TUGAS MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

ULASAN MENGENAI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

SECARA OUTSOURCING DAN INSOURCING

Dosen :

Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc

Disusun Oleh :

Titis Wicaksono

K25161038

(E-60)

SEKOLAH BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

BOGOR

2017

1

Daftar Isi

Daftar Isi 1

BAB I Pendahuluan 2

1.1 Latar Belakang 2

1.2 Tujuan Penulisan 3

1.3 Metodologi Penulisan 4

BAB II Landasan Teori 5

2.1 Pengertian Sistem Insourcing Dan Outsourcing 5

2.2 Pengadaan Sistem Informasi 11

2.2.1 Membuat sendiri 11

2.2.2 Membeli perangkat lunak paket 12

2.2.3 Melakukan outsourcing 13

BAB III Pembahasan 15

3.1 Keputusan Pemakaian Sistem Outsourcing Atau Insourcing 15

3.2 Metode-Metode Pengembangan Sistem Informasi 15

3.3 Pertimbangan Pelibatan Pihak Luar Untuk Menangani Sistem 17

3.4 Kutipan Jurnal Contoh Pemakaian Sistem Outsourcing 18

BAB IV Simpulan Dan Saran 22

4.1 Simpulan 22

4.2 Saran 22

Daftar Pustaka 24

Daftar Tabel

Tabel 1 Berbagai Fungsi Sistem Informasi Dalam Perusahaan 5

Tabel 2 Perbedaan Siapa Yang Mengembangkan Dan Mengoperasikan Sistem 7

Tabel 3 Kelebihan Pengembangan Sendiri Sistem Informasi 11

Tabel 4 Kelemahan Pengembangan Sendiri Sistem Informasi 11

Tabel 5 Kelebihan Memakai Sistem Pembelian Perangkat Lunak Paket 12

Tabel 6 Kelemahan Penggunaan Perangkat Lunak Paket 12

Tabel 7 Kelebihan Outsourcing 14

Tabel 8 Kelemahan Outsourcing 14

Daftar Tabel

Gambar 1 Aliran pemilihan metode –metode pengembangan STI 6

2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang.

Dalam kehidupan, bisnis, suatu manajemen/organisasi/perusahaan perlu

untuk mengambil keputusan, baik untuk keperluan operasional sehari-hari

maupun dalam perencanaan strategis ke masa depan. Proses pengambilan

keputusan harus dilandasi data dan Informasi yang tepat agar isi keputusan yang

diambil tepat sasaran. Informasi diperoleh dari pengolahan data, dan pengolahan

data dilaksanakan oleh sistem informasi dengan dukungan teknologi informasi. Di

dalam organisasi bisnis, terdapat bermacam fungsi-fungsi organisasi seperti fungsi

akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, produksi, dan keuangan. Contoh-

contoh sistem informasi yang umum dikenal adalah :

• Sistem Informasi akuntansi (SIAKU atau SIA)

• Sistem Informasi Pemasaran (SIPEM)

• Sistem Informasi sumber daya manusia (SISDM)

• Sistem Informasi Produksi (SIPRO)

• Sistem Informasi Keuangan (SIKEU)

• Sistem Informasi di tingkat manager bawah adalah Process Control

System (PCS)

• Sistem Informasi di tingkat manager keatas adalah sistem penunjang

keputusan (Decision Support Systems atau DSS)

• Sistem pakar (Expert Systems atau ES)

• Sistem Informasi Geografis (Geographic Information System atau GIS)

• Jaringan Neural Buatan (Atificial Neural Network atau ANN)

• Sistem Informasi Eksekutif (executive Information System atau EIS)

• dll

Sistem yang ada dalam pengembangan sistem teknologi Informasi terus

berkembang dan pengembangan ini dapat berupa sistem metode paket (package),

metode prototip (protiping), metode pengembangan oleh pemakai (end user

computing atau end user development) dan metode outsourcing. Pemilihan faktor-

3

faktor ini disesuaikan dengan keadaan ketersediaan paket, sumber daya sistem

teknologi Informasi, dampak dari sistem dan jadwal pemakaian sistem.

Sistem informasi berperan penting dalam keberhasilan bisnis karena sistem

informasi dapat berfungsi sebagai sistem pendukung operasi (operations support

system) yang dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional

perusahaan, selain itu sistem informasi juga berperan didalam sistem pendukung

manajemen (management support system) yang dapat meningkatkan pengambilan

keputusan manajerial kearah yang lebih baik. Pengembangan sistem informasi

secara outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi usaha kecil dan menengah,

seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi,

mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun

juga diikuti oleh munculnya risiko-risiko baru seperti penurunan dalam kinerja

sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif. Risiko tersebut

menyebabkan munculnya biaya-biaya yang tersembunyi (hidden cost).

Risiko-risiko sebagaimana dimaksud umumnya muncul bila keputusan

pengembangan sistem secara outsourcing didasari semata-mata oleh dorongan

untuk memotong biaya dan pemilihan sistem informasi yang akan dikelola secara

outsource dilakukan secara sembarangan. Untuk meminimalkan risiko tersebut

pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak

memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki

nilai tambah. Pengambil keputusan harus bisa menentukan batas tingkat risiko

yang bisa diterima pada biaya yang paling minimal. Pertimbangan terhadap risiko,

biaya, dan manfaat dari aktifitas pengembangan sistem informasi secara

outsourcing akan mempengaruhi keputusan perusahaan untuk melakukan

pengembangan secara outsourcing atau tidak.

1. 2 Tujuan penulisan.

Penulisan tugas ini bertujuan:

1. Membahas fungsi outsourcing dalam perusahaan dalam hal ini misalkan

di pakai di bank

4

2. Menganalisa keunggulan outsourcing dan insourcing, data apa saja yang

diperlukan baik internal maupun eksternal. Bagaimana keberhasilan

perusahaan atau organisasi menggunakan sistem penerapan outsourcing

dalam mengidentifikasi potensi pasar dengan menggunakan data yang

didapat dari berbagai sumber, analisis, dan proses pengambilan

keputusan.

3. Memberikan saran pengembangan agar perusahaan atau industri agar

lebih baik lagi dalam transformasi paradigma sistem informasinya ke

masa depannya.

1.3 Metodologi Penulisan.

Penyusunan makalah ini menggunakan beberapa tahapan yang dipilih

penulis yaitu:

1. Pengumpulan data dan informasi terkait pemanfaatan sistem outsourcing

perusahaanatau organisasi

2. Studi literatur berdasarkan buku dan jurnal ilmiah sebagai landasan teori

penulisan makalah.

3. Identifikasi dan analisis yang dilakukan oleh sistem sehingga diperoleh

hasil yang berguna dalam membantu proses pengambilan keputusan.

4. Identifikasi kebaikan dan kelemahan sistem outsourcing

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian sistem insourcing dan outsourcing.

Database (basis data) dapat diumpamakan sebagai suatu lemari arsip dimana

pengelolaannya harus memerlukan aturan-aturan tertentu agar arsip mudah

ditemukan, misalkan dikelompokan menurut kategori arsipnya dan diberikan

nomor sesuai penomoran arsip, di dalamnya tersimpan data yang sejenis. Antara

satu file dengan file lainnya ada relasi dan bila tidak ada relasi maka sebenarnya

file tersebut bukan anggota dari basis data. Pengubahan dan penghapusan data,

baik yang memang diinginkan atau karena kecelakaan, harus menjadi perhatian

sungguh-sungguh dalam manajemen data. Untuk itu dapat digunakan sistem

perizinan untuk file atau direktori untuk kelompok pengguna tertentu, untuk

menghindari pengeditan oleh pihak yang tidak memiliki hak atas data, metadata,

atau program. (Murhada dan Yo Ceng Giap, 2011)

Kadir (2003) merangkum tentang fungsi dari masing-masing sistem, sebagaimana

dapat dilihat pada tabel 1 berikut yang ada dibawah ini:

Tabel 1. Berbagai fungsi sistem informasi dalam perusahaan.

6

Perbandingan metode konvensional dengan metode alternative, dengan metode

pengembangan secara konvensional yaitu metode SDLC (system Development

Life cycle), STI dikembangkan oleh analis sistem. Analis sistem (system analyst)

adalah orang yang dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara

professional. Alasan menggunakan sistem analis sistem di SDLC adalah karena

metode ini mengembangkan sistem yang kompleks (Jogiyanto, 2003)

Gambar 1. Aliran pemilihan metode –metode pengembangan STI (Sistem

Teknologi Informasi)

Pengembangan STI model outsourcing dilakukan oleh pihak ketiga dan sekaligus

dioperasikan oleh pihak ketiga. Pemakai sistem dapat menggunakan STI ini

dengan menerima Informasi secara periodic oleh pihak ketiga atau dapat

menggunakan terminal yang dihubungkan ke tempat pihak ketiga atau dapat

menggunakan terminal STI ini. Walaupun lokasi pihak ketiga terpisah secara

geografis dengan pengguna sistem, hal ini dimungkinkan karena menggunakan

teknologi telekomunikasi yang menghubungkan sistem computer keduanya.

Walaupun sifatnya outsourcing, beberapa perusahaan menyediakan tempat kepada

pihak ketiga untuk mengoperasikan STI di tempat perusahaan, tidak di tempat

7

pihak ketiga. Tabel 2 menunjukkan perbedaan siapa mengembangkan dan siapa

yang mengoperasikan antara metode pengembangan sistem yang ada.

Tabel 2. Perbedaan siapa yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem

(Jogiyanto, 2003)

Outsourcing (Jogiyanto, 2003) adalah Pengoperasian sistem dikerjakan oleh pihak

ketiga sedangkan jika pengoperasian dilakukan oleh pihak internal/sendiri yaitu

dikembangkan oleh departemen sistem teknologi Informasi. Kedua-duanya adalah

pilihan masing-masing organisasi, biasanya jika departemen STI tidak

mempunyai sumber daya yang baik, misalkan tidak mempunyai analis dan

pemrogram yang berkualitas dan tidak mempunyai teknologi yang memadai,

pilihan biasanya jatuh pada outsourcing.

Dalam mengembangkan serta menerapkan suatu sistem informasi dan

manajemen dalam perusahaan. Terdapat beberapa pilihan pendekatan yang dapat

dilakukan yaitu :

Pendekatan Insourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi

manajemen dilakukan oleh internal perusahaan yang dilakukan oleh

pegawai perusahaan itu sendiri dan biasanya terdapat divisi atau

departemen information and communicatuion technology yang bertugas

untuk mengurus hal ini.

Pendekatan Outsourcing : pengembangan dan penerapan sistim informasi

dan manajemen diserahkan kepada perusahaan lain yang dianggap lebih

kompeten di bidang tersebut dan bukan dilakukan oleh internal

perusahaan. Faktor utama yang mendorong pendekatan ini adalah

efisiensi sumber daya

8

Pendekatan Co-Sourcing : Perusahaan bekerjasama dengan pihak ketiga

untuk melaksanakan proses penyusunan, pengembangan dan

pemeliharaan sistem informasi. Pelaksanaan alternatif ini pada dasarnya

dipengaruhi oleh meningkatnya kegiatan suatu bisnis perusahaan dimana

pada satu sisi perusahaan dihadapkan pada keterbatasan sumberdaya

manusia dalam knowledge sistem informasi yang kurang, dan pada sisi

yang lain sumberdaya manusia internal ini dapat menangani manajemen

perusahaan secara baik (efektif dan efisien).

Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing-

masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal

bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Seperti

misalnya pendekatan insourcing, pendekatan ini biasanya dilakukan oleh

perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang memadai untuk

pengembangan sistem informasi ini namun terbatas dari sisi biaya. Hal ini

dikarenakan biaya untuk pengembangan suatu sistem informasi cukup mahal jika

harus membeli dari pihak lain. Kelemahan dari sistem ini adalah waktu

pengembangan dan penerapan biasanya menjadi lama.

Sementara itu pendekatan outsourcing biasanya diterapkan oleh perusahaan yang

kurang memiliki sumber daya manusia yang kompeten dalam pengembangan

sistim ini, namun memiliki dana yang cukup untuk membeli sistem yang sudah

jadi dari pihak diluar perusahaan. Kelebihan sistem ini menurut Jogiyanto, 2003

adalah :

1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan lebih murah jika

perusahaan tidak berinvestasi lagi tapi dapat menyerahkan kepada pihak

ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah karena outsourcer

menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer

dapat dibagi menjadi beberapa perusahaan.

2. Mengurangi waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih

untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini ke beberapa

perusahaan.

9

3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan

dikerjakan sendiri secara internal karena outsourcer memang

spesialisasi dan ahli di bidang tersebut.

4. Perusahaan tidak memiliki pengetahuan di bidang teknologi dan pihak

outsourcer mempunyainya

5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer

teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki oleh outsourcer.

6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan

investasi.

7. Mengurangi risiko kegagalan investasi yang mahal.

8. Penggunaan sistem sumber daya sistem informasi yang belum optimal.

Jika ini terjadi, perusahaan hanya akan menggunakan sumber daya

sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya

sistem informasi tidak dimanfaatkan waktu yang lainnya.

9. Perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya yang lebih penting.

10. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan di masa datang.

11. Sistem yang dibangun perusahaan outsource biasanya merupakan

teknologi yang terbaru sehingga dapat menjadi competitive advantage

bagi perusahaan pengguna.

12. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

13. Dapat diintegrasikan dengan software yang telah ada.

14. Secara keseluruhan pendekatan outsourcing termasuk pendekatan

dengan biaya yang rendah dibandingkan dengan insourcing, karena

risiko kegagalan dapat diminimalisir.

Sedangkan kekurangan dari pendekatan outsourcing ini adalah

1. Kontrol perusahaan dalam proses pembuatan menjadi kurang,

membutuhkan biaya yang besar serta membentuk ketergantungan

terhadap perusahaan yang menyediakan jasa outsource ini.

2. Jika aplikasi yang di-outsource adalah aplikasi yang strategis maka

dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari

outsourcer yang sama.

10

3. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-

outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus

segera ditangani karena terjadi gangguan, perusahaan menanggung

risiko keterlambatan penanganan jika aplikasi di-outsource-kan karena

kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.

4. Jika kekuatan menawar ada di outsourcer, perusahaan akan kehilangan

banyak kendali didalam memutuskan suatu apalagi jika ada konflik

diantaranya.

5. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan

mengoperasikan aplikasi tersebut.

Lain lagi dengan pendekatan co-sourcing yang menekankan kerjasama antara

pihak perusahaan dengan pihak lain dimana kerjasama ini bersifat saling

melengkapi. Biasanya sistim ini dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang ingin

pengembangan sistem informasinya dijalankan secara internal, namun kekurangan

sumber daya yang cukup untuk melaksanakannya. Namun begitu perusahaan tidak

ingin membeli dari pihak lain melainkan ingin mengembangkan secara bersama-

sama. Dengan begitu didapat keuntungan sebagai berikut :

1. Kontrol perusahaan kepada perusahaan yang diajak bekerja sama dapat

lebih ketat dan terkontrol secara langsung.

2. Tim yang dibentuk memiliki standar kualitas tinggi sesuai dengan

kebutuhan yang ada.

3. Standar, prosedur dan metodologi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Sense of ownership and accountable tim lebih tinggi dalam membangun

sistem.

5. Pekerjaan yang dilakukan dapat menjadi sarana pembelajaran bagi

seluruh komponen perusahaan.

6. Kinerja tim dapat lebih terpercaya partisipasi perwakilan perusahaan

dalam tim tersebut.

Sedangkan kerugian pendekatan ini sumber daya manusia menjadi terbagi dan

perusahaan akan menjadi sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem

lanjutan jika pegawai perusahaan tidak diikutsertakan dalam keseluruhan.

11

2.2 Pengadaan sistem informasi.

Cara mengadakan sistem informasi dapat dilakukan dengan berbagai cara

antara lain :

1. Membuat sendiri

2. Membeli perangkat lunak paket

3. Melakukan outsourcing

Masing-masing pilihan diatas memiliki kelebihan dan kelemahan. Berbagai

pertimbangan perlu dilakukan untuk memilih salah satu cara diatas.

2.2.1 Membuat sendiri

Organisasi besar yang memiliki departemen yang menangani informasi

umumnya memenuhi kebutuhan sistem Informasi dengan cara

mengembangkannya sendiri. Cara seperti ini memang memberikan keuntungan

sebagaimana terlihat dalam table 3.

No Kelebihan

1 Sistem dapat diatur sesuai kebutuhan.

2 Dapat diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

3 Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dikontrol.

4 Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif.

Tabel 3. Kelebihan pengembangan sendiri sistem informasi (Abdul kadir, 2003)

Akan tetapi sistem membuat sendiri akan mempunya kelemahan sebagaimana di

tabel 4 :

No Kelemahan

1 Perlu waktu yang lama untuk mengembangkan sistem karena harus mulai

dari nol.

2 Kemungkinan program mengandung bug sangat besar.

3

Kesulitan para pemakai dalam menyatakan kebutuhan dan kesukaran

pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para

pengembang merasa putus asa.

Tabel 4. Kelemahan pengembangan sendiri sistem informasi (Abdul kadir, 2003)

12

Keberhasilan pengembangan sistem dengan cara pembuatan sendiri oleh pihak

internal perusahaan terletak pada kemampuan para spesialis teknologi Informasi

dalam perusahaan dan juga kesiapan para pemakai yang terlibat selama

pengembangan sistem berlangsung.

2.2.2 Membeli perangkat lunak paket

Banyak vendor yang menjual perangkat lunak paket (program siap pakai)

dan bahkan kadangkala paket tersebut dijual bersama-sama perangkat keras.

Umumnya pembelian paket seperti ini tidak memungkinkan perusahaan pembeli

untuk memodifikasi sendiri paket sistem yang sudah terpasang sehingga

pemeliharaan selalu tergantung pada vendor. Jika modifikasi sendiri oleh internal

dalam perusahaan bisa asal diatur parameter tertentu dalam paket.Kelebihan dan

kelemahan pembelian perangkat lunak paket dapat dilihat oleh perusahaan pada

tabel 5 dan tabel 6.

No Kelebihan

1

Memerlukan waktu pengembangan yang jauh lebih singkat karena secara

prinsip perangkat lunak paket siap untuk dioperasikan,penyesuaian sistem

berdasarkan kebutuhan pemakai.

2 Pemakai dapat memilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhan.

3 Umumnya paket merupakan perangkat lunak yang berkualitas tinggi karena

sudah teruji beberapa kali di tempat lain sehingga terbebas dari bug.

4 Pemakai dapat melakukan uji coba dulu sebelum membeli.

5 Dokumentasi lengkap.

Tabel 5. Kelebihan memakai sistem pembelian perangkat lunak paket

No Kelemahan

1 Ada kemungkinan paket tidak mendukung fungsi-fungsi yang spesifik dalam

perusahaan.

2 Ada kemungkinan harganya sangat mahal.

3

Perangkat lunak tidak seefisien kalau menggunakan sistem buatan sendiri

(karena pada umumnya dibuat seumum mungkin sehingga dapat dipakai di

perusahaan mana saja).

13

4 Evaluasi paket menyita waktu dan menuntut biaya.

5 Ada kemungkinan paket hanya jalan pada jenis perangkat keras tertentu

(tidak sesuai dengan perangkat yang sudah tersedia).

Tabel 6. Kelemahan penggunaan perangkat lunak paket

2.2.3 Melakukan outsourcing

Menyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar dikenal dengan sebuatan

outsourcing. Dalam prakteknya outsourcing dapat berupa lebih dari sekedar

hubungan dengan proses Informasi kepada pihak luar tapi pihak luar selain

membuatkan sistem juga menangani operasi sistem dan bahkan terlibat dalam

penyediaan perangkat keras. Cara seperti ini kurang lazim di Indonesia tapi sudah

cukup popular di Amerika.

Bila organisasi tidak memiliki personil untuk membangun sistem atau para

spesialis teknologi Informasi sedang terlibat proyek lain, maka biasanya suatu

perusahaan berusaha menyerahkan kepada pihak luar untuk mengembangkan

sistem. Cara seperti ini kadang menguntungkan karena biasanya pengembang

yang dipilih adalah pengembang yang telah memiliki pengalaman sehingga waktu

untuk mengembangkan sistem menjadi lebih pendek. Selain itu biaya untuk

pengembangan relative murah karena banyak perusahaan kecil dan bersifat lokal

yang bergerak dalam pengembangan sistem Informasi.

Kelebihan dan kelemahan outsourcing yang dilakukan sepenuhnya kepada pihak

luar baik dalam pengembangan maupun pengoperasian dapat dilihat di tabel 7 dan

8.

No Kelebihan

1 Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri pada bisnis yang ditangani.

2 Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam asset perusahaan karena

tidak perlu ada asset untuk teknologi informasi.

3 Mendapat pakar yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju.

4 Lebih menghemat biaya.

5 Mempersingkat waktu pengembangan.

6 Cukup biaya dan tidak ada lonjakan biaya.

7 Menfasilitasi downsizing sehingga perusahaan tidak perlu memikirkan

14

pengurangan pegawai.

Tabel 7. Kelebihan outsourcing

No Kelemahan

1 Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak luar

menjual data ke pesaing.

2 Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak luar tidak dapat diharapkan

untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan sistem klien lainnya.

3 Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi

perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan.

Tabel 8. Kelemahan outsourcing (Abdul kadir, 2003)

15

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Keputusan pemakaian sistem outsourcing atau insourcing.

Dewasa ini, banyak perusahaan-perusahaan bisnis di Indonesia yang telah

menerapkan sistem informasi untuk menunjang kinerja bisnisnya secara

signifikan. Sistim informasi tidak lagi hanya digunakan untuk pemrosesan data

ataupun penyimpanan data, namun telah digunakan secara luas untuk membantu

dalam pengambilan keputusan, intelejen bisnis, sarana komunikasi dengan

konsumen dan lain sebagainya.

Model outsourcing dipilih dalam American standar karena dalam setahun

dapat menghemat 2 juta USD karena melakukan outsourcing terhadap operasi

keuangan dan penggajian (Laudon dan Laudon, 1998). Ketika masa masa banjir

pembeli maka menghilangkan penyediaan sarana dan cukup melakukan

pengeluaran yang sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan dari pihak luar.

3. 2 Metode-metode pengembangan sistem informasi.

Pengembangan sistem informasi dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Menurut Jogiyanto (2003) pengembangan sistem informasi dapat dilakukan

dengan dua cara. Cara pertama adalah pengembangan sistem informasi

konvensional dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau

system development life cycle (SDLC). Sistem dikembangkan oleh analis sistem,

yaitu orang yang memiliki kemampuan mengembangkan sistem cara profesional.

Pengembangan sistem dilakukan melalui tahapan analisis sistem, perancangan

sistem, implementasi sistem, dan operasi serta perawatan sistem.

Cara kedua adalah dengan menggunakan metode baru yang merupakan metode

alternatif dari metode SLDC, sehingga dapat disebut dengan metode-metode

alternatif (alternatif methods). metode-metode alternatif meliputi (A) Paket

(package), (B) Prototipe (prototyping), (C) Pengembangan oleh pemakai akhir

(end-user development atau end-user computing), (D) Outsourcing.

16

Selain itu, pertumbuhan penerapan dan pengembangan sistim informasi dapat

dilihat dari menjamurnya perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa

pembangunan Information Technology baik secara outsourcing maupun secara

insourcing. Hal ini tentu sejalan dengan semakin meningkatnya kebutuhan

information technology baik dalam dunia bisnis maupun lingkungan lainnya.

Keputusan insourcing atau outsourcing adalah didasarkan pada beberapa hal yaitu

jumlah budget yang dianggarkan, keputusan strategis, berdasarkan kontribusi

aktivitas TI tersebut terhadap operasi dan posisi bisnis dan berdasarkan atas

analisis strategic grid yang nantinya bisa dilihat dalam penjelasan halaman

berikutnya.

Berdasarkan besarnya budget,dari keputusan insourcing atau outsourcing dapat

ditentukan sebagai berikut ini :

1. De facto insourcing

Keputusan ini merupakan 100 % budget untuk insourcing yaitu semua

pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi

yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem Informasi atau

departemen IT.

2. Total in-sourcing

Keputusan ini merupakan sebagian besar (sekitar 80% budget ) dari

pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh

departemen TI.

3. Selective outsourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80

% budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan

dan dioperasikan oleh penyedia jasa outsourcing.

4. Total outsourcing

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80%

budget) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa

luar.

Berdasarkan jenis aplikasinya selain outsourcing sekarang menjadi alternative

untuk dipilih, tidak setiap aplikasi tepat untuk di-outsource-kan (Jogiyanto, 2003).

17

Petuah conventional mengatakan bahwa aplikasi-aplikasi yang dapat

dioutsource-kan adalah aplikasi-aplikasi yang jenisnya tidak strategis dan tidak

kritikal seperti tampak pada gambar diatas ini. Menurut petuah konvensional ini,

jika aplikasi yang bersifat strategis di-outsource-kan, maka akan kehilangan

keuntungan kompetisinya sehingga tidak menjadi strategis lagi. Kehilangan

keuntungan kompetisinya karena outsourcer dapat menyediakan jasa semacam

kepada pesaing pesaing dapat mempunyai aplikasi yang sama.

Petuah konvensional juga menyarankan untuk tidak meng-outsource-kan aplikasi-

aplikasi yang kritis dengana alasan jika terjadi gangguan dengan aplikasinya,

maka akan sangat terlambat untuk diperbaiki apabila aplikasi tersebut dikerjakan

di tempat outsourcer yang terpisah dengan tempat perusahaan. Contoh aplikasi

yang tidak boleh di-outsource-kan adalah reservasi tiket pesawat terbang.

3.3 Pertimbangan dalam pelibatan pihak luar untuk menangani sistem adalah :

• Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem

Informasi dengan hati-hati. Sebaiknya pihak luar yang dipilih memang

benar-benar telah berpengalaman.

• Menandatangani kontrak, kontrak dimaksudkan sebagai pengikat

tanggungjawab dan dapat dijadikan pegangan dalam melanjutkan dan

menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan

• Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar

keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada

setiap akitiviatas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan

dengan mudah

• Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan

dengan pihak pengembang, dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau

hambatan proyek berlangsung

• Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan

proporsi pembayaran berdasarkan persentase tingkat penyelesaian

proyek.

Kelemahan yang juga perlu mendapat perhatian pada cara pengembangan

sistem oleh pihak luar adalah adanya ketergantungan yang terus menerus

18

terhadap pihak pengembangan karena yang memegang kode sumber

seluruh program yang digunakan untuk membentuk sistem tetap menjadi

hak pengembang.

3.4 Kutipan jurnal contoh pemakaian sistem outsourcing.

Dalam jurnal manajemen dan agribisnis ISSN 1693-5853 Vol 8 No : 1

Maret 2011 ada tesis dengan judul Rancang bangun operasional teknologi

informasi bank sentral melalui sistem SDM outsourcing. Didalam jurnal itu

dibicarakan bahwa teknologi Informasi (TI) Bank Indonesia (BI) berperanan

penting untuk mendukung tercapaikanya tujuan BI melalui kelancaran

pelaksanaan tugas sector moneter, sistem pembayaran, perbankan, dan

managemen intern. Operasional TI mengandung risiko yang sangat tinggi yang

bersumber pada infrastruktur , personil insource, personil outsource, dan pihak

lain yang tidak terduga sehingga perlu deteksi dini dalam rancang bangun

operasional TI melalui sistem outsourcing.

Implikasi penting bidang SDM dan organisasi adalah perlunya struktur organisasi

yang menjamin adanya kapabilitas inti yaitu kapabilitas yang diperlukan untuk

membangun ketajaman strategi secara terus menerus untuk menghasilkan produk

unggulan dan andalan. Pelaksanaan outrpusat pada satu unsourcing TI dilakukan

secara terpusat pada satu unit kerja dengan konsep one stop services agar

pengelolaan barang lebih optimal. Pengadaan barang dan jasa juga dilakukan

terpusat pada satu unit kerja sehingga lebih focus adanya keseragaman sistem dan

pengadaan , kemudahan membangun e-procurement.

Rancang bangun operasional TI melalui sistem outsourcing dilakukan melalui

suatu proses identifikasi dan merumuskan kapabilitas, melaksanakan pengadaan

guna mendapatkan pelaksana outsourcing TI yang dapat dipercaya yang memiliki

kapabilitas yang telah dirumuskan dalam suatu dokumen pengadaan, penyusun

kontrak yang menjamin terbentuknya komitmen dari pelaksana outsourcing TI,

pelaksanaan outsourcing TI, yang mematuhi ketentuan yang tertuang dalam

kontrak sehingga dihasilkan operasional TI sesuai dengan kesepakatan tingkat

layanan (service level agreement) dan memuaskan pengguna TI.

19

Implikasi dari sistem outsourcing TI adalah :

1. Perlunya melakukan penyempurnaan peraturan dewan gubernur Bank

Indonesia No : 7/14/PDG/ 2005 tentang organisasi direktorat Informasi,

tgl 20 juni 2005 dan surat edaran nomer : 7/37/INTERN tgl 23 juni 2005

yaitu dengan melakukan perubahan stuktur organisasi tugas pokok, dan

produk pokok;

2. Perlunya monitoring dan memperoleh Informasi yang lengkap dan akurat

terhadap seluruh lembaga yang terkait dengan outsourcing TI sejak

identifikasi sampai pelaksanaan outsourcing TI.

Pendekatan strategis MSDM yang terkait dengan konsep rancang bangun

operasional TI melalui sistem outsourcing di BI terdapat 6 unsur.

1. Pertama, lingkungan luar dimana teknologi khususnya TI yang

berkembang sedemikian pesat menyebabkan kebutuhan SDM TI baik

kuantitas maupun kualitas berkembang pesat pula. Dalam rangka

memenuhi kebutuhan SDM didapatkan dari dua pilihan yaitu insource

atau outsourcing TI merupakan langkah stategis yang penting.

2. Kedua, persaingan dan dinamikia pasar kerja semakin tinggi dengan

perkembangan TI. Pasar kerja SDM TI dapat dibagi menjadi pasar kerja

profesi yang bersifat umum seperti data entry, data processing,

penguasaan software yang sederhana dan sudah umum digunakan dan

yang bersifat khusus seperti penguasaan software yang bernilai strategis

dan hanya orang tertentu yang dapat menguasai karena mempunyai akses

terhadap sumber knowledge dan skill tertentu. Untuk keahlian TI yang

bersifat umum persaingan sedemikian ketat sedangkan yang bersifat

khusus masih lebih kearah monopoli.

3. Ketiga, focus jangka panjang TI dalam Bank berkembang lebih cepat

sehingga memerlukan kerangka strategi jangka panjang dalam bentuk

yang sesuai untuk mencapai tujuan organisasi dalam menyusun strategi.

4. Keempat Bank sentral bukan organisasi yang menghasilkan TI dimana TI

bukan core bisnisnya melainkan TI hanya mendukung operasional sector

moneter, perbankan, sistem pembayaran dan management intern.

20

5. Kelima mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan semua personil

sebagai suatu sistem SDM yang total dari manajemen puncak sampai

karyawan operasional (unskill) dan implikasinya terhadap produktivitas

atas semua personil.

6. Keenam keterpaduan strategi sistem korporat dengan strategi fungsional

dimana strategi SDM sebagai subsistem strategi korporat dan semua

manager terlibat dalam perencanaan strategi.

Siklus rancang bangun operasional TI melalui sistem outsourcing dapat

menggunakan siklus manajemen proyek TI. Wrigt (2006) ada berbagai siklus

dalam manajemen proyek TI yaitu: inisiasi, perencanaan, implementasi, control,

closing, atau kegiatan akhir.

Lembaga yang terlibat dalam operasional TI-BI adalah pengelola TI-BI,

pengguna TI-BI, pengguna eksternal seperti perbankan, pasar, tenaga kerja,

lembaga pelatihan, organisasi profesi, supplier/pemasok, lembaga pendukung,

seperti Telkom dan PLN. Pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi

yang tepat merupakan suatu keharusan bagi suatu organisasi. Kesalahan di dalam

pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu

yang terpakai akan menjadi sia-sia. Outsourcing, sebagai salah satu alternatif

pengembangan sistem informasi yang dapat diterapkan oleh suatu organisasi atau

perusahaan. Kekuatan alternatif ini adalah pihak perusahaan tidak usah terlalu

dipusingkan dengan masalah sistem informasi mereka. Perusahaan hanya

bertanggung jawab untuk menyediakan dana yang dibutuhkan.

Masalah mengenai hardware, sofware, dan maintenance sistem merupakan

tanggung jawab pihak vendor. Pilihan memakai Outsourcing oleh suatu

perusahaan pada intinya disebabkan semakin meningkatnya kegiatan bisnis suatu

perusahaan pada satu sisi dan adanya keterbatasan SDM internal dari segi

kuantitas maupun knowledge untuk mengatasi secara baik (efektif dan efisien)

terhadap meningkatnya kegiatan bisnis tersebut.

Kesadaran individu/perusahaan akan pentingnya perlindungan terhadap

keamanan seperti jiwa, harta benda, atau karya cipta sudah semakin tinggi.

Tingginya kejahatan yang memanfaatkan TI dan risiko keamanan semakin

membuat seseorang memprioritaskan keamanan dalam sebuah perusahaan.

21

Seringkali perusahaan tidak menyadari untuk melakukan outsourcing, insourcing,

atau multi-sourcing teknologi keamanan. Outsourcing harus dipandang secara

jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai

management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan

karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan

lainnya.

Untuk menjaga terjadinya keresahan karyawan, proses outsourcing beberapa

perusahaan membuat langkah transisi untuk menolong karyawan dengan

bijaksana, sebaiknya sebelum ada sistem Outsourcing diputuskan maka secara

rinci dikomunikasikan dalam beberapa pertemuan untuk staf di bagian IT,

sehingga ketika penerapan Outsourcing diberlakukan para staf mengerti benar

betapa pentingnya keahlian dan teknologi baru bagi perusahaan, mereka didorong

untuk memperoleh keahlian baru dalam memahami teknologi Informasi dan

kegunaannya bagi pekerjaan mereka

22

BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

4. 1 Simpulan.

Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting .

Sistem informasi manajemen ini akan sangat membantu perusahaan seperti dalam

mengumpulkan, menyimpan serta mengolah data-data yang diperlukan.

Perusahaan harus mengerti benar arti pentingnya kontrol operasional dan

pengembangan TI (teknologi Informasi) mampu terus bersaing dengan para

kompetitor.

Untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang efektif terdapat

beberapa cara yang dapat dilakukan yaitu secara insourcing, outsourcing serta co-

sourcing. Setiap cara memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing,

disesuaikan dengan budget perusahaan dan juga kegunaan fungsional sistem

Informasi tersebut, tergantung dari tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan dan

bagaimana kondisi yang ada. Dengan begitu pengembangan sistem informasi

manajemen yang dibangun dapat diterapkan secara optimal dan memberikan

dampak yang positif serta memberikan keuntungan terhadap perusahaan.

Sistem BI cenderung memakai sistem outsourcing untuk menjamin

kepuasan pelanggan dan sistematika data, hal ini tentu saja baik asalkan tetap ada

pemantauan dari internal struktur organisasi dan ada pemantauan hasil

outsourcing sistem informasinya ke masa depan. Pengembangan agar perusahaan

atau industri agar lebih baik lagi dalam paradigma.

4.2 Saran.

Menurut saya pribadi, sebaiknya perusahaan jika memilih sistem harus

disesuaikan dengan :

1. Kondisi/skill tenaga kerjanya yang berhubungan dengan sistem Informasi

2. Dokumentasi harus baik karena sistem kalau Dokumentasi jelek hasilnya

juga jelek jadi perlu adanya komitment seluruh management dan

23

karyawan yang selalu berkesinambungan dan tidak putus asa dalam

mendukung keberhasilan sistem yang dipilih baik outsourcing, paket

maupun dikelola internal/insourcing.

3. Setiap karyawan harus melakukan input data dengan benar agar data

yang didapatkan benar-benar maksimal dan benar.

4. Pemilihan pihak outsourcing harus dilakukan /dicari pihak yang bisa

dipercaya jangan sampai data penting jatuh ke tangan competitor

mungkin lebih detail di kontrak kerjasama outsourcingnya

24

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto H.M. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Jurnal manajemen dan agribisnis ISSN 1693-5853 Vol 8 No : 1 Maret 2011

Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi Edisi 1. Andi Offset.

Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C. , Laudon, Jane P. 1998. Management Information Systems

New Approaches to Organization & Technology. 5th edition, Prentice Hall

International, Inc.

Lacity, Mary C, Leslie P. Willocks, Feeny, “ The value of selective IT sourcing “

siloam Management Review, Spring 1996.

Lacity, Mary C; Leslie P. Willlcocks; and David F. Feeny, “ The value of

selective IT sourcing”, “ Sloan Management Review, Spring 1996.

Mc Farlan and Mc Kenney’s strategic grid. Mc Farlan, F. Warren ; and R.L.

Nolan, “ How to manage an IT outsourcing alliance, “ Siloam Management

Review, Winter 1995,p.16.

Murhada dan Giap, Yong Ceng (2011). Pengantar teknologi Informasi. Mitra

wacana Media

Wright, 2006. Managing Information Technology Fourth Edition. Prentice-Hall.

New Jersey.