M-Files P2017L SPA - grupointecsa.com.mx P2017L SPA.pdf · VS TIPO DE DOCUMENTO CLIENTE FECHA PERMISOS. LISTAS ARTISTA ... § EU GMP Annex 11 § ISO 9000/9001 § Good Manufacturing

GESTIÓNDINÁMICADECONTENIDO

LOSPROBLEMASCONLAMAYORÍADELOSSISTEMASEMC

ECM

ERP

CRM

DMS

SILOSINFORMACIÓN

PORELUSUARIO

ADOPCIÓNDIFÍCILDEUSAR

TAREASDEITCreaciónde flujos de trabajo

Administrar lospermisos de losdocumentos

Permitir eluso compartido acontratistas

Reorganizar laestructura decarpetasdel servidor

Crear unsistema interno deentrenamiento

MUY BAJA

INDEPENDIENTES

DEMUY

ENFOCADOA

IT

Hacermejor las cosas.ERP

CRM

DMS

CONECTADAENTRESÍ

INFORMACIÓNESTÁ

USUARIO

ADOPCIÓNPOREL

DEVUELVEELCONTROL

A

MUYSIMPLE

INTERFAZ

TODALA

LOSUSUARIOS

NUESTRASSOLUCIONESALDILEMADELOS“ECM”

ALTA

TAREASDE“IT”

QUÉPASARÍASIELNUEVOSOFTWAREQUEHAIMPLEMENTADO

FUERAUSADOPORTODOS ?97%

DEADOPCIÓNDELUSUARIO

VENTAS

MARKETING LEGAL

RECURSOSHUMANOS

TECNOLOGÍASDELAINFORMACIÓN

ADMINISTRACIÓN

INVESTIGACIÓNYDESARROLLO

PRODUCCIÓN

INGENIERÍA LOGÍSTICA

USTEDPUDIERAACCESARCUALQUIERCOSA?ACUALQUIERHORADEMANERAINSTANTÁNEA

QUÉPASARÍASI

PUDIERAHACERSECARGODESUNEGOCIO?SINRECURRIRENFORMADESMEDIDAALDEPARTAMENTODEIT

IT

QUÉPASARÍASI

SIPUDIERASMANEJARTUNEGOCIO?SINTENERQUELLAMARALDEPARTAMENTOIT

TAREASDEITConfigurar flujos detrabajo

Administrar permisos deldocumento

Permitir usos compartidos

re-organizar laestructura decarpetasdelservidor

crear información delsistemainterno

¿QUEPASARÍA

DÓNDESEALMACENARONSUSDOCUMENTOSNOIMPORTARA ?QUÉPASARÍASI

GESTIÓNDINÁMICADECONTENIDOS

ORGANIZADAPOR

QUÉ DÓNDESEESTÁGUARDANDO SEESTÁGUARDANDO

VS

TIPODEDOCUMENTO

CLIENTE

FECHA

PERMISOS

LISTAS

ARTISTA

GÉNERO

ALBÚM

iPhoneESTANSIMPLE COMOUN

POR QUÉ IMPORTA

¿POR QUÉGESTIONARCONTENIDOS?

CAÓTICASREDESDECARPETASARCHIVOSDUPLICADOSCORREOSADJUNTOSDOCUMENTOSENPAPELBASESDEDATOSDISPOSITIVOSEXTERNOS

?¿CUÁLESELMEJORLUGARPARAGUARDARDOCUMENTOS?

HearingAidProposal2013forA&AConsultingPreparedbyAndy

ELPROBLEMACONLASCARPETAS



v1

v2

v3



THEAVERAGEDOCUMENTGETSCOPIED19X DURINGITSLIFE- COOPERS&LYBRAND







NUESTRASOLUCIÓN

GUARDANDODOCUMENTOSENM-FILES

GUARDARENM:DRIVELLENADODEPROPIEDADESTIPODEDOCUMENTOFECHACLIENTEPROYECTO

DISFRUTALOSBENEFICIOSBÚSQUEDARÁPIDAÚNICODOCUMENTOACTUALIZADODISPONIBILIDOFFLINE

GUARDAR ENLABÓVEDADIRECTODESDEOUTLOOK

ARRASTRAYSUELTACORREOS&ADJUNTOSALASCARPETASINTELIGENTESDEM-FILES§ Lascarpetas inteligentesautomáticamente sabenqué es,yaquién estárelacionado

LAFUNCIONABILIDADESTÁCONSTRUIDAJUSTOENMICROSOFTOUTLOOK

OUTLOOKINTEGRATION

VE TUS DOCUMENTOS EINFORMACIÓN

ELACCESOADOCUMENTOSSEASEMEJAALDIRECTORIODECARPETASTRADICIONALES

§ Fácil deusar

VISTASDEFINIDASBASADASENLASPROPIEDADESDELDOCUMENTO

§ Undocumento puede serencontradovariasveces

VISTASGESTIONADASCÉNTRICAMENTE

QUIENSEAPUEDECREARVISTASESPECÍFICAS

VISTAS DINÁMICAS

DECUALQUIER FORMAQUEQUIERAS

PELIGROSDELASCARPETASTRADICIONALES:

Losarchivos sólo tienenuna ubicaciónCopias múltiples pueden tener diferentes ubicaciones

VELODECUALQUIER FORMAQUE QUIERAS

UTILIZAVISTASDINÁMICASPARAVERYORGANIZARELCONTENIDOLASVISTASSONACTUALIZADASAUTOMÁTICAMENTESINNINGÚNCAMBIO

+PORPROYECTO PORCLIENTE PORPROYECTOYCLASE

PROPUESTA

A&ACONSULTORÍA

DESARROLLODELDISTRITODEAUSTIN

VELO DECUALQUIER FORMAQUEQUIERAS



PROPUESTA

A&ACONSULTORÍA


VELODECUALQUIER FORMAQUE QUIERAS



PROPUESTA

A&ACONSULTING


ENCUENTRADOCUMENTOSALINSTANTELOSRESULTADOSDELABÚSQUEDASONENLISTADOSPORRELEVANCIA§ Que tanreciente fuecreado eldocumento

§ Cuantas veces hasidoeditado oactualizado.

LABÚSQUEDAINCLUYEARCHIVODEMETADATAYCONTENIDO

LOCALIZADOCUMENTOSRÁPIDAMENTENOIMPORTANDOCUÁNTOSOBJETOSESTÉNENLABÓVEDA

BÚSQUEDADEGRANALCANCE

EDITASINTEMORDEDUPLICACIÓNAPERTURADEDOCUMENTOSPARAEDITAR

§ Sereserva eldocumento para editarlo§ Evita que otros puedan editar almismotiempo

§ Otros podrán sercapacesdeleerlosdocumentos desalida

REVISIÓNDELDOCUMENTOCUANDOESTETERMINADO

§ Una vez terminado,otros podrán editareldocumento

CO-AUTORÍA§ Editar simultáneamente documentoscompartidos

§ Colaborar concompañeros detrabajo yexternos

§ Ver quién harealizadocambios yver enqué consisten dichos cambios

EDICIÓNDEDOCUMENTOSYCOLABORACIÓNENEQUIPO

SEGUIMIENTODETODOSLOSCAMBIOSELHISTORIALESAUTOMÁTICAMENTEDOCUMENTADO

VISTASPREVIASENCUALQUIERMOMENTO

§ Elimina riesgos deperdida dedatosaccidental

§ Elrastreoasegura estándares decalidadencomplicidad conindustriasestablecidas

USOEFICIENTEDELESPACIODELDISCODURO

§ Sólo cambios “Realizados"sonalmacenados

HISTORIAL DE CAMBIOSENELDOCUMENTO

v2

BIENVENIDOSALAINDUSTRIA

DERECHOSDEUSUARIOOGRUPOSDEUSUARIOS

§ Por documento§ Por clase dedocumentos

MANEJODEPERMISOSDEMETADATOS

§ Permite cambios automáticosparapermisos deacceso concualquier cambiodemetadatos,por ejemplo,cuando undocumento es aprobado,ocambian losmiembros dealgún equipo deunproyecto.

INSTALACIÓNSENCILLAYADMINISTRACIÓN

INTEGRACIÓNDEACTIVEDIRECTORY

ADMINISTRACIÓNDEPERMISOS

MÁS AVANZADAENADMINISTRACIÓNDEPERMISOS

FLUJOSDETRABAJOFLEXIBLES

AUTOMATIZARPROCESOSDENEGOCIOSEJEMPLO:PROCEDIMIENTODEOPERACIÓNESTANDAR

DRAFT ESPERANDOAPROBACIÓN

APROBADO

RECHAZADO

ENREVISIÓN

COMPLIANCE STATUSDEAPROVACIÓN PERMISOSREVISIONESREGULARES

RECIBENOTIFICACIONESACERCADETAREAS IMPORTANTESYASIGNATURAS

NOTIFICACIONESYASIGNATURAS

v2DUEÑODELDOCUMENTO

LECTORAPROBACIÓN

DRAFT ESPERANDOAPROBACIÓN

RECHAZADO

APROBADO

ENREVISIÓN

NOTIFICACIÓN

ASIGNATURA

FUERADELÍNEA ≠DESCONECTADO

SINCRONIZACIÓNDINÁMICA§ Sincroniza sólo elcontenido quenecesitas fuera delínea

§ Documentos recientes§ Todos losdocumentos decierto cliente§ Documentos relacionados acierto

proyecto

LABÓVEDASEACTUALIZAALMOMENTOQUEVUELVESAESTARENLÍNEA

LASINCRONIZACIÓNESRÁPIDA,INCLUSOCONCONEXIONESLENTASDEINTERNET

ACCESOFUERADELÍNEA

ACCESOALABÓVEDA VÍA ELEXPLORADOR DETU ELECCIÓN

LAINTERFAZDELUSUARIOIMITAALCLIENTEDEWINDOSWS

ACCESOPORNIVELES§ Clientes§ Subcontratistas§ Usuarios públicos deinternet

ACCESODESDECUALQUIERPLATAFORMA

§ Windows§ Mac§ Linux

ACCESOWEB

v2

ACCESA DEDONDEQUIERAS

APLICACIONESNATIVASMÓVILES

§ iPhone/iPad§ Dispositivos Android§ WindowsPhone

VEDOCUMENTOS

GESTIÓNDEFLUJOSDETRABAJO

E-SIGNATURES

ACCESOMÓVIL

v2

INSTALALAAPLICACIÓNAHORA DESDE:

CARACTERÍSTICASAVANZADAS

REPORTES&INTELIGENCIADENEGOCIOS

PERSPECTIVASDETUSOPERACIONES

CONSULTAINFORMACIÓNESTADÍSTICADELABÓVEDAENTIEMPOREAL

TOMAMEJORESDECISIONESBASADOENLAINFORMACIÓN

CONSULTAINFORMACIÓNDESDECRMEXTERNOYSISTEMASERP

TENEMOSESTÁNDARESAPOYAINICIATIVASDECUMPLIMIENTO

§ FDA21CFRPart11§ EUGMPAnnex11§ ISO9000/9001§ GoodManufacturingPractice(GMP)

ALGUNASINDUSTRIAS§ Farmacéuticas§ Salud§ Manufactureras§ Aviación§ Mineras§ Petroquímicas§ Producción decomida

TIM-STAMPEDLOG&AUDITTRAILCONTROLDEHISTORIALDEVERSIONESFLUJOSDETRABAJOOBLIGATORIOSSOPORTEPARAE-FIRMASESTRICTOCONTROLDEACCESO

GESTIÓNDECALIDAD&CONFORMIDAD

v2

QMS

INTELIGENCIASINPAPEL

DOCUMENTOSENPAPEL

CAPTURA DOCUMENTOSENPAPELCONESCANERYDISPOSITIVOSMULTIFUNCIONALESEXISTENTES

§ TWAIN&WIAEscanner Soportados

BUSCA CONTENIDOENTREDOCUMENTOSESCANEADOS

§ Zona OCRpermite etiquetar automáticamentemetadatos§ Texto,código debarras,Codígos QR

BENEFÍCIATEDELASCARACTERÍSTICASÚNICASDEM-FILES

§ Acceso enVistasDinámicas§ Permisos automáticos§ Integraciónaflujos detrabajo

DOCUMENTOENPAPEL

ESCANER

RECONOCIMIENTODECARACTERES(OCR)

GUARDARENM-FILES

JUGAMOSAMIGABLEMENTECONOTROS

M-FILESSEINTEGRACON:§ MicrosoftDynamics§ MicrosoftSharepoint§ MicrosoftOffice§ Salesforce.com§ NetSuite§ ConnectWise§ Autotask§ Autodesk(AutoCAD&Revit)§ Kofax Express§ PSIGEN

ELAPIDEM-FILESSECONECTAVIRTUALMENTECONCUALQUIERBASEDEDATOS

INTEGRANDOSOFTWAREDEOTROSDESARROLLADORES

INTEGRACIÓNCONMICROSOFTDYNAMICS

ADMINISTRATODOCONFACILIDADLAESTRUCTURADELABÓVEDAESFÁCILDEADMINISTRARYEDITAR

§ Usuarios ygrupos deusuarios§ Permisos yprivilegios deacceso§ Estructura declasificación de

documentos§ Información externa§ Flujos detrabajo§ Respaldo§ Archivar§ EventLog

ADMINISTRACIÓNDEM-FILES

SOMOSDIFERENTES

METADATA-DRIVE(QUÉ YDÓNDE)

IMPLEMENTACIÓNFLEXIBLE:NUBE,ON-PREMISE,HIBRIDO

SIMPLE,AÚNALTAMENTECONFIGURABLE

INMEDIATAMENTE FAMILIAR(INTEGRADO AWINDOWS)

BUENAINTEGRACIÓNCONOTROSSOFTWARE

ACCESIBILIDADENTODOSLOSDISPOSITIVOS

¿QUÉES DIFERENTE?

BENEFICIOSORGANIZACIONALES

ORGANIZA TODO POR LOQUÉ ES

ENCUENTRA EXACTAMENTE LOQUE ESTASBUSCANDO

MEJORALASEGURIDAD

COMPARTEYCOLABORA

SEGUIR CUMPLIENDO

LOSBENEFICIOS

x

ACCESOFLEXIBLE

OPCIONES3

EXPERIENCIA1

OBSERVAESTOSVIDEOSPARAAPRENDERMÁS

TOURGUIADO

NUESTROVIDEOTOURGUIADOMUESTRALOFÁCILQUEESUSARM-FILES

www.M-Files.com/GuidedTour

GUARDARDOCUMENTOS

BÚSQUEDAS

VISTASDINÁMICAS

EDITARDOCUMENTOS

COMPARTIRDOCUMENTOS

ACCESOMÓVIL

YMUCHOMÁS…

QUIÉNES SOMOS

OFICINASCENTRALESEN

TEXAS &FILANDIA

CLIENTESDE

ENMASDE100PAÍSESTODOSLOSTAMAÑOS

CUSTOMERSIN

MANYINDUSTRIES

ELECTRONICA

SOFTWARE

GOBIERNO

SALUD

FARMACÉUTICA

AEC

MANUFACTURERAS

CONTABILIDAD

MEDIA

MARKETING/PRPROPERTYMGMT

CLIENTES&INDUSTRIAS

NOSESPECIALIZAMOSEN

AYUDARAEMPRESASQUEREQUIERENCUMPLIRNORMASYPROCEDIMIENTOS

RECONOCIMIENTOS&PREMIOS

MAGICQUADRANTFORENTERPRISECONTENTMANAGEMENT2012&2013

FORRESTERRESEARCHECMWAVE2013

DELOITTETECHNOLOGYFAST500EMEA- FINALIST2010,2011&2013

TREND-SETTINGPRODUCTOFTHEYEAR2012

CONTENTMANAGEMENTFORKNOWLEDGEWORKERSVENDORLANDSCAPEREPORT- ”MARKETPILLAR”2012

100GLOBALFINALIST2010

MAGICQUADRANTFORENTERPRISECONTENTMANAGEMENT2012&2013

COMPETIDORESMEJORPOSICIONADOSVISIONARIOS

LÍDERESCOMPETIDORES

VISIÓNCOMPLETA

CAPACIDA

DPARA

EJECU

TAR

'12 '13

M-Filesprovee funcionalidadesenriquecedorasCONUNENFOQUEESTRECHO.• …ofrece soluciones ECMdirigidos a

áreas tecnológicas específicas• …secentra enlacalidad degestión

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