M13. Format Risalah CIP (GKM-SS)

PT Pertamina (Persero)

Jln. Medan Merdeka Timur No.1A Jakarta 10110

Telp (62-21) 381 5111 Fax (62-21) 384 6865

http://www.pertamina.com

Modul Materi Pelatihan

M13. Format Risalah CIP (GKM SS)

Quality Management

01. Pengantar

Format Risalah CIP pada dasarnya adalah format yang

memiliki dua fungsi, yaitu :

1. Sebagai Panduan GKM dan SS dalam melaporkan

aktivitasnya

2. Sebagai standar format risalah GKM dan SS sehingga

mempermudah administrasinya.

Untuk GKM format risalah terdiri dari 10 lembar agar

sesuai dengan persyaratan risalah berbagai konvensi

GKM yang umumnya maksimal memuay 10 halaman

02. Format Risalah GKM

Format Risalah

(belum terisi) NAMA KELOMPOK

NAMA PERUSAHAAN

DEPARTEMEN/DIVISI

BAGIAN/SEKSI

BULAN, TAHUN DITERBITKAN

TEMA PENANGGULANGAN

MASALAH

LOGO MUTU

PERUSAHAAN ATAU

GAMBAR

ILUSTRASI

Format Risalah GKM / PKM (lembar 2)

Produk & Bidang Usaha

Perusahaan

(Dijelaskan secara sekilas tentang

produk dan bidang usaha dari

perusahaan dimana GKM/PKM/TPM

berada)

Lingkup Kerja Kelompok

(Dijelaskan lingkup kerja yang menjadi

tanggung jawab kelompok serta hal-hal

yang berkaitan dengan permasalahan

yang akan dibahas)

Struktur Organisasi

(Digambarkan struktur organisasi sehingga

tergambar sampai posisi dimana kelompok

berada)

NAMA KELOMPOK :

SEKSI :

BAGIAN :

DIVISI :

PERUSAHAAN :

KETUA :

SEKRETARIS :

ANGGOTA : 1.

2.

3.

4.

5.

FASILITATOR :

DIDIRIKAN :

USIA RATA-RATA ANGGOTA :

JUMLAH PERTEMUAN :

KEHADIRAN RATA-RATA :


1a) IDENTIFIKASI MASALAH

MEMBUAT URUTAN MASALAH DIAGRAM PARETO MASALAH

PILIH MASALAH PRIORITAS

TETAPKAN TEMA PENANGGULANGAN

1b) ANALISIS DATA HISTORIS

1c) PENETAPAN SASARAN TEMA

* MASALAH YANG MENDAPAT PRIORITAS UTAMA DALAM DIAGRAM PARETO DITAMPILKAN

TABEL DATANYA

* BILAMANA MUNGKIN DITAMPILKAN DALAM BENTUK GRAFIK, HISTOGRAM, ATAU CONTROL

CHART

* TUNJUKKAN / JELASKAN BAGIAN MANA YANG MENUNJUKKAN DAMPAK KERUGIAN YANG

SERIUS

* TAMPILKAN KALKULASI HITUNGAN KERUGIAN YANG TERJADI

* MENGACU KEPADA HASIL ANALISIS DATA HISTORIS, DITETAPKAN SASARAN TEMA ATAU

SASARAN AKHIR

* SASARAN TEMA DAPAT DITETAPKAN PULA BERDASARKAN DASAR PENETAPAN SASARAN

YANG LAIN

(BILA BELUM MEMUNGKINKAN PENETAPAN SASARAN DAPAT DILAKUKAN DI LANGKAH - 3)

* BERDASARKAN BRAINSTORMING DILAKUKAN PENCATATAN MASALAH YANG TERJADI

DALAM LINGKUNGAN KELOMPOK

* DILAKUKAN STRATIFIKASI UNTUK MENGELOMPOKKAN MASALAH YANG MASIH BERKAITAN

* DIRINCI DAN DIBERI NOMOR, DISAJIKAN PADA RUANG INI

* MENGGUNAKAN TABEL DATA

* MENGGUNAKAN TABEL KOMPARASI

*BERDASARKAN HASIL MUSYAWARAH

* MENGGUNAKAN TABEL PEMBOBOTAN

* BERDASARKAN HASIL VOTING

(GUNAKAN SALAH SATU)

LANGKAH - 1 : PENETAPAN TEMA & SASARAN


DAPAT MENGGUNAKAN :

* DIAGRAM TULANG IKAN / DIAGRAM SEBAB AKIBAT / DIAGRAM ISHIKAWA /

CAUSE EFFECT DIAGRAM

* DIAGRAM HUBUNGAN / RELATION DIAGRAM

* DIAGRAM POHON / TREE DIAGRAM

# DIAGRAM DIGAMBARKAN

# MEMILIH FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB DOMINAN DENGAN MENANDAI

(MELINGKARI) FAKTOR PENYEBAB YANG DIPILIH

MEMBUAT URUTAN PENYEBAB DOMINAN :

*MEMBUAT TABEL DATA


* BERDASARKAN HASIL MUSYAWARAH




MENCARI DAN MENGANALISI ALTERNATIF SOLUSI :

* MENCARI ALTERNATIF SOLUSI

* MENGANALISIS ALTERNATIF SOLUSI

* MEMILIH SOLUSI SESUAI ALTERNATIF

LANGKAH - 2 : MENCARI FAKTOR-FAKTOR PENYEBAB

LANGKAH - 3 : MENETAPKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN

DIAGRAM PARETO PENYEBAB

LANGKAH - 4 : MENCARI ALTERNATIF SOLUSI TERBAIK


LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PENANGGULANGAN

W WHY

H HOW

W WHAT

W WHEN

W WHO

W WHERE

H HOW

MUCH

NOMOR URUT

WHY

FAKTOR PENYEBAB DOMINAN

HOW

LANGKAH PENANGGULANGAN

WHAT

SASARAN ANTARA

WHEN

BATAS WAKTU

WHO

PENANGGUNG JAWAB

WHERE

LOKASI

HOW MUCH

BIAYA

METODE 5W2H


LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PENANGGULANGAN

NO RENCANA

PERBAIKAN

CARA

PELAKSANAAN

GAMBAR HASIL

DIJELASKAN :

METODE & TEKNIK YANG DIGUNAKAN DALAM PROSES PENANGGULANGAN KIAT-KIAT SPESIFIK YANG DITEMUKAN DALAM PROSES PENANGGULANGAN BILA PERLU DIGAMBARKAN BAGAN ALUR PROSES KERJA SECARA SINGKAT


DIJELASKAN ASPEK :

QUALITY

SAFETY

COST

MORALE

DELIVERY

DATA HISTORIS DITAMPILKAN

DENGAN TABEL / GRAFIK /

HISTOGRAM / CONTROL CHART

DATA HASIL REALISASI DITAMPILKAN

DENGAN TABEL / GRAFIK / HISTOGRAM /

CONTROL CHART

MANFAAT YANG DIPEROLEH

LANGKAH - 6 : EVALUASI

FAKTOR

PENYEBAB

KEADAAN SEBELUM KEADAAN SESUDAH PENANGGULANGAN

DIAGRAM PARETO PENYEBAB SESUDAH

PENANGGULANGAN

DIAGRAM PARETO PENYEBAB SEBELUM

PENANGGULANGAN


DISUSUN HAL -HAL STANDAR YANG DIMASUKKAN DALAM :

* STANDAR MASUKAN

* STANDAR PROSES

* STANDAR HASIL

DITANDATANGANI OLEH ATASAN LANGSUNG KELOMPOK DAN PEJABAT YANG

BERWENANG DALAM PENGESAHAN STANDARISASI DI PERUSAHAAN

LANGKAH - 7 : MEMBUAT USULAN STANDAR

RUANG PENGESAHAN STANDAR PERUSAHAAN


IDENTIFIKASI MASALAH - MASALAH YANG BELUM TERSELESAIKAN

* BERDASARKAN BRAINSTORMING DILAKUKAN PENCATATAN AMSALAH YANG TERJADI DALAM LINGKUNGAN KELOMPOK

* DILAKUKAN STRATIFIKASI UNTUK MENGELOMPOKKAN MASALAH YANG MASIH BERKAITAN

* DIRINCI DAN DIBERI NOMOR, DISAJIKAN PADA RUANG INI

LANGKAH - 8 : MEMBUAT USULAN STANDAR

JADWAL KEGIATAN

PILIH MASALAH PRIORITAS & TETAPKAN TEMA PENGULANGAN

DIAGRAM PARETO MASALAHMEMBUAT URUTAN MASALAH

* MENGGUNAKAN TABEL DATA


* BERDASARKAN HASIL MUSYAWARAH





* DAPAT DIMASUKKAN PENDAPAT DARI MASING-MASING ANGGOTA KELOMPOK,

KEPUASAN APA YANG DIPEROLEH BAIK DARI HASIL KARYA YANG DIPEROLEH

MAUPUN DARI AKTIVITAS SELAMA PROSES BERLANGSUNG

* TANGGAPAN DARI PIHAK LAIN BAIK DARI INTERNAL MAUPUN EXTERNAL

PERUSAHAAN TERHADAP HASIL KARYA YANG DICAPAI

* BILA ADA, DIJELASKAN PULA PENGHARGAAN APA YANG DIPEROLEH TERHADAP

HASIL KARYA DARI TEMA INI, APAKAH ADA PESANAN DARI PIHAK LAIN UNTUK

MEMPRODUKSINYA

* HAL APA YANG SANGAT MENONJOL DARI KELOMPOK SETELAH MENYELESAIKAN

TEMA INI, DARI SISI MOTIVASI ANGGOTA, KERJASAMA, KOORDINASI,

KEMAMPUAN KERJA, KEPEMIMPINAN, DSB

KESAN & MANFAAT YANG DIRASAKAN OLEH ANGGOTA KELOMPOK DALAM

MELAKUKAN "IMPROVEMENT"

03. FORMAT RISALAH SS (Lembar 1)

PLAN

DIJELASKAN BERDASARKAN DATA &

FAKTA YANG TERJADI,

DIURAIKAN DAMPAK NEGATIF YANG

SEMAKIN MERUGIKAN BILAMANA

MASALAH TIDAK DIATASI,

PREDIKSI TARGET/SASARAN

PENCAPAIAN HASIL PERBAIKAN /

PENINGKATAN YANG MUNGKIN DAPAT

KEADAAN SEBELUMNYA / KONDISI AWAL

YANG TERJADI

IDE YANG DIAJUKAN / KONDISI YANG

DIUSULKAN

DIJELASKAN BAGAIMANA FAKTOR

PENYEBAB DOMINAN HARUS DIATASI

DIURAIKAN USULAN YANG DIAJUKAN,

BAGAIMANA MEKANISME KERJANYA,

BILA ADA DIGAMBARKAN PROSES

KERJANYA YANG BARU

FAKTOR PENYEBAB DOMINAN :

1.

2.

GAMBAR/SKETSA IDE/SARAN/USULAN :

NIP : DEPT/CABANG :

MASALAH YANG TERJADI & TEMA PENANGGULANGAN

Masalah :

Tema :

ANALISIS MASALAH : GAMBAR/SKETSA

JUDUL : LOGO PERUSAHAAN

NAMA : TANGGAL :

03. FORMAT RISALAH SS (Lembar 2)

DIJELASKAN :

# METODE & TEKNIK YANG DIGUNAKAN DALAM PROSES PENANGGULANGAN

# KIAT-KIAT SPESIFIK YANG DITEMUKAN DALAM PROSES PENANGGULANGAN

# BILA PERLU DIGAMBARKAN BAGAN ALUR PROSES KERJA SECARA SINGKAT

DIJELASKAN ASPEK-ASPEK POSITIF DARI :

QUALITY

SAFETY

COST

MORALE

DELIVERY

KEADAAN SEBELUMNYA /

KONDISI AWAL YANG TERJADI

IDE YANG DIAJUKAN / KONDISI

YANG DIUSULKAN

DIUSULKAN HAL-HAL YANG DAPAT DIMASUKKAN DALAM :

# STANDAR MASUKAN

# STANDAR PROSES

# STANDAR HASIL

PARAF : PARAF : PARAF :

KEKURANGAN / MASALAH KELEBIHAN / HAL POSITIF

KOMENTAR MANAJEMENKOMENTAR TIM PENILAI

O DITOLAK

O DITERIMA

O DITUNDA

NILAI :

KELAS :

HADIAH :

Rp.

ACTION RINCIAN STANDARISASI

DOKEJADIAN / PROSES YANG TERJADI PADA SAAT

PENANGGULANGAN

CHECK MANFAAT YANG DIPEROLEH

TERIMA KASIH

Documents

M13. Format Risalah CIP (GKM-SS)