Lectura 5-Descripción de Puestos

Materia: Diseo y Evaluacin de Puestos

Profesor: Lic. Susana Tejerina - 1 -

DESCRIPCIN DE PUESTOS

Lic. SUSANA TEJERINA

ES LA APLICACIN INMEDIATA DEL ANLISIS DE LOS PUESTOS Y CONSISTE EN UNA EXPOSICIN EXHAUSTIVA DEL RESULTADO DEL ANLISIS DE LOS PUESTOS, CUYA INFORMACIN SE SISTEMATIZA Y SE EXPONE EN UN PROTOCOLO DETERMINADO. Consiste en una enumeracin detallada del contenido del puesto: las funciones y tareas de cada puesto (qu hace el trabajador). la periodicidad de su ejecucin (cundo lo hace) los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones (cmo lo hace) los instrumentos o equipos que utiliza (con qu lo hace) y los propsitos de dichas actividades (para qu lo hace) Adems forma parte de la descripcin final de cada puesto, la siguiente informacin:

1. Datos de identificacin del puesto

2. Condiciones de trabajo

3. Relaciones internas y externas

4. Requerimientos o Especificaciones del puesto Constituyen la principal herramienta de gestin para la Administracin de RR.HH.

ORDENAMIENTO DE LOS PUESTOS RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DE PERSONAL PROMOCIONES Y TRANSFERENCIAS EVALUACIN DE DESEMPEO

PARA QU SIRVEN EL ANLISIS Y LA DESCRIPCION DE

LOS PUESTOS?



VALORACIN ECONOMICA DE LOS PUESTOS GESTIN DE CARRERAS PROGRAMAS DE CAPACITACIN DISEO Y REDISEO DE LOS PUESTOS

PRINCIPALES USOS DE LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Ordenamiento de los puestos: dejar constancia por escrito acerca de cuales son las funciones, tareas y responsabilidades de cada puesto, sus lneas de dependencia funcional y el tipo de decisiones que pueden ser tomadas en l, permite a cada empleado conocer con exactitud sus responsabilidades laborales, evitando la dispersin o superposicin de roles y funciones. Reclutamiento y Seleccin de personal: Las Especificaciones de cada puesto nos indican cuales son las exigencias fsicas, intelectuales y de experiencia, as como otros requerimientos propios de cada puesto que deber reunir la persona que lo ocupe. De este modo podemos utilizar luego esta informacin a fin de establecer los Perfiles en base a los cuales efectuaremos el proceso de Reclutamiento y Seleccin del futuro ocupante del puesto. Adems, conocer las condiciones de trabajo en las cuales deber desenvolverse el futuro empleado ayudar a determinar que personas pueden ser aptas o no para ser incorporadas. Promociones y Transferencias: a la hora de ascender a un empleado o ante la necesidad de transferirle desde un puesto a otro, el rea de RR.HH. necesita consultar la Descripcin de ambos puestos a fin de conocer si el ocupante ha estado efectuando tareas afines al puesto de destino, de igual modo, analizar los requerimientos de ambos puestos en relacin al perfil del empleado a fin de considerar si est en condiciones de ser promovido y/o transferido. Evaluacin de Desempeo: del anlisis del contenido de cada puesto y de los estndares de desempeo establecidos en cada puesto, podr realizar la Evaluacin del Desempeo de quienes ocupan dichos puestos. Valoracin econmica de los puestos: a fin de lograr la equidad interna en materia de salarios, abonando a cada puesto lo que merece en relacin a las tareas, responsabilidades y exigencias de cada uno, se aplican diferentes mtodos a fin de establecer el valor econmico que cada puesto tiene para la organizacin, pudiendo finalmente elaborar las Escalas Salariales. Capacitacin: en pleno conocimiento de las funciones y tareas que deben ser realizadas en cada puesto, as como los requerimientos intelectuales y las destrezas para un eficaz desempeo, el rea de RR.HH. puede desarrollar programas de capacitacin destinados a mejorar las competencias del personal.



Rediseo de los puestos: el Anlisis y Descripcin de Puestos permite conocer tanto la cantidad y diversidad de tareas que se ejecutan en cada puestos, como el grado de libertad y autonoma que tiene el ocupante para fijar sus propios procedimientos y ritmo de trabajo. De este modo si un puesto de trabajo tiene asignadas un nmero excesivo de tareas, podr ser simplificado, asignando parte de dichas tareas a otros. En caso que para un mejor desempeo- fuese necesario estandarizar el procedimiento de trabajo, el puesto tambin podr ser rediseado. Tipos de Descripciones de Puestos Entre la diversidad de Formatos que un Analista puede utilizar, algunos son muy simples y otros verdaderamente complejos, todo depende de la cantidad y diversidad de informacin que relevar durante el procedimiento. Esto se debe a que dicha informacin difiere mucho de una empresa a otra, dependiendo tanto del uso que la empresa le dar a la misma, como de la complejidad de los puestos a analizar. Existe una tercera variable a considerar respecto a la cuestin del formato final de la Descripcin de los puestos y es el referido al estilo del Analista que inevitablemente pondr su marca personal en los aspectos visuales grficos y estticos. Por todo lo indicado, las descripciones de puestos pueden ser simples y sintticas de manera que su protocolo ocupe slo una pgina (descripcin MOLAR) o tan detallada y minuciosa como cada empresa lo requiera de manera tal que el protocolo final puede llegar a contar con ms de 6 pginas (descripcin MOLECULAR). El siguiente modelo constituye una de las Descripciones de Puestos de tipo molar, mediante el cual se describen en forma muy general las funciones, responsabilidades y requisitos del puesto. En general su queda restringido al ordenamiento de los puestos y al conocimiento de cuales son, en general, las funciones asignadas a los mismos. Recomendamos, desde todo punto de vista, que a la hora de tener que elaborar un Manual de Puestos, las descripciones sean de tipo molecular, ya que es el nico formato que permitir la utilizacin de esta importante herramienta de gestin en la totalidad de las prcticas de recursos humanos que hemos enumerado en el tem usos de las descripciones de puestos. Desde esta ctedra le proponemos un modelo de descripcin que encontrar Ud. como ejemplo de una descripcin de puestos de tipo molecular.



DESCRIPCIN DE PUESTOS CARGO PRESIDENTE CDIGO 12 - 747 OBJETIVO Ejercer funciones de direccin y representar a la Institucin ante entidades pblicas y privadas sean nacionales o extranjeras. FUNCIONES PRINCIPALES: Tiene mxima responsabilidad presupuestal, cumpliendo con todas las obligaciones derivadas de esta funcin. Ejerce la representacin de la institucin ante autoridades pblicas, instituciones nacionales o del exterior, as como ante entidades privadas. Convoca y preside las sesiones del Consejo Directivo y determinar la Agenda de prioridades. Supervisa la correcta ejecucin de las propuestas del Consejo Directivo. Celebra actos, convenios y contratos con entidades pblicas nacionales o extranjeras. Aprueba el Plan de Gestin Institucional y las polticas de administracin, personal, finanzas y relaciones institucionales en concordancia con las polticas generales que establezca el Consejo Directivo. Aprueba a propuesta del Gerente General la contratacin de los gerentes, as como su promocin, suspensin y remocin. En ausencia del Consejo Directivo adopta medidas de emergencia sobre asuntos que corresponda decidir al Consejo Directivo. Ejerce las dems funciones que le delegue o encargue el Consejo Directivo. RELACIONES Con organismos pblicos del Gobierno Central, Congreso de la Repblica, Gremios Empresariales, Comits Consultivos de Usuarios, Organismos Reguladores, organismos similares del exterior, organismos multilaterales, entidades prestadoras, medios de comunicacin, universidades. RESPONSABILIDAD Sus decisiones repercuten en la marcha de las entidades prestadoras as como en la economa del pas. REQUISITOS DEL PUESTO Estudios superiores en Ingeniera, Economa carreras afines con especializacin de pos grado. Experiencia en cargos gerenciales del sector privado y en cargos directivos del sector pblico no menos de 5 aos. Experiencia profesional mnimo de quince aos.

Ejemplo de Descripcin de Puestos de tipo MOLAR



Ejemplo de Descripcin de Puestos de tipo MOLECULAR propuesto por la Ctedra: DATOS DE IDENTIFICACIN DEL PUESTO Nombre del Puesto: Auditor de producto Dpto. o Seccin: Produccin primaria Categora Salarial: A Es Supervisado por: Jefatura de Seccin Supervisa a: No tiene personal a cargo

DATOS DE CONTROL

Analista de Puestos: Matas Pirovano Fecha del Anlisis de Puestos: 17/09/07 Fecha anterior ADP: 15/09/08

CONDICIONES DE TRABAJO

Horarios: Horario habitual: De 8:00 a 17 hs. Fijo: Rotativo: Jornada: Continuada Discontinua Prolongacin de Jornada: No requiere Condiciones Ambientales: Ventilacin: Reducida ya que el laboratorio es un lugar que debe ser asptico, libre de grmenes patgenos. Iluminacin: Muy buena Temperatura: Baja en forma permanente para mantener la conservacin adecuada de la leche.

Riesgos:

Manipulacin de cidos en forma permanente Uso constante de instrumental elctrico y elementos cortantes. Esfuerzo Fsico y/o Mental:

La lectura de los resultados de reacciones qumicas obliga a mantener concentracin visual y mental. Sube y baja diariamente de camiones de gran porte.

DESCRIPCIN DEL PUESTO



RESUMEN DEL PUESTO Es el responsable de controlar la llegada a la planta de los camiones cisternas cargados de leche y proceder a la recepcin del producto, realizando los controles bromatolgicos de rutina y la clasificacin del producto para su posterior procesamiento interno. FUNCIONES Y TAREAS DEL PUESTO Controla diariamente el horario de llegada de los camiones cisterna a la planta y verifica visualmente

que las condiciones fsicas e higinicas en que se realiza el traspaso de la leche desde el camin a los silos se ejecute de acuerdo al procedimiento establecido por la planta, a fin de evitar posibles contaminaciones e inconvenientes que afecten al producto.

Se encarga diariamente de realizar anlisis bromatolgicos, tomando muestras de leche y realizando los

anlisis de acidez, determinacin de grasa, densidad, prueba de alcohol y crioscopia, para su posterior clasificacin y almacenamiento.

Asienta diariamente y en forma manual las caractersticas de la materia prima controlada en planillas y

las enva a Administracin a fin de que se le efecte al tambero el pago correspondiente. Eleva al sector de Control de Calidad las planillas con todos los anlisis efectuados y resultados obtenidos, para que sean utilizadas como instrumentos de control.

Controla cada hora el funcionamiento de la bomba centrfuga, el desgasificador, el caudalmetro, los

filtros y los tanques de almacenamiento, a fin de detectar a tiempo los inconvenientes sin tener que llegar a interrumpir el trabajo para solucionarlos.

Asea en forma constante a las mquinas y el lugar de trabajo utilizando desinfectantes especiales y

yodo, para evitar contaminaciones. Controla las condiciones en que se trabaja para procurar mantener la higiene antes, durante y despus de ejecutar las tareas.

Controla al final del da la cantidad de elementos y sustancias necesarias para las actividades del

puesto, elevando a administracin la solicitud de materiales para mantener el stock necesario.

ESTNDARES DE DESEMPEO: Cualitativos:

Debe efectuar los estudios bromatolgicos de rutina a la totalidad de la carga lctea que llega a la planta durante su horario de trabajo.

Debe limpiar las mquinas y equipos utilizados cada vez que deba utilizarlos, usando siempre los elementos previstos.

Debe elevar durante la jornada de trabajo toda la documentacin efectuada relativa a los controles de la leche.

Cuantitativos:

Debe elevar a la Gerencia 2 informes semanales con las novedades resultantes del trabajo cotidiano.

CONTENIDO DEL PUESTO



RELACIONES

SOCIALES

RESPONSABILIDADES Por decisiones: Toma decisiones sobre temas simples referidas a su sector Por el trabajo de otros:

No tiene supervisados

Por materiales y/o equipos

Tiene responsabilidad regular y permanente sobre los equipos que utiliza Es responsable directo del mantenimiento de equipos y materiales Por dinero y/o valores

No tiene responsabilidad por dinero ni valores.

Por informacin de tipo confidencial

No tiene acceso a este tipo de informacin

Por la Seguridad de las personas

Tiene responsabilidad mnima.

RELACIONES INTERNAS

Con quin Para qu

Con el Jefe de la Seccin Con el Encargado de Planta Con el sector de Administracin

Recibir indicaciones y transmitir novedades sobre la tarea. Conocer novedades en las reuniones semanales Elevar las planillas de recepcin de la leche

RELACIONES EXTERNAS

Con quin Para qu

Con los transportistas provenientes de los Tambos

Recibir la carga de leche de acuerdo a normativas

CONTEXTO DEL PUESTO



REQUERIMIENTOS OBJETIVOS

Edad mnima: 27 aos Edad Mxima: 35 aos Sexo: V M

Lugar de Residencia: No ms de 20 km. de la planta Estado Civil: Indistinto

Disponibilidad para viajes: No requiere. INSTRUCCIN FORMAL

Nivel de cursado SECUNDARIO TERCIARIO UNIVERSITARIO

Completo Tcnico Agropecuario

Incompleto

CONOCIMIENTOS EN INFORMTICA

Planilla Clculos Procesad. Textos Base de datos Correo Electrnico Otros

Nivel bsico

Nivel avanzado

Nivel avanzado

Nivel bsico

No requiere

FORMACIN TCNICA

Referida al uso de componentes qumicos y reactivos diversos para efectuar las pruebas de laboratorio de la leche.

Acerca del funcionamiento y mantenimiento de: bombas centrfugas, desgasificadores, caudalmetros, etc.

CONOCIMIENTOS DE IDIOMAS

Ingls Portugus Otros

No requiere

No requiere

No requiere

EXPERIENCIA LABORAL ESPECFICA

El ocupante debe tener experiencia en la ejecucin de pruebas de laboratorio especficas, controles bromatolgicos y uso de equipos para tal fin.

6 meses 1 ao No menos de 3 aos Hasta 5 aos Ms de 5 aos

OTROS REQUERIMIENTOS: El ocupante de este puesto debe ser una persona muy minuciosa y con un alto sentido de la responsabilidad respecto a la calidad y salubridad del producto que recibe y analiza

ESPECIFICACIONES DEL PUESTO



Algunas cuestiones prcticas a tener en cuenta Existen algunas convenciones en relacin a la manera de confeccionar una descripcin y tambin cuestiones prcticas que le sern de utilidad. Recuerde que anteriormente le indicamos que los protocolos deben ser diseados por el Analista de Puesto, quin, adems de seguir los aspectos convencionales de cualquier descripcin, tambin podr poner su estilo personal, ello no significa que el Analista pueda hacer cualquier cosa, puesto que, ms all de los estilos, hay informacin que no puede faltar y otra que no debera estar en ningn modelo. La extensin y diseo del protocolo depender de la cantidad de informacin a relevar y sta a su vez, depender del uso que se le dar a la informacin. Por otra parte, el ordenamiento de dicha informacin deber respetar alguna lgica. Por ejemplo, los Datos de Identificacin del puesto obviamente no pueden faltar y siempre se ubican en el encabezado del protocolo. Los Datos de Control no pueden faltar ya que las descripciones se actualizan generalmente una vez al ao y es necesario conocer la fecha de la anterior y la persona responsable de su ejecucin. Podr Ud. ubicarlos o en el lugar que le muestra el modelo que le proponemos o al finalizar la descripcin luego de haber establecido la totalidad de las especificaciones. Las Condiciones de Trabajo nunca estn presentes en las descripciones de tipo molar, sin embargo no deberan faltar en ninguna descripcin, ya que, junto con los requerimientos para el puesto son elementos de informacin vitales a la hora de seleccionar personal. Por ejemplo, si Ud. como selector de personal sabe que en el puesto se trabaja levantando pesos importantes y subiendo y bajando de camiones, tendr que pensar que no puede tomar a una persona que supere los 45 aos, ni que, an siendo mucho ms joven, tenga algn problema en su columna vertebral. Si Ud. sabe que el ocupante del puesto trabajar en condiciones de fro intenso permanente, deber pensar dos veces si conviene incorporar a una persona que padece de asma bronquial. La lgica indica que el lugar ms adecuado dentro del protocolo para insertar las condiciones de trabajo es en donde estn ubicadas en el modelo que le proponemos, sin embargo Ud. podra intercambiar este lugar con el tem Contexto del Puesto.

CONDICIONES DE TRABAJO CONTEXTO DEL PUESTO



El Contenido del Puesto es el corazn de toda descripcin, all el Analista debe poner su mayor empeo en registrar de manera exhaustiva y ordenada todas las tareas que el ocupante del puesto debe ejecutar, cuidando que dicho ordenamiento siga y complete todas las tareas atribuibles a cada una de las funciones que se cumplen en el puesto y que la descripcin de las tareas indique en forma clara e inequvoca:

Que hace el trabajador (la accin o acciones que realiza) Como lo hace (el procedimiento, las instrucciones, normas, etc.) Con qu lo hace (el equipo que utiliza) Cuando lo hace (la periodicidad de su ejecucin) Para que lo hace (el propsito o finalidad de la accin)

Aqu tambin son los Estndares de Desempeo que constituyen criterios objetivos de medicin del hacer de cada empleado en su puesto de trabajo. Forma parte del contenido del puesto y no siempre est presente en las descripciones. Insertar esta informacin es muy importante por cuanto plantea criterios claros y observables que ayudarn a los Supervisores a contar con un parmetro de evaluacin y a los empleados a saber con exactitud que es lo que se espera de ellos. En cuanto al tem Responsabilidades del puesto si bien estas pueden estar incorporadas dentro de la descripcin de cada una de las tareas que realiza el ocupante, insertarlas por separado ayuda a una ms rpida identificacin, sobre todo cuando se utiliza a las descripciones de los puestos para valorar econmicamente a los mismos. En estos casos el tem responsabilidad siempre es elegido como un Factor Compensable clave y como tal, la intensidad y el tipo de responsabilidad, generar una variante en la remuneracin del empleado; este tema lo ver Ud. en el Mdulo 4. El Contexto del Puesto es otro de los tems que suelen faltar en muchas descripciones de puestos, si bien no es un aspecto central, ayuda a la hora de seleccionar personal a saber que tipo de cualidades deber reunir el candidato a ocupar el puesto, segn el tipo, frecuencia y calidad de las relaciones que mantiene dentro y fuera de la organizacin. Finalmente llegamos a las Especificaciones del Puesto con este nombre se establecen los requerimientos de diverso tipo que se hacen a quienes aspiren a ocupar un puesto determinado. Incluye tanto los aspectos objetivos (edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, etc.) como aquellos vinculados a la instruccin formal, a los conocimientos especializados, a las habilidades desarrolladas, a la experiencia que debe haber atesorado en funciones similares y a los atributos vinculados a algn tipo de personalidad determinada que sean importantes para un eficaz desempeo. Por tradicin las especificaciones constituyen la parte final de toda descripcin de puestos y ello se debe a que, cuando comenzaron a realizarse los primeros anlisis y descripciones de puestos a comienzos del siglo veinte, al poner el acento en el tipo de tareas asignadas a cada puesto, que eran sencillas, manuales y repetitivas, se entenda que cualquier persona an siendo analfabeta, podra aprender al automatismo de su ejecucin; por consiguiente, los puestos de trabajo no tenan requerimientos especficos en relacin a los empleados.



El correr de los aos y la complejizacin de la tecnologa y del funcionamiento empresarial, demostr que no cualquier persona estaba apta para ocupar ciertos puestos y comenz el procedimiento de establecer los requerimientos y ponerlos por escrito; el lugar ms adecuado para guardar esta informacin eran las descripciones de los puestos y es por ello que se pusieron al final. Al momento de disear el protocolo el Analista deber pensar no solo que informacin deber relevar segn el uso que se le dar al Manual, sino tambin que tipo de informacin es pertinente. Por ejemplo, en la parte de las Especificaciones aparecen recuadros que deben llenarse con informacin referida a conocimientos informticos, conocimientos de idiomas; si el Analista sabe que en la empresa no existen puestos que requieran saber idiomas, directamente estos cuadros no formarn parte del protocolo. Pero, si existiesen algunos puestos que si tienen estos requerimientos aunque el resto no, el Analista si o s deber incorporar al protocolo el registro de dicha informacin. Esto se debe a que los protocolos son uniformes, no se cambia el diseo y se aplican diseos distintos segn cada familia de puestos, sino que la plantilla ser uniforme. En aquellos casos en que los puestos que se estn analizando y describiendo no tengan estos requerimientos, el Analista proceder, sencillamente, a escribir: no requiere o no corresponde. Los cuerpos informativos de las descripciones de puestos Cada uno de los tems antes indicados, con toda la informacin al respecto que se releva y se pone por escrito, constituye cuerpos informativos. Estos bloques de informacin no deben ser fragmentados al redactar las descripciones de los puestos. No es conveniente que el Analista comience a insertar en una hoja del protocolo la informacin referida a condiciones de trabajo y luego, por una cuestin de espacio, concluya su redaccin en la siguiente hoja del protocolo. Es por ello que al disear el formato que se utilizar como plantilla para todas las descripciones, deber contemplar que no se corten los cuerpos informativos y que tampoco queden grandes espacios en blanco. Esto obliga a adquirir cierta destreza en el uso de las herramientas informticas que permitan trabajar de manera fluida, correcta y visualmente esttica. El nico cuerpo informativo que generalmente ocupa dos hojas del protocolo es el Contenido del Puesto, cuando el puesto tiene cierta complejidad, porque la cantidad de tareas que se describen as como la diversidad de estndares y de responsabilidades, obliga a extenderse. Le solicitamos que preste mucha atencin al modelo que le presenta la ctedra y podr observar all que no hemos cortado los cuerpos informativos y que hemos ubicado la informacin de manera que ocupe cada hoja del protocolo de manera esttica y completa.

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Lectura 5-Descripción de Puestos