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Leiaute ECD x Sistema Office
Índice
1. BLOCO 0: ABERTURA DO ARQUIVO DIGITAL E IDENTIFICAÇÃO DO
EMPRESÁRIO OU DA SOCIEDADE EMPRESÁRIA ........................................................ 1
Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária .......................................................................................................... 1
Registro 0001: Abertura do Bloco 0 .......................................................................... 2
Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica ........................ 2
Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada .......................................... 2
Registro 0035: Identificação das SCP ....................................................................... 3
Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante ................................................ 3
Registro 0990: Encerramento do Bloco 0 ................................................................. 5
2. BLOCO I: LANÇAMENTOS CONTÁBEIS .................................................................. 6
Registro I001: Abertura do Bloco I ............................................................................ 6
Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil ............................................ 6
Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal ................................ 6
Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se
Refere a Escrituração Auxiliar ............................................................................................. 7
Registro I020: Campos Adicionais ............................................................................ 7
Registro I030: Termo de Abertura do Livro .............................................................. 8
Registro I050: Plano de Contas .................................................................................. 9
Registro I051: Plano de Contas Referencial ............................................................10
Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação ..........................................11
Registro I053: Subcontas Correlatas ....................................................................12
Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado .................................................12
Registro I100: Centro de Custos ...........................................................................12
Registro I150: Saldos Periódicos – Identificação do Período ............................13
Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de
Lançamento Utilizadas no Período .....................................................................................14
Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos ....................................................14
Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior .............15
Registro I200: Lançamento Contábil .....................................................................15
Registro I250: Partidas do Lançamento ...............................................................17
Registro I300: Balancetes Diários – Identificação da Data ................................17
Registro I310: Detalhes do Balancete Diário........................................................17
Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento – Identificação da Data ............................................................................................................18
Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do
Encerramento ........................................................................................................................18
Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável ..................................................................................19
Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável .......................................................................................................................19
Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável 19
Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável ....20
Registro I990: Encerramento do Bloco I ...............................................................20
3. BLOCO J: DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS ........................................................ 21
Registro J001: Abertura do Bloco J .........................................................................21
Registro J005: Demonstrações Contábeis ..............................................................21
Registro J100: Balanço Patrimonial .........................................................................21
Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício ....................................22
Registro J200: Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido22
Registro J210: DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos
Acumulados/DMPL – Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido ...................23
Registro J215: Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a
Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido .........................................24
Registro J800: Outras Informações ..........................................................................24
Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD ............25
Registro J900: Termo de Encerramento ...............................................................27
Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração..........................29
Assinatura do(s) sócio(s) ........................................................................................... 29
Assinatura do Contabilista ......................................................................................... 30
Registro J935: Identificação dos Auditores Independentes ..............................30
Registro J990: Encerramento do Bloco J .............................................................31
4. BLOCO 9: CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL ........ 32
1
1. Bloco 0: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária
Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 – Geração do Arquivo:
Menu Arquivos/ Empresas/ Aba Básico:
2
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Abertura do Arquivo:
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais:
Registro 0001: Abertura do Bloco 0
Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando se existe movimento no arquivo da
ECD.
Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica
Registro não gerado pelo sistema. Não há tratamento para informar outras inscrições cadastrais
da Pessoa Jurídica no sistema Office Contábil.
Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Específicas:
3
Importante: Orienta-se utilizar a escrituração “Centralizada”, gerando dados da Matriz e Filiais no
mesmo arquivo. Desta forma, o sistema gera o arquivo completo pela empresa Consolidada (Matriz e
Filiais). Ao utilizar a opção “Descentralizada”, o usuário deverá preencher informações manualmente no
validador. O suporte técnico Sage não auxilia no preenchimento manual no PVA.
Registro 0035: Identificação das SCP
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Abertura do Arquivo:
Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante
Menu Arquivos/ Cadastro de Participante:
4
Importante: Este registro será gerado na ECD somente para empresas que possuírem
relacionamento com entidades de acordo com as seguintes situações:
Matriz no exterior
Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior
Coligada, inclusive equiparada
Controladora
Controlada (exceto subsidiária integral)
Subsidiária integral
Controlada em conjunto
Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM)
Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se
enquadrem nos tipos precedentes
Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes
Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se
enquadrem nos tipos precedentes
O código do Participante deverá ser informado nos fatos contábeis onde há este relacionamento,
no Campo “Participante” das telas de Digitação ou Múltiplas Partidas.
5
Registro 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante.
Menu Arquivos/ Cadastro de Participante:
Registro 0990: Encerramento do Bloco 0
Registro gerado automaticamente pelo sistema.
6
2. Bloco I: Lançamentos Contábeis
Registro I001: Abertura do Bloco I
Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando movimentação de lançamentos
contábeis no arquivo.
Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Geração do Arquivo:
Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal
Registro gerado automaticamente pelo sistema quando o indicador da forma de escrituração
contábil (campo 02) do registro I010 for igual a “A” (livro diário auxiliar ao diário com escrituração
resumida) ou “Z” (razão auxiliar). Deverá ser informado neste registro o livro principal “R” (Livro diário
com escrituração resumida) ou “B” (Livro balancetes diários e balanços, se houver livros auxiliares).
7
Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar
Menu Arquivos/ Plano de Contas, aba 1 – Contas Contábeis, quando selecionada a opção
“Conta de Lançamento Global”.
Importante: Registro gerado apenas no arquivo da Escrituração Auxiliar (Livros “A” (livro diário
auxiliar ao diário com escrituração resumida) ou “Z” (razão auxiliar).
Registro I020: Campos Adicionais
Registro não gerado pelo sistema.
8
Registro I030: Termo de Abertura do Livro
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Geração do Arquivo:
Menu Arquivos/ Empresas, aba Básico:
Menu Arquivos/ Empresas/ Aba Contábil, sub-aba Configurações Diversas, campo
Informações Cadastrais:
9
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais:
Registro I050: Plano de Contas
Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 – Contas Contábeis:
10
Registro I051: Plano de Contas Referencial
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais, campo “Código da Instituição
Responsável pela manutenção do Plano de Contas Referencial”:
Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 – Contas Contábeis:
11
Importante: Este registro será gerado na sequência do Registro I050 para cada conta analítica
referenciada. Como para a ECD o vínculo do Plano de Contas com o Plano Referencial é facultativo,
somente será gerado se o usuário efetuar esta operação. A orientação é que faça, pois, este vínculo é
obrigatório para a ECF e a ECD será recuperada no PVA da Escrituração Contábil Fiscal.
Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação
Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 - Contas Contábeis:
Importante: Registro obrigatório, gerando o código das Contas Analíticas marcadas como
“Conta de Aglutinação (ECD)”.
12
Registro I053: Subcontas Correlatas
Este registro não é gerado pelo sistema Office Contábil.
Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado
Menu Arquivos/ Históricos:
Registro I100: Centro de Custos
Registro facultativo para a geração da ECD. Será gerado apenas quando na tela de geração do
arquivo, menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais, estiver marcada a opção “Gerar Centro
de Custos”.
13
Menu Arquivos/ Centro de Custos:
Registro I150: Saldos Periódicos – Identificação do Período
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 – Geração do Arquivo:
14
Importante: Este registro identificará a data início e fim de períodos com movimentação contábil
de forma mensal, para o período correspondido na tela acima. Por exemplo, se existirem lançamentos em
janeiro de 2016, será gerado “|I150|01012016|31012016|”, se houver em fevereiro, será gerado
“|I150|01022016|28022016|” e assim de forma ordinária.
Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento Utilizadas no Período
Registro facultativo, não gerado pelo sistema Folhamatic Contábil.
Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos
Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 2 – Saldos:
15
Importante: Serão gerados os saldos por período (mensal) para as contas analíticas que possuem
movimentação. Exemplo na geração:
|I155|1.1.1.01.0001||100000,00|D|20000,00|3000,00|117000,00|D|
Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior
Registro facultativo, não gerado pelo sistema Office Contábil.
Registro I200: Lançamento Contábil
Menu Movimentos/ Digitação ou menu Movimentos/ Digitação de Múltiplas Partidas:
16
Importante: Campo 05 – Indicador do Lançamento. Todo lançamento que no campo Tipo estiver
diferente de “Encerramento” será gerado como “Normal”. Quando o Tipo for igual a “Encerramento”,
será gerado “Encerramento de Contas de Resultado”.
17
Registro I250: Partidas do Lançamento
Menu Movimentos/ Digitação ou menu Movimentos/ Digitação de Múltiplas Partidas:
Importante: Quando a Digitação é de Múltiplas Partidas, será gerado uma linha do registro I250
para cada partida do lançamento. Exemplo:
|I250|1.1.2.01.0002||1000,00|D|0000000012-02||RECEBIMENTO DE DUPLICATA 1.||
|I250|1.1.2.01.0003||1000,00|D|0000000012-03||RECEBIMENTO DE DUPLICATA 2.||
|I250|1.1.2.01.0004||1000,00|D|0000000012-04||RECEBIMENTO DE DUPLICATA 3.||
Registro I300: Balancetes Diários – Identificação da Data
Registro gerado automaticamente pelo sistema conforme datas em que existem lançamentos e
quando o tipo de Escrituração selecionado no menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 – Geração do Arquivo
for igual a “B – Livros Balancetes Diários e Balanços”.
Registro I310: Detalhes do Balancete Diário
Gerado somente quando o tipo de Escrituração selecionado no menu Diversos/ SPED/ ECD, aba
1 – Geração do Arquivo for igual a “B – Livros Balancetes Diários e Balanços”.
Menu Relatórios/ Balancete/ Diário: (O sistema buscará os saldos das contas analíticas que
possuem movimentação diariamente, conforme ordem cronológica dos lançamentos).
18
Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento – Identificação da Data
Gerado automaticamente pelo sistema, com a data final do(s) período(s) encerrado(s).
Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento
Conforme o período encerrado (Por exemplo, se é anual, ative a empresa em dezembro), acesse
menu Relatórios/ Demonstração de Resultado do Exercício.
19
Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro gerado automaticamente pelo sistema quando selecionado a “Forma de Escrituração”
igual a Livro “Z- Razão Auxiliar”.
Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro gerado automaticamente pelo sistema quando selecionado a “Forma de Escrituração”
igual a Livro “Z- Razão Auxiliar”.
|I510|NUM_LCTO|Número/Código de identif. única do lanç. contábil|C|010||011|
|I510|DT_LCTO|Data do lançamento|N|008||009|
|I510|VL_LCTO|Valor do lançamento|N|016|02|017|
|I510|IND_LCTO|Indica o tipo de lanç.: N-normal ou E-encerramento|C|001||002|
|I510|COD_CTA|Código da conta analítica debitada/creditada|C|40||015|
|I510|COD_CCUS|Código do centro de custos|C|20||009|
|I510|VL_DC|Valor da partida|N|019|02|017|
|I510|IND_LCTO|Indica a natureza da partida: D-Débito / C-Crédito|C|001||002|
|I510|COD_HIST_PAD|Código do histórico|C|4||005|
|I510|HIST|Descrição do histórico|C|508||006|
Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Menu Relatórios/ Escrituração Auxiliar/ Razão Auxiliar (desde que efetuada a escrituração
auxiliar para as contas de lançamento global através do menu Movimentos/ Digitação Auxiliar):
20
Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável
Registro facultativo, não gerado pelo sistema Office Contábil.
Registro I990: Encerramento do Bloco I
Gerado automaticamente pelo sistema. Registro de Encerramento do Bloco.
21
3. Bloco J: Demonstrações Contábeis
Registro J001: Abertura do Bloco J
Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando movimentação de lançamentos
contábeis no arquivo.
Registro J005: Demonstrações Contábeis
Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando as demonstrações contábeis (Balanço
Patrimonial e Demonstração de Resultado do Exercício) de acordo com os períodos em que existe
encerramento.
Registro J100: Balanço Patrimonial
Menu Relatórios/ Balanço Patrimonial, selecione a opção “3- Imprime Saldos Sintéticos” para
conferência:
Importante: Serão gerados os saldos das contas do Ativo e Passivo para o(s) período(s)
encerrado(s).
Os campos 08 e 09 do Registro J100 serão gerados com os valores fixos: |100000,00|D| para as
contas do grupo do Ativo e |100000,00|C| para as contas do grupo do Passivo, exceto para as contas de
Resultados Acumulados e Patrimônio Líquido.
22
Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício
Menu Relatórios/ Demonstração de Resultado do Exercício (selecione Sim para efetuar a
Atualização do Plano de Contas “Sem Encerramento”):
Registro J200: Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido
Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 4 – Situações Especiais esteja habilitado o check
“Gerar DMPL/ DLPA”:
Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 5 – DMPL/ DLPA:
23
Registro J210: DLPA – Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL – Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido
Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 4 – Situações Especiais esteja habilitado o check
“Gerar DMPL/ DLPA”:
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 5 – DMPL/ DLPA:
24
Registro J215: Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 5 – DMPL/ DLPA:
Registro J800: Outras Informações
O registro J800 permite que seja anexado um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format) na
escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas
explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc.
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 6 – Outros Relatórios RTF:
25
Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 6 – Outros Relatórios RTF:
Gerado somente quando o Indicador de Finalidade de Escrituração, selecionado no menu
Diversos/ SPED/ ECD, aba 3 – Abertura do Arquivo for: “Substituta”.
26
Este registro deve ser utilizado, no caso de substituição de um arquivo da ECD, conforme
previsão da Instrução Normativa RFB no 1.420/2013.
Observações:
- As alterações realizadas no sistema para a geração da ECD substitutiva, devem ser explicadas
em um documento, criado pelo usuário, no Word (não existe um modelo padrão), salvo em formato texto
RTF (Rich Text Format);
27
Registro J900: Termo de Encerramento
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 – Geração do Arquivo:
28
Menu Arquivos/ Empresas, aba Básico:
29
Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração
Assinatura do(s) sócio(s)
Menu Arquivos/ Dados dos Sócios:
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 2 – Responsáveis:
30
Assinatura do Contabilista
Menu Arquivos/ Dados do Contador:
Registro J935: Identificação dos Auditores Independentes
Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 3 – Abertura do Arquivo:
Importante: O registro J935 que identifica os auditores independentes e deve ser preenchido
quando o campo 17 do registro 0000 (IND_GRANDE_PORTE) igual a “1” (Empresa é entidade sujeita a
auditoria independente – Ativo Total superior a R$ 240.000.000,00 ou Receita Bruta Anual superior
R$300.000.000,00).
31
Registro J990: Encerramento do Bloco J
Registro gerado automaticamente pelo sistema.
32
4. Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital
Todos os registros do Bloco 9 serão gerados automaticamente pelo sistema, indicando a
quantidade de linhas por registros nos demais blocos da escrituração.
Dúvidas sobre treinamentos:
