M inisterio de Relaciones Exteriores - ITS Gestion - inicio · 1 Sistema de Gestión, Modelo Integrado de Planeación y Gestión, Glosario de términos. 11 de septiembre de 2017

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: INSTRUCTIVO CODIGO: DE-IN-03

NOMBRE: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO, FORMULACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE

LA POLITICA EXTERIOR / FORMULACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN VERSION: 3

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Y EMBAJADAS DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR Página 1 de 11

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada.

Elaboró Julio Páez FV: 06/12 / 2017

Fecha de Vigencia: 06/12/2017

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción del documento

2 Se modifica el alcance, incluyendo quienes deben dar aplicación a este documento. Se incluye el Sistemas de información y otros medios electrónicos.

3

Definiciones: Se reemplaza la defunción de “política de desarrollo administrativo” por la de “Política de Gestión y Desempeño Institucional”, se adiciona la definición de “Dimensiones” Desarrollo del Documento: En el punto 6 se relaciona la alineación con las dimensiones y las políticas de gestión y desempeño institucional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión 2.








1. OBJETIVO

Establecer los pasos para realizar la formulación del plan de acción a través del módulo de planes del Sistema

Maestro.

2. ALCANCE

Aplica para todas las Direcciones, Oficinas y Grupos internos de trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su

Fondo Rotatorio y las Embajadas de Colombia en el Exterior. Inicia con el ingreso del formulador al Sistema Maestro y

finaliza con el envío del plan de acción a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional a través de

esta herramienta.

3. DEFINICIONES

ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones, acciones o tareas que debe realizar una dependencia o proceso del Ministerio

de Relaciones Exteriores para cumplir las metas planteadas. Bajo esta definición, al elaborar el plan de acción, no se

deben confundir las actividades con las operaciones o tareas (paso a paso) necesarias para su realización.

DIMENSIONES: Descripción de componente operativo del Modelo a partir del análisis de los múltiples aspectos (o

dimensiones) que sustentan la gestión y el desempeño de una organización pública1

PLAN: Diseño o esquema detallado de los que habrá de hacerse en el futuro.

PLAN DE ACCIÓN ANUAL: Programación anual de las actividades, proyectos, recursos que va a desarrollar en la

vigencia cada dependencia de la Entidad y articulado con el Plan Estratégico Sectorial e institucional.

PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL: Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la

Entidad, en un plazo de cuatro años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de

Desarrollo.

POLÍTICA DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO INSTITUCIONAL: Conjunto de lineamientos que orientan a las entidades

en el mejoramiento de su gestión para el cumplimiento de las metas institucionales y de Gobierno, a través de la

simplificación de procesos y procedimientos internos, el aprovechamiento del talento humano y el uso eficiente de los

recursos administrativos, financieros y tecnológicos

TAREA: Secuencia ordenado de pasos agrupados en el tiempo, destinados al desarrollo de una actividad.

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4. DOCUMENTOS ASOCIADOS

• DE-PT-22. Formulación del plan de acción.

• Manual del usuario del módulo de planes del sistema maestro.

5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y OTROS MEDIOS ELECTRÓNICOS

• Sistema Maestro (Modulo de Planes)

6. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO

Pasos para formular el plan de acción en el módulo planes del sistema maestro:

1. Ingresar al sistema maestro, a través del link: http://sigc.cancilleria.gov.co/ o de la Intranet, en el enlace rápido

definido para la aplicación.

2. Ingresar el usuario y contraseña asignado para el módulo planes del sistema maestro y clic en enviar. Es

importante recordar que este usuario y contraseña es el mismo de las aplicaciones institucionales, como el

Outlook, la intranet o el SICOF, entre otros.

http://sigc.cancilleria.gov.co/








3. En la opción Tramites pendientes Dar clic en ver las notificaciones pendientes por tramitar relacionadas con el

plan de acción institucional.

4. Después de dar clic en ver, se reflejará la notificación asignada para proceder a formular el plan de acción en el

Sistema Maestro. Esta notificación, sólo la tendrá la persona asignada como formulador del plan de acción.

Posteriormente deberá dar clic en ver plan.








5. Al momento de dar clic, se verá reflejada la siguiente pantalla, en donde para crear las actividades es necesario

dar clic en el más de color verde:

6. De acuerdo a la actividad a realizar se deberá seleccionar de la lista desplegable el objetivo estratégico, la

estrategia, el proceso, la dimensión y la política de gestión y desempeño institucional; en donde posteriormente

se deberá incluir la información de la actividad y la descripción de la misma:








7. En el campo responsable, al dar clic en asignar se busca el nombre de la persona dentro de la Misión o área que

va a estar encargada de reportar los avances trimestrales, en donde se debe ingresar el nombre, cargo, o apellido

y dar clic en buscar y finalmente clic en el más y cerrar la ventana emergente.

Para la asignación del responsable es importante tener en cuenta que el usuario debe estar asignado al área del

responsable de la formulación del plan. En caso de no encontrarse el usuario es importante contactar al asesor

asignado por la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional con el fin de que se realice la

parametrización correspondiente del usuario.

8. Luego, en planes asociados a políticas públicas se selecciona plan de acción y clic en agregar:








9. Para la fecha de inicio, clic en el cuadro correspondiente y se desplegará un calendario en el cual se debe

seleccionar la fecha de inicio programada para la actividad en mención y el mismo procedimiento para la fecha de

finalización:

10. Posteriormente, se debe incluir la información de la fórmula del indicador, la meta (valor numérico), seleccionar la

unidad de medida e ingresar la descripción de la meta y para finalizar clic en CREAR ACTIVIDAD.








11. Al dar clic en crear actividad, el sistema pregunta si existen tareas para la actividad. En este caso no existen

tareas, entonces se debe dar clic en NO.

En caso de contar con un cronograma de tareas, se debe dar clic en SI y se desplegará la siguiente pantalla; en

donde para agregar cada tarea se debe dar clic en el más de color verde:








El sistema solicitará ingresar la información relacionada con la tarea.

El peso, corresponde al valor porcentual que se le va a asignar a cada una. Este peso debe ser en porcentaje.

Se incluye, la fecha de inicio, de finalización de la actividad, el responsable de la misma y clic en crear tarea:








La suma del peso de todas las tareas deberá ser 100, ya que de lo contrario el sistema no permitirá guardar la

información.

12. Posteriormente, el sistema mostrará la actividad creada con la información correspondiente, en donde se cuenta

con la opción de eliminar o editar según corresponda:

Nota: Para cada actividad se debe realizar cada uno de los pasos anteriormente mencionados y cuando ya se

encuentren todas las actividades formuladas en el módulo de planes del sistema maestro, dar clic en enviar a

revisión al Jefe de Área o de Misión:








13. En comentario, se escribe lo que se le desee informar al Jefe de Área o de Misión, clic en continuar y luego

aceptar.

Nota: El plan de acción le llegará al Jefe de Misión o de área para su respectiva revisión y aprobación, quien

finalmente si lo encuentra correcto lo remitirá a la oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

para la respectiva revisión.

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