Upload
euhsaha
View
21
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
SAP erp
Citation preview
TUGAS
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
System Application and Product in data processing Enterprise Resource Planning
( SAP ERP )
DI SUSUN OLEH :
ENCEP DEDI SUHENDAR
IWAN SUNARYA
DEDE SYAMLAWI
ARRY ISKANDAR
PUJI YUSUF
NGATINO
TEKNIK INFORMATIKA
UNIVERSITAS SURYAKANCANA CIANJUR
Jl. Pasir Gede Raya (0263) 270106-268672 Cianjur 43216
2ABSTRAK
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang
dapat mengakomodasikan kebutuhan- kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk
departemen -departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari
bermacam- macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu
perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan
ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang
terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam
berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi.
Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial
saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source.Penerapan ERP dalam suatu
perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya
menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai
berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil.
Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan
dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya.
3BAB I
Modul-modul paket ERP
Paket sistem ERP terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung
berbagai fungssi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi yang terjadi
dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum
merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk,
penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual.
Sistem ERP idealnya mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan
proses pendukungan.Modul-modul pada paket sistem ERP dirancang untuk terintegrasi satu
sama lain, meskipun implementasinya disesuaikan dengan keperluan perusahaan.
Ada beberapa modul dan sub Umum pada paket ERP diantaranya
Inventory Control Engineering Production Delivery Finance Sales Marketing Customer Support Asset Management Human Resouucer Management Quality Management General Finance
I.1. Keuangan
Modul keuangan terdiri atas serangkaian submsistem yang meliputi
Financial Accounting (General Ledger, Arp/Ap, Special Ledger, Fixed Asset Accounting, Legal Consolidation
Controling (Overhead Cast Controling, Activity-Based Costing, Product Cost Accounting, Analisa profitabilitas)
Invesment Manajemen (Investment Planning, Budgeting, Controling, prediksi depresiasi, simulasi dan perhitungan)
Treasury (Cash management, Treasury Management, Market Risk Management,Fund Management)
Enterprise Controling (Executive Information Sytem, Business Planing and Budgeting, Profit Cintre Cost).
4I.2. Akuntansi Keuangan
Sistem Akuntansi yang baik adalah sitem yang dapat menyediakan kendali atas seluruh
perusahaan dan intergrasi informasi keuangan yang sangat penting bagi para pengambil
keputusan stategis.
Beberapa fitur penting pada modul akuntansi keuangan :
Laporan hingga ke transaksi awal, dari perhitungan total hingga kerincian transaksi, dari permintaan transaksi keuangan hingga eksekusi dan realisasi.
Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan sehingga aktivitas pengendalian dapat dilakukan secara terpusat pada banyak unit usaha (pada kasus
kelompok usaha)
Kesesuaian denganm standar akuntansi internasiaonal.Subsistem akuntansi dan keuangan adlah sebagai berikut :
a. General Ledger
Dukungan seluruh aktivitas akuntansi keuangan.
Fiturnya sebagai berikut
1. Fleksibilitas penstrukturan alokasibiaya dan transaksi keuangan
2. Otomatis dan terdistribusiaplikasi
3. Kostumisasi pelaporan yang menyedikan laporan keuangan
b. Account Receivable dan Account Payable (AR/AP)
Digunakan untuk mengelola transaksi bisnis anatara perusahaan dengan mitra bisnisnya.
c. Asset Accounting
Digunakan untuk mengelola kekayaan tetap (fixed asset) dan menyedikan informasi rinci
mengenai transaksi yang berhubungan dengan aset
d. Legal Consolidation
Digunakan untuk merencanakan strategi balance sheet yang sesuai dengankebutuhan
perusahaan.
1.3. Controling
Menyediakan informasi umum yang dibutuhkan dalam proses kenndali keuangan,
dengan standar pelaporan dan analisis penelusuran atas beberapa pertanyaan umum.
Modul-modul umum yang terdapat pada subsistem controling adalah:
Overhead Cost ControllingModul Overhead Cost Controlling berfokus pada monitoring dan alokasi Overhead
(diarahkan langsung)
Cost Center AccountingMenganalisis adanya Overhead dalam organisasi, serta mampu merinci aktivitas
akuntansi
Overhead OrderMengumpulkan dan menganalisa biaya, berdasarkan ukuran individu internal.
Activity Based Costing (ABC)
5Respon atas kebutuhan untuk memonitor dan mengendalikan proses bisnis antar
departement.
Product Cost ControllingDigunakan untuk menetukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah produk
atau penyediaan layanan tertentu.
Cost Object ControllingDigunakan untuk membantu memonotor order di area produksi.
Profittability AnalysisSalahsatu tahap yang dilakukan dalam pengalokasian biaya, dalam hal pendapatan
ditetapkan berdasarkan biaya pada segmen pasar tertentu.
I.4. Investment Management
Ada beberapa fasilitas pada investment management adalah sebagai berikut :
- Perencanaan dan anggaraninvestasi yang dapat dibuat mulai dari tingkat tertinggi,
untuk keperluan proyek atau order tertentu.
- Perencanaan dan dan pengelolan distribusi modal
- Melakukan perencanaan dan perhitungan pengurangan nilai investasiberdasarkan
ukuran tertentu.
I.5. Treasury
Mendukung proses pengelolaan likuiditas, portofolio, dan manajemen resiko yang efesien.
Treasury terdiri atas :
Cash ManagementMengindentifikasi dan mencatat kebutuhan pengembangan anggaran keuangan.
Treasury ManagementMenyedikan fungsi untuk mengelola posisi dan perjanjian keuangan, mulai dari
proses transaksi penjualan hingga transfer data kebagian akuntansi keuangan.
Market Risk ManagementKoleksi data, pengukuran risiko, analisis dan simulasi serta perencanaan aktif
instrumen keuangan.
Fund ManagementMendukung pengelolaan proses pendanaan mulai dari anggaran hingga ke
pembayaran, termasuk memonitor [engeluaran, aktivitas, sumber daya, dan
pendapatan
1.5. Enterprise Controlling
Mendukung fungsi pengendalian atas seluruh organisasi.
Subsistem Enterprise Controlling adalah sebagai berikut :
a. Executive Information Sytem (EIS)
EIS menyedikan informasi yang diperlukan untuk mengelola organisasi.
b. Busnees Planning and Budgeting
Mendukung tim manajemen unit bisnis atauy group untuk menghitung target bisnis.
6c. Profit Center Accounting
Menganalisis keuntungan yang mungkin didapatkan oleh unit bisnis tertentu.
I.6. Penjualan dan Distribusi
Transaksi yang terjadi pada aktivitas penjualan meliputi :
- Permintaan penjualan
- Order penjualan
- Perjanjian
- Pengiriman
- Penagihan
- Dukungan purnajual
Ada Juga aktivitas pendukung yang harus dilakukan diantaranya adalah :
- Penanganan permintaan (inquiry handling)
- Penyiapan dan pembuatan penawaran (quotation)
- Manajemen kontrak (Order Management)
- Monitor transaksi penjualan
- Pemeriksaan ketersediaan
- Transfer kebutuhan ke perencanaan material (material planning/MRP)
- Penjadwalan pegiriman
- Perhitungan harga dan pajak
- Pemeriksaan harga dan Pajak
- Pemeriksaan batas Kredit
- Penagihan
Beberapa sistem penjualan dan distribusi atas submodul diantaranya adalah :
- Master data management
- Order Management
- Shipping
- Billing
- Pricing
- Sales Support
- Transportation
- Foreign Trade
7Alur Proses pada Penjualan dan Distribusi
I.6. Master Data Management
Master Data Management adalah mencatat informasi semua bahan baku yang diperlukan dan
para pemasoknya, sehingga informasinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan
untuk pembuatan laporan.
1.7. Order Management
Order Management terdiri atas :
- Sales Order Management
Mengambarkan siklus interaksi yang penting antara perusahaan dengan
konsumennya.
- Purchase Order Management
Pembuatan permintaan secara online, manajemen kontrak terpusat, penjadwalan, dan
manajemen pemasok.
Alur Aktivitas Purchase Order Management
Financial Accounting
Invoice
Billing
Delivery
Sourcing Information
Planning/sales/Shop
Schedule definitionRequsisition
Purchase Schedule
Purhase OrderRequest for
Quatation
Inquiry
SalesQuotation
Contracts
Order
Matarial Management
Shipping
Warehaouse Orders
81.7. Warehouse Management
Pengelolaan pergudangan yang efektif dengan upaya meminimasi stok dan
mengoptimalkan manajemen pergudangan.
Modul Warehouse Management meliputi modul-modul sebagai berikut :
- Inventory Planing : Prencenaan perpindahan inventory yang informasinya
diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan konsekuensi penyesuain
pada titik reoridering, safety stok, lead-time untuk order dan service level.
- Inventory Handling : Untuk memonitor semua skenario order di pergudangan yang
meliputi penerimaan, isu, dan transfer inventory.
- Intellight location Assignment : membuat intelligent storage list, yang
memungkinkan pemeriksaan kualitas atas penyimpanan barang secara otomatis
dasn deteksi lokasitertentu.
- Inventory Reporting : Menganalisis informasi yang dihasilkan dari aktivitas
warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi proses.
- Lost Control : Pelacakan dan penelusuran lot, sehingga perusahaan dapat
menelusuri semua material dasar dan barang jadi yang menggunakan material
tersebut.
- Distribution Data Collection : Mendukung proses warehouse yang bersifat paperlies
dengan menyedikan jalur komunikasi anatara sistem pengiriman dan penyimpanan,
dan peralatan warehousing seperti sistem scannr bar-code.
1.8. Shipping
Modul shipping mendukung fungsi sebagai berikut
Memonitor tanggal order dan tanggal pengirimanan yang ditetapkan Membuat dan melaksanakan pengiriman barang Merencanakan dan memonitoring aktivitas pengiriman Memonitor ketersediaan material dan pengelolaan order skala besar Penjemputan Pengemasan barang Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi Dukungan transaksi mata uang asing Pencetakan dan pengiriman dokumen Pembaruan Data
1.9. Billing
Sistem penagihan dengan cara membuat invoice (tagihan) berdasarkan barang atau
layanan yang dijual, membuat catatan kredit dan debet berdasarkan dokumen tagihan
yang terkait.
91.10. Pricing
Princing berfungsi untuk mendefinisikan aktivitas perhitungan harga dan biaya, pricing
juga dapat menyimpan informasi mengenai harga berbagai jenis barang, informasi rinci
mengenai jumlah diskaon,.
1.11. Sales Support
Sales Support adalah untuk berkontrobusi dan mengakses informasi mengenai
konsumen, prospek penjualan, kompetitor dan produknya, serta kontak bisnis. Sistem ini
dilengkapi dengan berbagai alat bantu untuk proses promosi pada konsumen.
1.12. Transportasi
Transportasi meliputi perencanaan dan pelaksanaan transportasi baik pengiriman internal
maupun ekternal, dengan sistem ini perusahaan dapat memonitor proses transportasi
secara keseluruhan dari perencanaan hingga ke sasaranpengiriman produk atau kelokasi
pemasok.
I.13. Foregn Trade
Foregn Trade mendukung pengolahan data transaksi menggunakan sistem perdagangan
antaranegara dengan fasilistas perhitungan beberapa mata uang dan sitem pembayaran
yang melibatkan beberapa mata uang yang berbeda-beda.
I.14. Produksi
Produksi atau manufacturing adalah sistem yang menyedikan aplikasi manufaktur dalam
berbagai fungsi dan metode yang mendukung manajemen sumber daya secara
terintregrasi, mendukung dan memudahkan pertukaran informasi di seluruh perusahaan
atau dalam satu lokasi khusus pada perusahaan. Terlepas dsari itu sitem harus dapat
menyedikan berbagai fitur dan fungsi, dengan cakupan yang luas, stabilitas operasional,
dan arisitektur aplikasi yang tidak tergantung pada platform tertentu
I.15. Cost Management
Cost management merupakan modul ERP yang menyediakan informasi biaya pada
berbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengindentifikasi penentu biaya
dan mengurangi biaya produksi.
Sistem ini mendukung berbagai metode penilaian inventory, seperti LIFO, FIFO,
Moving avarege, dan lot casting.
Sistem ini juga dapat melacak penggunaan material untuk setiap job dan jika aktivitas ini
berkaitan dengan proyek maka informasi untuk setiap proyek tersebut dapat secara
otomatis diperbaharui.
I.16. Engeneering Data Management
Modul ini membantu mempercepat pengiriman data, mengurangi kesalahan dan
meningkatakan produktivitas desain dengan menyediakan keterkaitan otomatis antara
data engeneering (desain) dengan data produksi.
10
I.17. Engineering Change Control
Engineering Change Control meningkatkan kontrol atas perubahan order engineering
secara efektif dan apabila tahapan ini sudah dilalui maka sistem secara otomatis
menerapkan perubahan pada database production.
I.18. Configuration Management
Untuk mengunrangi siklus waktu order dengan mengurangi waktu review dan biasanya
menyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasi
tertentu dengan cara meciptakan knowledge based yang fleksibel dimana knowledge
based ini memuat informasi mengenai pengalaman para sales dan engineering.
I.19. Serialisation / Lot Control
Sistem Lot Control adalah prealokasi angka lot, sitem ini mendukung order produksi
ditetapkan dengan jumlah lot tertentu untuk item induknya dan apabila order shop
dilepas catatan lot master akan dibuat dan alokasi ke level yang lebih tinggi. Prealokasi
manual atas lot yang sudah ditetapkan dapat dilakukan baik pada order customer
maupun order shop dan dapat dilakukan transparasi informasi baik pada perencanaan
maupun produksi sebenarnya.
BAB II
SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) IN DATA PROCCESSING ERP
SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang
dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise
Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan
merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua
transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan
satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi.
2.1 . Fungsi-fungsi Uatama SAP ERP
1. Functional, ini berhubungan dengan fungsi si ERP, biasanya orang dengan latar
belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk
modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar
bidang ilmu terkait bisa menjadi functional.Functional berhubungan dengan design
business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian
11
barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang
berbeda.
2. ABAPer, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar
belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem
SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP.
3. Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat
user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling,
set up system dan pekerjaan admin lainnya.
2.2. Sub modul Sistem SAP ERP
1. SD-Sales & Distribution
membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses
pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
2. MM-Materials Management
membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaaninventory
3. PP-Production Planning
membantu proses perencanaan dan kontrol pada kegiatan
produksi(manufacturing)suatuperusahaan.
4. QM-Quality Management
membantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantailogistik
5. PM-Plant Maintenance
suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
6. HR-Human Resources Management
mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi
pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses
pembayaran gaji pegawai
7. FI-Financial Accounting
Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan
konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
8. CO-Controlling
Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas
9. AM-Asset Management
Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset
accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment
controlling
10. PS-Project System
Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,pengerjaan dan kontrol.
12
2.3 Paket AplikasiSAP ERP
Gambar SAP ERP Solution Map
Dari Solution Map di atas terlihat berbagai fungsi yang termasuk dalam Solusi SAP
ERP. Sesungguhnya ada empat fungsi utama aplikasi yang membentuk produk ini
yaitu:
1. SAP ERP Financials, yang meliputi Financial Accounting, Financial dan
Manajemen Pelaporan, corporate governance and compliance, Manajemen Modal,
dan Corporate Performance Management. SAP ERP Financial merupakan inti dari
semua implementasi SAP secara global. Fitur dalam SAP ERP Financial ini
membantu organisasi merampingkan proses keuangan, mengoptimalkan modal kerja,
dan mengelola resiko yang dapat mempengaruhi nilai aset keuangan, membantu
proses pembayaran, dan pengaturan margin keuntungan. Juga membantu
mempercepat arus kas dan meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untuk
memaksimalkan liquiditas dan meningkatkan hasil investasi.
2. SAP ERP Human Capital Management, meliputi proses manajemen karyawan
untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, administrasi kepegawaian dan proses
penggajian. Berbagai fungsi pada modul ini mulai dari proses dari applicant sampai
menjadi employee, life cycle pekerjaan seperti mutasi, promosi, demosi sampai
terminasi dan pensiun. Fitur di HCM ini berkontribusi dalam hal produktivitas dan
profitabilitas sebuah organisasi dengan menjalankan biaya yang efektif dan efisien
dalam operation di HR mulai dari Hire, pengembangan dan mempertahankan talenta-
talenta terbaik di semua level. Mengelola tugas Sumber Daya Manusia dengan
memberikan informasi yang lengkap, real time yang pada akhirnya akan membantu
13
dalam mengelola karyawan secara lebih efective, meningkatkan kepuasan karyawan,
dan mengontrol semua biaya yang dikeluarkan untuk karyawan.
3. SAP ERP Operations, menggabungkan proses penyediaan produk dan services
kepada customer. Fungsi-fungsi yang didukung antara lain Procurement dan Logistic
execution, pengembangan produk, manufacturing, sales dan service.
4. SAP ERP Corporate Services, meliputi banyak fungsi corporate yang biasanya
diluar ketiga group yang di atas. Seperti Real Estate Management, Asset
Management, Manajemen produk dan Porfolio, environment, health and safety
management, dan quality management. Apakah service ini mau dibuat sentralisasi
atau desentralisasi, service corporate ini dapat dimanage di dalam SAP ERP
corporate services.
2.4 SAP NETWEAVER
SAP Business Suite adalah sekumpulan aplikasi bisnis yang menyediakan integrasi
informasi dan proses, fungsionalitas utk spesifik Industri, unlimited scalability, dan
kolaborasi yang mudah melalui internet. SAP Business Suite didasarkan pada platform
teknologi SAP yang disebut NetWeaver. SAP Business Suite menyediakan best industry
practices dengan aplikasi yang spesifik dengan industri tersebut.
Core aplication dari SAP Business Suite yaitu:
1. SAP CRM (Customer Relationship Management)
2. SAP ERP (Enterprise Resource Planning)
3. SAP PLM (Product Lifecycle Management)
4. SAP SCM (Supply Chain Management)
5. SAP SRM (Supplier Relationship Management)
14
2.5 Target Customer SAP
Pengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80%
merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untuk
pasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari
65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu
SAP Bussiness One dan SAP All-in-one.
Di Indonesia, saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagai
bentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: Garuda
Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra Internasional, Astra Honda Motor, Indofood,
Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain.
Keunggulan :
Tingkatan set fitur dan fungsionalitas perangkat lunak Perangkat Lunak fleksibilitas dan konfigurabilitas ekstrim Workflow dan otomatisasi proses bisnis Skalabilitas untuk mengakomodasi perusahaan pelanggan dan pemerintah terbesar di
dunia.
Kelemahan :
Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yang
tinggi dan biaya pemeliharaan
Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software Waktu untuk menyebarkan Akses data.
BAB III
Study Kasus Penerapan ERP di Perusahaan
PT. Java Jati Visions Raya (Java Jati)
PT. Java Jati adalah salah satu perusahaan manufaktur furniture dan desain interior Indonesia
yang berdiri pada tahun 1993. Produk-produknya dipasarkan baik untuk pasar lokal maupun
internasional, terutama pasar Amerika Serikat dan Eropa. Didukung oleh sekitar 500 pekerja,
Java Jati berkomitmen bahwa kepuasaan pelanggan adalah prioritas utama dan akan terus
15
berupaya untuk selalu memberikan nilai tambah terbaik bagi kustomer serta memberikan
layanan kustomer hingga ke tingkat maksimal. Java Jati telah mendapatkan sertifikat ISO
9001:2000 , Quality management System , CE and UL Certification. Perusahaan juga telah
menerima sejumlah penghargaan, diantaranya adalah Best Exhibit Award dari the
International Singapore Furniture Fair pada tahun 2004.
Tantangan bisnis
Sebagai perusahaan yang telah berkembang selama bertahun-tahun, hal yang penting bagi
Java Jati untuk mengimplementasikan solusi terintegrasi guna mendapatkan kontrol yang
lebih baik di seluruh proses internal dan menyediakan tingkat layanan yang maksimal kepada
kustomer.
Sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah
masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak
terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh
yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu
penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan.
Solusi
Untuk menghadapi tantangan bisnis tersebut Java Jati memilih SAP yang memberikan solusi
SAP Business One (SBO) yang memiliki kemampuan material requirements planning
(MRP), suatu fitur baru untuk mengelola perencanaan sebagai suatu elemen yang terintegrasi
secara penuh. Versi terbaru SAP Business One tersebut mampu menghapuskan kebutuhan
bisnis untuk mengelola berbagai aplikasi yang terisolasi satu dengan yang lain dengan
menyediakan software tunggal dan terintegrasi yang mampu memberikan suatu pandangan
seragam atas up-to-the minute information.
Kenapa Memilih SAP Business One
Setelah melalui perbandingan secara mendalam dengan solusi serupa yang ada dipasar, Java
Jati melihat bahwa SAP Business One memberikan nilai terbaik dari segi keuangan. Hari
Selasa (26/4/2005) perusahaan tersebut mengumumkan secara resmi penggunaan SAP
Business One, suatu solusi SAP dengan harga terjangkau dan mudah di gunakan bagi
perusahaan SMB (small and midsize businesses).
Saya berharap dengan para kustomer kata Farry Tandean MSCS MSEE, Direktur Java Jati.
Farry optimis implementasi SAP Business One akan mempercepat perusahaan untuk
mencapai tujuan, tumbuh dengan memperluas penetrasi pasar ke sejumlah negara-negara
kecil di Eropa dan memperluas penawaran produknya dalam berbagai jenis produk, dan
16
dengan SAP Business One, perusahaan merasa memiliki kekuatan untuk mewujudkan tujuan
perusahaan tersebut dengan sukses.
Evaluasi
Untuk dapat mengembangkan bisnisnya dan menghadapi tantangan yang ada, perusahaan
Java Jati telah mengadopsi suatu produk ERP yang ditawarkan oleh SAP dengan tipe paket
SAP Business One. Dimana paket Business One ini merupakan produk dari SAP untuk
perusahaan kecil dan menengah yang dapat selesai diimplementasikan dalam waktu 1
hingga 3 bulan. Perusahaan Java Jati percaya bahwa SAP Business One akan membantu
mempertajam visibilitas perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga hal
ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan harapan mampu mempersingkat secara
signifikan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk merespon kebutuhan kustomer,
meningkatkan layanan kustomer dan membangun hubungan jangka panjang yang
berkesinambungan.
Perusahaan ketika berusaha untuk mengimplementasikan suatu paket ERP maka pertama
yang perlu dilakukan adalah berusaha mengidentifikasikan dan merumuskan masalah serta
sasaran yang akan dicapai, dimana masalah yang terjadi pada perusahaan Java Jati adalah
sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk
memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah
masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak
terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh
yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu
penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Oleh karena itu
Java Jati berusaha untuk mengatasi masalah ini dengan solusi mengintegrasikan sistem
informasi yang ada dengan paket ERP. Pemilihan SAP business one sebagai solusi terbaik
didasari oleh kapabilitas vendor yakni SAP yang merupakan pemimpin pasar di seluruh
dunia dengan penguasaan pasar lebih dari 65%.
Paket SAP business one merupakan paket ERP yang ditujukan bagi perusahaan kecil
menengah, dimana hal ini sesuai dengan perusahaan Java Jati yang memiliki 500 karyawan.
Kesesuaian fungsional yang dibutuhkan perusahaan merupakan salah satu aspek penting
dalam mengevaluasi paket ERP, sistem yang akan dipilih harus sesuai dengan proses
bisnisnya, fitur MRP yang dapat mengintegrasikan antara produksi, pengadaan dan
manajemen inventory, sesuai dengan proses bisnis Java Jati yang merupakan perusahaan
manufaktur furniture, mengingat aktivitas dalam rantai pasok tidak dapat dikelola secara
sendiri-sendiri karena terdapat ketergantungan antara satu dengan lainnya dimana
penjadwalan proses produksi sangat tergantung pada penyediaan material dan perencanaan
pembelian bahan baku, sehingga keterlambatan akan menyebabkan layanan terhadap
kustomer tidak maksimal.
17
Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah aspek perubahan yang terjadi pada
perusahaan Java Jati sebagai konsekuensi dari implementasi sistem yang baru. Perubahan
dapat terjadi meliputi perubahan aliran informasi, pengetahuan, kultur dan tugas, dimana
setiap keputusan ERP yang diambil akan menyebabkan perubahan teknik bisnis yang akan
mempengaruhi sebagian besar karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi informasi yang
baru ini akan digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, sehingga perusahaan perlu
untuk memperhatikan aspek perubahan ini dengan seksama. Sosialisasi awal perlu
dilaksanakan untuk membangun awareness dari para karyawan sehingga mereka tidak
shock akan perubahan yang akan terjadi, perusahaan perlu menyediakan program-program
pelatihan baik formal maupun informal, dimana untuk pelatihan formal dapat dilakukan
dengan menjadwalkan pelatihan-pelatihan yang wa jib diikuti oleh karyawan dengan
format web based virtual training, computer based training, video course, self study books,
dan pop up help screens, serta untuk pelatihan informal dapat dilaksanakan dengan membuat
media-media informasi seperti news letter, bulletin, mailling list ataupun dapat dengan
story telling kepada sesama karyawan mengenai cara-cara penggunaan sistem informasi
yang baru serta kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut.
Peran aktif para pimpinan manajemen dari Perusahaan Java Jati ini juga mempunyai
dampak yang signifikan terhadap kesuksesan implementasi dari sistem ERP tersebut,
perusahaan seharusnya membuat sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang mempunyai
reputasi dan integritas pada bidangnya dan didukung oleh pimpinan puncak yang memiliki
akses dan pengaruh yang kuat di perusahaan sehingga dapat menjaga agar proyek
implementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user,
spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja sama
dengan berbagai grup yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik.
Jangan dilupakan kendali atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP yang
harus selalu dijaga dan diperhatikan oleh pihak internal perusahaan agar implementasi SAP
business one dapat berjalan dengan baik.
Secara umum terdapat tiga faktor kritis utama yang perlu diperhatikan baik bagi perusahaan
Java Jati maupun perusahaan lain pada umumnya, dalam mencapai keberhasilan
implementasi ERP pada sebuah perusahaan:
Dukungan manajemen Keterlibatan user Sasaran proyek yang jelas.
Pada dasarnya IT harus menghasilkan sesuatu yang strategis (cause & driver) untuk
kemajuan bisnis dari perusahaan, dimana penggunaan IT diharapkan dapat menangkap
peluang-peluang bisnis yang ada yang ada yang dapat membawa perusahaan merengkuh
18
keunggulan kompetitif. Setiap pemimpin perusahaan harus dapat menyikapi secara bijak
penggunaan IT dengan tidak terlalu mempentingkan aspek teknologi dengan mencari solusi
yang terbaru, terbaik dan termahal dengan berorientasi keuntungan jangka pendek tanpa
mengidahkan keuntungan-keuntungan jangka panjang. Perlu diingat bahwa penggunaan
teknologi yang canggih, terbaru, dan terbaik tidak akan berarti apa-apa bila tidak didukung
oleh elemen manusia (people) yang baik serta proses bisnis yang merupakan komponen
utama dari sistem informasi di perusahaan.
Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :
1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara
cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan
hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi
2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP
terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan
performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan
3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya
semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP
memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk
berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.
3.3 KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP.
Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP
HCM ini, beberapa di antaranya adalah :
1. Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang
terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan
personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.
2. Meningkatnya efisiensi perusahaan
3. Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia
4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh
5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik
19
SARAN
Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan
berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding antara hasil
yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa
memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa
dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://gustek-agustina.blogspot.com/2010/04/microsoft-dynamics-ax-oracle-erpsap-
ag.html
2. http://kikisaragih.wordpress.com/2011/03/06/sap-erp/
3. http://fajarblog88.blogspot.com/2009/09/compiere.html diunduh tanggal 10-12-
2011/09:20PM
4. Suryonugroho D.I., Implementasi ERP yang berhasil (sebuah ringkasan singkat)
http://www2.ukdw.ac.id/ukdwnet//pdf.php?id=71
5. Indrajit E., Implementasi ERP Berakibat PHK, http://www.ebizzasia.com/0215-
2004/q&a,0215.html
6. Thamura F., Compiere Smart ERP, 2005,SDA Asia Magazine
7. Hossain, Liaquat, dkk, 2002, Enterprise Resource Planning: Global Opportunities &
Challenges, Idea Group Publishing
8. Sanjaya I., mudahkah Implementasi ERP diperusahaan tradisional Indonesia?
http://indra.sanjaya.org/html/node/10
9. Kegagalan Dalam Implementasi System ERP
10. http://www.portalhr.com/majalah/edisisebelumnya/teknologi/1id535.html
11. MemilihAplikasi ERP,
http://www.swa.co.id/sekunder/konsultasi/swadigital/manajementi/details.php?
cid=4&id=82
12. Susrini N.K., - detikInet, Penerapan ERP Perlu Kemauan,
http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.read/tahun/2004/bulan/07/tgl/28/tiMe/
175339/i dnews/182949/idkanal/111
13. Kurniawan S.A., 2005, Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Proses
Bisnis dengan ERP, SDA Asia Magazine
14. Untoro U.W., Kisah ERP, http://yanuar.kutakutik.or.id/around-the-
world/kisah-erp/
15. Wallace,ThomasF.danKremzar,Michael H., 2001, ERP Making It
20
Happen : The Implementors Guide toSuccess with Enterprise Resource
Planning, John Wiley and Sons Inc
16. Hidayat W., - detikInet, Banyak ERP Gagal Karena Terlalu Rumit,
http://jkt1.detikinet.com/index.php/detik.read/tahun/2004/bulan/08/tgl/03/time/
180145/i dnews/185635/idkanal/111
17. www.IlmuKomputer.com
18. http://www.sap.com/solutions/business-suite/index.epx
19. http://www.sap.com/germany/about/investor/reports/GB2007/opportunities/platform-for-
innovation-2.html
20. http://blog.uad.ac.id/netikurniastuti/2011/05/30/134/ Diunduh Tanggal 29112011
21. lecturer.ukdw.ac.id/anton/download/.../SAP%20-%20Praktikum.pdf