MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

FENOMENA KONVERSI SISTEM INFORMASI

DALAM ORAGANISASI

Dosen :

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)

Oleh:

INTAN IKA PUTRI H.

E62 / K25161092

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2017

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ....................................................................................................................................... iii

PENDAHULUAN ................................................................................ Error! Bookmark not defined.

1.1 Latar Belakang ................................................................... Error! Bookmark not defined.

1.2 Tujuan..............................................................................................................................4

TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................................ 4

2.1 Jenis-jenis Sistem.............................................................................................................4

2.2 Sistem Informasi Manajemen..........................................................................................5

PEMBAHASAN ................................................................................................................................. 6

3.1 Konversi Sistem................................................................................................................6

3.2 Peralihan Langsung..........................................................................................................7

3.3 Konversi Paralel...............................................................................................................7

3.4 Konversi Bertahap...........................................................................................................8

3.5 Konversi Pilot..................................................................................................................9

3.6 Yang Perlu Diperhatikan Dalam Konversi Sistem...........................................................9

3.7 Hal-hal yang Perlu Diperhatikan untuk Menghindari Kegagalan Penerapan Sistem.....10

3.8 Melakukan Konversi Data..............................................................................................10

KESIMPULAN.................................................................................................................................12

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................................... 13

3

I. PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Organisasi merupakan sebuah pola hubungan antara orang-orang dimana dalam

hubungan tersebut berada dibawah pengarahan manager (pimpinan) untuk mengejar tujuan

bersama. suatu pola hubungan-hubungan orang-orang di bawah pengarahan manajer

(pimpinan) untuk mengejar tujuan bersama. Orang-orang dalam organisasi saling memberikan

informasi antara satu dengan yang lainnya, sehingga terjalin hubungan untuk mecapai tujuan

yang sama. Agar pemberian informasi di dalam organisasi dapat menjadi lebih efektif dan

efisien dimana pada era ini teknologi dapat menjadi penunjang optimal untuk berbagi

informasi, oleh karena itu dibuatlah sistem yang dapat menunjang pembagian informasi di

dalama organisasi dan diatur secara terstruktur yang kemudian kita sebut dengan sistem

informasi manajemen.

Tujuan dari sistem informasi manajemen salah satu nya adalah untuk memenuhi

kebutuhan informasi umum semua manajer dalam organisasi. Sistem informasi manajemen

menyediakan beraneka informasi baik digunakan dalam bentuk laporan dan output. Menurut

Frederick H.Wu dalam Jogiyanto (2005), sistem informasi manajemen adalah kumpulan-

kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Menurut James A. O’Brien (2006), Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur

apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Sejalan dengan perkembangan teknologi, sistem informasi juga turut dikembangakan

guna untuk memajukan organisasi. Pemakaian sistem informasi menjadi perhatian khusus

oranisasi guna mendukung pekerjaan dan mepermudah implementasi, monitoring dan evaluasi

bagi pimpinan orgaisasi. Namun demikian, organisasi harus dapat memilih sistem informasi

manajement yang sesuai agar menjadi efisien. Sistem informasi yang kira nya sudah tidak lagi

dapat mendukung kinerja organisasi, maka harus dikonversikan ke sistem informasi

manajement yang lebih sesuai, dan begitu pula sebaliknya, walaupun organisasi memiliki

sistem infomasi yang sudah modern, namun apabila tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi

maka harus diturunkan.

4

1.2. TUJUAN

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana proses

konversi sistem informasi dalam sebuah organisasi.

II. TINJAUAN PUSTAKA

2. 1. JENIS-JENIS SISTEM

Jenis-jenis sistem terdiri dari dua kelompok, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup

serta sistem yang tidak dapat diramalkan (probabilistic) dan sistem yang dapat diramalkan

(deterministic).

Sistem tertutup (close system) secara fisik digambarkan sebagai sebuah sistem yang

dapat berdiri sendiri (self-contained. Sistem tertutup tidak mengganti bahan, informasi, atau

energi dengan lingkungannya atau lingkungan luarnya.

Sistem terbuka mengubah nfrmasi, bahan, atau tenaga (energy) dengan

lingkungannya, termasuk mengubah masukan yang acak dan yang tidak ditentukan, atau

dengan kata lain sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan ke lingkungannya dengan

melalui aliran sumberdaya-sumberdaya yang ada.

Sistem yang dapat diramalkan adalah sistem berjalan pada keadaan yang dpat

ditentukan. Apabila sesorang memiliki gambaran mengenai keadaan sistem pada suatu waktu

yang dierikan dan ditambah dengan waktu beroperasinya, keadaan sistem berikutnya dapat

saja ditentukan tanpa kesalahan.

Pada organisasi dan pada pengolahan inforasi, ada sistem yang relatif disolasikan dari

lingkungannya, tetapi tidak benar-benar tertutup dalam arti fisiknya. Sebuah sistem komputer

juga relatif termasuk sistem tertutup karena program tersebut hanya menerima masukan yang

diberikan, mengolahnya, dan menjadikan masukan tadi sebagai keluarannya. Sistem tertutup

juga dapat dikatakan sebagai sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungannya.

5

2.2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah sistem terpadu guna myejikan

informasi pendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan pada dalam

suatu organisasi. Sistem tersebut menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat

lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, serta “data

base”.

Terdapat beberapa konsep dalam sistem informasi, diantaranya:

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidak

pastian tentang suatu keadaan atau kejadian.

Sistem informasi yang dihasilkan harus dapat berguna bagi manajemen, olehkarena

itu sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkan, yaitu dengan

cara mencari tahu/mengetahui kegiatan-kegiatan masing-masing tingkat manajemen dan tipe

keputusan yang diambilnya. Sementara itu tujuan dari dibentuknya sistem informasi

manajemen adalah agar organisasi bisa mendapatkan informasi yang bermanfaat dalam

pembuatan keputusan manajemen, baik yang menyangkut keputusan rutin maupun keputusan

strategis.

Beberapa manfaat dari penggunaan sitemm informasi manajemen,diantaraya:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para

pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi

secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi

dan teknologi baru.

6

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi

biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat

berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

III. PEMBAHASAN

3. 1. KONVERSI SISTEM

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoerasikan sistem

baru dalam rangka menggantian sistem yang lama atau proses nerubahan dari sistem lama ke

sistem yang baru. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam mengkonversi sistem lama ke

sistem baru tergantung pada sejumlah faktor. Apabila sebuah sistem baru merupakan paket

perangkat lunak terbungkus yang akan berjalan pada komputer yang baru, maka konversi akan

relatif lebih mudah.

Ada banyak strategi konversi, ada juga satu pendekatan bersifat kemungkinan yang

mempertimbangka sejumlah variabel organisasi dalam memutuskan strategi konversi mana

yang akan digunakan. Tidak ada cara yang dianggap satu-satu nya dan terbaik untuk melakukan

konversi yang akan berjalan sempurna. Pertimbangan-pertimbangan konversi yang meliputi

pentingnya perencanaan dan penjadwalan konversi, file backup, dan keamana yang memadai

jangan sampai saling bertentangan.

Terdapat lima strategi untuk mengalihkan sistem dari yang lama ke sistem yang baru,

yaitu sebagai berikut:

1. Peralihan Langsung (direct changeover)

2. Konversi Paralel (parallel conversion)

3. Konversi bertahap/gradual (phased conversion)

4. Koversi pilot (pilot conversion)

7

3.2. Peralihan Langsung (direct changeover)

Peralihan langsung adalah pengimplementasian sistem baru dimana apabla konvers

telah dilakukan maka tida ada cara utuk kembali ke sistem lama atau pemutusan sistem lama

yang disebut cold turkey.

Konversi dengan pengalihan langsung berarti pada tanggal tertentu sistem lama

ditanggalkan dan pada saat yang bersamaan sistem yang baru langsung digunakan. Untuk

menunjang keberhasilan pada peralihan langsung harus dilakukan pengujian secara ekstensif.

Peralihan langsung biasa nya dilakukan sebagai respon atas kebijakan tertentu yang

dikeluarkan oleh pemerintah. Kelebiahn menggunakan peralihan langsung adalah pemakai

tidak mungkin mencuri menggunakan sistem lama dalam pekerjaannya.

Konversi peralihan langsung akan bermanfaat apabila:

1. Tidak digunakan untuk mengganti sistem lain

2. Sistem yang lama sudah tidak memiliki nilai sama sekali

3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana

4. Rancangan sistem yang baru sangat berbeda dengan sistem yang lama, dan

perbandingan antar keduanya tidak berarti.

Kelebihan menggunakan konversi peralihan langsung adalah biaya yang reatif

tidak mahal. Sementara kelemahan dari konversi pengalihan langsung adalah memiliki resiko

kegagalan yang tinggi.

3.3. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada dasarnya pendekatan konversi paralel mengacu pada menjalankan sistem

baru dan sistem lama secara bersama-sama, atau secara paralel. Pendekatan dengan konversi

paralel ini yang paling sering diterapkan, akan tetapi popularitas yang dimilikinya segera

menurun drastis dikarenakan konversi paralel akan berfungsi sangat optimal ketika era sistem

komputer menggantikan sistem manual. Kedua sistem, sistem baru dan sistem lama dapat

dijalankan secara simulatan selama waktu tertentu, dan sudah teruji. Ketika hasil yang sama

dapat diperoleh dengan lebih hemat waktu, kemudian sistem baru akan langsung diterapkan

dan sistem lama akan ditinggalkan.

8

Pendekatan dengan konversi paralel dimana dengan menjalankan kedua sistem

baru maupun lama secara paralel, terutama dengan adanya kemungkinan pengecekan data

baru terhadap data lama guna mengetahui kesalahan dalam peprosesan saat menggunakan

sistem baru. Konversi paralel juga memberikan rasa aman kepada user, dikarenakan user tidak

dipaksauntuk membuat perubahan mendadak ke dalam sistem baru.

Akan tetapi, konversi paralel juga memiliki beberapa kerugian, diantaranya seperti

biaya untuk menjalankan dua sistem dalam waktu bersamaan serta beban bagi tenaga kerja

yang harus melakukan dua kali pekerjaan nya selama dalam proses konversi. Kerugian lainnya

yang diperoleh adalah apabila sistem yang diganti bukan merupakan sistem manual, maka

makan akan sulit membandingkan hasil yang dicapai menggunakan sistem lama. Dalam

pendekatan dengan konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan,

lalu kemudian perbedaan nya akan direkonsiliasi.

Kelebihan dalam menggunakan konversi paralel adalah memberika proteksi yang

lebih tinggi kepada organisasi dari kegagalan implementasi sistem baru. Sementara kekurangan

dengan konversi paralel adalah menimbulkan biaya yang besar untuk menduplikasikan failitas-

fasiltas dan biaya personil yang memelihara sistem ini. Peninjauan berkala dari personel operasi

dna pemakai harus dilakukan secara berkala, untuk mengetahui kinerja tersebut.

3.4. Konversi Bertahap

Pendekatan dengan konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan sebagian

dari sistem lama ke sistem baru. Apabila terjadi sesuatu, bagian yang baru akan digantikan

kembali dengan siste yang lama. Pada saat terjadi masalah , modul yang baru akan dipasangkan

lagi guna menggantikan modul-modul lama. Namun pendekatan konversi bertahap jauh lebih

aman dibandingkan dengan pendekatan konversi pengalihan langsug. Pada konsep

penerapannya konversi bertahap adalah sistem baru diimplementasikan beberapa kali dan

secara sedikit demi sedikit sistem yang baru akan menggantikan sistem yang lama. Tujuan dari

penggunaan konversi bertahap adalah untuk menghindari resiko yang ditimbukan pada

pengaliahan langsung, serta memberikan banyak waktu kepada user untuk mengasimilasikan

sistem baru. Kelemahan dari konversi bertahap adalah menimbulkan biaya untuk

9

mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terap nya terbatas, dan terjadi

kemunduran semangat di organisasi, dikarenakan dirasakan sistem tidak pernah selesai.

3.5. Konversi Pilot (pilot Conversion)

Pendekatan dengan cara konversi pilot dilakukan dengan cara menerapkan sistem

yang baru hanya pada lokasi tertentu yang kemudian sistem tersebut diperlakukan sebagai

pelopor. Apabila konversi tersebut dianggap berhasil oleh organisasi, maka kemudian akan

siperluas ke tempat lainnya. Konversi pilot memiliki resiko yang yang tendah serta biaya yang

ditimbulkan dapat ditekat atau diminimalisir. Perbedaan menggunakan Konversi Pilot dengan

konversi paralel adalah pada metode konversi pilot, organisasi hanya sedikit mengembangkan

sistem baru dan mensegmentasikan organisasi, sementara pada konversi paralel

mensegmentasikan sistem. Jenis konversi pilot terdiri dari Direct Pilot Cut Over, dan Phased in

Over.

Pendekatan dengan konversi pilot sangat sesuai untuk diterapkan pada sistem baru

dimana sistem tersebut melibatkan prosedur baru serta terjadi perubahan besar pada

softwarenya. Konversi pilot memiliki beberapa fungsi, diantara nya adalah:

1. Sebagai tempat pengujian (test site)

2. Melatih seluruh organisasi yang memakai sistem untuk menghadapi lingkungan

secara langsung sebelum sistem tersebut diterapkan pada organisasi.

3.6. Yang Perlu Diperhatikan Dalam Konversi Sistem

Dalam merencanakan konversi suatu sistem, ada beberapa hal yang harus

diperhatikan secara detail, diantaranya adalah:

1. Memesan kelengkapan (setidaknya dilakukan selama tiga bulan sebelum

konversi dilakukan).

2. Memesan segala keperluan materi yang harus didatangkan dari luar kedalam

sistem informasi.

3. Melakukan supervisi atau menyiapkan tempat instalasi.

10

4. Merencanakan, menjadwalkan, dan melakukan supervisi terhadap personel

programer dan entri data yang akan bertangung jawab dalam mengkonversi

semua file dan database yang lama.

3.7. Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk menghindari kegagalan

penerapan sistem

Untuk menghindari terjadinya kegagalan dalam penerapan sistem, maka perlu

diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Adanya keteraturan dan saling terkait agar terjadi kerjasama yang baik.

2. Menerapkan sistem dengan memperhatikan semua aspek yang terlibat di dalamnya.

3. Kembali ke tujuan awal dari perusahaan dan sistem harus mampu memenuhi

kebutuhan-kebutuhan yang telah ditetapkan untuk dikembangkan.

4. Memperhatikan sumber daya manusia dengan cara melakukan sosialisasi dan

pelatihan.

3.8. Melakukan konversi data

Keberhasilan konversi sistem informasi dapat dilihat dari seberapa jauh profesional

sistem mempersiapkan konversi file data yang diperlukan untuk sistem yang baru. Untuk

melakukan konversi sistem informasi, data yang ada harus turut dikonversi dalam 3 aspek, yaitu

sebagai berikut:

1. Melakukan format file

2. Mengisi file tersebut

3. Mempersiapkan media penyimpanan dimana file akan ditempatkan.

Terdapat dua metode dasar yang dapat digunakan untuk menjalankan konversi file,

sebagai berikut:

1. Konversi File Total.

Konversi file total digunakan bersamaan dengan metode koversi sistem

informasi seluruhnya. Dalam metode konversi file total, jika file sistem baru dan

file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca komputer, sehingga dapat

11

ditulikan program sederhana untuk mengkonversi file dari format baru.

Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan

melibatkan tugas-tugas yang tidaj bisa dikerjakan secara otomatis.

Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan,

struktur pengkodean baru, dan cara baru perealisasian item-item data

(misalnya, file-file relasional). Selama melakukan konversi file, perli

mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data

yang bisa digunakan setelah konversi. . Dengan menggunakan klasifikasi file

berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama

konversi:

• File Master, Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit

satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

• File Transaksi, File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-

sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, is harus dicek secara

seksama selama pengujian sistem informasi.

• File Indeks, File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan

berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master

yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

• File Tabel, File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi

sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian

perangkat lunak.

• File Backup, Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan

bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam

pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file

backup harus diciptakan.

2. Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit):

Metode Konversi File Gradual ini dapat digunakan bersama dengan metode

konversi sistem informasi Parallel dan Phase-in. Beberapa perusahaan

mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit).

Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa

12

aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas

tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

• Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

• Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file

account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh

transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-

an record telah selesai.

• Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master

lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru

dan di update.

• Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak

dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka

record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

IV. KESIMPULAN

Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap di

mana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, baik

berupa perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan. Dengan

penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan

digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Tahap konversi sistem bersifat

urgen di mana walaupun sistem telah didesain dan digunakan dengan baik,

kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem

yang dilakukan.

Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi

manajemen, harus menentukan sendiri strategi konversi yang mana yang

cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik

dan memiliki kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama. Strategi

mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pengalihan atau konversi

sistem yang dapat dilakukan yaitu: Konversi Langsung

(Direct Conversion/Plunge Strategy), Konversi Paralel (Parallel Conversion),

Konversi Bertahap (Phased Conversion), Konversi Pilot (Pilot Conversion).

13

D AFTAR PUSTAKA

Suyanto, M. 2004. Analisis & Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran Strategi Periklanan.

Yogjakarta: ANDI

O’Brien. J. 2008. Management Infornation Systems; International Edition. Mc Graw Hill. New

York.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta