Lean Healthcare og stöðugar umbætur

Verkefnastofa / Guðrún Björg Sigurbjörnsdóttir

Efni

� Starfsáætlun Landspítala - Lean Vegvísir 2013 - 2016

� Lean Healthcare - Straumlínustjórnun í heilbrigðisþjónustu

� LEAN á Landspítala

Af hverju umbætur ?

• Þróun í heilbrigðisvísindum

• Healthgrade – skýrsla í Bandaríkjunum

• Skortur á fjármagni

• Öryggi - 99,9% gæði á VirginiaMason í Seattle

– 15 (14) skurðaðgerðir sem takast ekki sem skyldi

– 1.000 rangar lyfjagjafir• Skortur á fjármagni

• Öldruðum fjölgar

– 1.000 rangar lyfjagjafir

– 182 máltíðir sem eru ekki réttar

– 17.000 rangir reikningar

– 125 rangar launagreiðslur

• Eru gæði á Landspítala 99,9% ?

3

30.000

40.000

50.000

60.000

Aldursdreifing og innlagnir á Landspítala2011 og 2025

Mannfjöldi 2011

Mannfjöldi 2025

Legudagar 2011

Legudagar 2025

4

0

10.000

20.000

30.000

Aldursbil

Á Landspítala stöndum við okkur vel í að fylgja umbótaverkefnum til lengri tíma ?

Læknar Hjúkrunarfr. Aðrir

Niðurstöður könnunar á stjórnendafundi LSH í september 2011

Stefnumörkun Landspítala

Starfsáætlun 2012 - 2013

a) Ferlaverkefni

Lean aðferðafræði á Landspítala2013 - 2016

b) Kaizen vinnustofur

c) 5S – (Sortera – Staðsetja – Snyrta – Staðla - Styðja)

d) 3P húsnæðisbreytingar

e) Stöðugar umbætur

DRÖG

Þróun umbótastarfs - Lean

Statistical Process Control

Total Quality Management

LEAN aðferðir verða áberandi í heilbrigðisþjónustu upp úr 2000

Grundvallaratriði í LEAN

Sóun burt

Virði fyrir sjúklinga

Ávinningur•Sjúklingurinn í öndvegi•Minni bið•Aukið öryggi•Betra flæði•Betra starfsumhverfiStöðugt flæði

Stöðugar umbætur

Tog / eftirspurn

•Betra starfsumhverfi•Aukin starfsánægja•Minni kostnaður

Menning breytist með innleiðingu lean

Frá Til

� Spítalinn fyrst

� Bið er góð

� Mistök verða óhjákvæmilega

� Sjúklingur fyrst

� Bið er sóun

� Við útrýmum mistökum

� Óljós ábyrgð

� Vantar meira fjármagn

� Minnka kostnað

� Gæðaeftirlit byggt á “gömlum” tölum

� Stjórnendur fylgjast með

� Ábyrgð mjög skýr

� Nýtum það fjármagn sem til ráðstöfunar er

� Minnka sóun

� “Rauntíma” gæðaeftirlit

� Stjórnendur eru á staðnum og styðja við

starfsemina

Lean-vinna leitast við að draga úr sóun/tapi

Starfsfólk Gæði ÁrangurInn í kerfið

12

Sóun

Breytileiki

Ósveigjanleiki

Ferlar

Upplýsingar

Sjúklingar

Kostnaður

Þjónusta

Tap á leiðinni

8 tegundir sóunar

Offramleiðsla

• Dæmi: Gera staðlaðar rannsóknir á öllum sjúklingum óháð þörf

Bið

• Dæmi: Klínískt starfsfólk kemur of seint á skurðstofu / göngudeild

Óþarfa flutningar

• Dæmi: Flutningar sjúklinga um spítalann

Óþarfa hreyfing

• Dæmi: Gengið um deildina til að ná í vörur / hluti

Óþarfa ferlar

• Dæmi: Skráning sem engin les

Endurtekning

• Dæmi: Skrá sama hlutinn á mörgum stöðum

Birgðir

• Óþarfa lager af vörum og lyfjum á deildum

Þekking starfsmanna• Þekking og reynsla starfsfólkser ekki nýtt sem skyldi

Breytileiki - dæmi

8.11.2013 14

8 tegundir sóunar

Offramleiðsla; td. Panta sömu rannsóknirfyrir alla óháð þörf sjúklingsins

5

4055

Bið; td. Þegar einn starfsmaður mætir of seint á skurðstofu

Hæfni; Hæfileikar og geta starfsmanna ekki nýtt

Hreyfing; Leit að hlutum, upplýsingum

Við venjumst við sóun, breytileika og ósveigjanleika

8.11.2013 15

Birgðir; Of miklar birgðir – útrunnar vörur

Umfram vinnsla; Endurtekin skráning á sömu atriðunum

Flutningar; Tilfærsla sjúklinga frá einum stað til annars eða sýna eða …

Endurvinnsla; Endurtaka blóðsýnatöku, leiðréttingar

8

Við innleiðingu á LEAN aðferðafræði er mikilvægt að hafa eftirfarandi víddir í starfseminni í huga

Stjórnun og

skipulag

•Vel skilgreind hlutverk / störf•Bætt sjónræn stjórnun•Árangur mældur oft og niðurstöður birtar jafnóðum•Vel skilgreindar árangursmælingar og hver er ábyrgur

Hugarfar og hegðun

Kerfin okkar

•Staðlaðir ferlar með bestun að leiðarljósi•Ekki-virðisaukandi skref/aðgerðum hætt•Betra skipulag á starfsumhverfi•Mönnun í samræmi við þarfir

•Þátttaka starfsmanna í framlínu í að leysa vandamál•Væntingar til starfsmanna vel skilgreindar•Mikill vilji til stöðugra umbóta

Lean aðferðafræði á Landspítala� Ferlagreining. Definiton of main process steps

� Kortlagning á ferlinu. Tímamælingar. Virðisauki vs sóun

� Rótargreining. The 5 whys

� Ítarleg greining á orsökum vandamála og flöskuhálsa

� Tillögur til lausna. Future state design

Ferilinn

Orsakir

� Tillögur til lausna. Future state design

� Lagðar línur um breytingar sem taka á orsökum vandamála

� Lausnir prófaðar

� Innleiðing. Execute and track results

� Forgangsröðuð innleiðing breytinga á verkferlum

� Stöðugar umbætur. Continous improvements

� Stöðugar mælingar. Sýnileiki. Eftirfylgni

Lausnir

Innleiðing

Stöðugar umbætur

Ferlagreining

8.11.2013 18

Ferlagreining – Virðisstraumur (CSM)Dæmi úr forrannsóknarferli blóðrannsókna frá bráðadeild Fv.

Sýnataka og merking

2

Endanlegákvörðun um rannsóknir

3

Skráning beiðni

4

Ákvörðun um sýnatöku

Móttaka sýnis á rannsókn

6

Flutningur

5

Sýni skilið niður

7

Bið eftir að komast í tölvu.Ágallar á ROS kerfi valda töfum í skráningu.Skráð á pappír ef allt brestur.

Hemólýsa í sýni. Töf ~ 84 mín.Endurmerking sýna. Límmiðar óheppilega staðsettir.Mikill tími í frávikaskráningu og

HeildartímiMin 58mínMax 294 mín

Virðisaukandi skrefMin: 37 mínMax: 92 mín

Ekki virðisaukandi skref

Sýni tekin áður en ákvörðun um rannsóknir liggur fyrir.

Sýni sett í vinnslu

81

2-3 mín

2-15 mín

3-10 mín

2-10 mín

2-4 mín

15-30 mín

10-15 mín

1-5 mín

15-20 mín

1-60 mín

2-10 mín

0-40 mín~15

1-20 mín

1-5 mín

1-50

Bið eftir lækni ef mikið er að gera.

Ferðir falla stundum niður utan dagvinnutíma

Skráð á pappír ef allt brestur.Mikill tími í frávikaskráningu og tilkynningar

Sýni finnast ekki á rannsókn (óskýrð

ástæða)

Annir hjá hjúkrunarfræðingi ef

mikið er að gera.

Ekki virðisaukandi skrefMin: 21 mínMax: 205 mín

fyrir.

Vantar beiðni. Töf + aukavinna ~30 mín.

Orsakagreining5 sinnum Hvers vegna

Rammi fyrir lausnavinnu

Sjónræn stjórnun

Tog

Góð orsakagreining vísar okkar að raunverulegri orsök vandamálsins

Lean lausnir geta falist í 5 mismunandi flokkum

8.11.2013 21

Sóun

Breytileiki

Ósveigjanleiki

Endurhönnun ferils / hlutverks

Stöðlun aðgerða

Tog

Koma í veg fyrir villur

Val og innleiðing breytinga

1) Tillaga a2) Tillaga b3) Tillaga c4) Tillaga d5) Tillaga e

Velja fyrst 1-3 lausnir í kassanum “Do now” og prófa þær

Umbótaferli - PDSA

1. Skilgreina viðfangsefni

2. Greina núverandi aðstæður

3. Greina orsakir3. Greina orsakir

4. Velja lausn og breyta

5. Sannreyna árangur

6. Festa í sessi

7. Niðurstöður –verkefnið metið

A3 – Sniðmát Í Word

UMHYGGJA – FAGMENNSKA – ÖRYGGI – FRAMÞRÓUN

Drög að endurskoðuðu ferliDæmi úr forrannsóknarferli blóðrannsókna á bráðadeild í Fv.

Sýnataka og merking

Endanlegákvörðun um rannsóknir

Skráning beiðni

Ákvörðun um sýnatöku

Móttaka sýnis á rannsókn

Flutningur Sýni skilið niður

Sýni sett í vinnslu

2-3 mín

2-15 mín

3-10 mín

2-10 mín

2-4 mín

15-30 mín

10-15 mín

1-5 mín

15-20 1-60 2-10 0-40 1-20 1-5 1-50

Sýnataka, merking , sending

Skráning beiðni

Ákvörðun um sýnatöku

Móttaka sýnis á rannsókn

Sýni skilið niður

Sýni sett í vinnslu

15-20 mín

1-60 mín

2-10 mín

0-40 mín~15

1-20 mín

1-5 mín

1-50

2-3 mín

2-10 mín

2-15 mín

2-10 mín

10-15 mín

1-5 mín

1-10 mín

1 mín 1 mín 1-5 mín

1-5 mín

a) Ferlaverkefni

Lean aðferðafræði á Landspítala2013 - 2016

b) Kaizen vinnustofur

c) 5S – (Sortera – Staðsetja – Snyrta – Staðla - Styðja)

d) 3P húsnæðisbreytingar

e) Stöðugar umbætur

DRÖG

Kaizen - vinnustofur

• Lýsing

– Hluti af ferli eða tiltekið vandamál tekið til úrlausnar á einum degi.

– Hópurinn kynnir tillögur sínar fyrir stjórnendum og samstarfsmönnum og lausnir innleiddar í kjölfarið

– Fyrir kaizen vinnustofur þarf að vera búið að afla tölulegra gagna og koma með fyrstu drög að virðisgreiningu og rauntímamælum virðisgreiningu og rauntímamælum

– Kaizen vinnustofa tekur 4 – 8 klst auk eftirfylgni í nokkrar vikur á eftir, þ.m.t. innleiðing breytinga

5S - Allt á sinn stað og allt er á sínum stað

Styðja

Sortera

•Burt með óþarfa hluti

Staðsetja

•Finna öllu góðan stað í samræmi við notkun

Snyrta

•Hrein og snyrtileg vinnusvæði

Staðla

• Reglur, leiðbeiningar, merkja, festa í sessi

Styðja

•Viðhalda árangri

•Ræða, þjálfa

•Fylgja eftir

•Gera betur

5SSortera – Staðsetja – Snyrta – Staðla - Styðja

• Lýsing

– 5S stendur fyrir “Sortera – Staðsetja –Snyrta – Staðla – Styðja”

– Verkefnið er tiltekt og endurskipulagning á afmörkuðu húsnæði skv. leikreglum LEAN.

– 5S verkefnin taka almennt 3 – 4 klst auk eftirfylgni breytinga

• Val verkefna

– Svæði og hópur valinn af næsta yfirmanni

– Stefnt að því að öll svið tileinki sér þessa aðferðafræði til að bæta starfsumhverfi sitt

– Stuðningur rekstrarsviðs og HUT mikilvægur við lagfæringar á starfsaðstöðu

– Framkvæmdastjórn ákveður áherslur fyrir hverja önn

Myndir frá 5S í móttöku í rannsóknarkjarna – fyrir og eftir

3P Húsnæðisbreytingar

• Lýsing

– 3P stendur fyrir Product (þjónusta) –Process (ferill) – Preparation(undirbúningur)

– Verkefnið er að endurskoða ferla og húsnæði samhliða fyrir húsnæðisbreytingar eða nýbyggingar húsnæðisbreytingar eða nýbyggingar

– Undirbúningur og ferill verkefnis líkur ferlaverkefni, en teikningar og flæðikort bætast við t.d. flæði sjúklinga, flæði aðstandenda, flæði starfsmanna, flæði vara, flæði upplýsinga o.s.frv.

DRÖG

Stöðugar umbætur• Umbótatöflur og rauntímamælingar

– Allar deildir komi sér upp umbótatöflu þar sem birtir eru árangursvísar, yfirlit yfir þau umbótaverkefni sem eru í gangi og tillögur til úrbóta

– Allar deildir skilgreini nokkrar rauntímamælingar sem birtast í heilsugátt

• Stöðumatsfundir– Daglegir stöðumatsfundir á deildum spítalans

– Þar verði farið yfir sjúklinga á deild í aukinni áhættu, – Þar verði farið yfir sjúklinga á deild í aukinni áhættu, hindrað flæði á deild, mönnun, rekstrarumhverfi, ofl

• Umbótafundir– Komið verði á mánaðarlegum umbótafundum á deild /

einingu

– Þar eru yfirfarnar ábendingar / vandamál sem koma upp á stöðumatsfundum og skráð atvik í atvikaskráningu sjúklinga og starfsmanna sl. mánuð sem ekki var mögulegt að leysa strax

– Umbótaverkefnum er forgangsraðað og þau sett í vinnslu

33