Sistem Maklumat Eksekutif

(EIS)

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN

Kedudukan EksekutifKedudukan Eksekutif

Keperluan unik jawatan eksekutifKeperluan unik jawatan eksekutif Eksekutif perlukan pemprosesan maklumat Eksekutif perlukan pemprosesan maklumat

yang unikyang unik

Marketinginformation

system

Manufacturinginformation

system

Financialinformation

system

Human resource

informationsystem

Environmental information and data

Environmental information and data

Top-levelmanagers

A Firm Without An EIS

Environmental Information and data

Environmental Information and data

Marketinginformation

system

Manufacturinginformation

system

Financialinformation

system

Human resource

informationsystem

Executive information

system

A Firm With An EIS

Definisi & Tugas EksekutifDefinisi & Tugas Eksekutif

Pengurus atasan bagi hiraki organisasi yang Pengurus atasan bagi hiraki organisasi yang menggunakan pengaruh yang kuat dalam menggunakan pengaruh yang kuat dalam firmafirma

Horizon perancangan jangka panjangHorizon perancangan jangka panjang

Fungsi-fungsi Pengurusan Fungsi-fungsi Pengurusan FayolFayol

Merancang - sangat pentingMerancang - sangat penting MengurusMengurus ““Staff”Staff” MengarahMengarah MengawalMengawal

Peranan Pengurusan Peranan Pengurusan MintzbergMintzberg

Setiap peringkat pengurusan memainkan Setiap peringkat pengurusan memainkan peranan pengurusan yang sama (Beza: peranan pengurusan yang sama (Beza: masa)masa)

Tumpuan pengurus peringkat atasan--Tumpuan pengurus peringkat atasan--

-peningkatan entreprenur & jangka masa -peningkatan entreprenur & jangka masa panjang, panjang, - bertindak ke atas sesuatu di luar jangkaan- bertindak ke atas sesuatu di luar jangkaan

Agenda & Rangkaian Agenda & Rangkaian KotterKotter

Eksekutif ikuti 3 strategiEksekutif ikuti 3 strategi- Agenda -- jangka panjang & pendekAgenda -- jangka panjang & pendek- Rangkaian -- hubungan kerjasamaRangkaian -- hubungan kerjasama

• 100 / 1000100 / 1000

• Dalam & luar firmaDalam & luar firma

- Persekitaran -- Norma & NilaiPersekitaran -- Norma & Nilai

Cara Eksekutif berfikirCara Eksekutif berfikir

Daniel J. Isenberg, professor HarvardDaniel J. Isenberg, professor Harvard Eksekutif fikirkan:Eksekutif fikirkan:

1. Bagaimana menyiapkan tugas1. Bagaimana menyiapkan tugas

2. Beberapa isu biasa2. Beberapa isu biasa

Cara Eksekutif berfikirCara Eksekutif berfikir

Pentingkan proses berbanding penyelesaianPentingkan proses berbanding penyelesaian Proses berfikir tidak semestinya mengikut Proses berfikir tidak semestinya mengikut

siri langkah-demi-langkahsiri langkah-demi-langkah Intuition digunakan dalam setiap langkahIntuition digunakan dalam setiap langkah

Keperluan maklumat unik Keperluan maklumat unik ----

Kajian MintzbergKajian Mintzberg 5 akitiviti asas:5 akitiviti asas:

- tugas pejabat (desk work) tugas pejabat (desk work) - panggilan telefonpanggilan telefon- mesyuarat khasmesyuarat khas- mesyuarat berkalamesyuarat berkala- lawatanlawatan

Distribution of Hours - Distribution of Hours - MintzbergMintzberg

Legend:Interpersonal

Communication

Desk Work22%

Unscheduled Meetings

10%

Telephone Calls6%

Scheduled Meetings

59%

Tours3%

Keperluan maklumat unik Keperluan maklumat unik -- Kajian Jones & McLeod-- Kajian Jones & McLeod

Skop kajian: Skop kajian: - Jumlah maklumat?Jumlah maklumat?- Nilai?Nilai?- Sumber?Sumber?- Media?Media?- Kegunaan?Kegunaan?

KajianJones & McLeod KajianJones & McLeod (sambungan)(sambungan)

Jumlah maklumat yang sampai kepada Jumlah maklumat yang sampai kepada eksekutifeksekutif- Transaksi --komunkasi yg melibatkan sebarang Transaksi --komunkasi yg melibatkan sebarang

mediamedia- Volum harianVolum harian

• Berbeza mengikut eksekutifBerbeza mengikut eksekutif

• Berbeza mengikut hariBerbeza mengikut hari

Sumber MaklumatSumber Maklumat

Dalaman dan luaranDalaman dan luaran luaran -- sumber yang terbanyak, tetapi nilai luaran -- sumber yang terbanyak, tetapi nilai

purata terendahpurata terendah

MediaMedia

Bertulis:Bertulis:- laporan komputerlaporan komputer- surat & memosurat & memo- berkalaberkala

Lisan lebih digemariLisan lebih digemari- LawatanLawatan- Busines mealsBusines meals- TelefonTelefon

The Media Pie The Media Pie (in Percentages of Total Transactions)(in Percentages of Total Transactions)

WrittenWritten

OralOral

Note:Note:Percentages do not add to 1.00 due to rounding

Computer Computer Reports (.03)Reports (.03)

Noncomputer Noncomputer Reports (.09)Reports (.09)

Memos (.19)Memos (.19)

Letters (.20)Letters (.20)Periodicals (.10)Periodicals (.10)

Business Business Meals (.02)Meals (.02)

Telephone Telephone Calls (.21)Calls (.21)

UnscheduledUnscheduledMeetings (.06)Meetings (.06)

Scheduled Meetings (.05)Scheduled Meetings (.05)

Tours (.03)Tours (.03)

Ranking of Media by ValueRanking of Media by Value

Medium Mode Average ValueMedium Mode Average Value

Scheduled meetings Oral 7.4Scheduled meetings Oral 7.4

Unscheduled meetings Oral 6.2Unscheduled meetings Oral 6.2

Tours Oral 5.3Tours Oral 5.3

Social activity Oral 5.0Social activity Oral 5.0

Memos Written 4.8Memos Written 4.8

Computer reports Written 4.7Computer reports Written 4.7

Noncomputer reports Written 4.7Noncomputer reports Written 4.7

Letters Written 4.2Letters Written 4.2

Telephone calls Oral 3.7Telephone calls Oral 3.7

Business meals Oral 3.6Business meals Oral 3.6

Periodicals Written 3.1Periodicals Written 3.1

Information Use by Decisional Role

Disturbance handler (.42)

Entrepreneur (.32)

Resource allocator

(.17)

Unknown (.06)

Negotiator (.03)

Kesimpulan Kajian Jones & Kesimpulan Kajian Jones & McLeodMcLeod

Sumber Persekitaran - volum tertinggiSumber Persekitaran - volum tertinggi Sumber dalaman - nilai tertinggiSumber dalaman - nilai tertinggi Media bertulis - volum tertinggiMedia bertulis - volum tertinggi Media lisan - nilai tertinggiMedia lisan - nilai tertinggi Hanya sedikit maklumat diterima terus dari Hanya sedikit maklumat diterima terus dari

komputerkomputer

Disturbance handler .42

Entrepreneur .32

Resourceallocator

.17

Negotiator .03

Unknown.06

Environment.43

Lowerlevels

.38

Internal support units & individuals .13

Upperlevels .05

Committees .02

Sources of Decisional InformationSources of Decisional Information

Keperluan maklumat Keperluan maklumat unik-- Kajian unik-- Kajian Rockart dan Rockart dan

TreacyTreacy John Rockart & Michael Treacy, MITJohn Rockart & Michael Treacy, MIT 16 firma awal 1980an16 firma awal 1980an Kenalpasti ramai pengguna komputer Kenalpasti ramai pengguna komputer Kenalpasti minat eksekutif secara terperinciKenalpasti minat eksekutif secara terperinci Kenalkan istilah EISKenalkan istilah EIS

Kajian Rockart & Treacy Kajian Rockart & Treacy Ciri2 EISCiri2 EIS

Satu tujuan Satu tujuan Data yang samaData yang sama 2 kaedah prinsip kegunaan2 kaedah prinsip kegunaan

- capai laporancapai laporan

- jalankan analisisjalankan analisis Sokongan organisasiSokongan organisasi

- EIS coachEIS coach

- EIS chauffeurEIS chauffeur

Perspektif KomputerPerspektif Komputer

1. Kegunaan komputer -- peribadi1. Kegunaan komputer -- peribadi

2. Hasilkan sebahagian dari maklumat kepada 2. Hasilkan sebahagian dari maklumat kepada eksekutifeksekutif

Cadangan EISCadangan EIS

1. Rekodkan semua transaksi1. Rekodkan semua transaksi

2. Maksimumkan sumber bernilai tinggi2. Maksimumkan sumber bernilai tinggi

3. Ambil peluang3. Ambil peluang

4. Ubahsuai sistem ikut keperluan4. Ubahsuai sistem ikut keperluan

5. Gunakan teknologi5. Gunakan teknologi

EISEIS

Definisi:Definisi:

Sistem yang menyediakan maklumat Sistem yang menyediakan maklumat mengenai pencapaian keseluruhan firma mengenai pencapaian keseluruhan firma kepada eksekutifkepada eksekutif

Personal computer

Make corporate

information available

Informationrequests

Executivedatabase

Corporatedatabase

Electronicmailboxes

Softwarelibrary

Current news,explanations

Externaldata and

information

Informationdisplays

Executive workstationExecutive workstation

Corporate mainframeCorporate mainframe

To otherexecutive

workstation

To otherexecutive

workstation

An EIS Model

Make corporate

information available

Informationrequests

Executivedatabase

Corporatedatabase

Electronicmailboxes

Softwarelibrary

Current news,explanations

Externaldata and

information

Informationdisplays

Executive workstation

Corporate mainframe

To otherexecutive

workstation

To otherexecutive

workstation

An EIS Model

16-28

Dialog di antara Eksekutif Dialog di antara Eksekutif & EIS& EIS

Biasanya menu, kadang-kadang papan Biasanya menu, kadang-kadang papan kuncikunci

Drill down -- dari maklumat umum kepada Drill down -- dari maklumat umum kepada maklumat spesifikmaklumat spesifik

MEDIAL INTERNATIONAL GROUP MIGMEDIAL INTERNATIONAL GROUP MIG

N P U P0

100

200

300

400

500

N P U P

Actual/Planned

Product Profitability Product Profitability AnalysisAnalysis

Magazines in Europe have been Magazines in Europe have been performing poorly. While sales performing poorly. While sales are up, production costs have are up, production costs have soared. This is due to the labor soared. This is due to the labor disputes in the pulp and paper disputes in the pulp and paper industry. Starting next month, industry. Starting next month, costs should be back in line costs should be back in line with earlier projections.with earlier projections.

Actual Planned Variance %VarianceNewspapers 1,421,709 1,559,184 (137,475) (8.82)Magazines 490,855 518,687 (27,832) (5.37)Periodicals 1,912,564 2,077,872 (165,308) (7.96)

Actual Planned Variance %VarianceNewspapers 1,421,709 1,559,184 (137,475) (8.82)Magazines 490,855 518,687 (27,832) (5.37)Periodicals 1,912,564 2,077,872 (165,308) (7.96)

x100

An Information Display That Includes a An Information Display That Includes a Computer-Generated Narrative Computer-Generated Narrative

ExplanationExplanation

Penggunaan Konsep Penggunaan Konsep PengurusanPengurusan

CSFCSF Management by exceptionManagement by exception Mental modelMental model

- Information compressionInformation compression

0

500

1000

1500

2000

90 91 92 93 94 J F M A M J J A S O N D 95 96 97 98 99

SALES - $ IN MILLIONS

AS OF NOVEMBER 1994

SOURCEGLORIA YANDERSBILL BLASS

SALESSALES

CURRENTHISTORY

YEAR TO DATE OVER/ UNDER MB

PROGRAM ACTUAL THIS MO LAST MOHERC $861.4 $30.7 $59.1C-5B 621.9 0.3 4.5OTHER 398.7 12.9 10.1 TOTAL $1,882.0 $43.9 $44.4

YEAR-END FORECAST CURRENT FORECAST Y-L O/U MB YR CURRENT O/ U PRIOR

$949.8 $28.6 95 $2102.6 $ 8.0 699.0 1.2 96 2400.0 105.0 458.8 13.6 97 3130.0 98.0 $2107.6 $43.4 98 3390.0 58.0 99 2110.0 281.0

COMMENTSCOMMENTS FAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO TWO ADDITIONAL HERCULESFAVORABLE VARIANCE PRIMARILY DUE TO TWO ADDITIONAL HERCULESSALESSALES

FORECAST

BUDGETACTUAL

Keputusan Pelaksanaan Keputusan Pelaksanaan EIS:EIS:

3 soalan:3 soalan:1. Adakah kita perlukan EIS?1. Adakah kita perlukan EIS?

2. Adakah terdapat perisian pembangunan 2. Adakah terdapat perisian pembangunan aplikasi?aplikasi?

3. Perlukah kita membeli prewritten EIS 3. Perlukah kita membeli prewritten EIS software?software?

Kelebihan Prewritten Kelebihan Prewritten SoftwareSoftware

1. Pantas1. Pantas

2. Tidak membebankan bhgn. perkhidmatan 2. Tidak membebankan bhgn. perkhidmatan maklumatmaklumat

3. Khusus untuk eksekutif3. Khusus untuk eksekutif

EIS Critical Success EIS Critical Success Factors Rockart and Factors Rockart and

DeLongDeLong1. 1. Executive sponsorExecutive sponsor yang komited yang komited

2. 2. Operating sponsorOperating sponsor

3. Kakitangan perkhidmatan maklumat yang sesuai3. Kakitangan perkhidmatan maklumat yang sesuai

4. Teknologi Maklumat (IT) yang sesuai4. Teknologi Maklumat (IT) yang sesuai

5. Pengurusan data5. Pengurusan data

6. Mencapai objektif bisnes6. Mencapai objektif bisnes

7. Mengurus konflik dalam organisasi7. Mengurus konflik dalam organisasi

8. Mengurus evolusi sistem8. Mengurus evolusi sistem

16-35

Prerequisite Activities for the EIS

Purchasing andPerformance

Systems

Informationtechnology standards

Information

needs

Analysis ofOrganization

InformationSystems

Plan

Corporatedata

model

EIS

EIS di masa depanEIS di masa depan

Biasa digunakanBiasa digunakan Harga perisian menurunHarga perisian menurun Mempengaruhi MIS/DSSMempengaruhi MIS/DSS Komputer semakin penting kepada Komputer semakin penting kepada

eksekutifeksekutif

RingkasanRingkasan

Eksekutif mempunyai keperluan maklumat Eksekutif mempunyai keperluan maklumat yg unikyg unik- perlukan EISperlukan EIS- Kegunaan khusus EISKegunaan khusus EIS

Pembangunan EISPembangunan EIS- perisian peribadiperisian peribadi- prewrittenprewritten- customcustom