Løn-2000/Bolig-løn Web viewzzz = Type, f.eks. XLS, PDF, BMP, skal være typer, ... Send generelle informationer til alle ansatte eller stil til den enkelte f.eks. Word dokumenter,

Løn-2000/Bolig-løn

Indhold1. Indledende begreber.............................................................................................................4

a) Funktionstaster og brug af Hjælp med F1.................................................................4c) Du kan få denne vejledning som Word dokument eller PDF-fil..........................4

2. Vigtige nyheder.......................................................................................................................5a) PFA Gruppeliv......................................................................................................................5

b) Indberetning af løntimer..................................................................................................7c) Indberetning af G-dages godtgørelse og sygedagpenge...................................11

d) Indberetning af Pensionsopsparing...........................................................................13

e) Administration af skattekort.........................................................................................15

f) AFU......................................................................................................................................... 18

g) Bemærkninger om typiske fejl ved indberetning af feriepenge og -dage.. .19

h) Bøder for manglende eIndkomst indberetning......................................................22

i) EU-persondataforordningen:..........................................................................................23

3. Årsafslutning af året 2016...............................................................................................25

a) Hvordan forholder jeg mig som arbejdsgiver i Løn-2000?.................................25

Særlige forhold for Lønservice......................................................................................25

b) Diverse, som du skal være opmærksom på inden årsafslutningen...............26

Korrekt indberetning af løntimer til eIndkomst.......................................................26

Fra saldi i Løn-2000 til rubrikker i eIndkomst..........................................................27

Du skal indeholde A-skat og AM-bidrag af en række personalegoder............28

Fratrædelsesgodtgørelse................................................................................................29

Bruttolønsordninger kan være en værdifuld del af personalepolitikken........30

Brug det nye Hjælp vedr. Personalegoder................................................................32

Nulangivelse........................................................................................................................ 34

Tilbageførsel af en lønafregning på en medarbejder............................................34

c) Fremryk indberetning og indbetaling til Feriekonto.............................................36

1. Lovligt forsinkede efterreguleringer fritages for renter hos Feriekonto....36

2. Ny betalingsfrist for feriepenge til feriekonto for 14-dageslønnede..........36

3. Fremryk indbetaling og indberetning til Feriekonto.........................................37

d) Sidste lønkørsel i året.....................................................................................................39

1. Har du Forudlønnede:..................................................................................................39

2. Indtastning i lønkladden.............................................................................................39

Overfør SH til Feriekonto, eller overfør til næste år..............................................39

Udbetaling af rest-feriefridage samtidig med årets sidste løn..........................40

Fritvalgsopsparing.............................................................................................................41

Årskursus 2016 Side 1


Udbetaling på en forudlønnet i december................................................................42

e) Afstemning:........................................................................................................................ 46

PBS-overførslen i Excel:...................................................................................................47

Overfør til eIndkomst....................................................................................................... 48

f) Resumé med en kørselsoversigt for december måned.......................................49

a) Indtast og kør bagudlønnede...................................................................................49

b) Månedsafslutning.........................................................................................................49

Lønservice. Resumé med en kørselsoversigt for december måned....................50

4. Årsafslutning og afstemning............................................................................................51

a) Årskørsler/Udskrifter.......................................................................................................51

Afstemningslister. Kørsler/Årskørsler/Udskrifter....................................................51

Bogføringsudtræk..............................................................................................................51

Årskørsler/Udskrifter.........................................................................................................51

b) Afstemning til eIndkomst...............................................................................................53

Lønservicekunder: Det skal aftales, hvem der gør ovenstående,....................55

c) Bogføring og udtræk.......................................................................................................56

Fordelingsnøgler og Bogføring......................................................................................56

Ændring i Kontoplan og Bogføringstyper..................................................................57

Kørsler/Bogføring/Bogføring lister................................................................................58

5. SKAT / eIndkomst..................................................................................................................61

a) Procedure ved dannelse af oplysninger til eIndkomst........................................61

b) Kontrol og rettelser hos SKAT, f.eks. ved negative beløb..................................61

Negative beløb....................................................................................................................61

Tidsfrister for betalinger til eIndkomst og feriekonto m.fl..................................63

6. Skift til år 2017......................................................................................................................64

a) Roker kartoteker og nulstil saldi.................................................................................64

Nulstil årssaldi.................................................................................................................... 66

Indlæg sidste års poster..................................................................................................68

Kalendere............................................................................................................................. 69

b) Klargør nyt år (Skattekort m.v.)..................................................................................70

Nyt år: Indlæs nye skattekort:......................................................................................70

Ændring vedrørende fremrykning af betalinger til Told-Skat............................71

Resumé Klargør til Nyt år...............................................................................................73

Resumé Klargør til Nyt år. Lønservicekunder:.................................................74

c) Danmarks statistik DA....................................................................................................76

Forskellige former for lønstatistik................................................................................77



7. Ferie og fraværsbehandling..............................................................................................79

a) Behandling af Ferie- og feriefridage (feriefritimer)..............................................79

Ekstra oplysninger på lønafregningen, f.eks. Omsorgsdage og Seniordage 80

Regler for opsætning og indtastninger m.m............................................................80

b) Fraværsregistrering.........................................................................................................84

DS fraværskoder, disse koder kan løbende blive ændret, og du kan hente nyeste.................................................................................................................................... 84

Oversigt/Afd-ansvarlig.....................................................................................................85

8. Muligheder ved brug af PDF-printer...............................................................................88

a) Lønafregninger til mailadresse eller til e-Boks......................................................88

b)Elektronisk arkivering af udskrifter fra lønkørsel og brug af Bogmærke.......89

Elektronisk arkivering af udskrifter.................................................................................91

Gemme og vis indscannede dokumenter.....................................................................93

9. Muligheder ved e-Boks.......................................................................................................94

Regler for lønafregning til e-Boks................................................................................94

Lønsedlerne i e-Boks.........................................................................................................95

Vedhæft dokument til lønafregningen til e-mail.....................................................95

10. Nyheder og opfriskning i lønsystemet........................................................................96

a) Hjælp i skyen..................................................................................................................... 96

b) Splitansættelser...........................................................................................................97

c) Bolig-Flex............................................................................................................................. 98

Tidsopsamling til Bolig-Flex.........................................................................................100

"Eksternt" tidsstyringssystemer.................................................................................102

d) Webkald direkte fra lønsystemet........................................................................102

e) Brug lønmodtageroplysninger til bl.a. at udsende mails med vedhæftede dokumenter........................................................................................................................... 103

f) Fletning til Word.............................................................................................................. 104

Eksempel på fletning med et indlagt dokument..................................................104

Afslutning og evaluering.......................................................................................................105



1. Indledende begreber.

a) Funktionstaster og brug af Hjælp med F1.

Man kan overalt benytte musen til at ændre funktioner, skifte til andre skærmbilleder m.v., men det kan ofte være hurtigere at benytte tastekombinationer til de mest benyttede funktioner og områder.

<Ctrl+Q> Forespørg/Opslag.Forespørg forhindrer, at man uforvarende kommer til at ændre i feltindhold. I denne funktion kan man søge i et felt ved at taste det ønskede.

<Ctrl+C> Opret/Tilføj.I Opret-funktionen indlægges en ny enhed, f.eks. medarbejder, lønart m.v.Når tilføj vælges udblankes alle felter, og er dermed klar til at tilføje enheden.

<Ctrl+M> Ret/ Ændre.I Ret-funktionen kan man ændre i alle felter.Når en af ovenstående funktioner er valgt, bliver det valgte vist i nederste linje, og forbliver i denne funktion indtil den ændres eller man forlader billedet.

<Ctrl+P> Udskrifter (Print).

<Ctrl+Insert> Kopier, benyttes f.eks. til at kopiere lønmodtagerstamoplysninger til et nyt nr. eller i lønartsoversigten kopiere en lønart.

<Ctrl+D> Ditto/Gentag.Kan f.eks. benyttes i lønkladden til at gentage en tekst, fra linien ovenover.

<F1> Hjælp eller Hjælp fra skyen , denne bør benyttes, idet F1-hjælp er udgået i de nyeste Windows versioner.

<F2> Fortryd en indtastning.

<F3> Slet en linje, f.eks. i lønkladden.

<F4> Indsæt en linje, f.eks. i lønkladden.

<F5> ZOOM (Gå til relateret billede) vises i bundlinjen, når der er denne mulighed i et felt.

F5 i datofelt viser kalenderF5 i beløbsfelter regnemaskine

<Alt+bogstav> Menuvalg, to muligheder:1. Tryk Alt-tasten, og derefter vælg understreget bogstav i Menulinjen.2. Tryk Alt-tasten og samtidig understreget bogstav i valgmuligheder i aktuelt

billede.

c) Du kan få denne vejledning som Word dokument eller PDF-fil.Fordelen er, at du hurtigt kan slå op på et punkt.I indholdsfortegnelsen med alle punkter, kan du trykke Ctrl og klikke på en linje, så går den til det pågældende punkt.



2. Vigtige nyheder.

a) PFA Gruppeliv.Gruppeliv indberettes med informationer og beløb pr. lønmodtager.

F.eks. pensionsselskabet PFA ønsker oplysningerne vedr. gruppeliv indberettet via nets pr. lønmodtager, lønsystemet er tilrettet til denne indberetning.

Beløbet skal beskattes og overføres til pensionsselskabet via nets, og derfor skal der benyttes to lønarter, som du kan hente fra skyen.

Du kan hente dem ved at gå ind i lønartstabellen, og trykke Ctrl+H.

Klik på Hent, og du skal få denne:

Du får indlagt to lønarter, som skal benyttes. Husk, at du selv skal tilrette bogføringen.



Indlæg sats pr. måned på lønart 6052 under Firma-satser. Du kan tilrette de to lønarter vedrørende tekst, og lønart 6052 evt. ændre fra Type 4 til Type 3, hvis den skal være ferieberettiget.

På hver lønmodtager, som er med i ordningen, skal lønart 6052 indlægges under Faste lønposter, og lønart 9320 indlægges under Pension efter skat.

Pensionsselskab = Selsk. skal være oprettet med PBS-nr., det kan du kontrollere med F5 i feltet. Kontonr. er normalt = CPR-nr.

Lønafregningen vil herefter se således ud:

Oplysninger i linjen vedrørende Pensioner.

Når oplysningerne skal sendes til et pengeinstitut, skal du udfylde Reg.nr. og konto nr.Når oplysningerne overføres via nets til et pensionsselskab, så skal Selsk. udfyldes med en Ident, som skal være oprettet under pensionsselskaber med Ident, navn og PBS-nr., og det kan du gøre ved at trykke F5 i feltet for Selsk., Reg-nr. skal være blankt, og kontonr. vil det også være bedst om du lader blankt, og ellers skal det være medarbejderens CPR-nr.

OBS. Uanset om du udfylder feltet Kontonr. eller ej, så bliver oplysningerne til nets sendt med vedkommendes CPR-nr., selv om du måske har skrevet noget andet. Dette er et ønske fra pensionsselskaberne. Lad derfor feltet være blankt fremover, når du oprette nye medarbejdere med pensioner til nets.

Eksempel:Årskursus 2016 Side 6


1. Ratepension til pengeinstitut.

2. Pension til overførsel via nets.

b) Indberetning af løntimer.

Bruttoindkomst udgår.Bruttoindkomst (felt 200 - udgår pr 1. jananuar 2017)Beløbet udregnes således: Beløb i felt 13 + beløb i felt 14 + beløb i felt 41 + lønmodtagerens egen andel af arbejdsgiveradministreret, bortseelsesberettiget pensionsordning, herunder ATP. Bruttoindkomst vil udgå, og må ikke indberettes fra 2017. Der vil dog fortsat kunne rettes for foregående år. Med indberetning i felterne 0147 og 0148, kan databrugerne selv udregne bruttoindkomsten.Løntimer.Nyt afkrydsningsfelt 220 Ingen forhold mellem løn og timer skal indberettes i de tilfælde, hvor der tidligere blev indberettet nitaller i løntimefeltet.Der indføres en ny validering af løntimer, af hensyn til a-kasserne. Valideringen tjekker, når der er indberettet løn, så skal der også indberettes løntimer.Beløb i felt 13 AM-bidragspligtig A-indkomst betragtes i denne sammenhæng som løn.Der er tre måder at indberette løntimer på:

1. Det opgjorte timetal i felt 200 Løntimer (et antal mellem -2000 og +2000)2. 0 i felt 200 Løntimer

3. Kryds i felt 220 Ingen forhold mellem løn og timer



Felt 200 Løntimer og felt 220 må ikke indberettes samtidig. Er der ingen løn at indberette, skal der ikke indberettes løntimer.Det nye afkrydsningsfelt og valideringen indføres for afregningsperioder i 2017 og senere. Det er ikke indberetningstidspunktet, der er afgørende, men den periode, der indberettes for.

Detailoplysninger om løntimer

Løntimer (felt 200 og felt 220)Du skal angive antal løntimer i felt 0200 Løntimer. Hvis du ikke kan opgøre antal løntimer, skal du sætte kryds i felt 0220 Ingen forhold mellem løn og timer.

Løntimer er timer, som en arbejdsgiver har udbetalt løn for, eller som er dækket af en udbetalt løn, der er omfattet af indberetningspligten i skattekontrollovens § 7, stk. 1, nr. 1, 1. pkt.

Hvis der er indberettet løn i felt 13 AM-bidragspligtig A-indkomst, skal ét af de to felter altid være udfyldt. Antal kan være 0 (nul). Der kan maksimalt indberettes 2000 løntimer i én indberetning.

Er der ingen løn at indberette, skal du heller ikke indberette løntimer.

Du skal indberette løntimer, som

1. antal timer du har udbetalt løn for eller timer, der er dækket af en udbetalt løn

2. 0 timer, når du udbetaler løn, men ikke skal opgøre antal løntimer3. Kryds i felt 0220 Ingen forhold mellem løn og timer, når du ikke kan

opgøre antallet og lønnen derfor ikke har sammenhæng med antal præsterede timer.

I lønsystemet.

På stamkortet finder du afkrydsningsfeltet: Ingen forhold mellem løn og timer, og det her indtil 2017: Ingen timer til eIndkomst. Det betyder, at en evt. markering i feltet overføres til den nye markering, og bliver indberettet til eIndkomst felt 0220.

Felt i 2017 Felt i 2016

Når feltet afkrydses, sendes der ikke timer til eIndkomst, men krydsmarkering sendes til eIndkomst, men er feltet ikke afkrydset, så sendes timer (også nul), hvis der er A-indkomst.

Du skal indberette antal løntimer når...



du udbetaler løn for personligt arbejde i et tjenesteforhold og lønnen er AM-bidragspligtig A-indkomst for den ansatte.

hvis den ansatte får løn for en periode, hvor der ikke er udført arbejde. Det kan fx være:

o afholdelse af ferie med løn, o afholdelse af feriefridage og andre former for betalte fridage,o en opsigelsesperiode, hvor den ansatte er fritstillet,o en periode med barsel eller sygdom,o barns første sygedag og omsorgsdage.

Du skal ikke opgøre løntimer, men indberette 0 i antal når..

den ansatte optjener feriesygedagpenge, når der udbetales sygedagpenge efter dagpengesatsen under sygdom.

den ansatte får betaling for "ikke afholdte feriefridage", den ansatte ikke afholder, men får "den 6 ferieuge" udbetalt, den ansatte får diverse tillæg - fx bonus, aften- og nattillæg,

weekendtillæg eller skifteholdstillæg, du foretager rettelser af lønnen i felt 13, uden at løntimerne skal rettes.

Du skal sætte kryds i felt 0220 Ingen forhold mellem løn og timer når...

du ikke kan opgøre antallet og ikke skal indberette 0 i antal, fx o når du ikke aflønner for et antal timer, og der er aftalt en

fast pris for opgavens udførelseo når du aflønner som ren provision - fx sælgere, fiskere og

taxachauffører

Du skal ikke opgøre løntimer og ikke indberette løntimer når fx...

den ansatte får feriefridage, andre former for betalte fridage (frihedspulje) og timer indsat i en "timebank". Timerne skal først indberettes ved afholdelsen/udbetalingen (se nærmere om overarbejde under "Sådan opgør du antal løntimer"),

den ansatte ikke får løn under ferie, fx hvis den ansatte afholder ferie, der er optjent hos anden arbejdsgiver,

en timelønnet afholder ferie og derfor ikke får løn, den ansatte får udbetalt G-dagesgodtgørelse



den ansatte får udbetalt sygedagpenge efter dagpengesatsen, og dermed ikke får løn under sygdom

Sådan opgør du antal løntimer, når de skal indberettes jf. ovenståendeFastlønnedeFor fastlønnede, funktionærer og lignede, skal du indberette timenormen. "Fuld tid" skal altid indberettes med 160,33 timer om måneden (37 timer om ugen), uanset om den faktiske arbejdstid har været mere eller mindre. For ansatte på deltid, skal timetallet justeres tilsvarende.

I visse tilfælde kan timenormen "fuld tid" via overenskomst være fastsat til et andet timetal end 37 pr. uge. Timetallet kan være lavere såvel som højere end 37 pr. uge. Det gælder fx dagplejere, og visse former for skifteholds- og weekendarbejde inden for industrien. I disse tilfælde skal du indberette 160,33 timer om måneden (37 timer om ugen).

TimelønnedeFor timelønnede skal du indberette det antal timer, der udbetales løn for, inkl. timer for evt. udbetalt overarbejde.

OverarbejdeNår du udbetaler løn for overarbejde, skal du indberette det antal løntimer, du betaler for. Det er uden betydning, hvornår overarbejdet er udført. Hvis en overarbejdstime, fx via en overenskomst bliver konverteret til 1,5 eller 2 timer, i stedet for et tillæg på 50 eller 100 % på timelønnen, og der sker udbetaling af overarbejde, er det de 1,5 eller 2 timer, der skal indberettes.

PlustidHvis den ansatte er på "plustid", dvs., at der er aftalt en normtid på mere end 37 timer pr. uge, og der aflønnes efter denne normtid, så skal du indberette det antal timer, der aflønnes for. Fx ved 40 timer pr. uge, skal du indberette 173,33 timer pr. måned. Du skal også indberette løntimer (normtiden) for fx konsulenter, direktører, akkordarbejdere mv., selvom lønnen ikke ydes for et bestemt antal timer, men er fastsat på baggrund af normtid, typisk 160,33 timer månedligt.

SeniorordningerVed seniorordninger skal du indberette de reelt aflønnede timer. Dvs. det aftalte nedsatte antal timer. Dette gælder, når der er indgået aftale om seniorordning, hvor der udbetales et løntillæg som kompensation for den nedsatte arbejdstid og hvor løntillægget er finansieret ved, at indbetaling til pensionsordningen (som er et led i vilkårene for ansættelsesforholdet) helt eller delvist undlades.



c) Indberetning af G-dages godtgørelse og sygedagpenge

Som følge af dagpengereformen har a-kasserne brug for, at sygedagpenge og G-dagesgodtgørelse indberettes hver for sig. Hidtil har disse været indberettet i felt 14 AM-bidragsfri A-indkomst, sammen med indtægtsart 0003.

For afregningsperioder i 2017 og senere skal der indberettes således: G-dagesgodtgørelse: Felt 14 AM-bidragsfri A-indkomst, sammen med

indtægtsart 104. Hvis G-dagesgodtgørelse indberettes alene, skal det ske under indkomsttype 04. Hvis indberetning sker sammen med løn, er det tilladt at indberette under indkomsttype 00.

Sygedagpenge: Felt 14 AM-bidragsfri A-indkomst, sammen med indtægtsart 103. Hvis sygedagpengene indberettes alene, skal det ske under indkomsttype 04. Hvis indberetning sker sammen med løn, er det tilladt at indberette under indkomsttype 00.

I lønsystemet:Du skal have to lønarter, og har du dem i forvejen, så skal du kun ændre Indtægtsarten, og det gør du i lønartsoversigten i feltet for Indtægtsart, tryk F5 i feltet, og første gang tryk Ctrl+H for at hente de nye værdier, som du derefter kan benytte.Vedr. G-dagesgodtgørelse (ofte benævnt 1.-3- ledighedsdage), så skal lønarten være korrekt opsat for at blive talt op i feltet G-dage på lønafregningen. Bemærk, at optælling i G-dages feltet, kun tæller for een for hver indberetning, selv om det drejer sig om 3 dage.

G-dage.Når en arbejdsgiver bringer et ansættelsesforhold til ophør, skal han under visse betingelser betale for de første tre ledighedsdage – også kaldet G-dage. Derefter modtager medarbejderen dagpenge fra a-kassen på sædvanlig vis. Det er kun lønmodtagere, der er medlemmer af en a-kasse på fratrædelsesdagen, og som opfylder lovens beskæftigelseskrav, der har krav på G-dage, når de bliver ledige. Det gælder også vikarer og andre dag til dag-ansatte.Der skal betales G-dage, hvis lønmodtageren bliver ledig på grund af:

Afskedigelse Hjemsendelse Ophør af opgave- og tidsbestemt ansættelse og lign. Arbejdsfordeling Nedsættelse af arbejdstiden.



Afhængig af, hvor mange timer den tidligere medarbejder er ledig på G-dagene, skal arbejdsgiveren enten betale godtgørelse for en hel eller halv G-dag. Pr. 4. januar 2016 er satsen 836 kr. for en hel G-dag og 418 kr. for en halv G-dag. Arbejdsgiveren skal maks. betale 16 G-dage pr. medarbejder pr. år



d) Indberetning af Pensionsopsparing.

Som følge af dagpengereformen, har a-kasserne brug for at kende den enkelte lønmodtagers opsparing via arbejdsgiveradministrerede pensionsordninger. Det drejer sig kun om de ordninger, der giver fradrag i forbindelse med beregning af skatten ved lønudbetaling - dog ikke ATP. Med et skatteteknisk udtryk siger man, at der er bortseelsesret for beløbet, ved lønudbetalingen. Hovedsageligt er der tale om ratepension og livrente.Det har derfor været nødvendigt at oprette to nye felter i eIndkomst, som du skal indberette, når du som arbejdsgiver indbetaler til de førnævnte arbejdsgiveradministrerede pensionsordninger:Felt 147 Lønmodtagers egen andel af pensionsopsparing (den del, der fratrækkes i bruttolønnen inden skatteberegning)Felt 148 Arbejdsgivers andel af pensionsopsparing

De to felter kan ikke indberettes til afregningsperioder før 2017. Det er ikke indberetningstidspunktet, der er afgørende, men den periode, der indberettes for.ATP skal ikke indgå i felt 147 og 148. Indberetning af ATP forsætter på samme måde som hidtil, med lønmodtagers og arbejdsgivers samlede indbetaling pr person i ét felt (felt 46).

I lønsystemet.

Du skal ikke ændre noget, vi ændrer i indberetningen til eIndkomst, så pensionsopsparinger, som indgår i Aindkomsten undtagen ATP, bliver indberettet i de nye felter.Lønafregningen ændres, så de nye felter vises i bunden af lønafregningen, når der er beløb til disse felter.Her er vist et eksempel med de nye linjer.



Se oplysningerne til eIndkomst.

Kørsler/Månedsafslutning/Indberet eIndkomst. Vælg Se ’en lønmodtager.

Eksempel:

Se for alle i Excel.



e) Administration af skattekort.

Typer af skattekort

Svartype 2. Hovedkort, hvor der modtages trækprocent og fradrag

Svartype 4. Bikort, hvor der modtages trækprocent Svartype 1. Bruttotrækkort, hvor der modtages trækprocent Svartype 3. Frikort, hvor der modtages trækprocent og frikortbeløb. Svartype 0. "Intet skattekort"

Der kan være følgende årsager til, at der kommer nye eSkattekortÅrsager, der genererer nye eSkattekort til abonnenten

Der er indsendt nye eller ændrede ansættelsesoplysninger på et ansættelsesforhold, eller der er indsendt en genrekvisition.

Ændret/ny forskudsregistrering. Ændring i lønindeholdelse eller særskilt lønindeholdelse. Der er sket automatisk nedskrivning af restbeløb på frikort. SKAT har ændret et abonnement fra hovedkort til bikort - bruges ved SU-

modtagere og folkepensionister

Fradrag ved beregning af feriegodtgørelse ved ferie uden lønVed beregningen af A-skat af løbende opsparing af feriegodtgørelse, skal du bruge én af følgende regler ved beregningen af fradraget:

1.Hvis du foretager feriepengeberegning for en hel måned, skal du bruge 3,25 dagsfradrag.

2.Hvis du foretager feriepengeberegning for en 14-dagesperiode, skal du bruge 1,50 dagsfradrag.

3.Hvis du foretager feriepengeberegning for en ugeperiode, skal du bruge 0,75 dagsfradrag.

4.Hvis lønmodtageren ikke har været ansat hele måneden, skal du for hver hele uge, lønmodtageren har været ansat, bruge 0,75 dagsfradrag. Du skal ikke give fradrag for dage, der eventuelt er til rest.

Når en ansat, der ikke får løn under ferie holder ferie, må du ikke give fradrag for ferieperioden. Du må kun give fradrag for den periode, du reelt udbetaler løn for. De feriepenge den ansatte får fra fx FerieKonto er nettoferiepenge, hvor der er givet fradrag ved optjeningen.



Fradrag ved ferie med lønFor ansatte, der holder ferie med løn, skal du trække A-skat mv. af den løn, du udbetaler for ferieperioden efter de almindelige regler for udbetaling af løn. Det samme gælder det særlige ferietillæg.

Hvis en ansat fratræder en stilling med ret til ferie med løn, skal du indeholde AM-bidrag og A-skat af den optjente feriegodtgørelse. Indeholdelsen skal ske i fratrædelsesmåneden. Selv om du bruger hovedkort, må du ikke give fradrag ved beregningen af A-skatten.

Hvis en ansat, der normalt har ret til ferie med løn, holder ferie uden at have optjent ret til ferie hos dig som nuværende arbejdsgiver, og derfor ikke får udbetalt løn for hele lønperioden, skal du give fradrag for hele lønperioden. Et eventuelt ikke udnyttet fradragsbeløb kan du overføre til den næste lønperiode, hvis du også skal bruge hovedkortets fradrag i den lønperiode.

Hvis en ansats (med ret til ferie med løn) skattepligt til Danmark ophører i forbindelse med udstationering eller overgang til en varig stilling i udlandet inden for samme virksomhed, skal du indeholde A-skat og AM-bidrag af den optjente feriegodtgørelse, som om der var tale om en fratrædelse. Du skal indeholde AM-bidrag og A-skatten i den måned, hvor den ansattes skattepligt ophører. Selv om du bruger hovedkort, må du ikke give fradrag ved beregning af A-skatten.

Brug af skattekortfradrag1. Fradrag ved ferie uden lønVed beregningen af A-skat af løbende opsparing af feriegodtgørelse, skal du bruge én af følgende regler ved beregningen af fradraget:

1.Hvis du foretager feriepengeberegning for en hel måned, skal du bruge 3,25 dagsfradrag.

2.Hvis du foretager feriepengeberegning for en 14-dagesperiode, skal du bruge 1,50 dagsfradrag.

3.Hvis du foretager feriepengeberegning for en ugeperiode, skal du bruge 0,75 dagsfradrag.

4.Hvis lønmodtageren ikke har været ansat hele måneden, skal du for hver hele uge, lønmodtageren har været ansat, bruge 0,75 dagsfradrag. Du skal ikke give fradrag for dage, der eventuelt er til rest.

Når en ansat, der ikke får løn under ferie holder ferie, må du ikke give fradrag for ferieperioden. Du må kun give fradrag for den periode, du reelt udbetaler løn for. De feriepenge den ansatte får fra fx FerieKonto er nettoferiepenge, hvor der er givet fradrag ved optjeningen.

2. Fradrag ved ferie med lønÅrskursus 2016 Side 16


For ansatte, der holder ferie med løn, skal du trække A-skat mv. af den løn, du udbetaler for ferieperioden efter de almindelige regler for udbetaling af løn. Det samme gælder det særlige ferietillæg.

Hvis en ansat fratræder en stilling med ret til ferie med løn, skal du indeholde AM-bidrag og A-skat af den optjente feriegodtgørelse. Indeholdelsen skal ske i fratrædelsesmåneden. Selv om du bruger hovedkort, må du ikke give fradrag ved beregningen af A-skatten.

Hvis en ansat, der normalt har ret til ferie med løn, holder ferie uden at have optjent ret til ferie hos dig som nuværende arbejdsgiver, og derfor ikke får udbetalt løn for hele lønperioden, skal du give fradrag for hele lønperioden. Et eventuelt ikke udnyttet fradragsbeløb kan du overføre til den næste lønperiode, hvis du også skal bruge hovedkortets fradrag i den lønperiode.

Hvis en ansats (med ret til ferie med løn) skattepligt til Danmark ophører i forbindelse med udstationering eller overgang til en varig stilling i udlandet inden for samme virksomhed, skal du indeholde A-skat og AM-bidrag af den optjente feriegodtgørelse, som om der var tale om en fratrædelse. Du skal indeholde AM-bidrag og A-skatten i den måned, hvor den ansattes skattepligt ophører. Selv om du bruger hovedkort, må du ikke give fradrag ved beregning af A-skatten.

Optjening af feriedageEn lønmodtager optjener ret til 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse. En lønmodtager, der er ansat i mindre end 1 måned optjener ret til 0,07 dages betalt ferie for hver dags ansættelse i kalendermåneden.Optjeningen af feriedage afhænger alene af, om lønmodtageren er løbende ansat og får udbetalt fuld eller delvis løn.Optjeningen er ikke afhængig af, hvor meget lønmodtageren konkret er på arbejde. Lønmodtagere, der er ansat på nedsat tid, optjener samme antal betalte feriedage pr. måned som en lønmodtager, der arbejder fuld tid, uanset om der er arbejdsfrie dage i ansættelsesperioden.Lønmodtagere, der har flere ansættelsesforhold optjener fuld ret til ferie i alle ansættelsesforhold, dvs. op til 25 feriedage om året i hvert ansættelsesforhold.Optjening af ferie i timerI nogle kollektive overenskomster er der aftalt, at lønmodtageren optjener ferie i timer.Før indberetning til eIndkomst skal ferie optjent i timer omregnes til feriedage. De nærmere regler for omregning til feriedage skal ske efter de regler, der er aftalt i lønmodtagerens overenskomst.Beregning af feriedageEn lønmodtager optjener ret til 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse i et kalenderår (optjeningsår). Det svarer til 5 ugers ferie ved 12 måneders ansættelse.For ansættelsesperioder under 1 måneds varighed optjener lønmodtager ferie i forhold til ansættelsens længde med 0,07 dages betalt ferie pr. ansættelsesdag i måneden. Lønmodtager optjener dog højst ret til 2,08 dages betalt ferie pr. kalendermåned.Hvis man i en måned har dage, hvor man ikke optjener ret til betalt ferie, så optjener man ikke 2,08 feriedage pr. måned.. I disse tilfælde, skal beregningen af retten til betalt ferie ligeledes ske i forhold til ansættelsens længde i den måned, hvor lønmodtager er fraværende. For eksempel kan lønmodtager ikke optjene ret til betalt ferie med sygeferiegodtgørelse på den 1. sygedag i et sygdomsforløb. Ligeledes optjener en lønmodtager på barsel heller ikke ret til betalt ferie i fraværsperioder, hvor arbejdsgiver ikke udbetaler hel eller delvis løn.Årskursus 2016 Side 17


Forhold i Lønsystemet.

Fremdaterede skattekort.Inden du rekvirerer nye skattekort, er det vigtigt, at du går ind i lønkladden og sørge for, at din lønperiode er sat frem til den periode, som du vil arbejde med, og som skattekortene skal vedrører. Fremdaterede skattekort forekommer bl.a. i november måned, når de nye skattekort for det efterfølgende år frigives fra SKAT, men kan også forekomme, hvis en lønmodtagers skattekort bliver ændret for en dato frem i tiden.Når der modtages skattekort, som ligger frem efter Til-datoen for lønperioden, så bliver de lagt på stamkortet som fremdateret med blå farve under det aktuelle skattekort. Fremdaterede bliver ført på plads, når du indlæser skattekort, og anvendelsesdatoen er mindre end eller lig til-datoen.

f) AFU.Ny ordning for Arbejdsmarkedets Fond for Udstationerede (AFU)

Vi skriver til jer, fordi den nye lov om Arbejdsmarkedets Fond for Udstationerede er trådt i kraft fra den 18. juni 2016. Det betyder, at alle virksomheder, der betaler ATP-bidrag, skal betale til AFU. AFU er oprettet for at sikre udstationerede lønmodtageres løn, når de arbejder iDanmark. Når en udstationeret lønmodtager mangler at få udbetalt løn af en udenlandsk arbejdsgiver, kan AFU dække lønnen, når der er truffet afgørelse om det i det fagretlige system, og hvis betingelserne for udbetalingen i øvrigt er opfyldt.

Bidragene bliver opkrævet automatisk via Samlet BetalingBidragene til AFU bliver automatisk opkrævet fire gange om året af Samlet Betalingsammen med de andre arbejdsgiverbidrag, som I betaler. Derfor skal I ikke selv gørenoget nu for at betale til AFU, men vente til at bidragene bliver opkrævet.Det første bidrag til AFU er for tredje kvartal 2016 og bliver opkrævet i december. I skal betale det første bidrag senest den 20. januar 2017.

Hvor meget skal I betale?I skal betale bidrag til AFU for de lønmodtagere, som I betaler ATP for. Bidraget til AFU bliver beregnet ud fra jeres ATP-indbetalinger, som bliver omregnet til fuldtidsansatte.

Satsen for bidraget til AFU for 2016 er:· 9 kr. pr. fuldtidsansat for tredje kvartal· 2,30 kr. pr. fuldtidsansat for fjerde kvartal.

Bidraget, som I skal betale for tredje kvartal, beregnes på baggrund af jeresATP-indbetalinger i perioden 2. september til 1. december 2016. Bidraget for fjerde



kvartal beregnes på baggrund af jeres ATP-indbetalinger i perioden 2. december 2016 til 1. marts 2017.

g) Bemærkninger om typiske fejl ved indberetning af feriepenge og -dage.

Indberetning af feriepenge - vær opmærksom påVed modtagelse af indberetninger af feriepenge og -dage oplever FerieKonto og Feriepengeinfo nogle typiske fejl, som man gerne vil gøre opmærksom på:Der skal indberettes et se-nr. på den, der skal udbetale feriepengene. Det kan være FerieKonto, en registreret feriekasse eller arbejdsgiver selv. For at indberette sig selv eller en feriekasse som feriepengeudbetaler, er det en betingelse, at man over for Feriepengeinfo har dokumenteret, at feriepengene er dækket af en overenskomst.Når der indberettes "lovligt forsinkede" feriepenge, og dette markeres med "FK1", for at der ikke skal beregnes renter af de indberettede feriepenge, kan indberetningen kun accepteres som lovligt forsinket, hvis den ikke indeholder indberetning af feriedage også. Når der indberettes medarbejdernummer på en medarbejder, er det vigtigt, at man hver gang bruger nøjagtig det samme medarbejdernummer. I modsat fald bliver det betragtet som flere forskellige ansættelsesforhold, med det resultat, at medarbejderens feriedage og feriepenge optræder i flere "puljer" på borger.dk og ikke kan reserveres samlet.

Lønsystem.Lovligt forsinkede feriepenge, er f.eks. overtidsbetaling, og diverse tillæg, som ikke var gjort op ved sidste lønudbetaling.Beløbene indtastes i lønkladden, og medarbejderen skal have en fratrædelsesdato, som ligger før startdatoen for lønperioden. Ved indtastningen kommer en påmindelse om, at vedkommende er fratrådt, og det er jo ok. Du skal indtaste lønart 9510 med fratrædelsesdato, selv om den er indtastet ved sidste lønkørsel, og datoen skal være den samme, altså fratrædelsesdatoen, og herved kommer teksten: Klik for: Efterregulering feriekonto.

Når du klikker på Efterregulering feriekonto sætter systemet Indtægtsart 68 på linjen, og det bevirker, at eIndkomst og dermed Feriekonto får denne art, som fortæller, at det er Lovligt forsinkede feriepenge.

Medarbejder med flere medarbejdernr. Når en lønmodtager skifter ansættelsesvilkår, f.eks. skifter fra løsarbejder eller timelønnet med afregning til feriekonto til Fast ansættelse med ferie med løn, så skal



vedkommende oprettes med et nyt medarbejdernr.. På det ”gamle” nr. indtastes fratrædelsesdato, og ikke mere. Det er vigtigt, at ansættelsesforholdet ersta korrekt under Stamkort/statistikdata i felterne Ans. Vilkår og Feriekode. Ved indberetning til eIndkomst indberettes altid medarbejdernummeret, og hos SKAT gemmes kun det sidst indberettede nr. da vedkommende entydigt er identificeret med CPR-nr., men hos Feriekonto bliver oplysningerne gemt med medarbejdernr., så der kan gemmes med flere ansættelsesforhold.

Vælger en fratrædende funktionær at påbegynde afholdelse af ferie i umiddelbar forlængelse af ansættelsen, kan den tidligere arbejdsgiver udbetale de til ferieperioden tilhørende feriepenge, inden et evt. restbeløb og antal restdage indberettes til FerieKonto via eIndkomst.

Udbetaling af de til ferieperioden tilhørende feriepenge til lønmodtageren, inden evt. restbeløb overføres til Feriekonto.

I lønsystemet gøres det således:

Du skal have en lønart i lønartstabellen til udbetaling af feriedage, og i dette eksempel er det lønart 8924. Lønarten skal være sat op, så der kan tastes antal dage, og med sats eller et beløb. Desuden skal den reducere antal feriedage. I eksemplet nedenfor har nr. 51 11 feriedage til gode fra sidste år, og hun afholder 5 dage i forlængelse af fratrædelsen, og det indtastes på lønart 8924, og rest feriedage fra sidste år, som herefter er 6, skal så indtastes med lønart 9905 med antal dage og det tilsvarende beløb. Du bør oprette en lønart til brug for dette, og den kan hentes fra os via lønartstabellen ved at trykke Ctrl+H, og her skal du i Type taste fkt (med småt), og Hent. Herefter kan du se den i lønartsoversigten, og evt. tilrette den efter ønske.

Obs! Lønart 8924 reducerer ikke antal feriedage, for så ville den have indflydelse på ferieberettiget løn, som ville blive reduceret med beløb svarende til antal dage, og det skal jo ikke ske, da det vedrører tidligere ferie år. Det betyder desuden, at du skal taste antal dage og beløb for rest feriedage og beløb fra tidligere år, som du reducerer med dagene på lønart 8924, lav også lønart 9905 hvis resterende dage er nul, så blot uden dage og beløb.

Hent lønart 8924.

Du må kun hente den een gang, da der ellers kan blive oprettet to linjer på samme lønarter, og sker det, så skal den ene linje slettes.



Indtastning i lønkladden.



h) Bøder for manglende eIndkomst indberetning.

Arbejdsgivere skal indberette mange oplysninger til SKAT omkring deres medarbejdere. Blandt andet om løn, arbejdssteder, skattefrie godtgørelser og personalegoder. Og gør de ikke det, vanker der bøder.

Indberetning af arbejdsstederUdfyldelse af felt 11, som – hvis der ikke sættes kryds heri – betyder, at SKAT automatisk beregner et befordringsfradrag for den pågældende medarbejder, uanset at denne måske ikke er berettiget til dette eller kun er berettiget til et mindre fradrag.

Indberetning af personalegoder Eksempel på en byretsdom om en arbejdsgivers indberetningspligt dels i forhold til en firmaudflugt i form af en 4-dages skitur og dels omkring en kantineordning, hvor medarbejdernes egenbetaling ikke var høj nok til at fritage dem for beskatning.

Dommen fastslog, at arbejdsgiverens indberetningspligt omfatter alle tilfælde, hvor beskatning kan komme på tale og derfor principielt forudsætter kendskab til praksis for, hvornår dette er tilfældet.

Bøder ved manglende indberetningManglende rettidig indberetning til eIndkomstregistret kan straffes med bøde. Reglerne blev skærpet betragteligt i 2012, sådan at bødeniveauet nu er 5.000 kr. – 80.000 kr. og i øvrigt afhænger af antallet af ansatte.

SKAT oplyser, at der foreløbig er afsluttet ni prøvesager ved domstolene. I en af sagerne blev virksomheden frifundet på grund af nye oplysninger. De øvrige otte sager er afsluttet med bøder. I syv tilfælde i niveauet mellem 5.000 kr. og 10.000 kr. i overensstemmelse med påstanden. Der var altså tale om virksomheder med mellem 1 og 19 ansatte. I et tilfælde blev bøden fastsat til 3.000 kr. på grund af særlige omstændigheder.

Alle prøvesagerne handlede om urigtig eller manglende indberetning af løn til ansatte og manglende indberetning af antal arbejdstimer. Der var endvidere tale om gentagelsestilfælde. Alle de berørte virksomheder havde således tidligere modtaget vejledning om indberetningsreglerne, herunder oplysning om konsekvenserne ved ikke at overholde disse. SKAT giver således normalt ikke bøder i førstegangstilfælde.

Ovenstående artikel er hentet fra Depechen



i) EU-persondataforordningen:

Den nye EU-persondataforordning, som er blevet vedtaget, træder i kraft i maj 2018. Den indeholder en lang række nye og skærpede krav til virksomheder, der behandler data, som direkte eller indirekte kan relateres til en fysisk person.

Dermed står en stor del af virksomhederne med en risiko for at skulle imødekomme de bødekrav på op til 4 % af omsætningen eller 20 millioner euro, det vil kunne afstedkomme, hvis kravene i EU-persondataforordningen, herunder krav til sikkerheden, ikke overholdes. De nye regler betyder bl.a., at virksomheden fremover skal have det totale overblik og kontrol over data-flowet i virksomheden, og hvis der skulle ske et brud på datasikkerheden, skal virksomheder selv inden for en kort tidsramme efter opdagelsen af bruddet informere samtlige ramte organisationer og personer, ligesom datatilsynet skal orienteres inden for 72 timer. Ledelsen bør igangsætte en proces, som indeholder de nedenstående elementer.1. Udførelse af en konsekvensanalyseen vurdering af behandlingen og beskyttelsen af personoplysninger2. Fastlæggelse af politikker og tilrettelæggelse af procedurer for indsamling og behandling af personoplysninger3. Vurdering af særlige teknologiske problemstillinger i forhold til beskyttelse af persondata. Adgangssikkerhed til HR-systemer, ESDH -systemer, ERP-systemer, CRM-systemer mv., herunder brugeradministration, brugerrettigheder og autorisationer samt logisk adgangskontrol 4. Sikring af de rette kompetencer og viden

Forbered dig på det værst tænkeligeMed i EU-reglerne er kravet om, at virksomheden inden for 72 timer informerer alle berørte om et brud på datasikkerheden. Det kan være en stor opgave, som kræver, at man har styr på sine processer og handlemåder, inden uheldet er ude. Hvem skal sende hvad ud? Hvem har ansvaret for udsendelsen? Hvem gør hvad hvornår?

Få styr på dataGrundlæggende handler det for virksomhederne om at:- Kende virksomhedens data.- Kende data-flowet gennem virksomheden.- Fastslå ejerskab over data.- Formulere en beredskabsplan.- Udvikle nye processer, der understøtter gennemsigtigheden i data-flowet.



Forhold i lønsystemet:Fastslå ejerskab over data.Forskel på kørsel på eget anlæg eller lønservice.Den ansvarlige i Jeres firma, kan få overigt over adgangskontrol til system og til data, og vi er ved at udarbejde oversigter, som I kan rekvirere i 2017.

Slet gamle data:Når du er logget på lønsystemet, kan du klikke Filer/Luk applikation, og efterfølgende Opsætning/Applikationer, så får du det viste billede. Her bør der kun stå op til 5 år tilbage, og resten bør slettes. De skal slettes her, og endnu vigtigere selve datafilerne

Hvis du f.eks. skal slette år 2010, så klik på linjen, og tryk F6 i kolonnen Prefix på linje, så kan du se sti, slutter på to tal, og alle filer i mappen S:\LON-90W\A-DATA med forbogstaver 10 skal slettes, og desuden slettes linjen her med F3.

Beredskabsplan:Bl.a. vedrørende information til de berørte personer, hvis uheldet er ude. I lønsystemet har vi mulighed for at sende lønafregninger til mail, e—boks eller udskrift, og der bliver tilsvarende mulighed for at udsende et brev til de berørte personer til mail, e-boks eller udskrift på papir (PDF). Derfor vil det være en god ide, at indtaste mailadresse eller e-boks markering på alle, som ikke har det endnu. Oplysningerne kan indlægges, og hvis der ikke markeres for Ja til mail eller e-boks, så bliver udskrives lønafregninger til print.



3. Årsafslutning af året 2016.

Her kan du få et overblik over de aktiviteter og afleveringsfrister, der knytter sig til årsskiftet i Løn-2000.

Her er nogle af hovedpunkterne vedrørende årsafslutningen.

a) Hvordan forholder jeg mig som arbejdsgiver i Løn-2000?

Dispositionsdatoen afgør hvilket indkomstår lønnen bliver indberettet i. Det betyder, at dispositionsdatoer efter den 30. december 2016 hører til indkomståret 2017.

30/12 Indberetning til eIndkomst for december (Større virksomheder) Indbetaling af A-skat og AM-bidrag for december (Større virksomheder)

Januar 2017 9/1 Indbetaling til Feriekonto for november 201610/1 Indbetaling af Arbejdsmarkedspension 18/1 Indbetaling af Lønsumsafgift

Indberetning til eIndkomst for december (Mindre virksomheder) Indbetaling af A-skat og AM-bidrag for december (Mindre virksomheder

Særlige forhold for Lønservice.

Afleveringsfristerne for den sidste løn med disposition i december 2016. Vi anbefaler, at du sender lønoplysningerne til os i god tid for at sikre, at lønnen bliver udbetalt rettidigt. Du kan læse mere om afleveringsfristerne i forbindelse med årsskiftet ved klik på Vigtige datoer.

Det er ikke muligt at få foretaget lønbehandling vedrørende 2016 efter den 27. december 2016

Automatisk beskatning af feriepenge, rest-SH m.m. foretages ved sidste lønberegning i 2016

Klargøring til 2017 med flytning af saldi fra tælleværket DÅ til SÅ er på plads senest den 6. januar 2017

16/12 Aflev. frist for Lønservice til disp. d. 23/12 21/12 Aflev. frist for Lønservice 3. sidste hverdag 23/12 Aflev. frist for Lønservice sidste hverdag

Tidsfrist for 13. lønkørsel

Sidste frist for afvikling af kørsel 13 er tirsdag den 27. december 2016, senest kl. 11.00.



b) Diverse, som du skal være opmærksom på inden årsafslutningen

Korrekt indberetning af løntimer til eIndkomst

Sådan indberetter du korrekt antal løntimerSKAT har defineret, at fuld tid skal indberettes med 37 timer om ugen - eller 160,33 timer om måneden. Deltid indberettes med det aftalte antal timer pr. lønperiode.

I forhold til visse kollektive overenskomster, hvor fuld tid f.eks. er defineret som 36 timer om ugen svarende til 156 timer om måneden, har SKAT og Arbejdsmarkedsstyrelsen besluttet, at der skal indberettes 37 timer om ugen eller 160,33 timer om måneden til eIndkomst for medarbejdere ansat på fuld tid.

For deltidsansatte omregnes aftalte timer også forholdsmæssigt. Er der f.eks. aftalt deltid på 25 timer om ugen, skal disse indberettes som 25,70 timer til eIndkomst med udgangspunkt i, at fuld tid udgør 36 timer om ugen.

Såfremt der kun indberettes 36 timer om ugen - eller 156 timer om måneden - vil det have indflydelse på offentlige myndigheders vurdering af, om den pågældende medarbejder kan modtage ’fuldtids’-ydelser eller få ’fuldtids’ seniorfradrag.

Antal arbejdstimer kan i lønsystemet indberettes 3 steder:

a) På lønlinjen i lønkladden eller under Faste lønposter, og overstyrer alt andet.

b) I Stamkortet/Løndata i Feltet Fast Timeantal. Overstyres af a).

c) Hvis der ikke er indtastet timer iflg. a) eller b), så benyttes Timeantal fra Virksomheds-/Selskabskartoteket

og timeantal benyttes iflg. Ans.vilkår på vedkommendes stamkort/Statistikdata,

Ved eksemplet ovenfor giver det et forkert antal timer til eIndkomst, men inden der rettes, skal det undersøges, hvordan deltidsansatte beregnes i forhold til disse timer!

Hvis der ikke skal indberettes timer for en lønmodtager, f.eks. bestyrelse, bude m.v. så kan du markere, som vist, så bliver dette indberettet til eIndkomst.



ATP årsbidrag

Hvis ATP-bidraget overstiger 3.240 kr. pr. medarbejder, kan det påvirke øvrige bidrag til f.eks. AER og barselsfonde, så de bliver forkerte. Der vil ikke ske tilbagebetaling af betalte bidrag som overstiger årsbidraget. Det anbefales derfor, at ATP-bidraget reguleres for timelønnede medarbejdere, hvis deres årsbidrag overstiger maksimum.

Hvis du ønsker at regulere ATP-bidraget for den enkelte medarbejder, skal du gøre det i lønkladden med lønart 9001. Når du taster på lønart 9001, stoppes den automatiske beregning for perioden.

Fra saldi i Løn-2000 til rubrikker i eIndkomst

I lønartsoversigten finder du en oversigt over, hvordan saldi i Løn-2000 indberettes til eIndkomst i 2016. Alle de oplysninger, som du ikke kan indberette via et løn- og korrektionsfelt i Løn-2000, skal løbende indberettes manuelt til eIndkomst via Tast Selv hos SKAT.

Indkomsttyper kan du se ved at klikke på feltet i stamkortet, og tryk Ctrl+H, så er du sikker på, at du har de nyeste værdier. De fleste har kun behov for at benytte 0 (blank) eller 5.

Årsopgørelsen vil kun indeholde saldi fra Løn-2000. Saldi fra Løn-2000 vil være omregnet til værdierne i SKATs rubrikker, og dermed kan tallene umiddelbart sammenlignes med SKATs tal i eIndkomst, uden at du behøver at regne på tallene.

S74 koder og Indtægtsarter.

S74 koder indtaste på lønarter i lønartsoversigten, Indtægtsart kan også indtastes her, men den skal som regel indtastes på lønposterne, idet det kan variere for enkelte lønmodtagere.

Indtægtsart (kode 68)Indtægtsarten angiver om indkomstindberetninger tilhører en bestemt type. Koderne er knyttet til indkomsttyperne 13, 14, 19, 36, 38, 39, 40, 48, 69, 70, 71. Årskursus 2016 Side 27


Eksempel: Hvis en direktør har fri bil skal der indberettes et beløb i felt 19 Fri bil og indtægtsarten (kode) "60". Indtægtsarten skal altså bruges til at skrive en kode, som oplyser noget særligt om en af indberetningerne i et beløbsfelt. Hvis du skal indberette flere koder, skal der udfyldes én indberetningsseddel eller en ny record 6000 for hver kode med tilknyttet beløb/felt. Nedennævnte koder skal anvendes.

B-indkomst der skal betales AM-bidrag af (felt 36)Værdien af personalegoder, der skal indberettes i felt 50-55, skal ikke indgå i værdien i felt 36. Bemærk, at vederlag (honorarer) til bestyrelsesmedlemmer, medlemmer af udvalg, kommissioner og råd eller medhjælp til sådanne bestyrelser ikke skal indberettes i felt 36, men derimod i felt 13, evt. i felt 14 afhængig af, om der skal trækkes AM-bidrag eller ej.

B-indkomst, der ikke skal betales AM-bidrag af (felt 38)I dette felt skal du indberette indkomst, som modtageren skal betale skat af, men ikke AM-bidrag af. Som eksempel på indkomster, der skal indberettes i felt 38, kan nævnes:

Honorarer for arbejde udført i udlandet af personer, der bor i udlandet Rejse- og befordringsgodtgørelse, der udbetales sammen med sådanne

honorarer, der skal indberettes i felt 38, skal du også indberette i felt 38 og ikke i felt 48 - da rejse- og befordringsgodtgørelse til honorarmodtagere ikke kan udbetales skattefrit

Du skal indeholde A-skat og AM-bidrag af en række personalegoder

De mest almindelige er: fri kost og logi, fri bil, fri telefon, sundhedsforsikring- og behandling, Skattefrie

personalegoder

Din medarbejder skal ikke betale skat af visse goder, fx:

Uddannelsesudgifter, hvis de har arbejdsmæssig relevans. Parkeringsplads eller BroBizz, som medarbejderen bruger i forbindelse med arbejde. Enkeltstående firmafester og -arrangementer, frugtordninger og lignende

Personalegoder, hvor der er en bagatelgrænse på 5.700 kr. (i 2016 5.600 kr.)

Personalegoder, der har direkte sammenhæng med dine ansattes arbejde, skal kun beskattes, hvis den samlede værdi af disse goder overstiger 5.600 kr., for eksempel:

Gratis mad og drikke ved overarbejde, Fri avis til brug for arbejdet, Frikort til offentlig befordring, som er ydet af hensyn til erhvervsmæssig befordring, og som kan bruges til anden privat transport end mellem hjem og arbejde.

Kreditkortordninger.

Kørekort (delvist) betalt af arbejdsgiveren, som skal bruges som led i arbejdet.


http://www.skat.dk/skat.aspx?oId=1646279&vId=0



Overskrides grænsen på 5.700 kr. (i 2016 5.600 kr.), beskattes din medarbejder af hele den samlede værdi. Giver du for eksempel din medarbejder flere personalegoder, hvor værdien tilsammen er på 6.000 kr., skal din medarbejder betale skat af hele beløbet.

Personalegoder, som ikke er med i bagatelgrænsen på 5.700 kr. (i 2016 5.600 kr.)

Disse personalegoder tæller ikke med i bagatelgrænsen, fordi de beskattes på en anden måde:

fri bil, fri telefon, fri bolig, fri lystbåd, fri radio- og medielicens, fri kost og logi efter Skatteministeriets satser, kost og logi, der ikke er regnet med i din løn.

Personalegoder for mere end 1.100 kr. uden konkret sammenhæng med arbejdet

Hvis der ikke er en konkret sammenhæng mellem personalegoderne og arbejdet, skal din medarbejder betale skat af goderne, hvis de har en samlet værdi på over 1.100 kr.

Julegaver og tingsgaverJulegaver i form af tingsgaver til en værdi af højst 800 kr. er skattefrie, men indgår i beregningen af den samlede værdi. Hvis du har givet et personalegode til 600 kr. og en julegave til 800 kr. skal din medarbejder selvangive 600 kr.

Fratrædelsesgodtgørelse

Hvis du som arbejdsgiver har andre udgifter i forbindelse med en medarbejders fratræden fx udgifter ved en personalesammenkomst, er udgifterne fradragsberettiget.

Når du som arbejdsgiver giver en fratrædelsesgodtgørelse til en ansat i forbindelse med dennes fratræden, er godtgørelsen fradragsberettiget for dig som giver.

Modtageren skal betale A-skat og AM-bidrag af fratrædelsesgodtgørelse over 8.000 kr., så du skal trække A-skat og AM-bidrag hos den ansatte af beløbet over 8.000 kr.

Du skal ikke trække AM-bidrag af den del af en godtgørelse, du giver som tingsgave/naturalie.





Bruttolønsordninger kan være en værdifuld del af personalepolitikkeni virksomheden, men det er ikke alle goder omfattet af en bruttolønsordning, der er lige fordelagtige.

Følgende goder er typiske goder, der efter omstændighederne kan være fordelagtige at lade indgå i en bruttolønsordning:

• Mobiltelefon (med eller uden abonnement)• Fastnettelefon (i hjemmet og/eller i sommerhuset)• Internet (i hjemmet og/eller i sommerhuset)• Bil• Massage/fysioterapi/kiropraktik/akupunktur• Bus/togkort• Brobizz• Parkering

• Efteruddannelse.når computere med tilbehør ”betales” af medarbejderen via bruttolønsnedgang, skal medarbejderen årligt beskattes af 50 % af udstyrets nypris. Denne regel gør, at det næppe vil være en fordel for medarbejderen at indgå en sådan ordning.

Jubilæumsgratiale/fratrædelsesgodtgørelse (felt 69) Når du udbetaler Jubilæumsgratiale eller fratrædelsesgodtgørelse, bør du benytte lønart 6000 eller 6001 i lønkladden til indtastning af beløbet, så beregner lønsystemet grundfradraget så skatteberegningen bliver korrekt, og beløbet bliver indberettet korrekt til eIndkomst

I de forskellige indtastningsbilleder er der oprettet et felt til Indtægtsart med overskrift = Indt. art.Opdater værdierne med Ctrl+H, første gang du står i oversigten i 2016, så er du sikker på, at du har de nyeste værdier.

Eksempel fri bil til direktør, her skal der stå Indtægtsart 60:



Du kan se de mulige værdier ved at klikke på Felt 68 i lønartstabellen.



Brug det nye Hjælp vedr. Personalegoder.

I Hjælp er et skema, som giver overblik over de forskellige Personalegoder, om de er skattepligtige, indberetningspligtige, samt de beløbsgrænser, der er afgørende.

Klik på Hjælp-ikonet klik på Search, og tast Personale og her kommer tre muligheder, vi klikker på øverste = Personalegoder, og her vises igen nogle muligheder, klik på Skemaform (første linje ude til højre), og du får vist en oversigten, her vist et lille udsnit.

Personalegoder.Personalegoder, som er AM-bidragsfri B-indkomst. S74 = 51 eller 55

Lønart 9800, 9801 og udligning på 9820.Hvis du har behov for flere lønarter, kan du kopiere fra lønart 9800 til

9801, 9802, osv., men der skal kun være een lønart 9820, hvortil alle samles til udligning.

Personalegoder, som er skattepligtige jubilæumsgaver til S74 = 69 og 71 Hertil benyttes lønarterne 6020, 6022 og 6024.

Får du behov for flere lønarter og tekster, så brug kopifunktionen (Ctrl+Insert) til at oprette nye lønarter.

Her er de lønarter, som du henter under Personalegoder F55 m.fl.

Bemærk, at benytter du en lønart i forvejen, så bliver denne lønart ikke indlagt ved hentning!

Eksempel på indtastning.



Eksempel på lønafregning. Bemærk forskellen på Jub.grat & fratrædelsesgodtgørelse i foden til højre = 300, er "rigtigt" jub gratiale, og i bunden = 900 er sum af 6000 og 6001 + Tinggave = 6022



Nulangivelse

Hvis du i en måned ikke har haft ansatte, eller der ikke er blevet udbetalt løn, hvori der er indeholdt A-skat/AM-bidrag, skal du huske at indberette en nulangivelse. Hvis du fx kun har ansatte, der har frikort, og du derfor ikke indeholder og indberetter A-skat, men kun AM-bidrag, skal du også indberette en nulangivelse.

Har du hverken indberettet løn eller nulangivelse for en måned, vil du først få en påmindelse for indberetningen. Foretager du heller ingen indberetning i den anledning, vil du få en foreløbig fastsættelse af beløb i A-skat og AM-bidrag, som SKAT kræver betalt.

Virksomheder, der er registreret som sporadisk indberetter, skal ikke afgive nulindberetning månedlig.

Fra 1. april 2016 er det kun muligt at indberette en generel nulindberetning, som vil blive videreformidlet til de relevante myndigheder.

For at kunne nulindberette skal du sætte markering som vist under System/Systemopsætning i Faneblad Lønkørsel.

Hvis du administrerer flere selskaber, og du har sat markering for Nulindberetning, kan der være et selskab, hvor der ikke skal ske nulindberetning, og det kan f.eks. skyldes, at administration af selskabet er overgået til en anden midt i året. For dette selskab kan du sætte måned og årstal for sidste måned, der skal ske nulindberetning. Lønmodtagerne i selskabet skal stå med fratrædelsesdato, og vil så blive slettet ved klargøring til nyt år, og dernæst kan du slette selskabet med F3. Det gør du under: Virksomhed/Selskaber/Selskabsoversigt, og tryk F5 i selskabsnr.

Tilbageførsel af en lønafregning på en medarbejder.Kørsler/Lønindtastning/Tilbagefør lønafregning.Udfyld ved at trykke F5 i felterne, og klik på ”Dan poster”



Se efterfølgende lønkladde 5, og klik på Stamkort, klik på ”Beregn lønafr.” og sæt flueben i ”Udelad blivende poster?” Efterfølgende kan køres en Lønberegning med markering Uden blivende.

Det kan afhænge af fejlen, om du kan indlægge ændringen i samme kørsel, men det kan være en fordel, at samle så meget i en regulering som muligt, idet du også skal huske at køre Dan bogholderiposter.Når du laver reguleringer, bør du indtaste en linje med Aconto, så lønafregningen total altid går i nul.

Lønperioden afgør, hvilken måned oplysningerne medtages til SKAT m.v., og viser med blåt dateringer iflg. kalenderen. Ved en reguleringskørsel, kan du ændres i dateringerne, og de bliver så brugt på lønafregningerne, men det er udelukkende Lønperioden der er afgørende for hvilken måned, som det vedrører ved indberetning og indbetaling til SKAT m.v.Når du har overført oplysninger til eIndkomst og betalinger vedr. A-skat m.v., så bør du normalt ikke lave flere kørsler i den måned, så selv om en regulering vedrører den netop afsluttede, så bør du vælge næste lønperiode (måned), og dermed opnår du, at alle indberetninger og indbetalinger medtages automatisk.Hvis du kører reguleringskørsler til en afsluttet måned i eIndkomst, så skal du selv manuelt indberette og indbetale til eIndkomst, SKAT m.v., og gør du ikke det, så får du problemer med årsafstemningen!



c) Fremryk indberetning og indbetaling til Feriekonto.

Ændringerne vedrører indberetninger til Feriekonto

Du har fået brev fra Feriekonto om ændringer til indberetning til Feriekonto, som træder i kraft fra marts måned 2016

Ændringerne:Punkt 1 vedrører indberetninger til Feriekonto for medarbejdere med løn under ferie, i lønsystemet feriekode 1.Punkt 2 vedrører kun 14-dageslønnede med afregning til Feriekonto, i lønsystemet feriekode 5 og 6.Punkt 3 giver mulighed for at indbetale til Feriekonto en måned tidligere end den normale betalingsfrist.

1. Lovligt forsinkede efterreguleringer fritages for renter hos Feriekonto. Når du indberetter bonus eller andre lovligt forsinkede efterreguleringer, skal du fra den 1. marts 2016 indberette med en kode i eIndkomst. På den måde bliver efterreguleringen automatisk fritaget for renter. Du skal ikke længere kontakte FerieKonto for at få efterreguleringer fritaget for rente.En lovligt forsinket efterregulering er en betaling til lønmodtageren, som arbejdsgiveren ikke kan opgøre inden for indberetningsfristen. Det drejer sig om opgørelse af bonus, provision og udbetaling af overtidsbetaling.

Sådan gør du i lønsystemet:Behov for denne type indberetning vil vedrøre funktionærer, hvor udbetalingen ikke nåede at komme med i fratrædelsesmåneden, og normalt for medarbejdere med ferie med løn.Når du skal indberette de manglende beløb, skal du benytte lønart 9510 med fratrædelsesdato, også selv om den blev indberettet i fratrædelsesmåneden, og når du taster datoen, vises et ekstra felt = Klik for efterreguler feriekonto, hvis du klikker på dette felt, vil markering for, at det vedrører efterreguleringer, blive videresendt til Feriekonto, og du kan se felt Indt.art får værdien = 68. Du kan fortryde ved at slette linjen og indtaste den igen uden at markere feltet.Eksempel:

2. Ny betalingsfrist for feriepenge til feriekonto for 14-dageslønnede. Fra den 13. april 2016 skal du indbetale feriepenge for timelønnede tidligere, end du plejer. Dog kun for de timelønnede, hvor den skattemæssige afregningsmåned ligger efter slutdatoen i lønperioden. Fx hvis du indberetter feriepenge i januar for arbejde, hvor slutdatoen lå i december. FerieKonto ændrer nemlig måden at beregne forfald for feriepenge til timelønnede på. Det rammer kun 14-dages lønnede.

I lønsystemet sker ændring i kalenderen for de 14-dages lønnede i forbindelse med opgraderingen til version 6.15.3, og du skal derfor ikke selv ændre noget i systemet,



Eksempel på den ændrede kalender, og første gang ændringen træder i kraft er for lønperiode 13, her bliver indberetning og indbetaling af A-skat og AM-bidrag som hidtil i måned 4, medens indberetning og indbetaling til Feriekonto medtages i måned 3 med betalingsfrister for måned 3.

Eksempel på kalender for lønperiode 13

3. Fremryk indbetaling og indberetning til Feriekonto.I forbindelse med fratræden af en månedslønnet med løn under ferie, kan der være tilfælde, hvor feriepengene ønskes hurtigt overført til feriekonto, så medarbejderen kan se og få feriepengene udbetalt. Det vil ofte dreje sig om ferie optjent fra tidligere år.

Når du kører Månedskørslen: Udskriv og Dan A-skat Bolig, får du det viste skærmbillede, og her kan du som tidligere rette i datoer, men som nyt kan du klikke på Fremryk Feriekonto, og dermed fremrykke bestemte overførsler. Obs! Billedet kan se lidt anderledes ud, idet en del ikke benytter afvigende datoer for arbejdsmarkedspension, og så vises denne del ikke.

Når du har klikket på Fremryk Feriekonto, kan du sætte markering udfor de overførsler, som skal fremrykkes, og systemet vælger i kalenderen betalingsdatoen til Feriekonto en måned tidligere. Du kan i denne oversigt ændre antal feriedage, men naturligvis ikke beløbet.



Udskrift viser en linje med Feriekonto = normal betalingsdato, og en linje med Feriekonto Fremdateret, og den ændrede dato.



d) Sidste lønkørsel i året

1. Har du Forudlønnede:I såvel indtastning som lønkørsel skal først indtastes til de bagudlønnede, og lønberegning til og med Månedsafslutning foretages kun for de bagudlønnede.

De forudlønnede blev kørt for december i november lønkørslen.Har du ændringer til en forudlønnet, som du vil have med i lønkørslen, skal du ændre Koden for Forudlønnet på stamkortet fra F til B, og fratrådt d. skal indsættes til 30.11.14. Når lønberegningen er kørt med opdatering, og inden du kører rokering med klargøring til nyt år, skal Fratrådt slettes igen, og det gøres ved at taste 0 i feltet.Det kan evt. være nemmere at lave disse reguleringer i en kørsel for sig, men det afhænger naturligvis af omstændighederne., hvad der er nemmest.

2. Indtastning i lønkladden

Udbetal rest feriefridage, for de virksomheder, som følger ferieåret.Vis rest feriefridage under: Adm. ferie m.m./Indeværende ferie

år/Oversigt ferie m.m.Skal der ændres i disse, kan dagene rettes her.Liste kan udskrives ved ”Ctrl+P”, og vælg listen: Ferie, Feriefridage

(Skærm).Udbetal rest feriefridage: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest feriefridageLønarten, der skal benyttes, skal være oprettet korrekt (se Lønart 8915).

Udbetaling af rest-SH samtidig med årets sidste løn

Udbetaling af årets rest-SH sammen med årets sidste løn på medarbejdere med SH-kode 2:

Hvis du ønsker at udbetalingen skal ske på en lønseddel sammen med årets sidste løn, skal du gøre således: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal rest SH-saldo, og her vælger du hvilken kladde de dannede oplysninger skal lægges. Du bør ikke ændre den valgte lønart 9030, og i lønkladden registreres lønart 9030 uden beløb, og på den måde medtages også opsparingen for den aktuelle lønkørsel.

Overfør SH til Feriekonto, eller overfør til næste år.

Opgørelse af årets rest-søgnehelligdagssaldo afhænger af virksomhedens overenskomst eller af de respektive ansættelseskontrakter. Hvis du ikke har udbetalt hele søgnehelligdagsopsparingen i løbet af året, vil lønmodtageren ved årets afslutning have en rest søgnehelligdagssaldo.

Du kan ændre kode 2 til kode 5, så bliver det overført afregnet skattemæssigt og overført til Feriekonto. Hvis rest-søgnehelligdagssaldoen ikke skal anvises, eller hvis den er negativ, har du følgende muligheder:

Udbetaling i 2016 Udbetaling i 2017 – beskatning i 2016 Negativ rest-søgnehelligdagssaldo – modregnes i lønnen



Negativ rest-søgnehelligdagssaldo - modregnes i lønnenHvis du i løbet af året har udbetalt et større beløb, end der er opsparet i søgnehelligdagsopsparing til en lønmodtager, vil saldoen være negativ. Hvis der samtidig afregnes feriepenge, og der er plads til dem i dette beløb, bliver der modregnet i feriepengene. Hvis der ikke er plads kan du modregne beløbet i lønnen med lønart 9030 med minusfortegn.

Opgør optjente feriedage for timelønnede for medlemmer af DA.

De optjente feriepenge er løbende blevet beskattet, og i forbindelse med lønkørslen kan systemet beregne de opsparede dage for medarbejdere med feriekode 2, eller det kan gøres i forbindelse med udskrivning af ferielisten (se senere).

Vælg: Kørsler/Lønindtastning/Dan optjente feriedage.

Udbetaling af rest-feriefridage samtidig med årets sidste løn

Du kan se en oversigt over saldo for feriefridage under Adm. ferie/Indeværende ferie år/Oversigt ferie m.v.

Du kan udskrive en liste (Ctrl+P), f.eks. Ferie, Feriefridage.

Hvis du ønsker at udbetalingen skal ske på en lønseddel sammen med sidste lønkørsel, kan du køre: Kørsler/Lønindtastning/Udbetal Feriefridage. Du skal vælge lønarten der skal benyttes til udbetaling, normalt 8915, og desuden lønkladdenr., og de dannede udbetalinger lægges i den valgte lønkladde, og kan efterfølgende ses og evt. rettes.



Fritvalgsopsparing

Overførsel af fritvalgsopsparing til arbejdsmarkedspension

Ifølge nogle overenskomster kan en medarbejder vælge at anvende hele - eller en del af sin fritvalgsopsparing til egen betalt arbejdsmarkedspensionsbidrag. Dette bør normalt ske løbende, men er det ikke sket, så kan beløbet for året overføres til en pensionsordning ved at benytte lønart 3986.

Udbetaling af Fritvalgsopsparingen

Skal Fritvalgssaldoen tømmes samtidig med årets sidste løn, skal du registrere lønnen som normalt, og desuden benytte lønart 3985. Så udbetales saldoen sammen med den sidste løn.

Hvis du ikke har brugt denne lønart før, og du ikke har den i lønartsoversigten, så kan du hente den ved i Lønartsoversigten at trykke Ctrl+H, derved får du nedenstående billede. Flyt bjælken ned på linjen for Udbetaling af fritvalgssaldo, og klik på Hent, og dermed får du lønarten ind i lønartstabellen.

Vigtigt! Du må kun hente disse lønarter én gang, hvis du henter dem igen, så kommer de til at ligge dobbelt i lønartstabellen, og det går galt, og derfor skal du sørge for at slette den ene af dem pr. lønart.

Udbetaling på en forudlønnet i december.Hvis du får behov for at skulle medtage lønoplysninger til en forudlønnet, som skal med i indeværende år kan du gøre det således:



Ret vedkommende fra Forudlønnet til Bagudlønnet på stamkortet, og indtast fratrådt d. = 30.11.15, som bevirker at de faste lønposter ikke medtages, og vedkommende får ikke sit normale månedsfradrag, som blev givet i lønkørslen i november. Når lønberegningen er kørt med opdatering bør du slette fratrådt d. ved at taste 0 (nul) i feltet, og ændre tilbage til forudlønnet.



Lønberegning.

Ved årsafslutningen er det samtidig kvartalsafslutning.Ved kvartalsafslutning kan der vælges mellem to måder:

a) Alm. lønberegning, Når alt er afstemt og udskrevet, samt evt. løn overført via bank, og bogføring kørt, så køres en ekstra kørsel:Gå ind i Lønindtastning/Indtastning kladde, og vælg lønperiode 12, systemet vil nu sige kørsel 2. Derefter vælges: Kørsler/Lønkørsel/Lønberegning, og vælg: Feriegiro uden løn, med opdatering. Denne kørsel opgør feriedage og lægger klar til overførsel af feriepenge og dage til Feriekonto de medarbejdere, som står med kvartalsvis afregning af feriepenge, men der sker ikke noget i øvrigt beløbsmæssigt.

b) Kvartalsafregning.Hvis opgørelse til feriekonto skal foretages sammen med lønberegningen, vælges:Kvartalsafregning.Fordelen ved denne metode er, at der er mulighed for en evt. ekstra lønkørsel inden feriepenge gøres op (glemte eller reguleringer).

Forudlønnede:Firmaer, som har forudlønnede, skal huske markeringen Nej for Medtag forudlønnede? ved kørsel af måned 12.Bemærk, når det er lønkørsel for måned 12, så foreslår systemet: Medtag forudlønnede = Nej og Kvartalsafregning.



Udskrifter

Lønafregning ved årsafslutningen.Ved udskrivning af lønafregninger kan vælges en 2 tekstlinjer, som vises nederst i ”kroppen” på lønafregningen. Tekstlinjer kan indsættes ved at sætte flueben i feltet: Tekstlinjer, og der kan tastes 2 linjer.

Årssaldi på lønafregningen: På lønafregningen udskrives årssaldi med numre svarende til oplysningssedlen, idet der ikke skal udskrives Årsoplysningssedler til medarbejderne i henhold til loven: Ophævelse af underretningspligten efter skattekontrolloven.Iflg. ønske fra en del kunder, så bliver en del årssaldofelter kun vist, hvis der er en saldo.

Eksempel på lønafregningens "fod" med tekstlinje.

Sæt markering i feltet Tekstlinjer, og når du trykker print, kan du indtaste generelle tekstlinjer til visning på lønafregningen, og evt. ekstra tekst til mailmodtagere.Individuelle tekstlinjer til visning på lønafregningen kan tastes fra stamkortet under Noter, og vælg Type = M, angiv fra- til dato og teksten, og der er plads til 2 tekstlinjer, som vises udover de generelle 2 tekstlinjer.

Eksempel:

Vises på lønafregningen således:

Kør Udbetalingslisten & Bogføring.

Udbetalingslisten danner betalinger til banksystem og PBS, og benyttes overførsel af lønninger via banksystem, kan løn og Kapitalpension overføres nu.



Benyttes overførsel af lønninger via PBS, kan de overføres nu (Kørsler/Månedsafslutning/Måneds-opgørelse & betaling skat m.v./Dan PBS Overførsel) eller overføres sammen med Månedsbetalinger (A-skat, pensioner, m.v.)

Under Kørsler/Bogføring/Bogfør-Lister køres Dan bogholderiposter, som derefter kan importeres i økonomisystemet.

Månedsafslutning.

Da der er en del datoer, som ligger fremme i tiden, f.eks. ATP og Feriekonto, så kan det være en fordel at sætte markering for Bogf.dato = PBS?, hermed følger datoen overførselsdatoer til PBS. Har du ikke dette felt, skal du opdatere udskriften, og det gør du under: Opsætning/Opsætning udskrifter, og Månedsafslutning/ 1 Udskriv Dan A-skat Bolig, og klik på Tryk under Opdater.

Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A-skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel.Overfør eIndkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat.

Det kan være en fordel at overføre lønningerne for sig til PBS, og så vente med månedsbetalingerne til senere, og derved opnå, at evt. ændringer kan komme med i en ekstra kørsel inden månedsbetalingerne dannes og overføres. Hvis der køres ekstra kørsler, så skal de hedde lønperiode 12-x, x er et løbenr., som systemet vælger pr. ekstra lønberegning.

Bemærk.For at få lidt ekstra tid til afstemning og efterreguleringer, kan du vente med månedsbetalingerne til to bankdage før første betalingsdato, men desværre er der ikke længere forlænget betalingsfrist, og det vil for december 2016 betyde senest fredag d. 30/12 kl. 12:00.



e) Afstemning:Udbetalingslisten

Månedens betaling af A-skat mv.



PBS-overførslen i Excel:

Afstemning (manuelt):

Ved OK, overfør til NETS.



Overfør til eIndkomst.Afstem med Månedsbetalinger



f) Resumé med en kørselsoversigt for december måned.

Afslut december måned.

a) Indtast og kør bagudlønnede.

Indtast alt vedrørende bagudlønnede i lønkladden. Du må IKKE indtaste på forudlønnede!Skal rest feriefridage afregnes nu? Kan indlægges i lønkladden med Kørslen/ Udbetal rest Feriefridage (læg i kladde for sig)..Udbetal rest SH-saldo: Kør en lønkørsel Uden opdatering, og dernæst Udbetal rest SH-saldo (læg i kladde for sig).Opgør optjente feriedage for timelønnede (medlemmer af DA).

Kør lønkørsel, Medtag forudlønnede = Nej, uden opdatering, og foretag afstemninger.

Kør lønkørsel med opdatering, Medtag forudlønnede= Nej, Kvartalsafregning

Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Banksystem, overføres lønningerne nu.

Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet.

b) Månedsafslutning.

Udskriv og dan A-skat m.v., Husk, her medtages december måned for forudlønnede med A-skat og Arbejdsmarkedspensioner m.v., som blev kørt i november måneds lønkørsel.

Overfør eIndkomst SKAT. Afstem totalerne med totaler fra Månedens betalinger af A-skat.

Dan PBS-overførsler, og afstem disse.

Obs!

Listen Dan PBS overførsler kan IKKE "bare" køres om.Hvis du ønsker at køre den igen, skal du først køre Udbetalingslisten og dernæst Udskriv & Dan A-skat, så kan du køre Dan PBS Overførsel igen.



Lønservice. Resumé med en kørselsoversigt for december måned.

Den sidste lønkørsel i året køres som normalt, og vi tager højde for de ovenfor nævnte ting vedr. forudlønnede.

Har du forudlønnede, så giv besked hurtigst muligt efter, at du har afstemt oplysningerne og indlæst kartotekerne. Det vil dernæst være en god ide, at kontrollere medarbejderkartoteket bl.a. om der er fratrædelsesdato på alle, der er fratrådt, og dernæst rekvirere nye skattekort, hvis der er ændret i fratrædelsesdatoer, så disse oplysninger bliver indsendt til eIndkomst.

Vær i øvrigt opmærksom på fratrædelsesdatoer, de har jo stor betydning, hvis du svarer Ja til at fratrådte skal slettes!

Det aftales hvilke udskrifter, som vi skal udskrive og sende til dig, og hvilke du selv udskriver.

Hvis du har forudlønnede skal afleveringsfrister aftales i god tid, og senest d. 11/12 aftales både for bagud- og forudlønnede. Had du kun bagudlønnede følger du afleveringsfrister iflg. Vigtige datoer.



4. Årsafslutning og afstemning

Inden du vil foretage udskrifter vedr. årskørsler eller Bogføringen, så vil det være en god ide, at opdatere disse udskrifter, så du får de nyeste opstillinger og muligheder. Det gør du under Opsætning/Opsætning udskrifter. Bemærk, at du her kan se og ændre placeringen af de dannede Excel-filer.

a) Årskørsler/Udskrifter.

Afstemningslister. Kørsler/Årskørsler/UdskrifterPå ferielisten for lønmodtager vil du kunne finde oplysninger om feriepenge, feriedage og – hvis lønmodtageren har været oprettet som funktionær (feriekode 1) - ferietillæg optjent i 2016. For funktionærer med feriekode 1 vil du kunne bruge feriepengeoplysningerne i tilfælde af, at din lønmodtager fratræder, eller når du i det nye ferie år udbetaler ferietillæg. Oplysningerne kan naturligvis også anvendes som grundlag for din afstemning af indkomståret 2016.

Disse udskrifter/udtræk bør alle eksporteres til Excel.

FerielisteAnvendes bl.a. til revisor vedr. afsættelse af skyldige feriepenge.

ÅrsopgørelserUdtræk opgørelser med feltnr.

Afstemning til eIndkomst.Udtræk opgørelser med feltnr. svarende til eIndkomst

Bogføringsudtræk.

Udtræk på bogføringsposter, det betyder, at udtræk f.eks. kan ske på kontonumre, og i forhold til udtræk i økonomisystemet, så kan du her få det mere detaljeret, helt ned på den enkelte postering. Derfor kan disse udtræk ofte benyttes til at tilfredsstille ønsker fra revisionen.

Årskørsler/Udskrifter.

Ferieliste, viser opsparet ferietillæg, samt afregnede feriepenge til Feriekonto.Feriekort, kun for medlemmer af arbejdsgiverforeningHvis du mangler nogle af disse udskrifter, kan de hentes under: System/Vis-opdater udskrifter.

Årsopgørelser Bolig.a) Se på skærmb) Export til Excel (denne bør benyttes)

Bemærk de forskellige afkrydsningsfelter. Opdel Pension? bevirker en opdeling mellem kapitalpension og arbejdsmarkedspension.



Desuden kan du benytte udskrifterne under: Kørsler/Bogføring/Bogføring og ListerHusk, at bogføringen forinden skal være kørt for alle lønperioder.



b) Afstemning til eIndkomst

Pr. CVR-nr. kan du hente totaler som vist



Når du downloader så husk, at ændre typen fra txt til csv. Det betyder, at når du efterfølgende åbner filen ved at dobbeltklikke på den, så bliver den åbnet i Excel.

Modtaget CSV-fil, kolonnenr. = S74 feltnr.



Lønservicekunder: Det skal aftales, hvem der gør ovenstående,hvis I selv har indberettet ændringer til eIndkomst, skal du selv trække oplysningerne som vist ovenfor, hvis I ikke har indberettet ændringer, så giv os besked, så kan vi trække og give dig oplysningerne i et Excel-ark.

Disse oplysninger kan så afstemmes med udtræk fra lønsystemet til Excel.F.eks. 1. Kørsler/Årskørsler/Udskrifter/Årsopgørelser Bolig, udtræk til Eksport (Excel). 2. Kørsler/Årskørsler /Årsoplysningssedler, Husk første gang at vælge Udtræk Oplysninger, og herefter kan du vælge Eksport til Excel.3. Kørsler/Månedsafslutning/Indberet eIndkomst. Her er det vigtigt, at du IKKE danner igen, men vælger Se Dannede oplysninger. Her kan du vælge: Eksport Excel/Eksport Perioder og f.eks. 1 til 12.

Listen viser samtlige felter, som kan indberettes til SKAT.

Hvis interessen er der, så kan vi lave et markeringsbillede, hvor du kan fravælge alle felter, som du ved ikke bliver brugt hos jer, og dermed får du et mere overskueligt Excel-ark.

Eksport ExcelOplysningerne trækkes over i et Excel-ark, og kan benyttes til kontrol og afstemning.

Eksport Måneden = kun den aktuelle måneds tal overføres.Eksport Perioder = her angiver du fra/ til måned for de måneder, der skal overføres.

Tilbagefør SKATHermed kan en overførsel tilbageføres, benyttes kun iflg. aftale med HM-ConsultFor at kunne tilbageføre, skal der refereres til den oprindelige fil, som blev overført til SKATDer er to muligheder:Tilbagefør alt = alt for en overførsel tilbageføres.Tilbagefør pr. lønmodtager = der skal tastes den eller de lønmodtagere, som skal tilbageføres.

Se kartoteker.Hvis der er problemer kan du her se de dannede oplysninger, som ligger klar til Eksport.

c) Bogføring og udtræk. Finansenheder, som benyttes ved udtræk til bl.a. ExcelÅrskursus 2016 Side 55


Se Virksomhed/Bogføring/Finansenheder. (tidligere Afdelingsoversigt)

Venstre del ”. . .Løn . .”, er de anvendte numre i lønsystemet for selskaber, Afdelinger og Underafdelinger.Højre del ”. . . Bogføring . . .” er de tilsvarende numre i økonomisystemet, og udfyldes kun, hvis de er forskellige.Eks.Løn: Selskab 0(blank) og U-afdeling = 21, vil blive bogført i selskab 1 i afdeling 21.Løn: Selskab 1 og U-afdeling 93, vil blive bogført i selskab 1 afdeling 0.

Anvendes samme selskabsnr. og afdelingsnr. I lønsystem og økonomisystem overalt, behøver man ikke at udfylde højre del. Hvilket vil sige, at der benyttes samme finansenhed i begge systemer.

Finansenheder benyttes flere steder ved overførsel til Excel, og giver mulighed for totaler og sortering på disse enheder, som har fået stor betydning efter indførelse af afdelingsopdelingerne på ejendomsfunktionærerne.

Eksempel på Export til Excel fra: Kørsler/Årskørsler/Udskrifter: Årsopgørelse, Vælg: Export.

Opdelingen er herefter Selskab, Afdeling/medarbejdernr., og her bliver f.eks. Afdeling 93 i lønsystemet sammenlagt med afdeling 0.Til afstemningsformål over til økonomisystemet kan det evt. være formålstjenligt at fjerne flueben udfor: Pr. medarbejder. Prøv dette og se resultatet.

Fordelingsnøgler og Bogføring.I stedet for Afdelingsnøgler kan oprettes Fordelingsnøgler, og den væsentligste forskel er, at afdelingsnøgler første og fremmest er rettet mod de offentlige myndigheder (bl.a. SKAT) men også til fordeling på afdelinger i økonomisystemet, så er Fordelingsnøgler udelukkende rettet mod fordeling på afdelinger i økonomisystemet.

Fordelingsnøgler kan findes via Lønmodtagerstamkort og F5 i feltet for Fordelingsnøgle, eller via Virksomhed/Bogføring/Fordelingsnøgler. Du kan indtaste kontonr., hvis det skal afvige fra stamkortets kontonr., og desuden kan det være en



fordel at indtaste en tekst på første linje på nøglen, og denne bliver så vist udfor nøglen på stamkortet.

Ændring i Kontoplan og Bogføringstyper

Der skal normalt ikke ændres vedr. bogføringstyper, men vær opmærksom på, at der altid skal stå et afdelingsnr. på stamkortet, hvis vedkommende skal bogføres via afdelinger, og det skal der være, selv om vedkommende har fordeling på afdelinger med en fordelingsnøgle.

Alle steder hvor der benyttes afdelingsnr. i poster, skal det indtastes under U-afdeling.

Bogføringsposter fra lønmodtagerstamkortetDu kan se og overføre bogføringsposter for en enkelt medarbejder ved fra stamkortet at vælge: Saldi og poster/Bogføring. Når du får vist denne oversigt, kan du klikke på Udskrifter, og afgrænse med fra/til periode og overføre til Excel.

Udtræk fra Bogføringsposter.Det vil være en god ide, at opdatere udskrifterne til nyeste version, inden du laver udskrifter fra bogføringen!Det kan du gøre ved at gå ind under Opsætning/Opsætning udskrifter, og klik i venstre oversigt på Bogføring, OBS, VIGTIGT! Du bør IKKE opdatere Dan bogholderiposter, idet der ofte ligger dine tilrettede opdateringer vedrørende bogføringen.Opdater kun de udskrifter, som ligger under EG-Bolig eller Unik, afhængig af, hvilket økonomisystem, som du benytter. Klik på hver linje, og derefter på Tryk, og efterfølgende på Opdater, så får du nyeste version.

Når du er i denne oversigt, så kontroller, om stien til Excel er korrekt, ellers kan du rette den her. Som hovedregel vil jeg foreslå, at du lægger dem på dit C-drev, som kun du har adgang til eller til serveren i et område, hvor der er lagt begrænsninger for adgang. Du kan jo altid videresende et dannet Excel ark til de relevante personer.



For at kunne danne de efterfølgende udtræk, skal du have dannet bogføringen med specifikation på lønmodtagernr., hvis du ikke har gjort det, så må du kontakte os, så vi kan aftale en ændring i din opsætning, men det betyder, at du må danne bogføringen for samtlige lønkørsler i året igen.

Bemærk konto 421910 og 421930 er ikke opdelt på lønmodtagernr., og det skyldes, at disse konti er markeret med et S i feltet D/S i kontoplanen.

Kørsler/Bogføring/Bogføring lister

Alle udtræk er beregnet på overførsel til Excel, og er ikke egnet til direkte udskrivning på papir.



Kontototaler.



Eksempel på anden udskrift: Kørsler/Bogføring/Posteringer/Oversigt på Medarb. lønart



5. SKAT / eIndkomst

a) Procedure ved dannelse af oplysninger til eIndkomstRekvirering og indlæsning af skattekort.Ændring af ansættelsesforhold: Ved rekvirering af skattekort og indberetning til eIndkomst benyttes CPR-nr. som entydigt angiver, hvem indberetningen vedrører, og desuden indberettes medarbejdernr., og det benyttes især vedrørende viderelevering til Feriekonto, og oplysningerne hos eIndkomst og Feriekonto m.fl. er opdelt på medarbejdernr. For hvert CPR-nr. Det betyder, at det er vigtigt, at oprette en lønmodtager på et nyt nr., hvis vedkommende får nye ansættelsesbetingelser, f.eks. skifter fra at være timeaflønnet med løbende opgørelse af feriepenge til at blive ansat som funktionær eller funktionærlignende betingelser til ferie med løn. Reglerne vedrørende rekvirering af skattekort er, at SKAT kun udsender Hoved- eller frikort skattekort, hvis dette maks. rekvireres af to arbejdsgivere, hvis mere end to arbejdsgivere rekvirerer hoved- eller frikort, sendes SKAT bikortoplysninger. Derfor er det vigtigt, at indsætte fratrædelsesdato i den måned, hvor vedkommende fratræder, hvis han er markeret med hovedkort eller frikort.

b) Kontrol og rettelser hos SKAT, f.eks. ved negative beløb.Hovedregel er, at der ikke indberettes oplysninger på en lønmodtager, hvis der er negative beløb i måneden på bare et af beløbene, som skal indberettes.Når oplysningerne er opdateret hos SKAT, får du en kvittering, som kan indeholde oplysninger, der skal tages hånd om. Indberetningen er markeret med Indberetningsstatus:M = alt er modtaget og godtaget uden fejl.D = Delvist afvist, det indrapporterede er modtaget, men der er fejl, som skal undersøges og rettes, og efterfølgende vises linjer med forklaring af Fejl og Advis pr. CPR-nr. Fejl/Advis linjer: F = der er fejl, som betyder, at oplysningerne på vedkommende er afvist, og derfor skal rettes. A = Advis, er ”kun” bemærkninger, som skal rettes inden næste indberetning, men alle oplysninger er godkendt.Er Indberetningsstatus = U = Under behandling.

Negative beløb.Negative beløb bliver som hovedregel ikke sendt fra lønsystemet til eIndkomst, og i forbindelse med at eIndkomst dannes, vises en fejlmeddelelse, og i bundlinjen ligger en udskrift, som forklarer fejlbeløb. Du kan nu gå videre og overføre til eIndkomst, og du skal så efterfølgende indberette de manglende oplysninger til eIndkomst. Når du går online og indberetter de manglende beløb, er det vigtigt at markere i feltet: Rettelse til tidligere periode, ellers får du en afvisning af det indtastede. Du kan få hjælp i systemet til at får vist feltnr og beløb til indberetningen til eIndkomst, og det gøres ved, at du danner en ny Overførsel til eIndkomst, og klik på Dan oplysninger medtag minus.

Du kan nu klikke på Se én lønmodtager, og derved får du vist oplysningerne med kolonne nr. Til indberetningen til eIndkomst.



Eksempel på fratrådt funktionær:

Eksempel på indberetning for kvartalsafregning (10160 = timelønnet)

P.t. skal du herefter gå online til SKAT og indberette beløbene.Som hovedregel vil negative beløb være med ved indbetaling til SKAT, men er ikke med når du overfører til eIndkomst, og det er derfor vigtigt, at du indberetter ændringerne meget hurtigt efter månedens udløb, og helst inden d. 5. i den efterfølgende måned, ellers sender SKAT pengene retur, og så skal du til at rette både i indberetningerne og indbetale beløbene.



Tidsfrister for betalinger til eIndkomst og feriekonto m.fl. Du kan se betalingsfristerne for månedsbetalingerne under Opsætning/Kalender, og klik på Måned. Nets hæver pengene én dag før betalingsfristen, og derfor er datoerne ført en arbejdsdag frem i forhold til betalingsfristen, og beløbene bliver hævet på kontoen på den korrekte dato, og er dermed betalt til tiden.

Bemærk vedrørende Feriekonto, betalingsdatoen er ca. 2 måneder senere end indberetningsdatoen. Det giver nogle gange problemer til Feriekonto, f.eks. hvis der indberettes en måned for sent i forhold til fratrædelsesdatoen. Det giver problem med, at lønmodtageren ikke kan se feriepenge og dage før en måned senere, og feriekonto opkræver renter for for sen betaling. Der er en ”hage” mere ved for sen betaling, da en lønmodtager ikke kan se sine indberettede dage og beløb hos Feriekonto før betalingen er indbetalt. Det vil sige, at i eksempel md 5 bliver beløbene overført til eIndkomst og dermed feriekonto omkring månedsskiftet md 5 til 6, men betalingen bliver overført d. 8/7, og kan nylig ses af lønmodtageren efter denne dato. Når der indberettes en ændring til eIndkomst vedrørende eIndkomst bliver oplysningerne overført til Feriekonto, så de kan ses næste dag. Vi har en ændring på vej, så man kan indsætte afvigende betalingsdatoer på en lønmodtager, så lønmodtageren kan se oplysningerne hurtigere.



6. Skift til år 2017

Nedenstående må kun udføres af vedkommende, der er Høvding i lønsystemet.

Inden du går videre, bør du genstarte din PC, altså genstart Windows.Kontroller, at der er taget backup af lønserveren.Du må gerne sende en backup til HM-C, men husk, at det kun er indeværende år, som er med her. Backup af kartoteker til HM foretages under: Web/Kartoteker til HM-Consult direkte. Du bør kontrollere, at Back-ID er korrekt, det vil sige, at de fire tal efter bindestregen er jeres kundenr. hos os. Hvis det ikke er det korrekte, kan du ændre det her.Opdater til nyeste version = 6.16.5 (eller nyere)

Klargør lønmodtagerkartotek.

Rekvirer ekstra sæt skattekort, for at rense ud kos SKAT

Når sidste lønkørsel i året er kørt, og månedsredegørelse og overførsler af betalinger og informationer er foretaget, kan klargøring til nyt år foretages.

Det kan være en god ide, at gennemgå lønmodtagerkartoteket, og sætte fratrædelsesdato ind, hvis det ikke er gjort, f.eks. bestyrelsesmedlemmer m.fl. Rekvirer dernæst skattekort på alle, og indberet til SKAT. Hermed sikres, at lønmodtagerne bliver meldt fratrådt til eIndkomst, og det er vigtigt, for ellers bliver de stående hos SKAT som ansatte hos Jer i det nye år.

a) Roker kartoteker og nulstil saldi.

Vælg: Kørsler/Årskørsler/Klargør til nyt år.

Første billede åbnes, og klik på ”Roker kartoteker”



Når du klikker på ”Roker kartoteker”, skal du svare Ja til at gemme kartotekerne, som giver mulighed for at hente de oprindelige kartoteker frem igen.

I næste billede klik på Start for at rokere kartotekerne, som bevirker, at du har adgang til tidligere år.Som det fremgår af billedet, må kørslen kun køres én gang! Opstår der problemer, bedes du kontakte HM-Consult inden du gør mere.

Ved skift til det nye år, indlægges en ny kalender for det nye år.Du kan vælge mellem tre kalendere med hensyn til disp. datoen for de månedslønnede.

Når rokeringen er færdig, skal den vise teksten: Rokeringen er kørt uden problemer, og du kan nu klargøre til nyt år i lønsystemet.



Klik på Slut, og du er nu klar til punkt 2: Nulstil årssaldi.

Nulstil årssaldi.

Du bør taste:



Skal år til dato nulstilles = JaHurtigsletning = Ja.Skal afgåede medarb. slettes?

Nej = Fratrådte medarbejdere forbliver i kartoteket, og det kan være en fordel ved statistikker, og hvis du vil bibeholde lønposter til det nye år, skal du svare Nej.

Ja = Fratrådte medarbejdere slettes i kartoteket.Dernæst taster du det nye år (i eksemplet 2017), og 1. lønperiode i det nye år (i eksemplet 1 i begge), og dernæst J, og TAB-tasten, og systemet nulstiller nu alle saldi. Afvent, at systemet bliver færdigt med sletninger og nulstilling af saldi m.m.Som vist kan du markere for at indlægge(bibeholde) sidste års poster, f.eks. en fordel ved selskaber med forskudt regnskabsår.

Koden for barselsfond indtaster du under Lønmodtagerstamkortet/Statistikdatai feltet Barselsfond.For at benytte ordningen til beregning af beløb pr. lønmodtager, skal du markere det under Opsætning/Systemopsætning og faneblad: Stamdata i feltet: Indberet til Barselsfonden.

Ændring af Barselsfondkode for lønmodtagere

Du kan se koderne på medarbejderne ved at taste koden i Fra værdi, og klik på ”pilen”, så får du vist medarbejderne med den værdi, taster du blank i Fra værdi, vises alle lønmodtagere.

For at ændre, skal du taste værdien i Ny værdi.

Når du klikker på opdater, vises en liste med ændringerne, har du ikke tastet noget i Ny værdi, vises listen med lønmodtagerne med Fra værdi.



Eksempel på liste med ændringerne

Ændringen kan også foretages fra Lønmodtagerstamkortet i feltet Barselsfond.

Ved klik på Kodetabel vises oversigt over de værdier, som du kan benytte.

Du kan trykke Ctrl+H for at hente de værdier, som du må benytte.

Indlæg sidste års poster.Ved markering for Indlæg sidste års poster, får du dette billede, og du bør markere, Overfør alle



Når systemet er nulstillet m.v. vises nedenstående billede, og du bedes genstarte lønsystemet.

Nu skal du afslutte lønsystemet, og ved nyt opkald vil den starte i 2017, og kontroller at versionsnr. er 6.14.1 eller nyere.

Kalendere.I forbindelse med Årsskiftet modtager du sammen med den nye programversion en kalender for det nye år.

Som tidligere år kan der være behov for at ændre udbetalingsdatoer, eller i det mindste kontrollere, at de svarer overens med dine ønsker, og dette gøres under: System/Kalender/periode, og skal gøres for hver Type/Lønkontor. Du bør ikke rette i datoer for månedsbetalingerne m.v.Eksempel med udbetalingsdato = 3. sidste hverdag.



Eksempel på datoer for månedsbetalingerne.Bemærk: Datoerne er dateret een bankdag senere end sidste betalingsdato, og det er på grund af, at PBS trækker beløbet fra virksomhedens konto een bankdag tidligere end disp. datoen, og dermed er det betalt til tiden.

b) Klargør nyt år (Skattekort m.v.).

Indeholdelsesprocenten for A-skatFra indkomståret 2010 blev indeholdelsesprocenten ved manglende skattekort nedsat fra 60 til 55 pct.Indeholdelsesprocenten anvendes i tilfælde, hvor den indeholdelsespligtige hverken har modtaget skattekort, bikort eller frikort. I disse tilfælde skal der fremover indeholdes 55 pct. af den udbetalte eller godskrevne A-indkomst uden fradrag. Lønsystemet indsætter IKKE denne procent pr. automatik, og det skyldes, at det vil være nemmere at korrigere skattebeløbet i næste måned, hvis der kommer et nyt skattekort.

Nyt år: Indlæs nye skattekort:

Indlæsning startes under: Kørsler/Månedsafslutning/ eIndkomst/Indlæs nye skattekort.Indlæsning skal foretages efter nulstilling til nyt år er foretaget.



Du kan evt. rekvirere nyeste skattekort, når du derefter kører opdatering af skattekort, medtages de fremdaterede samt evt. nyere, og ved flere på samme Gyldighedsdato på en person, bliver det nyeste (= senest modtagne) benyttet. Det er meget vigtigt, at du ændrer til-dato til d. 31.01.17, for at den medtager de nye skattekort for 2017. Systemet medtager alle, altså både forud- og bagudlønnede.

På Stamkortet bliver evt. fremdaterede skattekort vist med blå skrift:

Bolig-løn: Skattekortene er hentet på lønmodtagerens ”hovedstamkort” pr. selskab. Ved opdatering af kartotekerne, bliver månedsfradraget og procenten placeret på hovedafdelingen, og kun procenten på de øvrige afdelinger.

Ændring vedrørende fremrykning af betalinger til Told-Skat.

Fra år 2002 blev betaling af A-skat, AM- og SP-bidrag fremrykket til den sidste i udbetalingsmåneden for større virksomheder, medens mindre virksomheder kan vente til den 10. i efterfølgende måned, og dette er indlagt i kalenderen, så begge datoer fremgår.Du får besked fra SKAT, hvis virksomheden skal ændres fra fremrykket eller ej, og omvendt.

Fra september 2016 begyndte SKAT at betale SKAT og AM-bidrag tilbage, hvis de blev betalt d. sidste i måneden, og selskabet hos skat var sat til d. 10. i efterfølgende måned. Derfor er det vigtigt, at markeringen er sat korrekt.



Vær opmærksom på, at der vælges den korrekte værdi, når der oprettes nye selskaber med kopifunktion!

Når der betales via NETS, er den normale regel, at beløbet hæves på arbejdsgiverens konto dagen før disp.datoen, og derfor er dato i kalenderen for f.eks. skattebetaling sat en bankdag frem i forhold til sidste rettidige betalingsdato.



Resumé Klargør til Nyt år.Inden du går i gang, skal du have nyeste version = 4.16.5!a. Kør Rokering.Kontroller at du kan gå ind i sidste år, og der nu vises saldi m.v. for år 2016. Hvis det ikke er tilfældet, skal fejlen rettes inden der gås til pkt. b.

b. Kør: Klargør til Nyt år.Når ”Klargør til Nyt år” er kørt, afslut lønsystemet og start igen, og i startbilledet skal nu vises det nye år, og er nu klar til første lønperiode.Indlæs skattekort fra SKAT.Evt. indlægges nye Feriefridage for det nye år.Ret Firmasatser, f.eks. km-penge.Ret Indtægtsarter for G-dage og Sygedagpenge se evt. pkt. 2c.

3. Januar måned for forudlønnede.Indtast lønposter for forudlønnede i lønkladden.Kør lønkørsel, Kun forudlønnede = Ja.Kør Udbetalingsliste, og benyttes lønoverførsel via Banksystem, overføres lønningerne nu.Hvis lønninger eller kapitalpension overføres via PBS, køres Dan PBS-overførsler, og overføres via Mailboks til PBS.Kør Dan bogføring, og importer i økonomisystemet. Obs! Kun forudlønnede? skal være Nej.

Obs. Der skal ikke køres: Udskriv og dan A-skat m.v. og Indberet til eIndkomst, idet alt udover lønninger og kapitalpension ligger og venter, og bliver medtaget ved Månedskørslen i slutningen af januar efter den ”normale” lønkørsel for januar.

Nu er årets første lønkørsler m.v. afsluttet.



Resumé Klargør til Nyt år. Lønservicekunder:

Det aftales individuelt, om du selv laver klargøring til nyt år, så skal du følge proceduren ovenfor med Rokering og klargøring til nyt år.

Det kan også aftales at vi foretager klargøringen:

Du skal selv køre rokeringen efter, at du har hentet kartotekerne ind fra december lønnen.

Hvis du har ændret i stamoplysningerne efter hentning, så skal du sende kartotekrene til os, og give besked om, at vi kan køre klargøringen. Du skal give besked om sidste års poster skal hentes med over, om fratrådte medarbejdere skal slettes, og om ekstra ferieprocent skal nulstilles.

Vi kører klargøringen til nyt år med nulstilling og indlægning af kalender, og du får besked om, at du nu kan hente kartotekerne retur på alm. Vis som fra en månedskørsel.

Når de nye kalendere er indlagt, skal du kontrollere udbetalingsdatoerne under Opsætning/Kalender/ Periode.

Når du har de klargjorte kartoteker på plads skal du rekvirere nye skattekort, og har du forudlønnede, så bedes du hurtigst muligt indtaste lønposter på forudlønnede, og der må ikke tastes lønposter i lønkladden på de bagudlønnede, og så snart de er klar, sender du kartotekerne som til en alm. Lønkørsel.



Start på det nye år, diverse.

HUSK inden lønkørsel for januar 2017 - forudlønnede medarbejdere

Der skal hvert år foretages rettelser i firmasatser. Det kan f.eks. være:Satser til 1. - 3. ledighedsdagSatser til Skattefri km-pengeSygedagpenge timesatsSatser til rejsegodtgørelseSatser til DA-BarselFri telefon, internetÆndringer vedrørende opsamling til DA/DS statistikkerVær opmærksom på, at det er jeres eget ansvar at satserne bliver rettet inden første lønkørsel for 2017.

Du kan se de nye satser via Ikonet Websteder, og klik her på Skattesatser

Du ændrer satserne i lønsystemet her: Virksomhed/Lønarter og satser/Firmasatser.

Sats for kørsel over 20.000 km: Opsætning/Systemopsætning/ Til skat.

Husk at ændre Indtægtsarter vedrørende lønarterne for 1. – 3. ledighedsdag (G-dage), og sygedagpenge der er Aindkomst. Du skal evt. oprette ny lønart til dagpenge, hvis der tidligere er benyttet samme lønart for 1. – 3. ledighedsdag og Sygedagpenge.

Eksempel vedr. G-dage.



c) Danmarks statistik DA.

Lønstatistik og fraværsstatistik til DS og DA.

Kontroller medarbejdere.

Når der er ændret på lønmodtagere, kan du her kontrollere, om der stadigvæk er koder på stamkortet, som ikke findes i de nye koder, og de bør rettes.Ved kontrollen udskrives en liste over lønmodtagere med funktionskoder, som ikke findes i tabellen, og derfor skal rettes manuelt.Hver gang der ændres i arbejdsfunktioner, kan det være en god ide, at køre denne kontrol.Lønmodtager, som er markeret med 1 i feltet UD i oversigten, medtages ikke i kontrollen.

Medarbejderoversigt.

Under dette punkt kan du se og ændre arbejdsfunktion på stamkortet.

Dan Statistik:Kørsler/Statistik/DA-Danm.Stat udtræk.Klik på Dan statistik, og du får det viste.Udfyld Periode fra og til (ugenr. for timelønnede= udbetalingsperiode = uge eller 14 dage), og Månedsnr. for Funktionærer (Månedslønnede).



Inden du kører statistikken bør du klikke på: Stamdata, Lønoplysninger og IL-koder og P-nummer på selskaber, og er der mangelfulde oplysninger, kan du udfylde dem her.Tryk F1 for at få hjælpe til udfyldning.

Når alt er korrekt udfyldt klik på Dan statistik, og du får vist, hvor den placerer filen. Du kan se de dannede statistikoplysninger ved at klikke på Se og ret statistik i forrige billede.

Den dannede fil kan overføres til DA via deres hjemmeside, eller til [email protected].

Forskellige former for lønstatistik

StrukturStatistikNår virksomheden tilmeldes lønstatistik, indberetter Løn-2000 altid StrukturStatistik. Indberetningen sker én gang årligt og omfatter samtlige arbejdsgivere og lønmodtagere, der i løbet af kalenderåret har været tilmeldt lønstatistik. Indberetning til StrukturStatistik indeholder oplysninger om løn og ansættelsesforhold for det pågældende år for hver lønmodtager, forudsat arbejdsgiver og lønmodtager har været tilmeldt hele året.

KonjunkturStatistikKonjunkturStatistik indberettes én gang i kvartalet for udvalgte arbejdsgivere. Virksomheder, der skal indberette til KonjunkturStatistik, får meddelelse om dette fra statistikmodtageren. KonjunkturStatistik omfatter én lønperiode midt i et kvartal (måneds- eller 14-dagesperiode). Indberetningen indeholder oplysninger om løn og ansættelsesforhold for hver lønmodtager.

FraværsstatistikFraværsstatistikken er altid for hele kalenderåret, og skal kun indberettes, hvis du får melding herom fra DS.

Oplysningerne kan dannes under: Eks. Tastning/Fravær m.m./Udskrifter/DS Fravær. Hvis du ikke har den, kan du installere den under Opsætning/Opsætning udskrifter.

Inden du danner statistikken, bør du kontrollere Fraværskoder og DS-koder. Vær specielt opmærksom på, at indtaster du i dage på nogle af de fraværskoder, som skal med i statistikken, så skal der være angivet antal timer pr. dag udfor koden, idet statistikken skal indberettes i timer, og er det opfyldt med antal timer pr. dag, bliver dagene omregnet til timer til statistikken. Fravær skal desuden være registreret under Eks. tastning/Fravær m.m./Indtastning eller Indtastning initialer.

Når du danner statistikken, bliver der ikke dannet lister, men der vises antal linjer i den danne fil, samt hvad filen hedder. Hvis der kommer nogle røde tal og kommentarer, som vist i nedenstående eksempel, skal der som regel rettes og statistikken kan så dannes igen. Som regel betyder denne fejl, at der er fraværskoder, som er registreret i dage, men der mangler timer pr. dag i oversigten over Fraværskoder. Når statistikken er i orden, sendes den til DS (DA).


http://www.hm-consult.net/hjalp/Indtastning1.html

http://www.hm-consult.net/hjalp/DS-koder.html

http://www.hm-consult.net/hjalp/Fravarskoder.html

http://www.hm-consult.net/hjalp/OpsatningUdskrifter.html


Ændret indberetning, og vejledning er sendt fra DS. Det betyder, at vi ikke længere kan indberette for Jer, vi kan godt danne filen, som I så selv skal indsende.



7. Ferie og fraværsbehandling

a) Behandling af Ferie- og feriefridage (feriefritimer).

Når der er klargjort til nyt år, skal køres: Diverse/Opdater ferie ferie-frid ændres til HÆndringen betyder, at ferie- og feriefridage ved visning i alle saldofelter er en opsummering af poster, posterne bliver ikke længere ført på afdelinger.

Se nedenstående eksempel under: Adm. ferie/Indeværende ferieår/oversigt ferie m.v..Se nr. 50, tryk F5 på 5 i ”Feriedage m. løntræk.” og i vil se nedenstående billede.Systemet har dannet en startsaldo (Init-saldo), og viser de posteringer, som har været til dato. Dette gælder for Feriedage, Feriedage u. optjening og Feriefridage.Ved årsskifte/ferieårsskifte bliver der dannet ny Initsaldo, og de gamle poster slettes. Proceduren heromkring er under vurdering. Et forslag er, at resterende dage overføres til en kladde, og denne gennemgås, og der foretages sletninger og ændringer, og herefter opdateres til ny Init-saldo.

Feriefridage skal føres som feriefritimer.Pr. 1. januar 2008 trådte nye regler i kraft vedrørende ejendomsfunktionærer, dels skal de nu føres som timer, og helt ændrede regler bliver gældende.En fortolkning:

Således optjenes der pr fulde måneds beskæftigelse 3,08 feriefritime ifølge Mønsteroverenskomsten. Det vil sige ved ansættelse f.eks. den 15. i en måned, starter optjeningen først ved næste hele kalendermåned, og ved fratræden i løbet af en måned, optjenes der heller ikke timer, kun ved fulde kalendermåneders beskæftigelse.Optjente feriefritimer i perioden januar-september skal afholdes i samme periode, herefter bortfalder de.Optjente feriefritimer i perioden oktober-december skal afholdes i samme periode, herefter bortfalder de.Kun ved særlige tilfælde (sygdom) kan feriefritimer overføres, hvilket gør, at der skal være mulighed for manuel registrering i indtastningskladde.



Tildel Feriefritimer.

Kontroller feltet Feriefri Tildel? Her skal stå Ja for alle, som skal medtages.

Tildel Feriefritimer. Opdaterer kartoteket og udskriver en liste med de tildelte timer og saldo år til dato for dem, der er markeret. Alle med Ja i Tildel?, og som er ansat i måneden medtages i tildelingen

Ekstra oplysninger på lønafregningen, f.eks. Omsorgsdage og Seniordage

Ferie- Feriefri, omsorgsdage, seniordage kan tastes på forskellig måde i lønsystemet.

Regler for opsætning og indtastninger m.m.

Eksempel på ”foden” af lønafregningen.



Uden statistik = Indtast i lønkladden.Lønarter oprettes i lønartstabellen, og herefter kan indtastning foretages.Startsaldi kan indtastes under: Adm. ferie/Indeværende ferieår/Oversigt ferie m.v.

Med statistik = Ekstern tastning/Flexsystem.Fraværskoder oprettes i Fraværsoversigt, lønarter oprettes i lønartstabellen og DS-fraværskoder oprettes.Giver mulighed for interne statistikker samt fraværsstatistik til DS.Mulighed for ekstern indtastning af ejendomsfunktionærer i Flex eller Excel-system.

For begge skal angives hvordan det skal vises på lønafregningen, og det gøres under: Opsætning/Lønseddeltekster.

I feltet Vis, kan du angive om oplysning skal vises: Altid, Saldo <>0 eller Nej = vises ikke. System-tekst er den forudbestemte tekst, og du kan afvige ved at taste under: Egen tekstHar du ikke alle koder, som vist her, kan du hente dem med Ctrl+H.



Teksterne i venstre del er fastlagt af systemet.

Tekster i højre del.

Fase, som er systembestemte: Feriefri, Feriedage, Heraf uden optj.Valgfri, som du selv kan benytte efter behov: Dog kan det være en fordel, at benytte dem, systemet foreslår.Tøjpenge, Afspadsering, omsorgsdage, Seniordage, ekstra fravær og Flex

Teksterne kan du se og rette under Opsætning/Lønseddeltekster:Her kan du angive, om hver linje skal vises iflg. feltet Vis?A= Vis altidS = Vis kun, hvi der er en saldoN = Vis ikke.

Oprettelse af lønarter i Lønartstabellen.Du kan hente standardlønarter vedr. omsorgsdage med flere når du står i lønartoversigten, tryk Ctrl+H, og her vælg: Omsorgsdage m. flere. Herved hentes lønarterne 8916, 8917 og 8919, og indlægges i lønartsoversigten. Du skal dog forinden sikre, at du ikke har lønarter med disse værdier i lønartstabellen. Hvis du har



disse lønarter i forvejen, skal du slette disse i lønartsoversigten inden du henter lønarterne. Du må altså enten slette dem med F3, eller selv oprette de pågældende lønarter.Når du har indlæst lønarterne, kan du ændre teksten efter behov.

Eksempel på de indlæste lønarter.

Hvis du "kun" vil indtaste via lønkladden skal du ikke gøre mere.



b) Fraværsregistrering. Det efterfølgende er rettet mod at benytte Ekstern tastning eller Flex.

Opret fraværskoder under: Eks. Tastning/Fravær m.v./Oversigter/Fraværskoder.

Hvis det er første gang, at du skal bruge disse koder, kan du få tilsendt en tabel med standardværdierne, som du kan indlægge, og tilrette efter behov.

Lønart. Da al registrering af fravær nu sker via disse koder, skal der indsættes lønarter for dem, der skal overføres til lønafregningen m.m. D.V.S, at er der ikke lønart påført er registreringerne "kun" til statistikbrug, og kan ikke vises på lønafregning m.v.

DS kode, For at kunne danne statistik til DS fravær, skal du udfylde DS-koder.

Med enhed og Timer pr. dag er det muligt at indtaste i timer, og så få det omregnet til dage.

I kolonnerne kan du med F = Fratræk saldo eller T = tillæg saldo angive, hvordan det skal indvirke på saldoen på f.eks. lønafregning m.v.

Her er vist eksempel på standardfraværskoder.

DS fraværskoder, disse koder kan løbende blive ændret, og du kan hente nyeste via Internettet med CTRL+H. Sker der ændringer i løbet af året, kan du hente de nyeste, og evt. tilrette referencen fra fraværskode, så vil det blive brugt ved dannelse af statistikken.



For at give flere muligheder for udtræk af statistikker på forskellige kriterier, kan medarbejderen tilknyttes en Afdelingsansvarlig/Inspektør, samt flere grupperinger.

Oversigt/Afd-ansvarlig.

Udover den afdelingsansvarlige kan hver tildeles op til 9 grupperinger, med henvisning til een eller flere personer, og det giver muligheder for at lave udtræk/statistik til disse personer.

Grupper kan f.eks. være:

V = varmemester

R = Regnskabsafd.

U = Udlejning



Registrering via Eks. tastning.

Registrering kan foretages i:

Indtastning, her tastes på medarbejdernr.

Tastning Initialer, her kan tastes på initialer eller medarbejdernr.

Eksempel på Tastning Initialer.

Afstemning:

Når kladden er afstemt, kan den opdateres, og herefter bliver posterne medtaget i lønberegningen, og til statistikker m.v.

Eksempler på Statistik/udtræk.



AVP Statistik kan trækkes på grupper, og opdelt til den ansvarlige for gruppen, og denne kan gå 3 år tilbage.



8. Muligheder ved brug af PDF-printer.

a) Lønafregninger til mailadresse eller til e-Boks.For at benytte lønafregning via mail, skal du have indlagt en speciel PDF-printer, eller køre via os. Hvis du vil benytte e-Boks, skal du tilmeldes hos os, og du skal være oprettet til lønafregning via mail.

Indlægning af mailadresse for Lønmodtagerne kan ske fra Stamkortet eller i oversigten Medarbejder/Medarb.oversigt mailadr.

Når du tilmelder en lønmodtager skal du minimum udfylde: E-mail Privat, Benyt mail? = Ja, og et Password.

Hvis der skal sendes til e-Boks, sæt feltet Via e-Boks? = Ja.

Password kan maks. vær på 10 bogstaver eller tal

Fra stamkortet ved klik på "frimærket"



Medarbejder/Medarb.oversigt mailadr

Du kan kun se og rette i Password, hvis du har Høvdingrettigheder.

b)Elektronisk arkivering af udskrifter fra lønkørsel og brug af Bogmærke

Hvis du benytter vor PDF-opsætning, er det muligt, at arkivere udskrifter elektronisk. Opsætning vedrørende dette og vedrørende bogmærker skal tilrettes i PDF-REG, og du bedes kontakte HM-Consult for hjælp til opsætningen.

PDF klargøring.

Før du kan benytte de to ordninger, skal du klargøre PDF-opsætning, og det vil sige, at der skal installeres PDF-printere, under Printeropsætning, og denne del hjælper vi gerne med, da der er en del opsætningsarbejde, som skal gøres helt korrekt, for at det virker. Vil I selv installere dem, så kontakt os, så sender vi en vejledning.

I lønsystemet skal du desuden sikre kobling til disse printere. Det gøres under: Opsætning/Systemopsætning.Sæt markering udfor: Benyt PDF-mail-udskrifter? (Licens)Så kan du klikke på PDF-opsætning, og her se, samt tilføje PDF-printerne.Hvis ikke alle linjer er udfyldt, kan du med fordel gå i Ret, og så brug TAB igennem felterne, så bliver de indlagt af systemet. Det er kun Høvdingen, som kan rette i disse oplysninger.



PDF-REG Benyttes til diverse udskrifter til PDF-fil, og udskrifterne placeres som default i mappen LON-9W\PDF, med navn = lon.pdf. PDF-LONAFR Benyttes ved udskrivning af lønafregninger m.fl. til mail. Placeres som default i mappen LON-90W\PDF med navn lonafr.pdf, dog med fortløbende nr. pr lønafregning.PDF-EBOKS Benyttes ved afsendelse til e-Boks, og sendes via HM-Consult.PDF-MDGEM Benyttes til at gemme alle udskrifter vedrørende månedskørslen. Placeres som default i mappen LON-90W\PDFMD.Alle de nævnte mapper kan ændres af Jeres IT-ansvarlige under Printeropsætningen.

PDA/A format til arkivering.

eDocPrinter PDF Pro kan oprette PDF filer, som er kompatibel med PDF/A-1a og PDF/A-1b format til elektronisk arkivering af dokumenter.Offentlige virksomheder og institutioner vil bruge PDF/A dokumenter til langvarig arkivering af elektroniske dokumenter.

Bogmærker i PDF-filen.Du kan indlægge Bogmærker i lønsystemet for hver liste, og kan så finde listen i PDF-filen ved at slå op på bogmærket. Når du står i oversigt over udskriftsvalg, kan du trykke Ctrl+M, og du får mulighed for at fjerne eller tilvælge udskrifter. En liste er Aktiv, dvs. at du får den vist i oversigten Udskriftsudvalg, når den er blank eller har værdien B i kolonnen bogmærke.Du kan rette navnet på listen, men det gør det dog sværere ved henvendelse om support.De øvrige feltet kan du ikke rette i, og er kun til information. Hvis du vil rette i Export og Export filnavn, så kan du gøre det under Opsætning/Opsætning udskrifter.



Eksempel på Visning af bogmærker i Adobe Reader.

Som vist, kan du her slå op på lønafregningen på en bestemt lønmodtager.Dette åbner mulighed for, at PDF-filen kan lægges i et beskyttet område på serveren, og andre f.eks. ledelsen kan slå op i disse.Benytter du Lønservice, kan du få de returnerede udskifter leveret på denne måde.

Elektronisk arkivering af udskrifter

Det er i første omgang tænkt til, at du kan samle alle udskrifter vedrørende lønberegning og månedskørslen.Disse udskrifter kan samles i én PDF-fil, hvor lister m.v. er opdelt med Bogmærke. Hver måneds PDF-fil kan gemmes med f.eks. månedsnavn, så det er hurtigt at finde



tilbage til. Du kan også gemme andre udskrifter på tilsvarende måde, f.eks. årsafstemninger. Som tidligere nævnt skal systemet være sat korrekt op til det, og det skal ske med hjælp fra It-ansvarlige eller med os. Det er vigtigt, at udskriften gemmes et sted, som er beskyttet med adgangskode, så det kun er ”udvalgte” personer, som har adgang.Det fungerer således:Tryk ”Esc” og du får menuen, hvor du kan vælge Elektronisk arkivering.Denne menu kan variere, afhængig af dine rettigheder.

Når du vælger Elektronisk Arkivering, får du dette billede:

Klikker du på Start arkivering, så vil de udskrifter, som du efterfølgende vælger blive gemt i ”lønarkivet.Dette gælder indtil du forlader lønsystemet eller du klikker på SS.Så længe arkivering er aktiv, bliver det vist øverst, når du skal vælge udskrifter.

Eksempel:

Se arkiverede Her kan du se alle tidligere arkivere udskrifter, og du kan se indholdet ved at dobbeltklikke på den, som du vil se.Eksempel:

Vi har nogle spørgsmål til Jer: Skal der være adgangsbegrænsning til at danne udskrifter her, eller er det alle, som har adgang til lønsystemet?Det forventes, at alle med adgang til lønsystemet, har adgang til at se indholdet?



Adgang til området, hvor disse oplysninger ligger, adgangsbeskyttes af Jeres IT-afdeling.

Lønservice:Du skal have oprettet de samme mapper, som alle andre. Du skal indtaste B for bogmærke på alle udskrifter, som skal med i denne arkivering, og det gælder Under Kørsler/Lønkørsel/Udskrifter, og Kørsler/Månedsafslutning/Månedsbetaling af A-skat m.v. Du bedes give HM-Consult besked om, at du vil benytte denne funktion.Udover de oplysninger, som du får retur indtil nu, så vil du modtage Arkiverede, som placeres i lønmappen og undermappen PDFMD. Du skal derefter selv flytte PDF-filen til Jeres beskyttede område. Det kan vi formentlig ikke gøre, da der ikke er adgang til området, når det bliver indlagt.

Gemme og vis indscannede dokumenter.Adgang til dette kan ske enten fra Personaleadm. eller fra medarbejderstamkortet.

Fra personaleadm. kan begge ses, men fra medarbejderstamkort, kan kun ses dem, der er indlagt herfra.

Personale adm. er kendetegnet med P, og fra stamkort er kende tegnet med M.

Fra Personale adm. = Pxxxxxxxx.yyy.zzz

Fra medarbejderstamkortet = Mxxxxxxxx.yyy.zzx

xxxxxxxx = medarbejdernr. Fast længde = 8.

yyy = Beskrivelse, længde fri

zzz = Type, f.eks. XLS, PDF, BMP, skal være typer, som Windows kender, ellers kan dokumentet ikke åbnes.

Sådan kan du se gemte dokumenter.

I stamkortet klik på og i næste billede klik på Dokumenter

Du få nu vist dokunter for pågældende medarbejder, og kan klikke på et dokument for at åbne det.



Som systemet er nu, kan du klikke på pilen udfor M00000051.*, og vælge *.*, så kan du se dokumenter for alle medarbejdere.

9. Muligheder ved e-Boks

LØNAFREGNINGER TIL MAILADRESSE ELLER TIL E-BOKS.

Proceduren ved lønsedler via e-mail eller til e-boks.

Lønservicekunder, EG-ASP og kunder på Terminalserver sender til e-mail og e-boks via os. Proceduren gennemgås i detaljer, med mail afsender ændres, så det er jeres mailadresse, som refereres til, så det ikke er os, der får spørgsmål m.v. fra lønmodtagerne. Kvittering fra e-Boks gennemgås.

Regler for lønafregning til e-Boks

4 gode grunde til at skifte fra papir til digitale lønsedler i e-Boks eller via e-mail

Der er rigtig mange gode grunde til at levere lønsedlerne digitalt i stedet for udskrift på papir.

Du slipper for besværet med uddeling af lønsedler Du sparer penge på porto - hvis lønsedlerne sendes ud Medarbejderen får mulighed for at samle sit lønmateriale ét sted Du sparer miljøet for unødvendig papirspild - rundt regnet sørgede e-Boks for en

besparelse på 2.200 tons sidste år

e-Boks og via e-mail.

Økonomi:Engangsomkostning: a)Tilslutning til mailsystem kr. 750,- + moms b) Tilslutning til e-Boks kr. 0 ( kræver tilslutning til mailsystem)e-Boks pr. år fast kr. 450,- hvis du har under 100 lønmodtagere og kr.750,- hvis du har over 100 lønmodtagere.



For mailsystemet betaler ASP-kunder kr. 350,- pr. år, og øvrige betaler ikke udover tilslutningsopkrævningen.Pr. lønafregning sendt til e-Boks kr. 5,- .

Ovenstående priser inkluderer følgende delydelser: Validering af metadata i de modtagende filer Modtagelse af data Forsendelse til e-Boks Arkivering i modtagerens e-Boks Fremsendelse af kvitteringsliste Fremsendelse af eventuel fejlliste Support og hotline

Alle priser er eksklusiv moms.

Lønsedlerne i e-Boks

Når du benytter Løn-2000 kan vi levere din og dine medarbejderes lønsedler i e-Boks.

Fordele for både arbejdsgiver og medarbejderMed e-Boks sparer du tid på administration og penge på porto, mens medarbejderen får mulighed for at samle sit lønmateriale ét sted.

En fordelagtig prisMens priserne for forsendelse af breve stiger, er prisen for levering af lønsedler til e-Boks kun kr. 5,- pr. dokument, der sendes elektronisk.

TilmeldingRing til os på telefon 86 43 19 00, så tilmelder vi din virksomhed til e-Boks, men vi vil dog helst, at du sender en mail for tilmelding.

Levering af lønsedler til e-Boks kan tilpasses efter behovDu kan enten vælge at lade alle dine medarbejdere være omfattet af ydelsen eller tilmelde dem individuelt. Hvis dine medarbejdere ikke allerede har en indbakke i e-Boks, skal de oprette én

Vedhæft dokument til lønafregningen til e-mail.Du kan vedhæfte et dokument til lønafregningen, og det kan f.eks. være et Word dokument eller en PDF-fil, og det gøres ved at markere udfor: Vedhæft dokument?



Derved får du mulighed for at indsætte dokumentet.

10. Nyheder og opfriskning i lønsystemet.

a) Hjælp i skyen.

Som tidligere vist, så er Hjælp-funktionen udvidet, så der er to muligheder.Den ”gamle” kaldes med F1, og viser hjælp fra det felt, hvor curseren står.

Den nye mulighed er, at hjælp ligger i ”Skyen”. Her startes altid i første billede, og så kan du benytte oversigterne i venstre side til at finde det ønskede, eller du kan klikke på Search, og taste det du søger efter, det kan enten være hele ordet, eller en del af ordet, så får du vist de steder, hvor ordet indgår, og derefter kan du klikke på det, som du forventer at få hjælp til.

Begge bliver indtil videre bibeholdt, og vi vil gerne høre reaktioner for og imod de to.F1-hjælp har for nogle givet lidt problemer, så derfor er den nye indført.Hjælp i skyen vil virke for alle, og da den ligger i skyen, skal der ikke en opdatering til, men vil altid vise det nyeste.



For øjeblikket tror vi mest på, at Hjælp fra skyen bliver fremtidens løsning.

b) Splitansættelser

Split-ansættelser vil sige at en person er ansat i flere selskaber. Du kan oprette personen i et selskab, og via Afdelingsnøgle fordele vedkommende på forskellige selskaber. Fordelen er, at du kun skal vedligeholde ét stamkort, og der udskrives kun én lønafregning. Lønnen hæves dog i hvert selskab, og dermed bliver det også vist med hævning pr. selskab på medarbejderens lønkonto.

Modulet for split skal tilkøbes.Proceduren ligner meget Afdelingsopdeling, men der er den væsentlige forskel, at overfor omverdenen er der er en klar opdeling, og dette gøres ved, at splitansatte er oprettet i hvert selskab, og det er "kun" vedrørende administration af stamkort og udskrivning af lønafregninger, at vedkommende fremtræder som een. I alle andre sammenhænge behandles lønmodtageroplysningerne under det enkelte selskab.

Eksempel:



c) Bolig-Flex

Der er to former for registrering af tidsforbrug:

1. Hver medarbejder har Ikon på egen PC, og registrerer komme/gå tid, samt al tid vedr. fravær m.m.

For hver medarbejder eller medarbejdergrupper indlægges Kalender med komme/ gå tider.

Eksempel på medarbejderflex registrering, den enkelte kommer direkte ind i dette billede, der kan vises til gode saldi for al godkendt registrering.

Al registrering for øvrige skal foretages under Eks. tastning af Administrator.



Eksempel på afstemningsliste.

2. Der opstilles en fælles PC, hvor alle registrerer komme gå, og evt. andet fravær. Denne vil ofte være suppleret med en person, som registrerer ekstra tid for medarbejdere ude af huset og lignende.

Når en medarbejder skal registrerer tid, skal indtastes initialer og kodeord, og så kommer han/hun ind i samme registeringsbillede, som vist ovenfor.

Udover denne indgang til systemet, så foretages al anden registrering og vedligeholdelse af administrator tilsvarende ovenfor.



Tidsopsamling til Bolig-Flex.

Tidsopsamling fra medarbejderen "ude i marken" altså varmemestre, gårdmænd osv.

Lønmodtagerne oprettes med Flexnr= telefon nr., og indlægges med kalender med normal mødetider m.v.Telefonnr. er bindeleddet fra tidsopsamlingen til lønstamkartoteket.

Via mobiltelefon eller lignende registrerer vedkommende selv forbrugt tid, såsom mødt, gået, syg, kursus, feriefritimer, vagt m.v.

Disse registreringer opsamles løbende på lønserveren, og med passende intervaller indlæser den ansvarlige for Tidssystemet registreringerne, og ved indlæsning sker en syntaksaflusning, og evt. fejl m.v. rettes.

F.eks. ugentlig foretages en afstemning af alle registreringer, som er opsamlet fra SMS, Flex system m.v.

Månedlig inden lønberegningen foretages den endelig kontrolafstemning, og de godkendte tider medgår i lønberegningen.



Koder til SMS registreringer:

Mødt 6 mDe valgte kodenumre svarer i videst muligt omfang til

Gået 4 g tasterne på en mobiltelefonSyg 7 sBarn syg 2 bKursus 5 kFerie 3 fFeriefri timer 1 fftSneovervågning 9 sneUdkald 8 uTømning skrald 88 tVagttimer 0 v

Ved almindeligt fremmøde sendes SMS med enten kode 6, eller M eller med hele teksten"mødt"Ved fremmøde med f.eks. Sneovervågning sendes SMS med enten kode 69, eller msne ellerhele teksten mødt "sneovervågning"Hvis en ejendomsmester er ansat i flere afdelinger kan koderne udvides til også at indeholdeen henvisning til hvilken afdeling arbejdet udføres i - f.eks. Kode 68a4 - som angiver atmedarbejderen er udkaldt til arbejde i afdeling 4.

Ejendomsmestrene får dagligt gårsdagens rapport over registrerede data. Data gennemgåsaf ejendomsmesteren, som afslutningsvis godkender de registrerede data.



Hvis der konstateres fejl skal disse meddeles til administrationen, som foretager rettelser.

Driftscheferne modtager ugentligt liste over de afdelinger de er knyttet op på og data skalgodkendes.

Data overføres via fil til lønsystemet, således at månedens løn indeholder overarbejde,afspadsering, ferie mm for perioden fra og med 21. i forrige måned til og med 20. iindeværende måned.Periodens registreringer vedhæftes lønsedlen som et bilag.

"Eksternt" tidsstyringssystemer.

Vort Flexsystem er baseret på, at registrering sker i "huset", altså online adgang til lønsystemet, og det kan være den enkelte medarbejder eller en, der administrerer og registrerer for øvrige.

Vi har p.t. to tidssystemet, som kan kobles sammen med lønsystemet.

1. Tidssystem i en produktionsvirksomhed, som er tilrettet registrering på maskiner og medarbejdere, og medarbejder tider bliver importeret i lønsystemet til statistik og til lønafregning. Dette kræver en omsætningstabel fra tidsopsamlingen til koder i Løn-2000, som benyttes ved import til lønsystemet.

2. Tidssystem i et boligselskab for registrering af al tid og fravær m.v. for såvel funktionærer som ejendomsfunktionærer m.v. i og udenfor huset.

Da der findes flere systemet på markedet, sætter vi os ikke ind i dem, hvis I sender mail om det.

d) Webkald direkte fra lønsystemet.Der er vist ikke ret mange af Jer, som kender muligheden for at gå direkte til et Websted fra lønsystemet. Du kan benytte ikonet eller Menupunktet Web/Websteder, Og her er en oversigt over interessante websteder, som du kan skifte til uden at forlade lønsystemet. Send gerne en mail med forslag til nye websteder, som du kunne ønske dig.



e) Brug lønmodtageroplysninger til bl.a. at udsende mails med vedhæftede dokumenter.

Send generelle informationer til alle ansatte eller stil til den enkelte f.eks. Word dokumenter, og send til mail eller til e-boks. Kan også benyttes af personer, som ikke har adgang til lønsystemet, f.eks. chefen, bogholderen m.v.

Systemet kan benyttes af personer, som ikke har adgang til lønsystemet, men giver adgang til lønmodtagernes navne og adresser, samt mailadresser. Dem, der gives adgang her, kan f.eks. sende mails med vedhæftede dokumenter m.v. til lønmodtagernes mailadresser.

Systemet benyttes af en kunde, som benytter det til udsendelse til deres kunder, hvor adresserne hentes fra kundekartoteket, og derfor skal det tilrettes en del for brug til lønmodtagerkartoteket.

Vi vil hermed høre, om det har Jeres interesse, og om I vil bruge det?

Du kan tilmelde dig som testkunde, ved at sende en mail til os.

Hovedpunkter:

Sende mails til udvalgte personer i lønkartoteket, udvalg f.eks. medarbejdernumre, medarbejderkategorier

Lønmodtagerne kan opdeles på selvvalgte værdier, og i op til 10 kolonner. Vedhæft dokumenter De valgte opsætninger kan gemmes, så det er hurtigt at sende informationer til

de samme lønmodtagergrupper næste gang. Du kan sende informationer til Afdelingsledere om hvem der har fået

informationerne og lignende. Hver lønmodtager har to mailadresser, en til privat- og en til firma-adresse, og

du kan vælge mellem de to ved udsendelse. Du kan sende mail, udskrive på papir(PDF) eller du kan danne en Excel-fil med

navn og adresse m.m. til f.eks. fletning til Word dokumenter. Sende til e-boks, har det interesse?, så kan det lade sig gøre.



f) Fletning til Word.

Eksempel på fletning med et indlagt dokument.

Her bliver vist de udskrifter, som p.t. er indlagt med listenavn og navn og placering af Word-dokumentet.Vælger du som i eksemplet at lægge det lokalt, har du altså din egen opsætninger. En del skabeloner vil man nok vælge at lægge på serveren, så flere kan benytte dem, men du vælger pr. brev om det skal lægges på server eller på din PC, og dermed kun tilgængelig for dig.

Stil på Lægeattest og tryk Enter, nu kan vælges medarbejdere, som brevet skal sendes til, ved at taste medarbejdernr. eller vælge med F5. Du kan sætte markering udfor Medtag navn?. Som vist efterfølgende i eksempel, vises navnet udfor Kære, hvis der er sat flueben i Medtag navn.Når medarbejdere er valgt, tryk Enter eller klik på Print. Hvis der kan skabes adgang til Word, vil systemet nu danne et Word dokument pr. valgt medarbejder, som kan udskrives som normalt i Word.

Når du vender tilbage i Løn-2000, skal du angive, om de udskrevne skal slettes, hvilket blot betyder, at de slettes i udvalget.Der er ingen begrænsninger i antal indlagte skabeloner til breve.

b) Vi laver en Word skabelon, som vi afprøver i fletning.

Åben dokumentet i Word:\ LON-90W\Wdemo\Worddemo.dotÅrskursus 2016 Side 104


Her er flettefelterne = Bogmærker vist med. (punktum).Se bogmærker med ”Ctrl+G”, og vælg et Bogmærke og ”Gå til”, markøren vil placere sig i det pågældende felt.

Slet teksten Kære og bogmærket, og gem nu dokumentet mad navnet Kursus.dot i LON-90W\Dokumenter.I Lønbrev opret en nye linje med navn Kursus, og i navn indtast placering og navn, som dokumentet blev gemt under.Vælg nu denne udskrift og slet markering for Medtag navn? (ekstra) og vælg et par medarbejdere, som du udskriver dokumentet til. Bemærk, at datoen er indsat, så den vælger dags dato.Når du gemmer et dokument som .dot (skabelon), pas på, at du gemmer som dot, og ikke som doc, samt vær sikker på, hvor du gemmer det, idet Word måske forsøger at placere dokumentet i den generelle folder for Skabeloner.

Nu skal der indtastes medarbejdernr. til dem, der skal sendes til. Det bliver ændret, så du kan vælge grupper med fra- og til medarb.nr., eller du kan opdele dine lønmodtagere i faste udvalg, og her har du op til 9 udvalgsgrupper = søjler i viste eksempel. Pr. udvalg/søjle har du hele alfabetet, altså 29 muligheder.

Du kan vælge at udskrive dokumentet eller sende det pr. mail. Når du vælger at sende pr. mail kan du vælge mellem E-mail Privat eller E-mail Firma, og måske til e-boks.

Afslutning og evaluering

Udfyld evalueringsskema.


Documents

Løn-2000/Bolig-løn Web viewzzz = Type, f.eks. XLS, PDF, BMP, skal være typer, ... Send generelle informationer til alle ansatte eller stil til den enkelte f.eks. Word dokumenter,