lucrare de absolvire

TEMA: ”CALCULUL SALARIILOR PENTRU FIRMA „S.C.

COMENA S.A PUCIOASA”.

CUPRINS

INTRODUCERE............................................................................................................................................3

CAP.1 PREZENTARE GENERALĂ.........................................................................................................4

1.1 ARHITECTURA FUNCŢIONALĂ A SGBD ACCESS........................................................5

1.2 CREAREA UNEI NOI BAZE DE DATE...............................................................................7

CAP. 2 CREAREA OBIECTELOR DE TIP TABEL ÎNTR-O BAZĂ DE DATE ACCESS...............8

2.1 CREAREA RELAŢIILOR ÎNTRE TABELE......................................................................13

2.2 OPERAŢII ASUPRA ÎNREGISTRĂRILOR DINTR-O TABELĂ...................................14

CAP.3 OBIECTE TIP INTEROGARE....................................................................................................20

3.1 TIPURI DE INTEROGĂRI...................................................................................................21

3.2 OPERAŢII PRIVIND UN OBIECT DE TIP INTEROGARE..........................................21

3.3 PARAMETRIZAREA INTEROGĂRILOR.........................................................................26

3.4 INTEROGĂRI DE SINTETIZARE A DATELOR.............................................................27

3.5 INTEROGĂRI DE ANALIZĂ ÎNCRUCIŞATĂ..................................................................27

3.6 INTEROGĂRI DE TIP ACŢIUNE.......................................................................................28

CAP.4 OBIECTE TIP FORMULAR........................................................................................................29

4.1 CREAREA ŞI MODIFICAREA FORMULARELOR........................................................30

4.2 CONTROALE ÎN FORMULARE.........................................................................................33

4.3 FORMULARE/SUBFORMULARE....................................................................................35

CAP. 5 OBIECTE TIP RAPORT.............................................................................................................36

5.1 CREAREA UNUI RAPORT CU AJUTORUL APLICAŢIEI REPORT WIZARD........38

5.1.1 LUCRUL ÎN VEDEREA REPORT DESIGN...................................................................40

5.2 CREAREA DE RAPOARTE CU SUBRAPOARTE...........................................................41

5.3 PROPRIETĂŢI ALE OBIECTELOR DE TIP RAPORT ŞI ALE SECŢIUNILOR LOR.........................................................................................................................................................42

CAP.6 CREAREA OBIECTELOR DE TIP MACRO...........................................................................43

6.1 CREAREA, EXECUTAREA ŞI MODIFICAREA OBIECTELOR MACRO..................44

6.2 GRUPURI DE MACRO-COMENZI.....................................................................................45

6.3 CONDIŢIONAREA EXECUTĂRII ACŢIUNILOR ÎN OBIECTELE MACRO............45

6.4 CREAREA MENIURILOR ŞI A BARELOR DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE CU OBIECTELE MACRO..........................................................................................................46

CAP. 7 APLICAŢIE...................................................................................................................................47

CONCLUZII...............................................................................................................................................71

GLOSAR DE TERMENI...........................................................................................................................72

2

Biobliografie.................................................................................................................................................76

Introducere

3

În această zonă a exploatării interplanetare şi zborurilor galactice, informatica a îndreptat

cunoaşterea spre frontiere permanent depărtate, progresând continuu fără a-şi atinge însă limitele.

Performanţele înregistrate în informatică (hardware şi software) au determinat extinderea

distribuirii informaticii în întreprinderi şi implicit către: orientarea spre arhitecturi client-server;

distribuirea bazelor de date, consecinţă a distribuirii în spaţii a sub-unităţilor unei întreprinderi şi

a facilităţilor oferite de reţelele extinse; baze de date avansate. Bazele de date s-au impus rapid ca

soluţie eficace şi eficientă de gestiune a colecţiilor de date structurate şi voluminoase din

întreprinderi. Astfel, o firmă nu poate supravieţui fără o organizare pe baze de date.

O bază de date reprezintă un ansamblu de fişiere intercorelate prin sistemul relaţional,

accesibile unei comunităţi de utilizatori.

Din pachetul de programe Microsoft Office face parte şi programul Access care este o

componentă flexibilă, puternică şi un program performant pentru baze de date relaţionale,

facilitând crearea şi gestionarea bazelor de date complexe.

Cu Access utilizatorul poate crea rapid o bază de date pornind de la zero sau utilizând

Access Database Wizard. Utilizarea “Vrăjitorilor” simplifică crearea unei baze de date Access şi

modificarea ei în funcţie de cerinţele specifice. Astfel, programul furnizează toate instrumentele

necesare pentru a introduce şi manipula date.

Utilizatorii pot folosi acest program pentru a gestiona baze de date de orice dimensiune,

de la simple liste cu persoane de contact până la baze de date complexe ale unei firme.

Interfaţa grafică a programului este uşor de înţeles reprezentând una dintre cele mai

apreciate calităţi ale acestui sistem de stocare şi regăsire a datelor, permiţând cu uşurinţă crearea

interogărilor, formularelor şi rapoartelor, facilitate care lipseşte din multe baze de date mai mari

şi mai complexe.

Program de bază de date, Access, poate fi folosit cu uşurinţă de către utilizator indiferent

de nivelul său de pregătire, în scopul manipulării şi relaţionării datelor în diverse moduri, pentru a

executa interogări şi pentru a crea formulare şi rapoarte pe baza acestor date.

4

Cap.1 Prezentare generală

Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft ACCESS 2003 face parte din pachetul

de programe Microsoft Office şi reprezintă cea de-a şaptea versiune a produsului de la lansarea sa

iniţială în anul 1992.

Principalele caracteristici ale SGBD-ului ACCESS sunt:

este relaţional şi lucrează sub sistemul de operare Windows;

este deschis comunicării cu alte Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date cum ar fi

FoxPro sau Paradox;

este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea aplicaţiilor

client/server;

permite realizarea unor aplicaţii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic;

permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs Microsoft care gestionează

baza de date;

conţine instrumente “Experţi” (Wizard) care permit utilizatorului crearea într-o

manieră foarte simplă a obiectelor bazei de date;

permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) în vederea accesării obiectelor

ACCESS;

permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator în cadrul bazei de date;

1.1 Arhitectura funcţională a SGBD ACCESS

O bază de date reprezintă o colecţie de informaţii care se referă la un anumit subiect sau

scop (de ex: urmărirea comenzilor către clienţi, gestiunea stocurilor de mărfuri).

Tabela (Table) este un obiect definit de utilizator în care sunt stocate datele primare

(expresia modelului relaţional).

Formularul (Form) este un obiect care permite introducerea datelor, afişarea acestora

sau controlul întregii aplicaţii.

Interogarea (Query) este un obiect care permite vizualizarea informaţiilor obţinute prin

prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele şi/sau cereri de interogare.

5

Raportul (Report) este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor

obţinute în urma consultării bazei de date sub formă de documente.

Pagina Web de accesare a datelor (Pages) reprezintă un obiect care include un fişier

HTML şi alte fişiere suport în vederea furnizării accesului la date prin intermediul

browsere-lor Internet.

Comanda Macro (Macro) reprezintă un obiect care conţine o definiţie structurată a

uneia sau mai multor acţiuni pe care Access le realizează ca răspuns la un anumit

eveniment.

Modulul (Module) reprezintă un obiect care conţine proceduri definite de utilizator şi

scrise în limbajul de programare Visual Basic.

Fig.1.1 Tipuri de obiecte existente într-o bază de date Access

1.2 Crearea unei noi baze de date

Alegerea modului de creare a bazei de date

Există trei opţiuni de creare a unei baze de date noi: crearea unei baze de date vide

pornind de la zero, crearea unei baze de date noi folosind un şablon de baze de date, respectiv

crearea unei baze de date noi utilizând structura unui fişier de baze de date existent. În situaţia în

care utilizatorul doreşte să creeze o bază de date nouă pornind de la un şablon (altul decât Blank

Database- o bază de date vidă), înseamnă că se va folosi de o aplicaţie expert de tip Database

Wizard, care nu se rezumă numai la crearea noului fişier bază de date, dar şi facilitează crearea

rapidă a tabelelor, a formularelor şi a altor obiecte pentru baza de date.

6

Opţiunea privind modul de creare a noii baze de date, respectiv pornind de la zero sau de

la unul dintre şabloanele de baze de date, depinde de măsura în care unul dintre şabloanele

Access reuşeşte să satisfacă necesităţile utilizatorului în materie de baze de date.

Selectarea unui tip de fişier bază de date

Un aspect care trebuie discutat înainte de a examina procesul de creare a unei noi baze de

date îl reprezintă formatul fişierului bazei de date. În mod prestabilit, bazele de date nou create în

Access folosesc formatul de fişier Access 2000. Fişierele de baze de date sunt compatibile cu

versiunile anterioare ale programului Access, precum Access 2000 si Access 97.

Salvarea bazei de date în formatul de fişier Access 2000 nu împiedică utilizarea vreuneia

din caracteristicile sau instrumentele disponibile în Access 2003. Dacă utilizatorul foloseşte

fişierele de baze de date numai în Access 2002 sau 2003, va putea stabili ca formatul de fişier

prestabilit pentru bazele de date nou create să fie în Access 2002-2003. Pentru a avea acces la

caseta de dialog Opitons este necesar să fie deschisă o bază de date (vidă sau de altă natură). Din

meniul Tools se va alege comanda Options. Se va deschide caseta de dialog Options, se va

selecta rubrica Advanced iar din lista derulantă Default File Format (format de fişier prestabilit)

se alege opţiunea Access 2002-2003.

Închiderea unei baze de date

Deoarece programul Access permite existenţa unei singure baze de date deschise la un

moment dat, baza de date curent deschisă se va închide imediat ce utilizatorul începe să creeze o

nouă bază de date. Deschiderea unei baze de date existente are ca efect închiderea bazei de date

curente.

Există două posibilităţi pentru a închide o bază de date: fie executând clic pe butonul de închidere

(marcat cu x) al ferestrei bazei de date sau selectând din meniul File opţiunea Close. Indiferent de

caz, fereastra bazei de date se va închide, eliberând spaţiul de lucru Access.

7

CAP. 2 Crearea obiectelor de tip tabel într-o bază de date Access

Tabelele constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date Access. Într-un tabel se

stochează atât descrierea structurii tabelei cât şi înregistrările de date.

Un tabel se poate crea în mai multe moduri:

Alegând comanda Table din meniul Insert;

Prin acţionarea butonului de comandă New din fereastra Database:

Folosind hiperlink-urile salvate în fereastra bazei de date (Create table in Design View,

Create table by using wizard, Create table by entering data).

În primele două moduri programul afişează pe ecran caseta de dialog (fig. 2.1) care propune

mai multe variante de descriere a structurii unui tabele:

Fig. 2.1 Fereastra New Table

A. Crearea unui tabel în vederea Design View

Vederea Design View este disponibilă pentru crearea şi editarea structurii unui tabel. Crearea

tabelelor pornind de la zero în vederea Design permite construirea tabelului de la bun început şi

oferă un control complet asupra tuturor aspectelor proiectării tabelului. Utilizatorul stabileşte toţi

parametri necesari pentru descrierea structurii unui tabel: numele câmpurilor, tipurile de date ale

acestora, reguli de validare.

Atunci când se crează un tabel în vederea Design, se crează mai întâi structura tabelului, se

alcătuieşte o listă a câmpurilor care se vor găsi în componenta tabelului, se selectează tipul de

date pentru fiecare câmp. Câmpurile pot conţine text, numere, cât şi obiecte grafice. De asemenea

8

există opţiunea de a introduce o descriere pentu fiecare câmp. Descrierile câmpurilor sunt utile în

sensul că includ o descriere succintă a tipului de date care vor fi inserate în câmpul respectiv.

Fereastra programului Access de descriere a tabelei (fig. 2.2) este formată din două zone:

zona a în care se definesc câmpurile din structura tabelei şi zona b în care sunt precizate

proprietăţile acestora.

Zona a

Zona b

Fig. 2.2 Fereastra Access de descriere a tabelei

B. Crearea unui tabel în vederea Datasheet View

Programul Access propune o fereastră de introducere date sub forma unui tabel cu nume de

câmpuri generice Field1, Field2……Field10. Inserarea de noi câmpuri se realizează din meniul

Insert opţiunea Column. Schimbarea numelor implicite ale coloanelor se realizează din meniul

Format acţionând comanda Rename Column.

Crearea unui tabel în vederea Datasheet este adecvată pentru introducerea rapidă a datelor,

dar la un moment dat va fi necesară comutarea în vederea Table Design şi configurarea tipurilor

de date şi a proprietăţilor diferitelor câmpuri. Trecerea din vederea Datasheet în vederea Design

se poate realiza prin executarea unui clic pe pictograma Datasheet View situată în bara cu

instrumente Table Datasheet.

C. Crearea unui tabel folosind Table Wizard

Programul Access pune la dispoziţia utilizatorului un număr mare de categorii de tabele

diferite care pot fi create cu ajutorul aplicaţiei expert. Aplicaţia Table Wizard este relativ

flexibilă, permiţând selectarea câmpurilor care vor fi incluse în tabel, precum şi a modului în care

vor fi dispuse acestea.

D. Import table, permite importul tabelei dintr-o altă aplicaţie Access, Oracle, Excel.

9

E. Link table, permite includere prin ataşare (legare) dintr-o altă bază de date.

2.1 Crearea relaţiilor între tabele

Pentru a avea acces simultan la datele dintre mai multe tabele ale aceleiaşi baze de date este

necesar să se definească relaţiile standard dintre tabele. Relaţiile dintre tabele se definesc pe baza

valorilor unui câmp dintr-o tabelă utilizat drept cheie primară şi valorile aceluiaşi câmp dintr-o

altă tabelă unde este utilizat drept cheie externă.

În S.G.B.D. Access există următoarele posibilităţi de realizare a relaţiilor dintre tabele:

Relaţia 1-1 (one-to-one). În această relaţie, unei valori a câmpului cheie primară

dintr-o tabelă îi corespunde o singură valoare din câmpul folosit drept cheie externă

din cealaltă tabelă;

Relaţia 1-n (one-to-many). Conform acestei relaţii unei înregistrări din tabela aflată în

partea stângă a relaţiei îi corespund două sau mai multe înregistrări din tabela aflată în

partea dreaptă a relaţiei;

Relaţia n-1 (many-to-one) este opusă relaţiei 1-n;

Relaţia m-n (many-to-many) se poate exprima prin intermediul unei a treia tabele

care are relaţii one-to-many şi many-to-one cu cele două tabele.

Aplicarea integrităţii referenţiale

Restricţiile de integritate referenţială permit să se conserve intacte relaţiile între tabele

într-un sistem de gestiune a unei baze de date relaţionale.

Integritatea referenţială funcţionează după un câmp cheie. Acest sistem verifică în mod continuu

câmpul cheie, primară şi externă , la fiecare operaţie de adăugare, ştergere sau modificare a unei

înregistrări.

Definirea relaţiilor între tabele se realizează din meniul Tools – Relationships, acesta

activând un panou de editare vizuală a acestora. Prima activare a acestei opţiuni are ca efect şi

afişarea unei ferestre cu obiectele bazei de date ce se pot plasa în panou prin dublu clic sau

selectarea obiectului Add (fig. 2.3).

10

Fig. 2.3 Ferestra Show Table

Pentru a putea defini o legătură între două tabele trebuie să existe compatibilitate între

tipul de date al cheii primare şi cel al cheii externe corespunzătoare. Definirea propriu-zisă a unei

relaţii se realizează prin tehnica drag-and-drap dinspre cheia primară a unei tabele spre cheia

externă corespunzătoare sau invers. Dacă o cheie este formată din mai multe câmpuri, acestea se

editează corespunzător în panoul Edit Relationships.

Opţiunile din fereastra Edit Relationships au următoarea semnificaţie:

Enforce Referential Integrity- defineşte o restricţie de integritate referenţială. Nu se

permite actualizarea valorii unei chei externe, dacă această valoare nu există deja în

tabelul unde aceasta este cheie primară;

Cascade Update Related Fields- actualizarea valorii unei chei primare dintr-un tabel se

propagă şi în înregistrările din tabelele unde aceasta este cheie externă;

Cascade Delete Related Fields- ştergerea valorii unei chei primare, are ca efect şi

ştergerea înregistrărilor din tabelele unde aceasta este cheie externă.

Eliminarea unei relaţii. Pentru a şterge o relaţie este suficient a se executa clic pe aceasta

în fereastra Relationships (linia dintre tabele se îngroaşă pentru a indica faptul că este selectată),

după care se tastează tasta Delete. Programul Access va solicita confirmarea; se execută clic pe

butonul Yes.

2.2 Operaţii asupra înregistrărilor dintr-o tabelă

Într-o tabelă Access se pot realiza următoarele operaţii:

1. Adăugarea înregistrărilor:

2. Ştergerea de înregistrări;

3. Căutarea înregistrărilor;

4. Modificarea înregistrărilor;

5. Filtrarea şi sortarea înregistrărilor;

6. Îngheţarea afişării câmpurilor.

Pentru a efectua aceste operaţii este necesar ca tabela să fie deschisă în modul DataSheet

View.

1. Adăugarea înregistrărilor. Pentru a introduce date se plasează cursorul pe câmp şi se

introduce valoarea. În timp ce se efectuează această operaţie, pointerul de înregistrare se

transformă într-un creion, ilustrând faptul că se editează o înregistrare. O nouă linie vidă apare

11

dedesubtul primei linii. În locul pointerului de înregistrare figurează un asterisc (*) indicând o

nouă înregistrare.

2. Ştergerea de înregistrări. Pentru a şterge una sau mai multe înregistrări se selectează

înregistrarea sau înregistrările şi se execută una dintre următoarele operaţii:

- se execută clic pe butonul Delete Record, situat în bara cu instrumente;

- se acţionează tasta Delete;

- se selectează din meniul Edit comanda Delete Record.

3. Modificarea înregistrărilor. Modificarea conţinutului unei înregistrări se realizează

plasând cursorul în câmpul respectiv şi modificând datele. Pentru înlocuirea automată a valorilor

dintr-un câmp din mai multe înregistrări se utilizează caseta de dialog Replace in Field, caseta ce

se afişează prin comanda Edit, Replace sau prin utilizarea combinaţiei de taste Ctrl + H.

4. Îngheţarea afişării câmpurilor. Dacă un tabel are un număr mare de câmpuri, ele nu pot fi

afişate toate în modul DataSheet View. Pentru a vizualiza toate câmpurile se utilizează bara de

derulare orizontală sau îngheţarea afişării câmpurilor. Pentru îngheţarea afişării câmpurilor se

parcurge următoarea succesiune de operaţii:

- se deschide tabela în modul DataSheet View;

- se execută clic pe titlul coloanei sau coloanelor de câmp ce urmează a fi îngheţate.

Această operaţie va avea ca efect selectarea întregii coloane de date;

- din meniul Format se alege opţiunea Freeze Columns.

Pentru a debloca coloana sau coloanele din tabel, din meniul Format se alege opţiunea

Unfreeze All Columns.

5. Căutarea unei înregistrări se realizează în acces secvenţial sau în acces direct.

Căutarea secvenţială a unei înregistrări se face utilizând setul de butoane din partea stângă a

barei aflate în partea de jos a ferestrei DataSheet: butonul Next Record, First Record, Last

Record, Previous Record sau bara de derulare verticală dacă sunt prezentate mai multe

înregistrări decât pot încăpea în dimensiunea verticală a ferestrei DataSheet.

Pentru consultarea în acces direct se selectează câmpul în care se face căutarea şi se utilizează

butonul Find de pe bara cu instrumente sau se alege Edit, Find. Pentru a indica o căutare care să

ţină seama de literele mari şi mici, se marchează caseta de validare Match Case.

6. Filtrarea şi sortarea datelor

12

Filtrarea datelor. Filtrarea stabileşte un criteriu în funcţie de care vor fi selectate

înregistrările în fereastra de introducere date. Un filtru se poate aplica în trei moduri: filtru prin

selecţie sau prin excluderea selecţiei, filtrare prin formular şi filtrare/sortare avansată.

2.3 Formatarea tabelelor Access

Modificarea lăţimii coloanelor şi a înălţimi rândurilor

Modificarea lăţimii coloanelor

Programul Access pune la dispoziţia utilizatorului numeroase modalităţi de ajustare a

lăţimii coloanelor dintr-un tabel.

Una dintre modalităţile cele mai simple de ajustare a lăţimii coloanelor constă din a trage

cu mouse-ul capetele de coloană. O altă modalitate de ajustare a lăţimii coloanelor constă din a

folosi caseta de dialog Column Width (fig 2.4) situată în meniul Format.

Fig. 2.4 Caseta de dialog Column Width

Modificarea înălţimii unui rând

O modalitate de a mări (sau reduce) înălţimea rândurilor constă din tragerea cu mouse-ul

a chenarului unui anumit rând, mărind astfel rândul aferent înregistrărilor. O a doua modalitate o

reprezintă utilizarea casetei de dialog Row Height (fig. 2.5 ) din meniul Format.

Fig. 2.5 Caseta de dialog Row Height

Pentru a readuce înălţimea rândurilor tabelului la valoarea sa prestabilită se executa clic

pe butonul Standard Height din meniul Format.

Modificarea stilului prestabilit al fontului

13

Pentru a schimba fontul prestabilit utilizat în modul de vizualizare DataSheet pentru toate

tabelele pe care le-a creat în Access, utilizatorul va selecta din meniul Tools comanda Options, de

unde va alege rubrica DataSheet (fig 2.6 ).

Fig. 2.6 Caseta de dialog Options

Pentru a selecta numele fontului, ponderea sau dimensiunea acestuia se va folosi diferitele

meniuri derulante din caseta Default Font a rubricii DataSheet. Se va executa clic pe butonul OK.

Modificările de font operate într-un anumit tabel au prioritate faţă de caracteristicile

prestabilite ale fontului. Pentru a alege un font pentru o foaie de date de tip tabel deschisă la un

moment dat, din meniul Format utilizatorul va alege tipul de comandă pe care doreşte să o

utilizeze (fig.2.7).

Fig.2.7 Caseta Font

14

Cap.3 Obiecte tip interogare

Interogarea unei baze de date înseamnă regăsirea şi extragerea informaţiilor stocate în

aceasta. Pentru realizarea interogărilor SGBD Access pune la dispoziţia utilizatorilor obiecte de

tip cereri (Query). O cerere poate avea drept sursă de date una sau mai multe tabele ale bazei de

date sau chiar o altă cerere creată anterior. Rezultatele interogărilor de selecţie pot fi actualizabile

(modificările efectuate asupra datelor afişate ca rezultat al interogărilor se reflecta şi asupra

datelor din tabele).

3.1 Tipuri de interogări

Programul Access oferă utlizatorilor posibilitatea construirii următoarelor tipuri de cereri:

Interogări de selecţie care permit extragerea de date din una sau mai multe tabele şi/sau

cereri precum şi efectuarea de calcule;

Interogări de analiză încrucişată care permit sintetizarea datelor şi a rezultatelor

obţinute din calcule, sub forma unei foi de calcul tabelar;

Interogări de tip acţiune cu funcţia de creare de noi tabele şi de actualizare a bazei de

date. Toate aceste tipuri de cereri pot fi parametrizate.

Dintre acestea cererile de selecţie sunt cele mai utilizate, ele asigurând utilizatorilor

posibilitatea consultării bazei de date.

3.2 Operaţii privind un obiect de tip interogare

A. Crearea obiectelor de tip interogare

Crearea unei cereri de selecţie se poate realiza în mod grafic sau în mod SQL (prin

construirea unui bloc de cerere folosind limbajul declarativ Strucured Query Language).

Fiind un obiect Access, iniţierea creării cererii se realizează în fereastra Database prin activarea

fişei Query (specificând astfel tipul de obiect Access pe care utilizatorul doreşte să-l creeze) şi

apoi apăsarea butonului New, sau selectând din meniul Insert opţiunea Query.

Programul Access oferă mai multe modalităţi de creare a cererilor. Aceste modalităţi sunt

enunţate în caseta de dialog New Query (fig. 3.1) afişată ca urmare a iniţierii operaţiei de creare a

cererii:

15

- modul grafic de proiectare, Design View (proiectarea interogărilor utilizând interfaţa grafică este

cunoscută sub numele de Query By Example);

- utilizarea asistentului pentru cereri simple, Simple Query Wizard;

- utilizarea asistentului pentru cereri încrucişate, Crosstab Query Wizard;

- utilizarea asistentului pentru căutarea înregistrărilor duplicate, Find Duplicates Query Wizard;

- utilizarea asistentului pentru căutarea înregistrărilor care nu au corespondent în două tabele,

Find Unmatched Query Wizard.

Pentru crearea unei cereri de selecţie se alege opţiunea Design View din caseta New

Query.

Fig. 3.1 Fereastra New Query

Caseta Show Table (fig. 3.2) oferă posibilitatea precizării sursei de date pentru construirea

cererii.

Fig. 3.2 Caseta Show Table

Fereastra Select Query (fig. 3.3) este împărţită în două zone:

16

Zona superioară, în care se vizualizează tabelele/interogarile sursa de date precum şi

relaţiile definite între acestea;

Zona Query Design structurată astfel:

- Linia Field: rezervată pentru definirea numelui atributului selectat;

- Linia Table: destinată precizării sursei de date;

- Linia Sort: permite precizarea sensului sortării pentru atributul din coloana respectivă;

- Linia Show: permite inhibarea afişării realizărilor câmpului respectiv;

- Linia Criteria: oferă posibilitatea precizării criteriilor de selecţie prin introducerea expresiilor

Access corespunzătoare;

- Liniile Or: permite precizarea mai multor criterii de selecţie în cazul expresiilor Access

utilizând operatorul OR.

Fig. 3.3 Fereastra Select Query

Definirea interogării de selecţie presupune parcurgerea următorilor paşi:

1. Precizarea atributelor a căror realizări urmează să le returneze cererea. Numele acestor

atribute se vor preciza în grila Query Design în rândul Field;

2. Se precizează criteriul de selecţie prin introducerea unei expresii Access valide în

rândul Criteria (eventual şi rândul OR ). Introducerea expresiei Access se face prin tastare sau se

construieşte prin intermediul generatorului de expresii (Expression Builder) a cărui fereastră se

deschide selectând opţiunea Build a meniului contextual care se activează printr-un clic dreapta

de mouse în rândul Field;

3. Se precizează, dacă este necesar, câmpul/câmpurile după care se doreşte o eventuală

sortare şi sensul acesteia în linia Sort.

17

Sursa de date

Grila Query Design

În privinţa cererilor de selecţie care au ca sursă mai multe tabele, programul Access

utilizează operaţia de echicompunere, fapt ce conduce la selectarea înregistrărilor ce au

corespondent în ambele tabele (interogări de tip Inner Join). Dacă se doreşte realizarea unei

interogări de tip Outer Join (folosind operaţia de compunere externă) se va efectua dublu cilc

asupra liniei de legătură dintre tabele şi, în caseta Join Properties (fig.3.4) se poate preciza

selectarea tuturor înregistrărilor din una dintre tabele, indiferent dacă au sau nu corespondent în

cealaltă tabelă.

Fig. 3.4 Caseta Join Properties

Pentru realizarea operaţiei de compunere pe baza unei relaţii de inegalitate (<, >, <>) a

câmpurilor de legătură se poate folosi limbajul SQL. O cerere care are ca sursă două tabele între

care nu există nici o relaţie va avea ca rezultat produsul cartezian al înregistrărilor din cele două

tabele.

B. Modificarea unei cereri

Pentru a modifica o cerere, aceasta trebuie deschisă în modul Design. Modificările se pot

realiza inserând noi coloane sau ştergând coloane deja definite. Inserarea unei coloane se

efectuează selectând coloana înaintea căreia dorim să introducem noua coloană şi alegând

opţiunea Column din meniul Insert. Ştergerea unei coloane din grila de proiectare se realizează

selectând coloana şi acţionând tasta Delete sau butonul Cut din bara cu instrumente sau

executând opţiunea Delete Column din meniul Edit.

Modificarea unei cereri poate presupune şi extinderea sursei de date (utilizând fereastra

Show Table). Modificarea cererii poate implica şi precizarea unor formate de afişare asociate

unor coloane pentru ca datele returnate să fie uşor de parcurs ( pentru precizarea unui anumit

18

format de afişare se va plasa cursorul mouse-ului în coloana dorită şi se va executa clic dreapta,

selectându-se din meniul contextual opţiunea Properties). Va fi afişată caseta Field Properties

(fig. 3.5) în care se va putea specifica numărul de zecimale dorit sau un format de afişare pentru

câmpul respectiv.

Fig. 3.5 Caseta Field Properties

C. Câmpuri calculate în interogări de selecţie

Interogările de selecţie pot cuprinde şi câmpuri calculate. Aceste câmpuri returnează, la

executarea interogării, valoarea expresiilor Access asociate lor.

Pentru a adăuga un câmp calculat într-o interogare se tastează numele acestuia într-o noua

coloană din grila Query Design, se adaugă două puncte şi apoi se tastează expresia dorită.

Elementele unei expresii Access sunt:

Operatorii;

Constantele;

Identificatorii;

Funcţiile.

Expresiile pot fi utilizate într-o interogare de selecţie fie drept criterii de selecţie fie

pentru a calcula anumiţi indicatori. Expresia poate fi tastată în rândul Field al unei coloane sau

poate fi construită cu ajutorul generatorului de expresii (a cărui fereastră se activează efectuând

clic dreapta în linia Field şi selectând din meniul contextual opţiunea Build (fig. 3.6)).

19

Fig. 3.6 Fereastra Expression Builder

3.3 Interogări de sintetizare a datelor

Programul Access permite utilizatorilor realizarea unor cereri prin intermediul cărora se

pot aplica funcţii unor înregistrări grupate după criterii prestabilite. Prin intermediul acestor cereri

cu rol de sintetizare a datelor se pot construi cereri care să returneze totalul, minimul sau

maximul unor grupuri de tupluri.

Pentru a realiza o cerere de sintetizare a datelor se va elabora interogarea de selecţie

aducându-se în grila Query Design câmpurile necesare şi adăugându-se eventualele câmpuri

calculate, după care se va apăsa butonul Totals din bara de instrumente. Ca rezultat al acestei

operaţii, în grila Query Design, va fi disponibil un nou rând intitulat Total. În mod implicit,

gruparea datelor după valorile câmpului, toate coloanele vor avea selectată în linia Total opţiunea

Group By. Se va păstra opţiunea Group By în dreptul câmpurilor de grupare, urmând ca pentru

celelalte câmpuri să fie selectată din lista de selecţie funcţia dorită.

Cele mai folosite formule din listă sunt:

Sum (suma) - Totalizează valorile incluse în câmp;

Avg (medie) – Calculează media valorilor incluse în câmp:

Min (minimum) – Afişează valoarea cea mai mică inclusă în câmp;

Max (maximum) – Afişează valoarea cea mai mare inclusă în câmp;

Count (contor) – Calculează numărul informaţiilor incluse în câmp;

StDev (abatere standard) - Calculează abaterea standard a valorilor din câmp. Abaterea

standard calculează măsura în care valorile din câmp se abat de la valoarea medie a

câmpului.

20

Cap.4 Obiecte tip formular

Formularele reprezintă interfaţa principală între utilizator şi o aplicaţie Microsoft Access,

fiind obiecte ale bazei de date ce permit introducerea şi afişarea datelor într-o manieră cât mai

atractivă. Formularele asigură:

Interfaţa prietenoasă cu utilizatorul final, realizată prin intermediul diferitelor controale

(butoane, casete text) sau alte elemente grafice încorporate;

Actualizarea concomitentă a mai multor tabele prin intermediul subformularelor;

Reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor.

4.1 Crearea şi modificarea formularelor

Programul Access pune la dispoziţia utilizatorului o serie de facilităţi în vederea creării

unui formular. Se poate alege între:

a. Generarea automată a unor formulare predefinite (AutoForm: Columnar, Tabular);

b. Proiectarea asistată, caz în care utilizatorul este îndrumat către o serie de asistenţi

(wizards). Pentru obţinerea unor machete mai complexe, utilizarea asistenţilor nu este

suficientă, utilizatorul fiind nevoit să aducă modificări formularelor generate de

Access.

Etapele necesare creării unui formular sunt următoarele:

1. Se acţionează butonul New din fereastra bazei de date pentru activarea asistentului

New Form (fig.4.1);

21

Fig.4.1 Asistentul New Form

2. Se va opta pentru una din variantele: Design View, Form Wizard, AutoForm:

Columnar,AutoForm: Tabular, AutoForm:Datasheet, Chart Wizard sau Pivot Table Wizard;

3. Se stabileşte sursa de date (tabel sau interogare) a formularului.

Tehnica cea mai utilizată la crearea unui formular este următoarea: într-o primă fază,

formularele sunt generate prin Form Wizard sau AutoForm, după care sunt deschise în modul

Design pentru a fi modificate, astfel încât să corespundă cât mai bine cerinţelor utilizatorului

final.

Un formular are următoarea structură (fig.4.2):

a. Bara de titlu;

b. Bordura defineşte chenarul ce va delimita formularul pe ecran;

c. Bara de defilare pe orizontală şi verticală;

d. Antetul de pagină (Page Header) este o zonă ce apare numai când formularul este tipărit

la imprimantă. Pentru a fi disponibilă în cursul proiectării, se selectează opţiunea View-

Page Header/Footer din meniul Access;

e. Antetul formularului (Form Header) este folosit pentru a afişa titlul formularului.

Aceasta zonă nu este vizibilă în modul Datasheet;

f. Secţiunea de detaliu (Detail) – va conţine toate controalele necesare afişării/editării

înregistrărilor;

g. Subsolul de pagină (Page Footer) este afişat numai la tipărirea formularului şi poate

conţine data curentă, numărul de pagini;

h. Subsolul formularului (Form Footer) are aceleaşi caracteristici cu zona de antet;

i. Butoane de navigare sunt afişate numai în timpul execuţiei formularului şi pot fi folosite

pentru deplasări în cadrul înregistrărilor.22

Fig. 4.2 Elementele unui formular

Proprietăţile obiectelor Forms

Proprietăţile formularelor pot fi accesate fie prin intermediul ferestrei Properties (activate

prin opţiunea View- Properties, din meniul Access), fie prin intermediul obiectelor de tip macro

sau limbajul VBA.

În cadrul ferestrei Properties (fig. 4.3), proprietăţile formularului curent sunt împărţite în

patru categorii:

Fig. 4.3 Fereastra Properties

Format - conţine atribute privitoare la dimensiune, aspect, coordonatele de afişare ale

formularului;

Data – grupează proprietăţi referitoare la sursa de date şi înregistrările aferente;

Event – conţine evenimente ce pot fi tratate fie prin proceduri sau funcţii scrise în

limbajul VBA, fie prin macro-uri;

Other – conţine diverse alte proprietăţi.23

Pentru ca fereastra Properties să afişeze proprietăţile formularului, acesta trebuie în prealabil

selectat prin opţiunea Edit- Select Form din Access, fie printr-un clic pe caseta de selecţie a

formularului (View- Ruler) sau pe zona din afara acestuia.

4.2 Controale în formulare

Controalele sunt obiecte grafice (elemente vizuale) ce sunt incluse în formulare sau

rapoarte, în scopul editării/afişării datelor sau executării unor acţiuni (ex: etichete, casete,

butoane).

Proprietăţile controalelor

Proprietăţile unui control sunt afişate în fereastra Properties, atunci când controlul

respectiv este selectat. Metodele aferente controalelor sunt grupate în patru categorii (Format,

Data, Events, Other) şi sunt disponibile numai prin intermediul macro-urilor sau modulelor

VBA.

4.3 Formulare/subformulare

Rolul subformularelor este de a actualiza mai multe tabele prin intermediul unei singure

ferestre (formular). Subformularele sunt create în general pentru anumite tabele dependente

(tabele în care câmpul comun este cheie externă), din cadrul unei relaţii de tip 1-n.

Definirea unui subformular presupune includerea unui formular în cadrul altui formular,

primul devenind subformular, iar al doilea formular principal.

Avantajele oferite de utilizarea subformularelor constau în:

1. Posibilitatea actualizării mai multor tabele printr-un singur formular;

2. Sincronizarea automată a subformularului cu formularul principal, operaţie care constă

în:

actualizarea automată a câmpului cheie externă din subformular, cu valoare

deţinută de câmpul cheie primară din formularul principal;

filtrarea automată a înregistrărilor din subformular, în funcţie de valoarea cheii

primare din formularul principal.

Pentru a defini un subformular se procedează astfel:

a. Formularul ce se doreşte a fi formular principal se va deschide în modul Design;

b. Se activează fereastra bazei de date;

c. Se “depune” formularul ce se doreşte a fi subformular, în interiorul formularului

principal folosind tehnica drag&drop;

d. Se salvează formularul principal.

24

Orice modificare facută ulterior asupra subformularului, ca obiect de tip formular, se va

reflecta automat şi în formularul principal.

Sincronizarea formular-subformular se realizează prin intermediul câmpurilor de legătură:

cheie primară din sursa de date aferentă formularului principal şi cheia externă din sursa de date

aferentă subformularului. Denumirile acestor câmpuri sunt înscrise automat de Access în

proprietăţile Link Master Field şi Link Child Field ale controlului de tip subform din formularul

principal.

Cap. 5 Obiecte tip raport

Obiectele tip raport se creează în etapa de exploatare a bazelor de date. Conţinutul lor

poate fi vizualizat pe ecran, sau se poate lista la imprimantă.

Cu Microsoft Access 2000 se pot realiza obiecte de tip raport utilizând opţiunea Reports din

meniul Objects şi butonul de comandă New sau alegând comanda Report din meniul Insert.

.

Fig. 5.1 Fereastra New Report pentru crearea rapoartelor

Modalităţile de creare propuse de Microsoft Access 2000 sunt următoarele:

I. Design View: realizarea rapoartelor de către utilizator, în funcţie de viziunea proprie a

acestuia (utilizatorul precizează controalele din raport);

II. Report Wizard: crearea rapoartelor este asistată de Wizard;

III. AutoReport: Columnar: generarea automată a rapoartelor, cu particularitatea că datele

dintr-o înregistrare sunt prezentate pe o singură coloană;

25

IV. AutoReport: Tabular: generarea automată a rapoartelor cu datele organizate sub formă

tabelară;

V. Chart Wizard: crearea de rapoate cu grafice;

VI. Label Wizard: realizarea unor rapoarte de dimensiuni corespunzătoare unor etichete,

eventual, pentru corespondenţă.

În structura unui raport se pot identifica elemente comune cu formularele cum ar fi:

secţiunile unui raport: Report Header/Footer, Page Header/Footer, Detail;

controale de tip casete text, etichete, butoane de comanda şi proprietăţile acestora

(cu excepţia celor eveniment (Event), care nu sunt accesibile controalelor din

rapoarte).

5.1 Crearea unui raport cu ajutorul aplicaţiei Report Wizard

Aplicaţia Report Wizard oferă un bun compromis între uşurinţa în utilizare şi nivelul de

control exercitat asupra raportului aflat în curs de elaborare.

Pentru a crea un raport cu ajutorul aplicaţiei Report Wizard se procedează astfel:

1. Se deschide baza de date care conţine tabelul sau interogarea ce urmează să reprezinte

baza alcătuirii raportului;

2. Se selectează pictograma Reports din fereastra bazei de date;

3. În panoul Reports din fereastra bazei de date, se selectează optiunea Create Report by

Using Wizard (crearea raportului prin utilizarea aplicaţiei expert) pentru a lansa în execuţie

aplicaţia Report Wizard (fig.5.2). Primul ecran al aplicaţiei expert permite selectarea câmpurilor

ce urmează a fi incluse în raport;

Fig.5.2 Primul ecran al aplicaţiei Report Wizard

26

4. Din lista derulantă Tables/Queries se selectează un tabel sau o interogare din care

urmează a fi preluate câmpuri;

5. Se selectează un câmp din lista Available Fields (câmpuri disponibile), după care se

selectează butonul de adăugare pentru a-l muta în lista Selected Fields (câmpuri selectate).

Pentru a muta toate câmpurile în a doua listă se execută clic pe butonul de adăugare a tuturor

câmpurilor ;

6. Pentru un raport care foloseşte câmpuri preluate din mai multe tabele, se selectează un

alt tabel sau o altă interogare din lista Tables/Queries şi se repetă etapa 5. În vederea construirii

unui raport pe baza mai multor tabele, trebuie să se creeze o relaţie între tabele. Cu ajutorul

butonului Next se trece la etapa următoare;

7. În următorul ecran al aplicaţiei expert, programul Access pune la dispoziţia

utilizatorilor opţiunea de a vizualiza datele în funcţie de o anumită categorie de informaţii.

Aplicaţia expert asigură această opţiune numai când se construieşte un raport pe baza mai multor

tabele. Se selectează punctul de vedere asupra datelor din listă situate în stânga ecranului

aplicaţiei expert, iar apoi se selectează butonul Next pentru a continua;

8. În următorul ecran al aplicaţiei expert (fig.5.3), utilizatorul poate continua să grupeze

înregistrările din raport în funcţie de un anumit câmp. Pentru a realiza gruparea în funcţie de un

câmp, se selectează câmpul şi apoi butonul . Se pot selecta mai multe niveluri de grupare,

în ordinea dorită.

Fig. 5.3 Criterii de grupare a datelor

27

9. În fereastra din figura 5.4 se stabilesc câmpurile în funcţie de valorile cărora datele din

raport vor fi ordonate (sortate), precum şi cele pentru care se vor executa operaţii de sinteză (cu

butonul );

Fig. 5.4 Gruparea datelor într-un raport

10. În această etapă, instrumentul Wizard propune mai multe feluri de prezentare a

datelor în raport (fig.5.5), precum şi dispunerea ( ) verticală ori orizontală

a structurii raportului pe coala de imprimare;

Fig.5.5 Modalităţi de dispunere a datelor într-un raport

11. Următorul pas constă în alegerea stilului (aldin, centrat, italic, încadrat ori nu) în care

este afişată fiecare categorie de informaţii;

12. Ultima etapă presupune stabilirea titlului raportului. Dacă utilizatorul doreşte să facă

unele mici modificări privind structura raportului astfel creat, înainte de a activa butonul

, se selectează opţiunea “Modify the report’s design”.

Pentru afişarea unor informaţii de ajutor în timpul lucrului cu raportul se bifează caseta de

validare “Display Help on working with the report?”.

Vizualizarea situaţiilor pe ecran se poate face în modul Preview (utilizarea, rularea

raportului), ori în modul Design (proiectare, definire a structurii sale). Încadrarea în

28

marginile paginii imprimate poate fi verificată cu Layout Preview . Toate aceste

trei posibilităţi se regăsesc şi în meniul View al Microsoft Access.

Tipărirea la imprimantă se realizează cu meniul File, opţiunea Print, sau cu butonul

din bara de meniuri; dacă obiectul de tip raport este închis, acesta se selectează în fereastra

Database, apoi se alege Print din meniul File.

5.2 Crearea de rapoarte cu subrapoarte

Daca se doreşte completarea informaţiilor dintr-un obiect de tip raport cu altele, conţinute

de diferite obiecte de tip raport, se creează aşa-numitele subrapoarte. Ele se pot insera atât în

secţiunea de detaliu, cât şi în celelalte secţiuni (inclusiv în cele de grup).

5.3 Proprietăţi ale obiectelor de tip raport şi ale secţiunilor lor

Proprietăţi ale rapoartelor

Se pot deosebi patru categorii de proprietăţi ale rapoartelor:

a. Format . În cadrul acesteia, Caption este utilizată pentru stabilirea unui titlu afişat pe

bara albastra din titlu, în modul Print Preview de vizualizare a raportului; Page Header şi Page

Footer sunt utilizate pentru specificarea paginilor pe care se vor afişa antetul, respectiv subsolul

de pagină (variante: toate paginile; toate, mai puţin prima; toate, mai puţin ultima; toate, mai

puţin prima şi ultima); Picture permite specificarea fişierului afişat pe fundalul raportului;

Picture Pages precizează paginile pe care se vor afişa fundalul ales.

b. Data. Record Source (fig. 5.7) precizează o tabelă, o interogare, ori o frază SQL care

va fi sursa de date a raportului; Filter se foloseşte pentru stabilirea unei condiţii- filtru pe care

trebuie să o îndeplinească datele ce vor fi afişate în raport; Filter on permite selectarea a două

valori: Yes, ceea ce presupune că, criteriul specificat în Filter devine activ (se aplica datelor) şi

No, care anulează acţiunea filtrului.

Fig.5.7 Filtru pentru raport

29

c. Event – proprietăţi de tip eveniment. On Open serveşte, în principal, la definirea de

filtre; On Close poate realiza ştergerea fişierelor temporare create în timpul execuţiei raportului.

În general, acestora le sunt ataşate funcţii ori proceduri.

d. Other – Alte proprietăţi. Record Looks asigură blocarea informaţiilor dintr-un raport în

timpul afişării acestuia; Date Grouping permite utilizarea tipului implicit de data sau a tipului

setat de utilizator; Fast Laser Printing, cu valoarea Yes, realizează o tiparire rapidă a unui raport.

Toate categoriile de proprietăţi se regăsesc în rubrica (tab-ul) All.

Proprietăţi ale secţiunii rapoartelor

Acestea nu sunt numeroase. Categoria Data lipseşte. Ele servesc la atribuirea unui nume

fiecărei secţiuni (Name), la efectuarea saltului la o nouă pagină (Force New Page), la

ascunderea/afişarea anumitor date (Visible – Yes/No), la pregătirea secţiunilor pentru afişare (On

Format ori On Print), la reformatarea secţiunilor (On Retreat).

Cap.6 Crearea obiectelor de tip macro

O comandă macro este constituită dintr-un ansamblu de acţiuni executabile printr-un

singur clic cu mouse-ul, printr-o comandă dintr-un meniu, ca urmare a unui eveniment sau printr-

o combinaţie de taste. Acţiunile unui obiect macro se aplica obiectelor dintr-o bază de date.

6.1 Crearea, executarea şi modificarea obiectelor macro

Pentru a crea un obiect macro se selectează comanda Macro din meniul Insert sau se

selectează eticheta Macro din fereastra de bază Access. Fiecare colecţie de obiecte tip este

desemnată printr-o etichetă distinctă şi se acţionează prin clic pe butonul care efectuează

comanda rapidă New. Ca efect pe ecran se afişează fereastra de editare Macro în structura

minimală (fig. 6.1).

30

Fig. 6.1 Fereastra de editarea Macro

În coloana Actions, se trec acţiunile de executat, fiecare pe o linie distinctă. Precizarea

acţiunii se face prin selectare din lista derulantă afişată de Access. Pentru fiecare acţiune selectată

sunt precizate argumentele acţiunii în zona Action Arguments (pentru anumite argumente Access

completează automat valorile implicite). Precizarea valorilor argumentelor se realizează, de

regulă, tot prin alegere din listele derulante afişate de Access în funcţie de tipul acţiunii şi

respectiv natura argumentului.

6.2 Grupuri de macro-comenzi

Un obiect macro poate conţine grupuri de acţiuni separate prin una sau mai multe linii

albe. În acest caz fiecare grup este desemnat printr-un nume de macro. Toate acestea se vor

memora în acelaşi obiect macro. În acest caz în fereastra de editare macro se afişează şi coloana

Macro Name. Pentru afişarea coloanei Macro Name se dă comanda Macro Names din meniul

View.

În cadrul aplicaţiei se poate lansa în execuţie fiecare macro din grup. Programul Access

califică o macro comandă din grup pe structura <nume obiect macro>, <nume macro din grup>.

31

Cap. 7 Aplicaţie

ENUNŢUL PROBLEMEI:

Să se calculeze salariile la S.C. COMENA S.A. pentru un număr de “X” salariaţi ştiind că:

- calculul salariilor se realizează pe bază de pontaj lunar în ore (ore lucrătoare,ore

suplimentare, ore concediu, ore învoire, ore nemotivate);

- ştatul de plata are la bază situaţia persoanelor încadrate în muncă care pot aparţine unor

departamente având funcţii diferite;

- asupra drepturilor băneşti cuvenite se pot face reţineri;

- calculul sumelor cuvenite pe tipuri de ore se vor raporta la numărul de ore lucrătoare;

- nu se vor lua în calcul decât persoanele aflate în exerciţiul funcţiunii în luna respectivă

(societatea are angajaţi permanenţi şi sezonieri);

32

- se va prezenta ştatul de plată în două liste (Ecran/Imprimanta) până la salariul brut şi până

la restul de plată; se va lista (Ecran/Imprimanta) o listă de casierie; se va lista

(Ecran/Imprimanta) o situaţie a angajaţilor;

Pentru a putea realiza această lucrare cu ajutorul programului MICROSOFT ACCESS 2003

am parcurs următoarele etape:

I. CREAREA BAZEI DE DATE

După lansarea în execuţie a pachetului de programe ACCESS alegem opţiunea New din

meniul Fileş parcurgând casetele de dialog, selectăm opţiunea Blank database (baza de date

goală), comandă care va deschide fereastra File new database, unde vom defini baza de date

“SALARII” (Fig. 7.1).

Fig. 7.1 Fereastra File New database

II. COLECŢII DE OBIECTE TIP

A. CREAREA TABELELOR

La realizarea structurii acestor tabele am folosit hiperlik-ul salvat în fereastra bazei de date

(fig. 7.2) şi anume « Create table in Design View », unde au fost stabiliţi toţi parametrii necesari

pentru descrierea structurii unei tabele: numele câmpurilor, tipurile de date ale acestora, reguli de

validare, cât şi cheile primare (Primary Key = un câmp sau un grup de câmpuri care identifică în

mod unic fiecare înregistrare).

Descrierea bazelor de date (tabele)

Tabela Departamente : cheie primară Departamente:

Denumire câmp

(Field name)

Explicaţii câmp Tip câmp (Data

type)

Dimensiune câmp

(Field size)

33

Departamente Departamentele

societăţii

Text 50

Fig. 7.2 Fereastra Access de descriere a tabelei

Tabela Funcţii : cheie primară Funcţia :

Denumire câmp

(Field name)


type)

Dimensiune câmp

(Field size)

Funcţia Funcţia deţinută de

salariat în cadrul

departamentului

Text 50

Tabela Personal : cheie primară CNP:

Denumire câmp

(Field name)


type)

Dimensiune câmp

(Field size)

Cnp Cod numeric

Personal

Text 13

Nume Numele salariatului Text 50

Prenume Prenumele

salariatului

Text 50

Salariu Salariu negociat Numeric (number) Double (8 bytes)

Coefvech Coeficient vechime Numeric (number) Single (4 bytes)

34

Departament Departament Text 50

Funcţia Funcţia ocupată Text 50

Nrpersded Număr persoane

aflate în întreţinerea

salariatului

Numeric (number) Long integer (4

bytes)

Stare Activ / inactiv Text 1

Tabela Reţineri :

Denumire câmp

(Field name)


type)

Dimensiune câmp

(Field size)

Cnp Cod numeric

personal

Text 13

Explicaţii Tipul reţinerii Text 50

Suma Suma reţinută/ tipul

de reţinere

Numeric (number) Double (8 bytes)

Tabela Pontaj : cheie primară Cnp:

Denumire câmp

(Field name)


type)

Dimensiune câmp

(Field size)

Cnp Cod numeric

Personal

Text 13

Nume Numele salariatului Text 50

Prenume Prenumele

salariatului

Text 50

An Anul ptr.care calc. Numeric Long integer

Luna Luna ptr.care calc. Numeric Long integer

Nroreluna Numărul de ore

lucrătoare în lună

Numeric Long integer

Salariu Salariu negociat Numeric Double

Orelucr Ore lucrate Numeric Long integer

Oresup Ore suplimentare Numeric Long integer

35

Oreco Ore concediu Numeric Long integer

Oreinv Ore învoire Numeric Long integer

Orenem Ore nemotivate Numeric Long integer

Coefvech Coeficient vechime Numeric Long integer

Sumevech Sume vechime Numeric Double

Sumelucr Sume af.ore lucrate Numeric Double

Sumesup Sume af.ore suplim. Numeric Double

Sumeco Sume concediu Numeric Double

Venbrut Venit brut Numeric Double

CAS Contrib.asig.soc. Numeric Double

CASS Contrib.asig.san. Numeric Double

Şomaj Contrib.şomaj Numeric Double

Vnet Venit net Numeric Double

Nrpersded Nr.pers.in intret. Numeric Double

Venbaza Venit baza impozit Numeric Double

Impozit Impozit/ ven.salarial Numeric Double

Reţineri Total reţineri din

salariu

Numeric Double

Restplată Rest plată în lună Numeric Double-

Pentru a avea acces simultan la datele din tabelele bazei de date a trebuit să definim relaţiile

standard dintre tabelele prezentate anterior.

Definirea legăturilor dintre tabele se realizează din meniul Tools – Relationships, acesta

activează un panou de editare vizuală a acestora. După plasarea tuturor tabelelor în panoul de

editare, definirea propriu-zisă a relaţiilor am realizat-o prin selectare şi glisare dinspre cheia

primară a unei tabele spre cheia externă corespunzătoare. Finalizarea definirii legăturilor s-a

realizat cu ajutorul casetei Edit Relationships.

Panoul de editare vizuală (fig. 7.3) Relationships:

36

Fig.7.3 Panoul de editare vizuală Relationships

Definirea relaţiilor între tabele Caseta Edit Relationsips este prezentată în figura următoare

(fig.7.4):

Fig. 7.4 Caseta Edit Relationships

După cum putem observa în urma editării relaţiilor s-au stabilit următoarele:

- relaţii 1 – 1 (unu la unu) între tabelele Personal şi Pontaj – unei valori a câmpului CNP

din tabela Personal îi corespunde o singură valoare a câmpului CNP din tabela Pontaj;

- relaţii 1 – n (unu la mai mulţi) unei valori aflate în partea stângă a relaţiei îi corespund

două sau mai multe înregistrări din tabela aflată în partea dreaptă a relaţiei (Departamente

– Personal; Funcţii – Personal; Pontaj – Reţineri).

Opţiunile folosite în fereastra Edit Relationships au următoarele semnificaţii:

Enforce Referential Integrity – defineşte o restricţie de integritate referenţială.

Nu se permite actualizarea valorii unei chei externe, dacă această valoare nu

există deja în tabelul unde aceasta este cheie primară;

Cascade Update Related Fields – actualizarea valorii unei chei primare dintr-un

tabel se propagă în înregistrările din tabelele unde aceasta este cheie externă.

37

B. CREAREA OBIECTELOR DE TIP INTEROGARE

Următoarea etapă în realizarea aplicaţiei ACCESS o constituie crearea obiectelor de tip

interogare ce vor fi folosite la sintetizarea datelor (interogarea Total reţineri), la pregătirea datelor

în vederea afişării lor în rapoarte (interogările Lstat, Lista2, Rap) cât şi la exploatarea bazelor de

date ( interogările Delpontaj şi Uppontaj).

Interogarea Total Reţineri

Pentru realizarea acestei cereri am folosit modul grafic de proiectare, Design View din

caseta New Query (fig. 7.5):

Fig. 7.5 Fereastra New Query

În continuare se deschide caseta Show Table (fig. 7.6) care oferă posibilitatea precizării

sursei de date (tabela Reţineri). După selectarea sursei de date s-a acţionat butonul Add pentru a

realiza aducerea acesteia în fereastra de proiectare (Select Query).

Fig. 7.6 Caseta Show Table

38

Fereastra de proiectare Select Query (fig. 7.7) este împărţită în două zone :

1. Zona superioară, în care se vizualizează tabelele sursă de date (tabela Reţineri), precum

şi relaţiile definite între acestea (nu este cazul fiind vorba de o singură tabelă) ;

2. Grila Query Design structurată astfel:

a. Linia Field: rezervată pentru definirea numelui atributului selectat (câmpurile

CNP, SUMA);

b. Linia Table : destinată precizării sursei de date (tabela Reţineri);

c. Linia Total : este rezultatul selecţiei butonului Totals din bara de instrumente –

din lista derulantă asociată fiecărui câmp în linia de total selectăm: pentru câmpul CNP

opţiunea Goup By – se vor grupa datele după codul numeric personal iar pentru câmpul

Suma vom folosi opţiunea Sum – se vor totaliza sumele reţinute;

d. Linia Show : permite afişarea realizărilor câmpurilor respective (CNP şi Suma).

Fig. 7.7 Fereastra Select Query

După ce au fost definite toate liniile cererii, din meniul File am selectat opţiunea Save As

( fig. 7.8) şi am definit interogarea sub numele “Total reţineri”.

Fig. 7.7 Opţiunea Save As

39

Interogările de pregătire a datelor (interogările Lstat, Lista2, Rap) în vederea efectuării

rapoartelor, au fost realizate parcurgând aceiaşi paşi ca şi la interogarea de sintetizare Total

reţineri.

Pentru interogarea de exploatare a bazei de date Delpontaj, ce are ca efect ştergerea

tuturor înregistrărilor efectuate în tabela Pontaj, după parcurgerea paşilor premergători afişării

casetei Select Query, din meniul Query selectăm opţiunea Delete Query (fig. 7.9). Efectul acestei

comenzi constă în afişarea liniei Delete în grila Query Design. Din lista derulantă afişată în linia

Delete am selectat opţiunea From iar în linia Field am selectat “Pontaj”.

Fig. 7.9 Opţiunea Delete Query

Pentru crearea interogării de adăugare înregistrări UPPONTAJ a fost necesară parcurgerea

următorilor paşi:

1. Elaborarea unei interogări de selecţie în modul Design View, unde am precizat tabelele

(Personal, Luna de calcul) şi interogările (Total reţineri) de unde vor fi preluate datele şi au fost

luate în calcul doar câmpurile ce conţin valorile ce vor fi adăugate (din tabela Personal luăm

câmpurile CNP, Nume, Prenume, Salariul, Nrpersded, Coefvech; din tabela Luna calcul

câmpurile An, Luna, Nroreluna; din interogarea Total reţineri câmpul SumOfsuma);

2. Se tastează în linia de criterii aferentă câmpului Stare din tabela Personal opţiunea “A”

(vor fi adăugate doar înregistrările pentru care valoarea câmpului Stare din tabela Personal este

egală cu “A” – personal activ);

3. Pentru transformarea interogării de selecţie într-o interogare de adăugare din meniul Query

selectăm opţiunea Append Query (fig 7.10) ce va conduce la apariţia casetei Append în care

selectăm numele tabelei în care dorim adăugarea (tabela Pontaj); comanda are ca efect imediat

apariţia liniei Apend To în fereastra de proiectare a interogării. În acest rând am specificat pentru

40

fiecare camp, din tabelele ce conţin date, câmpurile corespondente din tabela unde vor fi

adăugate.

Fig. 7.10 Opţiunea Appened Query

C. OBIECTE TIP FORMULAR

În cadrul aplicaţiilor cu baze de date, tabelele sunt actualizate prin intermediul

formularelor (forms), acestea asigurând o interfaţă prietenoasă cu utilizatorul final, realizată prin

intermediul diferitelor controale (butoane, casete text, etc.).

Pentru a actualiza datele din tabelele Departamente, Funcţii, Reţineri şi Pontaj am creat

formulare de tip Single form (afişează, în scopul actualizării, o singură înregistrare la un moment

dat).

Etapele necesare construirii formularelor Single form cu ajutorul comenzii Form Wizard:

1. Se acţionează butonul New (fig. 7.11) din fereastra bazei de date pentru activarea

asistentului New Form;

2. Se alege opţiunea Form Wizard - utilizatorul este asistat la crearea formularului;

3. Se stabileşte sursa de date (fig. 7.12): tabel sau interogare;

4. Se selectează câmpurile din sursa de date, ce vor fi afişate în formular;

5. Se alege tipul de formular (fig. 7.13): Columnar pentru Departamente, Funcţii, Reţineri,

Pontaj şi Tabular pentru Personal;

6. Se stabileşte imaginea de formular (fig. 7.14): Standard;

41

7. Se defineşte titlul formularului (fig. 7.15), precum şi modul în care va fi deschis

formularul: pentru execuţie (fig. 7.16) sau pentru modificare.

Exemplu – Formularul Departamente

Fig. 7.11 Asistentul New Form Fig. 7.12 Sursa de date

Fig. 7.13 Tipul de formular Fig. 7.14 Imaginea de formular

Fig. 7.15 Titlul formularului Fig. 7.16 Formularul deschis pentru execuţie

Sunt afişate numai în timpul execuţiei formularului şi pot fi folosite pentru deplasări în

cadrul înregistrărilor.

După ce au fost create formularele Personal (fig. 7.17) şi Pontaj (7.20) cu ajutorul

generatorului de formulare, acestea au fost deschise în modul Design pentru a fi modificate, după

cum urmează:42

Formularul Personal

Fig. 7.17 Structura formularului Personal

După cum putem observa formularul are următoarea structură: Bara de titlu ce conţine

titlul formularului “Personal” cu butoanele de minimizare, maximizare şi închidere; secţiunea

Page Header conţine două butoane de comandă şi etichetele câmpurilor (titlul coloanelor) iar în

secţiunea de detalii sunt prezentate câmpurile din tabela Personal.

Butoanele de comandă au fost construite astfel:

- din fereastra Toolbox am selectat butonul de comandă (command button), iar cu

ajutorul mouse-ului am trasat dimensiunea butoanelor;

- din meniul contextual ataşat butonului de comandă am selectat opţiunea Properties, unde

am modificat anumite proprietăţi după cum urmează:

Butonul de comandă Pregătire pontaj: proprietatea Caption = “Pregătire Pontaj”, Name =

Command16, Font name = Ms Sans Serif, Font size = 14 On Click = INSPONTAJ

(macrocomanda);

Acest buton de comandă, după ce au fost încărcate toate datele în tabela Personal, la

tastarea unui Click va şterge datele din tabela Pontaj şi le va adăuga pe cele din tabela Personal

conform macrocomenzii INSPONTAJ.

Proprietăţile butonului de comandă Pregatire pontaj (fig. 7.18):

43

Fig. 7.18 Proprietăţile butonulului Pregătire pontaj

Butonul de comandă Abandon : proprietatea Caption = ’’Abandon’’, Name =

Command24, Font name = Ms Sans Serif, On Click = [Event procedure]

Codul de program este :

Private Sub Command24_Click()

DoCmd.Close

End Sub

Butonul de comandă Abandon are ca efect închiderea formularului Personal şi revenirea în

formularul anterior (Menu).

Proprietăţile butonului de comadă Abandon (fig. 7.19):

44

Fig. 7.19 Proprietăţile butonului Abandon

Formularul PONTAJ

Fig. 7.20 Structura formularului Pontaj

Formularul Pontaj pe lângă etichete şi casete text conţine şi un buton de comandă STOP.

Acest buton de comandă a fost construit astfel: din meniul Toolbox am selectat butonul de

comandă, după ce am plasat butonul în spaţiul cu detalii al formularului, din meniul COMMAND

BUTTON WIZARD (fig.7.21); (am selectat la rubrica Categoria opţiunea Application iar la

rubrica Actions opţiunea Quit Application. La acţionarea unui Click se va închide formularul

Pontaj şi se va reveni în formularul anterior (Menu).

Fig. 7.21 Meniul Command Buton Wizard

45

Pentru toate câmpurile de tip sumă din formularul Pontaj, la proprietate On Enter am

construit căte o procedură de calcul (event procedure) astfel:

Câmpul CAS (contribuţia la asigurări sociale) se calculează ca procent (9,5%) din venitul

brut realizat:

Private Sub CAS_Enter()

Me.CAS = Me.VENBRUT * 9.5 / 100

*câmpul CAS din formularul curent = câmpul VENBRUT din formularul

curent x 9,5 / 100

End Sub

Câmpul CASS (contribuţia la asigurări sociale de sănatate) se calculează ca procent

(6,5%) din venitul brut realizat:

Private Sub CASS_Enter()

Me.CASS = Me.VENBRUT * 6.5 / 100

*câmpul CASS din formularul curent = câmpul VENBRUT din formularul

curent x 6,5 / 100

End Sub

Câmpul DEDUCERI se calculează după un anumit criteriu şi anume dacă numărul

persoanelor aflate în întreţinerea salariatului = 1 atunci valoarea deducerii pentru calculul

impozitului pe salariu este 2500000; dacă numărul persoanelor aflate în întreţinerea salariatului =

2, atunci valoarea deducerii pentru calculul impozitului pe salariu este 3500000; dacă numărul

persoanelor aflate în întreţinerea salariatului = 3 atunci valoarea deducerii pentru calculul

impozitului pe salariu este 4500000; dacă numărul persoanelor aflate în întreţinerea salariatului =

4 atunci valoarea deducerii pentru calculul impozitului pe salariu este 5500000:

Private Sub DEDUCERI_Enter()

Select Case Me.NRPERSDED

Case Is <= 1

*verifică dacă numărul persoanelor aflate în întreţinere<=0 în formularul

curent

(Me.)

Me.DEDUCERI = 2500000

*înlocuieşte cu valoarea 2500000 câmpul DEDUCERI din formularul curent

46

Case Is = 2


Case Is = 3


Case Is >= 4


End Select

End Sub

Impozitul pe venitul din salarii = cu 16% din venitul bază de calcul:

Private Sub IMPOZIT_Enter()

Me.IMPOZIT = Me.VENBAZA * 16 / 100

*câmpul impozit din formularul curent = câmpul venbaza * 16%

End Sub

Restul de plată = venitul net- impozit – reţineri:

Private Sub RESTPLATA_Enter()

Me.RESTPLATĂ = Me.VNET - Me.IMPOZIT - Me.REŢINERI

End Sub

Valoarea retinerii catre Fd. De Somaj = 1% din salariul de incadrare aferent timpului

lucrat (ore lucrate + ore concediu):

Private Sub SOMAJ_Enter()

Me.ŞOMAJ = (Me.SALARIU / Me.NRORELUNĂ) * (Me.ORELUCR + Me.

ORECO) * 1/100

End Sub

Valoarea concediului de odihnă = salariu negociat/numărul de ore din luna x numărul de

ore de concediu:

Private Sub SUMECO_Enter()

Me.SUMECO = (Me.SALARIU / Me.NRORELUNĂ) * Me.ORECO

End Sub

Sumele suplimentare = salariu negociat / numărul de ore din luna x numărul de ore

suplimentare:

Private Sub SUMESUP_Enter()

47

Me.SUMESUP = (Me.SALARIU / Me.NRORELUNĂ) * Me.ORESUP

End Sub

Salariul cuvenit pentru timpul lucrat = salariu negociat /numărul de ore din luna x

numărul de ore lucrate:

Private Sub SUMLUCR_Enter()

Me.SUMLUCR = (Me.SALARIU / Me.NRORELUNĂ) * Me.ORELUCR

End Sub

Suma cuvenită pentru vechimea în muncă = salariu negociat/numărul de ore din luna x

(numărul de ore lucrate + numărulde ore de concediu):

Private Sub SUMVECH_Enter()

Me.SUMVECH = (Me.SALARIU /Me.NRORELUNĂ) * (Me.ORELUCR +

Me.ORECO) * Me.COEFVECH/ 100

End Sub

Venitul bază pentru impozitare (câmpul VENBAZA) se calculează astfel: dacă venitul net

– valoarea deducerilor >0 atunci venitul bază = venitul net – deduceri, altfel venitul bază = 0

Private Sub VENBAZĂ_Enter()

If Me.VNET - Me.DEDUCERI > 0 Then

Me.VENBAZA = Me.VNET - Me.DEDUCERI

Else

Me.VENBAZA = 0

End If

End Sub

Venitul brut realizat = venitul pentru ore lucrate + venitul pentru concediu de odihnă +

sumele pentru vechimea în muncă + venitul suplimentar:

Private Sub VENBRUT_Enter()

Me.VENBRUT = Me.SUMLUCR + Me.SUMECO + Me.SUMVECH +

Me.SUMESUP

End Sub

Venitul net realizat = venitul brut – cas – cass – şomaj:

Private Sub VNET_Enter()

Me.VNET = Me.VENBRUT - Me.CAS - Me.CASS - Me.SOMAJ

End Sub

48

Comanda STOP

Private Sub Command57_Click()

DoCmd.Close

End Sub

Formularul MENU

Formularul Menu (fig. 7.22) este formularul principal al aplicaţiei (meniul principal).

La realizarea acestui formular am folosit hiperlik-ul salvat în fereastra bazei de date şi

anume « Create Form in Design View », după apariţia zonei de detaliu a formularului, cu ajutorul

mouse-ului am tras marginile formularului până la dimensiunea dorită.

Din meniul Toolbox am selectat opţiunea Command button şi am construit butoanele:

“ÎNCĂRCARE DATE”, “CALCUL SALARII”, “DEPARTAMENTE – FUNCŢII –

REŢINERI”, “RAPOARTE” şi ”STOP”. Tot din meniul Toolbox am selectat opţiunea Rectangle,

pentru a evidenţia paşii ce trebuiesc parcurşi în realizarea lucrării şi anume: 1.Încărcare date,

2.Calcul salarii, 3.Rapoarte şi opţional Departamente - Funcţii – Reţineri.

După ce au fost construite butoanele de comandă din meniul contextual al fiecărui buton

am selectat opţiunea Properties (proprietăţi) şi am modificat anumite proprietăţi după cum

urmează:

a) butonul Încărcare Date :

proprietatea Name = Command0

proprietatea Caption = Încărcare date persoane

proprietatea Font Name = Tahoma

proprietatea Font Size

proprietatea On Click = DPERS (macrocomanda)

b) butonul Calcul salarii:


proprietatea Caption = Calcul Salarii


proprietatea Font Size = 14

proprietatea On Click = DPONTAJ (macrocomanda)

c) butonul Departamente – Funcţii – Reţineri:


proprietatea Caption = Departamente – Funcţii - Reţineri

49



proprietatea On Click = DATE (macrocomanda)

d) butonul Rapoarte:


proprietatea Caption = Rapoarte



Fore color = 4194368

proprietatea On Click = RAPORT (macrocomanda)

e) butonul Stop – a fost creat la fel ca şi butonul Stop din formularul Pontaj.

Fig. 7.22 Realizarea formularului MENU

Formularul RAPOARTE

A fost construit tot cu ajutorul comenzii Design View.

În acest formular (fig. 7.23) pe lângă butoanele de comandă ECRAN, IMPRIMANTĂ,

ABANDON, am construit 4 butoane de opţiune şi 4 etichete asociate butoanelor de opţiune

(Partea 1 ştat, Partea 2 ştat, Stat casierie, Listă Salariaţi). Butoanelor de comandă le-am asociat la

proprietatea On Click câte o procedură eveniment.

50

Fig. 7.23 Realizarea formularului RAPOARTE

D. CREAREA OBIECTELOR DE TIP RAPORT

Rapoartele prezentate în această aplicaţie sunt: LŞTAT1 – listează ştatul de plată până la

venitul brut realizat, LSTA2 – listează ştatul de la venitul brut până la restul de plată,

ŞTATCASIERIE – listează ştatul de casierie, RAP – prezintă o evidenţă simplă a salariaţilor

unităţii.

Generarea rapoartelor a fost realizată cu ajutorul instrumentului Wizard. Pentru a putea

realiza aceste rapoarte au fost parcurşi următorii paşi (exemplificăm raportul LSTA2):

1. La realizarea acestui formular am folosit hiperlik-ul salvat în fereastra bazei de date şi

anume «Create Report by using Wizard»;

Fig.7.23 Fereastra Wizard de selecţie a câmpurilor componente ale raportului

51

În prima fereastră propusă de Wizard am selectat sursa de date a raportului (fig. 7.24):

‘‘interogarea Lsta2’’, în lista Selected Files am selectat toate câmpurile disponibile; trecem la

pasul următor cu ajutorul butonului Next.

2. Precizăm criteriile de grupare a datelor în raport (fig. 7.25), datele vor fi grupate în

funcţie de departamentele societăţii;

Fig. 7.25 Fereastra Wizard de stabilire a criteriilor de grupare a datelor în raport

3. Stabilim câmpurile pentru care se vor executa operaţii de sinteză (fig. 7.26): totaluri pe

coloana funcţia Sum;

Fig. 7.26 Fereastra Summary Options

4. În această etapă, instrumentul Wizard propune mai multe feluri de prezentare a datelor

– am ales opţiunea Align Left 1 (fig. 7.27), precum şi dispunerea de tip vedere: Landscape a

structurii raportului pe coala de imprimare;

52

Fig. 7.27 Fereastra Wizard de selectare a modului de prezentare a raportului

5. Următorul pas constă în alegera stilului (fig. 7.28) în care este afişată fiecare categorie

de informatie;

Fig. 7.28 Stiluri de prezentare propuse de Wizard pentru un raport

6. Ultima etapă presupune stabilirea titlului raportului. Înainte de a activa butonul Finish

am selectat opţiunea “Modify the report’s design” (fig. 7.29) pentru a face unele mici modificări

privind structura raportului astfel creat.

Fig. 7.29 Fereastra finală Wizard pentru stabilirea titlului raportului

53

Celelalte rapoarte au fost construite după aceleaşi procedee.

E. CREAREA OBIECTELOR DE TIP MACRO

O comandă macro este constituită dintr-un ansamblu de acţiuni executabile printr-un

simplu clic cu mouse-ul sau ca urmare a unui eveniment.

Acţiunile vizate au fost de deschidere a unui obiect tip tabel, cerere sau formular.

Obiectele macro create pentru această aplicaţie sunt:

1. macrocomanda DATE – are ca efect deschiderea formularelor Departamente, Funcţii şi

Reţineri, formulare ce vor permite actualizarea datelor din tabelele cu acelaşi nume;

2. macrocomanda DPERS – deschide formularul Personal, unde vor fi actualizate datele din

tabela Personal;

3. macrocomanda DPONTAJ – deschide formularul Pontaj, unde vom calcula efectiv salariul

realizat; datele calculate le regăsim în tabela Pontaj;

4. macrocomanda INSPONTAJ – deschide interogările Delpontaj şi Uppontaj, interogări ce

au rolul de a goli înregistrările din tabela Pontaj şi de a aduce noile date din tabela Personal în

vederea prelucrării acestora;

5. macrocomanda RAPORT – deschide formularul Rapoarte, unde selectând opţiunile de

listare vom putea vizualiza sau tipări la imprimantă rapoartele prezentate anterior.

Pentru a crea un obiect macro (exemplu macrocomanda DATE) am selectat eticheta

Macro din fereastra de bază ACCESS. Fiecare colecţie de obiecte fiind desemnată printr-o

etichetă distinctă, am acţionat clic pe butonul de comandă rapidă New. Ca effect, pe ecran s-a

afişat fereastra de editare Macro în structură minimală (fig.7.30).

Fig. 7.30 Fereastra de editare Macro

54

În coloana Action (fig. 7.31), am trecut acţiunile de executat (OpenForm), fiecare acţiune

pe o linie distinctă.

Acţiunea a fost selectată din lista derulantă afişată de Access. Pentru fiecare acţiune au

fost precizate argumentele acţiunii în zona Action Arguments (argumentele View, Windodw

mode – pentru macrocomenzile DATE, DPERS, DPONTAJ, RAPORT şi View, Data mode –

pentru macrocomanda INSPONTAJ – au fost completate automat cu valori implicite de către

Access).

Precizarea valorii argumentelor Form Name şi Query Name s-a realizat prin alegerea din lista

derulantă afişată de Access. Coloana Comment conţine explicaţii cu privire la acţiunea selectată.

Fig. 7.31 Strucura ferestrei de editare macro

Obiectul a fost salvat prin comanda Save As (fig. 7.32) din meniul File, moment în care

am redenumit obiectul macro prin tastarea numelui (DATE) în zona de text Save Macro

“Macro1” To: din caseta de dialog Save As.

Fig. 7.33 Comanda Save As

55

Concluzii

Access oferă multe caracteristici avansate pentru baze de date, fiind construit astfel încât

chiar şi cel mai neiniţiat dintre utilizatori să poată crea şi întreţine o bază de date.

Programul oferă baze de date avansate: baze de date active, în care activarea se fondează

pe proceduri activate la apariţia unui eveniment şi dacă sunt îndeplinite anumite condiţii; baze de

date deductive, care cuplează/integrează un motor de reguli de deducţie şi o bază de date; baze de

date multidimensionale.

Acest program m-a ajutat să realizez:

Tabele: constituie obiectele fundamentale ale unei baze de date Access. Într-un tabel se

stochează atât descrierea structurii tabelei cât şi înregistrările de date;

56

Interogări: sunt obiecte care permit vizualizarea informaţiilor obţinute prin prelucrarea

datelor din una sau mai multe tabele şi/sau alte cereri de interogare;

Formulare: obiecte care permit introducerea datelor, afişarea acestora sau controlul

întregii aplicaţii;

Rapoarte: obiecte care permit formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în urma

consultării bazei de date sub formă de documente;

Macrouri: reprezintă obiecte care conţin o definiţie structurată a uneia sau mai multor

acţiuni pe careAccess le realizează ca răspuns la un anumit eveniment.

În concluzie, se poate afirma ca programul Access, prin facilităţile pe care ni le pune la

dispoziţie ne permite:

1. Să creăm rapid o nouă bază de date, utilizând Database Wizard;

2. Să creăm tabele pornind de la zero sau utilizând o aplicaţie expert;

3. Să adăugăm, şi să edităm informaţiile dintr-o bază de date, utilizând atât tabele

cât şi formulare;

4. Să manipula date dintr-un număr de tabele, utilizând interogări şi rapoarte.

Glosar de termeni

Access SQL

Vechea denumire pentru Jet SQL, un dialect al limbajului ANSISQL folosit de modelul

DAO (Data Access Object) şi de toate versiunile programului Microsoft Access.

ActiveX

Tehnologie Microsoft care facilitează partajarea datelor între mai multe aplicaţii, fiind

utilizată, în principal, pentru a dezvolta aplicaţii interactive şi conţinutul site-urilor WEB.

Asociere (join)

57

Determină modul în care relaţia dintre două tabele afectează rezultatul unei interogări

asociate tabelelor respective. Asocierea stabileşte care sunt înregistrările care se selectează sau

asupra cărora se acţionează. Există două tipuri de asocieri: asociere internă şi asociere externă.

AutoReports

Vrăjitor specializat pentru rapoarte, care foloseşte în rezultat toate câmpurile unui tabel

sau al unei interogări.

Atribut

Element ce permite descrierea unei caracteristici a unor obiecte sau asocieri din lumea

reală.

Bază de date

Un ansamblu structurat de date înregistrate pe suporturi accesibile calculatorului pentru a

satisface simultan mai mulţi utilizatori de o manieră selectivă şi într-un timp oportun.

Boolean

O variabilă VBA cu două forme: Yes/True şi No/False.

Cascadă (cascades)

Proces în care modificările care afectează valoarea unei chei principale sunt actualizabile

corespunzător pentru toate cheile externe corelate. De asemenea, dacă este ştearsă o cheie

principală programul Access va şterge toate înregistrările cheie externe corelate.

Casetă cu listă

Caseta cu listă (care apare de regulă pe un formular) care se referă la un tabel sau

interogare pentru a-şi lua valorile articolelor; modificarea sursei duce la actualizarea casetei cu

listă.

Casetă de dialog

Este stilul specific de formular care nu afişează nici un instrument de navigare sau de

selectare a înregistrărilor, dar conţine în bara de titlu un buton Close.

Câmp (fields)

Coloană dintr-un tabel şi cea mai mică unitate de date într-o bază de date. Un set de

câmpuri reprezintă o înregistrare.

Cheie externă

Atribut ce joacă rol de cheie primară într-o tabelă.

Cheie primară

58

Un atribut sau un grup minimal de atribute ce realizează identificarea unică a

înregistrărilor unei tabele.

Colecţie

Obiect care conţine elemente de acelaşi tip. Colecţia Forms conţine toate formularele

deschise.

Condiţie

Expresie logică.

Constantă

Reprezintă o valoare care nu se modifică.

Controale native

Toate controalele utilizate în Toolbox şi incluse în Access.

Cotrol calculat

Control care foloseşte ca sursă de date nu un câmp sau o înregistrare, ci o expresie.

Eveniment

Acţiune generată într-o bază de date fie de utilizator, fie de aplicaţie.

Foaie de date (datasheet)

Stil de format pentru informaţiile din formulare, rapoarte şi tabele; de asemenea, este un

mod de afişare în Access. Coloanele şi liniile arată că într-o foaie de calcul, câmpurile sunt

similare unor celule.

Formular (form)

Este un obiect care permite introducerea datelor, afişarea acestora sau controlul întregii

aplicaţii.

Grilă (grind)

Linii şi puncte afişate pe un formular sau raport în modul de afişare Design, folosit pentru

poziţionarea controalelor.

Index într-o listă

Valoarea care începe de la 0 şi este utilizată pentru a arăta poziţia în listă a articolului

selectat.

Integritate referenţiaţă

59

Se aplică la tabelele asociate între ele şi precizează faptul că o realizare a cheii externe se

va găsi în mulţimea realizărilor cheii primare corespondente.

Interogare

Obiect Access care stochează întrebări despre datele stocate şi întoarce un set de rezultate

sau poate fi utilizată ca sursă de înregistrări pentru un formular sau un raport.

Înregistrare

O linie sau un set complet de date, constând din câmpuri legate între ele.

Mască de intrare (Input Mask)

Şablon care este definit de utilizator şi pe care Access îl aplică pentru a restricţiona

introducerea de date într-un câmp.

Obiect (object)

Componentă Access – bază de date, tabele, formulare, interogări şi rapoarte în instrucţiuni

VBA care execută o metodă.

Operatori

Se referă de regulă la simboluri matematice, cum ar fi: plus (+), minus (-), înmulţire (*) şi

împărţire (/), utilizate în expresii pentru criterii în interogări.

Panoul de comandă

Tip de formular care controlează interfaţa unei aplicaţi, oferind opţiuni de meniu care-l

direcţionează pe utilizator către operaţiile specifice pe care acesta le poate efectua.

Proprietate (properties)

Într-o instrucţiune VBA identifică atributul unui obiect. În Access este un atribut care

modifică un obiect.

Raport

Este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în urma

consultării bazei de date sub formă de documente.

Relaţie (Relationships)

Asociere între două câmpuri dintre două tabele diferite (câmpuri care conţin de regulă

aceleaşi date). Relaţiile ajută la păstrarea integrităţii referenţiale.

Restricţii de integritate

Reguli care trebuie verificate de către datele unei baze de date.

Set de înregistrări

60

Colecţie de înregistrări ataşate la un anumit obiect şi care depinde de tabelul sau

interogarea de bază şi de un set specificat de criterii.

Subformular sau subraport

Formularul sau raportul complet, care poate funcţiona şi separat de formularul/raportul

principal din care este folosit. Subformularele şi subrapoartele afişează de regulă date legate de

cele prezentate în obiectul principal.

SQL

Limbaj structurat pentru lucru cu baze de date relaţionale.

Tabelă

Componentă fundamentală a unei baze de date care conţine elementele de structură

(descrierea datelor) şi înregistrările de date (tuplurile).

Tabular

Tip de formular sau raport similar modului de afişare Datasheet – toate câmpurile sunt

afişate pe aceiaşi linie; este foarte potrivit pentru afişarea simultană a mai multor înregistrări.

Tip de date (data type)

Set predeterminat de caracteristicile informaţiilor stocate într-o zonă de memorie, cum ar

fi o variabilă sau un câmp.

Tupluri

Un ansamblu de valori şi coloane numite caracteristici ale coloanelor.

Vrăjitor (wizard)

Program specific, destinat creării mai rapide sau mai simple a unui obiect sau îndeplinirii

unei sarcini prin afişarea pas cu pas a unor casete de dialog cu utilizatorul.

Biobliografie

61

1. FLORESCU, Vasile; NĂSTASE , Pavel; BERBEC, F. - Baze de date: Fundamente teoretice

şi practice, Editura Infomega, Bucureşti, 2002.

2. HABRACKEN, Joe – Access 2002 pentru începători, Editura Teora, Bucureşti.

3. HORGA, Mihaela; COMAN, Marius, RADU, Valentin – Proiectarea sistemelor informatice:

aplicaţii în Microsoft XP, Editura Bibliotheca, Târgovişte, 2005.

4. MILOŞESCU, Mariana – Învaţă singur Access, Editura Teora, Bucureşti, 2004.

5. NĂSTASE, Pavel; COSACESCU, Luana; MIHAI, Florin – Baze de date, Editura Teora,

Bucureşti, 2003.

62

Documents

lucrare de absolvire