28/05/2013

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L’esperienza del telelavoro in Istat: il monitoraggio delle attività- aspetti metodologici e applicazione SW di supporto

Istituto Nazionale di Statistica#poster #forumpa2013

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L’esperienza del telelavoro in Istat: il monitoraggio delle attività- aspetti metodologici e applicazione SW di

supporto

Il monitoraggio della produttività delle attivitàsvolte in telelavoro: come bilanciare

l’innovazione di processo con il miglioramento dell’efficienza.

Autore A. Lucchese

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TELELAVORO E MONITORAGGIO

• Nel 2005, in via sperimentale, è stato introdotto in Istat il telelavoro domiciliare, ora a regime.

• Il monitoraggio della produttività delle attività svolte èstato affidato a un G.d.L appositamente costituito (2008).

Autore A. Lucchese

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IL MONITORAGGIO: FINALITA’ E OBIETTIVI

• Il monitoraggio della produttività delle attività in telelavoro nasce dall’esigenza di dare avvio ad un sistema, quanto più possibile, quantitativo ed oggettivo di misurazione della produttività del lavoro svolto, nel rispetto delle scadenze e degli obiettivi stabiliti dagli organi di governo dell’Istituto.

Autore A. Lucchese

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ATTORI COINVOLTI• I lavoratori dipendenti assegnati in posizione di

telelavoro;• Il dirigente responsabile, dal quale dipende il

dipendente che partecipa al progetto;• La Direzione centrale del personale; • Il Gruppo di lavoro “GdL - Monitoraggio produttività

monitoraggio delle attività svolte in telelavoro e analisi dei risultati;

• Il Comitato permanente interdipartimentale sul telelavoro.

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IL GRUPPO DI LAVORO

• Il GdL ha: A. sviluppato una metodologia per valutare la produttività del

personale in tlv e l’efficacia del Sistema di monitoraggio;B. sviluppato gli strumenti SW per il suo svolgimento; C. condotto monitoraggi periodici (trimestrali);D. predisposto la procedura per la conduzione dello stesso;E. elaborato, prodotto e diffuso la reportistica.

Autore A. Lucchese

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A- METODOLOGIA

• rilevazione trimestrale dei valori conseguiti dagli indicatori

• basata su 3 fattori:• completezza delle informazioni,• coerenza;• riscontrabilità (accessibilità)• dell’output

VALUTAZIONE PRODUTTIVITA’ VALUTAZIONE SISTEMA

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VALUTAZIONE TOTALE

è il frutto di una media ponderata tra i punteggi attribuiti dal GdL a ciascuna delle 4 dimensioni e il peso relativo assegnato a ognuna di esse.

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REVISIONE DEL SISTEMA

A partire dal 2011, il sistema è stato profondamente rivisto:

dal lato metodologico (indicatori di misurazione);dal lato applicativo (SW).

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PERCHE’ SIAMO QUI

• semplificazione della procedura di acquisizione e elaborazione delle informazioni;

• miglioramento della riscontrabilità e accessibilità dei dati misurati e dei prodotti realizzati;

• trasparenza pubblicazione on-line della documentazione;

• miglioramento della qualità del servizio; • abbattimento dei costi.

Autore A. Lucchese

Le innovazioni apportate, rappresentano un esempio di:

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Obiettivi

• semplificazione della procedura di acquisizione e elaborazione delle informazioni;

• miglioramento della riscontrabilità e accessibilità dei dati misurati e dei prodotti realizzati;

• trasparenza della procedura di misurazione della produttività e dei criteri utilizzati per la valutazione del Sistema di monitoraggio.

Autore A. Lucchese

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Metodologia utilizzata

• Per lo sviluppo del software , ci siamo ispirati alla "metodologia agile" (o metodo agile) per ottenere, tramite il coinvolgimento diretto del cliente, la sua piena soddisfazione e l’abbattimento dei costi collegati.

• Anche per l’attività di analisi e revisione degli indicatori, ci siamo ispirati alla logica sottostante la metodologia agile.

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Descrizione delle azioni intraprese

• semplificazione e sistematizzazione degli indicatori;• sviluppo, configurazione e personalizzazione di appositi

strumenti software; • predisposizione della modulistica disponibile on line; • revisione e formalizzazione della procedura per la

conduzione del monitoraggio;• monitoraggio periodico della produttività delle attività

svolte e dell’efficacia del sistema;• elaborazione, produzione e diffusione della reportistica

sul monitoraggio.

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L’attività ha comportato la: selezione di indicatori di misurazione significativi dal

punto di vista della misurazione; progettazione e costruzione di un’applicazione

software web-based, integrata con il Sistema Informativo del Personale dell’Istituto;

revisione della procedura del monitoraggio.

RISULTATI CONSEGUITI

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LA MISURAZIONE DELLA PRODUTTIVITA’

A. di produttività (“quantitativi”)

B. di efficacia, ossia di misurazione dello stato di avanzamento delle attività.

• presenti nel db;

• NON presenti nel db.

Gli indicatori possono essere:

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ESEMPIO DI INDICATORI UTILIZZATI• N. atti prodotti/ n. gg. in tlv• N. indicatori (aggiornati, calcolati)/ n. gg. in tlv• N. di macrodati (prodotti…) / n. gg. in tlv• N. modelli (progettati, registrati, revisionati)/ n. gg. in tlv• N. pagine (redatte, formattate, scansionate)/ n. gg. in tlv• N. pagine web (realizzate, aggiornate)/ n. gg. in tlv• N. questionari (progettati, registrati, revisionati)/ n. gg. in tlv• N. record (acquisiti, validati, inseriti, controllati, forniti, segnalati) / n.

gg. in tlv• ………………………………………………………………………………• Stato di avanzamento del progetto

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APPLICAZIONE SOFTWAREIl monitoraggio viene realizzato tramite un’apposita applicazione SW web-based che gestisce l’intero processo in modo rapido ed efficiente

senza l’ausilio di supporti cartacei

alleggerendo il carico sui responsabili

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garantendo:•tempestività nelle comunicazioni, •sicurezza dei dati e delle elaborazioni, •informazioni in tempo reale sul suo andamento,•reportistica chiara e tempestiva

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OBIETTIVI / RISULTATI

1. semplificazione della procedura di acquisizione e elaborazione delle informazioni;

2. miglioramento della riscontrabilitàe accessibilità;

3. trasparenza;

4. miglioramento della qualità del servizio;

5. contenimento dei costi.

1. progettazione e costruzione di un’applicazione SW web-based;

2. predisposizione di un’apposita area condivisa su server;

3. pubblicazione on line di documentazione e reportistica

4. innovazione tecnologica (metodologia “agile”), revisione indicatori (elenco on line), revisione della procedura del monitoraggio

5. il SW è progettato e sviluppato inhouse, adattando anche codice esistente

Obiettivi Risultati

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segue- APPLICAZIONE SOFTWARE

• inserire un nuovo indicatore, • modificare o eliminare un

indicatore esistente; • compilare on-line il

monitoraggio;• prendere visione dei

monitoraggi precedenti.

• esaminare le proposte di nuovi indicatori / modifica di indicatori esistenti ed effettuarne la validazione;

• monitorare l’andamento della raccolta dati;

• inviare messaggi;• produrre elaborazione di dati e

report; • prendere visione dei

monitoraggi precedenti.

Interfaccia per i responsabili Interfaccia per l’amministratore

L’applicazione è articolata in due sezioni:

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LA HOME PAGE: AUTENTICAZIONE

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20Titolo Slide Autore A. Lucchese

PER L’AMMINISTRATORE

PER I RESPONSABILI

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LE INFORMAZIONI RILEVATE

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RIFERIMENTI

• Fabrizio Rotundi (responsabile GdL), rotundi@istat.it

• Alessandra Lucchese, lucchese@istat.it

• Rosa Elia, elia@istat.it (direzione DCIT)

• Gruppo di lavoro, pet@istat.it

• Direzione generale – Ufficio DGEN/C

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