN PENERIMAAN01AHMAD BIN ABUB. MELAYU (T1, T2)B. MELAYU (T3)02SALMAH BT A. KADIRREKACIPTA(T4, T5)

Sediakan jadual pengoperasian/ jadual kerja PBS di sekolah mengikut format yang sesuai. (termasuk PBS tingkatan 4 dan 5)

Surat-surat berkaitan PBS yang dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk dihantar keluar kepada pihak-pihak lain seperti KPM/ LP/ JPN/ PPD/ PIBG/ IBUBAPA/ WARIS MURID dan lain-lain pihak yang berkaitan . (Contoh surat makluman pelaksanaan PBS kepada ibubapa/ murid67

PPDT (AKAD) 600 1 / 3 / 4

PERKARAFAIL KES-KES KHAS

Fail 2 Sudah sedia ada di sekolah masing-masingFail ini akan mengandungi Salinan Minit mesyuarat PBS sekolah (mesti ada bagi setiap tahun ) Salinan JK PBS peringkat sekolah (mesti ada bagi setiap tahun) Dokumen-dokumen berkaitan kes-kes kategori khas murid yang berkenaan sebagai bahan bukti (sekiranya ada murid berkes khas)

Lembaga Peperiksaan MalaysiaKementerian Pelajaran MalaysiaPUTRJAYA________________________________________ Ruj Tuan : Ruj Kami : LP.SPM.150/2/jld 2 Tarikh : 12 Mei 2009

1 Pejabat Pelajaran Daerah Seberang Perai Tengah 13500 Permatang Pauh_________________________________________________

Ruj Tuan : Ruj Kami : PPDT (PENT)100-3/8/(3)

Ibu bapa / Waris / Penjaga MAKLUMAN PELAKSANAAN PBS

2Kertas minit No. 2 Helai No. 1

Tarikh surat diterima 12 Mei 2009 daripada Lembaga Peperiksaan Malaysia KPM. Perkara .. dikandungkan pada 13 Mei 2009 oleh ............................

Tarikh surat bertarikh..kepada.. Perkara.dihantar pada

CARA SUSUNAN SURAT / DOKUMEN DALAM FAIL INDUK PBS12Fail ini ditutup apabila catatan surat masuk dan surat keluar di kertas minit mencapai nombor 100. Fail baru jilid 2 akan dibuka

1Kertas minit No. 2 Helai No. 1

Tarikh surat diterima 12 Mei 2009 daripada Lembaga Peperiksaan Malaysia KPM. Perkara .. dikandungkan pada 13 Mei 2009 oleh ............................

Tarikh surat bertarikh..kepada.. Perkara.dihantar pada

SURAT/ DOKUMEN PERTAMA PALING BAWAH DAN SEMAKIN KE ATAS SEMAKIN TERKINIDitulis bermula di sebelah belakang dulu, di kertas minit no. 112

FAIL PENDUA PBS UNTUK RUJUKAN SU PBSJangan gunakan fail putih (fail Am435). Gunakan fail-fail lain yang sesuai.Tidak perlu menulis kod fail. Hanya tulis Fail Pendua PBS.Tidak perlu disusun seperti prosedur penyusunan dalam fail induk/ pengurusan PBS (fail putih Am435) Boleh buat partitionBuat salinan daripada dokumen/ surat asal dalam fail induk/ pengurusan PBS dan masukkan ikut partition yang telah dibuat. Dokumen/ surat setiap partition susun ikut tarikh dan tahun, yang paling lama di bawah dan yang paling terkini di atas.Dokumen seperti manual/ prosedur yang tebal boleh gunakan salinan surat dalam fail induk, iaitu surat tentang simpanan dokumen-dokumen PBS (slide no.7) Tidak perlu diminitkan menggunakan kertas minit (Kertas Am 6)

Sebarang masalah & persoalan sila hubungi EN MUHAMAD SABRI HARON ( Pegawai PBS PPDT ) di talian 016-4914834.

***************