SISTEM DOKUMENTASI GMP

BALAI BESAR INDUSTRI AGRO ( BBIA )Jl. Ir. H Juanda 11 BOGOR

LANGKAH- LANGKAH PENERAPAN SISTEM DOKUMENTASI GMP Membentuk kelompok / tim kerja Mendokumentasikan sistem mutu ( Manual / Pedoman, Prosedur kerja, Instruksi kerja & Formulir / Rekaman ) Menerapkan sistem mutu yang didokumentasikan dalam setiap kegiatan/aktifitas yg berhubungan dengan sistem tsb

ESENSI DARI SISTEM MUTU

Dokumentasikan apa yang akan dilakukan Lakukan apa yang telah didokumentasikan tersebut Catat hasil pekerjaan yang telah dilakukan Lakukan audit untuk memeriksa pelaksanaan yang efektif Ambil umpan balik (feed back) dan lakukan penyempurnaan

SIKLUS APDARFEED BACKDO (Activities)PROCESSAUDITREVIEWPLANAIM

LEVEL 1LEVEL 2LEVEL 3LEVEL 4MANUAL / PEDOMAN PROSEDUR KERJAINSTRUKSI KERJAFORMULIR / REKAMANSISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI

FUNGSI DAN KEGUNAAN DOKUMENTASISebagai sarana komunikasiMerupakan bukti obyektifMemberikan keluaran yang konsistenMemungkinkan audit, mampu telusur & tindakan koreksiMengidentifikasi tanggung jawab personilMerupakan dasar perbaikanSebagai sarana pelatihan

LEVEL 1 : MANUAL / PEDOMAN MUTU Merupakan dokumen panduan untuk penerapan dan pemeliharaan GMPMemberikan uraian tentang sistem manajemen mutu yang meliputi semua aspek yang tercantum dalam GMP seperti Pengadaan bahan baku, Disain dan fasilitas pabrik, Higiene karyawan, Pengendalian proses, Pemeliharaan sarana pengolahan & kegiatan sanitasi, Penyimpanan, Pengangkutan, Keterangan produk dan Pelabelan

LEVEL 2 : PROSEDUR KERJA Menerangkan sistem dalam pedoman mutu ke keadaan sebenarnya Prosedur berisi pernyataan yang meliputi : - Apa yang dikerjakan - Mengapa dikerjakan - Siapa yang mengerjakan - Bagaimana, kapan dan dimana dikerjakan - Apa sumberdaya yang diperlukan - Informasi-informasi lain yang diperlukan Tanpa prosedur operasi, pernyataan-pernyataan dalam pedoman mutu hanya sebagai pernyataan bukan bekerjanya suatu sistem

SUSUNAN ISI / FORMAT PROSEDUR KERJATujuan ( mengapa prosedur dibuat, mengapa harus dikerjakan)Ruang lingkup ( apa yang dikerjakan )Acuan / referensi ( peraturan, standar dsb)Definisi ( penjelasan istilah-istilah dalam prosedur, bila ada)Tanggung jawab ( sebutkan posisi / jabatan)Kegiatan / Prosedur ( apa, bagaimana, kapan, dimana harus dikerjakan, cara pelaporan dsb, gunakan diagram alir bila perlu)Dokumen terkait (sebutkan dok yang terkait dengan prosedur)

Prosedur kerja dapat menghindari kebingungan Perlu konsistensi dari karyawan Penting terutama bila ada karyawan yang cuti Penting terutama bila ada karyawan baru atau magang/temporer Prosedur kerja bersifat efektif bila mudah dimengerti. Susunan isi / format prosedur kerja dapat berupa : Uraian, Diagram alir, Gambar/ Ilustrasi/ Foto Prosedur kerja Harus dituliskan semua tahapan kerja sehingga diketahui dengan pasti bagaimana suatu pekerjaan harus dilakukan

Higiene karyawanMonitoring mutu air Mencuci tanganPenerimaan bahan bakuPenggunaan bahan sanitasi secara amanPembersihan dan sanitasiPencegahan kontaminasi silangPembersihan, pemelihaan fasilitas dan peralatan9. Pengendalian hama10. Pengkalibrasian termometer11. Pengukuran suhu ruang penyimpanan dingin dan ruang penyimpanan beku12. Pengukuran suhu pangan13. Proses pengolahan pangan14. Penyimpanan pangan15. Penarikan produk pangan16. Penandaan bahan kimia17. Pelabelan produk pangan

Contoh kegiatan yang memerlukan prosedur kerja:PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA

MENCUCI TANGAN

Cuci tangan :Sebelum mulai bekerjaSebelum mengolah pangan. Diantara penanganan pangan yang berbedaSesudah menggunakan toiletSesudah menyentuh sampah atau bagian tubuh di tempat cuci tangan

Jangan menggunakan tempat cuci tangan untuk mencuci bahan pangan atau peralatan.Bagaimana mencuci tangan dengan baik ?

1. Basahi tangan dengan air bersih2. Gunakan sabun 3.Gosokkan sabun ke tangan secara meratameliputi : pergelangan tangan, antara jari-jari, di bawah kuku, punggung tangan.4. Bilas tangan dengan air bersih5. Keringkan tangan dengan handuk atau serbet bersih atau pengering udara

LEVEL 3 : INSTRUKSI KERJADigunakan untuk menerangkan aktifitas yang dapat /mempunyai akibat langsung terhadap mutu produk atau pengujianDokumen paling sederhana yang menerangkan langkah-langkah dasar untuk melakukan suatu tugasMemberikan petunjuk yang siap dilakukan pemakaiMemberikan informasi yang benar dan tepat serta mudah dibaca & dimengerti

Penyusunan Instruksi KerjaGunakan kalimat perintah yang mudah dipahamiSajikan instruksi yang ringkas namun cukup memberikan petunjuk pelaksanaan pekerjaanBila mungkin tidak lebih dari satu halamanDapat berbentuk gambar, diagram atau posterSediakan di tempat pekerjaan dilaksanakanSusunan / format isi IK sama dengan prosedur kerjaContoh :Instruksi kerja mesin gilingan dagingInstruksi kerja kalibrasi termometer dengan titik es

LEVEL 4 : FORMULIR / REKAMANFormulir / rekaman/ lembar kerja digunakan untuk mencatat bila suatu pekerjaan telah dilaksanakan Formulir membantu industri pangan untuk:Merinci pekerjaan semua karyawanMenjadwalkan setiap pekerjaan Memonitor proses pengolahan Memonitor dan mencermati mutu panganMerencanakan kondisi pemeliharaan Memonitor masuknya bahan baku dari pemasokDibuat dalam lembaran yang berisi kolom-kolom sesuai keperluanDapat dibuat dalam bentuk buku catatan / kartuSatu formulir bisa terdiri beberapa lembar, misal tiga lembar beda warna

KEGUNAAN FORMULIRKegunaan dari informasi pada formulir:Untuk mengawasi mutu pangan Harus diisi dengan benar dan jujur, jangan memanipulasi dataInformasi yang salah akan mengurangi integritas dari program mutu pangan Kesalahan dapat membawa risiko mutu pangan

B. LEMBAR KERJAContoh kegiatan yang memerlukan Formulir :Monitoring mutu airPenerimaan bahan bakuPembersihan dan sanitasi harianPembersihan, pemeliharaan fasilitas dan peralatanPengendalian hamaPengukuran suhu ruang penyimpanan dingin dan ruang penyimpanan bekuProses pengolahan panganPenarikan produk pangan

PENGEMBANGAN FORMULIR

Formulir memuat hal-hal sebagai berikut:u tanggal pekerjaan yang telah dilakukan siapa yang melakukan suatu pekerjaan tandatangan karyawany temuan-temuan tindakan yang dilakukan

PENGOLAHAN PANGANTanggal/bulan :

IDENTIFIKASI DOKUMENIdentifikasi seluruh dokumen perlu dicantumkan : Nama perusahaan Nama/judul dokumen Nomor dokumen Nomor halaman Nomor dan tanggal edisi / revisi Tanda pengesahan

PENOMORAN DOKUMENKembangkan pada tahap awal penyusunan dokumenMencakup seluruh dokumen (pedoman / manual, prosedur, instruksi kerja & formulir)Nomor spesifik, mudah diingat dan dikenaliDapat digunakan kode huruf / angkaBuat daftar seluruh dokumen yang ada, misalnya dalam buku induk dokumen atau dalam formulir daftaf dokumen

Contoh nomor dokumen :PK 15A (prosedur kerja)IK 21 B ( instruksi kerja )Form 12 A ( formulir)

PENOMORAN HALAMANCantumkan nomor halaman & jumlah halaman keseluruhan Contoh : halaman 1 dari 4, atau 1/4 PENGESAHAN DOKUMENDengan tanda tangan dan cap ( bila ada)Tanda tanda pengesahan oleh pimpinan puncak, atau pimpinan bagian / seksi terkait untuk sesuatu jenis dokumen

PERUBAHAN DOKUMEN Perubahan / revisi dokumen harus dicatat / ditulis dalam form perubahan dok.atau buku catatan perubahan dok. Dokumen baru diberi nomor edisi/ revisi baru sesuai ketentuan di perusahaan Tanggal penerbitan dok.perlu diganti sesuai tanggal perubahannya Dokumen baru diberikan kepada pengguna/ pemegang dokumen. Dokumen lama diambil dari pemegang dokumen & dimusnahkan

TERIMA KASIH